INFORME FINAL AUDITORIA ESPECIAL A LOS ESTADOS...

El control fiscal un compromiso social

INFORME FINAL AUDITORIA ESPECIAL A LOS ESTADOS FINANICEROS DE LA ALCALDÍA MAYOR

DE TUNJA, VIGENCIA - 2012

Contralor Municipal de Tunja JOSÉ ARMANDO PUIN

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

Control Fiscal un compromiso social

INFORME FINAL AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, AUDITORIA

ESPECIAL A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA, VIGENCIA

FISCAL 2012.

Elaboró: Grupo Auditor Revisó: Hernando Farfán Rubiano Página 1 de 119 Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843

JOSÉ ARMANDO PUIN

Contralor Municipal de Tunja

Grupo de Auditores

HERNANDO FARFÁN RUBIANO

Auditor Fiscal

JULIANA MEDINA ESPINOSA

Líder de la Auditoría

JUAN PABLO CASTELLANOS CASTRO

Profesional Especializado

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA

Contratista - Contador





FISCAL 2012.


1. TABLA DE CONTENIDO

1. TABLA DE CONTENIDO 2

2. PRESENTACIÓN 4

3. CARTA DE CONCLUSIONES 5

4. RESULTADOS DE AUDITORIA 7 4.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DE LA PARTE FINANCIERA 7 4.2. ESTADOS FINANCIEROS 9

ACTIVO 9 4.2.1. Cuentas Bancarias 9 4.2.2. Inversiones 27 4.2.3. Rentas por cobrar 33 4.2.4. Deudores 38 4.2.5. Inventarios 40 4.2.6. Propiedad, planta y equipo 42 4.2.7. Edificaciones 43 4.2.8. Depreciaciones 45 4.2.9. Bienes de beneficio y uso público en construcción 48 4.2.10. Reserva Financiera Actuarial 49 4.2.11. Bienes y servicios pagados por anticipado 50 4.2.12. Amortización acumulada de bienes entregados a terceros 51 4.2.13. VALORIZACIONES 54

PASIVO 55 4.2.14. Operaciones de crédito público internas de largo plazo. 55 4.2.15. Retención en la fuente 57 4.2.16. Impuesto al valor agregado (IVA) 62 4.2.17. Nomina por pagar 66 4.2.18. Cuentas por pagar adquisición de bienes y servicios nacionales 67 4.2.19. Cuentas por pagar adquisición de bienes 68 4.2.20. Cuentas por pagar servicios 73 4.2.21. Cuentas por pagar proyectos de inversión 74 4.2.22. Transferencias por pagar 76 4.2.23. Intereses por pagar 77 4.2.24. Cuentas por pagar arrendamientos 78 4.2.25. Recaudos a favor de terceros 79

INGRESOS 81 4.2.26. Otros Ingresos – Financieros 82

GASTOS 85





FISCAL 2012.


4.2.27. Liquidación de vacaciones 85 4.2.28. Aportes sobre la nómina 87

4.3. SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA 94 ANTERIOR 94 4.4. BENEFICIOS DE AUDITORIA DE LAS VIGENCIAS ANTERIORES 109 4.5. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 110

5. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS 115

6. OPINIÓN CONTABLE 118





FISCAL 2012.


2. PRESENTACIÓN

El Municipio de Tunja es una Unidad Administrativa Centralizada del orden Territorial, clasificado en Segunda Categoría, conforme a lo estipulado en la Ley 617 de 2000. La representación legal del municipio recae sobre el doctor Fernando Flórez Espinosa, quien fue elegido mediante voto popular, para el período 2012 - 2015. El municipio de Tunja, al ser un ente autónomo presupuestal y financieramente, obtiene recursos de diferentes fuentes como son la Nación, que le gira por concepto de participaciones y transferencia, así mismo obtiene ingresos propios entre los que se destacan el impuesto predial y el de Industria y comercio, los cuales deben ser invertidos eficientemente para garantizar el bienestar de la comunidad tunjana. El presente informe tiene como fin contribuir en el proceso de mejora continua del Municipio, exponiendo las observaciones a que haya lugar con el fin de que la administración en uso de su derecho de réplica y dé las respuestas que considere conveniente dentro del Proceso Auditor. Por lo anteriormente expuesto la Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 41 de la ley 42 de 1993 presenta el siguiente informe, el cual fue elaborado aplicando las normas sobre auditoria gubernamental, adoptado por este organismo de control, tomando como fuente principal de información el Balance General Consolidado, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, las notas explicativas a los Estados Financieros, la evaluación al Sistema de Control Interno Contable y el concepto sobre la efectividad, cumplimiento y avance del Plan de Mejoramiento, para el período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2012. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de esta Contraloría. El proceso auditor se llevó a cabo analizando los documentos que soportan las cuentas más representativas o las que fueron objeto de planes de mejoramiento en vigencias anteriores, información que ha sido aportada por la Alcaldía Mayor de Tunja a través del Sistema Integral de Auditoría -SIA-.





FISCAL 2012.


3. CARTA DE CONCLUSIONES

Existe diferencia en bancos a 31 de diciembre de 2012 por valor de $86.889.128,08.

No existe claridad del número de cuentas bancarias que posee la Alcaldía Mayor de Tunja, pues muchas de las cuentas están inactivas tienen saldo pero no aparecen en libros.

No se están contabilizando los rendimientos financieros y gravámenes a los movimientos financieros dentro del mismo mes que se cargan o descuentan de la cuenta bancaria.

En las conciliaciones se evidencia que existen cheques por cobrar desde hace más de 2 años cuyo beneficiario es el mismo Municipio de Tunja.

En las conciliaciones se evidenciaron extractos de cuentas que no aparecen en contabilidad.

Existe una cuenta bancaria a nombre de una persona y no de la Alcaldía Mayor de Tunja.

La Alcaldía Mayor de Tunja debe evaluar si es fue necesario aperturar mas cuantas bancarias para el buen funcionamiento.

No se evidencia que las conciliaciones bancarias estén firmadas aun cuando la observación se realizó desde la auditoria anterior.

Las acciones que la Alcaldía Mayor de Tunja posee en el Banco Popular no están siendo valoradas a precio de mercado.

Existe diferencia por valor de $2.876.627.416 entre lo registrado en la contabilidad de la Alcaldía Mayor de Tunja Vs. Reporte del FONPET.

En la auditoria se evidenció que las declaraciones de retención en la fuente e IVA se presentaron y pagaron por menor valor del registrado en contabilidad.

La Alcaldía Mayor de Tunja no presento la declaración de IVA correspondiente al sexto bimestre de año 2012.

La Contraloría Municipal de Tunja no tiene claridad de la destinación de los recursos que se dejaron de pagar a la DIAN por concepto de IVA y retención en la fuente, los cuales ascienden a $97.537.453.

La administración debe analizar el 4% a salud y el 4% a pensión se debe

descontar sobre las doceavas (doceava de prima de servicios, doceava de alimentación, doceava de auxilio y doceava de auxilio de transporte) que se tienen en cuenta para el cálculo de las vacaciones.

No existe una revisión por parte del área contable a la contabilización de parafiscales que realiza administrativa.

No existen conciliaciones de información entre el aérea contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, jurídica, impuestos y las demás dependencias que correspondan para garantizar la consistencia de la





FISCAL 2012.


información el cierre contable. Tal y como lo establece los numerales 3.8 – Conciliaciones de información y 3.16- cierre contable, de la Resolución 357 de 2008.

No se evidencia que las conciliaciones bancarias estén firmadas aun cuando la observación se realizó desde la auditoria anterior.

Si bien las notas a los estados financieros están de acuerdo a los paramentos del Chip, no son claras ni detallan la información de tal forma que sean de fácil compresión.

El municipio no cuenta con un software que permita el manejo adecuado de la propiedad, planta y equipo y realice adecuadamente el cálculo de las depreciaciones y amortizaciones de este.

Al igual que en las vigencias 2010 y 2011, no se están haciendo los avalúos a la propiedad, planta y equipo del municipio.

Los documentos que soportan los pagos se encuentran debidamente foliados, archivados e identificados lo cual facilita su ubicación y búsqueda.

Es importante que el Municipio de Tunja tenga en cuenta los términos de prescripción de cobro de las obligaciones fiscales, establecidas en el estatuto tributario sus modificaciones que en lo a teniente se han realizado, pues esta prescribe en el término de cinco (5) años; esto en razón a que en el valor contabilizado por concepto de rentas por cobrar de vigencias anteriores se encuentran incluidas deudas con antigüedad de 8 años, las cuales si la autoridad competente para iniciar la acción de cobro no la inicio dentro de los términos señalados, el derecho de cobro ya no procede, es el caso de la cartera desde el año 2004 hasta el año 2007 $5.329.726.208.00.

La Alcaldía de Tunja no registra las rentas por cobrar correspondiente a Industria y Comercio, sobretasa a la gasolina.

Las amortizaciones de Bienes entregados a terceros no concuerdan con lo realmente liquidado.

La Alcaldía de Tunja en las cuentas por pagar adquisición de bienes y servicios, no clasifica de manera correcta lo que es un bien y lo que es un servicio, en esta cuenta se registran algunos pagos de nómina, prestaciones sociales y aportes parafiscales. De igual forma se paga sin que estas se hayan causado antes.

En algunos cuentas vienen saldos anteriores no se efectúa ningún movimiento de la cuenta en la vigencia 2012, por lo que la Alcaldía debe verificar a que corresponde y hacer la gestión pertinente para depurar esta cuenta, como es el caso cuentas por pagar arrendamientos, Otros recaudos a favor de terceros.





FISCAL 2012.


4. RESULTADOS DE AUDITORIA

4.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DE LA PARTE FINANCIERA

La revisión de la cuenta es el punto de partida del proceso de control fiscal, mediante este sistema se evalúa la eficiencia, eficacia, equidad y economía con que los sujetos de control realizan sus funciones, permitiendo analizar, conceptuar y opinar sobre los resultados en cada vigencia auditada. La Contraloría Municipal de Tunja, mediante resolución No. 020 del 31 de enero de 2011 reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que las entidades sujetas de control deben presentar: En cumplimiento de lo prescrito en la resolución No. 020 del 31 de enero de 2011, la Alcaldía Mayor de Tunja rindió en término la cuenta correspondiente a la vigencia 2012, en lo pertinente a la parte financiera, esta fue radicada el 28 de febrero cumpliendo con el plazo establecido en la resolución No. 020 y los formatos fueron rendidos de forma correcta excepto una diferencia por valor de $756.136,57 entre lo registrado en los libros de contabilidad para la cuenta 2.2.08.30 PRESTAMOS BANCA COMERCIAL y lo informado al SIA en el formato F18A correspondiente a la deuda pública. Estas diferencias se presentan para los dos de los créditos adquiridos con BANCOLOMBIA, tal y como se especifican en la tabla siguiente:

Código Del Crédito

(C) Entidad Bancaria

(C) Destinación De Los

Recursos

(D) Saldo De La Deuda

SALDO EN LIBROS

AUXILIARES DIFERENCIA

8820080186 BANCOLOMBIA Parque Vias Coliseo Medio Ambiente

723.780.548,00

723.608.207,00 172.341,00


-

- -


1.232.993.149,00

1.232.993.149,00 -


-

- -

8820081004 BANCOLOMBIA Recoge Cart

2.089.350.286,00

2.088.766.470,43 583.815,57





FISCAL 2012.


8820081004 BANCOLOMBIA Recoge Cart -

- -

8820081313 BANCOLOMBIA Restitucion Deuda Banco Agrario

34.999.947.683,00

34.999.947.683,00 -


1.996.608.890,00

1.996.608.910,00 (20,00)


-

- -

TOTAL

41.042.680.556,00

41.041.924.419,43 756.136,57

Observación No. 1

Observación: Al comparar los valores presentados al SIA en el formato F18A correspondiente a la deuda pública y lo registrado en los libros auxiliares de contabilidad en la cuenta 2.2.08.30 PRESTAMOS BANCA COMERCIAL, se pudo establecer que existe una diferencia en los allí registrados. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Es de aclarar que la información al SIA se reporta la del último trimestre del 2012 y a la fecha de este informe enero 8 del 2013, no se había efectuado el cruce de saldos con los bancos; La entidad Financiera certifico los saldos con corte a diciembre 31-2012 el 21 de Enero de2013, allí se procedió a revisar y hacer los ajustes del caso. Las diferencias presentadas se deben a que el banco envía una cuenta de cobro con anticipación, se elabora la orden de pago y cuando esta llega al banco los intereses han bajado y es así que el banco procede aplicar el mayor valor pagado a capital. Si existe una diferencia entre la certificación del banco y contabilidad por $20 la cual se ajusta a la fecha y se adjunto Nota de Contabilidad No.20130022 Se adjunta copia de certificación del Banco de Colombia, Copia formato F18A Consolidado de la Deuda Publica.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Una vez verificado el ajuste contable, se acepta la respuesta y se levanta la





FISCAL 2012.


observación.

4.2. ESTADOS FINANCIEROS

De acuerdo a la revisión a los Estados Financieros de la Alcaldía Mayor de Tunja, la cual es posterior y selectivo en concordancia con la Constitución y la Ley, se obtuvieron los siguientes hallazgos en las diferentes cuentas auditadas así:

ACTIVO

4.2.1. Cuentas Bancarias

Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras. La verificación del saldo en libros de bancos se realizó cruzando los saldos de las cuentas bancarias de los balances de enero y diciembre entregados por la administración Vs. Las conciliaciones físicas de estos mismos meses entregadas por tesorería. De este análisis se observó: 4.2.1.1. En las conciliaciones del mes de diciembre:

El saldo de la cuenta corriente del banco agrario No. 1503-000138-0 no coincide con el saldo de libros a 31/12/12 Vs. Auxiliar generado para conciliar por tanto genera diferencia de $453.205

Observación No. 2

Observación: Se detectaron 6 observaciones en los extractos del mes de enero y 15 del mes de diciembre de 2012 de las cuales la Alcaldía debe pronunciarse de cada una de ellas, de lo contrario cada observación se convertirá en hallazgo. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Revisada la conciliación, el extracto bancario y el libro auxiliar de bancos de la cuenta 1503-000138-0, no se cambió el libro auxiliar de bancos, toda vez que hizo Nota Crédito en diciembre de 2013 y se había realizado con anterioridad la conciliación. Anexo copia de la conciliación, libro auxiliar y soporte del libro que se lleva en la División de Contabilidad, en siete folios.





FISCAL 2012.


Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Analizando su respuesta, los soportes adjuntos y nuevamente nuestros papeles de trabajo el grupo auditor concluye que se encontraba mal era la conciliación más no el error radicaba en el cambio de libro de bancos, tal y como lo argumentan, porque el valor en libros cruzaba perfectamente con el saldo en el balance de la cuenta en el momento que se realizó la auditoria. De acuerdo a lo anteriormente expuesto la observación se levanta.

En la conciliación de la cuenta corriente del banco de Bogotá No.616109005 aparecen $31.000 por concepto de diferencia de giro de cheques.

Hallazgo No. 1

Observación: Se detectaron 6 observaciones en los extractos del mes de enero y 15 del mes de diciembre de 2012 de las cuales la Alcaldía debe pronunciarse de cada una de ellas, de lo contrario cada observación se convertirá en hallazgo. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Una vez terminado el proceso de conciliación del mes de diciembre de 2012 que finalizó el 17 de enero de 2013, y procedió a realizar los ajustes correspondientes: Contabilización de $1.000 con ND20130093 y reintegro con NC 20130010 y por error involuntario se giró un mayor valor ($30.000.00) de recursos propios para el Fondo Territorial de Pensiones (Municipio de Tunja); se hace el ajuste ND 20130072 Y NC 20120139. Anexo soportes correspondiente en cuatro folios.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Según análisis a la documentación adjunta se evidencia que en la NC-20120139 de 21/08/12 le dieron ingreso de $30.000 a la cuenta bancaria No. 390-04479-0 del banco occidente y no a la cuenta No. 616109005 del Banco de Bogotá. Además, con ND-20130072 de fecha18/03/13 vuelven a sacar los $30.000 de la mencionada cuenta del Banco de Bogotá, el equipo auditor no entiende por qué en marzo sacan la plata de bancos pues según su respuesta el error era porque





FISCAL 2012.


habían girado de más, la corrección al error era el reintegro del dinero a la cuenta bancaria. Por otra parte se evidencia salida de $1.000 tanto en la ND-20130093 de 01/03/13 como en el comprobante No. CP-20130010 de fecha 18/04/13; se evidencia una consignación por $1.000 del 18/04/12 y analizando su respuesta en lugar de realizarle salida a dinero debió registrase fue una entrada. Por no ajustarse la documentación adjunta a la explicación suministrada no se levanta la observación.

En contabilidad no aparece la cuenta de ahorros No. 24509410573 la contabilizan es en la No. 003047-8.

Observación No. 3


Respuesta entidad auditada: Revisado el libro de soportes de Contabilidad, si está creada la cuenta 24509410573, con la cuenta contable No. 1110060090 denominada Caja Social 003047-8 recursos propios 10573. Concepto que se dejó así para el historial de la cuenta, que correspondía a COLMENA. Anexo un folio.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se levanta la observación aun cuando las cuentas bancarias en contabilidad se pueden renombrar más detalladas para evitar que se presenten confusiones.

La conciliación de la cuenta de ahorros No. 7302084860 del banco Colpatria tiene extracto con fecha de corte 30/11/12.

Observación No. 4

Observación: Se detectaron 6 observaciones en los extractos del mes de enero y 15 del mes de





FISCAL 2012.


diciembre de 2012 de las cuales la Alcaldía debe pronunciarse de cada una de ellas, de lo contrario cada observación se convertirá en hallazgo. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Revisado el extracto de la 7302084860 corresponde al mes de diciembre 2012, como se pueden observar las fechas de los movimientos. Anexo Extracto.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se evidencia extracto anexo a su respuesta y efectivamente tienen razón al decir que los movimientos que se observan son del mes de diciembre pues se evidencia en las fechas. Por error del equipo auditor se tomó como fecha del extracto en la parte que dice fin de periodo de estado: 30-11-12. Analizando su respuesta y soporte adjunto se levanta la observación.

La conciliación de la cuenta de ahorros No.1760-0030-4137 del banco Davivienda esta descuadrada por valor de $724.000.

Hallazgo No. 2


Respuesta entidad auditada: Revisados los soportes de conciliación de la cuenta No. 1760-00304137, está cuadra la conciliación como la puede confirmar en los anexos que fueron enviados en los formatos del SIA. Anexo tres folios.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Revisando nuestros papeles de trabajo de las conciliaciones del mes de enero solo existe una consignación por ingresar a contabilidad por valor de $724.000;





FISCAL 2012.


consignación que hasta el mes de diciembre aún figuraba en la conciliación. En su respuesta anexan la conciliación del mes de diciembre de 2012 de la cuenta No. 176-00030413-7 del banco Davivienda diferente a la que el equipo auditor observó en la carpeta de conciliaciones prestada para análisis por ustedes, en esa conciliación solo figuraba $724.000 una sola vez no dos como viene en la conciliación anexa a la réplica. Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto la observación se mantiene.

En la conciliación de la cuenta No.197025398 de Confiar se evidencia que existe una consignación por identificar de fecha 18/11/11 es decir más de 1 año.

Observación No. 5


Respuesta entidad auditada: Se ofició a CONFIAR con T.G. 217 de fecha 30 de abril de 2013, y el Banco dio respuesta mediante oficio fecha 7 de mayo de 2013, adjuntando los soportes solicitados y procedió a dar ingresos a dicha partidas. Anexo soportes en siete folios.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se evidencia según documentos adjuntos que se solicitó a la entidad bancaria soportes de las transacciones y se obtuvo respuesta satisfactoria; sin embargo esta consignación se encontraba en la conciliación desde hace más de un año por lo que se evidencia falta de gestión en la depuración de la conciliación bancaria. Teniendo en cuenta la documentación soporte de la observación se levanta.

En la conciliación de la cuenta corriente No. 390-04479-0 del banco Occidente no coincide el valor de libros Vs. Auxiliar generado para conciliar, generando una diferencia en la conciliación de 82.014.442 negativos.





FISCAL 2012.


Observación No. 6


Respuesta entidad auditada: Revisada la conciliación de la cuenta No. 390-04479-0 del mes de diciembre de 2012, no existe la diferencia mencionada por el ente de Control (82.014.442), para lo cual se muestra el resumen de la conciliación que quedo a diciembre de 2012. Anexo seis folios.

RESUMEN CONCILIACION VALOR DIFERENCIA

(Entre saldo final Extracto vs Libro

SALDO EXTRACTO A 31

DICIEMBRE 2012 60,823,671.11

(-) Cheques por Cobrar

(Descargados en el Sistema) 26,687,915.00

(-) Transferencia en Transito 55,499,749.21

(-) Valor por Acreditar y/o Entradas en libro Auxiliar del

10-12-2012, por

consignaciones sin soporte. 355,450.00

SUBTOTAL (21,719,443.10)

SALDO EN LIBROS A 31

DICIEMBRE 2012 (21,719,443.10) 0

.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Analizando su respuesta se evidencia que no existe diferencia pero cuando la conciliación fue revisada por el equipo auditor en el trabajo de campo ésta no era la misma que se presenta como anexo a esta observación. Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación.





FISCAL 2012.


En la conciliación de la cuenta No. 220-250-12516-8 del banco Popular se evidencia que existe una consignación por identificar desde el mes de mayo de 2011.

Hallazgo No. 3


Respuesta entidad auditada: Mediante oficio No. T.G. 275 del 30 de abril de 2013, se solicitó en soporte de la consignación sin identificar. Anexo un folio.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se evidencia carta de solicitud de soportes de transacciones, no solamente consignación del mes de mayo del 2011 objeto de la observación sino otras del año 2012. No se levanta la observación pues aún no se sabe respuesta del banco y si se puede depurar la conciliación. Además, se le hará seguimiento en el plan de mejoramiento.

En la conciliación de la cuenta No. 110-250-02109-4 del banco Popular se evidencia:

19 cheques por cobrar que suman $5.272.862 con más de 2 año de girados.

2 Notas debito desde el 6 de septiembre de 2011. 20 Transferencias no descontadas en extracto desde el año 2009.

Hallazgo No. 4

Observación: Se detectaron 6 observaciones en los extractos del mes de enero y 15 del mes de diciembre de 2012 de las cuales la Alcaldía debe pronunciarse de cada una de ellas, de





FISCAL 2012.


lo contrario cada observación se convertirá en hallazgo. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Se procederá a revisar dichas partidas y realizar los ajustes pertinentes.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: La observación queda en firme.

En la conciliación de la cuenta No. 220-250-01649-0 del banco popular existe:

2 consignaciones sin identificar una desde el 10/nov/10 y la otra del 04/marzo/11 que suman $ 2.730.805.

15 consignaciones sin identificar del año 2012 desde el mes de febrero hasta el mes de septiembre que suman$2.579.949.

3 Transferencias sin registrar en bancos desde el mes de octubre del año 2010 que suman $1.035.324

$10.728.397 en la conciliación aparecen como valor por debitar en el libro auxiliar por concepto de “dif. Archi” mes de dic. 2012 lo cual no es claro.

Hallazgo No. 5


Respuesta entidad auditada: Se procederá a revisar dichas partidas y realizar los ajustes pertinentes.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: La observación queda en firme.





FISCAL 2012.


La conciliación de la cuenta de ahorros No. 390-84324-1 del banco de Occidente no coincide con el saldo real en libros aun cuando esta no tiene diferencia.

Observación No. 7


Respuesta entidad auditada: No es clara esta observación, no coincide con el saldo en libros por que existen partidas conciliatorias, a continuación se hace resumen de la conciliación de la No. 390-84324-1, no existe ninguna diferencia, se anexa extracto, libros de bancos y conciliación bancaria en ocho folios.

RESUMEN CONCILIACION VALOR

DIFERENCIA (Entre saldo final Extracto vs Libro

SALDO EXTRACTO A 31

DICIEMBRE 2012 2,761,991,415.73

(-) Cheques por Cobrar

(Descargados en el Sistema) -

(+) Valores por Debitar y/o Salidas

en Libro auxiliar 500,890,060.00

(-) Valor por Acreditar y/o Entradas en libro Auxiliar del 10-

12-2012,

por consignaciones sin soporte. -

Nuevo Saldo Final Extracto

Diciembre 2012 3,262,881,475.73

SALDO FINAL EN LIBROS A 31

DICIEMBRE 2012 3,262,881,475.73 0

.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: El grupo auditor realizó esta observación porque recalculando la conciliación el saldo en libros coincidía con el saldo del extracto, y en la conciliación que





FISCAL 2012.


ustedes facilitaron al grupo auditor y presentan en la réplica, el saldo en libros es errado pues no es $3.262.881.475,73 el que se observa en el balance a 31/12/12 es $2.761.991.415,73 presentando una diferencia de $500.890.060 que ustedes dejan en la conciliación por registrar en libros. En conclusión la conciliación esta errada. Se hace énfasis que cuando se cambie algún saldo en libros se cambie igualmente la conciliación, la observación se levanta aun cuando los soportes no lo desvirtúan. El equipo auditor decide levantarlo puesto que no existe diferencia según cálculos de la Contraloría; lo que se observa es que se concilió inicialmente y luego se realizaron ajustes en la contabilidad y la conciliación no fue actualizada con los nuevos ajustes.

La conciliación de la cuenta corriente No. 390-05487-2 del banco de Occidente no coincide con el saldo real en libros aun cuando esta no tiene diferencia.

