Las Comisiones de Gestión Archivística en el Sistema

Nacional de Archivos

Funciones y Perspectivas

¿Qué es una Comisión?

Es una representación de personas que se encargan de atender una necesidad común.A nivel archivístico la necesidad es la valoración, eliminación y atención a las necesidades de consulta del Sistema Nacional de Archivos.

Comisiones Consultivas - Normativas

Comisión de Archivos Universitarios

Comisión de Archivos Municipales

Comisión de Archivos Sector Salud

Comisión de Archivos Multisectoriales

Comisión de Archivos y Nuevas Tecnologías

Comisiones Consultivas – Valoración de Documentos

Comisión Evaluadora de Documentos

Comité Técnico Regional de Archivos

Comisión Técnica

Nacional de Archivos

Resolución Jefatural N° 173-

86-AGN/J Directiva N° 004

y 006-AGN-86/DGA

IDecreto Supremo N° 008-92-JUS y

Resolución Jefatural N° 014-2006-AGN/J que

aprueba el Reglamento de Organización y

Funciones de las CTRA’SDecreto Supremo

N° 008-92-JUS y Resolución

Jefatural N° 148-2010-AGN/J que

aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la

CTNA

Proceso de eliminación - comunicaciones

Comité Evaluador de Documentos

Comisión Técnico

Regional de Archivos

Comisión Técnico

Nacional de Archivos

Comité evaluador de documentos

El Comité Evaluador de Documentos

Es designado por la más alta autoridad

institucional

Es el encargado de conducir el proceso de formulación del

PCD.

Coordinan con los Jefes de las

unidades orgánicas de la entidad a

través del jefe del órgano de

administración de archivos del nivel

central o desconcentrado, la

elaboración del inventario de las

series documentales correspondientes a

su unidad

Analizan los inventarios de series

documentales y Aprueban el

Programa de Control de Documentos.

Integrantes del Comité Evaluador de Documentos

El Comité estará integrado por:

a) Un representante

de la Alta Dirección de la entidad,

quien la presidirá.

b) El Jefe de la Oficina de

Asesoría Jurídica o su

representante.

c) El Jefe de la unidad orgánica,

cuya documentació

n será evaluada.

d) El Jefe del órgano de

Administración de Archivos quién actuará

como secretario.

El Comité Evaluador de Documentos

Determinan el valor de cada una de las series e indican sus períodos de retención en los niveles

de archivo correspondientes.

El Presidente del CED remite el Programa de Control de Documentos al Archivo Regional o Archivo General de la Nación en un plazo no

mayor de diez días útiles a partir de la fecha de aprobación.

Evalúan la modificación del Programa de Control de Documentos al

a) producirse cambios sustantivos en las funciones del a unidad orgánica, cuyo resultado origine modificaciones u

omisiones de las series documentales. b) promulgarse los dispositivos legales que modifiquen los

criterios de valor temporal o valor permanente de las series documentales del PCD.

Comité técnico regional de archivos

Es un órgano consultivo especializado del Archivo Regional, encargado de emitir opinión técnica a nivel regional en materia archivística.

Entre sus funciones y atribuciones tenemos:

1. Asesorar al Archivo Regional en materia técnico archivística

2. Emitir opinión (favorable o desfavorable) sobre las solicitudes de eliminación de documentos declarados innecesarios en los archivos de la administración pública de la respectiva región.

3. Emitir opinión sobre la salida temporal de los documentos del Archivo Regional y Archivos de la Administración Pública de la Región, con fines de exposición o restauración.

4. Opinar sobre el traslado total o parcial de los documentos del Archivo Regional y Archivos de la Administración Pública de la Región.

5. Absolver consultas técnicas sobre la aplicación de la Legislación Archivística.

6. Pronunciarse sobre las faltas contra el Patrimonio Documental de la Nación en la Región, con conocimiento del Archivo General de la Nación.

7. Emitir opinión sobre el uso de tecnologías modernas en los archivos públicos de la región.

8. Remitir al Archivo General de la Nación una memoria anual de lo actuado por la Comisión Técnica Regional.

Miembros• El Director (a) del Archivo Regional, quien la presidirá• Un representante de la una universidad pública, con experiencia y

conocimiento comprobado en materia archivística, de existir dos universidades públicas en la Región, primará la Universidad con mayor tiempo de creación.

