INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL,...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL O EXPRES PÁGINA 1 DE 70

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD ESPECIAL, A LOS ESTADOS FINANCIEROS

DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA, VIGENCIA FISCAL 2016

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA Tunja, 10 de mayo de 2017


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WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditor Fiscal

COMISIONADOS PARA REALIZAR LA UDITORIA

NANCY VILLATE PÉREZ Profesional Especializado - Líder de la auditoría

EDGAR IVAN BERNAL CARO Profesional Especializado


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INTRODUCCIÓN

El Municipio de Tunja es una unidad Administrativa Centralizada del orden Territorial, de acuerdo con la relación de la población y el desempeño de ingresos corrientes de libre destinación (ICLD), a partir de 2014, el municipio de Tunja pasó de segunda a primera categoría, lo que implicó una variación en el límite permitido por la regulación del 70% a 65%, respectivamente; conforme a lo estipulado en la Ley 136 de 1994 y en la ley 617 de 2000. La representación legal del municipio, recae sobre el doctor Pablo Emilio Cepeda Novoa, quien fue elegido mediante voto popular programático para el periodo 2016-2019 . El municipio de Tunja como ente autónomo, financiera y presupuestalmente, obtiene recursos de diferentes fuentes, entre ellas las transferencias de la Nación recursos del Sistema general de Participaciones, cofinanciación departamental y Nacional, además obtiene ingresos propios entre los que se destacan, el impuesto predial unificado, industria y comercio, sobretasa a la gasolina; los cuales deben ser invertidos eficientemente para garantizar el bienestar de la comunidad tunjana. El presente informe tiene como fin contribuir en el proceso de mejora continua del Municipio de Tunja exponiendo las observaciones a que haya lugar, con el fin de que la administración en uso del derecho de réplica, presente las explicaciones o respuestas que considere conveniente dentro del Proceso Auditor. Por lo anteriormente expuesto, la Contraloría Municipal de Tunja con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 41 de la ley 42 de 1993, presenta el siguiente informe el cual fue elaborado aplicando las normas y procedimientos establecidos en la Guía de Auditoría Territorial, adoptada por este organismo de control mediante la resolución No. 024 de 2013, tomando como fuente principal la información suministrada en medio magnético, según lo establecido en la circular No.003 de febrero 10 correspondiente a la rendición de cuenta del Municipio de la vigencia 2016.; documentos e información suministrada en calidad de préstamo por parte de la administración del Municipio de Tunja, entrevistas realizadas con los diferentes funcionarios de la administración municipal, información anexa al avance del plan de mejoramiento, entre otras fuentes de información. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de esta Contraloría.


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TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES ............................................................................... 5 1.1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ........................................................................................... 6

1.3 Consolidación de observaciones 2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ...................................................................... 8 2.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DEL AREA FINANCIERA ................................................................................................................. 8

2.2 ESTADOS CONTABLES ..................................................................................................... 8

2.2.1 BALANCE GENERAL ....................................................................................................... 9 2.2.1.1 GRUPO 11 EFECTIVO……………………………………………………………...……….10 2.2.1.2 GRUPO 12 INVERSIONES………………………………………………………...……… .17 2.2.1.3 GRUPO 13 RENTAS POR COBRAR………………………………………………….…...18 2.2.1.4 GRUPO 14 DEUDORES …………………………………………………………….……...24 2.2.1.5 GRUPO 16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO…………………………………………. 27 2.2.1.6 GRUPO 19 OTROS ACTIVOS…………………………………………………………..….32 2.2.1.7 GRUPO 24 CUENTAS POR PAGAR…...……………………………………………….…39 2.2.1.8 GRUPO 27 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES….………………………………44 2.2.2 INGRESOS………………………………………………………………………………………46 2.2.3 GASTOS…………………………………………………………………………………………54 3.OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES…………………………….…… .59 4 EVALUACION DE CONTROL INTERNO CONTABLE…………………………….. 59

5 SEGUIMIENTO A GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR (PLAN DE MEJORAMIENTOS)…………..………………………………………………………….. 61 6. TIPIFICACION DE HALLAZGOS………………………………………………………………. .71


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1. CARTA DE CONCLUSIONES Doctor PABLO EMILIO CEPEDA NOVOA Alcalde Mayor de Tunja Ciudad

Asunto: Carta de Conclusiones Respetado doctor Cepeda Novoa: La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por la Constitución Política de Colombia y la ley, practicó Auditoría Gubernamental Modalidad especial a los Estados Financieros de la Alcaldía Mayor de Tunja, vigencia fiscal 2016. Es responsabilidad de la Administración Municipal de Tunja el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen aplicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental Colombiana (NAGC) y con las políticas y procedimientos contenidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT- adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013; por lo tanto se requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el registro contable de las operaciones financieras de la entidad en los procesos auditados y el cumplimiento de las disposiciones legales y el seguimiento al plan de mejoramiento producto de la auditoria de la vigencia 2015. La documentación analizada corresponde a la información suministrada por la entidad en calidad de préstamo, formatos entregados en medio magnético a la contraloría Municipal de acuerdo con la circular 003 de 2017 de fecha 10 de febrero de 2017, correspondiente a la rendición de cuenta vigencia 2016. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja.


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1.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA

De acuerdo con el objetivo general y los objetivos específicos encomendados en el memorando de asignación de la auditoría, se revisaron las conciliaciones bancarias a 31 de diciembre de 2016, cuentas bancarias inactivas, manejo de caja menor, inversiones, cuentas por pagar, presentación de declaraciones de retefuente e IVA, se revisaron los saldos de la cuenta de rentas por cobrar en lo relacionado con impuesto predial; en cuanto a propiedad planta y equipo, se revisaron otros activos , pasivos estimados amortización y suministros y dotación a trabajadores, se revisaron los saldos contables contra los soportes físicos de almacén, se hizo análisis a los saldos y variaciones de cuentas por pagar, se analizaron los ingresos, el examen realizado no incluyó análisis y revisión de deuda pública ya que se le tiene en cuenta en la auditoria Especial del Marco Fiscal mediano plazo, deuda pública y vigencias futuras. 1.2 CONCLUSIONES

- Se repiten observaciones de auditorías anteriores, como es el caso de registros contables que no cumplen con el procedimiento establecido en el plan general de auditoria.

- Se evidencia falta de depuración en las diferentes cuentas del activo y del pasivo incumpliendo lo establecido en las normas vigentes de saneamiento contable.

- Falta de comunicación y conciliación entre las diferentes áreas con la oficina de contabilidad.

- Subutilización del software finanzas plus, pues se siguen presentado procesos manuales al parecer por la no optimización del software

- Se evidencia la falta de un sistema de información actualizado para el manejo de los bienes muebles, inmuebles y de consumo en el que se calcule automáticamente la depreciación de manera individual.

- Se evidencia que se siguen presentando diferencias, entre lo registrado en contabilidad con los soportes del área de almacén; lo anterior debido a que no hay un flujo de información adecuado entre las diferentes áreas con el área de contabilidad y no se cuenta con un módulo de almacén que permita realizar interfaz con el área contable, así mismo no hay conciliación entre las dos áreas.

- En el caso de los arrendamientos de locales de propiedad del municipio, no hay un funcionario que responda por el estado de cada uno de los contratos, pues no existen controles en los recaudos, la vigencia de los contratos, la exigencia de las garantías, la cuantificación de una posible cartera y los cánones establecidos inferiores a las condiciones del mercado.

- El Municipio no tiene establecida una base de datos de impuestos depurada que permita diferenciar claramente los contribuyentes excluidos y exentos del tributo.

- A pesar de contar un sistema en las diferentes áreas, la mayoría de los informes son generados por el administrador del sistema y no por el responsable de cada proceso.


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1.3 Consolidación de Hallazgos Durante la ejecución de la auditoria se establecieron 23 hallazgos de carácter administrativo


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DEL AREA FINANCIERA

La revisión de la cuenta es el punto de partida del proceso de control fiscal, mediante este sistema se evalúa la eficiencia, eficacia, equidad y economía con que los sujetos de control realizan sus funciones, permitiendo analizar, conceptuar y opinar sobre los resultados en cada vigencia auditada. La Contraloría Municipal de Tunja, mediante resolución circular 003 de febrero de 2017 y de acuerdo con la No. 175 del 17 de diciembre de 2013 reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que las entidades sujetas de control deben presentar 2.2 ESTADOS CONTABLES

OBSERVACION No. 1

El Municipio de Tunja sigue desarrollando procedimientos en forma manual, como es el cálculo de la depreciación de bienes muebles e inmuebles, registros de recaudo y cartera de impuestos, resumen mensual de nómina, movimiento del área de almacén; en razón a que la administración municipal no ha implementado las interfaces correspondientes entre contabilidad y los módulos de almacén, impuestos, nomina., del sistema Finanzas Plus situación que genera desgaste administrativo, demora en el reporte de la información al área contable e incertidumbre sobre la veracidad y confiabilidad de la información que se refleja en los estados financieros, especialmente en el área de impuestos. Cabe anotar que la Contraloría Municipal se ha pronunciado en varias oportunidades al respecto, y la Administración no ha tomado medidas para la puesta en marcha de las mismas. Al no ser desvirtuada esta observación y allegar los soportes correspondientes se configurara como hallazgo con alcance administrativo RESPUESTA ENTIDAD La Alcaldía Municipal de Tunja tiene programado para el año 2017 la integración de los sistemas impuestos plus (recaudo y cartera) con el sistema finanzas plus, de acuerdo a la disponibilidad presupuestal existente. También se contratara la actualización del sistema de nómina, el cual incluye la integración con el sistema finanzas plus, el cual permitirá la agilidad en los procesos y en la generación de reportes de las áreas de contabilidad, presupuesto y tesorería; se está estudiando la posibilidad de contratar en las vigencias 2018-2019 la integración con el sistema de


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almacén. Lo anterior en cumplimiento del Plan de Desarrollo 2016-2019 “Tunja en Equipo” programa: Fortalecimiento tecnológico de la administración municipal. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA En razón a que esta observación es repetitiva en los informes presentados por la

Contraloría Municipal y la Alcaldía siempre se compromete a realizar las gestiones correspondientes para lograr integrar todos los módulos del sistema finanzas plus, pero a la fecha no se muestran resultados, se acepta la respuesta de la entidad siempre y cuando en el plan de mejoramiento se establezca la fecha concreta de las acciones que deben ser realizadas en el transcurso de la vigencia 2017, y no en las vigencias 2018 y 2019 como lo manifiestan en su respuesta, ya que las consecuencias se ven reflejadas en las cifras reportadas en los estados financieros, lo cual genera la no razonabilidad de los estados financieros y por ende emitir un dictamen con salvedad. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

2.2.1 BALANCE GENERAL Tabla 1

CODIGO DESCRIPCION 2016 2015 VARIACION %

1 ACTIVO 485,793,478,720 440,258,729,032 45,534,749,688 9.37%

1.1 EFECTIVO 61,185,916,025 41,228,214,222 19,957,701,803 32.62%

1.2 INVERSIONES 1,407,184,068 1,419,611,930 -12,427,862 -0.88%

1.3 RENTAS POR COBRAR 20,613,502,168 21,329,565,301 -716,063,133 -3.47%

1.4 DEUDORES 25,296,709,566 18,117,646,179 7,179,063,387 28.38%

1.5 INVENTARIOS 720,786,927 720,786,927 0 0.00%

1.6 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 138,008,729,603 141,900,950,111 -3,892,220,508 -2.82%

1.7 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO 90,952,683,275 86,842,864,255 4,109,819,021 4.52%

1.9 OTROS ACTIVOS 147,607,967,058 128,699,090,107 18,908,876,950 12.81%

2 PASIVO 148,967,833,576 127,172,398,894 21,795,434,683 14.63%

2.2 OPERACIONES DE CREDITO PUBLICO 31,666,562,653 30,707,619,655 958,942,997 3.03%

2.4 CUENTAS POR PAGAR 28,897,292,024 23,437,767,340 5,459,524,684 18.89%

2.5 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGUR 5,328,345,589 8,225,584,948 -2,897,239,359 -54.37%

2.7 PASIVOS ESTIMADOS 82,633,232,532 63,979,102,115 18,654,130,417 22.57%

2.9 OTROS PASIVOS 442,400,778 822,324,835 -379,924,057 -85.88%

3 PATRIMONIO 315,090,512,274 313,086,330,139 2,004,182,134 0.64%

3.1 HACIENDA PUBLICA 315,090,512,274 313,086,330,139 2,004,182,134 0.64%

3.1.05 CAPITAL FISCAL 309,957,458,294 335,611,525,589 -25,654,067,296 -8.28%

3.1.10 RESULTADO DEL EJERCICIO 0 -19,755,635,732 19,755,635,732 0.00%

3.1.15 SUPERAVIT POR VALORIZACION 11,878,138,026 1,634,141,009 10,243,997,017 86.24%

3.1.25 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO -25,097,821 525,442,000 -550,539,821 2193.58%

3.1.28

PROVISIONES PARA PROPIEDAD PLANTA Y

EQUIPO -6,719,986,225 -4,929,142,727 -1,790,843,498 26.65% Fuente: Estados financieros


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2.2.1.1 GRUPO 11 EFECTIVO

El saldo del efectivo de la entidad presento un incremento de $19.957.702 miles que equivale al 32.62% respecto al año 2015, que fue de $ 41.428.214 miles frente al saldo del 2016 que ascendió a $ 61.185.916 miles, como se puede observar en la siguiente tabla:

Tabla 2 efectivo CUENTA CONTABLE NOMBRE Saldo Final 2016 Saldo Final 2015 VARIACION $ %

110502 CAJAS MENORES - - -

111005 CUENTA CORRIENTE BANCARIA 26,053,139,034.60 12,036,607,287.80 14,016,531,746.80 53.80%

111006 CUENTA DE AHORROS 35,086,314,578.90 29,164,369,129.83 5,921,945,449.07 16.88%

111013 DEPOSITOS PARA FONDOS DE SOLIDARIDAD 46,462,411.11 27,237,804.14 19,224,606.97 41.38%

TOTALES 61,185,916,024.61 41,228,214,221.77 19,957,701,802.84 32.62%

CAJA MENOR Mediante Resolución No. 007 del 7 de enero de 2016, se constituyó la caja menor para la vigencia 2016 del Municipio de Tunja, por valor de $ 20.000.000, distribuidos así:

VALOR

Materiales y suministros 5,000,000

Comunicaciones y transporte 300,000

Impresos y publicaciones 2,500,000

Mantenimiento 4,000,000

Gastos judiciales 200,000

gastos protocolarios 8,000,000

TOTAL 20,000,000

RUBRO

Y se elaboro otra resolucion el dia 6 de septiembre de 2016 por valor dr $20.000.000, en razon a que la del mes de enero no fue suficiente para cubrir los gastos de caja menor lo que refleja una inadecuada planeacion para determinar los rubros y valores a ejecutar durante la vigencia 2016.

OBSERVACION No. 2

Al efectuar la revisión de los gastos de caja menor, se pudo observar que en los primeros 4 meses la Alcaldia Municipal realizo desembolsos de caja menor, por concepto de suministro de fotocopias, afectando el rubro de materiales y suministros, para las diferentes dependencias de la alcaldia por valor de $ 1.383.900, cancelados a Servicopias, en razon a que no se habia suscrito el contrato para el suministro de fotocopias, (contrato No.369 a favor de Servicopias por valor de $ 47.420.400 firmado el 13 de mayo), desvirtuando el concepto de la constitucion de Caja Menor, en razon a que estos gastos se realizaron, por la no contratacion por parte de de la alcaldia, el contrato se firmo hasta el mes de mayo como se menciono anteriormente. Ademas el rubro de comunicaciones y transporte fue agotado durante el periodo comprendido entre el 14 de enero al 29 de febrero por valor de $ 314.000, sobrepasando el monto aprobado inicialmente de $300.000, incumpliendo lo establecido en la Resolucion 007 del 7 de enero de 2016. De no ser aclarada y soportada esta observacion se configurara como hallazgo administrativo.


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RESPUESTA ENTIDAD

Efectivamente fue necesario para la administración municipal secretaria administrativa tener que disponer del valor asignado a caja menor para toma de algunas fotocopias mientras se adelantó el trámite para el contrato de suministro de fotocopiado, precisamente el ordenador del gasto es quien indica la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar por caja menor, en este orden de ideas la caja menor para la vigencia 2016 se creó con el fin de “sufragar los gastos generales de menor cuantía que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles , previstos en el presupuesto y que permitan el normal y ágil desarrollo de las actividades inherentes a las funciones propias de la Alcaldía Mayor de Tunja, tal como lo establece la Resolución 0007 de fecha 07 de enero de 2016, igualmente se encuentra allí consagrado que dentro de los conceptos, valores y rubro presupuestal está concebido los materiales y suministros hasta por valor de $5.000.000.oo, nótese que las fotocopias efectivamente se pagaron con cargo al Rubro que correspondía Materiales y Suministros y jamás se excedió del valor máximo estipulado.

En cuanto a la segunda parte de esta observación se revisaron los archivos del movimiento realizado a Caja Menor, rubro comunicaciones y transportes, por valor de $300.000.oo, según disponibilidad No. CD 201600050 de fecha 07 de enero de 2016, para el periodo en comento, evidenciándose que fue utilizado correctamente de acuerdo a lo establecido en la Resolución 007 de enero de 2016, y aportando los respectivos soportes para su aceptación y pago cuya sumatoria final fue de $298.200.oo, quedando un saldo de $1.800.oo al momento de legalización de la Caja Menor según Registro Presupuestal RD 20162171 de fecha 29 de agosto de 2016 y orden de pago No. 2016024 con fecha de causación 30 de agosto de 2016.

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la Entidad no logra desvirtuar la observacion, ya que no anexan soportes, y los $314.000 del rubro comunicaciones y transporte se refleja en las planillas de reembolso de caja menor. Ademas se evidencia la indebida planeacíon de la entidad respecto al contrato del servicio de fotocopias. Se mantiene la observacion y se configura como hallazgo administrativo.


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Tabla 3. Relacion Pago fotocopias

Fecha concepto valor beneficiario soporte

10-02-2016 fotocopias 26,950 pagado a Claudia Milena Porras CE 008

16-02-2016 fotocopias 50,000 pagado a Ricardo Cipagauta Rojas CE 013

18-02-2016 fotocopias 4,650 pagado a Rosario Ruiz CE 015

22-02-2016 fotocopias 50,000 pagado a Luis Ricardo Cipagauta Rojas CE 017

02-02-2016 fotocopias 11,340 pagado a Gilma Gamboa CE 040


09-02-2016 fotocopias 200 pagado a Gilma Gamboa CE 06

01-03-2016 fotocopias 156,000 pagado a Marly Triana Camacho CE 23



17-03-2016 fotocopias 140,000 pagado a Lady Diana Perez martinez CE 33




07-04-2016 fotocopias 70,000 pagado a Lady Diana Perez martinez CE 39



18-04-2016 fotocopias 20,000 pagado a Leidy Gonzalez CE 44

22-04-2016 fotocopias 12,000 pagado a luis Pineda CE 45

25-04-2016 fotocopias 100,000 pagado a Nubia Hernandez CE 46

25-04-2016 fotocopias 50,000 pagado a Rafael Acevedo CE 47

27-04-2016 fotocopias 80,000 pagado a Susana Saenz CE 49

29-04-2016 fotocopias 40,000 pagado a Claudia Rivera CE 50

29-04-2016 fotocopias 35,000 pagado a luis pineda CE 51


04-05-2016 fotocopias 13,500 pagado a Andres Callejas Cardenas CE 54

05-05-2016 fotocopias 40,000 pagado a alexandra Tamayo CE 55

05-05-2016 fotocopias 80,000 pagado a Ligia Cely Carreño CE 56

06-05-2016 fotocopias 70,000 pagado a Rosa Susana Saenz CE 57

10-05-2016 fotocopias 45,400 pagado a Paola Gonzalez CE 58

TOTAL 1,383,900 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Durante la vigencia de 2016, la Alcaldía Municipal de Tunja depositó y administró sus recursos a través de ciento ocho (108) cuentas bancarias, 53 cuentas corrientes y 55 cuentas de ahorros, las cuales a 31 de diciembre de 2016 revelan un saldo por valor de $ 61.185.916 miles.

