INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIA...

“SOMOS LOS MEJORES, BUSCAMOS LA EXCELENCIA”

INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIA RESTREPO

MANUAL DE CALIDAD (SGC)

TRD CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINAS

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Septiembre de 2014 1 de 1

MANUAL DE CALIDAD SGC

“Formamos en valores y principios para el desarrollo personal, social y laboral”

Tuluá, Valle del Cauca 2014-2016





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Septiembre de 2014 2

Rectora.

Mg. GLADYS RESTREPO CASTAÑO

Equipo Directivo de la Institución Educativa

Lic. STELLA OBANDO GARCIA Lic. CILENA ROSAS POLINDARA Lic. BLANCA MARLIRIA PALACIO BOLIVAR Lic. JAIME CASTILLO JIMENEZ

Sedes que conforman la Institución Educativa SEDE CENTRAL SEDE SANTA CLARA SEDE ANTONIA SANTOS SEDE MARIA LUISA ROMAN SEDE JULIO PEDROZA

Agradecimientos especiales A las autoridades educativas del municipio. A todos los directivos y docentes de la IE. A todos los miembros del gobierno escolar. A los padres de familia y acudientes. A los estudiantes de todos los niveles escolares. Al personal de administrativo y de servicios generales. A los ex alumnos.

REFERENTE INSTITUCIONAL.

La reformulación del Proyecto Educativo Institucional PEI. De la Institución Educativa JULIA

RESTREPO, está proyectada en un plan decenal institucional, cuyas características se

transversalizan a partir de lo dispuesto en la estructura de la guía 34 del MEN, la norma técnica NTC – GP: 1000 / 2009, los requerimientos del plan decenal nacional de educación, el plan sectorial de desarrollo y las necesidades específicas del entorno y su comunidad educativa, surgiendo así el siguiente documento.

Apoyo Técnico Profesional Especializado. BUREAU VERITAS ATENEA CONSULTORES

Aportes de la Institución Educativa. Direccionamiento Estratégico Proyectado Según Plan Decenal Institucional 2010 Comunidad Educativa JULIA RESTREPO Registro del PEI. Ante las respectivas autoridades educativas de la entidad territorial certificada de Tuluá





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Para Uso Exclusivo de las Institución Educativa. La Administración de la Institución Educativa Julia Restrepo de Tuluá, autoriza el USO responsable y pertinente

a la información aquí suministrada a todos los miembros de la comunidad académica y educativa y prohíbe su reproducción parcial o total, impresa o en medio magnética de personas, entes o instancias ajenas a la Institución. Todos los derechos reservados. “Copyright”

Elaborado y publicado en Tuluá – Valle del Cauca en Septiembre de 2011. Actualizado y publicado en Tuluá – en Septiembre de 2014





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La Secretaria de Educación Municipal de Tuluá y La corporación Educativa, agradecen a toda la comunidad educativa Julia Restrepo que

participó incondicionalmente en la realización de este arduo trabajo, a los directivos y docentes que con su gestión escolar, contribuyen

diariamente en la edificación de una sociedad más incluyente y mejor preparada, para afrontar los retos de un mundo en constante evolución,

en un territorio de inclusión social, como es Tuluá una ciudad sin límites.





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CARTA DE LA RECTORA

Era común escuchar en los pasillos de los claustros educativos y en la calle misma la necesidad de generar

un cambio en la Educación que lograra, a través de la concepción de una Institución Educativa dinámica e

innovadora con capacidad de gestión desde los puntos de vista administrativo y pedagógico, la creación de

ambientes de aprendizaje y convivencia, en los cuales, se desarrollarán adecuadamente actividades

relativas a las áreas fundamentales de la ciencia y la educación con una alta conciencia del trabajo en equipo.

La Ley 115 de 1994 Ley General de la Educación y sus normas reglamentarias y complementarias

desarrolla estas posibilidades y entre otras cosas determinan que toda institución educativa diseñe y

desarrolle su propio y particular proyecto de vida, que para la Educación Formal recibe el nombre de

PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL -PEÍ.

Tomando los lineamientos dados por el Ministerio de Educación Nacional, el PROYECTO EDUCATIVO

INSTITUCIONAL, PEÍ., tiene cuatro componentes que definen adecuadamente la forma como puede proyectarse

una comunidad educativa a través de: Componente Teleológico o conceptual, Componente Administrativo,

Componente Pedagógico y Componente de Proyección a la Comunidad.

Posteriormente se organizó la estructura de los PEÍ., a través de la guía 11 de auto evaluación para el

mejoramiento institucional emitida por el MEN y la guía GTC200 del ICONTEC., ordenando su disposición a

través de gestiones en las cuales se plantean la gestión directiva y horizonte institucional, la gestión

académica, la gestión administrativa y la gestión de la comunidad

Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIA RESTREPO ha

orientado todo su esfuerzo, hacia el desarrollo institucional y la formación integral de sus estudiantes, todo

ello, ajustado a los requerimientos legales y en especial a las necesidades de la comunidad educativa, de su

área de influencia, las características de la población docente y discente y a las expectativas de la comunidad

que bien está demostrado puede influir en todo el municipio y otros municipios vecinos, dado su prestigio

de liderazgo formativo y pedagógico en la región.

