ITIL & PMI
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Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
CONGRESO INTERNACIONAL DE DIRECCION DE PROYECTOS
Un enfoque practico de la integración de ITIL y PMI
Elizabeth Tello Aragón
Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Expositor
Elizabeth Tello Aragon, PMP, ITIL v3
Ingeniera Informática de la PUCP , PMP , ITIL v3
Expositor Congreso PMI 2008 con el tema WBS ,herramienta practica para la gestión de proyectos
Expositor Congreso PMI 2010 con el tema Valor Ganado, una operativa a seguir para monitorear los proyectos
Actualmente Gestor de Proyectos de Infraestructura TI en Telefónica del Perú
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Agenda1. Introducción
2. Comparativa Gráfica ITIL y PMI
3. Integración entre ITIL y PMI aplicado a la Gestión de
Proyectos TI
4. Casos de Estudio utilizando la Integración ITIL / PMI en
la Gestión de Proyectos TI
5. Identificación de Puntos de Control con la integración
ITIL / PMI
6. Beneficios de la integración de ITIL / PMI
7. Lecciones Aprendidas
8. Conclusiones
9. Información de Contacto
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Introducción
Los proyectos cuentan con un objetivo y presupuesto definido de los cuales se espera un producto o servicio bajo una gestión temporal.
La gestión de proyectos implica un constante seguimiento con el objetivo de garantizar que las actividades del proyecto se mantengan según lo planificado y validar al cierre del mismo que la empresa alcanzó el retorno de la inversión.
La mayoría de empresas manejan una cartera de proyectos gobernados por una unidad interna o externa que los gestionan.
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Introducción
Donde se encuentra el PMI & ITIL?
ITIL esta orientado a la prestación del servicio dentro de las operaciones de TI de una organización.
Sin embargo, cualquier cambio en los servicios solicitados pueden y deben ser manejados por la aplicación de las buenas practicas en la gestión de proyectos.
La gestión de proyectos se ocupará de definir el comienzo de una iniciativa, entregando el producto final, y girando sobre los resultados de ese esfuerzo debe incorporarse el servicio o producto a la operación antes de cerrar finalmente el proyecto.
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Comparativa Gráfica ITIL y PMI
ITIL PMI
Versión Actual
ITIL V3 2011 PMBOK 5ta Edición 2012
Objetivo Orientado a la Gestión del Servicio.
Orientado a la Gestión del Proyecto
Característica Ciclo de Vida del Servicio. Desde el nacimiento del servicio hasta su retiro
Ciclo de vida del proyecto . Inicio y fin definido.
Procesos 5 procesos :- Estrategia del Servicio- Diseño del Servicio- Transición del Servicio- Operación del Servicio- Mejora Continua del Servicio
5 grupos de procesos :- Iniciación- Planificación- Ejecución- Monitoreo y Control- Cierre
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Comparativa Gráfica ITIL y PMIITIL : Information Technology Infrastructure Library
•Orientado a la creación y gestión de servicios IT
•Alineado al estándar ISO / EC 20000
•Requiere de la planificación de un proyecto o portafolio de proyectos para alcanzar el éxito.
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Comparativa Gráfica ITIL y PMI
Inicio Cierre
Control y Monitoreo
Ejecución
Desarrollar Plan para la DP.Planificar la Gestión del AlcanceRecopilar RequisitosDefinir el AlcanceCrear la EDT/WBSPlanificar la Gestión del CronogramaDefinir las Actividades
Desarrollar Plan para la DP.Planificar la Gestión del AlcanceRecopilar RequisitosDefinir el AlcanceCrear la EDT/WBSPlanificar la Gestión del CronogramaDefinir las Actividades
Secuenciar las ActividadesEstimar los Recursos Estimar la Duración de las ActividadesDesarrollar el CronogramaPlanificar la Gestión de los CostosEstimar los Costos
Secuenciar las ActividadesEstimar los Recursos Estimar la Duración de las ActividadesDesarrollar el CronogramaPlanificar la Gestión de los CostosEstimar los Costos
Determinar el PresupuestoPlanificar la Gestión de la CalidadPlanificar la Gestión de los RHPlanificar la Gestión de las Com.Planificar la Gestión de los RiesgosIdentificar los Riesgos
Determinar el PresupuestoPlanificar la Gestión de la CalidadPlanificar la Gestión de los RHPlanificar la Gestión de las Com.Planificar la Gestión de los RiesgosIdentificar los Riesgos
Realizar el Análisis Cualitativo de RiesgosRealizar el Análisis Cuantitativo de RiesgosPlanificar la Respuesta a los RiesgosPlanificar la Gestión de las AdquisicionesPlanificar la Gestión de los Interesados