OBSERVACION No. 3

El Municipio refleja en los estados financieros cuentas bancarias inactivas, por valor de $789,914.miles, los movimientos reflejados son rendimientos financieros, pero no se efectuó ningún movimiento, estos valores corresponden a saldos de cuentas bancarias destinadas exclusivamente a convenios interadministrativos suscritos por el Municipio que a la fecha no se han liquidado, es el caso de la cuenta bancaria Colpatria No.7301002429,


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correspondiente al Convenio Interadministrativo 2176 de 2013 suscrito entre el Departamento de Boyacá y el Municipio de Tunja, con el fin de realizar el proyecto “Inventario de la colección de Muebles de la casa del museo del escribano Juan Vargas”, cuyo saldo asciende a $ 637.006 miles, y representa el 80% del valor de las cuentas inactivas que se relacionan a continuación: valor que genera una incertidumbre en el saldo de bancos, ya que no se puede establecer si el saldo es del Municipio o debe ser reintegrado al Departamento. De no ser aclarada esta observación se configurara hallazgo administrativo.

La Ley 1150 de 2007 en su artículo 11, precisó el término que tiene la entidad para liquidar el respectivo contrato y recoge las tesis de la jurisprudencia basada en que la competencia para hacerlo unilateralmente se extiende hasta los dos años siguientes al vencimiento del término establecido para su liquidación.

Por último, si bien en los Convenios Interadministrativos ambas partes son Agentes Públicos, que representan la Administración pública gestora del interés general, no imperando frente a éstas los poderes coactivos o el ejercicio de poderes unilaterales del Estado contratante respecto del Estado contratista, habiéndose pactado la liquidación de los mismos, ésta deberá realizarse en las condiciones estipuladas.

De no haberse realizado la liquidación pactada en dichos términos, ello no es óbice para que en caso que una de las partes considere procedente el reconocimiento de alguna obligación que haya quedado pendiente en el marco del desarrollo del Convenio, lo haga bien de manera concertada, vía conciliación, o bien sea de manera unilateral mediante un acto administrativo fundamentado en el principio de responsabilidad y el reconocimiento de obligaciones naturales para el cumplimiento de obligaciones derivadas del Convenio que a su terminación no se hayan cumplido, teniendo en cuenta que si bien por regla general no se convienen obligaciones reciprocas, puede ocurrir que por las características especiales en que se desarrolla el Convenio, se hayan generado obligaciones que estén aún pendientes; puesto que hay casos en los que alguna de las entidades, no obstante haber cumplido con el objeto pactado, precise cumplir compromisos que deban satisfacen con cargo a sus apropiaciones. (Concepto 22859 de 2012 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.)

En la tabla siguiente se reflejan 17 cuentas bancarias inactivas Tabla 4. Cuentas Bancarias Inactivas

Fuente: Libros auxiliares


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RESPUESTA ENTIDAD Se viene adelantando revisión de cuentas inactivas que corresponden a convenios de vigencias anteriores y recursos propios de las cuales se encuentran canceladas las siguientes, anexo certificación de cancelaciones:

CUENTA NO. BANCO NOMBRE DE LA CUENTA DETALLE

2400542194-9 CAJA SOCIAL AJUSTE CONTABLE

1503-000069-7 AGRARIO CREM "MUNICIPIO DE TUNJA" CANCELADA

882-357918-81 BANCOLOMBIA RECURSOS PROPIOS CANCELADA

2401517673-4 CAJA SOCIAL

RECURSOS REGALIAS - POR CARBON,

CALIZAS, ARENA, ARCILLA Y MATERIALES

DE CONTRUCCION. CANCELADA

7301002429 COLPATRIA RECURSOS PROPIOS CANCELADA

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Aunque la entidad ha cancelado las cuentas inactivas relacionadas en su respuesta, a 31 de diciembre de 2016 se siguen presentando cuentas bancarias inactivas por concepto de saldos de convenios presuntamente sin liquidar por valor de $789.914 miles, que equivale al 1% del total de las cuentas bancarias y especialmente el saldo de la cuenta bancaria Colpatria No.7301002429, de $637.006 miles correspondiente al Convenio Interadministrativo 2176 de 2013. La entidad debe incluir esta acción en el plan de Mejoramiento y especificar claramente el tiempo a desarrollarse. Por lo anterior se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

Conciliaciones Bancarias:

Se efectuó una revisión y seguimiento a las conciliaciones bancarias de la vigencia 2016 y se observó que la entidad ha realizado un avance en la depuración de partidas conciliatorias de las diferentes cuentas, pero a la fecha de la auditoria, aún siguen figurando partidas que vienen desde la vigencia 2014 y deben ser incluidas en los libros de bancos.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




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consignaciones por ingresar

CTA CTE 61610900-5 BANCO BOGOTA RECURSOS PROPIOS

17/06/2015 191,000.00 Según nota 1425-246 de fecha 24 de Marzo

14/08/2015 46,000.00 de 2017 la alcaldia solicito al Banco la

04/09/2015 29,000.00 aclaración de estas partidas conciliatorias.

14/12/2015 35,000.00

04/03/2016 9,600,000.00

30/06/2016 387,000.00

30/06/2016 3,037,000.00

28/07/2016 36,000.00

13,361,000.00

notas credito sin registrar

25/05/2015 2,651,496.00

valor por debitar en libro auxiliar

14/04/2014 40,500.00

notas creditos por registrar en libro de bancos

CTA DE AHORROS 73020004581 BANCO COLPATRIA

09/03/2016 4,120,000.00

27/05/2016 1,054,300.00

31/05/2016 24,771,000.00

29/04/2016 453,000.00

30,398,300.00

OTROS N.C $379,899.60

TOTAL $30,778,199.60

Valores por acreditar en libro auxiliar

cta de ahorros 197025398 Confiar BANCO CONFIAR

30/06/2015 455,000.00 CONSIGNACION POR TRASLADO


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CÓDIGO: FO-AF-13

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OBSERVACION No. 4

La conciliación bancaria del mes de diciembre de la cuenta corriente No. 390-04479-0 del Banco Occidente – Recursos propios, presenta en partidas conciliatorias cheques pendientes de cobro por valor de 1.851 miles, de fecha de giro superior a 180 días, así:

10/02/2016 6434 Héctor Arnoldo Pineda 20,000

20/04/2016 7573 María Jenny Roncancio 1,536,000

11/05/2016 7999 Rene Leonard Martínez C. 141,940

13/06/2016 8124 Guillermo Sandoval Fonseca 153,000

1,850,940

Según concepto 107780 DE ENERO 30 DE 2008 de la Contaduría General de la Nación “Los cheques girados por la entidad contable pública, que habiendo sido reclamados no han sido cobrados, deben permanecer como una diferencia en la conciliación bancaria, hasta tanto se cumplan los seis meses de que trata el artículo 721 del Código de Comercio, para que el banco pague si el librador tiene fondos suficientes, o haga la oferta de pago parcial. Lo anterior, considerando que el cheque es un título valor pagadero a la vista. Ahora bien, si cumplidos los seis meses el tenedor del cheque no lo cobra, la entidad debe restituir los fondos debitando la subcuenta 111005-Cuenta corriente, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y acreditando la subcuenta 242529-Cheques no cobrados o por reclamar, de la cuenta 2425-ACREEDORES. En cuanto a los cheques girados que no han sido reclamados, si la entidad contable pública, con el objeto de proteger los recursos de la organización, establece un procedimiento administrativo de anulación periódica de los cheques no reclamados, con la anulación debitará la subcuenta 111005-Cuenta corriente, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y acreditará la subcuenta 242529-Cheques no cobrados o por reclamar, de la cuenta 2425-ACREEDORES. Como se observa, la reclasificación de los cheques no cobrados o por reclamar a la subcuenta 242529-Cheques no cobrados o por reclamar, de la cuenta 2425-ACREEDORES, no se relaciona con la finalización del período contable, sino que surge de circunstancias específicas como el plazo máximo establecido legalmente para hacer efectivo un cheque y la política de anulación de cheques no reclamados definida por la entidad”.

Esta observación se configurara como un presunto hallazgo con alcance administrativo.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




RESPUESTA ENTIDAD

Le informo que mediante Resolución No. 0001 del 7 de abril de 2017 fueron anulados, reclasificados contablemente y se hizo traslado de los recursos a la cuenta bancaria No. 1505734466 denominada acreedores banco Davivienda de tres cheques No. 7573 - $20.000, 7833 - $1.536.000, 7999 - $141.940. El cheque No. 8124 a favor del señor Guillermo Sandoval Fonseca ya fue cobrados. Anexo los soportes. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Dado que la Alcaldía de Tunja allega los soportes correspondientes; analizada la respuesta por el grupo auditor; se levanta lo observado.

2.2.1.2 GRUPO 12 INVERSIONES:

El Municipio refleja un saldo de inversiones a 31 de diciembre de 2016 de $.1407.184 miles, representadas en las diferentes acciones que tiene el Municipio tal como se refleja en la siguiente tabla; en el Banco Popular, Empresa de Energía de Boyacá, Inversiones Sercofun los Olivos Tuluá y Servitunja. Se efectuó un arqueo físico y se constató la existencia de los títulos, contablemente se verifico el registro de los rendimientos financieros. Durante la vigencia 2016 se registraron $249.779.miles que equivale al 17.75% de la inversión total.

Durante la vigencia 2016 se constituyeron dos CDT por valor de $ 600.000 miles y fueron redimidos en el mes de Diciembre.

Tabla 5. Inversiones

CUENTA CONTABLE NOMBRE SALDO INICIALMOVIMIENTO DEBITOMOVIMIENTO CREDITO SALDO

1.2 INVERSIONES 1,419,611,930 605,557,050 617,984,912 1,407,184,068

1.2.01 INVERSIONES RENTA FIJA 0 600,000,000 600,000,000 0

1.2.01.06 CEERTIFICADOS DEPOSITO A TERMINO 0 600,000,000 600,000,000 0

1.2.01.06.0078 CDT Corbanca No.524498 0 200,000,000 200,000,000 0

1.2.01.06.0100 CDT COMULTRASAN No.0397633 0 400,000,000 400,000,000 0

1.2.02 INVERSIONES ADMON DE LIQUIDEZ RTA V 817,496,000 0 17,984,912 799,511,088

1.2.02.01 Acciones Ordinarias Banco Popular 817,496,000 0 17,984,912 799,511,088

1.2.07 INVERSIONES PATRIMONI- METODO COSTO 607,672,980 0 0 607,672,980

1.2.07.51 Inversiones en Entidades Privadas 157,672,980 0 0 157,672,980

1.2.07.51.0001 Inversiones en Entidades Privadas EEB 149,872,980 0 0 149,872,980

1.2.07.51.0002 Inversiones Sercofun los Oliv Tulua 7,800,000 0 0 7,800,000

1.2.07.55 SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA 450,000,000 0 0 450,000,000

1.2.07.55.0003 Servitunja S.A.E.S.p 450,000,000 0 0 450,000,000


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VERSIÓN: 02




Fuente: Libros auxiliares

Elaboro: comisión de auditoria

2.2.1.3. GRUPO 13 RENTAS POR COBRAR

Las rentas por cobrar representan las deudas por concepto de impuestos que le adeudan los contribuyentes al Municipio de Tunja. Para la vigencia 2016 registra un saldo de $ 20.613.502.167, clasificadas como sigue:

1. Por concepto de impuesto predial se clasifican en vigencia actual (2016) por valor de $ 5.599.928.812 y vigencias anteriores por valor de $ 14.395.045.455, dentro de las cuales se presenta por vigencia 2015 un saldo de $ 4.914.834.523 y por cartera de difícil recaudo (2007 – 20014) asciende a la suma de $ 9.480.210.932; de acuerdo con las certificaciones de saldos de cartera de la oficina de impuestos de la Alcaldía Mayor de Tunja de las vigencias 2015 y 2016, las rentas por cobrar por impuesto predial incrementaron en un 17,50% pasando de $ 17.017,505 miles a $ 19.994.974 miles, presentándose por vigencia actual un incremento de $ 250.296.793 lo que representa el 4,68%, y por vigencias anteriores aumentaron en $ 2.727.172.761 lo que representa un incremento significativo del 23,37%.

2. Por impuesto de industria y comercio vigencias anteriores refleja un saldo de

$ 618.527.900 presentándose un incremento significativo en con respecto a la vigencia anterior de $ 210.096 miles equivalente al 51,44%.

OBSERVACION No. 5

Llama la atención que el valor de la cartera de rentas por cobrar de vigencias anteriores 2007 a 2015 tiene un incremento significativo entre las vigencia 2015 a 2016 de $ 2.727.172 miles, durante el proceso auditor se verificaron las bases de datos que sirven de soporte para establecer las cuentas por pagar donde se evidenció que el sistema impuesto plus genera la información de todos los predios de la ciudad incluyendo los predios exentos del tributo por lo cual, se hace necesario realizar depuración a la información generada por el sistema de los predios reportados como morosos, con el fin de que la información generada corresponda a derechos ciertos a favor de la Alcaldía de Tunja, ya que el saldo contable refleja una cartera de por concepto de predial de $ 19.994.974 miles y el reporte de impuestos plus sin tener en cuenta los predios del municipio de Tunja, refleja un valor de cartera de $ 39.966.049 miles, presentándose un diferencia de 16.971.075 miles lo cual estaría generando incertidumbre sobre la razonabilidad de la información financiera reflejada en las cuentas 130507 Predial unificado (Vigencia actual), y 131007 Predial unificado (vigencias anteriores). Por lo anterior la Alcaldía Mayor de Tunja, debe dar aplicabilidad a lo establecido en la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación y su anexo “Procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable”, numeral 3.1 Depuración contable permanente y sostenible con el fin de que los reportes generados por el sistema sean confiables.


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VERSIÓN: 02




Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA Atendiendo la observación efectuada por la CONTRALORIA MUNICIPAL, se precisa que la cifra reportada como RENTAS POR COBRAR IMPUESTO PREDIAL, corresponde al archivo inicial generado desde el SISTEMA IMPUESTOS PLUS, allegado por el ADMINISTRADOR DEL SISTEMA IMPUESTOS PLUS. A las cifras reportadas, se les aplico un proceso de depuración manual, el cual se realiza como quiera que entre los predios reportados como morosos, encontramos, predios respecto de los cuales se adelantan procesos tales como: _Predios que reporta el IGAC sin número de matricula _predios con el contribuyente fallecido _predios con uso LOTE sin dirección alterna para surtir notificación personal Titularidad predios del Municipio _cartera de baja rentabilidad aplicando ecuación costo/beneficio _Legalización de predios sin titulo _Predios con identificación errada de contribuyente _Actualización de datos propietario actual _Existencia física, jurídica y fiscal del predio confirmada por parte del IGAC- TERRITORIAL BOYACA. Acorde a lo anterior, la cifra de $19.971.974 miles es confiable. La SECRETARIA DE HACIENDA, está adelantando las gestiones administrativas pertinentes para la implementación de un software que acorde con las normas contables y el principio de causación genere por sistema las cifras que anualmente se han quedado sin recaudar para cada vigencia, para así de esta manera generar tales montos desde un aplicativo. Para la vigencia 2017 se ha aplicado tal principio y en efecto, ya se informo cuanto es el IMPUESTO PREDIAL por recaudar de la presente vigencia, para así al final de la vigencia, poder determinar cuál es la renta por cobrar, igualmente sobre dicha cifra oportunamente impactar los descuentos, las prescripciones y demás conceptos que afecten el resultado final de las rentas por cobrar. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA

De acuerdo con la respuesta de la entidad la Alcaldía de Tunja debe continuar con las acciones necesarias con el fin de obtener bases de datos confiables las cuales representen fielmente las obligaciones tributarias de manera individualizada a favor del Municipio de Tunja, teniendo en cuenta que la Alcaldía de Tunja a adelanto gestiones para la depuración de la información es procedente levantar la observación.


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VERSIÓN: 02




De acuerdo al reporte de la oficina de impuestos, durante la vigencia 2016 se realizaron un total de 686 Resoluciones decretando prescripciones de obligaciones tributarias por concepto de impuesto predial adeudado por los contribuyentes por un valor de $ 268.849 miles, valor que se incrementó significativamente con respecto a la vigencia anterior (2015) en $ 165.543 miles, lo cual corresponde al 160,25%, teniendo en cuenta que el valor de la vigencia anterior fue de $ 103.306 miles.

OBSERVACION No. 6

Teniendo en cuenta el alto número de resoluciones por prescripciones que se realizaron durante la vigencia 2016 y que ha tenido un incremento significativo con respecto a la vigencia anterior, la Alcaldía de Tunja, debe establecer las acciones pertinentes para una adecuada gestión de cobro, para la recuperación de la cartera, y así evitar posibles pérdidas de recursos al llegar a la extinción de las obligaciones por prescripción de las deudas. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA Revisada la relación de las prescripciones otorgada en la vigencia 2016, se aprecia que se debió otorgar y cuantificar la correspondiente al predio 01020016000500 por unas vigencias muy antiguas, ya que eran 2003 y 2004, la cuales sumaron una cuantía de $93.363.000. Igualmente en su gran mayoría las prescripciones corresponden a vigencias de difícil recaudo dada su antigüedad. No obstante lo anterior, la SECRETARIA DE HACIENDA, está adelantando las acciones administrativas tendientes a disminuir la ocurrencia del fenómeno de las prescripciones, a saber: _Adelantamiento proceso de Notificación de 13.000 LIQUIDACIONES OFICIALES vigencia fiscal 2012. _Adelantamiento proceso de NOTIFICACION 2000 Liquidaciones oficiales de la vigencia 2013. _Adelantamiento proceso de NOTIFICACION 2000 Liquidaciones oficiales de la vigencia 2014. _Obtención de 30 CERTIFICADO DE CAMARA DE COMERCIO PERSONAS JURIDICAS que adeudan el impuesto predial, para surtir notificación en dirección judicial, con actualización de representante legal. _ Verificación de 40 cédulas de ciudadanía en página de REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL a fin de verificar su validez, y proceder a adelantar la NOTIFICACION HEREDEROS INDETERMINADOS.


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-Revisión de predios sin identificación, con posterior solicitud de ESCRITURAS a las diferentes notarias, para un total de 114 solicitadas. _Revisión en SISTEMA IMPUESTO PLUS de información, para remisión de 18 ESCRITURAS al INSTITUTIO GEOFGRAFICO AGUSTIN CODAZZI _Remisión de 1940 LIQUIDACION OFICIALES VIGENCIA FISCAL 2012 para adelantamiento de proceso de cobro. _En cumplimiento de la Ley 1819 de 2016 con apoyo de la OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES, se adelanta proceso de notificación por la WEB a 1109 liquidaciones oficiales de la VIGENCIA FISCAL 2012. _Se adelantó un OPERATIVO especial visitando 202 predios que reportaban deuda de IMPUESTO PREDIAL para persuadir su pago. -Envío a casa de los contribuyentes de 8.263 PERSUASIVOS para recordar pago de la deuda de impuesto predial unificado. -Se adelantó proceso de notificación de liquidaciones oficiales en forma personal a 224 contribuyentes que adeudan impuesto predial unificado vigencia 2012 y 2013. Para la presente vigencia, se inicia proceso de visitas a predios de contribuyentes que adeudan impuesto predial, para ofrecer la condición especial de pago de que trata el ACUERDO MUNICIPAL 03 de 2017. Como se advierte la OFICINA DE IMPUESTOS hace las gestiones pertinentes para lograr el pago de las obligaciones adeudas y el proceso de notificación en forma legal a los contribuyentes morosos que adeudan el I.P.U. a fin de evitar la ocurrencia del fenómeno jurídico de la prescripción. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Si bien la Alcaldía de Tunja ha adelantado las acciones pertinentes en lo referente a los procesos para recuperación de cartera se observa que durante la vigencia 2016 se iniciaron procesos de deudas del año 2012, las cuales por su antigüedad podrían correr el riesgo de prescribirse, por lo anterior se debe continuar con el adelantamiento de las acciones de cobro de acuerdo con los parámetros legales establecidos, por lo anterior se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

El Plan General de Contabilidad Pública con respecto a la extinción de rentas por cobrar por causas diferentes al pago establece en el numeral 9.1.1.2 Rentas por cobrar, párrafo 149 lo siguiente: “…En todo caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectará directamente el patrimonio”


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OBSERVACION No. 7

Teniendo en cuenta la normatividad establecida en el Plan General de Contabilidad Pública numeral 9.1.1.2 Rentas por cobrar párrafo 149, no se evidencia que la Alcaldía de Tunja este cumpliendo con el procedimiento establecido para el reconocimiento contable de las prescripciones de impuestos. Por lo tanto se podría estar generando una sobrestimación por valor de $ 268.849 miles en las patrimoniales. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo con alcance disciplinario RESPUESTA No existe sobrestimación toda vez que el valor reflejado en los estados financieros cuenta rentas por cobrar es el valor ya depurado, en el cual se encuentran ya descontadas las prescripciones. Razón por la cual solicitamos comedidamente se sirva no dejar el hallazgo con alcance disciplinario sino administrativo, toda vez que para el mismo estamos realizando las siguientes acciones:

- En la vigencia 2017, ya se ha causado el impuesto predial liquidado, razón por la cual de dicha causación se estará descontando las prescripciones que se otorguen, descuentos por pronto pago, devoluciones presentadas año a año, con lo cual garantizamos que este hallazgo no se presentara en el año 2017 y años subsiguientes.

