INFORME FINAL AUDITORIA GUBERNAMENTAL...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD REGULAR PÁGINA 1 DE 80

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL

AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD REGULAR

EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA-ECOVIVIENDA VIGENCIA 2016

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA 24 de agosto de 2017


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EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA-ECOVIVIENDA

VIGENCIA FISCAL 2016

WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditor Fiscal

Grupo Auditor:

NANCY VILLATE PÉREZ Profesional Especializado – Líder Auditoria

HERNANDO FARFAN RUBIANO

Profesional Especializado


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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL .................................................................................................. 4

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. .............................................................................. 5

1.1.1 Control de Gestión ................................................................................................... 5

1.1.2 Control Financiero y Presupuestal ............................................................................. 6

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................................................................ 8

2.1 CONTROL DE GESTIÓN .................................................................................................... 8

2.1.1. Factores Evaluados ............................................................................................. 8

2.1.1.1 Ejecución Contractual .................................................................................................... 8

2.1.1.3 Legalidad ......................................................................................................................30

2.2 CONTROL DE RESULTADOS ...........................................................................................34

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL .............................................................34

2.3.1 Estados Contables ..............................................................................................34

2.3.1.1 Control interno Contable ...............................................................................................47

2.3.2. Gestión Presupuestal ..................................................................................................48

3. OTRAS ACTUACIONES ................................................................................................49

3.1 AUSTERIDAD EN EL GASTO PÚBLICO ...........................................................................49

4. EJECUCION DE PROYECTOS TORRES DEL PARQUE Y ESTANCIA EL ROBLE ....50

5. Consolidación de Hallazgos ...........................................................................................72

6. Tipificación de Hallazgos…………………………………………………………………… 80


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1. DICTAMEN INTEGRAL Tunja, 24 de agosto de 2017 Arquitecta VIVIANA ANDREA CAMARGO Gerente Ecovivienda Carrera 10 No. 21 – 33, Edifício San Francisco Plaza, piso 3. Tunja Asunto: Dictamen de Auditoría Gubernamental, modalidad regular, vigencia 2016. La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental, Modalidad Regular a la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA”, ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2016, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración de ECOVIVIENDA el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene la evaluación de los componentes: control de gestión, control de resultados y control financiero, que una vez detectadas las deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas


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selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. Con base en la calificación total de 94.3 puntos, sobre la Evaluación de Gestión la Contraloría Municipal de Tunja FENECE la cuenta de la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA” por la vigencia fiscal correspondiente al año 2016.

Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Comisión de auditoría

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Gestión, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 95.5 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.6 57.3

2. Control de Resultados 0 0.0

3. Control Financiero 0.4 37.0

Calificación total 1.00 94.3

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA "ECOVIVIENDA"

VIGENCIA 2016

Calificación Parcial

0.0

92.5

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

95.5

FENECE


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Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

1.1.2 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 92.5 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:



1.1.2.1 Opinión sobre los Estados Contables

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.55 55.0

2. Gestión presupuestal 0.45 37.5

3. Gestión financiera 0.00 0.0

Calificación total 1.00 92.5

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

83.3

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2016

0.0

TABLA 3

100.0


Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.55 54.5

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.05 4.8

3. Legalidad 0.20 17.5

4. Gestión Ambiental 0.00 0.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 0.10 9.5

7. Control Fiscal Interno 0.10 9.2

1.00 95.5

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Favorable

Desfavorable

92.3

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

0.0

0.0

99.1

95.0

87.6

92.7

TABLA 1



VIGENCIA 2016

CONTROL DE GESTIÓN


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En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2016 así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son LIMPIOS.

PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los diez (10) días siguientes al recibo del informe. El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

Atentamente,


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 2.1.1. Factores Evaluados 2.1.1.1 Ejecución Contractual

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA”, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna No. 175 de 2013 “Por la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja” y en concordancia con lo establecido en en la Circular No. 003 de febrero 10 de 2017 correspondiente a la rendición de cuenta de la vigencia 2016, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: La Empresa Constructora de Vivienda de Tunja en la vigencia 2016 celebró un total de cuarenta y un (41) contratos por valor de $645.349,376, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

Obra Pública 0 0

Prestación de Servicios 32 406.151.129

Suministros 5 96.108.247

Arrendamiento, Seguros y Otros 4 143.090.000

TOTAL 41 $645.349.376 Fuente: Formato F20_13A_AGR, SIA Elaboró: Comisión de auditoría

De los cuarenta y un (41) contratos celebrados por ECOVIVIENDA, se tomó para estudio una muestra de dieciséis (16) contratos por valor de $475.028.446, que corresponde al 73.61% del valor total contratado, tomando para estudio los contratos mayores a $12.500.000 en su cuantía. Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es Eficiente, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 99.7, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:


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2.1.1.1.1 Obra Pública

En la vigencia 2016 la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA” no celebró contratos de obra pública.

2.1.1.1.2 Prestación de Servicios

De un universo de treinta y dos (32) contratos de prestación de servicios celebrados por valor de $406.151.129, se auditaron doce (12) contratos por valor de $261.114.499, equivalente al 64.29% del valor total contratado, tomando para estudio los contratos mayores a $12.600.000 en su cuantía, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

No. CONTRATISTA OBJETO VALOR

4

DAYANA KATHERINE VARGAS BARRERA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE UN PROFESIONAL EN ARQUITECTURA PARA APOYO A LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA ECOVIVIENDA.

14,400,000.00

5

JULY CATHERINE ZAPATA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE UN PROFESIONAL EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS EN LA LABOR DE APOYO A LA PLANIFICACIÓN DESARROLLO Y COORDINACIÓN DE LAS ACCIONES NECESARIAS PARA LA MEJORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y ACTIVIDADES RELACIONADAS QUE SE LLEVEN A CABO

14,400,000.00

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 12 100 2 100 2 0 0 100.00 0.50 50.0

Cumplimiento deducciones de ley 100 12 100 2 100 2 0 0 100.00 0.05 5.0

Cumplimiento del objeto contractual 100 12 100 2 100 2 0 0 100.00 0.20 20.0

Labores de Interventoría y seguimiento 100 12 100 2 100 2 0 0 100.00 0.10 10.0

Liquidación de los contratos 100 12 100 2 50 2 0 0 93.75 0.15 14.1

1.00 99.1

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

Ponderación Puntaje Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA 2016

Calificación

Eficiente

TABLA 1-1


VARIABLES A EVALUAR Promedio


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POR PARTE DE EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA ECOVIVIENDA.

9

DIANA FERNANDA SÁNCHEZ PACHECO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN EL ÁREA DE ARQUITECTURA PARA APOYO A LA DIRECCIÓN TÉCNICA RELACIONADOS CON LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS Y SEGUIMIENTOS A LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE MANEJA LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA ECOVIVIENDA.

14,400,000.00

11

RAÚL SOLANO GUAYACÁN

PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO CONTADOR EXTERNO PARA EL APOYO A LA GESTIÓN FINANCIERA DEL PRIMER SEMESTRE DEL ANO 2016 Y CONTINUACIÓN DEL PROCESO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE DE LA ENTIDAD.

18,000,000.00

12

VILMA JANETH ROJAS PULIDO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN CONTADURÍA PUBLICA PARA APOYO A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA.

15,600,000.00

13

COMPAÑÍA ASEGURADORA DE FIANZAS S.A. CONFIANZA

ACLARACIÓN DEL OBJETO Y AMPLIACIÓN DE VIGENCIA DE LA PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO No SV 000502 CERTIFICADO 26 SV 000508 DE LA COMPAÑÍA SEGUROS CONFIANZA CUYO TEXTO DEBE SER GARANTIZAR A LOS BENEFICIARIOS DEL ENCARGO FIDUCIARIO O DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO LA CONSTRUCCIÓN DE LA SOLUCIÓN DE VIVIENDA Y LA ENTREGA DE LA SOLUCIÓN DE VIVIENDA DE ACUERDO CON LAS CONDICIONES DE ELEGIBILIDAD DEL PROYECTO VIP TORRES DEL PARQUE ASÍ COMO LA CORRECTA INVERSIÓN DE LOS RECURSOS ASIGNADOS POR CONCEPTO DEL SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA DECRETO 2190 DE 2009 Y DEMÁS NORMAS QUE LO MODIFIQUEN O ADICIONEN SEGÚN LA RELACIÓN DESCRITA EN EL ACÁPITE No 4 DE LOS ESTUDIOS PREVIOS.

32,539,166.00

15

GRUPO COMERCIAL ATLANTIS LTDA

ARRENDAMIENTO DEL TERCER PISO DEL BIEN INMUEBLE UBICADO EN LA CARRERA 10 No 21 33 EDIFICIO SAN FRANCISCO PLAZA DE LA CIUDAD DE TUNJA BOYACÁ EL CUAL SE IDENTIFICA CON MATRICULA INMOBILIARIA No 070 145608 PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA ECOVIVIENDA.

64,062,000.00

19

AURA AHIDE WILCHEZ ABRIL

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE UN 1 PROFESIONAL EN INGENIERÍA CIVIL PARA EL APOYO A LA DIRECCIÓN TÉCNICA EN LOS DIFERENTES PROYECTOS QUE MANEJA LA ENTIDAD.

20,106,667.00


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20

FRANCISCO JAVIER CORTES CASTILLO

CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE UN PROFESIONAL EN DERECHO PARA EL APOYO A LA ASESORÍA JURÍDICA LA GESTIÓN Y DEMÁS ACTIVIDADES INHERENTES AL ÁREA JURÍDICA DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA ECOVIVIENDA.

20,366,666.00

22

YESICA BIBIANA MOJICA MORENO

CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE UN PROFESIONAL EN INGENIERÍA INDUSTRIAL PARA EL SEGUIMIENTO EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN SIG Y EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y DEMÁS ACTIVIDADES INHERENTES QUE SE LLEVEN A CABO POR PARTE DE ECOVIVIENDA.

17,840,000.00

23

JHON ALEXANDER GALINDO WALTEROS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO TÉCNICO EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA ECOVIVIENDA PARA EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DESDE EL ANO 2009.

12,600,000.00

24

SONIA JULIETA RODRÍGUEZ BARRERA

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA ECOVIVIENDA.

16,800,000.00

TOTAL 261.114.499.00

Del estudio realizado a la muestra seleccionada se presentan las siguientes inconsistencias: En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 004 del 18 de enero de 2016 a nombre de DAYANA KATHERINE VARGAS BARRERA por valor de $14.400.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) NO se publica en el SECOP la totalidad de los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015; los estudios previos y el contrato que se firmó el 18-01-2016 solo se subieron hasta el 26-02-2016, el acta de terminación y recibo final se firmó el 18 de julio de 2016 y solo se subió el 11-10-2016, el contrato se subió dos veces pero la propuesta de la contratista, las actas de seguimiento y recibo a satisfacción y el acta de liquidación del contrato no se subieron al SECOP. b) El artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 establece que las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate; en este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita; constancia que no se encuentra en la carpeta del contrato, asimismo el numeral 5 de las consideraciones del contrato dice que la Directora Técnica Administrativa estudió la hoja de vida y propuesta de la señora Dayana Katherine


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Vargas y certificó que es persona idónea y cuenta con experiencia para desarrollar el objeto del contrato, pero no existe dicha certificación. En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 005 del 18 de enero de 2016 a nombre de JULY CATHERINE ZAPATA por valor de $14.400.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) Se suben documentos a la página del SECOP que nada tienen que ver con el contrato (se sube dos veces el contrato No. 04 de 2016), asimismo NO se publica en el SECOP la totalidad de los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015; no se subieron las actas parciales del contrato como tampoco el acta de terminación y recibo final, los estudios previos y el contrato que se firmó el 18-01-2016 se subieron solo hasta el 26-02-2016, el acta de liquidación del contrato que se firmó el 17-05-2016 solo se subió hasta el 11-10-2016. b) El artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 establece que las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate; en este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita; constancia que no se encuentra en la carpeta del contrato, asimismo el numeral 5 de las consideraciones del contrato dice que el Gerente estudió la hoja de vida y propuesta de la señora July Cateherine Zapata y certificó que es persona idónea y cuenta con experiencia para desarrollar el objeto del contrato, pero no existe dicha certificación. En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 009 del 11 de febrero de 2016 a nombre de DIANA FERNANDA SÁNCHEZ PACHECO por valor de $14.400.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) NO se publica en el SECOP la totalidad de los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, los estudios previos y el contrato que se firmó el 11-02-2016 solo se subieron hasta el 26-02-2016, el acta de liquidación del contrato se firmó el 10 de agosto de 2016 y solo se subió el 29-11-2016, el contrato se subió dos veces pero la propuesta de la contratista, las actas de seguimiento y recibo a satisfacción y el acta de terminación y recibo final a satisfacción no se subieron al SECOP. b) El artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 establece que las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate; en este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita; constancia que no se encuentra en la carpeta del contrato, asimismo el numeral 5 de las consideraciones del contrato dice que la Directora Financiera y Administrativa estudió la hoja de vida y propuesta de la señora Diana Fernanda Sánchez Pacheco y certificó que es persona idónea y cuenta con experiencia para desarrollar el objeto del contrato, pero no existe dicha certificación.


