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MANUAL DE GESTIÓN MCA-01-D-01

GESTIÓN ESTRATÉGICA Página 1 de 36

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO

14/10/15 0

Se reinicia la versión del documento a versión cero (0). Actualización de los términos relacionados con seguridad y salud en el trabajo y MECI 2014. Inclusión de la descripción del alcance del sistema en inglés en el punto 3. Complemento y organización del contenido del punto 5. Presentación de Corponor, complemento de la reseña histórica punto 5.1. Inclusión en el punto 5.3 Políticas de dirección y de operación, Inclusión punto 5.6 Trámites y servicios, punto 5.7 Productos - usuarios. Actualización de la descripción del cumplimiento de cada uno de los requisitos de las normas técnicas de calidad en el punto 6., numeración y actualización de los documentos relacionados como punto 7.

02/12/2016 1

Modificación del ítem 3. Alcance del Sistema de Gestión. Modificación del numeral 5.2 y 5.7 en cuanto al nombre y descripción de los instrumentos de planeación de la Corporación. Modificación en el contenido del documento del nombre del Plan de Acción Corporativo por Institucional y eliminación de lo referente al plan de actividades de proyectos.

11/10/2017 2

Actualización del manual conforme a las nuevas versiones de las normas ISO 9001:2015 y 14001:2015, modificando el contenido de los siguientes numerales: 1 OBJETO, 4 EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ, 5.5 PARTES INTERESADAS DE LA CORPORACIÓN, 5.7 PRODUCTOS - USUARIOS, 6. DESCRIPCION DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

14/11/2018 3 Revisión y actualización del manual de gestión, actualización de los nombres de documentos establecidos en el Sistema de Gestión.

06/12/2019 4 Revisión y actualización del contenido del manual de gestión, conforme a las normas a re-certificar, modelo integrado de planeación y gestión, nueva estructura organizacional, nuevo modelo de operación por procesos.

27/10/2020 5 Actualización y reestructuración del contenido del manual conforme al Modelo Integrado de Planeación y Gestión y a la estructura de alto nivel de las normas ISO. Actualización del Alcance del Sistema de Gestión.

ELABORÓ / MODIFICO: Hilda Cristina Torres Castellanos Profesional especializado – Subd. De Planeación y Fronteras Jesus Andres Morantes Castellanos - Contratista- Subd. De Planeación y Fronteras

REVISÓ: Melva Yaneth Álvarez Vargas Subdirectora de Planeación y Fronteras

APROBÓ: Rafael Navi Gregorio Angarita Lamk Director General

http://www.corponor.gov.co/




TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVOS .......................................................................................................................... 4

1.1 Objetivo General ................................................................................................................... 4

1.2 Objetivos Específicos ............................................................................................................ 4

2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ ................................................ 5

3. EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ ........................................ 6

4. PRESENTACIÓN DE CORPONOR ...................................................................................... 7

4.1 Reseña Histórica ................................................................................................................... 7

4.2 Estructura de Planeación de la Corporación: ......................................................................... 9

4.3 Direccionamiento Estratégico de la Corporación. .................................................................. 9

4.4 Estructura Orgánica de la Corporación ................................................................................ 10 4.5 Valores del Servicio Público ................................................................................................ 10

4.6 Políticas, Planes y Programas ............................................................................................. 11 4.6.1 Políticas de la Dirección ................................................................................................ 11 4.6.2 Políticas de Operación .................................................................................................. 12 4.6.3 Planes Institucionales y Estratégicos ............................................................................. 12 4.6.4 Programas de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo ....................... 12

4.7 Trámites y Servicios ............................................................................................................ 13

5. CONTEXTO Y PLANIFICACIÓN ........................................................................................ 14

5.1 Contexto estratégico ............................................................................................................ 14

5.2 Partes Interesadas de la Corporación ................................................................................. 14

5.3 Descripción del Sistema de Gestión .................................................................................... 14

5.4 Cadena de Valor MIPG ....................................................................................................... 18

5.5 Modelo de operación por procesos ...................................................................................... 19

5.6 Productos – Usuarios .......................................................................................................... 20





5.7 Roles, responsabilidades y autoridades .............................................................................. 23

5.8 Planificación del Sistema de Gestión ................................................................................... 24

5.9 Documentación ................................................................................................................... 25

6. GESTIÓN DE RECURSOS ................................................................................................. 27

7. PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL ................................................................ 29

7.1 Diseño y desarrollo .............................................................................................................. 30

7.2 Control de los procesos y productos suministrados externamente ...................................... 30

7.3 Identificación y trazabilidad – Propiedad del cliente - Preservación ..................................... 30

8. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ....................................................................................... 34

8.1 Auditorías ............................................................................................................................ 34

8.2 Revisión por la dirección...................................................................................................... 34

9. DOCUMENTOS RELACIONADOS ....................................................................................... 36





1. OBJETIVOS

1.1 Objetivo General Describir la estructura del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y del Sistema de Gestión Integral HSEQ (Health, Safety, Enviromental, Quality) implementado por la Corporación Autónoma Regional de la Frontera Nororiental CORPONOR, para el cumplimiento de los requisitos establecidos en las siguientes Normas: Calidad: Norma Técnica de Calidad NTC ISO 9001:2015, Control interno (SCI), Requisitos generales

para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración NTC ISO 17025:2005 Gestión Ambiental NTC ISO -14001:2015, Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Norma NTC ISO 45001:2018, Decreto 1072 de 2015 y

normatividad relacionada.

1.2 Objetivos Específicos

Presentar los aspectos principales del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y del sistema de gestión integral HSEQ implementado por la Corporación.

Servir como instrumento de apoyo y consulta de las partes interesadas del Sistema de Gestión Integral HSEQ en la Corporación, para el buen entendimiento de la estructura, composición y compromiso del Sistema de Gestión Integral HSEQ de la Corporación.

Facilitar la implementación, mantenimiento y actualización del Sistema de Gestión Integral HSEQ de la Corporación.





2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ El Sistema de Gestión Integral HSEQ de la Corporación, está implementado en todas las áreas y procesos de la Corporación, cubre los aspectos e impactos ambientales, riesgos de gestión y peligros, generados en el desarrollo de las actividades realizadas por la Corporación y oportunidades identificadas en el desarrollo de las mismas, para lo cual se ha definido el siguiente alcance: “El Ejercicio de la Autoridad Ambiental y la ejecución de programas y proyectos de Gestión hacia la Sostenibilidad, mediante la aplicación de la Política Ambiental establecida por el Gobierno Nacional”. “The exercise of environmental authority and the execution of Programs and Projects of management towards the sustainability, through application the Environmental Policy established by the National Government”. El alcance se encuentra actualizado en el documento MCA-01-D-12 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN, publicado en la página web corporativa, menú CORPONOR – SIGESCOR – Manual de Gestión.





3. EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ No aplican exclusiones en la aplicación de las Normas Técnicas ISO 9001, IS0 14001, IS0 45001, para la Corporación Autónoma Regional de la Frontera Nororiental CORPONOR.





4. PRESENTACIÓN DE CORPONOR Se realiza la presentación de la Corporación conforme a lo establecido en el Acuerdo No 001 del 03 de septiembre del 2013 “Por el cual se adopta y se aprueba la reforma a los estatutos de la Corporación Autónoma Regional de la frontera Nororiental – CORPONOR”: - Denominación. La Corporación se denomina Corporación Autónoma Regional de la Frontera

Nororiental, cuya sigla es CORPONOR.

- Naturaleza jurídica. La Corporación Autónoma Regional de la Frontera Nororiental, es un ente corporativo de carácter público, de Orden Nacional creada por ley, integrada por las entidades territoriales del Departamento Norte de Santander, que por sus características constituyen geográficamente un mismo ecosistema o conforman una unidad geopolítica o hidrogeográfica, dotados de autonomía administrativa y financiera, patrimonio propio y personería jurídica, encargada por ley de administrar dentro del departamento de Norte de Santander, el ambiente y los recursos naturales renovables y propender por su desarrollo sostenible, de conformidad con las disposiciones legales y las políticas del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

- Duración. La duración de la Corporación es indefinida.

- Jurisdicción. La Corporación tiene su jurisdicción en el territorio del departamento Norte de Santander.

- Domicilio. La Corporación Autónoma Regional de la Frontera Nororiental, tiene como domicilio principal el Municipio de San José de Cúcuta para la ejecución de su objeto.

- Integración de la corporación. La Corporación está integrada, así: 1. El Departamento de Norte de Santander 2. Los Municipios del departamento de Norte de Santander 3. Los territorios indígenas o etnias que se delimiten y conformen como entidades territoriales en el

departamento Norte de Santander. 4. Las demás entidades territoriales que se creen o anexen en su jurisdicción, en desarrollo de la

constitución y las leyes. - Objeto. La Corporación, tiene por objeto la ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos

sobre Ambiente y Recursos Naturales Renovable, así como dar cumplida y oportuna aplicación a las disposiciones legales vigentes sobre su disposición, administración, manejo y aprovechamiento conforme a las regulaciones, pautas y directrices expedidas por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

- Funciones. Son funciones de la Corporación las señaladas en la ley 99 de 1993, especialmente en su artículo 31 y sus Decretos Reglamentarios.