- Frente a este hallazgo relacionado con las vigencias 2016 y anteriores se procederá a depurar la cartera existente para establecer la existencia real de dichas obligaciones en cumplimiento a la ley 1819 de 2016 y con fundamento en la cifra de cartera depurada se procederá a reflejar en los estados financieros.

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta la respuesta de la Alcaldía de Tunja es necesario recordar que existe una normatividad clara y expresa de la Contaduría General de la Nación, en cuanto al reconocimiento contable de la extinción de los derechos por causas diferentes al pago en lo relacionado con las rentas por cobrar. Si bien es cierto la cartera no se encuentra sobreestimada ya que en el saldo reflejado que pasa la oficina de impuestos se encuentra depurado, y descontándose las prescripciones, no se ha afectado el reconocimiento en el patrimonio, sino que se descuenta en los ingresos de la misma


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vigencia, siendo ingresos de vigencias anteriores, presentándose la inconsistencia en la afectación del ingreso y no del patrimonio. Es de anotar que esta misma inconsistencia se había detectado en la auditoria de los estados financieros de la vigencia 2015 y por este motivo se dejó como observación de auditoría la cual se incluyó en el plan de mejoramiento de la entidad pero no se cumplieron con las acciones propuestas de mejora aplicando el procedimiento contable establecido. Teniendo en cuenta que la inconsistencia afecta solamente la contrapartida establecida en el procedimiento contable se levanta el alcance disciplinario y se configura como hallazgo administrativo el cual debe incluirse en el plan de mejoramiento de la entidad.

Durante la vigencia 2016 la oficina de impuestos remitió a cobro coactivo un total de 1940 actos administrativos por impuestos en mora, por un valor total de $ 2.703.826 miles correspondientes a la vigencia 2012, para iniciar su respectivo proceso, de los cuales la oficina de cobro coactivo devuelve a impuestos un total de 861 actos administrativos por valor de $1.220.575 miles por no cumplir con los requisitos para poder iniciar el respectivo proceso de cobro coactivo.

OBSERVACION No. 8

Teniendo en cuenta el gran número de expedientes devueltos de cobro coactivo a la oficina de impuestos, se podrían presentar deficiencias en el procedimiento de cobro, por lo cual habría riesgo de pérdida de recursos para la administración municipal, toda vez que llegan a la oficina de cobro coactivo aproximadamente el 40% de los títulos sin los requisitos completos para iniciar el proceso de cobro y estos tiene que ser devueltos con el fin de subsanar las deficiencias, igualmente se incrementa el riesgo de prescripción; teniendo en cuenta que durante la vigencia 2016 se remitieron a cobro coactivo títulos de la vigencia 2012, los cuales si no se les abre el proceso de cobro oportunamente se podría correr el riesgo de prescribir dichas obligaciones y perder los recursos según lo dispuesto en el artículo 817 del Estatuto Tributario, el cual establece que “La acción de cobro de las obligaciones fiscales, prescribe en el término de cinco (5) años…” Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA

Acorde con el reporte de títulos remitidos a cobro que contienen la vigencia fiscal 2012 y el consolidado de devoluciones provenientes de cobro, tenemos el siguiente resultado:

CAUSAL DE DEVOLUCION TOTAL

Contribuyente desactualizado en la base que suministra el IGAC

30

Contribuyente titular fallecido 142

Predios sin folio de matrícula inmobiliaria

51


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Predios sin identificación del contribuyente obligado

292

Títulos con notificación y guía deficiente 390

Obligaciones ya canceladas 45

Observando las causales de devolución más concurrentes, tenemos que las mismas corresponden en su mayoría a deficiencias en la calidad de la información que tiene la SECRETARIA DE HACIENDA, para efectuar la liquidación, cobro y recaudo del IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO. Entre las más relevantes tenemos predios sin folio de matrícula o sin número de identificación del contribuyente. Ante la primera causal tenemos que la SECRETARIA DE HACIENDA, elevo el correspondiente concepto y está a la espera del mismo. En cuanto a predios sin identificación se ha verificado que los folios de matrícula para dichos predios adolecen de número de identificación, por lo que se ha procedido a solicitar 114 escritura públicas, para ser revisadas y remitidas al IGAC, con el fin de que dicho documento público pueda servir de soporte para actualizar identificación de propietarios ante el IGAC. En cuanto a predios desactualizados en propietario, se enviaron para el IGAC lo correspondientes folios de matricular para su actualización. Igualmente se ha hecho un reenvío de 228 títulos a la UNIDAD DE COBRO los cuales fueron subsanados y recibidos para adelantar su cobro. Para las guías deficientes, se solicitó el correspondiente control de calidad ante la OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES, como supervisora del contrato. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta la respuesta de la entidad y la gestión adelantada por la Alcaldía de Tunja es necesario que los títulos contengan los requisitos necesarios para iniciar los procesos de cobro en forma oportuna con el fin de prevenir la pérdida de recursos por prescripción, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

2.2.1.4 GRUPO 14 DEUDORES

TRANSFERENCIAS POR COBRAR: Los saldos registrados en este rubro corresponden a la causación de la última doceava de la transferencias del sistema general de participaciones, las cuales fueron giradas al municipio en el mes de enero de 2017, en nuestro proceso auditor verificamos el valor registrado y lo


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cruzamos con el ultimo CONPES publicado en la página del Departamento Nacional de planeación-DNP, para el municipio de Tunja como se puede observar en la siguiente tabla:

Tabla No.6 Transferencias SGP

CODIGO NOMBRE SALDO S/N LIBROS AUXIL SALDO S/N CONPES DIFERENCIA

1.4.13 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 3,586,028,148.72

1.4.13.12 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES -

1.4.13.15 Sistema G.Parti- Salud 1,654,741,000 1,654,740,574 426

1.4.13.17 Sistema G.Particip Proposito General 593,172,314 593,172,313 1

1.4.13.19 Sistema G Parti Alimentac Escolar 24,041,862 24,041,859 3

1.4.13.22 SGP Agua Potable Ysaneamiento 257,528,990 257,528,987 3 El Municipio registro adecuadamente las transferencias del sistema general de Participaciones, de acuerdo con las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación. EMBARGOS JUDICIALES Como se puede observar en la tabla, el saldo de embargos a 31 de diciembre de 2016 disminuye a 612.692 miles, respecto a la vigencia 2015 disminuyo en un 120.03%. Estos valores corresponden a medidas cautelares de embargos a las cuentas bancarias de la entidad, originadas en procesos ejecutivos en contra de la alcaldía por demandas labores y el resultado de visitas de verificación de aportes y transferencia realizadas por Comfaboy, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar I.C.B.F ; y embargos realizados por Corpoboyaca y Superintendencia de salud.

codigo Concepto 31/12/2016 31/12/2015 variacion %

147013

Embargos

Judiciales 612,691,869.42 1,348,095,947.42 735,404,078.00- -120.03% La disminución del 120.03% obedece a la legalización de los siguientes embargos: Nelson Miguez de Pablos 381,713, 009.95

Corpoboyaca 246, 460,878.00 Durante la vigencia 2016, no se presentaron nuevos embargos. La entidad esta adelantado las gestiones a través del área jurídica para revisar el estado de los embargos que siguen pendientes. INCAPACIDADES Durante el examen realizado, se evidenció que durante la vigencia 2016 se liquidaron incapacidades por enfermedad general, las cuales deben ser reconocidas por las EPS por un valor total de $ 52.097 miles, clasificadas así: ARL POSITIVA $ 1.059 miles


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CAFESALUD $ 20.590 miles COLPENSIONES $ 13.479 miles COOMEVA $ 226 miles FAMISANAR $ 386 miles NUEVA EPS $ 6.642 miles SALUDVIDA $ 8.979 miles SANITAS $ 736 miles Al ser incapacidades a cargo de las respectivas EPS son susceptibles de reconocerse como cuentas por cobrar y en el momento del reintegro se debe disminuir la cuenta por cobrar con el fin de establecer la cartera y un adecuado control contable y financiero de las mismas. Es así como la Contaduría General de la Nación emitió concepto 20132000002781 del 07 de febrero de 2013, el cual indica: “Pago de incapacidades con cargo a las EPS. Sobre el particular la Contaduría General de la Nación ya se pronunció en el numeral 1.1 del expediente 20115-153858 del 17 de mayo de 2011 en el sentido de que “La cuenta por cobrar a las Empresas Promotoras de Salud-EPS por el pago de la parte que les corresponde cubrir por las incapacidades a los empleados, se debe registrar en la subcuenta 147064 Pagos por cuenta de terceros, de la cuenta 1470 OTROS DEUDORES”. Por otra parte de acuerdo con la información registrada en la ejecución presupuestal de ingresos de la vigencia 2016, en el rubro 1106020204 Reintegro incapacidades, se recaudó un total de $ 29.047 miles. La alcaldía municipal a través de la oficina administrativa, durante el transcurso de la vigencia ha realizado el procedimiento para el reconocimiento de las incapacidades.

OBSERVACION No.9

De acuerdo con lo enunciado anteriormente la Alcaldía de Tunja no estaría registrando las incapacidades a cargo de las EPS como una cuenta por cobrar, de acuerdo con las directrices de la Contaduría General de la Nación según concepto 20132000002781 del 07 de febrero de 2013, teniendo en cuenta que se liquidaron incapacidades por un valor de $ 52.097 miles y se recaudó por reintegro de las mismas la suma de $ 29.047 miles, por lo cual, se estaría generando una posible subestimación en la cuenta 1470 por un valor de $ 23.050 miles, además de una sobreestimación en el gasto de nómina al registrar las incapacidades que no están a cargo de la Alcaldía de Tunja y en los ingresos al registrar los reintegros de las EPS. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA

En consulta realizada con la secretaria Administrativa, se pudo constatar que la diferencia existente obedece al reconocimiento de la Incapacidad más no el pago de la misma, es de aclarar que el trámite surgido en el pago de las incapacidades es un trámite


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administrativo y por lo general el pago de las incapacidades por parte de las EPS no se hace de manera inmediata; a pesar de los requerimientos efectuados por la secretaria administrativa mediante cuentas de cobro, no ha sido posible obtener el pago de las mismas.

A partir del mes de Abril de la presente vigencia se remitirá a la oficina de contabilidad la liquidación de cada una de las incapacidades por tercero así como su respectivo pago.


DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la Alcaldía de Tunja no desvirtúa la observación planteada toda vez que si bien es cierto las entidades encargadas de hacer los reconocimientos de las incapacidades no pagan de manera inmediata esto genera una cartera a favor, la cual debe ser reconocida contablemente por lo que se genera una subestimación en la cuenta 147064 Pagos por cuenta de terceros por valor de $ 23.050 miles. Por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

2.2.1.5. GRUPO 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

La cuenta propiedad planta y equipo al cierre de la vigencia 2016 presenta un saldo de $ 138.008.739 miles lo cual representa el 28,41% del total de los activos. Durante el examen realizado se verificaron las entradas y salidas de Almacén de la vigencia 2016 donde se encontraron entradas de bienes devolutivos así:

MES NUMERO ENTRADA VALOR ELEMENTOS

MARZO 201600003 2.428.900,00 CELULAR IPHONE

JUNIO 201600009 431.900,00 CELULAR SAMSUNG

JULIO 201600011 2.070.600,00 GPS REPOSICION POR SINIESTRO

AGOSTO 201600035 294.900,00 MODEM MIFI

SEPTIEMBRE 201600052

2.965.500,00 EQUIPO DE COMPUTO

SEPTIEMBRE 201600050

2.965.500,00 EQUIPO DE COMPUTO


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OCTUBRE 201600063 7.343.588,00

4 EQUIPOS DE COMPUTO RECIBIDOS DEL BOMBEROS TUNJA EN COMODATO

NOVIEMBRE 201600074

732.633,00 CAMARA FOTOGRAFICA

NOVIEMBRE 201600080

349.868,00 CELULAR HUAWEI

NOVIEMBRE 201600079

229.889,00 CELULAR HUAWEI

DICIEMBRE 201600083 6.356.800,00

KIT CON SOFTWARE Y CODIGO POSTPROCESOS PARA SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA

DICIEMBRE 201600142 24.263.905,00

ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN PARA INSPECCIONES DE POLICIA (RADIOS, BATERIAS, DUPLEXER, CONSOLA)

TOTAL 50.433.983,00

De lo anterior se puede establecer que teniendo en cuenta el instructivo No. 001 de 01 de febrero de 2016 de la Contaduría General de la Nación, en relación a los activos de menor cuantía indica que “…las entidades contables públicas, podrán afectar la depreciación de activos adquiridos durante este periodo por su valor total, sin considerar su vida útil, cuando el valor de adquisición sea igual o inferior a un millón cuatrocientos ochenta y siete mil seiscientos cincuenta pesos ($1.487.650) moneda corriente…”, y “…Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0,5) salario mínimo mensual legal vigente pueden registrarse como activo o como gasto…” Teniendo en cuenta la normatividad citada anteriormente ingresaron bienes por valor superior a $ 1.487.650 que no se encuentran registrados en las cuentas de propiedad planta y equipo así:

ENTRADA No

VR. UNITARIO CANTIDAD VALOR TOTAL

201600142 2.250.289 3 6.750.866

201600142 2.900.000 1 2.900.000

201600063 1.876.923 2 3.753.846

201600063 1.794.871 2 3.589.742

201600052 2.965.500 1 2.965.500

201600050 2.965.500 1 2.965.500

201600003 2.428.900 1 2.428.900

201600011 2.070.600 1 2.070.600


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TOTAL 27.424.954 Igualmente ingresaron bienes por valor superior a medio salario mínimo mensual legal vigente ($ 344.727) y menor a $ 1.487.650 que no se encuentran registrados en propiedad planta y equipo así:

ENTRADA No

VR. UNITARIO

201600074 732.633,00

201600009 431.900,00

TOTAL 1.164.533,00

OBSERVACION No.10

De acuerdo con establecido en el instructivo No. 001 de 01 de febrero de 2016 de la Contaduría General de la Nación, la Alcaldía de Tunja no registro el ingreso de bienes devolutivos en las cuentas de propiedad, planta y equipo por valor un valor de $ 28.589 miles, por lo cual se estaría presentando una posible sobreestimación contable por este valor, además no se realizó el cálculo de la depreciación correspondiente. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA

Una vez analizada la observación realizada por el ente de control se pudo identificar que los elementos devolutivos son producto de contratos de suministros, contratos de comodato y algunas compras que se efectuaron con recibos de servicios de telefonía e internet los cuales serán incorporados a la contabilidad en la presente vigencia y se les iniciara la depreciación respectiva, además se realizaran las reclasificaciones a que haya lugar.

Es de aclarar que en esta dependencia no cuenta con la suficiente información y soporte para ser registrada en la cuenta contable, no obstante se oficiara a la dependencia respectiva para que allegue los soportes correspondientes. Anexo copia de las facturas de pago de los celulares. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la Alcaldía de Tunja confirma la observación planteada, por lo tanto se establece una subestimación en la cuenta de propiedad planta y equipo por valor de $ 28.589 miles. Por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.


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La cuenta 167502 Terrestre representa los vehículos de propiedad Municipio de Tunja que se encuentran en servicio. Durante la auditoría se cotejó la información contable con el inventario de bienes de almacén, encontrándose algunas inconsistencias como se detalla a continuación.

OBSERVACION No. 11

Llama la atención que en el inventario de vehículos que se encuentran en uso del área de almacén figura el vehículo Nissan modelo 1993 placa OQF024, pero al verificar la información contable, se evidencia que con nota de contabilidad 20160089 de 29-06-2016 se registra la baja este vehículo en la subcuenta 167502 Terrestre de la cuenta 1675 Equipo de Transporte, tracción y el traslado a cuentas de orden en la subcuenta 831510 Propiedades planta y equipo de la cuenta 8315 Activos retirados, lo anterior se sustenta con oficio 1.3.4-8-582 de la Almacenista General donde se refiere a este vehículo como que no está en uso y en estado regular, por lo anterior se podría establecer que el área de almacén no actualiza su información de acuerdo con las novedades enviadas a contabilidad, presentándose diferencias entre contabilidad y almacén, incumpliendo con lo establecido en el instructivo 002 de 21 de diciembre de 2016 de la Contaduría General de la Nación, numeral 1.2.2 Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA

El equipo auditor afirma que el vehículo Nissan modelo 1993 placa OQF024 se encuentra en uso en el área de Almacén, por el contrario, la contestación que se dio por parte del Almacén al oficio dirigido por parte de contabilidad No. 1.4.3.093 de 15 de Junio de 2016, respecto a Información de algunas Motocicletas y vehículos del parque automotor solicitada, fue precisamente que el vehículo NO estaba en uso, y que se encontraba en MAL estado, ni siquiera se manifestó que estuviera a cargo del Almacén, esa es la información suministrada y por demás real y actualizada. El área de Almacén debe continuar manteniendo la información de ese bien en ese Estado en su inventario, hasta tanto no se genere novedad, o por ejemplo se dé el trámite administrativo y legal para darlo de baja.

Entiéndase que la actualización de Inventario corresponde a los movimientos originados por ingresos y egresos de bienes al almacén; respecto de los Egresos al inventario se dice que la baja se materializará por destrucción o comercialización, en este último caso será necesario acudir a la realización de un trámite contractual para vender elementos, opciones que por ejemplo esboza el Decreto 1510 de 2013 a partir del art. 98.

Por lo que se solicita sea levantado ese hallazgo, por cuanto no existe información desactualizada en Almacén, como tampoco se está infringiendo el instructivo 002 de 21 de diciembre de 2016 respecto de la conciliación entre áreas de la Entidad que generan información contable por cuanto como los mismos auditores lo expresan en la observación la Almacenista envió información según oficio 1.3.4-8-582 de fecha 22 de Junio de 2016 para ser conciliada en Contabilidad, más aún cuando la norma no tiene carácter retroactivo


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basta con revisar las fechas del oficio y del instructivo mencionadas.

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA El sentido de la observación no es dar de baja el vehículo mencionado de los inventarios, sino por el contrario reclasificarlo en el inventario de almacén como vehículo que se encuentran en reposo o no están en uso o se encuentran en mal estado de acuerdo con clasificación que maneje el área de almacén, igualmente no se está afirmando que este bien este a cargo de almacén sino que figura en los listados de almacén como un bien en uso como se puede evidenciar en el inventario suministrado por parte del área de almacén en el número 18 del listado.

Por lo tanto se debe hacer la reclasificación correspondiente en almacén con el fin de que la información contable y de almacén sea consistente. De acuerdo con lo anterior se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.