Observación No. 8


Respuesta entidad auditada: Efectivamente el anexo de la conciliación (Libro Auxiliar de Bancos) en su momento no se había realizado el movimiento en el sistema y por falta de tiempo no se hizo el cambio, para lo cual se anexa Nuevo Libro auxiliar de Bancos el cual se envió correctamente como Anexo al SIA.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Aun cuando la conciliación anexa a la réplica no fue actualizada se evidencia que la observación se entendió y como se mencionó en la observación no tiene diferencia el saldo evidenciado por el grupo auditor en el balance de la cuenta bancaria Vs. el saldo del extracto a 31/12/12. Se hace énfasis que cuando se cambie algún saldo en libros se cambie igualmente la conciliación. Por los motivos anteriormente expuestos se levanta la observación.





FISCAL 2012.


La conciliación de la cuenta No. 720000900 del banco Sudameris no coincide con el saldo real en libros aun cuando esta no tiene diferencia.

Observación No. 9


Respuesta entidad auditada: No es clara la observación, revisando las partidas existentes tanto en el libro auxiliar como en el extracto coincide la información registrada. Se anexan la conciliación en tres folios.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aclara a la entidad auditada que el grupo auditor realizó esta observación porque recalculando la conciliación el saldo en libros coincidía con el saldo del extracto, y en la conciliación que ustedes facilitaron al grupo auditor y presentan en la réplica, el saldo en libros es errado pues no es $-732.622.004,27 negativos el que se observa en el balance a 31/12/12 es $88.112.949,09 presentando una diferencia de $-820.734.953,35 que ustedes dejan en la conciliación por registrar en libros. En conclusión la conciliación esta errada. Se hace énfasis que cuando se cambie algún saldo en libros se cambie igualmente la conciliación, la observación se levanta aun cuando los soportes no lo desvirtúan. El equipo auditor decide levantarlo puesto que no existe diferencia según cálculos de la Contraloría; lo que se observa es que se concilió inicialmente y luego se realizaron ajustes en la contabilidad y la conciliación no fue actualizada con los nuevos ajustes.

No existe conciliación de la cuenta ahorros No. 97200012090 del banco Sudameris la cual tiene un saldo en libros a 31/12/12 de $5.151.404,71.

Observación No. 10





FISCAL 2012.



Respuesta entidad auditada: No es cierto que no exista la conciliación, aparece en la carpeta del mes de diciembre de 2012 en seguida de la cuenta No. 720000900. Se anexa copia de la conciliación en dos folios.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Cuando el grupo auditor revisó la carpeta de conciliaciones del mes de diciembre no se evidenció la conciliación por ésto se realizó la observación o puede ser que posiblemente se pasó. Analizando el libro auxiliar y el extracto adjunto a la réplica se evidencia que coinciden los saldos, por tal razón la observación se levanta.

Las siguientes cuentas bancarias no aparecen en libros y tienen extracto:

No. Tipo Entidad Bancaria

390-05423-7 Corriente Occidente

0-1503-000024-2 corriente Agrario

0-1503-000101-8 Corriente Agrario

251-*****9677 Ahorros Pichincha

254-*****9724 Ahorros Pichincha

Observación No. 11






FISCAL 2012.


Respuesta entidad auditada: De las anteriores cuentas, están cancelada 4 y la cuenta 39005423-7 cuenta activa (giradora) con saldo 0, no se refleja en los soportes contables a diciembre 2012, en razón a que no tuvo movimientos. Anexo tres folios

No. Tipo Entidad Bancaria ESTADO CUENTA

390-05423-7 Corriente Occidente Cuenta Activa sin Movimiento

0-1503-000024-2 corriente Agrario Cancelada

0-1503-000101-8 Corriente Agrario Cancelada

251-*****9677 Ahorros Pichincha Cancelada

254-*****9724 Ahorros Pichincha Cancelada

.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Según soportes se evidencia que efectivamente las cuentas bancarias del banco Agrario están canceladas desde los meses de octubre y diciembre del año 2012 por eso a 31/12/2012 no aparecen en libros, la duda queda en por qué llegan extractos aun cuando las cuentas están canceladas. Por otra parte las dos cuentas del banco Pichincha se evidencian que fueron canceladas hasta el año 2012 por lo cual llegaban extractos bancarios en el mes de diciembre. Revisando los saldos del extracto a 31 de diciembre de 2012 efectivamente estaban en ceros por tal razón como ustedes lo indican no aparecen en el balance a 31/12/2012 tal vez porque no registran saldo inicial, ni movimiento débito y crédito. De igual forma sucede con la cuenta del banco Occidente aun cuando esta si se encuentre activa. Por las razones mencionadas anteriormente la observación se levanta.

4.2.1.2. En las conciliaciones del mes de enero de evidenció:

La cuenta No. 24509410573 del banco caja social no coincide con la cuenta en libros No. 003047-8. Se debe cambiar el número de la cuenta en libros.

Observación No. 12





FISCAL 2012.



Respuesta entidad auditada: Revisado el libro de soportes de Contabilidad, si está creada la cuenta 24509410573, con la cuenta contable No. 1110060090 denominada Caja Social 003047-8 recursos propios 10573. Concepto que se dejo así para el historial de la cuenta, que correspondía a COLMENA.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se levanta la observación aun cuando las cuentas bancarias en contabilidad se pueden renombrar más detalladas para evitar que se presenten confusiones.

No existe conciliación bancaria en el mes de enero de la cuenta No. 110-250-02139-1 del Banco Popular aun cuando se evidencia una diferencia de $20.000

Saldo según extractos

271.799.550

Saldo según libros

271.779.550

Diferencia

20.000

Hallazgo No. 6


Respuesta entidad auditada:





FISCAL 2012.


Por error involuntario no se anexo el resumen de conciliación del mes de enero de 2012. Anexo un folio.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: No se levanta la observación debido a que la consignación por identificar es del año 2011, la cual deben solicitar soporte al banco para depurar la conciliación.

Se evidencio 9 conciliaciones que se encuentran en la carpeta de extractos

y conciliaciones del mes de enero de 2012 pero que en libros no se evidencian saldo de la cuenta.

No. De cuenta Entidad Bancaria

.020000941 BBVA

720000876 Sudameris

720001981 Sudameris

720000942 Sudameris

720001973 Sudameris

220-250-14036-5 Popular

720001171 Sudameris

720001189 Sudameris

3-1503-000434-7 Agrario

Hallazgo No. 7


Respuesta entidad auditada: Como se pudo evidenciar existe Extracto y libro auxiliar de cada una de las cuentas con saldo cero, no se refleja movimientos en razón a que no tuvo Entradas ni salidas, se procedió a revisar y depurar en su momento las cuentas y se cancelaron 7 cuentas y





FISCAL 2012.


quedando 2 cuentas sin movimiento, pero que están activas por que corresponden recursos especiales. Anexo 7 folios.

No. De cuenta

Entidad Bancaria Respuesta- Tesorería

.020000941 BBVA Cancelada

720000876 Sudameris Cancelada



720001973 Sudameris ACTIVA

220-250-14036-5

Popular Cancelada


720001189 Sudameris ACTIVA 3-1503-000434-7

Agrario Cancelada

.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Efectivamente se anexan los 7 folios adjuntos de los cuales se destaca:

La cuenta del BBVA no es la No.020000941 sino es la cuenta No. 00130914570100009410.

La certificación de fecha 15 de diciembre del 2011 del Banco GNB Sudameris en el cuadro donde se relaciona la cuenta corriente cancelada esta repisado el 9 con el 6, por lo que esta certificación queda pendiente pues la cuenta que se puede ver que esta cancelada es la No. 72000879.

De las cuentas bancarias Nos.720001981, 720000942, 720001171 del banco Sudameris y Nos. 220-250-14036-5 y 31503000434-7 del Banco Agrario si se evidencia que fueron canceladas unas desde el año 2011 y otras en el transcurso del 2012.

De la cuenta No. 720001981 según la certificación esta cuenta esta cancelada desde el 12 de julio de 2011, no se explica por qué llega extracto en enero de 2012.

Por los motivos anteriormente expuestos la observación es levantada parcialmente quedando el hallazgo así: Se evidenció que las cuentas bancarias Nos. 00130914570100009410 (del BBVA) y 720001981 (del Sudameris) se encontraban canceladas a enero de 2012 y aun así llegaron extractos. Además, la certificación de fecha 15 de diciembre del 2011 del Banco GNB Sudameris en el cuadro donde se relaciona la cuenta corriente cancelada esta repisado el 9 con el 6, por lo que esta





FISCAL 2012.


certificación queda pendiente pues la cuenta que se puede ver que esta cancelada es la No. 72000879.

La cuenta No. 3920-690096 del Banco Granahorrar está en libros en enero

pero no existe conciliación; aunque tenga saldo cero debe reposar tanto el saldo en libros como el extracto.

Observación No. 13


Respuesta entidad auditada: No se hizo conciliación de la cuenta No. 3920-690096, en el mes de enero de 2012, teniendo en cuenta las observaciones realizadas por ustedes en la Auditoria de 2011, donde se pide la homologación de las cuenta por fusión de Banco. Esta cuenta fue homologada en el mes de diciembre de 2011, quedando la cuenta No. 130349140200690099 denominada salud pública, la cual está debidamente conciliada.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación.

La cuenta de Ahorros No. 0200009410 del BBVA está a nombre de Lency Mildred Ortiz Ortiz y no de la Alcaldía.

Observación No. 14






FISCAL 2012.


Respuesta entidad auditada: Por error humano no se confirmó la totalidad de las cifras del número de la cuenta y los cuatro números con los cuales se imprimió el auxiliar coincidieron con el extracto bancario que por error el emitido.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se sugiere que al conciliar siempre se verifique número de la cuenta bancaria, nombre del titular y a qué mes pertenece el extracto. Se levanta la observación aun cuando esta cuenta bancaria esta cancelada desde el mes de diciembre de 2011 y más aun estando cancelada llega extracto. Se toma la decisión de levantar la observación debido a que se hace referencia de lo evidenciado en el hallazgo No.7.

Las conciliaciones del mes de enero de 2012 no están firmadas por el personal responsable de prepararlas.

Observación No. 15


Respuesta entidad auditada: Las conciliaciones se entregan mensualmente a Tesorería y en momento del hallazgos de la Auditoria de 2011 ya había sido entregada dicha carpeta, por tanto la corrección de hallazgo se empezó a aplicar desde el momento del informe. Como se puede constatar en las conciliaciones de los meses siguientes a la Auditoria.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación.





FISCAL 2012.


Para concluir el equipo auditor también observo que la Alcaldía Mayor de Tunja posee a 31 de diciembre de 2012; 141 cuentas bancarias, según formato rendido en el SIA, la cual es una cifra exagerada pues si se tiene en cuenta que algunas de estas cuentas se encuentran inactivas y aun así se aperturaron 22 cuentas bancarias en el transcurso del año 2012. Se debe evaluar si realmente son necesarias tantas cuentas bancarias para el buen funcionamiento de la entidad. Además, estudiar la posibilidad de cancelar aquellas cuentas que están inactivas. Por otro lado se evidencio que el banco Sudameris en la cuenta corriente No. 720000264 disminuyo del saldo de la cuenta $237.576,28 por concepto de intereses sobregiro + gravámenes financieros, tal y como se puede observar en el extracto de este mes.

Observación No. 16

Observación: Se considera presunto detrimento patrimonial por valor de $ 237.576,28 descontados por el banco Sudameris por concepto de intereses sobregiro.

Respuesta entidad auditada: Se solicito al banco el reintegro por $237.576.58, partida que fue reintegrada y contabilizada en el mes de abril de 2013, se adjuntan soportes en cinco folios.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación, aun cuando en los folios adjuntos en la réplica no se anexo el extracto, el equipo auditor solicito verbalmente copia del extracto del mes de abril de la cuenta No. 720000264 del banco Sudameris en donde se observa el reintegro del dinero cobrado por concepto de intereses sobregiro + gravámenes financieros.

4.2.2. Inversiones

En esta denominación se incluyen las cuentas de los recursos representados en valores con el objeto de aumentar los excedentes disponibles por medio de la percepción de rendimientos, dividendos y participaciones, variaciones del mercado y otros conceptos.





FISCAL 2012.


En la auditoria se revisó la totalidad de la cuenta, 12 Inversiones e instrumentos derivados encontrando que: 4.2.2.1. En Sertivunja: Las acciones que posee la Alcaldía Municipal de Tunja en esta entidad no están

valorizadas a 31/12/12 la certificación de fecha 20/06/12 es del valor intrínseco de

la acción a 31/12/11 de la cual no se encuentra diferencia de la provisión

registrada como se evidencia así:

Cálculo Provisión

Concepto Certificación de 20/06/2012

Número de acciones 45.000

Valor intrínseco 6.039,97

Valor Total 271.798.650

Valor en libros a 31/12/10 450.000.000

Provisión calculada s/g CMT -178.201.350

Diferencia de la provisión Servitunja s/g CMT -19

Hallazgo No. 8

Observación: Por no estar las acciones de Servitunja valoradas a 31/12/12 se considera que el valor genera incertidumbre. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Como se explicó en la auditoria anterior, a diciembre 31 no se pueden tener actualizadas estas inversiones por lo ya explicado el año pasado por la Empresa Servitunja en su oficio 20120069 de Enero 20 del 2012; la aprobación de los Estados financieros se hace hasta abril del año siguiente. No obstante la oficina de contabilidad con fecha Enero 15 del 2013 oficia a esta Entidad solicitando la certificación de la inversión. Adjunto copia del Oficio DC.05 y oficio de Servitunja.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja:





FISCAL 2012.


Todas las entidades casi nunca cierran antes del mes de marzo del año siguiente al que se cierra, se debe solicitar que con el fin realizar el cierre se allegue la certificación por lo menos preliminar así la definitiva llegare después de la reunión de asamblea de accionistas. La observación no se levanta pues antes de cerrar estados financieros se deben actualizar el valor de la Inversión, según el instructivo 020 de 2012 en su numeral 1.2.1. Análisis, verificaciones y ajustes menciona que: Antes de realizar el cierre contable deberán tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones de toda naturaleza que correspondan a las cuentas activas y pasivas; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y valorizaciones… negrilla fuera del texto.

4.2.2.2. En el Banco Popular

Las acciones del banco popular cerraron en la Bolsa de Valores el 31/12/12 a

$500 C/U y por ser esta una acción que cotiza en la bolsa el valor que se debe

tomar para calcular la valorización o provisión es el valor del mercado. Por lo cual

realizando un recalculo el grupo auditor observa que existe una subvaloración por

valor de $363.459 mil.

La Alcaldía Mayor de Tunja calculo la valorización con el valor intrínseco de la

acción notificado con oficio No. 980-0034-2013 del 21 de enero de 2013, aun

cuando en este mismo oficio le indican que el Banco tiene las acciones inscritas

en la bolsa de valores, y el precio en el mercado bursátil de dichas acciones puede

ser averiguado en la Bolsa de Valores de Colombia.

Cálculo valorización

Concepto Valor del mercado a 31/12/12

Certificación de 21/01/13

Número de acciones 1.634.992 1.634.992

Valor del mercado de la acción 500 277,7

Valor Total 817.496.000 454.037.278

Valor en libros a 31/12/10 16.350.000 16.350.000

Provisión calculada s/g CMT 801.146.000 437.687.278

Diferencia de la provisión Banco Popular s/g CMT 363.458.642 -80

*El número de acciones fue tomado de la certificación del 21/01/13 del Banco Popular

Hallazgo No. 9





FISCAL 2012.


Observación: Por cotizar en Bolsa las acciones del Banco Popular, el valor que se debe tomar para valorizar o provisionar las acciones debe ser el valor del mercado más no el valor intrínseco como lo viene tomando la Alcaldía Mayor de Tunja. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: El régimen de Contabilidad Publica en su Sección I Capitulo I “Procedimiento para la revelación y actualización de Inversiones” menciona los dos sistemas de actualización por su valor intrínseco o por cotización en bolsa. Para el caso de las acciones del Banco Popular se cuenta con la certificación de las acciones como soporte idóneo para proceder a su actualización; siendo este mas cercano a la realidad de la entidad. El procedimiento no es arbitrario a que sea valorada las acciones por el valor en bolsa, lo que se busca es actualizarlas como mínimo cada año.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Teniendo en cuenta la consulta realizada por la sra. Contadora a la Contaduría General de la Nación de la cual se obtuvo respuesta con concepto No. 20122000029581 del 17/10/12 en donde se indican los métodos para valorización, clasificación y contabilización expedidos por la superintendencia financiera y como conclusión le indican que el método que la entidad viene utilizando no aplica tal y como la Contraloría se lo ha reiterado en las dos últimas auditorias la observación se mantiene puesto que la variación de un método al otro la diferencia es considerable y afecta los estados financieros de la entidad.

4.2.2.3. Empresa de Energía de Boyacá – EBSA

Las acciones de la EBSA fueron reclasificadas a la cuenta 120751 por que esta

empresa ya no es comercial e industrial del Estado, ahora es empresa privada.

Cálculo valorización





FISCAL 2012.


Concepto Certificación EBSA 8/feb/12

Número de acciones 14.987.298

Valor intrínseco 23,25597421

Valor Total 348.544.216

Valor en libros a 31/12/12 149.872.980

Valorización calculada s/g CMT 198.671.236

Diferencia de la Valorización EBSA s/g CMT -89.538

4.2.2.4. En CDT Construyecoop

Este CDT fue constituido el 8 de junio de 1998 por valor de $52.018.125,85 de los

cuales Construyecoop devolvió según la Alcaldía de Tunja lo siguiente:

Entidad Bancaria

Documento Soporte Fecha Valor

Av villas

Conciliación (Archivo Central) Nov. 1999 13.004.531

Santander

Conciliación (Archivo Central) Jun. 1999 12.325.809

Bogotá NC.45 31/12/2000 11.937.999

Bogotá NC.220118 17/12/2002 3.452.951

Total reintegro según Alcaldía de Tunja 40.721.290

Se observa que después de disminuir los dineros depositados por Construyecoop hasta el año 2002 queda un saldo pendiente de $11.296.835,85 de los cuales en el mes de julio de 2012 en el área de contabilidad acreditaron $10.896.834,85 de la cuenta 1201060004 y los debitaron del patrimonio. Es decir lo llevaron como una pérdida directamente contra el patrimonio sin ningún soporte o acta donde se explique las razones por las cuales se realiza dicho ajuste. Además, se evidencia una diferencia de $400.000 entre lo contabilizado Vs. Lo adeudado.

Observación No. 17

Observación: No existe soporte interno o externo u acta donde se evidencie las razones por las cuales se realiza el ajuste contra el patrimonio de la inversión que se tenía en Construyecoop. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.





FISCAL 2012.


Respuesta entidad auditada: El ajuste se efectuó después de un análisis que se hizo con Tesorería y de los documentos que se poseen, ya que la Empresa Construyecoop no existe, se liquidó y el valor reintegrado es el que reconocieron mediante la reclamación No.5893 máximo que se pudo negociar debido a la liquidez misma de la entidad y no se va recuperar el saldo. También se tuvo en cuenta la Resolución No.119 de la Contaduría del 2006; pues se venía reflejando un activo corriente que no es exigible. Se adjunta fotocopia del oficio de Contruyecoop en liquidación.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan sus explicaciones y se levanta la observación aun cuando resultado del análisis mencionado debió dejarse un acta con las explicaciones, motivos, razones, análisis y personal participe de la toma de la decisión de afectar el patrimonio de la entidad en $10.896.834,85.

Observación No. 18

Observación: Existe una diferencia de $400.000 entre lo contabilizado como perdida en el CDT de Construyecoop Vs. lo que pagaron según la Alcaldía Municipal. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: La misma del ítem anterior, valores ajustados de acuerdo a lo reintegrado.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Aun cuando en su respuesta no dan ninguna explicación a la diferencia que se presenta en la observación, el equipo auditor decide levantar la observación toda vez que Construyeccop a la fecha se encuentra liquidada, la cooperativa ya no existe, el dinero no se recuperará y se realizó un ajuste contra el patrimonio en la vigencia 2012, por el valor que no se pudo recuperar. La Alcaldía Municipal de Tunja debe tener en cuenta los decretos No. 1525 de 2008 y el No.1468 de 2012 a la hora de realizar una inversión.





FISCAL 2012.


4.2.3. Rentas por cobrar

El Municipio de Tunja en concordancia con el Régimen de contabilidad pública contabilizó las cuentas que representan derechos a su favor, por concepto de Ingresos tributarios, directos e indirectos determinados en disposiciones legales como el Impuesto predial unificado, Impuesto de Industria y comercio, entre otros. En el Balance General a corte diciembre de 2012, la Alcaldía Mayor de Tunja, registra como saldo debito la suma de $25.309.946.881.81, según movimientos contables, y la componen las subcuentas 1305 Rentas por cobrar vigencia actual y 1310 Rentas por cobrar vigencias anteriores, el grupo auditor procedió a puntualizar los valores en cada subcuenta así: 4.2.3.1. Rentas por cobrar Predial unificado Vigencia Actual En la subcuenta rentas por cobrar de la vigencia actual por concepto de impuesto predial unificado, el Balance General registra como un saldo debito la suma de $8.814.261.372.00, valor que se verifico con lo reportado por la dirección de impuestos de la Alcaldía, evidenciándose que el este valor corresponde al registrado en los libros auxiliares y el Balance. 4.2.3.2. Rentas por cobrar de Industria y Comercio vigencias actual Respecto a esta subcuenta no fue posible determinar con certeza el valor real, dado que no se suministró documento alguno por parte del área de impuestos ni se lleva ningún registro contable en esta cuenta. Llama la atención que la alcaldía de Tunja en sus estados financieros no registre ningún valor de Rentas por cobrar correspondiente a Industria y Comercio de la vigencia 2012.

Hallazgo No. 10

Observación: No se lleva ningún control de las cuentas por cobrar por Industria y Comercio de la vigencia actual 2012, pues en libros esta cuenta no registra ningún valor. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedará con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: La Secretaria de Hacienda, maneja en el SISTEMA IMPUESTOS PLUS el registro de





FISCAL 2012.


contribuyentes de ICA, así mismo el cargue de declaraciones que efectúa la Oficina de Impuestos y el cargue de pagos de las mismas el cual realiza la Tesorería Municipal. El reporte de RENTAS POR COBRAR respecto del IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, es una tarea que quedó dispuesta desde el año 2012, con la implementación del nuevo SISTEMA IMPUESTOS PLUS por ende la respuesta a este punto, es del resorte de la SECRETARIA DE HACIENDA.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se acepta la respuesta, en cuanto a que es una tarea que quedó dispuesta desde el año 2012, pero no se levanta lo observado por cuanto no se evidencia soporte alguno que lo desvirtúe. Este queda como hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento.

4.2.3.3. Rentas por Cobrar - Predial Unificado Vigencias Anteriores En el Balance General existe un saldo debito de $ 16.133.083.286.81 a 31 de diciembre de 2012, el cual se cotejo con el saldo de los libros auxiliares y el reporte de la oficina de Impuestos, teniendo en cuenta que se contabilizo una cartera desde el año 2004 por el mismo valor. Es importante que el Municipio de Tunja tenga en cuenta los términos de prescripción de cobro de las obligaciones fiscales, establecidas en el estatuto tributario y sus modificaciones que en lo a teniente se han realizado, pues esta prescribe en el término de cinco (5) años; esto en razón a que en el valor contabilizado por concepto de rentas por cobrar de vigencias anteriores se encuentran incluidas deudas con antigüedad de 8 años, las cuales si la autoridad competente para iniciar la acción de cobro no la inicio dentro de los términos señalados, el derecho de cobro ya no procede, es el caso de la cartera desde el año 2004 hasta el año 2007 $5.329.726.208.00; por lo que el grupo auditor establece una SOBREESTIMACION en dicho valor en la subcuenta rentas por cobrar de vigencias anteriores por concepto de Impuesto predial.

Observación No. 19

Observación: Se evidencia una sobreestimación por valor de $5.329.726.208.00 en la cuenta 131007.





FISCAL 2012.


De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo. Respuesta entidad auditada: Se tomó las rentas por Cobrar desde el año 2004, ya que se tienen títulos ejecutivos del año 2009 que cobijan la vigencia fiscal 2004 y por ende la misma no está prescrita. Esto con base en el Estatuto Tributario Nacional Art.817. La Secretaria de Hacienda, a través de la OFICINA DE IMPUESTOS con el recurso humano disponible y las herramientas informáticas previstas, ha adelantado una serie de actividades tendientes a obtener el recaudo de los impuestos municipales, a saber:

En el siguiente cuadro, se explica de manera suscinta, las actividades de tipo general que se realizan desde la OFICINA DE IMPUESTOS direccionada a recaudar cartera morosa:

Constitución de títulos ejecutivos para su remisión a cobro coactivo a fin de que en dicha oficina se adelante el proceso administrativo de cobro, respecto del cual tenemos el siguiente balance:

AÑO DE REMISION

TITULOS EJECUTIVOS

REMITIDOS A COBRO

2010 1339

2011 1039

2012 892

Se clarifica que respecto de los títulos que se remiten, se efectúa un proceso de depuración en la OFICINA DE COBRO, ya que los títulos pueden contener identificación incompleta o incorrecta, dirección errada, desactualización del propietario, pues dichos cambios se efectúan a través del IGAC, y la base catastral presenta deficiencias en información o actualización.

Notificación de liquidaciones oficiales a los contribuyentes morosos a fin de interrumpir los términos de prescripción de la acción de cobro.

AÑO NOTIFICACION EJECUTIVO TITULO

LIQUIDACION NOTIFICADAS OFICIALES

2009 38.196

2010 FEBRERO 12.114

2010 AGOSTO 11.008

2010 DICIEMBRE AVISO 4.664

2011 DICIEMBRE AVISO 4.664





FISCAL 2012.