Este manual de calidad es un instrumento de vital importancia en las auditorías internas y externas del ente

certificador fundamentada en la norma NTCGP1000:2009 donde se organizan todos los procesos

sistemáticamente para garantizar la calidad en la prestación del servicio Educativo

Por esta razón, el presente trabajo, elaborado por la institución educativa JULIA RESTREPO, será un

medio, un vehículo, una herramienta eficaz para facilitar el cumplimiento esencial de su labor educativa

como es la de: formar jóvenes íntegros, honestos, sensibles, líderes y dueños de su región, capaces de

asumir competentemente el papel protagónico que les corresponde ocupar en los diferentes escenarios de la

vida

Atentamente,





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INTRODUCCIÓN

“La clave del éxito de un Institución Educativa radica en la forma y en los alcances de su sistema de planificación estratégica, la articulación de ésta con la planeación operacional y la práctica organizacional para el mejoramiento continuo” Las instituciones educativas desde su autonomía y flexibilidad para la diversificación, democratización y construcción de sus sistemas y modelos organizacionales con características propias, tienen la obligatoriedad de Construir, apropiar e implementar un Sistema Integrado de Gestión de Calidad, que garantice el desarrollo de procesos y gestiones caracterizados por la eficacia, eficiencia, efectividad. Para que haya Calidad en la prestación del servicio educativo, todos los Procesos desarrollados deben ser pensados con anterioridad y organizados en planeaciones previas, que respondan al qué y al cómo hacerlo, para satisfacción de sus necesidades y sus expectativas. Planeación que permita la participación en la toma de decisiones y en la formulación de estrategias tácticas para la acción pertinente, generando un alto impacto en la comunidad beneficiada; es decir, la Calidad no es resultado de la casualidad sino de la voluntad y la planeación de los Procesos. La planeación estratégica como herramienta permite la acción consciente y responsable antes y durante los actos educativos, en cualquiera de sus procesos, (Directivos; Misional; de Apoyo y Evaluación) orientando por procesos, donde se desarrollen al máximo las potencialidades y el talento de quienes la ejecutan.





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TABLA DE CONTENIDO

1. CARACTERIZACION INSTITUCIONAL

1.1 Identificación 1.2 Ubicación de Sedes 1.3 Carácter 1.4 Niveles y jornadas 1.5 Naturaleza Jurídica Municipal 1.6 Planta de personal 1.7 Población Estudiantil

2. COMPROMISO INSTITUCIONAL

3. ALCANCE

4. EXCLUSIONES

5. OBJETO

6. RESEÑA HISTORICA

7. HORIZONTE INSTITUCIONAL

7.1 Misión

7.2 Visión 7.3 Símbolos Institucionales

8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 8.1 Organigrama Institucional

9. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

9.1 Mapa de Proceso Institucional 9.2 Política de Calidad 9.3 Objetivos de calidad 9.4 Matriz de riesgo institucional

9.5 Tabla de Indicadores Institucionales 9.6 Fichas de caracterización por Gestión 9.7 Procedimientos por Área de Gestión 9.8 Glosario 9.9 Anexos





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1. CARACTERIZACIÓN INSTITUCIONAL

1.1 Identificación:

NOMBRE : Institución Educativa Julia Restrepo.

NIT : 891.900.285-7

E-mail : iejuliarestrepoemtulua.gov.co Iejuliarestrepomail.com CODIGO DANE : 176834000092 REGISTRO ICFES : 018986

Nº DE SEDES : Cinco (5) Nombre Sedes : Sede Principal Julia Restrepo, Antonia

Santos, María Luisa Román, Santa Clara de Asís y Julio Pedroza.

MUNICIPIO : Tuluá DEPARTAMENTO : Valle del Cauca DIRECCIÓN : Calle 27 Nº 33-42 TELÉFONO : 2243531 CARÁCTER : Oficial





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1.2 UBICACIÓN DE SEDES

El municipio de Tuluá en su interés de permitir la inclusión académica de su población y como municipio certificado en educación, tiene como política la atención a niños y niñas que permitan fortalecer los valores de los estudiantes para mejorar su calidad de vida. Ofrece desde transición,

primaria, básica y media técnica , además del bachillerato acelerado en el nocturno y los sábados. NOMBRE DIRECCIÓN TELÉFONO

CENTRAL CALLE 27No 33 – 42 2243531

SANTA CLARA CARRERA 22 Nº 33A -03 2245084

ANTONIA SANTOS CALLE 25 Nº 28-15 No Tiene

MARIA LUISA ROMAN CARRERA 36 Nº 27-81 No Tiene

JULIO PEDROZA VEREDA CAMPOALEGRE No Tiene

1.3 CARÁCTER: OFICIAL – CO EDUCATIVO (MIXTO)

1.4 NIVELES Y JORNADAS

SEDES

NIVEL

JORNADAS

MAÑANA TARDE NOCTURNO SABATINO

JULIO PEDROZA

PREESCOLAR Y

PRIMARIA

Transición, Primero, Segundo, Tercero, Cuarto,

Quinto NO HAY JORNADA N/A N/A

MARIA LUISA ROMAN

PREESCOLAR Y

PRIMARIA

Transición, Primero, Segundo, Tercero, Cuarto,

Quinto NO HAY JORNADA N/A N/A

ANTONIA SANTOS

PREESCOLAR Y PRIMARIA

Transición, terceros.