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OBSERVACION No.12

En el inventario de vehículos que se encuentran en uso del área de la almacén, se encuentran los vehículos:

- Chevrolet modelo 1989 placa JAK 741 valor Fasecolda $ 8.900 miles - Chevrolet modelo 2007 placa OQF 248 valor Fasecolda $ 24.300 miles - Chevrolet modelo 1996 placa OQF 146 valor Fasecolda $ 9.500 miles - Chevrolet modelo 1996 placa QFL 895 valor Fasecolda $ 6.100 miles - Dacia modelo 1993 placa QFK 177 valor Fasecolda $ 750 miles

De acuerdo a lo anterior, se estaría presentado una posible subestimación en la cuenta 1675 Equipo de Transporte, tracción por valor de $ 49.550 miles, ya que no se encuentran registrados en contabilidad. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA Se conciliara la información con la oficina de almacén con el fin de identificar las diferencias existentes entre las dos bases de datos y de ser necesario se incluirán en la contabilidad en las cuentas respectivas. Cabe aclarar que el vehículo de placas OQF 248 se encuentra registrado en el auxiliar 1675020057, como se puede corroborar en el anexo. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA De acuerdo con la respuesta de la Alcaldía de Tunja y el soporte anexo a la réplica se evidencia que el vehículo placas OQF 248 se encuentra registrado con contabilidad en la cuenta 1675020057. Con respecto a los demás vehículos relacionados no se desvirtúa lo observado, estableciéndose una subestimación en la cuenta 167502 por valor de $ 25.250. Por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

2.2.1.6. GRUPO 19 OTROS ACTIVOS 190501 Seguros La subcuenta 190501 Seguros presenta al cierre de la vigencia 2016 un saldo de $ 412.251 miles, en la cual se observa la adquisición de diferentes pólizas de seguros durante el año así:

Fecha Adquisición Aseguradora Vr Total

08/03/2016 Positiva Compañía de Seguros S.A 177.530,00

18/03/2016 Allianz Seguros de vida S.A 2.985.418,00

12/07/2016 Unión Temporal Allianz Seguros S.A Aseg Solid 75.718.296,00

18/11/2016 La Previsora S.A 30.945.202,00

07/12/2016 La Previsora S.A 300.912.844,00


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30/12/2016 La Previsora S.A 2.642.285,00

TOTAL 413.381.575,00

OBSERVACION No.13

La subcuenta 190501 Seguros hace parte de la cuenta 1905 Bienes y Servicios pagados

por anticipado la cual de acuerdo con el Catálogo general de cuentas “representa el valor de los pagos anticipados por concepto de la adquisición de bienes y servicios que se recibirán de terceros, cuando las normas de contratación le permitan a la entidad contable pública hacer esta modalidad de pago, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estos pagos deben amortizarse durante el período en que se reciban los bienes o servicios, o se causen los costos o gastos” se debita por “El valor de los pagos anticipado” y se acredita con “1. El valor de la amortización durante el periodo de causación del gasto o costo”.

De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta las fechas de adquisición de las pólizas durante la vigencia 2016, la Alcaldía de Tunja no estaría amortizando proporcionalmente el gasto o costo de las pólizas adquiridas por lo anterior se estaría presentando una posible sobrestimación en la cuenta 190501 Seguros por valor de $ 35.370 miles. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA En el mes de enero de 2017 se observa la amortización de las pólizas adquiridas en el mes de diciembre de 2016, ya que la amortización se hace mes a mes y no por fracción, además que dicho proceso se realiza de manera manual, ajustando el saldo al final de la vigencia. Se adjuntan auxiliar donde se evidencia la amortización. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA La Alcaldía de Tunja allega reporte auxiliar de la cuenta 190501001 Seguros donde registra la contabilización de la amortización el 31 de enero de 2017 con comprobante PR 20170001 por lo cual es procedente levantar la observación. Sin embargo la comisión de auditoría no solo se refiere a las pólizas de seguro adquiridas en el mes de diciembre de 2016 sino a la totalidad de pólizas durante la vigencia es así como en el mes de marzo adquirió pólizas por valor de $ 3.163 miles, en el mes de julio por valor de $ 75.718 miles, en el mes de noviembre por $ 30.945 miles las cuales sin tener en cuenta las pólizas adquiridas en diciembre ascienden a la suma de $ 109.826 miles, a las cuales no se les registro la amortización correspondiente, por lo tanto se presenta una sobreestimación en la cuenta 190501 Seguros por valor de $ 35.370 que corresponde a las


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amortizaciones no contabilizadas durante la vigencia 2016.

191001 MATERIALES Y SUMINISTROS La cuenta materiales y suministros registra los bienes fungibles o de consumo, los cuales se extinguen con el primer uso que se hace de ellos, y son susceptibles de realizarles la correspondiente amortización de manera oportuna. Esta cuenta refleja un saldo al cierre del ejercicio contable de $ 116.087 miles, el cual corresponde a la causación de la cuenta por pagar del contrato de suministro de papelería y útiles de oficina No. 20160920 suscrito con SOS Soluciones de oficina y suministros SAS, según comprobante CE1 20164202 de fecha 30-12-2016. Al verificar los documentos soportes de los movimientos de bienes de consumo del área de almacén como lo son entradas y salidas, se evidencia que los bienes referenciados anteriormente se registraron con la entrada almacén No. 201600076 de 24 de noviembre de 2016 por valor de $ 116.087 miles, así mismo se registraron las correspondientes salidas de almacén de la misma fecha con los números 201600689 por valor de $ 97.997, 201600690 por valor de $ 12.325 miles y 201600691 por valor de $ 5.765.

OBSERVACION No. 14

De acuerdo con el saldo reflejado en contabilidad en la cuenta 191001 Materiales y suministros por valor de $ 116.087 miles, y una vez verificados los soportes de almacén donde se evidencia que los bienes tienen su correspondiente salida para el consumo, no es claro porque no se registra contablemente sino que se mantiene su saldo sin afectar el gasto. Debido a lo anterior se establece una posible sobrestimación en la cuenta 191001 Materiales y suministros por valor de $ 116.87 miles. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA La amortización de dicha cuenta se ve reflejada en el transcurso de los siguientes seis meses a la compra y entrega, ya que el consumo de dicha papelería está calculado con una duración de seis meses, a pesar de ser entregada inmediatamente esto no implica su consumo inmediato; además la compra se causó el 30 de diciembre de 2016 situación que no permite observar el movimiento de amortización según lo explicado anteriormente. Adjunto Auxiliar de Amortización. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.


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DECISION DE LA CONTRALORIA De acuerdo con la respuesta dada por la Alcaldía de Tunja es procedente levantar la observación, teniendo en cuenta que con la salida de almacén los bienes de consumo no se han extinguido en su totalidad sino que es la entrega a las diferentes dependencias para su uso.

OBSERVACION No.15

De acuerdo con el examen realizado a los soportes de entradas y salidas de Almacén se verificó que en el mes de diciembre ingresaron bienes de consumo donados por la DIAN a la Alcaldía de Tunja para que sean entregados en el desarrollo de programas sociales los cuales ingresaron con entrada de Almacén No. 201600133 del mes de diciembre de 2016 y no aparece esta entrada registrada en contabilidad, por lo tanto de estaría presentando una subestimación en la cuenta 191001 Materiales y Suministros por valor de $ 33.211. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA

Se procederá a realizar el registro de los bienes donados, lo cual se verá reflejado en la presente vigencia. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la Alcaldía confirma lo observado por la Contraloría, es así que al cierre de la vigencia se encuentra una subestimación en la cuenta 191001 por valor de $ 33.211 miles, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

OBSERVACION NO. 16

Conforme con la información solicitada al área de Almacén, se evidenció que a 31 de diciembre de 2016, el inventario de bienes de consumo en bodega asciende a la suma de $ 128.866 valor que no se refleja en Contabilidad, por lo tanto se estaría presentando una posible subestimación en la cuenta de 191001 Materiales y Suministros por este mismo valor. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA

Como lo manifiesta el ente de control en la información entregada por el almacén Municipal existen unos bienes en bodega, entiéndase que la bodega es de la administración


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Municipal, donde reposan todos los bienes a entregar a las diferentes dependencias en estricto orden a las necesidades requeridas; aplicando el principio de planeación y en concordancia con la normatividad vigente para la contratación del suministro de elementos de oficina, se hace necesario contar con un STOCK, el cual es administrado por un funcionario de almacén, quien se encarga de hacer las entregas de acuerdo a las solicitudes de las diferentes dependencias.

Así las cosas, los saldos en bodega no son nuevas adquisiciones, lo que no debe reflejarse en la contabilidad, toda vez que como usted lo observa, la entrada y salida del almacén se realiza en un 100%, sin que esto implique que todo lo entregado se gaste inmediatamente, más aún cuando el plan de adquisiciones se realiza por un año.

Por otra parte la bodega es una sección del almacén y su comportamiento administrativo así lo es, en la cual reposan los bienes que las dependencias no pueden albergar y así evitar una posible pérdida de los bienes o deterioro de los mismos ya que no se cuenta con los espacios suficientes en cada puesto de trabajo para guardar dichos bienes.

Y para efectos contables la papelería o bienes suministrados una vez exista una salida de almacén se inicia el proceso de amortización. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA El equipo auditor entiende claramente que el registro de bienes corresponde a las entradas de los mismos, pero también es cierto que si existe un inventario de bienes de consumo en bodega este debe reflejarse en contabilidad, ya que no han tenido salida para el consumo sino que como bien lo establece en su respuesta son bienes que se encuentran en stock y se mantienen en este estado hasta tanto alguna dependencia los requiera, momento en el cual se debe registrar su salida o consumo, no es posible que la Alcaldía de Tunja este amortizando bienes de consumo los cuales no han sido requeridos por ninguna dependencia, ya que hacen parte de los inventarios de bienes, los cuales se extinguen o fenecen con el primer uso por tal razón deben reconocerse contablemente, de ahí la obligatoriedad que establece la Contaduría General de la Nación de realizar las conciliaciones entre las áreas que suministran información contable. Por lo tanto se confirma lo observado y se presenta subestimación en la cuenta 191001 por valor de $ 128.866 miles, configurándose como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.


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191004 DOTACION A TRABAJADORES La cuenta Dotación a trabajadores registra los bienes ingresados por concepto de dotaciones que se deben suministrar a los funcionarios de la Alcaldía de Tunja, las cuales deben ser entregadas a los respectivos funcionarios y simultáneamente se registra la amortización correspondiente y de manera oportuna, esta cuenta refleja un saldo al cierre del ejercicio contable de $ 138.258 miles, el cual corresponde a la causación de la cuenta por pagar del contrato de suministro de dotaciones No. 20160482 suscrito con Fernando Guerrero Castro, según comprobantes CE1 20160091 de fecha 30-12-2016 por valor de $ 60.235 miles, CE1 20160092 de fecha 30-12-2016 por valor de $ 12.528 miles, CE1 20160093 de fecha 30-12-2016 por valor de $ 57.840 miles, y CE1 20160094 de fecha 30-12-2016 por valor de $ 7.655 miles. Al verificar los documentos del citado contrato 20160482 en la carpeta No. 4, por concepto de suministro de dotaciones se observan planillas donde se evidencia la entrega de las dotaciones a los funcionarios de la Alcaldía Municipal, Secretaría de Educación y Secretaría de Transito con fechas 19 de octubre de 2016 (10 planillas), 01 y 02 de diciembre (11 planillas) y sin fecha (66 planillas).

OBSERVACION No.17

De acuerdo con el saldo reflejado en contabilidad en la cuenta 191004 Dotación a Trabajadores por valor de $ 138.258 miles, y una vez verificados los soportes de entrega de las dotaciones a los funcionarios, no es claro porque no se registra contablemente sino que se mantiene su saldo sin afectar el gasto. Debido a lo anterior se establece una posible sobrestimación en la cuenta 191004 Dotación a Trabajadores por valor de $ 138.258 miles. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA

En el mes de enero de 2017 se realizó la amortización de la Dotación a los funcionarios teniendo en cuenta que la orden de pago se causó con fecha 30 de diciembre de 2016. Anexo soporte. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que las dotaciones fueron entregadas a los funcionarios en la fechas 19 de octubre, 01 y 02 de diciembre de 2016 es claro que al cierre de la vigencia no había existencias de dotaciones a trabajadores por lo tanto al 31 de diciembre de 2016 la cuenta 191004 Dotación a Trabajadores se encuentra sobreestimada por un valor de $138.258 miles. No obstante la alcaldía de Tunja allega soporte donde se observa el registro de la amortización con comprobante PR 20170001 de 31-01-2017, por lo cual se


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levanta la observación.

OBSERVACION No.18

De acuerdo con los registros contables de la cuenta contable 191004 Dotación a Trabajadores y una vez revisados tanto los documentos contenidos en el contrato de suministro de dotaciones No. 20160482, como las carpetas de entradas y salidas de Almacén, no se encontraron las entradas ni las salidas de los elementos vestido y calzado de labor para los funcionarios de la Alcaldía Municipal, Secretaría de Hacienda y Secretaria, evidenciándose falta de registro y control de los bienes. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA

La entrega de las dotaciones se hizo de manera personal a cada uno de los beneficiarios con el fin de que la misma corresponda al tallaje especifico de cada una de las personas, una vez que el funcionario se la mida y daba su firma de visto bueno era avalada por el supervisor o de lo contrario el contratista debía hacer los arreglos pertinentes, situación que demoraba la entrega; los supervisores del contrato allegaron al acta de liquidación y recibido a satisfacción un informe en el que consta la entrega a satisfacción de cada uno de los funcionarios que tenían derecho a la misma, acompañado de los formatos GBS-F009 FORMATO ENTREGA DE SUMINISTROS debidamente diligenciados y firmados. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta que la Alcaldía de Tunja no demuestra que exista la entrada y salida de los bienes a almacén, se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

OBSERVACION No.19

En el Municipio de Tunja se siguen presentando debilidades en cuanto al registro y control de los bienes en un sistema de información confiable, lo anterior debido a que se presentaron dificultades con el registro de la información en el sistema para el manejo de bienes de la entidad Sysman, como se pudo evidenciar en el examen realizado, ya que a partir del mes de noviembre de 2016, no se registraron entradas de bienes de consumo por valor de $ 620.001 miles y salidas de bienes de consumo por valor de $ 579.203 miles, las cuales se realizaron de manera manual con el fin de tener el soporte documental pero no se alimentó el sistema, además de las inconsistencias presentadas en las observaciones


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anteriores no se cuenta con una información contable confiable y razonable, ya que no se realiza la conciliación de la información entre las áreas de Almacén y Contabilidad, incumpliendo con lo establecido en el instructivo 002 de 21 de diciembre de 2016 de la Contaduría General de la Nación, numeral 1.2.2 Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo. RESPUESTA

Es cierto que los movimientos de entrada y salida de Almacén desde el mes de noviembre

de 2016 se han efectuado manualmente, debido a que el software ha estado presentando fallas y su operatividad es muy intermitente, ha estado en mantenimiento pero su efectividad no se ha logrado. A pesar de lo anterior, se ha dado trámite al ingreso de los bienes, los documentos de entrada y salida de elementos se han elaborado técnicamente, son documentos coherentes y veraces, Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA El sentido de la observación es en cuanto a que no existe en la Alcaldía de Tunja un sistema en el cual se lleve el manejo y control de los inventarios de bienes de consumo, devolutivos e inmuebles, a pesar de los esfuerzos del grupo de Almacén esta deficiencia continúa desde hace ya varias vigencias, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

PASIVOS

2.2.1.7. GRUPO 24 CUENTAS POR PAGAR

codigo descripcion 31/12/2016 31/12/2015 diferencia %

2.4 CUENTAS POR PAGAR 28,897,292,024 23,437,767,340 5,459,524,684 18.89% El saldo de las cuentas por pagar al 31 de diciembre de 2016 fue de $ 28.897.292 miles que comparado con el de la vigencia 2015 (23.437,768 miles) presento un incremento de $ 5.459.525 miles que equivale al 18.89%.

OBSERVACION No. 20

La Alcaldía Municipal de Tunja constituyo las cuentas por pagar de la vigencia 2016 mediante decreto No. 011 del 10 de enero de 2017, por valor de $ 8.318.192 miles y el decreto 063 del 15 de febrero de 2017 por valor de $1.300 miles para un total de $ 8.319.492 miles., contraviniendo lo establecido en el artículo 7 del Decreto 4836 de 2011. ARTÍCULO 7o. A más tardar el 20 de enero de cada año, los órganos que conforman el Presupuesto

General de la Nación constituirán las reservas presupuestales y cuentas por pagar de la respectiva


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sección presupuestal correspondientes a la vigencia fiscal anterior, de conformidad con los saldos

registrados a 31 de diciembre a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF –

Nación.”

De no ser desvirtuada esta observación se configurara como un hallazgo administrativo

RESPUESTA ENTIDAD

Me permito informar que las Cuentas por pagar de la vigencia 2016, se constituyeron mediante Decreto No. 011 del 10 de enero del 2017, por valor de $ 8.318.192.189,12, dando cumplimiento a la normatividad.

En cuanto al Decreto No. 0063 del 15 de febrero de 2017, corresponde es a una exclusión de una cuenta por pagar que quedo registrada doble vez en el Decreto de Cuentas por Pagar por valor de $1.300.000 a nombre de MARIA CAMILA WILCHEZ GONZALEZ. Esto en cumplimiento No. 1.5-96 de fecha 14 de febrero de 2017, emitido por la Secretaria de Contratación, anexo soportes. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad aclaro y soporta la observación por lo tanto se levanta la observación.

OBSERVACION No. 21

Se efectuó una comparación entre las cuentas por pagar registradas contablemente en el grupo 24 que se relacionan en la siguiente tabla No. 7 ($14.389.923 miles) y el valor de las cuentas por pagar de la vigencia 2016, constituidas mediante decretos ( $ 8.319.492 miles) y se encontró que existe una diferencia de $ 6.070.431miles, es decir que contablemente figura un mayor valor registrado como cuentas por pagar. La entidad debe explicar y soportar esta diferencia con el fin de aclarar esta situación, de lo contrario esta observación se configurara como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. Tabla No. 7 cuentas por ¨pagar

codigo valor según libros auxiliarescuentas x pagar const diferencia

Dto. cuentasxpagar 8,319,492,189.98

240101 7,259,976,741.09

240102 5,356,537,810.61

242552 332,868,998.22

242553 294,241,554.73

243012 499,623,687.52

246002 68,496,867.26

248002 578,177,652.84

TOTAL 14,389,923,312.27 8,319,492,189.98 6,070,431,122.29 Elaboro: Comisión de auditoria


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RESPUESTA ENTIDAD Analizado el comportamiento de las cuentas auditadas por el ente de control se pudo verificar que los saldos no son iguales al decreto de cuentas por pagar toda vez que en dichas cuentas se contabiliza el movimiento acumulado de la administración, es decir, existen contratos de vigencias anteriores que no se han liquidado por encontrarse las obras en curso, como ejemplo los consorcios de la PTAR, escenarios deportivos entre otros. No obstante las cuentas de honorarios, servicios, subsidios, sentencias y régimen subsidiado fueron giradas durante el primer trimestre de la presente vigencia. De la misma manera en esta cuenta se reflejan los saldos de los pasivos exigibles los cuales según información de la oficina de presupuesto ascienden a $2.864.003.521.oo. Adjunto auxiliar donde se evidencia la disminución del saldo. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la entidad desvirtúa en parte la observación, pero no detalla por tercero las cuentas por pagar para realizar los diferentes cruces con la resolución de cuentas por pagar de la vigencia y los pasivos exigibles por lo tanto se levanta el alcance disciplinario pero se mantiene el hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

2425 ACREEDORES VARIOS codigo concepto saldo a 31-12-2016 saldo a 31-12-2015 variacion %

2.4.25 ACREEDORES 5,616,368,886.75 5,770,381,178.92 154,012,292.17- -2.74% El saldo del rubro de acreedores varios disminuyo el 2.74% respecto a la vigencia del 2015, paso de 5.770.381 miles a 5.616.369 miles.

OBSERVACION No.22

El saldo del grupo 2425 Acreedores varios a 31 de diciembre de 2016 es de $ 5.616.369 miles; durante la ejecución de la auditoria se observó que la entidad cancelo en el mismo mes de diciembre los aportes a seguridad social, aportes ICBF, riesgos profesionales y demás aportes de nómina del mes de diciembre de 2016, presuntamente que el saldo viene de vigencias anteriores y debe ser depurado a fin de reflejar unos estados financieros confiables y razonables. La entidad debe, aplicar la resolución 119 de 2006 por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, que dice que se debe Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, cuentas por pagar, de tal forma que permita establecer los saldos reales. De no ser aclarada esta


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observación se configurara como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Analizado el comportamiento de la cuenta auditada se identificó que está se alimenta de otras subcuentas como honorarios, aportes y otros, los cuales se han venido girando en el transcurso del primer trimestre de la vigencia actual, también se efectuó el ajuste de los aportes de la Fiduprevisora S.S.F. en el mes de enero. Adjunto auxiliar donde se evidencia que el saldo en dicha cuenta es de 2.862688.920 que corresponde al normal funcionamiento de dicha cuenta.