En coordinación con la OFICINA DE CONTABILIDAD se efectúa la consolidación base datos para publicación BOLETIN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO de que trata la ley 901 de 2004, publicando aquellos contribuyentes que sean morosos en una cuantía que supere los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) y se encuentren en mora por un período superior a seis (6) meses. Expedición del Decreto 022 de 2012, DECRETO DE MANUAL Y RECAUDO DE CARTERA, en cumplimiento de la ley 1066 de 2006, documento que regula los mecanismos de priorización de cartera, su clasificación y los mecanismos a utilizar para lograr su recaudo. En el año 2011, se aplicó el acuerdo municipal, 03 de 2011, el cual ofrecía descuento del 50% intereses de mora a los contribuyentes que adeudaban la vigencia fiscal 2008 y anteriores. En cuanto a ICA, también se efectúa el proceso de Constitución de títulos ejecutivos para su remisión a cobro coactivo a fin de que en dicha oficina se adelante el proceso administrativo de cobro, respecto del cual tenemos el siguiente balance:

VIGENCIA REMISION TITULOS

No. TÍTULOS

2011 24

2012 130

ENVIO COBRO PERSUASICO PARA PAGO DE 2ª 3ª CUOTA ICA

CONTRIBUYENTES CON ENVIO PERSUASIVO PARA PAGO CUOTAS O EFECTUAR DECLARACION

540

Medidas que han dado los siguientes resultado en cuanto ICA vigencias anteriores y I.P.U. VIGENCIAS anteriores.

RECAUDADO ICA VIGENCIA ANTERIOR

AÑO FISCAL

$ 409.731.725 2010

$ 442.580.125,00 2011

$ 960.513.415,00 2012





FISCAL 2012.


RECAUDADO I.P.U. VIGENCIA

ANTERIOR

AÑO FISCAL

$ 2.658.617.548 2010

$ 3.136.562.431 2011

$ 3.154.663.991 2012

.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Teniendo en cuenta que es un tema complejo y que en la réplica no se puede analizar al detalle su explicación debido que el tiempo es muy corto, se hace necesario practicar una auditoria especial a el impuesto predial la cual será programada en el año siguiente, en donde se examinara los títulos y en general el proceso de cobro coactivo de impuesto predial. Razones estas que se tienen en cuenta para levantar la observación.

La Alcaldía Mayor de Tunja debe gestionar el cobro de sus rentas ya que se demuestra que no hay interés por parte de esta entidad para recaudar sus impuestos, pues se evidencia que desde el año 1988 al 2003 existen cifras que no se cobraron por valor de $1.799.943.273.00, valor que corresponde a Impuesto predial unificado, pues de Industria y comercio y sobretasa a la gasolina no se pudo determinar ningún valor. 131008 Rentas por cobrar de Industria y Comercio vigencias anteriores En los libros auxiliares se observa un saldo inicial de $ 362.602.223.00 y en la vigencia 2012 no se evidencia ningún movimiento para un saldo final de $ 362.602.223.00 lo que indica que en la vigencia 2012 no se recuperó ningún valor, lo cual no puede ser posible que en una Entidad como esta no se presente movimiento alguno en esta subcuenta, no se estableció con certeza el valor real de esta cuenta, ya que en la Oficina de Impuestos no se lleva un control de Industria y Comercio para tal fin, por lo que se determina una INCERTIDUMBRE en su valor esto en la suma de $ 362.602.223.00

Hallazgo No. 11

Observación: El equipo auditor determino que la cuenta contable 131008 (Rentas por cobrar de industria y comercio vigencias anteriores) con saldo debito por





FISCAL 2012.


$362.602.223.00 presenta incertidumbre. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo. Respuesta entidad auditada: La cuenta 131008 no presenta movimiento debido a que no se ha recibido el reporte de las rentas por cobrar de Industria y Comercio; no obstante lo recaudado por vigencias anteriores se encuentra registrada en la cuenta 4105080004 denominada “Industria y comercio cartera morosa”, que para el año 2012 el valor recibido es de $960.513.415.00. Una vez se reciba el valor de las rentas por cobrar de Industria y Comercio vigencias anteriores, y contabilizadas en la 131008, se empezara a afectar este rubro.


Se acepta la explicación dada, pero no se levanta el hallazgo por cuanto la alcaldía no desvirtúa lo observado.

4.2.4. Deudores

Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pública originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de este concepto los derechos por la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, los préstamos concedidos, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, sanciones, multas y demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros. 4.2.4.1. Transferencias Las transferencias se reconocen cuando la entidad contable pública receptora conoce que la entidad contable pública cedente expidió el acto de reconocimiento de su correlativa obligación. El importe para el reconocimiento corresponde al definido en el citado acto. Para la revisión de esta cuenta el grupo auditor descargo a través de la página https://www.dnp.gov.co/CONPES/DocumentosConpes/ConpesSociales/2012.aspx el documento

conpes No. 158 del 20 de diciembre de 2012 con sus respectivos anexos, los cuales fueron analizado concluyendo:

Cuenta Concepto Saldo del balance a 31/12/12

Saldo según Conpes

Diferencia S/g Contraloría Municipal de Observación

https://www.dnp.gov.co/CONPES/DocumentosConpes/ConpesSociales/2012.aspx





FISCAL 2012.


Tunja

1413120001 Fonpet

37.353.535

37.353.535

- Anexo 15

1413120002 SGP SALUD

893.035.148 893.035.148

- Anexo 6

1413120005 SGP Propósito General

498.462.967

498.462.967

- Anexo 15 - anexo 13

1413120006 Alimentación Escolar

15.637.949 15.637.949

- Anexo 18

En la cuenta de propósito general la Alcaldía Mayor de Tunja incluye:

Participación para agua potable y saneamiento básico

162.281.122

Destinación participación de propósito general

336.181.845

Deporte 29.882.831

Cultura

22.412.123

Libre Inversión

283.886.891

Total General

498.462.967

4.2.4.2. Otros deudores – Gravámenes a los movimientos financieros (GMF) Esta cuenta la compone los (GMF, comisiones de consignaciones nacionales, cargos por IVA, cobro por constancias CIAL, etc...), que las entidades financieras le descuentan del saldo de las diferentes cuentas bancarias que la Alcaldía Mayor de Tunja posee, pero que por acuerdos o convenios pactados entre la entidad auditada y los establecimientos bancarios estos descuentos se los reintegran por eso se constituye como una cuenta por cobrar. El trabajo realizado por el grupo auditor para comprobar el saldo de esta cuenta en diferentes meses consistió en tomar los extractos bancarios de los meses de enero, mayo y diciembre y extractar los valores por concepto de GMF, comisiones de consignaciones nacionales, cargos por IVA, etc.. y compararlos con el movimiento debido de la cuenta 1470900002 para determinar si los saldos son verídicos, de este cruce se evidencio: Enero:

Cuenta Saldo Balance a

31/01/12 Saldo extractos

Diferencia según Contraloría

1470900002

336.474 696.900 (360.126)

Mayo:





FISCAL 2012.





1470900002

0 557.227 557.227

Diciembre:




1470900002 880.308 2.631.241 (1.750.933)

Observación No. 20

Observación: Se evidencia que los gravámenes a los movimientos financieros (GMF) no se están contabilizando dentro del mismo mes en el cual se generan. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Me permito desvirtuar la observación No. 11 toda vez impreso el auxiliar de la cuenta contable No. 1470900002 donde se contabilizan únicamente el Gravamen a los Movimientos Financiero (Cuatro por mil) debitados por el Banco DAVIVIENDA a las cuentas bancarias No. 176200025326, 176200023966 de los meses de Enero y diciembre de 2012, en el mes de mayo no existen débitos por este concepto. Por otra parte revisadas las conciliaciones y los extractos bancarios se confirma los siguientes débitos enero $336.473.74 y diciembre $880.308, los cuales están en los meses correspondientes. Anexo extractos y reporte contable en cuatro folios

Teniendo en cuenta lo anterior no se pudo evidenciar, las partidas presentadas por auditoria.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación, dejando claro que cuando se realizó el trabajo de campo se preguntó qué se contabilizaba en la cuenta 1470900002 y la respuesta fue que todos los gravámenes a los movimientos financieros, comisiones, IVA por comisiones, etc... Por esto es muy importante que a la hora de explicar al grupo auditor sean claros y atiendan la auditoria de forma oportuna.

4.2.5. Inventarios





FISCAL 2012.


4.2.5.1. Subcuenta 1.5.10.02.0002 - Terreno Santa Ana matrícula 070-6450 Según evidencia recogida por esta auditoría, se logró establecer que ECOVIVIENDA, como empresa encargada de la administración de los predios adquiridos por el municipio en cuanto a la gestión de la vivienda de interés social para el proyecto denominado “La estancia del roble”, hizo entrega de 213 viviendas (179 apartamentos y 34 casas). Ante este hecho, los estados financieros del municipio deberían reflejar un movimiento crédito en la cuenta 1.5.10.02.0002 Terreno Santa Ana, por el valor de los 213 lotes correspondientes a las viviendas entregadas, por lo que se genera una subestimación por valor de quinientos quince millones trescientos cincuenta y un mil ochocientos cuarenta y seis ($ 515.351.846). A continuación se relaciona el valor de la SUBESTIMACIÓN correspondiente a esta observación:

Vivienda Cantidad Valor Subsidio Valor por bien

Apartamentos 179 1.542.698,00 276.142.942,00

XCasas 34 7.035.556,00 239.208.904,00

TOTAL 515.351.846,00

Observación No. 21

Observación: En los estados financieros no se ve reflejada la entrega de las 213 viviendas por parte de ECOVIVIENDA a los beneficiarios de estas, puesto que debería existir un movimiento crédito que muestre el valor del subsidio entregado. Por tal razón, existe una SOBRE-ESTIMACIÓN por valor de QUINIENTOS QUINCE MILLONES TRESCIENTOS CINCUENTA Y UN MIL OCHOCIENTOS CUARENTA Y SEIS ($ 515.351.846). De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo.

Respuesta entidad auditada: Se adjunta copia del oficio de Ecovivienda y copia de la Nota de Contabilidad






FISCAL 2012.


Una vez verificado el ajuste contable mediante Nota de contabilidad número 20130031, de fecha 07/05/2013, se acepta la respuesta y se levanta la observación.

4.2.5.2. Subcuenta 1.5.10.02.0003 Terreno Runta MAt.07053493 En esta cuenta se observa un aumento del 243%, representados en $4.200 millones de pesos, debido a la inversión por compra de dos lotes en los cuales se llevara a cabo la construcción de las viviendas de interés social, subsidiadas por el MINISTERIO DE VIVIENDA Y PROTECCIÓN SOCIAL, lo anterior en cumplimiento de lo estipulado en la ley 1537 de 2012. Los predios adquiridos por el municipio son los relacionados a continuación:

No Escritura Fecha escritura

Matricula Cuenta contable

Fecha contabilización

Valor

1 1325 13/07/12 070-53493 1.5.10.02.0003 13/07/12 3.300.000.000

2 1656 13/07/12 070-195233 1.5.10.02.0004 13/07/12 900.000.000

TOTAL 4.200.000.000

Las escrituras que soportan la compra se encuentran en las oficinas de contratación y almacén del Municipio de Tunja.

4.2.6. Propiedad, planta y equipo

4.2.6.1. Terrenos Se han revisado los movimientos debito que presenta la cuenta y los cuales hacen referencia a la adquisición de nuevos terrenos para la vigencia 2012. Estos corresponden a la compra de predios con destinación ambiental en las veredas tras del alto, Barón Germania y Runta, para un total de 47.42 Hectáreas. Estos predios son contabilizados una vez almacén tiene en su poder la escritura y este hace el reporte a contabilidad. Durante la vigencia 2012, las cuentas que han presentado movimiento son las siguientes:

Escritura Fecha escritura

Matricula Cuenta contable

Fecha contabilización

Valor

1 1944 05/10/12 070-193465 1.6.05.03.0003 06/11/12 55.455.260

2 2422 05/10/12 070-169541 1.6.05.03.0004 06/11/12 81.345.746

3 2460 05/10/12 070-169662 1.6.05.03.0005 06/11/12 50.257.131

4 1956 05/10/12 070-10335 1.6.05.03.0007 11/12/12 3.293.400

5 2421 05/10/12 070-78927 1.6.05.03.0006 11/12/12 124.300.500

6 2552 05/10/12 070-94127 1.6.05.03.0009 11/12/12 60.905.985

7 2372 05/10/12 070-142709 1.6.05.03.0008 10/12/12 78.538.800

8 2910 22/12/11 070-44989 1.6.05.03.0002 26/07/12 18.226.200





FISCAL 2012.


SUBCUENTA 1.6.05.01.0070 - Predio Cr 4B Cl 8 multiparque sur oriente

Observación No. 22

Observación: Según lo observado en los libros auxiliares de contabilidad, existe una SOBRE-ESTIMACIÓN por valor de $13.460.695, debido a que el 28 de diciembre se contabilizó en esta subcuenta la LIQUIDACIÓN PARCIAL CONTRATO DE INTERVENTORIA No.477 DE 2010, la cual debería estar contabilizándose en la subcuenta 1.7.05.05.0007 CONSTRUCCIÓN MULTIPARQUE SOL DE ORIENTE. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo administrativo.

Respuesta entidad auditada: Lo anterior se debió a la digitación errada del número del concepto, se procedió a efectuar la reclasificación en la cuenta correcta como se puede verificar en la Nota de Contabilidad No.20130026 Se adjunta un folio.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Una vez verificado el ajuste contable, se acepta la respuesta y se levanta la observación.

4.2.7. Edificaciones

4.2.7.1. SUBCUENTA 1.6.40.19.0002 - Coliseo San Antonio Mediante contrato 307 de 2012, se suscribió contrato para el mantenimiento y rehabilitación del coliseo San Antonio en el Municipio de Tunja, por valor inicial de $692.109.005 y un adicional de $326.596.006, para un total contractual de $1.018.705.011. Según se pudo evidenciar en el desarrollo de esta auditoría, el municipio pago lo correspondiente a dos actas parciales de obra por valor total de $916.122.938, quedando pendiente por ejecutar un saldo de $102.582.072. Sin embargo en los libros auxiliares del municipio se observa un movimiento debito por valor de $1.009.846.833,52. Descripción de los movimientos





FISCAL 2012.


Descripción

fecha

valor contractual pagos actas

Vr Contrato Vr. Acta

Contrato de obra 10/10/2012

692.109.005,00

Acta 1 16/11/2012 459.236.893,36

Adicional de obra 30/11/2012

326.596.006,59

Acta 2 17/12/2012

456.886.045,37

TOTAL 1.018.705.011,59 916.122.938,73

Valor no facturado a 31/12/2012 102.582.072,86

Acta de recibo final 24/12/2012 102.469.833,46

Valor obras no ejecutadas 112.239,40

Mov. En libros Según auditoria Diferencia

Saldo cuenta inicio 2012 2.880.832.688,71 2.880.832.688,71

Movimiento debito 1.009.846.833,52

916.122.938,73

Movimiento crédito 0 0

Saldo final 2012 3.890.679.522,23 3.796.955.627,44 93.723.894,79

Se presenta un movimiento debito por valor de $93.723.894,79, que corresponden según anotación contable, a la liquidación Adicional No. 01 al Contrato de Obra Pública No. 307 de 2012 Mantenimiento y Rehabilitación Coliseo Cubierto Barrio San Antonio, sin embargo y según se pudo establecer a la fecha de realización de la presente auditoria, no se ha realizado aun la liquidación de este contrato de obra, existes actas de terminación y recibo de obra, sin embargo no hay acta de terminación, por esta razón el contratista tampoco pudo haber pasado factura de cobro, por esta razón no se debió haber debitado este valor en la contabilidad. Por esta razón se considera que existe una SOBRE-ESTIMACIÓN por valor de $93.723.894,79.

Observación No. 23

Observación: La cuenta 1.6.40.19.0002, presenta un movimiento debito por valor de $93.723.894,79, este valor no se encuentra soportado en las actas. De hecho contablemente se hace la anotación de que pertenece a la liquidación del contrato, sin embargo dicha acta de liquidación no había sido elaborada al final de la vigencia 2012.





FISCAL 2012.


De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

Respuesta entidad auditada: Se le aclara al grupo auditor que la suma de $93.723.894,79 se contabilizo con la orden de Pago CB1.20120061 recibida de la oficina de Contratación con soportes que ameritan el registro contable y este valor quedo en la Resolución de Cuentas Por Pagar, es así que en contabilidad se debe reconocer el Pasivo. Se adjunta Orden de Pago y ejecución de Cuentas Por Pagar.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se acepta la respuesta y se levanta la observación.

4.2.8. Depreciaciones

4.2.8.1. Subcuenta 1.6.85.01 edificaciones Alcaldía Se pudo establecer que la cuenta 1.4.40.09.0019 Institución educativa rural sur presenta una variación por valor de $21.900.000 registrada el 13 de abril de 2012, sin embargo no se deprecia por el tiempo restante hasta el fin de año, por tal razón se presenta una SUBESTIMACIÓN por valor de $314.400, en la subcuenta 1.6.85.01, Edificaciones Alcaldía.

Fecha Descripción Valor Debito

31/12/2011 Inst.educat. rural sur $ 335.099.841,53

13/04/2012 Pago Acta única contrato SMC-AMT-014/20 $ 21.900.000,00

TOTAL $ 356.999.841,53

Valor sobre el cual no efectúa la depreciación 21.900.000,00

Total depreciación anual 438,000,00

Valor depreciación diaria 1.200,00

Total días en que no se deprecio el bien 262 Valor total de la depreciación que no se contabilizo 314.400,00 SUBESTIMACIÓN

La cuenta 1.6.40.09.0097 Institución educativa Julius Sieber, presenta un saldo inicial para la vigencia 2012 por valor de $130.537.180,56 sin embargo no se deprecia durante la vigencia 2012, por tal razón se presenta una SUBESTIMACIÓN por valor de $2.610.743,61, en la subcuenta 1.6.85.01, Edificaciones Alcaldía.





FISCAL 2012.



31/12/2011 Inst.educat. rural sur 130.537.180,56

TOTAL $ 130.537.180,56


Total depreciación anual 2.610.743,61 Valor total de la depreciación que no se

contabilizo $ 2.610.743,61 SUBESTIMACIÓN

Observación No. 24

Observación: Como resultado de sumar las subestimaciones de la escuela rural del sur ($ 314.400) y de la institución educativa Julius sieber ($ 2.610.744) Se presenta una SUBESTIMACIÓN por valor total de $2.925.144 en la subcuenta de depreciación 1.6.85.01 Edificaciones Alcaldía, debido a que no se ha venido realizando adecuadamente la depreciación para las edificaciones relacionadas en las cuentas 1.6.40.09.19 Institución Educativa Rural del Sur y 1.6.40.09.97 Institución Educativa Julius Sieber. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

Respuesta entidad auditada: Se acata la observación, se corrige plantilla manual y se procede a realizar los ajustes según NT 20130023 se adjunta un folio.


4.2.8.2. Subcuenta 1.6.85.07.0001 Equipo de Comunicación y Comunicación Alcaldía. Se observa una variación en la cuenta1.6.70.05.0002 Radares, por valor de $21.900.000 registrada el 13 de abril de 2012, sin embargo no se deprecia por el tiempo restante hasta el fin de año, por tal razón se presenta una SUBESTIMACION por valor de $2.243.835,62 en la cuenta de depreciación 1.6.85.07.0001 Equipo de Comunicación y Comunicación Alcaldía.






FISCAL 2012.


31/12/2011 Radares 11.670.528

04/09/2012 Pago Acta única contrato 691 de 2011

70.000.000

TOTAL 81.670.528


Total depreciación anual 7.000.000

Valor depreciación diaria 19.178,08

Total días en que no se deprecio el bien 117 Valor total de la depreciación que no se contabilizo $ 2.243.835,62 SUBESTIMACIÓN

Observación No. 25

Observación: Se presenta una SUBESTIMACIÓN por valor de $2.243.836 en la subcuenta de depreciación 1.6.85.07.0001 Equipo de Comunicación y Comunicación Alcaldía, debido a que no se ha venido realizando adecuadamente la depreciación para los elementos incorporados en la cuenta 1.6.70.05.0002 Radares. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

Respuesta entidad auditada: Se acata la observación efectuando el ajuste en la plantilla y se realiza el ajuste con NT.20130025. Se adjunta un folio


Hallazgo No. 12

Observación: Las depreciaciones se continúan calculando de forma manual y aunque se ha mejorado bastante con relación a las vigencias anteriores, se hace necesario recalcar la necesidad de integrar el software contable con uno que maneje la totalidad de la propiedad, planta y equipo del municipio, con el fin de minimizar el riesgo de error en el cálculo de las depreciaciones. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo.





FISCAL 2012.


Respuesta entidad auditada: Se solicitó a la junta de Compras, la distribución presupuestal del rubro de Sistematización para la adquisición o actualización del software de inventarios que interaccione con el módulo de contabilidad, y así mejorar el proceso de depreciación, lo cual fue aprobado por la junta de fecha Abril 22-2013 y se iniciara las acciones necesarias para la adquisición de este software.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: El hallazgo se mantiene y se le realizara seguimiento en el plan de mejoramiento.

4.2.9. Bienes de beneficio y uso público en construcción

Esta cuenta Representa el valor de los costos acumulados en la construcción de bienes de beneficio y uso públicos e históricos y culturales que a su culminación se entregarán para el uso, goce y disfrute de la comunidad. Esta auditoria ha podido determinar que existe una subestimación en la subcuenta 1.7.05.05.0007 Construcción Multiparque Sur Oriente. Esta subcuenta presenta dos componentes, los correspondientes al contrato principal de obra y los del contrato de interventoría, los movimientos de naturaleza debito para la vigencia 2012 se relacionan a continuación:

Tercero NIT Objeto Contrato Valor Contabilizado

UNIÓN TEMPORAL MULTIPARQUE

900.393.159 Estudios, diseños y construcción multiparque sur oriente.

433 de 2010 2.792.780.144,74

INVERMOES S.A.S

830.038.959 Interventoría administrativa técnica y financiera estudios diseño y construcción multiparque sur oriente.

477 de 2011 124.639.836,54

SALDO FINAL DE LA CUENTA - VIGENCIA 2012 $ 2.917.419.981,28

Relación de pagos realizados durante la vigencia 2012:

Descripción

Valor contractual pagos actas

Vr contrato Anticipo girado Vr. Acta Anticipo

amortizado

Contrato de obra 2.323.893.931,25 929.557.572,50

Acta 1 – vigencia 2011

669.381.468,26 267.752.587,30

Adicional de obra 1.138.267.681,75 455.307.072,70

Acta 2 – vigencia 2012

1.313.701.659,43 525.480.663,77

Acta 3 – vigencia

1.132.862.324,01 453.144.929,60





FISCAL 2012.


2012

Saldo para liquidación 10% contrato

346.216.161,30 138.486.464,52

TOTAL 3.462.161.613,00 1.384.864.645,20 3.462.161.613,00 1.384.864.645,20

Observación No. 26

Observación: Al hacer un análisis de los pagos hechos por concepto del contrato de obra, se puede establecer que en la cuenta 1.7.05.05.0007 Construcción Multiparque Sur Oriente existe una SUB-VALORACIÓN por valor de $669.381.468, debido a que no se encuentra registrado en esta cuenta el pago del acta No. 1, realizado durante la vigencia 2011 por este mismo valor, según comprobante de egreso número 20113934. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevara a establecerse como presunto hallazgo administrativo.

Respuesta entidad auditada: Por un error involuntario se contabilizo la suma $669.381.468 en la cuenta 1710010003, se procede a efectuar la reclasificación en la cuenta 1705050007. Se adjunta NT.20130029 en un folio.


4.2.10. Reserva Financiera Actuarial

La reserva financiera actuarial representa el valor que Las entidades territoriales poseen en el FONPET (Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales ), suministrado por la Dirección de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999. En el análisis a esta cuenta se verificó que el valor de la reserva fuera el mismo que el FONPET pública a través de la página web http://www.minhacienda.gov.co/FONPET_PUBLIC/FONPET_SCH.consultaaportesente?pcodente=15001&pfchcorte=31/12/2012&paccion=C&pmenu=N encontrando que existe una subestimación de $2.876.627.416 así:

http://www.minhacienda.gov.co/FONPET_PUBLIC/FONPET_SCH.consultaaportesente?pcodente=15001&pfchcorte=31/12/2012&paccion=C&pmenu=N

http://www.minhacienda.gov.co/FONPET_PUBLIC/FONPET_SCH.consultaaportesente?pcodente=15001&pfchcorte=31/12/2012&paccion=C&pmenu=N





FISCAL 2012.


Cuenta Valor en libros a

31/12/12

Valor en Fonpet a 31/12/12 Subestimación

190102 46.837.464.185 49.714.091.601 -2.876.627.416

Observación No. 27

Observación: El grupo auditor evidenció una subestimación de $ 2.876.627.416 en lo registrado como reserva financiera en la cuenta 190102. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Para el registro de la reserva se procede a consultar la información en el portal del Ministerio de Hacienda; es así que el 21 de Enero del 2013 se realiza la consulta y se imprime el reporte para esa fecha la información que estaba disponible es con corte a Noviembre 22 del 2012, no encontrando ninguna otra fecha de corte. Se procede con este soporte a efectuar la actualización de la cuenta. Desconociendo en qué fecha del mes de enero o febrero del 2013 se encontraba actualizada la información en el Fonpet con corte a diciembre 31-2012. Siendo imposible esperar para la elaboración de los informes y cumplir con las fechas de presentación y cierre contable. No obstante con fecha marzo 30-2013 se efectuó el ajuste de los aportes, con NT.2013001, se adjunta copia de la Nota. De Contabilidad. Se adjunta copia del reporte del Fonpet soporte del registro de Diciembre donde se evidencia la fecha de impresión o consulta.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación pues se constató directamente con el FONPET y ellos nos afirmaron que efectivamente sufrieron un atraso de 2 meses más o menos debido a la transición que tuvieron.

