INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL,...

CONTROL FISCAL UN COMPROMISO SOCIAL

CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 0

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA:

REGISTRO INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD

ESPECIAL O EXPRES PÁGINA 1 DE 44

ELABORÓ: Juliana M - Juan C Saavedra Profesional Especializado - Contratista 16/01/2015

APROBÓ: Miryan Tocarruncho P. Auditor Fiscal (c) Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76

Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD ESPECIAL A LA LIQUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES Y FACTORES SALARIALES DE LA

PLANTA DE PERSONAL DE LA ALCALDIA DE TUNJA VIGENCIA FISCAL 2013

Tunja, 14 de abril de 2015

REGISTRO

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD ESPECIAL A LA LIQUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES Y FACTORES SALARIALES DE LA PLANTA DE PERSONAL DE LA ALCALDIA DE TUNJA VIGENCIA FISCAL 2013

CÓDIGO R-AF-14 VERSIÓN 00

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Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76 Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: [email protected]

JOSÉ ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

MIRYAN RUBIELA TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditor Fiscal (C.)

Grupo auditor:

JULIANA MEDINA ESPINOSA Profesional Especializada

JUAN CARLOS SAAVEDRA

Contratista

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Tabla de contenido

1. CARTA DE CONCLUSIONES ................................................................................ 4 1.1 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO ................................................. 4

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA .............................................................................. 6 2.1. Análisis del gasto por prestaciones sociales .......................................................... 6

2.1.1. Subsidio de alimentación: ................................................................................ 7 2.1.2. Auxilio de transporte: ....................................................................................... 8 2.1.3. Vacaciones: ..................................................................................................... 8 2.1.4. Prima de vacaciones:..................................................................................... 13 2.1.5. Bonificación especial de recreación: .............................................................. 13 2.1.6. Prima de navidad: .......................................................................................... 14 2.1.7. Prima de servicios:......................................................................................... 14 2.1.8. Cesantias e intereses a cesantías: ................................................................ 15

2.2. TRABAJADORES CON OBSERVACIONES ........................................................ 16 2.2.1. José Henry Acevedo Aconcha - Celador: ...................................................... 16 2.2.2. Hernán Darío Cárdenas Soler – Auxiliar Administrativo: ................................ 17 2.2.3. Darío Orlando Espitia Buitrago ...................................................................... 18 2.2.4. Roger Rodin Rafael Matheus Gómez - Profesional Universitario: ................. 18 2.2.5. Olga Lucia Medina Rojas - Auxiliar administrativo: ........................................ 19 2.2.6. Liliana Carolina Mancipe González- Profesional Universitario: ...................... 26 2.2.7. Luis Alfredo Becerra Coronado – Celador: .................................................... 27 2.2.8. Betty Yanire Espitia Castellanos - Profesional Universitario: ......................... 29 2.2.9. Dilia Inés Fonseca Echeverría - auxiliar de servicios generales: ................... 32 2.2.10. Gladys Marlen Larrota Izariza: ..................................................................... 34 2.2.11. Gustavo Alfonso Rojas Sánchez - Conductor: ............................................. 42

3. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ......................................................................... 43

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1. CARTA DE CONCLUSIONES

Tunja, 14 de abril de 2015 Doctor FERNANDO FLOREZ ESPINOSA Alcalde Municipal Alcaldía Mayor de Tunja Ciudad

Asunto: Informe Final de auditoría gubernamental, modalidad especial a la liquidación de prestaciones sociales y factores salariales de la planta de personal de la Alcaldía de Tunja - vigencia fiscal 2013

La Contraloría Municipal de Tunja con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia, practicó Auditoría Gubernamental, modalidad especial a la liquidación de prestaciones sociales y factores salariales de la planta de personal de la Alcaldía de Tunja - vigencia fiscal 2013, con el propósito de verificar la adecuada liquidación de las prestaciones sociales canceladas en la vigencia 2013 (prima de servicios, prima de navidad, vacaciones, prima de vacaciones, bonificación por recreación, auxilio de alimentación, prima de alimentación, cesantías e intereses a las cesantías), de acuerdo a la normatividad vigente. Para la realización de la auditoria se tomaron los historiales de las hojas de vida de 31 funcionarios de la Alcaldía Municipal de Tunja, en la muestra se incluyó empleados de todos los niveles (asistencial, técnico, directivo, entre otros). El trabajo auditor se basó en el análisis de la información suministrada por la Alcaldía de Tunja, por tanto es responsabilidad de la administración el contenido de la información puesta a disposición, el estudio se realizó bajo técnicas y normas de auditoria establecidas en la Guía de Auditoría Territorial – GAT adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante Resolución No. 024 de 2013. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en emitir concepto sobre si las liquidaciones de prestaciones sociales pagadas en la vigencia 2013 se encuentran acorde con las normas que las reglamentan. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en el archivo de la Auditoría de la Contraloría Municipal de Tunja.

1.1 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

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La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, y con fundamento en la muestra, conceptúa que las liquidaciones de prestaciones sociales, al parecer presentan inconsistencias en la liquidación de las vacaciones debido a que se está teniendo en cuenta los días 31 para liquidarlas, cuando según concepto No. 53034 del 31/03/14 del Ministerio del Trabajo menciona que aunque el Código Sustantivo del Trabajo expresamente no regula que el mes sea considerado de 30 días por analogía con el Derecho Comercial se considera en principio para todos los efectos que el mes laboral tiene 30 días y argumenta su sustento en jurisprudencia de la corte suprema de justicia y el consejo de estado. Por otra parte se evidenció que cuando se realizan las reliquidaciones de prestaciones sociales por aumento de salario, al parecer éstas presentan errores. Además, en el estudio de la muestra se evidenció que no le consignaron cesantías a una funcionaria por la vigencia 2012 y tampoco se reportó el pago de intereses a las cesantías por lo que al parecer se le adeudan a la funcionaria. Circunstancia que acarrea sanciones para la entidad que de ser asumidas con recursos públicos generarían detrimento patrimonial. Cabe resaltar que de los 363 funcionarios se seleccionaron aleatoriamente 31 funcionarios, los cuales representan el 9% y de esta muestra el 32% presentó inconsistencias en las liquidaciones. Producto del análisis y desarrollo de la auditoria surgieron 13 observaciones administrativas de las cuales, si no se desvirtúan en la réplica, 4 tendrían alcance disciplinario y 4 alcance fiscal. Atentamente, MIRYAN TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditor Fiscal (C.)

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1. Análisis del gasto por prestaciones sociales

De acuerdo con la información suministrada por la Alcaldía Mayor de Tunja, en el año 2013 la planta de personal estaba comprendida por 363 funcionarios, de los cuales 261 trabajadores corresponden a la planta aprobada (libre nombramiento y remoción, periodo fijo y carrera administrativa) y 102 son temporales y supernumerarios.

EMPLEADOS TOTAL %

Planta aprobada 261 71,9

Temporales y supernumerarios 102 28,1

Totales 363 100

La Alcaldía Municipal de Tunja tuvo un gasto de $3.044.885.836 por concepto de prestaciones sociales de los 363 funcionarios, en su gran mayoría el gasto se concentra en cesantías y prima de navidad, seguidos por la prima de servicios y vacaciones.

Vacaciones 535.399.500

Prima de vacaciones 367.643.048

Bonificación por recreación 45.549.687

Cesantías 883.086.409

Intereses a las cesantías 17.148.699

Prima de servicios $ 530.618.138

Prima de navidad $ 665.440.355

Total $3.044.885.836

Cifras en pesos

Para esta auditoría se tomó una muestra de 31 funcionarios de la planta aprobada, al inicio del trabajo auditor se seleccionó la muestra, considerando que la Alcaldía había reportado al equipo auditor los 261 funcionarios de la planta aprobada, en la etapa de ejecución de la auditoria fue allegada información completa con los 102 funcionarios supernumerarios y temporales, por esto para el análisis del subsidio de alimentación, auxilio de trasporte y análisis generales de cada prestación social fueron tomados en cuenta. De la muestra indicada se revisaron y recalcularon las prestaciones sociales (Prima de navidad, prima de servicios, intereses a las cesantías, cesantías, bonificación por recreación, prima de vacaciones y vacaciones), de los siguientes funcionarios:

Vacaciones

Prima de vacaciones

Bonificación por recreación

Censantias

Intereses a las cesantias

Prima de servicios

Prima de navidad

GASTO POR PRESTACIONES SOCIALES EN LA VIGENCIA 2013 - ALCALDIA DE TUNJA

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Nombres CARGO CODIGO GRADO

Acevedo Aconcha José Henry celador 477 7

Arias Rojas Luis Gerardo secretario de despacho 20 9

Becerra Coronado Luis Alfredo celador 477 7

Benavides Pena María Yolanda profesional universitario 219 4

Borda Rubio Luis Alfredo agente de transito 403 10

Cárdenas Soler Hernán Darío auxiliar administrativo 407 9

Espitia Buitrago Darío Orlando auxiliar administrativo 407 9

Espitia Castellanos Betty Yanire profesional universitario 219 14

Flórez Espinosa Fernando alcalde mayor

Fonseca Echeverría Dilia Inés auxiliar de servicios

generales 470 5

Fonseca González Alejandro inspector de policía 234 9

Gamba Nino Carmen Cecilia profesional universitario 219 5

Gaona Rodríguez Camilo secretario de despacho 20 9

Hernández Hernando Alfonso celador 477 7

Jiménez Bayona Pedro Nel técnico operativo 314 10

Larrota Izariza Gladys Marlen almacenista general 215 13

Macareno Méndez Carlos Hernán técnico operativo 314 10

Mancipe González Liliana Carolina profesional universitario 219 4

Matheus Gómez Roger Rodin Rafael profesional universitario 219 7

Medina Rojas Olga Lucia auxiliar administrativo 407 12

Molina Cabezas Rosa Yolanda agente de transito 403 10

Parra de Páez María Fany auxiliar administrativo 407 12

Piracoca Jiménez Gladys Ismenia auxiliar de servicios

generales 470 5

Rodríguez Ramírez Diana Carolina profesional universitario 219 4

Rodríguez Rodríguez Olga Judith profesional universitario 219 5

Rojas Sánchez Gustavo Alfonso conductor 480 10

Sandoval Borda María Fernanda asesora 115 6

Sarmiento Ortiz María Cecilia auxiliar administrativo 407 9

Ulloa Sáenz Elina secretario de despacho 20 9

Valderrama Camargo Jaqueline auxiliar administrativo 407 12

Viasus Pineda Sonia Azucena auxiliar de servicios

generales 470 5

A continuación se analiza una a una cada prestación social:

2.1.1. Subsidio de alimentación:

La administración Municipal de Tunja reglamento para el año 2013 este subsidio en el articulo tercero del decreto No. 0217 del 11 de junio de 2013, el cual señala que los empleados de la Administración central del Municipio de Tunja, tendrán un subsidio de

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alimentación mensual o proporcional que será cancelado a los empleados públicos que devengen asignaciones basicas mensuales hasta de un millón doscientos noventa y cinco mil trescientos ochenta y tres pesos ($1.295.383) m/cte, para el año 2013. De acuerdo a lo anterior se evidenció que de los 363 empleados públicos, 115 tienen derecho al subsidio de alimentación, lo anterior en base a la asignación basica mensual reportada por la Alcaldía Municipal de Tunja.

