CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

Control Fiscal un Compromiso Social

INFORME FINAL AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA PERSONERIA MUNICIPAL DE TUNJA, VIGENCIA 2011.

Elaboró: Yonh F. Piracoca; Lidda M. Urian Revisó: Hernando Farfán Rubiano Página 1 de 71 Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843

INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR A LA GESTIÓN DE LA PERSONERÍA

MUNICIPAL DE TUNJA.

Vigencia 2011

Tunja, Octubre de 2012





CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

DR. JOSÉ ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

DR. HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal

Comisionados:

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Profesional Universitario

LIDDA MAGNOLIA URIAN HUERTAS Contadora - Contratista





Contenido 1. DICTAMEN INTEGRAL .......................................................................................................... 5

1.1 Alcance de la Auditoría.................................................................................................... 6

1.2 Concepto sobre la rendición de la cuenta ..................................................................... 6

1.3 Concepto sobre la Gestión.............................................................................................. 9

1.4 Dictamen de Estados Financieros .................................................................................10

1.5 Criterios para el Fenecimiento de la Cuenta ................................................................12

2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ................................................................13

3. EVALUACION DE LA CONTRATACION .............................................................................19

3.1 Observaciones ................................................................................................................56

4. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ..................................................57

4.1 Modelo estándar de control interno – MECI. ................................................................57

4.2 Auditoria Interna ..............................................................................................................59

5. LIQUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES ...............................................................61

5.1 VACACIONES .................................................................................................................61

5.2 PRIMA DE VACACIONES .............................................................................................61

5.3 PRIMA DE NAVIDAD .....................................................................................................63

5.4 PRIMA DE SERVICIOS .................................................................................................65

6. AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO ........................................................................67

7. CONCLUSIONES ...................................................................................................................69

8. CONSOLIDACION DE HALLAZGOS ...................................................................................70





INTRODUCCION

Desde la expedición de la Ley 11 de 1986, se atribuyeron a las personerías las funciones de actuar como defensores del pueblo y veedores del ciudadano, así como agente del Ministerio Público. Como veedor ciudadano le ha correspondido representar a la comunidad, vigilar y fiscalizar la gestión que cumplen las diversas autoridades administrativas de carácter local y la conducta oficial de los empleados municipales. Como agente del Ministerio Público lleva la vocería de la sociedad para garantizar el cumplimiento de la ley y la justicia.

Posteriormente, la Ley 3 de 1990, les amplió las atribuciones como defensor del pueblo. Las dotó de instrumentos concretos de control y vigilancia al ejecutivo. De la misma manera, se le atribuyeron importantes funciones como defensor de los derechos humanos. La Ley 136 de 1994 y otra serie de disposiciones normativas han complementado las funciones y responsabilidades que le competen a estas instituciones. Por su parte, la Ley 617 de 2000 le adiciono una serie de funciones como veedor del tesoro y también estableció un nuevo régimen de inhabilidades e incompatibilidades.

En el presente informe se evalúan las actividades relacionadas con la gestión financiera, presupuestal, contratación y de control interno de la Personería Municipal de Tunja durante la vigencia 2011, con el fin de emitir concepto sobre los resultados en estos aspectos y el pronunciamiento sobre las cuentas de la vigencia estudiada, con base en el resultado de la evaluación de los Estados Financieros y de la evaluación de la gestión de la Entidad.





1. DICTAMEN INTEGRAL

Doctora MÓNICA EDELMIRA RAMÍREZ Personera Municipal de Tunja Ciudad

La Contraloría Municipal de Tunja, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la Personería Municipal de Tunja, con fundamento en los artículos 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993, con miras a realizar una evaluación de los estados financieros y de la gestión de la Entidad en el período comprendido entre el 1 de Enero y el 31 de Diciembre de 2011. La evaluación se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soporta la gestión de la Entidad y utilizó las técnicas y normas de auditoría del Audite 3.0 acogidas por la Contraloría Municipal de Tunja, lo cual proporciona las herramientas para fundamentar y emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y el concepto sobre la gestión, esto, teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad. Simultáneamente, el equipo auditor revisó la información reportada por la Entidad en los formatos de rendición de cuenta de la vigencia 2011 y se emite concepto sobre el fenecimiento de la cuenta. Para la vigencia 2011 se hará el pronunciamiento de fenecimiento, teniendo en cuenta el concepto de los estados financieros y el concepto sobre la gestión. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en emitir un informe integral de carácter técnico basado en la información reportada por la Personería en el que se expresa opinión de la gestión adelantada durante la vigencia 2011. La auditoria incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno, así como la contratación; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja.





1.1 Alcance de la Auditoría

En el proceso auditor se tomaron temas relacionados directamente con la gestión de la Entidad, se evaluaron aspectos relevantes en cuanto a contratación, estados financieros, liquidación de prestaciones sociales de los servidores de la Entidad, control interno y los avances en el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría como resultado de la auditoría realizada a las vigencias 2008-2010.

Como herramientas para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoría como: Selección aleatoria de muestras contractuales y de resoluciones de prestaciones sociales; se realizo análisis y evaluación de los procesos precontractuales, contractuales y post contractuales frente a la legislación aplicable; se verificó el estado en el que se rindió la cuenta a través del SIA y se realizó el análisis respectivo a los estados contables, con el ánimo de emitir concepto sobre los mismos.

1.2 Concepto sobre la rendición de la cuenta

De acuerdo con lo establecido en la Resolución 020 de 2011 de la Contraloría Municipal Tunja (Articulo 6 del Capitulo II), la rendición de la cuenta es el deber legal que tiene todo funcionario de informar y responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. De igual forma el parágrafo de dicho artículo refiere, que es responsabilidad del funcionario público que administre fondos, bienes o recursos públicos, asumir las consecuencias que se deriven de su gestión fiscal. En virtud de lo anterior, es deber de estos funcionarios informar a la Contraloría Municipal de Tunja en los formatos establecidos para ello, sobre la gestión fiscal realizada con dichos recursos y los resultados que generaron el uso de los mismos.

En la cuenta rendida a través del Sistema Integral de Auditoría – SIA, la Personería Municipal de Tunja presentó los siguientes resultados:

FORMATO F20_13A - CONTRATACIÓN

Este formato fue diligenciado de forma inadecuada, se observó:

-Los contratos No. 201100001, 201100002, 201100003 y 201100005 se encuentran triplicados en su numeración.





-Los contratos No. 201100004, 201100007, 201100008, 201100009, 201100010, 201100011, 201100012, 201100013 y 201100017 tienen numeración duplicada. -En la columna donde se relaciona el número del CDP se evidencian números de estos registros repetidos. -La fecha del CDP del contrato de suministro de un kit cilíndrico para fotocopiadora Sharp 2040 no corresponde a la vigencia en la que se celebró el contrato. -La fecha del RP del contrato “suministro de repuestos y mantenimiento para el vehículo de placas OSJ 725 de propiedad de la entidad” no corresponde a la vigencia en la que celebró el contrato. -5 contratos (201100001, 201100002, 20110003, 20110002, 201100005) no tienen fecha de inicio ni fecha de terminación del contrato. - 40 de los 51 contratos no reportan la fecha del acta de liquidación.

FORMATO F42 - PLAN DE COMPRAS Y EJECUCIÓN

Este formato relaciona las compras realizadas por la entidad en donde muestra el valor proyectado y el ejecutado. Este formato relaciona 58 compras con sus respectivos valores de ejecución.

Formato diligenciado en debida forma, de acuerdo lo dispuesto para tal fin en el aplicativo de rendición electrónica de cuenta. FORMATO F43 CONTROL INTERNO

En este formato la entidad reporta la realización de 3 auditorias a los procesos de la misma, la auditoria No. 3 no reporta fecha de terminación.

De igual forma se presentan los anexos: Informe de Gestión de la vigencia 2011, La evaluación al Modelo Estándar de Control Interno MECI, Las labores realizadas por la Oficina de Control Interno durante la vigencia 2011 y los resultados del Informe Ejecutivo del MECI reportado al Departamento Administrativo de la Función Pública.

-PRESUPUESTO:

Del presupuesto definitivo de la Personería Municipal de Tunja para la vigencia 2011, de $902.168.299 se comprometieron recursos por $873.999.977 de los cuales se pagaron $849.870.129 y se dejó en cuentas por pagar la suma de $24.1290.848.





Los traslados que se hicieron durante la vigencia se encontraron debidamente soportados, modificaciones que ascendieron a $58.831.417. FORMATO ANEXO F43 - AUSTERIDAD EN EL GASTO

El articulo 18 de la Resolución No. 020 de 2011 refiere que los informes de austeridad en el gasto se deben rendir en la cuenta anual consolidada, y que el responsable de rendirla es el jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces.

Al revisar el formato de austeridad reportado por la Personería, se evidencia que no se presenta el correspondiente al mes de Enero de 2011. Es de aclarar que la vigencia que audita este ente de control es la correspondiente a 2011, la cual va desde el 01 de Enero hasta el 31 de Diciembre del mismo año y que los informes de austeridad se deben rendir de manera mensual.

RENDICION DE CUENTA DE LOS HALLAZGOS 1.2 FORMATO F20_13A - CONTRATACION

• El sistema SYSMA en su base de datos asigna los números de contratos dependiendo de la clase del mismo, iniciando por 001 es decir,

Para el CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIO, lo numera a partir del año y máximo 5 dígitos en forma cronológica en este caso 201100001. Para la ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIO, igualmente lo numera a partir del año y máximo 5 dígitos en forma cronológica en este caso 201100001 Para el ORDEN DE SUMINISTROS, lo numera a partir del año y máximo 5 dígitos en forma cronológica en este caso 201100001. Por lo anterior pareciera que el número del contrato se repitiera en una o más ocasiones, como lo evidencia la relación adjunta (anexo 1). Pero en realidad se trata de una numeración de sistema para contratos diferentes y de naturaleza distinta, cuya numeración se reinicia automáticamente atendiendo a dichos aspecto. • Adjunto fotocopia CDP No 2011000060, de fecha 17/03/2011, la cual

corresponde a la vigencia del contrato (Anexo 2), de suministro de un Kit cilíndrico para fotocopiadora Sharp 2040,

• Adjunto fotocopia RP No 2011000145, de fecha 29/09/2011, la cual corresponde a la vigencia del contrato suscrito el día 29 de septiembre de 2011. (Anexo 3), suministro de repuestos y mantenimiento para el vehículo de placa OC 725 de propiedad de la Entidad.

• Adjunto relación de contratos vigencia 2011, con la correspondiente fecha de





liquidación de los contratos, la cual no se registro en el sistema SIA (Anexo 4), los cuales se encuentran en las carpetas contractuales correspondientes a disposición del ente de control.

1.2. FORMATO ANEXO F43- AUSTERIDAD DEL GASTO Remito formato de Austeridad del gasto donde aparece el mes de enero de 2011 como lo evidencia el Anexo adjunto (NUMERO 5). Pronunciamiento de la Contraloría: Se mantiene lo observado, se recomienda a la entidad llevar una numeración cronológica de los contratos sin tener en cuenta la clase de contrato. En austeridad del gasto se debe reportar información mensual, tal como lo establece la resolución No. 020 de 2011.

1.3 Concepto sobre la Gestión

El Concepto sobre la Gestión de la Personería de Tunja, se estableció con base en los procesos o actividades, así: Contratación, Financiera y Presupuesto, Control Interno y cumplimiento del Plan de Mejoramiento, dando como resultado que la Gestión desarrollada por la Entidad es Favorable con Observaciones para la vigencia fiscal 2011, arrojando una calificación de 73.2 puntos, así:

CONSOLIDACIÓN DE LA CALIFICACIÓN VIGENCIA 2011

ASPECTOS CALIFICACION (A)

FACTOR DE PONDERACIÓN (B)

PUNTAJE TOTAL (A*B)

Gestión Contractual 70 0,3 21,0

Gestión Presupuestal y Financiera. 88,5 0,3 26,6

Evaluación del Sistema de Control Interno. 60,95 0,2 12,2

Avance del Plan de Mejoramiento 67.07 0,2 13.4

CALIFICACIÓN TOTAL 1 73,2

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA OBTENER EL CONCEPTO

RANGO CONCEPTO

Más de 80 puntos Favorable

Entre 60 y 79 puntos Favorable con observaciones

Menos de 59 puntos Desfavorable





El análisis realizado a cada de uno de los aspectos que hacen parte de la calificación de la gestión de la Entidad, permite conceptuar que ésta desarrolla su gestión en un entorno que esta aún sujeto a importantes cambios y que están estrechamente ligados a las labores de autocontrol. La inexistencia de labores de control interno ha llevado a que la Entidad desarrolle sus actividades como si se tratase de una costumbre, mas no como un proceso documentado y establecido. Se encontró que el trámite que debe surtir el proceso contractual no cumple con lo establecido en las normas de contratación estatal en Colombia, específicamente en lo reglado por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, normas que claramente definen los requisitos que se deben cumplir para cada proceso de contratación. En ese sentido y a manera de ejemplo, se encontró que los estudios previos en general no cumplen con lo establecido en el articulo 3 del Decreto 2474 de 2008 y que el proceso no cumple con la publicidad de los contratos, que ordena el articulo 8 de la misma norma. En las labores de control interno se evidenció que éstas no se realizan con el ánimo de mejora, sino como si se tratase de una obligación impuesta por un Ente de Control; el grupo auditor en este sentido, conmina a la administración para que involucre a sus funcionarios en el autocontrol, concepto que está estrechamente relacionado con el control al interior de la Entidad. La calificación asignada al sistema de control interno se baso en el promedio resultado del porcentaje de avance de cada uno de los componentes que integran el informe anual del MECI.

1.4 Dictamen de Estados Financieros

Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de Auditoria como: Análisis, inspección, observación y evaluación de la documentación enviada por la Institución auditada; donde se ejecutaron algunas de las actividades contratadas. Dichas actuaciones soportan las acciones que la entidad llevó a cabo durante el período auditado. Se hizo revisión de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. En relación a la línea de auditoria Financiera se obtuvo la siguiente documentación.





a.) Informes presentados por la Personería Municipal, para la vigencia 2011 de acuerdo a la Resolución No. 020 de 2011, de la Contraloría Municipal de Tunja. b.)Documentos fuente Egresos, Libros de contabilidad, Nóminas, Ejecución del presupuesto, conciliaciones bancarias, Resoluciones. c.) Libros de contabilidad. La Contraloría Municipal de Tunja, ha practicado la evaluación a los Estados del Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas y Anexos a los Estados Contables de la Personería Municipal con corte a 31 de Diciembre de 2011, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad del Personero Municipal y el Contador de la entidad. La Auditoria se realizó mediante un control de acuerdo a las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en Colombia, aplicando los procedimientos señalados en la guía de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral –Audite 3.0- , proferida por la Contraloría General de la República, y adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja, incluyo un examen sobre una base selectiva de la evidencia que respalda las cifras y las Notas Informativas a los Estados Contables, así como la evaluación de la aplicación de las normas y principios consagrados en el Plan General de la Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación. Los Estados Contables para la vigencia 2011 son copia fidedigna de los libros oficiales y auxiliares. La Contraloría Municipal emite OPINION LIMPIA, sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados a 31 de Diciembre del año 2011 de la Personería Municipal de Tunja. LIDDA MAGNOLIA URIAN Contadora – Contratista





1.5 . Criterios para el Fenecimiento de la Cuenta Los criterios para determinar el fenecimiento o no de la Cuenta Fiscal están directamente relacionados con la opinión a los Estados Contables y el Concepto sobre la Gestión, como se ilustra en la siguiente tabla:

CONCEPTO GESTIÓN

OPINIÓN ESTADOS CONTABLES

FAVORABLE CON OBSERVACIONES DESFAVORABLE

LIMPIA FENECIMIENTO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

CON SALVEDADES FENECIMIENTO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

NEGACIÓN NO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

ABSTENCIÓN NO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO NO FENECIMIENTO

En consideración al dictamen sobre los estados financieros de cada vigencia y la opinión sobre la gestión, relacionados en los párrafos anteriores, el pronunciamiento sobre las cuentas de cada año en estudio es:

Año 2011, dictamen de razonabilidad Opinión Limpia y gestión favorable con observaciones, conduce al FENECIMIENTO de la cuenta.