4.2.11. Bienes y servicios pagados por anticipado

Representa el valor de los pagos anticipados por concepto de la adquisición de bienes y servicios que se recibirán de terceros, cuando las normas de contratación





FISCAL 2012.


le permitan hacer esta modalidad de pagos, en desarrollo de sus funciones del cometido estatal. La alcaldía de Tunja registro estos pagos en la subcuenta 190501 seguros. 4.2.11.1 Gastos pagados por Anticipado - Seguros. Esta cuenta está representada en los pagos anticipados y por la amortización por la adquisición de pólizas de seguros. En el balance general al 31 de diciembre se evidencia un saldo por valor de $44.326.096.98 que se procedió a verificar en los libros auxiliares concluyendo que estos guardan concordancia con lo registrado, de igual forma se verifico la existencia de las pólizas.

4.2.12. Amortización acumulada de bienes entregados a terceros

Representa el valor acumulado de las amortizaciones graduales registrado sobre los bienes entregados a terceros, como consecuencia de la pérdida de capacidad operacional que se produce en la utilización de los bienes por parte de terceros con base en el valor en libros de los bienes y los años de vida útil estimados. Para la revisión de la cuenta 1925 se tuvieron en cuenta los bienes entregados a terceros registrados en la en la cuenta 1920 así: Al verificar los libros auxiliares de la cuenta 192505 Bienes Muebles en comodato donde se observa una amortización anual de $8.014.815.00, al ser comparado este valor con la liquidación real como lo indica el siguiente cuadro se observa un valor de $11.297.866.00 presentándose una diferencia de $3.283.051.00, lo que indica que la Alcaldía no está amortizando todos los bienes según la norma contable sobre amortización de bienes entregados a terceros o si hay bienes totalmente amortizados que deban reclasificarse. Por lo anterior se evidencia una SUBESTIMACION por valor de $3.283.051.00. De igual forma se Estudió la subcuenta 192506 Bienes inmuebles entregados en comodato, se efectuó el procedimiento se acuerdo a la vida útil y se observa en los libros auxiliares un valor de $1.652.292.783.00 y al hallar la amortización para el 2012 se observa un valor de $1.673.437.992.28 presentándose una SUBESTIMACION de $21.145.209.00. Los bienes entregados a terceros bajo la modalidad de contratos de concesión no son objeto de amortización mientras se encuentren en tal situación.

Observación No. 28

Observación:





FISCAL 2012.


La subcuenta 192505 Bienes muebles en comodato presenta una SUBESTIMACION por valor de $3.283.051.00. De no allegarse la documentación soporte que lo desvirtué, la observación tendrá alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Los muebles que se encuentran registrados en comodato corresponden a vehículos que ya cumplieron su vida útil, es así que a partir del mes de abril del año 2012 se suspendió la amortización. Lo único que se esta amortizando en este rubro es una maquina lavadora de zanahoria a 15 años. Se adjunta Nota de Contabilidad No. 20130028 donde se reclasifica los muebles depreciados.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación aun cuando al cierre de la vigencia 2012 la Alcaldía de Tunja presentaba la inconsistencia objeto de la observación, pero esta se subsano con nota de contabilidad No. 20130028 del 30 de abril de 2013 donde se reclasificaron los bienes que ya cumplieron su vida útil.

Observación No. 29

Observación: En la subcuenta 192506 Bienes inmuebles entregados en comodato, se observa una SUBESTIMACION de $21.145.209.00. De no allegarse la documentación soporte que lo desvirtué, la observación tendrá alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: En esta cuenta no se amortiza la subcuenta 1920060008 que corresponde a un terreno entregado a la Empresa Proactiva por $499.362. 240. Es así que desde el mes de Abril del 2012 se efectuaron ajustes y reclasificaciones en estas cuentas, registrando la amortización a los bienes que todavía tienen vida útil y suspendiendo a otros; en abril del 2013 se retoma nuevamente y se hace un ajuste con la NT.20130005 de tres meses de amortización no registrada en el 2012 Se adjunta nota.





FISCAL 2012.


Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se acepta la respuesta y se levanta la observación dejando claro que a 31 de diciembre de 2012 se presentaba la inconsistencia. Teniendo en cuenta que pertenece a un tercero que efectivamente no debe depreciarse y que la Alcaldía de Tunja efectuó ajuste correspondiente en un trimestre por valor de $11.157.965.00 el día 02 de abril de 2013.

CODIGO NOMBRE VIDA UTIL VALOR AMORTIZACION

1925 AMORTIZACION DE BIENES ENTREGADOS A TERCEROS.

192505 BIENES MUEBLES EN COMODATO

11,297,866.00

Ambulancia -defensa civil OQF 031 MOD 94 10 25,212,870.00

2,521,287.00

volqueta Chevrolet entre SRQ.A 10 15,884,320.00

1,588,432.00

Ambulancia Bomberos 10 25,212,870.00

2,521,287.00

Ambulancia OQF 182 ESE 10 25,212,870.00 2,521,287.00

Chevrolet Luv ox 5193 para matadero 10 5,789,000.00

578,900.00

Maquina Lavadora de zanahoria ct 225-2007 15 23,500,000.00

1,566,673.00

192506 BIENES INMUEBLES EN COMODATO

1,673,437,992.28

Acueducto y canalización 50 62,605,809,656.74

1,252,116,193.00

Planta de tratamiento 15 4,441,868,094.09

296,124,539.60

pozos profundos 50 1,271,095,517.15

25,421,910.34

Tanques 50 914,866,749.90

18,297,335.00

Embalse Teatino 50 2,923,696,284.00

58,473,925.68

Acueducto fuente grande terreno 50 499,362,240.00

9,987,244.80

Casa Juan de Vargas 50 133,531,200.00

2,670,624.00

Sede Administrativa San Antonio 50 230,175,860.00

4,603,517.20

Edificaciónconcentración piloto 50 238,735,133.00

4,774,702.66

casa calle 28 no 10-91 50 48,400,000.00

968,000.00

192512 BIENES INMUEBLES ENTREGADOS EN CONCECION. 7.181.566.528.00

192512 Interceptores y acueducto 50 718,156,652.86

7,181,566,528.00





FISCAL 2012.


El cuadro anterior nos demuestra una SUBESTIMACION de $24.428.260 de la cuenta 1925 Bienes entregados a terceros, si tenemos en cuenta la amortización de todos los bienes registrados en la cuenta 1920. Si hay bienes que están totalmente amortizados se recomienda la reclasificación a cuentas de orden, ya que éstos afectan la razonabilidad en la cifras de los estados financieros.

4.2.13. VALORIZACIONES

Representa el valor que corresponde al aumento neto del valor en libros de los activos determinado como resultado de la actualización, de conformidad con las normas técnicas.

Hallazgo No. 13

Observación: Esta auditoria pudo establecer que no se han efectuado avalúos a los bienes propiedad del municipio de Tunja, esto está en contra con lo establecido en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, Capitulo III, numeral 20, en relación con la actualización del valor de los bienes, indica: "La actualización de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con periodicidad de tres (3) años, a partir de la última fecha realizada, y el registro debe quedar incorporado en el período contable respectivo”. Es necesario tener presente que esta observación ya se hizo en el informe presentado para la vigencia 2011, quedando consignado dentro del plan de mejoramiento como la acción número 25 y en el cual el municipio se compromete a ejecutar las medidas necesarias para su corrección dentro de los seis (6) meses siguientes a su aprobación, sin que a la fecha de la presente auditoria se haya llevado a cabo ninguna acción de mejoramiento. De no allegarse información que aclare esta observación, conllevará a establecerse como presunto hallazgo administrativo, con alcance sancionatorio.

Respuesta entidad auditada: Para la vigencia actual, la alcaldía Mayor de Tunja ha suscrito contrato interadministrativo N° 400383 del primero de febrero de 2013, con el instituto Geográfico Agustin Codazzi, con el fin de hacer Avalúos Comerciales a algunos bienes de propiedad del Municipio y a otros bienes de interés del Municipio, se espera en el transcurso de este año tener el avaluó de cinco (5) bienes inmuebles “edificaciones” ubicadas en el sector urbano del Municipio y progresivamente se irá actualizando.






FISCAL 2012.


La respuesta dada por parte del municipio hace referencia a un contrato que se suscribió y se presume se ejecutará en la vigencia 2013, por tal razón los Estados Financieros vigencia 2012 no revelan los ajustes por avalúos. Asimismo es necesario que para la vigencia 2013 el municipio adelante la actualización de la totalidad de las edificaciones y terrenos que son de su propiedad no solamente a 5 de sus edificaciones, puesto que la norma es clara en cuanto a la periodicidad y alcance de los avalúos a la propiedad planta y equipo. La observación se mantiene para plan de mejoramiento.

PASIVO

4.2.14. Operaciones de crédito público internas de largo plazo.

Representa el valor de las obligaciones originadas en la contratación de Empréstito, en la emisión suscripción y colocación de títulos de deuda Pública en los créditos de proveedores, que se celebren exclusivamente con residentes, con plazo para su pago superior a un año. Se procedió a verificar los libros auxiliares y compararlo con el libro mayor donde se registra un valor al 31 de diciembre de 2012 de $41.041.924.419.43, valores que guardan coherencia, la Alcaldía de Tunja sustituyó la deuda que tenía con el Banco agrario y con Bancolombia quedando con cinco pagarés de los cuales se estableció lo siguiente: LIBRO AUX. 2208300013, Banco Agrario No. 4704013: Al verificar los libros auxiliares, en esta subcuenta se evidencia un saldo inicial por valor de $2.356.000.000.00, el pago efectuado por Bancolombia, para sustitución de la deuda registra un valor de $2.355.985.041.00, presentando y una diferencia de $14.959, lo que indica que el saldo de los libros auxiliares no corresponde al valor real que se adeudaba al Banco Agrario.

LIBRO AUX.2208300013 AUTORIZACION DE DESEMBOLSO PARA SUSTITUCION DE LA DEUDA DIFERENCIA

2,356,000,000.00 2,355,985,041.00 14.959.00

De igual forma se procedió hacer la comparación de la subcuenta 2208300014 obligaciones 15034484001 Banco Agrario en el que se registra un valor de $11.850.159.692.00, para la sustitución de la deuda Bancolombia gira un valor de $11.850.122.334.00 presentándose una diferencia de $37.358.





FISCAL 2012.


LIBRO AUX.2208300013

AUTORIZACION DE DESEMBOLSO DIFERENCIA

11,850,159,692.00

11,850,122,334.00

37,358.00

Lo anterior llama la atención que en los libros auxiliares se debita un valor en la obligación y se autoriza el pago de otro valor, según lo demostrado en el anexo de operación activa de Bancolombia, donde el municipio de Tunja Autoriza a Bancolombia girar los cheques para la sustitución de la obligación de Banco Agrario, presentándose INCERTIDUMBRE en esta cuenta por valor de $14.959 y $37.358 respectivamente.

Observación No. 30

Observación: De la cuenta contable 2208300013 Banco Agrario No. 4704013 la auditoria observó una diferencia de $14.959.00 en cuanto a la sustitución de esta deuda con Bancolombia según autorización de la alcaldía para giro de cheque al banco agrario por lo que este valor genera incertidumbre. De no allegarse la documentación soporte que lo desvirtué, la observación tendrá alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Esta diferencia se debe a lo girado de más por concepto de intereses al Banco en el año 2011 y esta entidad lo aplica a capital. Se puede verificar en el siguiente cuadro comparado con la certificación del banco

PAGARE VALOR

PAGARE PAGO INTERESES

2011 CERTIFICACION

BANCO DIFERENCIA

70403 2356000000 168.293.420 168.278.461 14.959

Con la Nota de Contabilidad NT. 20120052, se ajustó la diferencia de capital con la cuenta de los intereses ya cancelados. En su momento esta diferencia se llevó como un valor de intereses.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se acepta la respuesta y se levanta lo observado debido a que los argumentos de la Alcaldía Municipal de Tunja son claros y se encuentran soportados con nota de contabilidad No. 20120052.





FISCAL 2012.


Observación No. 31

Observación: Revisando la cuenta contable 2208300014 la obligación No. 15034484001 del Banco Agrario en la sustitución de la deuda Bancolombia se evidencia una diferencia de $37.358 valor que genera incertidumbre. De no allegarse la documentación soporte que lo desvirtué, la observación tendrá alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Esta diferencia se debe a lo girado de más por concepto de intereses al Banco en el año 2011 y esta entidad lo aplica a capital. Se puede verificar en el siguiente cuadro comparado con la certificación del banco

PAGARE VALOR PAGARE PAGO INTERESES

2011 CERTIFICACION

BANCO DIFERENCIA

484001 11.850.159.692 686.537.773 686.500.415 37.358

Con la Nota de Contabilidad NT. 20120052. Se ajustó el valor a los intereses ya cancelados. Es así que no hay ninguna incertidumbre. Se adjunta NT 20120052, copia del Estado de la Deuda Publica a diciembre 31-2011 y certificación del año 2011 del banco Agrario.


Se acepta la respuesta y se levanta lo observado pues la Alcaldía de Tunja da explicación a esta observación y soporta su argumento con nota de contabilidad No. 20120052 del 30 de junio de 2012.

4.2.15. Retención en la fuente

Se solicitaron las 12 declaraciones de retención en la fuente, con estas se verificó que se estuvieran presentando y pagando en las fechas establecidas según el calendario tributario, además que el saldo crédito de la cuenta 2436 en libros mes por mes coincidieran con lo cancelado en la declaración; de este cruce se obtuvo diferencias considerables en los primeros 5 meses del año 2012 al igual que en el mes de julio y diciembre.





FISCAL 2012.


Lo que se puede analizar es que se está pagando retención por menor valor del registrado en libros tal y como se evidencia en el siguiente cuadro:

La Contraloría no tiene claridad de la destinación de los recursos que se retuvieron y no se cancelaron a la DIAN. Además la DIAN ofrece mecanismos para corregir estas declaraciones que si bien puede acarrear sanciones e intereses que de ser cancelados con recursos públicos se estaría ante un presunto detrimento patrimonial.

Hallazgo No. 14

Observación: En la auditoria se evidenció que las declaraciones de retención en la fuente se presentaron y pagaron por menor valor del registrado en contabilidad. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo y disciplinario.

Respuesta entidad auditada: Me permito aclarar que el valor crédito de la cuenta contable 2436, no siempre es el valor a pagar en las declaraciones mensuales de Retención en la fuente, puesto que por esta cuenta se han realizados notas de ajuste, Devoluciones por retenciones en exceso y reclasificaciones. Para diligenciar y pagar la declaración mensual a la DIAN se tienen en cuenta los valores causados por fuentes de recursos y concepto generado por órdenes de pago y comprobante de egreso, por tanto se elabora un cuadro resumen por comprobante

Periodo de la

declaración

Fecha de acuse

Fecha en la que debería presentarla

Fecha de pago S/g sello del banco

Cumple? Valor pagado Valor S/g Balances

Diferencia

Enero 15/02/2012 15/02/2012 15/02/2012 59.889.000 73.848.090 (13.959.090)

Febrero 15/03/2012 15/03/2012 15/03/2012 64.737.000 65.667.611 (930.611)

Marzo 17/04/2012 18/04/2012 18/04/2012 79.358.000 74.892.254 4.465.746

Abril 16/05/2012 16/05/2012 16/05/2012 30.481.000 45.831.546 (15.350.546)

Mayo 19/06/2012 16/06/2012 19/06/2012 43.326.000 56.297.720 (12.971.720)

Junio 17/07/2012 17/07/2012 17/07/2012 46.359.000 46.469.212 (110.212)

Julio 15/08/2012 16/08/2012 16/08/2012 44.545.000 52.444.652 (7.899.652)

Agosto 17/09/2012 17/09/2012 17/09/2012 83.857.000 83.857.273 (273)

Septiembre 16/10/2012 16/10/2012 16/10/2012 75.823.000 76.166.656 (343.656)

Octubre 17/11/2012 19/11/2012 19/11/2012 87.285.000 87.061.107 223.893

Noviembre 14/12/2012 17/12/2012 17/12/2012 90.924.000 90.884.174 39.826

Diciembre 16/01/2013 17/01/2012 16/01/2013 113.875.000 149.807.213 (35.932.213)





FISCAL 2012.


de egreso pagado en el respectivo periodo. Adjunto Declaración mensual de retenciones en la fuente de los doce periodos 2012 y cuadro resumen por periodo. En cuarenta y seis folios.

Únicamente se le debe a la DIAN la suma $36.301.800 por concepto de Retención en la fuente por venta de activos que reporta la Secretaría de Tránsito Municipal y no fueron reportados a tiempo. Concepto y valor que será pagado a la DIAN dentro del quinto periodo de 2013.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Analizando su respuesta, los documentos adjuntos a la réplica y los libros auxiliares de la cuenta contable 2436 la observación queda en firme en razón a los siguientes cálculos, los cuales comprueban que efectivamente las declaraciones de retención en la fuente se presentaron y pagaron por menor valor. Según la contraloría

Periodo de la

declaración

Valor pagado

Valor S/g Balances

movimiento crédito

según contabilidad movimiento debito por devoluciones

Diferencia S/G CMT

Enero 59.889.000 73.848.090 -13.959.090

Febrero 64.737.000 65.667.611 -930.611

Marzo 79.358.000 74.892.254 1.910.247 6.375.993

Abril 30.481.000 45.831.546 668.680 -14.681.866

Mayo 43.326.000 56.297.720 6.978.021 -5.993.699

Junio 46.359.000 46.469.212 -110.212

Julio 44.545.000 52.444.652 -7.899.652

Agosto 83.857.000 83.857.273 -273

Septiembre 75.823.000 76.166.656 -343.656

Octubre 87.285.000 87.061.107 343.141 567.034

Noviembre 90.924.000 90.884.174 240.000 279.826

Diciembre 113.875.000 149.807.213 -35.932.213

De acuerdo con el cuadro anterior el valor dejado de pagar por la Alcaldía Mayor de Tunja a la DIAN es de $79.850.999. Según soporte a la réplica

Periodo de la

declaración

Valor pagado

Valor S/g Balances

movimiento crédito

Devoluciones según

documentos de la replica

Diferencia

Enero 59.889.000 73.848.090

979.588 -12.979.502





FISCAL 2012.


Febrero 64.737.000 65.667.611 1.361.200 430.589

Marzo 79.358.000 74.892.254

647.198 5.112.944

Abril 30.481.000 45.831.546 6.978.021 -8.372.525

Mayo 43.326.000 56.297.720 -12.971.720

Junio 46.359.000 46.469.212 -110.212

Julio 44.545.000 52.444.652 -7.899.652

Agosto 83.857.000 83.857.273 -273

Septiembre 75.823.000 76.166.656

343.141 -515

Octubre 87.285.000 87.061.107

240.000 463.893

Noviembre 90.924.000 90.884.174 39.826

Diciembre 113.875.000 149.807.213 -35.932.213

Analizando los documentos anexos a la réplica y la contabilidad se observó:

En la declaración del mes de enero de 2012 se deduce del valor a pagar de la declaración $560.000 y $88.000 por concepto de devolución de retención en la fuente aun cuando los registros contables aparecen hasta el mes de marzo.

En el mes de marzo nuevamente deducen del valor a pagar en la declaración los mismos $88.000 deducidos en el mes de febrero.

En el mes de septiembre se evidencia una deducción de la declaración por devolución de retención en la fuente de $343.141 que según auxiliar de contabilidad se encuentra registrado hasta el mes de octubre. Además, según soporte anexado a la réplica ya se había deducido de la declaración del mes de febrero.

En la declaración del mes de abril de deduce $6.978.021 que según soporte fueron pagados de más en la declaración del mes de diciembre de 2011. Estos cruces no son correctos pues cada declaración es diferente.

Según soporte anexado a la réplica en el mes de octubre se deducen $240.000 por devolución de retención en la fuente que aparecen en contabilidad hasta el mes de octubre.

En la declaración del mes de marzo incluyen $5.112.913 de una retención en la fuente que se realizó en el mes de diciembre del 2011.

Para concluir según el art. 24 del Decreto 4583 de 2006 que literalmente dice: Declaración mensual de Retenciones en la Fuente. Los agentes de retención del impuesto sobre la renta y complementarios, y/o impuesto de timbre, y/o impuesto sobre las ventas a que se refieren los artículos 368, 368-1, 368-2, 437-2 y 518 del Estatuto Tributario, deberán declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes, en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas





FISCAL 2012.


Nacionales. Negrita fuera del texto. Por lo tanto cancelar los valores dejados de declarar en las diferentes declaraciones de retención en la fuente del año 2012, en el quinto periodo del 2013 como ustedes indican que lo realizaran, no es lo correcto, pues cuando se presenta mal una declaración tributaria el estatuto tributario indica literalmente como corregirlas.

Hallazgo No. 15

Observación: La Contraloría Municipal de Tunja no tiene claridad de la destinación de los recursos que

se retuvieron y no se pagaron a la DIAN, los cuales asciende a $79.850.999. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo, disciplinario y fiscal.

Respuesta entidad auditada: Me permito aclarar que el valor crédito de la cuenta contable 2436, no siempre es el valor a pagar en las declaraciones mensuales de Retención en la fuente, puesto que por esta cuenta se han realizados notas de ajuste, Devoluciones por retenciones en exceso y reclasificaciones. Para diligenciar y pagar la declaración mensual a la DIAN se tienen en cuenta los valores causados por fuentes de recursos y concepto generado por órdenes de pago y comprobante de egreso, por tanto se elabora un cuadro resumen por comprobante de egreso pagado en el respectivo periodo. Adjunto Declaración mensual de retenciones en la fuente de los doce periodos 2012 y cuadro resumen por periodo. En cuarenta y seis folios.

Únicamente se le debe a la DIAN la suma $36.301.800 por concepto de Retención en la fuente por venta de activos que reporta la Secretaría de Tránsito Municipal y no fueron reportados a tiempo. Concepto y valor que será pagado a la DIAN dentro del quinto periodo de 2013.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Analizando su respuesta no se obtiene explicación alguna sobre la destinación de los recursos que se dejaron de cancelar a la DIAN, por concepto de retención en





FISCAL 2012.


la fuente, por tal motivo la observación queda en firme solo cambia la cuantía pues según análisis el valor que dejo de declarar y pagar la Alcaldía Mayor de Tunja a la DIAN es de $79.850.999 por concepto de retención en la fuente.

4.2.16. Impuesto al valor agregado (IVA)

El grupo auditor solicito las 6 declaraciones de IVA con estas se realizó el cruce de la fecha de pago y presentación de la declaración Vs. la fecha en la cual se debería presentar y pagar según el calendario tributario. También, se realizó cruce del valor pagado en las declaraciones Vs. el saldo crédito por el bimestre respectivo de la cuenta 2445 determinando que existen diferencias en el segundo, cuarto, quinto y sexto bimestre del año 2012 de las cuales se puede concluir que se está presentado y cancelando menor valor del registrado en libros.

Bimestre Fecha de

acuse

Fecha calendario tributario

Fecha de pago s/g sello del banco

Cumple? Valor

pagado Valor s/g

libros Diferencia

Enero - Febrero 15/03/2012 15/03/2012 15/03/2012

10.678.000

10.677.506 494

Marzo- Abril 16/05/2012 16/05/2012 16/05/2012 7.687.000 8.182.187 (495.187)

mayo- junio 17/07/2012 17/07/2012 17/07/2012

6.858.000

6.857.899 101

julio – agosto 17/09/2012 17/09/2012 17/09/2012 14.600.000

14.602.126 (2.126)

septiembre- octubre 19/11/2012 19/11/2012 19/11/2012

13.559.000

13.592.582 (33.582)

noviembre-diciembre 17/01/2013 0

13.374.725 (13.374.725)

Para terminar se evidencio que la declaración del sexto bimestre de IVA no fue presentada puesto que se solicitó y no fue allegada, al grupo auditor fue entregada la declaración del primer bimestre del 2013, por lo que el grupo se dirigió a la administración a investigar porque no allegaban la declaración a lo que la parte administrativa argumento verbalmente que esa declaración contenía el pago del IVA de los meses de noviembre-diciembre del 2012 (sexto bimestre) y la de los meses de enero-febrero de 2013 (primer bimestre). Analizando el supuesto que se hubiera cancelado en el primer bimestre de 2013, aunque no sea lo correcto, el valor de la declaración de IVA del primer bimestre de 2013 es tan solo de $3.898 mil y según libros para el sexto bimestre del 2012 se debía cancelar $13.375 mil, por lo tanto el sustento de la administración no es coherente pues los valores no coinciden. Aparte si lo hubieran presentado los cuatro meses en el primer bimestre de 2013 estaría presentada erróneamente esa declaración también pues este impuesto según el estatuto tributario en su art. 600 menciona que el periodo fiscal del impuesto sobre las ventas será bimestral, esto





FISCAL 2012.


antes de la reforma tributaria puesto que la reforma empezó a regir del 1 de enero de 2013 y no aplica para el periodo auditado. En conclusión no se ha presentado la declaración de IVA del sexto bimestre del 2012 y al presentarla y pagarla incurrirán en sanciones por extemporaneidad e intereses y de ser cancelados (intereses y sanciones) con recursos del erario público se incurrirá en un presunto detrimento patrimonial.

