Manejo del cambio

Manejo del CambioManejo del Cambio


… El proceso de innovación y de cambio es muy común en todas las empresas, organizaciones y

unidades de trabajo …

… Este proceso conlleva a muchos esfuerzos dentro de una organización …

… Sabemos que siempre existirá la resistencia al cambio y que no podemos eliminarla, sin

embargo la podemos manejar, si se involucra a toda la organización con el Proyecto de

renovación …… Los miembros de la organización deben

convencerse de que el cambio los beneficiará a ellos y a la empresa ...

… La gestión de la información y el conocimiento son herramientas, métodos y vías para fomentar el aprendizaje organizacional hacia el desarrollo

de una cultura hacia difundir y desarrollar cambios internos en respuesta de los cambios

externos …


El miedo al cambio…

“Piensa por fuera de la caja” “Tú primero”


“Ellos sólo me enseñaron a pensar fuera de la caja. No estoy capacitado para círculos”

El miedo al cambio…


Conjunto de procesos y herramientas que ayudan a garantizar que todo cambio se lleve de una manera controlada, minimizando los riesgos y la resistencia que se pudieran presentar durante la implementación.

Manejo del cambioSignificados…

CambioEs el resultado de modificar algo, es un evento en el cual algo nuevo comienza o algo viejo acaba. Las actividades ocurren en una secuencia lógica y planeada. Ocurre en cualquier ámbito de nuestra vida y en una organización puede representarse cuando se pasa de una situación laboral a otra diferente, por ejemplo una fusión, reestructura o cambio de cultura organizacional.


Significados…TransiciónEs el proceso psicológico por el que atraviesan las personas para ajustarse a la nueva situación. Es un proceso interno. Es lo que sucede en el interior de una persona para poder manejar el evento. Es más largo y más difícil que el cambio en sí mismo. La transición es un proceso evolutivo que pasa por diferentes etapas. El cambio no puede ser exitoso a menos que el proceso de transición que lo acompaña sea exitoso.Características:

– Poca estabilidad– Alta tensión emocional – Energía no dirigida – Se valora más comportamientos anteriores– Aumento de conflicto


"Si el cambio es el destino, la transición es el viaje. A Menos que ocurra una

transición, el cambio no será efectivo"

Nuestro Nuestro Enfoque:Enfoque:

Manejo del Cambio


• Reconocer que un cambio organizacional profundo no se logra únicamente con la correcta instalación de nuevas herramientas informáticas. • El diseño técnico puede hacerse perfectamente, pero el cambio debe ser integral en la organización. • Se debe recurrir a la ayuda de:

1. Los líderes con una estrategia clara y su capacidad de orientación y convocatoria.

2. Las personas que están convencidas y se aventuran a cambiar la forma como vienen ejecutando sus procesos y las herramientas con que los ejecutan.

• Un cambio profundo, perdurable y real (no aparente) en la organización se logra con 4 elementos decisivos e importantes:

ESTRATEGIA PROCESOS TECNOLOGÍA GENTE

Enfoque General…


• Cada uno de estos elementos cumple un rol fundamental en el logro de la transformación.• Si alguno de ellos falla, la probabilidad de éxito en la transformación es mínima.

Enfoque General…


ESTRATEGIA

La organización debe tener claro la motivación del proyecto y sobretodo los objetivos misionales que persigue con esa transformación. La estrategia está muy ligada con el liderazgo que debe tener la alta dirección. Es la alta dirección quien determina por qué se requiere la transformación, qué objetivos persigue y cuál será la medida de su éxito. Ellos deben promover e impulsar la organización hacia el cambio, y brindarle todas las herramientas y el apoyo requerido para lograrlo. Sin una estrategia clara, la función de liderazgo se realiza sin norte y es probable que la organización la perciba como una trasformación fallida sin haber iniciado.

Enfoque General…


Enfoque General…

GENTE

“Gente” es sin duda el elemento más importante en el proceso de transformación. Aunque los cuatro elementos son interdependientes, al final debemos recordar que las organizaciones están hechas de personas, y que son estas personas las que creen o no en una estrategia, las que ejecutan los procesos y las que operan los sistemas. Gente altamente motivada, comprometida y convencida puede permitir que el cambio sea exitoso y perdurable.Es imposible lograr una transformación sin el concurso real de las personas que lo asumirán y harán realidad. El cambio cultural debe ser fuerte.