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En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 11 del 23 de febrero de 2016 a nombre de RAUL SOLANO GUAYACÁN por valor de $18.000.000 y adicionado en $9.000.000 presenta las siguientes inconsistencias: a) Los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación NO se suben en oportunidad al SECOP: el CDP, RP y contrato se expidieron y firmó el 23-02-2016 y se subieron al SECOP el 29-06-2016, el acta de inicio se firmó el 01-03-2016 y se subió el 29-06-2016, el CDP y RP del contrato adicional y el contrato adicional se expidieron y firmó el 29-08-2016 y se subieron el 12-10-2016, el acta de liquidación se firmó el 28-12-2016 y se subió el 25-05-2017; el contrato inicial se sube dos veces y las actas parciales de seguimiento y acta de terminación y recibo final no se subieron al SECOP, contraviniendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. b) El artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 establece que las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate; en este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita; constancia que no se encuentra en la carpeta del contrato, asimismo el numeral 5 de las consideraciones del contrato dice que la Directora Financiera y Administrativa estudió la hoja de vida y propuesta del señor Raúl Solano Guayacán y certificó que es persona idónea y cuenta con experiencia para desarrollar el objeto del contrato, pero no existe dicha certificación. c) Durante la vigencia 2016 se suscriben siete (7) contratos por valor de $87.393.333 con tres contadores para llevar la contabilidad de ECOVIVIENDA, evidenciándose una excesiva contratación para esta función o labor. Con el contador Raúl Solano Guayacán se celebraron dos contratos, el número 11 de 2016 por $18.000.000 con una adición de $9.000.000 y un término de 9 meses y el número 33 de 2016 por valor de $9.000.000 y una duración de tres meses para un valor total de $36.000.000 y 12 meses de duración. Con la contadora Rosa Elvecia Borda García se celebraron tres contratos los números 03, 14 y 27 de 2016 con un valor de $27.993.333 y un término de 11 meses y con la contadora Vilma Janeth Rojas Pulido con dos contratos los números 12 y 29 de 2016 por valor de $23.400.000 y un término de nueve meses. En el contrato de prestación de servicios No. 12 del 1 de marzo de 2016 a nombre de VILMA JANNETH ROJAS PULIDO por valor de $15.600.000 presenta las siguientes inconsistencias: a) Los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación NO se suben en oportunidad al SECOP, los estudios previos, el CDP, el contrato, el RP y el acta de inicio se firmaron el 01-03-2016 y se subieron al SECOP el 29-06-2016, el acta de liquidación se firmó el 02-09-2016 y solo se subió hasta el 12-10-2016; no se subieron documentos como las actas parciales y el acta de terminación y recibo final, contraviniendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. b) El artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 establece que las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté


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en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate; en este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita; constancia que no se encuentra en la carpeta del contrato, asimismo el numeral 5 de las consideraciones del contrato dice que la Directora Financiera y Administrativa estudió la hoja de vida y propuesta de la señora Vilma Janneth Rojas Pulido y certificó que es persona idónea y cuenta con experiencia para desarrollar el objeto del contrato, pero no existe dicha certificación. c) Con la contadora Vilma Janneth Rojas Pulido se suscribieron dos contratos durante la vigencia, el 12 de 2016 por valor de $15.600.000 y un término de seis meses y el contrato No. 029 de 2016 por valor de $7.800.000 y un término de tres meses; además durante la vigencia 2016 para la parte contable de ECOVIVIENDA se suscribieron siete (7) contratos por valor de $87.393.333, evidenciándose un exagerado gasto en esta área.

OBSERVACIÓN No. 01

Durante la vigencia 2016 se suscriben siete (7) contratos por valor de $87.393.333 con tres contadores para llevar la contabilidad de ECOVIVIENDA, evidenciándose una excesiva contratación para esta función o labor, contraviniendo el decreto 1737 de 1998. Con el contador Raúl Solano Guayacán se celebraron dos contratos, el número 11 de 2016 por $18.000.000 con una adición de $9.000.000 y un término de 9 meses y el número 33 de 2016 por valor de $9.000.000 y una duración de tres meses para un valor total de $36.000.000 y 12 meses de duración. Con la contadora Rosa Elvecia Borda García se celebraron tres contratos los números 03, 14 y 27 de 2016 con un valor de $27.993.333 y un término de 11 meses y con la contadora Vilma Janeth Rojas Pulido con dos contratos los números 12 y 29 de 2016 por valor de $23.400.000 y un término de nueve meses. Situación que afecta el presupuesto disminuyendo recursos que se pueden destinar para otras áreas de la Entidad. Por lo anteriormente registrado, se establece como observación con incidencia administrativa. RESPUESTA DE ECOVIVIENDA: Manifestamos que no es una excesiva contratación para esta función o labor y que en ningún momento las otras áreas se han visto afectadas ya que dentro del plan de compras se dejó la necesidad y presupuestalmente se contaba con los recursos, por otro lado podemos asegurar que solo uno de ellos es el responsable de llevar la contabilidad y certificar los estados financieros como lo realiza el Dr. Raul Solano contador Externo, los otros dos contadores dentro de sus actividades son apoyo a la gestión de la dirección Administrativa y Financiera dentro de las labores diarias, como se puede evidenciar en cada una de las copias de los contratos que se adjuntan a folios 9 a 22. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: En la vigencia 2016 de los $1.126.109.887 ejecutados presupuestalmente $281.038.666


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corresponden a la suscripción de 24 contratos de prestación de servicios equivalente al 24.96% del total ejecutado, mientras que por el rubro presupuestal “Gastos de Personal – Nómina” se ejecutaron $270.894.854 equivalente al 24.06% del total ejecutado, por lo que se concluye se gasta más en contratos de prestación de servicios que en nómina, siendo necesario realizar un estudio técnico para ajustar la planta de cargos administrativos de la Empresa. La observación se mantiene y se establece como hallazgo administrativo

En el contrato de suministros No. 13 del 2 de marzo de 2016 a nombre de COMPAÑIA ASEGURADORA DE FIANZAS S. A. CONFIANZA por valor de $32.539.166 presenta las siguientes inconsistencias: a) Los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación NO se suben en oportunidad al SECOP, los estudios previos, CDP, el contrato, RP y el acta de inicio se expidieron y firmaron entre el 29-02-2016 y el 07-03-2016 y se subieron al SECOP hasta el 29-06-2016, el acta de liquidación del contrato se suscribió el 30-11-2016 y se subió al SECOP el 26-12-2016, contraviniendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, asimismo el acta de recibo a satisfacción no se subió a la página del SECOP y el contrato se subió dos veces en diferente fecha. b) Se expidió la póliza de cumplimiento de Disposiciones Legales No. 26 DL000502 con fecha de expedición del 01-04-2016 y vigencia de la póliza del 30-09-2015 al 30-06-2016 cuyo objeto de la garantía es "Garantizar a los beneficiarios del encargo fiduciario o del patrimonio autónomo la construcción de la solución de vivienda, y la entrega de la solución de vivienda de acuerdo con las condiciones de elegibilidad del proyecto, así como la correcta inversión de los recursos asignados por concepto del subsidio familiar de vivienda, Decreto 2190 de 2009 y normas que lo modifiquen o adicionen". Proyecto: Torres del Parque, número de subsidios: 159, valor total: $1.719.370.650, según relación anexa que son parte integral de la presente póliza. Como se puede observar la póliza se expidió el 01-04-2016 y tiene una vigencia del 30-09-2015 al 30-06-2016, es decir se ampara los subsidios de un período ya transcurrido o causado. c) El contrato está mal clasificado, es de Seguros (C15) y lo clasifican como de prestación de servicios (C1).

OBSERVACIÓN No. 02

En el contrato de suministros No. 13 del 2 de marzo de 2016 a nombre de COMPAÑÍA ASEGURADORA DE FIANZAS S. A. CONFIANZA por valor de $32.539.166, se expidió la póliza de cumplimiento de Disposiciones Legales No. 26 DL000502 con fecha de expedición del 01-04-2016 y vigencia de la póliza del 30-09-2015 al 30-06-2016 cuyo objeto de la garantía es "Garantizar a los beneficiarios del encargo fiduciario o del patrimonio autónomo la construcción de la solución de vivienda, y la entrega de la solución de vivienda de acuerdo con las condiciones de elegibilidad del proyecto, así como la correcta inversión de los recursos asignados por concepto del subsidio familiar de vivienda, Decreto 2190 de 2009 y normas que lo modifiquen o adicionen”. Proyecto: Torres del Parque, número de subsidios: 159, valor total: $1.719.370.650, según relación anexa que son parte integral de la presente póliza, donde se observa que la póliza se expidió el 01-04-2016 y tiene una vigencia del 30-


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09-2015 al 30-06-2016, es decir se ampara los subsidios (5 meses) de un período ya transcurrido o causado, además teniendo en cuenta que la unión temporal del Proyecto Torres del Parque se encuentra suspendida y para proceder a su liquidación, se presentarían inconvenientes. Lo anterior debido a falta de mecanismos de control y seguimiento lo cual puede generar consecuencias económicas, en contra de la entidad al no contar con las garantías que mitiguen los riesgos surgidos de la ejecución de los contratos derivados del proyecto de vivienda. Lo anterior genera una observación administrativa con presunto alcance disciplinario Ley 87 de 1993 Artículo 2°.- Objetivos del sistema de Control Interno. Atendiendo los principios

constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema

de Control Interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando

la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;

f. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se

presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos. RESPUESTA DE ECOVIVIENDA: Efectivamente la póliza de cumplimiento de Disposiciones Legales No. 26 DL000502 adquirida con la Compañía Aseguradora de Fianzas S.A. “CONFIANZA” por valor de $32.539.166 y fecha de expedición 01-04-2016 presenta una vigencia comprendida entre el 30-09-2015 y 30-06-2016 por las siguientes razones: Como se puede observar, el objeto del Contrato No. 13 del 2 de marzo de 2016, lo conforman dos partes: la primera, hace referencia a: LA ACLARACION del objeto de los CERTIFICADOS Nos. 26 DL000507 y 26 DL000508 adquiridos el 01-06-15. Esto obedece a que, si bien, mediante Contrato No. 023 de 2015 ECOVIVIENDA adquirió la póliza exigida por FONVIVIENDA, el objeto de la misma, NO cumplía con lo exigido por el Ministerio de Vivienda a través del artículo 4 de la resolución No. 019 de 2011 y pese a que en repetidas ocasiones el Ministerio solicitara claridad en dicho objeto, esto no había sido atendido y en consecuencia la póliza no había sido aprobada, incluso desde el 22-02-2015 (ver texto del objeto de la Garantía en el Certificado No. 26 DL000507- folio 25). Así las cosas, para obtener dicha aprobación por el MV, se debieron aclarar el objeto de la póliza adquirida en 2015 razón por la cual el certificado No. 26 DL000637 adquirido el 01-04-16 aparece con una vigencia desde el 30-09-2015 hasta el 30-06-2016. Se adjunta copia de los Certificados en mención los cuales permiten comparar el texto del objeto de cada uno de ellos (folios 25 a 30). La segunda parte, hace referencia en sí, a la AMPLIACION de la vigencia de la póliza que garantiza a los beneficiarios del encargo fiduciario la construcción y entrega de la solución de vivienda de acuerdo a las condiciones de elegibilidad del proyecto así como la correcta inversión de los recursos asignados por concepto de subsidio otorgado por FONVIVIENDA.


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En conclusión, no se está amparando un periodo ya transcurrido sino aclarando el objeto del certificado adquirido para amparar los subsidios durante ese periodo. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Del análisis a los soportes aportados por Ecovivienda se observa que la Póliza de cumplimiento de disposiciones Legales No. 26 DL000502, certificado 26 DL000508 expedida el 1 de junio 2015 cubre el período 22-02-2015 al 30-09-2105 y con la póliza de cumplimiento de Disposiciones Legales No. 26 DL000502, certificado DL000637 se ajusta el objeto de la garantía que consiste en “Garantizar a los beneficiarios del encargo fiduciario ó del patrimonio autónomo la construcción de la solución de vivienda, y la entrega de la solución de vivienda de acuerdo con las condiciones de elegibilidad del proyecto, así como la correcta inversión de los recursos asignados por concepto del subsidio familiar de vivienda, Decreto 2190 de 2009 y normas que lo modifiquen o adicionen” y que tiene fecha de expedición del 1 de abril de 2016 y que cubre el período del 30-09-2015 al 30-06-2016, por lo que se concluye que no se está amparando un período ya transcurrido sino que se está ajustando el objeto de la garantía. Sin embargo a partir del 30 de junio de 2016 se ha dejado sin amparo la construcción de la solución de vivienda, y la entrega de la solución de vivienda de acuerdo con las condiciones de elegibilidad del proyecto, así como la correcta inversión de los recursos asignados por concepto del subsidio familiar de vivienda, poniendo en riesgo económico a Ecovivienda, al municipio de Tunja y a los beneficiarios del proyecto por el supuesto incumplimiento de la Unión Temporal Torres del Parque; faltando a lo establecido en el numeral 3 del literal C de la cláusula Décima Primera del contrato celebrado con la Unión Temporal Torres del Parque que a la letra dice: “Asumir los costos que demanden la constitución de pólizas y encargos fiduciarios que suscribirá Ecovivienda para el manejo de los subsidios Nacionales otorgados por Fonvivienda a cada uno de los beneficiares del proyecto”. Por lo anterior se establece como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

En el contrato No. 15 del 28 de marzo de 2016 a nombre de GRUPO COMERCIAL ATLANTIS LTDA por valor de $64.062.000 presenta las siguientes inconsistencias: a) Los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación NO se suben en oportunidad al SECOP, los estudios previos, el CDP, la propuesta, el RP, el contrato, el acta de inicio se publicaron entre el 18-03-2016 y el 28-03-2016 y solo se subieron a la página del SECOP hasta el 29-06-2016, contraviniendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015; además el contrato se subió doble vez y se dejó de subir las actas parciales y el acta de terminación y recibo final. b) El contrato está mal clasificado, se clasifica como contrato de prestación de servicios (C1) cuando debió clasificarse como contrato de Arrendamiento (C9).