Empleados con derecho al subsidio de alimentación

Planta aprobada 84

Supernumerarios y Temporales 31

TOTAL 115

2.1.2. Auxilio de transporte:

Según el articulo cuarto del decreto No. 0217 de junio de 2013, los empleados del Municipio de Tunja que devenguen hasta dos veces el salario minimo legal mensual vigente, es decir hasta un millón ciento setenta y nueve mil pesos $1.179.000, tendrán derecho al auxilio de transporte mensual por valor de $70.500. Analizando la información puesta a disposición al grupo auditor se puede determinar que de los 363 empleados públicos, 78 tienen derecho al auxilio de transporte decretado, es decir el 21% del total de la planta de personal del Municipio de Tunja.

Empleados con derecho al auxilio de transporte

Planta aprobada 39

Supernumerarios y Temporales 40

TOTAL 78

2.1.3. Vacaciones:

Esta prestación social se encuentra regulada en el decreto No.1045 del 17 de junio de 1978, en esta se señala que los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince 15 días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, menciona también que las vacaciones serán concedidas por resolución del jefe del organismo o de los funcionarios en quienes se delegue tal atribución, de oficio o a petición del interesado, dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas. Las vacaciones solo se podrán acumular hasta por dos años, siempre que ello obedezca a aplazamiento por necesidad del servicio; el aplazamiento se decretará por resolución motivada, la cual se hará constar en la respectiva hoja de vida del funcionario o trabajador.

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Las vacaciones pueden ser interrumpidas cuando se configure alguna de las siguientes causales:

Las necesidades del servicio.

La incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado médico expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o trabajador, o por el servicio médico de la entidad empleadora en el caso de que no estuviere afiliado a ninguna entidad de previsión;

La incapacidad ocasionada por maternidad, o aborto, siempre que se acrediten en los términos del ordinal anterior;

El otorgamiento de una comisión;

El llamamiento a filas.

Tanto la interrupción como la reanudación de las vacaciones deberán decretarse mediante resolución motivada expedida por el jefe de la entidad o por el funcionario en quien se haya delegado tal facultad. Por otra parte los factores salariales para la liquidación tanto de las vacaciones como de la prima de vacaciones son:

La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo;

Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 y 97 del Decreto Ley 1042 de 1978;

Los gastos de representación;

La prima técnica;

Los auxilios de alimentación y de transporte;

La prima de servicios;

La bonificación por servicios prestados. En el caso de la Alcaldía Mayor de Tunja al 60% de los trabajadores, en el año 2013 se les pagó vacaciones, al 32% se les indemnizó y al restante 8%, no les liquidaron vacaciones, circunstancia que ocasiona que se acumulen para la vigencia 2014 y éstas tengan que liquidarse con un sueldo superior, lo cual genera un mayor gasto. Por esta prestación social la Alcaldía Municipal de Tunja pago en la vigencia 2013 $535.399.500, de los cuales por concepto vacaciones cancelo $415.157.496 y el restante $120.242.004 lo canceló por concepto de indemnización de vacaciones.

Hallazgo No. 1

Según el análisis realizado se observó que 32 funcionarios no disfrutaron de sus vacaciones en la vigencia 2013, circunstancia que generará mayor gasto en la vigencia que se las concedan, pues éstas tienen que liquidarse con el sueldo actual, significando un gasto más alto para la Alcaldía Mayor de Tunja.

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De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

Una vez efectuada la revisión de las historias laborales de los 32 funcionarios que en la vigencia 2013 no disfrutaron vacaciones, se constató que:

a. Diez (10) funcionarios públicos a 31 de diciembre de 2013 no cumplían los requisitos para el

otorgamiento de este derecho1, toda vez que tomaron posesión en el empleo en la misma

vigencia. - LUIS GERARDO ARIAS ROJAS - JOHN HENRY BARRERA CHAPARRO - PEDRO ADOLFO BARRETO ABAUNZA - LUCERO GARCIA OVALLE - YAMIT NOE HURTADO NEIRA - NELSON FABIAN RANGEL CRISPIN - AMANDA VILLAMIL ECHEVERRIA - DORIS AMANDA HERREÑO GALEANO - AURA CLEOTILDE LEAL COCUNUBO - JOHN FREDY MOLINA RIVERA

b. La funcionaria pública ROSA SUSANA SAENZ GONZALEZ, se encontraba en estado de

embarazo, para la fecha de causación del derecho (junio de 2013) y dado que se iba a ausentar de su trabajo por razón de licencia de maternidad (noviembre 2013); por necesidad del servicio, no se le pudieron conceder las vacaciones dentro de los meses de julio, agosto, septiembre y octubre de la vigencia 2013, aunado a que en el mes de octubre de 2013 la funcionaria estuvo en licencia por enfermedad.

c. La funcionaria pública MONICA ELIANA FUQUEN SANCHEZ se encontraba en embarazo, la cual tenía acumulado un periodo de vacaciones el cual le fue concedido en el mes de enero de 2014, y la fecha de causación de las vacaciones del año 2013 (diciembre 30) la funcionaria ya se encontraba en situación administrativa de Licencia de maternidad desde el 30 de septiembre de 2013, razón por la cual no disfrutó de éstas en la vigencia 2013.

d. La funcionaria pública ANDREA CATALINA LEON CHAPARRO, se encontraba en estado de embarazo, para la fecha de causación del derecho (octubre 30 de 2013) y dado que se iba a ausentar de su trabajo por razón de licencia de maternidad (enero 2014); por necesidad del servicio, no se le pudieron conceder las vacaciones dentro de los meses de noviembre y diciembre de la vigencia 2013, aunado a que en el año 2013 la funcionaria estuvo en licencias por enfermedad.

e. La funcionaria pública JOSEFINA AVILA DE AVENDAÑO se encontraba en la situación administrativa de licencia de enfermedad profesional.

f. La funcionaria pública EDITH MILENA RATIVA GARCIA se encontraba en situación administrativa de comisión para desempeñar cargo de libre nombramiento y remoción.

1De acuerdo con los artículos 8ºdel Decreto 1042 de 1978“Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen

derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales. En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones.”

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g. Quince (15) funcionarios(as) y dentro de éste grupo nueve (9) con vinculación de libre nombramiento y remoción a 31 de diciembre de 2013, tenían acumulado un año de vacaciones

en razón a necesidad del servicio2.

- JOSE FERNANDO CAMARGO BELTRAN - CARLOS ALBERTO CANARIA CARDOZO - AURA STELLA GUERRA GOMEZ - GLADYS MARLEN LARROTA IZARIZA - VICTOR MANUEL LEGUIZAMO DIAZ - JOHN ALEXANDER PEREZ SUAREZ - NANCY ANDREA RAMIREZ AGUDELO - ELINA ULLOA SAENZ - LUIS FELIPE ANGARITA NIÑO - MARIA ALICIA MORALES DE SILVA - FLOR DEL CARMEN PACHECO PACHECO - HOLFMAN LEONARDO ROMERO ARCHILA - RUTH NIDIA VELANDIA AVENDAÑO - MARIA YOLANDA BENAVIDES PEÑA - ROSA YOLANDA MOLINA CABEZAS

h. La funcionaria pública NELLY JOHANA SAAVEDRA PULIDO vinculada en calidad de supernumerario, no disfrutó vacaciones toda vez que laboró ocho (8) días en el año 2013. Por lo anterior, respetuosamente solicitamos la reconsideración de la observación formulada y así mismo, se indica que la documentación que da soporte a lo afirmado se encuentra en las historias laborales objeto de revisión, las cuales están a disposición del ente control, si estima necesaria su revisión.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja

Con el fin de verificar lo plasmado en la réplica se revisó las hojas de vida en las que se corroboró que efectivamente los 10 funcionarios relacionados en la réplica no cumplían con el tiempo para obtener el derecho a disfrute de vacaciones pues ingresaron durante la vigencia 2013. Respecto de las dos funcionarias que se encontraban en estado de embarazo, una de ellas durante esta etapa tuvo constantes licencias de enfermedad por lo que es una situación que para la Administración es incontrolable. La otra funcionaria cumplió el derecho a vacaciones en el mes de junio y la licencia de maternidad se otorgó a partir del primero de noviembre, por lo cual se aceptan las explicaciones dadas por la Alcaldía. Tres de los 17 funcionarios renunciaron en el transcurso de la vigencia 2014 (Aura Stella Guerra, Milena Rativa y John Alexander Pérez) y no habían disfrutado vacaciones en la vigencia 2013, por lo cual les indemnizaron 2 años. En la hoja de vida se pudo evidenciar que la funcionaria Milena Rativa efectivamente se encontraba en

2Artículo 13 Decreto 1045 de 1978.

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comisión en el cargo de auxiliar judicial grado I en descongestión en el Tribunal Administrativo de Boyacá. La funcionaria María Fernanda Sandoval fue declarada insubsistente el 31/12/2013, en la liquidación de prestaciones sociales se evidenció que le indemnizaron vacaciones por dos años pues se le adeudaba vacaciones por la vigencia 2012 y 2013. A nueve de los quince funcionarios (Ruth Velandia, José Fernando Beltrán, Rosa Molina, María Benavides, Holfman Romero, Nancy Ramírez, María Morales, Luis Angarita y Salomón Talero) no se les canceló vacaciones en la vigencia 2013. Además, al funcionario Salomón según la hoja de vida en abril del 2014 se le liquidó vacaciones por 3 años (2010-2011-2012), quedando pendiente aún el año 2013, circunstancias que evidencian la acumulación de vacaciones. Tres funcionarios (Elina Ulloa, Gladys Larrota y Víctor Manuel Leguizamón) desde que se posesionaron en la vigencia 2012 no se les ha concedido vacaciones, aun cuando llevan a hoy 3 años de vacaciones acumuladas, y según el artículo 13 del decreto 1045 de 1978 establece “De la acumulación de vacaciones. Solo se podrá acumular vacaciones hasta por dos años, siempre que ello obedezca a aplazamiento por necesidad del servicio”. Negrita y cursiva fuera del texto. El último de los 17 funcionarios es el empleado Carlos Canaria Cardozo, al cual le indemnizaron las vacaciones de la vigencia 2013 en el año 2014 tal y como se puede evidenciar en la hoja de vida. Verificando la hoja de vida de la funcionaria Josefina Ávila Avellaneda se puede evidenciar que constantemente tiene licencias por enfermedad profesional situación que es entendible dentro de la administración. Para finalizar según el historial de hoja de vida de la funcionaria Flor del Carmen Pacheco, con resolución No. 0488 del 11/09/2013 se le líquido y canceló vacaciones por dos años, las cuales disfruto del 1 de octubre al 14 de noviembre de 2013, por lo cual se presume que por error la Alcaldía Municipal de Tunja no reporto las sumas pagadas a la funcionaria en el 2013. Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto se evidencia presunto incumplimiento del artículo13 del decreto 1045 de 1978, por tanto se establece un hallazgo administrativo el cual quedara así: Al parecer la Alcaldía Municipal de Tunja está vulnerando el artículo 13 del decreto 1045 de 1978.