Hallazgo No. 16

Observación: El grupo auditor evidenció que la Alcaldía Mayor de Tunja presentó y pagó las declaraciones de IVA de los bimestres (segundo y quinto) por menor valor del registrado en libros. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo y disciplinario.

Respuesta entidad auditada: Revisados los auxiliares del IVA, los bimestres enero-febrero, marzo-abril, mayo,-junio, julio-agosto, septiembre-octubre de 2012 se pagaron oportunamente de acuerdo; revisados los auxiliares se establecieron los siguientes saldos por pagar a la DIAN así:

Bimestre Pendientes de

pago

Marzo- Abril 495.000

julio – agosto 2.000

septiembre-octubre 34.000

Noviembre-diciembre 13.375.000

Los cuales se incluirán en el tercer bimestre de 2013. Por error involuntario quedo sin pagar el último bimestre de 2012, el cual se incluirá en el tercer bimestre de 2013.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Analizando su respuesta la observación queda en firme, realmente se evidencia diferencia en el segundo y quinto bimestre; en el cuarto bimestre los $2.000 puede ser diferencia por aproximaciones del mil más cercano.

http://www.gerencie.com/sancion-por-extemporaneidad.html





FISCAL 2012.


Por otra parte tal y como se les indica en la parte de arriba del informe según el estatuto tributario en su artículo 600 menciona que el periodo fiscal del impuesto sobre las ventas será bimestral, esto antes de la reforma tributaria puesto que la reforma empezó a regir del 1 de enero de 2013 y no aplica para el periodo auditado, por lo tanto cancelar el valor de la declaración de IVA del sexto bimestre de 2012, en el tercer bimestre de 2013 como ustedes indican que lo realizaran generara un error en las dos declaraciones, pues son dos periodos totalmente diferentes. Cuando se presenta mal una declaración tributaria el estatuto tributario indica literalmente como corregirlas.

Hallazgo No. 17

Observación: La Alcaldía Mayor de Tunja no presentó y pagó la declaración de IVA del sexto bimestre de la vigencia 2012, cuyo monto que se debió girar a la DIAN es de $13.374.725, según registros contables. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo y disciplinario.



pago











FISCAL 2012.


La observación queda en firme. Tal y como se les indica en la parte de arriba del informe según el estatuto tributario en su artículo 600 menciona que el periodo fiscal del impuesto sobre las ventas será bimestral, esto antes de la reforma tributaria puesto que la reforma empezó a regir del 1 de enero de 2013 y no aplica para el periodo auditado, por lo tanto cancelar el valor de la declaración de IVA del sexto bimestre de 2012, en el tercer bimestre de 2013 como ustedes indican que lo realizaran generara un error en las dos declaraciones, pues son dos periodos totalmente diferentes. Cuando se presenta mal una declaración tributaria el estatuto tributario indica literalmente como corregirlas.

Hallazgo No. 18

Observación: La Contraloría Municipal de Tunja no tiene claridad de la destinación de los recursos que se dejaron de cancelar a la DIAN por concepto de IVA, los cuales ascienden a $13.903.494. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo, disciplinario y fiscal.



pago










FISCAL 2012.


Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Analizando su respuesta no se obtiene explicación alguna sobre la destinación de los recursos que se dejaron de cancelar a la DIAN, por concepto de IVA, por tal motivo la observación queda en firme.

4.2.17. Nomina por pagar

Esta cuenta representa los salarios por pagar después de deducciones. El equipo auditor solicito las nóminas por trabajador de los meses de julio y diciembre, con estas se realizó el cruce con contabilidad en los dos meses seleccionados obteniendo: En julio:

Cuenta Concepto Valor del balance a 31/07/12

Datos Nomina en julio Diferencia

2505010001 Nomina por Pagar 473.995.325

473.663.963

331.362

En diciembre:

Cuenta Concepto

Valor del balance a 31/12/12

Datos Nomina en diciembre Diferencia

2505010001 Nomina por Pagar

547.104.088

527.844.031

19.260.057

Cabe aclarar que los cruces se hicieron teniendo en cuenta las nóminas de (Umata, Comisarias, Administración salud, Agentes de tránsito, planta global, temporales, supernumerarios, Sena y Salud).

Observación No. 32

Observación: Se evidencia una sobreestimación a 31 de diciembre de 2012 por valor de $19.260.057 en la cuenta 2505010001. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: En esta cuenta contable según el PGCP, permite registrar las obligaciones por pagar a los





FISCAL 2012.


empleados como resultado de la relación laboral; es así que allí se registra lo causado por

nomina con el documento NT y los diferentes pagos individuales que se reconocen a los

empleados con el documento NO1.

Se recomienda al grupo auditor examinar el auxiliar, pues allí se puede evidenciar todo el

movimiento de la cuenta y documentos que la afectan, para este caso tenemos NT donde

se registra la nómina en masa, NO1 para los pagos a nombre personal.

Se adjunta auxiliar en 4 folios donde se evidencia el movimiento de la cuenta, es así que no existe diferencia alguna.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación debido a que según auxiliar adjunto a la réplica la diferencia obedece a pagos individuales de liquidaciones contabilizadas con comprobantes NO1.

Mes Diferencia Según

Contraloría Valor comprobantes

NO1. Diferencia

Julio 331.362 331.439 (77)

Diciembre 19.260.057 19.260.088 (31)

4.2.18. Cuentas por pagar adquisición de bienes y servicios nacionales

Representa el valor de las obligaciones autorizadas por vía general, contraídas con la entidad contable pública por concepto de adquisición de bienes o servicios de proveedores, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Las cuentas por pagar serán constituidas por los empleados de manejo de la tesorería con la aprobación del ordenador del gasto. El grupo auditor procedió a comparar el valor de las cuentas por pagar según resolución número 0017 del 10 de enero de 2013 con el saldo de ejecución presupuestal vigencia 2012 así: Al comparar la resolución No. 017 del 10 de enero de 2013 donde se establecen la cuenta por pagar, con el saldo de cuentas por pagar del presupuesto vigencia 2012. Se observa que:

Resolución 017 Presupuesto vigencia 2012 Diferencia





FISCAL 2012.


9.964.866.353.41 $9.970.822.407.41 5.956.060.00

se presume que esta diferencia no esta legalmente autorizada por el ordenador del gasto, violación a la norma relativa a las cuentas por pagar artículo 89 decreto 111 de 1996 ley de presupuesto , Articulo 37 del decreto 568 de 1996.

Observación No. 33

Observación: Existe una diferencia de $5.956.060 entre la resolución de cuentas por pagar y las cuentas por pagar reportadas en presupuesto de la vigencia 2012, se presume que esta diferencia no está legalmente autorizada por el ordenador del gasto, violación a la norma relativa a las cuentas por pagar artículo 89 Decreto 111 de 1996 ley de presupuesto, articulo 37 del Decreto 568 de1996. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo y disciplinario.


Decreto 017 de 2013 Presupuesto vigencia

2012 Diferencia

10,097,492,558.89 10,103,448,612.09 5,956,053.20

La diferencia corresponde al decreto No. 0018 de 2013 de fecha 10 de enero de 2013, por

medio del cual se modifica el Decreto 0017 de enero 10 de 2013, en el cual se adiciona en el articulo 1 la suma de $5.982.999 y en el artículo 2 se ajusta en $26.945, para lo cual se anexa copia del Decreto 0018 de 2013.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: La Alcaldía de Tunja adjunta a la réplica el decreto No. 018 de 10 de enero de 2013 donde se modifica las cuentas por pagar por el valor que se presenta como diferencia por la Contraloría Municipal de Tunja por tal motivo se aceptan las explicaciones y se levanta la observación.

La Alcaldía de Tunja en sus libros auxiliares contabiliza esta cuenta en forma separada, teniendo como auxiliar 2401010001 “Adquisición de Bienes”, 2401010002 “Servicios” y 2401020001 “Proyectos de Inversión”, el grupo auditor encontró algunas inconsistencias de las cuales se relacionas a continuación: 4.2.19. Cuentas por pagar adquisición de bienes





FISCAL 2012.


Según el libro auxiliar el día 21 de febrero de 2012 se causó el valor de $1.066.128 y se pagó el 29 de Febrero por concepto de Prestaciones sociales definitivas a favor de Héctor Nemesio Angarita, concepto de prestaciones sociales definitivas, evidenciándose que este valor no corresponde a la subcuenta adquisición de bienes.

El día 29 de octubre se evidencia que la alcaldía efectuó un pago por valor de $64.108.027 correspondiente a nomina mes de octubre de 2012, evidenciándose que se está causando en una subcuenta y pagando por otra incumpliendo con los principios contables. No es posible que la Alcaldía de Tunja efectué registros contables de nómina en adquisición de bienes como está catalogada la cuenta que se está auditando.

El día 27 de Marzo de 2012 se debito la cuenta por valor de $3.900.000 correspondiente a fundación cultural teatro popular, evidenciándose que no fue causada.

El día 30 de Abril de 2012 la Alcaldía Municipal de Tunja efectúa un ajuste por valor de $38.000 correspondiente a nómina, lo que indica que no corresponde si tenemos en cuenta que este auxiliar corresponde a adquisición de bienes.

De igual forma se evidencia que el pago de aportes parafiscales funcionarios de alcaldía mayor de Tunja por valor de $8.096.471 el día 29 de diciembre de 2012 y el valor de $51.400 lo que no corresponde de acuerdo a la denominación de la cuenta.

Observación No. 34

Observación: En la subcuenta 2401010001 que corresponde a adquisición de bienes se observa que se están registrando conceptos que corresponde a servicios, nómina, aportes parafiscales, prestaciones sociales, se evidencia que no se tiene cuidado al efectuar los registros teniendo en cuenta su concepto, de igual forma se efectúan pagos sin que se haya causado, algunos valores se causaron por un valor y se pagaron por otro. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Se tendrá más cuidado en la utilización de esta cuenta no obstante el sistema, siempre la sugiere, en la totalidad de los casos se corrige, no obstante puede surgir una inconsistencia pero queda saldada ya que se acredita y debita en el mismo momento. En la contabilización de la nómina de octubre de pensionados por $64.108.027 se procede a hacer la reclasificación se adjunta NT.20130030. Se adjunta un folio.





FISCAL 2012.


En cuanto al debito por $3.900.000 correspondiente a la Fundación Cultural la fecha del debito No es de Marzo 27 como Ustedes afirman, la fecha correcta del egreso es Abril 27 y Si se Causo con fecha 25 de abril, esto se puede evidenciar en el auxiliar que se adjunta en un folio. Por lo anterior desvirtuamos la afirmación que no se causo. El valor de $38.000 de la Nota de Contabilidad precisamente corresponde a una reclasificación, pues en el año 2011 se había cargado por error a esta cuenta 2401010001 con el Nit de municipio; con esta Nota de corrigió el registro contable. En cuanto a lo debitado y cargado con los documentos EPS se corrigió mediante NT20130021, la cuenta 240101 no se afecta en esta Nota pues con el pago quedo en ceros, se afecta el gasto y la cuenta 2425 que se había debitado. Se adjunta un folio

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones en razón a que:

La Alcaldía de Tunja con nota de contabilidad No. 20130030 del 16 de mayo de 2013, efectuó la reclasificación de $64.108.027 correspondientes a nómina de octubre.

No es del 27 de marzo sino del 27de abril, adjuntan libro auxiliar donde se evidencia.

se reclasificó con nota de contabilidad No. 20130021 del 02 de abril de 2013 los aportes parafiscales.

Por los motivos anteriormente expuestos se levanta la observación.

Al verificar el auxiliar de esta cuenta se observa que el día 24 de octubre de 2012 se causó el valor de $6.482.096, al igual que el día 13 de noviembre de 2012 el valor de $2.550.877 por concepto de liquidación del contrato No. 501 de 2009 que corresponde a Interventoría, construcción de aulas y baterías sanitaria para el colegio Julios Siber sede Asís. Este registro no evidencia el pago y tampoco se encuentra autorizado en la resolución de cuenta por pagar.

Observación No. 35

Observación: La liquidación del contrato 501 de 2009 que corresponde a Interventoría, está causada por $6.482.096 y 2.550.877, no se evidencia el pago ni está relacionado en la resolución de cuentas por pagar. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedará con alcance administrativo.





FISCAL 2012.


Respuesta entidad auditada: Con los Egresos No.20123915 y 20123918 se giró, pero la diferencia de $946.442,62 y 555.938.98 se descargó de la cuenta de anticipos. Se procede a efectuar la Nota de Contabilidad NT.20130034 Se adjunta copia de Nota y auxiliar.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se evidencia que efectivamente se realizó el pago de la liquidación del contrato de interventoría No. 501 de 2009 aun cuando se realizó el ajuste hasta el mes de mayo de 2013 con nota de contabilidad No. 20130034, por tales motivos se aceptan las explicaciones y se levanta la observación.

El día 18 de diciembre de 2012 se causó $1.714.570 a favor de Luz Estela Lozano Rodríguez por concepto de entrega de la tesorería de algunas Instituciones educativas y se pagó el día 29 de diciembre un valor de $1.577.404; en la misma fecha se causó el valor de $2.009.340 y se efectuó un pago de $1.848.592, a nombre de Javier Eduardo López Quiroga. De igual forma se causó un valor de $5.832.628.000 y se pagó $ 5.366.018.00. Lo anteriormente expuesto se evidencia que no se está causando un valor real.

Observación No. 36

Observación: Se observa que se causan algunos valores y en el momento del pago se debitan otros valores que no corresponden a la causación, en algunos casos la causación es mayor y en otros casos menor. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: La diferencia presentada en estas órdenes de pago corresponde a los descuentos por concepto de Pensión y salud como aparece en las Resoluciones de Orden de Pago y en las mismas ordenes. Se adjuntan copias de las Resoluciones No.632, 631, 630 del 2012 y ordenes de pago CC1 20120089, 20120090,20120091.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Analizando las órdenes de pago anexas a la réplica se observa que las





FISCAL 2012.


diferencias presentadas por la Contraloría Municipal de Tunja corresponden a descuentos de salud y pensión. Por lo anterior se levanta la observación.

En el siguiente cuadro se demuestra que en esta cuenta se evidencia un saldo anterior de $3.987.654.466.43, se reclasifico un valor de $2.018.318.304.60 y se efectuaron pagos de vigencia anterior por valor de $1.341.349.860.45 para un saldo de $627.986.301.38 que al sumar las cuentas por pagar de la vigencia 2012 $1.590.014.608.75 daría un valor de $2.218.000.909.75, valor que se comparó con el saldo final de esta cuenta $2.211.098.961.41y se evidencia una diferencia de $6.901.948.29.

SALDO ANTERIOR RECLASIFICACIÓN PAGOS EN LA VIGENCIA

POR PAGAR EN LA VIGENCIA DIFERENCIA

3,987,654,466.43 2.018.318.304.60 1,341,349,860.45

1,590,014,608.75 6,901,948.29

Observación No. 37

Observación: En la subcuenta 2401010001 en los libros auxiliares se observa una diferencia de $6.901.948.29 De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Es importante recordar que la Contabilidad es acumulativa y no se termina en una vigencia como el presupuesto que si es por vigencias, los saldos del Activo y Pasivo traen saldos de años anteriores, acumulados; para el caso de la cuenta 240101 trae saldos de pasivos exigibles, Reservas presupuestales etc. Es así que la diferencia que ustedes determinan no tiene sentido, por lo anterior expuesto, y el el saldo allí reflejado no debe ser igual a las del decreto Cuentas Por pagar.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: El grupo auditor tiene claro que esta sub cuenta es acumulativa y no se termina en una vigencia, pero si se tiene en cuenta cada movimiento esta debe cuadrar. Se levanta lo observado teniendo en cuenta que al sumar los pagos de la vigencia del grupo auditor tomó un menor valor, y analizando nuevamente se evidenció que no hay diferencia alguna.





FISCAL 2012.


4.2.20. Cuentas por pagar servicios

En esta cuenta se evidencia que se efectuaron débitos antes de ser causado, lo que indica que no se causa de manera correcta no se tiene cuidado para hacer los registros contables de forma ordenada, las siguientes observaciones, así:

El día 12 de septiembre se debito la cuenta por valor de $1.500.000.00 a favor de Lizzet Sánchez Bernal, en la misma fecha $400.000.00 a nombre de María victoria Reyes, el 11 de Octubre $4.566.657 a favor de Rember Buitrago Ortega, valor que no fue causado.

El día 7 de diciembre se evidencia un debito $7.000.000.00 a favor de corporación artística y cultural correspondiente a anticipo 50% convenio 047 de 2012, este se causo hasta el 11 de diciembre.

En los libros auxiliares se evidencia una causación el día 28 de diciembre de 2012 por valor de $3.000.000.00 a favor de Radio Cadena Nacional, por concepto contrato 341 de 2012, esta no se evidencia el debito y tampoco se encuentra en la resolución de cuentas por pagar, lo que indica que no está legalmente constituida.

De igual manera el día 10 de diciembre la Alcaldía de Tunja efectúa un debito por valor de $6.068.289.847.00 que corresponde a Unión Temporal Alumbrado Público, sin que fuera causado antes de pagar, como se demuestra fue causado el 28 de diciembre de 2012.

Observación No. 38

Observación:

Revisadas las cuentas por pagar se evidencia incumpliendo del principio de contabilidad devengo o causación. Los hechos financieros económicos y sociales deben reconocerse en el momento en que suceda, con independencia del instante en que se produzca la corriente del efectivo o del equivalente que se deriva de estos.

El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedará con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Se le informa al grupo auditor que el sistema de Tesorería no permite hacer pagos si no esta causada la cuenta, ya que en el momento de pago el sistema pide el documento con el cual se causo.





FISCAL 2012.


Por lo anterior no es cierto que se este incumpliendo con el principio de devengo, ya que se puede causar en un año y pagar al año siguiente o en un mes y se paga a los dos meses etc. Para los casos mencionados por Ustedes como son el de Lizzet Sánchez, María Victoria Reyes, y Rember Buitrago se adjuntan los auxiliares y una Orden de Pago donde se evidencia la fecha de la causación; es de aclarar que el pago no se encuentra en el mismo mes de causación. Para el caso de los 3.000.000 de radio Cadena Nacional Si se encuentra en las Cuentas por Pagar en el rubro 211080305020201. Y se pago en el mes de Enero del 2013. Por lo anterior no hay ningún error. Se adjunta la evidencia de las Cuentas Por Pagar En Cuanto al registro de Alumbrado Publico es una transacción sin Situación de Fondos y no hay salida de efectivo.


Se revisaron los libros auxiliares y se observa que fueron causados en tiempo oportuno, por lo anterior se levanta la observación.

4.2.21. Cuentas por pagar proyectos de inversión

Al comparar los libros auxiliares con la resolución 007 de enero 10 de 2013 se evidencia que:

El día 28 de diciembre de 2012 en los libros auxiliares se provisionan dos valores por $27.200.535.00 cada uno, a favor de Consorcio ptal Boyacá, por concepto de acta única del contrato 498 de 2009 en la resolución solo se establece el valor de $27.200.535.00, lo que indica que no se constituyó legalmente el valor de $27.200.535.00 ó que se causó doblemente este valor.

Observación No. 39

Observación: En los libros auxiliares se provisionan dos valores por $27.200.535.00 cada uno, a favor de CONSORCIO PTAR BOYACA, por concepto de acta única del contrato 498 de 2009 en la resolución de cuentas por pagar solo se establece el valor de $27.200.535.00, lo que indica que no se constituyó legalmente el valor de $27.200.535.00 ó que se causo doblemente este valor. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación tendría





FISCAL 2012.


alcance disciplinario.

Respuesta entidad auditada: En la orden de Pago CI1 20120020 por un valor de $54.401.070 un valor de $27.200.535 corresponde a amortización de anticipo y el otro $27.200.535 el valor a pagar al Contratista. El sistema llevo los dos valores a la cuenta 240102, correspondiendo un valor a la cuenta 2401020001 y el otro crédito a la cuenta de anticipos 142013. No hay doble contabilización. Se procedió a reclasificar con NT.20130032 el valor de $27200535 descargada de la cuenta 240102 y debía ser la 142013


Se acepta la respuesta y se levanta la observación aun cuando la inconsistencia objetivo de la observación existía a 31 de diciembre de 2012 y fue corregida por la Alcaldía Municipal de Tunja hasta el mes de mayo de la vigencia 2013 con nota de contabilidad No. 20130032, adjunta a la réplica.

Se evidencia que el día 19 de julio de 2012 se causa un valor de $15.751.217 por concepto de contrato de interventoría No. 477 de 2010 a favor de Invermohes S.A. y se debitó el 16 de agosto por valor de $11.619.750 lo que indica que la causación no corresponde a la realidad al presentarse una diferencia de $4.131.467.

Observación No. 40

Observación:

Existe una diferencia de $4.131.467.53 entre lo causado y lo debitado en el contrato de interventoría Numero 477 de 2010 a favor de Invermohes S.A. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.


La diferencia de $4.131.467.53 fue pagada junto con las orden de pago del 6 de septiembre CI120120011 por $3.794225,6 para un Total de $7.925.692.61 y se cancelo con el Egreso 20130395 de febrero 18-2013. Se adjunta auxiliar donde se evidencia el movimiento en tres folios.





FISCAL 2012.


Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación pues analizando los documentos adjuntos a su respuesta se evidencia que no existe diferencia alguna.

4.2.22. Transferencias por pagar

Los registros que se realicen en esta cuenta corresponden a los valores que se encuentran en la etapa de obligación de la ejecución presupuestal y no sobre la base de estimaciones. Se procedió hacer comparación de saldos de los libros auxiliares con el saldo del balance y no se evidencia ninguna diferencia. De igual forma se verifico con presupuesto y con la resolución No. 0017 de enero de 2013 que establece las cuentas por pagar. Llama la atención que el 12 de noviembre se anularon unas cuentas por pagar por valor de $1.000.000.000.00 que se encontraban causadas en vigencias anteriores correspondiente a la Institución Educativa Escuela Normal Leonor Álvarez pinzón, según acto administrativo decreto 294 de Agosto 15 de 2012 se revoco la resolución No. 0202 de diciembre de 2011, no es claro el motivo por la cual fue anulado este valor.

Observación No. 41

Observación: Se observa que la alcaldía de Tunja anulo unas cuentas por pagar por valor de $1.000.000.000 que se encontraban causadas de vigencias anteriores que corresponde a la Institución Educativa Escuela Normal Superior, en el acto administrativo no es claro el motivo por el cual fue revocada la resolución No. 0202 de diciembre de 2011donde fueron establecidas. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo y disciplinario.

Respuesta entidad auditada: En la Resolución No.0158 de agosto 13-2012 se especifica el motivo por el cual se ordena la revocación de la Resolución 0202. Se adjunta Resolución en 3 folios.





FISCAL 2012.


Decisión Contraloría Municipal de Tunja: La Alcaldía de Tunja en la réplica adjunta resolución No. 0158 de Agosto 13 de 2012 donde se evidencia las explicaciones del porque se anularon las cuentas por pagar que correspondían a la Institución Educativa Normal Superior. Por lo anteriormente expuesto se levanta la observación.

4.2.23. Intereses por pagar

Esta cuenta está representada por el valor de los intereses causados originados en la obtención de los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad del cometido estatal de la alcaldía. Se verificaron los libros auxiliares con el Balance y no se evidencia diferencia alguna.

Observación No. 42

Observación: Se observa una causación de vigencias anteriores por valor de $32.475.475.42, los cuales se debe verificar y si es el caso hacer la correspondiente depuración. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo y disciplinario.

Respuesta entidad auditada: Se revisó la cuenta y se detectó que no se había descargado este valor se procede hacer la Nota de Contabilidad No.20130033. Se adjunta un folio

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Analizando su respuesta se evidencia que la observación fue corregida con nopta de contabilidad No. 20130033 del 17 de mayo de 2013, por lo cual el grupo auditor decide levantar la observación.

Observación No. 43

Observación:





FISCAL 2012.


En los libros auxiliares no se evidencia la causación de intereses de la obligación 8820080186 suscrito con Bancolombia. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: No se evidencia causación de Intereses a diciembre 31-2012 del Pagare No.80186, pues en el día 26 de diciembre del 2012 se pago intereses por la suma de $14.460.626, no amerita causar intereses pues se esta al día la obligación.


Se acepta la respuesta y se levanta la observación.

4.2.24. Cuentas por pagar arrendamientos

Se verificaron los saldos de esta cuenta en los libros auxiliares y presupuesto. De igual forma con la resolución No. 0017 del 10 de enero de 2013 evidenciándose que no existe diferencia alguna.

Observación No. 44

Observación: Se estableció que existe un valor de $1.599.990 de cuentas por pagar que viene de vigencias anteriores, por lo cual se recomienda hacer la respectiva gestión para efectuar el pago y así depurar esta subcuenta. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Revisado los saldos de la cuenta de arrendamientos se detecto que corresponde a valores no ejecutados en los contratos y en el otro caso se debe a doble contabilización de una mensualidad. Se procede a efectuar el ajuste con NT.20130036 Se adjunta un folio.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación teniendo en cuenta que se corrigió la inconsistencia presentada con nota de contabilidad No. 20130036 de mayo 20 de 2013.





FISCAL 2012.