Enfoque General…

PROCESOS

Este elemento es crítico: su diseño e implementación permitirán hacer que el cambio sea notoriamente positivo o no. Es importante que la organización note que el nuevo proceso es eficiente y efectivo, de otra forma ¿para qué el cambio? La gente operará los nuevos procesos, y estos deben estar claramente definidos e interiorizados en la organización. El enfoque sobre los procesos no se limita al diseño o validación e implementación de un proceso eficiente, sino que adicionalmente evalúa los posibles riesgos y necesidades de controles que permitan a la entidad monitorear y recibir alarmas en tiempo real sobre los procesos que están ejecutándose. Esto es mucho más efectivo con el apoyo de las nuevas herramientas de sistemas que se implementarán.Para efectos de este proyecto se utilizará parte de nuestra metodología de análisis de procesos (ver gráfica).


Enfoque General…Mejora Continua

Documentar procesos

rediseñados Implementar procesos

rediseñadosDocumentar estructura

organizativa

Rediseñar procesos

Analizar procesos

existentesEntender el negocio

• Documentar mapa general de procesos• Analizar los procesos• Clasificación de procesos• Identificar riesgos y controles existentes• Identificar indicadores de desempeño• Identificar brechas de desempeño• Analizar la actual segregación de funciones en cada proceso

• Sugerir modificaciones pertinentes a los procesos, utilizando criterios de las mejores prácticas de la industria• Diseñar nuevos controles que mitiguen los riesgos existentes•Mejorar los controles existentes de manera tal que sean eficientes• Validar los procesos rediseñados con los dueños de proceso

• Elaborar mapas de proceso rediseñados• Elaborar manuales de procedimientos• Elaborar manuales de políticas• Elaborar diagramas de estructura organizacional• Elaborar manual de organización y funciones (MOF)

• Difundir manuales de políticas y procedimientos• Difundir la nueva estructura organizativa• Difundir manuales de organización y funciones (MOF)• Promover la capacitación del personal• Monitorear que el personal haya comprendido los nuevos procesos y supervisar su cumplimiento

Marco RegulatorioObjetivos corporativos

• Entender objetivos corporativos• Obtener información sobre el marco regulatorio en el cual la compañía ejecuta sus operaciones•Entrevistarse con personal clave de cada proceso•Obtener políticas y procedimientos existentes.


Enfoque General…

TECNOLOGÍA

La tecnología se constituye en un medio a través del cual las personas optimizan sus procesos dedicando menos tiempo a las labores administrativas, permitiéndoles dedicar mucho más tiempo a la gerencia estratégica de sus procesos. Adicionalmente, buscan impactar estratégicamente la organización y ayudarla a cumplir con sus objetivos establecidos


Estado Actual

Estado Deseado

1. Grado dePreparaciónOrganizacion

al(Diagnóstico)

2. Visión de Cambio

4. Estrategia de

Comunicación

3. Capacidad y Compromiso de

los Líderes yLos

Stakeholders

5. Capacidad Individual y de

Equipo(Capacitación)

6. Alineación de la Cultura con el Cambio

7. Arquitectura

Organizacionaly Gestión delDesempeño

7 elementos clave para una gran transformación

Enfoque General…


• Grado de preparación organizacional (diagnóstico): Este elemento hace referencia al proceso mediante el cual se conoce la realidad institucional que servirá de base para fijar acciones que conlleven a mejorar la calidad de los servicios de la empresa. Para realizar un buen diagnóstico se debe tener en cuenta información primaria y secundaria que logre dar cuenta de lo siguiente: contexto general de la empresa, ¿Qué está ocurriendo en ella frente al cambio que se realizará? ¿Quiénes son los más afectados con el cambio? ¿Qué oportunidades y limitaciones hay frente al cambio?•Visión de cambio: Este elemento se refiere al objetivo y la visión que la organización quiere cumplir con los cambios tecnológicos que se van a realizar. • Capacidad y compromiso de los líderes y los stakeholders: Este elemento hace referencia a todos aquellos que se pueden llegar a ver afectados o son afectados por actividades de la empresa en la que trabajan. En este sentido, los líderes y stakeholders son de gran importancia en el manejo del cambio, al ser estos una herramienta importante para que todos los trabajadores los sigan en el proceso del cambio organizacional. • Estrategia de comunicación: Este elemento hace referencia a las acciones comunicacionales que se determinan para lograr un objetivo propuesto, involucrando y sensibilizando a los líderes, stakeholders y empleados en general de una organización.