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación

DECISION DE LA CONTRALORIA

La aclaración presentada por la Alcaldía no desvirtúa la observación por cuanto no se detalla cada uno de los saldos que conforman la cuenta 2425 y se debe efectuar la depuración a través del comité técnico de sostenibilidad contable; por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

CHEQUES NO COBRADOS Y POR RECLAMAR La cuenta 242529 Cheques no cobrados y por reclamar presenta un saldo a 31 de diciembre de 2016 por valor de 59.432 miles, valor que se incrementó en 811.132 respecto al año anterior.

OBSERVACION No.23

La entidad refleja un saldo en el pasivo - cheques no cobrados y por reclamar por $ 59.432 miles, saldo que viene de vigencias anteriores y sigue incrementado año tras año, algunos cheques girados tienen antigüedad superior a 5 años y otros de menor antigüedad, el Municipio no ha adelantado las gestiones necesarias a efectos de comunicarse con los titulares de las respectivas cuentas, para solicitarle se acerquen a las oficinas de la tesorería a efectuar el cobro respectivo teniendo en cuenta la antigüedad y cuantía de las cuentas; y una vez agotado este procedimiento efectuar la depuración y autorizar mediante acto administrativo retirar de la contabilidad el valor correspondiente y reflejar saldos reales en los estados financieros. Esta observación se configura como hallazgo de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD

La Dependencia de tesorería viene adelantando acciones de llamadas a los contactos de los beneficiarios de los cheques, sin obtener respuesta; se procederá a identificar las


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fuentes de donde se giraron los cheques para llevar a comité de saneamiento contable y con este proceso incorporar nuevamente al presupuesto.

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA

Esta observación es de carácter repetitivo y no se observan soluciones al respecto, la entidad debe establecer el procedimiento e incluir en el plan de mejoramiento a ejecutar durante la vigencia 2017 y anexar la respectiva acta del comité de saneamiento contable, para poder reintegrar estos valores que corresponden a deudas prescritas y reintegrar los respectivos valores a contabilidad y no a presupuesto. Por lo tanto se mantiene la observación y se configura como hallazgo de carácter administrativo.

OTROS ACREEDORES La cuenta 242590 otros acreedores los saldos de la cuentas de Nomina educación por cobrar y acuerdo 016, presentan saldos que vienen de vigencias anteriores que no presentaron movimiento durante la vigencia 2016.

codigo descripcion saldo a 31/12/2016 saldo a 31/12/2015 variacion %

2.4.25.90.0001 Nomina Educacion por Cobrar 93,697,788.00 93,697,788.00 0.00 0.00

2.4.25.90.0209 Acuerdo 016 4,053,620.51 4,053,620.51 0.00 0.00 RETENCION EN LA FUENTE E IVA El saldo de esta cuenta representa el valor de la retefuente aplicada en el mes de diciembre por los diferentes conceptos, se verifico el pago oportuno realizado el día 19 de enero de 2017, asimismo se revisaron los pagos mensuales a la Dirección de Impuestos y aduanas nacionales DIAN, los cuales fueron oportunos de acuerdo con el calendario tributario para la vigencia 2016.

CUENTA

CONTABLE NOMBRE saldo a 31/12/2016 valor cancelado

243603 Honorarios 11,366,796.00 11,367,000.00

243605 Servicios 115,999,926.00 115,999,926.00

243606 Arrendamientos 220,500.00 221,000.00

243608 Compras 2,634,337.00 2,634,000.00

243615 Rte Fte a empleados ARt.383 ET 29,009,501.33 29,008,000.00

243625 Impuesto a las Ventas Retenido 12,444,792.55 12,445,000.00

243626 Contratos de obra 22,733,734.00 22,734,000.00

243690 Otras Retenciones -

194,409,586.88 194,408,926.00


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El pago bimestral del impuesto a las ventas por pagar – IVA, se giró oportunamente a la DIAN, excepto el bimestre abril –mayo que vencía el 18 de julio y se presentó y cancelo el 3 de agosto, generando una multa por valor de $ 298.000 y el pago de intereses por valor de $ 69.000, valor que fue cancelado con recursos del Municipio y fue reintegrado por el funcionario responsable el día 30 de agosto de 2017, según consignación realizada en la cuenta 390-04479-0 del Banco del Occidente.

codigo descripcion saldo a 31-12-2015 debito credito saldo a 31 de diciembre

2.4.45.02 Venta de Servicios 6,379,945.58 28,752,000.00 24,362,854.00 1,990,799.58 El saldo a 31 de diciembre de 2016 correspondiente al bimestre noviembre-diciembre, fue cancelado a la DIAN el 18 de enero de 2017 por valor de $ 1.991.000 ADMINISTRACIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD El grupo 2480 cuentas por pagar régimen subsidiado y salud publica 2480 - ADMINISTRACIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD: ―”Representa el valor de las obligaciones a cargo de las Direcciones de Salud para la atención en salud, con los recursos destinados para el régimen subsidiado, el subsidio a la oferta y acciones de salud pública. También representa el valor de las obligaciones derivadas de la aplicación de los recursos destinados al subsidio a la oferta, el apoyo a la afiliación de las madres comunitarias y las originadas en la ejecución de los recursos de la subcuenta ECAT.¨” La participación para salud está conformada por los recursos que la Nación transfiere por el Sistema General de Participaciones con destinación específica para la salud. concepto Descripcion saldo a 31-12-2015 debito credito saldo a 31 -12-2016

2.4.80.02 Regimen Subsidiado 682,047,611.78 31,760,369,354.98 31,113,069,334.21 34,747,591.01

2.4.80.04 Acciones salud Publica 1,037,332,552.07 2,094,897,508.20 1,600,995,017.96 543,430,061.83 a 31 de diciembre de 2016, el saldo corresponde a cuentas por pagar por concepto de Convenio Suscrito con La E.S.E, Santiago de Tunja y contratos por prestación de servicio por pagar.

2.2.1.8. GRUPO 27 PASIVOS ESTIMADOS 271005 Litigios La cuenta 271005 Litigios, registra al cierre de la vigencia 2016 un saldo de $ 31.771.266 miles, presentando un incremento con respecto a la vigencia anterior 2015 de $ 7.954.158 el cual corresponde al 33,40%. Según lo establecido en el Manual de procedimientos contables de la Contaduría General de la Nación, Capítulo V “Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales, y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias”, numeral 3 “Reconocimiento de obligaciones”


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“Las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales que se interpongan contra la entidad contable pública deben reconocerse en cuentas de orden acreedoras contingentes. Para el efecto, con la notificación de la demanda, o de acuerdo con los procedimientos definidos según se trate de un arbitraje o conciliación extrajudicial, la entidad contable pública constituye la responsabilidad contingente, registrando un crédito a las subcuentas 912001-Civiles, 912002-Laborales, 912004-Administrativos, 912005-Obligaciones fiscales o 912090-Otros litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos… …y un débito a la subcuenta 990505-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos…” “Si como resultado de la evaluación del riesgo por la aplicación de metodologías de reconocido valor técnico o el estado del proceso, se determina que la contingencia es probable, reconoce el pasivo estimado, con un débito a la subcuenta 531401-Litigios… …y un crédito a la subcuenta 271005-Litigios… …previa cancelación de las cuentas de orden acreedoras constituidas. “ “Con la sentencia definitiva condenatoria, laudo arbitral o conciliación extrajudicial, la entidad contable pública procede al registro del crédito judicialmente reconocido como un pasivo real.”

“a) Si el valor liquidado es igual al pasivo estimado, registra un débito a la subcuenta 271005-Litigios o 271015- Mecanismos alternativos de solución de conflictos… …y un crédito a la subcuenta 246002-Sentencias ó 246003-Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales…” “b) Si el valor liquidado es mayor al pasivo estimado se debita la subcuenta 271005-Litigios o 271015- Mecanismos alternativos de solución de conflictos… …y se acredita la subcuenta 246002-Sentencias ó 246003-Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales… …La diferencia debe reconocerse en la subcuenta 580812-Sentencias o 580813- Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales…” “c) Si el valor liquidado es menor al pasivo estimado se debita la subcuenta 271005- Litigios o 271015- Mecanismos alternativos de solución de conflictos… …y se acredita la subcuenta 246002-Sentencias ó 246003-Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales… …La diferencia debe reconocerse en la subcuenta 531401- Litigios o 531411-Mecanismos alternativos de solución de conflictos, según corresponda… …si la provisión fue constituida en el mismo período contable. De lo contrario, la diferencia se registra como un ingreso extraordinario en la subcuenta 481008-Recuperaciones…”

OBSERVACION No. 24

De acuerdo con la normatividad citada en los párrafos anteriores, se evidencia que la Alcaldía de Tunja, no está cumpliendo con lo establecido en el Manual de procedimientos contables de la Contaduría General de la Nación en lo referente al reconocimiento contable de las demandas en contra de la entidad, toda vez que si bien se registra la provisión en la cuenta 271005 Litigios (crédito) contra la cuenta 531401 Litigios (débito), en el momento de la sentencia no se está reclasificando la provisión contra la cuenta 2460 Créditos Judiciales, como lo establece el procedimiento contable, sino que por el contrario se contabiliza la obligación por pagar contra la subcuenta 580812 Sentencias, lo cual genera sobrestimaciones contables en las cuentas del gasto, ya que si se causa la provisión en la cuenta de gasto 531401 Litigios, no sería procedente registrar un nuevo gasto en la cuenta


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580812 Sentencias, generando una disminución en el patrimonio al cierre del ejercicio contable; igualmente, esta situación está generando sobrestimaciones en los pasivos de la entidad ya que no se está disminuyendo la provisión sino que por el contrario esta cuenta se va acumulando de vigencia a vigencia. Con base en lo anterior se establece una sobrestimación en la cuenta 580812 Sentencias y en la cuenta del pasivo 271005 Litigios por valor de $ 2.399.228 miles. Al no aclarar lo observado se establecerá un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA Con el movimiento contable realizado por la administración no se permite sobreestimación alguna ya que como se observa el gasto únicamente se impacta una sola vez, en la cuenta 5808, y los ajustes se realizan en la cuenta 5314 una vez actualizado el reporte de demandas recibido de la oficina Jurídica y una vez terminada la vigencia, sin embargo al finalizar la vigencia, el valor a actualizar del informado por la oficina Jurídica siempre es mayor. No obstante para la presente vigencia se dará aplicación a su solicitud. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA De acuerdo con la respuesta de la Alcaldía de Tunja se confirma que el procedimiento establecido para el registro de demandas en contra de la entidad no se está cumpliendo en su totalidad, sin embargo una vez analizada la respuesta y los soportes allegados se estableció que la sobreestimación solamente está impactando los gastos de la entidad, toda vez que se registra la provisión en la cuenta 531401 Litigios y como no se lleva un registro tercerizado en contabilidad de los demandantes no hay control para establecer lo provisionado por cada uno por lo tanto se vuelve a registrar el gasto en la contabilización del pago de la demanda en la cuenta 580812 Sentencias, lo cual afecta el resultado del ejercicio. El pasivo no estaría sobrestimado ya que su saldo se debe al reconocimiento de la provisión, según el informe de la oficina jurídica a contabilidad como lo consta en el oficio 1.2-7 0229 de 2 de febrero de 2017 de la Secretaria Jurídica. Debido a lo anterior se levanta el alcance disciplinario, sin embargo es necesario realizar el procedimiento contable tal como lo establece la Contaduría General de la Nación y así evitar inconsistencias en la información contable, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

2.2.2 INGRESOS: No se está efectuando causación de los ingresos (arrendamientos, impuestos), incumpliendo lo establecido en El Marco Conceptual del Régimen de Contabilidad Pública que determina las características cualitativas que debe observar la información contable, “ La

información contable pública es objetiva cuando su preparación y presentación se fundamenta en la identificación y la aplicación homogénea de principios, normas técnicas y procedimientos, ajustados a la realidad de las


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entidades contables públicas, sin sesgos, permitiendo la obtención de resultados e interpretaciones análogas. El grado de subjetividad implícito en el reconocimiento y revelación de los hechos, se minimiza informando las circunstancias y criterios utilizados conforme lo indican las normas técnicas del PGCP.” Asimismo los párrafos 117 y 120 del mismo marco normativo, señalan: 117. Devengo o Causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período. 120. Prudencia. En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. (…)

DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUENTOS

OBSERVACION No.25

El Municipio registro los descuentos efectuados en la vigencia 2016, según nota de contabilidad NT 20160173 de fecha 30 de octubre, por concepto de devoluciones y descuentos por impuesto predial por valor de 4.185.871 miles afectando la cuenta de ingresos, pero no las rentas por cobrar por concepto de impuesto predial, igualmente sucede con los valores devueltos a los contribuyentes por mayor valor cobrado o por el indebido cobro contraviniendo lo establecido en el plan general de contabilidad pública. 419510 devoluciones rebajas y descuentos 4.185.871.100 410507 impuesto predial unificado 4.185.871.100 Se está contraviniendo el CONCEPTO 20132000025881 09-07-13 de la Contaduría General de la Nación “Los municipios y distritos reconocerán contablemente la parte del impuesto predial que les

corresponde, para lo cual, en el momento de la declaración tributaria, o la liquidación oficial en firme u otro acto administrativo que liquide dicho impuesto, se debita la subcuenta 130507- Impuesto predial unificado, de la cuenta 1305-VIGENCIA ACTUAL, y se acredita la subcuenta 410507-Impuesto predial unificado, de la cuenta 4105-TRIBUTARIOS, por el valor que les corresponde como ingresos, sin sobreestimarlos, es decir, deben restar del valor total del impuesto liquidado el valor que equivale al porcentaje, y en el caso de la sobretasa, sólo se reconocerá como ingreso lo correspondiente al impuesto predial.

De conformidad con la característica cualitativa de la Universalidad y los Principios de Contabilidad pública de Devengo o Causación y de Período contable, establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública, la entidad deberá reconocer los ingresos tributarios en el período en el cual se constituyen en derechos ciertos para el municipio con ocasión de la presentación de las declaraciones tributarias o con los actos administrativos que imponen el tributo una vez queden en firme, y no con ocasión de los pagos efectivamente realizados por los contribuyentes, a efectos de poder revelar la situación y actividad de la entidad contable pública ajustada a la realidad, tanto a nivel de los derechos como de los resultados que se derivan de la administración tributaria. El registro se efectúa debitando la subcuenta 130507-Impuesto predial unificado, de la cuenta 1305-VIGENCIA ACTUAL, aun cuando correspondan a vigencias anteriores, y acreditando la subcuenta 410507-Impuesto predial unificado, de la cuenta 4105-


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TRIBUTARIOS. Por otra parte, atendiendo lo expresado en el Manual de Procedimientos contables contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública, los valores no cancelados al 31 de diciembre de cada vigencia, deberán reclasificarse al inicio de la vigencia siguiente a la subcuenta 131007-Impuesto predial unificado, de la cuenta 1310-VIGENCIAS ANTERIORES. Ahora bien, cuando la entidad suscribe acuerdos de pago con los contribuyentes en mora, el monto de estos acuerdos se mantiene en la cuenta 1310-VIGENCIAS ANTERIORES, reconociéndolos alternamente para control en cuentas de orden, debitando la subcuenta 839001-Acuerdos de pago por Rentas por Cobrar, de la cuenta 8390-OTRAS CUENTAS RESPUESTA DE LA ENTIDAD El asiento contable realizado por la oficina de contabilidad obedece a que no se cuenta con el reporte de la información de rentas por cobrar de la vigencia actual, igualmente el valor reportado por la tesorería Municipal es el valor neto recaudado; teniendo en cuenta esta debilidad desde el año anterior se han venido adelantando mesas de trabajo con el fin de establecer este procedimiento, a la fecha se recibió la información por parte de la oficina de sistemas del Impuesto predial vigencia actual (2017) el cual será impactado en los estados financieros con corte a marzo 30 de 2017; de esta manera para la presente vigencia se podrán realizar los registros correspondientes. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la entidad no desvirtúa la observación, en razón a que la no causación de los ingresos por concepto de impuesto predial no justifica el no registro adecuado de los descuentos y devoluciones de impuesto predial de acuerdo con lo establecido en el plan general de contabilidad pública; en el plan de mejoramiento se debe incluir esta acción y anexar los registros contables de la causación de las rentas por cobrar vigencia 2017 con corte a 31 de marzo de 2017, tal como lo manifiestan en su respuesta y los registros de descuentos por impuesto predial realizados en el primer trimestre de 2017. Aunque la entidad registro el valor por concepto de devoluciones no afecto las cuentas que deben ser, esta observación se ha presentado con carácter repetitivo por lo tanto esta observación se configurara como hallazgo administrativo.

El rubro de ingresos presento un incremento de 24.838.447 miles que equivale a 13.83% respecto a la vigencia 2015 ($177.190.225 miles) frente a la vigencia 2016 ($ 205.628.672). Representados principalmente en los rubros de espectáculos públicos, ocupación de vías, plazas y lugares públicos, impuesto a transporte de hidrocarburos, monopolio al sorteo loto lotim y recuperaciones.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





TOTAL INGRESOS 205,628,671,677.59 177,190,224,561.79 28,438,447,115.80 13.83%

4.1.05.07 PredialUnificado 39,657,913,556.83 25,770,335,871.31 13,887,577,685.52 35.02%

4.1.05.08 INDUSTRIAYCOMERCIO Y AVISOS 20,623,241,527.16 18,923,386,030.19 1,699,855,496.97 8.24%

4.1.05.15 Espectaculos Publicos 16,994,000.00 - 16,994,000.00 100.00%

4.1.05.19 Impuesto de Delineacion Urbana 1,390,526,459.00 903,777,828.00 486,748,631.00 35.00%

4.1.05.21 AVISOSTABLEROS,VALLAS PANCARTA 2,268,668,523.44 1,959,784,145.70 308,884,377.74 13.62%

4.1.05.35 SobretasaGasolinaMotor(Cons Comb) 6,889,636,000.00 6,497,263,000.60 392,372,999.40 5.70%

4.1.05.42 Ocupacion Vias, Plazas y Lugares Publicos 57,528,604.00 - 57,528,604.00 100.00%

4.1.05.45 Impuesto de Alumbrado Publico 7,819,921,009.00 6,588,650,460.00 1,231,270,549.00 15.75%

4.1.05.58 Publicidad Exterior Visual 219,790,014.00 334,402,351.00 (114,612,337.00) -52.15%

4.1.05.59 Impuesto de Circulacion o Rodamiento 221,175,961.00 268,230,249.00 (47,054,288.00) -21.27%

4.1.05.60 Impuesto al Transporte de hidrocarburos 3,972,669.00 - 3,972,669.00 100.00%

4.1.05.62 Sobretasa Bomberil 1,258,355,003.78 1,281,879,762.60 (23,524,758.82) -1.87%

4.1.05.85 OtrosImpuestosMunicipales - 1,953,729,303.53 (1,953,729,303.53) 0.00%

4.1.10.01 TASAS 4,030,783,982.09 3,298,984,253.00 731,799,729.09 18.16%

4.1.10.02 MULTAS 1,106,404,702.79 1,385,111,300.34 (278,706,597.55) -25.19%

4.1.10.03 INTERESES 3,212,237,013.44 2,445,169,989.00 767,067,024.44 23.88%

4.1.10.04 SANCIONES 509,266,735.42 470,537,676.00 38,729,059.42 7.60%

4.1.10.27 Estampillas 1,387,782,072.00 1,808,003,478.40 (420,221,406.40) -30.28%

4.1.10.61 CONTRIBUCIONES 1,536,632,632.05 1,487,379,868.35 49,252,763.70 3.21%

4.1.10.62 Cuota de Auditaje 64,946,812.00 76,299,595.00 (11,352,783.00) -17.48%

4.1.10.72 Rta del monopolio de juegos de suerto Loto Tim 2,450,094,797.00 - 2,450,094,797.00 100.00%

4.1.95.10 IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO 4,204,647,800.00- 11,985,600.00 (4,216,633,400.00) 100.29%

