INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD REGULAR PÁGINA 1 DE 92

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA - IRDET VIGENCIA 2016

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA

06 de Octubre de 2017


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INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA - IRDET

VIGENCIA 2016

WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditor Fiscal

EDAGAR IVAN BERNAL CARO Profesional Especializado - Líder de la auditoría

JOSE HERNANDO BERNAL SOLER Profesional Especializado


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TABLA DE CONTENIDO NUMERAL DESCRIPCION PAGINA 1 DICTAMEN INTEGRAL 4 1.1 Concepto sobre el Fenecimiento 5 1.1.1. Control de Gestión 5 1.1.2 Control de Resultados 6 1.1.3 Control Financiero y Presupuestal 7 1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables 7 2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 9 2.1 CONTROL DE GESTION 9 2.1.1 FACTORES EVALUADOS 9 2.1.1.1 Gestión Contractual 9 2.1.1.1.1 Fuentes de Financiación 11 2.1.1.1.2 Menor cuantía 11 2.1.1.1.3 Estatuto de Contratación 12 2.1.1.1.4 Revisión de contratos 12 2.1.1.1.4.1. Contratos de Prestación de Servicios 14 2.1.11..4.2 Contratos de Suministro 23 2.1.1.1.4.3 Convenios 32 2.1.1.1.4.4 Contratos de Obra Publica 33 2.1.1.2 Rendición y revisión de la cuenta 40 2.1.1.2.1 Aprobación y modificación del presupuesto 40 2.1.1.2.2. Verificación y análisis de los formatos SIA 41 2.1.1.2.3 Resultado de la evaluación y estudio de la cuenta 42 2.1.1.3 Legalidad 43 2.1.1.4 Evaluación de Control Interno 44 2.2 CONTROL DE RESULTADOS 45 2.2.1. Evaluación planes y programas 45 2.3 CONTROL FINANCIERO 46 2.3.1 Estados contables 46 2.3.1.1. Activo 47 2.3.1.2. Pasivo 61 2.3.1.3. Patrimonio 62 2.3.1.4. Estado de Actividad Financiera, Económica y Social 63 2.3.1.5. Concepto de Control Interno Contable 66 2.3.2 Gestión Presupuestal 67 2.3.2.1 Modificaciones al presupuesto 68 2.3.2.2 Presupuesto de ingresos 68 2.3.2.3 Presupuesto de gastos 71 2.3.2.3.1 Constitución y ejecución cuentas por pagar y reservas 72 2.3.3. Gestión Financiera 73 2.3.4. Austeridad del gasto 74 3. Cuadro de consolidación de hallazgos 75


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1. DICTAMEN INTEGRAL

Tunja 06 de octubre de 2017 Doctor GILBERTO OTALORA VELANDIA Gerente Instituto de Recreación Y Deporte de Tunja - IRDET Asunto: Dictamen de Auditoría vigencia 2016 La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2016, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por EL INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA - IRDET, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos: de gestión, de resultados y financieros, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a Garantizar el acceso al deporte, la actividad física, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre y al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes de la ciudad de Tunja.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión


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expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales.

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO.

Con base en la calificación total de 87.7 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Territorial FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2016.

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión

Como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Gestión, es favorable, como consecuencia de la calificación de 85.6 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0,5 42,8

2. Control de Resultados 0,3 27,1

3. Control Financiero 0,2 17,8

Calificación total 1,00 87,7

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

85,6

FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA IRDET

VIGENCIA 2016

Calificación Parcial

90,2

89,0


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1.1.2. Control de Resultados

La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Resultados, es favorable como consecuencia de la calificación de 90.2 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0,70 59,5

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0,07 5,6

3. Legalidad 0,10 9,2

7. Control Fiscal Interno 0,13 11,3

1,00 85,6

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Favorable

Desfavorable

86,6

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

85,0

80,0

92,2

TABLA 1



VIGENCIA 2016

CONTROL DE GESTIÓN

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 90,2


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

90,2


Concepto

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable


VIGENCIA 2016


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1.1.3 Control Financiero y Presupuestal

Como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 89.0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables En nuestra opinión excepto por las subestimaciones encontradas en el Activo, los Estados Financieros del IRDET, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2016 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General.

Por lo tanto, debido al nivel de inconsistencias evidenciadas, las cuales se describen en la parte pertinente del informe, se establece una opinión con salvedades. PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los diez (10) días siguientes al recibo del informe final de auditoría. El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0,60 54,0

2. Gestión presupuestal 0,30 25,0

3. Gestión financiera 0,10 10,0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 3

90,0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2016

100,0

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

83,3

Favorable


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y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión para la vigencia 2016 es FAVORABLE, teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 87.7 puntos; como resultado de la evaluación de los siguientes Factores:

2.1.1 FACTORES EVALUADOS 2.1.1.1 Gestión Contractual

La contratación es la herramienta para proveer los bienes y servicios requeridos para el cumplimiento del Plan de Gestión Institucional del Instituto de Recreación y Deporte de Tunja IRDET, con el propósito de garantizar el acceso al deporte, la actividad física, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre y contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes de la ciudad de Tunja.

Efectuado el estudio de los 36 contratos seleccionados de la vigencia 2016, en los cuales se verifico los requisitos exigidos en cada una de las etapas del proceso contractual, verificando el cumplimiento de las especificaciones técnicas, revisando las deducciones de ley en los pagos, el cumplimiento del objeto contratado, la asignación de supervisión y análisis de los informes presentados así como la liquidación de los contratos con lo cual se concluye que la Gestión Contractual, desarrollada por el IRDET en la vigencia de 2016 fue Eficiente de conformidad con la calificación de 85 puntos, resultante de ponderar las variables de cada uno de los contratos, como se relacionan a continuación:


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Para evaluar el proceso contractual del IRDET de la vigencia de 2016, se tomó la información reportada a la Contraloría Municipal de Tunja en la plataforma del Sistema Integral de Auditorias SIA, formato F20_13A_AGR, el cual nos arrojó 220 contratos por un valor de $1.963.442.13 Cuadro No 1

VALOR DE CONTRATOS EJECUTADOS EN EL 2016 Clase de contrato No de

contratos Valor total Contratos

Valor %

Prestación de servicios C1 156 1.213.129.449 61.79%

Obra Publica C5 1 94.932.961 4.84%

Suministro C6 15 227.262.275 11.57%

Consultoría y otros C17 48 428.117.452 21.80%

TOTAL 106 1.963.442.137 100% Fuente: Formato F20_13 A_AGR

La contratación del IRDET de la vigencia 2016 por concepto de Prestación de Servicios Personales fue la de mayor número de contratos y de mayor valor la cual alcanzo el 61.79% del total contratado, le sigue los contratos de consultoría y otros con el 21.80%, los de suministros con una participación del 11.57% y por último los contratos de obra con el 4.84% del total contratado. Una vez aplicada la fórmula para cada una de las clases de contrato de conformidad con la matriz de evaluación (Contratos de prestación de servicios, de obra, de suministro y consultoría y otros) nos arrojó la muestra óptima a auditar de 32 contratos como se puede observar en la tabla Cuadro No 2

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 0 95 11 100 0 50 1 91.67 0.50 45.8

Cumplimiento deducciones de ley 100 13 100 12 100 10 100 1 100.00 0.05 5.0

Cumplimiento del objeto contractual 97 13 92 12 97 10 67 1 94.44 0.20 18.9

Labores de Interventoría y seguimiento 50 13 50 12 50 10 100 1 51.39 0.20 10.3

Liquidación de los contratos 100 13 100 12 100 10 100 1 100.00 0.05 5.0

1.00 85.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

Ponderación Puntaje Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA 2016

Calificación

Eficiente

TABLA 1-1


VARIABLES A EVALUAR Promedio


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MUESTRA DE CONTRATOS A AUDITAR

Clase de contrato Total Contratos Muestra optima a auditar

Prestación de servicios C1 156 13

Obra Pública C5 1 7

Suministro C6 15 6

Consultoría y otros C17 48 10

TOTAL 220 36 Fuente: Contrato relacionados formato SIA.

Determinada la muestra a auditar se procede a seleccionar los contratos tomando los de mayor valor del contrato (contratos superiores a $6.784.000) y criterio de los auditores (tomar igual número de contratos de Prestación de Servicios y suministros, incluido el de obra pública ) por ser en estos donde se presentan con mayor frecuencia irregularidades que contravienen las normas de contratación pública y reducir la muestra de los contratos de Consultoría y otros, con el fin de logar el cumplimiento de todos los objetivos a desarrollar en la presente auditoria propuestos en el memorando de asignación Con aplicación de las variables anteriores se determinó como muestra a auditar la cantidad de 36 contratos por valor de $1.048.352.885 discriminados en (13) contratos de Prestación de Servicios por valor de $311.118.715, (12) contratos de suministro por la suma de $397.301.212, (1) contrato de obra pública por valor de $94.932.961 y (10) contratos de consultoría y otros por la suma de $245.000.000. 2.1.1.1.1. Fuentes de Financiación Revisados los CDP y Registros presupuestales de cada uno de los contratos ejecutados por el IRDET en la vigencia 2016, se comprobó que los recursos provienen de las Rentas Propias, Recursos con Destinación Específica (Contribución deporte Acuerdo 020 de 1.999), Transferencias del Municipio de Tunja y Recursos de Cofinanciación -Convenios

2.1.1.1.2. Menor cuantía El presupuesto total aprobado para la vigencia de 2016 del IRDET fue por la suma de $3.093.177.107, según el artículo 2 de la ley 1150 de 2007, la menor cuantía es de 280 SMMV, el salario mínimo de la vigencia 2016 es por la suma de $689.454 lo que da: Cuadro No 3 MENOR CUANTIA vigencia 2016

Modalidad SMLV Valor 2014

Licitación Mayor a 280 SMMV 193.047.121

Menor cuantía Igual o menor a 280 193.047.120

Mínima cuantía 10% menor cuantía 19.304.712 Fuente: Estatuto de contratación y Ley 1150 de 2007


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De conformidad con la normatividad vigente y el estatuto de contratación del IRDET durante el año 2016, la contratación de la muestra a auditar se ejecutó bajo las siguientes modalidades:

Cuadro No 4 MODALIDADES DE SELECCIÓN

MODALIDAD DE CONTRATACION No de contratos

Contratos por mínima cuantía 13

Contratos por selección abreviada menor cuantía 7

Contratación directa 6

Convenios 10

TOTAL 36 Fuente: Estatuto de contratación y Ley 1150 de 2007

2.1.1.1.3. Estatuto de contratación El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja IRDET en cumplimiento del artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, que establece que las Entidades Estatales, deben contar con un Manual de Contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente y de conformidad con lo preceptuado por la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, la cual emano los lineamientos generales para la expedición de los Manuales de Contratación; elaboro e implemento el Manual de contratación en el año de 2014, documento con el cual se establece la forma como opera la gestión contractual del Instituto, el manual no ha sido actualizado a la normatividad vigente Decreto 1082 de 2015

2.1.1.1.4. Revisión de contratos Efectuada la revisión de los 36 contratos seleccionados por el auditor, en los cuales se verifico el cumplimiento de las normas que le son aplicable así como los requisitos legales en cada una de las etapas del proceso contractual (precontractual, contractual y pos contractual), para lo cual se utilizó la matriz de evaluación de la Guía de Auditoria, componente Gestión Contractual en la cual se evaluó y califico el cumplimiento de los principios y procedimientos de la contratación, aplicando los criterios para la evaluación de la ejecución en cada uno de los contratos, como se puede constatar en la matriz de evaluación y papeles de trabajo. En el desarrollo de la auditoria se verifico el cumplimiento de las especificaciones técnicas, para los contratos de suministro se revisaron las especificaciones técnicas determinadas en la invitación a ofertar las cuales se confrontaron con las de la factura de venta, las actas de recibo a satisfacción y el comprobante de ingreso a almacén. Para los contratos de obra se recurrió a los informes de interventoría y/o supervisión, actas de recibo final, y/o recibo a satisfacción y acta de liquidación, es de aclarar que el cumplimiento de estas especificaciones técnicas serán objeto de revisión por parte de la Ingeniera de la Contraloría, es importante


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resaltar que de los 36 contratos revisados todos fueron liquidados dentro de los términos que fija la ley. Teniendo en cuenta que la matriz dentro del criterio de evaluación registra el cumplimiento o no de las deducciones de ley, tales como pago de timbre, de seguridad social, retención en la fuente y demás impuestos, el auditor con base en los comprobantes de pago suministrados por la tesorera, revisó y verifico el cumplimiento de estos requisitos en todos los comprobantes de egreso (pagos de anticipo, pagos parciales y definitivos) de cada uno de los contratos de la muestra auditada ( 36 contratos), encontrando que la administración si efectúo los respectivos descuentos en cada uno de los comprobante de pago dentro de los cuales están Descuentos en compras en general el 2.5%, Reteiva el 15%. Reteica 10 por mil, Contribución al Deporte 3%, Honorarios 10% persona natural no declarante y el 11% persona jurídica, Servicios en general 6% persona natural no declarante y el 4% persona jurídica,

En la revisión de los contratos se constató el cumplimiento de los principios y procedimientos de la Administración Pública y de la gestión fiscal en los procesos contractuales realizados durante el año 2016, se efectuó la revisión y análisis de las carpetas que contienen los documentos requeridos en la etapa precontractual, contractual y pos contractual, de cada uno de los contratos seleccionados, verificando el cumplimiento de las normas que le son aplicable, las deducciones de ley en los pagos, el cumplimiento de la necesidad a satisfacer, las labores de supervisión, la liquidación oportuna de los contratos y cumplimiento del objeto contractual. Etapa precontractual La etapa precontractual, es decir, la que antecede cualquier contratación, determina en buena medida, el éxito o el fracaso de los procesos de selección o de los contratos que se suscriban. La planeación es el período en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte del Instituto, comprende los trámites desde la designación del comité asesor y evaluador, hasta la adjudicación y/o declaratoria de desierta del proceso de selección. En la revisión se estudió cada uno de los documentos, verificando el cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y decreto 1082 de 2015 artículos 2.2.1.1.2.1.1 al 2.2.1.1.2.2.9 del decreto 1082 de 2015 y los establecidos en el manual de contratación de la Entidad, así como la publicación en el Secop de los documentos en los términos señalados.

Para aquellos contratos que no cumplieron con los requisitos y procedimientos establecidos en la normatividad vigente se registran como observaciones en los numerales 2.1.1.1.4.1 al 2.1.1.1.4.4. Los resultados del estudio de cada uno de los contratos se consignaron en el papel de trabajo


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Etapa contractual

Es la etapa comprendida entre la celebración del contrato y el vencimiento del plazo contractual. En esta etapa del proceso de contratación y de acuerdo a cada modalidad de selección, se revisó la suscripción del contrato (Minuta contrato), la Publicación en el Secop, la obtención del Registro Presupuestal de conformidad con el artículo 71 del decreto 111 de 1996, la constitución de la póliza de garantía de conformidad con el articulo 110 y siguientes y Artículo 2.2.1.2.3.1.1 y siguientes del decreto 1082 de 2015 y aprobación cuando se requiera de esta. El registro de la cámara de comercio articulo 4 decreto 855 de 1994, Se verifico que el RUT estuviera actualizado articulo 19 ley 863 de 2003, se revisó la fecha de expedición del certificado de análisis de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales de conformidad con el artículo 174 de la ley 734 de 2002, se verifico los pagos de seguridad social según articulo 23 ley 1150 de 2007, se comprobó la asignación de Interventoría y/o supervisión e informes presentados según artículo 83 de la ley 1474 de 2011, el acta de inicio, el acta de recibo a satisfacción, los comprobantes de ingreso a almacén, la factura de venta y/o cuenta de cobro, se comprobó el manejo del anticipo y los pagos a través de los comprobantes de pago en los cuales se determinó el cumplimiento de las deducciones de ley. De la revisión de los 36 contratos se comprobó que en las carpetas anexan todos los soportes exigidos en las normas anteriormente descritas y que cumplen con los requisitos exigidos. Para aquellos contratos que no cumplieron a cabalidad se registran como observaciones en los numerales 2.1.1.1.4.1 al 2.1.1.1.4.4. Los resultados del estudio de cada uno de los contratos se consignaron en el papel de trabajo Etapa pos contractual Esta etapa inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidación del mismo. Se revisó el acta de liquidación de conformidad con el artículo 14 de la ley 80 de 1993 y articulo 11 de la ley 1150 de 2007 de igual forma se comprobó el cumplimiento de las especificaciones técnicas con base en las actas de recibo a satisfacción, acta de liquidación e informes de supervisión. De la revisión de los 36 contratos se comprobó que todos fueron liquidados dentro de los términos de ley; en las carpetas anexan todos los soportes exigidos en las normas anteriormente descritas y cumplen con los requisitos exigidos. Para aquellos contratos que no cumplieron a cabalidad se registran como observaciones en los numerales 2.1.1.1.4.1 al 2.1.1.1.4.4. Los resultados del estudio de cada uno de los contratos se consignaron en el papel de trabajo 2.1.1.1.4.1. Contratos de Prestación de Servicios

Del total de contratos suscritos por el Instituto de Recreación y Deporte de Tunja – IRDET, 220 por valor de $1.963.442.137, se auditaron 13 contratos de Prestación de Servicios por la suma de $311.118.715, a continuación se relacionan aquellos contratos en los cuales se presentan inconsistencias.


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CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 203 de 2016

CONTRATANTE : GILBERTO OTALORA VELANDIA c.c. 6.766.721

CONTRATISTA: JOSE ORLANDO SOTO BARRERA c.c. 7161905

SUPERVISOR: NIZME BEATRIZ PEREZ MENDOZA

OBJETO: Contratar los servicios de apoyo operativo, logístico, de recreación, material didáctico y meriendas necesarios para la correcta ejecución de las actividades del programa de vacaciones recreativas del segundo semestre 2016, del instituto de la juventud, el deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación extra escolar del municipio de Tunja – IRDET

CONTRATO No 203 FECHA 9-12-16 PLAZO 9 días FECHA INICIO 9-12-16

VALOR $ 63,060,000 ADICION 0 VALOR TOTAL $ 63,060,000

OBSERVACION No 1: El IRDET tiene establecidos unos formatos para la inscripción y entrega de incentivos del Programa vacaciones recreativas, pero se observa en la carpeta que adjuntan como soportes de inscripción y de entrega de incentivos hojas sin el logo del IRDET y hojas de cuaderno, las cuales como es obvio no contienen todos los datos requeridos en la planilla oficial; de igual forma se encontraron planillas que las utilizan por ambas caras cuando la información requerida está en una sola cara, aparecen planillas que no contienen todos los datos como es el número de documento de identidad ni la firma del beneficiario y/o acudiente cuando se hace entrega de incentivos, lo cual genera incertidumbre en la entrega de los incentivos. Todo lo anterior se presenta por falta de controles del supervisor, incumpliendo con lo establecido en la ley 1474 de 2011 artículo 83 “Supervisión e interventoría contractual.

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la

misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Observación con alcance administrativo

RESPUESTA DE LA ENTIDAD La alta dirección del IRDET realizará la exigencia nuevamente documentada sobre la importancia de la utilización de los formatos aprobados y versionados y la obligatoriedad de asumir esto.


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DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La administración en la respuesta acepta la inconsistencia presentada en los formatos de entrega de incentivos y se compromete a mejorar dicho procedimiento y el de supervisión, por lo cual se confirma como Hallazgo Administrativo, para ser incluido en el plan de mejoramiento. Lo anterior es causado por la falta de controles, lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales.



CONTRATISTA:AVIZOR SEGURIDAD LTDA c.c. 830024478-1

SUPERVISOR: GUSTAVO MORENO CASTELBALNCO

OBJETO: Prestación de servicio de vigilancia y seguridad privada en el instituto de la juventud, el deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación extra escolar del municipio de Tunja-IRDET, con medio humano, con arma, veinticuatro horas todos los días

CONTRATO No 8 FECHA 31-03-16 PLAZO 9 mes FECHA INICIO 31-03-16

VALOR $ 61,026,363 ADICION $21.830.346 VALOR TOTAL $82.856.709

OBSERVACION No 2 : El 28 de diciembre de 2016 el contrato fue adicionado en la suma de $20.342.121 y el 31 de marzo de 2017 fueron reajustadas las tarifas de 2017 de conformidad con las tarifas de la Superintendencia de Vigilancia y se adiciona dicho reajuste mediante contrato adicional No 2 por valor de $1.488.225 En el acta de liquidación debe registrarse el Informe financiero, cada uno de los pagos efectuados con número de comprobante de egreso, fecha y valor y determinar el valor total cancelado y el sado sin ejecutar. Observación con alcance administrativo

RESPUESTA DE LA ENTIDAD En atención a la observación se efectuaran los ajustes y modificaciones pertinentes a los formatos existentes para el caso.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA En la respuesta la administración se compromete a mejorar el formato de acta de liquidación, incluyendo las sugerencias dadas por la comisión de auditoría, por lo cual se


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VERSIÓN: 02




confirma como Hallazgo Administrativo, para ser incluido en el plan de mejoramiento. Lo anterior es causado por procedimientos inadecuados, lo que genera informes incompletos



CONTRATISTA: JOSE LUIS INFANTE JIMENEZ c.c. 7165466

SUPERVISOR: LINA PAOLA GRANADOS CASTELLANOS

OBJETO: Prestación de servicios como abogado para el apoyo jurídico con los diferentes tramites pre contractuales, contractuales y pos-contractuales del instituto de la juventud, el deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación extraescolar del municipio de Tunja-IRDET, y en general todo asunto que requiera la entidad

CONTRATO No 82 FECHA 16-05-16 PLAZO 7 M 15 D FECHA INICIO 16-05-16


OBSERVACION No 3: En los estudios previos en las actividades a realizar estaba contemplado la Actualización del manual de contratación y Revisión del manual de Supervisión así como en el contrato en la cláusula segunda “Actividades específicas del contrato” numerales 6 y 7 actividades que si se ejecutaron no se reflejan en los en el informes de actividades realizadas por consiguiente no se cumplió a cabalidad con el objeto contratado, incumpliendo con lo establecido en la ley 80 de 1.993 articulo 26 Principio de Responsabilidad numeral 1 ”Los servidores públicos están

obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato”.