4.2.25. Recaudos a favor de terceros

Representa el valor de las obligaciones originadas en el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, entidades privadas o personas naturales, que deben ser reintegrados a éstas en los plazos y condiciones convenidos. En la Alcaldía Mayor de Tunja esta cuenta la componen las subcuentas 290502 Impuestos tasas retributivas, 290518 sobretasa ambiental al Impuesto predial, 290580 Recaudos por clasificar y 290590 Otros recaudos a favor de terceros. 4.2.25.1. Impuestos tasas retributivas: Al verificar el saldo en el balance General se evidencia un saldo de $0, en esta cuenta la Alcaldía registró tres trimestres de la vigencia 2012 y un trimestre de la vigencia 2011 por transferencia a Corpoboyacá por concepto de tasa retributiva. Al comparar los libros auxiliares con los comprobantes de egresos se evidencia que no se está contabilizando el último trimestre correspondiente a octubre noviembre y diciembre de 2012, la contraloría no se explica porque este trimestre es contabilizado en el año siguiente.

Observación No. 45

Observación: Se observa que no se contabilizando el último trimestre correspondiente a octubre noviembre y diciembre de la vigencia 2012 la tasa retributiva a Corpoboyaca, la contraloría no se explica porque este trimestre es contabilizado en la vigencia 2013. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo y disciplinario.

Respuesta entidad auditada: No se registra en diciembre lo correspondiente al último trimestre pues la Corporación emite la factura en el año siguiente para nuestro caso hasta febrero del 2013, no se cuenta con otra información para efectuar el registro. Se adjunta copia de la factura de Corpoboyaca donde se evidencia la fecha de emisión de la factura Febrero 22/2013.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan sus explicaciones y se levanta la observación pues se evidencia que





FISCAL 2012.


Corpoboyaca emite la factura hasta el siguiente año.

4.2.25.2. Recaudo sobre tasa ambiental al impuesto predial Se verificó el saldo de esta subcuenta en los libros auxiliares $323.672.470.00 que al ser comparada con el Balance General no hay diferencia alguna. 4.2.25.3. Otros recaudos a favor de terceros Esta cuenta está representada así:

CUENTA BENEFICIARIO VALOR

290590 OTROS RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 75,636,008.00

2905900003 Recaudos a favor del IRDET 74,472,608.00

2905900005 Depósitos Provisionales 30,000.00

2905900006 Otros Rec SAYCO Y ACINPRO 1,133,400.00

El cuadro anterior nos muestra que al 31 de diciembre de 2012 en el balance se refleja un saldo a favor del IRDET por valor de $74.472.608 lo que al compararlo con los libros auxiliares no se presenta ninguna diferencia. No obstante según comprobante de egreso No. 20121213 del 14 de junio de 2012 se establece que se giró al IRDET un valor de $383.308.007 por concepto de transferencia recursos recaudados en diciembre de 2011 y del primer cuatrimestre de 2012, al verificar la cuenta 2905900003 se evidencia que el valor es de $386.426.350, lo que indica que se giró $3.118.344 menos.

Hallazgo No. 19

Observación: Se observa la falta de control para realizar las transferencias al IRDET ya que se efectuaron algunos pagos sin que se recaudaran y en otros casos se transfirió menos de lo recaudado. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Revisada la causación mensual de los descuentos a las órdenes de giro y comprobantes de egreso, se estableció que en el mes de enero de 2012 se reporta por concepto de Acuerdo 020 (IRDET), la partida de $2.428.454 no se hizo la respectiva transferencia a la cuenta Depósitos Provisionales, por tanto no se transfirió el IRDET.





FISCAL 2012.


Valor que se incorporará al presupuesto 2013 para el respectiva transferencia. Anexo cuadro descuentos a tercero mes de enero. Un folio. La suma de $689.890 corresponde a una devolución por doble descuento, anexo comprobante de Egreso RT 20120078. Dos folios

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación hasta tanto no se evidencia el reintegro de este valor a presupuesto, por lo anterior se debe incluir en el plan de mejoramiento.

Observación No. 46

Observación: Se evidencia que en la subcuenta 290590005 depósitos provisionales arrastra un saldo de $30.000.00 la cual no tuvo movimiento durante el año 2012, la Alcaldía de Tunja debe establecer a que corresponde este valor y hacer la respectiva gestión. Observación con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Analizado este saldo se detectó que viene desde el año 2006, se procede a su reclasificación. Nota de Contabilidad NT.20130035.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación teniendo en cuenta que se corrigió la inconsistencia presentada con nota de contabilidad No. 20130035 del 17 de mayo de 2013.

INGRESOS

Los ingresos son los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario.





FISCAL 2012.


4.2.26. Otros Ingresos – Financieros

Esta cuenta la componen 13 subcuentas que son compuestas a su vez por cuentas bancarias donde se registran los rendimientos por intereses que las diferentes entidades financieras pagan a la Alcaldía Mayor de Tunja. El grupo auditor selecciono cuatro meses (febrero, mayo, junio y diciembre) para comprobar que lo que se encuentra registrado en los libros en estos meses corresponda a lo realmente abonado por las entidades bancarias por concepto de intereses, para esto se solicitaron las conciliaciones del los meses anteriormente mencionados y se tomaron los valores por concepto de rendimientos financieros - intereses de cada extracto comparándolos con los saldos de los balances, de esta prueba se evidenció que no se está registrando en la contabilidad los rendimientos financieros dentro del mismo mes que son abonados a las respectivas cuentas por esto las siguientes diferencias: Mes de febrero:

Cuenta Concepto Saldo balance

a 29/02/12

Saldo en Extracto del mes de

febrero


Municipal de Tunja

4805220001 Intereses sobre depósitos 79.327.278 59.357.079 19.970.199

4805220002 Rendimientos ETESA 0

0

4805220003 Rendimientos Corpoboyaca 2.079.446 136.491 1.942.956

4805220004 Rendimientos Financieros Transit 448.827 0 448.827

4805220005 Rendimientos Educación 31.908.173 31.858.058 50.115

4805220006 Rendimientos Salud SGP régimen S 0

0

4805220007 Rendimientos Propósito General 5.384.308 5.017.695 366.613

4805220009 Rendimientos FOSYGA 0

0

4805220010 Rendimientos salud Publica 935.835 1.017.435 (81.600)

4805220011 Rendimientos Régimen otras Ftes 0

0

4805220012 RENDIMIENTOS Convenios varios 39 36 3

4805220013 Rendimientos Regalías 259 239 20

4805220014 Rendimientos SGP Primera Infancia 260.596 215.970 44.626

Mes de mayo:

Cuenta Concepto Saldo balance

a 31/05/12 Saldo en Extracto del mes de mayo

Diferencia según Contraloría Municipal

de Tunja

4805220001 Intereses sobre depósitos 112.138.590 123.347.387 11.208.796

4805220002 Rendimientos ETESA 0

0

4805220003 Rendimientos Corpoboyaca 1.961.043 2.030.525 69.482

4805220004 Rendimientos Financieros Transit 419.576 438.108 18.532

4805220005 Rendimientos Educación 33.550.212 36.676.124 3.125.912

4805220006 Rendimientos Salud SGP regimen S

0

0





FISCAL 2012.


4805220007 Rendimientos Propósito General 9.218.672 18.213.648 8.994.976

4805220009 Rendimientos FOSYGA 0

0

4805220010 Rendimientos salud Publica 1.371.895 1.493.836 121.941

4805220011 Rendimientos Régimen otras Ftes 0

0

4805220012 RENDIMIENTOS Convenios varios 38 39 1

4805220013 Rendimientos Regalías 0 325 325

4805220014 Rendimientos SGP Primera Infancia

183.050 189.465 6.415

Mes de junio: El equipo auditor indago al personal de tesorería sobre las diferencias encontradas a lo que los funcionarios contestaron que los rendimientos quedaban contabilizados mes atrasado; por ejemplo que en el mes de junio se registraba lo que aparecía en los extractos del mes de mayo, el grupo auditor realizo el cruce evidenciando que la diferencia es muy poca, tal como se puede evidenciar en la última columna del cuadro de abajo, pero al igual el procedimiento correcto es que los rendimientos queden contabilizados en el mismo mes que son abonados a las respectivas cuentas bancarias.

Cuenta Concepto Saldo

balance a 30/06/12

Saldo en Extracto del mes de junio


Municipal de Tunja

Datos del Balance junio

Vs. extracto de mayo

4805220001 Intereses sobre depósitos 123.353.724 107.451.627 (15.902.097) 6.337

4805220002 Rendimientos ETESA 0 0 0

4805220003 Rendimientos Corpoboyaca 2.030.225 1.968.672 (61.553) (300)

4805220004 Rendimientos Financieros Transit 438.108 428.106 (10.002) 0

4805220005 Rendimientos Educación 36.698.998 37.042.986 343.988 22.874

4805220006 Rendimientos Salud SGP régimen S 0 0 0

4805220007 Rendimientos Propósito General 18.213.649 22.663.053 (4.449.404) 1

4805220009 Rendimientos FOSYGA 0 0 0

4805220010 Rendimientos salud Publica 1.493.836 1.547.986 54.150 0

4805220011 Rendimientos Régimen otras Ftes 0 0 0

4805220012 RENDIMIENTOS Convenios varios 39 38 (1) 0

4805220013 Rendimientos Regalías 325 338 13 0

4805220014 Rendimientos SGP Primera Infancia 189.465 283.657 94.192 0

Mes de diciembre: En el mes de diciembre aunque coincide los saldos del extracto Vs. Los saldos del recibo de caja (documento por el cual contabilizan los rendimientos financieros) no coinciden con los saldos del balance generando una sobre estimación a 31 de diciembre de 2012 de $ 14.567.408.

Cuenta Concepto Saldo balance a

31/12/12 Saldo en

Extracto del Diferencia según

Contraloría Municipal





FISCAL 2012.


mes de diciembre

de Tunja

4805220001 Intereses sobre depósitos 75.799.902 68.479.793 (7.320.109)

4805220002 Rendimientos ETESA 147.200 112.842 (34.358)

4805220003 Rendimientos Corpoboyaca 1.500.445 3.681.356 2.180.911

4805220004 Rendimientos Financieros Transit 1.573.442 47.879 (1.525.563)

4805220005 Rendimientos Educación 40.268.143 39.382.010 (886.133)

4805220006 Rendimientos Salud SGP régimen S 0 0

4805220007 Rendimientos Proposito General 21.798.557 15.403.532 (6.395.026)

4805220009 Rendimientos FOSYGA 0 0

4805220010 Rendimientos salud Publica 1.334.322 1.335.133 811

4805220011 Rendimientos Régimen otras Ftes 384.276 (384.276)

4805220012 RENDIMIENTOS Convenios varios 487 0 (487)

4805220013 Rendimientos Regalías 28.049 349 (27.700)

4805220014 Rendimientos SGP Primera Infancia 321.634 332.906 11.272

4805220015 Rendimientos SG Regalías 187.236 (187.236)

Hallazgo No. 20

Observación: Los rendimientos financieros – intereses no se están contabilizando en el mismo mes que son abonados a las respectivas cuentas bancarias. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Como se le explico al grupo auditor, los rendimientos se contabilizan y se reportan al mes siguiente puesto que los bancos envían los extractos dentro de los quince días después de terminado el mes; y el cierre de ingresos se hace a más tardar 10 días después de finalizado el mes.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta el hallazgo debido a que los hechos económicos deben registrarse en el mes que ocurran. Además a 31 de diciembre de 2012 no se refleja en los estados financieros la realidad de la información financiera.

Observación No. 47

Observación:





FISCAL 2012.


Se observa una sobreestimación en la cuenta 4805 por valor de $14.567.408 a 31 de diciembre de 2012. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Como se le explico al grupo auditor, los rendimientos se contabilizan y se reportan al mes siguiente puesto que los bancos envían los extractos dentro de los quince días del mes siguiente. Por lo anterior lo contabilizado en el mes de diciembre pertenece a los rendimientos generados en el mes de noviembre. Lo del mes de diciembre se registra y contabiliza hasta el mes de enero del año siguiente. Se adjunta RC20120016 correspondientes al mes de noviembre contabilizados en diciembre. Dos folios.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta la observación debido a según sus explicaciones en enero de 2013 ya se encuentran registrados los ingresos por rendimientos financieros del mes de diciembre de 2012. Además, con el hallazgo No. 20 se le hará seguimiento a esta observación. La Contraloría comprende la situación que ustedes exponen pero se debe adoptar un mecanismo que les permita que antes de efectuar el cierre contable queden registrados todos los hechos económicos en la contabilidad no solo los ingresos por rendimientos financieros.

GASTOS

En esta cuenta se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública susceptibles de reducir el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario.

4.2.27. Liquidación de vacaciones





FISCAL 2012.


En la revisión a parafiscales se observó diferencias en cotizaciones a los fondos de pensiones y a las entidades promotoras de salud, diferencia que radica en la base para retener el aporte del 4% de las vacaciones así:

Sueldo 1.617.519

Vacaciones del 15 de junio al 09 de julio

Sueldo 1.617.519

Aporte a Pensión Mayo Junio Julio Doceava de la prima

de servicios 134.793

4% sobre sueldo 64.701 30.194 45.291 Base de liquidación 1.752.312

4% sobre las vacaciones 58.410

Total aporte 123.111 30.194 45.291 Prima de vacaciones 876.156

Vacaciones 1.460.260

Reacreación 107.835

S/g Contraloria 194.102 Total a pagar

vacaciones 2.444.251

S/g Alcaldía 198.595

Diferencia (4.493)

Liquidación de vacaciones

Liquidación Aporte a Pensión

Como se evidenció a los empleados les están descontando el 4% a salud y a pensión sobre una base mayor a su sueldo normal pues están incluyendo la doceava de la prima de servicios (doceava de alimentación, doceava de auxilio y doceava de auxilio de transporte), para el caso la funcionaria que se tomó solo tenía derecho a doceava de la prima de servicios. Por lo tanto la Contraloría Municipal de Tunja recomienda que se analice los casos y de ser el caso la Alcaldía devuelva a cada funcionario lo retenido de más.

Hallazgo No. 21

Observación: Se sugiere que se analice si el 4% a salud y el 4% a pensión se debe descontar sobre las doceavas (doceava de prima de servicios, doceava de alimentación, doceava de auxilio y doceava de auxilio de transporte) que se tienen en cuenta para el cálculo de las vacaciones. La Contraloría Municipal de Tunja recomienda que se analice los casos y de ser el caso la Alcaldía devuelva a cada funcionario lo retenido de más.





FISCAL 2012.


De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: Revisada la nómina se verifica que los descuentos realizados para salud y pensión, corresponde a lo ordenado por la norma, ya que si se verifica en la operación no se ha tenido en cuenta en ningún momento el auxilio de transporte ni el subsidio de alimentación como se indica en la observación; más aún, para el ejercicio que presenta, el cargo no devenga ninguno de los dos conceptos (alimentación y transporte).

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: En el ejemplo que se dio claramente se dijo que la funcionaria no tenía (doceava de alimentación y doceava de auxilio de transporte) que solo tenía doceava de prima de servicios; pero esto solo fue un ejemplo claro que la diferencia se presenta y que aumenta para aquellos empleados a los cuales se les tiene en cuenta la doceava de transporte y alimentación como base para la liquidación de la vacaciones. Según la Ley 100 de 1993 en su artículo 204 literalmente indica: “Monto y distribución de las Cotizaciones. La cotización obligatoria que se aplica a los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud según las normas del presente régimen, será máximo del 12% del salario base de cotización …” Negrilla fuera del texto. Al igual el artículo 10 de la ley No. 1122 de 2007 indica “Monto y distribución de las cotizaciones. La cotización al Régimen Contributivo de Salud será, a partir del primero (1°) de enero del año 2007, del 12,5% del ingreso o salario base de cotización…” Negrita fuera del texto. Como se puede observar el 4% que se le deduce al trabajador por aporte a salud es sobre el salario el cual es la base de cotización. La misma base es tomada para la calcular el 4% correspondiente a los aportes a pensiones por parte del trabajador. Por lo expuesto anteriormente la observación no se levanta.

4.2.28. Aportes sobre la nómina





FISCAL 2012.


El grupo auditor solicitó las planillas integradas de la autoliquidación de aportes a seguridad social y parafiscales de enero a diciembre del 2012, de las cuales se tomaron 3 meses como muestra (enero, junio y diciembre); el trabajo que se realizó en estos meses fueron cruces contables Vs. Saldos de las planillas de pago de seguridad social y parafiscales. Para el mes de enero se tomó la planilla de aportes de este mes pero los saldos en contabilidad son los del mes de febrero de 2012 porque pese que al año pasado se dejó un hallazgo por este mismo suceso aún se sigue vulnerando el principio de causación de igual forma se tomaron saldos contables de julio para cruzar saldos de planilla del mes de junio. Para el cruce de la planilla del mes de diciembre si se tomaron datos a corte 31 de diciembre de 2012. De los cruces se obtuvo:

En el mes de enero:

Entidad Valor

planilla Aporte al fondo de solidaridad

Aporte empleador

Aporte en contabilidad Incapacidad Diferencia

Colfondos

914.000 26.653 665.510

690.769

(25.259)

Horizonte

11.118.100 225.720 8.169.285

8.231.758

(62.473)

Seguro social

39.556.400 710.516 29.134.413

29.442.461

(308.048)

ING

8.127.700 225.720 5.926.485

6.019.448

(92.963)

Porvenir

16.172.100 407.420 11.823.510

11.977.473

(153.963)

Colpatria

644.100

437.988

437.982

6

Compensar

977.200

664.496

664.469

27

Coomeva

2.521.500

1.714.620

1.802.334

(87.714)

Famisanar

2.130.300

1.448.604

1.460.692

(12.088)

Humana vivir

3.665.500

2.492.540

833.834

1.664.936

(6.230)

Nueva E.P.S.

7.879.100

5.357.788

1.505.342

3.881.645

(29.199)

Red salud

243.600

165.648

165.651

(3)

Saludcoop

34.066.100

23.164.948

20.625.606

2.829.334 (289.992)

Saludvida

4.043.600

2.749.648

2.883.482

(133.834)

Sanitas

3.883.600

2.640.848

2.640.762

86

Solsalud

125.900

85.612

85.635

(23)

Positiva

3.490.600

3.490.600

3.490.600

-

Comfaboy

19.577.040

19.577.040

19.577.040

-





FISCAL 2012.


ICBF

14.682.130

14.682.130

14.682.130

-

Sena

2.448.605

2.448.605

2.448.605

-

ESAP

2.448.605

2.448.605

2.448.605

-

Ministerio de educación

4.892.410

4.892.410

4.892.410

-

TOTALES

183.608.190 1.596.029 144.181.333

137.007.088

8.375.915 *El aporte al fondo de solidaridad fue tomado de nomina

**Datos tomados de cruce con administrativa ***Datos tomados de las planillas de pago de parafiscales y seguridad social.

La diferencia radica en que cuando los trabajadores salen a vacaciones del pago de estas les descuentan los aportes a salud y pensión por los mismos días de liquidación de las vacaciones. Luego, les descuentan proporcionalmente a los días que laboren después de incorporarsen a la entidad. Dicho en otras palabras, los trabajadores aportan anticipadamente proporcionalmente a los días liquidados por vacaciones. Contablemente en el mes que se retiene el aporte queda registrado en la contabilidad como menor valor aportado por el empleador pero se nivela en los meses siguientes cuando al trabajador se le descuenta proporcionalmente por el tiempo laborado luego de ingresar de vacaciones. Por otro lado contablemente se evidencia una sobreestimación por valor de $4.714.079 en la cuenta 5103070001 tal y como se evidencia en el siguiente cuadro:

Cuenta Revisado en

administrativa

Saldo en contabilidad a

29/02/12 Diferencia

550706 56.180 56.180 -

5103020001 17.667.140 17.667.140 -

5103030001 28.813.769 28.813.769 -

5103050001 3.241.400 3.241.400 -

5103060001 25.522.108 25.522.108 -

5103070001 24.790.863 29.504.942 (4.714.079)

5103070002 2.039.110 2.039.110 -

5104010001 13.248.970 13.248.970 -

5104020001 2.209.745 2.209.745 -

5104030001 2.246.295 2.246.295 -

5104040001 4.414.690 4.414.690 -

5502030001 920.824 920.824 -

5502030002 1.300.312 1.300.312 -





FISCAL 2012.


5502030003 218.880 218.880 -

5502030004 433.200 433.200 -

5502030005 54.160 54.160 -

5502030006 324.960 324.960 -

5507030001 9.386.092 9.386.092 -

5507030002 2.157.500 2.157.500 -

TOTAL 139.046.198 143.760.277 *Datos tomados de la contabilización del documento EPS que se realiza por cada tercero de la planilla.

En el mes de junio:

Entidad Valor

planilla

Aporte al fondo de

solidaridad

Aporte empleador

Aporte en contabilidad

Incapacidad Diferencia

Colfondos

4.601.600

106.612

3.371.241

3.324.247

- 46.994

Horizonte

11.288.300

80.186

8.406.086

8.355.390

- 50.696

Seguro social

43.824.700

773.439

32.288.446

32.685.301

- (396.855)

ING

12.535.500

245.211

9.217.717

9.469.853

- (252.136)

Porvenir

20.068.500

524.172

14.658.246

14.852.920

- (194.674)

Colpatria

-

-

-

-

- -

Compensar

1.332.800

-

906.304

906.348

- (44)

Coomeva

3.429.600

-

2.332.128

2.309.608

- 22.520

Famisanar

2.093.300

-

1.423.444

1.388.548

- 34.896

Humana vivir

4.545.600

-

3.091.008

3.251.858

- (160.850)

Nueva E.P.S.

9.511.100

-

6.467.548

6.547.974

- (80.426)

Red salud

-

-

-

-

- -

Saludcoop 42.566.841

-

28.945.452

29.518.788

- (573.336)

Saludvida

4.169.500

-

2.835.260

2.949.936

- (114.676)

Sanitas

5.185.100

-

3.525.868

3.503.287

- 22.581

Solsalud

125.900

-

85.612

85.635

- (23)

Positiva

3.763.200

-

3.763.200

3.763.200

- -

Comfaboy

24.865.660

-

24.865.660

24.865.760

- (100)

ICBF

18.648.920

-

18.648.920

18.648.920

- -

Sena

3.109.630

-

3.109.630

3.109.630

- -

Esap

3.109.630

-

3.109.630

3.109.630

- -





FISCAL 2012.



6.215.180

-

6.215.180

6.215.180

- -

TOTALES

224.990.561

1.729.620

177.266.579

178.862.013

Cuenta Revisado en

Administrativa

Saldo en Contabilidad a

31/07/12 Diferencia

550706

51.200

52.000

(800)

5103020001

22.609.360

22.634.500

(25.140)

5103030001

46.214.605

46.379.066

(164.461)

5103050001

3.534.900

3.509.000

25.900

5103060001

28.577.428

28.716.019

(138.591)

5103070001

33.804.974

34.274.303

(469.329)

5103070002

1.978.909

1.112.730

866.179

5104010001

4.123.200

16.974.660

(12.851.460)

5104020001

2.827.130

2.830.035

(2.905)

5104030001

2.827.130

2.830.035

(2.905)

5104040001

5.320.880

5.657.410

(336.530)

5502030001

934.068

960.827

(26.759)

5502030002

1.313.556

1.340.315

(26.759)

5502030003

530.600

149.500

381.100

5502030004

614.400

393.200

221.200

5502030005

153.600

98.400

55.200

5502030006

460.800

294.900

165.900

5507030001

8.595.265

9.389.561

(794.296)

5507030002

3.535.678

2.263.800

1.271.878

2425200001

12.833.320

12.833.320

TOTAL $180.841.003 $179.860.261

Contablemente existe un error puesto que cuando la Sra. Encargada de realizar el documento EPS por error digitando el aporte al ICBF digito el código 0116 en vez del código 0220 por lo cual contablemente genero tanto un debido como un crédito por valor de $12.833.320 en la cuenta contable 2425200001.





FISCAL 2012.


En el mes de diciembre:

Entidad Valor planilla Aporte al fondo de solidaridad

Aporte empleador

Aporte en contabilidad

Incapacidad Diferencia

Colfondos

3.925.100

136.378

2.841.542 2.819.283 -

22.259

Colpensiones

45.162.800

960.324

33.151.857 33.576.472 -

(424.615)

Horizonte

11.511.700

181.068

8.497.974 9.018.512 -

(520.538)

ING

11.081.900

396.187

8.014.285 7.616.200 -

398.085

Porvenir

21.349.800

755.865

15.445.451 16.058.214 -

(612.763)

Compensar

706.200

480.216 480.181 -

35

Coomeva

3.029.200

2.059.856 2.133.238 -

(73.382)

Famisanar

2.399.200

1.631.456 1.568.071 -

63.385

Humana vivir

4.688.200

3.187.976 3.027.438 -

160.538

Nueva E.P.S.

8.705.700

5.919.876 6.294.218 -

(374.342)

Saludcoop

43.411.800

29.520.024 29.936.747 -

(416.723)

Saludvida 3.951.100

2.686.748 2.783.859 -

(97.111)

Sanitas

5.796.400

3.941.552 3.963.151 -

(21.599)

Solsalud

133.400

90.712

90.719 -

(7)

Positiva

3.773.900

3.773.900 3.773.900 -

-

Comfaboy

29.379.100

29.379.100 29.379.100 -

-

ICBF

22.033.620

22.033.620 22.033.620 -

-

Sena

3.669.725

3.669.725 3.669.725 -

-

Esap

3.669.725

3.669.725 3.669.725 -

-


7.343.910

7.343.910 7.343.910 -

-

TOTALES

235.722.480

2.429.822

187.339.505 189.236.283

Contablemente se evidenciaron dos errores similares al del mes de junio puesto en vez de digitar el código 0220 digitaron el 0116 generándole contablemente un débito a la cuenta 2425200001 y un crédito en la cuenta 2401010001 por valor de $8.096.47, los cuales corresponden a una porción del aporte a Comfaboy. De igual manera sucedió con parte del aporte al ICBF donde generó un débito y un crédito por valor de $800.000 en la cuenta contable 2425200001.