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal





2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

La presente auditoria examinó las siguientes actividades y procesos: Los Estados Contables Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de Cambios en el Patrimonio, Estado de Planeación y Presupuesto y Notas a los Estados Contables.

VERIFICACION GENERAL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA 2011-2010

CIFRAS EN MILES

DESCRIPCION 2.011 2.010 VARIACION ABSOLUTA %

ACTIVOS 140.795 156.580 (15.785)

(10,1)

PASIVOS 150.428 139.268 11.160

8,0

PATRIMONIO (9.632) 17.312 (26.944)

(155,6)

ACTIVOS: La parte correspondiente a Activos es donde se agrupan las cuentas que reflejan bienes y derechos tangibles e intangibles. Los Activos Totales a Diciembre





31 de 2011 tienen un valor de $140,8 millones, presentando una disminución del 10.1% con relación al año 2010.

El Efectivo de la entidad a 31 de Diciembre ascendió a la suma de $24, 8 millones representado en Caja y tres Cuentas Bancarias, de las cuales se evidenció la elaboración de conciliaciones bancarias mensuales de las cuentas: Banco Caja Social cuenta 21002397651 y Davivienda cuenta 17636999980; con respecto a la tercera cuenta, correspondiente al número 210.0048320-8 del Banco Caja Social con un saldo de $54,0 millones se encontraba inactiva por no presentar movimiento.

En cuanto a la Cuenta 14 DEUDORES en la vigencia 2011 presenta un saldo de $17 millones correspondiente a una transferencia por cobrar y saldos a favor por cobrar originados por correcciones en Retefuente e ICA.

ACTIVO NO CORRIENTE: Para el año 2011 representa un 69.9% del total del Activo, Mientras que para el año 2010 representaba un 75.24%.

Siendo la Propiedad planta y equipo la partida más representativa del Activo no Corriente que para la vigencia 2011 fue de $94,5 millones, registra las inversiones efectuadas en activos fijos de la Entidad, de igual manera refleja los valores por concepto de la Depreciación.

PASIVOS: La parte correspondiente al Pasivo, es donde se agrupa las cuentas que reflejan las obligaciones y compromisos con terceros de la Entidad, en desarrollo de su función administrativa. Representa las obligaciones pendientes por cancelar. El pasivo para las vigencias 2011 y 2010 reflejan un aumento del 8%.

PATRIMONIO: El Patrimonio Público comprende el valor de los recursos representados en bienes, deducidas sus obligaciones necesarias para cumplir los fines estipulados en la Constitución y la ley el cual esta conformado por las siguientes cuentas para la vigencia 2011: Hacienda Pública $17,3 millones; Resultado del ejercicio $605.043,5 y Provisiones, Agotamientos, Depreciaciones y Amortizaciones $27,6 millones.

ESTADO DE LA ACTIVIDAD ECONOMICA, FINANCIERA, SOCIAL Y AMBIENTAL

Las cuentas del Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental corresponden a los ingresos y gastos que reflejan el resultado de la gestión en cumplimiento del cometido de la Entidad. Durante la vigencia 2011 el Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental presentó el siguiente comportamiento:





DETALLE 2011 2010 VARIACION ABSOLUTA

INGRESOS 874.998 880.325 (5.327)

COSTO Y GASTOS 874.393 815.472 58.921

EXCEDENTE O PERDIDA 605 64.853 (64.248)

INGRESOS: Son una expresión monetaria de los flujos percibidos por la entidad, correspondiente a las Transferencias realizadas por parte de la Alcaldía Mayor de Tunja, a los intereses bancarios, y otros ingresos los cuales mostraron el siguiente comportamiento:

Cifras en Miles de Pesos

CODIGO DESCRIPCION 2011 2010 VARIACION ABSOLUTA

4 INGRESOS 874.998

880.325

(5.327)

44 TRANSFERENCIAS 874.000

818.909

55.091





48 OTROS INGRESOS 998

61.416

(60.418)

4805 FINANCIEROS

2

3.432

(3.430)

4810 EXTRAORDINARIOS 30.165

(30.165)

4815 AJUSTE EJERCICIOS ANTERIORES

996

27.819

(26.823)

TOTAL

874.998

880.325

(5.327)

Fuente: Estados Financieros 2011 y 2010

De la vigencia 2011 en comparación con la 2010 presentó una disminución de ingresos de $5.327 mil, representado principalmente en el rubro de Otros Ingresos.

GASTOS: Corresponde a las erogaciones monetarias no recuperable en que incurrió la entidad, necesarias para la obtención de bienes y servicios requeridos en el normal desarrollo de su funcionamiento tanto de Gastos de Personal como Gastos Generales, discriminados de la siguiente manera:

Cifras en Miles de Pesos

CODIGO DESCRIPCION 2011 2010 VARIACION ABSOLUTA

GASTOS 874.393 815.472

58.921

51 ADMINISTRACIÓN

874.032 764.219

109.813

5101 SUELDOS Y SALARIOS

675.006 579.967

95.039

5102 CONTRIBUCIONES IMPUTADAS

6.650

12.751

(6.101)

5103 CONTRIBUCIONES EFECTIVAS

117.192

95.191

22.001

5104 APORTES SOBRES LA NOMINA

25.574

22.828

2.746

5111 GENERALES 52.407





48.717 (3.690)

5120 IMPTOS CONTRIBUCIONES Y TASAS 893 1.075

(182)

58 OTROS GASTOS

361 51.253

(50.892)

5805 FINANCIEROS

361 375

(14)

581006 Pérdidas en Siniestros 47.433

(47.433)

5815 AJUSTE EJERCICIOS ANTERIORES 3.445

(3.445)

Fuente: Estados Financieros 2011 y 2010

El total de Gastos para la vigencia 2011 fue de $874.393 mil, mientras que para la vigencia 2010 fue de $815.472 mil, reflejando un aumento del 7.2% en comparación con el año inmediatamente anterior.

Dentro de las cuentas de Gastos se detectó la subcuenta 512008 en la cual durante la vigencia 2011 se registró el pago de una sanción por valor de $251.000, correspondiente a el pago extemporáneo de la declaración mensual de Retención en la Fuente del período 03, lo cual se constituye en hallazgo con alcance fiscal dado que la sanción es producto de la falta de planeación por parte de la administración y más exactamente del área financiera y contable al no programar estos pagos.

Respuesta de la Entidad: Adjunto recibo de con numero de transferencia 00066553, de fecha 12-09-2012 por valor de $251.000 por concepto de multa correspondiente a un pago extemporáneo de declaración mensual de Retención en la fuente periodo marzo, situación que se presento por motivos personales de fuerza mayor, el cual corresponde a un reintegro de dinero a favor de la personería de Tunja. (anexo 13). Pronunciamiento de la Contraloría: Se acepta la respuesta de la Entidad y se reconoce como una labor de auditoría el que se haya reembolsado el dinero que se pago por la sanción impuesta por la DIAN por el pago extemporáneo de retención en la fuente. Se levanta en su totalidad el hallazgo No. 6 de la tabla final del presente informe.

CICLO DE ADQUISICION Y PAGO VIGENCIAS 2011





INCONSISTENICA ENCONTRADAS EN LOS EGRESOS Y SOPORTES CONTABLES VIGENCIA 2011

Tabla 01

OBSERVACIONES Número de

Orden de Pago

No se adjunto RP 87-407

No se adjunta CDP 87-407

Sin soporte 86

No se evidencia el pago a seguridad Social 408

Errores en la aplicación en la Retención en la Fuente

192-408

No se adjunta Paz y Salvo Municipal 100-101-102-

195-408

No adjunta Antecedentes 195

No adjunta entradas a Almacén 193

Errores en los soportes adjuntos 76-101-107-181-191-193-194-387

Fuente: Anexo 01 Adjunto

Respuesta de la Entidad: Plan de mejoramiento Pronunciamiento de la Contraloría: Se aceptan la respuesta de la Entidad y el hallazgo No. 7 de la tabla final del presente informe se mantiene con alcance administrativo para que se incluya en plan de Mejoramiento.





3. EVALUACION DE LA CONTRATACION

Durante la vigencia 2011 la Personería Municipal de Tunja celebró 51 contratos equivalentes a $157.065.303.

Por clase se celebraron 31 contratos por prestación de servicios, 12 de compra venta y/o suministro, 5 como otros contratos, que corresponden a personal supernumerario 2 de consultoría y 1 de concesión.

CONCEPTO No. CONTRATOS VALOR Prestación de Servicios 31 115.858.339 Compra Venta y/o Suministro 12 22.847.832 Otros 5 12.937.398 Consultoría 2 4.820.295 Concesión 1 601.439 TOTAL 51 $ 157.065.303 Fuente: Formato de contratación Personería

EL 27.79% del valor contratado en la vigencia 2011 se hizo en el mes de Enero, el 24.59% en Junio y el 12.78% en Noviembre. En los meses de Julio y Octubre no se suscribieron contratos.

MES No. CONTRATOS VALOR % DE VALOR Enero 8 43.643.500 27,79% Febrero 3 9.890.000 6,30% Marzo 1 218.000 0,14% Abril 3 4.522.000 2,88% Mayo 3 15.596.189 9,93% Junio 13 38.627.008 24,59% Julio 0 - 0,00% Agosto 4 15.428.374 9,82% Septiembre 2 2.601.439 1,66% Octubre 0 - 0,00% Noviembre 10 20.080.381 12,78% Diciembre 4 6.458.412 4,11% TOTAL 51 $ 157.065.303,00 100,00%





Con el fin de emitir concepto sobre la legalidad, gestión y resultados de la contratación de la Entidad, la comisión de auditoria tomó una muestra de 13 contratos así:

Porcentaje respecto al total contratado 36,43% porcentaje respecto al numero total de contratos 25,49%

Contrato de prestación de servicios No. 201100001 Contratista: John Jairo Yepes Martínez Objeto: Prestación de servicios profesionales en asesoría jurídica externa Plazo: Seis (6) meses Valor: $12.600.000 Clase de Contrato: Prestación de Servicios Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía Estado: Liquidado

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL En el estudio previo se describe la necesidad de contratar una persona que cumpla las funciones de defensa de la entidad, especialmente para llevar procesos en el

OBJETO DEL CONTRATO VALOR CONTRATISTAAsesoria Juridica Externa 12.600.000,00 John Jairo Yepes MartinezServicio de Cafeteria 1.500.000,00 Olga Prieto CipamochaAlquiler de Auditorio y Servicio de restaurante funcionarios de la entidad 1.308.000,00 Club Mirador de ZeusServicios Publicitarios por Television, arrendamiento de un espacion de 10 minutos 2.000.000,00 Nelson de J. Medina AmezquitaASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO EN LA ACTUALIZACION. AJUSTE E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DENOMINADO `MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI.

14.000.000,00 BERNAL FONSECA EDUAR OVIDIO

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO COMUNICADOR SOCIAL 3.000.000,00 BARBOSA BOSIGA EDWING GIOVANNI

RENOVACION POLIZA SEGURO DE MANEJO DE SECTOR OFICIAL No. 99400001092 A NOMBRE DE MYRIAM GUTIERREZ 945.400,00

ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA Y/O FRANCISCO ANDRES

ROJAS AGUIRREPRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALESCOMO ABOGADAPARA LA RECOLECCION DE INFORMACION DE LOS PROCESOS DE PERTENENCIA CORRESPONDIENTES A LOS JUZGADOS 1° Y 2° CIVILES DEL CIRCUITO

4.200.000,00 GUIO BARRERA LILIANA DEL PILAR

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALESCOMO ABOGADAPARA LA RECOLECCION DE INFORMACION DE LOS PROCESOS DE PERTENENCIA CORRESPONDIENTES A LOS JUZGADOS 3° Y 4° CIVILES DEL CIRCUITO

4.200.000,00 ANA VICTORIA CARDENAS TOVAR

PRESTACION DE SERVICIOS COMO CONDUCTOR DE LA PERSONERIA DE TUNJA 2.000.000,00 LOPEZ AVELLA DIEGO FERNANDOPRESTACION DE SERVICIIOS COMO CONDUCTOR DE LA ENTIDAD 1.000.000,00 JIMENEZ FONSECA JOSE LUISPRESCION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO COMUNICADOR SOCIAL 1.000.000,00 BARBOSA BOSIGA EDWING GIOVANNI SERVICIO DE RESTAURANTE PARA LOS FUNCIONARIOS DE ESTA ENTIDAD PARA EL DIA 29 DICIEMBRE DE 2011

647.100,00 BRASAS DE ORO O MARIA LUCY PEÑALOZA MARTINEZ

RENOVACION POLIZA CONTRA TODO RIESGO CAMIONETA DE PLACAS OCJ 725 DE PROPIEDAD DE L A PERSONERIA DE TUNJA

1.736.800,00 ASEGURADORA C0LSEGUROS S.A

Suministro de 10 Sillas Ergonómicas Giratoria Altura Ajustable y Espalda Ajustable Tapizada cinco (05) en paño azul y cinco (05) en paño verde según tono, suministro de cinco (05) Apoya pies.

3.083.495,00 FERNANDO BOHORQUEZ Y CIA

CAPACITACION SOBRE SALUD OCUPACIONAL "INVESTIGACIÓN SOBRE ACCIDENTES DE TRABAJO" 4.000.000,00 HECTOR ALFONSO AGATON ALVAREZ

TOTAL 57.220.795,00





contencioso administrativo y justifica, ya que dentro de la planta de personal no existe quien pueda adelantar el manejo jurídico de los mismos. Se contempla la celebración del contrato a través de la modalidad de selección abreviada – mínima cuantía, regulada para la fecha, por el artículo 46 del Decreto 2474 de 2008. Una vez revisada la carpeta donde reposan los requisitos para la contratación se encontró:

• No existe certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República.

• No reposa documento que soporte la afiliación a seguridad social del

contratista.

• No se encontró certificado de antecedentes judiciales.