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2.1.4. Prima de vacaciones:

La prima de vacaciones fue creada por los decretos leyes 174 y 230 de 1975, el decreto 1045 de 1978 ratifica su reconocimiento y pago, indica que la prima de vacaciones será equivalente a quince días de salario por cada año de servicio y se pagará dentro de los cinco días hábiles anteriores a la fecha señalada para la iniciación del descanso remunerado. Por esta prestación social la Alcaldía Municipal de Tunja canceló en la vigencia 2013 $367.643.048 a 331 funcionarios, equivalente al 91% del total de trabajadores.

Empleados No. de

trabajadores Porcentaje

Con prima de vacaciones 331 91%

Sin prima de vacaciones 32 9%

Totales 363 100%

Como se habia indicado en la parte de vacaciones la Administración debe procurar otorgar vacaciones anuales, dado que si se aplazan, el valor que se tomará para la liquidación es el sueldo básico mensual de la vigencia en que se liquiden, con lo que el gasto se aumenta para la Alcadía Mayor de Tunja.

2.1.5. Bonificación especial de recreación:

Esta prestación social se paga con base en el artículo tercero del decreto 451 de 1984 el cual literalmente consagra: “ARTICULO 3. Los empleados que adquieran el derecho a las vacaciones e inicien el disfrute de las mismas, dentro del año civil de su causación, tendrán derecho a una bonificación especial de recreación en cuantía equivalente a dos (2) días de la asignación básica mensual que les corresponda en el momento de causarlas. El valor de la bonificación no se tendrá en cuenta para la liquidación de las prestaciones sociales y se pagará dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha señalada para la iniciación del disfrute de las vacaciones.” Cursiva, negrita y subrayado fuera del texto Existen muchos temporales y/o supernumerarios que solo laboraron por un mes o menos, por lo cual al calcularle la proporción de la bonificación por recreación no les arroja días a liquidar, es esta la razón por la cual el número de trabajadores con bonificación difiere del número de trabajadores que se les canceló prima de vacaciones.

Empleados No. de


Con bon esp recreación 317 87%

Sin bon esp recreación 46 13%

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Totales 363 100%

La Alcaldía Municipal de Tunja canceló $45.549.687 en la vigencia 2013 por concepto de bonificación especial de recreación.

2.1.6. Prima de navidad:

A la prima de navidad tienen derecho los empleados públicos y trabajadores oficiales y será equivalente a un mes del salario que corresponda al cargo desempeñado en treinta de noviembre de cada año, esta sera cancelada en la primera quincena del mes de diciembre. Cuando el empleado público o trabajador oficial no hubiere servido durante todo el año civil, tendrá derecho a la prima de navidad en proporción al tiempo laborado, a razón de una doceava parte por cada mes completo de servicios, que se liquidará y pagará con base en el último salario devengado, o en el último promedio mensual, si fuere variable. Los factores salariales para la liquidación de esta prestación social son los mismos de las vacaciones más la prima de vacaciones, en la Alcaldía Municipal de Tunja el gasto por este concepto por el año 2013 fue de $665.440.355 y se le canceló a 356 funcionarios. Esta prestación social no se le canceló a 7 funcionarios debido que no cumplieron los requisitos es decir un mes completo, analizando alguno de los casos se evidenció que por ejemplo un trabajador ingreso el 05/11/13 y se retiró el 10/12/13, aun cuando trabajo más de un mes no laboro un mes completo.

Prima de navidad No. de


Cancelada 356 98%

No cancelada 7 2%

Totales 363 100%

2.1.7. Prima de servicios:

Esta reglamentada en el artículo primero del Acuerdo Municipal No. 065 de 1981, el cual indica “ARTICULO PRIMERO.- Créase para los empleados y trabajadores al servicio del Municipio de Tunja, la Prima de Servicio Anual...”, e indica que sera equivalente a un mes de sueldo. La Alcaldía calcula la base para liquidar la prima de servicios de conformidad al artículo 59 del decreto No. 1042 de 1978, el cual tiene en cuenta los siguientes factores de salario:

El sueldo básico fijado por la ley para el respectivo cargo.

Los incrementos salariales por antigüedad a que se refieren los artículos 49 y 97 de este Decreto.

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Los gastos de representación.

Los auxilios de alimentación y de transporte.

La bonificación por servicios prestados. De los mencionados factores se tendra en cuenta las cuantías anteriores a 30 de junio de cada año.

En el caso que el funcionario no haya trabajado el año completo en la misma entidad tendrá derecho al pago proporcional de la prima, en razón de una doceava parte por cada mes completo de labor y siempre que hubiere servido en el organismo por lo menos un semestre. Sin embargo cuando un funcionario pase del servicio de una entidad a otra, el tiempo laborado en la primera se computará para efectos de la liquidación de esta prima, siempre que no haya solución de continuidad en el servicio.

Según el articulo 58 esta prima se pagará en los primeros quince días del mes de julio de cada año, la Alcaldía Municipal de Tunja por este concepto en la vigencia 2013 cancelo $530.618.138 a 290 funcionarios que tenian derecho.

2.1.8. Cesantias e intereses a cesantías:

En la legislación Colombiana existen dos regímenes de liquidación de cesantías: el anualizado y el retroactivo. El primero de ellos fue creado para los trabajadores del sector privado con la Ley 50 de 1990, pero con la entrada en vigencia de la Ley 344 de 1996, se extendió a los funcionarios públicos y consiste en que el empleador a 31 de diciembre de cada año debe liquidar las cesantías por anualidad o fracción, consignando el valor correspondiente al fondo de cesantías al que se encuentre afiliado el empleado, lo cual cobija a las personas vinculadas a partir del 31 de diciembre de 1996. Este régimen posee como características principales, la afiliación obligatoria a un Fondo Administrador de cesantías, la liquidación anualizada y el pago de intereses sobre las cesantías. El régimen de liquidación de cesantías por retroactividad se caracteriza por su reconocimiento con base en el último salario realmente devengado, o el promedio de lo percibido en el último año de servicios, en caso de que durante los últimos tres meses de labores el salario devengado hubiera sufrido modificaciones, o con base en todo el tiempo si la vinculación hubiera sido inferior a un año, en forma retroactiva, sin lugar a intereses, con fundamento en lo establecido en los artículos 17 de la Ley 6ª de 1945, 1° del Decreto 2767 de 1945, 1° y 2° de la Ley 65 de 1946, 2° y 6° del Decreto 1160 de 1947 y 2° del Decreto 1252 de 2002, lo cual es aplicable a aquellos servidores vinculados antes del 30 de diciembre de 1996.

Con la expedición de la Ley 432 de 1998, se permitió que el personal vinculado al sector territorial pudiera, al igual que los nacionales, afiliarse al Fondo Nacional de Ahorro para que éste administre sus cesantías, reconozca los intereses, proteja contra la pérdida del

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valor adquisitivo de la moneda y, además, contribuya a la solución del problema de vivienda y educación.

Resumiendo y de acuerdo con las normas que regulan la materia, es posible encontrar las siguientes situaciones:

1. Los empleados con régimen de liquidación retroactiva de cesantías que pueden afiliarse al Fondo Nacional del Ahorro o a Fondos Privados conservando dicho régimen no tienen derecho al pago de intereses sobre las cesantías en tanto que dicho régimen no lo prevé.

2. Los empleados con régimen de liquidación anualizado de cesantías afiliados a fondos privados de cesantías, tienen derecho al pago de intereses sobre las cesantías a cargo del empleador, en los términos previstos en la Ley 50 de 1990 y por remisión de la Ley 344 de 1996.

3. Los empleados con régimen de liquidación anualizado de cesantías afiliados al Fondo Nacional del Ahorro, tienen derecho al pago de intereses sobre las cesantías a cargo de dicho fondo en los términos del artículo 12 de la Ley 432 de 1998.

En la Alcaldía Municipal de Tunja existen 122 funcionarios que tienen cesantías retroactivas, de los cuales 62 solicitaron el pago parcial de esta prestación social en la vigencia 2013, cabe resaltar que ningún trabajador de la Alcaldía con cesantías retroactivas está afiliado a algún fondo, por lo cual es la misma entidad quien le paga éstas, cuando el trabajador las solicite. Los restantes 241 funcionarios poseen cesantías anualizadas, las cuales son consignadas a más tardar el 15 de febrero del año siguiente cuando son a fondos privados, ya que cuando el funcionario está afiliado al fondo Nacional del Ahorro, la entidad debe cancelar mensualmente la proporción de las cesantías. El gasto por esta prestación social en la vigencia 2013 fue de $883.086.409 y por concepto de intereses a las cesantías la Alcaldía canceló la suma de $17.148.699.

2.2. TRABAJADORES CON OBSERVACIONES

Del análisis a las liquidaciones de la muestra (31 funcionarios) se observaron inconsistencias en 10 liquidaciones las cuales en su gran mayoría se centraron en vacaciones pues se está considerando para la liquidación los días 31. Además, se evidenciaron algunas diferencias en el pago de cesantías y prima de navidad de algunos funcionarios. A continuación se describe por funcionario las inconsistencias evidenciadas:

2.2.1. José Henry Acevedo Aconcha - Celador:

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La inconsistencia se presenta en la liquidación de vacaciones, el funcionario en mención tenía vacaciones pendientes del periodo comprendido entre el 01/10/13 al 05/12/13, por lo que disfruto tres periodos de vacaciones al recalcular los días de liquidación se obtiene 65 días, considerando meses de 30 días; la Alcaldía Municipal de Tunja pagó el día 31 de octubre de 2013 razón por la cual obtienen 66 días a liquidar. Respecto al tema, el concepto No. 53034 del 31/03/14 del Ministerio del Trabajo menciona que aunque el Código Sustantivo del Trabajo expresamente no regula que el mes sea considerado de 30 días por analogía con el Derecho Comercial se considera en principio para todos los efectos que el mes laboral tiene 30 días y argumenta su sustento en jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado.

Por lo anteriormente expuesto se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $242.742 por concepto de pago de un día demás de vacaciones de los funcionarios José Acevedo, Hernán Cárdenas, Darío Espitia, Roger Matheus y Olga Medina, tal y como se evidencian en las siguientes liquidaciones:

2.2.2. Hernán Darío Cárdenas Soler – Auxiliar Administrativo:

La inconsistencia se presenta en la liquidación de vacaciones, la Contraloría al calcular los días a liquidar obtiene 20 mientras que la Alcaldía Municipal de Tunja liquidó y cancelo 21 días.