4.1.95.11 Devolucion y Dctos Industria Y cio - 24,811,000.00 (24,811,000.00) 0.00%

4.1.95.17 Devol impto Delineacion urbana 297,788.00- - (297,788.00) 100.00%

4.1.95.45 IMPUESTO DE CIRCULACION Y TRANSITO 248,240.00- 390,473.50 (638,713.50) 257.30%

4.1.95.48 Devolucion sobretasa bomberil 258,800.00- 140,000.00 (398,800.00) 154.10%

4.4.08.17 PARTICIPACION PARA SALUD 15,537,961,860.00 13,882,847,358.76 1,655,114,501.24 10.65%

4.4.08.18 PARTICIPACION PARA EDUCACION 65,113,174,613.00 52,532,049,381.00 12,581,125,232.00 19.32%

4.4.08.19 PARTICIPACION PARA PROPOSISTO

GENERAL5,538,362,472.00 4,944,499,691.00 593,862,781.00 10.72%

4.4.08.20 Fonpet participacion para pensiones 954,100,527.00 1,172,984,633.00 (218,884,106.00) -22.94%

4.4.08.21 Programas de Alimentacion Escolar 225,819,296.00 221,970,951.00 3,848,345.00 1.70%

4.4.08.24 Participacion para agua potable y Saneamiento 2,379,966,084.00 2,404,578,782.00 (24,612,698.00) -1.03%

4.4.08.25 Atenció Integral a la Primera Infancia 203,053,189.00 216,081,861.00 (13,028,672.00) -6.42%


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




4.4.13.01 Asignaciones directas 8,482,877.58 8,107,337.12 375,540.46 4.43%

4.4.13.05 Para Ahorro Pensional Territorial 222,363,540.00 276,924,956.71 (54,561,416.71) -24.54%

4.4.21.03 FOSYGA-Promocion de la salud 10,363,450,003.52 9,013,582,022.35 1,349,867,981.17 13.03%

4.4.28.01 Para Pago de Pensiones y CesantiaS 151,897,202.19 2,232,011,277.88 (2,080,114,075.69) -1369.42%

4.4.28.02 PARA PROYECTOS DE INVERSION 19,790,290.51 3,552,479,911.00 (3,532,689,620.49) -17850.62%

4.4.28.04 Para Programas de salud 3,917,881,365.00 4,760,847,706.21 (842,966,341.21) -21.52%

4.4.28.05 Para Programas de Educacion 1,731,726,022.18 1,661,639,662.16 70,086,360.02 4.05%

4.4.28.90 Otras Transferencias 1,164,974,214.80 1,070,201,785.24 94,772,429.56 8.14%

4.8.05.22 INTERESES SOBRE DEPOSITOS 975,336,426.20 928,591,905.31 46,744,520.89 4.79%

4.8.05.27 Dividendos y Participaciones 249,779,068.00 90,935,967.32 158,843,100.68 63.59%

4.8.05.35 Rendimientos en Administracion FONPET 148,769,134.00 42,885,423.83 105,883,710.17 71.17%

4.8.05.84 Utilidad po valorizacion Inver RETA FIJA - 77,454,362.00 (77,454,362.00) 0.00%

4.8.05.85 Utilidad por Valorizacion en Invers. 4,904,976.00 (4,904,976.00) 0.00%

4.8.08.05 Utilidad en venta de Activos 71,050,000.00 (71,050,000.00) 0.00%

4.8.08.12 Recursos Cajas Compensacion para Sal 430,449,708.00 459,950,197.00 (29,500,489.00) -6.85%

4.8.08.17 ARRENDAMIENTOS 1,129,352,954.68 1,282,530,010.67 (153,177,055.99) -13.56%

4.8.08.18 Contratos gestion serv Publicos 236,183,356.20 179,509,128.66 56,674,227.54 24.00%

4.8.10.08 RECUPERACIONES 298,605,908.39 337,578,877.26 (38,972,968.87) -13.05%

4.8.10.47 Aprovechamientos 22,234,000.00 - 22,234,000.00 100.00%

4.8.10.49 Indemnizaciones 48,625,301.43 - 48,625,301.43 100.00%

4.8.15.54 INGRSOS FISCALES 366,435.00- - (366,435.00) 100.00%

4.8.15.57 TRANSFERENCIAS 4,028,234,248.61 280,821,782.79 3,747,412,465.82 93.03%

4.8.15.59 Otros ingresos 8,045,004.30 7,047,621.00- 15,092,625.30 187.60% Llama la atención del equipo auditor la disminución e incremento de los rubros que se reflejan en la siguiente tabla, el rubro de ocupación de vías, plazas y mercados se incrementó en un 100% respecto a la vigencia 2015 presuntamente porque en el 2015 no se cobró este impuesto que corresponde principalmente al alquiler de la plazoleta muisca donde se realiza la feria artesanal, disminución de 114.612.miles que equivale al 52.15%, disminución de 420.221miles en el rubro de estampillas que equivale al 30.28%, disminución de 278.707miles en el rubro de multas que equivale al 25.19%, disminución de 47.054 miles en el rubro de impuesto circulación o rodamiento que equivale al 21.2%, una disminución de 153.177 miles representados en el rubro de arrendamientos que equivale al 13.56%, y una disminución del 1.87% que equivale a 23.525 miles., en el rubro de sobretasa bomberil CODIGO DESCRIPCION 2016 2015 VARIACION %

4.1.05.42 Ocupacion Vias, Plazas y Lugares Publicos 57,528,604.00 - 57,528,604.00 100.00%

4.1.05.58 Publicidad Exterior Visual 219,790,014.00 334,402,351.00 (114,612,337.00) -52.15%

4.1.05.59 Impuesto de Circulacion o Rodamiento 221,175,961.00 268,230,249.00 (47,054,288.00) -21.27%

4.1.05.62 Sobretasa Bomberil 1,258,355,003.78 1,281,879,762.60 (23,524,758.82) -1.87%

4.1.05.85 OtrosImpuestosMunicipales - 1,953,729,303.53 (1,953,729,303.53) 0.00%

4.1.10.02 MULTAS 1,106,404,702.79 1,385,111,300.34 (278,706,597.55) -25.19%

4.1.10.27 Estampillas 1,387,782,072.00 1,808,003,478.40 (420,221,406.40) -30.28%

4.8.08.17 ARRENDAMIENTOS 1,129,352,954.68 1,282,530,010.67 (153,177,055.99) -13.56%

OBSERVACION No. 26.

El rubro contable, ‘ocupación de vías, plazas y lugares públicos’ presento un aumento de 100%, (57.529 miles) respecto a la vigencia 2015 tal como se observa en la tabla anterior, presuntamente por el no cobro correspondiente a la vigencia 2015. El Municipio debe aclarar y soportar con los respectivos documentos esta situación, de lo contrario esta observación se puede configurar como un hallazgo administrativo.


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




RESPUESTA DE LA ENTIDAD El aumento de $57.528.604 que se presentó en el rubro “Ocupación, vías, plazas y lugares públicos”, es como consecuencia del recaudo de licencia temporal de ocupación en el año 2016 de conformidad con el decreto 0389 de 2006. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la alcaldía de Tunja no desvirtúa lo observado en cuanto a que paso con los ingresos por concepto de “Ocupación, vías, plazas y lugares públicos”, de la vigencia fiscal 2015, no se allego documento que soporte esta observación, ni se dio explicación, generando incertidumbre al grupo auditor, al no evidenciar ingresos por este concepto; por lo que se configura hallazgo administrativo, el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento. No obstante la contraloría podrá realizar una minuciosa investigación al respecto para establecer el motivo por el cual no se contabilizo el ingreso de la vigencia 2015. ARRENDAMIENTOS: El Municipio de Tunja en la vigencia 2016 recaudo por arrendamientos la suma de $ 1.129.353 miles, que comparado con el recaudo de 2015 ($1.282.530 miles), presento una disminución de $ 153.177 miles. codigo concepto 31/12/2016 31/12/2015 variacion %

4.8.08.17 ARRENDAMIENTOS 1,129,352,954.68 1,282,530,010.67 (153,177,055.99) -13.56% Fuente: estado de pérdidas y ganancias

La Alcaldía de Tunja refleja al cierre de la vigencia 2016 un saldo en la cuenta 4808170003 Otros Arrendamientos por valor de $ 154.015.750,88, en esta cuenta se registra los ingresos recibidos por concepto de arrendamientos de los locales comerciales de propiedad del Municipio de Tunja. De acuerdo con los soportes remitidos por parte de la Alcaldía se ha determinado que durante la vigencia 2016 se deberían haber recibido ingresos por concepto de arrendamientos por valor de $ 171.610.236. De acuerdo con el examen realizado, a la fecha la Contraloría ha identificado un valor individualizado recibido por arrendamientos por la suma total de $ 87.917.361. El resumen se muestra la siguiente tabla:

NOMBRE LOCAL

VR QUE DEBERIA HABER RECIBIDO EN 2016

VR PAGADO QUE SE HA PODIDO IDENTIFICAR 2016


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




EDIF. MCPAL CAFETERIA CUBICULO 1 1.990.872,00

EDIF. MCPAL CAFETERIA CUBICULO 2 1.990.872,00 674.328,00

LA GRAN VIA 33.210.192,00

ASOCIACION DE TRANSPORTADORES DE ACARREOS DE TUNJA 4.003.452,00 3.172.632,00

KIOSCO PARQUE RECREACIONAL 1.284.000,00 535.000,00

ASOCIACION DE PENSIONADOS MUNICIPIO DE TUNJA 1.335.600,00

MODAS CLAUDIA 26.201.364,00 21.419.129,00

TABORE 12.870.000,00

DROGUERIA MADRID 16.152.000,00 8.076.000,00

DROGUERIA ALFA 16.620.000,00 8.310.000,00

CONTRALORIA GENERAL DE BOYACA 38.328.876,00 37.518.768,00

SINTRAOPUBOY 1.200.000,00

ALMACEN EL GAMO 16.423.008,00 8.211.504,00

TOTAL 171.610.236,00 87.917.361,00

SALDO DE LA CUENTA CONTABLE 4808170003 OTROS ARRENDAMIENTOS 154.015.750,88

DIFERENCIA POR IDENTIFICAR 66.098.389,88

DIFERENCIA POR RECAUDAR 17.594.485,12

OBSERVACION No. 27

Como resultado del examen realizado sobre los ingresos por concepto de otros arrendamientos (Locales) se pudo establecer que no existe un sistema de información confiable en el cual se lleve el control efectivo de los ingresos y la cartera por arrendamientos de manera individualizada y tercerizada, lo anterior teniendo en cuenta que dentro de la documentación física y magnética allegada por la Alcaldía de Tunja se identificaron ingresos de manera individualizada por valor de $ 87.917 miles generando incertidumbre por valor de $ 66.098 miles en cuanto a la identificación individualizada aplicada por este valor. La entidad debe aclarar y soportar porque concepto y a que terceros corresponde el recaudo de los $66.098 miles, de lo contrario esta observación se configura como hallazgo administrativo, con alcance fiscal por valor de $83.693 miles. RESPUESTA

Revisado el reporte de ingresos de la vigencia 2016, los ingresos por concepto de Otros Arrendamientos según los soportes y de cada tercero que ingresaron a bancos por valor de $150.955.340,88, se adjunta cuadro; se presenta una diferencia frente al valor certificado ($154.015.750.88) por valor de $2.739.410,00 que corresponde a otros concepto como: Acuerdo de pago – comparendos y Costas procesales que acumulan o suma al código presupuestal 1.1.01.02.03.02.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




En cuanto al siguiente resumen:

NOMBRE LOCAL

VR QUE DEBERIA HABER RECIBIDO

EN EL 2016

VR PAGADO QUE SE HA

PODIDO IDENTIFICAR

INGRESO A

BANCOS

SOPORTADOS

POR TESORERIA

EDIF. MCPAL CAFETERIA CUBICULO 1 1.990.872,00$ -$

EDIF. MCPAL CAFETERIA CUBICULO 2 1.990.872,00$ 674.328,00$ 674.328,00

LA GRAN VIA 33.210.192,00$ -$

ASOCIACION DE TRANSPORTADORES DE

ACARREOS DE TUNJA - MARIO OSPINA

PLAZAS 4.003.452,00$ 3.172.632,00$ 2.171.769,00

KIOSCO PARQUE RECREACIONAL 1.284.000,00$ 535.000,00$ 321.000,00

ASOCIACION DE PENSIONADOS MUNICIPIO

DE TUNJA 1.335.600,00$ -$

MODAS CLAUDIA - ANA CECILIA JIMENEZ 26.201.364,00$ 21.419.129,00$ 23.602.576,00

TABORE 12.870.000,00$ -$

DROGUERIA MADRID - SARA MORENO REY 16.152.000,00$ 8.076.000,00$ 8.076.000,00

DROGUERIA ALFA - LUIS ALEJANDRO GARZON 16.620.000,00$ 8.310.000,00$ 8.310.000,00

CONTRALORIA GENERAL DE BOYACA 38.328.876,00$ 37.518.768,00$ 37.518.767,00

SINTRAOPUBOY 1.200.000,00$ -$

ALMACEN EL GAMO - ADOLFO ENRIQUE GAZON 16.423.008,00$ 8.211.504,00$ 8.211.504,00

TOTAL 171.610.236,00$ 87.917.361,00$ 88.885.944,00

TOTAL SE RESTA EL VALOR DE GRAN VIAL 138.400.044,00$

TOTAL INGRESO A BANCOS - REPORTE 88.885.944,00$

VALOR TOTAL PENDIENTE DE RECAUDO 49.514.100,00$

Frente al establecimiento comercial la Gran Vía, me permito indicar que se Adelantó proceso Contractual de Restitución de Inmueble Arrendado en contra de la señora Luisa Fernanda Castelblanco Rojas, el cual cursó en el Juzgado Sexto Administrativo de Oralidad del Circuito de Tunja bajo el radicado No.15001-3333-006-2015-00100-00, en el que se solicitó la terminación del contrato de arrendamiento 734 de 2011 y por ende la restitución del mismo, como el pago de los cánones de arrendamiento adeudados, a lo que el Juez en su fallo accedió parcialmente reconociendo a la vez la suma de $26.794.511 correspondientes al valor de mejoras efectuadas al local comercial objeto del contrato de arrendamiento, negando las demás pretensiones como fue el pago de los arriendos adeudados, argumentando que no era procedente acceder a dicha pretensión en vista que la misma no era procedente incompatible con la naturaleza de la acción adelantada, dejando la posibilidad de adelantar las acciones ejecutivas del caso, así las cosas el día 14 de marzo del año en curso se llevó a cabo diligencia de lanzamiento por parte del comisionado Juzgado Segundo Civil Municipal de Oralidad de Tunja sobre el inmueble, y a la fecha se está estructurando la respectiva demanda ejecutiva para recuperar el saldo adeudado ya que hay que tener en cuenta muy seguramente el descuento de las mejoras reconocidas.

En cuanto al valor pendiente de recaudo $49.514.100, se procederá a remitir a la Secretaria Jurídica para que inicie las acciones legales pertinentes, para recupera esta cartera con intereses.



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




DECISION DE LA CONTRALORIA De acuerdo con la respuesta dada por la Alcaldía de Tunja y los soportes allegados, se establece que se han adelantado acciones con el fin de la recuperación de los inmuebles en arriendo es así como se evidencia la entrega de los inmuebles correspondientes a la cafetería la Gran Vía y la Contraloría Departamental, no obstante desde la vigencia anterior se han venido observando los mismos inconvenientes en el tema de los arrendamientos, como los son: contratos que no están vigentes y deficiencias en el cobro e identificación de los ingresos y la cartera por este concepto. Teniendo en cuenta que en la respuesta de la Alcaldía, se deja claro que se van a adelantar las acciones jurídicas pertinentes, se procede a levantar el alcance fiscal y se configura como hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad, en el cual se establezcan las acciones concretas y tiempos para cada uno de los deudores de manera individualizada, por concepto de arrendamientos de locales comerciales.

2.2.3 GASTOS: Se presentó una disminución en los gastos del 3.69% respecto al año 2015 representados en 6.777.968 miles., representados principalmente en remuneración servicios técnicos, gastos de viaje, tasas, gastos legales, gastos generales, capacitación bienestar social y estímulos.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02





TOTAL GASTOS 183,893,538,806.65 177,115,570,414.79 (6,777,968,391.86) -3.69%

5.1.01.01 SueldosdelPersonal 7,322,825,032.00 6,841,704,265.58 481,120,766.42 6.57%

5.1.01.03 Horasextrasyfestivos 569,411,833.00 395,883,775.00 173,528,058.00 30.47%

5.1.01.06 Remuneracionservicios tecnicos 2,320,000.00 5,026,666.00 (2,706,666.00) -116.67%

5.1.01.07 PersonalSupernumerario 312,751,573.00 293,199,843.00 19,551,730.00 6.25%

5.1.01.13 Primadevacaciones 426,329,771.00 313,348,225.00 112,981,546.00 26.50%

5.1.01.14 Primadenavidad 1,176,802,092.00 492,148,202.00 684,653,890.00 58.18%

5.1.01.17 Vacaciones 390,580,698.00 735,157,439.00 (344,576,741.00) -88.22%

5.1.01.18 Bonificación especial de recreación 101,034,733.00 89,637,300.00 11,397,433.00 11.28%

5.1.01.19 BONIFICACIONES 41,973,948.00 76,879,914.00 (34,905,966.00) -83.16%

5.1.01.23 AuxiliodeTransporte 29,607,153.00 32,231,709.00 (2,624,556.00) -8.86%

5.1.01.24 Cesantias 1,815,436,468.00 1,870,942,306.00 (55,505,838.00) -3.06%

5.1.01.25 Interesesalascesantias 45,045,264.00 20,130,343.00 24,914,921.00 55.31%

5.1.01.30 Capacitacion,bienestar social y es 93,448,000.00 121,350,200.00 (27,902,200.00) -29.86%

5.1.01.31 Dotacionysuministro a trabajadore 170,018,554.00 143,921,816.63 26,096,737.37 15.35%

5.1.01.33 Gastosdeportivosyde recreacion - 2,080,000.00 (2,080,000.00) 0.00%

5.1.01.47 Viaticos 40,012,741.00 43,091,256.61 (3,078,515.61) -7.69%

5.1.01.48 GastosdeViaje 4,990,854.00 18,320,210.00 (13,329,356.00) -267.08%

5.1.01.52 PrimadeServicios 676,998,486.00 829,877,729.00 (152,879,243.00) -22.58%

5.1.01.60 Subsidiodealimentacion 37,200,485.00 35,514,234.00 1,686,251.00 4.53%

5.1.01.64 Otras primas 125,547,284.00 137,404,470.00 (11,857,186.00) -9.44%

5.1.02.01 Incapacidades 37,775,147.00 57,099,079.00 (19,323,932.00) -51.16%

5.1.02.03 INDEMNIZACIONES 210,219,062.00 86,094,849.00 124,124,213.00 59.05%

5.1.02.06 Pensionesdejubilacion 2,146,472,467.00 - 2,146,472,467.00 100.00%

5.1.02.07 CuotasPartesdePensiones 470,750,611.20 - 470,750,611.20 100.00%

5.1.02.09 AmortizacionCalculo actuarial Pen 9,358,732,061.00 11,221,957,722.00 (1,863,225,661.00) -19.91%

5.1.02.11 AmortizacCalculoActCuotas partes 1,341,239,932.00 1,661,383,075.00 (320,143,143.00) -23.87%

5.1.03.02 AportesaCajasDeCompensacion 377,572,623.00 332,544,898.00 45,027,725.00 11.93%

5.1.03.03 CotizacionesaSeguridad Social 720,218,350.00 617,683,381.00 102,534,969.00 14.24%

5.1.03.04 Aportes Sindicales - 7,732,200.00 (7,732,200.00) 0.00%

5.1.03.05 CotizacionesaRiesgos profesionale 71,362,727.00 66,035,113.00 5,327,614.00 7.47%

5.1.03.06 Cotiz.aEnti,AdmonRegi.Prima Med 667,452,002.00 498,862,241.00 168,589,761.00 25.26%

5.1.03.07 Cot.EntAdmondelRegi de Ahorr Ind 381,494,800.00 397,920,719.00 (16,425,919.00) -4.31%

5.1.04.01 AportesalICBF 283,211,992.00 250,057,794.00 33,154,198.00 11.71%

5.1.04.02 AportesalSENA 47,199,815.00 41,706,608.00 5,493,207.00 11.64%

5.1.04.03 AportesESAP 47,199,815.00 41,706,608.00 5,493,207.00 0.00%

5.1.04.04 Apor.escuelasIndustr.Insti Tecnic 94,393,631.00 83,355,682.00 11,037,949.00 11.69%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




