“SOMOS LOS MEJORES, BUSCAMOS LA EXCELENCIA”
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MANUAL DE CALIDAD SGC
“Formamos en valores y principios para el desarrollo personal, social y laboral”
Tuluá, Valle del Cauca 2014-2016
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Rectora.
Mg. GLADYS RESTREPO CASTAÑO
Equipo Directivo de la Institución Educativa
Lic. STELLA OBANDO GARCIA Lic. CILENA ROSAS POLINDARA Lic. BLANCA MARLIRIA PALACIO BOLIVAR Lic. JAIME CASTILLO JIMENEZ
Sedes que conforman la Institución Educativa SEDE CENTRAL SEDE SANTA CLARA SEDE ANTONIA SANTOS SEDE MARIA LUISA ROMAN SEDE JULIO PEDROZA
Agradecimientos especiales A las autoridades educativas del municipio. A todos los directivos y docentes de la IE. A todos los miembros del gobierno escolar. A los padres de familia y acudientes. A los estudiantes de todos los niveles escolares. Al personal de administrativo y de servicios generales. A los ex alumnos.
REFERENTE INSTITUCIONAL.
La reformulación del Proyecto Educativo Institucional PEI. De la Institución Educativa JULIA
RESTREPO, está proyectada en un plan decenal institucional, cuyas características se
transversalizan a partir de lo dispuesto en la estructura de la guía 34 del MEN, la norma técnica NTC – GP: 1000 / 2009, los requerimientos del plan decenal nacional de educación, el plan sectorial de desarrollo y las necesidades específicas del entorno y su comunidad educativa, surgiendo así el siguiente documento.
Apoyo Técnico Profesional Especializado. BUREAU VERITAS ATENEA CONSULTORES
Aportes de la Institución Educativa. Direccionamiento Estratégico Proyectado Según Plan Decenal Institucional 2010 Comunidad Educativa JULIA RESTREPO Registro del PEI. Ante las respectivas autoridades educativas de la entidad territorial certificada de Tuluá
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Para Uso Exclusivo de las Institución Educativa. La Administración de la Institución Educativa Julia Restrepo de Tuluá, autoriza el USO responsable y pertinente
a la información aquí suministrada a todos los miembros de la comunidad académica y educativa y prohíbe su reproducción parcial o total, impresa o en medio magnética de personas, entes o instancias ajenas a la Institución. Todos los derechos reservados. “Copyright”
Elaborado y publicado en Tuluá – Valle del Cauca en Septiembre de 2011. Actualizado y publicado en Tuluá – en Septiembre de 2014
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La Secretaria de Educación Municipal de Tuluá y La corporación Educativa, agradecen a toda la comunidad educativa Julia Restrepo que
participó incondicionalmente en la realización de este arduo trabajo, a los directivos y docentes que con su gestión escolar, contribuyen
diariamente en la edificación de una sociedad más incluyente y mejor preparada, para afrontar los retos de un mundo en constante evolución,
en un territorio de inclusión social, como es Tuluá una ciudad sin límites.
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CARTA DE LA RECTORA
Era común escuchar en los pasillos de los claustros educativos y en la calle misma la necesidad de generar
un cambio en la Educación que lograra, a través de la concepción de una Institución Educativa dinámica e
innovadora con capacidad de gestión desde los puntos de vista administrativo y pedagógico, la creación de
ambientes de aprendizaje y convivencia, en los cuales, se desarrollarán adecuadamente actividades
relativas a las áreas fundamentales de la ciencia y la educación con una alta conciencia del trabajo en equipo.
La Ley 115 de 1994 Ley General de la Educación y sus normas reglamentarias y complementarias
desarrolla estas posibilidades y entre otras cosas determinan que toda institución educativa diseñe y
desarrolle su propio y particular proyecto de vida, que para la Educación Formal recibe el nombre de
PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL -PEÍ.
Tomando los lineamientos dados por el Ministerio de Educación Nacional, el PROYECTO EDUCATIVO
INSTITUCIONAL, PEÍ., tiene cuatro componentes que definen adecuadamente la forma como puede proyectarse
una comunidad educativa a través de: Componente Teleológico o conceptual, Componente Administrativo,
Componente Pedagógico y Componente de Proyección a la Comunidad.
Posteriormente se organizó la estructura de los PEÍ., a través de la guía 11 de auto evaluación para el
mejoramiento institucional emitida por el MEN y la guía GTC200 del ICONTEC., ordenando su disposición a
través de gestiones en las cuales se plantean la gestión directiva y horizonte institucional, la gestión
académica, la gestión administrativa y la gestión de la comunidad
Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIA RESTREPO ha
orientado todo su esfuerzo, hacia el desarrollo institucional y la formación integral de sus estudiantes, todo
ello, ajustado a los requerimientos legales y en especial a las necesidades de la comunidad educativa, de su
área de influencia, las características de la población docente y discente y a las expectativas de la comunidad
que bien está demostrado puede influir en todo el municipio y otros municipios vecinos, dado su prestigio
de liderazgo formativo y pedagógico en la región.
Este manual de calidad es un instrumento de vital importancia en las auditorías internas y externas del ente
certificador fundamentada en la norma NTCGP1000:2009 donde se organizan todos los procesos
sistemáticamente para garantizar la calidad en la prestación del servicio Educativo
Por esta razón, el presente trabajo, elaborado por la institución educativa JULIA RESTREPO, será un
medio, un vehículo, una herramienta eficaz para facilitar el cumplimiento esencial de su labor educativa
como es la de: formar jóvenes íntegros, honestos, sensibles, líderes y dueños de su región, capaces de
asumir competentemente el papel protagónico que les corresponde ocupar en los diferentes escenarios de la
vida
Atentamente,
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INTRODUCCIÓN
“La clave del éxito de un Institución Educativa radica en la forma y en los alcances de su sistema de planificación estratégica, la articulación de ésta con la planeación operacional y la práctica organizacional para el mejoramiento continuo” Las instituciones educativas desde su autonomía y flexibilidad para la diversificación, democratización y construcción de sus sistemas y modelos organizacionales con características propias, tienen la obligatoriedad de Construir, apropiar e implementar un Sistema Integrado de Gestión de Calidad, que garantice el desarrollo de procesos y gestiones caracterizados por la eficacia, eficiencia, efectividad. Para que haya Calidad en la prestación del servicio educativo, todos los Procesos desarrollados deben ser pensados con anterioridad y organizados en planeaciones previas, que respondan al qué y al cómo hacerlo, para satisfacción de sus necesidades y sus expectativas. Planeación que permita la participación en la toma de decisiones y en la formulación de estrategias tácticas para la acción pertinente, generando un alto impacto en la comunidad beneficiada; es decir, la Calidad no es resultado de la casualidad sino de la voluntad y la planeación de los Procesos. La planeación estratégica como herramienta permite la acción consciente y responsable antes y durante los actos educativos, en cualquiera de sus procesos, (Directivos; Misional; de Apoyo y Evaluación) orientando por procesos, donde se desarrollen al máximo las potencialidades y el talento de quienes la ejecutan.
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TABLA DE CONTENIDO
1. CARACTERIZACION INSTITUCIONAL
1.1 Identificación 1.2 Ubicación de Sedes 1.3 Carácter 1.4 Niveles y jornadas 1.5 Naturaleza Jurídica Municipal 1.6 Planta de personal 1.7 Población Estudiantil
2. COMPROMISO INSTITUCIONAL
3. ALCANCE
4. EXCLUSIONES
5. OBJETO
6. RESEÑA HISTORICA
7. HORIZONTE INSTITUCIONAL
7.1 Misión
7.2 Visión 7.3 Símbolos Institucionales
8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 8.1 Organigrama Institucional
9. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
9.1 Mapa de Proceso Institucional 9.2 Política de Calidad 9.3 Objetivos de calidad 9.4 Matriz de riesgo institucional
9.5 Tabla de Indicadores Institucionales 9.6 Fichas de caracterización por Gestión 9.7 Procedimientos por Área de Gestión 9.8 Glosario 9.9 Anexos
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1. CARACTERIZACIÓN INSTITUCIONAL
1.1 Identificación:
NOMBRE : Institución Educativa Julia Restrepo.
NIT : 891.900.285-7
E-mail : iejuliarestrepoemtulua.gov.co Iejuliarestrepomail.com CODIGO DANE : 176834000092 REGISTRO ICFES : 018986
Nº DE SEDES : Cinco (5) Nombre Sedes : Sede Principal Julia Restrepo, Antonia
Santos, María Luisa Román, Santa Clara de Asís y Julio Pedroza.
MUNICIPIO : Tuluá DEPARTAMENTO : Valle del Cauca DIRECCIÓN : Calle 27 Nº 33-42 TELÉFONO : 2243531 CARÁCTER : Oficial
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1.2 UBICACIÓN DE SEDES
El municipio de Tuluá en su interés de permitir la inclusión académica de su población y como municipio certificado en educación, tiene como política la atención a niños y niñas que permitan fortalecer los valores de los estudiantes para mejorar su calidad de vida. Ofrece desde transición,
primaria, básica y media técnica , además del bachillerato acelerado en el nocturno y los sábados. NOMBRE DIRECCIÓN TELÉFONO
CENTRAL CALLE 27No 33 – 42 2243531
SANTA CLARA CARRERA 22 Nº 33A -03 2245084
ANTONIA SANTOS CALLE 25 Nº 28-15 No Tiene
MARIA LUISA ROMAN CARRERA 36 Nº 27-81 No Tiene
JULIO PEDROZA VEREDA CAMPOALEGRE No Tiene
1.3 CARÁCTER: OFICIAL – CO EDUCATIVO (MIXTO)
1.4 NIVELES Y JORNADAS
SEDES
NIVEL
JORNADAS
MAÑANA TARDE NOCTURNO SABATINO
JULIO PEDROZA
PREESCOLAR Y
PRIMARIA
Transición, Primero, Segundo, Tercero, Cuarto,
Quinto NO HAY JORNADA N/A N/A
MARIA LUISA ROMAN
PREESCOLAR Y
PRIMARIA
Transición, Primero, Segundo, Tercero, Cuarto,
Quinto NO HAY JORNADA N/A N/A
ANTONIA SANTOS
PREESCOLAR Y PRIMARIA
Transición, terceros.
cuartos, quintos
Primeros y
segundos N/A N/A
N/A Ciclo I-II-III-IV-V-
VI
SANTA CLARA
PREESCOLAR- PRIMARIA BACHILLER
Transición ,primero Segundo, tercero, cuarto,
quinto, sexto,
séptimo, octavo
Transición. Primero, segundo
N/A N/A
CENTRAL
BASICA Y MEDIA MEDIA TECNICA
Noveno, decimo, once 10-1 - 10-2
11-1
Sexto, séptimo Octavo Noveno
N/A N/A
BASICA Y MEDIA
Ciclos III IV V VI
N/A
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1.5 NATURALEZA JURÍDICA MUNICIPAL
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN MODALIDADES
Decreto # 616 de 29 de agosto 1945 colegio anexo al Gimnasio del Pacifico /
modificada por el decreto # 124 de
Febrero 20 de 1947 por la cual se conforma institución independiente del
Gimnasio del Pacifico. Mediante la resolución 1842. El 5 de septiembre del 2002
se fusiona el JULIA RESTREPO con 3 sedes y queda como Institución Educativa
JULIA RESTREPO.
En el Decreto Nº 0243 de Julio de 2009, se agrega una Sede Rural con Programa de Escuela Nueva, ubicada en el corregimiento Campoalegre Tuluá, llamada JULIO PEDROZA.
Modalidad Técnica: TÉCNICO EN CREACIÓN DE EMPRESAS Y SU PLAN DE NEGOCIO TECNICO EN OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS. TÉCNICO CERTIFICADO CON EL SENA. DOCUMENTACIÓN Y REGISTRO DE OPERACIONES CONTABLES. TÉCNICO EN GESTIÓN SALUD-UCEVA.
Modalidad Académica: BACHILLERATO CON ENFASIS EN CONTABILIDAD Y FINANZAS
1.6 PLANTA DE PERSONAL
DESCRIPCIÓN TOTAL
Rectora 1
Coordinadoras 4
Docentes 86
Administrativos 15
Docente orientador 1
Total 104
1.7 POBLACION ESTUDIANTIL
SEDES POBLACION ATENDIDA
2011 2012 2013 2014
Central diurno 1554 1651 1603 1537
Central Nocturno 108 259 230 134
Santa Clara 649 769 742 789
Antonia Santos Sabatinos 277 406 294 181
Antonia Santos 551 601 597 538
María Luisa Román 259 286 296 279
Julio Pedroza 70 86 83 80
Total 3468 4058 3851 3538
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2. COMPROMISO INSTITUCIONAL El suscrito Rector de la Institución Educativa JULIA RESTREPO ,conjuntamente con su
Comité del Sistema Integrado de Gestión de Calidad1, manifiestan su interés y compromiso de
liderar de manera directa y sistemática la implementación del SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN DE CALIDAD – SIGC en cumplimiento de la Ley 872 de 2003, reglamentada
mediante Decreto 4110 del 9 diciembre de 2009, donde se adopta la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública NTGCP1000:2009; el Decreto 1599 del 20 de mayo del 2005
emanado de la Presidencia de la República que regula el Modelo Estándar de Control Interno
MECI de obligatorio cumplimiento para todas las organizaciones del Estado Colombiano y la
Guía para el Mejoramiento institucional Nº34 Emanada del Ministerio de Educación Nacional.
El SIGC constituye un valioso instrumento directivo que facilita el cumplimiento de sus
Objetivos Institucionales en desarrollo de su función y mejoramiento continuo de los Procesos
a través de su Planeación, Seguimiento y Control con el fin de garantizar la eficiencia,
eficacia, efectividad del servicio educativo ofrecido.
La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTGCP1000:2009, unifica los criterios y
parámetros básicos de la Normas Técnicas de Calidad ISO, El MECI y la Guía Nº34
procurando caracterizar y armonizar los Procesos Institucionales eliminando la individualidad
de las Gestiones, garantizando la claridad de los procedimientos y aplicando seguimiento y
control a todas las
Actividades desarrolladas según del Ciclo de Calidad PHVA para el Mejoramiento Continuo.
De igual forma el SGIC permite a todos los miembros de la comunidad educativa y a los entes
de control externo verificar el cumplimiento de los requisitos organizacionales según el
Direccionamiento Estratégico construido de manera compartida
Nuestro compromiso sensibilizar y estimular la participación de todo el personal de la
Institución en pro del desarrollo del SIGC estableciendo acuerdos por la vía del diálogo para
el fortalecimiento del trabajo y la calidad educativa
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3. ALCANCE El sistema de Gestion de calidad está definido para la prestación del servicio
Educativo en los niveles de preescolar, Básica primaria, Básica Secundaria y Media
en las cinco sedes que conforman la institución.
4. EXCLUSIONES
Para la institución se excluye el numeral 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y
Medición, la razón es que los equipos de seguimiento y medición son usados de
manera pedagógica en las aulas.
5. OBJETO
El manual de calidad presenta de forma clara coherente la estructura de la institución
educativa Julia Restrepo, como un sistema de Gestión basado en estándares de
calidad que aseguran la prestación de todos los servicios resultantes de la interacción
de los procesos definidos al interior de la misma, como apoyo fundamental de las
actividades académicas y pedagógicas que son la razón de ser de la institución.
El sistema de gestión de calidad se fundamenta en el cumplimiento de la norma
NTCGP-1000:2009 e ISO 9001: 2008; tiene como objetivo proporcionar confianza a
nuestros usuarios en cuanto al buen funcionamiento de la institución Educativa Julia
Restrepo, puesto que nos proponemos comprobar nuestra capacidad para cumplir
con los requisitos por ellos establecidos y además, cualquier requisito asociado.
Este manual se encuentra a disposición de todos aquellos interesados en nuestro
sistema de gestión de calidad, como guía fundamental del entendimiento de la
estructura de funcionamiento de la Julia Restrepo.
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6. RESEÑA HISTÓRICA El Instituto Julia Restrepo se creó por iniciativa del señor Absalón Fernández de Soto
mediante decreto No. 616 del 29 de agosto de 1.945 y funciona a partir del 1 de octubre de
1.945 como anexo al colegio Gimnasio del Pacífico es el primer colegio oficial de bachillerato
para la mujer. Hoy cumple 57 años. El nombre se dio en honor a Doña Julia Restrepo de
González educadora Antioqueña quien tuvo colegios en distintas regiones del Valle.
En 1.947 el 20 de febrero el gobierno departamental expidió el decreto No. 124 y dispuso que
a partir del 1 de marzo el Instituto se independizara del colegio Gimnasio del Pacífico bajo la
dirección de la señora Esther Zorrilla.
Con ella han pasado 10 rectoras hasta la actual que es la Magíster Gladys Restrepo Castaño.
Durante la rectoría de la Doctora Deyanira Posada. Gil el satélite la Graciela inicio labores el
13 de septiembre de 1.984 como seccional del central hasta
el 2002 fecha en que paso a ser una Institución Independiente, al igual que la creación del
bachillerato nocturno en septiembre de 1.975.
Su escudo significa virtud - trabajo y ciencia. Los colores de la bandera son los de María
Auxiliadora a quien está consagrado el plantel. El himno del colegio la letra la compuso
Bonifacio Bautista y la Música Héctor Cedeño.
La formación integral que imparte la Institución Educativa Julia Restrepo se ve reflejada en los
diferentes comités estudiantiles como: Comité Bienestar Estudiantil, Periódico, Banda de paz,
Ecos de libertad, Teatro, Revista Musical, Porristas, Audiovisuales.
Los triunfos que ha tenido como el campeonato distrital de Atletismo en 1.968 - 1.969.
El segundo lugar a nivel nacional en los intercolegiados de baloncesto realizados en
Cartagena y en pesas ocupando el primer lugar en octubre de 2.000, el reconocimiento de la
banda de paz a nivel departamental, entre otros.
Hoy el Gobierno Nacional, acatando la ley 715 y mediante la resolución 1842 de
septiembre 5 de 2.002 fusionó el colegio con escuelas Antonia Santos - Santa Clara -
María Luisa Román, tomando el nombre de Institución Educativa “Julia Restrepo” y
garantizando la educación desde el grado 0° hasta el grado 11°.
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La Institución Educativa “Julia Restrepo” se propone como meta principal, alcanzar el
mejoramiento cualitativo en la educación que impartimos fomentada en valores de
sana convivencia, mutua confianza, cooperación generosa, dirigidos a crear un clima
de equilibrio humano ético y religioso para una formación integral.
Mediante Resolución No. 113 de Julio de 2003 cedió Reconocimiento Legal al
Proyecto Educativo Institucional basado en una especialidad en “Desarrollo
Empresarial Contable” para la Media Técnica, graduando así la primera promoción en
julio de 2004.
Luego se estableció en el 2005 convenio de articulación con el SENA, mejorando
nuestra media técnica y así la SEM emitió la resolución 310-056.250 de Mayo 28 de
2005, donde se reconoce oficialmente como Institución {con la Media Técnica en
creación de Empresas y su Plan de Negocios y además faculta para otorgar titulo con
énfasis en Contabilidad y Finanzas.
En la fusión con otras instituciones se nos agrega una sede rural con programa de
escuela nueva, ubicada en el Corregimiento de Campo alegre-Tuluá. Llamada “Julio
Pedroza”, decreto No. 0243 de Julio de 2009.
La institución Educativa “Julia Restrepo” cuenta con programas de Bachillerato para adultos Jornada Nocturna y además el Municipio crea los sabatinos en el año 2004 ubicando una sede en la Antonia Santos con horario de los sábados y mediante resolución No. 524 del 3 de Agosto de 2006. En el 2010 subimos a nivel ALTO en el ICFES. En el año 2014 iniciamos con el convenio con la Universidad Central del Valle UCEVA, donde se implementa el currículos de la “Técnica en Gestión salud” y cuyo convenio busca el ingreso de nuestras estudiantes, reconociendo y homologando dos semestres en la Técnica Profesional de la UCEVA. Igualmente es importante resaltar que en la historia se ha subido en niveles ICFES a ALTO y logramos Becas para más de 20 estudiantes.
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7. HORIZONTE INSTITUCIONAL
7.1 Misión
7.2 Visión .
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7.3 Símbolos de la Institución
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8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 8.1 ORGANIGRAMA a. ORGANIGRAMA
EGRESADOS
ESTUDIANTES
ORIENTADORES
DE GRUPO
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RECTORIA
CONSEJO ACADEMICO
CONSEJO DIRECTIVO
EQUIPO
DIRECTIVO
ASAMBLEA DE PADRES
PERSONERO
CONSEJO ESTUDIANTIL
COMITÉ DE
CALIDAD
CONSEJO DE PADRES
ASOFAMILIA COMISIONES DE EVALUACIÓN Y
PROMOCIÓN
DEPARTAMENTO
ACADÉMICO
DOCENTES
DOCENTE
ORIENTADOR
PERSONAL ADMINISTRATIVO
Y OPERATIVO
COORDINADORES
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9. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
9.1 MAPA DE PROCESO INSTITUCIONAL
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9.2 POLITICA DE CALIDAD
9.3 OBJETIVOS DE CALIDAD
La Institución Educativa contribuye en la formación integral del educando mediante el recurso humano calificado y comprometido, fundamentado en valores y principios, promueve permanentemente lecto-escritura, actividades pedagógicas, culturales, lúdicas y deportivas para el desarrollo personal, social y económico, satisface así las necesidades de la comunidad educativa y propende por el mejoramiento continuo
Formar a nuestros estudiantes en la media técnica.
Implementar actividades para garantizar la satisfacción de la comunidad educativa.
Definir estrategias que conlleven al mejoramiento continuo en los procesos institucionales.
Realizar permanentemente actividades pedagógicas, culturales y deportivas que permitan el desarrollo integral de toda la comunidad educativa.
Formar lectores y escritores competentes.
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9.4 MATRIZ DE RIESGO
FECHA
ACEPTABLE
TOLERABLE
INADMISIBLE
TOTAL
27/ 01/2011
No. DE RIESGO 3 16 2 21
% DE RIESGOS 14% 76% 10% 100%
ESPERADO 40% 40% 20% 100%
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONALES
PROCESO FUENTE RIESGO IMPACTO PROBABILID
AD VALORACIÓ
N
1 GESTI0N ACADEMICA
Modelo Pedagogico
Enfoque desarticulado del PEI
3 2 6
2 GESTI0N ACADEMICA
Pruebas externas Pérdida de posicionamiento Institucional
3 2 6
3 GESTI0N ACADEMICA
Actividades de apoyo pedagógico
Bajo empoderamiento por parte de estudiantes y docentes 3 2 6
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4 GESTI0N
ACADEMICA Pasantías (Medía técnica)
Incoherencia entre el saber y saber hacer
2 1 2
5 GESTI0N ACADEMICA
Plan de estudio de estudiantes nuevas
Dificultad en la nivelación de estudiantes nuevas en algunas áreas 3 3 9
6 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Presupuesto Recaudado
Falta de Recursos 1 2 2
7 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Contratista proveedor
Retrasó en la ejecución de actividades Institucionales 1 2 2
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, ANALISIS Y VALORACIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONALES
PROCESO FUENTE RIESGO IMPACT
O PROBABILID
AD VALORACIÓN
8 GESTION DE CALIDAD
SEM
Insuficiente respaldo del SEM al comité de calidad y a la tarea que se está realizando
3 2 6
9 GESTION DE CALIDAD
Rectoría
No se establecen políticas Institucionales en cuanto al proceso de calidad
2 2 4
10 GESTION DE CALIDAD
Talento humano
contar con personal resistente al cambio
2 1 2
11 GESTION DE CALIDAD
SEM inestabilidad laboral de algunos docentes (Decreto 1278)
2 1 2
12 GESTION DE CALIDAD
Documentación documentos obsoletos en uso 2 2 4
13 GESTION DE CALIDAD
Procedimientos
Falta seguimiento a proceso 3 2 6
14 GESTIÓN COMUNITARIA
Escuela de Padres Inasistencia a convocatoria 3 2 6
15 GESTIÓN COMUNITARIA
Mecanismos para evaluar el funcionamiento de la asamblea de padres de familia
operatividad de asamblea 3 2 6
16 GESTIÓN COMUNITARIA
Seguimiento egresados
Contacto escaso egresados 3 2 6
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17 GESTIÓN COMUNITARIA
Servicio Social
Conocimiento necesidades 3 2 6
18 GESTIÓN DIRECTIVA
Cronograma Actividades Institucionales
Carencia de metodología para evaluación y seguimiento a las actividades
2 2 4
19 GESTIÓN DIRECTIVA
Proyecto de prevención y atención de riesgos psicosociales
actitudes negativas del personal 2 2 4
20 GESTIÓN DIRECTIVA
Presupuesto No disponer del presupuesto necesario
2 3 6
21 GESTIÓN DIRECTIVA
Planes y programas Incumplimiento de Metas 3 3 9
MATRIZ DE INTERVENCIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONALES
N°
RIESGO
GR
AD
O D
E
AC
EP
TA
BIL
IDA
D
ACCIONES A TOMAR
AC
TIV
IDA
DE
S
TIE
MP
O D
E
NT
IER
VE
NC
IÓN
RE
SP
ON
SA
BL
ES
IND
ICA
DO
R
MITIGAR
TRANSFERIR
MANTENER
1 Enfoque
desarticulado del PEI
INADMISIB
LE X
Retomar capacitación a la comunidad educativa del
enfoque pedagógico.
Aplicar el enfoque en quehacer
pedagógico y en los procesos institucionales.
Realizar seguimiento a la utilización del enfoque
Semana de desarrollo
institucional. Permanente
Consejo académico. Coordinador
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2 Perdida de
posicionamiento institucional
INADMISIB
LE X
Capacitar a docentes en
formulación de preguntas tipo
pruebas externas. Realizar
evaluaciones tipo ICFES de noveno hasta
once . Realizar simulacros tipo ICFES en los
grados 10 y 11. Realizar
evaluaciones tipo prueba
saber desde 5 de primaria
hasta octavo grado
Semanas institucionales. 4 periodos. 2 en el año . En cada periodo
Rectoría y consejo
directivo . Docentes
3
Bajo Empoderamiento
por parte de estudiantes y
docentes
INADMISIB
LE X
Verificar la coherencia entre las
actividades de apoyo
consignadas en el plan de
estudio y la realizada.
Finales del 2 y 4 periodo
Coordinador
4 Incoherencia
entre el saber y saber hacer
ACEPTABL
E X
5
dificultad en la nivelación de estudiantes nuevas en
algunas áreas
INADMISIB
LE X
Revisar el plan de estudio de
la institución de procedencia
para diagnosticar las
falencias. Responsabiliza
r al padre de familia de la
nivelación de la estudiante, mediante
compromiso.
Momento del ingreso
Rectoría, Secretario Académico
y Coordinador
6
carencia de metodologia para
evaluar las actividades
ACEPTABL
E x
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7 actitudes
negativas del personal
TOLERABL
E x
capacitar y fomentar
charlas de superación personal
3° periodos jefes de
área
8 No disponer del
presupuesto necesario
INADMESIB
LE x
priorizar necesidades
1° periodo consejo directivo
MATRIZ DE INTERVENCIÓN DE RIESGOS INSTITUCIONALES
N°
RIESGO
GR
AD
O D
E
AC
EP
TA
BIL
IDA
D
ACCIONES A TOMAR
AC
TIV
IDA
D
ES
TIE
MP
O D
E
INT
ER
VE
N
CIÓ
N
RE
SP
ON
S
AB
LE
S
IND
ICA
DO
R
MITIGAR
TRANSFERIR
MANTENER
9 incumplientos de metas INADMISIB
LE x
control y seguimiento al plan de
mejoramiento
permanente
comité de calidad
10
Insuficiente respaldo del SEM al comité de calidad
y a la tarea que esta realiza
INADMISIB
LE x
Comprometer a la
Administración
municipal de acuerdo a directrices
del ministerio
de Educación
3 PERIO
DO académico
RECTORA
11 no se establecen políticas institucionales en cuanto a
procesos de calidad
TOLERABL
E x
Reingeniería del
proceso o ajuste a las
políticas institucional
es
3 period
o académico
jefes de áreas y
docentes
Numero de
docentes capacitad
os en gestión
de calidad
12 contar con personal resistente al cambio
TOLERABL
E x
crear cultura de cambio en
algunos docentes,
administrativos, padres de familia
4 period
o académico
directivos
Numero de
docentes con
aptitud de cambio
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13 inestabilidad laboral de
algunos docentes (Decreto 1278)
TOLERABL
E X
acelerar los concursos a
las vacantes y nombramie
nto oportuno
SEM
Numero de
docentes nombrad
os al iniciar el
año lectivo
14 documentos obsoletos en
uso
TOLERABL
E X
actualizar e implementar
formatos estandariza
dos
todo el año
coordinadora de calidad
Numero de
formatos actualiza
dos
15 falta seguimiento a
proceso
INADMISIB
LE X
Crear cultura y
compromiso institucional
permanentemente
Coordinador Gestion de
Calidad
Numero de
Procesos terminad
os eficientemente
16 contacto escaso
egresados
TOLERABL
E x
diseñar plan de
seguimiento a egresados
constante
directiva docente
seguimiento
17 conocimiento necesidades TOLERABL
E x
crear estrategias
para conocer la comunidad
y sus necesidade
s
constante
directiva docente
cobertura
18 inasistencia a convocatorias
TOLERABL
E x
motivar la comunidad
constante
directiva docente
asistencia
19 operatividad de asamblea TOLERABL
E x
diseñar e implementar mecanismo
s de evaluación
constante
directiva docente
operatividad
20 carencia de metodologia
para evaluar las actividades
TOLERABL
E x
diseñar e implementar
el procedimiento de control
y seguimiento
4° period
os rectora
actividades
ejecutas y
evaluadas
21 actitudes negativas del
personal
TOLERABL
E x
capacitar y fomentar
charlas de superación personal
3° period
os
jefes de área
docentes capacitad
os
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N°
RIESGO
GR
AD
O D
E
AC
EP
TA
BIL
IDA
D
ACCIONES A TOMAR
AC
TIV
ID
AD
ES
TIE
MP
O
DE
INT
ER
VE
NC
IÓN
RE
SP
ON
SA
BL
ES
IND
ICA
D
OR
MITIGAR
TRANSFERIR
MANTENER
22 No disponer del
presupuesto necesario
INADMESIB
LE x
priorizar necesidade
s
1° period
o
consejo directivo
ejecución del
presupuesto
23 incumplientos de metas INADMISIB
LE x
control y seguimiento al plan de
mejoramiento
permanente
comité de calidad
avances del plan
de mejorami
ento
MAPA INSTITUCIONAL DE RIESGOS
PROBABILIDAD
RIESGOS
ALTA 3
R1-R-2 R-3 R-8 R12- R13-R14-R15-R16-
R17-R20
R5-R-21
MEDIA 2 R4- R10--R11 R9 R18-R19-
BAJA 1 R-7 R-6
IMPACTO
INSIGNIFICANTE 1
MODERADO 2
CATASTRÓFICO 3
ACEPTABLE TOLERABLE INADMISIBLE
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TOTALES
3
16
22
9.5 TABLAS DE INDICADORES:
PROCESO INDICADOR FORMULA UND DE MEDIDA
RESPONSABLE
FRECUENCIA
META FUENTES DE
INFORMACION
Gestión Directiva
Eficacia en la apropiación del horizonte Institucional
Numero de integrantes de la comunidad educativa que conocen y se apropian del horizonte institucional sobre el total de integrantes de la comunidad educativa por el 100 %
% RECTORA Durante el año lectivo
Apropiación del horizonte institucional del 80% de comunidad educativa
Pendones con el horizonte institucional Pacto de convivencia Plegables para la comunidad educativa con el horizonte institucional
Mediación de conflictos entre los diferentes estamentos de la comunidad educativa
Numero de conflictos resueltos sobre /número total
de conflictos presentados por el 100%
%
Comité de resolución de conflictos
Cada periodo
dar solución al menos al 70% de los casos presentados
Registros de mediaciones de conflictos
Mecanismos de inducción a
estudiantes que ingresan nuevos a la institución –
Número de estudiantes nuevos en la institución
número total de estudiantes nuevos en la institución sobre /número total de estudiantes que han recibido la inducción
% COORDINADORA
Durante el año lectivo
Dar la Inducción al 100% de los funcionarios vincuados a la Institución.
Registro de estudiantes nuevos
Adaptación del Pacto de
convivencia con la ley de la
infancia y la adolescencia
Numero de artículos ajustados a la nueva ley sobre /el número total de artículos existentes en el manual
%
comité pacto de convivencia
Durante el año lectivo
Al termar el año lectivo 2011 este socializado y entregado al 80% el pacto de convivencia a la comunidad educativa
Manual de convivencia
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GESTION DE CALIDAD
Resultado de las auditorías internas de calidad
Nº de auditorías programadas, sobre/ el número de auditorías realizadas
% Comité de calidad
Anual
Auditar el 100% de la Gestión Académica
Informe de Auditorias Internas.
GESTIÓN ACADEMICA
GESTIÓN ACADEMICA
Eficacia en la implementación del modelo pedagógico
Número de docentes que aplican el modelo pedagógico en el aula de clases sobre / el número total de docentes de la Institución por el 100%
% Comité académico
Anual
al finalizar el año lectivo el 50% de los docentes apliquen el modelo pedagógico institucional en el aula
Plan de estudio institucional Plan de aula
estudiantes que presentan y aprueban las actividades de apoyo programadas por la institución
Número de estudiantes que perdieron áreas sobre/ el número total de estudiantes matriculados por 100%
% Jefes de área
En cada periodo
La reprobación en el año lectivo no pase del 5%
Cronograma institucional de actividades de apoyo. Convocatoria a estudiantes y padres de familia a las actividades de apoyo. Reporte de estudiantes que presentaron y aprobaron las actividades de apoyo
Evaluaciones por competencias en las áreas del plan de estudio
Número de Planes de áreas ajustados a evaluaciones por competencias sobre/ total de áreas del plan de estudio por el 100%
% Jefes de área
En cada periodo
Que el 80% de planes área estén ajustados a las evaluaciones por competencia
Planes de aula Evaluaciones realizadas a estudiantes
Estudiantes que aprueban las pruebas Ifces y saber
Número de estudiantes que presentan los exámenes del estado/ sobre número total de estudiantes que aprueban el examen de estado por el 100%
% Jefes de área
En el mes de octubre
Al menos un 70% de estudiante obtengan un puntaje en el icfes mas de 45 puntos
Plan de estudio institucional
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áreas articuladas con la Modalidad
Numero de áreas de la modalidad ajustadas al plan de estudio institucional sobre /el total de áreas del plan de estudio institucional por 100%
% Jefes de área
Durante el año lectivo
En el segundo periodo estar ajustadas el 100% de las áreas de la modalidad
Análisis resultados de pruebas del estado
Proyectos Transversales articulados con el plan de estudio
Número de proyectos implementados en el plan de estudio sobre/ el total de proyectos transversales por el 100%
% Jefes de proyectos
1 y 2 periodo
El 70% de los proyectos transversales articulados con las áreas
Plan de estudio institucional
GESTION ADMINISTR
ATIVA Y FINANCIERA
diagnóstico para el plan de
mantenimiento
Numero de necesidades presentadas por cada sede sobre /el número de necesidades realizadas por el 100%
% Tesorera 1 periodo
Ejecutar el 60% de la necesidades presentadas
Diagnostico real de necesidades de cada sede. Ejecucion del presupesto institucional
Consecución de equipo de cómputo para la Biblioteca
Numero de computadores comprados para la biblioteca sobre/ Numero de computadores solicitados para la biblioteca por el 100%
% Rectora Anual
Gestionar el 40% de las necesidades institucionales
Inventario de material de biblioteca institucional
Eficacia en la implementación del plan de mantenimiento
cantidad de sedes con enlucimiento sobre/ el total de sedes por el 100%
% Rec tora Anual mantenimiento en 70% de las sedes
Planta física de las sedes con enlucimiento
Computadores con Internet para todas las sedes.
Número de aulas con computadores actualizados y con internet sobre /número total de sedes de la institución por el 100%
% Rec tora Anual
gestionar computadores al 100% en las sedes
N/A
GESTION COMUNITAR
IA
Eficacia en los casos de convivencia atendidos por el comité disciplinario, ético o psicológico
Número de casos remitidos sobre/ Número de casos atendidos por el 100 %
%
Comité de Disciplina, etico y Psicología
Anual
dar solución positiva al 75% de los casos presentados durante el año lectivos
N/A
Promoción, control y seguimiento a los talleres de capacitación orientados por el comité de ética y valores a padres de familia
Numero de talleres realizados por/ el total de talleres programados por el 100%
%
Rectora y Coordinadores
Anual
Garantiar el 70% de asistencia de los padres de familia a las escuelas de padres.
N/A
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Eficacia en la promoción y participación de las actividades
Actividades realizadas sobre/ Actividades programadas por el 100%
% Rec tora En los Cuatro Periodos
9.6 FICHAS DE CARACTERIZACION DE CADA GESTION:
Tiene como objetivo las fichas de caracterización identificar las metas,
alcance desde cada una de las gestiones, teniendo en cuenta el planear,
el hacer, el actuar y el verificar; partiendo de las entradas y las salidas
que cuenta la Institución para ofrecer a la comunidad educativa un
servicio de calidad.
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9.7 PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES: La Institución cuenta con dieciocho (18) procedimientos, que nos dan la
ruta para lograr el objetivo y el alcance propuesto desde cada una de las
cinco (5) gestiones; se evidencia los responsables y las actividades para
realizar con el liderazgo de cada uno de los equipos de trabajo, dirigidos y
orientados desde Rectoría; con evaluación y seguimiento desde el
Comité de Calidad.
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9.8 GLOSARIO: -ACCION CORRECTIVA: Acción emprendida para eliminar las causas de no
conformidad existentes con el propósito de que no vuelva a ocurrir.
-ACCION PREVENTIVA: Acción emprendida para eliminar las causas de una posible
no conformidad para prevenir su ocurrencia.
-ACCIÓN DE MEJORA: Consideramos acciones de mejora toda acción que
incrementa la capacidad de la organización para cumplir los requisitos y que no actúa
sobre problemas reales o potenciales ni sobre sus causas. En un símil maratoniano,
podríamos decir que una acción de mejora ayuda al corredor a ir más rápido, mientras
que las acciones correctivas y preventivas le ayudan a tropezar menos.
-AUDITORÍA INTERNA: proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la
extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.
-CALIDAD: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
-CORRECCION: Hacer ajuste inmediato del proceso para solucionar una no
conformidad puntual.
-DOCUMENTO: información y su medio de soporte.
-MANUAL DE LA CALIDAD: documento que especifica el sistema de gestión de la
calidad de una entidad.
-MEJORA CONTINUA: acción permanente realizada con el fin de aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos yoptimizar el desempeño.
-QUEJA: Es una manifestación formal del cliente sobre una característica del
producto o servicio que no satisface
“SOMOS LOS MEJORES, BUSCAMOS LA EXCELENCIA”
INSTITUCIÓN EDUCATIVA JULIA RESTREPO
MANUAL DE CALIDAD (SGC)
TRD CÓDIGO VERSIÓN FECHA PÁGINAS
310-100-103 JR-GQ-M-02
03
Septiembre de 2014 68
-RECLAMO: Es una manifestación formal del cliente de que no se cumplió con una o
varias de las especificaciones ofrecidas, pérdidas o acordadas en un producto o
servicio.
-EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
-EFICACIA: Grado en el que se realiza las actividades planificadas y se alcanza los
resultados planificados
-EFICIENCIA: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
-CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito
-RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el
desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.
-REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades ejecutadas.
-TRAZABILIDAD: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de
todo aquello que está bajo consideración.
-VALIDACION: confirmación mediante el suministro de evidencias objetiva de que se
han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación especifica prevista.
-GESTION: actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar la
institución.