Periodo de: Del Al Días a

liquidar


liquidar

Disfrute de vacaciones 01/10/2013 05/12/2013 65

Derecho a vacaciones 10/12/2009 09/12/2012

Sueldo 994.112

Doceava de servicios 82.843

Prima de alimentación 46.192

Auxilio de transporte 70.500

Total base

1.193.647



Recreación 198.822

Total cálculos CMT 4.575.527

Valor pagado según Res. 0486 del 11/09/13 4.615.316

Diferencia

(39.789)

Cifra en pesos

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Sueldo 1.141.722




Total base 1.353.558

Prima de vacaciones 676.779

Vacaciones 902.372

Recreación 76.115


Valor pagado 1.700.385

Diferencia (45.120)

2.2.3. Darío Orlando Espitia Buitrago - Auxiliar Administrativo:

La inconsistencia se presenta en la liquidación de vacaciones, la Contraloría al calcular los días a liquidar obtiene 22 mientras que la Alcladía Municipal de Tunja liquidó y cancelo 23 días.


liquidar



Sueldo 1.067.030






Vacaciones 932.143

Recreación 71.135



Diferencia (42.370)

2.2.4. Roger Rodin Rafael Matheus Gómez - Profesional Universitario:

El funcionario a 02/04/2013 tiene pendiente 3 periodos de vacaciones, pero en la liquidación de la vigencia 2013 le conceden 2 periodos para disfrutar del 11/03/2013 al 24/04/2013, es decir 44 días. La Alcaldía cancelo 45 días porque tuvo en cuenta el día 31 del mes de marzo.

CONTROL FISCAL UN COMPROMISO SOCIAL

CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 0

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA:

REGISTRO INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD

ESPECIAL O EXPRES PÁGINA 19 DE 44

ELABORÓ: Juliana M - Juan C Saavedra Profesional Especializado - Contratista 16/01/2015

APROBÓ: Miryan Tocarruncho P. Auditor Fiscal (c) Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76

Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: [email protected]


liquidar



Sueldo 2.500.343


Prima de alimentación -

Auxilio de transporte -

Total base

2.708.705



Recreación 333.379



Diferencia

(56.813)

2.2.5. Olga Lucia Medina Rojas - Auxiliar administrativo:

En la hoja de vida de la funcionaria se observa que la fecha de ingreso fue el 16/02/1994, esta fecha es la utilizada para liquidar cesantías, pues la funcionaria tiene cesantías retroactivas. En la liquidación de las vacaciones el periodo del derecho de las mismas inicia el 29 de mayo de 2011, circunstancia que no es clara para la Contraloría, pues si la funcionaria ingreso un 16 de febrero porque el periodo del derecho de las vacaciones inicia un 29 de mayo. Al realizar la reliquidación de vacaciones se evidencia que se le canceló $58.650 de más a la funcionaria por concepto de vacaciones, pues se le liquidó 26 días cuando correspondía a 25.


liquidar



Sueldo 1.522.379







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Recreación 101.492



Diferencia (58.650)

Hallazgo No. 2

Se evidencia una inconsistencia entre la fecha de ingreso de la funcionaria Olga Medina 17/02/1994 y la fecha que se tiene en cuenta para calcular el periodo de derecho a vacaciones 29 de mayo. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

La incongruencia entre las fechas de adquisición del derecho al disfrute de vacaciones para la vigencia 2013 de la empleada pública OLGA MEDINA y la de ingreso y/o vinculación con la entidad, obedece a que a la funcionaria en mención le fue otorgada Comisión para ejercer cargo de libre nombramiento y remoción en el INVITU en el año 2006. Se anexa fotocopia de las Resoluciones Nos.1003 de mayo 31/2006, 1647 de agosto 23/2006 y 1785 de septiembre 13/2006.

Argumentos en mesa de trabajo

Se indica por parte de la funcionaria de la Alcaldía Municipal de Tunja que existe una inconsistencia en los días y según ha analizado falta descontarle aproximadamente 30 días de vacaciones. Indica que por error involuntario no le tuvo en cuenta la comisión de la Res. 1785 de 2006, por tanto la fecha que se tomó para completarle los 360 días fue la fecha en que terminaba la comisión de la Res. 1647 de 2006 que fue 12 de septiembre de 2006, por eso de 13/09/2006 a 29/05/2007 da 256 días, más 104 días que había laborado antes de salir a comisión suman 360 días, razón por la cual el periodo del derecho al disfrute, iniciaba el 29 de mayo de cada año. Decisión Contraloría Municipal de Tunja

Revisando los argumentos y documentos anexos a la réplica, efectivamente se evidencia que la funcionaria Olga Lucia Medina estuvo en comisión en un cargo de libre nombramiento y remoción en el Instituto descentralizado “INVITU” en la vigencia 2006 en tres oportunidades así:

Actos administrativos

Tiempo de comisión No. de días en comisión Desde hasta

Res. 1003 del 31/05/06 01/06/2006 22/08/2006 82

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Res. 1647 del 23/08/06 23/08/2006 12/09/2006 20

Res. 1785 de 13/09/06 13/09/2006 03/10/2006 21

Total días en comisión 123

Además con base en el documento de la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC denominado criterio unificado “comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo”, la funcionaria en mención comisionada debió de percibir el salario y prestaciones sociales correspondientes al empleo de libre nombramiento y remoción o de período, para el cual fue comisionada, y el “INVITU” debió de ser la entidad responsable del reconocimiento y pago de estos emolumentos que se causaron en el transcurso de la duración de la comisión. Por otra parte según análisis de este ente de control la funcionaria cumplía nuevamente el derecho a vacaciones los 18 de junio, pues ella antes de salir a comisión por primera vez había laborado 104 días comprendidos entre el 17/02/2006 al 30/05/2006. Para establecer los 256 días restantes con el fin de obtener el año de 360 días, se tomó la fecha de finalización de la última comisión y se calculó que para obtener los 256 días la fecha era el 18 de junio de 2007, es decir que en esta fecha la funcionaria en mención volvía a obtener el derecho de disfrute de vacaciones.

Fecha de finalización de la última comisión 03/10/2006

Fecha calcula por la contraloría para obtener los 360 días 18/06/2007

Total días del 03/10/2006 al 18/06/2007 256

Más

Días laborados antes de salir a comisión 104

Total días al año 360

De acuerdo al análisis realizado por este ente de control al parecer los días que faltan descontarle son 19. Con el fin de verificar que se subsane la inconsistencia la observación queda en firme y se configura un hallazgo con alcance administrativo el cual quedará así: Según análisis se evidencia que al parecer falta descontarte 19 días de vacaciones a la funcionaria Olga Medina.

Hallazgo No. 3

Se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $242.742 correspondientes al pago de un día demás de vacaciones de los funcionarios José Acevedo, Hernán Cárdenas, Darío Espitia, Roger Matheus y Olga Medina.

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José Acevedo 39.789

Hernán Cárdenas 45.120

Darío Espitia 42.370

Roger Matheus 56.813

Olga Medina 58.650

Total 242.742

De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo y fiscal. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

De acuerdo con el informe de Auditoría, la razón por la cual se realiza esta observación consiste en que “…se está considerando para la liquidación los días 31. (…) Respecto al tema, el concepto No. 53034 del 31/03/14 del Ministerio del trabajo menciona que aunque el Código Sustantivo del Trabajo expresamente no regula que el mes sea considerado de 30 días por analogía con el derecho Comercial se considera en principio para todos los efectos que el mes laboral tiene 30 días y argumenta su sustento en jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado.” Respecto de esta observación, respetuosamente se solicita sea reconsiderada, en razón a las siguientes consideraciones de índole legal:

1. De conformidad con lo señalado en el artículo 8° del Decreto 1045 de 1978, el derecho a las vacaciones consiste en el disfrute de quince (15) días hábiles por cada año de servicios, y en los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes (como es el caso del Municipio de Tunja), el sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones.

2. De acuerdo con el CONCEPTO MARCO DE PRESTACIONES SOCIALES DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS, emitido el 15 de diciembre de 2014 por la Dirección Jurídica del Departamento Administrativo de la Función Púbica, en su calidad de órgano administrativo descentralizado del Nivel Nacional, competente para conceptuar sobre salarios y prestaciones sociales de los empleados públicos de la rama ejecutiva del poder público en todos su niveles, las vacaciones para efectos de su naturaleza, disfrute y liquidación tienen entre otras las siguientes características: 2.1 Son una prestación social y una situación administrativa, la cual consiste en el

reconocimiento en tiempo y en dinero a que tiene derecho todo empleado público o trabajador oficial por haberle servido a la administración durante un (1) año.

2.2 Con relación a lo que debe entenderse por días hábiles, el Código de Régimen Político y

Municipal, en el artículo 62, establece:

“En los plazos de días que se señalen en las leyes y los actos oficiales, se entienden suprimidos los feriados y de vacantes, a menos de expresarse lo contrario, los de los meses y años se computan según el calendario; pero si el último día fuere feriado o de vacante, se extenderá el plazo hasta el primer día hábil”.

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2.3 El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado.

2.4 Cuando a un empleado se le compensan en dinero las vacaciones, éstas se deben liquidar y pagar computando los mismos quince (15) días hábiles a partir de la fecha del inicio del descanso, es decir, 15 días hábiles incluidos para efecto de su pago los domingos y feriados contenidos entre el primero y el quinceavo día hábil, lo que dará 18, 21, 23, 25 ó 27 días calendario, según el caso; de lo contrario, el empleado público estaría en notable desigualdad frente a los que disfrutaron el descanso de los 15 días hábiles de vacaciones.

3. Por lo anterior al ser las vacaciones una situación administrativa (el o la empleado(a) público(a) no está en servicio activo) y una prestación social (el o la empleado(a) público(a) recibe un pago asociado al descanso), el periodo de disfrute y el periodo para liquidar su pago han de ser concomitantes, es decir, si el disfrute corresponde a quince días hábiles (no calendario), el pago igualmente debe corresponder a dichos días hábiles, sin importar que uno de esos días hábiles corresponda a un día 31 calendario, según el mes que se trate.

4. Por otra parte, al aceptar que para efectos de la concesión y liquidación de las vacaciones se deben tener los meses como de 30 días, implicaría las siguientes consecuencias:

4.1 De acuerdo con la ley el disfrute de las vacaciones debe corresponder a 15 días hábiles, así las cosas, de acuerdo con el informe de auditoría si el o la empleado(a) público(a) concerta con la entidad el disfrute en un periodo que comprenda el día 31 del mes y si éste corresponde a un día hábil, se le tendría que correr un día hábil más, lo que devendría en conceder el disfrute por 16 días hábiles lo cual conduciría a una violación de la ley.