5.1.11.11 Comisiones,Honorarios y Servicios 2,828,890,931.83 4,202,192,176.16 (1,373,301,244.33) -48.55%

5.1.11.13 VigilanciaySeguridad 2,928,319,496.58 2,018,210,999.00 910,108,497.58 31.08%

5.1.11.14 MaterialesySuministros 549,720,618.20 149,591,138.00 400,129,480.20 72.79%

5.1.11.15 MANTENIMIENTO 295,420,777.00 527,036,089.67 (231,615,312.67) -78.40%

5.1.11.17 Serviciospublicos 1,035,517,971.00 1,016,555,436.00 18,962,535.00 1.83%

5.1.11.18 ARRENDAMIENTO 136,025,500.00 389,881,966.00 (253,856,466.00) -186.62%

5.1.11.20 Publicidad y Propaganda 188,045,510.00 251,878,575.00 (63,833,065.00) -33.95%

5.1.11.21 ImpresosPublicaciones Suscrip,afil 129,427,220.51 119,848,632.00 9,578,588.51 7.40%

5.1.11.22 Fotocopias 21,302,910.00 38,720,520.00 (17,417,610.00) -81.76%

5.1.11.23 ComunicacionyTansporte 246,645,032.00 76,195,547.20 170,449,484.80 69.11%

5.1.11.25 SegurosGenerales 35,787,562.00 360,959,632.03 (325,172,070.03) -908.62%

5.1.11.37 EventosCulturales 8,000,000.00 - 8,000,000.00 100.00%

5.1.11.46 COMBUSTIBLEYLUBRICANTES 290,758,066.00 333,646,587.00 (42,888,521.00) -14.75%

5.1.11.59 LicenciasySalvoconductos 5,000,000.00 5,000,000.00 100.00%

5.1.11.64 Gastos legales 301,066,976.00 516,698,059.01 (215,631,083.01) -71.62%

5.1.11.90 OtrosGastosgenerales 41,200,884.00 49,967,982.00 (8,767,098.00) -21.28%

512007 Multas - 22,113,600.00 (22,113,600.00) 0.00%

5.1.20.10 Tasas 31,352,480.00 61,009,771.00 (29,657,291.00) -94.59%

5.2.02.05 RemuneracionServicios Tecnicos 1,592,775,261.00 2,380,552,431.33 (787,777,170.33) -49.46%

5.2.02.08 Honorarios 12,237,440.00 - 12,237,440.00 100.00%

5.2.11.09 ComisionesHonorarios y Servicios 239,665,264.69 1,510,331,685.97 (1,270,666,421.28) -530.18%

521111 vigilancia y seguridad - 13,098,834.00 (13,098,834.00) 0.00%

521112 MaterialesySuministros - 8,947,500.00 (8,947,500.00) 0.00%

5.2.11.16 Arrendamiento 44,000,000.00 40,612,115.24 3,387,884.76 7.70%

521121 ComunicacionyTransporte - 56,307,000.00 (56,307,000.00) 0.00%

5.2.11.42 Apoyo Fuerzas Militares 293,508,000.00 704,239,611.32 (410,731,611.32) -139.94%

5.2.11.63 Gastos legales 129,200.00 4,739,100.00 (4,609,900.00) -3568.03%

5.2.11.66 Interventorias, auditorias y evaluacione 326,361,792.25 172,471,884.06 153,889,908.19 47.15%

5.2.20.10 Tasas 482,540.00 - 482,540.00 100.00%

5.3.14.01 Litigios 7,954,158,424.00 8,883,607,624.00 (929,449,200.00) -11.69%

542302 Para Proyectos de Inversion - 83,364,864.01 (83,364,864.01) 0.00%

5.4.23.03 Para Gastos de Funcionamiento 7,630,245,345.93 5,586,186,860.15 2,044,058,485.78 26.79% 5.5.01.01 SUELDOSYSALARIOS 41,651,976,542.00 38,720,255,675.00 2,931,720,867.00 7.04%

5.5.01.02 ContribucionesImputadas 283,990,272.00 226,612,633.00 57,377,639.00 20.20%

5.5.01.03 CONTRIBUCIONESEFECTIVAS 6,449,200,880.00 4,774,733,626.00 1,674,467,254.00 25.96%

5.5.01.04 AportessobrelaNomina 3,375,736,304.00 3,100,259,193.00 275,477,111.00 8.16%

5.5.01.05 GENERALES 4,636,089,930.55 8,615,337,457.41 (3,979,247,526.86) -85.83%

5.5.01.06 AsignaciondeBienes y Servicios 4,206,022,218.00 4,382,663,220.00 (176,641,002.00) -4.20%

5.5.02.01 SUELDOSYSALARIOS 223,349,037.02 203,540,102.00 19,808,935.02 8.87%

5.5.02.03 CONTRIBUCIONESEFECTIVAS 37,281,039.00 33,547,721.00 3,733,318.00 10.01%

5.5.02.04 AportesSobrelaNomina 19,158,250.00 18,406,914.00 751,336.00 3.92%

5.5.02.05 GENERALES 128,259,834.00 36,682,363.00 91,577,471.00 71.40%

5.5.02.06 asignaciondeBienes y Servicios 6,500,000.00 - 6,500,000.00 100.00%

5.5.02.10 Regimensubsidiado 31,113,069,154.21 30,221,693,174.58 891,375,979.63 2.86%

5.5.02.16 AccionessaludPublica 1,561,142,895.81 2,806,679,937.34 (1,245,537,041.53) -79.78% 5.5.03.05 Generales 252,559,051.31 676,163,364.15 (423,604,312.84) -167.72%

5.5.03.06 asignaciondeBienes y Servicios 9,805,712.00 53,928,545.60 (44,122,833.60) -449.97%

5.5.04.05 Generales - 568,694,960.00 (568,694,960.00) 0.00%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




5.5.05.06 AsignaciondeBienes y servicios 579,216,220.00 934,208,266.67 (354,992,046.67) -61.29%

5.5.06.05 Generales 3,313,327,464.00 3,114,575,535.00 198,751,929.00 6.00%

5.5.07.01 SUELDOSYSALARIOS 860,483,087.00 718,046,706.00 142,436,381.00 16.55%

5.5.07.03 Contribucionesefectivas 142,440,032.00 127,658,754.00 14,781,278.00 10.38%

5.5.07.04 AportessobrelaNomina 71,744,008.00 66,177,691.00 5,566,317.00 7.76%

5.5.07.05 GENERALES 16,546,790,556.05 26,548,898,420.80 (10,002,107,864.75) -60.45%

5.5.07.06 AsignaciondeBienes y servicios 1,650,317,818.40 1,473,342,693.00 176,975,125.40 10.72%

5.5.08.01 Actividades de conservacion 126,527,666.00 767,742,470.00 (641,214,804.00) -506.78%

5.5.08.02 Actividades de recuperacion 25,500,000.00 70,627,364.00 (45,127,364.00) -176.97%

5.5.08.05 capacitación y divulgacion ambiental 9,850,000.00 5,780,000.00 4,070,000.00 41.32%

550806 Estudios y Proyectos - 107,482,666.00 (107,482,666.00) 0.00%

5.5.50.09 ServiciosdeAcueducto 1,318,048,754.72 899,130,498.00 418,918,256.72 31.78%

5.5.50.11 ServiciosdeAseo 769,023,220.00 758,625,211.00 10,398,009.00 1.35%

5.7.05.08 Fondos entregados Funcionamiento 2,818,266,274.00 2,721,001,144.00 97,265,130.00 3.45%

5.8.01.35 Operaciones de credito Publico LP 2,291,214,668.43 2,137,674,876.00 153,539,792.43 6.70%

5.8.02.38 Comisiones y otros gastos bancarios 30,474,296.42 2,740,840.55 27,733,455.87 91.01%

5.8.05.69 Perdida por valorizacion inversiones 17,984,912.00 0 17,984,912.00 100.00%

5.8.08.12 Sentencias 2,018,954,562.97 1,983,604,887.25 35,349,675.72 1.75%

5.8.15.88 Gastos de administracion 739,336.98 48,515,429.00- 49,254,765.98 6662.02%

5.8.15.89 Gastos de Operacion 15,932,155.18- 10,681,802.46 (26,613,957.64) 167.05%

5.8.15.92 Gasto Publico Social 507,676,128.01- 305,135,869.00- (202,540,259.01) 39.90%

5.9.05.01 CierredeIngresos,gastos y costos - 19,755,635,732.07- 19,755,635,732.07 0.00% A pesar de que hubo una disminución en los gastos efectuados en la vigencia 2016, En la siguiente tabla se muestran los gastos que presentaron un alto incremento durante la vigencia 2016 con respecto a la vigencia 2015:

OBSERVACION No. 28

Los siguientes gastos presentaron un incremento significativo en la vigencia 2016 respecto a la vigencia 2015, incremento de $170.449 miles, equivalente al 69.11% en el rubro de comunicaciones y transporte, un incremento de $ 684.654miles equivalente al 58.18% en el rubro de Prima de Navidad, un incremento de 47.15% en el rubro de Interventorías, auditorías y evaluaciones equivalente a $ 153.890 miles y un incremento de 31.78% y 31.08%, en servicios de acueducto y vigilancia y seguridad respectivamente. Situación que debe ser explicada y soportada por la administración, sopena de configurarse un hallazgo administrativo. RESPUESTA ENTIDAD El incremento de las cuentas obedece al normal funcionamiento de la administración ya sea por gestión o por recaudo, lo que permitió invertir en la adjudicación de más subsidios en concepto de acueducto y custodiar y vigilar los bienes del Municipio con empresas privadas. En cuanto al rubro de prima de Navidad esta se vio incrementada por un mayor valor de la provisión la cual será ajustada en la presente vigencia. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la entidad no desvirtúa la observación, estas variaciones deben ser aclaradas en las Notas explicativas a los estados financieros. Por lo tanto esta observación


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se configura como un hallazgo administrativo.

rubro Descripcion saldo a 31-12-2016 saldo a 31 -12-2015 variacion %

5.1.01.14 Primadenavidad 1,176,802,092.00 492,148,202.00 684,653,890.00 58.18%



5.8.08.12 Sentencias 2,018,954,562.97 1,983,604,887.25 35,349,675.72 1.75%



OBSERVACION No. 29

La alcaldía registro en el rubro 511190 Otros gastos generales cuyo saldo asciende a $ 71.201miles están incluidos $ 49.380 miles que corresponden a inhumación de cadáveres y sostenimiento de cárceles, gastos que no son necesarios para apoyar el normal funcionamiento y desarrollo de las labores administrativas de la entidad como lo indica su descripción en el plan general de contabilidad pública, valor que está sobreestimando los gastos administrativos, y subestimando la cuenta 55 gasto público social que representa el valor de los recursos destinados por la entidad a la solución de las necesidades básicas insatisfechas de(salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, medio ambiente, recreación y deporte) y los orientados al bienestar general y al mejoramiento de la calidad de la vida de la población de conformidad con las disposiciones legales. De no ser desvirtuada esta observación se configurara como un hallazgo con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD La observación será tenida en cuenta y se aplicar en la presente vigencia abriendo los auxiliares correspondientes en los diferentes grupos. DECISION DE LA CONTRALORIA

La entidad acepta la observación y manifiesta que será aplicada en la presente vigencia, por lo tanto se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

Talento humano: Se efectuó una revisión selectiva a la nómina de la entidad, y se observó que se están realizando las liquidaciones de cada uno de los conceptos que conforman la nómina de acuerdo con las normas legales vigentes. (C) Denominación Del Cargo (N) Carrera Administrativa Y/o Empleado Oficial(N) Provisionalidad(N) Libre Nombramiento(N) Temporal(N) Supernumerario(N) Planta Autiorizada(N) Planta Ocupada(N) Personal Vinculado (Nombramientos)(N) Personal Desvinculado(Retiros)

NIVEL DIRECTIVO 0 0 14 0 0 14 14 1 3

NIVEL ASESOR 0 0 4 0 0 4 4 1 1

NIVEL PROFESIONAL 70 10 2 0 24 85 82 6 3

NIVEL TECNICO 16 3 0 0 5 20 19 2 0

NIVEL ASISTENCIAL 96 47 0 0 48 145 143 72 51

TOTAL 60 2 77 262 82 58 Fuente: Formato_201416_f14a1


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El Municipio de Tunja para la vigencia 2016 contaba con 14 funcionarios de nivel directivo, 4 de nivel asesor 82 de nivel profesional, 19 funcionarios de nivel técnico y 143 de Nivel asistencial, para un total de 262 funcionarios. 3. OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

En nuestra opinión, excepto por las diferencias encontradas en los estados financieros que generan sobreestimaciones y subestimaciones de los grupos 13 Rentas por cobrar, 14 Deudores, 16 Propiedad planta y equipo, 19 Otros Activos; expresado en los párrafos precedentes, los Estados contables de la Alcaldía de Tunja, presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Alcaldía, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2016, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, motivo por el cual, atendiendo a criterios aplicados por la Contraloría Municipal de Tunja, y en consideración a que la sumatoria de las errores e inconsistencias son del (4.2%) del total de activos revelados, se emite una opinión con SALVEDADES.

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Indice de inconsistencias (%)

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3-1

Con salvedad

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (miles) 20.407.568

4,2%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90,0

Calificación

4. EVALUACION CONTROL INTERNO CONTABLE Revisado el informe de Control interno contable vigencia 2016 de la Alcaldía Municipal de Tunja, cargado en la plataforma chip de la Contaduría General de la Nación y verificado in situ a través de pruebas selectivas de lo que allí se detalla, advirtiéndose en términos generales que las calificaciones de esta evaluación corresponden parcialmente con la realidad, toda vez que en este informe no está totalmente documentado, por cuanto no se allegaron documentos suficientes como arqueos periódicos, pruebas selectivas, seguimientos y demás que demostraran que los registros presentados hubiesen sido objeto de estudio por parte de esta oficina. Se concluye que la oficina de Control Interno ejecutó parcialmente las funciones dispuestas en Ley 87 de 1993 y en la Resolución 357 de julio de 2008.

La evaluación de control interno a través del cuestionario se hizo con el propósito de determinar la calidad y el nivel de confianza que se le puede otorgar al proceso contable, determinando la eficacia, eficiencia y economía de las actividades de control en la prevención y monitoreo del riesgo.


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Los resultados de dicha evaluación reflejados en la matriz arrojaron un resultado de 1.51 que indican un control interno contable con deficiencias, tal como se demuestra en el siguiente cuadro:

CONCEPTO CRITERIOS PUNTAJE RANGOS

EFICIENTE Cumple con los criterios 1 De 1 a < = 1,5

CON DEFICIENCIA Incumple uno de los criterios 2 De >1,5 a < =2

INEFICIENTE Incumple los criterios 3 De >2

1 Riesgo bajo

2 Riesgo medio

3 Riesgo Alto

4 N/A

Calificación

Esta calificación se fundamenta en las siguientes conclusiones:

El sistema de información no garantiza eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la in formación financiera, toda vez que se advierten dificultades en la verificación de registros a través de terceros; principalmente en el recaudo de arrendamientos.

No se realizan tomas físicas de los bienes del Municipio y el módulo de almacén sigue desactualizado y sin interfaz con el área contable.

Se observan debilidades en el flujo de información hacia el área de contabilidad en la captura del procesamiento de la información financiera reflejada en los estados financieros.

No existe una política de sostenibilidad contable que garantice la celeridad oportunidad y confiabilidad en los procesos de saneamiento de la información contable del Municipio

La entidad no cuenta con un plan de sostenibilidad contable en el que se establezca fecha responsable y logro de metas, tendientes a buscar en forma efectiva el saneamiento de la información contable.

Se realizan procesos en forma manual como son las depreciaciones de bienes

Las notas a los estados contables no están revelando información adicional importante para la mejor comprensión por parte de los diferentes usuarios

Los módulos del software Finanzas plus no se encuentran integrados de tal forma que permitan generar información oportuna y confiable.

No hay control sobre los contratos de arrendamiento, canon actualización de tarifas y pagos efectuados por cada uno de los contratistas.


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5. SEGUIMIENTO A GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR (PLAN DE MEJORAMIENTO)

En el trabajo de campo se le hizo seguimiento al plan de mejoramiento suscrito en la vigencia 2015, como resultado de la auditoría practicada al balance 2015. De esta evaluación La contraloría Municipal de Tunja conceptúa que el plan de mejoramiento se cumplió en un 61.5% como consecuencia de la calificación resultante de ponderar los factores que se detallan a continuación:

EVALUACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

La evaluación al Plan de Mejoramiento suscrito por la Alcaldía Municipal de Tunja, para desarrollar acciones de mejoramiento durante la vigencia 2016 se verificaron el cumplimiento de los compromisos adquirido por la entidad, para adoptar medidas correctivas sobre las causas que dieron origen a los hallazgos formulados en el informe de auditoría a los Estados Contables de la Vigencia 2015; arrojando como resultado nivel de cumplimiento parcial con un puntaje Base para Evaluación del 61.5%; que corresponde a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas; y en el cual se utilizó la matriz de evaluación que contiene la fórmula establecida en la guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Las acciones de mejoramiento que no se cumplieron y a las cuales se les califico con 61.5%) en la matriz de evaluación, deberán incorporarse a un nuevo plan de mejoramiento con el fin de adelantar las medidas correctivas a las observaciones planteadas. Cabe anotar que aunque la entidad hizo un gran esfuerzo por cumplir las acciones de mejora se siguen repitiendo algunas inconsistencias como son partidas conciliatorias, cuentas de bancos inactivas, sistema de almacén no confiable, no se realizan conciliaciones entre las áreas, depuración de pasivos, incertidumbre en los saldos de rentas por cobrar.

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0.20 12.3

0.80 49.2

1.00 61.5

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Efectividad de las acciones

Calificación Parcial

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

TABLA 1- 6

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

61.5

61.5

Calificación

Cumple

Parcialmente

La calificación se obtuvo de acuerdo con la siguiente evaluación generada por la matriz tomando cada uno de los hallazgos de la vigencia 2015 de acuerdo con el plan de mejoramiento reportado por la entidad y el seguimiento realizado por la comisión de auditoría. A continuación se relacionan las acciones de mejora cumplidas parcialmente, que deben ser incluidas en el l nuevo plan de mejoramiento.


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hallazgo descripcion del hallazgo

1

Las conciliaciones bancarias del mes de diciembre se observó que existen partidas conciliatorias de las cuentas bancarias (cuenta

corriente No.39084720-0, cta. Corriente banco del Occidente No. 390-84321-1 y cuenta corriente No. 61610900-5 del Banco Bogotá,

cuentas destinadas al recaudo de impuesto predial e industria y comercio, como se puede observar en las tablas 1 y 2 partidas por valor

de $ 270.022.871 y $ 69.083.803.44, que vienen desde el mes de enero de 2015 y al 31 de diciembre de 2015 no han sido registradas en

2

El Municipio refleja en los estados financieros las siguientes cuentas bancarias, por valor de $364.473.miles, las cuales están inactivas, ya

que no presentaron movimiento durante la vigencia 2015, la mayoría corresponde a cuentas creadas para manejar convenios, los cuales

presuntamente no han sido liquidados, tal como se refleja en la siguiente tabla. El Municipio debe explicar las gestiones que ha realizado

para liquidar estos convenios y para cancelar las cuentas bancarias correspondientes, teniendo en cuenta que es una observación que

3

La Alcaldía Municipal de Tunja aplico descuentos por pronto pago por recaudo de impuesto predial durante la vigencia 2015 por valor de $

4.119.589 miles los cuales no se encuentran registrados en los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2015, contraviniendo el

principio de la No compensación. Las transacciones que realizan las entidades contables públicas tienen diferentes dimensiones, las

cuales deben ser reconocidas y reveladas plenamente, a efectos de permitir a los usuarios de la información contable, una comprensión

4

El Municipio de Tunja durante la vigencia fiscal prescribió mediante resoluciones la suma $103.304.miles, por concepto de impuesto

predial, valor que no fue registrado en los estados financieros, generando una sobreestimación en el rubro de activos y una

sobreestimación en el patrimonio.