cuartos, quintos

Primeros y

segundos N/A N/A

N/A Ciclo I-II-III-IV-V-

VI

SANTA CLARA

PREESCOLAR- PRIMARIA BACHILLER

Transición ,primero Segundo, tercero, cuarto,

quinto, sexto,

séptimo, octavo

Transición. Primero, segundo

N/A N/A

CENTRAL

BASICA Y MEDIA MEDIA TECNICA

Noveno, decimo, once 10-1 - 10-2

11-1

Sexto, séptimo Octavo Noveno

N/A N/A

BASICA Y MEDIA

Ciclos III IV V VI

N/A





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1.5 NATURALEZA JURÍDICA MUNICIPAL

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN MODALIDADES

Decreto # 616 de 29 de agosto 1945 colegio anexo al Gimnasio del Pacifico /

modificada por el decreto # 124 de

Febrero 20 de 1947 por la cual se conforma institución independiente del

Gimnasio del Pacifico. Mediante la resolución 1842. El 5 de septiembre del 2002

se fusiona el JULIA RESTREPO con 3 sedes y queda como Institución Educativa

JULIA RESTREPO.

En el Decreto Nº 0243 de Julio de 2009, se agrega una Sede Rural con Programa de Escuela Nueva, ubicada en el corregimiento Campoalegre Tuluá, llamada JULIO PEDROZA.

Modalidad Técnica: TÉCNICO EN CREACIÓN DE EMPRESAS Y SU PLAN DE NEGOCIO TECNICO EN OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS. TÉCNICO CERTIFICADO CON EL SENA. DOCUMENTACIÓN Y REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES. TÉCNICO EN GESTIÓN SALUD-UCEVA.

Modalidad Académica: BACHILLERATO CON ENFASIS EN CONTABILIDAD Y FINANZAS

1.6 PLANTA DE PERSONAL

DESCRIPCIÓN TOTAL

Rectora 1

Coordinadoras 4

Docentes 86

Administrativos 15

Docente orientador 1

Total 104

1.7 POBLACION ESTUDIANTIL

SEDES POBLACION ATENDIDA

2011 2012 2013 2014

Central diurno 1554 1651 1603 1537

Central Nocturno 108 259 230 134

Santa Clara 649 769 742 789

Antonia Santos Sabatinos 277 406 294 181

Antonia Santos 551 601 597 538

María Luisa Román 259 286 296 279

Julio Pedroza 70 86 83 80

Total 3468 4058 3851 3538





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2. COMPROMISO INSTITUCIONAL El suscrito Rector de la Institución Educativa JULIA RESTREPO ,conjuntamente con su

Comité del Sistema Integrado de Gestión de Calidad1, manifiestan su interés y compromiso de

liderar de manera directa y sistemática la implementación del SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN DE CALIDAD – SIGC en cumplimiento de la Ley 872 de 2003, reglamentada

mediante Decreto 4110 del 9 diciembre de 2009, donde se adopta la Norma Técnica de

Calidad en la Gestión Pública NTGCP1000:2009; el Decreto 1599 del 20 de mayo del 2005

emanado de la Presidencia de la República que regula el Modelo Estándar de Control Interno

MECI de obligatorio cumplimiento para todas las organizaciones del Estado Colombiano y la

Guía para el Mejoramiento institucional Nº34 Emanada del Ministerio de Educación Nacional.

El SIGC constituye un valioso instrumento directivo que facilita el cumplimiento de sus

Objetivos Institucionales en desarrollo de su función y mejoramiento continuo de los Procesos

a través de su Planeación, Seguimiento y Control con el fin de garantizar la eficiencia,

eficacia, efectividad del servicio educativo ofrecido.

La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTGCP1000:2009, unifica los criterios y

parámetros básicos de la Normas Técnicas de Calidad ISO, El MECI y la Guía Nº34

procurando caracterizar y armonizar los Procesos Institucionales eliminando la individualidad

de las Gestiones, garantizando la claridad de los procedimientos y aplicando seguimiento y

control a todas las

Actividades desarrolladas según del Ciclo de Calidad PHVA para el Mejoramiento Continuo.

De igual forma el SGIC permite a todos los miembros de la comunidad educativa y a los entes

de control externo verificar el cumplimiento de los requisitos organizacionales según el

Direccionamiento Estratégico construido de manera compartida

Nuestro compromiso sensibilizar y estimular la participación de todo el personal de la

Institución en pro del desarrollo del SIGC estableciendo acuerdos por la vía del diálogo para

el fortalecimiento del trabajo y la calidad educativa





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3. ALCANCE El sistema de Gestion de calidad está definido para la prestación del servicio

Educativo en los niveles de preescolar, Básica primaria, Básica Secundaria y Media

en las cinco sedes que conforman la institución.