El contrato no es claro en establecer el número de procesos que debe manejar el abogado contratado para que ejerza la defensa de la entidad en lo contencioso administrativo; de otro lado, no expresa de manera clara a quien se le deben asignar las labores de supervisión, dejando un vacio en ese sentido.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL En el acta de inicio se hace referencia al No. de contrato 201100002 y no al número del presente contrato. El pago que corresponde a las fechas comprendidas entre el 11 de Abril y el 10 de Mayo de 2011 no tiene soporte de aportes a seguridad social. No existe documento que soporte las labores de supervisión, violando expresamente lo establecido en el numeral 1 del artículo 4 de la ley 80 de 1993 que refiere: “Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado…” En las órdenes de pago No. 122 y 153 no se realizaron los descuentos que se venían haciendo de manera habitual, en el No 122 no se descontó la contribución a deporte que corresponde al 3% del pago mensual y en la No. 153 no se descontó el 10% por honorarios, esto sin constancia de solicitud de parte de contratista. Los informes del contratista dejan que ver que los 16 procesos recibidos al inicio de la ejecución del contrato a la fecha de liquidación no presentaron ningún cambio jurídico.

LEGALIDAD EN LA ETAPA POSTCONTRACTUAL El acta de liquidación está en la carpeta sin asignación de número de folio.

PUBLICACION EN SECOP Contrato no publicado en SECOP, violando lo establecido en los numerales 17 y 18 del Decreto 2474 de 2008.





GESTION El contrato se celebró con el propósito de ejercer defensa de los procesos en contra de la entidad adelantados en lo contencioso administrativo hasta llegar a la segunda instancia, igualmente en el alcance se contempló el asesoramiento en presentación de proyectos ante el Concejo Municipal de Tunja, emisión de conceptos jurídicos en asuntos que la Personería requiera. Tanto en el estudio previo como en el contrato no se hace claridad sobre el número de procesos que debe defender el contratista, se hace referencia a un número no determinado de procesos. No se halló gestión de parte del supervisor del contrato, funciones que estaban asignadas al comité de gestión de la Entidad, el cual está actualizado en la Resolución 196 de 2009 y está conformada por el Personero de Tunja, quien la preside, el titular de la Delegatura para asuntos Penales y el Titular de la Delegatura para la vigilancia administrativa.

RESULTADOS Las actividades desarrolladas por el contratista están plasmadas en los informes presentados cada mes y que se constituyen como requisito previo para el pago de sus honorarios. Se encontró que el primer informe (presentado el 11 de febrero de 2011) es absolutamente idéntico en su contenido al informe final (presentado cinco meses después el día 11 de Julio de 2011), lo que evidentemente demuestra que en el tiempo en que duro la ejecución de este contrato no se resolvió ninguno de los procesos que adelanta la entidad ante lo contencioso. No se encontraron labores de supervisión que demostraran el seguimiento que le estaba haciendo la entidad a la ejecución del objeto contratado.

HALLAZGOS: A (Administrativo); D (Disciplinario); P (penal); F (fiscal) No. HALLAZGO A D P F

1. El contrato no está publicado en el SECOP, violando lo establecido en los numerales 17 y 18 del artículo 8 del Decreto 2474 de 2008.

X X

2.

No se cumple lo dispuesto en la Ley 100 de 1993, Ley 789/02, Ley 797/03, Decreto 1703/02, Decreto 2170/02, Decreto 510/03, Ley 828/03, en lo referente a la presentación del documento respectivo que acredite la afiliación a seguridad social y no se cumple con fotocopia del recibo de consignación de los aportes, lo cual constituye requisito para tramitar los pagos.

X X

3. Las labores de supervisión del contrato no se evidencian en ningún informe, lo que demuestra un incumplimiento a lo establecido en el numeral 1 del artículo 4 de la Ley 80 de 1993.

X Se levanta

4. El acta de liquidación del contrato no está foliada. X 5. Celebración del contrato sin el lleno de los requisitos que lo X





perfeccionan (Certificado fiscales y judiciales)

Contrato de prestación de servicios No. 201100001 Contratista: Olga Prieto Cipamocha Objeto: Servicio de cafetería para el despacho de la Personería Municipal Plazo: Un (1) año Valor: $1.500.000 Clase de Contrato: Prestación de Servicios Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía Estado: Liquidado

El número consecutivo con el que se identifica este contrato es el mismo con el que se identificó al antes mencionado en este informe, se recomienda a la entidad llevar un control cronológico en la numeración de los actos contractuales que se ejecuten con posterioridad a este informe.

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL En el estudio previo se describe la necesidad de contratar el servicio de cafetería para ofrecerles bebidas a los visitantes de la entidad y a sus funcionarios. Se hace referencia al rubro por el cual se harán las erogaciones correspondientes al pago del contrato: “GASTOS PROTOCOLARIOS: se refiere a los gastos que debe tener la Personería de Tunja, en aquellos casos que se requiera ser representada y será de carácter transitorio como condecoraciones, eventos especiales, participación en el aguinaldo boyacense, reuniones de trabajo y recepciones con el fin de integrar o mejorar las relaciones de los funcionarios de la Entidad” El estudio previo contempla la celebración del contrato a través de la modalidad de selección abreviada – mínima cuantía, regulada para la fecha del contrato por el artículo 46 del Decreto 2474 de 2008. Una vez revisada la carpeta donde reposan los requisitos para la contratación se encontró que:

• No existe certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República


contratista.






• No se evidencia la existencia de certificado de inhabilidades e

incompatibilidades.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL Se incumple la clausula tercera del contrato que refiere: “VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor de la presente orden para todos los efectos legales y fiscales es la suma de UN MILLON QUINIENTOS MIL PESOS ($1.500.000) M/CTE., que la entidad contratante pagará cumplido el objeto de la presente orden una vez suscrita la correspondiente acta de liquidación:” (subrayado fuera de texto), pues los pagos se hicieron casi que mensualmente. En la Orden de pago No. 73 se liquidó mal el descuento de reteica, no se descontó el 10x1000, se liquido a 5 x1000. No existe documento que soporte las labores de supervisión, violando expresamente lo establecido en el numeral 1 del artículo 4 de la ley 80 de 1993 que refiere: “Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado…” dichas labores le fueron asignadas al comité de gestión de la Entidad, el cual esta actualizado en la Resolución 196 de 2009 y está conformado por el Personero de Tunja, quien la preside, el titular de la Delegatura para asuntos Penales y el Titular de la Delegatura para la vigilancia administrativa. El último pago realizado a la contratista se hizo sin el requisito de consignación de aportes a seguridad social.

LEGALIDAD EN LA ETAPA POST CONTRACTUAL El acta de liquidación está a folio 66 y 67.


GESTION El contrato se suscribió argumentando la necesidad de ofrecer bebidas (té, aromática y café) para los visitantes y funcionarios de la Entidad; para el pago se uso el rubro Gastos Protocolarios, el cual es usado para el pagos transitorios de la Entidad “ (…)en aquellos casos que se requiera ser representada y será carácter transitorio como condecoraciones, eventos especiales, participación en el aguinaldo boyacense, reuniones de trabajo y recepciones con el fin de integrar o mejorar las relaciones de los funcionarios de la Entidad” (Subrayado fuera de texto). De ninguna forma se ve que la destinación de este rubro sea para el pago de cafetería, tampoco el contrato se hizo como un gasto transitorio, pues su plazo pactado fue de 1 año, plazo que no tiene el carácter de transitorio. Las facturas con las que la contratista hace el cobro no muestran al detalle lo que está cobrando, no se evidencia si efectivamente los pagos se hicieron para el consumo de las bebidas relacionadas en el contrato “(…) Algas bebida (té, café aromáticas) (...)”.

RESULTADOS





Como resultado de la ejecución del contrato no se evidencia qué exactamente se pago, ya que no existen comprobantes que discriminen cada pago. Se pensaría que el objeto del contrato se cumplió, pero queda en el ambiente lo siguiente:

• Se usó un rubro presupuestal que no permite el pago de un contrato de este tipo.

• Se hicieron pagos sin una cuenta de cobro que discriminara los conceptos que se estaban pagando.

HALLAZGOS: A (Administrativo); D (Disciplinario); P (Penal); F (Fiscal) No. HALLAZGO A D P F


X X

2.


X X

3. Las labores de supervisión del contrato no se evidencian en ningún informe, lo que demuestra un incumplimiento a lo establecido en el numeral 1 del artículo 4 de la Ley 80 de 1993.

X Se levanta

4. Celebración del contrato sin el lleno de los requisitos que lo perfeccionan (Antecedentes fiscales y judiciales). X

5. Se usó un rubro presupuestal que se usa para gastos transitorios y éste contrato no se firmo teniendo en cuenta dicha figura.

X

Contrato de prestación de servicios No. 201100003 Contratista: Club Mirador de Zeus – R.L. María Esperanza Prieto Objeto: Alquiler de auditorio y servicio de restaurante prestado a los funcionarios de la Personería de Tunja. Plazo: Un (1) día Valor: $1.308.000 Clase de Contrato: Prestación de Servicios Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía Estado: Liquidado.





LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL La necesidad planteada en el estudio previo: “Que al inicio de cada vigencia los funcionarios de la Personería de Tunja, se reúnen con el fin de evaluar la gestión desarrollada por los la Entidad en el año que culmina al igual que programar las actividades a desarrollar durante el año que inicia. Para poder llevar a cabo de esta actividad se hace necesario alquilar un auditorio fuera del sitio de trabajo con el fin de alcanzar en su totalidad las metas propuestas., por lo cual se hace necesario efectuar una orden de prestación de servicios.” El rubro con el cual se va a pagar este contrato: “GASTOS PROTOCOLARIOS: se refiere a los gastos que debe tener la Personería de Tunja, en aquellos casos que se requiera ser representada y será carácter transitorio como condecoraciones, eventos especiales, participación en el aguinaldo boyacense, reuniones de trabajo y recepciones con el fin de integrar o mejorar las relaciones de los funcionarios de la Entidad” (Subrayado fuera de texto). El estudio previo incumple con los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, no aclara cual será la modalidad que se usará para contratar, yendo en contravía de lo establecido en el numeral 3 del artículo 3 del Decreto 2474. Se incumple con la justificación de los factores de selección que permiten identificar la oferta más favorable, establecidos en el numeral 5 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008. Una vez revisada la carpeta donde reposan los requisitos para la contratación se encontró que:

• No existe certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República


contratista.


• No se evidencia la existencia de certificado de inhabilidades e incompatibilidades.

• No se encuentra copia de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la República.

En conclusión se firmo el contrato sin el lleno de los requisitos legales que lo perfeccionan.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 21 de Enero de 2011. Se hace el pago del contrato con orden de pago No. 2011000017 el día 7 de febrero





de 2011. La factura presentada por la contratista y solicitada mediante oficio a la contratista certifica los detalles: 20 parrilladas: $400.000 40 Refrigerios: $200.000 4 Alquiler de Auditorio: $480.000 40 Tinto y Aromática: $ 28.000 TOTAL: $1.308.000 Suponemos que el valor del alquiler del auditorio corresponde al total de 4 horas de alquiler. No existe documento que soporte las labores de supervisión, violando expresamente lo establecido en el numeral 1 del artículo 4 de la ley 80 de 1993 que refiere: “Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado…” dichas labores le fueron asignadas al comité de gestión de la Entidad, dicho comité esta actualizado en la Resolución 196 de 2009 y está conformado por el Personero de Tunja, quien lo preside, el titular de la Delegatura para asuntos Penales y el Titular de la Delegatura para la vigilancia administrativa. El pago realizado a la contratista se hizo sin cumplir con el pago de aportes a seguridad social.



GESTION El contrato se suscribió sin el lleno de los requisitos legales, no se requirieron al contratista los documentos que perfeccionan la celebración del mismo. Se realizó el pago sin que el contratista aportara la documentación requerida para realizarlo. El contrato no contó con las labores de supervisión, actividad que fue asignada al grupo de empleados que conforman el comité de gestión de la Entidad. La factura con la que la contratista hace el cobro no muestra a detalle los conceptos consumidos, bebidos o usados por los funcionarios de la Entidad en dicha reunión. Desde el estudio previo se advirtió que se trataba de una reunión de trabajo, las indagaciones que hizo el grupo de auditoria no evidenciaron documento alguno que de soporte que efectivamente se trato de una reunión de trabajo.

RESULTADOS La poca evidencia existente deja ver que al parecer, se trato de un contrato en el que





sencillamente los funcionarios de la Entidad se reunieron a compartir una comida, lo que evidentemente contraviene lo que se estableció en la motivación o descripción de la necesidad del estudio previo. La celebración de este contrato a juicio de la comisión de auditoría va en contra de lo establecido en las normas de Austeridad en el Gasto de las Entidades del Estado, especialmente del articulo 2 del Decreto 2445 de 2000 (El cual modifica el articulo 12 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 6 del Decreto 2209 de 1998) en el que se estableció: “Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público.” (Subrayado fuera de texto).

Por lo anterior, se considera que la celebración de este contrato, al no haber prueba que demuestre la realización de actividades inherentes al funcionamiento de la Personería, viola los decretos de austeridad en el gasto y como consecuencia se constituye un presunto hallazgo fiscal por el valor pagado que asciende a la suma de $1.308.000.



X X

2. Celebración del contrato sin el lleno de los requisitos que lo perfeccionan (Antecedentes fiscales, judiciales, disciplinarios). X

3. Violación de los requisitos del estudio previo del contrato, específicamente los numerales 3 y 5 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008.

X X

4.


X X

5. Las labores de supervisión del contrato no se evidencian en ningún informe, lo que demuestra incumplimiento a lo establecido en el numeral 1 del artículo 4 de la ley 80 de 1993.

X Se levanta

6.

La celebración de este contrato va en contravía de lo establecido en las normas de Austeridad en el Gasto de las Entidades del Estado (Articulo 2 del Decreto 2245 de 2000), por lo que se considera daño al patrimonio del Estado por $1.308.000.

X X X





Respuesta de la Entidad: La presente reunión tuvo como objeto presentar, exponer y consolidar los informes individuales de los titulares de las Delegaturas que conforman esta Entidad, con el fin de consolidarlo en el informe final de gestión 2010 el cual se presento al Concejo Municipal en su momento. (Anexo 6 con 124 folios) Informes Delegaturas : Vigilancia Administrativa, Penal I, Penal II, Derechos Humanos, Servicios Públicos, Contratación Administrativa y Despacho. Esta Entidad dentro de su presupuesto tiene designado un rubro cubrir esta clase de erogaciones transitorias: 1.4.2.01.01.02.03-02: GASTOS PROTOCOLARIOS: Se refiere a los gastos que debe tener la Personería de Tunja, en aquellos casos que se requiera ser representada y será de carácter transitorio, como condecoraciones, eventos especiales, participación en Aguinaldo Boyacense, reuniones de trabajo y recepciones con el fin de integrar, incentivar o mejorar las relaciones de los funcionarios de la entidad. Pronunciamiento de la Contraloría: La reunión realizada en Enero de 2011 tuvo motivación en la presentación de informes de gestión del año 2010 y actividades a desarrollar en el año 2011, pero el anexo presentado en la replica se limita a septiembre de 2010 y no hay actividades para 2011. De otro lado, los respectivos informes no están firmados por quien o quienes los elaboraron y no tienen una fecha de elaboración que permita identificar si efectivamente se trata de la fecha en la que se celebro el citado contrato. El hallazgo de carácter fiscal de éste contrato se mantiene porque se violan las normas de austeridad del gasto en especial las referidas en el artículo 12 del Decreto 1737 de 1998 y demás normas que lo adicionan o modifiquen.