El contrato tiene treinta y dos clausulas, para ser un contrato de prestación de servicios es demasiado extenso, la administración debería considerar en elaborar una minuta de contrato con las clausulas esenciales con el fin de dar cumplimiento al principio de economía contemplado en la ley 80 de 1993 articulo 25 numeral 4 que dice “Los trámites se adelantarán

con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirán las dilaciones y los retardos en la ejecución

del contrato” Observación con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD En cumplimiento de las actividades descritas en los numerales 6 y 7 de la cláusula segunda del contrato de prestación de servicios No. 082 de 2016, el contratista en fecha 16 de diciembre del año 2016, efectuó las actividades pertinentes, situación que quedó evidenciada en el informe de actividades del contratista, código: JC –F27, versión: 2, obrante a folios 158 a 163 de la carpeta contentiva del proceso contractual, debidamente publicado en el SECOP


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(anexo 4 folios). Actividades respecto de las cuales nos permitimos anexar igualmente a la presente, en treinta y nueve (39) folios el “manual de supervisión y/o interventoría” y en ciento veintidós (122) folios el “manual de contratación). En lo que respecta al clausulado de los contratos de prestación de servicios de la entidad, es preciso resaltar que el instituto en cumplimiento de lo dispuesto por el Decreto 1082 de 2015, atendió de manera explícita las directrices de la Agencia Nacional de Contratación Pública y por ende adopto los postulados de los contratos tipo denominados “contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión” y “contrato de prestación de servicios profesionales para la defensa judicial”, dentro del contexto pertinente, los cuales se anexan a la presente en veintisiete (27) folios, cumpliendo de manera cabal el mandato legal en referencia y en consecuencia, conforme al desarrollo jurisprudencial del principio de economía, lejos de desatender el mismo, se garantizó que el proceso contara con los lineamientos adecuados en procura de garantizar la efectividad del mismo.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Revisados y analizados los soportes que adjunta a la respuestas, se comprobó que efectivamente el contratista cumplió con las actividades específicas a realizar en la ejecución del contrato, por lo tanto se levanta la observación parcialmente, si se tiene en cuenta que dichos documentos no se encontraban archivados en la carpeta del contrato. En lo relacionado con la minuta del contrato si bien es cierto que existen unos contratos tipo, la administración debe adoptar los que más se ajusten a sus necesidades, teniendo en cuenta que el valor de los contratos está por debajo de la mínima cuantía ($19.304.712), Con el fin de que se deje en el plan de mejoramiento se confirma como Hallazgo Administrativo. Lo anterior es causado por procedimientos inadecuados lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales.



CONTRATISTA:COLEGIO DE ARBITROS DE FUTBOL DE BOYACA c.c. 820001676

SUPERVISOR: LAURA ANGELICA CASTELLANOS BUSTACARA

OBJETO: Prestación de servicios de juzgamiento de futbol, futbol sala y festival escolar de juegos intercolegiados supérate fase municipal del instituto de la recreación el aprovechamiento del tiempo libre y la educación extra escolar del municipio de Tunja-IRDET

CONTRATO No 105 FECHA 01-08-16 PLAZO 2 meses FECHA INICIO 01-08-16

VALOR $19,715,000 ADICION 0 VALOR TOTAL $19,715,000


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OBSERVACION No 4: Todo documento para que tenga validez tiene que estar firmado por la persona responsable, en las planillas de puntaje festival escolar – Tunja no registran ni nombre ni firma del responsable incumpliendo con lo preceptuado por la Corte Suprema de Justicia en sentencia del 22 de agosto de 2001 expediente 16430 que dice “Los documentos

sin firma carecen de valor probatorio”; Observación con alcance administrativo

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se elaboró planilla para llevar el control y generar evidencia de lo desarrollado durante la actividad, y no se dejó el espacio para la firma de los jueces que llevaban la puntuación de los niños.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La admiración acepta la inconsistencia presentada en las planillas utilizadas para el puntaje del festival escolar, por tanto se confirma como Hallazgo Administrativo. Lo anterior es causado por procedimientos inadecuados lo que genera informes y/o planillas incompletos



CONTRATISTA:JOHN GERMAN HERNANDEZ GARCIA c.c. 1049639739

SUPERVISOR: GILBERTO OTALORA VELANDIA c.c.

OBJETO: Prestación de servicios como conductor para brindar apoyo a las diferentes dependencias del IRDET en cumplimiento de sus funciones

CONTRATO No 004 FECHA 16-02-16 PLAZO 10 m 14 d FECHA INICIO 16-02-16


OBSERVACION No 5: Con oficio del 16 de febrero de 2016 el gerente Gilberto Otálora Velandia, se designa el mismo como supervisor del contrato, lo cual es procedimiento irregular si se tiene en cuenta que él es el ordenador del gasto y como tal se convierte en juez y parte del contrato, la supervisión del contrato debió asignarse una persona diferente y para el caso que nos ocupa quien elaboro los estudios previos. Observación con alcance administrativo.


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RESPUESTA DE LA ENTIDAD No se comparte el contenido de la observación por cuanto no nos encontramos ante un procedimiento irregular y menos aún el Gerente General del IRDET al designarse como supervisor del contrato de prestación de servicios No. 004 de 2016 se convirtió en juez y parte. Ha de tenerse presente que por disposición legal en los contratos estatales el representante de la entidad pública que no cuente con delegación, como parte del mismo en calidad de contratante, en ningún caso esta exonerado de su deber de control y vigilancia, tal como lo señala la ley 80 de 1993, sus modificaciones y decretos reglamentarios.

Los jefes y representantes legales de las entidades estatales que se encuentran facultados para celebrar contratos en nombre del Estado son los que tienen en primer lugar la función de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual, función respecto de la cual no existe dispositivo jurídico vigente que los exonere de tal responsabilidad, a tal punto que aún en tratándose de la delegación de supervisión, la Corte Constitucional ha reiterado en su jurisprudencia que en aplicación del principio de coordinación administrativa el delegante siempre responde por el dolo o culpa grave en el ejercicio de las funciones de vigilancia, control y orientación del delegatario en lo que concierne al ejercicio de la función delegada, conservando una responsabilidad subjetiva, responsabilidad por la que el servidor público responde individualmente por sus acciones y decisiones.

De acuerdo con el principio de responsabilidad que rige la contratación estatal, las Entidades Estatales están obligadas a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger tanto los derechos de la propia Entidad como los del contratista y terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Esta vigilancia tiene como objetivo proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual y debe ejercerse a través de un supervisor o interventor, según corresponda.

La única exigencia que existe con respecto al tema es que el supervisor de los contratos siempre debe ser un funcionario de la Entidad Estatal. La designación de un supervisor debe ser efectuada a más tardar en la misma fecha en la que se adjudique el contrato cuando el mismo sea el resultado de un proceso de contratación competitivo o se asigne en los casos de contrataciones directas. La designación del supervisor del contrato no requiere que el manual de funciones de las Entidad Estatal establezca expresamente la función de supervisar contratos, pues la misma es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos.

La comunicación de la designación de un funcionario como supervisor siempre debe ser escrita, entendiéndose también como tal la que se hace a través de correo electrónico y debe reposar en el expediente del contrato por lo que siempre debe enviarse copia de la misma a la dependencia encargada de conservar los expedientes, razón por la cual obra en el carpeta


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contentiva del proceso objeto de disertación el oficio por medio del cual el Gerente General del IRDET se delega así mismo para cumplir un mero requisito de procedibilidad..

La responsabilidad de vigilancia y control de la ejecución de los contratos celebrados por el Estado corresponde en primer lugar al jefe o representante legal de la Entidad, quien podrá mediante la figura de la delegación de funciones asignar a un servidor público de la misma entidad, para que en calidad de supervisor realice el seguimiento administrativo, financiero, contable o jurídico a que haya lugar, para verificar el efectivo cumplimiento de las obligaciones contractuales.

La Entidad Estatal debe tener en cuenta que cuando no se haga la designación del supervisor la responsabilidad de la vigilancia y control de la ejecución del contrato la tiene el ordenador del gasto.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Evaluada la respuesta de la entidad, y teniendo en cuenta que no existe una norma específica que prohíba que el ordenador del gasto sea a la vez supervisor de un contrato, se acepta la respuesta y se levanta la observación.



CONTRATISTA:OSCAR JAVIER ROLDAN BARRETO c.c. 74347619

SUPERVISOR: RAUL ANTONIO PARADA RODRIGUEZ

OBJETO: Prestación de servicio de juzgamiento de tejo, mini tejo, juegos tradicionales (rana, cucunuba y bolo criollo), y ciclismo en los juegos interdocentes y tejo, mini tejo, rana, ciclismo y atletismo en los juegos intercomunitarios organizados por el instituto de la juventud, el deporte la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación extra escolar del municipio de TUNJA-IRDET

CONTRATO No 196 FECHA 01-11-16 PLAZO 1 mes FECHA INICIO 01-11-16


OBSERVACION No 6: Revisada la carpeta de los soportes del contrato se observó que estos no se encuentran debidamente legados, los documentos no se encuentran archivados cronológicamente incumpliendo con la ley 594 de 2000 artículo 24 “Obligatoriedad de las tablas

de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas

de retención documental” y articulo 26 que “obliga a las entidades de la Administración Pública

elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que

se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases” Observación con alcance administrativo


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RESPUESTA DE LA ENTIDAD La alta dirección de manera documentada realizará la exigencia de cumplimiento de los mínimos de la ley 594 de 2000, buscando generar autocontrol al legajar los diferentes documentos en cada carpeta. Atendiendo la observación se mejorara y se tendrá en cuenta la normatividad en cuanto al manejo documental y archivo de documentos, realizando un mejor manejo de la documentación de cada una de las carpetas y soportes que en estas se encuentren.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA En la respuesta manifiestan que se tomaran las medidas necesarias para dar cumplimiento a lo observado en la auditoria, por lo cual se confirma como Hallazgo Administrativo para plan de mejoramiento. Lo anterior es causado por falta de controles lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales



CONTRATISTA:WILLIAM LEONARDO MUNEVAR MONROY c.c. 1049617686-0


OBJETO: Prestación de servicios de apoyo operativo logístico y de recreación para la ejecución de las actividades del programa de vacaciones recreativas del primer semestre del año 2016 del instituto de la juventud el deporte la recreación el aprovechamiento del tiempo libre y la educación extra escolar del municipio de Tunja-IRDET

CONTRATO No 87 FECHA 15-06-16 PLAZO FECHA INICIO

VALOR $ 13,250,000 ADICION $5.200.000 VALOR TOTAL $18.750.000

OBSERVACION No 7: En los estudios previos y en la aceptación de la oferta se exige construir una póliza de garantía de cumplimiento del 10%, de calidad del 10% y de accidente de personal para 1000 niños y 20 recreadores: la póliza expedida inicialmente por Seguros del estado con fecha 16 de junio de 2016 no ampara el seguro contra accidente, la cual se constituyó en fecha posterior al inicio de la ejecución, con lo cual se incumplió con lo establecido en el numeral 22 de la Aceptación de la oferta Perfeccionamiento y requisitos de ejecución del contrato que dice “……Para que pueda ser ejecutado se requiere 1)Que exista el

Registro Presupuestal, 2) que se otorguen las garantías exigidas 3) Suscripción de la respectiva acta

de inicio a más tardar dentro de los dos días siguientes” Observación con alcance administrativo


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RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se tendrá en cuanta la observación y de igual manera se le recordará a los supervisores de los contratos suscritos por la entidad de manera documentada de la obligación que les asiste dentro de este rol.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que en la respuesta aceptan la inconsistencia presentada en la expedición de la garantía, y con el fin de que no se vuelva a presentar se deja como acción a mejora, constituyéndose en Hallazgo Administrativo. Lo anterior se presenta por descuido en el desarrollo de la funciones lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales.

2.1.1.1.4.2. Contratos de Suministro Del total de contratos suscritos por el Instituto de Recreación y Deporte de Tunja – IRDET, 220 por valor de $1.963.442.137, se auditaron 12 contratos de Suministros por la suma de $397.301.212, a continuación se relacionan aquellos contratos en los cuales se presentan inconsistencias.

CONTRATO DE SUMINISTRO No 194 de 2016


CONTRATISTA:LARGO LOPEZ MILBA ROCIO c.c. 40047010

SUPERVISOR: LAURA ANGELICA CASTELLANOS B

OBJETO: suministro de quinientos (500) busos deportivos según especificaciones técnicas, para los deportistas ganadores de la fase municipal de los juegos intercolegiados supérate el instituto de la juventud, el deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación extra escolar del municipio de Tunja – IRDET



OBSERVACION No 8: La certificación de la supervisora es muy general no especifica el número de busos recibidos ni las especificaciones técnicas, la certificación tiene fecha del 28 de diciembre de 2016 y la factura es de fecha 15 de noviembre y el acta de liquidación es del 28 de noviembre, incumpliendo con lo preceptuado en la ley 1474 de 2011 en el artículo 83 determina “Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad


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administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato. No elaboran el acta de recibo a satisfacción de los elementos contratados, ni los comprobantes de ingresos ni de salida de almacén de los busos adquiridos, siendo obligación

de la administración elaborar el comprobante de entrada a almacén, teniendo como soporte la factura de venta y el acta de entrega a satisfacción y registrarlos en los inventarios de la Entidad, incumpliendo con las normas de manejo de inventarios El IRDET dentro de sus Sistema Integrado de Gestión MECI- Calidad tiene establecido el formato (Codigo:FE-F01- Formato de entrega y recibo de incentivos) en el cual esta discriminado el Ítem, Nombre y apellidos, tipo de documento, numero de documento y firma del beneficiario, dicho formato no se utilizó para efectuar la entrega de los busos, por el contrario se utilizó una planilla que solo tiene el nombre y la firma de recibido del estímulo- buso, incumpliendo con la normatividad precitada. Observación con alcance administrativo

RESPUESTA DE LA ENTIDAD La alta dirección documentará las exigencias previstas en esta observación al área de almacén.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La administración en la respuesta acepta las observaciones y se compromete a documentarlas por lo cual se confirma como Hallazgo Administrativo para plan de mejoramiento. Lo anterior es causado por falta de mecanismos de seguimiento, lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales.



CONTRATISTA:MULTIPROCESOS c.c. 98521114-3


OBJETO: Suministro de implementos deportivos para la conservación y fortalecimiento de las escuelas de formación deportiva del instituto de la juventud, el deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación extra escolar del municipio de Tunja – IRDET




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OBSERVACION No 9 Resolución No 307 del 27 de diciembre de 2016 por medio de la cual se adjudica la selección abreviada -subasta inversa presencial, no tiene firma del ordenador del gasto incumpliendo con lo preceptuado por la Corte Suprema de Justicia en sentencia del 22 de agosto de 2001 expediente 16430 que dice “Los documentos sin firma carecen de valor probatorio”; Expiden CDP No 2016000408 por valor $82.953.834, afectando los rubros 22101 Escuela de formación deportiva por valor de $63.639.443, del rubro 22102 Festivales y juegos intercolegiados por valor de $5.578.391 y $13.736.000. y el Registro presupuestal No 2016000424 lo expiden por valor de $53.490.316 del rubro 22101 Escuela de formación deportiva, lo cual demuestra que la planeación no fue eficiente en lo concerniente al presupuesto asignado.

En el contrato en la cláusula segunda determinan los elementos a adquirir con las especificaciones y la cantidad pero no determinan ni el valor unitario ni el valor total, El contratista expide la factura No 5261 del 30 de junio de 2017 y recibida en el IRDET el 5 de julio, con oficio de la misma fecha el contratista hace entrega del material deportivo. Pero en la carpeta del contrato se comprobó que le dan ingresos de los elementos adquiridos el 30 de diciembre de 2016 según comprobante de ingresos No 28. Por lo anterior consideramos que se presenta irregularidad en el ingreso a almacén pues no se disponía del acta de recibo a satisfacción ni de la factura de venta documentos esenciales para la elaboración del comprobante respectivo. No se encontró el informe de supervisor tan solo hay una certificación que dice que el contratista cumplió a cabalidad incumpliendo con lo establecido en la ley 1474 de 2011 en el artículo 83 determina “…… La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo,

financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato”.

De conformidad con la cláusula sexta el plazo de ejecución del contrato era de 3 días calendario, lo cual no se cumplió si se tiene en cuenta que la entrega del material deportivo se efectuó el 5 de julio de 2017 es decir 6 meses después de la suscripción del acta de inicio sin ninguna justificación legal. Observación con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Tal como se informó por medio del radicado AF-110-1053 de fecha 23 de agosto del año en curso, la carpeta contentiva de los originales a que se hace referencia se extravió, situación ante la cual se elevó denuncia ante la fiscalía general de la nación seccional Tunja y trámites administrativos pertinentes; motivo por el cual se remitió para la auditoría regular los documentos que fueron objeto de recopilación a través del portal único de contratación. En lo que respecta a los rubros es preciso resaltar que los mismos versan sobre programas de


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propósitos similares por cuanto dimanan de un solo proceso, en consecuencia se efectuó una planeación eficiente respecto de los mismos y su valor.

En lo relacionado con los elementos adquiridos y su valor unitario es preciso resaltar que de conformidad con el parágrafo único de la cláusula primera del contrato número 14-2016 los documentos del proceso forman parte del contrato y definen igualmente las actividades ,alcance y obligaciones del mismo, en consecuencia , atendiendo las reglas de la modalidad contractual pertinente mediante radicado número 2663 del 27 de diciembre de 2016 , el señor JHON JAIRO CARDONA IDARRAGA allegó el ajuste de la propuesta económica conforme a las resultas de la subasta y la misma fue insertada de manera oportuna a la propuesta a la propuesta principal estableciendo de manera inequívoca los elementos adquiridos, su valor unitario, y su valor total; documentos que fueron oportunamente publicados en el portal único de Contratación cumpliendo de manera cabal con el principio de publicidad pertinente para tal efecto se anexa en 16 folios el soporte correspondiente.

De otro lado se aporta la remisión N° 559 de 30 de diciembre de 2016, documento mediante el cual el contratista JHON JAIRO CARDONA IDARRAGA hizo la entrega de los elementos contratados dentro de los plazos acordados, producto de lo cual se generó el ingreso a almacén N°28 de 30 de diciembre de 2016, para tal efecto se anexa copia de lo pertinente en 3 folios. Se considera pertinente aclarar que el contratista cumplió los términos y plazo del contrato y lo que ocurrió con la fecha correspondiente al año 2017, se deriva del hecho que hasta el día 5 de Julio de 2017 el contratista presentó la respectiva factura.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Con el fin de establecer las reglas precisas de la contratación, en la minuta del contrato se deben registrar los elementos adquirir con sus especificaciones técnicas, valor unitario y valor total. No basta con decir que los documentos del proceso forman parte del contrato y definen igualmente las actividades, alcance y obligaciones, Tiene mayor valor probatorio lo registrado en cada una de las cláusulas del contrato el cual es firmado por ambas partes. En cuanto a la firma de los documentos es importante recordarles que todo soporte que se publique en el SECOP, debe estar firmado, requisito con el cual se pueden rehacer los expedientes en caso de extraviarse como sucedió con el presente contrato. De otra parte la administración está en la obligación de hacer cumplir los plazos pactados. Por lo anterior se confirma como Hallazgo Administrativo. Las inconsistencias presentadas se dan por la falta de mecanismos de seguimiento lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales.


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CONTRATISTA:JHON JAIRO CARDONA c.c. 98521114

SUPERVISOR: LAURA ANGELICA CASTELLANOS B

OBJETO: Suministro de botilitos, pelotas, gorros de natación, para los participantes de los festivales de las escuelas de formación deportiva en las diferentes modalidades, que organiza el instituto de la juventud, el deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación extra escolar del municipio de Tunja – IRDET



OBSERVACION No 10: Revisados los documentos aportados en la carpeta del contrato comprobamos que Según factura se compraron 174 gorros de natación y aparecen entregados en planillas 117 los restantes 57 gorros fueron devueltos a almacén por la supervisora del contrato; no elaboran acta de recibo a satisfacción del objeto contratado. Se observa planillas de entrega de botilitos donde registran el nombre pero no se evidencia la firma respectiva del beneficiario, por lo cual la administración debe establecer procedimientos y controles en la entrega de dichos elementos. Lo anterior es causado por procedimientos inadecuados, lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales. Observación con alcance administrativo

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se realizará el llamado al cumplimiento de las obligaciones del respectivo supervisor del contrato objeto de esta observación. Igualmente se realizará el ajuste a los formatos previstos para la entrega de incentivos sin olvidar la alta dirección de realizar la exigencia a través de oficio respecto de seguir las indicaciones previstas para la entrega de incentivos.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La administración acepta las observaciones planteadas y se compromete a mejorar los procesos, razón por la cual se confirma como Hallazgo Administrativo, para plan de mejoramiento. Lo anterior es causado por procedimientos inadecuados que generan informes incompletos.


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CONTRATISTA:JANNETH MONTENEGRO DUEÑAS c.c. 33676489-9


OBJETO: suministro de tulas, yoyos, trompos, sogas y manillas para el desarrollo del programa vacaciones recreativas del primer semestre del 2016



OBSERVACION No 11:

No elaboran el acta de recibo a satisfacción de los elementos didácticos y accesorios, ni el comprobante de entrada y salida de almacén, documentos necesarios para la verificación del cumplimiento del objeto contratado, incumpliendo con lo dispuesto en la ley 80 de 1993 en el Artículo 26º.- Del Principio de Responsabilidad.

No se encontró el informe del supervisor incumpliendo con lo establecido en la ley 1474 de 2011 en el artículo 83 determina “….La supervisión consistirá en el seguimiento técnico,

administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato.