4. EXCLUSIONES

Para la institución se excluye el numeral 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y

Medición, la razón es que los equipos de seguimiento y medición son usados de

manera pedagógica en las aulas.

5. OBJETO

El manual de calidad presenta de forma clara coherente la estructura de la institución

educativa Julia Restrepo, como un sistema de Gestión basado en estándares de

calidad que aseguran la prestación de todos los servicios resultantes de la interacción

de los procesos definidos al interior de la misma, como apoyo fundamental de las

actividades académicas y pedagógicas que son la razón de ser de la institución.

El sistema de gestión de calidad se fundamenta en el cumplimiento de la norma

NTCGP-1000:2009 e ISO 9001: 2008; tiene como objetivo proporcionar confianza a

nuestros usuarios en cuanto al buen funcionamiento de la institución Educativa Julia

Restrepo, puesto que nos proponemos comprobar nuestra capacidad para cumplir

con los requisitos por ellos establecidos y además, cualquier requisito asociado.

Este manual se encuentra a disposición de todos aquellos interesados en nuestro

sistema de gestión de calidad, como guía fundamental del entendimiento de la

estructura de funcionamiento de la Julia Restrepo.





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6. RESEÑA HISTÓRICA El Instituto Julia Restrepo se creó por iniciativa del señor Absalón Fernández de Soto

mediante decreto No. 616 del 29 de agosto de 1.945 y funciona a partir del 1 de octubre de

1.945 como anexo al colegio Gimnasio del Pacífico es el primer colegio oficial de bachillerato

para la mujer. Hoy cumple 57 años. El nombre se dio en honor a Doña Julia Restrepo de

González educadora Antioqueña quien tuvo colegios en distintas regiones del Valle.

En 1.947 el 20 de febrero el gobierno departamental expidió el decreto No. 124 y dispuso que

a partir del 1 de marzo el Instituto se independizara del colegio Gimnasio del Pacífico bajo la

dirección de la señora Esther Zorrilla.

Con ella han pasado 10 rectoras hasta la actual que es la Magíster Gladys Restrepo Castaño.

Durante la rectoría de la Doctora Deyanira Posada. Gil el satélite la Graciela inicio labores el

13 de septiembre de 1.984 como seccional del central hasta

el 2002 fecha en que paso a ser una Institución Independiente, al igual que la creación del

bachillerato nocturno en septiembre de 1.975.

Su escudo significa virtud - trabajo y ciencia. Los colores de la bandera son los de María

Auxiliadora a quien está consagrado el plantel. El himno del colegio la letra la compuso

Bonifacio Bautista y la Música Héctor Cedeño.

La formación integral que imparte la Institución Educativa Julia Restrepo se ve reflejada en los

diferentes comités estudiantiles como: Comité Bienestar Estudiantil, Periódico, Banda de paz,

Ecos de libertad, Teatro, Revista Musical, Porristas, Audiovisuales.

Los triunfos que ha tenido como el campeonato distrital de Atletismo en 1.968 - 1.969.

El segundo lugar a nivel nacional en los intercolegiados de baloncesto realizados en

Cartagena y en pesas ocupando el primer lugar en octubre de 2.000, el reconocimiento de la

banda de paz a nivel departamental, entre otros.

Hoy el Gobierno Nacional, acatando la ley 715 y mediante la resolución 1842 de

septiembre 5 de 2.002 fusionó el colegio con escuelas Antonia Santos - Santa Clara -

María Luisa Román, tomando el nombre de Institución Educativa “Julia Restrepo” y

garantizando la educación desde el grado 0° hasta el grado 11°.





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La Institución Educativa “Julia Restrepo” se propone como meta principal, alcanzar el

mejoramiento cualitativo en la educación que impartimos fomentada en valores de

sana convivencia, mutua confianza, cooperación generosa, dirigidos a crear un clima

de equilibrio humano ético y religioso para una formación integral.

Mediante Resolución No. 113 de Julio de 2003 cedió Reconocimiento Legal al

Proyecto Educativo Institucional basado en una especialidad en “Desarrollo

Empresarial Contable” para la Media Técnica, graduando así la primera promoción en

julio de 2004.

Luego se estableció en el 2005 convenio de articulación con el SENA, mejorando

nuestra media técnica y así la SEM emitió la resolución 310-056.250 de Mayo 28 de

2005, donde se reconoce oficialmente como Institución {con la Media Técnica en

creación de Empresas y su Plan de Negocios y además faculta para otorgar titulo con

énfasis en Contabilidad y Finanzas.

En la fusión con otras instituciones se nos agrega una sede rural con programa de

escuela nueva, ubicada en el Corregimiento de Campo alegre-Tuluá. Llamada “Julio

Pedroza”, decreto No. 0243 de Julio de 2009.