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En el contrato de servicios profesionales No. 19 del 6 de mayo de 2016 a nombre de AURA AHIDÉ WILCHES ABRIL por valor de $20.106.667, presenta las siguientes inconsistencias: a) Se suben documentos a la página del SECOP que nada tienen que ver con el contrato (se sube el contrato No. 18 de 2016) o se suben varias veces un mismo documento como el contrato, el acta de terminación y recibo final y el acta de liquidación se subieron doble vez, las actas e informes de seguimiento y recibo a satisfacción no se subieron a la página, asimismo los actos administrativos del Proceso de Contratación NO se suben en oportunidad al SECOP, los estudios previos, el CDP, el contrato, el RP, acta de inicio, certificación de idoneidad se firmaron entre 22-04-2016 y el 06-05-2016 y se subieron al SECOP el 29-06-2016, el acta de terminación y recibo final y el acta de liquidación se firmaron el 27-12-2016 y se subieron al SECOP el 25-02-2017, contraviniendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. En el contrato de prestación de servicios No. 20 del 6 de mayo de 2016 a nombre de FRANCISCO JAVIER CORTES CASTILLO por valor de $20.366.667, presenta las siguientes inconsistencias: a) Los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación NO se suben en oportunidad al SECOP, los estudios previos, el CDP, la Propuesta, el contrato, el RP y el acta de inicio se firmaron entre 29-04-2016 y el 06-05-2016 y se subieron al SECOP el 29-06-2016, el acta de liquidación se firmó el 30-12-2016 y se subió al SECOP el 25-02-217, contraviniendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015; el contrato se subió dos veces pero las actas de seguimiento y recibo a satisfacción y el acta de terminación y recibo final no se subieron al SECOP En el contrato de prestación de servicios No. 22 del 17 de mayo de 2016 a nombre de YESICA BIBIANA MOJICA MORENO por valor de $17.840.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) Los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación NO se suben en oportunidad al SECOP, los estudios previos, el CDP, la propuesta, el contrato, el RP y el acta de iniciación se firmaron el 17 y 18 de mayo de 2016 y solo se subieron el 30-06-2016; el acta de terminación y recibo final y el acta de liquidación se firmaron el 30 de diciembre de 2016 y solo se subieron al SECOP el 25-02-2017, contraviniendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015; el contrato se subió dos veces y las actas de seguimiento y recibo a satisfacción4 no se subieron a la página del SECOP. En el contrato de prestación de servicios No. 23 del 1 de junio de 2016 a nombre de JHON ALEXANDER GALINDO WALTEROS por valor de $12.600.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) Los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación NO se suben en oportunidad al SECOP, los estudios previos, el CDP, la propuesta, el contrato, el RP y el acta de inicio se firmaron el 31-05-2016 y el 01-06-2016 y se subieron al SECOP el 06-07-2016, el acta de liquidación se firmó el 30-12-2016 y se subió al SECOP el 25-02-217, contraviniendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015; el contrato se subió dos veces pero


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el acta de terminación y recibo final y las actas de seguimiento y recibo a satisfacción no se subieron al SECOP. En el contrato de prestación de servicios No. 24 del 1 de junio de 2016 a nombre de SONIA JULIETA RODRÍGUEZ BARRERA por valor de $16.800.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) Los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación NO se suben en oportunidad al SECOP, los estudios previos, el CDP, la Propuesta, el contrato, el RP y el acta de inicio se firmaron 01-06-2016 y se subieron al SECOP el 06-07-2016, el acta de terminación y recibo final y el acta de liquidación se firmaron el 30-12-2016 y se subió al SECOP el 25-02-217, contraviniendo lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015; el contrato se subió dos veces pero las actas de seguimiento y recibo a satisfacción no se subieron al SECOP.

OBSERVACIÓN No. 03

En los contratos de prestación de servicios profesionales No. 004 del 18 de enero de 2016 a nombre de DAYANA KATHERINE VARGAS BARRERA por valor de $14.400.000, No. 005 del 18 de enero de 2016 a nombre de JULY CATHERINE ZAPATA por valor de $14.400.000, No. 009 del 11 de febrero de 2016 a nombre de DIANA FERNANDA SÁNCHEZ PACHECO por valor de $14.400.000, No. 11 del 23 de febrero de 2016 a nombre de RAUL SOLANO GUAYACÁN por valor de $18.000.000 y adicionado en $9.000.000 y No. 12 del 1 de marzo de 2016 a nombre de VILMA JANNETH ROJAS PULIDO por valor de $15.600.000, no se encuentra en la carpeta de los contrato las constancias escritas de idoneidad o experiencia de los contratistas, tal como lo establece el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 que a la letra dice: “Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate; en este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita”. Presuntamente por desconocimiento de la norma o descuido del funcionario responsable, situación que genera una posible vinculación sin el cumplimiento de los requisitos. Por lo anterior se establece observación con presunto alcance disciplinario. RESPUESTA DE ECOVIVIENDA: Se reconoce la inexistencia de la certificación de idoneidad de algunos contratos de prestación de servicios suscritos por la entidad para el cumplimiento de su Misión durante el primer semestre del año 2016. Sin embargo se aclara que, si bien la norma señala “…siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate”, efectivamente esa labor de verificación se


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realizó, pues luego de allegados los estudios previos a la Oficina fueron revisados comprobando que dentro del análisis jurídico hecho a la descripción de la necesidad, objeto, alcance y justificación, se evidenció que realmente la propuesta económica presentada por los contratistas referidos en la observación, cumplían con la capacidad, idoneidad y requisitos para contratar. Así las cosas, si bien se omitió la formalidad y/o elaboración del certificado de idoneidad, esto no lo hace menos, para que el contratista contara con las capacidades y experiencia exigida en los estudios para el ejercicio del mismo. Adicionalmente se aclara, que se ha avanzado considerablemente con el Manual de Procesos y Procedimientos; por lo mismo, en lo relacionado con la actividad contractual del segundo semestre de 2016, respecto de todos los contratistas de la Entidad mediante CPS incluidos los contratistas mencionados en la Observación No. 3, la certificación de Idoneidad fue expedida en el formato establecido para tal fin y del cual se allega copia de las mismas (folios 31 a 35). Se aclara que YESICA BIBIANA MORENO reemplazó a JULY CATHERINE ZAPATA. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Con base en las explicaciones dadas por ECOVIVIENDA y los documentos anexos, se evidencia que solo en el primer semestre de la vigencia 2016 se dejó de anexar a las carpetas de los contrato las constancias escritas de idoneidad o experiencia de los contratistas en los contratos de prestación de servicios profesionales, adicionalmente se argumenta que dentro del análisis jurídico que se hace a la descripción de la necesidad, objeto, alcance y justificación se evidenció que los contratistas cumplían con la capacidad, idoneidad y requisitos para contratar; por lo anterior se levanta la observación con alcance disciplinario y se establece como hallazgo administrativo para que sea objeto de mejora y no se vuelva a incurrir en esta falencia.

2.1.1.1.3 Suministros

De un universo de cinco (5) contratos de suministros por valor de $96.108.247, se auditaron dos (2) por valor de $79.723.947 equivalente al 82.95% del valor total contratado, tomando para estudio los contratos mayores a $12.500.000 en su cuantía, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

N° CONTRATISTA OBJETO VALOR

25

FERNANDO BOHÓRQUEZ Y CIA S.A.S.

REALIZAR EL MANTENIMIENTO SUMINISTRO E INSTALACIÓN DEL INMOBILIARIO PARA LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA ECOVIVIENDA.

43,596,280.00


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30

FABIO NELSON FARFÁN CORSO

SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE CÁMARAS SERVIDOR COMPUTADORES IMPRESORAS Y SCANER PARA LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA ECOVIVIENDA.

36,127,667.00

TOTAL 79,723,947.00

Del estudio de los dos (2) contratos de la muestra se detectaron las siguientes observaciones: En el contrato No. 025 del 05 de julio de 2016 a nombre de FERNANDO BOHÓRQUEZ Y CIA S.A.S por valor de $43.596.280, presenta las siguientes inconsistencias: a) NO se publica en el SECOP la totalidad de los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación o no se publican en oportunidad, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, el contrato y el RP se firmaron el 05-07-2016 y solo se subieron a la página del SECOP hasta el 22-07-2016, el acta de liquidación y recibo final se firmó el 18-08-2016 y se subió al SECOP el 12-10-2016, además no su subieron a la página del SECOP documentos como el acta e informe de seguimiento y recibo a satisfacción No. 01 y el acta de liquidación del contrato. b) Se anexan a la carpeta del contrato documentos que nada tienen que ver con el contrato, en este caso se anexa la póliza 400000556 (folio 19) cuyo tomador es Iader Wilhelm Barrios Hernández y el asegurado la Empresa Constructora de Vivienda -ECOVIVIENDA-, para garantizar el cumplimiento referente a la ejecución del proyecto de vivienda de interés prioritario Torres del Parque.

OBSERVACIÓN No. 04

En el contrato No. 025 del 05 de julio de 2016 a nombre de FERNANDO BOHÓRQUEZ Y CIA S.A.S por valor de $43.596.280 se anexan a la carpeta del contrato documentos que nada tienen que ver con el contrato, en este caso se anexa la póliza 400000556 (folio 19) cuyo tomador es Iader Wilhelm Barrios Hernández y el asegurado la Empresa Constructora de Vivienda -ECOVIVIENDA-, para garantizar el cumplimiento referente a la ejecución del proyecto de vivienda de interés prioritario Torres del Parque. Presuntamente por descuido del funcionario responsable del área de contratación, lo cual genera falta de organización en el archivo de los soportes de los contratos. Por lo anterior se establece como observación con incidencia administrativa. RESPUESTA DE ECOVIVIENDA: Se reconoce el descuido del funcionario encargado del manejo y la organización del archivo activo del Área de Contratación. Sin embargo se aclara que la copia de la póliza que se encontraba mal archivada, ya fue extraída y de la carpeta del Contrato 025 de 2016, ubicada en la carpeta correspondiente y re foliada como corresponde.


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DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: ECOVIVIENDA acepta que se presentó un descuido por parte del funcionario encargado del manejo y organización del archivo activo del área de contratación, por consiguiente se mantiene lo observado y se establece como hallazgo administrativo para que sea objeto de mejora con la suscripción del plan de mejoramiento.

En el contrato No. 030 del 23 de septiembre de 2016 a nombre de FABIO NELSON FARFÁN CORZO por valor de $36.109.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) NO se publica en el SECOP la totalidad de los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación o no se publican en oportunidad, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, el contrato se firmó el 23-09-2016 y solo se subió el 12-10-2016; el RP, acta de inicio, acta de informe de seguimiento y recibo a satisfacción, acta de terminación y recibo final y acta de liquidación no se subieron a la página del SECOP, a cambio se subieron el acta de terminación y recibo final y Acta de liquidación del contrato No. 025 de 2016 que nada tienen que ver con el contrato en estudio.

2.1.1.1.4 Consultoría y Otros

De un universo de cuatro (4) contratos de Mantenimiento y/o reparación y contratos interadministrativos por valor de $143.090.000 se auditaron dos (2) contratos por valor de $134.190.000 equivalente al 93.78% del valor total contratado de esta clase de contratos, de los cuales se evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

N° CONTRATISTA OBJETO VALOR

CMC-006-16

TOOLTEK SOLUCIONES INFORMÁTICAS LTDA.

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE COMPUTADORES IMPRESORAS SCANNER EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES Y SOPORTE MANEJO DISEÑO Y ACTUALIZACIÓN DE LA PAGINA WEB DE PROPIEDAD DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE VIVIENDA DE TUNJA ECOVIVIENDA.

19,234,000.00

1

SOCIEDAD BOYACENSE DE INGENIEROS Y ARQUITECTOS

AUNAR ESFUERZOS PARA LA REALIZACIÓN DEL PERITAZGO TÉCNICO PARA LA EVALUACIÓN DEL ESTADO ACTUAL DE LAS ESTRUCTURAS Y EL ESTADO DE CONSTRUCCIÓN DEL PROYECTO TORRES DEL PARQUE Y PERITAZGO TÉCNICO DE LAS TORRES EN MAMPOSTERÍA ESTRUCTURAL QUE CONFORMAN EL PROYECTO ESTANCIA DEL ROBLE UBICADOS EN LA CIUDAD DE TUNJA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ.