Contrato de prestación de servicios No. 201100004 Contratista: Nelson de J. Medina Amezquita/Kanal 6 el Kanal Objeto: Orden de prestación de servicios publicitarios por televisión, arrendamiento de un espacio de 10 minutos en el Kanal 6 del sistema telmex Plazo: Cuatro (4) meses Valor: $2.000.000 Clase de Contrato: Prestación de Servicios Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL La necesidad planteada en el estudio previo: “Dentro de las funciones que desarrolla la Personería de Tunja se efectué actividades de carácter preventiva, tales como atención a la ciudadanía en asuntos relacionados con la educación, en instituciones oficiales y privadas, vinculación al Sisben de la población vulnerable, multiafiliación a regímenes de salud, atención a salud régimen subsidiado y contributivo, atención a la población discapacitada y población en condición de desplazamiento y el adulto mayor en lo relacionado con los subsidios otorgados en dinero, se ejerce vigilancia en lo relacionado con salud pública, alimentos y bebidas alcohólicas, el control de





zoonosis, la atención de quejas sanitarias, calidad del agua, promoción y salvaguarda de los derechos humanos, en lo que tiene que ver población carcelaria, habitante de calle, actuaciones como Ministerio Publico dentro acompañamiento a los usuarios.” El rubro con el cual pago este contrato: “IMPRESOS Y PUBLICACIONES: Por este rubro se puede ordenar y pagar los gastos de publicidad institucional, edición de formas, escritos, publicaciones, revistas, libros, trabajos tipográficos, sellos, suscripciones, adquisición de revistas y libros, pancartas, pago de avisos o cuñas y videos de televisión.” El estudio previo no cumple con los requisitos establecidos en los numerales 4, 5 y 6 del artículo 3 del decreto 2474 de 2008, que se refieren respectivamente a: el análisis que soporta el valor estimado del contrato; la justificación de los factores de selección que permiten identificar la oferta más favorable; el soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de riesgos. En el estudio previo no se establece lo que debe decir la publicidad, se limita a decir que se trata de un espacio publicitario de 10 minutos en “el magazín de mañanitas” de lunes a viernes y hace referencia a mensajes de texto rotatorios alusivos a las actividades de la entidad. El contratista presenta una propuesta publicitaria que incluye un valor mensual de $500.000 por el arrendamiento de un espacio publicitario de 10 minutos en el magazín de mañanita, de lunes a viernes.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 02 de Mayo de 2011. El contrato tampoco indica el contenido de la publicidad que se está contratando. Se hicieron tres actas de recibo parcial, se hicieron 4 pagos con por $500.000 cada uno. Cada cobro de parte de contratista se hizo con facturas de venta No. 683, 695, 701 y 715 y se cumple con los aportes a seguridad social como requisito de pago. No hay soporte del contenido de la publicidad contratada. No existe documento que soporte las labores de supervisión, violando expresamente lo establecido en el numeral 1 del artículo 4 de la ley 80 de 1993 que refiere: “Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado…” dichas labores le fueron asignadas al comité de gestión de la Entidad en la resolución 019 de 2011, dicho comité esta actualizado en la Resolución 196 de 2009 y está conformado por el Personero de Tunja, quien lo preside, el titular de la Delegatura para asuntos Penales y el Titular de la Delegatura para la vigilancia administrativa.







GESTION Se trata de un contrato que desde el estudio previo no especificó el contenido de la publicidad que iba a mostrar a la comunidad, se incumplieron con numerales del artículo 3 del decreto 2474 de 2008 que tienen que ver con estudio previo. El contrato no contó con las labores de supervisión, actividad que fue asignada al grupo de empleados que conforman el comité de gestión de la Entidad. No se evidencio el contenido de la publicidad contratada.

RESULTADOS Efectivamente se cumplió con la ejecución del contrato, en información remitida por el contratista se anexan dos Cd’s en los que se envía copia de los programas transmitidos durante el tiempo de ejecución del contrato.



X X

2. Violación de los requisitos del estudio previo del contrato, específicamente los numerales 4, 5 y 6 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008.

X X

3. Las labores de supervisión del contrato no se evidencian en ningún informe, lo que demuestra incumplimiento a lo establecido en el numeral 1 del artículo 4 de la ley 80 de 1993.

X Se levanta

Contrato de prestación de servicios No. 201100005 Contratista: Eduar Ovidio Bernal Fonseca Objeto: Asesoría y acompañamiento en la actualización e implementación del sistema denominado “Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000-2005 y la articulación con la NTCGP 1000-2009. Plazo: Siete (7) Meses Valor: $14.000.000 Clase de Contrato: Prestación de Servicios Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía





LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL La necesidad planteada en el estudio previo refiere que en la entidad existe un control interno que debe fortalecerse y actualizarlo de acuerdo a las necesidades de los usuarios y la normatividad vigente, que por eso es necesario contratar a un profesional para que preste sus servicios en el acompañamiento de la actualización e implementación del MECI. El estudio previo cumple con los requisitos establecidos en los numerales 1, 2, 3, 4, 5 y 6 del artículo 3 del decreto 2474 de 2008. El contrato se firma sin el lleno de los requisitos que hacen parte de su perfeccionamiento, no existe copia de la Cedula de Ciudadanía del contratista, copia del RUT ni documento que soporte la afiliación a seguridad social.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 09 de Mayo de 2011. La clausula tercera del contrato estableció que la forma de pago se realizaría en siete (7) contados cada uno de DOS MILLONES DE PESOS ($2.000.000), una vez se presente los informes correspondientes, previa certificación de recibí a satisfacción del supervisor del contrato. Los dos informes presentados por el contratista no tienen el visto bueno del funcionario a quien se le asignaron funciones de supervisión. Se realizó un último pago al contratista el día 29 de febrero de 2012 por $10.000.000, para tal fecha el contrato no estaba vigente, pues éste venció el 09 de Noviembre de 2011; el pago de éste valor se hizo sin que el contratista cumpliera con los aportes a seguridad social. El supervisor emite oficios de fecha 14 de diciembre de 2011 y 23 de febrero de 2012 al contratista pidiendo que se presenten los documentos finales para dar cumplimiento al objeto del contrato. El contratista rinde informe final del contrato el 24 de febrero de 2012, tres meses después de la fecha establecida para dar cumplimiento al mismo.

LEGALIDAD EN LA ETAPA POST CONTRACTUAL El acta de liquidación está a folio 114, 115 y 116.


GESTION El contrato se gestionó partiendo de la necesidad de hacer un acompañamiento en la implementación del MECI. Los informes presentados por el supervisor violaron lo establecido en la cláusula tercera del contrato que se refiere a la forma de pago “La Entidad contratante pagará al contratista…(…) una vez presente los informes correspondientes, previa certificación de recibí a satisfacción del supervisor del contrato…” (Subrayado fuera de texto). Ninguno de los tres informes presentados por el contratista cuenta con recibí o con visto bueno del funcionario que tenia las





funciones de supervisión. RESULTADOS

En los anexos en medio magnético que hace el contratista en sus tres informes se encuentran entre otros los siguientes documentos:

• Formatos de acta de inicio de contrato, de idoneidad y experiencia, mapa de procesos, designación de funciones, mapa de riesgos.

• Resoluciones de: adopción de MCICO, comité de contratos, actualización de equipos y modelo de resolución de la personería municipal.

• Del MECI existe: Normograma, mapa riesgos, mapa de procesos, código de ética, un documento de planeación estratégica, gestión de la contratación, del talento humano, administrativa, tecnológica, documental y de asuntos jurídicos.

De acuerdo con la evidencia que presentó el contratista se podría pensar que se cumplió con el objeto del contrato, con lo que se satisfizo la necesidad planteada en el estudio previo. Se preguntó a la funcionaria de presupuesto sobre el uso que se le estaban dando a los productos de éste contrato y se evidenció que éstos se están usando en los procesos y procedimientos a partir de febrero de 2012. Con los resultados de este contrato se espera mejorar el desempeño de la entidad en cuanto a procedimientos y procesos. Lo que evidentemente se espera repercuta en mejoras futuras en la calificación de su gestión.



X X

2. Incumplimiento en las funciones asignadas al supervisor del contrato, específicamente a las establecidas en la clausula tercera del contrato yendo en contravía de lo señalado en el numeral 1 del artículo 4 de la ley 80 de 1993.

X Se levanta

3.


X X

4. Celebración del contrato sin el lleno de los requisitos legales (copia de cedula del contratista, copia del RUT). X

Contrato de prestación de servicios No. 201100005





Contratista: Edwing Giovanni Barbosa Bosiga Objeto: Prestación de servicios profesionales como comunicador social Plazo: tres (3) Meses Valor: $3.000.000 Clase de Contrato: Prestación de Servicios Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía Estado: Liquidado

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL La necesidad planteada en el estudio previo refiere que la Personería requiere de un profesional en comunicación social y periodismo para que divulgue a la comunidad los eventos que desarrolla la entidad con el fin de mantenerla informada sobre la gestión de la misma. El estudio previo no cumple con los requisitos establecidos en el numerales 6 del artículo 3 del decreto 2474 de 2008. El contrato se firma sin que se cuente con la copia de la cédula del contratista, ni con el RUT. El numero consecutivo asignado al contrato (201100005) esta repetido en otro contrato.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 13 de junio de 2011. Se evidencia el seguimiento de parte de la supervisión del contrato, los informes refieren sobre las actividades desempeñadas por el contratista en cumplimiento del objeto contractual. Se realizaron tres pagos mensuales, cumpliendo con lo establecido en la clausula tercera del contrato que se refiere a la forma de pago. Los pagos al contratista se hicieron cumpliendo con los aportes a seguridad social del contratista. No existe acta de recibo a satisfacción del cumplimiento del objeto contractual.

LEGALIDAD EN LA ETAPA POST CONTRACTUAL El acta de liquidación está a folio 64, 65 y 66


GESTION El contrato se suscribió con el fin de mostrar a la comunidad la gestión de la Personería Municipal. El contratista entre otras obligaciones tenia las siguientes:





• Divulgar y propagar la información sobre los proyectos y actividades realizados por la personería que sean de interés público a través de los diferentes medios de comunicación.

• Realizar comunicados de prensa con cierta periodicidad, que permitan dar a conocer las actividades llevadas a cabo por la personería municipal.

• Actualizar y retroalimentar la página oficial de la Personería de Tunja. • Prestar asesoría sobre el manejo de la página web a los funcionarios de la

Entidad. RESULTADOS

Los informes presentados por el contratista dan evidencia de: Copia de los comunicados de prensa No. 032, 033, 036 y 038 de 2011 en los que se invita a la comunidad a conformar veedurías ciudadanas para los comicios electorales; la entrada en vigencia de la ley de garantías electorales; Control y vigilancia de las obras adelantadas por la Administración Municipal y respuesta a solicitud hecha por CORPOBOYACA para la difusión de la circular externa No. 040 de 2011 respectivamente. Se encuentra una actualización a la página WEB de la entidad en la que se muestran formatos de solicitudes, y datos de los funcionarios de la Entidad. Por los documentos que reposan en la carpeta del contrato se dio por satisfecha la necesidad que motivo la suscripción del contrato.


1. Incumplimiento del numeral 6 del artículo 3 del decreto 2474 de 2008. X X


X X

3. Celebración del contrato sin el lleno de los requisitos legales (Copia de la Cedula y copia del RUT). X

Contrato de prestación de servicios No. 201100006 Contratista: Liliana del Pilar Guio Barrera Objeto: Prestación de servicios profesionales como abogado para la recolección de información de los procesos de pertenencia correspondiente a los juzgados 3 y 4 civiles del circuito. Plazo: tres (3) Meses Valor: $4.200.000 Clase de Contrato: Prestación de Servicios





Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía Estado: Liquidado

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL La necesidad planteada en el estudio previo refiere que en atención a la comunicación DP 00083 de 2011 de la Procuraduría General de la Nación, en donde se solicita a las Personerías recopilar información relacionada con los procesos que actualmente se vienen adelantando en los juzgados civiles municipales como consecuencia de la implementación de la ley 1182 de 2008, ley por la que se establece un proceso especial para el saneamiento de la titulación de la propiedad inmueble. Se argumenta que en los juzgados civiles No. 3 y 4 no disponen de personal para recopilar dicha información, razón que motiva la celebración de éste contrato. El estudio previo cumple con los requisitos establecidos en el artículo 3 del decreto 2474 de 2008. No se evidencia copia del Registro Único Tributario (RUT) de la contratista.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 28 de junio de 2011. Se evidencia el seguimiento de parte de la supervisión del contrato, los informes refieren sobre el cumplimiento en la ejecución de las actividades desempeñadas por la contratista. Se realizaron tres pagos mensuales, cumpliendo con lo establecido en la clausula tercera del contrato que se refiere a la forma de pago. Los pagos al contratista se hicieron cumpliendo con los aportes a seguridad social del contratista. No existe acta de recibo a satisfacción del cumplimiento del objeto contractual.

LEGALIDAD EN LA ETAPA POST CONTRACTUAL El acta de liquidación está a folio 151, 152 y 153


GESTION La suscripción del presente contrato tuvo su motivación en una comunicación de la Procuraduría General de la Nación y específicamente en la inexistencia de personal en los juzgados civiles del circuito de Tunja 3 y 4 para la recolección de la información que requirió la Procuraduría a la Personería de Tunja. Se cumplieron las labores de supervisión de parte del funcionario asignado para tal





fin. Los pagos a la contratista se realizaron cumpliendo con las normas dispuestas para tal fin, específicamente con los aportes a seguridad social.

RESULTADOS En los informes de la contratista se anexan tablas que contienen información de los procesos que se adelantan sobre titulación de inmueble en los juzgados civiles 3 y 4 del circuito de Tunja. Los cuadros anexos reportan información como:

• Numero de proceso. • Demandante. • Cedula del demandante. • Demandado. • Cedula del demandado. • Fecha de presentación de la demanda. • Número de matrícula del predio. • Predio en hectáreas. • Municipio de ubicación de predio. • Estado del proceso. • Decisión en primera y segunda instancia.

Cada cuadro presentado por la contratista era para enviarlo a la Procuraduría. En razón a las evidencias presentes en la carpeta del contrato se da por subsanada la necesidad que motivo la suscripción del mismo, por lo que se entiende que se cumplió con el propósito del objeto contractual.