4.1 Reseña Histórica CORPONOR fue creada mediante decreto 3450 del 17 de Diciembre del año 1983 como un establecimiento público descentralizado del orden nacional, adscrito al Departamento Nacional de Planeación, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa, y patrimonio independiente, cuyo objeto principal era encauzar, fomentar, coordinar, ejecutar y consolidar el desarrollo económico y social de la región comprendida dentro de su jurisdicción, y con algunas funciones de administración de los recursos naturales





y del medio ambiente. Entre sus objetivos estaba realizar programas, planes y obras por sí misma o de manera conjunta, bilateral o mixta con organismos, entidades y empresas nacionales o extranjeras que se vincularan a la región o con aquellas que se incorporaran al proceso de integración fronteriza. A partir de 1985 la entidad manejaba dos áreas: Integración Fronteriza y Coordinación Interinstitucional; desarrollando programas de Integración Fronteriza y de Inversión Conjunta; así como también programas de manejo y aprovechamiento de los recursos naturales renovables, control de erosión en zonas urbanas y zonas rurales, desarrollo de la Investigación en: producción agrícola, adecuación de tierras, producción y fomento minero, fomento industrial, fomento turístico y de investigación comercial. Con la entrada en vigencia de la ley 99 de 1993 se crea el Ministerio del Medio Ambiente, y se reordena el sector público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, y se organiza el sistema nacional ambiental. La corporación transforma sus funciones y cambia su naturaleza jurídica, pasando a ser una Corporación Autónoma Regional, teniendo como jurisdicción el Departamento Norte de Santander, dotada de autonomía, patrimonio propio y personería jurídica, cuya principal función es la de ejercer como máxima autoridad ambiental del Departamento, de acuerdo con las normas y directrices trazadas por el Ministerio del Medio Ambiente. La jurisdicción de la Corporación Autónoma Regional de la Frontera Nororiental “CORPONOR” abarca todo el departamento Norte de Santander, con una extensión de 21.658 Km2, correspondiente al 1.9% del total del área del País, en el cual se ubican cuarenta (40) municipios en donde desarrollan sus actividades cerca de 1’320.777 Habitantes, distribuidos en tres (3) cuencas hidrográficas: La Cuenca del río Catatumbo, la Cuenca del río Arauca y la Cuenca del río Magdalena En lo relacionado con el Sistema de Gestión, en el año 2007 dando cumplimiento a la Ley 872 de 2003, la cual crea el Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades del estado, la Corporación inició un trabajo participativo con todo el personal de la Corporación, creándose un equipo interdisciplinario denominado MECI-CALIDAD; trabajo que permitió articular el Modelo Estándar de Control Interno al Sistema de Gestión de la Calidad bajo los lineamientos de la Norma técnica NTC-GP 1000 e ISO 9001. Al año siguiente la Corporación decide someter a evaluación el sistema de gestión implementado, obteniendo la certificación en calidad por parte de la empresa Bureau Veritas Certificación en diciembre de 2009, siendo la primera entidad pública en el departamento Norte de Santander en obtener este reconocimiento. En el año 2010, teniendo en cuenta que la Corporación es la máxima autoridad ambiental en el departamento Norte de Santander, la Dirección General toma la iniciativa de implementar un Sistema de Gestión Integral que comprende la gestión de la calidad, articulando la implementación de un sistema de gestión ambiental al interior de la entidad y un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional bajo los lineamientos de las normas NTC ISO 14001, NTC OHSAS 18001 respectivamente, obteniéndose las certificaciones en diciembre de 2010, convirtiéndose en la primera Corporación Autónoma Regional en certificarse en las cuatro normas mencionadas, adicionalmente la Corporación cuenta con un Laboratorio Ambiental de Análisis de Aguas acreditado por el IDEAM bajo los requisitos de la Norma NTC ISO IEC 17025, el cual se ha logrado integrar al Sistema de Gestión de la Corporación, siendo el único laboratorio acreditado en el departamento Norte de Santander. En el año 2013 mediante Acuerdo No 001 del 03 de septiembre “Se adopta y se aprueba la reforma a los estatutos de la Corporación”, estableciendo en su artículo 12, lo siguiente: Consecuentemente con la obligación de gestionar de manera sistémica e interrelacionada los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación de la Corporación, de acuerdo a su misión, visión, planes, programas, proyectos, metas e indicadores, la Corporación deberá establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión aplicando el concepto de mejoramiento continuo.





El propósito de este Sistema es orientar las actividades, operaciones y actuaciones de la entidad, así como la administración de los recursos, de acuerdo a las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado, enfocada hacia el mejoramiento de su desempeño institucional, que garantice que todos los Servidores Públicos trabajen en equipo y en la misma dirección, obteniendo una gestión eficiente, eficaz y efectiva de la Corporación y la satisfacción de los usuarios y partes interesadas. En el año 2019 mediante Resolución No 344, se actualizó el SISTEMA DE GESTIÓN DE CORPONOR – SIGESCOR, conforme a los requisitos de las siguientes normas: Sistema de Gestión de la Calidad NTC ISO 9001:2015, Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración NTC ISO 17025:2005, Sistema de Gestión Ambiental NTC ISO -14001:2015, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo NTC-ISO 45001:2018, Decreto 1072 de 2015 Capítulo 6. Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo, Decreto 1499 de 2017 Modelo Integrado de Planeación y Gestión y demás normas vigentes sobre la materia.

4.2 Estructura de Planeación de la Corporación: PLAN ESTRATÉGICO AMBIENTAL REGIONAL - PLANEAR. Instrumento de planificación estratégico a largo plazo de las Corporaciones Autónomas Regionales para el área de su jurisdicción, que permite orientar su gestión e integrar las acciones de todos los actores regionales con el fin de que el proceso de desarrollo avance hacia la sostenibilidad de las regiones. El PLAN ESTRATÉGICO AMBIENTAL REGIONAL - PLANEAR tendrá una vigencia de 20 años (2016-2035). PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL. En concordancia con el Decreto 1200 de 2004 compilado en el Decreto único reglamentario 1076 de 2015, el Plan de Acción, es el instrumento de Planeación en el cual se concreta el compromiso institucional para el logro de los objetivos y metas planteados en el Plan de Gestión Ambiental Regional, y se definen las acciones e inversiones que se adelantaran en el departamento durante el período para el cual es elegido el Director General de la Corporación. Actualmente mediante Acuerdo 005 de 2020 se adopto PLAN DE ACCIÓN INTEGRAL: en cumplimiento del Decreto 612 de 2018, anualmente se adopta el plan de acción integral para los planes institucionales y estratégicos de la Corporación.

4.3 Direccionamiento Estratégico de la Corporación. La Dirección General estableció el marco de referencia que orienta la Corporación hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y el compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Integral HSEQ de la Corporación, mediante Resolución No 256 del 8 de mayo de 2020.

- MISIÓN

La Corporación Autónoma Regional de la Frontera Nororiental – CORPONOR como máxima autoridad ambiental en el departamento Norte de Santander administra los recursos naturales renovables y propende por un desarrollo sostenible mediante un trabajo incluyente y participativo con los actores del Sistema Nacional Ambiental.





- VISIÓN

A 2025 CORPONOR, en articulación con el Sistema Nacional Ambiental, logrará un departamento ambientalmente sostenible y educado para la mitigación y adaptación del cambio climático en todos los sectores de la población, teniéndose como prioridad entre los recursos naturales renovables, el uso racional y eficiente del agua, para la sostenibilidad ambiental de las futuras generaciones.

- POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

La CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE LA FRONTERA NORORIENTAL – CORPONOR gestiona integralmente los sistemas de la calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo, medición de los laboratorios de ensayo y calibración y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG, con un talento humano competente y comprometido a:

Ejercer la Autoridad Ambiental con integridad, transparencia y calidad, promoviendo la articulación de los actores SINA, con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas, enmarcado en la eficiencia, eficacia y efectividad.

Prevenir y mitigar el impacto ambiental negativo generado en el desarrollo de nuestras actividades, productos y servicios.

Gestionar los riesgos laborares e implementar actividades de promoción y prevención en salud dirigidas a nuestros funcionarios y contratistas y de seguridad para nuestros colaboradores y visitantes, con la efectiva participación de los trabajadores y partes interesadas.

Caracterizar las aguas, dando cumplimiento a los estándares de calidad. Cumplir con la legislación aplicable y los acuerdos suscritos por la Entidad. Mejorar continuamente el sistema de gestión integral conforme a los parámetros, recursos y

documentación establecida en cumplimiento de los fines esenciales del estado.

A través de estos compromisos nos consolidaremos como la Institución garante de la conservación y uso sostenible de los recursos naturales renovables y sus servicios ecosistémicos en relación con las consecuencias económicas y sociales del cambio climático, en el Departamento Norte de Santander.

4.4 Estructura Orgánica de la Corporación (Ver Anexo. Estructura Organizacional de la Corporación)

4.5 Valores del Servicio Público El Código de Integridad es una herramienta diseñada por Función Pública en la cual se establecieron unos mínimos de integridad homogéneos reuniendo los valores de honestidad, respeto, compromisos, diligencia y justicia para todos los servidores públicos del país, y que debe ser implementada por todas las entidades públicas. El código de integridad fue adoptado por la Corporación mediante Resolución No 903 de 2018 como una buena práctica de gestión promoviendo siempre la integridad en el ejercicio de las funciones y competencias de los servidores públicos.





4.6 Políticas, Planes y Programas

4.6.1 Políticas de la Dirección

- Asumir y promover los valores del servicio público definidos en el Código de Integridad en todas las actuaciones de la entidad en cumplimiento de las funciones misionales al servicio de la ciudadanía.

- Orientar la gestión y la inversión de la Corporación al cumplimiento de resultados concretos y socializarlos al interior y exterior de la entidad.