6

El saldo de 1.348.096 miles es representativo frente al total del activo, La entidad debe realizar una depuración del saldo, a fin de

determinar si el valor embargado corresponde en su totalidad al monto adeudado por el ente municipal, en caso contrario se debe hacer la

solicitud al demandante del excedente a favor del Municipio o si este valor puede incrementar y generar intereses que generarían

detrimento patrimonial, como en el caso de las deudas a Comfaboy, I.C.B.F y Corpoboyaca. Se debe informar por parte de la entidad que

8

De acuerdo con el examen realizado se evidenció en el archivo documental de Almacén el contrato de comodato N° 071 de 2014 de fecha

24 de enero de 2014, suscrito entre la Superintendencia de Notariado y Registro y la Alcaldía Mayor de Tunja

9

En la cuenta contable 192006 Bienes inmuebles en comodato se encuentran individualizados los siguientes predios entregados en

comodato así:Al revisar los expedientes de la oficina de almacén, se encuentra que posiblemente no estarían registrados los siguientes

inmuebles entregados en comodato

10

De acuerdo con el examen realizado en las cuentas 240101 y 240102, se estableció que figuran terceros con saldos que no presentan

variación al cierre de la vigencia 2014 y la vigencia 2015

11

De acuerdo con el examen realizado a las carpetas en el área de almacén de los Contratos de arrendamiento de los locales comerciales

presentan las siguientes inconsistencias:

1. Los contratos suscritos no se encuentran vigentes y aparentemente se les ha dado continuidad a través de prórroga automática, figura

que no se debería aplicar teniendo en cuenta que se trata de contratos que se rigen por las normas de contratación estatal, en la cual los

12

De acuerdo con el examen realizado se hizo revisión a las carpetas que reposan y fueron suministradas por el área de almacén; al no

encontrar evidencia suficiente donde se determine el cumplimiento del pago por parte de los arrendatarios al Municipio de Tunja, se

estableció una posible cartera adeudada al Municipio por concepto de arrendamiento de locales comerciales entre las vigencias 2011 a

2015 por valor de $ 204.600 miles, la cual no se encuentra registrada en contabilidad.

13

De acuerdo con el examen realizado el equipo auditor estableció que el ingreso causado por concepto de arrendamiento de locales

comerciales durante la vigencia 2015 asciende a $ 206.294 miles, el cual no se está reflejando, en los registros contables ya que solo

registran los recaudos efectivos, en la cuenta 4808170003 Otros arrendamientos por valor de $ 122.997 miles, los cuales se registran

en forma global, presentándose una diferencia de $ 83.298 miles


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6. CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria se establecieron veintitres (23) hallazgos administrativos HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA HD HF HP HS

1

OBSERVACION No. 1 El Municipio de Tunja sigue desarrollando procedimientos en forma manual, como es el cálculo de la depreciación de bienes muebles e inmuebles, registros de recaudo y cartera de impuestos, resumen mensual de nómina, y movimiento del área de almacén; en razón a que la administración municipal no ha implementado las interfaces correspondientes entre contabilidad y los módulos de almacén, impuestos, nomina., del sistema Finanzas Plus situación que genera desgaste administrativo, demora en el reporte de la información al área contable e incertidumbre sobre la veracidad y confiabilidad de la información que se refleja en los estados financieros, especialmente en el área de impuestos. Cabe anotar que la Contraloría Municipal se ha pronunciado en varias oportunidades al respecto, y la Administración no ha tomado medidas para la puesta en marcha de las mismas.

x

2

OBSERVACIÓN No. 2 Al efectuar la revision de los gastos de caja menor, se pudo observar que en los primeros 4 meses la Alcaldia Municipal realizo desembolsos de caja menor, por concepto de suministro de fotocopias, afectando el rubro de materiales y suministros, para las diferentes dependencias de la alcaldia por valor de $ 1.383.900, cancelados a Servicopias, en razon a que no se habia suscrito el contrato para el suministro de fotocopias, (contrato No.369 a favor de Servicopias por valor de $ 47.420.400 firmado el 13 de mayo), desvirtuando el concepto de la constitucion de Caja Menor., en razon a que estos gastos se realizaron, por la no contratacion por parte de de la alcaldia, hay que el contrato se firmo hasta el mes de mayo como se menciono anteriormente. Ademas el rubro de comunicaciones y transporte fue agotado durante el periodo comprendido entre el 14 de enero al 29 de febrero por valor de $ 314.000, sobrepasando el monto aprobado inicialmente de $300.000, incumpliendo lo establecido en la Resolucion 007 del 7 de enero de 2016.

x

3 OBSERVACIÓN No. 3 El Municipio refleja en los estados financieros cuentas

x


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bancarias inactivas, por valor de 789,914.miles, los movimientos reflejados son rendimientos financieros, pero no se efectuó ningún movimiento, estos valores corresponden a saldos de cuentas bancarias destinadas exclusivamente a convenios interadministrativos suscritos por el Municipio que a la fecha no se han liquidado, es el caso de la cuenta bancaria Colpatria No.7301002429, correspondiente al Convenio Interadministrativo 2176 de 2013 suscrito entre el Departamento de Boyacá y el Municipio de Tunja, con el fin de realizar el proyecto “Inventario de la colección de Muebles de la casa del museo del escribano Juan Vargas”, cuyo saldo asciende a 637.006 miles, y representa el 80% del valor de las cuentas inactivas que se relacionan a continuación: valor que genera una incertidumbre en el saldo de bancos, ya que no se puede establecer si el saldo es del Municipio o debe ser reintegrado al Departamento.

4

OBSERVACION No. 6 Teniendo en cuenta el alto número de resoluciones por prescripciones que se realizaron durante la vigencia 2016 y que ha tenido un incremento significativo con respecto a la vigencia anterior, la Alcaldía de Tunja, debe establecer las acciones pertinentes para una adecuada gestión de cobro, para la recuperación de la cartera, y así evitar posibles pérdidas de recursos al llegar a la extinción de las obligaciones por prescripción de las deudas.

X

5

OBSERVACION No. 7 Teniendo en cuenta la normatividad establecida en el Plan General de Contabilidad Pública numeral 9.1.1.2 Rentas por cobrar numeral 149, no se evidencia que la Alcaldía de Tunja este cumpliendo con el procedimiento establecido para el reconocimiento contable de las prescripciones de impuestos.

X

6

OBSERVACION No 8 Teniendo en cuenta el gran número de expedientes devueltos de cobro coactivo a la oficina de impuestos, se podrían presentar deficiencias en el procedimiento de cobro, por lo cual habría riesgo de pérdida de recursos para la administración municipal, toda vez que llegan a la oficina de cobro coactivo aproximadamente el 40% de los títulos sin los requisitos completos para iniciar el proceso de cobro y estos tiene que ser devueltos con el fin de subsanar las deficiencias, igualmente se incrementa el riesgo teniendo en cuenta que durante la vigencia 2016 se remitieron a cobro coactivo títulos de la vigencia 2012, los cuales si no se les abre el proceso de cobro oportunamente se podría correr el riesgo de prescribir dichas obligaciones y perder los recursos según lo dispuesto en el artículo 817 del Estatuto Tributario, el cual establece que

X


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“La acción de cobro de las obligaciones fiscales, prescribe en el término de cinco (5) años…”

7

OBSERVACION No. 9 De acuerdo con lo enunciado anteriormente la Alcaldía de Tunja no estaría registrando las incapacidades a cargo de las EPS como una cuenta por cobrar, de acuerdo con las directrices de la Contaduría General de la Nación según concepto 20132000002781 del 07 de febrero de 2013, teniendo en cuenta que se liquidaron incapacidades por un valor de $ 52.097 miles y se recaudó por reintegro de las mismas la suma de $ 29.047 miles, por lo cual, se estaría generando una posible subestimación en la cuenta 1470 por un valor de $ 23.050 miles, además de una sobreestimación en el gasto de nómina al registrar las incapacidades que no están a cargo de la Alcaldía de Tunja y en los ingresos al registrar los reintegros de las EPS.

X

8

OBSERVACION No. 10 De acuerdo con establecido en el instructivo No. 001 de 01 de febrero de 2016 de la Contaduría General de la Nación, la Alcaldía de Tunja no registro el ingreso de bienes devolutivos en las cuentas de propiedad, planta y equipo por valor un valor de $ 28.589 miles, por lo cual se estaría presentando una posible sobreestimación contable por este valor, además no se realizó el cálculo de la depreciación correspondiente.

X

9

OBSERVACION No. 11 Llama la atención que en el inventario de vehículos que se encuentran en uso del área de almacén figura el vehículo Nissan modelo 1993 placa OQF024, pero al verificar la información contable, se evidencia que con nota de contabilidad 20160089 de 29-06-2016 se registra la baja este vehículo en la subcuenta 167502 Terrestre de la cuenta 1675 Equipo de Transporte, tracción y el traslado a cuentas de orden en la subcuenta 831510 Propiedades planta y equipo de la cuenta 8315 Activos retirados, lo anterior se sustenta con oficio 1.3.4-8-582 de la Almacenista General donde se refiere a este vehículo como que no está en uso y en estado regular, por lo anterior se podría establecer que el área de almacén no actualiza su información de acuerdo con las novedades enviadas a contabilidad, presentándose diferencias entre contabilidad y almacén, incumpliendo con lo establecido en el instructivo 002 de 21 de diciembre de 2016 de la Contaduría General de la Nación, numeral 1.2.2 Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable.

X

10 OBSERVACION No. 12 En el inventario de vehículos que se encuentran en uso del

X


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área de la almacén, se encuentran los vehículos: - Chevrolet modelo 1989 placa JAK 741 valor Fasecolda $

8.900 miles - Chevrolet modelo 2007 placa OQF 248 valor Fasecolda

$ 24.300 miles - Chevrolet modelo 1996 placa OQF 146 valor Fasecolda

$ 9.500 miles - Chevrolet modelo 1996 placa QFL 895 valor Fasecolda

$ 6.100 miles - Dacia modelo 1993 placa QFK 177 valor Fasecolda $

750 miles

De acuerdo respuesta de la entidad y los soportes presentados se establece una subestimación en la cuenta 1675 Equipo de Transporte, tracción por valor de $ 25.250 miles, ya que no se encuentran registrados en contabilidad

11

OBSERVACION No. 13 La subcuenta 190501 Seguros hace parte de la cuenta 1905 Bienes y Servicios pagados por anticipado la cual de acuerdo

con el Catálogo general de cuentas “representa el valor de los pagos anticipados por concepto de la adquisición de bienes y servicios que se recibirán de terceros, cuando las normas de contratación le permitan a la entidad contable pública hacer esta modalidad de pago, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estos pagos deben amortizarse durante el período en que se reciban los bienes o servicios, o se causen los costos o gastos” se debita por “El valor de los pagos anticipado” y se acredita con “1. El valor de la amortización durante el periodo de causación del gasto o costo”.

De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta las fechas de adquisición de las pólizas durante la vigencia 2016, la Alcaldía de Tunja no estaría amortizando proporcionalmente el gasto o costo de las pólizas adquiridas por lo anterior se estaría presentando una posible sobrestimación en la cuenta 190501 Seguros por valor de $ 35.370 miles.

X

12

OBSERVACION No. 15 De acuerdo con el examen realizado a los soportes de entradas y salidas de Almacén se verificó que en el mes de diciembre ingresaron bienes de consumo donados por la DIAN a la Alcaldía de Tunja para que sean entregados en el desarrollo de programas sociales los cuales ingresaron con entrada de Almacén No. 201600133 del mes de diciembre de 2016 y no aparece esta entrada registrada en contabilidad, por lo tanto de estaría presentando una subestimación en la cuenta 191001 Materiales y Suministros por valor de $ 33.211

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13

OBSERVACION No. 16 Conforme con la información solicitada al área de Almacén, se evidenció que a 31 de diciembre de 2016, el inventario de bienes de consumo en bodega asciende a la suma de $ 128.866 valor que no se refleja en Contabilidad, por lo tanto se estaría presentando una posible subestimación en la cuenta de 191001 Materiales y Suministros por este mismo valor.

X

14

OBSERVACION No. 18 De acuerdo con los registros contables de la cuenta contable 191004 Dotación a Trabajadores y una vez revisados tanto los documentos contenidos en el contrato de suministro de dotaciones No. 20160482, como las carpetas de entradas y salidas de Almacén, no se encontraron las entradas ni las salidas de los elementos vestido y calzado de labor para los funcionarios de la Alcaldía Municipal, Secretaría de Hacienda y Secretaria, evidenciándose falta de registro y control de los bienes.

15

OBSERVACION No. 19 En el Municipio de Tunja se siguen presentando debilidades en cuanto al registro y control de los bienes en un sistema de información confiable, lo anterior debido a que se presentaron dificultades con el registro de la información en el sistema para el manejo de bienes de la entidad Sysman, como se pudo evidenciar en el examen realizado, ya que a partir del mes de noviembre de 2016, no se registraron entradas de bienes de consumo por valor de $ 620.001 miles y salidas de bienes de consumo por valor de $ 579.203 miles, las cuales se realizaron de manera manual con el fin de tener el soporte documental pero no se alimentó el sistema, además de las inconsistencias presentadas en las observaciones anteriores no se cuenta con una información contable confiable y razonable, ya que no se realiza la conciliación de la información entre las áreas de Almacén y Contabilidad, incumpliendo con lo establecido en el instructivo 002 de 21 de diciembre de 2016 de la Contaduría General de la Nación, numeral 1.2.2 Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable

X

16

OBSERVACION No. 21 Se efectuó una comparación entre las cuentas por pagar registradas contablemente en el grupo 24 que se relacionan en la siguiente tabla No. 7 (14.389.923 miles) y el valor de las cuentas por pagar de la vigencia 2016, constituidas mediante decretos (8.319.492 miles) y se encontró que existe una diferencia de $ 6.070.431miles, es decir que contablemente figura un mayor valor registrado como cuentas por pagar. Tabla No. 7 cuentas por ¨pagar

x


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codigo valor según libros auxiliarescuentas x pagar const diferencia

Dto. cuentasxpagar 8,319,492,189.98

240101 7,259,976,741.09

240102 5,356,537,810.61

242552 332,868,998.22

242553 294,241,554.73

243012 499,623,687.52

246002 68,496,867.26

248002 578,177,652.84

TOTAL 14,389,923,312.27 8,319,492,189.98 6,070,431,122.29

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OBSERVACION No. 22 El saldo del grupo 2425 Acreedores varios a 31 de diciembre de 2016 es de $ 5.616.369 miles; durante la ejecución de la auditoria se observó que la entidad cancelo en el mismo mes de diciembre los aportes a seguridad social, aportes ICBF, riesgos profesionales y demás aportes de nómina del mes de diciembre de 2016, presuntamente que el saldo viene de vigencias anteriores y debe ser depurado a fin de reflejar unos estados financieros confiables y razonables. La entidad debe, aplicar la resolución 119 de 2006 por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, que dice que se debe Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, cuentas por pagar, de tal forma que permita establecer los saldos reales.

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OBSERVACION No. 23 La entidad refleja un saldo en el pasivo - cheques no cobrados y por reclamar por $ 59.432 miles, saldo que viene de vigencias anteriores y sigue incrementado año tras año, algunos cheques girados tienen antigüedad superior a 5 años y otros de menor antigüedad, el Municipio no ha adelantado las gestiones necesarias a efectos de comunicarse con los titulares de las respectivas cuentas, para solicitarle se acerquen a las oficinas de la tesorería a efectuar el cobro respectivo teniendo en cuenta la antigüedad y cuantía de las cuentas; y una vez agotado este procedimiento efectuar la depuración y autorizar mediante acto administrativo retirar de la contabilidad el valor correspondiente y reflejar saldos reales en los estados financieros.

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OBSERVACION No. 24 De acuerdo con la normatividad citada en los párrafos anteriores, se evidencia que la Alcaldía de Tunja, no está cumpliendo con lo establecido en el Manual de procedimientos contables de la Contaduría General de la Nación en lo

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referente al reconocimiento contable de las demandas en contra de la entidad, toda vez que si bien se registra la provisión en la cuenta 271005 Litigios (crédito) contra la cuenta 531401 Litigios (débito), en el momento de la sentencia no se está reclasificando la provisión contra la cuenta 2460 Créditos Judiciales, como lo establece el procedimiento contable, sino que por el contrario se contabiliza la obligación por pagar contra la subcuenta 580812 Sentencias, lo cual genera sobrestimaciones contables en las cuentas del gasto, ya que si se causa la provisión en la cuenta de gasto 531401 Litigios, no sería procedente registrar un nuevo gasto en la cuenta 580812 Sentencias, generando una disminución en el patrimonio al cierre del ejercicio contable; igualmente, esta situación está generando sobrestimaciones en los pasivos de la entidad ya que no se está disminuyendo la provisión sino que por el contrario esta cuenta se va acumulando de vigencia a vigencia.

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OBSERVACION No. 25 El Municipio registro los descuentos efectuados en la vigencia 2016, según nota de contabilidad NT 20160173 de fecha 30 de octubre, por concepto de devoluciones y descuentos por impuesto predial por valor de 4.185.871 miles afectando la cuenta de ingresos, pero no las rentas por cobrar por concepto de impuesto predial, igualmente sucede con los valores devueltos a los contribuyentes por mayor valor cobrado o por el indebido cobro contraviniendo lo establecido en el plan general de contabilidad pública. 419510devoluciones rebajas y descuentos 4.185.871.100 410507 impuesto predial unificado 4.185.871.100

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OBSERVACION No. 26 El rubro contable, ‘ocupación de vías, plazas y lugares públicos’ presento un aumento de 100%, (57.529 miles) respecto a la vigencia 2015 tal como se observa en la tabla anterior, presuntamente por el no cobro correspondiente a la vigencia 2015.

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OBSERVACION No. 27 Como resultado del examen realizado sobre los ingresos por concepto de otros arrendamientos (Locales) se pudo establecer que no existe un sistema de información confiable en el cual se lleve el control efectivo de los ingresos y la cartera por arrendamientos de manera individualizada y tercerizada, lo anterior teniendo en cuenta que dentro de la documentación física y magnética allegada por la Alcaldía de Tunja se identificaron ingresos de manera individualizada por valor de $ 87.917 miles generando incertidumbre por valor de $ 66.098 miles en cuanto a la identificación individualizada aplicada por

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este valor.

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OBSERVACION No. 28 Los siguientes gastos presentaron un incremento significativo en la vigencia 2016 respecto a la vigencia 2015, incremento de $170.449 miles, equivalente al 69.11% en el rubro de comunicaciones y transporte, un incremento de 684.654miles equivalente al 58.18% en el rubro de Prima de Navidad, un incremento de 47.15% en el rubro de Interventorías, auditorías y evaluaciones equivalente a $ 153.890 miles y un incremento de 31.78% y 31.08%, en servicios de acueducto y vigilancia y seguridad respectivamente. Situación que debe ser explicada y soportada por la administración.

rubro Descripcion saldo a 31-12-2016 saldo a 31 -12-2015 variacion %

5.1.01.14 Primadenavidad 1,176,802,092.00 492,148,202.00 684,653,890.00 58.18%



5.8.08.12 Sentencias 2,018,954,562.97 1,983,604,887.25 35,349,675.72 1.75%



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OBSERVACION No. 29 La alcaldía registro en el rubro 511190 Otros gastos generales cuyo saldo asciende a $ 71.201miles están incluidos 49.380 miles que corresponden a inhumación de cadáveres y sostenimiento de cárceles, gastos que no son necesarios para apoyar el normal funcionamiento y desarrollo de las labores administrativas de la entidad como lo indica su descripción en el plan general de contabilidad pública, valor que está sobreestimando los gastos administrativos, y subestimando la cuenta 55 gasto público social que representa el valor de los recursos destinados por la entidad a la solución de las necesidades básicas insatisfechas de(salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, medio ambiente, recreación y deporte) y los orientados al bienestar general y al mejoramiento de la calidad de la vida de la población de conformidad con las disposiciones legales.

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL,...

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