Observación con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se anexa al presente el comprobante de entrada y salida de almacén respectivamente

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Revisados los documentos anexos a la respuesta se comprobó que adjuntan los comprobantes de entrada y salida de almacén, por lo cual se levanta parcialmente la observación si se tienen en cuenta que no están dando cumplimiento a la ley de archivo e informes del supervisor, por lo cual se constituye en un Hallazgo Administrativo. Causado por descuido en el desarrollo de las funciones lo que genera informes incompletos



CONTRATISTA:DISTRIBUCIONES ALIADAS BJ SAS R/L c.c. 900314764-1



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OBJETO: Suministro de morrales, canguros y botilitos, como incentivo y/o premiación de los juegos intercomunitarios (comunales y veredales) del instituto de la juventud, el deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación extra escolar del municipio de Tunja -IRDET”



OBSERVACION No 12: Revisados los estudios previos vemos que en el numeral 11 Valor estimado del contrato y su justificación, en el cual presentan cotizaciones del mercado, de Dotaciones Tundama, Suministro y cotizaciones y Dotaciones Boyacá, el valor promedio de los botilitos incluido el IVA es de $5.349 Pero le adjudicaron el contrato a la firma Distribuciones Aliadas BJ SAS R/L, el cual facturo los botilitos a $20.117 incluido el IVA. Aunque la propuesta fue la de menor precio, consideramos que el comité evaluador debió considerar este ítem ya que la diferencia de precio es enorme de $14.768 por cada botilitos y analizar la calidad de los canguros y morrales contratados, pues en estos la diferencia entre los precios de mercado y los adquiridos es grande , lo cual compenso el total del contrato. No siempre el menor precio es la mejor opción de compra también se debe evaluar la calidad de los bienes. se incumplió con el Principio de Transparencia del artículo 24 de la ley 80 de 1993 numeral 5 literal c) “Se definirán con precisión las condiciones de costo y calidad de los bienes,

obras o servicios necesarios para la ejecución del contrato”

Se encontraron 4 planillas de entrega de incentivos que suman 127 beneficiarios, a folios 108, 109, 110 y 111, en las cuales relacionan el nombre, el documento de identidad y la firma pero no se determinan que elementos entregados (morrales, canguros, botilitos), Es importante que los supervisores del contrato hagan la devolución de los elementos que por una u otra razón no se entregan a los participantes, elaborando la respectiva acta de devolución a almacén, lo cual no se ha venido realizando y muchos elementos e implementos deportivos no están registrados en los inventarios de consumo. Observación con alcance administrativo

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Atendiendo la modalidad contractual y lo dispuesto para tal efecto por el decreto 1082 de 2015, el comité evaluador atendió la única regla reguladora de la dinámica del proceso conforme a la cual el dispositivo legal de la referencia establece que el menor precio es el único factor de selección resaltando al respecto que el adjudicatario del proceso dio cabal cumplimiento a las condiciones técnicas exigidas en la invitación pública respetando el valor final ofertado, motivo por el cual no se encuentra en los elementos suministrados su valor y entrega ningún incumplimiento a los postulados que rigen la materia.


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De otro lado respecto a la devolución a almacén de los elementos deportivos sobrantes, se da a conocer que a 31 de diciembre de 2016 el supervisor del contrato todavía se encontraba realizando entrega de estos elementos a la comunidad correspondiente, siendo esta la razón por la cual al no hacerse la devolución a almacén pues no podría esta registrarse en los inventarios de consumo a 30 de diciembre de 2016. Se anexa 2 folios copia de entrega y recibo de incentivos.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Es importante que al efectuar la evaluación de las propuestas se evalúen los precios de los elementos a adquirir, y se comparen entre sí y cuando se presenten diferencias elevadas en las diferentes propuestas como es este contrato en el cual lo botilitos presentan diferencias enormes entre las propuestas presentadas. En estos casos es necesario tomar los correctivos, con el fin de garantizar el principio de economía, No siempre el aprobar la propuesta de menor precio es lo más favorable para la entidad. No se comparte la respuesta dada sobre la devolución de los elementos sobrantes a almacén, si se tienen en cuenta que la auditoria se realizó en el mes de septiembre de 2017, por consiguiente todos los documentos deberían estar archivados en la respectiva carpeta, por lo tanto se confirma como Hallazgo Administrativo. Lo anterior es causado por descuido en el desarrollo de las funciones, lo que genera incumplimiento de los procedimientos establecidos.



CONTRATISTA:ERIKA JOHANA LOPEZ VALIENTE c.c. 1049633651

SUPERVISOR: ZULY JOHANA PACHECO ROBLES

OBJETO: Suministro de elementos de papelería útiles de oficina aseo tintas para impresoras para el instituto de la juventud, el deporte, la recreaciones aprovechamiento del tiempo libre y la educación extraescolar

CONTRATO No 100 FECHA 18-07-16 PLAZO 5 M FECHA INICIO 21-07-16

VALOR $ 6,874,000 ADICION $995.850 VALOR TOTAL $7.869.850

OBSERVACION No 13: El tiempo de ejecución del contrato es por 5 meses, tiempo que consideramos demasiado amplio, si se tiene en cuenta que para suministro de elementos el tiempo promedio es de 5 a


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CÓDIGO: FO-AF-14

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10 días. Producto de lo anterior efectúan una adición por valor de $995.850 sin tener una justificación real que avale dicha adición con lo cual se incumplió con el Principio de Transparencia del artículo 24 de la ley 80 de 1993 numeral 5 literal c) “Se definirán con precisión

las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del contrato” y el literal e) “Se definirán reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas y que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad

exclusiva de la entidad” y lo establecido por el El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia de 31 de agosto de 2006, Radicación R- 7664, se refirió también al principio de planeación en la contratación estatal, planteando lo siguiente “…Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de

selección”. Observación con alcance administrativo

RESPUESTA DE LA ENTIDAD De la observación relacionada con la duración del contrato se puede decir lo siguiente: * Del 100% de los productos contratados ( 97 elemento enlistados en total), sólo el 6,2% (06 elementos de la lista) quedaron pendientes por entregar. La justificación para la demora en la entrega de esos elementos restantes se relaciona a que todos eran RECARGAS DE TINTAS PARA IMPRESORAS, las cuales se justifica su adquisición en el ahorro de dinero que tiene la entidad, frente a l valor unitario de cada cartucho original. Además tendríamos que decir que para poder hacer todas las recargas contratadas, se requerían de los cartuchos desocupados, los cuales para el momento de la primera entrega no teníamos en totalidad. RESUMEN DE ENTREGAS fecha de iniciación de contrato 21/07/16 Total elementos contratados 97, por valor de $6, 874,000. Primera entrega: 27/07/16 - Cantidades entregadas 91 elementos (diferentes cantidades), por valor de $ 6.562.000.oo. Segunda entrega: 20/12/16 - Cantidades entregadas: 6 elementos (diferentes cantidades) por valor de $ 312.000.oo En cuanto a la adición que se realizó al contrato se puede decir lo siguiente: * Para el momento de la adición no quedaban existencias suficientes para cubrir el tiempo que restaba para terminar el año y el tiempo que se requería para iniciar y asignar un nuevo contrato de suministros. Y teniendo en cuenta que entre enero y febrero del siguiente año eran las fechas que se realizaba la nueva contratación del Instituto, y para lo cual era esencial tener existencias de los elementos adicionados; razones que fueron expuestas en el documento de GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA radicado el día 15 de diciembre de 2016 al doctor GILBERTO OTALORA VELANDIA (Se anexa copia). *Hablando de los elementos más representativos en cantidad y valor que se adicionaron al contrato, se puede decir que: las cantidades solicitadas inicialmente de los juegos de carpetas de dos tapas, por error fueron muy por debajo de las que se habían comprado en el año inmediatamente anterior y que sólo al trascurrir del tiempo se evidencio la necesidad de haber comprado más cantidad; en cuento a las resmas de papel carta, oficio y a los tóner de tinta


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CÓDIGO: FO-AF-14

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para la impresora HP LASER 1102, se compraron cantidades similares a las del año inmediatamente anterior (se anexa soporte), pero que debido a los procesos que se llevan a cabo, a diario en el Instituto ya se habían agotado las existencias y por lo tanto se requería de comprar cantidades adicionales, esto teniendo en cuenta que son elementos vitales para el buen funcionamiento de las actividades que desarrolla la entidad (se anexa copia de cantidades contratadas 2015 y 2016 y copia de adición a contrato 2016).

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Para esta clase de contratos es importante tener actualizado el plan general de adquisiciones, documento que se constituye en el soporte principal para la contratación de estos elementos. Teniendo en cuenta que la contratación se efectúa por mínima cuantía, proceso que dura máximo tres días, se puede contratar los elementos que son de entrega inmediata y en otro contrato los que se entregan en periodos de tiempo como como son los cartuchos de tinta. Por lo anterior se confirma como Hallazgo Administrativo. Para plan de mejoramiento. Lo anterior es causado por procedimientos inadecuados lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales

2.1.1.1.4.3. Contratos de Consultoría y Otros (Convenios) Del total de contratos suscritos por el Instituto de Recreación y Deporte de Tunja – IRDET, 220 por valor de $1.963.442.137, se auditaron 10 convenios por la suma de $245.000.000, a continuación se relacionan aquellos contratos en los cuales se presentan inconsistencias.

CONVENIO No 218 de 2016


CONTRATISTA:CLUB DEPORTIVO ATLETICO LOS CHASQUIS c.c. 820001801-2


OBJETO: Apoyo económico al club deportivo atlético los chasquis para sufragar los gastos de la realización de la carrera atlética aguinaldo boyacense a realizarse el día 17 de diciembre de 2016

CONVENIO No 218 FECHA 14-12-16 PLAZO 4 días FECHA INICIO 14-12-16


OBSERVACION No 14:


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A folio 10 se evidencia factura de venta No 0474 de William Fernando Flórez Mariño de fecha 17 de diciembre de 2016 donde describen suministro refrigerios $1.500.000 e Hidratación $1.500.000 para un total de $3.000.000, como se puede ver facturaran a nivel general sin especificar cuantos refrigerios se dieron y el costo unitario y total, sucede lo mismo con la hidratación se debe determinar qué clase de hidratación se dio así como el costo unitario y el total. Lo anterior es importante para saber cuántas personas participaron en la actividad realizada por el club y determinar si el costo beneficio se justificó. Observación con alcance administrativo

RESPUESTA DE LA ENTIDAD La alta dirección oficiará al supervisor para que en cumplimiento de sus obligaciones tenga presente esta observación. Atendiendo la observación se tendrá en cuenta para la entrega de soportes donde se especifique las cantidades y los valores unitarios.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA En la respuesta la administración acepta la observación y se compromete a implementar las mejoras, lo cual se da en el plan de mejoramiento, por lo tanto se confirma como Hallazgo Administrativo. Lo anterior es causado por falta de mecanismos de seguimiento lo que genera informes incompletos



CONTRATISTA:LIGA DE FUTBOL DE BOYACÁ c.c. 800139387-5

INTERVENTOR: RAUL ANTONIO PARADA RODRIGUEZ

OBJETO: Aunar esfuerzos económicos y logísticos para el apoyo a la liga de fútbol de Boyacá para cubrir gastos de la participación del equipo sampas en el torneo de futsal FIFA primera división liga argos 2016 a realizarse en el primer semestre del presente



OBSERVACION No 15 Efectúan pagos por trasporte de jugadores a Bogotá, Madrid, El Rosal y Villavicencio por valor de $9.000.000, pero se observó que no adjuntan póliza de seguros, que cubran los siniestros por este concepto, lo cual se convierte en un alto riego para la entidad. Con el fin de tener mayor transparencia cuando se efectúen pagos de transporte se debe efectuar una relación discriminando el día y el valor del pago así como el total cancelado por este concepto, anexando los soportes legales. En la liquidación del convenio se debe


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discriminar cada uno de los conceptos por los cuales se efectuaron los pagos, el valor ejecutado y el saldo no ejecutado. Observación con alcance administrativo

RESPUESTA DE LA ENTIDAD En cada uno de las cuentas de transporte se especifica el sitio y el día en que fueron trasladados los deportistas, en el acta de liquidación se puede verificar que en efecto se indica el valor a pagar y el valor no ejecutado por parte del contratista de igual manera en las observaciones se indica que hay un sobrante a favor del IRDET. Se anexa póliza y la respectiva acta de liquidación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que adjunta los documentos soportes se acepta parcialmente la respuesta, pero se mantiene en el sentido de que todos los documentos deben estar archivados en la respectiva carpeta lo cual no se dio, por consiguiente se confirma como Hallazgo Administrativo. Lo anterior es causado por descuido en el desarrollo de las funciones asignadas lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales



CONTRATISTA:CLUB DEPORTIVO ATLETICO LOS CHASQUIS c.c. 820001801-2


OBJETO: Aunar esfuerzos económicos y logísticos para el apoyo al club deportivo atlético los chasquis para la realización del festival atlético departamental club atlético los chasquis a realizarse el día 16 de abril de 2016



OBSERVACION No 16: Cancelan un suministro de 1000 plegables tamaño oficio full color por dos caras por valor de $1.000.000; 1000 afiches full color ¼ de pliego por valor de $1.200.0000 y 3000 números full color por valor de $3.000.000. Total pagado $5.200.000, el proveedor manifiesta que pertenece al régimen simplificado y no está obligado a cobrar impuesto sobre las ventas ni a expedir factura, Revisados los documentos no se encontró el Registro de la Cámara de comercio en el cual se certifique que la actividad comercial es la de Litografía, con lo cual se incumplió con lo establecido en el Código del Comercio Decreto 410 de 1971 artículo 19 que dice “Es obligación de todo comerciante matricularse en el registro Mercantil…” Observación con alcance administrativo.


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RESPUESTA DE LA ENTIDAD De acuerdo a la observación se tendrá en cuenta para solicitar la cámara de comercio y corroborar el registro mercantil y así verificar los compromisos tributarios a que haya lugar.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA En la respuesta la administración acepta la observación y se compromete a implementar las mejoras, lo cual se da en el plan de mejoramiento, por lo tanto se confirma como Hallazgo Administrativo. Lo anterior es causado por falta de mecanismos de seguimiento lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales

2.1.1.1.4.4. Contratos de Obra Pública El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja – IRDET, en la vigencia de 2016 suscribió un solo contrato de obra pública por valor de $94.932.982, del cual se encontró:

CONTRATO DE OBRA No 202 de 2016


CONTRATISTA: MIGUEL ARTURTO BARRETO c.c. 7168432

SUPERVISOR: GUSTAVO MORENO CASTELBALNCO

OBJETO: Obra civil para realizar la Adecuación y ampliación Zona de servicios sede administrativa canchas de tenis parque Recreacional, construcción de cuatro muros Coliseo menor, reposición de dos (2) puertas, arreglo gradería barrio los héroes



OBSERVACION No 17: En el contrato se debe registrar el objeto contratado con sus especificaciones técnicas y su valor unitario y total tal como fue presentado en la propuesta y no solo registrar las condiciones técnicas como se efectuó en el presente contrato. En la Cláusula Decima octava- Garantía única. Establecen como póliza de Estabilidad y Calidad de las obras el 10% del valor del contrato y cubrirá el plazo de ejecución y cuatro meses más, según póliza No 39-44-1010844085 de Seguros del Estado S.A, la póliza de estabilidad y calidad de la obra tiene una vigencia de 3 meses y 29 días, incumpliendo con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 articulo Artículo 2.2.1.2.3.1.14. Suficiencia de la


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garantía de estabilidad y calidad de la obra. “Esta garantía debe estar vigente por un término no

inferior a cinco (5) años contados a partir de la fecha en la cual la Entidad Estatal recibe a satisfacción la obra. La Entidad Estatal debe determinar el valor de esta garantía en los pliegos de condiciones de la Contratación, de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato”.

El contrato fue adicionado en tiempo por 15 días, mediante contrato adicional No 1 del 28 de diciembre de 2016, previa solicitud del contratista y supervisor del contrato es decir que el contrato se vencía el 12 de enero de 2017. Con oficios del 13 y 23 de enero de 2017 el supervisor Gustavo Moreno Castelblanco, requiere al contratista para que firme el acta de terminación del contrato teniendo en cuenta que este se venció el 12 de enero de 2017. Con fecha 12 de enero de 2017 elaboran el acta de terminación del contrato, como se puede ver existe irregularidad si se tienen en cuenta los oficios que precedieron el acta de terminación. El 26 de diciembre el contratista Miguel Arturo Barreto Salinas solicita aprobación de ítems adicionales acorde a las mayores y menores cantidades de obra; con oficio del 12 de enero de 2017 el contratista presenta justificación a la variación de cantidades de obra en la cual manifiesta que de los 24.4 metros lineales de malla eslabonada únicamente se ejecutó 10.40 metros lineales por 5 metros de altura y que esta disminución permitió aumentar en la batería sanitaria un sanitario adicional para las damas, dos orinales para el baño de hombres y dos lavamanos adicionales con todos los aparatos y sus respectivas válvulas anti vandálicas. La otra modificación fue la de disminuir las cantidades de mampostería en ladrillo común, acero, enchapes y pañete, tampoco se ejecutó los ítem como piso en PVC, guarda escoba, teja y entramado en fibrocemento, acometida subterránea eléctrica y en cambio se hizo ventana y barrotes de seguridad galvanizad varilla 5/8 incluye pintura alta resistencia electroestática y 36 anclajes expansivos de seguridad soldados, cielo raso en PVC, pintura alta resistencia electroestática para lámina galvanizada baños, platinas de anclaje inc. 6 pernos expansivos de anclaje para malla eslabonada entre otros. Como se puede ver el contratista sin ninguna autorización decidió a cuenta propia efectuar cambios y/o modificaciones de cantidades de obra con lo cual se incumplió con lo establecido en el Manual de Contratación del IRDET numeral 4.2.8.1 Modificaciones a los contratos estatales otrosí que dice “…El supervisor o interventor deberá presentar y analizar el caso con el gerente

general y el profesional universitario de la oficina jurídica; presentara el informe actualizado y conforme a las funciones propias como supervisor o interventor recomendara al ordenador del gasto la suscripción del otrosí. Para lo cual debe adjunta. 1) La manifestación escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada o la aceptación de la propuesta del Instituto de modificar el clausulado del contrato. 2) La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de las modificaciones.. 3) Expediente completo del contrato…4) Informe actualizado del supervisor…5) Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del

contrato 6) demás documentos pertinentes….” Y lo dispuesto en la ley 80 de 1993 articulo 32 numeral 2 inciso 3 que dice “Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente.


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Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben

enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato”. De conformidad con el acta de inspección y verificación del presente contrato efectuada el día 13 de septiembre de 2017, se encontraron algunas inconsistencias relacionadas en los numerales 1 y 4 del siguiente informe: “Asunto: Visita de inspección y verificación Contrato No. 202 de 2016. De acuerdo a la solicitud por la Auditora Fiscal para realizar visita técnica de verificación del cumplimiento del objeto del contrato de obra No. 202 de 2016 celebrado por el IRDET. Se realizó dicha visita por parte del equipo de Infraestructura de Auditoria Fiscal, en día 13 de septiembre de 2017, a las dos de la tarde, concluyendo lo siguiente.

1. Las cantidades verificables ejecutadas en la construcción de unidades sanitarias en la cancha de tenis del parque recreacional, son coherentes con las plasmadas en el acta de recibo final. Sin embargo se requiere que se suministre a la Contraloría el registro fotográfico de la instalación del refuerzo con malla electrosoldada la cual se encuentra registrada en el ítems 3.3. por un valor total de $357.000. por lo anterior se presume un daño fiscal.

2. La instalación de los portones en lámina del coliseo menor presenta coherencia en las cantidades ejecutadas con las verificadas.

3. Los trabajos realizados en el Polideportivo del Barrio el Milagro, son coherentes con las pagadas dentro del contrato de obra.

4. En el arreglo realizado a la gradería del Barrio los Héroes, se encuentra que la gradería presenta agrietamiento, en la parte superior. Por lo que se requiere la utilización de las garantías para restablecer el tramo dañado se anexa registro fotográfico.

5. En la instalación de la malla de la cancha de futbol del IRDET, existe coherencia

con las cantidades pactadas en el contrato y las pagadas. 6. En el mantenimiento al polideportivo del teatro Suarez, se revisaron la ejecución de

las cantidades y no se presentan diferencias.


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7. Polideportivo Barrio centenario, se realiza la medición dando como resultado que no existe diferencia entre lo pagado y lo ejecutado.”

Debido a lo anterior se establece oobservación administrativa con presunto alcance fiscal por valor de $ 357.000.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo único del artículo primero del contrato de obra No. 202 de 2016, los documentos del proceso forman parte del contrato y definen igualmente las actividades, alcance y obligaciones del mismo, motivo por el cual en lo que refiere a las cantidades y valor unitario se atiende a lo descrito en la propuesta debidamente publicada en el portal único de contratación de manera oportuna. Con adicional 01 al contrato 202 de 2016 Firmado el 28 de diciembre, Folios 400 y 401 se autorizó el adicional en tiempo dando cumplimiento al termino establecido en el contrato se realizó el acta de terminación el 12 de enero, lo cual por error involuntario de digitación se relacionaron las fechas anunciadas en el informe de auditoría modalidad regular . Contractualmente hablando según la Cláusula segunda numeral 3 del contrato de obra: Elaborar diseños Arquitectónicos y estructurales de las baterías de baños. Se procedió a diseñar los espacios y estructuras correspondientes, lo cual dio como resultado una variación en favor del Instituto IRDET, y de la comunidad deportiva y por lo tanto del Municipio de Tunja en lo que respecta a una mejor calidad de obra como consecuencia de mayores y menores cantidades de obra, creación de actividades y no ejecución de otras derivadas de los nuevos diseños a implementar las cuales deben guardar funcionalidad, estética y ser acordes al entorno deportivo que las rodea. Es por esto que todo cambio ocasionado al presupuesto inicial depende solamente de las actividades derivadas de Diseño, las cuales están soportadas mediante acta de mayores y menores y debidamente firmadas por las partes dentro del plazo establecido para la terminación del contrato y sin sobrepasar el valor contratado-Con folios del 426 al 431 se presenta el informe acta de terminación donde se relaciona al detalle los ítems ejecutados la disminución de mampostería acero enchapes pañete. Se justifican al optimizar los recursos y ampliar la cobertura de servicios sanitarios a la comunidad deportiva que hará uso de la nueva batería sanitaria y demás obras contratadas en general. Con relación al piso PVC, guarda escoba teja entramado en fibocentro acometidas subterráneas eléctricas como aparecen en los item: 9.6,9.7,10.1,10.2,14.1 en la columna valor parcial aparecen 0,00 lo que significa que como no se ejecutaron no se cobraron. Con oficio 143 de fecha 13 de septiembre se notificó al contratista Para la intervención del fallo en la gradería lo cual, le realizo el respectivo mantenimiento a la gradería el 14 de septiembre en presencia del presidente del barrio realizando la intervención de grietas al


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pañete en la zona superior de polideportivo los héroes. Tenemos que al iniciar la ejecución de obras se evidencio la presencia de fisuras en las gradas las cuales funcionan como muro de contención del talud existente, lo cual admite fallos existentes en la estructura debido a las fuerzas de presión que ejerce la zona verde sobre la estructura en ladrillo y que aumentan cuando se presentan lluvias repetitivas, aumentando la presión de poros y por lo tanto forzando a las gradas a trabajar con fuerzas a tensión para las cuales no fueron diseñadas. Una vez terminan los ciclos lluviosos, el terreno se contrae por evaporación de la humedad, entonces las fuerzas de tensión disminuyen contrayendo nuevamente los muros hacia su estado inicial causando distención de muros lo cual es el escenario adecuado para roturas en muros y trasladándolos a los pañetes instalados, por lo cual el problema existente no depende de la calidad del Pañete, sino de la clase de muro estructural que para nuestro caso no es el indicado, ya que los muro en mampostería difícilmente trabajan en la consolidación adecuada de taludes. Por lo tanto una vez aparecen estas grietas se debe hacer un mantenimiento rutinario (cada 6 meses), con epóxicos que permitan la dilatación y contracción de fisuras, es así como pare este caso se aplicó VULKEM 116 Sellante elastomérico impermeable de poliuretano de alto desempeño y secado normal TX40T150 (ASTM C-1183) 40 – 50 ml / minuto Propiedades de dureza tipo A (ASTM C-661) 40 Pérdida de peso (ASTM C-1246) Pasa Tiempo de Secado al tacto (ASTM C-679) 30 horas Manchado y cambio de color (ASTM C-510) Concreto 89-111 N Ladrillo 85-102 N +/- 25% Resistencia Tensil (ASTM D-412) 250 psi Elongación última (ASTM D-412) 200% - 300% Módulo 100% (ASTM D-412) 230 psi. Se anexan fotos de muros fallados antes de intervenirlos: y fotos de mantenimiento al fallo (parte superior) de la gradería.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Con el fin de establecer las reglas precisas de la contratación, la minuta del contrato debe contener las obras a realizar con especificaciones técnicas, valor unitario y valor total, como se presentó en la propuesta, no basta con decir que los documentos del proceso forman parte del contrato y definen igualmente las actividades, alcance y obligaciones, Tiene mayor valor probatorio lo registrado en cada una de las cláusulas del contrato el cual es firmado por ambas partes. Por lo cual se confirma la observación Teniendo en cuenta que no se pronuncian sobre el procedimiento de las modificaciones de obra se confirma la observación. En lo que respecta a las inconsistencias presentadas en las cantidades de obra no ejecutada y de la cual se profirió un posible detrimento del erario público por la no ejecución del ítem instalación del refuerzo con malla electrosoldada la cual se encuentra registrada en el ítems 3.3, por un valor total de $357.000. La administración adjunta registro fotográfico de la instalación y cargue de la malla electrosoldada, con lo cual soporta la ejecución del ítem antes mencionado, por consiguiente se desvirtúa el posible daño fiscal. En cuanto al agrietamiento de las graderías del polideportivo de los Héroes, argumentan que el problema existente no depende de la calidad del pañete, sino de la clase de muro estructural


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que para nuestro caso no es el indicado, ya que los muros en mampostería difícilmente trabajan en la consolidación adecuada de taludes. Pero teniendo en cuenta la observación de la auditoria se procedió a intervenir la zona afectada, como prueba se anexan fotos de muros fallados antes de intervenirlos y fotos de mantenimiento al fallo (parte superior) de la gradería. Con base en las explicaciones y documentos fotográficos se levanta la observación en lo pertinente al detrimento fiscal y se mantiene el no cumplimiento de los procedimientos configurándose en hallazgo administrativo. Lo anterior es causado por debilidades de control lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales

2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta

Revisada la cuenta del Instituto de Recreación y Deportes de Tunja IRDET de la vigencia de 2016, la cual fue presentada en medio magnético de conformidad con los lineamientos del Sistema Integral de Auditorias SIA, de conformidad con la resolución No 175 de 30 de noviembre de 2013 de la Contraloría Municipal de Tunja, se encontraron inconsistencias en el diligenciamiento de los formatos. Los cuales se corroboraron en la visita y revisión in situ, se comprobó la existencia de algunos documentos que no fueron presentados en la rendición de la cuenta de la vigencia de 2016, los cuales fueron aportados durante el proceso de revisión encontrando: 2.1.1.2.1. Aprobación y modificación del presupuesto vigencia 2016 Efectuado el estudio y análisis de los documentos mediante los cuales se fijó y modificó el presupuesto del IRDET se encontró; El presupuesto inicial para la vigencia 2016 fue aprobado mediante Acuerdo 020 del 28 de diciembre de 2015 por la suma de $2.171.710.374, se adiciono con acuerdos No 003, 005, 006 y 009 y Resolución 008 por la suma de $921.466.732; no se presentan reducciones y efectúan traslados presupuestales (créditos y contra créditos) con resoluciones No 007 y 008 y acuerdos 009 y 010 por valor de $188.604.158, para un presupuesto definitivo por la suma de $3.093.177.106. Efectuada la comparación con los formatos de modificación del presupuesto F08a_agr y F08b_agr y con los de ejecución de ingresos F06_agr y ejecución de gastos F07_agr, se comprobó que la información suministrada es coherente y razonable.


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Cuadro No 5 Actos administrativos de fijación y modificación del presupuesto 2016

Fuente: Acuerdos y resoluciones de presupuesto

2.1.1.2.2 Verificación y análisis de los formatos

Observación No 18 Se presentan inconsistencias en los formatos de la rendición de la cuenta anual consolidada así: Formato F01_agr- Catalogo de cuentas. No diligencia la columna de saldo corriente y la columna de saldo no corriente Formato F07_agr- Ejecución de gastos. No diligencia la columna código del programa se debe registrar ((Funcionamiento, Deuda, Inversión) de conformidad con el gasto que se esté ejecutando, De igual forma se observa que no diligencia la columna de compromisos, la cual es indispensable para determinar y las Reservas Presupuestales y poder verificarlas con las constituidas en la vigencia. Formato F10_agr- Ejecución Reservas Presupuestales. En este formato se debe relacionar la ejecución de las reservas constituidas a 31 de diciembre de 2015 con la resolución 258 por valor de $19.011.315 y que se pagaron en la vigencia 2016; Revisada la información del formato se comprobó que la que suministran corresponde a las reservas constituidas a 31 de diciembre de 2016 con resolución 315 por valor de $115.273.077 las cuales se debieron cancelar en el 2017. Formato F11_agr- Ejecución Cuentas por pagar. En este formato se debe relacionar la ejecución de las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2015 con la resolución 259 por valor de $22.345.447 y que se pagaron en la vigencia 2016; Revisada la información

Acto Administrativo Fecha

Presupuesto

Inicial Adicion Reduccion Contracredito Credito

Presupuesto

Definitivo

Acuerdo 020 28-12-15 2,171,710,374

Acuerdo 003 07-03-16 256,109,048

Acuerdo 005 27-04-16 356,079,641

Acuerdo 006 08-07-16 25,756,000

Resolucion 007 17-08-16 69,337,058 69,337,058

Resolucion 008 02-09-16 163,522,043 19,800,000 19,800,000

Acuerdo 009 04-11-16 120,000,000 87,467,100 87,467,100

Acuerdo 010 28-12-16 12,000,000 12,000,000

Totales 2,171,710,374 921,466,732 0 188,604,158 188,604,158 3,093,177,106


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del formato se comprobó que la que suministran corresponde a las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2016 con resolución 313 por valor de $65.667.891, las Cuales se debieron cancelar en el 2017. De igual forma se observa que la Resolución No 313 por la cual constituyen las cuentas por pagar de 2016. Formato F20_13a_agr- Contratación. Se presentan inconsistencias en la columna de pagos efectuados ya que más del 50% de los contratos no registran y en los que aparecen las cifras no corresponden a lo cancelado realmente. No se está codificando adecuadamente en la columna clase de contrato, puesto que registran contratos como el 192,194 y 208 como contratos de prestación de servicios CI, cuando en realidad corresponde a contratos de suministro C6: con lo anterior se incumplido con lo establecido en la resolución 175 de 2013.Por lo cual se constituye en una observación administrativa

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Al hacer revisión del Formato F01_agr- Catalogo de cuentas, se pudo evidenciar que sí estaba diligenciadas las columnas de Saldo Corriente y No corriente, para lo cual se anexa copia del formato cargado a la plataforma (f01_agr). De igual manera para el Formato F07_agr- Ejecución de gastos se ha solicitado a la empresa que suministra el programa contable que se maneja en el IRDET, la empresa HASSQL, que ajuste la parametrización del programa y se tendrá en cuenta ésta observación en el diligenciamiento del formato. Con relación a los formatos F10_agr y F11_agr, se tendrá en cuenta las observaciones hechas, para la presentación de los mismos en el siguiente periodo.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA En la respuesta la administración acepta las inconsistencias en el diligenciamiento de los formatos de la rendición de la cuenta de la vigencia 2016 y se compromete a efectuar las mejoras, lo cual se da con el plan de mejoramiento, por lo tanto se confirma como

Hallazgo Administrativo. Lo anterior se presenta por descuido en el desarrollo de las

funciones asignadas, lo que genera informes incompletos y de poca confiabilidad

2.1.1.2.3. Resultado de evaluación del estudio de la cuenta De acuerdo con las consideraciones anteriores, se emite la calificación que a continuación se muestra, la cual determina que el concepto es favorable en razón a que obtuvo una calificación en Oportunidad de 84.6 puntos en suficiencia 79,5 puntos y en calidad de la información 79,5 puntos para una calificación consolidada de 80,0 puntos; por lo tanto la cuenta de la vigencia 2016 del Instituto de Recreación y Deporte de Tunja IRDET SE FENECE. El resultado obtenido corresponde a la aplicación de los criterios técnicos


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expresados en la matriz de evaluación de la Gestión Fiscal dispuestos en la Guía de Auditoría

2.1.1.3 Legalidad

Para verificar la legalidad financiera se procedió a revisar el cumplimiento de las normas contables en la elaboración y presentación de los estados financieros del IRDET a 31 de diciembre de 2016, de igual forma se evaluó el cumplimiento de las normas presupuestales en la elaboración, presentación, aprobación y ejecución del presupuesto. En lo referente al componente de gestión contractual se verifico el cumplimiento de las obligaciones en el Secop, el cumplimiento de los principios y procedimientos en la contratación en cada una de sus etapas, la asignación de supervisor e informes presentados, el cumplimiento del objeto contractual y la liquidación de los contratos, obteniendo una calificación de 92,2 puntos, siendo Eficiente el cumplimiento de las normas que le son aplicables a la ESE.

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0,10 8,5

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0,30 23,8

Calidad (veracidad) 0,60 47,7

1,00 80,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

79,5


RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

79,5

TABLA 1-2

84,6

Calificación

Eficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA


Atribuido

Financiera 0,40 37,1

De Gestión 0,60 55,0

1,00 92,2

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

92,9

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

91,7

Calificación

Eficiente


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2.1.1.4 Evaluación del Control Interno

El artículo 209 de la Constitución Política preceptúa “...Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley”; además dispone: que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la ley...”.

En este orden de ideas, la formulación y responsabilidad del Control Interno tiene como base legal el artículo 6o. de la Ley 87 de 1993. De conformidad con la normatividad la Comisión de auditoria procedió a realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno de acuerdo a la percepción que se tuvo en desarrollo del proceso auditor y del manejo de los documentos que involucran la contratación, y presupuesto, Tesorería, contabilidad y almacén, la cual arrojo el siguiente resultado:

El IRDET a través de Resolución No. 064 de 2016 adopta la Plataforma Estratégica, en la cual se contemplan la Misión, Visión, Objetivos Institucionales, Estructura Organizacional, Mapa de procesos, Políticas Institucionales, Políticas de operación de carácter general y Políticas de operación por procesos.

En el Mapa de procesos se tienen identificadas los procesos institucionales identificados como Estratégicos, Misionales, de Apoyo y Evaluación y Seguimiento.

Se tiene documentado el Código de Ética y Buen Gobierno.

Se tiene documentada la actualización del Modelo Estándar de Control Interno en su fase de Diagnóstico.

Se cuenta con Mapa de Riesgos, en el cual se tienen identificados los riesgos en los procesos de Apoyo, Misionales, Comunicaciones, Direccionamiento Estratégico, Jurídica, Evaluación y Seguimiento, la oficina de Control Interno realizó el seguimiento al Mapa de Riesgos con corte a Mayo y Diciembre de 2016.

En cuanto al Sistema de Gestión de calidad se tiene documentado el proceso para la elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión y Orientaciones para la elaboración de los procedimientos, no se cuenta con Manual de Calidad, ni Manuales de procedimientos para los diferentes procesos de la entidad.

Se cumplió con la presentación de la encuesta MECI al Departamento Administrativo de la Función Pública.

La oficina de Control interno realizó seguimiento al plan de acción por dependencias, con sus correspondientes indicadores.

Se cuenta con un plan anual de auditorías internas en la cual se realizan auditorías a los gastos de servicios, auditorías al proceso de PQR, auditoría a la Gestión contractual y la realización de arqueos de caja menor de manera periódica.


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Se emite una opinión Eficiente, con base en el anterior resultado:

2.2. CONTROL DE RESULTADOS 2.2.1. Evaluación Planes, Programas y Proyectos El Plan de Acción del IRDET se constituye en el documento que refleja los compromisos que la Gerencia establece ante la Junta Directiva de la entidad, los cuales deben contener, entre otros aspectos, las metas de gestión y resultados relacionados con la viabilidad financiera, la eficiencia, efectividad y coherencia con los objetivos misiónales cuyo cumplimiento se mide a través de los indicadores. Una vez evaluado el plan de acción y efectuada la calificación de conformidad con la Guía de Auditoria Territorial nos arrojó un puntaje de 90.2 puntos, lo que quiere decir que el IRDET, cumplió con las metas propuestas en el Plan de Acción.

Para la evaluación del Plan de Gestión se tomaron los principales programas ejecutados en la vigencia 2016 por el Instituto de Recreación y Deporte de Tunja IRDET, tomando las variables de presupuesto y población beneficiada.


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0,30 26,0

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0,70 60,6

1,00 86,6

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

CONTROL FISCAL INTERNO

86,6

TABLA 1-7


86,6

TOTAL

Calificación

Eficiente

FACTORES MINIMOSCalificación

Total

Eficacia 18.1

Eficiencia 26.5

Efectividad 36.4

coherencia 9.2

90.2

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Calificación Parcial Ponderación

90.7 0.20

88.3

0.10

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

0.4091.0

1.00

Calificación

Cumple

TABLA 2-1

CONTROL DE RESULTADOS

91.7

0.30


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Cuadro No 6

PROGRAMAS EJECUTADOS EN LA VIGENCIA 2016

Fuente; Informe de Gestión

2.3. CONTROL FINANCIERO

2.3.1. Estados Contables

Cuadro No. 7 BALANCE GENERAL COMPARATIVO 2016-2015

CUENTA CONCEPTO

PERIODO VARIACION

% PART. PERIODO

2016 2015 $ %

ACTIVO

CORRIENTE 324.032,00 352.146,00 -28.114,00 -7,98 56,64

11 DISPONIBLE 313.727,00 341.841,00 -28.114,00 -8,22 54,84

14 DEUDORES 10.305,00 10.305,00 0,00 0,00 1,80

NO CORRIENTE

248.032,00 255.664,00 -7.632,00 -2,99

43,36

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

216.045,00 209.190,00 6.855,00 3,28 37,77

19 OTROS ACTIVOS 31.987,00 46.474,00 -14.487,00 -31,17 5,59

TOTAL ACTIVO 572.064,00 607.810,00 -35.746,00 -5,88 100,00

PASIVO

24 CUENTAS POR PAGAR 79.988,00 46.812,00 33.176,00 70,87 13,98

Programa % cumplimiento

Población Beneficiada

Festivales y Juegos Intercolegiados 100% 5.951

Organización de Eventos Municipales 96% 427

Organización y participación de eventos con clubes 98% 500

Juegos Intercomunitarios 53% 1.290

Juegos interdocentes 76% 570

Recreación social y comunitaria 100% 1.500

Ciclo vías 100% 700

Vacaciones recreativas 99% 2.000


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25 OBLIGACIONES LABORALES 72.261,00 60.833,00 11.428,00 18,79 12,63

29 OTROS PASIVOS 0,00 7.349,00 -7.349,00 -100,00 0,00

TOTAL PASIVO 152.249,00 114.994,00 37.255,00 32,40 26,61

PATRIMONIO

32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 419.815,00 492.816,00 -73.001,00 -14,81 73,39

TOTAL PATRIMONIO 419.815,00 492.816,00 -73.001,00 -14,81 73,39

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 572.064,00 607.810,00 (35.746,00) -5,88 100,00

Fuente: Formato F01 Rendición de la Cuenta (Cálculos: Comisión de Auditoria)

En el Balance General comparativo de las vigencias 2016-2015, se evidencia que para la vigencia 2016 el Activo disminuyó en un 5,88% con respecto a la vigencia 2015, observándose que las cuentas que disminuyeron con fueron: Otros Activos con una disminución del 31,17%, seguido de Disponible la cual disminuyó el 8,22%; la cuenta Propiedad, planta y equipo presentó un incremento del 3,28%, siendo la única cuenta del activo que aumento para la vigencia 2016.

El pasivo entre las vigencias 2016 y 2015 presentó un incremento en su saldo del 32,40%, observándose que las Cuentas por pagar se incrementaron de manera significativa en un 70,87%, Obligaciones laborales por pagar se incrementaron en un 18,79%, Otros pasivos presentaron una disminución del 100% del saldo. El patrimonio para la vigencia 2016 presenta una disminución del 14,81%. 2.3.1.1 ACTIVO

Cuadro No. 8 COMPOSICION DEL ACTIVO A 31 DE DICIEMBRE DE 2016

ACTIVO A 31 DE DICIEMBRE DE 2016

11 DISPONIBLE 54,84%

14 DEUDORES 1,80%

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 37,77%

19 OTROS ACTIVOS 5,59%

TOTAL ACTIVO 100%

Los Activos del IRDET a 31 de diciembre de 2016 presentan un saldo de $ 572.064 miles. Se observa que la partida más representativa corresponde al grupo de Disponible con una participación del 54,84%, seguido del grupo de Propiedad, planta y equipo el cual tiene una participación del 37,77%, el grupo Otros Activos con una participación del 5,59%, y Deudores con una participación del 1,80% del total de los Activos.


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Caja Menor La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la administración; se asigna a un funcionario como responsable de su manejo. La Caja menor para la vigencia 2016 del Instituto de la recreación y el deporte de Tunja - IRDET, se constituyó mediante Resolución N° 029 del 09 de febrero de 2016 suscrita por el Gerente de la entidad por la cuantía de $ 4.800.000, asignándose como responsable del manejo a la Tesorera General y tiene como finalidad sufragar gastos que tengan el carácter de urgente para los siguientes rubros de gastos:

Cuadro No. 9 Rubros Gastos de Caja Menor

RUBRO CONCEPTO VALOR

214101 MATERIALES Y SUMINISTROS 690.000,00

214202 TRANSPORTES Y COMUNICACIONES 705.000,00

214206 IMPRESOS Y PUBLICACIONES 250.000,00

214207 MANTENIMIENTO 745.000,00

214303 GASTOS IMPREVISTOS 375.000,00

22101 ESCUELAS DE FORMACION DEPORTIVA 160.000,00

22102 FESTIVALES Y JUEGOS INTERCOLEGIADOS 160.000,00

22201 ORGANIZACIÓN EVENTOS MPALES DEPARTAMENTALES REGIONALES NACIONALES E INTERNACIONALES

395.000,00

22306 APOYO LOGISTICO 520.000,00

22401 MEJORAMIENTO, ADECUACION, MANTENIMIENTO DE ESCENARIOS

800.000,00

TOTAL 4.800.000,00

Para la constitución, se expide CDP No. 2016000019 de fecha 08 de febrero de 2016 y Registro Presupuestal No. 2016000019 de fecha 08 de febrero de 2016 por valor de $ 2.400.000. Durante el proceso auditor, se efectuó revisión de los gastos realizados por caja menor, estableciéndose que no hay pagos que superen el monto establecido, los reembolsos se encuentran debidamente legalizados, al finalizar la vigencia se hizo la legalización y el reintegro del dinero sobrante de la caja menor mediante consignación por valor de $ 1.686.020 de fecha 27-12-2016 en la cuenta 616464681 del Banco de Bogotá.


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Bancos Se analizaron las conciliaciones Bancarias verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios suministrados por la Entidad, donde se evidenció que las partidas conciliatorias a 31 de diciembre de 2016, corresponden a cheques pendientes de cobro girados de las cuentas Banco de Bogotá Cta No. 616464681 por valor de $ 163.857 miles y Banco Colombia Cta No. 66029839 por valor de $ 29.280 miles. Los recursos del Instituto de la Recreación y el deporte de Tunja - IRDET, durante la vigencia 2016 se manejaron a través de 6 cuentas corrientes y 1 de ahorros de los Bancos Bogotá No. 616639845, 616598538 y 616464681, Bancolombia No. 60666029839, Banco Colpatria No. 7301001570 y 7302087393 y Banco Sudameris Cta No. 720000348 cuenta que fue cancelada. De acuerdo con el examen realizado a las cuentas bancarias se establecen las siguientes observaciones:

OBSERVACION No. 19. La cuenta Banco de Bogotá No. 616598538 denominada “IRDET convenio Coldeportes 2014”, no presenta saldo al cierre de la vigencia 2016, el último movimiento que se evidencia corresponde al mes de octubre, presentándose el traslado total del saldo de la cuenta a través de cheque No. 636804 por valor de $ 5.419 miles, hacia la cuenta 616464681, sin embargo no es clara la realización de este traslado, teniendo en cuenta que estos recursos provienen del convenio suscrito entre el IRDET y Coldeportes., sin que se evidencie el soporte si estos recursos fueron devueltos a Coldeportes o se ejecutaron dentro del convenio. Observación con alcance administrativo.

RESPUESTA DEL AREA

En cuanto al saldo de dineros de la cuenta 616598538, se puede decir: el 2do 50% de los recursos del convenio no son consignados hasta el momento que se entreguen soportes de la ejecución de los contratos emanados del convenio, para lo cual el IRDET realiza unidad de caja con la cuenta bancaria No 61646468-1, para poder cumplir con los compromisos adquiridos mediante la firma de dichos contratos. También hay que aclarar que al momento de cancelar estos contratos, también se generaron retenciones por concepto de Acuerdo 020/99, Retención en la Fuente, Rete IVA e Industria y Comercio; dineros que debían trasladarse a la cuenta 61646468-1, ya que de esa cuenta era que se cancelaban esos compromisos. También se puede decir que para la fecha del traslado del excedente de los recursos de la cuenta 61659853-8, el convenio del 2014 con COLDEPORTES ya se había liquidado. Además uno de los requisitos por parte de


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COLDEPORTES para firmar un nuevo convenio, es que la cuenta bancaria que se vaya a certificar se encuentre al momento del firmar el convenio, en CEROS. DECISION DE LA CONTRALORIA De acuerdo con la respuesta de la entidad y los soportes allegados es procedente levantar la observación.

OBSERVACIÓN No. 20. Se evidencia que en las cuentas del Banco de Bogotá No. 616598538 y 616639845, se realizaron consignaciones para cubrir gastos bancarios generados por giros realizados excediendo el saldo de las cuentas bancarias, es así que se realizaron consignaciones el día 19 de octubre por valor de $ 22 miles y $ 117 miles para subsanar esta situación, lo cual evidencia falta de una adecuada planeación, programación y control de los pagos efectuados y la disponibilidad de los recursos; corriendo el riesgo que la entidad bancaria devuelva cheques por fondos insuficientes generando posibles demandas a la entidad y por lo tanto pérdida de recursos. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DEL AREA En cuanto a ésta observación se puede afirmar que se incurrió en un error al momento de realizar esos giros sin tener en cuenta los gastos financieros que se generaban. Lo anterior se debió al desconocimiento de si estaban o no excentas esas cuentas del gravamen financiero; lo anterior teniendo en cuenta que los dineros que ingresaban a esas cuentas provenían del tesoro Nacional. Sin embargo se realizó la gestión para solicitar la exoneración del gravamen financiero de esas dos cuentas bancarias. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de mejoramiento.

Deudores La cuenta deudores, presenta un saldo a 31 de diciembre de 2016 por valor de $ 10.305 miles, está cuenta no tuvo variación en su saldo, ya que estos valores vienen de vigencias anteriores, y corresponden a: Luis Moreno por valor de $ 2.097 miles y Liga de Tenis de Boyacá por valor de $ 8.208 miles. La cuenta por cobrar a Luis Moreno corresponde al contrato suscrito de arrendamiento No. 3 de enero de 2006 entre el IRDET y el Luis Moreno quien actualmente tiene dentro de la


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instalaciones de la entidad un establecimiento (caseta) de venta de refrescos, gaseosas y alimentos, contrato en el que el Señor contratista incumplió en el pago de los cánones pactados.

OBSERVACION No. 21 Dentro de la ejecución de la auditoría, se observó que el Señor Luis Moreno tiene instalado un establecimiento de venta de refrescos, gaseosas y alimentos, dentro de las instalaciones del IRDET, el cual a la vez cuenta con los servicios de agua, luz y televisión por cable, los cuales son asumidos por la entidad. Teniendo en cuenta el incumplimiento presentado por el Señor Luis Moreno, en el cumplimiento de los cánones de arrendamiento pactados mediante contrato No. 3 de enero de 2006, el IRDET inicia proceso jurídico en el año 2009, con el fin de obtener la restitución del inmueble ocupado por el arrendatario, ya según se evidenció en los documentos del proceso no se han recibido pagos desde el mes de diciembre de 2009, sin embargo a la fecha el IRDET no tiene cuantificada la deuda por este concepto, ya que el saldo de esta cuenta viene de vigencias anteriores. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DEL AREA De acuerdo a la observación se ha procedido a realizar la verificación sobre la situación , encontrando:

1. La caseta no cuenta con servicio de agua, por cuanto no tiene ni acometida, ni llave, en definidas no hay instalación hidráulica.

2. De conformidad con la CLAUSULA SEGUNDA del contrato de arrendamiento N° 003 del 27 de enero de 2006, el valor correspondiente al servicio de la luz hace parte integral del contrato y por ende tal situación depende de las resultas del proceso que se encuentra al despacho en el Tribunal Administrativo de Boyacá.

3. Resaltando al respecto que el señor Luis Antonio Moreno se encuentra consignando en depósitos judiciales los canones de arrendamiento, que presuntamente corresponden, para lo cual se anexan las copias de algunos recibos de consignación, con última fecha 25/09/2017

Se anexan 8 folios A la fecha la oficina de Control Interno ofició a la alta Dirección gerencia a fin de que se toman acciones en derecho y de conformidad se proceda frente al proceso jurídico e igualmente se salvaguarden los bienes del IRDET. DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que existe un documento en el cual se establecen las obligaciones contractuales del Señor Luis Moreno y a favor del Irdet, la entidad debe cuantificar el monto probable de los derechos, ya sean ciertos o contingentes, si la relación contractual con el citado Señor se encuentra en proceso judicial, la entidad debe atender lo establecido en el procedimiento descrito en el Manual de Procedimientos Contables del Régimen de Contabilidad Pública, Capítulo V “Procedimiento Contable para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y


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embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias.”, Numeral 2 “Reconocimiento de Derechos”, por lo tanto se confirma lo observado configurándose como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de mejoramiento de la entidad.

OBSERVACION No. 22 Teniendo en cuenta que en el proceso en contra de la Liga de Tenis de Boyacá hay fallo a favor del IRDET por valor de $ 12.062, y que la entidad refleja en las cuentas por cobrar un valor por este concepto de $ 8.208, se evidencia subestimación en el activo por valor de $ 3.854 miles. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DEL AREA Dando alcance a la observación una vez analizada la información suministrada por el área jurídica, existe la incertidumbre respecto a recuperar materialmente la suma liquidada, pues depende de la terminación del proceso, adicionalmente la liga de tenis cumple una función pública según su naturaleza jurídica como se presenta en los anexos. Por lo tanto sus bienes son de carácter inembargable, lo cual está sujeto a decisión del juez, cabe resaltar que se solicitaron medidas cautelares y estas fueron negadas. Por lo anterior se ajustará el valor cuando exista un mandamiento de pago definitivo. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, teniendo en cuenta que no se está cumpliendo con el procedimiento establecido en el Manual de Procedimientos Contables del Régimen de Contabilidad Pública, Capítulo V Numeral 2 Reconocimiento de Derechos, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento.

OBSERVACION No. 23 El IRDET no está cumpliendo con el procedimiento establecido en el Manual de Procedimientos Contables, del Régimen de Contabilidad Pública, Capítulo V Numeral 2 Reconocimiento de Derechos, el cual establece que: “Las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales interpuestas por la entidad contable pública en contra de un tercero deben reconocerse en las subcuentas que identifican su origen en civiles, penales, administrativas, fiscales y otras. Cuando se admitan las demandas,arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales se registran como un derecho potencial,con un débito en las subcuentas que correspondan, de la cuenta 8120 Litigios y mecanismos alternos de solución de conflictos, con crédito en la subcuenta 890506Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos, de la 8905 Derechos contingentes por el contrario (CR) y se actualizan de acuerdo con la evolución del proceso y la evaluación de la certeza del fallo a favor. Con la sentencia


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definitiva afavor de la entidad contable pública se reconoce el derecho cierto, con un débito a la cuenta 147079 Indemnizaciones, de la cuenta 1470 Otros Deudores y un crédito a la subcuenta 481049 Indemnizaciones, de la cuenta 4810 Extraordinarios. Simultáneamente se ajustan las cuentas de orden inicialmente registradas, disminuyendo con débito la subcuenta 890506 Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos, de la cuenta 8905 Derechos contingentes por contra (CR) y un crédito en las subcuentas que correspondan, de la cuenta 8120 Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos.” Observación con alcance administrativo RESPUESTA Dando alcance a la observación una vez analizada la información suministrada por el área jurídica, y en razón a que al cierre del periodo fiscal no se reunió el comité de sostenibilidad contable para tratar dichos casos; El IRDET dentro del marco de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, se procederá a realizar los ajustes correspondientes. Por lo tanto se realizará convocatoria al comité de sostenibilidad contable y a los asesores de NICPS del Instituto para realizar su respectivo tratamiento. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de mejoramiento.

Propiedad, Planta y Equipo La cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, presenta un saldo a 31 de diciembre de 2016 por valor de $ 216.045 miles, representados en los bienes muebles e inmuebles del Instituto para la Recreación y el Deporte de Tunja IRDET. Se observa un incremento con relación al año 2015 por valor de $ 6.855 miles el cual corresponde a la adquisición de bienes muebles por valor de $ 39.460 menos la depreciación acumulada causada en la vigencia por valor de $ 32.614 miles. Durante la ejecución de la auditoria se evaluaron la gestión de bienes realizada por el IRDET, donde se establece que se cuenta con el sistema HAS SQL módulo de inventarios para el manejo y control de los bienes de consumo, devolutivos e inmuebles. Durante la vigencia 2015 el IRDET celebrero el contrato de prestación de servicios No. 159 en el cual dentro de su objeto, se contempló la realización del levantamiento de inventario, avalúo técnico y plaqueteo de los bienes; de acuerdo con el informe presentado por el contratista para el levantamiento del inventario de bienes muebles, se partió de la información de los inventarios individuales entregados por el área de almacén (Página 2 del informe)


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VERSIÓN: 02




Se evidencia que existen muchos bienes inservibles por daño o deterioro por el uso, por tal razón se hace necesario que el IRDET realice las acciones administrativas necesarias, con el fin de realizar los correspondientes procedimientos de bajas dentro del marco legal. Se evidencia además de los bienes que se encuentran en la bodega de almacén a cargo de la Almacenista de la entidad, en el caso de los implementos deportivos se encuentran bajo la responsabilidad de los funcionarios líderes de cada proceso como los son Nizme, Laura y Raúl, los cuales se encuentran ubicados en lugares distintos al almacén general. De acuerdo con el examen realizado se revisaron los saldos de Almacén y Contabilidad, encontrándose las siguientes observaciones:

OBSERVACION No. 24 Según entrada de bienes No. 17 del 25 de octubre de 2016 ingresaron 3 computadores de escritorio marca Lenovo por un valor de $ 7.110.000, una cámara digital canon, lente para cámara digital canon y flash para cámara digital canon por un valor de $ 4.790.000 para un valor total de $ 11.900.00, al revisar las salidas de almacén generadas por el módulo de inventarios no se evidencia la salida al servicio de estos bienes, al indagar con la Almacenista de la entidad sobre estas salidas al servicios son allegadas a la comisión de auditoría tres formatos denominados Traslados, bajas, Reintegros de bienes, diligenciados de forma manual, de fecha 31 de octubre de 2016 donde se evidencia que estos bienes fueron entregados a las dependencias de Prensa y comunicaciones, Presupuesto y Tesorería; teniendo en cuenta lo anterior se evidencia que no se están realizando la totalidad de los movimientos de bienes en el módulo de almacén del sistema HAS SQL, generando inconsistencias entre la información del módulo de inventarios y la información contable, por lo cual no se estaría cumpliendo con lo establecido en el Instructivo No. 02 de diciembre de 2016 de la Contaduría General de la Nación, numeral 1.2.2. Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable, el cual establece que: “Previo a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, se efectuaran la respectivas conciliaciones entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para lograr la integralidad del proceso contable…” Observación con alcance administrativo. RESPUESTA DEL AREA Para ésta observación se puede evidenciar que actualmente el área de almacén presenta deficiencias en cuanto a la información generada por el programa contable HAS SQL. Éstos inconvenientes se han socializado con la alta gerencia del Instituto y con los proveedores del sistema de información Has sql, para lo cual se llegaron a unos compromisos, para poder generar la información de manera correcta y poder generar una interface, que permita que el área de contabilidad tenga información actualizada y veraz. Sin embargo dentro de


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la contabilidad, la adquisición de dichos equipos se encuentran registrados en las cuentas de propiedad, planta y equipo, y se vienen depreciando a la fecha. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de mejoramiento.

Otros activos Cargos diferidos

OBSERVACION NO. 25 La cuenta 1910 Cargos diferidos, presenta a 31 de diciembre de 2016, un saldo de $ 5.844 miles, conformada por la subcuenta 191001 Materiales y suministros. De acuerdo con el reporte de inventarios generado por el sistema HAS SQL se observan que se encuentran registrados bienes de consumo en las agrupaciones 102 por valor de $ 33 miles, 103 por valor de $ 6.737 miles, 105 por valor de $ 62 miles, 106 por valor de $ 4.344 miles, 107 por valor de $ 142 miles, 111 por valor de $ 234 miles y 112 por valor de 344 miles para un total de elementos de consumo de $ 11.896 miles, presentándose diferencia entre el saldo de almacén y la cuenta contable 1910 Cargos Diferidos, presentando una posible subestimación en la cuenta 191001 Cargos diferidos por valor de $ 6.052, por lo cual no se estaría cumpliendo con lo establecido en el Instructivo No. 02 de diciembre de 2016 de la Contaduría General de la Nación, numeral 1.2.2. Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable, el cual establece que: “Previo a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, se efectuaran la respectivas conciliaciones entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para lograr la integralidad del proceso contable…” Observación con alcance administrativo RESPUESTA DEL AREA Dando alcance a la observación una vez analizada la información del área de almacén, se evidencio que el manual de administración de bienes e inventarios del IRDET describe de forma globalizada los procesos, adicionalmente el software Contable HAS SQL no presenta interfaz entre contabilidad y almacén, lo que ha generado algunas diferencias. Razón por la cual se ha reiterado la solicitud a la empresa responsable del sistema, configurar y parametrizar el módulo de almacén para que se genere una interfaz con contabilidad.


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Realizar seguimiento documentado a los compromisos adquiridos con la empresa HAS SQL para corregir los inconvenientes del módulo de inventarios y generar una Interfaz con el área de contabilidad. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de mejoramiento.

OBSERVACION No. 26 En la entrada de elementos No.15 de 18 de agosto de 2016 ingresaron 10 cuartos de aceite para motor capacidad 20W y 8 cuartos de aceite para motor capacidad 15W; con salida al consumo No. 119 del 23 de agosto de 2016 se hizo la entrega de 5 cuartos de aceite para motor capacidad 20W y con la salida al consumo No. 167 del 19 de diciembre de 2016 se hizo la entrega de 4 cuartos de aceite para motor capacidad 15W; según el inventario de bienes de consumo a 31 de diciembre de 2016 se observa que quedaron en existencias 5 cuartos de aceite para motor capacidad 20W y 4 cuartos de aceite para motor capacidad 15W, sin embargo el registro contable de estos elementos no se está realizando de manera adecuada, teniendo en cuenta que el Catalogo de cuentas contenido en el Régimen de contabilidad pública describe la cuenta 1910 Cargos diferidos así: “Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios que con razonable seguridad, proveerán beneficios económicos futuros o un potencial de servicio en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. Así mismo, incluye las transferencias condicionadas y los descuentos en la colocación de bonos y títulos. Los cargos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos, según corresponda...” teniendo en cuenta lo anterior esto elementos debían haberse registrado en la subcuenta 191022 Combustibles y lubricantes de la cuenta 1910 Cargos Diferidos y reflejar su saldo al cierre de la vigencia 2016, presentándose una subestimación en la cuenta 1910 Cargos diferidos por valor de $ 172 miles, representadas en las existencias finales en el inventario de bienes de consumo. Observación con alcance administrativo. RESPUESTA DEL AREA Dando alcance a la observación una vez analizada la información del área de almacén, se evidencio que el manual de administración de bienes e inventarios del IRDET describe de forma globalizada los procesos, adicionalmente el software Contable HAS SQL no presenta interfaz entre contabilidad y almacén, lo que ha generado algunas diferencias. Razón por la cual se ha reiterado la solicitud a la empresa responsable del sistema, configurar y parametrizar el módulo de almacén para que se genere una interfaz con contabilidad.


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DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de mejoramiento.

OBSERVACION No. 27 Según entrada de elementos No. 16 del 13 de octubre de 2016 ingresaron elementos de dotación para el funcionario de servicios generales, los cuales fueron entregados según salidas al consumo No. 142 del 25 de octubre de 2016 y 176 del 30 de diciembre de 2016, sin embargo llama la atención que no se encuentran registrado el ingreso de los bienes y las amortizaciones correspondientes en la subcuenta 191004 Dotación a Trabajadores de la cuenta 1910 Cargos diferidos. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DEL AREA Dando alcance a la observación una vez analizada la información del área de almacén, se evidenció que el manual de administración de bienes e inventarios del IRDET describe de forma globalizada los procesos, adicionalmente el software Contable HAS SQL no presenta interfaz entre contabilidad y almacén, lo que ha generado algunas diferencias. Razón por la cual se ha reiterado la solicitud a la empresa responsable del sistema, configurar y parame trizar el módulo de almacén para que se genere una interfaz con contabilidad. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de mejoramiento.

OBSERVACION No. 28 Según entrada a almacén No. 29 de fecha 30 de diciembre de 2016 ingresaron elementos de publicidad, señalización y papelería de acuerdo con el contrato de suministros 213 suscrito con Imprenta Muisca, al ser elementos de consumo llama la atención que no se encuentra registrados en la cuenta 1910 Cargos diferidos para realizar su correspondiente amortización de acuerdo a la utilización o salida al consumo de estos bienes, tal y como lo establece el Catalogo de cuenta contenido en el Plan General de Contabilidad Pública en el cual define la cuenta 1910 Cargos Diferidos como: “Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios que con razonable seguridad, proveerán beneficios económicos futuros o un potencial de servicio en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública... Los cargos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos


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contratos, según corresponda…”, por lo tanto se presenta una posible subestimación del activo en la cuenta 1910 Cargos diferidos por valor de $ 26.287 miles. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DEL AREA Dando alcance a la observación una vez analizada la información del área de almacén, se evidencio que el manual de administración de bienes e inventarios del IRDET describe de forma globalizada los procesos, adicionalmente el software Contable HAS SQL no presenta interfaz entre contabilidad y almacén, lo que ha generado algunas diferencias. Razón por la cual se ha reiterado la solicitud a la empresa responsable del sistema, configurar y para metrizar el módulo de almacén para que se genere una interfaz con contabilidad. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el Plan de mejoramiento.

OBSERVACION No. 29 Los elementos que adquiere el IRDET para el desarrollo de las diferentes actividades misionales de la entidad, en el momento de la entrega se les realiza la correspondiente entrada a almacén; posteriormente estos elementos son entregados a los funcionarios Líderes de cada programa y se realiza la salida de bienes de almacén, estos bienes se encuentran almacenados en diferentes lugares dentro del IRDET diferentes a la bodega de almacén, como la Bodega de Educación Física a cargo del Líder de Educación Física, Casa del pensionado a cargo del Líder de la Oficina de Recreación, y Casa del Deporte a cargo del Líder de Deporte Asociado. Este tipo de elementos no tienen una entrega inmediata sino que se van entregando a medida que se van requiriendo, y en ocasiones no son entregados en su totalidad. Lo anterior se puede evidenciar con la adquisición de 500 busos en algodón perchado ingresados con entrada a almacén No. 20 del 21 de noviembre de 2016 para los juegos supérate 2016, estos elementos fueron entregados al funcionario responsable del programa con la salida de almacén No. 155 del mismo día 21 de noviembre de 2016, sin embargo llama la atención que el día 11 de agosto de 2017 durante la ejecución de la auditoria al IRDET vigencia 2016 se realizó inspección a la bodega de almacén y se encontraron en existencia 59 busos, los cuales no se encuentran registrados en el inventario de bienes ni en contabilidad. Observación con alcance administrativo. RESPUESTA DEL AREA Al hacer revisión del caso específico de la adquisición de los 500 buzos, se puede concluir que a 31 de diciembre de 2016 no se encontraba registrado la devolución de busos al sistema, ya que para esa fecha, todavía el área de Educación física se encontraba en


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proceso de entrega de dichos elementos. Por lo anterior se demuestra que la oficina encargada de los busos, realizó la respectiva devolución el día 08 de agosto de 2017. Se anexa copia de oficio mediante el cual se hace la devolución de 59 busos al área de almacén. DECISION DE LA CONTRALORIA Si bien es cierto a 31 de diciembre de 2016 el área de educación física no había realizado la devolución de los elementos en mención, la entidad debe ejercer los controles necesarios con el fin de garantizar el reintegro de los elementos una vez no hayan sido entregados en las actividades para los cual fueron adquiridos, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

OBSERVACION No. 30 Con entrada a almacén No. 28 de fecha 30 de diciembre de 2016 se registra la entrada de bienes comprados al proveedor Jhon Jairo Cardona Idarraga por valor de $ 53.490.316, al verificar los documentos que soportan la entrada de los elementos en la carpeta del contrato No. 214 de 2016, llama la atención que presenta factura de venta No. 5261 de fecha 20 de junio de 2017 y oficio del proveedor de fecha 05 de julio de 2017 en el cual se puede leer: “Por medio de la presente, entrego a ustedes el material deportivo de acuerdo a las especificaciones hechas en la SASIP de 2017. Adjunto relación del material deportivo”, por lo tanto no se entiende la razón por la cual registra el ingreso de los bienes sin haberse recibido. Observación con alcance administrativo. RESPUESTA DEL AREA Con relación a la compra de implementos Deportivos, en el área de almacén se encuentra documento de remisión No 559 de fecha 30 de diciembre de 2016, de la empresa MULTIPROCESOS o JOHN JAIRO CARDONA, en la cual se especifica referencia, descripción, cantidad, valor unitario y total; documento con el cual se realizó el registro de los elementos contratados, al almacén, como consta en el formato de compras generado por el sistema HAS SQL con el número 28 del 30 de diciembre de 2016. Se anexa copia de remisión No 559 JOHN JAIRO CARDONA DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad en su respuesta allega el documento con el cual se realizó la entrada de vienes a almacén, por lo tanto se procede a levantar lo observado.


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OBSERVACION 31 El IRDET cuenta con elementos deportivos los cuales son utilizados para el desarrollo de las actividades misionales como escuelas de formación deportiva, sin embargo llama la atención que estos bienes no se encuentran registrados en el módulo de inventarios de la entidad, ni tampoco en contabilidad como propiedades, planta y equipo. Si bien es cierto el Instructivo 001 de febrero de 2016 establece que los bienes de un valor igual o inferior al medio (0.5) salario mínimo se pueden registrar directamente al gasto, esto no significa que no se deba tener el control administrativo de los bienes, ya que existen bienes de consumo que se extinguen con el primer uso que se les dé, pero también existen bienes de consumo que deben ser controlados administrativamente ya que no se extinguen con el primer uso que se les dé sino que tienen un tiempo de utilización y de uso al servicio de la entidad, es así como lo establece la Contaduría General de la Nación en su concepto 20132000009241 del 01-04-2013 de la siguiente manera: “De acuerdo a las consideraciones expuestas la CGN se permite manifestar que: 1. Con base en lo señalado en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y los instructivos contables que expide la Contaduría General de la Nación en relación con el tratamiento contable de las propiedades, planta y equipo cuyo valor de adquisición sea inferior o igual de 0.5 SMMLV, es potestad de la entidad reconocer este tipo de bienes como propiedades, planta y equipo y depreciarlo durante su vida útil estimada; como propiedades, planta y equipo o depreciarlos en el mismo año en que se adquieren o incorporan, con independencia de su vida útil; o afectando directamente el gasto. No obstante, el tratamiento contable de este tipo de bienes debe corresponder a la aplicación de una política contable definida por la entidad con el fin de garantizar la consistencia de la información contable. Si la entidad decide depreciar los bienes de propiedad, planta y equipo considerados de menor cuantía durante el mismo año de su adquisición o reconocerlos directamente como un gasto, deberá adoptar las medidas necesarias para garantizar el control administrativo de los mismos, con el fin de establecer la ubicación, uso y responsables de los bienes” (Subrayado fuera del texto). Teniendo en cuenta lo anterior este tipo de bienes están prestando un servicio a la entidad y al no realizar los registros en el módulo de inventarios de almacén no se les está realizando el control administrativo de los mismos. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DEL AREA Dando alcance a la observación es de vital importancia traer a colación el concepto de la Contaduría General de la Nación número 20132000009241 del 01-04-2013 de la siguiente manera: “De acuerdo a las consideraciones expuestas la CGN se permite manifestar que: 1. Con base en lo señalado en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y los instructivos contables que expide la Contaduría General de la Nación en relación con el tratamiento contable de las propiedades, planta y equipo cuyo valor de


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adquisición sea inferior o igual de 0.5 SMMLV, es potestad de la entidad reconocer este tipo de bienes como propiedades, planta y equipo y depreciarlo durante su vida útil estimada; como propiedades, planta y equipo o depreciarlos en el mismo año en que se adquieren o incorporan, con independencia de su vida útil; o afectando directamente el gasto, es así como el Instituto en su manual de administración de bienes expresa “ los bienes que sean adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) SMMLV, podrán registrarse afectando directamente el gasto, sin detrimento de optar las medidas necesarias para garantizar la gestión del control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre ellos”, por lo anterior el IRDET realiza un control administrativo a todos los elementos de consumo, sin embargo se solicita al comité administrador de bienes, inventario bajas y altas de bienes del Instituto, ajustar la política con merito a la observación en pro de definir qué elementos son de consumo controlado y cuales son de consumo efectivo, y además establecer el procedimiento adecuado para su control. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento.

2.3.1.2 PASIVO

Cuadro No 10 COMPOSICION DEL PASIVO A 31 DE DICIEMBRE DE 2016

PASIVO A 31 DE DICIEMBRE DE 2016

24 CUENTA POR PAGAR 52,54%

25 OBLIGACIONES LABORALES 47,46%

TOTAL PASIVO 100,00%

El pasivo al cierre de la vigencia 2016, presenta un incremento con relación a la vigencia 2015 del 32,40%. Este se debe principalmente a que las cuentas por pagar se incrementaron significativamente al pasar de $ 46.812 miles en la vigencia 2015 a 79.988 miles en la vigencia 2016. Los Pasivos del Instituto para la Recreación y el Deporte de Tunja – IRDET, a 31 de diciembre de 2016 se encuentran distribuidos en Cuentas por pagar por valor de $ 79.988 miles y Obligaciones Laborales por valor de $ 72.261 miles.


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Cuentas por Pagar La cuenta 2401 Cuentas por pagar, presenta a 31 de diciembre de 2016 un saldo de $ 64.878 miles, se verificó que cada una de las cuentas por pagar contiene los soportes correspondiente para su registro. Retención en la fuente Durante la ejecución de la auditoría se verificaron las declaraciones de retención en la fuente presentadas por el IRDET, evidenciándose que se cumplió con la presentación y pago de manera mensual durante la vigencia 2016. Sin embargo durante el mes de marzo, se realizaron retenciones en la fuente por valor de $ 412.900 y se declararon retenciones por $ 331.000 presentándose un menor valor declarado de $ 81.900, la cual fue declarada con la retención en la fuente del periodo de abril de 2016; la entidad debe dar cumplimiento a lo establecido en el estatuto tributario. Obligaciones laborales Salarios y prestaciones sociales Con corte a 31 de diciembre de 2016 la cuenta obligaciones laborales por pagar refleja un saldo de $ 72.262 miles, correspondiente a la consolidación de prestaciones sociales al cierre de la vigencia, por concepto de Vacaciones por valor de $ 23.917, Prima de vacaciones por valor de $ 23.917, Prima de Servicios por $ 17.665 y Bonificación por servicios prestados por valor de $ 6.762. 2.3.1.3. PATRIMONIO

Cuadro No 11 Variación del Patrimonio 2016 - 2015

Cifras en miles de pesos

CLASE DESCRIPCION 2016 2015 variacion absoluta variacion

relativa %

3208 CAPITAL FISCAL 796.060.941,00 890.289.485,00 (94.228.544,00) (10,58)

3230 RESULTADOS DEL EJERCICIO (32.428.469,00) (94.228.545,00) 61.800.076,00 (65,59)

3270

PROVISIONES,

DEPRECIACIONES, AGOTAM. (343.817.079,00) (303.244.670,00) (40.572.409,00) 13,38

TOTAL PATRIMONIO 419.815.393,00 492.816.270,00 (73.000.877,00) (14,81)


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El patrimonio del Instituto para la Recreación y el Deporte de Tunja - IRDET disminuye $ 73.001 miles correspondiente al 14,81%%, donde se observa que Capital fiscal disminuye en un 10,58%, Resultado del ejercicio disminuye en un 65,59% y Provisiones y Depreciaciones se incrementa en un 13,38%. 2.3.1.4 Estado de Actividad Financiera, Económica y Social

Cuadro No. 12 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL

COMPARATIVO 2016 - 2015.

CUENTA CONCEPTO PERIODO VARIACION

% PART. PERIODO 2016 2015 $ %

INGRESOS OPERACIONALES 2.411.232,00 3.328.078,00 -916.846,00 -27,55 100,00

41 INGRESOS FISCALES 1.140.406,00 1.506.170,00 -365.764,00 -24,28 46,84

43 VENTA DE SERVICIOS 65.974,00 162.841,00 -96.867,00 -59,49 2,71

44 TRANSFERENCIAS 1.077.509,00 1.659.067,00 -581.558,00 -35,05 44,25

47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES

127.343,00 0,00 127.343,00 100,00 5,23

GASTOS OPERACIONALES 2.466.995,00 3.446.714,00 -979.719,00 -28,42 102,31

51 ADMINISTRATIVOS 970.203,00 883.611,00 86.592,00 9,80 39,32

55 GASTO PUBLICO SOCIAL 1.496.792,00 2.563.103,00 -1.066.311,00 -41,60 60,67

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL (55.763,00) (118.636,00) 62.873,00 -53,00 -2,31

OTROS INGRESOS 23.600,00 24.461,00 -861,00 -3,52

48 OTROS INGRESOS 23.600,00 24.461,00 -861,00 -3,52 0,97

OTROS GASTOS 267,00 54,00 213,00 100,00

58 OTROS GASTOS 267,00 54,00 213,00 100,00 0,01

EXCEDENTE O DEFICIT DEL PERIODO (32.430,00) (94.229,00) 61.799,00 -65,58 -1,34

Fuente: Formato F01 Rendición de la Cuenta (Cálculos: Comisión de Auditoria) Cifras en miles


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Ingresos.

Cuadro No. 13 COMPOSICION DE LOS INGRESOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2016

Los ingresos del IRDET, durante la vigencia 2016 registran un valor total de $ 2.435 miles, evidenciándose una disminución con respecto a la vigencia 2015 en $ 917.707 miles. Se observa disminuciones en Ingresos Fiscales por valor de $ 365.764, Venta de Servicios por valor de $ 96.867, Transferencias por valor de $ 581,558 y Otros ingresos $ 861. Los ingresos del IRDET se conforman por Ingresos Fiscales, Venta de Servicios, Transferencias, Operaciones Interinstitucionales y Otros Ingresos. Los ingresos más representativos para la entidad corresponde a los Ingresos Fiscales por concepto de Acuerdo Municipal 020 de 1999 los cuales ascienden a la suma de $ 1.140.407 miles representando el 47% de los ingresos, seguido de las Transferencias por valor de $ 1.077.509 miles representando el 44% de los ingresos por concepto de Transferencias del Municipio de Tunja para Gastos de funcionamiento e inversión por valor de $ 1.070.000 miles y Transferencias Departamentales Ley 1289 de 2009 por valor de $ 7.508 miles.

Además de los anteriores ingresos se tienen otros de menor cuantía por Venta de Servicios por valor de $ 65.974 miles representando el 3%, Operaciones Interinstitucionales por valor de $ 127.343 representando el 5% y Otros ingresos por valor de $ 23.600 representando el 1%.

INGRESOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2016

41 INGRESOS FISCALES 47%

43 VENTA DE SERVICIOS 3%

44 TRANSFERENCIAS 44%

47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 5%

48 OTROS INGRESOS 1%

TOTAL INGRESOS 100%


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Gastos y Costos.

Cuadro No. 14 COMPOSICION DE LOS GASTOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2016

GASTOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2016

51 ADMINISTRATIVOS 39,32%

55 GASTO PUBLICO SOCIAL 60,67%

58 OTROS GASTOS 0,01%

TOTAL GASTOS 100,00%

Los gastos en el IRDET, al cierre de la vigencia 2016 presentan un saldo de $ 2.467.262 miles, donde los Gastos Administrativos representan el 39,32% por un valor de $ 970.203 miles, Gasto Público Social representa el 60,87% por un valor de $ 1.496.792 miles y Otros Gastos representa el 0,01% por un valor de $ 267 miles. Durante la ejecución de la auditoria de hizo revisión de los comprobantes de egreso del mes de diciembre de 2016 del 732 al 877, donde se evidenció que todos los pagos cuentan con los soportes presupuestales y contables idóneos para ser cancelados. Opinión de los Estados Contables Se establece una opinión de los estados contables Con Salvedades teniendo en cuenta que en el total de los activos se determinaron inconsistencias por valor de $ 36.365 miles equivalente al 6,4%, las cuales corresponden a subestimaciones en las cuentas, las cuales se han descrito en las correspondientes observaciones del resultado de la auditoría a la información contable.

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría (Miles de pesos)

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Indice de inconsistencias (%)

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3-1

Con salvedad

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (miles) 36365,0

6,4%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90,0

Calificación


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2.3.1.5. Concepto Control Interno Contable

La Resolución 357 de 2008 de la Contaduría general de la Nación define el control interno contable como el “Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el Régimen de Contabilidad Pública”. Por lo tanto las entidades públicas deben realizar las gestiones administrativas, con el fin de garantizar que la información contable cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, y que sirva como instrumento para los usuarios de la información la cual deberá reflejar la realidad económica y financiera de la entidad.

En el IRDET se identificaron como áreas generan información contable, las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, debido a lo anterior se hace necesario que la entidad realice de manera periódica conciliaciones con las diferentes áreas que generan información, tal y como lo establece la Resolución 357 de 2008 en su anexo numeral 3.8, ya que se evidenció la no realización de esta actividad durante la vigencia 2016, es así como durante el proceso de ejecución de la auditoría se evidenciaron diferencias con las áreas de almacén y jurídica, por lo cual se deben establecer las acciones necesarias con el fin de subsanar las inconsistencias entre la información contable y las áreas que generan la información.

El IRDET registra su información contable a través del sistema de información HAS SQL, el cual además de ser un sistema contable posee los módulos de presupuesto, cartera, nómina, tesorería, inventarios, sin embargo al contar con los módulos necesarios para el procesamiento y registro de la información presenta deficiencias en cuanto a la realización de las interfaces hacia contabilidad, esto se evidencia principalmente en el módulo de inventarios, el cual ha presentado fallas en el manejo y registro de la información, por lo cual toda la información para el registro de adquisiciones, traslados, salidas, amortizaciones, depreciaciones se deben realizar de manera manual en el sistema contable, ya que a pesar de contar con el módulo de inventarios la información registrada en este no es confiable.

En cuanto a las notas a las estados financieros, se encuentran partidas que no presentan

revelaciones suficientes, como es el caso de las cuentas 1640 Edificaciones, 1475 Deudas

Difícil Cobro, para lo cual es necesario dar cumplimiento con lo establecido en el Plan General

de Contabilidad Pública, el cual establece: “las notas a los estados contables básicos

corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que


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complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos.

Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones,

hechos y operaciones financieras económicas, sociales y ambientales…”.

El IRDET, presenta el informe de control interno contable con una calificación de 4,26 el cual se establece como adecuado al encontrarse en el rango entre 4.0 y 5.0.

Cuadro No. 15 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 4,26

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,47

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 5,00

1.1.2. CLASIFICACIÓN 4,50

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 3,91

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,46

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 4,42

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4,50

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3,87

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,87

Fuente: Formato informe de control interno contable

2.3.2. Gestión Presupuestal

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

El presupuesto de ingresos y Gastos, del Instituto de la Recreación y el Deporte de Tunja para la vigencia fiscal del año 2016, fue aprobado mediante acuerdo 20 del 28 de Diciembre de 2015 por valor de $ 2.171.710.374, durante la vigencia 2016 se realizaron adiciones por valor de $ 921.477.734, para un presupuesto definitivo de $ 3.093.177.108.

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3- 2

Evaluación presupuestal 83,3

GESTIÓN PRESUPUESTAL

Con deficiencias

Eficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83,3


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2.3.2.1. Modificaciones al presupuesto El Instituto de la Recreación y el Deporte de Tunja, realizo 5 adiciones presupuestales durante la vigencia 2016 a través de actos administrativos por valor de $ 5.869.437.940, lo que equivale al 42,43% del presupuesto inicial aprobado así:

Cuadro No 16

ACUERDOS ADICIONES PRESUPUESTALES

ACUERDO VALOR

ACUERDO 003 DEL 07 DE MARZO DE 2016 256.109.049,00

ACUERDO 005 DEL 27 DE ABRIL DE 2016 356.079.642,00

ACUERDO 006 DEL 08 DE JULIO DE 2016 25.756.000,00

ACUERDO 008 DEL 02 DE SEPTIEMBRE DE 2016 163.522.043,00

ACUERDO 009 DEL 04 NOVIEMBRE DE 2016 120.000.000,00

TOTAL ADICIONES 921.466.734,00 Fuente: Acuerdos de presupuesto

2.3.2.2 Presupuesto de Ingresos

Cuadro No 17 EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2016


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Fuente: Ejecución de ingresos 2016

Los ingresos del IRDET presentaron un recaudo por valor de $ 2.428.040 correspondiente al 78,5%% del valor presupuestado. Para la vigencia 2016 se presupuestó por Recursos Propios $ 100.000.000 los cuales representaron una participación dentro del presupuesto de ingresos del 3% y un porcentaje de recaudo del 62,2% por valor de $ 62.216.000, por Recursos de Destinación Específica se presupuestaron $ 1.474.790.015 representando un 48% del presupuesto y un recaudo del 77,8% por valor de $ 1.147.988.504, por Transferencias del Municipio se presupuestaron $ 1.070.000 representando un 35% del presupuesto de ingresos y presenta un recaudo del 100%, por Recursos de Cofinanciación por convenios se presupuestaron $ 189.278.043 con una participación del 6% del presupuesto y un recaudo del 75,1% por valor de $ 142.189.455 y por Recursos de capital se presupuestaron $ 259.109.048 representando el 8% de los ingresos y un recaudo correspondiente al 2.2% por valor de $ 5.646.783.

Rub

ro

Nombre Rubro Presupuesto

Inicial

Adiciones Presupuesto

Definitivo

Total Recaudo %

Recauda

do

Saldo por

Ejecutar

% Por

Recaudar

1 INGRESOS 2.171.710.374,02 921.466.733,55 3.093.177.107,57 2.428.040.743,06 78,5% 665.136.364,51 21,5%

11 RECURSOS PROPIOS IRDET 100.000.000,00 0,00 100.000.000,00 62.216.000,00 62,2% 37.784.000,00 37,8%

111 SERVICIOS EDUCATIVOS 50.000.000,00 0,00 50.000.000,00 49.096.000,00 98,2% 904.000,00 1,8%

112 ALQUILER DE ESCENARIOS 50.000.000,00 0,00 50.000.000,00 13.120.000,00 26,2% 36.880.000,00 73,8%

12 RECURSOS DE DESTINACION ESPECIFICA 1.118.710.374,01 356.079.641,73 1.474.790.015,74 1.147.988.504,19 77,8% 326.801.511,55 22,2%

121 CONTRIBUCION AL DEPORTE (ACUERDO

020/99.3%

1.118.195.374,00 356.079.641,73 1.474.275.015,73 1.140.479.892,51 77,4% 333.795.123,22 22,6%

122 ESPECTACULOS PUBLICOS 515.000,00 0,00 515.000,00 0,00 0,0% 515.000,00 100,0%

123 IMPUESTO LEY 1289 DE 2009 0,01 0,00 0,01 7.508.611,68 75086116

800,0%

-7.508.611,67 -

750861167

00,0%

13 TRANSFERENCIAS DEL ORDEN

MUNICIPAL PROGRAMA DE DEP

950.000.000,00 120.000.000,00 1.070.000.000,00 1.070.000.000,00 100,0% 0,00 0,0%

131 TRANSFERENCIAS MUNICIPIO DE TUNJA

FUNCIONAMIENTO

600.000.000,00 0,00 600.000.000,00 600.000.000,00 100,0% 0,00 0,0%

132 TRANSFERENCIAS MUNICIPIO DE TUNJA

INVERSION

350.000.000,00 120.000.000,00 470.000.000,00 470.000.000,00 100,0% 0,00 0,0%

14 RECURSOS DE COFINANCIACION

(CONVENIOS)

0,00 189.278.043,32 189.278.043,32 142.189.455,32 75,1% 47.088.588,00 24,9%

1401 CONVENIOS INTERADMIN/TIVOS

COLDEPORTES-IRDET

0,00 25.756.000,00 25.756.000,00 27.724.025,00 107,6% -1.968.025,00 -7,6%

1402 CONVENIOS INTERADMIN/TIVOS

INDEPORTES-IRDET

0,00 163.522.043,32 163.522.043,32 114.465.430,32 70,0% 49.056.613,00 30,0%

15 RECURSOS DE CAPITAL 3.000.000,01 256.109.048,50 259.109.048,51 5.646.783,55 2,2% 253.462.264,96 97,8%

151 RENDIMIENTOS FINANCIEROS RECURSOS

PROPIOS

3.000.000,00 0,00 3.000.000,00 5.645.643,55 188,2% -2.645.643,55 -88,2%

152 REINTEGROS 0,01 0,00 0,01 1.140,00 11400000

,0%

-1.139,99 -

11399900,

0%

153 EXCEDENTES RECURSOS DEL BALANCE

2014

0,00 256.109.048,50 256.109.048,50 0,00 0,0% 256.109.048,50 100,0%


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VERSIÓN: 02




OBSERVACION No 32. Dentro del rubro Recursos de capital se presupuestó para la vigencia 2016 por concepto de Excedentes – Recursos del Balance $ 256.109.048, sin embargo llama la atención que este rubro no tuvo ejecución durante la vigencia, lo cual incide negativamente en la ejecución presupuestal de ingresos. Observación con alcance administrativo. RESPUESTA DEL AREA Dando alcance a la observación es de aclarar que el valor por concepto de excedentes -recursos del balance resulta de realizar la conciliación entre tesorería, contabilidad y presupuesto dando como resultado el dinero que quedó en los bancos a 31 de diciembre menos los cheques pendientes de cobró, más las cuentas por cobrar, es así como se adiciona al presupuestó pero sin embargo se afectaría una vez se reciban los ingresos de las cuentas por cobrar. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, ya que no se encuentra discriminado el valor de los saldos de bancos y los reconocimientos de las cuentas por cobrar correspondientes, igualmente se debe reflejar la recaudo o ejecución de la totalidad de los rubros presupuestales tanto de ingresos como de gastos, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento.

OBSERVACION No. 33 Durante la vigencia 2016 se presupuestó en el Rubro 1401 Convenio Interadministrativo Coldeportes IRDET la suma de $ 25.756.000, sin embargo se recibieron recursos por valor de $ 27.724.025, presentándose un mayor valor no presupuestado de $ 1.968.025, por lo cual se evidencia falta de planeación en la preparación del presupuesto. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DEL AREA Dando alcance a la observación es de aclarar que el rubro 1401 tuvo dos movimientos de la siguiente manera: $12,878,000 correspondiente al primer pago del convenio 374 del año 2016 y $14,846,025 correspondiente al segundo pago del convenio 307 del año 2015, así las cosas se evidencia que los reconocimientos de la vigencia 2016 fueron en total por valor de $ 27.724.025 DECISION DE LA CONTRALORIA


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CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, lo anterior teniendo en cuenta que si la entidad cuenta con una información veraz para la proyección del presupuesto debe incorporarla al mismo, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento.

2.3.2.3 Presupuesto de Gastos Cuadro No 18

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS VIGENCIA 2016

Fuente: Ejecución de gastos 2016

El presupuesto de gastos del IRDET durante la vigencia 2016 tuvo una ejecución de $ 2.561.910.273 lo cual representa el 83% del total presupuestado, quedando un saldo por ejecutar de $ 531.266.834. El rubro de gastos más representativo corresponde a Servicios personales con un presupuesto asignado de $ 680.297.282 con una participación dentro del presupuesto de gastos del 22%. Para gastos de inversión se presupuestaron $ 1.809.690.472 para la vigencia 2016 representando el 59% del presupuesto de gastos y con una ejecución por valor de $ 1.636.228.069 equivalente al 90%.

Rubro Detalle Presupuesto

Inicial

Adicion Credito Contracredito Presupuesto

Definitivo

Registros Saldo por

Ejecutar

2 GASTOS 2.171.710.374,00 921.466.733,55 188.604.158,0 188.604.158,00 3.093.177.107,55 2.561.910.273,17 531.266.834,38

21 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 1.157.486.635,00 126.000.000,00 57.300.000,00 57.300.000,00 1.283.486.635,00 925.682.204,17 357.804.430,83

211 SERVICIOS PERSONALES 680.297.282,00 0,00 0,00 0,00 680.297.282,00 521.588.306,00 158.708.976,00

212 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS 68.600.000,00 37.000.000,00 13.000.000,00 6.000.000,00 98.600.000,00 54.106.666,00 44.493.334,00

213 CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA

NOMINA

208.453.049,00 0,00 300.000,00 300.000,00 208.453.049,00 160.702.918,00 47.750.131,00

214 GASTOS GENERALES 141.136.304,00 79.000.000,00 44.000.000,00 51.000.000,00 227.136.304,00 175.874.154,17 51.262.149,83

215 TRANSFERENCIAS 59.000.000,00 10.000.000,00 0,00 0,00 69.000.000,00 13.410.160,00 55.589.840,00

22 INVERSION 1.014.223.739,00 795.466.733,55 131.304.158,0 131.304.158,00 1.809.690.472,55 1.636.228.069,00 173.462.403,55

221 EDUCACION FISICA 293.687.649,00 335.278.043,32 34.337.058,00 0,00 594.628.634,32 550.249.316,00 44.379.318,32

222 DEPORTE 292.340.000,00 197.079.641,73 0,00 35.137.058,00 524.556.699,73 469.559.601,00 54.997.098,73

223 RECREACION 169.640.000,00 178.109.048,50 92.467.100,00 91.667.100,00 346.949.048,50 340.470.900,00 6.478.148,50

224 ESCENARIOS 228.622.993,00 85.000.000,00 2.000.000,00 4.500.000,00 316.122.993,00 248.734.919,00 67.388.074,00

225 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 29.933.097,00 0,00 2.500.000,00 0,00 27.433.097,00 27.213.333,00 219.764,00


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VERSIÓN: 02




OBSERVACION No. 34 Se evidencia falta de planeación en la elaboración del presupuesto, como se puede observar en la ejecución de gastos por servicios personales se ejecutó un 77% del valor presupuestado, evidenciándose una baja ejecución en prima de alimentación con una ejecución del 76%, Subsidio de Transporte con una ejecución del 27%, prima de vacaciones con una ejecución del 32%, Vacaciones con ejecución del 4%, Prima de Navidad con una ejecución del 71%, Indemnización vacaciones con una ejecución del 73%, Bonificación recreación con una ejecución del 19%, Bonificación por servicios prestados con una ejecución del 60%. Observación con alcance administrativo. RESPUESTA DEL AREA Al respecto se tiene: El presupuesto para la vigencia 2016 se elaboró teniendo en cuenta el fallo de tutela proferido por el Tribunal Administrativo de Boyacá el 24 de marzo de 2015 donde se ordenaba el reintegro de una funcionaria. Igualmente se calculó el presupuesto de las primas de alimentación y transporte para tres funcionarios, pero por el incremento salarial del año 2016 algunos de ellos perdieron el derecho de dichas primas; para el caso de vacaciones se planeó para aquellas personas a las que se le adeudaba vacaciones pero no fue posible el disfrute por falta de personal. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, ya que durante la vigencia se pueden realizar los traslados correspondientes con el fin de reflejar una ejecución presupuestal objetiva y de acuerdo con las operaciones realizadas por la entidad, además que los gastos de nómina son establecidos por ley, por lo cual se facilita su estimación, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento.

2.3.2.3.1 Constitución y ejecución de cuentas por pagar y reserva presupuestal

Para realizar el seguimiento a las cuentas por pagar constituidas por el Instituto de Recreación y Deporte de Tunja - IRDET, al cierre de la vigencia 2016, se tomó la diferencia entre las obligaciones $2.446.637.196 y los pagos efectuados $2.380.969.305 lo cual da las cuentas por pagar por valor de $65.667.891, mediante resolución No 313 del 30 de diciembre de 2016, constituyen la cuentas por pagar por la suma de $65.667.891.

OBSERVACION 35 Revisada la resolución vemos que esta no cumplen con la estructura de una resolución la cual debe contener: 1) Número de Resolución y Fecha 2) Titulo de la Resolución y normas que le dan la atribución de expedir las resoluciones 3) Considerandos 4) La parte resolutiva donde se registran las cuantas subcuentas y rubros presupuestales de las cuentas se van


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CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




a constituir. Los códigos de los rubros presupuestales que registran no corresponden a lo aprobados en el acuerdo 020 de 2015. En la Resolución de constitución únicamente aparece la parte resolutiva donde relacionan las cuentas constituidas con su respectivo valor. Las resoluciones únicamente van firmadas por el ordenador del gasto. Observación con alcance administrativo. RESPUESTA DEL AREA Para la elaboración de las cuentas por pagar y reservas se tendrá en cuenta la sustentación de la parte resolutiva, las cuentas principales y subcuentas con los respectivos códigos de los rubros presupuestales correspondiente al presupuesto del respectivo año y serán firmadas por gerencia con la respectiva información de quien elaboró la respectiva resolución. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento.

Para efectuar la evaluación de la legalidad de la reserva presupuestal constituida al cierre de la vigencia fiscal 2016, es necesario recordar lo señalado en el artículo 89 del Decreto 111 de 1996 y artículo 8 de la Ley 819 de 2003, que dice al cierre de la vigencia fiscal cada Entidad constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación.

Para determinar el valor de las reservas de 2016 se procedió efectuar la diferencia entre los compromisos $2.561.910.273 y las obligaciones $2.446.637.196 lo cual da como resultado las Reservas presupuestales por valor de $115.273.077, Según resolución No 315 del 30 de diciembre de 2016 constituyen reservas presupuestales por la suma de $115.273.077, siendo coherente la información. Es de aclarar que en la resolución en la parte resolutiva no registran la cuenta, subcuenta y rubro presupuestal de las cuentas que se están constituyendo como reserva presupuestal. Los códigos de los rubros presupuestales que registran no corresponden a lo aprobados en el acuerdo 020 de 2015. 2.3.3 Gestión Financiera Se emite una opinión Eficiente, con base en el siguiente resultado:


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Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

La Gestión financiera del IRDET durante la vigencia 2016 fue eficiente, sin embargo llama la atención que se obtuvieron recaudos por valor de $ 2.428.040.743 y el presupuesto ejecutado de gastos ascendió a la suma de $ 2.561.910.273, presentándose un desequilibrio de $ 133.869.530. El IRDET al cierre de la vigencia 2016, constituye cuentas por pagar por valor de $ 65.667.891 y Reservas por valor de $ 115.273.077, cuenta con un saldo disponible en la cuenta de efectivo por valor de $ 313.727.292, lo cual hace sostenible el cubrimiento de estos compromisos. 2.3.4 Austeridad del gasto

El Instituto de Recreación y Deporte de Tunja - IRDET a través de la oficina de control interno, rindió en la cuenta anual consolidada, el reporte de los informes trimestrales de austeridad y eficiencia del gasto público relacionando el total de lo pagado durante la vigencia sobre Nómina, Parafiscales, Remuneración servicios técnicos, Honorarios, publicaciones, materiales e impresiones, Avisos publicitarios, teléfonos celulares, teléfonos fijas, Adquisición y mantenimiento de inmuebles, Mantenimiento de vehículos y Combustibles y lubricantes. De acuerdo con los reportes consolidados de las vigencias 2016 – 2015, en los rubros Nomina y parafiscales, se ve un incremento debido al reajuste salarial del año 2016, los gastos relacionados con Materiales e Impresiones y Avisos publicitarios tuvieron un incremento significativo con relación a la vigencia 2015, los gastos relacionados con Remuneración de Servicios Técnicos, Honorarios Otros Servicios personales indirectos disminuyeron en relación con la vigencia anterior.

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Puntaje Atribuido

Con deficiencias

Eficiente

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100,0

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 100,0

VARIABLES A EVALUAR


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CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




Cuadro No 19 ANALISIS AUSTERIDAD DEL GASTO

Fuente: Informes SIA

3. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoria se establecieron treinta y dos (32) hallazgos administrativos. HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA HD HF HP HS

1.

OBSERVACION 1 El IRDET tiene establecidos unos formatos para la inscripción y entrega de incentivos del Programa vacaciones recreativas, pero se observa en la carpeta que adjuntan como soportes de inscripción y de entrega de incentivos hojas sin el logo del IRDET y hojas de cuaderno, las cuales como es obvio no contienen todos los datos requeridos en la planilla oficial; de igual forma se encontraron planillas que las utilizan por ambas caras cuando la información requerida está en una sola cara, aparecen planillas que no contienen todos los datos como es el número de documento de identidad ni la firma del beneficiario y/o acudiente cuando se hace entrega de incentivos, lo cual genera incertidumbre en el cumplimiento del objeto contratado. Todo lo anterior se presenta por falta de controles del supervisor, incumpliendo con lo establecido en la ley 1474 de 2011 artículo 83 “Supervisión e

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RUBRO 2.016,00 2.015,00 $ %

NOMINA 427.714.525,00 373.160.001,00 54.554.524,00 14,62

PERSONAL SUPERNUMERARIO 2.507.994,00 (2.507.994,00) -100,00

PARAFISCALES 40.490.600,00 35.520.800,00 4.969.800,00 13,99

REMUNERACION SERVICOS TECNICOS 20.600.000,00 64.599.999,00 (43.999.999,00) -68,11

HONORARIOS 22.306.666,00 67.111.200,00 (44.804.534,00) -66,76

OTROS SERVICOS PERSONALES INDIRECTOS 83.397.266,00 425.826.060,00 (342.428.794,00) -80,42

PUBLICACIONES - 1.217.900,00 (1.217.900,00) -100,00

MATERIALES E IMPRESIONES 15.960.000,00 97.500,00 15.862.500,00 16269,23

AVISOS PUBLICITARIOS 27.904.732,00 - 27.904.732,00 100,00

CELULARES 732.642,00 768.641,00 (35.999,00) -4,68

TELEFONOS FIJOS 690.278,00 590.892,00 99.386,00 16,82

COMBUSTIBLES Y ACEITES 4.797.264,00 6.287.431,00 (1.490.167,00) -23,70

MANTENIMIENTO VEHICULOS - 7.055.192,00 (7.055.192,00) -100,00

POLIZAS DE SEGUROS 11.608.674,00 17.971.250,00 (6.362.576,00) -35,40

PEAJES 77.400,00 - 77.400,00 100,00

MANTENIMIENTO INMUEBLES 32.445.323,00 184.624.100,00 (152.178.777,00) -82,43


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interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Hallazgo con alcance administrativo

2.

OBSERVACION 2 El 28 de diciembre de 2016 el contrato fue adicionado en la suma de $20.342.121 y el 31 de marzo de 2017 fueron reajustadas las tarifas de 2017 de conformidad con las tarifas de la Superintendencia de Vigilancia y se adiciona dicho reajuste mediante contrato adicional No 2 por valor de $ 1.488.225. En el acta de liquidación debe registrarse en el Informe financiero, cada uno de los pagos efectuados con número de comprobante de egreso, fecha y valor y determinar el valor total cancelado y el sado sin ejecutar. Hallazgo con alcance administrativo

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3.

OBSERVACION 3 En los estudios previos en las actividades a realizar estaba contemplado la Actualización del manual de contratación y Revisión del manual de Supervisión así como en el contrato en la cláusula segunda “Actividades específicas del contrato” numerales 6 y 7 actividades que si se ejecutaron no se reflejan en los en el informes de actividades realizadas por consiguiente no se cumplió a cabalidad con el objeto contratado, incumpliendo con lo establecido en la ley 80 de 1.993 articulo 26 Principio de Responsabilidad numeral 1 ”Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato”. El contrato tiene treinta y dos clausulas, para ser un contrato de prestación de servicios es demasiado extenso, la administración debería considerar en elaborar una minuta de contrato con las clausulas esenciales con el fin de dar cumplimiento al principio de economía contemplado en la ley 80 de 1993 articulo 25 numeral 4 que dice “Los trámites se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirán las dilaciones y los retardos en la ejecución del contrato” Hallazgo con alcance administrativo.

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4. OBSERVACION No 4 Todo documento para que tenga validez tienen que estar firmado por la persona responsable en las

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planillas de puntaje festival escolar – Tunja no registran ni nombre ni firma del responsable incumpliendo con lo preceptuado por la Corte Suprema de Justicia en sentencia del 22 de agosto de 2001 expediente 16430 que dice “Los documentos sin firma carecen de valor probatorio”; Hallazgo con alcance administrativo

5.

OBSERVACION 6 Revisada la carpeta de los soportes del contrato se observó que estos no se encuentran debidamente legados, los documentos no se encuentran archivados cronológicamente incumpliendo con la ley 594 de 2000 artículo 24 “Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental” y articulo 26 que “obliga a las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases” Hallazgo con alcance administrativo

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6.

OBSERVACION No 7 En los estudios previos y en la aceptación de la oferta se exige construir una póliza de garantía de cumplimiento del 10%, de calidad del 10% y de accidente de personal para 1000 niños y 20 recreadores: de la póliza expedida por Seguros del estado con fecha 16 de junio de 2016 no ampara el seguro contra accidente con lo cual se incumplió con lo establecido en el numeral 22 de la Aceptación de la oferta Perfeccionamiento y requisitos de ejecución del contrato que dice “……Para que pueda ser ejecutado se requiere 1)Que exista el Registro Presupuestal, 2) que se otorguen las garantías exigidas 3) Suscripción de la respectiva acta de inicio a más tardar dentro de los dos días siguientes” Es de aclarar que la póliza que ampara este riesgo se constituyó posterior a la ejecución del contrato con la Aseguradora. Hallazgo con alcance administrativo

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7.

OBSERVACION No 8 La certificación de la supervisora es muy general no especifica el número de busos recibidos ni las especificaciones técnicas, la certificación tiene fecha del 28 de diciembre de 2016 y la factura es de fecha 15 de noviembre y el acta de liquidación es del 28 de noviembre, incumpliendo con lo preceptuado en la ley 1474 de 2011 en el artículo 83 determina “Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el

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seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato. No elaboran el acta de recibo a satisfacción de los elementos contratados, ni los comprobantes de ingresos ni de salida de almacén de los busos adquiridos, siendo obligación de la administración elaborar el comprobante de entrada a almacén, teniendo como soporte la factura de venta y el acta de entrega a satisfacción y registrarlos en los inventarios de la Entidad, incumpliendo con Las normas de manejo de inventarios. El IRDET dentro de sus Sistema Integrado de Gestión MECI- Calidad tiene establecido el formato (Codigo:FE-F01- Formato de entrega y recibo de incentivos) en el cual esta discriminado el Ítem, Nombre y apellidos, tipo de documento, numero de documento y firma del beneficiario, dicho formato no se utilizó para efectuar la entrega de los busos, por el contrario se utilizó una planilla que solo tiene el nombre y la firma de recibido del estímulo- buso, incumpliendo con la normatividad precitada. Hallazgo con alcance administrativo.

8.

OBSERVACION No 9 La Resolución No 307 del 27 de diciembre de 2016 por medio de la cual se adjudica la selección abreviada -subasta inversa presencial, no tiene firma del ordenador del gasto incumpliendo con lo preceptuado por la Corte Suprema de Justicia en sentencia del 22 de agosto de 2001 expediente 16430 que dice “Los documentos sin firma carecen de valor probatorio”; Expiden CDP No 2016000408 por valor $82.953.834, afectando los rubros 22101 Escuela de formación deportiva por valor de $63.639.443, del rubro 22102 Festivales y juegos intercolegiados por valor de $5.578.391 y $13.736.000. y el Registro presupuestal No 2016000424 lo expiden por valor de $53.490.316 del rubro 22101 Escuela de formación deportiva, lo cual demuestra que la planeación no fue eficiente en lo concerniente al presupuesto así ganado. En el contrato en la cláusula segunda determinan los elementos a adquirir con las especificaciones y la cantidad pero no determinan ni el valor unitario ni el valor total, El contratista expide la factura No 5261 del 30 de junio de 2017 y recibida en el IRDET el 5 de julio, con oficio de la misma fecha el contratista hace entrega del material deportivo. Pero en la carpeta del contrato se comprobó que le dan ingresos de los elementos adquiridos el 30 de diciembre de 2016 según comprobante de ingresos No 28. Por lo anterior consideramos que se presenta irregularidad en el ingreso a almacén pues no se disponía del acta de recibo a satisfacción ni de la factura de venta documentos esenciales para la elaboración del comprobante respectivo. No se encontró el informe de supervisor tan solo hay una certificación que dice que el contratista cumplió a cabalidad

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incumpliendo con lo establecido en la ley 1474 de 2011 en el artículo 83 determina “…… La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato”. De conformidad con la cláusula sexta el plazo de ejecución del contrato era de 3 días calendario, lo cual no se cumplió si se tiene en cuenta que la entrega del material deportivo se efectuó el 5 de julio de 2017 es decir 6 meses después de la suscripción del acta definición sin ninguna justificación legal. Hallazgo con alcance administrativo.

9.

OBSERVACION 10 Revisados los documentos aportados en la carpeta del contrato comprobamos que Según factura se compraron 174 gorros de natación y aparecen entregados en planillas 117 los restantes 57 gorros fueron devueltos a almacén por la supervisora del contrato; no elaboran acta de recibo a satisfacción del objeto contratado. Se observa planillas de entrega de botilitos donde registran el nombre pero no se evidencia la firma respectiva del beneficiario, por lo cual la administración debe establecer procedimientos y controles en la entrega de dichos elementos. Lo anterior es causado por procedimientos inadecuados, lo que genera incumplimiento de las disposiciones generales. Hallazgo con alcance administrativo.

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10.

OBSERVACION 11 No elaboran el acta de recibo a satisfacción de los elementos didácticos y accesorios, ni el comprobante de entrada y salida de almacén, documentos necesarios para la verificación del cumplimiento del objeto contratado, incumpliendo con lo dispuesto en la ley 80 de 1993 en el Artículo 26º.- Del Principio de Responsabilidad. No se encontró el informe del supervisor incumpliendo con lo establecido en la ley 1474 de 2011 en el artículo 83 determina “….La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato. Hallazgo con alcance administrativo.

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11.

OBSERVACION 12 Revisados los estudios previos vemos que en el numeral 11 Valor estimado del contrato y su justificación, en el cual presentan cotizaciones del mercado, de Dotaciones Tundama, Suministro y cotizaciones y Dotaciones Boyacá, el valor promedio de los botilitos incluido el IVA es de $5.349 Pero le adjudicaron el contrato a la firma Distribuciones Aliadas BJ SAS R/L, el cual facturo los botilitos a $20.117 incluido el IVA. Aunque la propuesta fue la de menor precio, consideramos que el comité evaluador debió considerar este ítem ya que la diferencia de precio es enorme de $14.768 por cada botilitos y analizar la calidad de los canguros y morrales contratados,

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pues en estos la diferencia entre los precios de mercado y los adquiridos es grande y que al final compenso el total del contrato. No siempre el menor precio es la mejor opción de compra también se debe evaluar la calidad de los bienes. se incumplió con el Principio de Transparencia del artículo 24 de la ley 80 de 1993 numeral 5 literal c) “Se definirán con precisión las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del contrato” Se encontraron 4 planillas de entrega de incentivos que suman 127 beneficiarios, a folios 108, 109, 110 y 111, en las cuales relacionan el nombre, el documento de identidad y la firma pero no se determinan que elementos entregaron (morrales, canguros, botilitos), Por consiguiente no se pudo verificar la entrega de estos elementos. Es importante que los supervisores del contrato hagan la devolución de los elementos que por una u otra razón no se entregan a los participantes, elaborando la respectiva acta de devolución a almacén, lo cual no se ha venido realizando y muchos elementos e implementos deportivos no están registrados en los inventarios de consumo. Hallazgo con alcance administrativo.

12.

OBSERVACION 13 El tiempo de ejecución del contrato es por 5 meses, tiempo que consideramos demasiado amplio, si se tiene en cuenta que para suministro de elementos el tiempo promedio es de 5 a 10 días. Producto de lo anterior efectúan una adición por valor de $995.850 sin tener una justificación real que avale dicha adición con lo cual se incumplió con el Principio de Transparencia del artículo 24 de la ley 80 de 1993 numeral 5 literal c) “Se definirán con precisión las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del contrato” y el literal e) “Se definirán reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas y que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad” y lo establecido por el El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia de 31 de agosto de 2006, Radicación R- 7664, se refirió también al principio de planeación en la contratación estatal, planteando lo siguiente “…Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección”. Hallazgo con alcance administrativo

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13. OBSERVACION 14 A folio 10 se evidencia factura de venta No 0474 de William Fernando Flórez Mariño de fecha 17 de diciembre de 2016 donde describen suministro refrigerios

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$1.500.000 e Hidratación $1.500.000 para un total de $3.000.000, como se puede ver facturaran a nivel general sin especificar cuantos refrigerios se dieron y el costo unitario y total lo mismo con la hidratación se debe determinar qué clase de hidratación se dio así como el costo unitario y el total. Lo anterior es vital para saber cuántas personas participaron en la actividad realizada por el club y determinar si el costo beneficio se justificó. Hallazgo con alcance administrativo.

14.

OBSERVACION 15 Efectúan pagos por trasporte de jugadores a Bogotá, Madrid, El Rosal y Villavicencio por valor de $9.000.000, pero se observó que no adjuntan póliza de seguros, que cubran los siniestros por este concepto, lo cual se convierte en un alto riego para la entidad. Con el fin de tener mayor transparencia cuando se efectúen pagos de transporte se debe efectuar una relación discriminando el día y el valor del pago así como el total cancelado por este concepto, anexando los soportes legales. En la liquidación del convenio se debe discriminar cada uno de los conceptos por los cuales se efectuaron los pagos, el valor ejecutado y el saldo no ejecutado. Hallazgo con alcance administrativo

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15.

OBSERVACION 16 Cancelan un suministro de 1000 plegables tamaño oficio full color por dos caras por valor de $1.000.000; 1000 afiches full color ¼ de pliego por valor de $1.200.0000 y 3000 números full color por valor de $3.000.000. Total pagado $5.200.000, el proveedor manifiesta que pertenece al régimen simplificado y no está obligado a cobrar impuesto sobre las ventas ni a expedir factura, Revisados los documentos no se encontró el Registro de la Cámara de comercio en el cual se certifique que la actividad comercial es la de Litografía, con lo cual se incumplió con lo establecido en el Código del Comercio Decreto 410 de 1971 artículo 19 que dice “Es obligación de todo comerciante matricularse en el registro Mercantil…” Hallazgo con alcance administrativo.

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16.

OBSERVACION No 17 En el contrato se debe registrar el objeto contratado con sus especificaciones técnicas y su valor unitario y total tal como fue presentado en la propuesta y no solo registrar las condiciones técnicas como se efectuó en el presente contrato. En la Cláusula Decima octava- Garantía única. Establecen como póliza de Estabilidad y Calidad de las obras el 10% del valor del contrato y cubrirá el plazo de ejecución y cuatro meses más, según póliza No 39-44-1010844085 de Seguros del Estado S.A, la póliza de estabilidad y calidad de la obra tiene una vigencia de 3 meses y 29 días, incumpliendo con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 articulo Artículo

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2.2.1.2.3.1.14. Suficiencia de la garantía de estabilidad y calidad de la obra. “Esta garantía debe estar vigente por un término no inferior a cinco (5) años contados a partir de la fecha en la cual la Entidad Estatal recibe a satisfacción la obra. La Entidad Estatal debe determinar el valor de esta garantía en los pliegos de condiciones de la Contratación, de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato”. El contrato fue adicionado en tiempo por 15 días, mediante contrato adicional No 1 del 28 de diciembre de 2016, previa solicitud del contratista y supervisor del contrato es decir que el contrato se vencía el 12 de enero de 2017. Con oficios del 13 y 23 de enero de 2017 el supervisor Gustavo Moreno Castelblanco, requiere al contratista para que firme el acta de terminación del contrato teniendo en cuenta que este se venció el 12 de enero de 2017. Con fecha 12 de enero de 2017 elaboran el acta de terminación del contrato, como se puede ver existe irregularidad si se tienen en cuenta los oficios que precedieron el acta de terminación. El 26 de diciembre el contratista Miguel Arturo Barreto Salinas solicita aprobación de ítems adicionales acorde a las mayores y menores cantidades de obra; con oficio del 12 de enero de 2017 el contratista presenta justificación a la variación de cantidades de obra en la cual manifiesta que de los 24.4 metros lineales de malla eslabonada únicamente se ejecutó 10.40 metros lineales por 5 metros de altura y que esta disminución permitió aumentar en la batería sanitaria un sanitario adicional para las damas, dos orinales para el baño de hombres y dos lavamanos adicionales con todos los aparatos y sus respectivas válvulas anti vandálicas. La otra modificación fue la de disminuir las cantidades de mampostería en ladrillo común, acero, enchapes y pañete, tampoco se ejecutó los ítem como piso en PVC, guarda escoba, teja y entramado en fibrocemento, acometida subterránea eléctrica y en cambio se hizo ventana y barrotes de seguridad galvanizad varilla 5/8 incluye pintura alta resistencia electroestática y 36 anclajes expansivos de seguridad soldados, cielo raso en PVC, pintura alta resistencia electroestática para lámina galvanizada baños, platinas de anclaje inc. 6 pernos expansivos de anclaje para malla eslabonada entre otros. Como se puede ver elcontratista sin ninguna autorización decidió a cuenta propia efectuar cambios y/omodificaciones de cantidades de obra con lo cual se incumplió con lo establecido en el Manual de Contratación del IRDET numeral 4.2.8.1 Modificaciones a los contratos estatales otrosí que dice “…El supervisor o interventor deberá presentar y analizar el caso con el gerente general y el profesional


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universitario de la oficina jurídica; presentara el informe actualizado yconforme a las funciones propias como supervisor o interventor recomendara al ordenador del gasto la suscripción del otrosí. Para lo cual debe adjunta. 1) La manifestación escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada o la aceptación de la propuesta del Instituto de modificar el clausulado del contrato. 2) La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de las modificaciones.. 3) Expediente completo del contrato…4) Informe actualizado del supervisor…5) Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato 6) demás documentos pertinentes….” Y lo dispuesto en la ley 80 de 1993 articulo 32 numeral 2 inciso 3 que dice “Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes osugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato”. De conformidad con el acta de inspección y verificación del presente contrato efectuada eldía 13 de septiembre de 2017, se encontraron algunas inconsistencias relacionadas en losnumerales 1 y 4 del siguiente informe: “Asunto: Visita de inspección y verificación Contrato No. 202 de 2016. De acuerdo a la solicitud por la Auditora Fiscal para realizar visita técnica de verificación del cumplimiento del objeto del contrato de obra No. 202 de 2016 celebrado por el IRDET. Se realizó dicha visita por parte del equipo de Infraestructura de Auditoria Fiscal, en día 13 de septiembre de 2017, a las dos de la tarde, concluyendo lo siguiente. 1. Las cantidades verificables ejecutadas en la construcción de unidades sanitarias en la cancha de tenis del parque recreacional, son coherentes con las plasmadas en el acta de recibo final. Sin embargo se requiere que se suministre a la Contraloría el registro fotográfico de la instalación del refuerzo con malla electrosoldada la cualse encuentra registrada en el ítems 3.3. por un valor total de $357.000. por lo anterior se presume un daño fiscal. 2. La instalación de los portones en lámina del coliseo menor presenta coherencia en las cantidades ejecutadas con las verificadas. 3. Los trabajos realizados en el Polideportivo del Barrio el Milagro, son coherentes con las pagadas dentro del contrato de obra. 4. En el arreglo realizado a la gradería del Barrio los Heroes, se encuentra que la gradería presenta agrietamiento, en la parte superior. Por lo que se requiere la utilización de las garantías para restablecer el tramo dañado se anexa registro fotográfico.


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5. En la instalación de la malla de la cancha de futbol del IRDET, existe coherencia con las cantidades pactadas en el contrato y las pagadas. 6. En el mantenimiento al polideportivo del teatro Suarez, se revisaron la ejecución de las cantidades y no se presentan diferencias. 7. Polideprotivo Barrio centenario, se realiza la medición dando como resultado que no existe diferencia entre lo pagado y lo ejecutado.” Debido a lo anterior se establece Hallazgo administrativo

17.

OBSERVACION 18 Se presentaron inconsistencias en los formatos de la rendición de la cuenta anual consolidada asi: Formato F01_agr- Catalogo de cuentas. No diligencia la columna de saldo corriente y la columna de saldo no corriente Formato F07_agr- Ejecución de gastos. No diligencia la columna código del programa se debe registrar ((Funcionamiento, Deuda, Inversión) de conformidad con el gasto que se esté ejecutando, De igual forma se observa que no diligencia la columna de compromisos, la cual es indispensable para determinar y las Reservas Presupuestales y poder verificarlas con las constituidas en la vigencia. Formato F10_agr- Ejecución Reservas Presupuestales. En este formato se debe relacionar la ejecución de las reservas constituidas a 31 de diciembre de 2015 con la resolución 258 por valor de $19.011.315 y que se pagaron en la vigencia 2016; Revisada la información del formato se comprobó que la que suministran corresponde a las reservas constituidas a 31 de diciembre de 2016 con resolución 315 por valor de $115.273.077 las cuales se debieron cancelar en el 2017. Formato F11_agr- Ejecución Cuentas por pagar. En este formato se debe relacionar la ejecución de las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2015 con la resolución259 por valor de $22.345.447 y que se pagaron en la vigencia 2016; Revisada la información del formato se comprobó que la que suministran corresponde a las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2016 con resolución 313 por valor de $65.667.891, las cuales se debieron cancelar en el 2017. De igual forma se observa que la Resolución No 313 por la cual constituyen las cuentas por pagar de 2016. Formato F20_13a_agr- Contratación. Se presentan inconsistencias en la columna de pagos efectuados ya que más del 50% de los contratos no registran y en los que aparecen las cifras no corresponden a lo cancelado realmente. No se está codificando adecuadamente en la columna clase de contrato, puesto que registran contratos como el 192,194 y 208 como

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contratos de prestación de servicios CI, cuando en realidad corresponde a contratos de suministro C6: con lo anterior se incumplido con lo establecido en la resolución 175 de 2013.Por lo cual se constituye en una Hallazgo administrativo.

18.

OBSERVACION 20 Se evidencia que en las cuentas del Banco de Bogotá No. 616598538 y 616639845, se realizaron consignaciones para cubrir gastos bancarios generados por giros realizados excediendo el saldo de las cuentas bancarias, es así que se realizaron consignaciones el día 19 de octubre por valor de $ 22 miles y $ 117 miles para subsanar esta situación, lo cual evidencia falta de una adecuada planeación, programación y control de los pagos efectuados y la disponibilidad de los recursos; corriendo el riesgo que la entidad bancaria devuelva cheques por fondos insuficientes generando posibles demandas a la entidad y por lo tanto pérdida de recursos. Hallazgo con alcance administrativo.

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19.

OBSERVACION 21 Dentro de la ejecución de la auditoría, se observó que el Señor Luis Moreno tiene instalado un establecimiento de venta de refrescos, gaseosas y alimentos, dentro de las instalaciones del IRDET, el cual a la vez cuenta con los servicios de agua, luz y televisión por cable, los cuales son asumidos por la entidad. Teniendo en cuenta el incumplimiento presentado por el Señor Luis Moreno, en el cumplimiento de los cánones de arrendamiento pactados mediante contrato No. 3 de enero de 2006, el IRDET inicia proceso jurídico en el año 2009, con el fin de obtener la restitución del inmueble ocupado por el arrendatario, ya según se evidenció en los documentos del proceso no se han recibido pagos desde el mes de diciembre de 2009, sin embargo a la fecha el IRDET no tiene cuantificada la deuda por este concepto, ya que el saldo de esta cuenta viene de vigencias anteriores. Hallazgo con alcance administrativo

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20.

OBSERVACION 22 Teniendo en cuenta que en el proceso en contra de la Liga de Tenis de Boyacá hay fallo a favor del IRDET por valor de $ 12.062, y que la entidad refleja en las cuentas por cobrar un valor por este concepto de $ 8.208, se evidencia subestimación en el activo por valor de $ 3.854 miles. Hallazgo con alcance administrativo

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21.

OBSERVACION 23 El IRDET no está cumpliendo con el procedimiento establecido en el Manual de Procedimientos Contables, del Régimen de Contabilidad Pública, Capítulo V Numeral 2 Reconocimiento de Derechos, el cual establece que: “Las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales interpuestas por la entidad contable pública en contra de un tercero deben reconocerse en las subcuentas que identifican

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su origen en civiles, penales, administrativas, fiscales y otras. Cuando se admitan las demandas,arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales se registran como un derecho potencial,con un débito en las subcuentas que correspondan, de la cuenta 8120 Litigios y mecanismos alternos de solución de conflictos, con crédito en la subcuenta 890506Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos, de la 8905 Derechos contingentes por el contrario (CR) y se actualizan de acuerdo con la evolución del proceso y la evaluación de la certeza del fallo a favor. Con la sentencia definitiva afavor de la entidad contable pública se reconoce el derecho cierto, con un débito a la cuenta 147079 Indemnizaciones, de la cuenta 1470 Otros Deudores y un crédito a la subcuenta 481049 Indemnizaciones, de la cuenta 4810 Extraordinarios. Simultáneamente se ajustan las cuentas de orden inicialmente registradas, disminuyendo con débito la subcuenta 890506 Litigios y mecanismos alternativos desolución de conflictos, de la cuenta 8905 Derechos contingentes por contra (CR) y un crédito en las subcuentas que correspondan, de la cuenta 8120 Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos.” Hallazgo con alcance administrativo

22.

OBSERVACION 24 Según entrada de bienes No. 17 del 25 de octubre de 2016 ingresaron 3 computadores de escritorio marca Lenovo por un valor de $ 7.110.000, una cámara digital canon, lente para cámara digital canon y flash para cámara digital canon por un valor de $ 4.790.000 para un valor total de $ 11.900.00, al revisar las salidas de almacén generadas por el módulo de inventarios no se evidencia la salida al servicio de estos bienes, al indagar con la Almacenista de la entidad sobre estas salidas al servicios son allegadas a la comisión de auditoría tres formatos denominados Traslados, bajas, Reintegros de bienes, diligenciados de forma manual, de fecha 31 de octubre de 2016 donde se evidencia que estos bienes fueron entregados a las dependencias de Prensa y comunicaciones, Presupuesto y Tesorería; teniendo en cuenta lo anterior se evidencia que no se están realizando la totalidad de los movimientos de bienes en el módulo de almacén del sistema HAS SQL, generando inconsistencias entre la información del módulo de inventarios y la información contable, por lo cual no se estaría cumpliendo con lo establecido en el Instructivo No. 02 de diciembre de 2016 de la Contaduría General de la Nación, numeral 1.2.2. Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable, el cual establece que: “Previo a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, se efectuaran la

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respectivas conciliaciones entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para lograr la integralidad del proceso contable…” Hallazgo con alcance administrativo.

23.

OBSERVACION 25 La cuenta 1910 Cargos diferidos, presenta a 31 de diciembre de 2016, un saldo de $ 5.844 miles, conformada por la subcuenta 191001 Materiales y suministros. De acuerdo con el reporte de inventarios generado por el sistema HAS SQL se observan que se encuentran registrados bienes de consumo en las agrupaciones 102 por valor de $ 33 miles, 103 por valor de $ 6.737 miles, 105 por valor de $ 62 miles, 106 por valor de $ 4.344 miles, 107 por valor de $ 142 miles, 111 por valor de $ 234 miles y 112 por valor de 344 miles para un total de elementos de consumo de $ 11.896 miles, presentándose diferencia entre el saldo de almacén y la cuenta contable 1910 Cargos Diferidos, presentando una posible subestimación en la cuenta 191001 Cargos diferidos por valor de $ 6.052, por lo cual no se estaría cumpliendo con lo establecido en el Instructivo No. 02 de diciembre de 2016 de la Contaduría General de la Nación, numeral 1.2.2. Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable, el cual establece que: “Previo a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, se efectuaran la respectivas conciliaciones entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para lograr la integralidad del proceso contable…” Hallazgo con alcance administrativo

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24.

OBSERVACION 26 En la entrada de elementos No.15 de 18 de agosto de 2016 ingresaron 10 cuartos de aceite para motor capacidad 20W y 8 cuartos de aceite para motor capacidad 15W; con salida al consumo No. 119 del 23 de agosto de 2016 se hizo la entrega de 5 cuartos de aceite para motor capacidad 20W y con la salida al consumo No. 167 del 19 de diciembre de 2016 se hizo la entrega de 4 cuartos de aceite para motor capacidad 15W; según el inventario de bienes de consumo a 31 de diciembre de 2016 se observa que quedaron en existencias 5 cuartos de aceite para motor capacidad 20W y 4 cuartos de aceite para motor capacidad 15W, sin embargo el registro contable de estos elementos no se está realizando de manera adecuada, teniendo en cuenta que el Catalogo de cuentas contenido en el Régimen de contabilidad pública describe la cuenta 1910 Cargos diferidos así: “Representa el

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valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios que con razonable seguridad, proveerán beneficios económicos futuros o un potencial de servicio en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. Así mismo, incluye las transferencias condicionadas y los descuentos en la colocación de bonos y títulos. Los cargos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos, según corresponda...” teniendo en cuenta lo anterior esto elementos debían haberse registrado en la subcuenta 191022 Combustibles y lubricantes de la cuenta 1910 Cargos Diferidos y reflejar su saldo al cierre de la vigencia 2016, presentándose una subestimación en la cuenta 1910 Cargos diferidos por valor de $ 172 miles, representadas en las existencias finales en el inventario de bienes de consumo. Hallazgo con alcance administrativo.

25.

OBSERVACION 27 Según entrada de elementos No. 16 del 13 de octubre de 2016 ingresaron elementos de dotación para el funcionario de servicios generales, los cuales fueron entregados según salidas al consumo No. 142 del 25 de octubre de 2016 y 176 del 30 de diciembre de 2016, sin embargo llama la atención que no se encuentran registrado el ingreso de los bienes y las amortizaciones correspondientes en la subcuenta 191004 Dotación a Trabajadores de la cuenta 1910 Cargos diferidos. Hallazgo con alcance administrativo

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26.

OBSERVACION 28 Según entrada a almacén No. 29 de fecha 30 de diciembre de 2016 ingresaron elementos de publicidad, señalización y papelería de acuerdo con el contrato de suministros 213 suscrito con Imprenta Muisca, al ser elementos de consumo llama la atención que no se encuentra registrados en la cuenta 1910 Cargos diferidos para realizar su correspondiente amortización de acuerdo a la utilización o salida al consumo de estos bienes, tal y como lo establece el Catalogo de cuenta contenido en el Plan General de Contabilidad Pública en el cual define la cuenta 1910 Cargos Diferidos como: “Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios que con razonable seguridad, proveerán beneficios económicos futuros o un potencial de servicio en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública... Los cargos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su

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recuperación, los períodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos, según corresponda…”, por lo tanto se presenta una posible subestimación del activo en la cuenta 1910 Cargos diferidos por valor de $ 26.287 miles. Hallazgo con alcance administrativo

27.

OBSERVACION 29 Los elementos que adquiere el IRDET para el desarrollo de las diferentes actividades misionales de la entidad, en el momento de la entrega se les realiza la correspondiente entrada a almacén; posteriormente estos elementos son entregados a los funcionarios Líderes de cada programa y se realiza la salida de bienes de almacén, estos bienes se encuentran almacenados en diferentes lugares dentro del IRDET diferentes a la bodega de almacén, como la Bodega de Educación Física a cargo del Líder de Educación Física, Casa del pensionado a cargo del Líder de la Oficina de Recreación, y Casa del Deporte a cargo del Líder de Deporte Asociado. Este tipo de elementos no tienen una entrega inmediata sino que se van entregando a medida que se van requiriendo, y en ocasiones no son entregados en su totalidad. Lo anterior se puede evidenciar con la adquisición de 500 busos en algodón perchado ingresados con entrada a almacén No. 20 del 21 de noviembre de 2016 para los juegos supérate 2016, estos elementos fueron entregados al funcionario responsable del programa con la salida de almacén No. 155 del mismo día 21 de noviembre de 2016, sin embargo llama la atención que el día 11 de agosto de 2017 durante la ejecución de la auditoria al IRDET vigencia 2016 se realizó inspección a la bodega de almacén y se encontraron en existencia 59 busos, los cuales no se encuentran registrados en el inventario de bienes ni en contabilidad. Hallazgo con alcance administrativo.

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28.

OBSERVACION 31 El IRDET cuenta con elementos deportivos los cuales son utilizados para el desarrollo de las actividades misionales como escuelas de formación deportiva, sin embargo llama la atención que estos bienes no se encuentran registrados en el módulo de inventarios de la entidad, ni tampoco en contabilidad como propiedades, planta y equipo. Si bien es cierto el Instructivo 001 de febrero de 2016 establece que los bienes de un valor igual o inferior al medio (0.5) salario mínimo se pueden registrar directamente al gasto, esto no significa que no se deba tener el control administrativo de los bienes, ya que existen bienes de consumo que se extinguen con el primer uso que se les dé, pero también existen bienes de consumo que deben ser controlados administrativamente ya que no se extinguen con el primer uso que se les dé sino que tienen un tiempo de utilización y de uso al servicio de la entidad,

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es así como lo establece la Contaduría General de la Nación en su concepto 20132000009241 del 01-04-2013 de la siguiente manera: “De acuerdo a las consideraciones expuestas la CGN se permite manifestar que: 1. Con base en lo señalado en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y los instructivos contables que expide la Contaduría General de la Nación en relación con el tratamiento contable de las propiedades, planta y equipo cuyo valor de adquisición sea inferior o igual de 0.5 SMMLV, es potestad de la entidad reconocer este tipo de bienes como propiedades, planta y equipo y depreciarlo durante su vida útil estimada; como propiedades, planta y equipo o depreciarlos en el mismo año en que se adquieren o incorporan, con independencia de su vida útil; o afectando directamente el gasto. No obstante, el tratamiento contable de este tipo de bienes debe corresponder a la aplicación de una política contable definida por la entidad con el fin de garantizar la consistencia de la información contable. Si la entidad decide depreciar los bienes de propiedad, planta y equipo considerados de menor cuantía durante el mismo año de su adquisición o reconocerlos directamente como un gasto, deberá adoptar las medidas necesarias para garantizar el control administrativo de los mismos, con el fin de establecer la ubicación, uso y responsables de los bienes” (Subrayado fuera del texto). Teniendo en cuenta lo anterior este tipo de bienes están prestando un servicio a la entidad y al no realizar los registros en el módulo de inventarios de almacén no se les está realizando el control administrativo de los mismos. Hallazgo con alcance administrativo

29.

OBSERVACION 32. Dentro del rubro Recursos de capital se presupuestó para la vigencia 2016 por concepto de Excedentes – Recursos del Balance $ 256.109.048, sin embargo llama la atención que este rubro no tuvo ejecución durante la vigencia, lo cual incide negativamente en la ejecución presupuestal de ingresos. Hallazgo con alcance administrativo.

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30.

OBSERVACION 33. Durante la vigencia 2016 se presupuestó en el Rubro 1401 Convenio Interadministrativo Coldeportes IRDET la suma de $ 25.756.000, sin embargo se recibieron recursos por valor de $ 27.724.025, presentándose un mayor valor no presupuestado de $ 1.968.025, por lo cual se evidencia falta de planeación en la preparación del presupuesto. Hallazgo con alcance administrativo

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31. OBSERVACION 34 Se evidencia falta de planeación en la elaboración del presupuesto, como se puede observar en la ejecución de gastos por servicios personales se ejecutó un 77%

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del valor presupuestado, evidenciándose una baja ejecución en prima de alimentación con una ejecución del 76%, Subsidio de Transporte con una ejecución del 27%, prima de vacaciones con una ejecución del 32%, Vacaciones con ejecución del 4%, Prima de Navidad con una ejecución del 71%, Indemnización vacaciones con una ejecución del 73%, Bonificación recreación con una ejecución del 19%, Bonificación por servicios prestados con una ejecución del 60%. Hallazgo con alcance administrativo.

32.

OBSERVACION 35 Revisada la resolución vemos que esta no cumplen con la estructura de una resolución la cual debe contener: 1) Número de Resolución y Fecha 2) Titulo de la Resolución y normas que le dan la atribución de expedir las resoluciones 3) Considerandos 4) La parte resolutiva donde se registran las cuantas subcuentas y rubros presupuestales de las cuentas se van a constituir. Los códigos de los rubros presupuestales que registran no corresponden a lo aprobados en el acuerdo 020 de 2015. En la Resolución de constitución únicamente aparece la parte resolutiva donde relacionan las cuentas constituidas con su respectivo valor. Las resoluciones únicamente van firmadas por el ordenador del gasto. Hallazgo con alcance administrativo.

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4. CUADRO TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 32

2. DISCIPLINARIOS 0

3. PENALES 0

4. SANCIONATORIO 0

5. FISCALES 0

Obra Pública 0 $0


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Prestación de Servicios 0 $0

Suministros 0 $0

Consultoría y Otros 0 $0

Gestión Ambiental 0 $0

Estados Financieros 0 $0

TOTALES (1, 2, 3, y 4) 32 $0

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