- Liderar la aplicación de mecanismos amplios y permanentes de participación ciudadana, dirigidos a consolidar el Sistema Nacional Ambiental en el contexto de la Frontera Nororiental de Colombia.

- Generar canales de comunicación al interior de las diferentes dependencias y niveles jerárquicos de la entidad y al exterior con los actores institucionales, privados y comunitarios

- Promover el reconocimiento de los valores personales y el talento humano de la Corporación. ESTILO DE LA ADMINISTRACIÓN: para el desarrollo de las políticas anteriormente mencionadas la orientación de los niveles directivos está dirigida a:

- El trabajo planeado y en equipo al interior de cada una de las dependencias y su articulación como un todo (SINA Corporativo).





- El uso efectivo de mecanismos, como el Consejo Directivo, El Comité Asesor, los Comités Técnicos Temáticos, los Comités de participación social, en los procesos de planeación, ejecución y evaluación de la gestión Corporativa.

- Atención planificada a usuarios (institucionales, productivos y comunitarios, que demandan servicios de la Corporación)

- Comunicación amplia, permanente y actualizada a través de diferentes canales (web, telefónica, informes, radio, televisión, prensa, audiencias públicas, etc.) con el propósito de dar cubrimiento al mayor número de ciudadanos posible de la jurisdicción que cubre la Corporación.

4.6.2 Políticas de Operación En cuanto a las Políticas de Operación de la entidad se han definido las siguientes, las cuales han sido adoptadas y actualizadas mediante actos administrativos:

- Políticas de Talento Humano - Políticas de Comunicaciones - Políticas de Administración del riesgo - Política de Gestión Documental - Políticas de Seguridad y Privacidad de la Información. - Política de la Calidad del Sistema de Gestión del Laboratorio Ambiental - Política de protección y tratamiento de datos personales - Política editorial y de actualización de la página web corporativa

4.6.3 Planes Institucionales y Estratégicos En cumplimiento del Decreto 612 de 2018, la entidad ha adoptado los siguientes planes institucionales y estratégicos que componen el plan de Acción Integral, el cual es actualizado anualmente.

4.6.4 Programas de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo En cuanto a los programas de gestión de la entidad se han definido los siguientes, los cuales han sido adoptados y actualizados mediante actos administrativos:





- Programa de Uso Eficiente y Ahorro del Agua - Programa Integral de consumo responsable de papel y materiales conexos - Programa de Uso Eficiente y Ahorro de Energía - Programa de Gestión Integral de residuos solidos - Programa de Mejoramiento de las condiciones ambientales internas - Programa de Establecimiento de criterios ambientales para las compras y gestión contractual - Programa de medicina preventiva y del trabajo - Programa de Higiene y Seguridad Industrial - Programa de elementos de protección personal - Programa de prevención y protección contra caídas en alturas - Programa de vigilancia epidemiológica de riesgo biológico - Programa de vigilancia epidemiológica de riesgo químico - Programa de vigilancia epidemiológica de riesgo ergonómico - Programa de vigilancia epidemiológica de riesgo psicosocial - Programa de rehabilitación - Programa de preparación y respuesta ante emergencias

4.7 Trámites y Servicios Los trámites de la Corporación se encuentran publicados en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT, Portal del Estado Colombiano PEC.





5. CONTEXTO Y PLANIFICACIÓN 5.1 Contexto estratégico Son las condiciones internas y del entorno, que pueden generar eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad, para la Corporación se tienen identificados en el formato MPE-01-F-03-1 CONTEXTO ESTRATÉGICO - MATRIZ DE OPORTUNIDADES - MATRIZ FODA CRUZADA.

5.2 Partes Interesadas de la Corporación Según la definición ISO 9000:2015 las partes interesadas: “Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad”, las partes interesadas clasificadas en tres grandes grupos de la Corporación son:

La Corporación ha documentado MCA-01-D-13 el ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS, conforme a lo establecido en el numeral 4.2 de las Normas ISO 9001 e ISO 14001 Versión 2015 e ISO 45001:2018

5.3 Descripción del Sistema de Gestión El Sistema de Gestión Integral HSEQ de la Corporación ha sido establecido, documentado, implementado, actualizado, conforme a los requisitos de las siguientes normas: Sistema de Gestión de la Calidad NTC ISO 9001:2015, Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración NTC

Funcionarios Contratistas

Director General Consejo Directivo

Asamblea Corporativa COPASST Sindicatos

Medios de comunicación Comunidad

Entes de control Entidades vecinas

Usuarios Proveedores

SINA Comunidad

Grupos médicos ARL





ISO 17025:2005, Sistema de Gestión Ambiental NTC ISO -14001:2015, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo NTC-ISO 45001:2018, Decreto 1072 de 2015 Capítulo 6. Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo, Decreto 1499 de 2017 Modelo Integrado de Planeación y Gestión y demás normas vigentes sobre la materia. Conforme a lo establecido en el Decreto 1499 de 2017 El Sistema de Gestión, creado en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, es el conjunto de entidades y organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información, cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad. El Sistema de Gestión se complementa y articula con otros sistemas, modelos y estrategias que establecen lineamientos y directrices en materia de gestión y desempeño para las entidades públicas. Para el funcionamiento del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, se adopta la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG se convierte en el referente de la gestión de las entidades, para que, a través del ejercicio del sistema de control interno, se garantice de manera razonable el cumplimiento de sus objetivos y logro de sus resultados. Para la operatividad del Sistema de Control Interno, el Gobierno Nacional ha dispuesto el Modelo Estándar de Control Interno MECI, que dota a las entidades de elementos de control similares, pero que, en la práctica, puedan ser adaptados por los diferentes tipos de entidades públicas, según la normativa que les sea aplicable, así como por el propósito fundamental para el cual fueron creadas. De esta manera se entiende que la existencia de MIPG y el MECI tienen una relación intrínseca, y debe coexistir el uno con el otro, aportando desde su propósito y alcance a la generación de valor público por parte de las entidades.





Es así como hoy contamos con un solo Sistema de Gestión que se articula con el Sistema de Control Interno, a través de la actualización del MIPG, dentro del cual la estructura del MECI se actualiza y se convierte en la 7ª Dimensión de MIPG. Esta dimensión tiene como propósito proporcionar una estructura de control a la gestión, a través de parámetros necesarios (autogestión) para que las entidades establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura de su mejoramiento continuo (autorregulación), en la cual cada uno de los servidores de la entidad se constituyen en parte integral (autocontrol).

La estructura del Modelo Estándar de Control Interno contempla dos elementos fundamentales: El primero, un esquema de responsabilidades integrada por “Líneas de Defensa”, que proporciona una manera simple y efectiva para mejorar las comunicaciones en la gestión de riesgos y control mediante la aclaración de las funciones y deberes esenciales relacionados. El segundo, una “Estructura de control” compuesta por cinco componentes: 1. Ambiente de control, 2. Evaluación de riesgos, 3. Actividades de control, 4. Información y comunicación, 5. Actividades de monitoreo. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, percibe la gestión pública de manera integrada y aborda como conjunto todos los sistemas de gestión y procesos que actualmente se desarrollen dentro de las entidades; busca integrarlos y articularlos con el propósito de facilitar la obtención de los resultados que el Gobierno Nacional se ha planteado para generar valor público y gestión para los resultados que buscan el bienestar y la satisfacción de los ciudadanos a través de la respuesta y atención de sus necesidades y demandas, reconociendo el liderazgo técnico y normativo de las entidades. El diseño, implementación y fortalecimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, se realiza a través de siete (7) dimensiones operativas, acorde con los lineamientos normativos y técnicos emitidos por el DAFP y propios de la entidad. El Sistema de Gestión Integral HSEQ de la Corporación, se encuentra estructurado bajo el enfoque basado en procesos, integrando los elementos comunes, permitiendo gestionar de manera sistémica e interrelacionada los procesos de acuerdo a la misión, visión, planes, programas, proyectos, metas e indicadores de la entidad, garantizando así que todos los Servidores públicos trabajen en equipo y en la misma dirección, obteniendo una gestión eficiente, eficaz y efectiva de la Corporación, la satisfacción de los usuarios y partes interesadas, la identificación de oportunidades de mejor, así como la prevención de la contaminación y el control de los riesgos y peligros en la ejecución de sus actividades. A continuación, se ilustra la articulación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión con el Sistema de Gestión Integral HSEQ de la Corporación:





Sistemas de Gestión

Integral HSEQ

Modelo Integrado de

Planeación y Gestión MIPG

El sistema de gestión integral HSEQ, toma como base el ciclo DEMING de mejora continua PHVA, y la Estructura de Alto de Nivel ANEXO SL, establecida por la Organización Internacional de Normalización – ISO para facilitar la compatibilidad y alineación con otras normas ISO de sistemas de gestión, contemplando lo siguiente: - En la etapa del PLANEAR se establece información respectiva del Líder del proceso, objetivo, alcance

del proceso, la planificación anual de actividades, los requisitos a cumplir, la interacción con los otros procesos, los criterios y métodos necesarios para asegurar las actividades y el control de estas, los recursos requeridos para la ejecución del proceso; Dentro de este ciclo se encuentran los numerales 4, 5 y 6 de las normas técnicas colombianas.

- En la etapa del HACER se establecen actividades a través de los procedimientos que se realizan con el fin de dar cumplimiento a lo planeado, definiendo responsables de la ejecución de la actividad y salidas. Dentro de este ciclo se encuentran los numerales 7 y 8 de las normas técnicas colombianas.