114,956,000.00


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VERSIÓN: 02




TOTAL 134,190,000.00

Del estudio de los dos (2) contratos de la muestra se detectaron las siguientes observaciones: En el contrato de prestación de servicios No. SMC-006-16 del 28 de abril de 2016 a nombre de TOOLTEK SOLUCIONES INFORMÁTICAS LTDA por valor de $16.000.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) En la página del SECOP se publican documentos que no corresponden al proceso, en este caso se publica dos veces la aceptación de la oferta de la Invitación SMC-005 de 2016 que nada tiene que ver con el contrato en estudio. En el convenio de cooperación interinstitucional No. 001 del 5 de octubre de 2016, suscrito entre ECOVIVIENDA y la Sociedad Boyacense de Ingenieros y Arquitectos "SBIA" por valor de $114.956.000, presenta las siguientes inconsistencias: a) NO se publica en el SECOP la totalidad de los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación y/o no se publican en oportunidad, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. b) El plazo de ejecución es de dos (2) meses y quince (15) días, el acta de inicio tiene fecha 13 de octubre de 2016 y su terminación estaba programada para el 27 de diciembre de 2016, el 26 de diciembre de 2016 la SBIA solicita suspensión del plazo del convenio en virtud a que se hace necesario complementar los estudios por lo que solicita una adición de $59.628.320 y un mes más de tiempo; el 26 de diciembre de 2016 se firma el acta de suspensión No. 01 por un término de 30 días calendario, por lo que el Convenio se debió reiniciar el 26 de enero de 2017, pero no existe acta de reinicio ni contrato adicional u otrosí para otorgar prórroga en la ejecución del convenio; el 2 de marzo de 2017 se le comunica a la SBIA que no es viable realizar adición al Convenio ya que supera los montos establecido. No hay acto administrativo o documento que permita observar que el Convenio fue prorrogado en tiempo como tampoco se ampliaron las pólizas; al 27 de julio de 2017 aún no se ha suscrito acta de terminación del convenio y menos acta de liquidación del convenio. c) En el giro presupuestal de gastos No. GG1 201600302 del 29 de diciembre de 2016 a nombre de la Sociedad Boyacense de Ingenieros y Arquitectos por valor de $27.718.200 con el cual se paga la factura No. 0912 correspondiente al pago parcial del 80% del Convenio de Cooperación Interinstitucional No. 001 del 5 de octubre de 2016, se descuenta un valor de $7.009.200 por concepto de Retención en la Fuente, cuando en la misma factura dice que no están sometidos a Retención en la Fuente según artículo 369 del E.T. y artículo 14 del Decreto 4400 de 2004, por lo que la SBIA mediante oficio del 12 de enero de 2017 le informa a ECOVIVIENDA que no debió practicarse Retención en la Fuente; por esta razón ECOVIVIENDA gira dicho valor a SBIA y está descontado de los giros a la DIAN el valor pagado, hasta el 7 de junio de 2017 falta por recuperar $2.169.200, por lo que se debe hacer seguimiento para la recuperación de dicho valor. El valor a pagar del Convenio a la SBIA es de $92.394.000 de los cuales se pagó el 50% como anticipo $46.197.000 el 26-10-2016 y una acta parcial por valor de $27.718.200 el 29-12-2016, quedando un saldo por pagar de $18.478.000.


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VERSIÓN: 02




OBSERVACIÓN No. 05

En el convenio de cooperación interinstitucional No. 001 del 5 de octubre de 2016, suscrito entre ECOVIVIENDA y la Sociedad Boyacense de Ingenieros y Arquitectos "SBIA" por valor de $114.956.000, el plazo de ejecución es de dos (2) meses y quince (15) días, el acta de inicio tiene fecha 13 de octubre de 2016 y su terminación estaba programada para el 27 de diciembre de 2016, el 26 de diciembre de 2016 la SBIA solicita suspensión del plazo del convenio en virtud a que se hace necesario complementar los estudios por lo que solicita una adición de $59.628.320 y un mes más de tiempo; el 26 de diciembre de 2016 se firma el acta de suspensión No. 01 por un término de 30 días calendario, por lo que el Convenio se debió reiniciar el 26 de enero de 2017, pero no existe acta de reinicio ni contrato adicional u otrosi para otorgar prórroga en la ejecución del convenio; el 2 de marzo de 2017 se le comunica a la SBIA que no es viable realizar adición al Convenio ya que supera los montos establecido. No hay acto administrativo o documento que permita observar que el Convenio fue prorrogado en tiempo como tampoco se ampliaron las pólizas; al 27 de julio de 2017 aún no se ha suscrito acta de terminación del convenio y menos acta de liquidación del mismo. Por lo anterior se establece observación con alcance administrativo y disciplinario por incumplimiento del contrato. RESPUESTA DE ECOVIVIENDA: Muy respetuosamente nos permitimos manifestar que se acepta parcialmente la observación en mención puesto que a folios 1.190 y 1.191 de la carpeta No. 7 (entregadas al Grupo Auditor el día 15 de junio del presente año), reposa el Acta de AMPLIACION a la Suspensión No. 1 de fecha 25 de enero de 2017, de la cual se adjunta copia a folio 36. Ahora bien, valga aclarar, que los demás actuaciones manifestadas en la observación, se realizaron entre el 31 de julio y el 03 agosto del presente año, es decir, fueron posteriores al inicio de la Auditoría, por lo que, de acuerdo al artículo primero del Acta de Ampliación, hasta el día 31 de julio del presente año se suscribió la correspondiente Acta de Reinicio (se adjunta copia a folio 38). Luego, el día 01 de agosto se suscribe Acta de Terminación y el 03 de agosto se Liquida dicho convenio, para cuyo acto, la SBIA allegó oportunamente la correspondiente ampliación de la póliza. Se adjuntan soportes a folios 39 a 44). DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Anexo a la respuesta del informe preliminar de auditoría se encuentra el Acta de ampliación de la suspensión No. 01 del 25 de enero de 2017 del Convenio de Cooperación Interinstitucional No. 01 de 2016; en la que se prorroga la vigencia de la suspensión No. 1 suscrita el 26 de diciembre de 2016, hasta tanto no se reciba las correspondientes aclaraciones y/o observaciones que puedan presentarse con ocasión de la revisión. Adicionalmente se dice que la Sociedad Boyacense de Ingenieros y Arquitectos "SBIA" deberá realizar las respectivas ampliaciones de las pólizas o garantías a que hay lugar por


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VERSIÓN: 02




motivos de la prórroga de la suspensión. También se allega acta de reinicio de fecha 31 de julio de 2017, acta de terminación y entrega a satisfacción con fecha 1 de agosto de 2017, prórroga de la vigencia de los amparos contratados mediante la póliza No. 39-44-101083012 de fecha 3 de agosto de 2017 y acta de liquidación del convenio del 3 de agosto de 2017; documentos elaborados después de que la comisión de auditoría había terminado la etapa de ejecución de la auditoria y que no fueron notificados o socializados al grupo auditor para evitar la observación, sin embargo con los documentos aportados se concluye que el objeto del Convenio se cumplió a satisfacción. Por lo anterior se levanta la observación con alcance disciplinario pero se establece como hallazgo administrativo para que los documentos sean aportados en oportunidad y no posteriores a la visita de la auditoria cuando ya se ha establecido y configurado la observación.

OBSERVACIÓN No. 06

En el giro presupuestal de gastos No. GG1 201600302 del 29 de diciembre de 2016 a nombre de la Sociedad Boyacense de Ingenieros y Arquitectos por valor de $27.718.200 con el cual se paga la factura No. 0912 correspondiente al pago parcial del 80% del Convenio de Cooperación Interinstitucional No. 001 del 5 de octubre de 2016, se descuenta un valor de $7.009.200 por concepto de Retención en la Fuente, lo cual generó un mayor valor girado a la DIAN, cuando en la misma factura dice que no están sometidos a Retención en la Fuente según artículo 369 del E.T. y artículo 14 del Decreto 4400 de 2004, por lo que la SBIA mediante oficio del 12 de enero de 2017 le informa a ECOVIVIENDA que no debió practicarse Retención en la Fuente; por esta razón ECOVIVIENDA gira dicho valor a SBIA y está descontado de los giros a la DIAN el valor pagado; hasta el 7 de junio de 2017 faltaba por recuperar $2.169.200, por lo que se debe hacer seguimiento para la recuperación de dicho valor. Por lo anterior se establece observación con incidencia administrativa. RESPUESTA DE ECOVIVIENDA: Por error involuntario, la profesional de apoyo encargada de la contabilización del pago realizó descuentos de Retención en la Fuente sin haber observado las especificaciones de la factura, situación que se evidenció en el mes de enero de 2017 cuando el Contratista se acerca a reclamar el cheque; pero en virtud que este se acerca con fecha posterior a la de presentación y pago de la retención en la fuente del mes de diciembre de 2016, se hacía imposible la anulación del cheque para corregir el error. Situación que obligó al contratista a realizar la reclamación del valor retenido. Valor que fue reintegrado al contratista y que como lo establece la norma se pueden compensar en las declaraciones futuras a la ocurrencia del hecho, las cuales se han venido cruzando y cuyo último valor descontado se realizó con la


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declaración de retención en la fuente del mes de JUNIO de 2017, para lo cual se anexa declaración No. 3501608516336. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Mediante anexo se allega el formulario No. 3501608516336 correspondiente a la Declaración Retenciones en la Fuente del período (6) junio de 2017 en el que se constata que el valor de $2.169.200 que hacía falta por descontar ya fue compensado, habiéndose recuperado el 100% del valor pagado a la DIAN y al contratista, pero a pesar de que el valor ya fue recuperado se establece como hallazgo administrativo para que sea objeto de mejora por cuanto no es aceptable que contando con varios funcionarios que elaboran y revisan los procesos de pago se pase un error como éste.

OBSERVACIÓN No. 07

En la totalidad de los contratos de la muestra estudiados presentan deficiencias con la obligación de publicar los procesos de contratación en la página de Colombia Compra Eficiente -SECOP-, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 que dice: “La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación...”. Con base en lo anterior en la mayoría de los contratos estudiados los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación NO se suben en oportunidad al SECOP, en algunos el contrato se sube dos veces en diferentes fechas y se dejan de subir documentos como propuesta del contratista, actas parciales de seguimiento, acta de terminación y recibo final y actas de liquidación entre otros documentos; igualmente en algunos contratos se suben documentos que no corresponden al proceso contractual a cambio de otros que si debieran ser parte del mismo. Por lo anterior se establece observación con alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA DE ECOVIVIENDA: Se acepta y se reconoce la observación formulada. Sin embargo, se aclara que dicha omisión en ningún momento contraría el principio de la buena fe, la planeación y la transparencia del proceso contractual. Por el contrario, los soportes debidos y que reposan en cada carpeta, sustentan que las contrataciones de las prestaciones de servicios se realizaron con el lleno de los requisitos legales exigidos. Así mismo, en cuanto a la organización de los documentos, para el presente año se fijó dicha obligación de manera específica a uno de los contratistas de la Entidad, con el fin de propender por la mejora de la organización y manejo del archivo del área responsable de la contratación (Se adjunta


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VERSIÓN: 02




copia del CPS No. 11 de 2017 a folio 45). DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La inobservancia del artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 en correlación con el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, incurre en el incumplimiento de los deberes funcionales asignados según el numeral 1º del artículo 34 y las prohibiciones contenidas en el numeral 1º del artículo 35 de la Ley 734 de 2002, independientemente de los correctivos que se establezcan a futuro; por consiguiente la observación se establece como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

EVALUACIÓN DE LA MUESTRA AUDITADA El proceso contractual fue evaluado en términos de gestión y resultados con el fin de determinar el cumplimiento de los principios de transparencia, economía y responsabilidad de conformidad con las disposiciones legales vigentes para la contratación. la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja certificó la no existencia de personal de

planta suficiente para realizar la labor contratada en cada uno de sus contratos revisados en la muestra.

Verificados cada uno de los estudios previos de la muestra se evidenció en cada una de

las carpetas el estudio de la tipificación de los riesgos, en los procesos contractuales evaluados se observó que los estudios y documentos previos elaborados por la Entidad en la etapa de planeación cumplen con los elementos señalados en el artículo 84 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 para la contratación de mínima cuantía y artículo 81 del Decreto 1510 de 2013.

Los contratistas presentaron a la administración el Formato Único de Hoja de Vida persona

natural (DAFP Ley 190 de 1995), consignando la información relativa a su formación académica, experiencia laboral y la inexistencia de cualquier hecho que configure una inhabilidad, en cada una de las carpetas.

Se verificó que en los procesos contractuales la Empresa Constructora de Vivienda de

Tunja exigiera al contratista la obligación de estar afiliado al sistema de seguridad social, riesgos profesionales ARL y al cumplimiento del aporte a pensión sobre el 40% mensual del contrato que lo requería.

Se comprobó que el objeto contratado estaba acorde con el estudio de necesidades de los

contratos vistos en la muestra de auditoria. En la muestra evaluada se observó que la Entidad garantizó la apropiación suficiente y oportuna de recursos para la adquisición de bienes y servicios mediante la expedición oportuna de los certificados de disponibilidad presupuestal. Los compromisos fueron


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VERSIÓN: 02




registrados presupuestalmente en forma correcta afectando el rubro correspondiente. La Empresa Constructora de Vivienda de Tunja reporta en sus carpetas contractuales los registros presupuestales para cada contrato, se verificó el certificado de disponibilidad presupuestal frente a la fecha de la firma del contrato, se observó que esta fue anterior a la firma de los contratos de la muestra, lo que refleja un adecuado registro y control respecto de los pagos efectuados en cada contrato. En los contratos que fueron objeto de auditoría se verificó que en las carpetas de los contratos evaluados existiera las certificaciones relacionadas con la verificación de antecedentes fiscales y disciplinarios, la hoja de vida del contratista, soportes de afiliación a seguridad social, pensión y riesgos profesionales, documentos que certifican el cumplimiento del objeto contractual, expidiendo un acta de recibo, certificación de servicios prestados, actas e informes. Se evidenció el seguimiento realizado a la ejecución de los mismos en las diferentes etapas del proceso contractual y se encontraron las evidencias y soportes del cumplimiento de los objetos contractuales firmados por el supervisor. Teniendo en cuenta el objeto contractual y las diferentes actividades existe coherencia con las actividades realizadas en los contratos de la muestra. La Entidad realizó los descuentos establecidos en la ley o acuerdos municipales. Verificada la información se evidenció que no se presentaron incoherencias en el registro de la información por la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja en el SIA. CONCLUSIÓN GENERAL DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL La contratación por parte de la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja se ha realizado con base en los principios de legalidad, transparencia, eficiencia y oportunidad de conformidad con lo preceptuado por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Decreto del 1510 de 2013 y demás decretos reglamentarios, verificando y evaluando que se ejerciera una adecuada planeación y que la gestión se realizará de conformidad con los lineamientos determinados por las normas antes anotadas, con las excepción anotadas anteriormente y relacionadas como observaciones. 2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas Se emite opinión EFICIENTE sobre el Resultado de la Evaluación de la Rendición de la Cuenta teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 95.0 puntos; con base en el siguiente resultado:


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VERSIÓN: 02





En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 175 de 2013 “Mediante la cual se adopta el “Sistema de la Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT”, y en concordancia con lo establecido en en la circular No.003 de febrero 10 de 2017 correspondiente a la rendición de cuenta de la vigencia 201 la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA”, rindió en oportunidad la cuenta de la vigencia 2016. Sin embargo, algunos formatos presentaron debilidades de suficiencia y calidad.