4.2 Ahora bien, si entonces se buscara acoger la interpretación del ente de control y no incurrir en violación de la ley, se tendría que condicionar a los(as) empleados(as) públicos(as) vinculados al Municipio de Tunja, indicándoles que para efectos del disfrute de vacaciones les está prohibido pedirlas en fechas que comprendan el último día del mes si éste es hábil y cae en 31; lo cual es una restricción a un derecho laboral que no está en la ley y que se estaría creando por vía de interpretación administrativa.


La Dra. Laura Díaz menciona que ella tiene un criterio el cual radica en que las vacaciones tienen doble connotación, la primera es que es una prestación social y está directamente ligada al pago y una situación administrativa la cual es que no está en servicio activo. Además, que las vacaciones son concertadas con el trabajador, por lo cual concluye diciendo que un trabajador podrá a la vez devengar vacaciones y salario. El ente de control le indica que si se puede presentar tal situación siempre y cuando estas sean indemnizadas, es decir que no puede devengar vacaciones y salario a la vez sino indemnización de vacaciones y salario, pues el funcionario no sale de la entidad para disfrutarlas, razón por la cual se las indemnizan. Decisión Contraloría Municipal de Tunja

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Analizando los argumentos expuestos por la Alcaldía Municipal de Tunja, efectivamente el día 31 del mes que corresponda no se puede desconocer ya que las vacaciones por norma son15 días hábiles tal y como lo consagra el artículo octavo del decreto 3135 de 1968 el cual indica “Artículo 8º.- Vacaciones. Los empleados públicos o trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles

de vacaciones, por cada año de servicio…” negrita y cursiva fuera del texto.

De igual forma lo establece el numeral primero del artículo 43 del decreto 1848 de 1969 el cual consagra:

“Artículo 43º.- Derecho a vacaciones:

1. Tanto los empleados públicos como los trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios.”

Además, el concepto No. 20136000198991 de fecha 27/12/2013 en su parte concluyente indica:

“Para esta dirección es claro que las vacaciones se deben liquidar y pagar computando los quince (15) días hábiles contabilizados a partir de la fecha de inicio de descanso; es decir, quince (15) días hábiles incluidos para su pago los domingos y feriados contenidos entre el primero y el quinceavo día hábil, lo que dará 18, 21, 23, 25 o 27 días calendario, según el caso, los cuales se pagan por adelantado.

Si uno de los días hábiles en este conteo corresponde al día 31 del mes respectivo, éste no puede desconocerse. Si se desconociera, en la práctica no se estaría contando quince (15) días hábiles sino catorce (14), lo cual vulneraria los derechos del trabajador. Por tal razón, es claro que si uno de los quince (15) días hábiles de vacaciones a las que tiene derecho el trabajador corresponde al día 31 del mes, este debe contabilizarse para efectos del conteo en días calendario.”

El concepto es claro en que efectivamente no se puede desconocer el día 31 para el disfrute cuando este es día hábil, ya que la norma de vacaciones menciona que son 15 días hábiles. Lo que no es claro es sí el 31 debe liquidarse, puesto que aun cuando las normas laborales tanto para el sector público como del sector privado no consagran expresamente pagar 30 días de salario, por analogía con el derecho comercial se considera en principio para todos los efectos que el mes laboral tiene 30 días. Es así que para ninguna otra prestación social (prima de navidad, prima de servicio y cesantías) se hace la distinción de días, siempre se liquidan con meses de 30 días. Además, independiente de si el mes posee 28 o 31 días, al funcionario siempre se le liquida y paga 30 días de sueldo. Al realizar el ejercicio con cada funcionario se obtuvo que esté descansa los 15 días hábiles, pero si se le cancela el día 31 del mes que corresponda se estaría cancelando un día más, ya que como se indicó en el párrafo anterior en ningún mes se le cancela al trabajador 28 o 31 días, para efectos de liquidaciones los meses se toman de 30 días.

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Por dar dos ejemplos tomamos los casos de la funcionaria Olga Medina y el funcionario Hernán Cárdenas. En el primer caso la funcionaria salió al disfrute de vacaciones el viernes 31 de mayo del 2013, a la funcionaria la Alcaldía Municipal de Tunja le canceló en el mes de mayo 30 días de nómina y un día de vacaciones, es decir 31 días. En el mes de junio se le cancelaron 24 días de vacaciones y seis días de nómina, para un total de 30 días. En el caso del funcionario Hernán Cárdenas salió a vacaciones el día miércoles 28 de agosto de 2013, al funcionario se le cancelaron en el mes de agosto 27 días de nómina y 4 días de vacaciones, en total 31 días; aun cuando el 31 de este mes fue un sábado, se le cancelo.

Olga Medina Hernán Cárdenas

Del Al Del Al

Período de disfrute 31/05/2013 24/06/2013

Período de disfrute 28/08/2013 17/09/2013

mes

Días hábiles a descansar contando el 31 cuando

es hábil

Días liquidados

mes

Días hábiles a

descansar contando el 31 cuando

es hábil

Días liquidados

con meses de 30 días




mayo 1 0 1 Agosto 3 3 4

junio 14 24 24 Septiembre 12 17 17

Total días

15 24 25 Total días 15 20 21

Como se puede verificar en los dos casos los funcionarios públicos descansaron 15 días hábiles, tal y como lo consagra la normatividad, por lo cual no se estaría vulnerando ningún derecho laboral. Para este ente de control la Alcaldía Municipal de Tunja está cancelando un día más en las vacaciones, cuando el disfrute coge el día 31 del mes que corresponda, independiente si este es hábil o no pues al funcionario siempre se le cancelan meses de 30 días. La Alcaldía Municipal de Tunja el día 27 de marzo de 2015 con oficio SA-66-0751 adjuntó cuatro consignaciones por valor de $144.303 realizadas a la cuenta No. 390044790 del Banco de Occidente, cuyo titular es el Municipio de Tunja. Además, con oficio SA-66-0823 de fecha 10 de abril de 2015 allegó dos consignaciones por valor de $98.439, a la misma cuenta del Banco de Occidente. Por lo expuesto anteriormente se levanta el alcance fiscal de la observación y se establece un hallazgo con alcance administrativo, el cual quedara así: Se evidencia que se está liquidando para efectos de vacaciones, los días 31 del mes que corresponda, lo cual genera diferencias en un día en la liquidación de vacaciones, ocasionando un mayor valor cancelado al trabajador.

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2.2.6. Liliana Carolina Mancipe González- Profesional Universitario:

A la funcionaria en mención se le liquidó vacaciones en el mes de noviembre para disfrutarlas del 10/12/13 al 31/12/13 tal y como se puede observar en la Res. 626 del 08/11/13, analizando esta liquidación se tiene que la funcionaria descansa 15 días hábiles reglamentados por norma y se le liquidan 23 días aun cuando por calendario se deben liquidar 21 días considerando meses de 30 días. Revisando se evidencia que por nómina se le canceló nueve días y por concepto de vacaciones 23 días, para un total en el mes de diciembre de 32 días, por lo que se evidencia un presunto detrimento patrimonial por valor de $144.621 cancelados de más a la funcionaria.


liquidar



Sueldo 1.976.174







Recreación 131.745



Diferencia (144.621)

Hallazgo No. 4

Según análisis realizado por la Contraloría se evidencia que a la funcionaria Liliana Mancipe González al parecer se le adeuda $71.362 por concepto de vacaciones y el disfrute de un día. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

Una vez revisada la Resolución N° 0626 del 8 de Noviembre de 2013, que obra en la historia laboral de la funcionaria en mención, se establece que contrario a lo manifestado por el ente de control, el disfrute de vacaciones concedido comprende el periodo de quince días hábiles comprendido entre el 10 al 31 de diciembre de 2013, por lo que, no se le adeuda ningún día y/o suma de dinero para el periodo de vacaciones causado.

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Por lo anterior, se anexa copia de la Resolución N° 0626 del 8 de Noviembre de 2013, que obra en la historia laboral de la funcionaria en mención.


La liquidación realizada inicialmente por la Contraloría se fundamentó en el concepto del DAFP EE 1261 del 18/02/2010, en donde en su parte concluyente menciona “para efectos de liquidación de prestaciones sociales como las vacaciones, debe considerase que el mes tiene treinta (30) días” cursiva fuera del texto. Por lo anterior en la reliquidación inicial realizada por esté ente de control no se tuvo en cuenta los días 31 tanto para la liquidación como para el disfrute, razón por la cual se concluyó que al parecer a la funcionaria Liliana Mancipe se le adeudaba un día de vacaciones y de disfrute de las mismas. Analizando los argumentos dados por la Alcaldía de Tunja en este informe, se halló un nuevo concepto del DAFP No. 20136000198991 de fecha 27/12/2013 en el cual se menciona que no se puede desconocer el día 31 para el disfrute cuando este es hábil, pero no es claro si también se debe liquidar, aun cuando en el mes se termine cancelado 31 días. Sin embargo, para este ente de control fundamentado en el concepto del Ministerio del trabajo No. 53034 del 31/03/2014 independientemente si el mes tiene 28, 30 o 31 días siempre para efectos de liquidaciones de prestaciones sociales como de salario se toman meses de 30 días. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente y revisando la liquidación contrario a lo que se había concluido al parecer la funcionaria le adeudaría $144.621 por concepto de vacaciones a la Alcaldía Municipal de Tunja, por lo que se configura un hallazgo con alcance administrativo y fiscal, el cual quedara así: Según análisis realizado por la Contraloría se evidencia que a la funcionaria Liliana Mancipe González al parecer se le canceló de más $114.621 por concepto de vacaciones, pues se le liquido 23 días y según el calendario son 21 días considerando meses de 30 días.

2.2.7. Luis Alfredo Becerra Coronado – Celador:

Este trabajador posee cesantías retroactivas, en la vigencia 2013, el funcionario solicitó en dos oportunidades sus cesantías, la primera fue liquidada a fecha 30/01/13 mediante resolución No. 0123 del 25/02/13 y la segunda fue liquidada al 30/11/13 mediante resolución No. 0730 del 17/12/13, del análisis de estas dos liquidaciones se observó las siguientes inconsistencias en la segunda liquidación:

En esta liquidación figura fecha de ingreso 04/05/1981 y las demás liquidaciones tienen fecha de ingreso 13/05/1994.

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Aun cuando la fecha de ingreso indicada en la Resolución No. 0730/13, es posterior a la real, el número de días plasmado en la liquidación es menor al que calcula la Contraloría incluso disminuyéndole la sanción, por tanto la liquidación es confusa.

En el mes de febrero el funcionario fue sancionado disciplinariamente 30 días según resolución No. 032 de 28/01/2013 y esta no fue disminuida de la liquidación a corte 30/11/13.