X X

2. Celebración del contrato sin el lleno de los requisitos legales. X 3. No existe acta de recibo a satisfacción del objeto contractual. X

Contrato de prestación de servicios No. 201100007 Contratista: Ana Victoria Cárdenas Tovar Objeto: Prestación de servicios profesionales como abogado para la recolección de información de los procesos de pertenencia correspondiente a los juzgados 1 y 2 civiles del circuito. Plazo: tres (3) Meses Valor: $4.200.000 Clase de Contrato: Prestación de Servicios






LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL Al igual que el contrato anterior, la necesidad planteada en el estudio previo refiere que en atención a la comunicación DP 00083 de 2011 de la Procuraduría General de la Nación, en donde se solicita a las Personerías recopilar información relacionada con los procesos que actualmente se vienen adelantando en los juzgados civiles municipales como consecuencia de la implementación de la ley 1182 de 2008, ley por la que se establece un proceso especial para el saneamiento de la titulación de la propiedad inmueble. Se argumenta que en los juzgados civiles No. 1 y 2 no disponen de personal para recopilar dicha información, razón que motiva la celebración de éste contrato. El estudio previo cumple con los requisitos establecidos en el artículo 3 del decreto 2474 de 2008. No existe copia de la tarjeta profesional de abogada, requisito indispensable para ejercer la profesión. No hay documento que soporte que la contratista este afiliada a la seguridad social.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 29 de Junio de 2011. Se evidencia el seguimiento de parte de la supervisión del contrato, las actas parciales No. 1 y No. 2 refieren sobre el cumplimiento en la ejecución de las actividades desempeñadas por la contratista. Se realizaron tres pagos mensuales, cumpliendo con lo establecido en la clausula tercera del contrato que se refiere a la forma de pago. Los pagos a la contratista se hicieron cumpliendo con los aportes a seguridad social del contratista. No existe acta de recibo a satisfacción del cumplimiento del objeto contractual.

ETAPA POST CONTRACTUAL El acta de liquidación está a folio 107, 108 y 109.


GESTION Al igual que el contrato anterior, la suscripción del presente tuvo su motivación en una comunicación de la Procuraduría General de la Nación y específicamente en la inexistencia de personal en los juzgados civiles del circuito de Tunja 3 y 4 para la recolección de la información que requirió la Procuraduría a la Personería de Tunja.





Se cumplieron las labores de supervisión de parte del funcionario asignado para tal fin. Los pagos a la contratista se realizaron cumpliendo con las normas, específicamente con los aportes a seguridad social.

RESULTADOS En los informes de la contratista se anexan tablas que contienen información de los procesos que se adelantan sobre titulación de inmueble en los juzgados civiles 1 y 2 del circuito de Tunja. Los cuadros anexos reportan información como:

• Numero de proceso. • Demandante. • Cedula del demandante. • Demandado. • Cedula del demandado. • Fecha de presentación de la demanda. • Número de matrícula del predio. • Predio en hectáreas. • Municipio de ubicación de predio. • Estado del proceso. • Decisión en primera y segunda instancia.

Cada cuadro presentado por la contratista era para enviarlos a la procuraduría. En razón a las evidencias presentes en la carpeta del contrato se da por subsanada la necesidad que motivo la suscripción del mismo, por lo que se entiende que se cumplió con el propósito del objeto contractual. HALLAZGOS: A (Administrativo); D (Disciplinario); P (Penal); F (Fiscal) No. HALLAZGO A D P F


X X

2. Celebración del contrato sin el lleno de los requisitos legales (Copia tarjeta profesional, afiliación a seguridad social). X

3. No existe acta de recibo a satisfacción del objeto contractual. X

Contrato de prestación de servicios No. 201100017 Contratista: Aseguradora Colseguros S.A. Objeto: Renovación póliza contra todo riesgo camioneta de placas OCJ 725 de propiedad de la Personería de Tunja. Plazo: Quince (15) días Valor: $1.736.800 Clase de Contrato: Suministro






LEGALIDAD EN LA ETAPA PRE CONTRACTUAL La necesidad que motivo la celebración de éste contrato fue: “Que, dentro del inventario de la Personería de Tunja, existe una camioneta KIA SPORTAGE de placas OCJ 725, la cual se encuentra asignada al Despacho del Señor Personero de Tunja. Que el día 01 de Diciembre de 2011, se vence el seguro contra todo riesgo adquirido por esta entidad, por lo anterior se hace necesario efectuar la renovación de la mencionada póliza, con el fin de cubrir de cualquier riesgo posible a la Entidad.” El estudio previo no cumple con lo establecido en los numerales 4 y 6 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008. Dentro de los documentos presentados por la Entidad contratista para formalizar el contrato no se encuentra certificación que acredite el aporte a seguridad social.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 24 de Noviembre de 2011. Se adquiere Renovación de la póliza No. 14073940 la cual ampara:

• Valor daños a bienes de terceros • Valor lesiones a muerte a una persona • Valor lesiones o muerte a dos o mas personas • Asistencia Jurídica en proceso civil y penal • Pérdida total daños. • Pérdida parcial de daños • Pérdida total hurto • Pérdida parcial hurto • Temblor terremoto y/o erupción volcánica • Asistencia colseguros • Gastos de movilización

La vigencia de la póliza va desde el 01 de Diciembre de 2011 hasta el 01 de Diciembre de 2012. La póliza que reposa en la carpeta no está firmada por el tomador. Se realizó el pago a la aseguradora por $1.736.800 tal como lo evidencia la orden de pago No. 2011000237.



GESTION





Con el fin de amparar a la entidad por eventualidades ocasionadas por el uso del vehículo de propiedad de la Personería, se suscribió el presente contrato con el propósito de renovar la póliza que lo ampara de todo daño. Dicha póliza se adquirió y tiene vigencia hasta el 01 de Diciembre de 2012.

RESULTADOS Una vez revisada la carpeta que contiene los documentos del contrato se pudo verificar que la póliza que ampara el vehículo de la entidad está vigente; sin embargo, la póliza que se constituyo no tiene firma del tomador de la misma. Por la adquisición de la póliza se da por entendido que se subsano la necesidad que motivo la celebración del contrato.



X X

2. No se cumple lo dispuesto en la Ley 100 de 1993, Ley 789/02, Ley 797/03, Decreto 1703/02, Decreto 2170/02, Decreto 510/03, Ley 828/03, y en lo referente a la presentación del documento respectivo que acredite la afiliación a seguridad social

X X

3. La póliza que se constituyo para el amparo del vehículo de la Entidad no está firmada por el tomador de la misma. X

Contrato de prestación de servicios No. 2011000017 Contratista: Brasas de Oro – R.L. María Lucy Peñaloza Martínez Objeto: Servicio de Restaurante para los funcionarios de esta Entidad para el día 29 de Diciembre de 2011. Plazo: Un (1) día Valor: $647.000 Clase de Contrato: Prestación de Servicios Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía Estado Actual: liquidado

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL Necesidad planteada en el estudio previo: “La personería de Tunja, con el fin de efectuar un balance al final de la vigencia 2011, programo reunión con todos los funcionarios de la entidad para el día 29 de diciembre de 2011, que se hace necesario efectuar una orden de prestación de servicios con el fin de ofrecerles el almuerzo.” El pago de este contrato se efectuó con la afectación del rubro denominado





GASTOS PROTOCOLARIOS: “Se refiere a los gastos que debe tener la Personería de Tunja, en aquellos casos en que se requiera ser representada y será de carácter transitorio, como condecoraciones, eventos especiales, participación en el Aguinaldo Boyacense, reuniones de trabajo y recepciones con el fin de integrar, incentivar o mejorar las relaciones de los funcionarios de la entidad.” El estudio previo no cumple con lo establecido en el numeral 6 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008. Dentro de los documentos presentados por la Entidad contratista para formalizar el contrato no se encuentra:

• Certificación que acredite la afiliación y aporte a seguridad social. • Paz y salvo Municipal • Certificado Judicial vigente

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL

El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 29 diciembre de 2011. No existe documento que de soporte sobre la reunión que se efectuó para hacer un balance de las actividades desarrolladas por la Entidad en la vigencia 2011. No existe soporte de la actividad desarrollada por funcionario que tenia a cargo la supervisión del contrato.


PUBLICACION EN SECOP Contrato no publicado en SECOP.

GESTION Se celebro el contrato justificando una reunión de balance de fin de año, pero no existe soporte de dicha reunión, sencillamente se pago por el servicio de restaurante. Las funciones de supervisión no se ven reflejadas en los documentos del contrato. Existe incumplimiento en la documentación requerida para la celebración y pago del objeto contractual.

RESULTADOS Los documentos que hacen parte de la ejecución contractual solo dejaban ver que se pago por el servicio de restaurante, al menos así lo muestra la factura de venta No. 1533 de diciembre 29 de 2011 del restaurante Brasas de Oro de Tunja y por la cual se pago la suma de $647.100. Posteriormente el grupo auditor oficio al contratista para que informara exactamente que se pago por concepto de restaurante, el oficio enviado por el restaurante relaciona consumos de comida, jugos naturales, jugos y postres. La necesidad que se planteo en el estudio previo dio a entender que la motivación de





la celebración de este contrato estaba encaminada a llevar a cabo una reunión en la que se establecería un balance sobre las labores realizadas por la Entidad en la vigencia 2011, pero el grupo auditor no evidencio documento alguno que diera fe de ello. Por lo anterior, se podría deducir que la necesidad que se plasmo en el estudio previo no se satisfizo y que ésta se convirtió en una excusa para darles a los funcionarios de la Entidad un agasajo de despedida de fin de año.

Con este contrato al parecer se viola lo establecido en las normas de Austeridad en el Gasto de las Entidades del Estado, especialmente del articulo 2 del Decreto 2445 de 2000 (El cual modifica el articulo 12 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 6 del Decreto 2209 de 1998) en el que se estableció: “Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público.”, en consecuencia se establece un presunto hallazgo fiscal por valor de $647.100.



X X

2.

No se cumple lo dispuesto en la Ley 100 de 1993, Ley 789/02, Ley 797/03, Decreto 1703/02, Decreto 2170/02, Decreto 510/03, Ley 828/03 y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan en lo referente a la presentación del documento respectivo que acredite la afiliación a seguridad social

X

3. El estudio previo no cumple con lo establecido en el numeral 6 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008. X X

4. Celebración del contrato sin el lleno de los requisitos que lo perfeccionan. X

5. Daño fiscal al patrimonio del Estado por violación de normas de Austeridad (articulo 2 del Decreto 2445 de 2000) y por atentar contra el patrimonio del Estado (Articulo 6 de la ley 610 de 2000), por $647.100

X X X

Respuesta de la entidad: La presente reunión tuvo como objeto, efectuar un balance de la vigencia anterior reflejado a trevés de informes individuales por Delegatura para el empalme de la nueva vigencia fiscal 2012 - 2016, y efectuar la condensación de los informes de gestión por Delegatura para rendir informe de gestión 2011 y acta de informe (Anexo 7 con 19 folios y CD) 1.4.2.01.01.02.03-02: GASTOS PROTOCOLARIOS: Se refiere a los gastos que debe tener la Personería de Tunja, en aquellos casos que se requiera ser representada y será de carácter transitorio, como condecoraciones, eventos especiales, participación en Aguinaldo





Boyacense, reuniones de trabajo y recepciones con el fin de integrar, incentivar o mejorar las relaciones de los funcionarios de la entidad. Pronunciamiento de la Contraloría: Los anexos presentados por la Entidad no desvirtúan el hallazgo con alcance fiscal del presente contrato, ya que las reuniones de trabajo como la que motivo la celebración del mismo se pudo realizar en la sede de la Entidad. El anexo presentado en el CD hace referencia al informe de empalme por cambio de personero, el cual tiene como fecha de presentación Febrero de 2012 y no Diciembre de 2011, fecha en la que se realizó la ejecución de este contrato. De otro lado, la erogación para el pago de este contrato se considera una violación a lo establecido en el Decreto 1737 de 1998 que se refiere a austeridad del gasto público, en especial a lo referido en el artículo 12 de la citada norma. Por lo anterior se mantiene el alcance fiscal del presente contrato. Contrato de prestación de servicios No. 2011000013 Contratista: Aseguradora Solidaria de Colombia Objeto: Renovación de póliza seguro de manejo sector oficial No. 994000001092 a nombre de Myriam Gutiérrez Quintero. Plazo: doce (12) meses Valor: $945.400 Clase de Contrato: Suministros Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía Estado Actual: liquidado

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL Necesidad planteada en el estudio previo: “Que, de conformidad con lo normado en el artículo 63 de la ley 136 de 1994, las Personerías cuentan con autonomía presupuestal y administrativa. Por lo anterior esta Entidad maneja su propio presupuesto y de acuerdo a las normas legales vigentes se hace necesario adquirir una póliza de manejo para el representante legal.” El pago de este contrato se efectuó con la afectación del rubro denominado SEGUROS. El estudio previo no cumple con lo establecido en el Artículo 3 numerales 4, 6 y 7 del Decreto 2474 de 2008. Dentro de los documentos presentados por la Entidad contratista para formalizar el contrato no se encuentra:

• Paz y salvo Municipal





LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 20 de Junio de 2011. El contrato tiene una inconsistencia en cuanto al plazo para la ejecución del mismo, la clausula segunda lo estableció en 12 meses, cosa que no es cierta, pues el contrato se liquido a 20 de Junio de 2011, es decir el mismo día de su celebración. Se evidencia póliza No. 994000001092 que tiene una vigencia comprendida entre el 24 de Junio de 2011 y el 24 de Junio de 2012. Se encontró una contradicción entre lo expuesto en el estudio previo y lo realmente contratado, el estudio previo contemplaba la renovación de la póliza de manejo del representante legal de la entidad, pero en realidad se adquirió la póliza de la funcionaria Myriam Gutiérrez Quintero y no la del representante legal. No existe soporte de la actividad desarrollada por los funcionarios asignados que tenían a cargo la supervisión del contrato.

LEGALIDAN EN LA ETAPA POST CONTRACTUAL El acta de liquidación está a folio 29 y 30.

PUBLICACION EN SECOP Contrato no publicado en SECOP, violando lo establecido en los numerales 17 y 18 del articulo 8 del Decreto 2474 de 2008.

GESTION Se gestionó la compra de una póliza de manejo para amparar las labores de una funcionaria de la Entidad justificándose en una necesidad que no tiene relación alguna con la celebración del contrato. No hay evidencia de las labores desempeñadas por los funcionarios a quienes se les encargo dicha función. La supervisión fue asignada por resolución No. 180 de 2011 al comité de gestión.

RESULTADOS Efectivamente se encontró la existencia de la póliza 994000001092 de la firma aseguradora solidaria de Colombia a nombre de la funcionaria Myriam Gutiérrez Quintero, la cual ampara las siguientes actividades:

• Fallos con responsabilidad fiscal • Rendición de cuentas • Reconstrucción de cuentas • Delitos contra la administración pública

La póliza está firmada por la tomadora y vigente hasta el 24 de Junio de 2011. Si bien es cierto que se cumplió con el objeto contractual, se presenta una absoluta incoherencia entre lo planteado como necesidad en el estudio previo y el objeto contractual, lo que en definitiva significa un claro incumplimiento al mandato legal del estudio previo reglado en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008.







