LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DE SU MÁXIMO RESPONSABLE COMUNICACIONAL SE DEBEN ESPECIFICAR CLARAMENTE...
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• LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DE SU MÁXIMO RESPONSABLE COMUNICACIONAL
• SE DEBEN ESPECIFICAR CLARAMENTE LOS NOMBRES DE LAS INSTITUCIONES QUE CONVOCAN CUANDO SON MÁS DE UNA.
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• Cuando hay una noticia importante para comunicar
• Cuando concita gran interés en los medios de comunicación.
• Cuando se desea comunicarlo a muchos medios rápidamente.
• Si deben comunicarse malas noticias hacerlo lo más rápidamente posible. La demora en la comunicación no mejora la noticia, muy por el contrario produce confusión, rumores y alarma innecesaria.
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•Por ejemplo partes médicos.•Situación de los mineros en Chile•Catástrofes climáticas
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• EL HORARIO MAS RECOMENDABLE ES POR LA MAÑANA ( facilitando el horario de trabajo del periodismo)
• EN LOS CASOS QUE LA NOTICIA A DIFUNDIR SEA DE URGENCIA SE CONVOCARÁ EN CUALQUIER HORARIO.
• EN CONFERENCIAS PROGRAMADAS DEBE CONVOCARSE CON SUFICIENTE ANTELACIÓN.
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• Se puede convocar en una oficina o en un salón adecuado.
• Puede convocarse al aire libre o en una tienda de campaña.
• El lugar debe ser cómodo, con suficiente espacio, acondicionado para esta actividad.
• Mesas sillas micrófonos, personal auxiliar.• Se puede ofrecer un servicio de cafetería y bebidas.• Puede ser necesario que haya intérpretes o
traductores
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• Las instituciones deben tener una agenda actualizada, con teléfonos y correos electrónicos de los principales medios de comunicación locales, incluso internacionales.
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• Deben ser de un alto rango dentro de la Institución. Responsable comunicacional.
• Cuando estén presentes representantes de más de una Institución debe haber un solo portavoz.
• Las preguntas de los reporteros deben ser derivadas, por el portavoz, a la autoridad que la responda .
• En algunas ocasiones los periodistas dirigen al pregunta directamente a uno de los representantes.
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• Es mejor tener una ayuda memoria para no olvidar aspectos importantes a comunicar
• Dar la información lo más detallada y concreta, que sea posible.
• Ser claro, conciso, no decir más de lo que se sabe y está confirmado.
• No polemizar. • Atenerse a lo que se desea informar.• Se debe entregar a los periodistas una gacetilla donde
figuren nombres de los integrantes del panel convocante y una reseña de lo que se informó.
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• Es una comunicación breve donde se informa sobre un tema determinado.
• Se envía a los medios de comunicación para que difundan una noticia.• Deben constar en la misma los datos precisos de la Institución que la
envía.• El motivo de la misma, la fecha , lugar y horarios en que se realiza el
evento, si de eso se tratara.• Debe constar el teléfono y dirección de mail de contacto por si los
medios de comunicación desean ampliar la información que se les ofrece en la gacetilla.
• En el caso puntual de la Conferencia de prensa, es necesaria para que el periodismo cuente con una sola versión fidedigna.
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• LUGAR ADECUADO Y COMODIDAD• MATERIAL IMPRESO EN CANTIDAD SUFICIENTE• MICRÓFONOS• TOMA CORRIENTES• TELÉFONOS Y FAXES• PERSONAL AUXILIAR• ESPACIO ADECUADO PARA LAS CÁMARAS DE
TELEVISIÓN• SI SE CUENTA CON FOTOS O VIDEOS DEBEN
OFRECERSE A LOS REPORTEROS