Realizar el Análisis Cualitativo de RiesgosRealizar el Análisis Cuantitativo de RiesgosPlanificar la Respuesta a los RiesgosPlanificar la Gestión de las AdquisicionesPlanificar la Gestión de los Interesados
Elaborar Acta de ConstituciónIdentificar a los Interesados
Elaborar Acta de ConstituciónIdentificar a los Interesados
Dirigir y Gestionar el Trabajo del ProyectoRealizar el Aseguramiento de CalidadAdquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del ProyectoDirigir el Equipo del ProyectoGestionar las ComunicacionesEfectuar las AdquisicionesGestionar la Participación de los Interesados
Dirigir y Gestionar el Trabajo del ProyectoRealizar el Aseguramiento de CalidadAdquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del ProyectoDirigir el Equipo del ProyectoGestionar las ComunicacionesEfectuar las AdquisicionesGestionar la Participación de los Interesados
Cerrar Proyecto o FaseCerrar las AdquisicionesCerrar Proyecto o FaseCerrar las Adquisiciones
Monitorear y Controlar Realizar el Control Integrado de CambiosValidar el AlcanceControlar el AlcanceControlar el CronogramaControlar los CostosControlar la CalidadControlar las ComunicacionesControlar los RiesgosControlar las AdquisicionesControlar la Participación de los Interesados
Monitorear y Controlar Realizar el Control Integrado de CambiosValidar el AlcanceControlar el AlcanceControlar el CronogramaControlar los CostosControlar la CalidadControlar las ComunicacionesControlar los RiesgosControlar las AdquisicionesControlar la Participación de los Interesados
Planificación
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Comparativa Gráfica ITIL y PMI
PM – Grupo de Procesos ITIL – Ciclo de Vida del Servicios
Inicio Estrategia del Servicio
Planificación Estrategia del Servicio
Ejecución Diseño , Transición y Operación del Servicio
Monitoreo y Control Mejora Continua
Cierre
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Comparativa Gráfica ITIL y PMI
ITIL V3 2011 PMI – PMBOK 5ta Edición
Estrategia del Servicio Inicio & Planificación
Gestión de la Estrategia de TI Gestión de la Integración
- Definir el mercado - Desarrollo del Acta de Constitución
- Desarrollar las Ofertas - Desarrollo Plan de la Gestión del Proyecto
- Desarrollo de los Activos Estratégicos - Desarrollo Plan de la Gestión del Proyecto
- Prepararse para la implementación - Desarrollo Plan de la Gestión del Proyecto
Gestión del Portafolio de Servicios Gestión del Alcance
- Define el servicio - Planificar la Gestión del Alcance
- Define el servicio - Recopilar Requisitos
- Analiza el servicio - Definir el Alcance
- Analiza el servicio - Crear EDT
- Aprueba el servicio - Validar el Alcance
- Instituir servicio - Controlar el Alcance
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Comparativa Gráfica ITIL y PMI
ITIL V3 2011 PMI – PMBOK 5ta Edición
Estrategia del Servicio Planificación
Gestión Financiera de TI Gestión de Costos
- Presupuesto - Estimación de Costos
- Contabilidad - Determinar el Presupuesto
Diseño del Servicio Ejecución
Gestión de Coordinador del Diseño Gestión de la Integración
- Coordinar - Gestionar el Trabajo del Proyecto
Gestión de la Calidad
- Gestionar los criterios de calidad - Realizar Aseguramiento de la Calidad
Gestión de Recursos Humanos
- Coordinar - Dirigir el equipo del Proyecto
Gestión de las Comunicaciones
- Modelo RACI - Gestionar las Comunicaciones
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Comparativa Gráfica ITIL y PMI
ITIL V3 2011 PMI – PMBOK 5ta Edición
Operación del Servicio Ejecución
Función Gestión Técnica Gestión de las Adquisiciones
- Contratación de Recursos - Efectuar las Adquisiciones
Transición del Servicio Monitoreo y Control
Gestión de Cambios Gestión de la Integración
- Realizar el Control Integrado de Cambios
Mejora Continua Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Controlar la Calidad
Controlar el Alcance
Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Integración entre ITIL y PMI aplicado a la Gestión de Proyectos TI
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Integración entre ITIL y PMI aplicado a la Gestión de Proyectos TI
Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Integración entre ITIL y PMI aplicado a la Gestión de Proyectos TI (1/3)
Presentar Solicitud
Elaborar Oferta Inicial
Solicitar Confirmación
Es conforme?
Elaborar Diseño Técnico
Elaborar Cronograma
No
Solicitar Confirmación
Es conforme?