FISCAL 2012.


Cuenta Revisado en

Administrativa

Saldo en Contabilidad a

31/12/12 Diferencia

550706

51.400

29.208.419

(29.157.019)

5103020001 19.100.769

27.384.849

(8.284.080)

5103030001 44.760.260

66.394.003

(21.633.743)

5103050001 3.591.700

5.005.300

(1.413.600)

5103070001 46.091.767

70.512.353

(24.420.586)

5103070002 1.673.724

1.974.551

(300.827)

5104010001 20.155.419

26.304.650

(6.149.231)

5104020001 3.377.530

4.383.085

(1.005.555)

5104030001 3.367.530

4.383.085

(1.015.555)

5104040001 6.813.280

8.879.910

(2.066.630)

5501300001

53.000

-

53.000

5502030001 1.077.266

1.417.691

(340.425)

5502030002 2.588.068

3.831.592

(1.243.524)

5502030003 258.025

309.840

(51.815)

5502030004 570.560

691.000

(120.440)

5502030005

61.995

75.700

(13.705)

5502030006 365.380

464.600

(99.220)

5507030001 24.974.083

16.422.417

8.551.666

5507030002 3.091.780

3.818.488

(726.708)

2425200001 800.000

-

800.000

2425200001 8.096.471

-

8.096.471

TOTAL 190.920.007

271.461.533

Hallazgo No. 22

Observación: Se evidenció que no existe una revisión por parte del área contable a la contabilización de parafiscales que realiza administrativa. Revisión que debería estar soportada en una conciliación tal y como lo señala los numerales 3.8 y 3.16 de la resolución 357 de 2008. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con





FISCAL 2012.


alcance administrativo.

Respuesta entidad auditada: La oficina de contabilidad, si revisa los documentos procesados en la dependencia de administrativa y en las otras dependencias donde realizan órdenes de Pago. El sistema de Tesorería en el momento de pagar una cuenta solicita el documento con el cual fue causado; ya que para efectuar el pago se debe hacer la verificación o revisión de la Orden de Pago, pues sin dicha verificación por parte de contabilidad el sistema no permite la realización del giro. En cuanto a la utilización del concepto 0116 como ustedes lo manifiestan fue un error de digitación que no se detectó a tiempo, no obstante ya fue corregido con NT.20130021 que se adjunta.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones y se levanta parcialmente la observación debido a que estos errores se detectarían a tiempo si se diera cumplimiento a los numerales 3.8 y 3.16 de la resolución No. 357 de 2008. Cabe recordar que la Corte Constitucional en sentencia C-487 del 2 de octubre de 1997 expreso “En esa perspectiva, las decisiones que en materia contable adopte la Contaduría de conformidad con la ley, son obligatorias para las entidades del Estado, y lo son porque ellas hacen parte de un complejo proceso en el que el ejercicio individual de cada una de ellas irradia en el ejercicio general, afectando de manera sustancial los ”productos finales”, entre ellos el balance general, los cuales son definitivos para el manejo de las finanzas del Estado”. Negrilla fuera del texto. Hay que tener en cuenta que el grupo auditor solo toma muestras y no se revisa toda la información, y de los 3 meses que tomó como muestra se detectaron errores en todos. Aun cuando se adjunte la nota NT. 20130021 corrigiendo uno de los tres errores evidenciados a 31 de diciembre 2012 la cuenta presentaba saldos errados al finalizar la vigencia.

4.3. SEGUIMIENTO A LAS GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR Realizando el seguimiento al avance de los planes de mejoramiento suscritos como resultado de los hallazgos establecidos en las Auditorías a los estados financieros vigencias 2009-2010 y 2011 y radicados a la Contraloría Municipal de Tunja (CMT) el 14 de enero de 2013, se evidencia:

Plan de mejoramiento auditoria vigencia 2010-2011





FISCAL 2012.


De los 57 hallazgos se encuentran cumplidos el 40%, el 23% se encuentra cumplido parcialmente y 37% no presenta avance por lo que se encuentra pendiente. En la auditoria pasada ya se habían reportado algunos hallazgos como cumplidos estos tienen que ser excluidos del avance al plan de mejoramiento. Además se tiene que presentar un solo avance al plan de mejoramiento por las tres vigencias auditadas no como se viene presentando uno por cada auditoría realizada, el plan de mejoramiento debe acumularse en uno solo.

No. Descripción Responsable Plazo Observaciones CMT Estado

Cumplida Parcialmente

cumplida Pendiente

1

En la legalización de la caja menor se adjuntan facturas de compra a nombre de funcionario y no a nombre de la Alcaldía

Almacén Inmediato

Las facturas de caja menor están a nombre del municipio de Tunja.

X

2

No se realizan reembolsos mensuales de caja menor, y al cierre presupuestal no están dentro de la vigencia

Almacén 1 año Se evidencio la realización de los reembolsos

X

3

No se evidencian soportes de auditoria practicadas a caja menor por parte de la oficina de control interno de la entidad

Control interno de gestión

4 meses

En la auditoria a los estados financieros vigencia 2011, esta observación ya se encontraba cumplida. Por tal razón no es necesario continuar incluyéndola en el plan de mejoramiento

X

4

La totalidad de los ingresos reportados en los extractos bancarios no están siendo contabilizados en los libros auxiliares.

Tesorero - Nancy García

1 mes La acción no se ha cumplido en su totalidad

X

5

Existe un gran número de cuentas bancarias (55) que no presentan movimiento durante la vigencia 2010, además no se identifica la destinación a que pertenece.

Secretarias ejecutoras - Oficina de Planeación - Luis F. Cepeda - Luz Marina Bermúdez - Olga Medina

6 meses

En el plan de mejoramiento no se presenta ningún soporte que evidencie la ejecución de la acción a tomar

X

6

No se han renombrado las cuentas bancarias de entidades que ya fueron fusionadas.

Judith Soraya Hernandez - Nancy Garcia - Lucia Aguirre - Fernando Cepeda - Olga Medina

5 meses

Aunque se ha evidenciado que algunas cuentas si han sido renombradas aún existen cuentas bancarias que los números de cuentas en contabilidad no coinciden con el número real de la cuenta bancaria.

X





FISCAL 2012.


7

En el cruce de cuentas de bancos de la Alcaldía de Tunja y sus entidades agregadoras se evidencia un menor valor reportado por $33.004 miles de pesos

Contabilidad


X

8

En la carpeta de extractos y conciliaciones se encontró la cuenta 585003957 del Banco de Bogotá por valor $1.384 miles, esta figura a nombre de la alcaldía, su existencia no está reflejada en libros auxiliares ni se encuentra conciliación

Tesorería - Gerente Liquidador empresa matadero

2 meses

Se solicita se allegue soporte de cancelación de la cuenta y se explique cuál fue la destinación del saldo que tenía al momento de cancelarla.

X

9

En la cuenta 112004001 Fondos de transito-cuenta consignaciones bancarias, presenta saldo por valor de $899.032.623,71 sin reclasificar

Contabilidad/ Tesorería

1 año


X

10

identifican la subcuenta 112004002 cajas sin situación de fondos como activo corriente por valor de $401.328 miles de pesos, recursos que no serán girado

Contabilidad Inmediato


X

11 Las notas explicativas a la entidad no especifican la cuenta 112005

Contabilidad 6 meses


X

12

Se incumplen con las notas explicativas a los E.F en el numeral 2.2 que trata sobre el reconocimiento de activos (causación) tratamiento que no se da en lo concerniente a las rentas por cobrar, de igual forma no se realizan provisiones para descargar las rentas prescritas para evitar mostrar datos irreales

Secretaria de hacienda - sistemas - impuestos y contabilidad

6 meses

Se evidencio que solamente se están causando las cuentas por cobrar correspondientes al impuesto predial unificado, quedando pendientes por causar las de industria y comercio, la sobretasa a la gasolina entre otros impuestos.

X

13

La cuenta 151002001 no especifica la descripción del bien incorporado por valor de $32.514 miles e igualmente este inmueble no está en los registros de inventarios de almacén

Contabilidad - Ecovivienda

1 año

En la auditoria a los estados financieros vigencia 2011, esta observación ya se encontraba cumplida. Por tal razón no es necesario continuar

X





FISCAL 2012.


incluyéndola en el plan de mejoramiento

14

La institución educativa piloto y la casa Juan de Vargas no identifican el valor de la construcción, aun cuando existe área construida.


X

15

Existen algunos bienes inmuebles que no se encuentran ingresados en el inventario de la oficina de almacén

Almacén 1 año

Auditados los estados financieros de la vigencia 2012, se evidencio el cumplimiento de este hallazgo

X

16

No se identifica de forma individual en la contabilidad los terrenos pendientes de legalizar, tanto rurales como urbanos, así como las edificaciones

Contabilidad - Jurídica

1 año


X

17

No existe coherencia de las cuentas por pagar registradas en los libros auxiliares frente al decreto de cuentas por pagar, el de reservas y el de déficit.


X

18

Las declaraciones tributarias canceladas presentan inconsistencia en sus valores frente a los registros contables por concepto de retención en la fuente e IVA.

Judith Soraya Hernandez - Nancy Garcia - Olga Medina

2 meses


X

19

A la cuenta superávit por valorizaciones, no se realizó la correspondiente actualización de rentabilidad con corte a 31 de diciembre de 2010

Contabilidad Anual

Revisar hallazgo 10 del plan de mejoramiento vigencia 2011

X

20

Las cuentas de orden tanto deudoras como acreedoras no tienen el tratamiento adecuado en cuanto a actualización e incorporación de todos los conceptos que allí deben figurar.

Contabilidad Anual


X





FISCAL 2012.


21

Los estados financieros reportados por la alcaldía al portal SIA no coinciden con lo enviado a la Contaduría General de la Nación en el portal CHIP, debiendo ser la información financiera única e idéntica para todos los casos.

Jefe de contabilidad

Anual


X

22

El plan de mejoramiento entregado con corte a 31 de marzo no presenta avance alguno, pues las actividades planteadas no se han desarrollado en los términos establecidos

Áreas involucradas en el plan de mejoramiento

2 meses

En el plan de mejoramiento entregado el 10 de enero de 2013, se evidencia que aún existen acciones de mejoramiento pendientes por cumplir, aun cuando el plazo establecido para su realización ya se encuentra vencido.

X

23

La presentación del informe de control interno contable es muy sencilla pues nos se evidencia un análisis eficiente de los componentes de la entidad que sirva de herramienta para lograr la evaluación por parte del grupo auditor

Contabilidad - Tesorería - Control interno de gestión

1 año

El informe de control interno contable para la vigencia 2012, se ha desarrollado de acuerdo a lo exigido por la Contaduría General de la Nación, sin embargo es necesario aclarar que la columna observaciones debe diligenciarse de acuerdo a lo observado en el avance o estancamiento para cada una de las actividades, no solamente son el N.A (No Aplica), que permite la validación del formulario. Esto con el fin de hacerlo más específico y efectivo para el cumplimiento de metas y objetivos.

X

24

No se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable

Oficina de planeación - secretaria administrativa, financiera

12 meses

Se solicita que el municipio allegue los controles establecidos por esta entidad y las autoevaluaciones que se hacen a estas.

X

25 El manual de procedimientos no se encuentra actualizado

Oficina de planeación - secretaria administrativa, financiera

12 meses

Según avance al plan de mejoramiento de fecha de 10 de enero de 2013, se encuentra en proceso de actualización.

X





FISCAL 2012.


26 Aun no se han actualizado los costos históricos de los bienes inmuebles

Jefe de oficina asesora de planeación y oficina de contabilidad

1 año Esta observación es recurrente en las 3 vigencias.

X

27

No existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y fiscales.

Contratación, administrativa, educación, almacén, planeación, hacienda

12 meses

Se evidencio que si bien si se ha mejorado en la conciliación contable de algunos proceso, existen muchos actividades entre las oficinas del municipio en la cuales este proceso de unificación de la información contable no se ha realizado.

X

28

No se cuenta en todos los casos con seguridades como foliado de la carpetas o el manejo de consecutivo de documentos

Tesorería - Gerente Liquidador empresa matadero

1 mes


X

29

Se observan falencias en el sistema de control interno contable y fallas de autocontrol

Oficina de planeación, secretaria administrativa, hacienda

12 meses

Dentro del proceso de mejoramiento continuo del MECI, se observa que se está trabajando en disminuir las falencias encontradas, sin embargo aún no se han actualizado el manual de procedimientos

X

30

No se revela en las notas explicativas la metodología aplicada para la actualización de los bienes y fecha de avaluó.

Contabilidad 8 meses

En la nota N4.1, perteneciente a las notas generales a los estados financieros, se indica que no se ha realizado el avaluó a los bienes inmuebles del municipio

X

31

Se encuentran sin cancelar 50 cuentas bancarias que no presentan movimiento durante 2009 y están en estado inactivo por un valor que asciende a $664.923.170,89

Tesorería, secretaria de infraestructura, desarrollo, educación, protección social, y oficina asesora de planeación

1 año

En el plan de mejoramiento no se allega documentos soporte que evidencie la ejecución de la acción.

X

32

En los comprobantes de egreso no se indica el número de registro presupuestal.

Tesorería, planeación, sistemas

6 meses

En la auditoria a los estados financieros vigencia 2011, esta observación ya se encontraba cumplida. Por tal razón no es necesario continuar

X





FISCAL 2012.


incluyéndola en el plan de mejoramiento

33

Las cuentas del banco del estado 710-056147-3 pasivos EAAT con saldo a 31 de diciembre de 2009 de $17.608 y banco uconal 3-0350001431-2 "Otros ingresos DITT" con saldo $2.977.970,89 aparecen reportado en el boletín de caja y bancos de tesorería pero no en el auxiliar de tesorería.

Contabilidad, tesorería

6 meses

Se evidencia soporte adjunto del banco DAVIVIENDA en donde se explica que la cuenta número 710056147-3 del banco del estado, fue trasladada a BANCAFE y posteriormente al banco Davivienda con cuenta número 371-077801-1, pero aún no se evidencia que sucedió con la cuenta del banco UCONAL.

X

34

No se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones confrontándolos con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes.

6 meses No se ha allegado evidencia avance por parte del municipio.

X

35

El proceso contable no se encuentra aún integrado con tesorería, presupuesto y almacén, entre otras áreas que lo amerita

Oficina asesora de planeación, almacén, presupuesto, contabilidad, tesorería

6 meses

No se ha integrado cada uno de los programas de las dependencias que alimentan la información contable con el Finanza Plus de contabilidad

X

36

No existen espacios o documentos (reuniones, informes, etc) en los que se evalúa y verifique el cumplimiento individual de las responsabilidades establecidas en el manual de funciones y se determina exactamente en qué dependencia o funcionario recae la responsabilidad de adelantar determinada actividad que forma parte del proceso contable.

Secretaria administrativa, secretaria de hacienda

6 meses

Se están llevando a cabo evaluaciones de desempeño, según lo observado en las hojas de vida de los funcionarios que reposan en el archivo de la secretaria administrativa.

X

37

Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran parcialmente documentadas ya que existe el manual de procedimientos de la administración municipal que abarca ciertas actividades del proceso contable pero no están allí todas las políticas y actividades contables que se llevan a cabo.

La observación del municipio para este ítem es igual a la entregada para el avance a enero de 2013, lo cual evidencia que no se han adelantado acciones de mejoramiento.

X





FISCAL 2012.


38

La alcaldía mayor de Tunja tiene asignada a la asesoría de control interno de gestión (ACIG) la función de auditoria interna mediante resolución 290 de 2007 que establece el manual de procedimientos de esta asesoría, aunque este manual no se encuentre actualizado.


X

39

Durante 2008 la ACIG desarrollo un trabajo más ordenado planteando un plan de auditoria para la vigencia aunque esta labor aún no se desarrolla siguiendo estrictamente una metodología de auditoria reconocida.


X

40

Es necesario advertir que el objeto de los recursos públicos no es permanecer en las cuentas bancarias de las entidades sino satisfacer oportunamente las necesidades de la comunidad por lo que se requiere tomar correctivos frente a las cifras representativas en este sentido.

Secretarias ejecutoras, contratación y planeación

1 año

El dinero que se encuentra en las cuentas bancarias, mientras se aprueban los proyectos se están siendo invertidos en CDT´s que se redimen antes de terminar la vigencia fiscal y por los cuales recibe unos intereses.

X

41

Se debe realizar en oportunidad el cierre de tesorería para cada vigencia pues actualmente este proceso finaliza varios meses después de terminada la vigencia.

Contratación, administrativa, educación, planeación, hacienda

12 meses

Se evidencia que no están contabilizando dentro del mismo mes en que se debitan o acreditan los intereses pagados o cobrados.

X

42

En las gestiones para la depuración e las rentas por cobrar se requiere incluir todos los conceptos que sean susceptibles de cobro y encajen dentro de este concepto.

Secretaria de hacienda - sistemas - impuestos y contabilidad

6 meses Igual al ítem 12

X

43

A pesar de que existen predios rurales o urbanos con riesgos de invasión o uso indebido, no se conocen de visitas que se hayan programado para el control de todos los predios y su eventual cerramiento y protección. Se requiere que la administración municipal realice verificaciones periódicas para cotejar que el área con que cuenta cada predio en su verificación física sea la misma que figura en las escrituras.

Almacén, secretarias de infraestructura, desarrollo, educación, gobierno, jurídica y oficina asesora de planeación.

1 año

El municipio se encuentra en continuo proceso de legalización de los bienes de los cuales no hay claridad si son o no propiedad del municipio, pero hasta tanto no se haya terminado el proceso no se adelantar procesos de revisión de los predios.

X





FISCAL 2012.


44

Es necesario tener claridad sobre el total de los predios que pueden ser de propiedad del municipio ya que en la base de datos de impuesto predial figuran 1150 (aunque varios de ellos corresponden a zonas de cesión) sin embargo esta cifra difiere mucho de los bienes legalizados (51).

Secretaria de hacienda, jurídica, oficina de planeación, infraestructura, almacén

18 meses

Se solicita allegar la relación de los predios del municipio que han sido legalizados Vs los predios excluidos del impuesto predial.

X

45

Se requiere comunicación constante entre la oficina asesora de planeación y la división de contabilidad para ajustar la información relativa a las zonas verdes, vías, parques y demás espacios públicos cedidos al municipio por constructores privados en años anteriores

oficina de planeación

2 años

En el plan de mejoramiento no se evidencia soportes para verificar en que porcentaje se ha cumplido esta acción.

X

47

Los costos históricos registrados en la contabilidad fueron actualizados dentro el proceso de saneamiento contable con el ultimo avaluó según un estudio realizad, sin embargo desde esa actualización han pasado más de cuatro vigencias.

Planeación, contabilidad, almacén

1 año Esta observación es recurrente en las 3 vigencias.

X

48

Los funcionarios de almacén y de contabilidad no conocen el manual de procesos y procedimientos, expresan que el ejercicio de sus funciones que le aplican las disposiciones y reglamentación de orden general.

Secretaria administrativa

6 meses


X

49

El hecho de no haberse implementado la sistematización del almacén, no hay interface entre el SRF y el finanzas plus de contabilidad

Secretaria administrativa

6 meses

No se ha integrado cada uno de los programas de las dependencias que alimentan la información contable con el Finanza Plus de contabilidad

X

50

La depreciación que viene calculando la oficina de contabilidad no se está aplicando de acuerdo con las normas en cuanto a depreciación individual, lo cual sería posible si el control de las adquisiciones e inventarios los llevara la oficina de almacén

secretaria de planeación (sistemas), secretaria administrativa (almacén), secretaria de hacienda (contabilidad)

1 año

No se ha integrado cada uno de los programas de las dependencias que alimentan la información contable con el Finanza Plus de contabilidad y de esta manera se puedan individualizar los bienes, para su correcta depreciación. Este hallazgo viene desde el año 2009, y no se evidencia ninguna acción correctiva.

X





FISCAL 2012.


51

No se reclasificaron las cuentas de orden de los bienes que se encuentran totalmente depreciados, lo que puede ocasionar sobreestimación de las cuentas.

secretaria de planeación (sistemas), secretaria administrativa (almacén), secretaria de hacienda (contabilidad)

1 año


X

52

Dentro de la consolidación de los estados financieros, para efectos de consistencia de estos, no se verifican o concilian las cifras de los balances de la inst. Educativa, concejo, personería y contraloría.

Secretaria de hacienda (contabilidad)

1 año


X

53

Existen deficiencias en cuanto a la presentación y manejo de maquinaria y equipo totalmente depreciados, los cuales se muestran en cuentas de orden pero en forma global y no se maneja ningún registro individual.

Secretaria de hacienda (contabilidad)

1 año


X

54

Contrato 139-2006 con objeto "suministro de mobiliario para oficina para el componente de vigilancia en salud pública" por $8.3 millones, el 30 de marzo/07 se contabilizo anticipo por 50% equivalente a 4.1 millones en la partida 550216 gatos de salud

Secretaria de contratación, secretaria jurídica, secretaria de hacienda (contabilidad)

1 año


X

55

Esta sobreestimada la cuenta "equipos de comunicación y computación" debido a la depreciación por grupos (Dep. equipos de computo por $6.7 millones, Dep líneas telefónicas por $1.3 millones y Dep. de quipos de computo $1.7 millones)

Aunque el plan de mejoramiento no se pronuncia sobre este hallazgo, en los estados financieros 2012 se refleja un ajuste a las cuentas por depreciaciones.

X

56

No son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación y valorización de los bienes muebles, es decir de manera individual y según el estado de conservación de cada elemento, lo cual se debe a la falta de sistematización.

No se ha cumplido en su totalidad, igual que en la acción 49.

X

57

No se hace confrontación de la toma física de bienes muebles (inventario) con los registros contables para efectos de los ajustes pertinentes, cuya labor se permitiría si el área de almacén estuviera en


X





FISCAL 2012.


interface con contabilidad.

58

Las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte no son adecuadas ni completas, situacion que se da tanto en los registros de contabilidad como en el control de inventarios de los bienes devolutivos.


X

Plan de mejoramiento vigencia 2011

De este plan de mejoramiento que comprenden 23 hallazgos se encuentran cumplidos 14, parcialmente cumplidos 6 que equivalen al 26% y 3 hallazgos que representan el 13% que están pendientes.

No. Descripción Responsable Plazo Observaciones CMT

Estado

Cumplida Parcialmente

cumplida Pendiente

1

La caja menor no presenta ningún movimiento crédito durante el año que evidencie la legalización de gastos parciales.

Control interno de Gestión

un (1) mes

Se le está dando el movimiento adecuado

X Control

interno de Gestión

un (1) mes

2

En la legalización de caja menor se adjunta algunas facturas de compra a nombre de terceros diferente a la Alcaldía Municipal de Tunja.


un (1) mes

Las facturas de compra se encuentran a nombre del municipio de Tunja en lo que se pudo observar en la auditoria vigencia 2012.

X

3

Se evidenció que no se están practicando deducciones de impuestos en los pagos realizados por caja menor.


un (1) mes

Los pagos no superan las bases para efectuar las respectivas retenciones en el año 2012.

X

4

Se evidenciaron pagos constantes a Jer Servicios varios por la desinfección y fumigación de tanques del municipio, inspección quinta de policía, casa de justicia… etc. que bien se podrían realizar un contrato de mantenimiento de mínima


Dos (2) meses

No se realizaron pagos por este concepto

X





FISCAL 2012.


cuantía.

5

Las conciliaciones bancarias no se encuentran firmadas por el responsable de prepararlas.

Auto control Mensual

Según auditoria a los estados financieros 2012, se seleccionaron diferentes meses donde no se evidencia la firma en las todas conciliaciones de las personas encargadas de prepáralos.

X

6

Existe diferencia en el saldo de la confirmación vs saldo tomado de la conciliación suministrada por la administración en 3 cuentas bancarias.

Control Interno

5 meses

Se cotejaron los saldos bancarios a 31 de diciembre de 2012 Vs los saldos en libros y extractos.

X

7

Existen 12 cuentas bancarias que están en la relación de las conciliaciones suministradas por la administración y que las entidades bancarias no las reportan.

Auto control 5 meses

Según los soportes anexos al plan de mejoramiento, se puede observar el cumplimiento de este hallazgo.

X

8

Existen 19 cuentas bancarias que las entidades bancarias reportaron en respuesta al oficio de confirmación que se les envió que no se evidenció la conciliación realizada por la administración de estas.

Auto control Tres meses

En los soportes que se anexan al avance al plan de mejoramiento se evidencia que 5 cuentas bancarias están canceladas y tres saldadas.

X

9

Según nuestra muestra se evidenció 1 cheque que fue emitido el 28/12/2010 y que según el artículo 721 del Código de Comercio este ha caducado.

Auto control Tres meses

El cheque ya fue cobrado y anexo al plan de mejoramiento se evidencia el ajuste contable realizado.

X

10

No se valoró las acciones que posee la Alcaldía Municipal de Tunja en el Banco Popular a precio del mercado a 31/12/2011 aun cuando estas cotizan en la Bolsa de valores de Colombia.

control interno

dos meses

Según CONCEPTO 20122000029581 del 17 de octubre de 2012 de la Contaduría General de la Nación, en respuesta al oficio enviado por la contadora del municipio de Tunja, se mantiene el hallazgo.

X

11

Las acciones que posee la Alcaldía Municipal de Tunja en Serví Tunja no están valorizadas a 31/12/2011. El valor existente en contabilidades a 31/12/2010 según certificación del 29 de septiembre /2011.