Liquidación según Res. No. 0730 del 17/12/13

Fecha de Días

laborados Ingreso Liquidación

13/05/1994 30/11/2013 7.038

Menos

Sanción disciplinaria según Resolución No. 032 de 28/01/13 30

Total días laborados 7.008

Sueldo Básico 994.112



1/12 Horas Extras 500.000

1/12 de la prima de servicios 75.939

1/12 de la prima de navidad 93.246

1/12 prima de vacaciones 99.471

Base de liquidación 1.879.460

Cifras en pesos

= 1.879.460 * 7.008 (días) = $36.586.815 (Valor de cesantías) 360

Cesantías 36.586.815

Fecha corte de liquidación Acto administrativo Valor

13/05/1994 AL 14/05/2001 Res. 00885 de 14/05/2001 1.500.000

30/03/2004 Res. 0732 de 07/05/2004 1.500.000

30/06/2004 Res. 1444 de 13/09/2004 1.500.000

30/01/2005 Res. 0371 de 15/02/2005 2.500.000

30/07/2005 Res. 1610 de 25/08/2005 1.100.000

28/02/2007 Res. 0565 de 21/03/2007 3.500.000

30/05/2008 Res. 1006 de 25/06/2008 2.500.000

30/03/2009 Res. 0239 de 17/04/2009 3.500.000

30/12/2009 Res. 0143 de 09/02/2010 2.500.000

30/01/2011 Res. 0251 de 15/03/2011 2.000.000

30/01/2012 Res. 0111 de 17/02/2012 3.500.000

30/01/2013 Res. 0123 de 25/02/2013 4.000.000

Total Cesantías pagadas 29.600.000

Cesantías Disponibles 6.986.815

Cifras en pesos

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Reliquidando las cesantías se observa que el funcionario tenía un saldo de cesantías de $6.986.815, él solicitó $3.000.000 por lo que aún queda saldo disponible. Aun cuando no se evidencia detrimento patrimonial si se observa que no se le está disminuyendo la sanción que reposa en la hoja de vida.

Observación No. 1

Al funcionario Luis Alfredo Becerra Coronado, no se le disminuyó la sanción disciplinaria según Res. 032 del 28/01/13 en la liquidación de cesantías con corte 30/11/13 al funcionario Luis Becerra. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

Referente a la no inclusión de la sanción impuesta al señor Luis Alfredo Becerra Coronado, si bien es cierto en la Resolución No. 0730 17 de diciembre de 2013 no se descontaron los 30 días de la suspensión por sanción disciplinaria, dicha situación fue subsanada mediante la Resolución N° 0498 del 30 de octubre de 2014, así como en el formato de liquidación, documentos que se anexan para los efectos a que haya lugar.


Efectivamente este ente de control ya había evidenciado que la sanción disciplinaria se había disminuido en la liquidación de cesantías de la vigencia 2014, pero la razón por la cual se glosó la observación fue porque la vigencia auditada era 2013 y en este año no se disminuyó. Sin embargo se levanta la observación ya que se evidenció que fue subsanada.

2.2.8. Betty Yanire Espitia Castellanos - Profesional Universitario:

Las vacaciones de esta funcionaria fueron canceladas el 12 de junio de 2013, por lo que fueron liquidadas con el sueldo del año 2012, ya que el aumento de salario se realizó un día antes de la resolución No. 0317 del 12/06/13 que ordenaba el pago de vacaciones. Sin embargo estas debieron ser reliquidadas con el sueldo de la vigencia 2013, con este sueldo la Contraloría realizo su análisis en donde evidenció:

Una diferencia a favor del trabajador de $71.471, a este ente de control fue reportado como valor pagado la suma de $4.975.203, pero en la hoja de vida se evidencia solamente la resolución No. 0317 donde ordena pagar $4.667.764.

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Vacaciones


liquidar



Sueldo 3.614.956







Recreación 240.997



Diferencia 71.471

Se observa una diferencia de $11.049 cancelados de más por concepto de cesantías y de $2.415 a favor de la funcionaria por concepto de prima de navidad. Al parecer el error radica en la liquidación de las vacaciones.

Cesantías

Sueldo 3.614.956




Doceava de prima de vacaciones 162.354

Doceava de horas extras -

Doceava de navidad 339.880

Cesantías según la Contraloría 4.419.326

Cesantías pagadas según reporte de la Alcaldía 4.429.485

Diferencia (11.049)

Prima de navidad

Sueldo 3.614.956



Doceava de prima vacaciones 162.354


Prima de Navidad según la Contraloría 4.078.556

Prima de Navidad pagada según reporte de la Alcaldía 4.076.141

Diferencia 2.415

Hallazgo No. 5

Revisando las liquidaciones de prestaciones sociales de la funcionaria Betty Espitia se evidenció un saldo a favor de la funcionaria de $95.777 por concepto de vacaciones y $3.236 por concepto de prima de navidad. Referente a las cesantías se evidencio que se le canceló de más $10.159. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

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Respecto a la liquidación de vacaciones, la suma de dinero que se señala y que no se liquidó y pagó a la funcionaria, obedece a que las vacaciones le fueron otorgadas a partir del 28 de junio de 2013 fecha en la cual no se había causado y por ende no se había pagado la Prima de Servicios de la vigencia 2013, la cual se liquida y paga en los primeros 15 días del mes de Julio de cada año, por tal razón se liquidó tomando la doceava de la Prima de Servicios causada y pagada en el año inmediatamente anterior; situación que así mismo, tuvo incidencia al liquidar la prima de navidad, arrojando la suma de dinero que se señala en la observación respecto de dicha prestación. Con relación al pago realizado demás por concepto de cesantías a la funcionaria pública Betty Yanire Espitia, revisada la liquidación se encontró el error endilgado, razón por la cual al ser enterada del mismo a la funcionaria en mención ésta procedió al reintegro, por lo cual, se anexa fotocopia de consignación realizada en el Banco de Occidente en la cuenta corriente No. 390-04479-0 a nombre del Municipio de Tunja, por un valor de $10.159,00. Se anexa reporte consolidado de nómina de los pagos realizados en la vigencia 2013, donde se puede corroborar el valor pagado por concepto de vacaciones y prima de navidad.


La señora Nidia Páez argumenta que para los funcionarios que se les liquido vacaciones antes de que se causara el derecho y pagara la prima de servicios de 2013, es decir antes del 30 de junio de 2013 la doceava no se reliquida con la nueva prima, la doceava se toma de la prima cancelada en la vigencia 2012, pues a la fecha de liquidación de vacaciones esta era la prima efectivamente causada y pagada. Decisión Contraloría Municipal de Tunja

Analizando los argumentos de la Alcaldía se tiene que la prima de servicios se va causando contablemente mes a mes, desde el 1 de julio del año inmediatamente anterior al 30 de junio del año siguiente, por tanto no es cierto que al 28 de junio no se hubiera causado la prima, es diferente decir que no se haya terminado de causar para obtenerla completa. En el literal f del artículo 17 del decreto 1045 de 1978 menciona la prima de servicios como factor salarial para la liquidación de vacaciones y prima de vacaciones e indica que para la liquidación de estas prestaciones sociales se tiene en cuenta la que corresponda al empleado en la fecha en la cual inicie el disfrute de vacaciones. Por tanto es indudable que la prima de servicios que se toma es la que esté efectivamente pagada. Haciendo la corrección en la doceava de prima de servicios se obtiene igualmente diferencia de $71.471 a favor de la funcionaria, es decir que la diferencia no solo era por la doceava de la prima de servicios sino que la liquidación de vacaciones presuntamente tiene inconsistencias. De igual manera disminuye la diferencia en la prima de navidad a favor de la funcionaria a $2.415.

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En lo que respecta a cesantías se evidencia que adjunto a la réplica allegan una consignación de fecha 26/02/2015 a la cuenta No. 390044790 del banco de Occidente donde el titular es el Municipio de Tunja por valor de $10.159, por tanto esta parte de la observación se levanta aun cuando con la reliquidación de las vacaciones corrigiendo la inconsistencia esta diferencia aumente en $890 pues realmente el valor no es relevante. Teniendo en cuenta lo expuesto en anteriormente se configura un hallazgo con alcance administrativo el cual quedara así: Se evidencia una presunta diferencia a favor de la funcionaria Betty Espitia por valor de $71.471 por concepto de vacaciones y $2.415 por concepto de prima de navidad.

2.2.9. Dilia Inés Fonseca Echeverría - auxiliar de servicios generales:

A Esta funcionaria se le liquidó vacaciones según Res. No. 0231 del 15/05/13, es decir antes de que se decretara el incremento salarial, razón por la cual luego se realizó un reajuste en donde se tuvo en cuenta el sueldo de la vigencia 2013, está reliquidación no se evidencia en hoja de vida. Al realizar el análisis y reliquidación se obtuvo una diferencia en las vacaciones de $11.624 dejados de cancelar a la funcionaria y una diferencia considerable de $268.606 cancelada demás por concepto de prima de navidad. Vacaciones


liquidar



Sueldo 864.575







Recreación 115.277



Diferencia (2)

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Prima de navidad Sueldo 864.575



Doceava de prima vacaciones 87.776


Prima de Navidad según la Contraloría 1.141.091

Prima de Navidad pagada según reporte de la Alcaldía 1.140.699

Diferencia 392

Observación No. 2

Al parecer se le adeuda $11.624 por concepto de vacaciones a la funcionaria Dilia Fonseca. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

Revisada la liquidación de las vacaciones de la funcionaria Dilia Fonseca, se establece que la entidad al momento de liquidar tuvo en cuenta que la funcionaria empezó disfrute de vacaciones el día 4 de junio de 2013, fecha en la cual no se había causado y por ende no se había pagado la prima de servicios del año 2013, toda vez que esto ocurre el 30 de junio de cada año y se paga en los primeros quince días del mes de julio, por lo que al momento de liquidar se tiene en cuenta la doceava de la prima de servicios del año 2012 y al parecer, el ente de control al liquidar está teniendo en cuenta la prima de servicios del año 2013, razón por la cual se ve reflejada la diferencia en el pago señalada en la observación por valor de $11.624. En cuanto a la diferencia que se dice haber pagado demás en la prima de navidad, una vez revisada la liquidación y el reporte de nómina del mes de diciembre de 2013, se establece que la suma de dinero pagada fue de $1.140.699, y no de $1.409.697 que es la suma de dinero que afirma el ente de control, fue pagada a la funcionaria en mención. Se anexa reporte consolidado de nómina de los pagos realizados en la vigencia 2013, donde se puede verificar el valor pagado por Prima de Vacaciones, Vacaciones y Prima de Navidad a la empleada pública Dilia Inés Fonseca Echeverría.


Como se indicó en el hallazgo No. 5 efectivamente la prima de servicios que se toma es la pagada ya que la norma indica que se debe tener en cuenta la que corresponda al empleado en la fecha en la cual inicie el disfrute de vacaciones, y el caso en mención la funcionaria salió a disfrutar sus vacaciones el 24 de junio de 2013, fecha en la cual aún no se había cancelado la prima de servicios de la vigencia 2013, razones válidas

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para levantar la observación, ya que al liquidar nuevamente, tomando la doceava de prima de servicios pagada en la vigencia 2012, no presenta diferencias.