Si
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
No
Aplicar Modificaciones
2
Si
Inicio Fin
Inicio - Estrategia del Servicio Planificación - Estrategia del Servicio
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Integración entre ITIL y PMI aplicado a la Gestión de Proyectos TI (2/3)
2
Solicitar Conformidad Técnica
GestionarCompras
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es conforme?
Realizar Ajustes Técnicos al Doc.
Requiere Compras?
GestionarTareas Implantación
Ejecutar Actividades
Habilitar Servicios
Registrar CIs
Realizar Seguimiento
Informar al Cliente
3
No
Si
Ejecución - Diseño y Transición del Servicio
Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Integración entre ITIL y PMI aplicado a la Gestión de Proyectos TI (3/3)
3
Elaborar Documentación Técnica
Validar Documentación
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es conforme?
Consolidar Documentos
Es conforme?
Entregar Servicio Operaciones
Firmar Doc. Cierre
Entregar Doc. Cierre
FIN
Actualizar Documentación
No
Si
SiNo
Ejecución - Transición y Operación del Servicio
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Caso de Estudio Nro. 1 (1/3) Implementar de un servicio de mensajería y video conferencia en una empresa de consultoría IT
Objetivo : Mantener la comunicación con los clientes y equipos de trabajo, agilizando la productividad en los proyectos. Requerimientos :
•Atender a 3000 usuarios entre empleados y clientes.
•Mantener sesiones de videoconferencia para grupos de 5 a 6 personas.
•La entrega debe estar para dentro de 3 meses.
•Se debe utilizar el producto A para la implementación de la solución y considerar los requisitos TI que demanda este producto.
•La solución debe mantener alta disponibilidad del servicio.
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Presentar Solicitud
Elaborar Oferta Inicial
Solicitar Confirmación
Es conforme?
Elaborar Diseño Técnico
Elaborar Cronograma
No
Solicitar Confirmación
Es conforme?
Si
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
No
Aplicar Modificaciones
2
Si
Inicio Fin
Caso de Estudio Nro. 1 (1/2)
Documento de Estrategia
Costo del Servicio
Diseño de la Solución e Infraestructura Lógica & Física
- Objetivos , Alcances y Restricciones del servicio.- Alta Disponibilidad de la Solución - Infraestructura Exclusiva
Presentar los costos involucrados en la implementación del servicio y de la operación del mismo.
Licencias de Software por 2 años.Nuevos ServidoresUnidades de Almacenamiento y BackupsEquipos de Balanceo FísicoCostos Operativos
Detalle de la arquitectura física requeridaDescripción y ubicación gráfica de los equipos y elementos de la soluciónCapacidad requerida a implementarseActividades a realizar al ejecutar la implantación de los equipos y solución elegida.Cronograma del proyectoReferencia a información de las autorizaciones y costos utilizados.
Servicio de Mensajería y Videoconferencia en una empresa de consultoría IT
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Caso de Estudio Nro. 1 (2/2)
2
Solicitar Conformidad Técnica
GestionarCompras
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es conforme?
Realizar Ajustes Técnicos al Doc.
Requiere Compras?
GestionarTareas Implantación
Ejecutar Actividades
Habilitar Servicios
Registrar CIs
Realizar Seguimiento
Informar al Cliente
3
No
Si
Problemas y Lecciones Aprendidas presentados durante la ejecución del proyectoDemora en la confirmación técnica de la disponibilidad del ancho de banda para las funcionalidades presentadas en la solución.Demora en la recepción de equipos y software solicitado para el proyecto.Actividades y pasos no detallados en la definición de la estrategia.
Servicio de Mensajería y Videoconferencia en una empresa de consultoría IT
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Caso de Estudio Nro. 2 (1/3)
Objetivo : Implementar un sistema de facturación en la nube que contemple las normativas del organismo fiscal e integre los procesos de negocio actuales de la empresa. Requerimientos:
•Integrar los 9 sistemas internos que brindan la información necesaria para la facturación actual de la empresa.
•Se debe garantizar la continuidad del servicio dentro de los tiempos acordados de recuperación con el organismo fiscal.
•La solución debe contemplar las políticas de negocio según lo especificado por el organismo fiscal aplicado a los documentos generados por el proceso de facturación.
Implementación de un sistema de facturación en la nube
Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Presentar Solicitud
Elaborar Oferta Inicial
Solicitar Confirmación
Es conforme?
Elaborar Diseño Técnico
Elaborar Cronograma
No
Solicitar Confirmación
Es conforme?
Si
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
No
Aplicar Modificaciones
2
Si
Inicio Fin
Caso de Estudio Nro. 2 (1/2)
Documento de Estrategia
Costo del Servicio
Diseño de la Solución e Infraestructura Lógica & Física
- Objetivos , Alcances y Restricciones del servicio.- Alta Disponibilidad de la Solución - Infraestructura Exclusiva
Presentar los costos involucrados en la implementación del servicio y de la operación del mismo.