La institución Educativa “Julia Restrepo” cuenta con programas de Bachillerato para adultos Jornada Nocturna y además el Municipio crea los sabatinos en el año 2004 ubicando una sede en la Antonia Santos con horario de los sábados y mediante resolución No. 524 del 3 de Agosto de 2006. En el 2010 subimos a nivel ALTO en el ICFES. En el año 2014 iniciamos con el convenio con la Universidad Central del Valle UCEVA, donde se implementa el currículos de la “Técnica en Gestión salud” y cuyo convenio busca el ingreso de nuestras estudiantes, reconociendo y homologando dos semestres en la Técnica Profesional de la UCEVA. Igualmente es importante resaltar que en la historia se ha subido en niveles ICFES a ALTO y logramos Becas para más de 20 estudiantes.





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7. HORIZONTE INSTITUCIONAL

7.1 Misión

7.2 Visión .





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7.3 Símbolos de la Institución





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8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 8.1 ORGANIGRAMA a. ORGANIGRAMA

EGRESADOS

ESTUDIANTES

ORIENTADORES

DE GRUPO

INSTITUCION EDUCATIVA JULIA RESTREPO

RECTORIA

CONSEJO ACADEMICO

CONSEJO DIRECTIVO

EQUIPO

DIRECTIVO

ASAMBLEA DE PADRES

PERSONERO

CONSEJO ESTUDIANTIL

COMITÉ DE

CALIDAD

CONSEJO DE PADRES

ASOFAMILIA COMISIONES DE EVALUACIÓN Y

PROMOCIÓN

DEPARTAMENTO

ACADÉMICO

DOCENTES

DOCENTE

ORIENTADOR

PERSONAL ADMINISTRATIVO

Y OPERATIVO

COORDINADORES





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9. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

9.1 MAPA DE PROCESO INSTITUCIONAL





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9.2 POLITICA DE CALIDAD

9.3 OBJETIVOS DE CALIDAD

La Institución Educativa contribuye en la formación integral del educando mediante el recurso humano calificado y comprometido, fundamentado en valores y principios, promueve permanentemente lecto-escritura, actividades pedagógicas, culturales, lúdicas y deportivas para el desarrollo personal, social y económico, satisface así las necesidades de la comunidad educativa y propende por el mejoramiento continuo

Formar a nuestros estudiantes en la media técnica.

Implementar actividades para garantizar la satisfacción de la comunidad educativa.

Definir estrategias que conlleven al mejoramiento continuo en los procesos institucionales.

Realizar permanentemente actividades pedagógicas, culturales y deportivas que permitan el desarrollo integral de toda la comunidad educativa.

Formar lectores y escritores competentes.





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9.4 MATRIZ DE RIESGO

FECHA

ACEPTABLE

TOLERABLE

INADMISIBLE

TOTAL

27/ 01/2011

No. DE RIESGO 3 16 2 21

% DE RIESGOS 14% 76% 10% 100%

ESPERADO 40% 40% 20% 100%

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONALES

PROCESO FUENTE RIESGO IMPACTO PROBABILID

AD VALORACIÓ

N

1 GESTI0N ACADEMICA

Modelo Pedagogico

Enfoque desarticulado del PEI

3 2 6

2 GESTI0N ACADEMICA

Pruebas externas Pérdida de posicionamiento Institucional

3 2 6

3 GESTI0N ACADEMICA

Actividades de apoyo pedagógico

Bajo empoderamiento por parte de estudiantes y docentes 3 2 6





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4 GESTI0N

ACADEMICA Pasantías (Medía técnica)

Incoherencia entre el saber y saber hacer

2 1 2

5 GESTI0N ACADEMICA

Plan de estudio de estudiantes nuevas

Dificultad en la nivelación de estudiantes nuevas en algunas áreas 3 3 9

6 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Presupuesto Recaudado

Falta de Recursos 1 2 2

7 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Contratista proveedor

Retrasó en la ejecución de actividades Institucionales 1 2 2

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONALES

PROCESO FUENTE RIESGO IMPACT

O PROBABILID

AD VALORACIÓN

8 GESTION DE CALIDAD

SEM

Insuficiente respaldo del SEM al comité de calidad y a la tarea que se está realizando

3 2 6


Rectoría

No se establecen políticas Institucionales en cuanto al proceso de calidad

2 2 4


Talento humano

contar con personal resistente al cambio

2 1 2


SEM inestabilidad laboral de algunos docentes (Decreto 1278)

2 1 2


Documentación documentos obsoletos en uso 2 2 4


Procedimientos

Falta seguimiento a proceso 3 2 6

14 GESTIÓN COMUNITARIA

Escuela de Padres Inasistencia a convocatoria 3 2 6


Mecanismos para evaluar el funcionamiento de la asamblea de padres de familia

operatividad de asamblea 3 2 6


Seguimiento egresados

Contacto escaso egresados 3 2 6





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Servicio Social

Conocimiento necesidades 3 2 6

18 GESTIÓN DIRECTIVA

Cronograma Actividades Institucionales

Carencia de metodología para evaluación y seguimiento a las actividades

2 2 4


Proyecto de prevención y atención de riesgos psicosociales

actitudes negativas del personal 2 2 4


Presupuesto No disponer del presupuesto necesario

2 3 6


Planes y programas Incumplimiento de Metas 3 3 9

MATRIZ DE INTERVENCIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONALES

N°

RIESGO

GR

AD

O D

E

AC

EP

TA

BIL

IDA

D

ACCIONES A TOMAR

AC

TIV

IDA

DE

S

TIE

MP

O D

E

NT

IER

VE

NC

IÓN

RE

SP

ON

SA

BL

ES

IND

ICA

DO

R

MITIGAR

TRANSFERIR

MANTENER

1 Enfoque

desarticulado del PEI

INADMISIB

LE X

Retomar capacitación a la comunidad educativa del

enfoque pedagógico.