• Un representante de una de las asociaciones de archiveros, si hubiere.• El Jefe de uno de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos,

perteneciente a la Región, con experiencia y conocimiento comprobado en materia archivística designado entre una terna por el Archivo Regional.

• Un represenante del Colegio de Abogados o del Colegio de Notarios de la Región, en ese orden excluyente, preferentemente con cinco (05) años de ejercicio profesional, con especialización en Derecho Administrativo y/o conocimiento en Archivo.

• Un representante del Colegio de Contadores Públicos o Colegio de Administradores o Colegio de Economistas, en ese orden de manera excluyente, el representante de preferencia deber+a contar con cinco (05) años de ejercicio profesional y/o conocimiento en Archivo.

• Un Secretario Técnico.

Dificultades para su implementación1. Falta de Personal especializado en gestión de

archivos.2. Falta de preparación del personal de los Archivos

Regionales en materia de supervisión (Eliminación, Transferencia, Cumplimiento de las Normas del SNA, entre otros).

3. Escaso material de gestión y difusión archivística (Manuales de Procedimientos, lineamientos, directrices, etc).

4. Pago de renumeraciones o Dietas.5. Deslinde de responsabilidad sobre la aprobación de

eliminaciones.

Relación entre comisiones técnicas

La Relación entre las Comisiones

Técnicas Regionales y la

Nacional de Archivos serán de

mutua colaboración y coordinación permanente.

El Archivo General de la

Nación ejercerá funciones de

supervisión sobre la Comisión

Técnica Regional de Archivos.

Comité Técnico Nacional de Archivos

¿Qué es la CTNA?

Es un órgano consultivo en materia técnica archivística del Archivo General de la Nación.

Sus miembros son representantes del Sistema Nacional de Archivos (SNA).

Asesora al Archivo General de la Nación en materia archivística.

Emite opinión técnica sobre las solicitudes de la eliminación de documentos declarados innecesarios en los archivos de los integrantes del Sistema Nacional de Archivos.

Emite opinión técnica sobre la salida temporal de documentos del Archivo General de la Nación y los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, con fines de exposición o restauración.

¿Qué es la CTNA?

Absuelve consultas técnicas sobre la aplicación de la Legislación Archivística

Se pronuncia sobre las faltas contra el Patrimonio Documental de la Nación, que la Jefatura somete a su consideración.

Supervisa el funcionamiento de las Comisiones Técnicas Regionales de Archivo.

Emite opinión técnica sobre el uso de tecnologías modernas en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, que la Jefatura somete a su consideración

Otra función es opinar sobre el traslado total o parcial de documentos del Archivo General de la NAción, de los Archivos Regionales, provinciales, subregionales ó quienes hagan sus veces.

Composicióna. El Jefe del Archivo General de la Nación,

quien la presidirá

b. Un representante de la Academia Nacional

de la Historia.

c. Un representante de una de las

Asociaciones de Archiveros.

d. Un representante del Colegio de Abogados de

Lima y Callao, preferentemente con

cinco (05) años de ejercicio profesional, con conocimiento de Derecho Administrativo o Archivos.

e. Un representante de la Comisión Nacional

de Archivos Notariales.

f. Dos representantes de los archivos integrantes del

Sistema Nacional de Archivos, con experiencia y

conocimiento comprobado en materia archivística,

designado entre una terna por el Órgano Rector del Sistema.

g. En caso de tratarse de más de una propuesta de los incisos c, d y f el Archivo General de la Nación,

procederá a la elección sobre la base del análisis de los currícum respectivos.

Existe una Secretaría Técnica (DNDAAI ó DNA)

Valoración de Documentos

Es un proceso académico que permite otorgar los valores Permanente (P) y temporal (T) a cada una de las series documentales que se producen en una entidad.

Una serie documental es el conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo tipo documental, asunto o contenido y que son producidos, transferidos y eliminados como unidad.

Principios de la eliminación

Autorizada / Legal

Apropiada e

irreversible

Segura/confidenci

alEn

tiempo

Documentada

La eliminación de documentos debe ser:

En Modelo de Gestión de Trasparencia y Gestión Documental.RTA 2014