Observación No. 3

Se evidencia que al parecer se canceló $268.606 demás por concepto de prima de navidad de la funcionaria Dilia Fonseca. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo y fiscal. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

La respuesta es la misma de la observación No. 2


Verificando nuevamente los archivos entregados por la Alcaldía Municipal de Tunja efectivamente existe un error involuntario por parte del grupo auditor, ya que se tomó un valor equivocado por concepto de prima de navidad cancelado a la funcionaria en mención, por tanto se levanta la observación.

2.2.10. Gladys Marlen Larrota Izariza:

La funcionaria fue nombrada por Resolución No. 002 de fecha 02/01/2012 en el cargo de Almacenista General, en la vigencia 2013 según se evidenció en la hoja de vida no se le canceló vacaciones. Además, se observó que hasta el mes de octubre de 2013 se realiza afiliación al fondo de protección pensiones y cesantías, ya que por la vigencia 2012 no se le había cotizado cesantías. A la Contraloría fue reportado como valor consignado al fondo de cesantías en la vigencia 2013 por concepto de cesantías de la funcionara la suma $7.462.358, recalculado las cesantías de la vigencia 2013 el valor resultaba elevado, después de un análisis se halló que las cesantías consignadas pertenecían a 2 vigencias.

Año

2.013 2.012

Sueldo 3.352.871 3.133.524

Prima de alimentación - -

Auxilio de transporte - -

Doceava de servicios 279.406 130.564

Doceava de prima vacaciones - -

Doceava de horas extras - -

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Doceava de navidad 302.690 272.007

Cesantías reliquidadas por la Contraloría 3.934.967 3.536.095

Total Cesantías por los años 2012 y 2013 según la Contraloría 7.471.062

Cesantías canceladas por la Alcaldía 7.462.358

Diferencia 8.704

El artículo 99 de la ley 50 de 1990 estableció las características del auxilio de cesantías anualizadas, a continuación se trascriben las tres primeras:

1. El 31 de diciembre de cada año se hará la liquidación definitiva de cesantías, por la anualidad o por la fracción correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuarse en fecha diferente por la terminación del contrato de trabajo.

2. El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcional por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente.

3. El valor liquidado por concepto de cesantía se consignará antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantía que el mismo elija. El empleador que incumpla el plazo señalado deberá pagar un día de salario por cada retardo”. Negrita, cursiva y subrayado fuera del texto.

Por otra parte el artículo 13 de la ley 344 del 27 de diciembre de 1996 menciona:

“Sin perjuicio de los derechos convencionales, y lo estipulado en la Ley 91 de 1989, a partir de la publicación de la presente Ley, las personas que se vinculen a los Órganos y Entidades del Estado tendrán el siguiente régimen de cesantías:

1. El 31 de diciembre de cada año se hará la liquidación definitiva de cesantías por la anualidad o por la fracción correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuarse en fecha diferente por la terminación de la relación laboral...”

El decreto 1252 del 30 de junio del 2000 en su artículo 1 indica “Los empleados públicos, los trabajadores oficiales y los miembros de la fuerza pública, que se vinculen al servicio del Estado a partir de la vigencia del presente decreto, tendrán derecho al pago de cesantías en los términos establecidos en las Leyes 50 de 1990, 344 de 1996 o 432 de 1998, según el caso. Lo dispuesto en el inciso anterior se aplicará aun en el evento en que en la entidad u organismo a los cuales ingrese el servidor público, exista un régimen especial que regule las cesantías…” negrita y cursiva fuera del texto.

Teniendo en cuenta la normatividad expuesta se puede concluir que la funcionaria Marlen Larrota, tiene cesantías anualizadas y las correspondientes a la vigencia 2012 la Alcaldía debía de haberlas consignado antes del 15 de febrero de 2013, evento que no sucedió

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por tanto se evidencia un incumplimiento normativo el cual según el parágrafo del artículo segundo de la ley 244 de 1995 consagra una sanción de un día de salario por cada día de retraso hasta que se haga efectivo el pago, esta sanción se le deberá pagar al trabajador.

Hallazgo No. 6

Se evidencia una presunta vulneración a lo estipulado en numeral tercero del artículo 99 de la ley 50 de 1990, pues la Alcaldía Municipal de Tunja no consignó las cesantías de la vigencia 2012, de la funcionaria Marlen Larrota en el tiempo establecido. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedará con alcance administrativo y disciplinario. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

Para efectos de dar contestación a estas observaciones, nos permitimos indicar lo siguiente:

1. Revisada la historia laboral de la funcionaria en mención, se establece que para el momento de

la posesión en el empleo del cual es titular, ésta no cumplió con el deber de afiliarse y/o allegar certificación de afiliación a Fondo de Cesantías.

2. Cuando la entidad advirtió dicha situación, procedió a requerirla, ante lo cual ésta allegó

formulación de afiliación al Fondo de Cesantías Protección, sin embargo el formulario allegado a la historia laboral no tiene constancia de radicación en la entidad emisora.

3. En el mes de septiembre del año 2013, la entidad establece que la empleada pública en

mención, legalizó su afiliación al Fondo Nacional del Ahorro en calidad de empleada pública vinculada al Municipio de Tunja y por lo tanto, se procedió a efectuar el pago de las cesantías que hasta dicha fecha se habían causado de conformidad con el régimen de cesantías anualizadas de dicho Fondo público de Cesantías.

4. Así las cosas, tal como consta en la certificación de afiliación que se allega con este escrito, la

empleada pública cumplió con su deber de afiliación hace 17 meses e inmediatamente ello ocurrió, la entidad procedió a efectuar la liquidación y trasferencia al Fondo Nacional del Ahorro de las Cesantías causadas hasta ese momento por valor de $7.462.358 y por lo tanto, la entidad no incumplió su deber de liquidación y pago del auxilio de cesantía, ya que tan pronto se efectuó la afiliación por parte de la empleada (ya que era su deber), se procedió al pago, por lo que no es de recibo lo afirmado en la observación N° 9, más aún si se tiene en cuenta que las fechas para la consignación de cesantías en el presente caso no son las señaladas en la ley 50 de 1990, como a continuación se explica.

5. Para el presente caso no aplican las disposiciones normativas citadas por el ente de control en

su informe de auditoría (artículo 99 ley 50 de 1990, Decreto 1252 de 2000, parágrafo del artículo 2 ley 244 de 1995) cuya violación podría implicar responsabilidad administrativa, disciplinaria y fiscal, puesto que a partir de la expedición de la ley 344 de 1996, los empleados públicos que se vinculen con la rama ejecutiva del poder público en cualquiera de sus niveles, pertenecerán al régimen anualizado de cesantías y el artículo 1° del Decreto 1582 de 1998, establece que: “…El régimen de liquidación y pago de las cesantías de los servidores públicos del nivel territorial vinculados a partir del 31 de diciembre de 1996 que se afilien a los fondos privados de cesantías,

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será el previsto en los artículos 99, 102, 104 y demás normas concordantes de la Ley 50 de 1990; y el de los servidores públicos del mismo nivel que se afilien al Fondo Nacional de Ahorro será el establecido en el artículo 5o. y demás normas pertinentes de la Ley 432 de 1998. (…)”

6. Al estar la empleada pública Marlen Larotta afiliada al Fondo Nacional del Ahorro, el régimen de

cesantías aplicable no es el de la ley 50 de 1990, sino el de la ley 432 de 1998, en el cual la liquidación y pago de intereses es distinto a lo señalado en la ley 50 de 1990, ya que el reconocimiento y abono a la respectiva cuenta de cesantías de los intereses está a cargo del FNA (artículo 12 de la Ley 432 de 1998), y es por esta razón que las observaciones N° 11 y 12 no son de recibo en el presente asunto.

7. Finalmente, en el informe de auditoría se afirma que la entidad está sujeta a la sanción señalada

en el parágrafo del artículo 2 de la ley 244 de 1995, y de hacerse efectivo su pago se incurriría en detrimento patrimonial, lo cual tampoco aplica para el caso de la empleada pública Marlen Larotta, puesto que el supuesto de hecho que regula la norma en mención, hace referencia a los eventos de mora en el pago de cesantías parciales y/o definitivas previamente solicitadas por el trabajador y autorizadas por la entidad pagadora (empleador en los casos de cesantías retroactivas/ Fondo de Cesantías en los casos de cesantías anualizadas); por lo que, respetuosamente se estima que esta no es la situación evidenciada por el ente control, y en consecuencia, pedimos la reconsideración de las observaciones formuladas.


La Dra. Laura Díaz toma la palabra e indica que como está planteada las observaciones no proceden pues la normatividad señalada no aplica, la auditora Juliana Medina la interrumpe argumentándole que la razón por la cual se fundamentó las observaciones en estas normas fue por la afiliación evidenciada en hoja de vida, además que independientemente del fondo donde este afiliada la funcionaria, ella pertenece al régimen de cesantías anualizada. Toma nuevamente la palabra la Dra. Laura Díaz y menciona que efectivamente tiene cesantías anualizadas, pero que la forma de cancelar éstas es diferente y que es el Fondo Nacional del Ahorro – FNA quien debe responderle a la funcionaria por los intereses a las cesantías y solamente en el evento que la funcionaria Marlen Larrota reclamara los intereses al FNA le cobrarían intereses a la Alcaldía, pero que la funcionaria no lo va a hacer puesto que si bien era deber de ella afiliarse al fondo donde quería se le consignaran las cesantías. La ing. Miryan Tocarruncho indica que la responsabilidad es compartida pues si bien la funcionaria no se afilió también la administración no la requirió a tiempo con el fin de no incurrir en incumplimientos. También, menciona que el FNA cobra intereses por extemporaneidad en el pago de las cesantías, a lo que la Funcionaria Nidia Páez argumenta no cancelaron intereses por pago extemporáneo porque cumplieron con el deber de consignar las cesantías tan pronto como la funcionaria se afilió. Por parte de la Contraloría se menciona que se le notificó al FNA si la Alcaldía canceló intereses, además solicita los formularios con soportes donde se evidencie el pago de

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las cesantías de la funcionaria Marlen Larrota por las vigencias 2012 y 2013, el cual se comprometen a que a más tardar el día viernes 27 de marzo de 2015, se harán llegar. En conclusión respecto de estas observaciones dependiendo de la respuesta del FNA y al análisis de los documentos y normatividad aplicable al tema, se tomaran decisiones. Decisión Contraloría Municipal de Tunja