X X

2. Violación del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 que se refiere al estudio previo de la contratación. X X

3. No existe Paz y Salvo Municipal. Se levanta

4. Errores en la digitación, se estableció como plazo de ejecución del contrato 1 año, cuando en realidad se trataba de 1 día. X

Contrato de prestación de servicios No. 2011000012 Contratista: José Luis Jiménez Fonseca Objeto: Prestación de servicios como conductor de la Entidad Plazo: Un (1) mes Valor: $1.000.000 Clase de Contrato: Prestación de servicio Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía Estado Actual: liquidado

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL Necesidad planteada en el estudio previo: “…los funcionarios de la Entidad se desplazan a los diferentes sitios a cubrir las diligencias programadas bien sea dentro del perímetro urbano o fuera de él y que esta Entidad cuenta con un vehículo para cubrir dicha necesidad pero en la planta de la Personería no se cuenta con un funcionario destinado a esta labor por lo cual se hace necesario efectuar una orden de prestación de servicios como conductor de la Entidad” El pago de este contrato se efectuó con la afectación del rubro denominado HONORARIOS PROFESIONALES. El estudio previo no cumple con lo establecido en los numerales 2, 3, 4, 5, 6 y 7 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008. El contratista al momento de suscribir el contrato contaba con licencia de conducción C1 de numero 15001000-8549386-4 con vigencia hasta el 11 de Noviembre de 2014.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 15 de Noviembre de 2011. Se asignan funciones de supervisión a la funcionaria Andrea Giovanna Cortes Castro, delegada para asuntos penales. A folio 34 el contratista rinde informe de ejecución y cumplimiento del contrato de fecha 5 de diciembre de 2011 en la que expone lo siguiente:





“ Me dirigía hacia mi residencia la cual queda ubicada en el kilometro 7 vía Tunja Paipa, vereda la Concepción baja combita, en la camioneta de placas OCJ 725, la cual es de propiedad de la personería municipal. En el sector de la UPTC, se encontraba un grupo de personas en estado de embriaguez arrojando piedras a los vehículos que por dicha vía transitaban, situación de la cual se vio afectada la parte trasera de la camioneta de la entidad, causando daños materiales consistentes en la ruptura de vidrio de la quita puerta y del stop izquierdo de la misma, daños que ante la imposibilidad de identificar las personas que los causaron estoy en disposición de asumir, para lo cual solicito se autorice el envío de la camioneta para su correspondiente reparación. Igualmente me permito informar que como consecuencia de los hechos anteriormente relacionados mi pase se encuentra en disposición de la secretaría de tránsito municipal con el fin de adelantar el trámite administrativo correspondiente, circunstancias que me impiden continuar con la ejecución del contrato por no contar con dicho documento.” En razón a lo expuesto por el contratista, se procedió a liquidar bilateralmente el contrato, éste procedimiento se surtió el día 5 de diciembre de 2011. Se le canceló al contratista la suma de $666.667 por los servicios prestados hasta dicha fecha. De otro lado, en el informe remitido al Personero de Tunja desde la Secretaría de Tránsito de Tunja de fecha 14 de diciembre de 2011 se narran los hechos que llevaron a la inmovilización del vehículo de placas OCJ 725: Se inmovilizo el vehículo el viernes 02 de diciembre de 2011 a las 3:00 pm, el procedimiento lo llevo a cabo la Policía de Carreteras, el motivo de la infracción Conducir en estado de embriaguez, Infractor: José Luis Jiménez Fonseca (contratista). Por lo expuesto, el motivo por el cual se liquidó el contrato antes de su vencimiento no tuvo su motivación en las razones que expuso el contratista en su informe de ejecución del 5 de diciembre de 2011, ésta se dio por un claro incumplimiento a las prohibiciones al conductor plasmadas en el estudio previo, en especial a la que se refiere a “Conducir bajo el influjo de bebidas embriagantes…”


PUBLICACION EN SECOP Contrato no publicado en SECOP, violando lo establecido en los numerales 17 y 18 del articulo 8 del Decreto 2474 de 2008.

GESTION El contrato se gestionó sin el lleno del requisito del estudio previo, su ejecución se vio interrumpida por un accidente del vehículo que fue ocasionado aparentemente por el estado de embriaguez del conductor. El carro se encuentra en uso, se indago sobre el estado actual y se constató que los daños causados ya fueron subsanados, pero no hay claridad de quien pago por dicha reparación. Actualmente está un proceso abierto para que la aseguradora





responda por los daños ocasionados al vehículo. RESULTADOS

Tras el accidente sufrido por el vehículo de la Personería, se decide liquidar el contrato, por lo que el objeto contratado quedó inconcluso. En cuanto al estado del vehículo, se verifico que éste se encuentra en uso y que la investigación sobre el responsable del incidente inicialmente se había iniciado al interior de la Personería, pero la actual Personera se declara impedida para investigar a su antecesor el Dr. Javier Fuentes, por lo que la investigación fue remitida a la Procuraduría Provincial de Tunja para que sea allí donde se decida si existió o no, una falta disciplinaria de parte del Ex Personero el Dr. Fuentes. El contrato se pagó hasta donde se ejecutó y se liquidó de forma adecuada. HALLAZGOS: A (Administrativo); D (Disciplinario); P (Penal); F (Fiscal) No. HALLAZGO A D P F


X X



4. Errores en la digitación, se estableció como plazo de ejecución del contrato 1 año, cuando en realidad se trataba de 1 día. X

Contrato de prestación de servicios No. 2011000018 Contratista: Fernando Bohórquez y CIA Objeto: Suministro de 10 sillas ergonómicas giratoria altura ajustable y espalda ajustable tapizada cinco (5) en paño azul y cinco (5) en paño verde según tono, suministro de 5 apoya pies. Plazo: Diez (10) días Valor: $3.083.595 Clase de Contrato: Suministros Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía Estado Actual: liquidado

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL Necesidad planteada en el estudio previo: “Teniendo en cuenta el programa de salud ocupacional desarrollado a finales del año 2010, ye el análisis de riesgos profesionales efectuado por la COMPAÑÍA DE SEGUROS POSITIVA, evidencia el cambio de sillas de todos y cada uno de los puestos de trabajo de los diferentes funcionarios de la dependencia, con características ergonómicas acordes a la labor desarrollada por los funcionarios, por cuanto las existentes ponen en inminente peligro la salud física de los mismos…”





El pago de este contrato se efectuó con la afectación del rubro denominado SEGUROS. El estudio previo no cumple con lo establecido en el numeral 4 del Decreto 2474 de 2008. A ésta invitación pública se presentaron dos propuestas, una del señor Carlos Héctor Barón Márquez y otra de la firma Fernando Bohórquez y CIA, resultando esta última la ganadora de la invitación. La propuesta del primer proponente no fe aceptada porque no cumplía con los requisitos jurídicos de la propuesta.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 27 de diciembre de 2011. Se ejecuta el contrato sin previsto alguno, se constató el ingreso de los implementos adquiridos en el presente acto y se pudo certificar de la entrega de éstos elementos a los funcionarios de la Entidad. El contratista hace el cobro a través de la factura de venta No. 5739 del 29 de diciembre de 2011, pago que fue desembolsado en la orden de pago 20110000304 de la misma fecha.


PUBLICACION EN SECOP Contrato publicado en SECOP.

GESTION Se gestionóla compra de 10 sillas ergonómicas giratorias y ajustables y 5 apoya pies en madera y tapizados, los cuales fueron adquiridos a través de una invitación publica de la cual resulto elegida la propuesta del señor Fernando Bohórquez y CIA. Las labores de supervisión del contrato se ven reflejadas en el recibo a satisfacción del objeto contratado.

RESULTADOS Los bienes adquiridos en este contrato efectivamente ingresaron a la Entidad, se evidencio su existencia y uso de parte de los funcionarios; por lo que se considera subsanada la necesidad que motivo la celebración del mismo.



Se levanta

Se levanta







4. Errores en la digitación, se estableció como plazo de ejecución del contrato 1 año, cuando en realidad se trataba de 1 día.

X

Contrato de prestación de servicios No. 2011000018 Contratista: Diego Fernando López Avella Objeto: Prestación de servicios como conductor de la Personería de Tunja Plazo: Dos (2) meses Valor: $2.000.000 Clase de Contrato: Prestación de servicios Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía Estado Actual: liquidado

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL Necesidad planteada en el estudio previo: “…los funcionarios de la Entidad se desplazan a los diferentes sitios a cubrir las diligencias programadas bien sea dentro del perímetro urbano o fuera de él y que esta Entidad cuenta con un vehículo para cubrir dicha necesidad pero en la planta de la Personería no se cuenta con un funcionario destinado a esta labor por lo cual se hace necesario efectuar una orden de prestación de servicios.” El pago de este contrato se efectuó con la afectación del rubro denominado HONORARIOS PROFESIONALES. El estudio previo no cumple con lo establecido en el numeral 4 del Decreto 2474 de 2008. El contratista aporta como documentos soporte para el contrato copia de la licencia de conducción de categoría C1 y No. 15204000-7060383-2 que vence el 19 de Octubre de 2013. En la suscripción del contrato el contratista no aporto documento que soporte su afiliación a seguridad social.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 13 de septiembre de 2011. La ejecución del contrato se da sin novedad alguna, se le hicieron dos pagos al contratista por $1.000.000 cada uno, así lo soportan las órdenes de pago 201100246 y 201100261 del 20 de Octubre de 2011 y 16 de noviembre de 2011 respectivamente; dichos pagos se hicieron cumpliendo con los aportes a seguridad social de parte del contratista.


PUBLICACION EN SECOP





Contrato no publicado en SECOP, violando lo establecido en los numerales 17 y 18 del artículo 8 del Decreto 2474 de 2008.

GESTION El contrato tuvo su motivación en la necesidad de contratar a una persona que ejerciera las funciones de conductor de la Entidad. De acuerdo a lo plasmado en las actas parciales de supervisión del contrato se constato que éste tuvo seguimiento y el formato de control y suministro de combustible dejan ver que en el tiempo en que el contratista ejerció sus funciones se cumplió con lo pactado en el contrato.

RESULTADOS Se cumplió con la satisfacción de la necesidad que motivo la suscripción del contrato. El contrato contó con supervisión de parte del funcionario asignado para tales funciones.



X X

2. Violación del numeral 4 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008. X X 4. Contrato suscrito sin que el contratista aportara documento que

acreditara su afiliación a seguridad social. X

Contrato de prestación de servicios No. 201100016 de 2011

Contratista: Héctor Alfonso Agatón Álvarez Objeto: Capacitación sobre salud ocupacional “Investigación sobre accidentes de trabajo” Plazo: Ocho (8) Horas Valor: $4.000.000 Clase de Contrato: Prestación de servicios Modalidad de contratación: Selección Abreviada – Mínima cuantía Estado Actual: Liquidado

LEGALIDAD EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL Necesidad planteada en el estudio previo: “La Personería de Tunja, viene capacitando a sus funcionarios en el tema de salud ocupación pues conoce la importancia de este tema. Teniendo en cuanta que el año inmediatamente anterior se efectuó la capacitas en accidentes de trabajo se hace necesario continuar con un nuevo siclo de capacitaciones sobre investigación en accidente de trabajo. Que, teniendo en cuenta que en la Personería de Tunja, no existe una persona idónea en el tema se hace necesario adelanta procesos de contratación para el mejor desarrollo de la misma.” El pago de este contrato se efectuó con la afectación del rubro denominado





BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL. El estudio previo contemplo el lugar de ejecución y entrega del objeto contractual en la ciudad de Tunja, cosa que no fue coherente en la firma del contrato, ya que en la clausula cuarta se estableció que este se ejecutaría en la ciudad de Moniquira. El estudio previo no cumple con lo establecido en el numeral 4 y 6 del Decreto 2474 de 2008. No hay copia de la cedula del contratista.

LEGALIDAD EN LA ETAPA CONTRACTUAL El contrato cuenta con acta de inicio de fecha 20 de diciembre de 2011. La ejecución del contrato no evidencia labores de supervisión, estas se le asignaron al señor Juan de Dios Gonzales Orjuela. El contrato se ejecuto y la única evidencia que existe es de su ejecución es la factura de venta No. 0015 de fecha 21 de diciembre de 2011. Se anexa al contrato un cuadro (Folio 27) donde se relacionarían las personas asistentes a la capacitación, pero esta aparece en blanco, lo que genera duda si efectivamente se llevo a cabo la ejecución del contrato. Se contemplo un viaje a Moniquira que incluía: refrigerio en mañana y tarde, almuerzo, memoria y transporte de ida y regreso, de estos conceptos no existe ninguna factura de almuerzo, ninguna de transporte, ninguna de refrigerios; tampoco existe ningún archivo (CD, documentos o archivo informático) que evidencie el contenido la capacitación. El contrato se suscribió y se pagó sin que existiera documento de afiliación y pago de aportes a seguridad social de parte del contratista.

LEGALIDAD EN LA ETAPA POST CONTRACTUAL El acta de liquidación está a folio 21 y 22

PUBLICACION EN SECOP Contrato no publicado en SECOP, violando lo establecido en los numerales 17 y 18 del artículo 8 del Decreto 2474 de 2008.

GESTION La gestión de este contrato no cumplió con la exigencia de los requisitos legales para la celebración del mismo, no se adjunto copia de la cédula del contratista como tampoco la afiliación y pago de los aportes a seguridad social.

RESULTADOS La necesidad descrita en el estudio previo a juicio del grupo de auditoría no se cumplió, ya que no existe evidencia alguna que soporte que efectivamente se llevo a cabo la capacitación a los funcionarios de la Entidad. La sola existencia de la factura de venta con la que el contratista hace el cobro no garantiza de ninguna forma la ejecución del mismo. Se cuestiona el hecho de que se haya adjuntado una tabla de registro de asistentes a la capacitación sin contenido alguno.





Las labores de supervisión del presente contrato no se vieron reflejadas, no existe un informe que demuestre que las actividades realizadas por el contratista efectivamente se hayan llevado a cabal cumplimiento. El contrato se liquidó sin que el supervisor del contrato haya dado su visto bueno sobre el recibo a satisfacción del mismo. Por todo lo anterior, se evidencian deficientes labores de supervisión, lo que en consecuencia se convierte en una falta a lo establecido en el numeral 1, 4 y 5 del artículo 4 de la Ley 80 de 1993. Ante la inexistencia de documentos que soporten la ejecución del contrato se presume un detrimento patrimonial por el valor total del contrato, es decir por $4.000.000, ya que la celebración fue el resultado de una gestión fiscal antieconómica, ineficaz e ineficiente tal como lo establece la Ley 610 de 2000.



X X

2. Violación del numeral 4 y 6 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008. X X

3. Contrato suscrito sin que el contratista aportara documento que acreditara su afiliación a seguridad social. X

4. No hay labores de supervisión, violando lo establecido en los numerales 1, 4 y 5 del articulo 4 de la Ley 80 de 1993 X Se

levanta

5.

No hay soporte de la ejecución del contrato, lo que conlleva a pensar de un detrimento patrimonial en los términos establecidos por el artículo 6 de la Ley 610 de 2000. El daño se calcula en el valor del contrato, es decir $4.000.000.

Se Levanta

Respuesta de la Entidad: Se solicito al interventor al igual que al contratista a llegar a esta Entidad los soportes que pudieran reposar en su archivos personales respecto del contrato de la Referencia los cuales adjunto en ******** folios Anexo (9) Pronunciamiento de la Contraloría Revisados los anexos presentados por la Entidad para desvirtuar el hallazgo de carácter fiscal del presente contrato, se constato que efectivamente se llevo a cabo la capacitación en salud ocupacional, gasto que está permitido por norma. Se levanta el hallazgo No. 5 de la tabla que consolida los hallazgos del presente contrato.





HALLAZGOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN

Respuesta de la Entidad: DESCRIPCION DEL HALLAZGO JUSTIFICACION

Los Contratos no están publicados en el SECOOP violando lo establecido en los Numerales 17 y 18 del Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008

Este hallazgo se incluirá dentro de su plan de mejoramiento

No se cumple lo dispuesto en la Ley 100 de 1993, Ley 789/02, Ley 797/03, Decreto 1703/02, Decreto 2170/02, Decreto 510/03, Ley 828/03 en lo referente a la presentación del Documento Respectivo que acredite la afiliación a seguridad social y no se cumple con fotocopias de recibo de consignación de los aporte lo cual constituye requisito para tramitar los pagos.

La Entidad consulta el sistema pero no lo evidenció, lo genero al momento del reporte del pago de los aportes, sin pretender con este hecho evadir las obligaciones de seguridad social y parafiscales.

Las labores del supervisor del contrato no se evidencian en ningún informe, lo que demuestra un incumplimiento a lo establecido en el numeral 1 del Articulo 4 de la Ley 80 de 1993.

Este hallazgo se incluirá dentro de su plan de mejoramiento.

Celebración del Contrato sin el lleno de requisitos que lo perfeccionan en alguno, Certificados fiscales, judiciales, antecedentes disciplinarios, Fotocopias Cedulas, Tarjetas Profesionales y Rut


Violación de los requisitos del estudio previo del contrato, específicamente los numerales 3 y 5 del Articulo 3 del Decreto 2474 del 2008.


No existe paz y salvo Municipal 3-15 Observando la normatividad general de la contratación estatal y el Decreto No. 389 de 2006 Estatuto de Rentas del Municipio de

Tunja no se evidencia que dentro de los requisitos exigidos para la celebrar contratos con las entidades municipales se





deba exigir el Paz y Salvo Municipal, por esta razón la Personería Municipal dentro de sus procesos de contratación no ha exigido el Paz y Salvo Municipal con el fin de evitar trabas y mayores gastos a los contratistas.

No existe Acta de Recibido a Satisfacción del objeto Contractual


Revisados los pagos hechos a los contratistas de los contratos revisados, que se estaba efectuando la retención del 3% como contribución del Deporte (a los que aplica), lo que está bien hecho, pero revisados las órdenes de pago y los estados financieros las transferencias de estos recursos al IRDET no se están haciendo por lo que se establece un hallazgo Administrativo con alcance disciplinarios por incumplimiento a lo establecido en el estatuto de rentas del Municipio.


“Esta entidad requirió al Contador de la Entidad para que efectué el trámite correspondiente a fin de consignar los dineros correspondiente al impuesto de contribución al deporte que se encuentran en la cuenta corriente de la Entidad, en un término no mayor a un (01), de lo cual allegaremos copia del mismo a la Contraloría Municipal.”

Pronunciamiento de la Contraloría:

1. Publicación en SECOP: De acuerdo a lo establecido en el articulo 8 del Decreto 2474 de 2008 y demás decretos reglamentarios, los contratos de las entidades estatales deben publicarse en la página Web de contratación estatal, razón que lleva a mantener éste hallazgo en cada uno de los contratos que no fueron publicados. En este mismo sentido se levanta el hallazgo del contrato No. 2011000018 ya que la Entidad aporto copia de la publicación en la página web www.contratos.gov.co.

2. Los pagos a los contratistas sin que estos cumplan con loa aportes a seguridad social se constituyen como una violación a lo establecido en e articulo 23 de la ley 1150 de 2007, razón que lleva a mantener los hallazgos relacionados con este incumplimiento.

3. Las Entidades Estatales tienen la obligación de ejercer supervisión sobre los contratos que suscribe con terceros, así lo establece el numeral 1 del articulo 4 de la ley 80 de 1993, dicha labor debe estar soportada en informes del funcionario a quien se le asigno dichas labores. En varios de los contratos las labores de supervisión se asignaron al comité de gestión de la Entidad, lo que a juicio de la comisión de auditoria dificulta la labor, ya que no se asigna a un funcionario específico. A juicio del grupo auditor, se levanta el alcance disciplinario de este hallazgo en cada uno de los contratos que lo contienen para que en plan de mejoramiento la Entidad realice las correcciones respectivas.





4. Los hallazgos relacionados con la celebración de contratos sin el lleno de requisitos

legales (Copias de cedula, certificados fiscales, disciplinarios, etc) se mantiene como administrativo para que la Entidad lo Incluya en plan de mejoramiento.

5. Estudios previos: En lo referente a la violación de cualquiera de los numerales del articulo 3 del Decreto 2474 de 2008, se mantienen los hallazgos con alcance disciplinario por tratarse de una violación a dicha norma.

6. Paz y Salvo Municipal: se acepta lo aportado por la Entidad y se levanta el hallazgo que en este sentido se relaciono en cada contrato.

7. Recibo a satisfacción del objeto contractual: Se mantiene como hallazgo administrativo para que sea incluido en plan de mejoramiento

8. Transferencias IRDET: Se levanta el alcance disciplinario de este hallazgo, se deja con alcance administrativo para que la Entidad corrija lo observado y transfiera estos recursos al IRDET.

3.1 Observaciones

Revisados los pagos hechos a los contratistas de los contratos revisados, se evidenció que se estaba efectuando la retención del 3% como contribución al deporte (a los que aplicaba), lo que esta bien hecho, pero revisando las órdenes de pago y los estados financieros, la transferencia de éstos recursos al IRDET no se está haciendo, por lo que se establece un hallazgo administrativo con alcance disciplinario por incumplir con lo establecido en el estatuto de rentas del Municipio.





4. EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Dentro de la auditoría que se adelanta a la Personería Municipal de Tunja se contempla emitir concepto sobre el sistema de control interno, la implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI y del sistema de gestión de calidad.

4.1 Modelo estándar de control interno – MECI.

El Modelo de Control Interno para las entidades del Estado, se generó desde el artículo 1º de la ley 87 de 1993. El Modelo Estándar de Control Interno para las entidades del Estado se propuso como una herramienta para el control a la gestión y la evaluación de las mismas, tiene el propósito que las entidades del Estado mejoren su desempeño fortaleciendo el control de sus procesos y procedimientos. La función de hacer el seguimiento a los procesos y procedimientos dentro de cada entidad le fue asignada a la oficina de control interno o quien haga sus veces.

Revisando la documentación del MECI, se evidenció que la implementación del mismo se hizo a partir de la vigencia 2011 y como resultado de la ejecución del contrato de prestación de servicios No. 201100005. Así también lo deja ver el oficio radicado en la oficina de la Personería y enviada por el Departamento Administrativo de la Función Pública de fecha 14 de Octubre de 2011 en la que se asigna nombre de usuario y clave para que la Entidad pueda rendir su informe anual del MECI. Los resultados acá presentados corresponden al primer avance de la implementación del modelo.

La Personería de Tunja reportó a través del Sistema Integral de Auditoría – SIA el informe ejecutivo del MECI y en la que reportó una calificación promedio de 60.95% en avance en la implementación del Modelo. El porcentaje de avance de cada subsistema que compone el MECI fue: Control Estratégico 47.95%, Control de Gestión 65.64% y Control de Evaluación 69.26%.

SUBSISTEMA PORCENTAJE DE AVANCE Control Estratégico 47.95 Control de Gestión 65.64 Control de Evaluación 69.26 PROMEDIO 60.95 Fuente: Evaluación del MECI

El subsistema que presenta menor porcentaje de avance es el de control estratégico, esto se debe a las deficiencias presentes en sus componentes ambiente de control, direccionamiento estratégico y administración de riesgos. El bajo nivel de avance de éste subsistema lo reconoce la Entidad misma: “La planta de personal es





insuficiente para desarrollar correctamente la plataforma estratégica de la Entidad, lo que ha conllevado a que se sobrecargue laboralmente algunos funcionarios. Si bien es cierto durante el año 2011 se contó con la intervención de todos los funcionarios de la entidad en la articulación e implementación del MECI, en el proceso de mantenimiento se evidencia falta de compromiso que permita mantener el subsistema”, lo que evidentemente ratifica el deficiente avance del mismo.

El subsistema de control de gestión se mejoró en la actualización del manual de procedimientos en el que se identificaron procedimientos partiendo de los procesos de la Entidad, sin embargo el porcentaje de avance del subsistema se vio afectado por el poco avance elementos como indicadores, comunicación organizacional y políticas de operación, los cuales tuvieron un avance inferior al 60%.

En cuanto al subsistema de control de evaluación se presenta bajo porcentaje de avance en los elementos de autoevaluación del control, planes de mejoramiento por procesos y planes de mejoramiento a nivel individual. Por su parte la entidad reconoce dificultades asociadas a la ausencia de mecanismos que garanticen el autocontrol y autogestión de la entidad, el poco compromiso de parte de los funcionarios y la delegación de las labores de control interno a un funcionario que tiene sobrecarga laboral, lo que ha ocasionado que el sistema mismo no funcione.

La implementación del modelo en sí se está apenas dando, revisada la información concerniente sobre el mismo y la cual reposa en la Entidad en dos tomos, contiene el acta de compromiso de los funcionarios para implementar el MECI, las resoluciones de adopción del modelo, de adopción de procedimientos de control interno contable, de factores para acceder al nivel sobresaliente en la evaluación del desempeño laboral, la que reglamenta y crea el comité de contratación de la entidad, la que designa las funciones de control interno dentro de la Entidad.

La entidad también adoptó en 2011 el código de ética; cuenta con un plan institucional de capacitación por competencias laborales; tiene una política de inducción y reinducción; maneja plan de incentivos y estímulos para los sus funcionarios; cuenta con un mapa de riesgos institucional y con un manual de procesos y procedimientos.

Las herramientas de la puesta en marcha del MECI apenas se está aplicando, se espera que de la operacionalización del mismo se vean resultados en la gestión de la Entidad y estos solo serán verificables en el momento en que se realice auditoría a la vigencia 2012.

Por lo anterior expuesto y por los soportes documentales que reposan en la Entidad se concluye que la Personería de Tunja no implemento el MECI en el término





establecido por el Decreto 2913 de 2007, norma que fijo como plazo para implementar el modelo el 8 diciembre de 2008.

Respuesta de la Entidad: En relación a la implementación del control interno MECI, para la presente vigencia esta Entidad suscribió convenio interadministrativo 083 del 08 de mayo de 2012 con de la UPTC, con el fin de efectuar una serie de AUDITORIAS EXTERNAS, a las diferentes dependencias de la Entidad al igual que recibir por parte de la misma capacitación en la materia y así poder avanzar en el tema del CONTROL ESTRATEGICO. (Anexo 10 copia en***folios) Mediante Resolución No. 274 del 07 de diciembre de 2006 “Por la cual se adopta el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 en la Personería Municipal de Tunja (Boyaca), (Anexo 11conn 13 folios), se da inicio al desarrollo de este modelo, se elaboran el código de ética y mapas de riesgos, en el 2011 se nombra un nuevo equipo MECI, con el fin de continuar el proceso. Pronunciamiento de la contraloría: Se acepta la respuesta de la Entidad en el sentido de adopción del MECI y se levanta el alcance disciplinario del Hallazgo No. 1 de la tabla final del presente informe, sin embargo se mantiene como hallazgo administrativo para que la Entidad adopte y ponga en funcionamiento definitivo el Modelo Estándar de Control Interno.

4.2 . Auditoria Interna

Durante la vigencia 2011 la Personería de Tunja delegó a uno de sus funcionarios las funciones de control interno, como resultado de dicha delegación la entidad reportó las siguientes labores de auditoría:

Atención, peticiones, quejas y reclamos

En esta auditoría se hizo seguimiento al trámite de los derechos de petición y solicitudes de la delegatura para la infancia y adolescencia, la funcionaria con funciones de control interno encontró que se requiere mejorar el manejo documental y la identificación de las carpetas que los contienen.

Audiencias públicas licitaciones

En la auditoría a este proceso se evidenció que las funciones de supervisión contractual no se estaban dando, lo que tiene absoluta coherencia con lo encontrado por el equipo auditor de la Contraloría en el aparte dedicado a la evaluación de la contratación.

Contratos de prestación de servicios





La oficina de control interno de la Entidad evidencia la duplicidad en la numeración le los contratos, advirtiendo la necesidad de unificar criterios en cuanto a la denominación de los contratos, ya que se está usando la denominación de orden de prestación de servicios y contrato de prestación de servicios, situación que conlleva a que la numeración contractual se duplique. De igual forma, recomienda el buen manejo documental de las carpetas que contienen la información contractual.

Las funciones de control interno de la Personería le fueron asignadas al funcionario que ocupe el cargo de la delegatura para la vigilancia administrativa, esto se hizo a partir de la expedición de la resolución interna No. 339 de diciembre de 2011. Por la fecha en la que se asignan funciones de auditoría, se podría pensar que al igual que la aplicación del MECI, apenas se está empezando a dar uso de las herramientas con las que cuentan las entidades públicas por norma y que tienen como finalidad el autocontrol de su gestión.

En Cuanto a Control Interno ejercido por la Institución se evidenció que para la vigencia auditada, el Comité de Control Interno no efectuó pronunciamientos sobre el tema contable y/o financiero, detectando debilidades en medidas de autocontrol y verificación de los procesos propios del área.





5. LIQUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES

Las prestaciones sociales a que tienen derecho los empleados públicos de la Personería Municipal de Tunja de acuerdo a las normas vigentes, están clasificadas en:

• Prima de vacaciones • Vacaciones • Prima de Navidad • Cesantías

También tienen derecho al factor salarial denominado prima de servicios el cual está reglamentado por el acuerdo municipal No. 065 de 1981.

Para la revisión de la liquidación de prestaciones sociales de los empleados de la Personería Municipal se tomo como muestra a 5 de los 13 empleados, así:

NOMBRE CARGO Adriana Pilar Vargas Martínez Personero delegado Myriam Gutiérrez Quintero Auxiliar Administrativo Gloria Yolanda Castelblanco Muñoz Auxiliar Administrativo Juan de Dios Gonzales Orjuela Personero Delegado Javier Humberto Fuentes Ortega Personero Municipal

5.1 . VACACIONES

Contemplada en el decreto 1045 de 1978 y se reconoce cada vez que el empleado cumpla un (1) año de servicio y equivalen a 15 días de descanso remunerado y se liquidan de acuerdo al número de días calendario.

5.2 . PRIMA DE VACACIONES

Reglamentada en el decreto No. 1045 de 1978, se reconoce cuando se autoriza el disfrute de las vacaciones y es equivalente a 25 días de salario.

Adriana Pilar Vargas Martínez

En la resolución No. 024 del 26 de enero de 2011 se reconocen vacaciones entre el 31 de Enero y el 18 de febrero de 2011 así:





La liquidación de la funcionaria se hizo de forma adecuada, ciñéndose a lo establecido en la norma.

Myriam Gutiérrez Quintero

En la resolución No. 068 del 25 de Febrero de 2011 se reconocen las vacaciones y prima de vacaciones de la funcionaria, por los servicios prestados entre el 4 de Septiembre de 2009 y el 3 de Septiembre de 2010. El disfrute de las mismas se da entre el 1 y el 22 de Marzo de 2011 y se liquidaron así:

Al revisar los cálculos se encontró diferencia en los valores liquidados como prima de vacaciones y vacaciones en tiempo, se deja como hallazgo administrativo para que la entidad lo aclare en la réplica.