OBSERVACIÓN No. 08

En el formato F20_13A_AGR “Contratación” del Sistema Integral de Auditoría -SIA- se evidencia que algunos contratos están mal clasificado, como es el caso del contrato de suministros No. 13 del 2 de marzo de 2016 a nombre de COMPAÑIA ASEGURADORA DE FIANZAS S. A. CONFIANZA por valor de $32.539.166, el cual es de Seguros (C15) y lo clasifican como de prestación de servicios (C1); igualmente el contrato No. 15 del 28 de marzo de 2016 a nombre de GRUPO COMERCIAL ATLANTIS LTDA por valor de $64.062.000 se clasifica como contrato de prestación de servicios (C1) cuando debió clasificarse como contrato de Arrendamiento (C9). Por lo anterior se establece como observación con alcance administrativo. RESPUESTA DE ECOVIVIENDA: Se acepta la observación y reconoce que por error involuntario los contratos en mención fueron mal clasificados. Sin embargo se aclara que no se ha adquirido nueva póliza de seguro por el mismo concepto y que en relación con el Contrato de Arrendamiento suscrito para el presente año dicha equivocación fue superada. Lo anterior se puede evidenciar en los documentos que soportan el proceso adelantado para el Contrato No. 013 de 2017, en el aplicativo SECOP. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: La Empresa Constructora de Vivienda de Tunja acepta que se presentó un error involuntario en la clasificación de los dos contratos referenciados en el informe, por lo que la

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0.20 20.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0.40 40.0

Calidad (veracidad) 0.40 35.0

1.00 95.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

100.0

TABLA 1-2

100.0

87.5



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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




observación se establece como hallazgo administrativo y debe ser objeto de mejora en el próximo plan de mejoramiento que se suscriba con ocasión de la presente auditoría.

2.1.1.3 Legalidad Se emite opinión EFICIENTE, teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 87.6 puntos; con base en el siguiente resultado:


En el cumplimiento de las normas presupuestales se aplica el Decreto 111 de 2006 y la ley 617 de 2000, “Racionalización del gasto público”. En cuanto al cumplimiento de las normas tributarias, éstas se aplican adecuadamente. La contratación realizada por la la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA”, cumple parcialmente con las formalidades regulatorias sobre estudios previos, celebración del contrato, especialmente por cuanto no se publica la totalidad de los documentos en el SECOP, pero se cumplen con las exigencias para su legalización y ejecución y en especial a la existencia de los respectivos certificados de disponibilidad y registros presupuestales. De la evaluación realizada a la muestra de contratación se infiere la inobservancia de lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, en lo respecta a cumplimiento de los términos de publicidad a través del portal web del SECOP. El inciso 2 del artículo 41 de la ley 80 de 1993 establece: "Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes…", sin embargo se detectó que en un contrato se inició su ejecución sin que previamente se hayan aprobado las garantías. En los contrato de suministros No. 34, 35 y 41 de 2014 a nombre de La Compañía Aseguradora de Fianzas S. A. "CONFIANZA" por valores de $17.184.796, $17.247.349 y $17.184.796 respectivamente, los estudios previos se elaboraron con posterioridad a la adquisición de las pólizas, objeto de los contratos; los contratos se firmaron el mismo día de


Atribuido

Financiera 0.40 36.0

De Gestión 0.60 51.6

1.00 87.6

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

90.0

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

86.1


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




expedición de las pólizas, estableciéndose que las pólizas se expidieron con uno o varios días de anticipación a la firma del contrato, lo que indica que al parecer se están legalizando hechos cumplidos, contraviniendo el principio de transparencia contenido en el artículo 24 de la ley 80 de 1993. ECOVIVIENDA no cumplió con lo indicado en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 en donde se estableció que las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del dicho Decreto. 2.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento De la evaluación al Plan de Mejoramiento se conceptúa que el resultado de éste cumple, dada la calificación de 96.2 puntos; con base en el anterior puntaje se cumple parcialmente la resolución No. 175 de 2013 en su artículo 51, “Mediante la cual se adopta el “Sistema de la Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT”, en la parte pertinente a planes de mejoramiento.


Las acciones cumplidas corresponden a los hallazgos numerados del 1 hasta el 26 con excepción de los numerales 9 y 13 que se han cumplido parcialmente. Las acciones parcialmente cumplidas son las número 9 y 13 y que harán parte del nuevo Plan de Mejoramiento que se suscriba con ocasión de la presente auditoría. Las acciones no Cumplidas: todas las acciones de mejoramiento se han cumplido en su totalidad o se han cumplido parcialmente, por consiguiente no se presentan acciones no cumplidas.

Grado de cumplimiento

No cumplido: entre 0 y 0.99 puntos

0

Cumplimiento parcial: 2

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0.20 18.8

0.80 73.8

1.00 92.7

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

94.2

92.3

Calificación

Cumple

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Efectividad de las acciones



Nit. 800.107.701-8

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VERSIÓN: 02




entre 1.0 y 1.89 puntos

Cumplido: entre 1.9 y 2.0 puntos 24

Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO

OBSERVACIÓN

𝑁𝑜. 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠 = 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 = 24/26 = 92.31%

Este indicador señala que de las 26 acciones evaluadas, la Empresa dio cumplimiento a 24, lo que corresponde a un 92.31% de cumplimiento..

𝑁𝑜. 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠 = 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑐𝑖𝑎𝑙𝑒𝑚𝑛𝑡𝑒 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 = 2/26 = 7.69%

Este resultado establece que la Empresa dio cumplimiento parcial a 2 acciones, equivalentes a un 7.69%.

𝑁𝑜. 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠 = 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑛𝑜 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 = 0/26 = 0.0

Este indicador señala que de las 26 acciones evaluadas, todas han tenido un grado de cumplimiento o avance.

Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento Elaboró: Comisión de Auditoría

2.1.1.5 Control Fiscal Interno Se emite opinión CON DEFICIENCIAS, teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 92.3 puntos; con base en el siguiente resultado:


La calificación de 92.3 puntos es resultado de responder las preguntas de la hoja de Control Fiscal Interno contenida en la Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal de la Guía de


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0.40 36.8

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0.60 55.5

1.00 92.3

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

TOTAL


91.9

92.5

CONTROL FISCAL INTERNO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Auditoría Territorial, en la que se califica la gestión contractual, la gestión financiera y presupuestal, las políticas de austeridad en el gasto público, nómina, entre otros aspectos. Del formato F43_CMT.FMT “Información Control Interno y Gestión” del SIA, se toman algunas recomendaciones con el propósito de que sean objeto de mejoramiento: Realizar la socialización de todos los actos administrativos que tienen que ver con la actualización con la actualización del manual de procedimientos, sistema de gestión de calidad, sistema de seguridad en el trabajo, gestión documental, manual de contratación e interventoría y supervisión. Mejorar la comunicación interna ya que no es efectiva entre líneas de mando y mucho menos entre funcionarios directivos. En la inducción y reinducción socializar las políticas de talento humano con el fin de que los servidores conozcan sus derechos y deberes. La entidad debe asegurar que sus servidores conozcan la misión, visión y objetivos institucionales con el fin de que se sepa hacia dónde se dirige la Entidad. Dar a conocer a todos los servidores la planeación no importa cuál sea el área, con el fin de que todos tengan claridad sobre las metas, proyectos y programas que desarrolla la entidad y que aportes individuales se pueden hacer para su cumplimiento. Para la realización de la planeación se recomienda tener en cuenta las peticiones, necesidades y expectativas de los usuarios, evaluarlas y priorizar las sugerencias que tengan mayor impacto. Es necesario que los procesos sean revisados periódicamente y aplicados por parte de los responsables y sus ajustes sean comunicados oportunamente. Si bien es cierto se ha hecho un seguimiento y evaluación de los riesgos, es recomendable se establezcan lineamientos que los mitiguen y realizar una capacitación que permita conocer la metodología para administrarlos. Por parte de la gerencia tomar las medidas necesarias con el fin de que no se sigan incumpliendo compromisos por parte de los funcionarios que conllevan a hallazgos de tipo administrativo, fiscal, penal o sancionatorio por parte de los entes de control. En la rendición de la cuenta se anexa la encuesta del Modelo Estándar de Control Interno –MECI- del Departamento Administrativo de la Función Pública, correspondiente al formato F43_CMT_Encuesta del Sistema de Gestión de Calidad y MECI, en la que se responden las diferentes preguntas.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




2.2 CONTROL DE RESULTADOS

Realizadas las pruebas de auditoria para establecer en qué medida la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA” logró sus objetivos y el cumplimiento de las metas programadas y proyectos determinados en el Plan de Acción y de los indicadores adoptados, para el presente estudio, la comisión de auditoría se apoyó en las metas establecidas en el Plan de Desarrollo Municipal que para la vigencia 2016, no se contempló ningún programa o proyecto para ser ejecutado en la vigencia 2016.

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 2.3.1 Estados Contables La opinión fue Sin salvedades, debido a la evaluación de las siguientes variables:



Análisis de los Estados Financieros.

Los Estados Contables a 31de Diciembre de 2016 reflejan la información del proceso y sus saldos corresponden con los registrados en los libros de Contabilidad. Con el objetivo de evaluar los Estados Contables con corte a 31de Diciembre de 2016, la Contraloría Municipal procedió a verificar que se haya revelado la situación económica y que proporcionan bases razonables; con el propósito de fundamentar la opinión sobre el resultado de las operaciones de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 0.0

0.0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100.0

Calificación

Sin salvedad o

limpia

TABLA 3-1

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Indice de inconsistencias (%)


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




La entidad aplicó el marco conceptual del Plan General de la Contabilidad Pública para el procesamiento de la actividad financiera, identificando códigos, clases de cuentas, contemplando los criterios de valuación de activos para la depreciación y amortización. La estructura financiera de la Entidad al cierre de la vigencia 2016 presentó el siguiente comportamiento:

ACTIVO: El Activo está conformado así: Efectivo. En la vigencia 2016 presentó un saldo por valor de $1.357.680 miles, lo que representa una disminución de $ 599.494 miles; equivalente al 44.16% en comparación con la vigencia 2015 ($ 758.186 miles). Este grupo está conformado por las cuentas de Caja y Depósitos en Instituciones Financieras así:

Fuente: Estados financieros y papel de trabajo

codigo detalle 31-12-2016 31-12-2015 variacion relativa

variacion

porcentual

1 ACTIVOS 9,553,694,466.61 1,867,334,210.33 7,686,360,256.28 80.45%

11 EFECTIVO 1,357,679,771.88 758,186,126.54 599,493,645.34 44.16%

14 DEUDORES 359,082,412.79 340,739,749.00 18,342,663.79 5.11%

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 160,758,079.15 172,422,651.79 -11,664,572.64 -7.26%

19 OTROS ACTIVOS 7,676,174,202.79 595,985,683.00 7,080,188,519.79 92.24%

2 PASIVOS 201,310,302.00 50,361,100.03 150,949,201.97 74.98%

24 CUENTAS POR PAGAR 13,226,549.00 20,648,186.03 -7,421,637.03 -56.11%

25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL 51,665,202.00 29,712,914.00 21,952,288.00 42.49%

27 PASIVOS ESTIMADOS 132,386,000.00 0.00 132,386,000.00 100.00%

29 OTROS PASIVOS 4,032,551.00 0.00 4,032,551.00 100.00%

3 PATRIMONIO 9,352,384,164.61 1,816,973,110.30 7,535,411,054.31 80.57%

32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 9,352,384,164.61 1,816,973,110.30 7,535,411,054.31 80.57%

fuente: estados f inancieros

cifras en pesos


variacion

porcentual

11 EFECTIVO 1,357,679,771.88 758,186,126.54 599,493,645.34 44.16%

111005007 BANCO SUDAMERIS FUNCIONAMIENTO 720002146 673,746,936.00 196,503,967.35 477,242,968.65 70.83%

111005011 BANCO SUDAM ERIS INVERSION 926 659,612,056.99 530,168,396.30 129,443,660.69 19.62%

111005012 CONFIAR COOPERATIVA 24,317,251.00 31,510,235.00 -7,192,984.00 -29.58%

111005016 BCO AGRARIO DE COLOMBIA 3-1503-000700-1 BOY-024 3,527.89 3,527.89 0.00 0.00%


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Depósitos en Instituciones Financieras Durante la vigencia 2016, la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja – Ecovivienda, administro sus recursos a través de 4 cuentas bancarias corrientes, las cuales a 31 de diciembre revelan un saldo de $ 1.357.680, miles. ,en el cual se encuentran $ 370.000 miles valores transferidos a Ecovivienda, en virtud del convenio No. 069 del 24 de junio de 2015, el cual no se ejecutó y se devolvió el 10 de marzo de 2017.Los movimientos débitos y créditos del total de depósitos en instituciones financieras se reflejan a continuación: Movimientos de las Cuentas Bancarias de Ecovivienda Vigencia 2016