La razón por la cual se fundamentó normativamente las observaciones referentes a esta funcionaria en cesantías anualizadas, obedece a que este ente de control reviso el historial de hoja de vida y en este reposaba una afiliación a cesantías del Fondo de Protección Pensiones y Cesantías. Por otra parte independientemente que la funcionaria este afiliada al FNA (Fondo Nacional del Ahorro) posee cesantías anualizadas; lo que cambia es que el pago al FNA por parte de la Alcaldía no es anual sino mensual y los intereses a las cesantías los reconoce el FNA y no la Alcaldía. En ninguna norma se menciona expresamente que sea deber del trabajador afiliarse al fondo de cesantías, la única norma que se refiere al tema es el numeral tercero del

artículo 99 de la ley 50 de 1990, en la cual señala “El valor liquidado por concepto de

cesantía se consignará antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantía que el mismo elija.” Negrita y cursiva fuera del texto, según indican en su respuesta esta norma no les aplica. Verificando la hoja de vida de la funcionaria se evidencia una certificación en la cual se indica que es expedida para efectos de posesión, en esta se anexa una serie de documentos entre los cuales se indican las afiliaciones a salud, pensión y cesantías, además se muestra que la funcionaria cumplía con el documento. Por lo anterior se presume que la responsabilidad fue de la Alcaldía Municipal de Tunja, pero evaluando los argumentos dados por las funcionarias en mesa de trabajo, también es cierto que la funcionaria Marlen Larrota nunca estuvo pendiente del valor cargado por el fondo de cesantías que ella eligió. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente y considerando lo estipulado en el artículo sexto de la ley 432 de 1998 modificado por el artículo 193 del decreto nacional 019 de 2012, “… mensualmente, las entidades públicas empleadoras enviarán al Fondo Nacional del Ahorro una certificación que contenga el valor total de los factores salariales que constituyan base para liquidar cesantías, devengados en el mes inmediatamente anterior ” para este ente de control se evidencia incumplimiento por parte de la Alcaldía Municipal de Tunja en la obligación de consignar las cesantías mensuales correspondientes a la funcionaria Marlen Larrota.

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Además, este mismo artículo establece que “… Los funcionarios competentes de las entidades públicas empleadoras, que sin justa causa no hagan oportunamente las consignaciones de los aportes mensuales o el envío de los reportes anuales de cesantías debidamente diligenciados, incurrirán en las faltas disciplinarias de

conformidad con el régimen disciplinario vigente…” cursiva fuera del texto. Por tanto después de evaluados los argumentos expuestos por la Alcaldía en la réplica como en mesa de trabajo y la normatividad aplicable al tema, para la Contraloría el incumplimiento del pago mensual al parecer conduce a faltas disciplinarias, por tanto se establece un hallazgo con alcance administrativo y disciplinario, el cual quedará así: Se evidencia presunto incumplimiento en el pago mensual de cesantías de la funcionaria Marlen Larrota, estipulado en el artículo sexto de la ley 432 de 1998 modificado por el artículo 193 del decreto nacional 019 de 2012.

Observación No. 4

De realizarse el pago con recursos públicos de la sanción estipulada en el parágrafo del artículo segundo de la ley 244 de 1995 a favor de la funcionaria Marlen Larrota, se presentaría un detrimento patrimonial. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

La respuesta es la misma de la observación No. 6.


Aun cuando los intereses no se le cancelen a la funcionaria porque no está afiliada a un fondo privado sino al Fondo Nacional del Ahorro, existe un incumplimiento de la obligación de consignar el aporte mensual, el cual le otorga el derecho al FNA para cobrar a su favor, intereses moratorios mensuales equivalentes al doble del interés bancario corriente certificado por la superintendencia financiera. Lo anterior tiene sustento en el artículo séptimo de la ley 432 de 1998 en el cual se establece:

“Artículo 7º.- Acciones de cobro. Corresponde al Fondo Nacional de Ahorro adelantar las acciones de cobro con motivo del incumplimiento de las obligaciones de las entidades empleadoras, de conformidad con la reglamentación que expida el Gobierno

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Nacional. Para tal efecto, la liquidación mediante la cual el Fondo determine los valores adeudados, tendrá carácter de título ejecutivo.

El Fondo podrá verificar la exactitud y oportunidad de las correspondientes transferencias de cesantías, para lo cual gozará de facultades de investigación y fiscalización en las entidades empleadoras, para tal efecto podrá:

a. Practicar visitas de inspección a las entidades; b. Nóminas, presupuestos, balances y libros de contabilidad; y c. Hacer requerimientos a los representantes legales, jefes de personal y

pagadores;

Además, en el reglamento de cesantías establecido por el FNA a página cuarta numeral 5.1 se establece el cálculo de los intereses de mora que se cobraran por el incumplimiento en la consignación de los aportes o liquidación. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente y después de revisar los reportes mensuales de cesantías desde el mes de septiembre de 2013 hasta el mes de diciembre de 2014, no se evidencia pago alguno de intereses moratorios por el incumplimiento en el pago mensual de cesantías de la funcionaria Marlen Larrota. Además, a la fecha de salida de este informe no se ha obtenido respuesta del FNA sobre si existió pago de intereses, razones estas por las cuales se levanta la observación.

Por otra parte la ley 52 de 1975 menciona en su artículo segundo que los intereses deberán pagarse en el mes de enero del año siguiente aquel en que se causaron, o en la fecha del retiro del trabajador o dentro del mes siguiente a la liquidación parcial de cesantía, cuando se produjere antes del 31 de diciembre del respectivo periodo anual, en cuantía proporcional al lapso transcurrido del año. Cabe resaltar que a la Contraloría no se reportó ninguna evidencia del pago por concepto de intereses a las cesantías de la funcionaria Malen Larrota, por lo que al parecer a la funcionaria le deben los intereses a las cesantías correspondientes a las vigencias 2012 y 2013, los cuales ascienden a $896.527, situación que deja ver un incumplimiento del artículo primero de la ley 52 de 1975 y el numeral segundo del artículo 99 de la ley 50 de 1990. Por no pagar al trabajador los intereses a las cesantías en el plazo establecido la Alcaldía deberá cancelar al asalariado a título de indemnización y por una sola vez el valor adicional igual al de los intereses causados, tal y como lo consagra el artículo tercero de la ley 52 ibidem.

Observación No. 5

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Al parecer a la funcionaria Marlen Larrota se le adeuda $ 896.527 por concepto de intereses a las cesantías de las vigencias 2012 y 2013, lo cual deja ver un incumplimiento del artículo primero de la ley 52 de 1975 y el numeral segundo del artículo 99 de la ley 50 de 1990. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo y disciplinario. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

La respuesta es la misma de la observación No. 6.


Analizada la respuesta, efectivamente la Alcaldía Municipal de Tunja no le adeuda por concepto de intereses a las cesantías a la funcionaria, ya que ella está afiliada al Fondo Nacional del Ahorro y es esté quien debe reconocerle los rendimientos. Sin embargo como se pudo evidenciar en el reporte mensual del mes de septiembre enviado con el pago al FNA, la funcionaria no fue afiliada en la fecha real de ingreso 02/01/2012 sino el 01/09/2013, por lo que el FNA no le va a reconocer rendimientos por este tiempo, pues la Alcaldía no cumplió con la obligación de consignarlos mensualmente. Por lo anterior llegado el caso que la funcionaria reclamara al FNA los rendimientos (protección contra la pérdida del poder adquisitivo de la moneda e intereses sobre las cesantías) de este lapso de tiempo muy seguramente el Fondo le cobrará a la Alcaldía de Tunja y es ahí donde posiblemente se presentara un detrimento patrimonial, pero como a la fecha no se evidencia ninguna erogación por este asunto se levanta la observación.

Observación No. 6

De realizarse el pago con recursos públicos de la sanción estipulada en el artículo tercero de la ley 52 que al parecer le deben cancelar a la funcionaria Marlen Larrota, se presentaría un detrimento patrimonial. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja La respuesta es la misma de la observación No. 6.

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De acuerdo a lo expuesto en la observación No. 5 se levanta la inconsistencia plasmada en la presente.

2.2.11. Gustavo Alfonso Rojas Sánchez - Conductor:

Al reliquidarle las cesantías de la vigencia 2013 al funcionario, se evidencia que se le cancelo $94.317 de más por concepto de cesantías.

Sueldo 1.211.009


Auxilio de transporte 0


Doceava de prima de vacaciones 56.588

Doceava de horas extras 0

Doceava de navidad 117.892

Cesantías según la Contraloría 1.532.599

Cesantías pagadas según reporte de la Alcaldía

1.626.916

Diferencia (94.317)

Observación No. 7

Al parecer al funcionario Gustavo Rojas Sánchez, la Alcaldía Municipal de Tunja le consigno $94.317 demás por concepto de cesantías de la vigencia 2013. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué estas observaciones quedara con alcance administrativo y fiscal. Respuesta de la Alcaldía Municipal de Tunja

Con relación al pago realizado demás por concepto de cesantías al funcionario público Gustavo Rojas Sánchez, revisada la liquidación se encontró el error endilgado, razón por la cual al ser enterado del mismo al funcionario en mención, éste procedió al reintegro, por lo cual, se anexa fotocopia de consignación realizada en el Banco de Occidente en la cuenta corriente No. 390-04479-0 a nombre del Municipio de Tunja, por un valor de $94.317,00.


Adjunto a la réplica se observa una consignación de fecha 27/02/2015 por valor de $94.317 a la cuenta No. 390044790 del Banco de Occidente, cuyo titular es el Municipio de Tunja, por lo cual se levanta la observación ya que se evidencia la devolución del dinero.

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3. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

No. Hallazgo H.A H.D H.F

1 Al parecer la Alcaldía Municipal de Tunja está vulnerando el artículo 13 del decreto 1045 de 1978

X

2

Según análisis se evidencia que al parecer falta descontarte 19 días de vacaciones a la funcionaria Olga Medina.

X

3

Se evidencia que se está liquidando para efectos de vacaciones los días 31 del mes que corresponda, lo cual genera diferencias en un día en la liquidación de vacaciones, ocasionando un mayor valor cancelado al trabajador.

X

4

Según análisis realizado por la Contraloría se evidencia que la funcionaria Liliana Mancipe González al parecer se le cancelo de más $114.621 por concepto de vacaciones, pues se le liquido 23 días y según el calendario son 21 días con meses de 30 días.

X

X

5

Se evidencia una presunta diferencia a favor de la funcionaria Betty Espitia por valor de $71.471 por concepto de vacaciones y $2.415 por concepto de prima de navidad.

X

6

Se evidencia presunto incumplimiento en el pago mensual de cesantías de la funcionaria Marlen Larrota, estipulado en el artículo sexto de la ley 432 de 1998 modificado por el artículo 193 del decreto nacional 019 de 2012. X X

H.A. (Hallazgo administrativo)

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H.D. (Hallazgo disciplinario) H.F. (Hallazgo fiscal) Elaboró: JULIANA MEDINA ESPINOSA VoBo MIRYAN TOCARRUNCHO PEDRAZA Profesional especializada Auditora Fiscal (C)

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL,...

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