Respuesta de la Entidad: Al efectuar la liquidación de la misma esta Entidad encuentra una diferencia a favor del funcionario se procederá a efectuar el ajuste. Pronunciamiento de la Contraloría: Se acepta la respuesta de la Entidad y se levanta el alcance administrativo y fiscal del hallazgo No.3 de la tabla final del presente informe. Se mantiene como hallazgo con alcance administrativo para que la Entidad aplique correctivos en plan de mejoramiento.

Gloria Yolanda Castelblanco Muñoz

La resolución 024 del 26 de Enero de 2011 reconoce las vacaciones de la funcionaria por el periodo comprendido entre el 11 y hasta el 31 de Enero de 201 así:

CONCEPTO Días CALCULADA POR PERSONERIA CALCULADA POR CONTRALORIASUELDO 30 2.548.143,00 2.548.143 BONIFICACION ESPECIAL POR RECREACION 169.876,00 169.876 PRIMA DE VACACIONES 15 1.380.244,00 1.380.244 VACACIONES EN TIEMPO 20 1.840.325,00 1.840.326

LIQUIDACIÓN RES. 024/2011 - ADRIANA PILAR VARGAS MARTÍNEZ

CONCEPTO Días CALCULADA POR PERSONERIA CALCULADA POR CONTRALORIASUELDO 30 1.497.703,00 1.497.703 BONIFICACION ESPECIAL POR RECREACION 99.847,00 99.847 PRIMA DE VACACIONES 15 801.316,00 811.256 VACACIONES EN TIEMPO 22 1.175.263,00 1.189.842

LIQUIDACIÓN RES. 068/2011 - MYRIAM GUTIERREZ QUINTERO





Revisando los cálculos se encontró que la liquidación se hizo de acuerdo a lo establecido en las normas de prestaciones sociales.

Juan de Dios González Orjuela

Mediante resolución No. 236 del 10 de agosto de 2011, se reconoce y ordena el pago de las vacaciones y prima de vacaciones del funcionario y las cuales se disfrutaran entre el 8 y el 29 de Agosto de 2011, así:

Revisada la liquidación se observó que ésta se hizo de acuerdo a lo establecido en las norma para tal fin.

Javier Humberto Fuentes Ortega

En la resolución No. 331 del 21 de noviembre de 2011, se reconocen vacaciones al señor Personero de Tunja por labores prestadas entre el 28 de noviembre de 2010 y el 27 de noviembre de 2011. El disfrute de las vacaciones se hizo en el periodo comprendido entre el 1 y el 22 de deiciembre de 2011 y se liquidaron así:

La liquidación de las vacaciones del señor personero se hizo de forma adecuada, se verificó también que se le efectuaran los respectivos descuentos como son: retención en la fuente, aportes a salud, pensión y fondo de solidaridad.

5.3 . PRIMA DE NAVIDAD

CONCEPTO Días CALCULADA POR PERSONERIA CALCULADA POR CONTRALORIASUELDO 10 400.942,00 400.942 BONIFICACION ESPECIAL POR RECREACION 80.188,00 80.188 PRIMA DE VACACIONES 15 651.531,00 651.531 VACACIONES EN TIEMPO 20 868.709,00 868.708

LIQUIDACIÓN RES. 024/2011 - GLORIA YOLANDA CASTELBLANCO MUÑOZ

CONCEPTO Días CALCULADA POR PERSONERIA CALCULADA POR CONTRALORIABONIFICACION ESPECIAL POR RECREACION 183.467,00 183.467 PRIMA DE VACACIONES 15 1.490.666,00 1.490.667 VACACIONES EN TIEMPO 22 2.186.311,00 2.186.311

LIQUIDACIÓN RES. 3236/2011 - JUAN DE DIOS GONZALES ORJUELA

CONCEPTO Días CALCULADA POR PERSONERIA CALCULADA POR CONTRALORIASUELDO 30 6.715.791,00 6.715.791 BONIFICACION ESPECIAL POR RECREACION 447.719,00 447.719 PRIMA DE VACACIONES 15 3.637.720,00 3.637.720 VACACIONES EN TIEMPO 22 5.335.323,00 5.335.323

LIQUIDACIÓN RES. 331/2011 - JAVIER HUMBERTO FUENTES ORTEGA





Contemplada en el decreto No. 1045 de 1978, equivale a un (1) mes de remuneración, correspondiente al cargo que desempeñe el funcionario a 30 de noviembre de cada año siempre que el funcionario haya laborado el año completo o proporcional en razón a 1/12 por cada mes completo de labor (1 al 30 de cada mes).

Revisada la orden de pago 2011120001 del 31 de diciembre de 2011 se encontró que la prima de navidad se pago por fuera del tiempo establecido por el articulo 32 del Decreto No. 1045 de 1978.

Respuesta de la Entidad: Esta Entidad cancelo a los funcionarios las prima de Navidad según el Decreto 1045 de 1978, “Respecto de quienes por disposición legal o convencional no tengan establecido otra cosa, esta prima será equivalente a un mes del salario que corresponda al cargo desempeñado en treinta de noviembre de cada año. La prima se pagará en la primera quincena del mes de diciembre” Como consta en recibo de consignación efectuadas por INTERNET anexa a la presente, esta Entidad consigno a sus funcionarios lo correspondiente a la prestación Prima de Navidad el día 07 de diciembre del 2011 a las 9:17AM, en el Banco Caja Social. En cuanto a orden de pago 2011120001 de la mencionada cuenta de fecha 31 de diciembre de 2011, (causación contable), el sistema lleva las cuentas de nomina (Pirima Servicios y, Prima de Navidad y nomina mensual) al último día hábil del mes correspondiente. Pronunciamiento de la Contraloría: Se acepta la respuesta de la Entidad y se levanta de manera definitiva el hallazgo.

La respectiva prima de navidad se liquido así:

Se encontró diferencia en las liquidaciones de los funcionarios: Adriana Pilar Vargas, Myriam Gutiérrez y Gloria Yolanda Castelblanco, suma que asciende a $18.886, constituyéndose como valor pagado demás en esta prestación social.

Respuesta de la Entidad: LIQUIDACION PRIMA NAVIDAD FUNCIONARIA Adriana Pilar Vargas Martínez.

NOMBRE CARGO SALARIO BASE

PRIMA DE NAVIDAD

CALCULADA PERSONERIA

PRIMA DE NAVIDAD

CALCULADA CONTRALORIA

DIFERENCIA

Adriana Pilar Vargas Martínez Personero delegado 2.752.000 3.105.555 3.096.354 9.201 Myriam Gutiérrez Quintero Auxiliar Administrativa 1.617.519 1.824.430 1.819.089 5.341 Gloria Yolanda Castelblanco M. Auxiliar Administrativo 1.299.053 1.465.945 1.461.602 4.343 Juan de Dios Gonzales Orjuela Personero Delegado 2.752.000 3.105.555 3.105.556 -Javier Humberto Fuentes O. Personero Municipal 6.715.791 7.578.583 7.578.584 -





No se evidencia el hallazgo por lo cual se solicitar se efectué la baja del mismo. Salario Base $2.752.000.00 1/12 Prima de Servicios $229.333.00 1/12 Prima de Vacaciones $124.222.00 TOTAL…………………… $3.105.555.00 La liquidación se hizo de forma adecuada LIQUIDACION PRIMA NAVIDAD FUNCIONARIA Myriam Gutiérrez Quintero Salario Base $1.617.519.00 1/12 Prima de Servicios $134.193.00 1/12 Prima de Vacaciones $ 67.605.00 TOTAL………………… $1.819.317.00 DIFERENCIA : $5.341.000 LIQUIDACION PRIMA NAVIDAD FUNCIONARIA Gloria Yolanda Castelblanco Muñoz Salario Base $1.299.053.00 1/12 Prima de Servicios $108.254.00 1/12 Prima de Vacaciones $ 58.638.00 TOTAL………………… $1.465.945.0 La liquidación se hizo de forma adecuada Pronunciamiento de la Contraloría: Se acepta la respuesta de la Entidad y se levanta el alcance disciplinario y fiscal del hallazgo No. 4 de la tabla presente al final de este informe, sin embargo se mantiene el alcance administrativo para que se tomen las medidas respectivas respecto a la diferencia de la liquidación de Myriam Gutiérrez Quintero.

5.4 . PRIMA DE SERVICIOS Creada mediante el acuerdo Municipal No. 065 de 1981, se reconoce anualmente, en los primeros quince (15) días del mes de julio de cada año y es equivalente a 30 días de sueldo. Si el empleado no ha laborado un (1) año completo, se pagará proporcionalmente a razón de 1/12 parte por cada mes completo de labor, entendiéndosele como tal del 1 al 30 de cada mes y siempre que hubiere prestado sus servicios por lo menos un semestre. Revisada la liquidación de la prima de servicios de los funcionarios tomados como muestra, se encontró que está se liquidó de acuerdo a lo establecido en el Acuerdo Municipal No. 065 de 1981.





Las prestaciones sociales a que tienen derecho los funcionarios públicos de la Entidad, están calculadas de acuerdo a las normas que regulan la materia; sin embargo, se evidenció diferencia entre el valor calculado en la prima de navidad de tres de los cinco empleados tomados como muestra, también se encontró que ésta prestación se pago con extemporaneidad, violando lo establecido en el articulo 32 del Decreto 1045 de 1978.

NOMBRE CARGO SALARIO BASE

PRIMA DE SERVICIOS

CALCULADA PERSONERIA

PRIMA DE SERVICIOS

CALCULADA CONTRALORIA

Adriana Pilar Vargas Martínez Personero delegado 2.752.000 2.752.000 2.752.000 Myriam Gutiérrez Quintero Auxiliar Administrativa 1.617.519 1.617.519 1.617.519 Gloria Yolanda Castelblanco M. Auxiliar Administrativo 1.299.053 1.299.053 1.299.053 Juan de Dios Gonzales Orjuela Personero Delegado 2.752.000 2.752.000 2.752.000 Javier Humberto Fuentes O. Personero Municipal 6.715.791 6.715.791 6.715.791





6. AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

Para efectos de la evaluación del plan de mejoramiento, el grupo auditor realizó un análisis a cada punto en el que se comparó la acción de mejora con el compromiso concertado inicialmente, se han creado dos columnas adicionales al plan para incluir las observaciones de la comisión de auditoría y el grado de cumplimiento del mismo, calificándolas como CUMPLE, NO CUMPLE o CUMPLE PARCIALMENTE; en los casos en que se cumplió con las acciones de mejora, se levanta lo observado; en los casos en los que se cumple parcialmente y en los que no se cumple, se mantiene el hallazgo hasta que sea subsanado.

En la evaluación del plan de mejoramiento se plasmaron las calificaciones asignadas a cada punto, para los casos en que la calificación se dio como cumplida se asumió una ponderación equivalente a 1, los que fueron parcialmente cumplidos se les asigno una ponderación de 0.50 y los que no se cumplieron a ponderación asignada es de 0.

En total había 41 observaciones en el plan de mejoramiento, el resultado de la verificación de cumplimiento fue:

OBSERVACION DE CUMPLIMIENTO No. DE HALLAZGOS

CUMPLE 24 PARCIALMENTE CUMPLIDA 7 NO CUMPLE 10 TOTAL 41

Porcentualmente:

La calificación del avance del plan de mejoramiento es la sumatoria de la multiplicación del grado de cumplimiento (%) con la ponderación asignada a cada nivel de cumplimiento.

CUMPLE 58,54% 1 58,54%PARCIALMENTE CUMPLIDA 17,07% 0,5 8,54%NO CUMPLE 24,39% 0 0,00%

67,07%

PONDERACION (B) A*B

CALIFICACION TOTAL

PORCENTUALMENTE (A)OBSERVACIÓN





La calificación definitiva de avance del plan de mejoramiento es de 67.07% que a su vez representa la calificación que le asigna el grupo auditor en la parte integral de la calificación de la gestión de la Entidad para la vigencia 2011.





7. CONCLUSIONES

• Revisada la legalidad del proceso contractual, se concluye que ésta se hizo incumpliendo en gran medida lo dispuesto en el Decreto 2474 de 2008 en lo referente a estudios previos; de igual manera se evidenció la falta de supervisión de los contratos, lo que se traduce en una importante falencia al interior de la Entidad y especialmente una violación a lo reglado en el numeral 1º del artículo 4 de la ley 80 de 1993. También se estableció tres presuntos hallazgos de carácter fiscal por valor de $647.100, $1.308.000 y $4.000.000 respectivamente.

• La Personería de Tunja no implemento el MECI en el término establecido por el Decreto No. 2913 de 2007, norma que fijó como plazo para implementar el modelo el 8 diciembre de 2008.

• Revisada la orden de pago 2011120001 del 31 de Diciembre de 2011 se encontró que la prima de navidad se pago por fuera del tiempo establecido por el articulo 32 del Decreto 1045 de 1978.

• En la liquidación de la Prima de Navidad se encontró diferencia en las liquidaciones de los funcionarios: Adriana Pilar Vargas, Myriam Gutiérrez y Gloria Yolanda Castelblanco, suma que asciende a $18.886, constituyéndose como valor pagado de más en esta prestación social.





8. CONSOLIDACION DE HALLAZGOS HALLAZGOS: A (Administrativo); D (Disciplinario); P (Penal); F (Fiscal); S (Sancionatorio) No. HALLAZGO A D P F S

1.

La Personería de Tunja no implemento el MECI en el término establecido por el Decreto No. 2913 de 2007, norma que fijó como plazo para implementar el modelo el 8 diciembre de 2008.

X Se levanta

2.

Revisada la orden de pago 2011120001 del 31 de Diciembre de 2011 se encontró que la prima de navidad se pago por fuera del tiempo establecido por el articulo 32 del Decreto 1045 de 1978.

Se levanta

3. En la liquidación de vacaciones y prima de vacaciones de la funcionaria Myriam Gutiérrez (Resolución 068 de 2011) se encontró una diferencia de $9.940 en la Prima de vacaciones.

X Se levanta

4.

En la liquidación de la Prima de Navidad se encontró diferencia en las liquidaciones de los funcionarios: Adriana Pilar Vargas, Myriam Gutiérrez y Gloria Yolanda Castelblanco, suma que asciende a $18.886, constituyéndose como valor pagado de más en esta prestación social.

X Se levanta

5. No se esta cumpliendo con la transferencia de los recursos que corresponden al IRDET por contribución al deporte, violando lo establecido en el acuerdo 020 del 30 de Agosto de 1999.

X Se levanta

6.

La entidad realizo un pago por $251.000 correspondiente a una sanción cancelada a la DIAN por el pago extemporáneo de la Declaración mensual de Retención en la Fuente del período 03, lo cual se constituye como detrimento patrimonial toda vez que la erogación de dinero es producto de la negligencia por parte de la administración.

Se levanta

7. Se evidencia inconsistencias en los soportes de los egresos según la tabla 01 y el anexo detallado 01 X

8.

Se presenta aún debilidades en Control Interno Contable, debido a la ausencia de manuales actualizados de los procesos financieros y contables; y mecanismos de autocontrol como parte integral de la dinámica de la Institución, evidenciando ausencia en mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable.

X





Elaborado por:

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA HERNANDO FARFÁN RUBIANO Profesional Especializado Auditor Fiscal (c)

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