En el cuadro siguiente se reflejan las conciliaciones bancarias de Ecovivienda correspondientes al mes de diciembre de 2016:

Fuente: Conciliaciones Bancarias diciembre de 2016

Se observa que las conciliaciones bancarias se hacen en forma oportuna y no existen partidas conciliatorias con fecha superior a seis meses. Comprobantes de egreso Se efectuó una revisión selectiva de los comprobantes de egreso de los meses de septiembre y noviembre y se encontraron las siguientes inconsistencias:

CODIGO BANCO ENTIDAD CUENTA DESTINACION SALDO SEGÚN EXTRACTOMENOS CHEQUES CONSIGNACIONESSALDO S/N LIBROS

111005007 BANCO SUDAMERIS FUNCIONAMIENTO 720002146 720002146 FUNCIONAMIENTO 689,117,953.00 15,371,017.00 0.00 673,746,936.00

111005011 BANCO SUDAMERIS INVERSION 7200000926 INVERSION 676,000,840.99 16,388,784.00 0.00 659,612,056.99

111005012 CONFIAR COOPERATIVA 197070527 INVERSION 24,317,251.00 0.00 0.00 24,317,251.00

111005016 BANCO AGRARIO DE COLOMBIA 3-1503-000700-1 BOY-024 3-1503-000700-1 BOY-0243-1503-000700-1 BOY-024 3,527.89 0.00 0.00 3,527.89

1,389,439,572.88 31,759,801.00 0.00 1,357,679,771.88

CODIGO BANCO ENTIDAD CUENTA DESTINACION SALDO SEGÚN EXTRACTOMENOS CHEQUES CONSIGNACIONESSALDO S/N LIBROS

111005007 BANCO SUDAMERIS FUNCIONAMIENTO 720002146 720002146 FUNCIONAMIENTO 689,117,953.00 15,371,017.00 0.00 673,746,936.00

111005011 BANCO SUDAMERIS INVERSION 7200000926 INVERSION 676,000,840.99 16,388,784.00 0.00 659,612,056.99

111005012 CONFIAR COOPERATIVA 197070527 INVERSION 24,317,251.00 0.00 0.00 24,317,251.00

111005016 BANCO AGRARIO DE COLOMBIA 3-1503-000700-1 BOY-024 3-1503-000700-1 BOY-0243-1503-000700-1 BOY-024 3,527.89 0.00 0.00 3,527.89

1,389,439,572.88 31,759,801.00 0.00 1,357,679,771.88


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OBSERVACION No. 09

Se realizó el contrato No. 031, por concepto de cancelación arrendamiento instalaciones teatro Maldonado por valor de $2.000.000, (salón alquilado para realizar una reunión con los beneficiarios de Torres del Parque y Estancia el Roble), con cargo al rubro de gastos protocolarios El 30 de septiembre de 2016, se efectuó un pago al señor Pieschacon González Camilo, valor registrado contablemente como un gasto por arrendamiento y se le practico retefuente del 3.5% por concepto de arrendamiento, llama la atención del equipo auditor por qué se expidió una disponibilidad por el rubro de gastos protocolarios, y no por el rubro de arrendamientos, que fue el objeto del contrato, dándole una destinación diferente al rubro de gastos protocolarios, pudiendo realizar el correspondiente traslado presupuestal, lo cual genera un incumplimiento a las disposiciones legales del presupuesto de Ecovivienda y al Decreto 111 de 1996 Estatuto Orgánico de Presupuesto. Observación de carácter administrativo. El Estatuto Orgánico del Presupuesto, compilado en el decreto nacional 111 de 1996i, determina

las reglas para las “modificaciones al presupuesto”, como parte de la ejecución del mismo, en los

artículos 76, 77, 79, 80, 81, 82, 83 y 84, conforme a los cuales pueden darse las siguientes

situaciones:

c) Los movimientos presupuestales consistentes en aumentar una partida (crédito) disminuyendo

otra (contracrédito), sin alterar el monto total de los presupuestos de funcionamiento, inversión o

servicio de la deuda, en cada sección presupuestal, o sea, que sólo afectan el anexo del decreto de

liquidación del presupuesto, se denominan “traslados presupuestales internos”ii. Competen al jefe

del órgano respectivo, mediante resolución que debe ser refrendada por la Dirección General del

Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para su validez, y concepto previo

favorable del Departamento de Planeación Nacional si se trata del presupuesto de inversión.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD El valor pagado al señor Camilo Pieschacon, por concepto de alquiler del teatro Maldonado para la socialización a los beneficiarios, de la situación y estado de los proyectos Estancia del Roble y Torres del Parque, se realiza con cargo a gastos de protocolarios mas no de arrendamientos, toda vez que como lo contempla las disposiciones generales del presupuesto de la entidad el rubro de arrendamientos, cubre solamente los cánones de las instalaciones de la sede en donde funciona Ecovivienda, mientras el alquiler del teatro para atender la convocatoria es de carácter transitorio estando contemplado en el rubro de gastos protocolarios, razón por la cual consideramos que no se le está dando una destinación diferente al rubro, ni se hacía necesario realizar traslados presupuestales. Ahora bien, el catálogo general de cuentas de la contaduría no contempla específicamente un código que se llame “Gastos Protocolarios”, razón por la cual se utiliza el código contable acorde con el concepto o servicio que se establece el objeto contractual “Arrendamientos”, concepto que debe primar sobre los códigos presupuestales para efectos impositivos y de información exógena. Se adjunta copia del


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Formulario de Retefuente de ECOVIVIENDA a folio 52. DECISION DE LA CONTRALORIA Se mantiene la observación y se configura como un hallazgo de carácter administrativo, en razón a que la entidad debe tener en cuenta al elaborar su presupuesto las disposiciones generales establecidos en el decreto Nacional, que para la vigencia 2016 fue el Decreto 2550 del 30 de diciembre de 2015, el cual no contemplo el rubro de Gastos Protocolarios, según las disposiciones generales del Presupuesto nacional el rubro de arrendamientos se define como: “Alquiler de bienes muebles e inmuebles para el adecuado funcionamiento de los órganos”. “gastos protocolarios: se imputan a esta cuenta las erogaciones por concepto de ceremonias especiales, y/o actos especiales, atención a personalidades tanto locales como aquellas que visiten a la entidad, recepciones e invitaciones, agasajos, coronas, ofrendas florales, servicios de restaurante y demás gastos de naturaleza similar. Estos gastos se harán mediante resolución motivada y debidamente legalizada”. Además según el concepto jurídico de la Auditoria General de la Republica 110-048-2007- Pago gastos protocolarios se debe considerar y tener cuenta lo siguiente: El decreto 1737 de 1998, Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público señala lo siguiente: ARTICULO 1o. Se sujetan a la regulación de este decreto, salvo en lo expresamente aquí exceptuado, los organismos, entidades, entes públicos, y personas jurídicas que financien sus gastos con recursos del Tesoro Público. ARTICULO 2o. Las entidades territoriales adoptarán medidas equivalentes a las aquí dispuestas en sus Organizaciones administrativas.

El artículo 2º. Ordena que en entidades territoriales se deben tomar medidas equivalentes en sus organizaciones administrativas, es decir, la ley faculta a las asambleas departamentales y concejos municipales y distritales, para que en aras de la autonomía con la que cuentan, reglamente en su territorio lo relacionado, lo relacionado con la austeridad del gasto, pero siguiendo los lineamientos, objetivos y finalidades establecidos en la correspondiente norma. Es decir, que para efectos mantener en el orden territorial la eficacia de la norma de austeridad en el gasto, independientemente de la auditoría que ostentan las asambleas departamentales y los concejos municipales, igual que al nivel Nacional pueden establecer las misma excepción a la regla, entiéndase reuniones protocolarias, empero, definiendo que se entiende por gastos protocolarios y segundo, determinando cuales entidades pueden establecer este rubro dentro del presupuesto, teniendo como vector de la potestad, la misión, funciones y objetivos del organismo.


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Es decir que no se puede dejar al libre albedrío de las distintas entidades del nivel territorial, la interpretación de que se entiende por gastos protocolarios, y mucho menos la de gastar dineros públicos, bajo este rubro sin que previamente hayan sido autorizados, expresamente por la ley, ordenanza o acuerdo. En conclusión es necesario observar, la facultad expresa de realizar gastos bajo el rubro de gastos protocolarios, o en otros términos las autoridades territoriales y los organismos de su jurisdicción, no pueden desconocer de manera abierta las políticas de turno en un Decreto de orden nacional, en consecuencia la prohibición del artículo 1º. Del decreto reseñado opera para todas las entidades estatales, salvo se reitera, autorización expresa, la cual también puede estar en cabeza de las corporaciones administrativas del orden territorial.

OBSERVACION No.10

El día 15 de noviembre de 2016, se realizó un pago a F&C Consultores por concepto de capacitación funcionarios por valor de $ 1.055.000, registrado según comprobante contable OB1 0201600251 de fecha 15 de noviembre, en el código contable 510109 Honorarios y no en capacitación como debería ser de acuerdo con la clasificación establecida en el plan general de contabilidad pública, Incrementado los gastos por concepto de honorarios. Observación de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Aunque la capacitación a funcionarios, debe ser realizada por profesionales con experticia en el tema, no por eso dejan de ser honorarios, No obstante la observación será tenida en cuenta para la presente vigencia, toda vez que los Estados Financieros del año 2016, ya fueron presentados ante la entidad componte y aprobados tal cual por la Junta Directiva. DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la Entidad no desvirtúa la observación, efectivamente no se puede reclasificar el gasto porque al efectuar el cierre de la vigencia los gastos quedan en ceros pero para la próxima vez debe haber claridad entre la definición de capacitación y de Honorarios. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

Anticipos

OBSERVACION No. 11

Los Avances y anticipos reflejan un saldo a 31 de diciembre de 2016, de $142,044,789,


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correspondiente a valores entregados por adelantado a Contratistas por concepto de adiciones a los contratos de interventoría de los proyectos Torres del Parque y Estancia el Roble, valores que fueron entregados, en el año 2015 y a la fecha no han sido legalizados por parte de los contratistas así:

Se entregaron por parte de la entidad las pólizas de cumplimiento estatal que cubren el anticipo expedidas el 18 de diciembre de 2015, buen manejo del anticipo, cuya vigencia va desde el 02 de octubre de 2009 hasta el 9 de octubre de 2016. Situación que genera una observación de carácter administrativo con presunto alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se acepta la observación en razón a que a la fecha el Contratista no ha legalizado los valores entregados a título de anticipo en razón a los adicionales realizados al contrato inicial. Sin embargo, se informa, que dichos recursos, como lo manifiesta el grupo auditor, fueron entregados en el 2015, por lo que una vez ECOVIVIENDA observó tal situación, se abstuvo de realizar pago alguno en lo transcurrido del presente periodo de Gobierno, aclarando que los valores retenidos, superan el valor de los anticipos. Luego, con fecha 07 de junio de 2016 (proyecto Estancia) y el 25 de julio de 2016 (Torres del Parque) se suspendieron los respectivos contratos de Interventoría, fecha para la cual efectivamente las pólizas estaban vigentes y en consecuencia, la legalización de los valores entregados, hará parte del proceso de liquidación de cada contrato. (Se adjunta copia de las Actas de Suspensión a folios 53 y 56). No se pueden hacer efectivas las pólizas porque el supuesto ineludible de las mismas es la ocurrencia del siniestro, vale decir, la prueba del mal manejo del anticipo. Al respecto se han realizado los requerimientos de folios 59 y 63 hasta la fecha no se ha obtenido respuesta en ningún sentido y reiteramos que los contratos están suspendidos y cuando se reanuden se tomarán las decisiones pertinentes. También se aclara que, la reanudación en mención, será posible una vez se aclare lo relacionado con la liquidación de los negocios jurídicos denominados uniones temporales Torres del Parque y Estancia del Roble. DECISION DE LA CONTRALORIA Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo con alcance disciplinario, teniendo en cuenta que el anticipo por valor de $142,044,789, se dio en el año 2015, las obras se suspendieron según acta suministrada por Ecovivienda el 1 de marzo de 2016, durante este tiempo no se anexa ningún soporte que evidencie


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que la entidad haya realizado alguna gestión para que el contratista legalice este anticipo. En la respuesta anexan dos comunicaciones en los folios 59-63, fechadas de junio y julio de 2017 dirigidas al contratista, sin que se evidencie el recibí o notificación personal.