- En la etapa de VERIFICAR se establecen los mecanismos de verificación necesarios para el seguimiento, control y medición de los procesos y la autoevaluación institucional. Dentro de este ciclo se encuentra el numeral 9 de las normas técnicas colombianas.

- En la etapa ACTUAR se establecen las acciones correctivas, preventivas y de mejora a implementar con el fin de alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos. Dentro de este ciclo se encuentra el numeral 10 de las normas técnicas colombianas.

Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001

Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001 -Decreto 1072 de 2015

Laboratorio acreditado ISO 17025

1. Talento Humano

2. Direccionamiento Estratégico yPlaneación

3. Gestión para el Resultado con Valores

4. Evaluación de Resultados

5. Información y la Comunicación

6. Gestión del Conocimiento y lainnovación

7. Control Interno





A continuación, se ilustra relación entre el PHVA y el marco de referencia de las normas técnicas ISO Contexto de la Organización 4 Planear P Actuar (A) Hacer (H) Verificar V

5.4 Cadena de Valor MIPG

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG menciona que la cadena de valor se utiliza como la herramienta principal para representar las intervenciones públicas o las actividades gubernamentales:

Eficiencia Eficacia

Relación entre los insumos y los productos Cumplimiento de los objetivos Relación entre los recursos utilizados en un Capacidad para lograr lo que nos Proyecto y los conseguidos con el mismo. proponemos

Ejecución Resultados Insumos: Recursos financieros, humanos y materiales empleados para generar los productos

Liderazgo 5

Planificación 6

Apoyo 7

Operación 8

Evaluación del

Desempeño 9

Mejora 10

Insumos ProcesosProductos

y/o Servicios

Resultados Impactos





Procesos: Actividades realizadas para transformar los insumos en productos.

Productos y/o Servicios: Bienes y servicios elaborados que requieren la población para satisfacer una demanda o dar respuesta a las causas concretas de un problema. Resultados o Efectos: Cambios en el comportamiento o en el estado de los beneficiarios como consecuencia de recibir los productos (bienes o servicios). Impactos: Cambios en las condiciones de vida de la población objetivo. Mayor valor público en términos de bienestar, prosperidad general y calidad de vida de la población.

5.5 Modelo de operación por procesos Los procesos necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestión Integral HSEQ, se han definido en el Modelo de operación por procesos, el cual permite visualizar gráficamente todos los procesos que desarrolla la Corporación (Ver el documento MCA-01-D-02 Mapa de procesos):

El modelo de operación por procesos se encuentra enmarcado dentro del ciclo PHVA, está compuesto por 14 procesos, así:

- Tres (3) Procesos Gerenciales / Estratégicos (Gestión Estratégica, Planeación Corporativa, Gestión del Talento Humano), los cuales asignan los recursos y establecen las políticas y estrategias para el cumplimiento de la misión de la Corporación, garantizando los fines esenciales del estado.

MODELO DE OPERACION

POR PROCESOS

PLANIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO

AMBIENTAL TERRITORIAL

GESTIÓN DEL CAMBIO

CLIMÁTICO Y RECURSO HÍDRICO

GESTIÓN JURÍDICA

EVALUACION, SEGUIMIENTO Y

CONTROL AMBIENTAL

GESTIÓN ESTRATÉGICA

PLANEACIÓN CORPORATIVA GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRACIÓN

DE RECURSOS FINANCIEROS

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

COMUNICACIONES

MEDICIÓN Y ANÁLISIS

AMBIENTAL

NEC

ESID

AD

ES Y

EXP

ECTA

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RIO

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CONTROL, EVALUACIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

CONTROL, EVALUACIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

PROCESOS

ESTRATÉGICOSPROCESOS

MISIONALES

PROCESOS

DE APOYO

PROCESO DE

EVALUACIÓN





- Cuatro (4) Procesos Misionales / Operativos (Gestión Jurídica, Planificación y Ordenamiento Ambiental Territorial, Gestión del Cambio Climático y Recurso Hídrico, Evaluación, Seguimiento y Control Ambiental), que contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos y razón de ser de la Corporación, ejerciendo la función de máxima autoridad ambiental, propendiendo por el desarrollo humano sostenible, brindando a los usuarios los servicios que requieren para satisfacer sus necesidades en cumplimiento de las funciones misionales de la Corporación.

- Seis (6) Procesos de Apoyo (Adquisición de bienes y servicios, Gestión Administrativa, Administración de Recursos Financieros, Gestión de Tecnologías de la Información, Medición y Análisis Ambiental, Comunicaciones), brindando el soporte necesario para el buen funcionamiento y operación de todos los procesos de la Corporación.

- Un (1) proceso de Evaluación (Control, Evaluación y Mejora del Sistema de Gestión) transversal a

todos los procesos con el fin de verificar que los resultados y acciones previstas se cumplan de conformidad a lo planeado, orientado al mejoramiento continuo de los procesos y a la gestión de la entidad.

La secuencia e interacción de los procesos se muestra en los documentos identificados como “CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO” en la cual se describen los elementos fundamentales del proceso dentro del ciclo PHVA, identificando proveedores, entradas, actividades, salidas y usuarios, de los que se dispone de uno (1) por cada proceso.

5.6 Productos – Usuarios A nivel de cada uno de los procesos de la Corporación se ha identificado los siguientes productos - usuarios:

PROCESOS GERENCIALES / ESTRATÉGICOS

PROCESO PRODUCTOS USUARIOS


Direccionamiento estratégico Política de Gestión Integral HSEQ Modelo de operación por procesos Procesos y documentos del sistema de gestión Resultados medición de la satisfacción de los usuarios Plan institucional de gestión ambiental – PIGA Directrices ambientales Matriz de identificación de peligros y riesgos por procesos Matriz de identificación de aspectos e impactos ambientales Normogramas Informe revisión por la dirección

Todos los procesos usuarios internos y externos

PLANEACIÓN CORPORATIVA

PLANEAR Plan de Acción institucional Plan de acción integral Informe de gestión anual Proyectos internos y externos Informe seguimiento planes


(Entes de Control, Ministerio de Ambiente, comunidad en

general)

GESTION DEL TALENTO HUMANO

TALENTO HUMANO: Programa de Inducción y reinducción Plan de capacitación Plan de bienestar social Hojas de vida Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo Evaluaciones de desempeño Soportes y desprendible pago de nomina Expedientes y documentos de los procesos disciplinarios (fallos, actos administrativos)


Usuarios internos. Sujetos disciplinables, el

quejoso, partes interesadas, Entes de Control

PROCESOS OPERATIVOS / MISIONALES








Determinantes ambientales, POT planes de ordenamiento territorial (PBOT O EOT) y planes parciales Plan de ordenación forestal Estudios ambientales Áreas estratégicas adquiridas y declaradas Proyectos productivos Eventos de capacitación y extensión Personas capacitadas Inventarios en biodiversidad Manejo de arborización Áreas reforestadas Áreas de bosque natural manejadas Monitoreo de bosques y aguas Especies decomisadas, Especies conservadas Proyectos comunitarios Plan departamental de educación ambiental Planes de acción de educación ambiental municipales Comités de educación ambientales organizados Proyectos escolares Diseños pedagógicos metodológicos Formación y capacitación Promoción y desarrollo de la investigación en educación ambiental Promoción y divulgación de la cultura ambiental Proyectos ecoturísticos asistidos Negocios verdes asesorados

Usuarios internos

Usuarios externos: actores SINA, CEAM, CIDEA,

Comunidad

GESTION DEL CAMBIO CLIMATICO Y RECURSO

HIDRICO

Plan de ordenación del Recurso Hídrico (PORH), Ordenación y manejo de cuencas hidrográficas (POMCAs) Corrientes reglamentadas Concesiones de agua Programa de uso eficiente y ahorro del agua Registro único de usuarios del recurso hídrico Planes de Cambio Climáticos Conceptos técnicos y asistencia a los comités de gestión del riesgo Análisis y valoración del riesgo de desastre Medidas de adaptación y mitigación de cambio climático

Usuarios internos

Usuarios externos: actores SINA, Comunidad, Consejos de

Cuencas

EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y

CONTROL AMBIENTAL

Licencias, permisos, y autorizaciones ambientales otorgados y con seguimiento Aprobación y/o seguimiento de planes ambientales Acompañamiento sectores productivos. Procesos sancionatorios Multas, decomisos Actas de reunión comité departamental de control y vigilancia Sectores productivos atendidos

Usuarios internos

Usuarios externos: comunidad, sectores productivos, actores del SINA, entes de control,

Ministerio de Ambiente

GESTIÓN JURÍDICA Actos administrativos, Conceptos jurídicos, Acuerdos del consejo directivo Cobro coactivo Atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones - Informe PQRSF Informe consolidado de servicio no conforme Ekogui (sistema único de gestión e información digital) Publicaciones en el boletín ambiental Actualización normativa

Todos los procesos. Usuarios internos y externos (despachos judiciales, altas

cortes, contratistas y ex contratistas, funcionarios y

exfuncionarios, Entes Territoriales, Compañías de

Seguros, Cámaras de Comercio, Entes de Control, terceras

personas

PROCESOS DE APOYO


ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Plan anual de adquisiciones, Pliegos de condiciones Contratos legalizados Convenios Actas de vinculación Actas de evaluación Actos administrativos: adjudicación Soportes de los expedientes contractuales (actas de inicio, actas parciales, actas de liquidación, etc.) Registros en el SECOP

Usuarios internos, Todos los procesos

Usuarios externos: proveedores

de bienes y servicios, Comunidad, Veedurías, Entes

de Control





GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA: Archivo de gestión Archivo inactivo o histórico Archivo central Registro de correspondencia recibida y despachada Tablas de retención documental Programa de Gestión Documental Inventario de activos de información Información clasificada y reservada Documentación del Centro Documentación Ambiental


ALMACÉN: Registros de inventarios (entradas, salidas de almacén) Bienes e inmuebles Actas de reunión comité de baja de bienes Actos administrativos baja de bienes

Usuarios internos

SERVICIOS GENERALES Mantenimiento preventivo y correctivo de bienes e inmuebles Seguros Escrituras de predios de la corporación y áreas estratégicas adquiridas Plan Estratégico de Seguridad Vial

Usuarios internos.