Aplicar el enfoque en quehacer

pedagógico y en los procesos institucionales.

Realizar seguimiento a la utilización del enfoque

Semana de desarrollo

institucional. Permanente

Consejo académico. Coordinador





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2 Perdida de

posicionamiento institucional

INADMISIB

LE X

Capacitar a docentes en

formulación de preguntas tipo

pruebas externas. Realizar

evaluaciones tipo ICFES de noveno hasta

once . Realizar simulacros tipo ICFES en los

grados 10 y 11. Realizar

evaluaciones tipo prueba

saber desde 5 de primaria

hasta octavo grado

Semanas institucionales. 4 periodos. 2 en el año . En cada periodo

Rectoría y consejo

directivo . Docentes

3

Bajo Empoderamiento

por parte de estudiantes y

docentes

INADMISIB

LE X

Verificar la coherencia entre las

actividades de apoyo

consignadas en el plan de

estudio y la realizada.

Finales del 2 y 4 periodo

Coordinador

4 Incoherencia

entre el saber y saber hacer

ACEPTABL

E X

5

dificultad en la nivelación de estudiantes nuevas en

algunas áreas

INADMISIB

LE X

Revisar el plan de estudio de

la institución de procedencia

para diagnosticar las

falencias. Responsabiliza

r al padre de familia de la

nivelación de la estudiante, mediante

compromiso.

Momento del ingreso

Rectoría, Secretario Académico

y Coordinador

6

carencia de metodologia para

evaluar las actividades

ACEPTABL

E x





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7 actitudes

negativas del personal

TOLERABL

E x

capacitar y fomentar

charlas de superación personal

3° periodos jefes de

área

8 No disponer del

presupuesto necesario

INADMESIB

LE x

priorizar necesidades

1° periodo consejo directivo


N°

RIESGO

GR

AD

O D

E

AC

EP

TA

BIL

IDA

D

ACCIONES A TOMAR

AC

TIV

IDA

D

ES

TIE

MP

O D

E

INT

ER

VE

N

CIÓ

N

RE

SP

ON

S

AB

LE

S

IND

ICA

DO

R

MITIGAR

TRANSFERIR

MANTENER

9 incumplientos de metas INADMISIB

LE x

control y seguimiento al plan de

mejoramiento

permanente

comité de calidad

10

Insuficiente respaldo del SEM al comité de calidad

y a la tarea que esta realiza

INADMISIB

LE x

Comprometer a la

Administración

municipal de acuerdo a directrices

del ministerio

de Educación

3 PERIO

DO académico

RECTORA

11 no se establecen políticas institucionales en cuanto a

procesos de calidad

TOLERABL

E x

Reingeniería del

proceso o ajuste a las

políticas institucional

es

3 period

o académico

jefes de áreas y

docentes

Numero de

docentes capacitad

os en gestión

de calidad

12 contar con personal resistente al cambio

TOLERABL

E x

crear cultura de cambio en

algunos docentes,

administrativos, padres de familia

4 period

o académico

directivos

Numero de

docentes con

aptitud de cambio





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13 inestabilidad laboral de

algunos docentes (Decreto 1278)