OBSERVACION No.12

En el movimiento de la cuenta de anticipos, se registraron durante la vigencia 2016 $49.191.028, de los cuales $46.197.000, corresponden a un anticipo girado a la Sociedad Boyacense de Ingenieros y los $ 2.994.028 son reintegros por concepto de mayor valor girado a funcionarios en la nómina del retroactivo vigencia 2016, reintegro incapacidad Aydee Pardo, reintegro realizado por exgerente de Ecovivienda correspondiente a la vigencia 2015, según lo relacionado en el siguiente cuadro:

anticipo sociedad boyacense de ingenieros y arquitectos (Convenio de Cooperación) 46,197,000 reintegro hallazgo fiscal (sanción ICA y mora parafiscales )

1,009,400

descuentos nómina de retroactivo cancelado en abril de 2016 1,196,406 reintegro incapacidad Aydee Pardo

788,222

total $49,191,028

Situación que refleja una inadecuada clasificación contable, ya que estos valores no corresponden a anticipos sino a reintegros realizados por diferentes conceptos. Observación de carácter administrativo RESPUESTA DE LA ENTIDAD Observación aceptada parcialmente, en cuanto a lo referente a los reintegros de la incapacidad y del hallazgo fiscal, toda vez que estos efectivamente NO son anticipos, mientras que el valor del retroactivo, efectivamente se tomaría como un anticipo, ya que por error involuntario en la cancelación del retroactivo en el mes de mayo se realizó pago por el total sin tener en cuenta los descuentos, valor tomado como anticipo y descontado en la nómina del mismo mes de mayo. Adicionalmente es de anotar que esta indebida imputación no afecta la realidad financiera de la entidad, ya que dichos valores fueron contabilizados y cruzados durante el mismo mes, como se observa en el auxiliar que anexamos a folios 65 y 66. DECISION DE LA CONTRALORIA Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo, en razón a que la entidad acepta que realmente estos valores no corresponden a anticipos. Por otra parte el Catálogo General de Cuentas del Régimen de Contabilidad Pública describe la cuenta 1420-AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS, como: “Representa los valores

entregados por la entidad contable pública en forma anticipada, a contratistas y proveedores para la obtención de bienes y servicios. (…)”


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Incapacidades

OBSERVACION No.13

Durante el examen realizado, se evidenció que hubo reintegro por concepto de incapacidades médicas por valor de $ 788.222 afectando la cuenta de anticipos, y no una cuenta por cobrar que se generó en el momento en que se presentó la incapacidad del funcionario. Incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación. La Contaduría General de la Nación emitió concepto 20132000002781 del 07 de febrero de 2013, el cual indica: “Pago de incapacidades con cargo a las EPS. Sobre el particular la Contaduría General de la Nación ya se pronunció en el numeral 1.1 del expediente 20115-153858 del 17 de mayo de 2011 en el sentido de que “La cuenta por cobrar a las Empresas Promotoras de Salud-EPS por el pago de la parte que les corresponde cubrir por las incapacidades a los empleados, se debe registrar en la subcuenta 147064 Pagos por cuenta de terceros, de la cuenta 1470 OTROS DEUDORES”. Revisando la ejecución presupuestal de ingresos de la vigencia 2016, no se evidencio la adición de estos recursos. Si el recaudo corresponde a un gasto ejecutado en la vigencia fiscal en curso, éste se considera un menor valor del gasto afectando el rubro de sueldos de personal de nómina. Si el recaudo corresponde a un gasto ejecutado en una vigencia fiscal anterior a la vigencia en curso se afecta solamente el presupuesto de ingresos en el la sección de Otros Ingresos. Observación con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Observación aceptada parcialmente, toda vez que en año 2016 si se realizó registro presupuestal de ingreso, se anexa comprobante GI1-201600024 a folio 67. Con respecto a la contabilización se tendrá en cuenta para la vigencia 2017. DECISION DE LA CONTRALORIA Ecovivienda acepta que efectivamente el registro contable no fue el adecuado según lo establecido en el plan general de contabilidad pública, y presupuestalmente se llevó directamente a otros ingresos pero no se realizó la respectiva adición presupuestal. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo.

Propiedad Planta y Equipo El rubro de propiedad planta y equipo presento, una variación del -7.26%, equivalente a $ 11.664.572, durante la vigencia 2016 se efectúo una reclasificación de terrenos y


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edificaciones, soportadas en el acta No. 003 del comité de saneamiento fiscal de fecha 10 de junio de 2016, y se disminuyó el rubro de muebles y enseres, obedeciendo a una reclasificación de inventarios.

Valorizaciones Se presentó un incremento del 100% en valorización de terrenos, en razón al avaluó del terreno que se encuentra en comodato al Municipio de Tunja, el cual se encuentra registrado en la cuenta 192006 Bienes dados en comodato por valor de $ 481,358,838. Este terreno fue devuelto a Ecovivienda en el mes de julio de 2017.

PASIVO El pasivo de la Entidad se encuentra conformado así:

Fuente: Papeles de trabajo

Cuentas por Pagar

Fuente: Papeles de trabajo

Como se puede observar en el cuadro anterior, La entidad no dejo cuentas por pagar con corte a 31 de diciembre de 2016.

codigo detalle saldo a 31 /12/2016 saldo a 31 /12/2015 diferencia %

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 160,758,079.15 172,422,651.79 -11,664,572.64 -7.26%

1605 TERRENOS 0.00 15,937,075.00 -15,937,075.00 0.00%

1640 EDIFICACIONES 0.00 14,700,000.00 -14,700,000.00 0.00%

E3312 MAQUINARIA Y EQUIPO 0.00 3,315,012.00 -3,315,012.00 0.00%

1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 105,430,633.00 147,428,585.32 -41,997,952.32 -39.83%

1670 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN 58,683,000.00 59,725,228.03 -1,042,228.03 -1.78%

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) -3,355,553.85 -73,563,248.56 70,207,694.71 0.00%

codigo detalle 31 /12/2016 31 /12/2015 diferencia %

1999 AJUSTE A TERRENO SEGUN AVALUO TECNICO AJUSTE SEGUN AVALUO TECNICO 7,166,396,337 0 7,166,396,337 100


variacion

porcentual

2 PASIVOS 201,310,302.00 50,361,100.03 150,949,201.97 74.98%

24 CUENTAS POR PAGAR 13,226,549.00 20,648,186.03 -7,421,637.03 -56.11%

25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL 51,665,202.00 29,712,914.00 21,952,288.00 42.49%

27 PASIVOS ESTIMADOS 132,386,000.00 0.00 132,386,000.00 100.00%

29 OTROS PASIVOS 4,032,551.00 0.00 4,032,551.00 100.00%


variacion

porcentual

24 CUENTAS POR PAGAR 13,226,549.00 20,648,186.03 -7,421,637.03 -0.56

2401 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES 0.00 4,502,029.03 -4,502,029.03 0.00

codigo detalle saldo a 31 /12/2015 debito credito saldo a 31/12/2016 %

240101 Bienes y servicios -4,502,029.03 173,802,139.96 169,300,110.93 0.00 100


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OBSERVACION No.14

No existe una adecuada clasificación de las cuentas del pasivo que se generan por los diferentes conceptos, en el momento de realizar la causación de las cuentas por pagar,), la mayoría de gastos se está registrando como un debito al correspondiente gasto y un crédito a la 240101 Adquisición de bienes y servicios. Como es el caso de las siguientes cuentas:

Pagos por concepto de correspondencia a Servicios Postales Nacionales. Pagos a Comcel S.A, por valor de $ 2.028.052., lo cual corresponde a Servicios

Públicos.

Causación y pago a la compañía aseguradora de fianzas s.a. confianza por valor de $ 32, 539,166, lo cual corresponde a seguros.

Sin tener en cuenta si son, servicios, técnicos, servicios públicos, seguros, etc., tal como se refleja en los estados financieros y en el movimiento de la cuenta 240101. “La cuenta 2401 representa el valor de las obligaciones autorizadas por vía general, contraídas por la entidad contable publica por concepto de adquisición de bienes o servicios de proveedores nacionales en desarrollo de sus funciones del cometido estatal.” Esta observación se establecerá como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD Observación aceptada parcialmente, toda vez que en los estados financieros de 2016 no se refleja saldo alguno en la cuenta 240101 “Adquisición de bienes y Servicios Nacionales”, adicionalmente dice la norma “La contrapartida corresponde a las subcuentas que registren el tipo de bien o servicio adquirido”, es decir que los valores registrados objeto del hallazgo caben en el concepto de servicios y no habría lugar error material, máxime cuando no se reflejan saldos y el gasto está siendo imputado de forma correcta. DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad no es clara en su respuesta y se evidencia que no se realizó una adecuada clasificación de los pasivos; por lo anterior la información contable entregada por la entidad no genera confiabilidad, ya que se encuentra en contravía de lo dispuesto en el Plan General de Contabilidad Pública, donde se recogen los principios contables, y los criterios de registro, de acuerdo con el concepto de la transacción se clasifica la cuenta por pagar como es el caso de los servicios públicos y el de la adquisición de pólizas y así con cada uno de los servicios adquiridos. 242504 servicios públicos 242510 Seguros 242507 arrendamientos


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Por lo expuesto anteriormente se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

Pasivos estimados El saldo registrado en esta cuenta, corresponde a una provisión para litigios y contingencias realizado en la vigencia 2016.

OBSERVACION No. 15

La Empresa constructora de vivienda Ecovivienda, realiza trimestralmente consolidación de prestaciones sociales, afectando la cuenta de Gastos para cada uno de los conceptos y acreditando la cuenta 2505 (salarios y prestaciones sociales) y no afecta la cuenta 2715 (Pasivo Estimado) incumpliendo la doctrina Contable Pública compilada 2013 de la Contaduría General de la Nación que mediante concepto 20132000015651 del 22 de mayo de 2013 sobre el reconocimiento contable de las prestaciones sociales. Además la dinámica de la provisión para prestaciones sociales no se está efectuando de acuerdo con lo establecido en el Catálogo General de Cuentas contenido en el Manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Por lo anterior se establecerá una observación de carácter administrativo. RESPUESTA ENTIDAD Observación aceptada parcialmente, toda vez que la norma dice que se debe reconocer las prestaciones sociales en el momento en que se causen, y que se debe realizar consolidación al finalizar el año con el fin de determinar el valor adeudado por cada concepto a cada funcionario. Situación que si bien es cierto no se realizaba la provisión si se realizaba consolidación cada tres meses con el fin de establecer el valor real adeudado por concepto de prestaciones, contabilizando el gasto contra la cuenta por pagar real consolidada, situación que no está prohibida por la contaduría General de la Nación. Ahora bien, con la puesta en funcionamiento del módulo de nómina a partir de abril de 2017, se viene realizando la provisión mensual y el respectivo ajuste de forma trimestral con el fin de revelar el valor real por prestaciones sociales en los estados financieros que se reportan a la contaduría general de la nación a través del chip. Se anexa nota de contabilización de la nómina del mes de julio a folios 68 a 70 DECISION DE LA CONTRALORIA


variacion

porcentual

27 PASIVOS ESTIMADOS 132,386,000.00 0.00 132,386,000.00 1.00

2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS 132,386,000.00 0.00 132,386,000.00 1.00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se levanta la observación, en razón a que la entidad en la réplica anexa los folios mencionados y s e evidencia el adecuado registro de las provisiones a partir del mes de julio de 2017.

Recaudo a favor de terceros: El saldo de esta cuenta corresponde a los recaudos efectuados por Ecovivienda por concepto del impuesto al deporte, a favor del Instituto de Recreación y Deporte IREDT, Valor reintegrado en el mes de enero de 2017.

PATRIMONIO El Patrimonio presenta un saldo a 31 de diciembre de 2016 de $ 9.352.384.165, presentando un aumento de $7.535.411.054, equivalente al 80.57% con relación a la vigencia 2015 (1.816.973.110). El aumento señalado correspondió principalmente a la valorización realizada al terreno de propiedad de Ecovivienda que se dio en comodato al Municipio de Tunja. Por valor de $ 7.166.393.337

INGRESOS Los ingresos de ECOVIVIENDA pasaron de $ 1.534.512.172 en el 2015 a un saldo de 1.708.375.598, lo que arroja un incremento de 173.863.426 que equivale a un 7.36% Los ingresos están representados en las transferencias que hace el Municipio de Tunja para gastos de funcionamiento y transferencias para proyectos de vivienda y los otros ingresos se incrementaron debido a un reintegro que se realizó un reintegro de valor no ejecutado pólizas proyecto Techo propio.


variacion

porcentual

3 PATRIMONIO 9,352,384,164.61 1,816,973,110.30 7,535,411,054.31 80.57%

32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 9,352,384,164.61 1,816,973,110.30 7,535,411,054.31 80.57%

3208 CAPITAL FISCAL 1,651,576,387.51 1,095,392,900.01 556,183,487.50 33.68%

3230 RESULTADOS DEL EJERCICIO 538,578,966.16 199,265,318.29 339,313,647.87 63.00%

3235 SUPERÁVIT POR DONACIÓN 0.00 532,557,330.00 -532,557,330.00 0.00%

3240 SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN 7,166,396,337.00 0.00 7,166,396,337.00 100.00%

3255 PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO 0.00 18,115,510.00 -18,115,510.00 0.00%

3270 PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES (DB) -4,167,526.06 -28,357,948.00 24,190,421.94 -580.45%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




GASTOS Los gastos de La Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA” disminuyeron a 1.169.768.105 en un 14%, debido a una disminución en gasto público social

Fuente: Ejecución presupuestal de gastos y estado de resultados

2.3.1.1 Control interno Contable

Con base en la Resolución 357 de 2008, la Empresa de Vivienda de Tunja ECOVIVIENDA durante la vigencia 2016 realizó dos evaluaciones de control al proceso contable otorgándole una calificación definitiva de 3.8 sobre 5, en razón a que la entidad se depurar. Sin embargo la entidad ha avanzado en la creación del comité técnico de la sostenibilidad contable y en el ajuste y reclasificación de saldos que venían de vigencias anteriores y se elaboraron conciliaciones bancarias. La entidad no cuenta con Manuales de Procedimientos y políticas contables. Uno de los principios de control interno es la segregación de funciones a fin de que un solo funcionario no lleve a cabo todas las actividades de operación, como sucedía con el Director Administrativo y Financiero de ECOVIVIENDA. Actualmente se separaron las acciones de elaborar, revisar, aprobar, registrar y conciliar las transacciones financieras, pero no se ha actualizado en el manual de Funciones. De igual forma, en el sistema integrado de gestión se documentó el proceso de apoyo denominado Gestión financiera; a nivel de procedimiento se documentó actividades de presupuesto, registro y elaboración de estados financieros, elaboración y ejecución de pagos, elaboración de informes contables y conciliaciones bancarias. No se identifican riesgos y controles para las actividades de tesorería y presupuesto, no se documentó políticas de operación para el proceso contable, generando un riesgo en la actividad. La entidad debe actualizar los manuales de funciones y ajustar políticas de procedimientos que establezcan claramente la responsabilidad de cada uno de los funcionarios.


variacion

porcentual

4 INGRESOS 1,708,375,598 1,534,512,172 173,863,426 10.18%

44 TRANSFERENCIAS 1,655,108,747 1,533,292,828 121,815,919 7.36%

48 OTROS INGRESOS 53,266,851 1,219,344 52,047,507 97.71%

codigo detalle 31-12-2016 31-12-2015 variacion relativa variacion porcentual

5 GASTOS 1,169,768,105 1,335,246,854 -165,478,749 -14%

51 DE ADMINISTRACION 1,037,382,105 1,161,471,818 -124,089,713 -12%

53 PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES 132,386,000 0 132,386,000 100%

55 GASTO PUBLICO SOCIAL 173,750,000 -173,750,000 0%

58 OTROS GASTOS 25,036 -25,036 0%


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




2.3.2. Gestión Presupuestal

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:



Asignación Presupuestal para la Vigencia 2016

El presupuesto de rentas y recursos de capital y apropiaciones de la Empresa Constructora de Vivienda de Boyacá - Ecovivienda para el año 2016, fue liquidado mediante Resolución 457 del 31 de diciembre de 2015, en la suma de $1.361.208.411.84, se realizaron adiciones durante la vigencia por valor de $757,345,552, para un presupuesto definitivo de $2,118,553,964, del cual se ejecutó solo $1,126,109,887 que equivale al 53.15%, en razón a que de los gastos de inversión solo se ejecutó el 17.91%, en razón a que los proyectos de vivienda fueron suspendidos.