Usuarios externos: aseguradoras, comunidad

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

FINANCIEROS

Presupuesto de ingresos y gastos Plan anual de caja - PAC Facturas, Recaudos Órdenes de pago, Comprobantes de egreso Recibos de caja, Notas de tesorería Comprobantes de contabilidad, Libros de contabilidad Certificados de disponibilidad presupuestal - CDP Registro presupuestal Registros en el SIIF (sistema integrado administrativo y financiero) Inversiones financieras Informes financieros Conciliaciones bancarias Reservas presupuestales Cuentas por pagar

Usuarios internos.

Usuarios externos: Organismos del estado, auditorías internas y

externas, Entes de Control

GESTION DEL TECNOLOGIAS DE LA

INFORMACION

SISTEMA DE INFORMACIÓN AMBIENTAL Cartografía, Bases de datos Imágenes satelitales procesadas Análisis y modelamiento espacial

Usuarios internos

Usuarios externos

TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Proyectos de tecnologías Políticas de seguridad y privacidad de la información Riesgos de seguridad digital identificados y controlados Programas de mantenimiento Infraestructura tecnológica Página web, Red local, Bases de datos Copias de respaldo

MEDICIÓN Y ANÁLISIS AMBIENTAL

LABORATORIO DE ANÁLISIS DE AGUA: Informes de muestreos y análisis de aguas Indicadores calidad del agua Informes de mantenimiento y revisión de equipos de medición Certificados de calibración de los equipos de medición

Usuarios internos: Procesos (Planificación y Ordenamiento

Ambiental Territorial - Evaluación, Seguimiento y

Control Ambienta)

Usuarios externos: Comunidad, Conductores, Actores

integrantes del SINA, Entes de Control

MEDICIÓN DE LA CALIDAD DEL AIRE: Informes red de vigilancia y calidad del aire

COMUNICACIONES Piezas o productos de comunicación Información divulgada en medios de comunicación (impresos, digitales, redes sociales) Balance de la información publicada en los medios

Todos los procesos

Usuarios externos: medios masivos de comunicación,

partes interesadas, Comunidad, Entes de Control

PROCESO DE EVALUACIÓN






CONTROL, EVALUACIÓN Y

MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Programa anual de auditorias Actas de asesoría y acompañamiento, Actividades de autocontrol Informes de seguimiento y evaluación Informes de Ley Informes de indicadores y riesgos Planes de mejoramiento

Usuarios internos

Usuarios externos: entes de control y partes interesadas

5.7 Roles, responsabilidades y autoridades El Director General junto con su grupo directivo, funcionarios y colaboradores de la Corporación se comprometen a implementar y mantener el Sistema de Gestión Integral HSEQ conforme a lo establecido en las normas relacionadas en Calidad, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin de mejorar continuamente los procesos, cumplir los objetivos, metas y programas propuestos y la política establecida, siempre buscando la satisfacción de los usuarios y partes interesadas, la prevención del impacto ambiental negativo, la prevención en salud y seguridad industrial y lo más importante en beneficio del ambiente y comunidad del departamento Norte de Santander.

Corresponde a todos los niveles de funcionarios (Directivo, Asesor, Profesional, Técnico, Asistencial), contratistas y colaboradores de la entidad la aplicación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión, como un instrumento para el logro de la misión, visión, objetivos institucionales, fomentando la cultura del autocontrol y autoevaluación institucional.

Las designaciones, responsabilidades y autoridades conforme al Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG y los Sistemas de Gestión adoptados por la Corporación se encuentran establecidas en la Resolución No 474 del 31 de agosto de 2020. Para ello, se cuenta con el Esquema de Líneas de Defensa, de acuerdo a lo establecido en la dimensión 7. Control Interno del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG. que indicará la responsabilidad y compromiso con el sistema a fin de lograr la implementación, mejora y/o evaluación del Modelo, así:

LÍNEA DE DEFENSA RESPONSABLES

Línea Estratégica Comité Asesor Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

Primera Línea de Defensa Subdirectores y Jefes de Dependencia Equipo de trabajo (Funcionarios y Contratistas)

Segunda Línea de Defensa Subdirectora de Planeación y Fronteras – Equipo de trabajo, Coordinadores de grupos, Áreas de Tecnologías, Contratación y supervisores, Financiera, Calidad. Comité Institucional de Gestión y Desempeño y otros Comités establecidos en la Corporación,

Tercera Línea de Defensa Oficina de Control Interno

Es responsabilidad de los líderes de los procesos, Subdirectores, Jefes de oficina, la revisión periódica de los manuales, procesos, procedimientos y demás documentos que conforman el Sistema de Gestión y su actualización cuando las circunstancias así lo ameriten, los cambios deberán ser comunicados a sus equipos de trabajo, según el proceso o procedimiento al cual pertenecen para la ejecución de sus respectivas funciones y/o obligaciones contractuales.





5.8 Planificación del Sistema de Gestión

El sistema de Gestión de CORPONOR es planificado a través de la identificación de cambios que puedan afectar el Sistema de Gestión, la Planeación de las actividades se realiza a través del Proyecto del Plan de Acción Institucional, Plan de Acción Integral, Programa de auditorías.

La descripción de la forma de dar cumplimiento a los requisitos establecidos en las Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y ISO 45001:2018 se presenta en el documento MCA-01-D-11 MATRIZ DE RELACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ. Aclaración: No aplica para los requisitos de la NTC-ISO-IEC 17025, la cual se realiza en el documento descriptivo MPA-07-D-01 Descripción del sistema de calidad del Laboratorio del proceso Medición y Análisis Ambiental.

La descripción correspondiente a los programas ambientales se realiza a través del Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA adoptado mediante Resolución No 182 de 2011, y a las Directrices Ambientales relacionadas en el Documento MPG-06-D-01 DIRECTRICES GENERALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y MEJORA CONTINUA DE LA GESTIÓN AMBIENTAL INTERNA.

La descripción de la Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo se realizará a través del PLAN ANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

Los objetivos estratégicos que orientan la misión de la Corporación son, enmarcados dentro del PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL y se encuentran documentados en el Plan de Acción de la Corporación y los relacionados con el sistema de gestión integral HSEQ se encuentran documentados en el documento MCA-01-D-07 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.

Los INDICADORES EN GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, conforme al Decreto 1072 de 2015, se encuentran definidos en el documento MPG-07-D-05-1.

Los riesgos y oportunidades se encuentran descritos en el MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN - MATRIZ MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN y oportunidades en la matriz del MPE-01-F-03-1 CONTEXTO ESTRATÉGICO - MATRIZ DE OPORTUNIDADES - MATRIZ FODA CRUZADA, dando cumplimiento al procedimiento MPE-01-P-03 GESTIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES.

Los peligros y riesgos, identificados y eliminados por las actividades y operaciones propias, se encuentran descritos en MPG-06-F-05-1 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES, de la cual se dispone de uno (1) por cada proceso.

Los aspectos e impactos ambientales, generados por las actividades y operaciones propias, se encuentran descritos en MPG-06-F-03-1 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES, de la cual se dispone de uno (1) por cada proceso.

La Corporación, por ser una entidad pública debe asegurarse del cumplimiento de los requisitos legales y con base en ellos trazar las directrices para lograr la satisfacción de los usuarios, así mismo se encuentra definidos los requisitos legales en Seguridad y Salud en el Trabajo y en Gestión Ambiental (Ver documentos MCA-01-D-04 NORMOGRAMA GENERAL POR PROCESOS de los que se dispone de uno (1) por cada procedimiento, MCA-01-D-05 NORMOGRAMA EN AMBIENTAL, MCA-01-D-06 NORMOGRAMA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO)





5.9 Documentación La documentación del Sistema de Gestión de la Corporación, se diseña o actualiza siguiendo los parámetros establecidos para la elaboración, revisión, aprobación, publicación y control de documentos conforme al procedimiento MPG-06-P-01 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN, teniendo en cuenta los siguientes manuales y tipos de documentos:

LETRA TIPO DE MANUAL EXPLICACIÓN

MCA Manual de Gestión Es el mismo Manual de Calidad y es el documento que describe el Sistema de Gestión de la Corporación Autónoma Regional de la Frontera Nororiental CORPONOR

MPG Manual de Procesos

Gerenciales Manual que contiene todos los documentos relacionados con los Procesos Gerenciales.

MPO Manual de Procesos

Operativos Manual que contiene todos los documentos relacionados con los Procesos Operativos

MPA Manual de Procesos

de Apoyo Manual que contiene todos los documentos relacionados con los Procesos de Apoyo

MPE Manual de Procesos

de Evaluación Manual que contiene todos los documentos relacionados con los Procesos de Evaluación

LETRA TIPO DE

DOCUMENTO EXPLICACIÓN

P Procedimiento Permite documentar la secuencia de pasos correctos y específicos necesarios para desarrollar una actividad.

F Formato Permite registrar las evidencias o resultados obtenidos de actividades desempeñadas.

I Instructivo

Permite describir como se realiza una tarea, se puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. Un proceso puede requerir la intervención de elementos variados como indicaciones para su realización o utilización. Aclaración: Actualmente los instructivos no se codifican por tanto son anexos que se encuentran dentro de los mismos procedimientos o formatos y su control está relacionado al documento en general.

G Guía Permite establecer recomendaciones, orientaciones ó sugerencias al usuario suministrándole información específica para llevar a cabo una actividad o proceso.

D Documento descriptivo

Permite describir en forma general, la manera como se llevan a cabo determinados procesos o la descripción de los planes de la entidad, son documentos eminentemente informativos, como los contenidos en el manual de gestión.

El Sistema de Gestión cuenta con un espacio en el portal corporativo institucional www.corponor.gov.co, a través de esta herramienta se difunde los documentos finales estandarizados a los usuarios internos: Menú Sistema de Gestión, submenú Documentos del Sistema de Gestión.





Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión integral HSEQ de la Corporación se encuentran referenciados en el Listado Maestro de Documentos, del cual se dispone de un listado maestro por cada proceso y un listado maestro del manual de gestión, Control de la prestación de servicios.

Los mecanismos de participación y consulta en seguridad y salud en el trabajo se encuentran definidos en el documento MCA-01-D-09 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA.

La Corporación ha establecido diferentes mecanismos tales como: memorandos, circulares, resoluciones, comunicaciones oficiales, carteleras, teléfono, correo electrónico, boletines internos, folletos, pagina web institucional, WhatsApp entre otros, para difundir la información emitida por los diferentes procesos y proyectos de tal manera que se garantice su confiabilidad y oportunidad. Los elementos de información comunicación del Sistema de Gestión se han definido en una presentación en Prezi denominada MCA-01-D-08 ELEMENTOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.





6. GESTIÓN DE RECURSOS El Director General junto con el Comité Asesor son responsables de estimar y asegurar los recursos que sean necesarios para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión Integral HSEQ; dentro del Sistema se han identificado los siguientes procesos: Gestión del Talento Humano, Adquisición de Bienes y Servicios, Administración de Recursos Financieros, Gestión Administrativa, Gestión de Tecnologías de la Información, para asegurar la oportuna y suficiente provisión de los recursos.

Recursos Financieros: El proceso de administración de recursos financieros es el responsable de

Registrar, controlar, analizar y salvaguardar las finanzas de la Corporación, las fuentes de recursos están establecidas en la Ley 99 de 1993 e incluyen:

Tasas Retributivas y compensatorias para la utilización de los recursos naturales. Tasas por utilización de aguas. Porcentaje (%) ambiental de los gravámenes a la propiedad inmueble. Transferencias del sector eléctrico. Fondo de compensación ambiental. Recursos de cofinanciación con entes nacionales e internacionales.

Talento Humano: Se gestiona a través del proceso de Gestión del Talento Humano a través de los

procedimientos de ingreso, evaluación y permanencia para contar con personal calificado para ejercer las funciones asignadas; La Corporación, mediante el manual de funciones define las competencias del personal para ocupar los cargos de planta de la entidad y a través de los estudios previos los requisitos del personal contratado. A través del desarrollo de capacitaciones, inducción, reinducción y jornadas de sensibilización, se promueve la toma de conciencia del personal.

Adquisición de bienes y servicios. La Corporación a través del Proceso de apoyo Adquisición de

Bienes y Servicios permite asegurar la adquisición y suministro oportuno de los bienes, servicios y obras a través de las diferentes modalidades de contratación, para satisfacer las necesidades requeridas de los procesos en el cumplimiento de la misión de la Corporación, de acuerdo con los principios de eficiencia, eficacia, economía, transparencia y publicidad.

Infraestructura: La Corporación tiene como sede principal el Parque Sede en la ciudad de Cúcuta,

cuenta con sedes en las Direcciones Territoriales de Pamplona, Ocaña y Tibú; Oficina de Control y Vigilancia Ambiental, Subdirecciones de Medición y Análisis Ambiental y Gestión del Cambio Climático y Recurso Hídrico en el Municipio de Los Patios y Estación Hogar de Paso en el Municipio de El Zulia. La Corporación ofrece a sus funcionarios y contratistas la infraestructura adecuada para su labor a través del Proceso de GESTIÓN ADMINISTRATIVA con el fin de lograr el óptimo funcionamiento de la Corporación, a través del mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor y de los bienes muebles e inmuebles y el y el mantenimiento, dotación y actualización del parque informático a través del proceso de GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.

Ambiente de Trabajo: las condiciones mínimas requeridos para la operación del sistema de gestión

integral HSEQ son suministradas por los procesos de GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO, GESTIÓN ADMINISTRATIVA y GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN, a través de la ejecución de los Planes de Capacitación, Bienestar Social, Seguridad y salud en el trabajo y los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y equipos. A través de la Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos se determinan los controles:

- Sociales (no discriminatorio, ambiente tranquilo libre de conflictos)





- Psicológicos (reducción de estrés, prevención síndrome de agotamiento, cuidado de las emociones)

- Físicos (temperatura, calor, humedad, iluminación, circulación del aire, higiene, ruido)

Equipos. Los equipos de medición y seguimiento identificados para el Cumplimiento de las funciones de

la entidad son: GPS, micromolinetes y molinetes, sonómetros, equipos de medición de la calidad del aire, equipos de medición de fuentes móviles y los equipos utilizados para el análisis de aguas, entre otros. La verificación y/o calibración de los equipos de medida que se utilizan como apoyo para la prestación de servicios, se realiza de acuerdo a las instrucciones de cada equipo, el control y seguimiento de los Equipos de Seguimiento y Medición se realiza a través del Procedimiento de Control de Equipos, establecido en el sistema de gestión del Laboratorio.





7. PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL

Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Corporación definen las actividades a realizar con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos de la entidad, del producto y de Ley, a través de los procedimientos para la prestación del servicio, la formulación de los planes de acción y la ejecución de los proyectos, garantizando los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para satisfacer las necesidades de los usuarios. Los requisitos del cliente son establecidos mediante disposiciones legales y reglamentarias o convenios dentro del funcionamiento del SINA, amparados por la ley 99 de 1993. En cada uno de los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la Corporación, se hace referencia a los requisitos aplicables documentados en el Normograma, el cual se encuentra en la Página Web de la entidad, para conocimiento de los funcionarios y demás partes interesadas. Otros requisitos relacionados con el Sistema de Gestión de la Corporación no establecidos por el cliente, pero necesarios para el desarrollo de los procesos, se expresa a través de actos administrativos (resoluciones, decretos, oficios, circulares). La Corporación a través de la Subdirección Jurídica determina su competencia dentro de cada proceso y procedimiento para atender la solicitud de prestación de servicios presentadas por los usuarios, las cuales están definidas por la Ley 99/1993 y sus artículos reglamentarios. En consecuencia, de esa revisión se inician las actividades propias de cada proceso o se comunica por escrito al solicitante de la no competencia de la entidad respecto al requerimiento. La Corporación a través de los procesos determinan los controles para garantizar la adecuada ejecución de las actividades que dan cumplimiento a los requisitos de los usuarios. Los controles de la prestación de servicios se encuentran definidos en cada uno de los procedimientos y en los MAPAS DE RIESGOS. Los criterios y métodos para asegurarse de la operación eficaz y control de los procesos se encuentran definidos en los procesos, procedimientos y en las caracterizaciones de los mismos. Los métodos para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema están establecidos mediante el seguimiento de los indicadores de gestión establecidos en el Plan de Acción Institucional, Hojas Metodológicas, revisiones por la Dirección, autoevaluación institucional, monitoreo de riesgos y de actividades del plan de acción integral, seguimiento de compromisos, evaluaciones internas y externas. En cuanto al control de registros, la Corporación da cumplimiento a la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) y a los requerimientos normativos que expide el Archivo General de la Nación. Los registros correspondientes a cada dependencia y/o proceso reposarán en los archivos de gestión de cada área conforme a las Tablas de retención documental. Asimismo, se establece las Copias de Seguridad con el fin de garantizar la protección de los registros electrónicos y de todos aquellos aplicativos que utiliza la Corporación en el desarrollo de sus actividades. Se cuenta con el procedimiento MPA-02-P-01 ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS. En lo relacionado a Seguridad y Salud en el Trabajo, se tienen establecidos los PLANES DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS por cada una de las sedes y se cuenta con brigadas conformadas y capacitadas para atender las emergencias conforme a los protocolos establecidos





7.1 Diseño y desarrollo El proceso de planeación es el conjunto de actividades y metodologías necesarias para concebir, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y ajustar la gestión de la Corporación. En este sentido la corporación cuenta con la estructura de planeación definida en el Capítulo 4.2 del manual de gestión. Las diferentes etapas para la aprobación del PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL se encuentran definidas en el procedimiento MPG-01-P-01 FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y AJUSTES DEL PLAN DE ACCIÓN.

7.2 Control de los procesos y productos suministrados externamente La Corporación estableció el Proceso de apoyo ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS y documentó el PROCEDIMIENTO MPA-01-P-01 CONTRATACIÓN y el MPA-01-D-01 MANUAL DE CONTRATACIÓN, ajustados a la normatividad vigente, asegurando el suministro oportuno de los bienes y servicios (contratistas) requeridos para el desarrollo de las actividades y óptimo funcionamiento de la Corporación, de acuerdo a los principios de eficiencia, eficacia, economía, transparencia y publicidad. El proceso se realiza desde la sede principal y desde allí se definen los criterios para selección de proveedores por parte de un comité evaluador, evaluación de los proveedores a través de los informes de Interventoría y reevaluación de los mismos con la firma del acta de liquidación. Para el caso de los procesos subcontratados (procesos, bienes y servicios) se encuentran identificados en el Plan Anual de Adquisiciones, el cual se elabora para cada vigencia de acuerdo a las necesidades y presupuesto de la Corporación y las actividades de control se realizan a través de las actividades de supervisión e Interventoría para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y a los mecanismos de control establecidos por la ley. Para el cumplimiento de las normas NTC-ISO 14001 de Gestión Ambiental y NTC-ISO 45001 Seguridad y Salud en el trabajo los controles se encuentran establecidos en las obligaciones contractuales de las cuales se verificará su cumplimiento. En lo relacionado a los contratos de obras se cuenta con una MPA-01-G-01 GUÍA DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MANEJO AMBIENTAL PARA OBRAS PUBLICAS.

7.3 Identificación y trazabilidad – Propiedad del cliente - Preservación Todos los registros pertenecientes al Sistema de Gestión de la Corporación se identifican, almacenan, protegen y recuperan de acuerdo a la disposición del Archivo General Nación, al procedimiento MPA-02-P-01 ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS Y A LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Los procedimientos diseñados en el Sistema de gestión de la Corporación permiten identificar y trazar el producto parcial o final de los procesos, actividades y/o servicios que presta la Corporación, así mismo permiten conocer el estado de realización del producto o los servicios (estado de las solicitudes) por medios adecuados en cada una de las dependencias o procesos que aplique. Adicionalmente para los procesos se identificaron los siguientes mecanismos de Identificación y trazabilidad de los productos obtenidos definidos de la siguiente manera:

PROCESO PRODUCTO MÉTODO DE IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD

PROCESOS GERENCIALES / ESTRATÉGICOS


Documentos del Sistema de Gestión

Se identifican con el código definido para cada documento de acuerdo al instructivo “Diseño y estructura documentos del sistema de gestión” la codificación para cada documento es única dentro del proceso, y las versiones actualizadas se controlan a través del Listado Maestro de Documentos





Actas de reunión Se identifican por medio de la fecha y No consecutivo por año (si aplica) dejando evidencia física en la carpeta correspondiente y en medio magnético.


Plan de gestión ambiental regional - Plan de acción

Se identifican por el periodo correspondiente para cada vigencia, dejando evidencia física y en medio magnético.

Informe de gestión anual Se identifica por la vigencia del año correspondiente, dejando evidencia física y en medio magnético.

Proyectos Externos Los proyectos de origen externo se identifican con el número de radicado de Correspondencia y el nombre del Proyecto o solicitante.

Proyectos Internos Para los Proyectos Internos se identifican con la Codificación del departamento, el código del plan de acción consecutivo y la vigencia fiscal. Ejemplo 54-01-09.

Indicadores del Plan de Acción – Hojas metodológicas

Se identifican por el número determinado en el Plan de acción para la vigencia establecida.

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Hojas de vida Se identifican por el nombre del funcionario, área de dependencia, código, serie, subserie, documental, folios y fecha.

Procesos disciplinarios Se identifica con el nombre de la dependencia, código, serie, subserie, documental, folios y fecha. Nombre del implicado y/o investigado

PROCESOS OPERATIVOS / MISIONALES



Plan de ordenación forestal Se identifica con la sub-serie documental. Cuenta con un Plan Operativo, cada fase del Plan de Ordenación Forestal tiene documento impreso y digital, se tiene un resumen ejecutivo y el documento general del Plan General de Ordenación Forestal.

Áreas estratégicas adquiridas y/o declaradas

Se identifican por documento de priorización, protocolo de adquisición del predio (cuando aplica), acuerdo de declaratoria y plan de manejo (cuando aplica).

Planes de ordenamiento territorial (PBOT o EOT) o Planes Parciales

Se identifican por expediente de ajustes de planes de Ordenamiento Territorial o Planes Básicos de Ordenamiento Territorial o Esquemas de Ordenamiento Territorial desde el Auto de Inicio hasta el Acto Administrativo y en los Planes Parciales desde el Memorando de Evaluación hasta el Acta de Concertación.

Animales decomisados Registro de manejo de ingreso de fauna silvestre.

Plan de Educación Ambiental por Municipio

Formulación del plan de Acción en Educación Ambiental, Asistencias, Informes finales de impacto anual por municipio

Certificación servicio social obligatorio

Asistencias y Reporte mensual de horas trabajadas en los diferentes proyectos


CONTROL AMBIENTAL

Expedientes de tramites Ambientales

Los expedientes que se generan fruto de un trámite ambiental previo el cumplimiento de los requisitos para generarlo, se identifican a través de un número consecutivo generado por el Software SISPROP

Expedientes de denuncias por infracción ambiental

Los expedientes que se generan fruto de una denuncia por infracción ambiental se identifican a través de un número consecutivo generado por el VITAL

Planes de Gestión Integral de residuos Sólidos – PGIRS, Planes de Saneamiento y Manejo de Vertimientos – PSMV.

Se encuentran organizados los archivos digitales por orden alfabético (municipios)

Certificaciones exportación e importación de productos forestales

Consecutivo cronológico durante el año en vigencia.

Permisos de Poda y tala de árboles

Registro SISPROP y se organiza por el No de consecutivo del No de radicado de correspondencia y se archiva en expedientes por mes

CAMBIO CLIMÁTICO Y RECURSO HÍDRICO

Expedientes de tramites Ambientales

Los expedientes que se generan fruto de un trámite ambiental previo el cumplimiento de los requisitos para generarlo, se identifican a través de un número consecutivo generado por el Software SISPROP

Plan de ordenación de cuencas hidrográficas

Se identifica con la sub-serie documental. Cuenta con un Plan Operativo, cada fase del Plan de Ordenación de las cuencas tiene documento impreso y digital, un resumen ejecutivo y se tiene un documento general del Plan de Ordenamiento y Manejo de Cuencas Hidrográficas.





Reglamentación de corrientes Documento de priorización, documento de selección de reglamentación, Resolución ordenatoria, publicaciones, Comunicaciones, Control de Asistencia, Encuestas de reglamentación uso de aguas superficiales, formulario con anexos, proyecto de distribución de caudales, publicación proyecto de distribución de caudales, comunicaciones, informe de reunión y resolución de reglamentación.

GESTIÓN JURÍDICA Actos administrativo: Resoluciones

Se lleva el consolidado de los actos administrativos por cada vigencia en un libro radicador.

PROCESO DE APOYO


Contratos / Convenios Se identifican a través de un número consecutivo más el año, es decir, cada año se inicia con un consecutivo nuevo. Actas de vinculación

GESTIÓN ADMINISTRATIVA -

DOCUMENTAL

Oficios Por el No de radicado y la serie documental respectiva, y se lleva el registro de la base de datos CID

Memorandos Por el No consecutivo de cada dependencia, fecha y la serie documental respectiva.

Tablas de retención documental

Por cada dependencia y por fecha de actualización.

Documentos del Centro de Documentación Ambiental

Por la SIGNATURA TOPOGRÁFICA (conjunto de símbolos alfanuméricos que se utilizan para identificar un documento y señalar el lugar que ocupa en el depósito o estante correspondiente y así facilitar su búsqueda) y TEJUELO (etiqueta que se coloca en el lomo del libro y donde se refleja la signatura topográfica).


RECURSOS FÍSICOS

Inventarios Los inventarios se identifican por actas de inventarios firmados.

Bienes e inmuebles Los Bienes e Inmuebles se identifican por una PLACA. Esta placa de identificación se produce luego de ingresar una serie de elementos al sistema y al realizar la salida cuando este reporte se origina ya sale con esta placa de identificación

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

FINANCIEROS

Facturas Consecutivo que emite el Sistema Integrado de Información Administrativo y Financiero

Presupuesto Documento Ejecución Presupuestal de Ingresos y Egresos, emitida por el Sistema Integrado de Información Administrativa y Financiera

Órdenes de pago Comprobantes de egreso Recibos de caja Notas de tesorería Comprobantes de contabilidad Libros de contabilidad

Consecutivo que emite el Sistema Integrado de Información Administrativa y Financiera

GESTION DE TECNOLOGIAS DE LA

INFORMACIÓN

Cartografía Por el metadato, la solicitud realizada, el tema y nombre de la cartografía.

Bases de datos En la base de datos corporativa se tiene activado el concepto de llave primaria que permite identificar plenamente cada registro de cada tabla. Igualmente se tiene activado las integridades referenciales que permiten mantener consistente la información que se almacena.


Análisis de laboratorio Las muestras, los análisis y sus resultados se identifican a través de un número consecutivo por año, es decir, cada año se inicia con un consecutivo nuevo.

COMUNICACIONES Programas de Radio. Se identifican por medio de la fecha dejando evidencia física en la carpeta correspondiente y en medio magnético del programa de radio.

Material POP (Afiches, folletos, plegables, gorras, camisetas, postales)

Se lleva el registro de la pieza de comunicación diseñada e impresa.

Videos institucionales Se identifican por medio de la fecha los guiones institucionales y en medio magnéticos de la campaña.

Comunicados Se identifican por medio de la fecha de elaboración, dejando evidencia física en medio magnético y publicado en la página Web.

Publicaciones en revistas Se lleva el registro de las publicaciones digitales.

PROCESO DE EVALUACIÓN

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

Planes de mejoramiento Se lleva un consolidado de los planes de mejoramiento por vigencia





Propiedad del cliente. Los documentos entregados por el usuario para adelantar las solicitudes

presentadas, se anexan a los respectivos tramites o procesos y se encuentran acogidos a las disposiciones de los procedimientos MPA-02-P-01 ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS, MPA-02-P-02 TRAMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA, a las tablas de retención documental de acuerdo a lo dispuesto por el Archivo General de la Nación. Cuando los documentos no cumplen con los requisitos establecidos se le comunica y/o devuelven al usuario. Los siguientes procesos manejan la Propiedad del Cliente:

PROCESO PROPIEDAD DEL CLIENTE CONTROL


Documentación de los Proyectos financiados interna y externamente.

Aplicación de Procedimientos documentados Aplicación tablas de Retención Documental


AMBIENTAL TERRITORIAL.

Planes, solicitudes Documentos anexos para la cofinanciación de áreas estratégicas


CONTROL AMBIENTAL - GESTIÓN JURÍDICA

Formularios y anexos de las solicitudes

CAMBIO CLIMÁTICO Y RECURSO HÍDRICO

Formularios y anexos de las solicitudes


Documentación de Contratistas, como hojas de vida y sus respectivos soportes (Antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales, RUT, formatos de la función pública entre otros.) pólizas presentadas en la propuesta en caso de no adjudicación, y los informes, actas del contrato y soportes de las respectivas cuentas.


Muestras para el análisis

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Hojas de vida


ALMACÉN

Bienes y elementos decomisados e incautados

GESTION DE TECNOLOGIAS DE LA

INFORMACIÓN

Mapas, fichas de metadatos, información ambiental Información base de datos

Aplicación de Procedimientos documentados Backups Control de acceso a la información de base de datos mediante asignación de usuario y contraseña solo a personal autorizado


DOCUMENTAL

Los documentos entregados por el usuario para adelantar las solicitudes presentadas.

Aplicación de Procedimientos documentados Aplicación tablas de Retención Documental Cuando los documentos no cumplen con los requisitos establecidos se le comunica y/o devuelven al usuario.

Preservación del producto o servicio. La Corporación identifica y garantiza la protección y

mantenimiento de los recursos que se vayan a utilizar durante la prestación del servicio, a través de la aplicación Tablas de Retención Documental-TRD, verificación manipulación, condiciones de almacenamiento, identificación y seguridad de los bienes y elementos necesarios para la prestación del servicio.





8. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

La Corporación ha establecido los indicadores de gestión (HOJAS METODOLÓGICAS) del PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL para realizar el seguimiento y la medición al logro de los objetivos de cada proyecto o proceso según aplique. Se tienen establecidos los OBJETIVOS ESTRATÉGICOS HSEQ en el marco de la Política de Gestión Integral HSEQ y los OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO-SST, conforme al Decreto 1072 de 2015, a los cuales se realiza seguimiento semestral. Así mismo se tienen establecidos los PLANES INSTITUCIONALES Y ESTRATÉGICOS, para lo cual se definen acciones para cada vigencia en el documento MPG-06-F-04-1 PLAN DE ACCIÓN INTEGRAL. El seguimiento y monitoreo de los INDICADORES, PLANES Y RIESGOS se realiza por parte de la Subdirección de Planeación y Fronteras junto con los Líderes de los procesos, teniendo en cuenta las responsabilidades establecidas por el Modelo integrado de Planeación y Gestión MIPG, de acuerdo al esquema de líneas de defensa. La Subdirección de Planeación y Fronteras determina, recopila y analiza la información generada durante la ejecución de cada uno de los procesos, incluyendo los resultados de seguimiento y mediciones de indicadores, resultados de auditorías, monitoreo a mapas de riesgos, autoevaluación institucional, evaluación del cumplimiento legal, para la revisión por la dirección con el fin de evidenciar la idoneidad, conveniencia, adecuación, efectividad y mejora continua del sistema de gestión. La Corporación anualmente realiza encuestas de satisfacción del usuario, con el fin de conocer y analizar la información que los usuarios suministran para determinar el nivel de aceptación de los trámites, servicios y/o actividades ejecutadas por la entidad, conforme a lo establecido en el procedimiento MPG-06-P-02 MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO.

8.1 Auditorias La Corporación ha establecido el procedimiento MPE-01-P-02 AUDITORIAS INTEGRALES DE GESTIÓN, el cual establece las disposiciones para la planificación y realización de auditorías integrales de gestión que verifiquen y evalúen el cumplimiento y la eficacia del Sistema de Gestión de la Corporación, además se debe garantizar que las auditorías sean programadas, planificadas, preparadas, ejecutadas e informadas de acuerdo al resultado a los líderes de los procesos para la elaboración de los planes de mejoramiento. Se establece que la entidad realizará auditorías internas de calidad mínimo una (1) vez al año, siguiendo los procedimientos indicados y la programación de auditorías establecida al comienzo de año. Anualmente el sistema de gestión integral HSEQ implementado por la Corporación se somete a una evaluación por parte de un ente certificador reconocido en Colombia con el fin de determinar: 1. Que el Sistema de Gestión cumple todos los requisitos aplicables de la norma auditada; 2. Que la Entidad ha implementado efectivamente las disposiciones planificadas 3. Que el Sistema de Gestión es capaz de cumplir la política y alcanzar los objetivos de la Corporación.

8.2 Revisión por la Dirección La Dirección General establece que la revisión por la dirección del Sistema de Gestión Integral HSEQ se realizará a través del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, por lo menos una vez al año. La revisión por la Dirección se realizará conforme a lo establecido en el procedimiento MPG-06-P-04 Planificación y Revisión del Sistema de Gestión.





La información necesaria para la revisión debe incluir entre otros los siguientes temas:

Política de Gestión Integral HSEQ, Cumplimiento de los objetivos estratégicos HSEQ, Informe de resultados de las auditorías, No conformidades y acciones correctivas (Plan de Mejoramiento), Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas, Cambios en cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión, Cambios de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los requisitos

legales y otros requisitos, Cambios de aspectos ambientales significativos, Satisfacción del cliente y retroalimentación de las partes interesadas, Informe de desempeño de los procesos y conformidad de los productos o servicios, Informe de desempeño de los proveedores externos, Resultados de seguimiento y medición, Adecuación de los recursos, Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades, Estado de la investigación de incidentes y accidentes, Consulta y participación de los trabajadores, Comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, incluidas las quejas, Informes del personal directivo y de supervisión, Resultados de la participación y consulta en seguridad industrial y salud ocupacional, Conclusiones de la revisión por la dirección del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo conforme a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Otros temas relacionados con el sistema de control interno, Salidas de la revisión por la dirección, Oportunidades de mejora continua, Necesidades de recursos, Cambios que pueden afectar la integridad del sistema de gestión HSEQ, Implicaciones para la Dirección estratégica de CORPONOR

Entradas de acuerdo al Decreto 1072 de 2015

Suficiencia de Recursos Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Resultado de Inspecciones, Propuestas de cambios y recomendaciones para la mejora del Sistema de gestión (si aplica).

Se debe concluir sobre la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua del Sistema de Gestión integral HSEQ.





9. DOCUMENTOS RELACIONADOS

ASOCIADOS AL MANUAL DE GESTIÓN MCA-01-D-02 Mapa de Operación por procesos MCA-01-D-04 Normograma General por procesos MCA-01-D-05 Normograma Ambiental MCA-01-D-06 Normograma Seguridad y Salud en el Trabajo MCA-01-D-07 Objetivos Estratégicos HSEQ MCA-01-D-08 Elementos de Información y Comunicación MCA-01-D-09 Espacios de Participación y consulta MCA-01-D-11 Matriz de Relación de Requisitos Aplicables del Sistema de Gestión Integral HSEQ MCA-01-D-12 Alcance del Sistema de Gestión Integral HSEQ MCA-01-D-13 Análisis de las necesidades y expectativas de las partes interesadas CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS MCA-01-CPG-D-01 Caracterización procesos gerenciales - Planeación Corporativa MCA-01-CPG-D-06 Caracterización procesos gerenciales - Gestión Estratégica MCA-01-CPG-D-07 Caracterización procesos gerenciales - Gestión del Talento Humano MCA-01-CPO-D-01 Caracterización procesos Operativos - Planificación y Ordenamiento Ambiental territorial MCA-01-CPO-D-02 Caracterización procesos Operativos - Evaluación, Seguimiento y Control Ambiental MCA-01-CPO-D-04 Caracterización procesos Operativos - Gestión Jurídica MCA-01-CPO-D-05 Caracterización procesos Operativos - Gestión del Cambio Climático y Recurso Hídrico MCA-01-CPA-D-01 Caracterización procesos de Apoyo - Adquisición de Bienes y Servicios MCA-01-CPA-D-02 Caracterización procesos de Apoyo - Gestión Administrativa MCA-01-CPA-D-04 Caracterización procesos Apoyo - Administración de Recursos Financieros MCA-01-CPA-D-05 Caracterización procesos - Gestión de Tecnologías de la Información MCA-01-CPA-D-07 Caracterización procesos de Apoyo - Medición y análisis ambiental MCA-01-CPA-D-08 Caracterización procesos de Apoyo – Comunicaciones ANEXO Estructura Organizacional de la Corporación


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