TOLERABL

E X

acelerar los concursos a

las vacantes y nombramie

nto oportuno

SEM

Numero de

docentes nombrad

os al iniciar el

año lectivo

14 documentos obsoletos en

uso

TOLERABL

E X

actualizar e implementar

formatos estandariza

dos

todo el año

coordinadora de calidad

Numero de

formatos actualiza

dos

15 falta seguimiento a

proceso

INADMISIB

LE X

Crear cultura y

compromiso institucional

permanentemente

Coordinador Gestion de

Calidad

Numero de

Procesos terminad

os eficientemente

16 contacto escaso

egresados

TOLERABL

E x

diseñar plan de

seguimiento a egresados

constante

directiva docente

seguimiento

17 conocimiento necesidades TOLERABL

E x

crear estrategias

para conocer la comunidad

y sus necesidade

s

constante

directiva docente

cobertura

18 inasistencia a convocatorias

TOLERABL

E x

motivar la comunidad

constante

directiva docente

asistencia

19 operatividad de asamblea TOLERABL

E x

diseñar e implementar mecanismo

s de evaluación

constante

directiva docente

operatividad

20 carencia de metodologia

para evaluar las actividades

TOLERABL

E x

diseñar e implementar

el procedimiento de control

y seguimiento

4° period

os rectora

actividades

ejecutas y

evaluadas

21 actitudes negativas del

personal

TOLERABL

E x

capacitar y fomentar

charlas de superación personal

3° period

os

jefes de área

docentes capacitad

os





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03



N°

RIESGO

GR

AD

O D

E

AC

EP

TA

BIL

IDA

D

ACCIONES A TOMAR

AC

TIV

ID

AD

ES

TIE

MP

O

DE

INT

ER

VE

NC

IÓN

RE

SP

ON

SA

BL

ES

IND

ICA

D

OR

MITIGAR

TRANSFERIR

MANTENER

22 No disponer del

presupuesto necesario

INADMESIB

LE x

priorizar necesidade

s

1° period

o

consejo directivo

ejecución del

presupuesto

23 incumplientos de metas INADMISIB

LE x

control y seguimiento al plan de

mejoramiento

permanente

comité de calidad

avances del plan

de mejorami

ento

MAPA INSTITUCIONAL DE RIESGOS

PROBABILIDAD

RIESGOS

ALTA 3

R1-R-2 R-3 R-8 R12- R13-R14-R15-R16-

R17-R20

R5-R-21

MEDIA 2 R4- R10--R11 R9 R18-R19-

BAJA 1 R-7 R-6

IMPACTO

INSIGNIFICANTE 1

MODERADO 2

CATASTRÓFICO 3

ACEPTABLE TOLERABLE INADMISIBLE





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TOTALES

3

16

22

9.5 TABLAS DE INDICADORES:

PROCESO INDICADOR FORMULA UND DE MEDIDA

RESPONSABLE

FRECUENCIA

META FUENTES DE

INFORMACION

Gestión Directiva

Eficacia en la apropiación del horizonte Institucional

Numero de integrantes de la comunidad educativa que conocen y se apropian del horizonte institucional sobre el total de integrantes de la comunidad educativa por el 100 %

% RECTORA Durante el año lectivo

Apropiación del horizonte institucional del 80% de comunidad educativa

Pendones con el horizonte institucional Pacto de convivencia Plegables para la comunidad educativa con el horizonte institucional

Mediación de conflictos entre los diferentes estamentos de la comunidad educativa

Numero de conflictos resueltos sobre /número total

de conflictos presentados por el 100%

%

Comité de resolución de conflictos

Cada periodo

dar solución al menos al 70% de los casos presentados

Registros de mediaciones de conflictos

Mecanismos de inducción a

estudiantes que ingresan nuevos a la institución –

Número de estudiantes nuevos en la institución

número total de estudiantes nuevos en la institución sobre /número total de estudiantes que han recibido la inducción

% COORDINADORA

Durante el año lectivo

Dar la Inducción al 100% de los funcionarios vincuados a la Institución.

Registro de estudiantes nuevos

Adaptación del Pacto de

convivencia con la ley de la

infancia y la adolescencia

Numero de artículos ajustados a la nueva ley sobre /el número total de artículos existentes en el manual

%

comité pacto de convivencia


Al termar el año lectivo 2011 este socializado y entregado al 80% el pacto de convivencia a la comunidad educativa

Manual de convivencia





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GESTION DE CALIDAD

Resultado de las auditorías internas de calidad

Nº de auditorías programadas, sobre/ el número de auditorías realizadas

% Comité de calidad

Anual

Auditar el 100% de la Gestión Académica

Informe de Auditorias Internas.

GESTIÓN ACADEMICA

GESTIÓN ACADEMICA

Eficacia en la implementación del modelo pedagógico

Número de docentes que aplican el modelo pedagógico en el aula de clases sobre / el número total de docentes de la Institución por el 100%

% Comité académico

Anual

al finalizar el año lectivo el 50% de los docentes apliquen el modelo pedagógico institucional en el aula

Plan de estudio institucional Plan de aula

estudiantes que presentan y aprueban las actividades de apoyo programadas por la institución

Número de estudiantes que perdieron áreas sobre/ el número total de estudiantes matriculados por 100%

% Jefes de área

En cada periodo

La reprobación en el año lectivo no pase del 5%

Cronograma institucional de actividades de apoyo. Convocatoria a estudiantes y padres de familia a las actividades de apoyo. Reporte de estudiantes que presentaron y aprobaron las actividades de apoyo

Evaluaciones por competencias en las áreas del plan de estudio

Número de Planes de áreas ajustados a evaluaciones por competencias sobre/ total de áreas del plan de estudio por el 100%

% Jefes de área

En cada periodo

Que el 80% de planes área estén ajustados a las evaluaciones por competencia

Planes de aula Evaluaciones realizadas a estudiantes

Estudiantes que aprueban las pruebas Ifces y saber

Número de estudiantes que presentan los exámenes del estado/ sobre número total de estudiantes que aprueban el examen de estado por el 100%

% Jefes de área

En el mes de octubre

Al menos un 70% de estudiante obtengan un puntaje en el icfes mas de 45 puntos

Plan de estudio institucional





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áreas articuladas con la Modalidad

Numero de áreas de la modalidad ajustadas al plan de estudio institucional sobre /el total de áreas del plan de estudio institucional por 100%