Contabilidad inmediata Se encuentra actualizada a 2011

X

14

El CDT de Construyecoop está registrado por menos valor de lo que se evidencia en el titulo.

Control interno

Seis mes

Aunque el registro contable está bien, no se evidencia soporte o acta de sostenibilidad contable en donde se autorice afectar el patrimonio en este movimiento contable.

X





FISCAL 2012.


15

En oficio AF 05085 de 27 de marzo de 2012 se solicitó al detalle las rentas por cobrar pero nunca fue entregada la información solicitada por lo que el valor nos genera incertidumbre

Control Interno de Gestión

(trimestral)

Se evidencio que solamente se está causando las cuentas por cobrar correspondientes al impuesto predial unificado, quedando pendientes por causar las de industria y comercio, la sobretasa a la gasolina, entre otros.

X

20 No se están reconociendo los ingresos por el principio de devengo o causación

control interno de gestión

Un (1) año Falta causar ingresos de algunos impuestos.

X

21

El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de devengo o causación o medición.

control interno

un mes

Respecto a los parafiscales se ha mejorado pero existen gastos que primero los pagan y luego los causan tal y como se evidencia en este informe la observación

X

22

Existe una subestimación de $27.662 mil pesos en los aportes del ICBF, SENA, Cajas de compensación Familiar, ESAP, escuelas industriales e institutos Técnicos.

Administrativa dos meses

Se realizó el cruce como la administración explico para la presente auditoria, por lo que la observación se realiza para la auditoria vigencia 2012.

X

23

Se giro un anticipo por el 50% del valor del contrato 553 de 2011 con CALING LTDA, aunque se estipulaba un anticipo del 40% Este 10% extra corresponde a$21.686.221.20 según comprobante de Egreso EG 20113855

Contratación dos días La acción se encuentra cumplida

X

25

No se ven reflejados en la contabilidad, los avalúos a la propiedad del municipio, pese a que se suscribió el contrato Inter administrativo No.162-2011 con el IGAC.

Planeación seis meses

Esta observación es recurrente desde la vigencia 2010.

X

28

El Municipio no cuenta con un software que permita el manejo adecuado de la propiedad, planta y equipo y tampoco cuenta con una interface entre el SFR y FINANZAS PLUS Software contable del municipio, por lo tanto, el proceso de depreciación y amortización debe hacerse manualmente en la oficina de Contabilidad corriendo los riesgos ya evidenciados en cuanto a la correcta aplicación a la depreciación de los bienes nuevos incorporados al Municipio. Esto genera inexactitud en el cálculo de la amortización y

Control Interno

un año

En el plan de mejoramiento no se evidencia avance de esta observación.

X





FISCAL 2012.


depreciación puesto que el valor base para el cálculo de estas es el que se encuentra registradas en los libros a 01 de enero o en algunos casos simplemente no se calcula.

42

Se está amortizando la cuenta 1.7.10.01.0002 terrenos viaducto avenida oriental por un valor anual de $12.208.030, incurriendo en un error, debido a que la normatividad contable estipula que los terrenos no se amortizan

Auto control dos meses

La acción se encuentra cumplida

X

43

La cuenta 1925 Amortización Acumulada Bienes entregados a terceros presenta una subestimación de $80.978.335,27, debido a que no se están amortizando algunos de estos bienes.

Contabilidad dos meses


X

44

Al cotejar los saldos suministrados por las entidades bancarias Banco Agrario de Colombia y Banco de Colombia, con los registrados en los libros auxiliares se presenta una sobre estimación den la contabilidad por valor de $1,563 mil.

Control interno


X

45

Según la certificación enviada por el Banco Agrario de Colombia sobre el valor pagado por concepto de intereses, se presenta una sobre estimación en la contabilidad de $30 mil entre el valor registrado en libros auxiliares y el valor certificado por la entidad Bancaria

Control interno

dos meses


X

Se hace énfasis que el nuevo avance al plan de mejoramiento debe presentarse acumulado, no uno por cada vigencia auditada. Además no se deben incluir los hallazgos que se reportan como cumplidos. La resolución No. 020 de 2011 en su artículo 51 textualmente indica: “… el incumplimiento total o parcial del plan de mejoramiento equivale a no adelantar las acciones pertinentes a subsanar las deficiencias detectadas por la Contraloría Municipal de Tunja, dando lugar a la aplicación de las sanciones establecidas en el capítulo V de la Ley 42 de 1993”. Teniendo en cuenta que algunas acciones planteadas no se han desarrollado en el tiempo programado y otras que no se les reporta avance alguno se dará cumplimiento al artículo 51.





FISCAL 2012.


Hallazgo No. 23

Observación: De acuerdo al análisis de los avances de los planes de mejoramiento se observa que en su gran mayoría que los tiempos programados para el cumplimiento de las acciones de mejoramiento ya se encuentran cumplidos y aun no se han realizado las acciones. Además, en algunos hallazgos no reportan avance. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedara con alcance administrativo y sancionatorio.

Respuesta entidad auditada: La administración Municipal a través de la Secretaria de hacienda teniendo en cuenta la Resolución No. 020 de 2011 que en su artículo 49, señala: “INFORMES DE AVANCE Y EJECUCION: El ente auditado rendirá informe de avance con corte a treinta (30) de abril, treinta y uno (31) de agosto y treinta y uno (31) de diciembre, sobre el avance y ejecución de los planes de mejoramiento dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de corte, independientemente de la fecha de aprobación del plan”; ha venido dando cumplimiento a la fechas anteriormente señaladas independientemente de la fecha de aprobación del plan de mejoramiento. por tal razón, con el envío de los avances de corte a diciembre 31 de la vigencia 2012 y entregados a su entidad el día 14 de enero de 2013, en el oficio remisorio, se solicito la culminación de los planes de mejoramiento, atendiendo que para la fecha la administración municipal cumplió con las acciones de mejoramiento y las actividades en el tiempo estipulado, sin embargo la administración Municipal a la fecha no había recibido respuesta de la solicitud, solo hasta el informe que remitieron de la auditoria especial a los estados financieros de la vigencia 2012, en donde establecen las acciones de mejoramiento con el estado en que se encuentran. Por lo anterior, y de acuerdo a lo argumentado por ustedes con respecto a que se deberá presentar un solo avance al plan de mejoramiento por las tres vigencias auditadas no como se venía presentando una por cada auditoria, la administración municipal tendrá en cuenta esta observación, para el avance de corte a 31 de agosto de 2013, con entrega el 11 de septiembre del presente (adjunto 2 folios).

Decisión Contraloría Municipal de Tunja: Se aceptan las explicaciones pero no se levanta la observación por las siguientes razones:





FISCAL 2012.


No es cierto que la Alcaldía cumplió con las acciones de mejoramiento en el tiempo estipulado por mencionar unas acciones aun no cumplidas y que los tiempos programados ya expiraron tenemos: 1) No existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y fiscales, 2) No son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación y valorización de los bienes muebles, es decir de manera individual y según el estado de conservación de cada elemento, lo cual se debe a la falta de sistematización, 3) No se ven reflejados en la contabilidad, los avalúos a la propiedad del municipio, pese a que se suscribió el contrato Inter administrativo No.162-2011 con el IGAC etc…

En la auditoria a los Estados Financieros de la vigencia 2011 en el informe final pueden observar que se dieron por cumplidas algunas de las acciones las cuales no se eliminaron del plan de mejoramiento que presentaron el 14 de enero de 2013, por lo tanto no es cierto que la Contraloría no se ha pronunciado sobre los planes de mejoramiento.

4.4. BENEFICIOS DE AUDITORIA DE LAS VIGENCIAS ANTERIORES

Como beneficio de las auditorias anteriores se observan grandes mejoras representados en los avances de los planes de mejoramiento resultado de las auditorías a las vigencias 2010 y 2011. Se pueden mencionar principalmente:

Las facturas pagadas por caja menor, se encuentran en su totalidad a nombre del municipio de Tunja y no del personal que labora en el municipio. Asimismo, los pagos realizados por caja menor ya no superan las bases establecidas por la DIAN para practicar retenciones en la fuente. Esto implica que existe un mayor control en la gestión de compra por parte del municipio, así como una adecuada evaluación de los proveedores, puesto que para compras repetitivas, se hace necesario la formalización contractual del suministro o la prestación del servicio.

Se han cancelado algunas cuentas bancarias que se encuentran inactivas desde años anteriores, sin embargo, aún existen muchas cuentas en este estado.

Las acciones que el municipio de Tunja posee en Servi-Tunja, han sido actualizadas, esto se ve reflejado en los estados financieros del municipio.

Aunque se siguen presentando algunas diferencias, durante la presente auditoria se ha observado que se ha mejorado bastante en el cálculo de la





FISCAL 2012.


depreciación y de la amortización de la propiedad, planta y equipo del municipio.

Se observa también que las rentas por cobrar por concepto de impuesto predial unificado de las vigencias anteriores ha sido incorporada al balance del municipio, con lo que se espera que se mejore la gestión de cobro por parte del municipio, evitando que estas cuentas prescriban.

4.5. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

Dentro del proceso de Evaluación del Control Interno Contable y conforme a lo establecido en la Resolución No. 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación, mediante la cual se establece los procedimientos para la implementación y evaluación del control interno contable en las entidades públicas, en materia de Control Interno, se verificaron los siguientes aspectos contables:

PREGUNTAS CONTROL INTERNO CONTABLE

COMPONENTE GENERAL CALIFICACION Observaciones

# DESCRIPCION PREGUNTA 2 1 0

1 Según lo dispuesto en el articulo 5 de la ley 298 de 2000, la entidad cuenta formalmente con un área contable y financiera?

x

Si se cuenta con área contable y financiera

2 La entidad tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera?

x

Se tiene definidos, sin embargo no son socializados permanentemente

3 La entidad aplica el Régimen de Contabilidad Pública vigente y demás normas técnicas contables para el registro de sus operaciones?

x

Si, sin embargo el principio de causación no es utilizado en todos los registros. Con relación a lo verificado para la vigencia 2011, se ha venido mejorando en el principio de causación

4 Se llevan libros oficiales de contabilidad? x

El municipio cuenta con los libros oficiales de contabilidad.

5 La entidad cuenta con manuales de sistemas y procedimientos contables?

x

Si se tienen, sin embargo no son de consulta constante por parte de los involucrados

6 Archivos organizados relacionados con la documentación contable.

x

Los archivos se encuentran organizados en la oficina responsable de cada documento.

7 Conciliación de operaciones reciprocas con las entidades públicas con las cuales se efectuaron transacciones.

x

Se hacen conciliaciones frecuentemente





FISCAL 2012.


8 Integración de dependencias que conforman el área contable y financiera (Planeación, Presupuesto, Tesorería y Contabilidad).

x

Si bien la mayoría de las dependencias cuentan con un software para su normal funcionamiento, entre ellos no están integrados, lo cual dificulta la consolidación de la información contable. El municipio de Tunja esta en proceso de integración de todos los software que alimentan el contable, sin embargo para la vigencia 2012 no se contaba con dicha integración.

9 Las notas a los Estados Contables se ajustan a las normas técnicas del Régimen de Contabilidad Pública vigente?

x

Si se ajustan

COMPONENTE ESPECÍFICO - ACTIVO

1 Las concilicaciones bancarias se realizan mensualmente?

x

Se efectúan mensualmente

2 En caso de presentarse saldos de conciliaciones bancarias, se efectúan los ajustes correspondientes?

x

Si se efectúan

3 Se cuenta con un manual de procedimientos para la adquisición y/o realización de inversiones de portafolio?

x

No existe

4 Se valorizan las inversiones de acuerdo a las disposiciones legales, esto es Valoración a Precios de Mercado?

x

No se valorizan

5 Se realizan conciliaciones periódicas con las entidades donde se poseen inversiones con el fin de establecer los saldos reales en este grupo?

x

No se realizan

6 En las rentas por cobrar, existen registros contables auxiliares por contribuyente?

x

Durante la vigencia 2012, se estuvo trabajando en la tercerización de estas cuentas, sin embargo aun no se cuenta con la totalidad de las cuentas por cobrar

7 En las rentas por cobrar, los archivos relacionados con la documentación contable, permiten a las Secretarías de Hacienda u organismo Recaudador conocer los estados de cuenta de cada uno de los contribuyentes?

x

Es posible

8 En las rentas por cobrar, existe un procedimiento para hacer un seguimiento a la extinción de obligaciones tributarias, en la modalidad de "Dación de Pago"?

x

No existe

9 En las rentas por cobrar, existe procedimiento para depurar los saldos contrarios a su naturaleza, a nivel de contribuyente, por vigencia, por subcuenta y por áreas o fuentes que reportan la información?

x

No existe

10 Se encuentran registradas todas las propiedades, planta y equipo?

x

Se encuentran registradas.





FISCAL 2012.


11 La entidad cuenta con los respectivos títulos de propiedad de sus propiedades, planta y equipo reflejados en sus estados financieros?

x

Existen predios pendientes por legalizar y su saldo es igual al del final de la vigencia 2011, lo que permite entender que durante la vigencia 2012 no se ha llevado a cabo ninguna gestión buscando la legalización de estos bienes.

12 La entidad calcula la depreciación acumulada en forma individual?

x

Si, sin embargo el proceso continua haciéndose de forma manual, lo que permite que se sigan presentando algunos errores, aunque es necesario resaltar que son menores a los presentados en la vigencia 2011.

13 Se encuentran debidamente valorizados y actualizados los registros de esta cuenta?

x

Esta es una acción recurrente en las vigencias 2010, 2011 y 2012 y no se observa ninguna acción correctiva por parte del municipio.

14 La entidad dispone de un inventario físico de sus propiedades, planta y equipo debidamente valorizado y conciliado con la contabilidad?

x

La oficina de almacén cuenta con inventario físico de las propiedades del municipio.

15 Se realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y se concilian con la contabilidad?

x

Se cuenta con una relación de los bienes de consumo entregados y del beneficiario de estos.

16 En la cuenta Deudores, los avances y anticipos entregados son legalizados a 31 de Diciembre como lo establece la norma?

x

Si se hace

17 En la cuenta Deudores, se concilian los registros contables con las diferentes áreas administrativas?

x

Si se hace

18 Para los bienes de beneficio y uso publico se tienen los títulos de propiedad y se encuentran debidamente registrados con su respectivo avaluó técnico?

x

el municipio cuenta con los títulos de propiedad, pero de estos no hay avalúo técnico, que permita ajustar su valor.

19 Para los recursos naturales y del medio ambiente, se cuenta con los documentos donde se estimen, cuantifiquen y clasifiquen?

x

Contablemente estos no están estimados.

20 Para los recursos naturales y del medio ambiente, se realizan inventarios físicos de estos recursos?

x

Contablemente estos no están estimados.

21 Aplica procedimientos de conciliación de transacciones entre las distintas secciones de la entidad?

x

No se realizan en su totalidad, tal como se pudo evidenciar en la conciliación que debe hacerse entre el municipio y ECOVIVIENDA.

COMPONENTE ESPECÍFICO - PASIVO

1 Los programas de endeudamiento (Deuda Publica) se hacen de acuerdo con la norma de aprobación del Presupuesto?

x

Totalmente

2 Se encuentra adecuadamente registrada la Deuda Publica en la contabilidad?

x

Si, aunque se presenta una diferencia por valor de $ 756.136,57 con lo reportado al sia.





FISCAL 2012.


3 Los registros de Deuda Publica coinciden con los de la Dirección de Crédito Publico del Ministerio de Hacienda y con los de la Contraloría General de la República?

x

Si coinciden

4 Las cuentas por pagar están debidamente respaldadas con sus documentos soportes?

x

Completamente

5 La entidad realiza el cálculo de sus pasivos pensiónales?

x Son hechos por el FONPET

6 Se encuentran registrados y consolidados con sus estado financieros?

x No en su totalidad

7 En la cuenta Bienes en Investigación Administrativa, la entidad revela en sus estados financieros los bienes que se encuentran en esta cuenta?

N.A.

COMPONENTE ESPECÍFICO - PATRIMONIO

1 Tiene el ente público un registro de beneficiarios y se consolida y circulariza periódicamente con la información de los entes inversionistas?

N.A.

2 Las reservas constituidas por el ente público están soportados por normas vigentes, estatutarias y de junta directiva?

N.A.

3 Se tienen controles adecuados para el manejo de los grupos de cuentas del patrimonio?

x

Si se tienen

4 Se hace previo análisis y depuración al incorporarse bienes, derechos y obligaciones de las entidades que se fusionan o se liquidan?

x

Si se hacen

COMPONENTE ESPECÍFICO - CUENTAS DE RESULTADO

1 Los ingresos y los gastos se registran oportunamente en la vigencia a la cual corresponden?

x

Se registran oportunamente, los ingresos se incorporan desde tesorería y estos se registran directamente en el software contable, posteriormente se hace la conciliación entre lo recaudado por la oficina de impuesto y lo registrado por tesorería.

2 Se aplica el principio de causación para estas cuentas?

x

No para todos los ingresos y gastos. En algunos casos son causado después de pagados.

3 Es confiable el mecanismo para el reconocimiento o causación de los ingresos fiscales?

x

No porque son reconocidos en el momento del pago, no cuando se origina el ingreso

4 Se concilian las operaciones reciprocas que el ente tiene con otros organismos?

x

Si se realizan

5 Se cuenta con sus respectivos soportes?

x

Se cuenta con los soportes necesarios

Como resultado de la aplicación de los diferentes componentes la entidad obtuvo una calificación adecuada, debe mejorar aquellas actividades que se encuentran





FISCAL 2012.


en riesgo alto y mediano con el fin de generar información contable confiable, comprensible y relevante, en procura de lograr una gestión eficiente, transparente, de control a los recursos públicos y rendición de cuentas.





FISCAL 2012.


5. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

No. Hallazgo H.A H.D H.F

1

En la conciliación de la cuenta corriente del banco de Bogotá No.616109005 aparecen $31.000 por concepto de diferencia de giro de cheques X

2

La conciliación de la cuenta de ahorros No.1760-0030-4137 del banco Davivienda esta descuadrada por valor de $724.000. X

3

En la conciliación de la cuenta No. 220-250-12516-8 del banco Popular se evidencia que existe una consignación por identificar desde el mes de mayo de 2011. X

4

En la conciliación de la cuenta No. 110-250-02109-4 del banco Popular se evidencia:

19 cheques por cobrar que suman $5.272.862 con más de 2 año de girados.

2 Notas debito desde el 6 de septiembre de 2011.

20 Transferencias no descontadas en extracto desde el año 2009. X

5

En la conciliación de la cuenta No. 220-250-01649-0 del banco popular existe:

2 consignaciones sin identificar una desde el 10/nov/10 y la otra del 04/marzo/11 que suman $ 2.730.805.

15 consignaciones sin identificar del año 2012 desde el mes de febrero hasta el mes de septiembre que suman$2.579.949.

3 Transferencias sin registrar en bancos desde el mes de octubre del año 2010 que suman $1.035.324

$10.728.397 en la conciliación aparecen como valor por debitar en el lib. aux. por concepto de “dif. Archi” mes de dic. 2012 lo cual no es claro. X

6

En la conciliación bancaria del mes de enero de la cuenta No. 110-250-02139-1 del Banco Popular existe una consignación por identificar desde el año 2011 por valor de $20.000 X

7

Se evidencio que las cuentas bancarias Nos. 00130914570100009410 (del BBVA) y 720001981 (del Sudameris) se encontraban canceladas a enero de 2012 y aun así llegaron extractos. Además, la certificación de fecha 15 de diciembre del 2011 del Banco GNB Sudameris en el cuadro donde se relaciona la cuenta corriente cancelada esta repisado el 9 con el 6, por lo que esta certificación queda pendiente pues la cuenta que se puede ver que esta cancelada es la No. 72000879. X





FISCAL 2012.


8

Por no estar las acciones de Servitunja valoradas a 31/12/12 se considera que el valor genera incertidumbre.

X

9

Por cotizar en Bolsa las acciones del Banco Popular, el valor que se debe tomar para valorizar o provisionar las acciones debe ser el valor del mercado más no el valor intrínseco como lo viene tomando la Alcaldía Mayor de Tunja. X

10

No se lleva ningún control de las cuentas por cobrar por industria y comercio de la vigencia actual – 2012, pues en libros esta cuenta no registra ningún valor. X

11

El equipo auditor determino que la cuenta contable 131008 (Rentas por cobrar de industria y comercio vigencias anteriores) con saldo debito por $362.602.223.00 presenta incertidumbre. X

12

Las depreciaciones se continúan calculando de forma manual y aunque se ha mejorado bastante con relación a las vigencias anteriores, se hace necesario recalcar la necesidad de integrar el software contable con uno que maneje la totalidad de la propiedad, planta y equipo del municipio, con el fin de minimizar el riesgo de error en el cálculo de las depreciaciones. X

13

Esta auditoria pudo establecer que no se han efectuado avalúos a los bienes propiedad del municipio de Tunja., esto está en contra con lo establecido en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, Capitulo III, numeral 20, en relación con la actualización del valor de los bienes, indica: "La actualización de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con periodicidad de tres (3) años, a partir de la última fecha realizada, y el registro debe quedar incorporado en el período contable respectivo”. Es necesario tener presente que esta observación ya se hizo en el informe presentado para la vigencia 2011, quedando consignado dentro del plan de mejoramiento como la acción número 25 y en el cual el municipio se compromete a ejecutar las medidas necesarias para su corrección dentro de los seis (6) meses siguientes a su aprobación, sin que a la fecha de la presente auditoria se haya llevado a cabo ninguna acción de mejoramiento. X

14

En la auditoria se evidenció que las declaraciones de retención en la fuente se presentaron y pagaron por menor valor del registrado en contabilidad. X X





FISCAL 2012.


15

La Contraloría Municipal de Tunja no tiene claridad de la destinación de los recursos que se retuvieron y no se cancelaron a la DIAN, los cuales asciende a $79.850.999

X

16

El grupo auditor evidencio que la Alcaldía Mayor de Tunja presento y pago las declaraciones de IVA de los bimestres (segundo y quinto ) por menor valor del registrado en libros. X X

17

La Alcaldía Mayor de Tunja no presento y pago la declaración de IVA del sexto bimestre de la vigencia 2012, cuyo monto que se debió girar a la DIAN es de $13.374.725 , según registros contables. X X

18

La Contraloría Municipal de Tunja no tiene claridad de la destinación de los recursos que se dejaron de cancelar a la DIAN por concepto de IVA, los cuales ascienden a $13.903.494 . X X

19

Se observa la falta de control para realizar las transferencias al IRDET ya que se efectuaron algunos pagos sin que se recaudaran y en otros casos se transfirió menos de lo recaudado.

X

20

Los rendimientos financieros – intereses no se están contabilizando en el mismo mes que son abonados a las respectivas cuentas bancarias.

X

21

Se sugiere que se analice si el 4% a salud y el 4% a pensión se debe descontar sobre las doceavas (doceava de prima de servicios, doceava de alimentación, doceava de auxilio y doceava de auxilio de transporte) que se tienen en cuenta para el cálculo de las vacaciones. La Contraloría Municipal de Tunja recomienda que se analice los casos y de ser el caso la Alcaldía devuelva a cada funcionario lo retenido de más.

X

22

Se debe dar cumplimiento a la conciliación que señala los numerales 3.8 y 3.16 de la resolución 357 de 2008.

X

23

De acuerdo al análisis de los avances de los planes de mejoramiento se observa que en su gran mayoría que los tiempos programados para el cumplimiento de las acciones de mejoramiento ya se encuentran cumplidos y aun no se han realizado las acciones. Además, en algunos hallazgos no reportan avance.

X

H.A. = Hallazgo Administrativo H.D. = Hallazgo Disciplinario H.F. = Hallazgo Fiscal





FISCAL 2012.


6. OPINIÓN CONTABLE A los componentes de gestión y financiero se les ha dado un porcentaje de ponderación conforme a lo verificado en la auditoria. Por esta razón el componente de control de resultados no tiene peso dentro de la calificación, puesto que no se revisó ningún factor de los que están incluidos en este componente. Dentro de la calificación del control de gestión, se evaluaron los factores que corresponden a la rendición y revisión de la cuenta, plan de mejoramiento y Control fiscal interno, debido a que son los factores que pueden ser evaluados dentro del alcance de la auditoria especial a los estados financieros de la vigencia 2012. Para la calificación parcial del control financiero se tuvo en cuenta las sub y sobre estimaciones de las cuentas en las que se evidenciaron estas inconsistencias, asimismo se evaluaron 6 indicadores financieros (razón corriente, capital de trabajo, solidez, endeudamiento, leverage a corto plazo e índice de propiedad).

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD AUDITADA: MUNICIPIO DE TUNJA

VIGENCIA AUDITADA: 2012

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 52,6 0,3 15,8

2. Control de Resultados 0,0 0 0,0

3. Control Financiero 100,0 0,7 70,0

Calificación total 1,00 85,8

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal

FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE





FISCAL 2012.


RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

En nuestra opinión excepto por lo expresado en los párrafos antepuestos, los estados contables de la Alcaldía Mayor de Tunja, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptadas o prescritos por la Contaduría General de la Nación. HERNANDO FARFÁN RUBIANO JULIANA MEDINA ESPINOSA Auditora Fiscal (C.) Profesional Especializado (Líder) JUAN PABLO CASTELLANOS C. NOHORA CECILIA BUITRAGO V. Profesional Especializado Contadora Pública - Contratista

INFORME FINAL AUDITORIA ESPECIAL A LOS ESTADOS...

Documents

Transcript of INFORME FINAL AUDITORIA ESPECIAL A LOS ESTADOS...