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Descripción elementosEnfoque General…


Descripción elementosEnfoque General…

• Capacidad individual y de equipo (capacitación): Este elemento se relaciona con los procesos educacionales dirigidos a los líderes, stakeholders y empleados en general de una organización por medio de generación de conocimientos, con el fin de incrementar las capacidades individuales y colectivas para contribuir al cumplimiento de los objetivos propuestos por el cambio.• Alineación de la cultura con el cambio: Este elemento hace referencia a que la cultura organizacional de una empresa debe encaminarse a buscar un objetivo común: el cambio tecnológico en la organización. • Arquitectura organizacional y gestión del desempeño: La arquitectura organizacional es un elemento de gran importancia para la transformación, ya que en este recae el diseño organizacional que busca su máxima eficiencia, su máxima eficacia y su máxima funcionalidad. Lo anterior contribuye a conseguir los objetivos estratégicos trazados por la empresa, de manera autónoma y funcional. Por su parte, la gestión del desempeño hace referencia a la evaluación de los desempeños del personal y las acciones que realiza la organización para cumplir los resultados esperados. La suma de estos dos elementos favorece a la productividad y al éxito de la organización.

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Técnicas Avanzadas

Área de Mercadeo

Análisis de las personas

Investigación de“Clientes Objetivo”

Diagnóstico Cultura Organizacional

Capturar atención de los involucrados

Entregar mensajes de forma oportuna y efectiva

Convencerlos de realizar acción deseada

En

En

Estado Deseado

AlcanceEnfoque General…

Nuestra Nuestra Metodología:Metodología:Manejo del

Cambio


Evidenciar necesidad de

cambio

Diagnóstico Organizaciona

l frente al cambio

Diseñar estrategia

para logar el cambio

Implementación del Cambio

Adaptación al Nuevo

SistemaInstitucionalizar del Cambio

DescongelamientoMovimiento

hacia el nuevo estado

Re congelamiento

Liderar el Cambio

Comunicación Efectiva

Compromiso de los Involucrados

Control, Seguimiento y Monitoreo

6 pasos claves para lograr el cambioMetodología…


Evidenciar necesidad de

cambio

Diagnóstico Organizacional

frente al cambio

Diseñar estrategia para logar el cambio

Implementación del Cambio

Adaptación al Nuevo Sistema

Institucionalizar del Cambio

Descongelamiento Movimiento hacia el nuevo estado Re congelamiento

Determinar:• Cuál es el objetivo del

cambio?• A dónde quiero

llegar?• Por qué se

realiza el cambio? • Analizar

requerimientos de comunicación:

objetivos, mensajes, canales

• Definir estrategia de

comunicaciones

Identificar:• Información de la organización

•Fuerzas Restrictivas• Fuerzas

impulsadoras• Stakeholders• Cultura Interna• Motivadores

que impulsen y faciliten el

cambio

Identificar:• Definir estructura

futura• Definir la estrategia general y estrategias

secundarias para llevar a cabo el

cambio.• Definir estrategia para minimizar y

afrontar la resistencia al cambio

• Unificar la estrategia de

comunicación con las demás

estrategias definidas

Se debe:

• Concientizar a la organización sobre

el cambio• Moldear nuevos valores, actitudes

y comportamientos

• Realizar capacitaciones

Se acoge el cambio en la organización

Estado deseado:

• Todos asumen el cambio como

parte de su trabajo.

• Estabilizar y reforzar el

aprendizaje

Liderar el Cambio

Comunicación Efectiva

Compromiso de los Involucrados

Control, Seguimiento y Monitoreo

Actividades para lograr el cambioMetodología…

… El cambio requiere tiempo para lograrse …

… Tenga en cuenta que: …

… Saltarse uno de los pasos mencionados, solo crea la ilusión de ir

más rápido, pero no produce resultados satisfactorios ...

… El cambio no se reduce a cambiar la estructura de la organización: el secreto

del cambio está en enfocarse en las decisiones que se toman ...

… La organización debe buscar mejorar su capacidad para tomar y ejecutar

decisiones clave de forma más rápida ...


Credenciales• Colvatel• Fiduprevisora• Contraloría General de la República• Refisal• Ecoeficiencia


GRACIAS

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Cel.: 313 209 4011

Carolina Becerracbecerra@concepciónmrc.com

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