% Jefes de área


En el segundo periodo estar ajustadas el 100% de las áreas de la modalidad

Análisis resultados de pruebas del estado

Proyectos Transversales articulados con el plan de estudio

Número de proyectos implementados en el plan de estudio sobre/ el total de proyectos transversales por el 100%

% Jefes de proyectos

1 y 2 periodo

El 70% de los proyectos transversales articulados con las áreas

Plan de estudio institucional

GESTION ADMINISTR

ATIVA Y FINANCIERA

diagnóstico para el plan de

mantenimiento

Numero de necesidades presentadas por cada sede sobre /el número de necesidades realizadas por el 100%

% Tesorera 1 periodo

Ejecutar el 60% de la necesidades presentadas

Diagnostico real de necesidades de cada sede. Ejecucion del presupesto institucional

Consecución de equipo de cómputo para la Biblioteca

Numero de computadores comprados para la biblioteca sobre/ Numero de computadores solicitados para la biblioteca por el 100%

% Rectora Anual

Gestionar el 40% de las necesidades institucionales

Inventario de material de biblioteca institucional

Eficacia en la implementación del plan de mantenimiento

cantidad de sedes con enlucimiento sobre/ el total de sedes por el 100%

% Rec tora Anual mantenimiento en 70% de las sedes

Planta física de las sedes con enlucimiento

Computadores con Internet para todas las sedes.

Número de aulas con computadores actualizados y con internet sobre /número total de sedes de la institución por el 100%

% Rec tora Anual

gestionar computadores al 100% en las sedes

N/A

GESTION COMUNITAR

IA

Eficacia en los casos de convivencia atendidos por el comité disciplinario, ético o psicológico

Número de casos remitidos sobre/ Número de casos atendidos por el 100 %

%

Comité de Disciplina, etico y Psicología

Anual

dar solución positiva al 75% de los casos presentados durante el año lectivos

N/A

Promoción, control y seguimiento a los talleres de capacitación orientados por el comité de ética y valores a padres de familia

Numero de talleres realizados por/ el total de talleres programados por el 100%

%

Rectora y Coordinadores

Anual

Garantiar el 70% de asistencia de los padres de familia a las escuelas de padres.

N/A





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Eficacia en la promoción y participación de las actividades

Actividades realizadas sobre/ Actividades programadas por el 100%

% Rec tora En los Cuatro Periodos

9.6 FICHAS DE CARACTERIZACION DE CADA GESTION:

Tiene como objetivo las fichas de caracterización identificar las metas,

alcance desde cada una de las gestiones, teniendo en cuenta el planear,

el hacer, el actuar y el verificar; partiendo de las entradas y las salidas

que cuenta la Institución para ofrecer a la comunidad educativa un

servicio de calidad.





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9.7 PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES: La Institución cuenta con dieciocho (18) procedimientos, que nos dan la

ruta para lograr el objetivo y el alcance propuesto desde cada una de las

cinco (5) gestiones; se evidencia los responsables y las actividades para

realizar con el liderazgo de cada uno de los equipos de trabajo, dirigidos y

orientados desde Rectoría; con evaluación y seguimiento desde el

Comité de Calidad.





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9.8 GLOSARIO: -ACCION CORRECTIVA: Acción emprendida para eliminar las causas de no

conformidad existentes con el propósito de que no vuelva a ocurrir.

-ACCION PREVENTIVA: Acción emprendida para eliminar las causas de una posible

no conformidad para prevenir su ocurrencia.

-ACCIÓN DE MEJORA: Consideramos acciones de mejora toda acción que

incrementa la capacidad de la organización para cumplir los requisitos y que no actúa

sobre problemas reales o potenciales ni sobre sus causas. En un símil maratoniano,

podríamos decir que una acción de mejora ayuda al corredor a ir más rápido, mientras

que las acciones correctivas y preventivas le ayudan a tropezar menos.

-AUDITORÍA INTERNA: proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la

extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.

-CALIDAD: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos.

-CORRECCION: Hacer ajuste inmediato del proceso para solucionar una no

conformidad puntual.

-DOCUMENTO: información y su medio de soporte.

-MANUAL DE LA CALIDAD: documento que especifica el sistema de gestión de la

calidad de una entidad.

-MEJORA CONTINUA: acción permanente realizada con el fin de aumentar la

capacidad para cumplir los requisitos yoptimizar el desempeño.

-QUEJA: Es una manifestación formal del cliente sobre una característica del

producto o servicio que no satisface





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-RECLAMO: Es una manifestación formal del cliente de que no se cumplió con una o

varias de las especificaciones ofrecidas, pérdidas o acordadas en un producto o

servicio.

-EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

-EFICACIA: Grado en el que se realiza las actividades planificadas y se alcanza los

resultados planificados

-EFICIENCIA: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

-CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito

-RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el

desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.

-REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades ejecutadas.

-TRAZABILIDAD: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de

todo aquello que está bajo consideración.

-VALIDACION: confirmación mediante el suministro de evidencias objetiva de que se

han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación especifica prevista.

-GESTION: actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar la

institución.

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