Alta Disponibilidad de los elementos de red requeridos para la transferencia de información hacia la solución en la nube.Presentar los costos involucrados en la implementación del servicio y de la operación del mismo. Unidades de Almacenamiento y BackupsEquipos de Balanceo FísicoCostos Operativos
Detalle de la arquitectura física requeridaDescripción y ubicación gráfica de los equipos de intercambio.Capacidad requerida a implementarseActividades a realizar al ejecutar la implantación de los equipos.Cronograma del proyectoReferencia a información de las autorizaciones y costos utilizados.
Sistema de Facturación en la Nube
Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Caso de Estudio Nro. 2 (2/2)
2
Solicitar Conformidad Técnica
GestionarCompras
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es conforme?
Realizar Ajustes Técnicos al Doc.
Requiere Compras?
GestionarTareas Implantación
Ejecutar Actividades
Habilitar Servicios
Registrar CIs
Realizar Seguimiento
Informar al Cliente
3
No
Si
Problemas y Lecciones Aprendidas presentados durante la ejecución del proyectoSolicitudes de cambio y ajuste para la integración de los servidores de intercambio y la solución en la nube.
Sistema de Facturación en la Nube
Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Identificación de Puntos de Control (1/3)
Presentar Solicitud
Elaborar Oferta Inicial
Solicitar Confirmación
Es conforme?
Elaborar Diseño Técnico
Elaborar Cronograma
No
Solicitar Confirmación
Es conforme?
Si
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
No
Aplicar Modificaciones
2
Si
Inicio Fin
Solicitar Conformidad de los Costos y Alcance que comprende el proyecto de implantación de la Infraestructura.
Solicitar Conformidad del Diseño de la infraestructura que se implantara y que forma parte del proyecto
Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Identificación de Puntos de Control (2/3)
2
Solicitar Conformidad Técnica
GestionarCompras
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es conforme?
Realizar Ajustes Técnicos al Doc.
Requiere Compras?
GestionarTareas Implantación
Ejecutar Actividades
Habilitar Servicios
Registrar CIs
Realizar Seguimiento
Informar al Cliente
3
No
Si
Informar retrasos y modificaciones que puedan afectar el cronograma del proyecto de infraestructura
Solicitar Conformidad Técnica del Diseño que se aplicara para la implantación de laInfraestructura del Proyecto
Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Identificación de Puntos de Control (3/3)
3
Elaborar Documentación Técnica
Validar Documentación
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es conforme?
Consolidar Documentos
Es conforme?
Entregar Servicio Operaciones
Firmar Doc. Cierre
Entregar Doc. Cierre
FIN
Actualizar Documentación
No
Si
SiNo
Validar la Documentación de la infraestructura entregada con el objetivo que Operaciones tenga toda la información para la administración del servicio
Controlar que se cumpla la documentación del servicio que se aloja en la infraestructura entregada para su posterior administración por Operaciones
Solicitar Conformidad del Cliente por la infraestructura entregada
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Beneficios de la integración de ITIL / PMI
Sinergía entre la Gestión de Proyectos e ITIL .
Contar con un responsable o PMP como un valor agregado a la generación del servicio.
Combinar ITIL y la gestión de proyectos permite ejecutar proyectos con un mayor nivel de calidad.
Los puntos de control en el proceso de generación del servicio desde un enfoque de proyecto asegura resultados satisfactorios.
ITIL y PMI pueden tener un impacto muy positivo sobre la organización de los departamentos de TI .
Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Lecciones Aprendidas Mayor comunicación en la generación de servicios para evitar
re-trabajos.
Entender la necesidad del negocio y la estrategia a implementar para aligerar el proceso de generación del servicio.
Alinearse a los procedimientos basados en los estándares como ITIL y PMI permite asegurar una adecuada gestión de cambios.
Llevar al Comité de Cambios (CAB) las modificaciones en el alcance que realmente afecten drásticamente al proyecto.
Comunicar al equipo del proyecto los objetivos del negocio de esta manera no se sentirán ejecutores de actividades repetitivas.
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Conclusiones Adecuar los estándares o marcos metodológicos al proceso
del negocio.
No aumentar complejidad a los procesos de negocio para adaptarlos a los estándares seleccionados.
Calcular o identificar el retorno de inversión que involucra adoptar estándares que mejoren el proceso del negocio.
Comunicación de los objetivos y beneficios que se obtendrán con el fin de reducir la resistencia cultural.
Liderazgo para proponer el momento adecuado para la implantación de un determinado estándar.
Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Información de Contacto
• Compañía : Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C.
• Teléfono: 998737717
• Email : [email protected]
• Sesión: