INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL O EXPRES PÁGINA 1 DE 80

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843

Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD ESPECIAL, A LOS ESTADOS FINANCIEROS

DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA, VIGENCIA FISCAL 2018

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA Tunja, 07 de mayo de 2019


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WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditor Fiscal

COMISIONADOS PARA REALIZAR LA AUDITORIA

NANCY VILLATE PÉREZ Profesional Especializado - Líder de la auditoría

EDGAR IVAN BERNAL CARO Profesional Especializado


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INTRODUCCIÓN

El Municipio de Tunja es una unidad Administrativa Centralizada del orden Territorial, de acuerdo con la relación de la población y el desempeño de ingresos corrientes de libre destinación (ICLD), a partir de 2014, el municipio de Tunja pasó de segunda a primera categoría, lo que implicó una variación en el límite permitido por la regulación del 70% a 65%, respectivamente; conforme a lo estipulado en la Ley 136 de 1994 y en la ley 617 de 2000. La representación legal del municipio, recae sobre el doctor Pablo Emilio Cepeda Novoa, quien fue elegido mediante voto popular programático para el periodo 2016-2019. . El municipio de Tunja como ente autónomo, financiera y presupuestalmente, obtiene recursos de diferentes fuentes, entre ellas las transferencias de la Nación recursos del Sistema general de Participaciones, cofinanciación departamental y Nacional, además obtiene ingresos propios entre los que se destacan, el impuesto predial unificado, industria y comercio, sobretasa a la gasolina; los cuales deben ser invertidos eficientemente para garantizar el bienestar de la comunidad tunjana. El presente informe tiene como fin contribuir en el proceso de mejora continua del Municipio de Tunja exponiendo las observaciones a que haya lugar, con el fin de que la administración en uso del derecho de réplica, presente las explicaciones o respuestas que considere conveniente dentro del Proceso Auditor. Por lo anteriormente expuesto, la Contraloría Municipal de Tunja con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 41 de la ley 42 de 1993, presenta el siguiente informe el cual fue elaborado aplicando las normas y procedimientos establecidos en la Guía de Auditoría Territorial, adoptada por este organismo de control mediante la resolución No. 024 de 2013, tomando como fuente principal la información suministrada en medio magnético; documentos e información suministrada en calidad de préstamo por parte de la administración del Municipio de Tunja, entrevistas realizadas con los diferentes funcionarios de la administración municipal, información anexa al avance del plan de mejoramiento, entre otras fuentes de información. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de esta Contraloría.


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TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES ............................................................................... 5 1.1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ........................................................................................... 5

1.3 CONSOLIDACION DE OBSERVACIONES……………………………………… ……….7 2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ...................................................................... 7 2.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DEL AREA FINANCIERA ................................................................................................................. 7

2.2 ESTADOS CONTABLES ..................................................................................................... 7

2.2.1 ESTADO DE SITUACION FINANCIERA……………………………………………………...8 2.2.1.1 EFECTIVO……………………………………………………………... ……… . 9 2.2.1.2 INVERSIONES………………………………………………………...… ……… 31 2.2.1.3 CUENTAS POR COBRAR……… ………………………………………….….......... . 32 2.2.1.4 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO………………………………………………………. 45 2.2.1.5 PASIVOS ………………………………………………………..……………… 49 2.2.1.6 PATRIMONIO………………………………………………………………………………. 55 2.2.2 INGRESOS………………………………………………………………………………………55 2.2.3 GASTOS…………………………………………………………………………………………56 3. PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE ………………………56 4. OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES…………………………….…………… 63 5 EVALUACION DE CONTROL INTERNO CONTABLE……………………………………… 63

6. SEGUIMIENTO A GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR (PLAN DE MEJORAMIENTO)…………..………………………………………………………….. …………. 65 7. POLITICAS CONTABLES----------------------------------------------------------------------------------- 66 8. CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS--------------------------------------------------------79


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1. CARTA DE CONCLUSIONES Doctor PABLO EMILIO CEPEDA NOVOA Alcalde Municipal de Tunja Ciudad Asunto: Carta de Conclusiones Respetado doctor Cepeda Novoa: La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por la Constitución Política de Colombia y la ley, practicó Auditoría Gubernamental Modalidad especial a los Estados Financieros de la Alcaldía Mayor de Tunja, vigencia fiscal 2018. Es responsabilidad de la Administración Municipal de Tunja el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen aplicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental Colombiana (NAGC) y con las políticas y procedimientos contenidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT- adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013; por lo tanto se requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el registro contable de las operaciones financieras de la entidad en los procesos auditados y el cumplimiento de las disposiciones legales y el seguimiento al plan de mejoramiento correspondiente a la vigencia 2017. La documentación analizada corresponde a la información suministrada por la entidad en calidad de préstamo, rendición de cuentas plataforma SIA vigencia 2018. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja 1.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA

De acuerdo con el objetivo general y los objetivos específicos encomendados en el memorando de asignación de la auditoría, se revisaron proceso de saneamiento contable, aplicación del nuevo marco normativo, conciliaciones bancarias a 31 de diciembre de 2018, cuentas bancarias, inversiones, cuentas por pagar, presentación de declaraciones de retefuente e IVA, se revisaron los saldos de la cuenta de rentas por cobrar en lo relacionado con impuesto predial; en cuanto a propiedad planta y equipo se revisaron los documentos que


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soportan los ingresos de bienes muebles de almacén, se revisaron otros activos , se revisaron los saldos contables contra los soportes físicos de almacén, se hizo análisis a los, se analizaron los ingresos, el examen realizado no incluyó análisis y revisión de deuda pública, impuestos, ya que dentro del plan general de la auditoria para la vigencia 2019, se programaron estas auditorías especiales. 1.2 CONCLUSIONES

La Falta de comunicación y conciliación entre las diferentes áreas con la oficina de contabilidad genera que en los estados financieros no se estén incluyendo al 100% las operaciones realizadas por la Alcaldía Municipal.

Falta seguimiento y control a las partidas conciliatorias que se generan por recaudo de recursos propios, especialmente en las cuentas del banco occidente.

No están definidos claramente los niveles de responsabilidad en cada una de las áreas.

La mayoría de observaciones de vigencias anteriores son repetitivas, se nota la falta de interés por mejorar o subsanar especialmente en lo referente al control a través de un sistema de información actualizado para el manejo de los bienes muebles, inmuebles y de consumo y el cual calcule automáticamente la depreciación de manera individual por cada bien.

La entidad ha efectuado parcialmente el proceso de saneamiento contable de acuerdo con la Resolución 107 de 2017 y la circular conjunta 02 de 2017 Auditoría - Procuraduría.

Se evidencia falta de depuración en las diferentes cuentas del activo y del pasivo incumpliendo lo establecido en las normas vigentes de saneamiento contable.

Se evidencia que se siguen presentando diferencias, entre los registrado en contabilidad y el área de almacén y nómina, debido a que no hay un flujo de información adecuado entre las diferentes áreas con el área de contabilidad El Municipio no tiene establecida una base de datos de impuestos depurada que permita diferenciar claramente los contribuyentes excluidos y exentos del tributo.

La mayoría de los informes son generados por el administrador del sistema y no por el responsable de cada proceso, a pesar de contar un sistema en las diferentes áreas.

Se presentan inconsistencias en la interface generada entre el módulo de impuestos y el extracto bancario.


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DEL AREA FINANCIERA La revisión de la cuenta es el punto de partida del proceso de control fiscal, mediante este sistema se evalúa la eficiencia, eficacia, equidad y economía con que los sujetos de control realizan sus funciones, permitiendo analizar, conceptuar y opinar sobre los resultados en cada vigencia auditada. La Contraloría Municipal de Tunja, de acuerdo con la Resolución No. 175 del 17 de diciembre de 2013 reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que las entidades sujetas de control deben presentar. En cumplimiento de lo prescrito en la resolución citada, la Alcaldía Mayor de Tunja rindió en término la cuenta correspondiente a la vigencia 2013, en lo pertinente a la parte financiera, esta fue radicada en febrero de 2019 cumpliendo con el plazo establecido para tal fin, con la debida suficiencia y calidad en la información reportada para el área financiera.

2.2 ESTADOS CONTABLES

El Régimen de Contabilidad Pública, de la Contaduría General de la Nación, adoptado mediante Resolución No. 354 de 2007, en la sección VIII normas técnicas, numeral 9.3.1 Estados Contables básicos: Establece “Que los Estados Contables básicos constituyen las salidas de información del Sistema nacional de contabilidad Publica de conformidad con las necesidades generales de los usuarios Los estados contables básicos según el nuevo marco normativo son: El Estado de situación financiera, estado de resultados y las Revelaciones a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos”. El municipio de Tunja Administración Central, presentó los estados financieros (estado de situación financiera y el, estado de resultados) y Las revelaciones a los estados financieros, los cuales fueron analizados por el grupo auditor obteniendo el siguiente resultado. 2.2.1 ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

De acuerdo con el balance suministrado por el Municipio de Tunja a diciembre 31 de 2018 se registró activo por valor $ 513.503.915.389, pasivos por $ 225.014.523.908 y patrimonio por valor de 214.597.886.606, Presentando la siguiente estructura:


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CODIGO DESCRIPCION Saldo Inicial Debito Credito Saldo Final

1 ACTIVOS 502,261,601,577 754,953,521,567 743,711,207,755 513,503,915,389

1.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 65,501,105,876 523,473,622,020 518,050,070,123 70,924,657,773

1.2 INVERSIONES E INSTRUMENTOS 1,356,499,316 1,341,717,051 61,886,490 2,636,329,877

1.3 CUENTAS POR COBRAR 20,859,266,046 120,095,975,654 115,917,706,123 25,037,535,577

1.6 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 227,192,872,024 12,695,199,593 7,253,498,493 232,634,573,123

1.7 BIENES DE USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y 94,258,637,622 9,503,004,994 4,054,664,136 99,706,978,480

1.9 OTROS ACTIVOS 93,093,220,693 87,844,002,256 98,373,382,391 82,563,840,559

2 PASIVOS 392,085,270,171 461,164,830,408 294,094,084,145 225,014,523,908

2.3 PRÉSTAMOS POR PAGAR 46,020,306,043 7,942,253,962 11,462,391,368 49,540,443,449

2.4 CUENTAS POR PAGAR 23,953,423,943 190,498,699,390 184,727,073,386 18,181,797,938

2.5 BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS 115,017,088,431 84,843,050,325 80,222,791,772 110,396,829,878

2.7 PROVISIONES 206,385,751,277 161,423,843,093 511,826,183 45,473,734,368

2.9 OTROS PASIVOS 708,700,478 16,456,983,638 17,170,001,436 1,421,718,276

3 PATRIMONIO 110,176,331,405 54,033,203,433 158,454,758,634 214,597,886,606

3.1 PATRIMONIO DE LAS ENTIDADES DE 110,176,331,405 54,033,203,433 158,454,758,634 214,597,886,606 Fuente: Estados financieros

Dentro de los activos corrientes los más representativos es el grupo de efectivo con la suma de $ 70.924.657.773, que corresponden a los saldos de las cuentas Bancarias los cuales representa el 74% del total de los activos corrientes del Municipio.

2.2.1.1 EFECTIVO

Dentro de los activos corrientes los más representativos es el grupo de efectivo con la suma de $ 70.924.657.773, que corresponden a los saldos de las cuentas Bancarias los cuales representan el 74% del total de los activos corrientes del Municipio. DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Durante la vigencia de 2018, la Alcaldía Municipal de Tunja depositó y administró sus recursos a través de cuentas bancarias corrientes y de ahorros, las cuales a 31 de diciembre de 2018 revelan un saldo por valor de $ 70.924.657.773 así:

Fuente: estados financieros

OBSERVACION No 1

El saldo según bancos a 31 de diciembre de 2018 asciende a $ 70.924.657.773, al efectuar la conciliación de saldos, descontando el pasivo exigible y las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas da como resultado una situación fiscal o excedentes financieros de $ 31.150.776.117 tal como se refleja en el siguiente cuadro, (de acuerdo con la información suministrada por la administración), presuntamente por una mala planeación en la


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ejecución de los recursos, lo cual puede traer como consecuencia que se dejen de atender otras necesidades del municipio teniendo los recursos en las diferentes cuentas bancarias, incumpliendo lo establecido en el artículo 8 de la ley 42 de 1993.

saldo en bancos a 31/12/2018 70,924,657,773.17

menos: reserva de caja 20,888,091,022.62 decreto 0020 del 17 de enero de 2019

reserva 2017 pasa a cXp 2018 480,897,020.37 decreto 0011 del 10 de enero de 2019

cuentas por pagar 2018 7,981,649,372 decreto 0011 del 10 de enero de 2019

cuentas por pagar 98,796,402.15 decreto008 del 10 de enero de 2019

cuentas por pagar 4,537,453,741.78 decreto 005 del 9 de enero de 2019

Disponible 36,937,770,214.25

reservas de vigencias anteriores s/n estados de Tesoreria 5,786,994,097

Disponible 31,150,776,117.25 Fuente: estados de tesorería y decretos

Elaboro: comisión de auditoría.

Observación de carácter administrativo. RESPUESTA ENTIDAD Los excedentes en el ejercicio Financiero (Presupuesto, Contabilidad y Tesorería) no se producen por una mala planeación en la ejecución de los recursos; ya que normalmente el presupuesto se compromete en funcionamiento, deuda pública e inversión. Normalmente a final de año y durante la vigencia ocurren situaciones como procesos de contratación que no se adjudican, mayores ingresos con ocasión del proceso de cierre de la vigencia; ya que hasta el 20 de enero de la siguiente vigencia y una vez constituidas las cuentas por pagar, reservas, culminado el proceso de elaboración de Estados de Tesorería da como resultado el cierre fiscal, a la vez cargue de información al Ministerio de Hacienda a través del Formulario Único Territorial (FUT) y se puede determinar los excedentes financieros (superávit y/o déficit) por incorporar al presupuesto. Excedentes que no alcanzan a incorporarse al presupuesto de la vigencia y es normal en el ejercicio financiero de una Entidad Territorial. La ley 142 de 1993, que refiere a servicios públicos. Por lo anterior y por tratarse de situación normal en un ejercicio financiero. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación DECISION DE LA CONTRALORIA Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo en razón a que la entidad no logra desvirtuar la observación, si bien es cierto hasta el 20 de enero se constituyen las cuentas por pagar y las reservas de la vigencia, estas se generan por lo ejecutado del 1 de enero al 31 de diciembre. Asimismo el TÍTULO I. Del control fiscal: sus principios, sistemas y procedimientos técnicos, artículo 8 de la ley 42 de 1993, habla de la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y los costos ambientales, y de la actividad de los responsables fiscales en la utilización de los recursos públicos, además de la correcta y


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adecuada disposición, utilización y destinación final de los recursos públicos. Finalmente se aclara a la administración municipal, que la ley de servicios públicos es la ley 142 de 1994.

Conciliaciones Bancarias:

Del análisis realizado a las conciliaciones bancarias se observa que el municipio realiza mensualmente sus conciliaciones bancarias, excepto dos del banco Occidente que se encuentran a junio y a septiembre respectivamente, sin embargo se siguen presentando partidas conciliatorias, que a 31 de diciembre de 2018 no han sido incorporadas a los libros de bancos. Se realizó una mesa de trabajo con los responsables del área financiera y el jefe de la oficina de control interno, el día 09 de abril de 2019, con el fin de socializar las inconsistencias encontradas sobre este tema.

OBSERVACION No. 2

En el informe de auditoría correspondiente a la vigencia 2017, se dejó la observación numero 3 sobre la conciliación bancaria de la cuenta No. 29103876-8 del banco Corbanca en la cual aparecía una partida conciliatoria, nota crédito de fecha 7 de abril de 2017, por valor de $ 288.151miles, valor que según información suministrada por la administración municipal corresponde a recursos de la empresa Proactiva. A la fecha siguen figurando como partida conciliatoria, lo cual indica que presuntamente la administración municipal no realizo las gestiones pertinentes para depurar o reclasificar esta partida como un pasivo, y dentro del plan de mejoramiento se había establecido. La Alcaldía Municipal de Tunja debe revelar la totalidad de las transacciones, hechos y operaciones que afectan su situación y los resultados de la actividad financiera, económica, social y ambiental, para lo cual es necesario que agote las acciones administrativas y adelante las investigaciones pertinentes, para proceder a depurar la información contable y establecer la devolución de estos recursos o de lo contrario reclasificarlo como un pasivo tal como lo establece el manual de políticas contables. Al revisar el último plan de mejoramiento presentado por la administración central, y cargado en la plataforma SIA, con corte a 31 de diciembre de 2018, manifiestan que se ha avanzado en un 10%, el tiempo estimado para realizar esta actividad es de un año, a partir del 14 de junio de 2018, es decir se vence el 14 de junio de 2019, razón por la cual a esta fecha debe estar solucionado esta situación. Observación de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Con respecto a esta observación, en el año 2018, la Tesorería Municipal adelantó varias reuniones con el gerente de VEOLIA, doctor Manuel Vicente Barrera, y se le informó que dichos recursos no corresponden al Municipio de Tunja, toda vez que el giro en su momento lo realizó directamente Proactiva a un contratista, como se describe a


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continuación: Encontramos una consignación a favor del Tesoro Municipal del 29 de diciembre de 2015 a nuestra cuenta bancaria número 390.04479-0 de la entidad BANCO DE OCCIDENTE de recursos propios por valor de doscientos ochenta y ocho millones ciento cincuenta y un mil cientoochenta y seis pesos moneda corriente $288.151.186, consignación realizada por PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A. E.S.P. Posteriormente producto de la revisión de todos los archivos que reposan en las diferentes dependencias de la ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA se detecta que la consignación fue efectuada por PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A. E.S.P. y es derivada del ACTA DE ACUERDO DE CUMPLIMIENTO AL CONTRATO DE CONCESIÓN 132 DE 1996, para incluir cooperación adicional del cesonario y que PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A. E.S.P. entonces giraría al municipio el valor de los descuentos, que realice al pago de las facturas a nombre del municipio que presenten los contratistas de los módulos 2 y 3 de la PTAR TUNJA. Sin embargo, al consultar en el archivo de la Alcaldía, se constata que no existen copias o registros en nuestros sistemas, de los procesos y procedimientos presupuestales, contables y/o tesorales, respecto de los ingresos y/o bases gravables, que respalden las operaciones de los descuentos realizados por PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A. E.S.P., toda vez que el pago de las factura a que presentaron los contratistas fue directamente hecho por PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A. E.S.P. y no fue realizado por la ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA. Siendo este proceder, expresamente contrario a lo dispuesto en el Artículo 2°, numeral 2.2.) del ACTA DE ACUERDO COMPLEMENTARIO AL CONTRATO DE CONCESIÓN 132 DE 1996 PARA INCLUIR UNA COOPERACIÓN ADICIONAL DEL CONCESIONARIO, en donde claramente se estipula que: para que PROACTIVA pudiera hacer los pagos en cuestión, debía contar previamente con las respectivas órdenes de pago, expedidas por la Alcaldía de Tunja. Se reitera que la administración municipal no tramitó, ni remitió al parecer una orden de pago debidamente causada y tramitada a PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A. E.S.P. Y actualmente, no tenemos ningún registro presupuestal, ni contable de los rubros de las bases gravables, que originaron los supuestos gravámenes; así como de las retenciones practicadas o de los valores descontados por PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A. E.S.P. por los diferentes conceptos; o bajo que normatividad procedió a efectuar descuentos que, solo son efectuados por entes territoriales. Y por esta razón, se determinó y efectuó la devolución de esa misma suma a PROACTIVA, dinero que finalmente dicha entidad no aceptó, y fue devuelto al Municipio el día 07 de abril de 2017, mediante abono ACH a la Cuenta N°291-03876-8 del Banco CORPBANCA, que es la partida que aún está en proceso de conciliación. Por lo anteriormente expuesto, solicitamos de manera atenta y respetuosa a la DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES emitiera un concepto sobre el procedimiento adecuado de devolución; o información sobre a quién correspondía los valores retenidos y consignados por PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A. E.S.P. a la


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ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA, por concepto de gravámenes y descuentos derivados de un pago efectivo y que directamente realizó PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A. E.S.P. De igual manera, se solicita respetuosamente a la Contraloría Municipal indicar cuál es el proceso adecuado y legalmente correcto para realizar la devolución de dichos recursos a quien corresponde. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta, que el hallazgo se dejó en la auditoria a los estados financieros del año 2017 y a la fecha (mayo de 2018), estos $ 288.151.186, siguen reflejándose como partida conciliatoria; aunque la entidad manifiesta en su respuesta haber realizado gestiones en abril de 2018, de las cuales no anexa soportes, y a la fecha no se ha tomado ninguna determinación hasta tanto no se defina esta situación, se sigue afectando la razonabilidad de los estados financieros. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

OBSERVACION No. 3

Al revisar las conciliaciones bancarias a 31 de diciembre de 2018, cargadas en la plataforma SIA, se encuentran partidas conciliatorias de depósitos recibidos notas crédito y notas débito, sin identificar su procedencia, algunas desde el año 2017, las cuales con el tiempo se han acumulado sin lograr identificar el origen de las transacciones y sin aplicar a sus cuentas respectivas en razón a que los depositantes no informan sobre los depósitos realizados en los bancos y falta de seguimiento por parte de la oficina de tesorería. El valor registrado en partidas conciliatorias, sin incluir las partidas conciliatorias del mes de diciembre, asciende a $3.190.108.621 que equivale a 4.38% del saldo en bancos. La entidad debe realizar de forma inmediata las gestiones administrativas para depurar y registrar en los libros auxiliares de bancos estos valores, con el propósito de reflejar saldos razonables en los estados financieros. Esta situación genera una incertidumbre en la cuenta de depósitos en instituciones financieras por este valor. Esta observación es de carácter administrativo. 3.2.15 DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y SOSTENIBLE. Las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica deberán adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Asimismo, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información.


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RESPUESTA DE LA ENTIDAD Una vez terminada la conciliación que realiza la oficina de Contabilidad, esta dependencia hace seguimiento continuo a las partidas conciliatorias que quedan en el formato “Conciliaciones Bancarias”, solicitando los soportes de los créditos y débitos mediante oficios a las entidades financieras y se validan con la información que llega a la oficina de Impuestos y se abona a cada contribuyente en el sistema Impuestos Plus. A la fecha se ha ingresado a las cuentas de los contribuyentes, presupuesto y a libros auxiliares de partidas según soportes adjuntos. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la entidad no desvirtúa la observación realizada, no aclaran qué valores de los $ 3.190.108.621 por cuenta bancaria se han incorporado a libros de bancos, ni adjuntan conciliaciones bancarias donde se evidencie la depuración de las partidas. La oficina de control interno debe ejercer un seguimiento a las partidas conciliatorias que tienen antigüedad superior a 6 meses. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

OBSERVACION No. 4

Las conciliaciones bancarias de las cuentas destinadas al recaudo de impuestos, especialmente las del Banco Occidente, No. 390.04479-0 y la No. 390.84720- 0, las cuales según lo reportado por la administración en la rendición de la cuenta en la plataforma SIA, están conciliadas a junio y septiembre de 2018 respectivamente, se presentan partidas conciliatorias con antigüedad superior a un año, presuntamente por las debilidades presentadas en la generación de las interfaces entre el IMPA – módulo de impuestos y el módulo de tesorería frente al extracto bancario, ya que se existen muchas diferencias entre los libros auxiliares de bancos y el extracto bancario como se pudo observar en las conciliaciones, reflejadas en los siguientes cuadros, y a la fecha se sigue presentando la misma situación. Observación administrativa.


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BANCO: OCCIDENTE

No DE LA CUENTA: 390-04479-0

FECHA DE CORTE: 30/06/2018

saldo según extracto 1,920,415,582

menos: cheques pendientes por cobrar 17,738,574

menos: notas credito 342,770,053

mas :notas debito 141,968,149

SALDO SEGÚN LIBROS JUNIO 2018: 1,701,875,103 Fuente: conciliación bancaria cargada en el SIA.

BANCO: OCCIDENTE

CUENTA No. 390-84720-0 RECURSOS PROPIOS


saldo según extracto 3,574,571,598

menos: notas credito 1,688,495,656

mas: notas debito 11,564,350

SALDO SEGÚN LIBROS SEPTIEMBRE 2018: 1,897,640,292 Fuente: conciliación bancaria cargada en el SIA No se está aplicando lo normado en la Resolución 357 del 23 de Julio de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación que establece: “Atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades deben adelantar las acciones pertinentes a efectos a depurar la información contable, así como implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información”. Modificada por la Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la nación en su numeral 3.2 del procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable establece que: “Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso especifico”. 3.2.9.2 VISIÓN SISTÉMICA DE LA CONTABILIDAD Y COMPROMISO INSTITUCIONAL. La información que se produce en las diferentes dependencias es la base para reconocer contablemente los hechos económicos; por lo tanto, las entidades deberán garantizar que la información fluya adecuadamente y se logre oportunidad y calidad en los registros. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables,


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





por lo que, en aras de la eficiencia operativa de las entidades, no podrá exigirse que el detalle de la información que administre una determinada dependencia se encuentre registrado en la contabilidad. La presentación oportuna y con las características requeridas por las diferentes áreas que procesan información deberá ser una política en la que se evidencie un compromiso institucional. 3.2.10 REGISTRO DE LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES. “Deberán adoptarse los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por las entidades estén vinculadas al proceso contable, independientemente de su cuantía y relación con el cometido estatal. Para ello, se deberá implementar una política institucional que señale el compromiso de cada uno de los procesos en cuanto al suministro de la información que le corresponda y verificación de la materialización de dicha política en términos de un adecuado flujo de información entre los diferentes procesos organizacionales, así como entre los procedimientos implementados y documentados. 3.2.14 ANÁLISIS, VERIFICACIÓN Y CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓN. “Debe realizarse permanentemente el análisis de la información contable registrada en las diferentes subcuentas, a fin de contrastarla y ajustarla, si a ello hubiere lugar, con las fuentes de datos que provienen de aquellas dependencias que generan información relativa a bancos, inversiones, nómina, rentas o cuentas por cobrar, deuda pública, propiedad, planta y equipo, entre otros. De igual forma, deben adelantarse cruces de información con fuentes externas, acudiendo a herramientas tales como la conciliación trimestral de saldos de operaciones recíprocas con las diferentes entidades con las cuales se efectúan transacciones con o sin situación de fondos, o la circularización con deudores y acreedores. En todos los casos, deberá dejarse evidencia, en papeles de trabajo, de los análisis y conciliaciones de cuentas que sirvieron de soporte a los ajustes realizados. De igual forma, se deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para la elaboración periódica de conciliaciones de forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre los documentos soporte y los libros de contabilidad. 3.2.15 DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y SOSTENIBLE. Las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica deberán adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Asimismo, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





3.3 ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE CONTROL. Los controles asociados al proceso contable son todas las medidas que implementa la entidad con el objetivo de mitigar o neutralizar los factores de riesgo que pueden llegar a afectar el proceso contable y, por consiguiente, la calidad de los estados financieros. Las acciones de control constituyen los mecanismos o actividades inherentes a las etapas que conforman los procesos y que están dirigidas a reducir, transferir, compartir o aceptar aquellos eventos que pueden inhibir la ejecución adecuada del proceso contable y el logro de sus objetivos.

Las partidas conciliatorias están discrimadas así: CONCILIACION BANCO DE OCCIDENTE A SEPTIEMBRE

BANCO: OCCIDENTE

1,701,875,103.48

FECHA No CHEQUE BENEFICIARIO VALOR

2018/05/10 EG-20183549 HILDA INES RAMIREZ SANDOVAL 141,679.00

2018/05/22 EG-20183893 JORGE LUIS MORA FRANCO 44,000.00

2018/05/24 EG-20184002 BONILLA CURREA MARTHA LIGIA-CURA URBANA No.1 392,001.00

2018/06/19 EG-20184678 CH 9271VALENZUELA CASTELBLANCO CARLOS MARÍA 9,000,000.00

2018/06/26 EG-20184978 CH 9303FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS 6,274,913.00

2018/06/26 EG-20184979 CH 9304FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS 402,837.00

2018/06/26 EG-20184954 CH 9298MARÍA JASMÍN TORRES GAONA 625,380.00

2018/06/29 EG-20180290 CH 9309PENSIONADOS DEL MPIO 857,764.00

17,738,574.00$ 17,738,574.00$


SALDO SEGÚN LIBROS JUNIO 2018:

MAS:CHEQUES POR COBRAR

TOTAL

No DE LA CUENTA: 390-04479-0


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





FECHA N° DOCUMENTO CONCEPTO VALOR

2017/03/15 A821666 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH $504,026.20


2017/04/20 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH $77,195.11

2017/05/02 A031700 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO $206,000.00





2017/06/12 A595691 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH 70,023.36

2017/06/13 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA 19,400.00

2017/07/24 1640518 CONSIGNACION CUENTA EFECTIVO OFICINA $85,800.00

2017/07/26 CONSIGNACION CUENTA EFECTIVO OFICINA $114,750.00



2017/08/01 CONSIG CAJA RAPIDA EN CUENTA $155,435.60






2018/01/10 N.D MENOR VALOR INGRESADO $20,000.00

2018/01/10 A490986 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH $ 321,206.00

2018/01/10 N.D MENOR VALOR INGRESADO $ 5,000.00

2018/01/11 CONSIGNACION CUENTA EFECTIVO OFICINA $ 1,093,000.00

2018/01/19 A685050

CONSIGNACION CAJA RAPIDA EN CUENTA

ASILO SAN JOSE) $ 12,000.00




2018/02/05 A451430 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO $ 57,000.00

20180205 A451435 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO $ 8,400.00

2018/02/06 CONSIG CAJA RAPIDA EN CUENTA $ 30,800.00



2018/02/20 A864136

DIFERENCIA EXTRACTO LIBROS

REGISTRADURIA 4,171,000.00

2018/02/27 CONSIGNACION CUENTA EFECTIVO OFICINA $ 312,700.00


NOTAS CREDITO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2018/03/08 TRANSF DESDE BOGOTA POR INTERNET $13,336,000.00


2018/03/10 681000 PAGO A TERCERO RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA $1,105,000.00

2018/03/12 A087377 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH $1,887,000.00

2018/03/13 723501 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA $3,510,000.00


























2018/04/16 A554164 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT $65,186.00




2018/04/18 CONSIG EN OF AVAL EFECTIVO $2,953,000.00



2018/04/23 A140099 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO $1,974,000.00

2018/04/26 CONSIG EN OF AVAL EFECTIVO $20,000.00



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02
















2018/04/16 A554164 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT $65,186.00




2018/04/18 CONSIG EN OF AVAL EFECTIVO $2,953,000.00



2018/04/23 A140099 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO $1,974,000.00

2018/04/26 CONSIG EN OF AVAL EFECTIVO $20,000.00


2018/05/07 A379953 PAGO TERCERO RECIBO DESDE ACH $44,260.00


2018/05/10 A392984 PAGO A TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT $97,779.00

2018/05/11 CONSIGNACION CUENTA EFECTIVO OFICINA $4,882,687.00

2018/05/11 A151955 PAGO DE TERCERO RECIBIDO DESDE ACH $5,959,210.00



2018/05/18 A764793 PAGO DE TERCERO RECIBIDO DESDE ACH $283,000.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2018/06/14 A648468 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO 20,000.00






2018/06/27 A603930 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA 73,100.00


2018/06/28 A375331 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH 1,200,000.00





2018/06/29 REINTEGRO IVA 432.25

2018/06/29 M390120 REINTEGRO COMISION RECAUDO EN LINEA 2,275.00




2018/06/07 A084322 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH $ 1,650,000.00










2018/06/29 CONSIGNACION CUENTA EFECTIVO OFICINA 1,298,000.00

28-06-2018 DIFERENCIA ENTRE IMPA-LIBROS 32,739,000.00

29-06-2018 DIFERENCIA ENTRE IMPA-LIBROS 614,000.00





















Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




































$342,770,053.25TOTAL

CONCILIACION BANCO OCCIDENTE A 30 DE SEPTIEMBRE

BANCO: OCCIDENTE

1,897,640,291.83

FECHA CHEQUE No. BENEFICIARIO VALOR

- -$

MAS: CHEQUES POR COBRAR

TOTAL

CUENTA No. 390-84720-0 RECURSOS PROPIOS


SALDO SEGÚN LIBROS SEPTIEMBRE 2018:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





MAS: NOTAS CREDITO

FECHA DOCUMENTO CONCEPTO VALOR 2017/01/05 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH 9,763.00

2017/01/11 TRANSF DESDE BOGOTA POR INTERNET 460,000.00

2017/01/12 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH 19,000.00

2017/02/28 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH 4,210,000.00

2017/03/03 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA 3,580,000.00


2017/03/23 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH 1,039,100.00






2017/04/27 1170020 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA 48,000.00

2017/05/08 A906086 PAGO A TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT 15,000.00








2017/06/28 A821687 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO 10,926,000.00


2017/07/10 RECAUDO CODIGO BARRAS CON CHEQUE 4,000.00





Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02































2017/12/28 PARTIDAS EN EXTRACTO E IMPUESTOS PLUS SIN INGRESAR A LIBROS 319,000.00

2017/12/28 PARTIDAS EN EXTRACTO E IMPUESTOS PLUS SIN INGRESAR A LIBROS 12,000.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





2018/01/22 A 808504 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT 964,372.00

2018/01/24 A713247 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT 2,579,302.00

2018/01/24 A713249 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE CENIT 2,952,555.00




2018/02/12 432999 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA 3,906,210.00

2018/02/15 453511 REVERSO PAGO TERCERO ACH 304,993,000.00



2018/02/28 A192896 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH 23,935,000.00 2018/02/28 DIFERENCIA ENTRE IMPA Y LIBROS 54.00


2018/03/05 0 RECAUDO CODIGO BARRAS CON CHEQUE 15,000.00







2018/03/08 A914283 REVERSO PAGO TERCERO ACH 3,604,000.00

2018/03/09 681499 PAGO TERCERO RECIBIDO DESDE ACH 1,134,000.00




2018/03/09 A915260 REVERSO PAGO TERCERO ACH 1,000.00

2018/03/09 0 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO 115,000.00


2018/03/12 A087679 RECAUDO CODIGO BARRAS CON CHEQUE 4,000.00




2018/03/12 M380216 RECAUDO CODIGO BARRAS CON CHEQUE 1,270,000.00

2018/03/12 A087665 RECAUDO CODIGO BARRAS CON DB A CUENTA 690,000.00


2018/03/12 0 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO 1,022,000.00

2018/03/13 0 RECAUDO CODIGO DE BARRAS CON EFECTIVO 6,206,000.00





Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02







2018/03/14 M859092 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO 80,000.00





















2018/03/16 0 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO 4,832,000.00

2018/03/16 M523123 RECAUDO CODIGO BARRAS CON CHEQUE 70,000.00

2018/03/16 A642736 REVERSO PAGO TERCERO ACH 90,000.00



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02








2018/09/28 A504742 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA $ 1,800,000.00

2018/09/28 A504750 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA $ 1,186,000.00

2018/09/28 0 RECAUDO CODIGO BARRAS CON CHEQUE $ 3,945,000.00















2018/09/28 A504912 PAGO A TERCEROS RECIBIDO DESDE CUENTA PROPIA $ 130,000.00


2018/09/28 0 RECAUDO CODIGO BARRAS CON CHEQUE $ 3,263,000.00



2018/09/28 A495523 RECAUDO CODIGO BARRAS CON EFECTIVO $ 7,914,000.00

TOTAL 1,688,495,655.71

Partida conciliatoria por valor de $ 1.688.495.655.71, por concepto de recaudos efectuados desde el 05 de enero de 2017 hasta el 28 de septiembre de 2018.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





FECHA DOCUMENTO CONCEPTO VALOR

26/05/2017 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE MAYO 201739,000.00 26/05/2017 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE MAYO 2017159,000.00 02/05/2017 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE MAYO 2017206,000.00 25/05/2017 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE MAYO 2017273,000.00 2017/07/07 MAYOR VALOR EN IMPUESTOS PLUS 4,200.00 2018/01/31 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE ENERO20186,536,229.00 2018/05/10 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE MAYO 2018976,553.00 2018/06/06 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE JUNIO 20189,000.00 2018/06/13 EG - UNION TEMPORAL ST TUNJA 2018 MAYOR VALOR PAGADO POR EL BANCO 1.00 2018/06/15 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE JUNIO 201860,000.00 2018/07/05 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE JULIO 2018434,000.00 2018/07/05 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE JULIO 201849,000.00 2018/07/18 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE JULIO 20181,394,000.00 2018/08/14 VALORES INGRESADOS A IMPUESTOS Y NO REGISTRADOS EN EXTRACTO DE AGOSTO 2018798,000.00 2018/09/21 E.G 20187604 UNIÓN TEMPORALST TUNJA (mayor valor pagado) 626,337.00 2018/09/25 N.D MAYOR VALOR PAGADO E.G 20187703 JUAN CARLOS LÓPEZ MUÑOZ 30.00

11,564,350.00

MENOS: NOTAS DEBITO

RESPUESTA DE LA ENTIDAD

Las conciliaciones bancarias de las cuentas bancarias 4479-0 y 720-0 del Banco de Occidente presentaban demora por los siguientes motivos:

- En el mes agosto se encontraba en Actualización el sistema Finanzas Plus, el cual presentó traumatismos en los reportes generados como por ejemplo la fecha de presentación no corresponde a la fecha de aplicación.

- En la interface el sistema realiza los movimientos el último día de cada mes sin tener en cuenta que para las conciliaciones es necesario contar en los libros oficiales con el movimiento diario; tal como se presenta en los extractos.

- El volumen de partidas que estos bancos registran a través del botón PSE han generado inconvenientes en la conciliación respectiva.

- La entidad financiera no remite a tiempo los soportes requeridos por la oficina de impuestos para su respectivo trámite.

A la fecha ya se adelantó el trámite conciliatorio el cual avanza hasta el mes de diciembre de 2018, anexo copia de las conciliaciones presentadas y oficios remitidos a la Tesorería Municipal y la Secretaria de Hacienda.

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





DECISION DE LA CONTRALORIA

La administración en su repuesta manifiesta los inconvenientes presentados para la elaboración de las conciliaciones bancarias, y que a la fecha ya se encuentran conciliadas al mes de diciembre, se evidencia en los soportes enviados que la conciliación de la cuenta No. 390.04479-0 se encuentra conciliada a 30 de noviembre y la cuenta No. 390.84720-0, se encuentra conciliada a diciembre, arrastrando las partidas conciliatorias de las dos cuentas respectivamente. Sin embargo no se reportó en el cierre de vigencia y adicionalmente no se afectó la cuenta de bancos, generando una incertidumbre en el saldo de las cuentas bancarias reflejado en el estado de Situación financiera del Municipio de Tunja, con corte a 31 de diciembre de 2018. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo .

Transacciones electrónicas Teniendo en cuenta que no se evidencio la existencia de políticas y estándares de seguridad informática, para establecer al interior de la entidad una cultura de calidad que opere en forma confiable, se considera que para el proceso de Gestión Financiera, específicamente sobre pagos electrónicos. Se debe contar con una herramienta que permita llevar la información de manera consolidada y segura, que verifique movimientos y permisos de usuarios establecidos; dado que este riesgo no se encuentra identificado dentro del mapa de riesgo del Proceso de Gestión Financiera se recomienda sea incluido.

OBSERVACION No. 5

La administración central del Municipio de Tunja realiza el 80% de pagos y traslados bancarios a través del portal de internet, dentro del sistema integrado de gestión financiera solo contempla la aprobación por parte del Tesorero en la transferencia electrónica, pero no existen manuales adoptados por acto administrativo que contemplen en detalle las medidas de precaución y diligencia que corresponden a las mínimas requeridas que puedan garantizar la realización de las transacciones electrónicas de forma segura, siendo requerida la implementación de herramientas, instrumentos o mecanismos tecnológicos adecuados, idóneos y suficientes para evitar la contingencia de la defraudación por medios virtuales o fraude electrónico. Observación de carácter administrativo. RESPUESTA ENTIDAD En relación a esta observación, me permito informarle que los movimientos de las cuentas del Municipio de Tunja es responsabilidad únicamente del Tesorero General y está dentro de las funciones del mismo. En cuento a los movimientos de las cuentas bancarias se realizan en gran parte por transferencias electrónicas, debido a que en la actualidad se manejan los recursos del Sistema General de Participaciones en Cuentas Maestra. Para el pago de los compromisos adquiridos por el ente territorial se hacen


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





cumpliendo el procedimiento que se establecidos para las ordenes de pagos. Por seguridad no es necesario manual para realizar transferencias electrónicas, debido a que cada plataforma bancaria es diferente; se cuenta con la seguridad para evitar fraudes electrónicos, en computadores únicamente para este proceso, los cuales están registrados en cada entidad bancaria. También para la utilización de los portales se hace con usuarios principales del Tesorero mediante claves de seguridad de dispositivos Token suministrados por las entidades financieras. DECISION DE LA CONTRALORIA La Contraloría no está cuestionando las transferencias electrónicas, la observación se centra en la inexistencia de procedimientos establecidos para la realización de las mismas, independientemente que la responsabilidad sea solo del Tesorero General, se deben contemplar los riesgos inherentes a este proceso, previendo alguna eventualidad que se pueda presentar. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

Comprobantes de egreso

OBSERVACION No. 6

Durante el desarrollo de la auditorias se realizó una selección de comprobantes de egreso, a fin de verificar documentos soportes, descuentos efectuados y adecuado registro contable, encontrándose que todos los pagos se están realizando con facturas en copia, ya que el original reposa en la carpeta del contrato, y a la oficina de Tesorería llega es la copia lo cual es un riesgo para la entidad ya que se están efectuando pagos sobre documentos no idóneos, que no cumplen con los requisitos de ley para efectuar el pago siendo responsabilidad de los ordenadores de gastos y pagadores velar por que los pagos se efectúen con el lleno de todos los requisitos legales en razón a la responsabilidad solidaria que tienen frente a esta obligación contemplada en el artículo 113 del Decreto 111 de 1996. Observación de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Es importante aclarar que los pagos se realizan contando con la documentación que se requiere para el efecto. En el caso concreto de la observación No. 6 es importante tener en cuenta que para la realización de cada pago o giro SI existe la correspondiente FACTURA ORIGINAL para los casos que esta es requerida, de tal forma que SI se cuenta con el documento idóneo. La factura original reposa en el archivo único – carpeta contractual – por cuanto las normas de archivo indican que se debe evitar la duplicidad de documentos y se debe llevar un archivo consecutivo y único de cada trámite; por lo cual es en la carpeta contractual en la que reposa y se archiva el original de la factura soporte de la cuenta, independientemente del lugar donde se archive o se conserve, lo esencial es que esta factura origina existe.


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Ahora bien para el trámite de la cuenta se tiene no solo la copia de la factura, sino además se soporta con la constancia de documentos que genera la oficina de contratación, la cual es suscrita por el servidor público en ejercicio de sus funciones, lo que le atribuye a la misma constancia en mención la calidad de documento público y se constituye como plena prueba y goza de presunción de autenticidad por lo que este certificado presta pleno respaldo y aval a la fotocopia de la factura en el trámite de pago. Al respecto el código general del proceso establece: ARTÍCULO 243. DISTINTAS CLASES DE DOCUMENTOS. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública. ARTÍCULO 244. DOCUMENTO AUTÉNTICO. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso. Es claro entonces que el soporte del pago no lo constituye únicamente la copia de la factura, pues se cuenta además con la constancia de documentos emitida por la oficina de Contratación que da fe, en su condición de documentos públicos, de la existencia de la factura original y para dar trámite al pago correspondiente. De acuerdo a lo contemplado por el Manual de Contratación, la verificación de la orden de pago actividad tres se realiza con base en la Constancia Documental, de tal forma que se cumple con la verificación de los documentos exigidos por el manual Orden de pago más constancia Documental. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA De acuerdo con la respuesta dada por la entidad y la aclaración soportada en las diferentes normas, se levanta la observación.


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2.2.1.2 INVERSIONES:

El Municipio refleja un saldo de inversiones a 31 de diciembre de 2018 de $.2.636.329.876, representadas en las diferentes acciones que tiene el Municipio tal como se refleja en la siguiente tabla; en el Banco Popular, Empresa de Energía de Boyacá, Inversiones Sercofun los Olivos Tuluá y Servitunja. Durante la vigencia 2018 se registró un mayor valor de las acciones de $ 1.318.718.700, correspondiente a las acciones de Servitunja y se registró una pérdida de $ 61.886.490 correspondiente a las acciones de la empresa de energía de Boyacá

codigo Detalle saldo inicial debito credito saldo final

1.2

INVERSIONES E INSTRUMENTOS

DERIVADOS 1,356,499,316.00 1,341,717,050.70 61,886,490.00 2,636,329,876.70

1.2.21.13 Acciones Ordinarias 748,826,336.00 - - 748,826,336.00

1.2.24.13 Acciones Ordinarias 157,672,980.00 22,998,350.70 61,886,490.00 118,784,840.70

1.2.30.04 Sociedades de Economía Mixta 450,000,000.00 1,318,718,700.00 - 1,768,718,700.00 Fuente: Libros auxiliares

Elaboro: comisión de auditoria

OBSERVACION No. 7

La alcaldía de Tunja estableció dentro de sus políticas contables correspondiente al grupo de inversiones que dentro de las revelaciones a los estados financieros , revelaría “la posición de riesgos que asuma la Alcaldía Mayor de Tunja por las inversiones de administración de liquidez como, por ejemplo, riesgo de tasa de cambio, riesgo de tasa de interés, riesgo de mercado, riesgo de crédito y riesgo de liquidez”, además incluye “que existe el comité de Inversiones la Alcaldía Mayor de Tunja el cual tiene como funciones analizar y definir, dentro de los términos y condiciones del manual de inversiones, el portafolio de referencia, vigilar su comportamiento y estudiar alternativas de inversión de los excedentes de tesorería, así como hacer seguimiento de las inversiones que se constituyan para verificar su seguridad y rentabilidad. El Comité de Inversiones de la Alcaldía Mayor de Tunja realizará como mínimo una reunión trimestral, sin embargo, siempre que existan excedentes de tesorería disponibles para invertir o existan colocaciones en curso, se podrá reunir cuando se requiera, previa convocatoria formulada”. Durante la visita de auditoria se pudo comprobar que no se está dando cumplimiento a estas políticas, al parecer por falta de control y desconocimiento de las mismas, lo cual genera que la alcaldía no realice un diagnóstico de riesgos y rentabilidad de las inversiones que poseen desde hace varios años. Observación de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Dentro de la política de inversiones del Municipio establece las revelaciones a aplicar, no obstante, están deben superar la variación exigida por la contaduría general de la república; la administración municipal durante la vigencia 2018 no realizo ni modifico las inversiones anteriores por lo que no hay lugar a una revelación o explicación de las mismas. Las


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inversiones presentadas en los informes financieros corresponden a vigencias anteriores, las cuales sufren el normal funcionamiento de la actividad económica de las mismas, las cuales a la fecha no han sufrido modificación alguna. Por lo anterior se revisara y propondrá la modificación al respecto en lo concerniente a las inversiones las cuales deben estar sujetas a colocación, modificación y terminación de las mismas. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La administración acepta que no está cumpliendo con el manual de políticas contables, en lo que respecta al manejo de las Inversiones. Por lo anterior se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

2.2.1.3 CUENTAS POR COBRAR


1.3 CUENTAS POR COBRAR 20,859,266,046.49 120,095,975,653.57 115,917,706,122.58 25,037,535,577.48

1.3.05 IMPUESTOS, RETENCION EN LA FUENTE Y 16,034,885,055.28 92,302,335,007.00 87,386,125,001.32 20,951,095,060.96

1.3.11 INGRESOS NO TRIBUTARIOS 5,569,558.04 164,992,790.00 117,467,976.04 53,094,372.00

1.3.37 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 2,450,431,345.72 27,497,903,052.92 27,531,600,255.00 2,416,734,143.64

1.3.84 OTRAS CUENTAS POR COBRAR 2,368,380,087.45 130,744,803.65 726,322,467.22 1,772,802,423.88

1.3.86

DETERIORO ACUMULADO DE CUENTAS POR

COBRAR (CR) - - 156,190,423.00 (156,190,423.00) Fuente: Libros auxiliares


Impuestos, retención en la fuente y anticipo de impuestos

CUENTA NOMBRE Saldo Inicial Debito Credito Saldo Final

130507 Impuesto predial unificado 15.386.713.655,28 92.302.335.007,00 86.970.544.076,32 20.718.504.585,96 La cuenta por cobrar por Impuestos, Retención en la Fuente y Anticipo de Impuestos está conformada Impuesto predial unificado por valor de $ 20.718.504.585,96 e Impuesto de Industria y Comercio por valor de $ 232.590.475, para un total de $ 20.951.095.060,96 representando el 4,08% del total de los activos. Según oficio 1.4.5-1-00394 de fecha 25 de enero de 2019 dirigido a la Contadora de la Alcaldía de Tunja y firmada por el Secretario de Hacienda Municipal, el saldo de rentas por cobrar correspondiente al concepto de impuesto predial es el siguiente:

CLASE DE CARTERA IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO $

CARTERA ANTIGUA DE DIFICIL RECAUDO (2010 -2016) $ 8.959.446.464,73

VIGENCIA ANTERIOR (2017) $ 3.375.378.119,00


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VIGENCIA ACTULAL (2018) $ 8.383.680.002,00 Fuente: Oficio 1.4.5-1-00394 Secretaria de Hacienda

Lo anterior arroja una cartera total por impuesto predial unificado por valor de $ 20.718.504.585,73.

OBSERVACION No. 8

Al verificar la información remitida por el Secretario de Hacienda del Municipio a la Contadora de la Alcaldía de Tunja mediante oficio 1.4.5-1.00394 de fecha 25 de enero de 2019, y la información de cobro coactivo, se evidencian los siguientes valores:

Año Valor

2018

8.383.680.002,00

2017

3.375.378.119,00

2016

2.590.536.734,00

2015

2.107.190.612,00

2014

2.621.529.320,00

2013

2.558.214.865,00

2012

908.026.120,73

2007 - 2011

795.478.083,00

TOTAL

23.340.033.855,73

Teniendo en cuenta el cuadro anterior la Alcaldía de Tunja con corte a 31 de diciembre tiene una cartera total del año 2007 al año 2018 por valor de $ 23.340.033.855,73 pesos y el saldo según libros de contabilidad es de $ 20.718.504.585,96 pesos, presentándose una diferencia de $ 2.621.529.269,77, lo cual está ocasionando subestimación en la cuenta 130507 Impuesto Predial Unificado. Por lo tanto no se atiende lo establecido en los siguientes numerales contenidos en la Resolución 193 de 2016: 3.2.9 Coordinación entre las diferentes dependencias. La visión sistémica de la contabilidad exige responsabilidad por parte de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, lo cual requiere de un compromiso institucional liderado por quienes representan legalmente a las entidades. 3.2.9.1 Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable. El proceso contable de la entidad está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas y en


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aras de lograr la sinergia que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales, todas las áreas de la entidad que se relacionen con el proceso contable como proveedores de información tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, de manera oportuna y con las características necesarias, de modo que estos insumos sean procesados adecuadamente. 3.2.9.2 Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional La información que se produce en las diferentes dependencias es la base para reconocer contablemente los hechos económicos; por lo tanto, las entidades deberán garantizar que la información fluya adecuadamente y se logre oportunidad y calidad en los registros. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables, por lo que, en aras de la eficiencia operativa de las entidades, no podrá exigirse que el detalle de la información que administre una determinada dependencia se encuentre registrado en la contabilidad. La presentación oportuna y con las características requeridas por las diferentes áreas que procesan información deberá ser una política en la que se evidencie un compromiso institucional. 3.2.10 Registro de la totalidad de las operaciones Deberán adoptarse los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por las entidades estén vinculadas al proceso contable, independientemente de su cuantía y relación con el cometido estatal. Para ello, se deberá implementar una política institucional que señale el compromiso de cada uno de los procesos en cuanto al suministro de la información que le corresponda y verificación de la materialización de dicha política en términos de un adecuado flujo de información entre los diferentes procesos organizacionales, así como entre los procedimientos implementados y documentados. Observación Administrativa RESPUESTA DE LA ENTIDAD

Efectivamente se produjo un error involuntario de sumatoria en los valores, ya que las cifras reportadas son confiables, pero la suma de la CARTERA ANTIGUA DE DIFICIL RECAUDO 2010- 2016 se reportó en su sumatoria $8.959.446.464.73, siendo lo correcto en la sumatoria total $11.580.975.734.73, por lo tanto, se procedió a su corrección y se comunicó a la OFICINA DE CONTABILIDAD con oficio 1.4-5-1-1006 de 25 de febrero de 2019, ya con dicha corrección la suma total es: $23.340.033.855,73.



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DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, sino que por el contrario la confirma. Teniendo en cuenta que al cierre contable de la vigencia 2018 se presenta una subestimación del activo en la cuenta 130507 Impuesto Predial Unificado por valor de $ 2.621.529.269,77, se confirma lo observado, configurándose como Hallazgo Administrativo

OBSERVACION No. 9

Según reporte entregado por el administrador del sistema el aplicativo impuestos plus presenta la siguiente cartera por concepto de impuesto predial a 31 de diciembre de 2018:

VIGENCIA VALOR

MENOR_2006 $ 1.366.396.673

DEUDA_2006 $ 422.456.612

DEUDA_2007 $ 448.544.360

DEUDA_2008 $ 542.563.649

DEUDA_2009 $ 615.471.756

DEUDA_2010 $ 741.670.873

DEUDA_2011 $ 993.728.793

DEUDA_2012 $ 2.069.450.581

DEUDA_2013 $ 2.662.423.201

DEUDA_2014 $ 3.348.119.644

DEUDA_2015 $ 4.293.608.208

DEUDA_2016 $ 5.227.392.796

DEUDA_2017 $ 6.667.861.427

DEUDA_2018 $18.254.120.008

TOTAL_DEUDA $47.653.808.581

Teniendo en cuenta la información reportada por la Secretaria de Hacienda en la cual se estableció una cartera total a 31 de diciembre de 2018 por valor de $ 23.340.033.855 pesos se presenta una diferencia por valor de $ 24.313.774.726 pesos, lo cual genera incertidumbre en la cuenta por cobrar 130507 Impuesto Predial Unificado. Teniendo en cuenta el monto de las deudas y la antigüedad de las mismas, la Alcaldía de Tunja debe realizar un análisis de deterioro en caso que haya evidencia objetiva de incumplimiento en los pagos o desmejoramiento de las condiciones crediticias, ya que se estaría contraviniendo lo establecido en la Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos “2.4 Medición posterior numeral 5. Las cuentas por cobrar serán objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias. Para el efecto, por lo menos al final del periodo contable, se verificará si existen indicios de deterioro. Para las cuentas por cobrar que sean individualmente significativas, la evaluación de indicios se realizará de manera individual, y para aquellas que


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no sean individualmente significativas, se podrá realizar individual o colectivamente. En caso de hacerse de forma colectiva, las cuentas por cobrar que se agrupen deberán compartir características similares de riesgo crediticio. El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto al valor presente de sus flujos de efectivo futuros estimados (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido). Para el efecto, se utilizará, como factor de descuento la tasa de interés de mercado, por ejemplo, la tasa de interés aplicada a instrumentos similares. En el caso de los impuestos por cobrar, se tomará como tasa de descuento la de los TES con plazos similares a los estimados para la recuperación de los recursos. El deterioro se reconocerá de forma separada, como un menor valor de la cuenta por cobrar, afectando el gasto del periodo.”, igualmente llama la atención que debido a la antigüedad y morosidad de algunos saldos de cartera, la Alcaldía de Tunja no refleje ningún saldo al cierre del ejercicio contable en la cuenta 1385 Cuentas por cobrar de difícil recaudo, el cual según el catálogo de cuentas para entidades de gobierno, “Representa el valor de las cuentas por cobrar a favor de la entidad pendientes de recaudo, que por su antigüedad y morosidad han sido reclasificadas desde la cuenta principal.” RESPUESTA DE LA ENTIDAD En cuanto a la observación No. 09, debe precisarse que la información registrada en el APLICATIVO IMPUESTO PLUS entregada por la Oficina de sistemas con oficio 1.14.4-1673 de 18 de marzo de 2019, incluye la totalidad de cartera que reporta el sistema incluyendo los años que corresponden a cartera muy antigua como lo son las vigencias como 1988 a 2006. Igualmente es cartera que no ha sido objeto de proceso de depuración, como son: Predios del Municipio de Tunja, Mejoras, predios sin folio, predios con contribuyente sin identificación, predios con contribuyente fallecido, cartera clasificada de bajo costo/beneficio, entre otros, es decir que es cartera con un estado de pago o cobranza incierto. Por ende, la cartera reportada para impactar en los estados financieros y que fue objeto de depuración, corresponde a la cifra $ 23.340.033.855, cartera que corresponde a los valores ciertos, que eventualmente pueden ser cobrados por la Administración Municipal, contenidas en un título ejecutivo exigible en la unidad de cobro coactivo, de acuerdo a los manuales de cartera, manuales de procedimientos, normas tributarias, manual de políticas y normas contables, entre otras.


DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta la respuesta dada por la entidad, refiere que en el sistema impuestos plus existe cartera de los años 1988 a 2006 y que es cartera que no ha sido objeto de depuración, la cual se debe realizar de manera individualizada, por lo tanto la administración tributaria municipal no tiene certeza de por qué figura como cuentas por cobrar, ni tampoco de las gestiones de recaudo que debieron haberse adelantado. Por ser cartera pendiente de depurar, se confirma lo observado, configurándose como Hallazgo Administrativo


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Multas


131102 MULTAS 5.569.558,04 164.992.790,00 117.467.976,04 53.094.372,00

1311020001 Multas Codigo de Policia 5.569.558,04 164.992.790,00 117.467.976,04 53.094.372,00 Esta cuenta corresponde a las cuentas por cobrar por multas del Código de Policía y presenta a 31 de diciembre un saldo por valor de $ 53.094.372.

OBSERVACION No. 10

No hay consistencia en los valores causados entre las cuentas 131102001 Multas Código de Policía y la cuenta 4110020011 Multas Código de policía. La cuenta 131102001 Multas Código de Policía presenta causación de las cuentas por cobrar de acuerdo con la información mensual de las Inspecciones de Policía del Municipio de Tunja la cual presenta durante la vigencia un total $ 164.992.790 pesos de movimientos débitos, mientras que la cuenta 4110020011 Multas Código de policía presenta movimientos créditos durante la vigencia por valor de $ 259.173.713,58 pesos, presentándose una diferencia de $ 94.180.923,58 pesos. Esta situación genera falta de control e incertidumbre en las cuentas por cobrar por este concepto, ya que no se registran contablemente de manera tercerizada por lo cual no es posible identificar los deudores ni a que tercero se aplican los recaudos, contraviniedo lo establecido en la Resolución 193 de 2016 numeral “3.2.11 Individualización de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, derechos y obligaciones de las entidades deberán identificarse de manera individual, bien sea por las áreas contables, o bien por otras dependencias que administren las bases de datos que contengan esta información.”, además se evidencia que en la cuenta contable 4110020011 Multas Código se está registrando la causación de la cuentas por parte de contabilidad y además es afectada por la oficina de tesorería en los recaudos lo cual podría estar generando duplicidad en la información de ingresos e incertidumbre en la cuentas por cobrar cuenta contable 131102001 Multas Código de Policía. Observación Administrativa RESPUESTA DE LA ENTIDAD

La diferencia que existe entre lo causado en la cuenta 131102001 Multas Código de Policía y lo ingresado en la cuenta 4110020011 Multas Código de policía, obedece a que la causación que realiza la oficina de contabilidad se alimenta con el informe remitido por las Inspecciones de policía; y el ingreso realizado por la tesorería Municipal además de estas incorpora las multas emanadas por la oficina de infraestructura en lo concerniente al control Urbano establecido en el código de policía. Por lo anterior se oficiará a la oficina de infraestructura para que allegue la información correspondiente.


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DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, ya que no se lleva un control de cartera individualizado según lo establece el numeral 3.2.11 de la resolución 793 de 2016 (anexo), así mismo no se cumple con el principio de Devengo, establecido en el Marco conceptual para la preparación y presentación de la información financiera de las entidades de gobierno. Por lo tanto se confirma lo observado, configurándose como Hallazgo Administrativo

Transferencias por cobrar

Los saldos registrados en este rubro corresponden a la causación de la última doceava de las transferencias del sistema general de participaciones, las cuales fueron giradas al municipio en el mes de enero de 2019, en nuestro proceso auditor verificamos el valor registrado y lo verificamos con el CONPES correspondiente.


1.3.37 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 2,450,431,345.72 27,497,903,052.92 27,531,600,255.00 2,416,734,143.64

1.3.37.02 Sistema General de Regalías - 121,564,430.64 - 121,564,430.64

1.3.37.03 Sistema General de Participaciones 1,031,426,782.00 17,379,416,479.00 16,954,404,380.00 1,456,438,881.00

1.3.37.05 Sistema General de Participación 403,364,286.72 6,092,498,841.28 5,928,661,057.00 567,202,071.00

1.3.37.06 SGP-Participación para pensiones - 833,991,204.00 674,622,204.00 1,508,613,408.00 -

1.3.37.07 Sistema General de Participacion 15,152,429.00 242,207,323.00 236,909,645.00 20,450,107.00

Otras cuentas por cobrar:


1.3.84 OTRAS CUENTAS POR COBRAR 2,368,380,087.45 130,744,803.65 726,322,467.22 1,772,802,423.88

1.3.84.05 COMISIONES bancarias 835,849.03 48,129,956.85 47,751,837.00 1,213,968.88

1.3.84.08 Cuotas partes de pensiones 1,678,904,155.00 - - 1,678,904,155.00

1.3.84.15 Embargos judiciales 612,691,869.42 - 612,691,869.42 -

1.3.84.26 Pago por cuenta de terceros 40,842,514.00 - 9,239,770.00 31,602,744.00

1.3.84.32 Responsabilidades fiscales - 55,229,856.00 - 55,229,856.00

1.3.84.90 OTRAS CUENTAS POR COBRAR 35,105,700.00 27,384,990.80 56,638,990.80 5,851,700.00

1.3.86 DETERIORO ACUMULADO DE - - 156,190,423.00 (156,190,423.00)

1.3.86.13 Impuestos por cobrar - - 156,190,423.00 (156,190,423.00) Fuente: Libros auxiliares


El saldo de embargos judiciales de $ 612.691.869 se reclasifico a la cuenta 19.09.03 Depósitos judiciales, de acuerdo con el nuevo marco normativo.

Pago por cuenta de terceros


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VERSIÓN: 02





CUENTA NOMBRE Saldo Inicial Debito Credito Saldo Final138426 Pago por cuenta de terceros 40.842.514,00 - 9.239.770,00 31.602.744,00

La cuenta pago por cuenta de terceros registra el valor por cobrar a las diferentes EPS y ARL por concepto de incapacidades de los funcionarios de la Alcaldía de Tunja con un saldo a 31 de diciembre de 2018 por valor de $ 31.602.744 pesos.

OBSERVACION No. 11


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VERSIÓN: 02





Al realizar la verificación de la cuenta 138426 Pago por cuenta de terceros, llama la atención que según las revelaciones expresadas en las notas a los estados financieros, describe que “Representa las incapacidades de los funcionarios de la Alcaldía cuenta que presenta movimiento constante en el año tanto de reintegros como de cobro”, sin embargo esta cuenta durante la vigencia 2018 solamente presenta 3 movimientos créditos asi:

01-RCPR-2018002 de fecha 31-01-2018 por valor de $ 290.978 y con concepto “Ingresos mes de enero de 2018” 01-RCPR-2018005 de fecha 30-04-2018 por valor de $ 6.752.957 y con concepto “Ingresos mes de abril de 2018” 01-RCPR-2018005 de fecha 30-04-2018 por valor de $ 2.195.835 y con concepto “Ingresos mes de abril de 2018” Al respecto se verificó reporte de incapacidades de la vigencia 2018 de la Secretaría Administrativa, en el cual relacionan reintegros de la vigencia 2017 en el 2018 por valor de $ 18.513.526, de la vigencia 2018 relacionan un total por incapacidades superiores a dos día por valor de $ 30.841.130 y reintegros por valor de $ 21.508.382, sin embargo estos valores no figuran en la cuenta contable destinada para tal fin, presentándose incertidumbre en el saldo de la cuenta. Incumpliendo lo establecido en la resolución 193 de 2016 numeral.2.2.1.2 Clasificación. Observación de carácter administrativa RESPUESTA DE LA ENTIDAD La diferencia que presenta el movimiento contable del cobro y pago de incapacidades corresponde al pago de incapacidades de vigencias anteriores por parte de las diferentes EPS. A partir de 2018 se implanto el procedimiento de reportar las mismas a la oficina de contabilidad para la respectiva causación. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado ya no se cumple con el principio de Devengo, establecido en el Marco conceptual para la preparación y presentación de la información financiera de las entidades de gobierno, tampoco con lo establecido en la resolución 193 de 2016 numeral.2.2.1.2 Clasificación. Por lo tanto se confirma lo observado, configurándose como Hallazgo Administrativo

Responsabilidades fiscales


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Durante la vigencia 2018, se registraron responsabilidades fiscales por fallo de responsabilidad fiscal en la cuenta 138432 por valor de $ 55.229.856, correspondientes a exfuncionarios de la alcaldía pagos de líneas celulares e internet. Otras cuentas por cobrar:


1.3.84.90 OTRAS CUENTAS POR COBRAR 35,105,700.00 27,384,990.80 56,638,990.80 5,851,700.00

1.3.84.90.0001 Otras cuentas por cobrar - 35,105,700.00 27,384,990.80 56,638,990.80 5,851,700.00

OBSERVACION No. 12

El 28 de diciembre de 2017, la tesorería municipal efectuó un pago electrónico por valor de $ 178.783.500 de la cuenta corriente Banco Occidente No.390-84324-1 SGP por concepto de aportes parafiscales correspondiente a la nómina mes de diciembre de la Secretaria de Educación, planilla No.8471379614, Posteriormente la secretaria de educación, radico nuevas planillas modificando el valor de la que ya se había cancelado, generando un mayor valor pagado por valor de $ 35.105.700, de los cuales durante la vigencia 2018 se compensaron $ 29.253.300,quedando pendiente por recuperar la suma de $ 5,851,700.00, valor que de no fue recuperado, lo cual genero un detrimento fiscal por este valor. Observación de carácter administrativo con presunta incidencia fiscal. RESPUESTA ENTIDAD En cuanto a esta observación, en el año 2018 se ofició a los terceros que se realizó el pago de más para el reintegro. Ingresaron la suma de $29.253.300 los cuales de enviaron a la Contralia Municipal en los avances que quedaron en las acciones de la Auditoria del 2017, la Secretaria de Educación viene realizando seguimiento y solicito nuevamente al Ministerio de Educación y la ESAP la devolución del saldo ($5.851.700). Anexo oficios. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad confirma que del mayor valor cancelado en el año 2017, no se recuperó el 100% y que efectivamente a 31 de diciembre de 2018, quedo un saldo de CINCO MILLONES OCHOCIENTOS CINCUENTA Y UN MIL SETECIENTOS PESOS ($5.851.700, lo cual genera un detrimento al patrimonio de la alcaldía de Tunja, situación que se había advertido por parte de la Contraloria Municipal en el informe de auditoría correspondiente a la vigencia 2017. Hallazgo de carácter administrativo con alcance fiscal.


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VERSIÓN: 02





Deterioro acumulado de cuentas por cobrar


1.3.86 DETERIORO - - 156,190,423.00 (156,190,423.00)

1.3.86.13 Impuestos por cobrar - - 156,190,423.00 (156,190,423.00)

La cuenta 1386130001 Impuesto predial unificado representa el deterioro acumulado de las cuentas por cobrar por impuesto predial unificado por valor de $ 156.190.423 pesos con corte a 31 de diciembre de 2017. La Alcaldía de Tunja, dentro de sus políticas contables establece las siguientes categorías para el cálculo del deterioro: “CATEGORIA A - Riesgo significativo: Es una cartera de riesgo considerable, cuya probabilidad de recaudo es altamente dudosa, la cual ya se ha realizado un mandamiento de pago y quedan 2 años para su prescripción, teniendo en cuenta que se han surtido las instancias establecidas en el estatuto tributario de acuerdo al proceso coactivo. Para esta categoría se determina aplicar el veinte por ciento (20%) por concepto de deterioro. CATEGORIA B - Riesgo de incobrabilidad: Es una cartera con mínimo probabilidad de recaudo, ya que se han surtido todas las instancias de cobro, y ya se ha realizado un mandamiento de pago y el tiempo para su prescripción es de 6 meses, convirtiéndose en una cartera incobrable. Para esta categoría se determina aplicar el cuarenta por ciento (40%) por concepto de deterioro. Después de realizar todas las instancias de cobro coactivo, y cumple con los criterios a continuación establecidos se estima que el 100% del valor de la cartera se deteriora.” De acuerdo a lo anterior la Alcaldía de Tunja determina el deterioro de cuentas por cobrar así:

VR. CARTERA % DE

DETERIORO

VR. DEL DETERIORO A 31 DIC. 2017

312.595.014,00 20% 62.519.003

12.408.900,00 40% 4.963.560

88.707.860,00 100% 88.707.860

TOTAL DETERIORO 156.190.423

La Norma de Cuentas por Cobrar contenida en el marco normativo para las Entidades de Gobierno establece que : “2.4 Medición posterior. 5. Las cuentas por cobrar serán objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias. Para el efecto, por lo menos al final del periodo contable, se verificará si existen indicios de deterioro. Para las cuentas por cobrar que sean individualmente


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significativas, la evaluación de indicios se realizará de manera individual, y para aquellas que no sean individualmente significativas, se podrá realizar individual o colectivamente. En caso de hacerse de forma colectiva, las cuentas por cobrar que se agrupen deberán compartir características similares de riesgo crediticio. El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto al valor presente de sus flujos de efectivo futuros estimados (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido). Para el efecto, se utilizará, como factor de descuento la tasa de interés de mercado, por ejemplo, la tasa de interés aplicada a instrumentos similares. En el caso de los impuestos por cobrar, se tomará como tasa de descuento la de los TES con plazos similares a los estimados para la recuperación de los recursos. El deterioro se reconocerá de forma separada, como un menor valor de la cuenta por cobrar, afectando el gasto del periodo.” El catálogo de cuentas describe la cuenta 1386 Deterioro Acumulado de Cuentas por Cobrar así: “Representa el valor estimado de la posible pérdida de valor que se origina en las cuentas por cobrar clasificadas al costo cuando el valor en libros de la cuenta por cobrar excede el valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en que no se haya incurrido).”

OBSERVACION No. 13

La Alcaldía de Tunja para realizar la estimación del deterioro establece dentro de las políticas contables lo siguiente: la categoría A o de riesgo significativo la cual tiene mandamiento de pago y quedan dos años para su prescripción y se estima un 20% de deterioro, la categoría B o riesgo de incobrabilidad la cual tiene mandamiento de pago y quedan seis meses para su prescripción y se estima un 40% de deterioro, cuando después de realizar todas las instancias de cobro coactivo, y se cumpla con los criterios establecidos en la política contable se estima que el 100% del valor de la cartera se deteriora. Por otra parte la Norma de Cuentas por Cobrar contenida en el marco normativo para las Entidades de Gobierno establece que “El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto al valor presente de sus flujos de efectivo futuros estimados (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido).”, “En el caso de los impuestos por cobrar, se tomará como tasa de descuento la de los TES con plazos similares a los estimados para la recuperación de los recursos.” Teniendo en cuenta lo anterior se evidencia la no aplicación por parte de la Alcaldía de Tunja en cuanto la estimación del deterioro de las cuentas por cobrar por concepto de impuesto, de acuerdo con la norma establecida. Así mismo la norma citada establece que “Para el efecto, por lo menos al final del periodo contable, se verificará si existen indicios de deterioro”, por lo tanto la Alcaldía de Tunja no realiza la verificación de si existen indicios de deterioro al cierre de la vigencia 2018, ya que el saldo de la cuenta 1386 Deterioro Acumulado de Cuentas por Cobrar corresponde a la estimación del deterior con corte a 31 de diciembre de 2017 sin que se observe ninguna variación en su saldo.


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VERSIÓN: 02





Observación Administrativa RESPUESTA

Por la vigencia 2018, por parte de la oficina de cobro coactivo se encuentra pendiente el reporte del valor del deterioro de la cartera con corte al 31 de diciembre de 2018, debido a la actualización del estado de cartera que se ha venido realizando por parte de los abogados adscritos a esta dependencia, situación que será cumplida y remitido el respectivo valor el próximo 30 de abril.

Así mismo se reportará el valor del deterioro de cartera con corte al último día de cada vigencia, dentro de los 3 meses siguientes a dicho corte.


DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, ya que no se cumple con el precepto “Para el efecto, por lo menos al final del periodo contable, se verificará si existen indicios de deterioro”, ya que al cierre de la vigencia contable 2018 no se refleja el deterioro de cartera correspondiente a la vigencia, configurándose como Hallazgo Administrativo

Anticipos y avances recibidos Los Avances y anticipos entregados para proyectos de inversión reflejan un saldo a 31 de diciembre de 2018, de $5.124.749.347 correspondiente a valores entregados por adelantado a Contratistas para la ejecución de obras o prestación de servicios, los cuales a la fecha se encuentran pendientes por liquidar. codigo Detalle saldo inicial debito credito saldo final

1.9.06 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS 17,872,798,773.09 2,582,123,844.69 15,330,173,270.75 5,124,749,347.03

1.9.06.01 Anticipos sobre convenios y acuerdos 10,343,724,441.00 - 10,328,724,440.00 15,000,001.00

1.9.06.04 Anticipo para adquisición de bienes y

servicios7,529,074,332.09 2,258,551,028.06 4,999,448,830.75 4,788,176,529.40

1.9.06.04.0001 Anticipo para adquisición de bienes y

servicios1,994,592,601.00 1,324,094,460.00 1,289,255,700.00 2,029,431,361.00

1.9.06.04.0002 Anticipo para proyectos de inversion 5,534,481,731.09 934,456,568.06 3,710,193,130.75 2,758,745,168.40

1.9.06.90 Otros avances y anticipos - 323,572,816.63 2,000,000.00 321,572,816.63

1.9.06.90.0001 Otros Avances y Anticipos - 323,572,816.63 2,000,000.00 321,572,816.63 Recursos entregados en administración


1.9.08 RECURSOS ENTREGADOS EN 2,542,934,201.59 67,196,033,861.29 57,619,327,208.07 12,119,640,854.81

1.9.08.01 En administración 2,542,934,201.59 57,035,833,861.29 57,619,327,208.07 1,959,440,854.81

1.9.08.03 Encargo Fiduciario-Admon y Pagos - 10,160,200,000.00 - 10,160,200,000.00


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





Encargo fiduciario administración y pagos

La cuenta 190803 Encargo Fiduciario administración y pagos, presenta un saldo a 31 de

diciembre de 2018 por valor de $ 10.160.200.000 pesos, este valor corresponde a la

contabilización del convenio 00911 de 2016 para los proyectos de infraestructura educativa

ejecutados por el FFIE.

2.2.1.4 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 165501 Equipo de Construcción


165501 Equipo de construcción 1.378.600.000,00 - - 1.378.600.000,00

1655010008 Maquinaria Pesada 1.378.600.000,00 - - 1.378.600.000,00 La cuenta 155501 Equipo de Construcción, presenta un saldo a 31 de diciembre de 2018 por valor de $ 1.378.600.000 pesos, este valor corresponde a la contabilización del contrato de suministro No. 461 de 2010, por la adquisición de los siguientes bienes:

PLACA DESCRIPCION CANT. VALOR

5073 - 5074 MEZCLADORA 2 16.000.000,00

5075 MOTONIVELADORA 1 541.000.000,00

5076 RETROCARGADOR 1 215.000.000,00

5077 - 5078 MINICARGADOR 2 162.000.000,00

5079 MARTILLO 1 32.000.000,00

5080 COMPACTADORA 1 230.000.000,00

5081 COMPACTADOR 1 124.000.000,00

5082 - 5083 RANA 2 10.000.000,00

5084 - 5085 SALTARINES 2 20.000.000,00

5086 CORTADORA 1 9.000.000,00

DISCOS PARA CORTADORA (10 DE ASFALTO Y 4 DE CONCRETO) 14 19.600.000,00

VALOR TOTAL 1.378.600.000,00 Fuente: Inventario de Almacén

OBSERVACION No. 14

Como se puede evidenciar los bienes adquiridos a través del contrato de suministros No. 461 de 2010 suscrito Rodríguez y Londoño S.A. se encuentran registrados contablemente en la cuenta 1655010008 Maquinaria pesada, estos bienes figuran dentro del inventario de la Secretaria de Infraestructura los cuales cuentan con su número de placa y valor correspondiente, excepto los 14 discos para la cortadora (10 de asfalto y 4 de concreto), los cuales no figuran dentro del inventario de bienes devolutivos de la entidad, sin embargo si se encuentran registrados en la mencionada cuenta contable que hace parte de Propiedad planta


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CÓDIGO: FO-AF-13

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y equipo, por lo tanto se está presentando inconsistencia entre los valores reflejados entre la información contable y la información de almacén, lo anterior teniendo en cuenta que la entidad deberá determinar si los discos para la cortadora hacen parte de la propiedad planta equipo o son elementos de consumo, por lo tanto si se consideran bienes de consumos se estaría sobreestimando la cuenta contable 1655010008 Maquinaria pesada en $ 19.600.000 y a la vez el cálculo de la depreciación acumulada de manera mensual, por otra parte si son considerados como bienes que hacen parte de la propiedad planta y equipo de la entidad se deben incluir dentro del inventario de bienes con su placa correspondiente. Por lo tanto se debe atender lo establecido en el Marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera para las entidades de gobierno “6.2. Reconocimiento de los elementos en los estados financieros. Se denomina reconocimiento al proceso de incorporación, en el estado de situación financiera o en el estado de resultados, de un hecho económico que cumpla la definición de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto, que tenga la probabilidad de generar una entrada o salida de beneficios económicos o potencial de servicio asociado y que tenga un valor que se pueda medir con fiabilidad.” Observación Administrativa RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se revisó de la observación presentada por el auditor y se realizó la reclasificación de los discos de cortadora los cuales por estar contemplados en la misma factura se llevaron como activos; en concertación con el almacén se identificó que dichos bienes son de consumo para lo cual se generó la nota de contabilidad No 2019036 del 24 de abril de 2019 la cual anexo. Los equipos para la cortadora son elementos de consumo por lo tanto no deben impactar el inventario de propiedad planta y equipo.


DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, sino que por el contrario lo confirma. Por lo tanto se mantiene la observación, teniendo en cuenta que al cierre de la vigencia 2018 estos elementos de consumo hacían parte de la propiedad planta y equipo de la entidad, pero no figuraban dentro del inventario de bienes de almacén por tratarse de bienes de consumo, configurándose como Hallazgo Administrativo

1675 EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION


1675

EQUIPOS DE TRANSPORTE,

TRACCIÓN Y ELEVACIÓN 3.003.432.928,90 313.366.909,00 339.972.522,00 2.976.827.315,90

167502 TERRESTRE 2.710.255.056,90 313.366.909,00 46.794.650,00 2.976.827.315,90


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CÓDIGO: FO-AF-13

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La subcuenta 167502 Terrestre de la cuenta 1675 Equipos de Transporte, Tracción y Elevación, presenta un saldo a 31 de diciembre de 2018 por valor de $ 2.976.827.315,90 pesos, correspondiente al equipo de transporte al servicio de la Alcaldía de Tunja:

OBSERVACION No. 15

Al realizar la revisión de los valores incluidos en la subcuenta 167502 Terrestre de la cuenta 1675 Equipos de Transporte, Tracción y Elevación llama la atención que en esta se encuentra registrada la adquisición en la vigencia 2018, de una Retrocargadora por valor de $ 310.700.000, debido a lo anterior la entidad deberá establecer la cuenta asignada para el registro de este tipo de maquinaria ya que en la cuenta 1655010008 Maquinaria pesada registra maquinaria con similares características. Por lo tanto se debe atender lo dispuesto en la Resolución 193 de 2016 “2.2.1.2 Clasificación. Es la sub etapa en la que, de acuerdo con las características del hecho económico, se determina el elemento de los estados financieros y las partidas específicas a afectar, según el marco normativo aplicable a la entidad. Observación Administrativa RESPUESTA DE LA ENTIDAD Al igual que en el punto anterior se realizó la reclasificación necesaria, como se hace constar en la nota de contabilidad 2019037. Por lo anterior solicito se levante la observación por quedar concluido la reclasificación correspondiente.

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado, sino que por el contrario lo confirma. Por lo tanto se mantiene la observación, teniendo en cuenta que al cierre de la vigencia 2018 los valores descritos en la observación se encontraban clasificados de manera incorrecta, configurándose como Hallazgo Administrativo

Depreciación acumulada (Políticas Contables) Dentro de las políticas contables para las propiedades planta y equipo se la Alcaldía de Tunja dispone lo siguiente: “La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas o cuando el valor residual (subrayado fuera del texto) del activo supere su valor en libros.”, así mismo establece que “El valor residual de la propiedad, planta y equipo es el valor estimado que la Alcaldía Mayor de Tunja podría obtener actualmente por la disposición del elemento después de deducir los costos estimados por tal disposición si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil. La Alcaldía Mayor de Tunja considera que, durante la vida útil del activo, se consumen los beneficios económicos o su potencial de servicio en forma significativa, por ello el valor residual es cero. (Subrayado fuera del texto). En cuanto a la Baja en cuentas establece que “Un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja por las siguientes razones:


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





La propiedad, planta y equipo queda permanentemente retirada de uso.

Cuando no se espera obtener un potencial de servicio o beneficios económicos futuros

por su uso o enajenación. “

OBSERVACION No 16

La Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para las Propiedades, Planta y Equipo, contenidas en el marco normativo para entidades de gobierno en cuanto a la medición posterior en el párrafo 23 establece: “La depreciación se determinará sobre el valor del activo o sus componentes menos el valor residual y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de la vida útil”, sin embargo la Alcaldía de Tunja establece dentro sus políticas contables que “La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas o cuando el valor residual del activo supere su valor en libros.” Así mismo considera que, durante la vida útil del activo, se consumen los beneficios económicos o su potencial de servicio en forma significativa, por ello el valor residual es cero.”, Debido a lo anterior no es claro cómo se pretende determinar el valor residual para la suspensión de la depreciación, si posteriormente enuncia que dicho valor residual es igual a cero. Observación Administrativa RESPUESTA DE LA ENTIDAD La Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para las Propiedades, Planta y Equipo, contenidas en el marco normativo para entidades de gobierno en cuanto a la medición posterior en el numeral 10.3 establece: ...El valor residual de la propiedad, planta y equipo es el valor estimado que la entidad podría obtener actualmente por la disposición del elemento después de deducir los costos estimados por tal disposición si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil. Si la entidad considera que, durante la vida útil del activo, se consumen sus beneficios económicos o su potencial de servicio en forma significativa, el valor residual puede ser cero; de lo contrario, la entidad estimará dicho valor…

Así mismo, establece:

…La depreciación se determinará sobre el valor del activo o sus componentes menos el valor residual y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de la vida útil…

Evidentemente la norma permite que la Entidad determine que el valor residual sea cero, y, esto indica que, si la entidad considera valores residuales igual a cero, y si la depreciación se distribuye sistemáticamente a lo largo de la vida útil, al final de esa vida útil el valor en libros del activo, objeto de depreciación, será también cero; en ese momento cesará la depreciación del activo,

Ahora bien, si anticipadamente, la entidad decide dar de baja un activo de la clase


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CÓDIGO: FO-AF-13

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Propiedad, planta y equipo, en ese momento cesará el cálculo de la depreciación.

Por último, si la entidad considera que debe estimar valores residuales para una misma clase de activos de Propiedad, planta y equipo, deberá realizar un cambio en la política contable, momento en el cual deberá observar el siguiente párrafo contenido en la política:

“La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas o cuando el valor residual (subrayado fuera del texto) del activo supere su valor en libros.”.


DECISION DE LA CONTRALORIA Tal como se describe la observación realizada no hay consistencia entre lo establecido para el cálculo de la depreciación, si bien es cierto la norma permite que el valor residual sea cero (0), la entidad establece en sus políticas contables que “La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas o cuando el valor residual del activo supere su valor en libros.”, teniendo en cuenta que establece que el valor residual será cero (0), no sería procedente establecer como política contable que se suspende la depreciación “cuando el valor residual del activo supere su valor en libros.”, ya que en este caso el valor en libros debería ser un valor negativo. Así mismo la entidad deberá establecer el procedimiento para los activos que se encuentren totalmente depreciados, ya que en sus políticas contable establece que durante la vida útil del activo, se consumen los beneficios económicos o su potencial de servicio en forma significativa, por ello el valor residual es cero, debido a lo anterior no es claro que si lo bienes totalmente depreciados se les debe dar de baja o los sigue manteniendo en servicio. Debido a lo anterior se confirma la observación, configurándose como Hallazgo Administrativo

2.2.1.5 PASIVOS codigo DESCRIPCION SALDO INICIAL DEBITO CREDITO NUEVO SALDO

2 PASIVOS 392,085,270,171.48 461,164,830,408.13 294,094,084,144.73 225,014,523,908.08

2.3 PRÉSTAMOS POR PAGAR 46,020,306,043.00 7,942,253,962.22 11,462,391,367.98 49,540,443,448.76

2.4 CUENTAS POR PAGAR 23,953,423,942.77 190,498,699,390.43 184,727,073,385.70 18,181,797,938.04

2.5 BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS 115,017,088,430.77 84,843,050,324.98 80,222,791,771.95 110,396,829,877.74

2.7 PROVISIONES 206,385,751,277.25 161,423,843,092.75 511,826,183.30 45,473,734,367.80

2.9 OTROS PASIVOS 708,700,477.69 16,456,983,637.75 17,170,001,435.80 1,421,718,275.74 El pasivo de la entidad asciende a $ 225.014.523.908 que equivale al 44% del total del activo, el cual está distribuido así:

PRESTAMOS POR PAGAR


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02






23 PRÉSTAMOS POR PAGAR 46.020.306.043,00 7.942.253.962,22 11.462.391.367,98 49.540.443.448,76

2313 FINANCIAMIENTO INTERNO CORTO PLAZO 4.429.613.223,00 7.794.147.305,35 3.760.215.305,98 395.681.223,63

231301 PRESTAMOS BANCA COMERCIAL 4.429.613.223,00 7.794.147.305,35 3.760.215.305,98 395.681.223,63 2314 FINANCIAMIENTO INTERNO DE LARGO PLAZO 41.590.692.820,00 148.106.656,87 7.702.176.062,00 49.144.762.225,13

231401 PRESTAMOS BANCA COMERCIAL -LARGO P 41.590.692.820,00 148.106.656,87 7.702.176.062,00 49.144.762.225,13 Los empréstitos por pagar presentan un saldo a 31 de diciembre de 2018 por valor de $ 49.540.443.448 pesos, se evidencia que dentro de estos se encuentran causados los intereses por pagar a 31 de diciembre por valor de $ 395.681.223 y por concepto de capital la suma de $ 49.144.762.225 pesos. De estos empréstitos durante la vigencia 2018 se abonó a capital la suma de $ 4.374.993.460 al Banco de Colombia.

CUENTAS POR PAGAR


2.4 CUENTAS POR PAGAR 23,953,423,942.77 190,498,699,390.43 184,727,073,385.70 18,181,797,938.04

El saldo de las cuentas por pagar al 31 de diciembre de 2018 fue de $ 18.181.797.938 que comparado con el de la vigencia 2017, $23.423.942 presento una disminución de $ 5,771, 626,004 que equivale al 24%. RECAUDO A FAVOR DE TERCEROS En esta cuenta se están registrando los recaudos por sobretasa ambiental, los cuales son girados a Corpoboyaca y adicionalmente se están registrando los descuentos realizados a contratistas por concepto de estampilla procultura, proanciano y fondo de seguridad fonsep que tienen destinación específica pero no se giran a otras entidades. codigo Detalle saldo inicial debito credito saldo final

2.4.07 RECURSOS A FAVOR DE TERCEROS 1,149,889,026.27 15,558,874,291.98 15,125,626,495.83 716,641,230.12

2.4.07.19

Recaudo del % y sobretasa ambiental

impto pdial 520,687,959.00 10,473,096,230.26 10,658,262,706.59 705,854,435.33

2.4.07.22 ESTAMPILLAS 405,081,942.27 3,676,277,727.27 3,273,628,541.00 2,432,756.00

2.4.07.26 Rendimientos Financieros - 4,861,760.45 13,215,799.24 8,354,038.79

2.4.07.90 Otros recaudos a favor de terceros 224,119,125.00 1,404,638,574.00 1,180,519,449.00 - Fuente: libros auxiliares

OBSERVACION No. 17

El saldo de recursos a favor de terceros a 31 de diciembre de 2018 ascendió a la suma de $ 716.641.230, dentro del cual se encuentra un saldo de $ 705.854.435 que corresponde a la sobretasa ambiental que debe ser girado a Corpoboyaca, se verifico que en el mes de enero de 2019, se efectuó una transferencia a Corpoboyaca por valor de $ 636.272.299, quedando un saldo de $ 69.582.636, asimismo se observó que la subcuenta contribución especial fonsecon, con un saldo de $ 2.432.756, viene con este saldo desde el 2017, y no tuvo movimiento durante el año 2018. El recaudo a favor de terceros: “Representa el valor de las

obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas,

entidades privadas o personas naturales, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y condiciones

convenidos”. Estos saldos deben ser aclarados y girados al tercero correspondiente.


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Observación de carácter administrativo.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD

En cuanto a los recursos de Terceros a CORPOBOYACA por $705.854.435 que corresponden a Sobretasa Ambiental quedo en el decreto No. 0011 del 10 de enero de 2019 de cuentas pagar por valor de $636.272.299, dicho valor fue pagado en el mes de enero de 2019. El saldo de $69.582.636 corresponde a Superávit año 2018, en cual para ser girado se incorporó al presupuesto de la vigencia 2019 mediante Acuerdo Municipal No. 001 del 01-03-2019 y el 25 de abril del 2019 se hizo transferencia a CORPOBOYACA. Anexo Acuerdo y soportes del giro. Respecto al saldo a 31 de diciembre de 2017 de la cuenta contable 2905020004 Contribución Especial Fonsecon por valor de $2.432.756, al realizar el giro de esta deducción por error involuntario se debito la cuenta 2407900005 Contribución Fonsecon en el comprobante RT-20180063 del 12 de marzo de 2018 y lo correcto era de la cuenta No. 2407220004. Se corrige con nota de contabilidad NT-2019038, anexo soporte contable y reporte auxilia auxiliar, por tanto, queda subsanada la observación. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA La entidad anexo los documentos mencionados en la respuesta, con los cuales se subsana la observación; por lo tanto se levanta.

RETENCION EN LA FUENTE El saldo de esta cuenta representa el valor de la retefuente aplicada en el mes de diciembre por los diferentes conceptos, la cual fue cancelada oportunamente, asimismo se revisaron los pagos mensuales a la Dirección de Impuestos y aduanas nacionales DIAN, los cuales fueron oportunos de acuerdo con el calendario tributario para la vigencia 2018


2.4.36 RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE 280,213,411.88 3,050,559,701.30 2,770,346,289.42 -

2.4.36.03 Retencion Honorarios 27,016,775.00 150,607,951.00 123,591,176.00 -

2.4.36.05 Retencion Servicios 99,688,305.00 918,285,682.00 818,597,377.00 -

2.4.36.06 Retencion Arrendamientos 1,424,472.00 20,317,889.00 18,893,417.00 -

2.4.36.08 Retencion Compras 8,761,966.00 337,562,192.00 328,800,226.00 -

2.4.36.15 Retencion a empleados artículo 383 ET 35,580,435.33 309,189,990.33 273,609,555.00 -

2.4.36.25 IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO 19,321,239.55 376,059,883.55 356,738,644.00 -

2.4.36.26 Retencion Contratos de obra 88,420,219.00 533,006,158.00 444,585,939.00 -

2.4.36.27 RETENCION IMPUESTO INDUSTRIA Y CIO - 405,529,955.42 405,529,955.42 - Fuente: libros auxiliares


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CREDITOS JUDICIALES -SENTENCIAS

CUENTA NOMBRE Saldo Inicial Debito Credito Saldo Final2460 CRÉDITOS JUDICIALES 621.326.794,06 2.842.922.170,05 2.225.702.585,75 4.107.209,76

246002 Sentencias 621.326.794,06 2.842.922.170,05 2.225.702.585,75 4.107.209,76

La subcuenta 246002 Sentencias, contenida en la cuenta 2460 Créditos Judiciales, presenta

un saldo a 31 de diciembre de 2018 por valor de $ 4.107.242 pesos, este valor según la

descripción del Catálogo de Cuentas para entidades de Gobierno, “Representa el valor de las

obligaciones por concepto de fallos en contra de la entidad, debidamente ejecutoriados, así

como los mandamientos ejecutivos, conciliaciones administrativas y otras órdenes judiciales

falladas a favor de terceros y originadas en litigios de carácter civil, laboral o administrativo.”

OBSERVACION No.18

Durante la revisión de la cuenta se evidencia que la Alcaldía de Tunja está registrando en esta

cuenta información errónea ya que se evidencia registros contables como:

COMPROBANTE FECHA DESCRIPCION VALOR

01 EG 20181212 27/02/2018

ACTA CONTRATO SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

18.227.310,00

01 EG 20181444 06/03/2018

ACTA CONTRATO SUMINISTRO DE CHAQUETAS

59.338.815,00

01 CS1 20180163 26/11/2018 ACTA CONTRATO ADQUISICION MOTOS

303.925.600,00

01 EG 20180308 14/12/2018 ACTA CONTRATO ADQUISICION MOTOS

303.925.600,00

Teniendo en cuenta lo anterior se presenta incertidumbre sobre la razonabilidad del saldo de

la subcuenta 246002 Sentencias.

Por lo tanto se debe atender lo dispuesto en la Resolución 193 de 2016 “2.2.1.2 Clasificación.

Es la sub etapa en la que, de acuerdo con las características del hecho económico, se

determina el elemento de los estados financieros y las partidas específicas a afectar, según el

marco normativo aplicable a la entidad.

Observación Administrativa

RESPUESTA Una vez revisados e identificados los soportes a que hace referencia el auditor, se identificó que las cuentas en mención obedecen a un proceso conciliatorio, adelantado por la administración Municipal y la policía, dichos valores fueron causados con del informe remitido


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por la oficina jurídica en la cuenta de litigios y demandas. Razón por la cual se debe afecta la cuenta de sentencias y conciliaciones en el momento del pago; cabe aclarar que estos bienes son entregados a la Policía Nacional. (se adjunta registro presupuestal y soportes) Por lo anterior no existe incertidumbre en la cuenta de conciliaciones toda vez que dentro el normal funcionamiento de la misma se acredito y débito dentro de la misma vigencia, sin presentar variación en su saldo final. (anexo auxiliar contable)


DECISION DE LA CONTRALORIA

De acuerdo con la respuesta y los soportes adjuntos a la réplica al informe preliminar es

procedente levantar la observación realizada

Cheques no cobrados y por reclamar La cuenta 249032 Cheques no cobrados y por reclamar presenta un saldo a 31 de diciembre de 2018 de $ 44, 484,432, valor que disminuyo en $8.534.619 respecto al año anterior.

codigo DESCRIPCION SALDO INICIAL DEBITO CREDITO NUEVO SALDO

2.4.90.32 Cheques no cobrados o por reclamar 44,484,432.73 8,534,619.00 - 35,949,813.73

OBSERVACION No. 19

La entidad sigue reflejando saldo en el pasivo - cheques no cobrados y por reclamar por $ 35.949.813, saldo que viene de vigencias anteriores, aunque en la vigencia 2018 se depuraron $ 8.534.619, el municipio debe seguir adelantando las gestiones necesarias a efectos de comunicarse con los titulares de las respectivas cuentas, para solicitarle se acerquen a las oficinas de la tesorería a efectuar el cobro respectivo teniendo en cuenta la antigüedad y cuantía de las cuentas; y una vez agotado este procedimiento efectuar la depuración y autorizar mediante acto administrativo retirar de la contabilidad el valor correspondiente y reflejar saldos reales en los estados financieros. Incumpliendo lo establecido en la Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la nación en su numeral 3.2 del procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable establece que: 3.2.9.2 Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional La información que se produce en las diferentes dependencias es la base para reconocer contablemente los hechos económicos; por lo tanto, las entidades deberán garantizar que la información fluya adecuadamente y se logre oportunidad y calidad en los registros. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables, por lo que, en aras de la eficiencia operativa de las entidades, no podrá exigirse que el detalle de la información que administre una determinada dependencia se encuentre registrado en la contabilidad. La presentación oportuna y con las características requeridas por las diferentes áreas que procesan información deberá ser una política en la que se evidencie un compromiso


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institucional. Esta observación se configura como administrativa. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Respecto a esta observación de adelanta revisión de las resoluciones mediante las cuales se anularon los cheques no cobrados, que superaron los 180 días y que por norma hay que reclasificarlos. Al respecto en el 2018 se giraron nuevamente tres egresos a JULIO ALBERTO PUENTES RODRIGUEZ, ESE CENTRO DE REHABILITACION INTEGRAL DE BOYACA Y OTTO JURADO y se ofició a la Secretaria de Contratación. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad manifiesta en su repuesta que se subsano la observación en forma parcial, lo cual se evidencio en el desarrollo de la auditoria. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativa.

Nomina por pagar El saldo según libros auxiliares a 31 de diciembre de 2018, asciende a $ 2.840.858.178 el cual corresponde a la nómina por pagar del mes de diciembre de la secretaria de educación y un saldo de nómina de la administración central por valor de $ 362.215.078.

CODIGO DETALLE SALDO A 31/12/2017DEBITO CREDITO saldo a 31/12/2018

2.5.11.01 NOMINA POR PAGAR 4,463,615.00 35,178,028,824.00 38,014,423,387.00 2,840,858,178.00

2.5.11.01.0001 Nomina por Pagar 3,373,749.00 9,225,044,169.00 9,583,885,498.00 362,215,078.00

2.5.11.01.0002 Nomina por pagar - educación 1,089,866.00 25,952,984,655.00 28,430,537,889.00 2,478,643,100.00 BENEFICIOS A EMPLEADOS CONSOLIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES Durante la ejecución de la auditoria se cotejó la información reportada por la Secretaria Administrativa referente a la consolidación de las prestaciones sociales a 31 de diciembre de 2018 donde se evidencia que está es consistente con los saldos contables representados así:

CUENTA DESCRIPCION SALDO

251102 CESANTIAS $ 655.026.191,00

251103 INTERESES SOBRE CESANTIAS $ 78.049.412,00

251104 VACACIONES $ 504.174.429,00

251105 PRIMA DE VACACIONES $ 343.755.337,00


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251109 BONIFICACIONES $ 40.874.557,00

251204 CESANTIAS RETROACTIVAS $ 3.135.149.531,00

LITIGIOS Y DEMANDAS


2.7 PROVISIONES 206,385,751,277.25 161,423,843,092.75 511,826,183.30 45,473,734,367.80

2.7.01 LITIGIOS Y DEMANDAS 206,385,751,277.25 161,423,843,092.75 511,826,183.30 45,473,734,367.80

2.7.01.03 Administrativas 206,385,751,277.25 161,423,843,092.75 511,826,183.30 45,473,734,367.80

ADMINISTRATIVAS

La subcuenta 270103 Administrativas, contenida en la cuenta 2701 Litigios y Demandas, presenta un saldo a 31 de diciembre de 2018 por valor de $ 45.473.734.367 pesos, este valor según la descripción del Catálogo de Cuentas para entidades de Gobierno, “Representa el valor estimado de las obligaciones originadas por litigios y demandas en contra de la entidad, con respecto a las cuales se ha establecido que, para cancelarlas, existe la probabilidad de que la entidad tenga que desprenderse de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficios económicos y pueda realizarse una estimación fiable del valor de la obligación.” Este valor corresponde al estudio que realiza la oficina jurídica de las demandas en contra de la entidad. 2.2.1.6 PATRIMONIO El patrimonio de la entidad se afectó por las reclasificaciones realizadas por la aplicación del nuevo marco normativo, como se observa en la cuenta 3145 que refleja las reclasificaciones que elimina las provisiones, valorizaciones y cargos diferidos, reclasificación por valor de $ 49.744.971.510 que era provisión, en la 3151 se registró la perdida por la actualización de beneficios empleados, efecto del saneamiento contable y en la 3152 se registró la perdida generada por la inversiones de la EBSA; tal como se refleja en el siguiente cuadro:


3 PATRIMONIO 110,176,331,405.48 54,033,203,433.46 158,454,758,634.35 214,597,886,606.37

3.1 PATRIMONIO DE LAS ENTIDADES DE GOBIERNO 110,176,331,405.48 54,033,203,433.46 158,454,758,634.35 214,597,886,606.37

3.1.05 CAPITAL FISCAL 138,617,096,180.53 4,226,345,432.70 108,131,711,637.55 242,522,462,385.38

3.1.45 IMPACTOS POR LA TRANSICIÓN AL NUEVO MARCO DE (28,440,764,775.05) 49,744,971,510.76 50,244,971,511.97 (27,940,764,773.84)

3.1.51 GANACIAS O PEDIDAS PLANES BENEF EMPLEADOS - - 55,077,134.13 55,077,134.13

3.1.52 GANANCIAS O PERDIDAS EN INVERSIONES - 61,886,490.00 22,998,350.70 (38,888,139.30) 2.2.2 INGRESOS codigo Detalle saldo a 31/12/2018 saldo a 31/12/2017 variacion %

4 INGRESOS 289,844,099,484.31 213,743,675,200.53 76,100,424,283.78 26.26% Los ingresos presentaron un incremento del 26% comparados con los de la vigencia anterior que ascendieron a la suma de $ 213.743.675.200, con la vigencia 2018 que ascendieron a


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289.844.099.484, este incremento se presentó principalmente en el incremento del impuesto predial y transferencias.

2.2.3 GASTOS

Los gastos ascendieron a $ 215.952.594.609 presentando una disminución de $168.147.565.599 que corresponde al 77.86% comparando con la vigencia 2018 que fueron $ 384.100.160.209, en razón a que en el año anterior se había efectuado una provisión por contingencias por valor de $ 174.614.485.048.que afecto el gasto. Entre los gastos más representativos se encuentran los siguientes:

5.1.01.01 Sueldos 8,884,995,535.00

5.1.08.01 Remuneración por servicios técnicos 3,108,470,780.63

5.1.11.13 Vigilancia y seguridad 2,426,127,256.53

5.1.11.17 Servicios públicos 1,152,560,892.00

5.1.11.79 Honorarios 5,855,743,052.17

5.4.23.03 Para gastos de funcionamiento 9,269,843,970.33

5.5.01.01 Sueldos y salarios 35,615,080,121.00

5.5.01.03 CONTRIBUCIONES EFECTIVAS 7,911,154,778.00

5.5.01.05 GENERALES - EDUCACION 7,433,976,141.38

5.5.01.06 Asignación de bienes y servicios 11,020,861,018.00

5.5.01.07 PRESTACIONES SOCIALES 14,016,679,219.00

5.5.02.10 Régimen subsidiado 35,274,358,599.43

5.5.02.16 Acciones de salud pública 3,826,295,578.57

5.5.06.05 Generales 5,287,288,592.77

5.5.07.05 GENERALES DESARROLLO COMUNITARIO 30,698,284,559.33

5.8.04.35 Costo efectivo de préstamos por pagar -

Financiamiento interno de largo plazo2,966,548,674.43

Fuente: estados financieros

3. PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE

La Ley 716 de 2001, con la cual se ordenaba a las entidades públicas adelantar el proceso de saneamiento de la información contable para establecer la existencia real de bienes, derechos


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y obligaciones, fue prorrogada en su vigencia hasta el 31 de diciembre de 2005, con los Artículos 65 y 66 de la Ley 863 de 2003. La prórroga obedeció a la necesidad de que las entidades públicas pudieran darle continuidad al proceso. Por cuanto por diferentes dificultades de orden operativo no se logró culminar de manera completa al 31 de diciembre de 2003. La Circular Externa 050 de 2002 a través de la cual la Contaduría General de la Nación instruyó a las entidades para realizar los registros contables que se deriven del proceso de saneamiento de la información, terminó en su vigencia el 31 de diciembre de 2003, por cuanto se le dio la misma vigencia establecida en la Ley 716 de 2.001 Ante la necesidad de continuar el proceso y habiéndose recogido las recomendaciones de las entidades por haber interactuado muy cerca con la problemática misma de cada ente, el Contador General de la Nación expidió la Circular Externa 056 del cinco de febrero de 2004, en la que se determinan los procedimientos contables que deben ser aplicados en adelante por las entidades públicas, estableciendo como la principal novedad contable el hecho que, durante el período de prórroga de la Ley, el efecto del proceso de saneamiento debe revelarse directamente en el patrimonio. El nuevo procedimiento contable exigió que mediante la Resolución 041 del cuatro de febrero, se crearan las cuentas 3138 y 3258 denominadas Efecto Del Saneamiento Contable. Con la Circular Externa 056 se busca orientar a las entidades para adelantar la gestión administrativa necesaria que les permita la depuración de la información contable y la culminación completa del proceso de saneamiento, definiendo los Posteriormente la Ley 901 de 2004 modifico el artículo 4 de la ley 716 de 2001, a cerca de la obligatoriedad de la depuración de los saldos contables para las Seguidamente el artículo 355 de la Ley 1819 estableció la obligación para las entidades territoriales de ejecutar un proceso de depuración contable en un plazo de 2 años; a continuación, se expondrán las circulares de la CGN sobre las responsabilidades y sanciones de este proceso más algunos elementos del mismo. Con ocasión de la Ley 1739 de 2014, se incluyó, en su artículo 59, un proceso denominado “depuración contable”, modificado a través de la Ley 1753 de 2015 (Plan Nacional de Desarrollo), sobre la obligatoriedad de aplicar dicho procedimiento a la información financiera de la DIAN. Este proceso, tal como lo señala este articulado, implica desarrollar distintas gestiones administrativas con el fin de depurar la información contable, para revelar, a través de los estados financieros de la entidad, la realidad económica, financiera y patrimonial de manera fidedigna. Esto, a través de la determinación de la existencia real de bienes, de derechos y obligaciones que afectan el patrimonio de la entidad, depurando y castigando los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto y evaluando la procedencia de su eliminación o incorporación, según sea el caso. Frente a este procedimiento, este artículo definió 6 posibilidades que darían lugar a la depuración de los valores contables. Entre estas, se encuentran situaciones como: la no representatividad de derechos, bienes u obligaciones para la entidad; situaciones de


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incobrabilidad por jurisdicción coactiva; prescritos o carencia de documentos soporte idóneos para su cobro; pago sobre derechos u obligaciones, entre otros. “el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 dispuso que dicho proceso de saneamiento contable sea aplicado igualmente por las entidades territoriales” Ahora bien, el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 dispuso que dicho proceso de saneamiento contable sea aplicado igualmente por las entidades territoriales, disponiendo un plazo de dos años a partir de la vigencia de la ley para su ejecución. Las entidades territoriales componen la división político administrativa del estado colombiano; tal como se señala en el artículo 1 de la constitución política, estas entidades estarán conformadas por los departamentos, distritos, municipios y territorios indígenas (artículo 286), las cuales cuentan con personería jurídica, gozando de cierta autonomía en la gestión de sus intereses y las cuales se encuentran bajo la aplicación del régimen de contabilidad pública determinado por la Contaduría General de la Nación. Es de resaltar que esta disposición se ajusta al proceso de convergencia que vienen adelantando estas entidades, y que, a través de la Resolución 355 de 2015 (y sus modificaciones y adiciones) se inició el proceso de convergencia al Nuevo Marco Normativo para Entidades de Gobierno, cuyo periodo de convergencia finalizará el 31 de diciembre de 2018, fecha de plazo similar a la contenida en el mencionado artículo 355. Este marco normativo es resultado del proceso de convergencia hacia las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público –NICSP–, que es un proceso liderado por la Contaduría General de la Nación. Atendiendo las disposiciones internacionales sobre la preparación y presentación de información financiera, era de esperarse que múltiples partidas contables registradas bajo el anterior marco normativo presentasen situaciones como las que el proceso de depuración contempla y que provocaran ajustes sobre la información contable pública. Responsabilidades sobre el proceso de depuración En cuanto a la responsabilidad sobre el proceso de depuración contable, la contaduría general de la nación y la procuraduría general de la nación, a través de la circular conjunta 002 de 2017 , reiteran que este proceso estará a cargo del representante legal de la entidad territorial en el marco de la responsabilidad sobre los estados financieros y que este deberá revelar de forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad contable pública coordinando así todas las acciones necesarias para lograr estos objetivos. Esta responsabilidad es consecuente con la estipulada en el procedimiento para la evaluación del control interno contable en la que este proceso (control interno contable) se encuentra bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los responsables de las áreas financieras y contables con el fin de cumplir las características sobre la información financiera que trata el régimen de contabilidad pública (relevancia y representación fiel) (anexo 1, numeral 1.1 de la resolución 193 de 2016). Sanciones sobre el proceso de depuración por su parte, a través de la circular conjunta 001 de 2017 de la auditoría general de la república y la CGN se recordó (en consecuencia con la disposición del artículo 355 de la ley 1819 que determinó explícitamente la responsabilidad por parte de las contralorías territoriales de la verificación de esta obligación), que las actividades de verificación de dicho proceso de saneamiento y sus avances se encontraban en cabeza de los respectivos contralores distritales, departamentales y municipales, según su jurisdicción. Esto, con el fin de que dichos funcionarios verifiquen su correcto desarrollo e identifiquen posibles incumplimientos al proceso y que puedan dar lugar a las sanciones establecidas en el código disciplinario único, en el cual esta falta se calificaría como


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VERSIÓN: 02





gravísima, de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 52 del artículo 48 de la ley 734 de 2002, como lo mencionan ambas circulares conjuntas: “52. no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el sistema nacional de contabilidad pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la contaduría general de la nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.” La contaduría General de la Nación como entidad rectora de la Contabilidad en Colombia estableció la resolución Numero 107 de marzo 30 de 2017, Por la cual se regula el tratamiento contable que las entidades territoriales deben aplicar para dar cumplimiento al saneamiento contable establecido en el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 y se modifican los Catálogos Generales de Cuentas vigentes para los años 2017 y 2018 Que el proceso de depuración contable a que se refiere el artículo 59 de la Ley 1739 de 2014, modificado por el artículo 261 de la Ley 1753 de 2015, consiste en adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad, para lo cual debe establecerse la existencia real de bienes, derechos u obligaciones que afectan su patrimonio, depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso, a su eliminación o incorporación. El tratamiento contable que las entidades territoriales deben aplicar para dar cumplimiento al saneamiento contable establecido en el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016, considerando que este tiene aplicación para los años 2017 y 2018, y que, para cada uno de estos años, las entidades territoriales deben aplicar un marco normativo distinto, esto es, el Régimen de Contabilidad Pública expedido mediante las Resoluciones 354, 355 y 356 de 2007 para el año 2017 y el Marco Normativo para Entidades de Gobierno para el 2018 El Catálogo General de Cuentas expedido mediante la Resolución 356 de 2007 y el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, fue modificado por la resolución 107 de 2017 con el fin de facilitar el registro y control de los ajustes que se hagan con ocasión del proceso de saneamiento contable de que trata el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016.

Responsabilidades sobre el proceso de depuración En cuanto a la responsabilidad sobre el proceso de depuración contable, la contaduría general de la nación y la procuraduría general de la nación, a través de la circular conjunta 002 de 2017 , reiteran que este proceso estará a cargo del representante legal de la entidad territorial en el marco de la responsabilidad sobre los estados financieros y que este deberá revelar de forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad contable pública coordinando así todas las acciones necesarias para lograr estos objetivos. Esta responsabilidad es consecuente con la estipulada en el procedimiento para la evaluación del control interno contable en la que este proceso (control interno contable) se encuentra bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los responsables de las áreas financieras y contables con el fin de cumplir las características sobre la información financiera que trata el régimen de contabilidad pública (relevancia y representación fiel) (anexo 1, numeral 1.1 de la resolución 193 de 2016).

Sanciones sobre el proceso de depuración


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Por su parte, a través de la circular conjunta 001 de 2017 de la auditoría general de la república y la CGN se recordó (en consecuencia con la disposición del artículo 355 de la ley 1819 que determinó explícitamente la responsabilidad por parte de las contralorías territoriales de la verificación de esta obligación), que las actividades de verificación de dicho proceso de saneamiento y sus avances se encontraban en cabeza de los respectivos contralores distritales, departamentales y municipales, según su jurisdicción. Esto, con el fin de que dichos funcionarios verifiquen su correcto desarrollo e identifiquen posibles incumplimientos al proceso y que puedan dar lugar a las sanciones establecidas en el código disciplinario único, en el cual esta falta se calificaría como gravísima, de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 52 del artículo 48 de la ley 734 de 2002, como lo mencionan ambas circulares conjuntas: “52. no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el sistema nacional de contabilidad pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la contaduría general de la nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.” La Contaduría General de la Nación como entidad rectora de la Contabilidad en Colombia estableció la resolución Numero 107 de marzo 30 de 2017, por la cual se regula el tratamiento contable que las entidades territoriales deben aplicar para dar cumplimiento al saneamiento contable establecido en el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 y se modifican los Catálogos Generales de Cuentas vigentes para los años 2017 y 2018 Que el proceso de depuración contable a que se refiere el artículo 59 de la Ley 1739 de 2014, modificado por el artículo 261 de la Ley 1753 de 2015, consiste en adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad, para lo cual debe establecerse la existencia real de bienes, derechos u obligaciones que afectan su patrimonio, depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso, a su eliminación o incorporación. El tratamiento contable que las entidades territoriales deben aplicar para dar cumplimiento al saneamiento contable establecido en el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016, considerando que este tiene aplicación para los años 2017 y 2018, y que, para cada uno de estos años, las entidades territoriales deben aplicar un marco normativo distinto, esto es, el Régimen de Contabilidad Pública expedido mediante las Resoluciones 354, 355 y 356 de 2007 para el año 2017 y el Marco Normativo para Entidades de Gobierno para el 2018. El Catálogo General de Cuentas expedido mediante la Resolución 356 de 2007 y el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, fue modificado por la resolución 107 de 2017 con el fin de facilitar el registro y control de los ajustes que se hagan con ocasión del proceso de saneamiento contable de que trata el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016.

Respecto a las actas del comité de saneamiento durante la vigencia 2018 tenemos el siguiente resultado:


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acta No fecha temas tratados pendiente registro contable

1 24/09/2018

CUOTAS PARTES POR COBRAR .CUOTAS PARTES POR

PAGAR.CESANTIAS RETROACTIVAS A 30 DE JUNIO DE

2018

Pedir

comprobante de

ajuste a 30 de

Nota contable

201800082 y Nota

contable 20180089

1 24/09/2018 clasificacion de bienes almacen depuracion

no se efefectuó

ningún registro

1 24/09/2018

prescripcion de cartera, predios excentos predios del

municipio pendiente

no se efefectuó

ningún registro

2 24/12/2018 prescripcion impuesto predial pendiente

no se efefectuó

ningún registro Elaboro: comisión de auditoria Fuente: Notas contables y actas.

Los anteriores ajustes y registros contables fueron aportados por el Municipio como efecto de los avances del saneamiento contable especialmente por el acta de No.1, no obstante se detectó que estos no cumplen con el artículo 1 de la resolución 107 de marzo de 2017, expedida por la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se regula el tratamiento contable que las entidades territoriales deben aplicar para dar cumplimiento al saneamiento contable establecido en el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 y se modifican los Catálogos Generales de Cuentas vigentes para los años 2017 y 2018”, por cuanto no registraron las cuentas y subcuentas que deben tener las entidades territoriales para el registro contable del saneamiento de la vigencia fiscal 2018

OBSERVACION No. 20

La Alcaldía de Tunja realizo durante la vigencia 2018, dos comités de saneamiento contable de los cuales se elaboraron las respectivas actas que generaron registros contables que afectaron las cuentas 251405 (cuotas partes pensionales y la cuenta 251204 (cesantías retroactivas y la cuentas del Patrimonio 31050601(municipio). El Catálogo General de Cuentas expedido mediante la Resolución 356 de 2007 y el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, fue modificado por la resolución 107 de 2017, con el fin de facilitar el registro y control de los ajustes que se hagan con ocasión del proceso de saneamiento contable de que trata el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016.


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La administración central incumplió lo establecido en el Artículo 1 de la Resolución 107 de 2017 expedida por la Contaduría General articulo 355 ley 1819 de 2016, por cuanto no registraron las cuentas y subcuentas que deben tener las entidades territoriales para el registro contable del saneamiento de la vigencia fiscal 2018, las cuales relacionamos a continuación según el artículo 1 de la citada resolución:

Código Denominación

8371 SANEAMIENTO CONTABLE ARTÍCULO 355-LEY 1819 DE 2016

837101 Incorporación de bienes

837102 Incorporación de derechos

837103 Retiro de obligaciones

891571 Saneamiento contable artículo 355-Ley 1819 de 2016


936801 Incorporación de obligaciones

936802 Retiro de bienes

936803 Retiro de derechos

Al parecer por falta de seguimiento y control en la aplicación de las normatividades vigentes del proceso de saneamiento contable, lo cual genera deficiencia en la razonabilidad de la información contable del Municipio. De lo anterior el grupo auditor concluye que el Municipio de Tunja debe revisar los registros contables que efectuó producto del saneamiento contable con el objeto que los ajustes se efectúen de acuerdo con lo establecido en la resolución 107 de marzo de 2017, expedida por la Contaduría General de la Nación. Este hallazgo es administrativo, es importante precisar que esta Contraloría en cumplimiento al artículo 355 de la ley 1819 de 2016, continuará realizando seguimiento al proceso de


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saneamiento contable del municipio de Tunja. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Revisada la observación realizada por el auditor, esta sectorial adelantara la indagación correspondiente y si es del caso realizará las reclasificaciones pertinentes; ya que este proceso de actualización de valores se adelanta permanentemente considerando que es el normal funcionamiento dentro del proceso de sostenibilidad contable. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad acepta la observación, por lo tanto se mantiene y se configura como hallazgo administrativo.

4. OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros de la Alcaldía Municipal de Tunja, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Alcaldía a 31 de diciembre de 2018 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General de la Nación se emite una opinión Sin Salvedades.

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Indice de inconsistencias (%)

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3-1

Sin salvedad o

limpia

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (pesos) 5.811.637.891

1,1%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100,0

Calificación

Fuente: matriz de calificación


5. EVALUACION CONTROL INTERNO CONTABLE

En desarrollo de la auditoria se evaluaron los mecanismos de control interno inherentes a los procesos o líneas evaluadas en el Municipio de Tunja, para la vigencia 2018, de lo que se concluye que los mecanismos de control interno en los procesos evaluados son deficientes toda vez que se evidenciaron que el municipio presenta saldos por conciliar como se expresa en las actas del saneamiento contable que realizó el municipio durante la vigencia fiscal 2018


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y en el análisis e informes de cartera que realizo la entidad y que aún no han sido incluido en su totalidad en la contabilidad del ente Territorial. De acuerdo a la evaluación de control interno contable presentada por el Municipio de Tunja al Chip, se evidenció que este presenta una calificación total del sistema de 4,76 puntos, No obstante a la anterior calificación durante el proceso auditor se evidenciaron algunas deficiencias que se relacionan a continuación. No se evidenciaron actuaciones ni informes de control interno a las diferentes áreas y/o procesos de la administración. En la etapa de revelación en el informe de control interno no se identificaron las deficiencias, reveladas por el grupo auditor

Los resultados de dicha evaluación reflejados en la matriz arrojaron un resultado de 1.12 que indican un control interno contable con deficiencias, tal como se demuestra en el siguiente cuadro:

CONCEPTO CRITERIOS PUNTAJE RANGOS

EFICIENTE Cumple con los criterios 1 De 1 a < = 1,5

CON DEFICIENCIA Incumple uno de los criterios 2 De >1,5 a < =2

INEFICIENTE Incumple los criterios 3 De >2

1 Riesgo bajo

2 Riesgo medio

3 Riesgo Alto

4 N/A

Calificación

Esta calificación se fundamenta en las siguientes conclusiones:

Las observaciones dejadas en la auditoria de la vigencia 2017, siguen presentándose en la vigencia 2018, como es el caso de partidas conciliatorias, cheque no cobrados y por reclamar, saldo recuperación planilla parafiscales cancelado en el 2017 correspondiente a la Secretaria de educación.

Se observan debilidades en el flujo de información hacia el área de contabilidad por parte de la oficina de impuestos, nómina y almacén.

No existe una política de sostenibilidad contable que garantice la celeridad oportunidad y confiabilidad en los procesos de saneamiento de la información contable del Municipio.

La entidad no cuenta con un plan de sostenibilidad contable en el que se establezca fecha responsable y logro de metas, tendientes a buscar en forma efectiva el saneamiento de la información contable.

El módulo de interface entre impuestos y Tesorería presenta deficiencias que se ven reflejadas en el incremento de partidas conciliatorias, especialmente en las cuentas donde se recaudos ingresos por recursos propios.

No se está dando cumplimiento a las políticas contables en el área de tesorería en lo referente a la creación del comité de inversiones.


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No se ha efectuado depuración en cuanto a los saldos de cartera generados por concepto de impuesto predial.

La entidad ha contemplado los riesgos inherentes en el proceso de pagos y transferencias electrónicas.

6. SEGUIMIENTO A GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR (PLAN DE MEJORAMIENTO)

En el trabajo de campo se le hizo seguimiento al plan de mejoramiento suscrito en la vigencia 2018, como resultado de la auditoría practicada al balance 2017. De esta evaluación La contraloría Municipal de Tunja conceptúa que el plan de mejoramiento se cumplió en un 70,0% como consecuencia de la calificación resultante de ponderar los factores que se detallan a continuación:

EVALUACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

La evaluación al Plan de Mejoramiento suscrito por la Alcaldía Municipal de Tunja, para desarrollar acciones de mejoramiento durante la vigencia 2017 se verificaron el cumplimiento de los compromisos adquirido por la entidad, para adoptar medidas correctivas sobre las causas que dieron origen a los hallazgos formulados en el informe de auditoría a los Estados Contables de la Vigencia 2017; arrojando como resultado nivel de cumplimiento parcial con un puntaje Base para Evaluación del 70,0%; que corresponde a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas; y en el cual se utilizó la matriz de evaluación que contiene la fórmula establecida en la guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Las acciones de mejoramiento que no se cumplieron y a las cuales se les califico con 70,0% en la matriz de evaluación, deberán incorporarse a un nuevo plan de mejoramiento con el fin de adelantar las medidas correctivas a las observaciones planteadas. Cabe anotar que aunque la entidad hizo un gran esfuerzo por cumplir las acciones de mejora se siguen repitiendo algunas inconsistencias como son partidas conciliatorias, no se realizan conciliaciones entre las áreas, incertidumbre en las partidas conciliatorias de bancos, incertidumbre en los saldos de rentas por cobrar.

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0,20 14,0

0,80 56,0

1,00 70,0

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Efectividad de las acciones

Calificación Parcial

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

TABLA 1- 6

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

70,0

70,0

Calificación

Cumple

Parcialmente


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7. POLITICAS CONTABLES - APLICACIÓN DEL NUEVO MARCO NORMATIVO DE CONTABILIDAD PARA EL SECTOR PÚBLICO –NICSP.

Mediante la Ley 1314 de 2009, el Estado colombiano establece como política, la convergencia de la regulación contable del país hacia normas internacionales de información financiera y de contabilidad que tienen aceptación mundial. Esta ley define las autoridades de regulación y normalización técnica y, de manera particular, respeta las facultades regulatorias que en materia de contabilidad pública, tiene a su cargo la Contaduría General de la Nación. El artículo 1 de esta Ley, que trata sobre los objetivos que persigue la norma, se refiere, entre otros aspectos, a las características de las normas contables que se expiden, así como a la información financiera que resulta de su aplicación en términos de los beneficios para los diferentes usuarios. Para el proceso de implementar el nuevo marco normativo de contabilidad pública NICSP, la Contaduría General de la Nación expidió la resolución 533 de fecha 8 de octubre de 2015, resolución esta que en sus articulo 4 establecía el cronograma de aplicación del nuevo marco normativo de contabilidad Pública (NICSP); que comprende dos periodo de preparación obligatoria y primer periodo de aplicación. Periodos estos que el primero iba hasta el 31 de diciembre de 2016 y el segundo a partir del 1 de enero de 2017, sin embargo la Contaduría mediante la resolución Número 693 del 6 de diciembre de 2016, modifico el cronograma de aplicación del marco normativo de contabilidad pública. Estableciéndose una nueva fecha para la preparación que va del 6 de diciembre de 2016 hasta el 31 de diciembre de 2017 y el periodo de aplicación que comprenden desde el 1 de enero de 2018. A la fecha de realización de la auditoria, la entidad cuenta con el Manual de Políticas contables adoptado mediante resolución 0432 del 26 de diciembre de 2017, para la elaboración de este manual de políticas la entidad realizo los siguientes contratos de prestación de servicios realizados durante julio a diciembre de 2017, y de enero a junio de 2018, de acuerdo con lo relacionado en el siguiente cuadro:


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7. CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria se establecieron veinte (20) hallazgos administrativos 3 con alcance disciplinario y uno con alcance sancionatorio.

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 17

2. DISCIPLINARIOS 0

3. PENALES 0


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4. FISCALES 1 $ 5,851,700

5. SANCIONATORIOS 0

Obra Pública 0

$0

Prestación de Servicios 0 $0

Suministros 0 $0

Consultoría y Otros 0 $0

Gestión Ambiental 0 $0

Estados Financieros 0 $0

TOTALES 17 $0

HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA

HD HF HP HS

1

OBSERVACION NO. 1

El saldo según bancos a 31 de diciembre de 2018 asciende a $ 70.924.657.773, al efectuar la conciliación de saldos, descontando el pasivo exigible y las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas da como resultado una situación fiscal o excedentes financieros de $ 31.150.776.117 tal como se refleja en el siguiente cuadro, (de acuerdo con la información suministrada por la administración), presuntamente por una mala planeación en la ejecución de los recursos, lo cual puede traer como consecuencia que se dejen de atender otras necesidades del municipio teniendo los recursos en las diferentes cuentas bancarias, incumpliendo lo establecido en el artículo 8 de la ley 42 de 1993.

X


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saldo en bancos a 31/12/2018 70,924,657,773.17

menos: reserva de caja 20,888,091,022.62 decreto 0020 del 17 de enero de 2019

reserva 2017 pasa a cXp 2018 480,897,020.37 decreto 0011 del 10 de enero de 2019

cuentas por pagar 2018 7,981,649,372 decreto 0011 del 10 de enero de 2019

cuentas por pagar 98,796,402.15 decreto008 del 10 de enero de 2019

cuentas por pagar 4,537,453,741.78 decreto 005 del 9 de enero de 2019

Disponible 36,937,770,214.25

reservas de vigencias anteriores s/n estados de Tesoreria 5,786,994,097

Disponible 31,150,776,117.25 Fuente: estados de tesorería y decretos

Elaboro: comisión de auditoría.

2

OBSERVACION No. 2 En el informe de auditoría correspondiente a la vigencia 2017, se dejó la observación numero 3 sobre la conciliación bancaria de la cuenta No. 29103876-8 del banco Corbanca en la cual aparecía una partida conciliatoria, nota crédito de fecha 7 de abril de 2017, por valor de $ 288.151miles, valor que según información suministrada por la administración municipal corresponde a recursos de la empresa Proactiva. A la fecha siguen figurando como partida conciliatoria, lo cual indica que presuntamente la administración municipal no realizo las gestiones pertinentes para depurar o reclasificar esta partida como un pasivo, y dentro del plan de mejoramiento se había establecido. La Alcaldía Municipal de Tunja debe revelar la totalidad de las transacciones, hechos y operaciones que afectan su situación y los resultados de la actividad financiera, económica, social y ambiental, para lo cual es necesario que agote las acciones administrativas y adelante las investigaciones pertinentes, para proceder a depurar la información contable y establecer la devolución de estos recursos o de lo contrario reclasificarlo como un pasivo tal como lo establece el manual de políticas contables. Al revisar el último plan de mejoramiento presentado por la administración central, y cargado en la plataforma SIA, con corte a 31 de diciembre de 2018, manifiestan que sea avanzado en un 10%, el tiempo estimado para realizar esta actividad es de un año, a partir del 14 de junio de 2018, es decir se vence el 14 de junio de 2019, razón por la cual a esta fecha debe estar solucionado esta situación.

X

3 OBSERVACION No. 3. Al revisar las conciliaciones bancarias a 31 de diciembre de 2018, cargadas en la plataforma SIA, se encuentran partidas

X


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conciliatorias de depósitos recibidos notas crédito y notas débito, sin identificar su procedencia, algunas desde el año 2017, las cuales con el tiempo se han acumulado sin lograr identificar el origen de las transacciones y sin aplicar a sus cuentas respectivas en razón a que los depositantes no informan sobre los depósitos realizados en los bancos y falta de seguimiento por parte de la oficina de tesorería. El valor registrado en partidas conciliatorias, sin incluir las partidas conciliatorias del mes de diciembre, asciende a $3.190.108.621 que equivale a 4.38% del saldo en bancos. La entidad debe realizar de forma inmediata las gestiones administrativas para depurar y registrar en los libros auxiliares de bancos estos valores, con el propósito de reflejar saldos razonables en los estados financieros. Esta situación genera una incertidumbre en la cuenta de depósitos en instituciones financieras por este valor.

4

OBSERVACION No. 4 Las conciliaciones bancarias de las cuentas destinadas al recaudo de impuestos, especialmente las del Banco Occidente, No. 390.04479-0 y la No. 390.84720- 0, las cuales según lo reportado por la administración en la rendición de la cuenta en la plataforma SIA, están conciliadas a junio y septiembre de 2018 respectivamente, se presentan partidas conciliatorias con antigüedad superior a un año, presuntamente por las debilidades presentadas en la generación de las interfaces entre el IMPA – módulo de impuestos y el módulo de tesorería frente al extracto bancario, ya que se existen muchas diferencias entre los libros auxiliares de bancos y el extracto bancario como se pudo observar en las conciliaciones, reflejadas en los siguientes cuadros, y a la fecha se sigue presentando la misma situación.

X

5

OBSERVACION No. 5

La administración central del Municipio de Tunja realiza el 80% de pagos y traslados bancarios a través del portal de internet, dentro del sistema integrado de gestión financiera solo contempla la aprobación por parte del Tesorero en la transferencia electrónica, pero no existen manuales adoptados por acto administrativo que contemplen en detalle las medidas de precaución y diligencia que corresponden a las mínimas requeridas que puedan garantizar la realización de las transacciones electrónicas de forma segura, siendo requerida la implementación de herramientas, instrumentos o mecanismos tecnológicos adecuados, idóneos y suficientes

X


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para evitar la contingencia de la defraudación por medios virtuales o fraude electrónico.

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OBSERVACION No. 7

La alcaldía de Tunja estableció dentro de sus políticas contables correspondiente al grupo de inversiones que dentro de las revelaciones a los estados financieros , revelaría “la posición de riesgos que asuma la Alcaldía Mayor de Tunja por las inversiones de administración de liquidez como, por ejemplo, riesgo de tasa de cambio, riesgo de tasa de interés, riesgo de mercado, riesgo de crédito y riesgo de liquidez”, además incluye “que existe el comité de Inversiones la Alcaldía Mayor de Tunja el cual tiene como funciones analizar y definir, dentro de los términos y condiciones del manual de inversiones, el portafolio de referencia, vigilar su comportamiento y estudiar alternativas de inversión de los excedentes de tesorería, así como hacer seguimiento de las inversiones que se constituyan para verificar su seguridad y rentabilidad. El Comité de Inversiones de la Alcaldía Mayor de Tunja realizará como mínimo una reunión trimestral, sin embargo, siempre que existan excedentes de tesorería disponibles para invertir o existan colocaciones en curso, se podrá reunir cuando se requiera, previa convocatoria formulada”. Durante la visita de auditoria se pudo comprobar que no se está dando cumplimiento a estas políticas, al parecer por falta de control y desconocimiento de las mismas, lo cual genera que la alcaldía no realice un diagnóstico de riesgos y rentabilidad de las inversiones que poseen desde hace varios años.

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OBSERVACION No. 8

Al verificar la información remitida por el Secretario de Hacienda del Municipio a la Contadora de la Alcaldía de Tunja mediante oficio 1.4.5-1.00394 de fecha 25 de enero de 2019, y la información de cobro coactivo, se evidencian los siguientes valores:

Año Valor

2018

8.383.680.002,00

2017

3.375.378.119,00

2016

2.590.536.734,00

2015

2.107.190.612,00

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2014

2.621.529.320,00

2013

2.558.214.865,00

2012

908.026.120,73

2007 - 2011

795.478.083,00

TOTAL

23.340.033.855,73

Teniendo en cuenta el cuadro anterior la Alcaldía de Tunja con corte a 31 de diciembre tiene una cartera total del año 2007 al año 2018 por valor de $ 23.340.033.855,73 pesos y el saldo según libros de contabilidad es de $ 20.718.504.585,96 pesos, presentándose una diferencia de $ 2.621.529.269,77, lo cual está ocasionando subestimación en la cuenta 130507 Impuesto Predial Unificado. Por lo tanto no se atiende lo establecido en los siguientes numerales contenidos en la Resolución 193 de 2016: 3.2.9 Coordinación entre las diferentes dependencias. La visión sistémica de la contabilidad exige responsabilidad por parte de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, lo cual requiere de un compromiso institucional liderado por quienes representan legalmente a las entidades. 3.2.9.1 Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable. El proceso contable de la entidad está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas y en aras de lograr la sinergia que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales, todas las áreas de la entidad que se relacionen con el proceso contable como proveedores de información tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, de manera oportuna y con las características necesarias, de modo que estos insumos sean procesados adecuadamente. 3.2.9.2 Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional La información que se produce en las diferentes dependencias es la base para reconocer contablemente los hechos económicos; por lo tanto, las entidades deberán garantizar que la información fluya adecuadamente y se logre oportunidad y calidad en los registros. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que


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conforman los estados contables, por lo que, en aras de la eficiencia operativa de las entidades, no podrá exigirse que el detalle de la información que administre una determinada dependencia se encuentre registrado en la contabilidad. La presentación oportuna y con las características requeridas por las diferentes áreas que procesan información deberá ser una política en la que se evidencie un compromiso institucional. 3.2.10 Registro de la totalidad de las operaciones Deberán adoptarse los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por las entidades estén vinculadas al proceso contable, independientemente de su cuantía y relación con el cometido estatal. Para ello, se deberá implementar una política institucional que señale el compromiso de cada uno de los procesos en cuanto al suministro de la información que le corresponda y verificación de la materialización de dicha política en términos de un adecuado flujo de información entre los diferentes procesos organizacionales, así como entre los procedimientos implementados y documentados.

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OBSERVACION No. 9 Según reporte entregado por el administrador del sistema el aplicativo impuestos plus presenta la siguiente cartera por concepto de impuesto predial a 31 de diciembre de 2018:

VIGENCIA VALOR

MENOR_2006 $ 1.366.396.673

DEUDA_2006 $ 422.456.612

DEUDA_2007 $ 448.544.360

DEUDA_2008 $ 542.563.649

DEUDA_2009 $ 615.471.756

DEUDA_2010 $ 741.670.873

DEUDA_2011 $ 993.728.793

DEUDA_2012 $ 2.069.450.581

DEUDA_2013 $ 2.662.423.201

DEUDA_2014 $ 3.348.119.644

DEUDA_2015 $ 4.293.608.208

DEUDA_2016 $ 5.227.392.796

DEUDA_2017 $ 6.667.861.427

DEUDA_2018 $18.254.120.008

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TOTAL_DEUDA $47.653.808.581

Teniendo en cuenta la información reportada por la Secretaria de Hacienda en la cual se estableció una cartera total a 31 de diciembre de 2018 por valor de $ 23.340.033.855 pesos se presenta una diferencia por valor de $ 24.313.774.726 pesos, lo cual genera incertidumbre en la cuenta por cobrar 130507 Impuesto Predial Unificado. Teniendo en cuenta el monto de las deudas y la antigüedad de las mismas, la Alcaldía de Tunja debe realizar un análisis de deterioro en caso que haya evidencia objetiva de incumplimiento en los pagos o desmejoramiento de las condiciones crediticias, ya que se estaría contraviniendo lo establecido en la Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos “2.4 Medición posterior numeral 5. Las cuentas por cobrar serán objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias. Para el efecto, por lo menos al final del periodo contable, se verificará si existen indicios de deterioro. Para las cuentas por cobrar que sean individualmente significativas, la evaluación de indicios se realizará de manera individual, y para aquellas que no sean individualmente significativas, se podrá realizar individual o colectivamente. En caso de hacerse de forma colectiva, las cuentas por cobrar que se agrupen deberán compartir características similares de riesgo crediticio. El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto al valor presente de sus flujos de efectivo futuros estimados (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido). Para el efecto, se utilizará, como factor de descuento la tasa de interés de mercado, por ejemplo, la tasa de interés aplicada a instrumentos similares. En el caso de los impuestos por cobrar, se tomará como tasa de descuento la de los TES con plazos similares a los estimados para la recuperación de los recursos. El deterioro se reconocerá de forma separada, como un menor valor de la cuenta por cobrar, afectando el gasto del periodo.”, igualmente llama la atención que debido a la antigüedad y morosidad de algunos saldos de cartera, la Alcaldía de Tunja no refleje ningún saldo al cierre del ejercicio contable en la cuenta 1385 Cuentas por cobrar de difícil recaudo, el cual según el catálogo de cuentas para entidades de gobierno, “Representa el valor de las cuentas por cobrar a favor de la entidad pendientes de recaudo, que por su antigüedad y morosidad han sido reclasificadas desde la cuenta principal.”


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OBSERVACION No.10 No hay consistencia en los valores causados entre las cuentas 131102001 Multas Código de Policía y la cuenta 4110020011 Multas Código de policía. La cuenta 131102001 Multas Código de Policía presenta causación de las cuentas por cobrar de acuerdo con la información mensual de las Inspecciones de Policía del Municipio de Tunja la cual presenta durante la vigencia un total $ 164.992.790 pesos de movimientos débitos, mientras que la cuenta 4110020011 Multas Código de policía presenta movimientos créditos durante la vigencia por valor de $ 259.173.713,58 pesos, presentándose una diferencia de $ 94.180.923,58 pesos. Esta situación genera falta de control e incertidumbre en las cuentas por cobrar por este concepto, ya que no se registran contablemente de manera tercerizada por lo cual no es posible identificar los deudores ni a que tercero se aplican los recaudos, contraviniedo lo establecido en la Resolución 193 de 2016 numeral “3.2.11 Individualización de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, derechos y obligaciones de las entidades deberán identificarse de manera individual, bien sea por las áreas contables, o bien por otras dependencias que administren las bases de datos que contengan esta información.”, además se evidencia que en la cuenta contable 4110020011 Multas Código se está registrando la causación de la cuentas por parte de contabilidad y además es afectada por la oficina de tesorería en los recaudos lo cual podría estar generando duplicidad en la información de ingresos e incertidumbre en la cuentas por cobrar cuenta contable 131102001 Multas Código de Policía.

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OBSERVACION No.11

Al realizar la verificación de la cuenta 138426 Pago por cuenta de terceros, llama la atención que según las revelaciones expresadas en las notas a los estados financieros, describe que “Representa las incapacidades de los funcionarios de la Alcaldía cuenta que presenta movimiento constante en el año tanto de reintegros como de cobro”, sin embargo esta cuenta durante la vigencia 2018 solamente presenta 3 movimientos créditos asi:

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01-RCPR-2018002 de fecha 31-01-2018 por valor de $ 290.978 y con concepto “Ingresos mes de enero de 2018” 01-RCPR-2018005 de fecha 30-04-2018 por valor de $ 6.752.957 y con concepto “Ingresos mes de abril de 2018” 01-RCPR-2018005 de fecha 30-04-2018 por valor de $ 2.195.835 y con concepto “Ingresos mes de abril de 2018” Al respecto se verificó reporte de incapacidades de la vigencia 2018 de la Secretaría Administrativa, en el cual relacionan reintegros de la vigencia 2017 en el 2018 por valor de $ 18.513.526, de la vigencia 2018 relacionan un total por incapacidades superiores a dos día por valor de $ 30.841.130 y reintegros por valor de $ 21.508.382, sin embargo estos valores no figuran en la cuenta contable destinada para tal fin, presentándose incertidumbre en el saldo de la cuenta. Incumpliendo lo establecido en la resolución 193 de 2016 numeral.2.2.1.2 Clasificación.

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OBSERVACION No.12. El 28 de diciembre de 2017, la tesorería municipal efectuó un pago electrónico por valor de $ 178.783.500 de la cuenta corriente Banco Occidente No.390-84324-1 SGP por concepto de aportes parafiscales correspondiente a la nómina mes de diciembre de la Secretaria de Educación, planilla No.8471379614, Posteriormente la secretaria de educación, radico nuevas planillas modificando el valor de la que ya se había cancelado, generando un mayor valor pagado por valor de $ 35.105.700, de los cuales durante la vigencia 2018 se compensaron $ 29.253.300,quedando pendiente por recuperar la suma de $ 5,851,700, valor que de no fue recuperado, lo cual genero un detrimento fiscal por este valor.

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OBSERVACION No.13 La Alcaldía de Tunja para realizar la estimación del deterioro establece dentro de las políticas contables lo siguiente: la categoría A o de riesgo significativo la cual tiene mandamiento de pago y quedan dos años para su prescripción y se estima un 20% de deterioro, la categoría B o riesgo de incobrabilidad la cual tiene mandamiento de pago y quedan seis meses para su prescripción y se estima un 40% de deterioro, cuando después de realizar todas las instancias de cobro coactivo, y se cumpla con los criterios establecidos en la política contable se estima que el 100% del valor de la cartera se deteriora. Por otra parte la Norma de Cuentas por Cobrar contenida en el marco normativo para las Entidades de Gobierno establece que

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“El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto al valor presente de sus flujos de efectivo futuros estimados (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido).”, “En el caso de los impuestos por cobrar, se tomará como tasa de descuento la de los TES con plazos similares a los estimados para la recuperación de los recursos.”

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OBSERVACION No.14 Como se puede evidenciar los bienes adquiridos a través del contrato de suministros No. 461 de 2010 suscrito Rodríguez y Londoño S.A. se encuentran registrados contablemente en la cuenta 1655010008 Maquinaria pesada, estos bienes figuran dentro del inventario de la Secretaria de Infraestructura los cuales cuentan con su número de placa y valor correspondiente, excepto los 14 discos para la cortadora (10 de asfalto y 4 de concreto), los cuales no figuran dentro del inventario de bienes devolutivos de la entidad, sin embargo si se encuentran registrados en la mencionada cuenta contable que hace parte de Propiedad planta y equipo, por lo tanto se está presentando inconsistencia entre los valores reflejados entre la información contable y la información de almacén, lo anterior teniendo en cuenta que la entidad deberá determinar si los discos para la cortadora hacen parte de la propiedad planta equipo o son elementos de consumo, por lo tanto si se consideran bienes de consumos se estaría sobreestimando la cuenta contable 1655010008 Maquinaria pesada en $ 19.600.000 y a la vez el cálculo de la depreciación acumulada de manera mensual, por otra parte si son considerados como bienes que hacen parte de la propiedad planta y equipo de la entidad se deben incluir dentro del inventario de bienes con su placa correspondiente. Por lo tanto se debe atender lo establecido en el Marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera para las entidades de gobierno “6.2. Reconocimiento de los elementos en los estados financieros. Se denomina reconocimiento al proceso de incorporación, en el estado de situación financiera o en el estado de resultados, de un hecho económico que cumpla la definición de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto, que tenga la probabilidad de generar una entrada o salida de beneficios económicos o potencial de servicio asociado y que tenga un valor que se pueda medir confiabilidad.”

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OBSERVACION No.15 Al realizar la revisión de los valores incluidos en la subcuenta 167502 Terrestre de la cuenta 1675 Equipos de Transporte, Tracción y Elevación llama la atención que en esta se encuentra registrada la adquisición en la vigencia 2018, de una Retrocargadora por valor de $ 310.700.000, debido a lo anterior la entidad deberá establecer la cuenta asignada para el registro de este tipo de maquinaria ya que en la cuenta 1655010008 Maquinaria pesada registra maquinaria con similares características. Por lo tanto se debe atender lo dispuesto en la Resolución 193 de 2016 “2.2.1.2 Clasificación. Es la sub etapa en la que, de acuerdo con las características del hecho económico, se determina el elemento de los estados financieros y las partidas específicas a afectar, según el marco normativo aplicable a la entidad. Observación Administrativa

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OBSERVACION No.16 La Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para las Propiedades, Planta y Equipo, contenidas en el marco normativo para entidades de gobierno en cuanto a la medición posterior en el párrafo 23 establece: “La depreciación se determinará sobre el valor del activo o sus componentes menos el valor residual y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de la vida útil”, sin embargo la Alcaldía de Tunja establece dentro sus políticas contables que “La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas o cuando el valor residual del activo supere su valor en libros.” Así mismo considera que, durante la vida útil del activo, se consumen los beneficios económicos o su potencial de servicio en forma significativa, por ello el valor residual es cero.”, Debido a lo anterior no es claro cómo se pretende determinar el valor residual para la suspensión de la depreciación, si posteriormente enuncia que dicho valor residual es igual a cero.

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OBSERVACION No.19 La entidad sigue reflejando saldo en el pasivo - cheques no cobrados y por reclamar por $ 35.949.813, saldo que viene de vigencias anteriores, aunque en la vigencia 2018 se depuraron $ 8.534.619, el municipio debe seguir adelantando las gestiones necesarias a efectos de comunicarse con los titulares de las

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respectivas cuentas, para solicitarle se acerquen a las oficinas de la tesorería a efectuar el cobro respectivo teniendo en cuenta la antigüedad y cuantía de las cuentas; y una vez agotado este procedimiento efectuar la depuración y autorizar mediante acto administrativo retirar de la contabilidad el valor correspondiente y reflejar saldos reales en los estados financieros. Incumpliendo lo establecido en la Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la nación en su numeral 3.2 del procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable establece que: 3.2.9.2 Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional La información que se produce en las diferentes dependencias es la base para reconocer contablemente los hechos económicos; por lo tanto, las entidades deberán garantizar que la información fluya adecuadamente y se logre oportunidad y calidad en los registros. Es preciso señalar que las bases de datos administradas por las diferentes áreas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables, por lo que, en aras de la eficiencia operativa de las entidades, no podrá exigirse que el detalle de la información que administre una determinada dependencia se encuentre registrado en la contabilidad. La presentación oportuna y con las características requeridas por las diferentes áreas que procesan información deberá ser una política en la que se evidencie un compromiso institucional.

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La Alcaldía de Tunja realizo durante la vigencia 2018, dos comités de saneamiento contable de los cuales se elaboraron las respectivas actas que generaron registros contables que afectaron las cuentas 251405 (cuotas partes pensionales y la cuenta 251204 (cesantías retroactivas y la cuentas del Patrimonio 31050601(municipio). El Catálogo General de Cuentas expedido mediante la Resolución 356 de 2007 y el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, fue modificado por la resolución 107 de 2017, con el fin de facilitar el registro y control de los ajustes que se hagan con ocasión del proceso de saneamiento contable de que trata el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016. La administración central incumplió lo establecido en el Artículo 1 de la Resolución 107 de 2017 expedida por la Contaduría General articulo 355 ley 1819 de 2016, por cuanto no registraron las cuentas y subcuentas que deben tener las entidades territoriales para el registro contable del saneamiento de la

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vigencia fiscal 2018, las cuales relacionamos a continuación según el artículo 1 de la citada resolución:

Código Denominación


837101 Incorporación de bienes

837102 Incorporación de derechos

837103 Retiro de obligaciones

891571 Saneamiento contable artículo 355-Ley 1819 de 2016


936801 Incorporación de obligaciones

936802 Retiro de bienes

936803 Retiro de derechos

Al parecer por falta de seguimiento y control en la aplicación de las normatividades vigentes del proceso de saneamiento contable, lo cual genera deficiencia en la razonabilidad de la información contable del Municipio. De lo anterior el grupo auditor concluye que el Municipio de Tunja debe revisar los registros contables que efectuó producto del saneamiento contable con el objeto que los ajustes se efectúen de acuerdo con lo establecido en la resolución 107 de marzo de 2017, expedida por la Contaduría General de la Nación. Este hallazgo es administrativo, es importante precisar que esta Contraloría en cumplimiento al artículo 355 de la ley 1819 de 2016, continuará realizando seguimiento al proceso de saneamiento contable del municipio de Tunja.

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