OBSERVACION No. 16

A pesar de que en la vigencia 2016, se ejecutó solo el 17.91% del presupuesto de inversión, la entidad sigue reflejando en forma global la inversión de los proyectos de vivienda, Torres del Parque y Estancia el Roble, sino que los presenta en forma global, en el rubro 22011010101 Programa de Vivienda de interés social prioritario VIS y VIP, situación que fue observada en la auditoria de la vigencia 2015., según lo establecido en el decreto 111 de 1996, lo cual no permite establecer al grupo auditor establecer la inversión realizada por cada concepto y por proyecto. Observación de carácter administrativo. RESPUESTA DE LA ENTIDAD

Observación aceptada, lo cual a partir del año 2017 los proyectos, y los convenios que tienen destinación específica son contabilizados en rubros separados DECISION DE LA CONTRALORIA La entidad acepta la observación, por lo tanto se mantiene y se configura como hallazgo administrativo.

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3- 2

Evaluación presupuestal 83.3

GESTIÓN PRESUPUESTAL

Con deficiencias

Eficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83.3


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Modificaciones al presupuesto La empresa ECOVIVIENDA, realizo 3 adiciones presupuestales durante la vigencia 2016 así:

Fecha Acto administrativo valor

2016/01/04 Acuerdo No. 008 370,000,000

2016/01/04 Acuerdo No. 214.183.395

2016/04/05 Acuerdo No. 067 173.162.157

Constitución de Reservas y cuentas por pagar La Empresa Ecovivienda constituyo Reservas para la vigencia 2016, según Resolución No. 0137 de Fecha 29 de Diciembre de 2016 por valor de $ 48.493.408, valor que resulta de restar los compromisos menos las obligaciones y coincide con lo reflejado en la ejecución presupuestal de gastos a 31 -12-2016, y pasivos exigibles de vigencias expiradas por valor de $ 186. 331.555. No quedaron cuentas por pagar a 31 de Diciembre de 2016.

3. OTRAS ACTUACIONES

3.1 AUSTERIDAD EN EL GASTO PÚBLICO Mediante el anexo del formato F_43 denominado “Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público” y a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas -SIRECT-, la Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA” rindió la información relacionada con los informes de austeridad y eficiencia del gasto público de la vigencia fiscal 2016. El informe se presenta dividido en cuatro trimestres, ante lo cual se procedió por parte del equipo auditor a acumular los saldos con el objetivo de poderlos comparar con los de la vigencia 2015 y con los valores reportados en contabilidad y la ejecución presupuestal de gastos de 2016, así:

CONCEPTO 2016 2015 VARIACION

ABSOLUTA VARIACION

PORCENTUAL % $ $

GASTOS DE PERSONAL - NÓMINA

270.894.854 246.942.651 23.952.203 9.70

SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS

269.356.267 203.397.500 65.958.767 32.43

PUBLICACIONES, FOTOCOPIAS, AVISOS PUBLICITARIOS

7.668.540 552.300 7.116.240 1.288,47

USO DE TELÉFONOS

2.803.848 3.329.540 -525.692 -15.79


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CELULARES

USO DE TELÉFONOS FIJOS

1.670.243 1.885.177 -214.934 -11.40

ADQUISICIÓN MUEBLES, MEJORAS Y MANTENIMIENTO

116.538.972 21.880.519 94.658.453 432.62

En la vigencia 2016 los gastos más representativos corresponden a Gastos de Personal de Nómina que presentaron un incremento del 9.70% con relación al año anterior; en el año 2016 se presentó una ejecución de $270.894.854 frente a $246.942.651 en el año 2015, para una mayor ejecución de $23.952.203 en el año 2016, producto del incremento salarial otorgado por ley; la planta de personal para el año 2016 es de seis (6) funcionarios, igual a la vigencia 2015. Los gastos por Servicios Personales Indirectos son el segundo rubro en importancia en la ejecución de gastos de la vigencia 2016, que crecieron en el 32.43% con respecto al año anterior; en el año 2016 se ejecutaron $269.356.267 frente a $203.397.500 en el año 2015 para una mayor ejecución de $65.958.767 en el año 2016, estos gastos están representados en el pago de contratos de Prestación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos que para la vigencia 2016 fueron de diez (10) funcionarios. En el rubro Adquisición de Inmuebles, Mejoras y Mantenimiento se ejecutaron $116.538.972 en la vigencia 2016 frente a $21.880.519 en el año 2015, presentándose un mayor valor ejecutado de $94.658.453 y un incremento del 432.62%, incremento que se dio especialmente por el mantenimiento, suministro e instalación del inmobiliario para las instalaciones de la Empresa y el suministro e instalación de cámaras, servidor, computadores, impresoras y scanner, a través de los contratos números 25 del 5 de julio de 2016 por valor de $43,596,280 y 30 del 23 de septiembre de 2016 por valor de $36.127.667 respectivamente. En el rubro Impresos, Publicidad y Comunicaciones en la vigencia 2016 se presentó una ejecución de $7.668.540 frente a $552.300 en la vigencia 2015, para un mayor valor ejecutado

en la vigencia 2016 de $7.116.240 y un incremento del 1.288,47%, dicho incremento se dio por

la compra de materiales e impresos y avisos publicitarios. Los rubros de Uso de Teléfonos Celulares y Uso de Teléfonos Fijos presentaron una disminución en la ejecución del gasto del 15.79% y 11.40% respectivamente.

4. EJECUCION DE PROYECTOS TORRES DEL PARQUE Y ESTANCIA EL ROBLE

Los Proyectos de Vivienda ESTANCIA EL ROBLE Y TORRES DEL PARQUE, se iniciaron a través de la constitución de dos uniones temporales entre El Municipio, El Instituto de vivienda de Interés Social y Reforma Urbana de Tunja INVITU (HOY Ecovivienda) y Iader Wilhem Barrios Hernández como inversionista Constructor. Así:


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Unión Temporal La Estancia el Roble: Se suscribió el 16 de junio de 2009, cuyo objeto es la construcción de 1182 soluciones de vivienda del proyecto de interés prioritario, la Estancia el Roble del Municipio de Tunja, cuya participación en la ejecución está distribuida así:

El Municipio de Tunja con un porcentaje del 8.4% equivalente a $ 2.493.598. representados en un lote de Terreno como subsidio en especie.

El INVITU hoy Ecovivienda con un porcentaje de 1.2% correspondientes a $ 341.000.000 que se destinaran a la Interventoría para la construcción de las soluciones de vivienda. Y $ 100.000.000 para el pago de gastos que genere el desenglobe.

El constructor con un porcentaje del 90.4% constituido en $26.721.000.000 destinados al pago de materiales, insumos, mano de obra y todo costo que genere la construcción de las 1182 viviendas.

Unión Temporal Torres del Parque: Se suscribió el 22 de Noviembre de 2010, cuyo objeto es la construcción de 460 soluciones de vivienda y obras de Urbanismo del proyecto de interés prioritario Torres del Parque entre otras. La participación en la ejecución del proyecto está distribuida así:

El Municipio de Tunja con un porcentaje del 7.03% constituido en $ 1.266.044.100 representados en un lote de terreno.

Ecovivienda con un Porcentaje del 11.27% correspondiente a $ 2.030.000.000, y distribuidos así: $ 230.000.000 y distribuidos se destinaran a la interventoría, $1.500.000.000 destinados como subsidios en especie, y $ 300.000.000 para el pago de los gastos de constitución de urbanización y propiedad horizontal y el encargo fiduciario con sus correspondientes pólizas que constituirá Ecovivienda.

El constructor con un porcentaje del 81.70% constituido en $ 14.720.000.000 destinados al pago de materiales, insumos, mano de obra y el costo que genere la construcción de las 460 soluciones de vivienda.

Valores invertidos por Ecovivienda: Según certificación expedida por la Empresa Constructora de Vivienda Ecovivienda, de fecha 23 de junio de 2017, los pagos efectivos con cargo a los proyectos Torres del Parque y Estancia el Roble durante las vigencias 2009 al 2016 ascienden a $ 3.122.276.053, relacionando los gastos vigencia por vigencia, adicionalmente el día 31 de julio se entregó al equipo auditor otra certificación como complemento de la anterior por valor de $ 65.204.000, para un total de $ 3,187,480,619.


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




El equipo auditor efectuó un análisis de acuerdo con los auxiliares presupuestales suministrados por la entidad, donde se relacionan las disponibilidades y registros expedidos durante las vigencias 2009 – 2016, por los diferentes conceptos como son interventoría, pólizas, escrituración, honorarios, licencias de construcción y otros gastos por valor de $ 3,282,799,642, presentándose una diferencia de $ 95,319,023, valores que presuntamente se encuentran pendientes de pago. Se pudo establecer que los gastos efectuados presupuestalmente por rubro son los siguientes:

Interventoría Torres del Parque $703,026,658

otros 288,981,454

honorarios 105,840,666

Interventoría Consorcio el Roble 687,062,920

pólizas $1,458,755,158

Licencias 39,132,786

total s/n auxiliares presupuestales $ 3,282,799,642

Estos recursos $703.026.658 invertidos en la Interventoria provienen de las transferencias realizadas por el Municipio de Tunja a la Empresa Constructora de Vivienda- Ecovivienda, para el rubro de inversión proyectos de vivienda, para cada una de las vigencias. Cabe anotar que ante la suspensión de las uniones temporales suscritas entre IBH Constructores, Municipio de Tunja y la Empresa Constructora de Vivienda- Ecovivienda, Ecovivienda debe contar con los Balances financieros de cada uno de los proyectos, que incluyan la totalidad de los recursos aportados por la Nación, el Departamento y el Municipio a fin de efectuar la correspondiente liquidación de las Uniones temporales, y establecer el posible detrimento patrimonial si lo hubiere; teniendo en cuenta la cláusula DECIMA SEXTA.- Auditoría La unión temporal contara con un auditor y su respectivo suplente que será el Director Administrativo y Contable del INVITU hoy Ecovivienda. Pólizas Uniones Temporales: Asimismo se efectuó un análisis sobre las pólizas adquiridas por el constructor con cargo a la ejecución de estos proyectos, teniendo en cuenta la cláusula DECIMA SEPTIMA de las uniones temporales GARANTIAS. “Previamente al inicio de la ejecución del proyecto el Constructor presentara al INVITU (Hoy Ecovivienda) garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas de la ejecución del mismo, con una vigencia igual a la duración del proyecto y su liquidación y se ajustara a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia. La garantía se entenderá vigente hasta la liquidación de la UT garantizando la prolongación de sus efectos, y tratándose de pólizas no expiraran por falta de pago de prima o por revocatoria unilateral. CLAUSULA DECIMA OCTAVA.- INDEMNIDAD DEL MUNICIPIO Y DEL INVITU


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




. EL “CONSTRUCTOR constituirá y mantendrá vigentes las garantías y las pólizas de seguros con los requisitos que en ellas se establecen para hacerlas efectivas llegado el caso. En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal contra la Unión Temporal o contra EL MUNICIPIO, y/o INVITU, por asuntos que sean responsabilidad del constructor este será notificado lo más pronto posible a ellos para que por su cuenta adopten oportunamente las medidas previstas por la ley para mantener indemne al MUNICIPIO Y/O INVITU. Si en cualquiera de los eventos antes previstos el CONSTRUCTOR no asume debida y oportunamente la defensa del INVITU y/o el MUNICIPIO, estos podrán hacerlo directamente, previa notificación escrita al CONSTRUCTOR y este pagara todos los gastos en que el INVITU y/o EL MUNICIPIO incurran por tal motivo. (Negrilla fuera de texto). En el siguiente cuadro se relacionan las pólizas suministradas por Ecovivienda al equipo auditor, las cuales se vencieron en el año 2016, manifestando que a la fecha no existen más. Ecovivienda debe estar pendiente de su oportuna renovación ya que son la garantía de los proyectos tal como se establece en las Uniones temporales y más aun teniendo en cuenta la situación actual de los proyectos y su labor como AUDITOR establecida en la cláusula DECIMA SEXTA.- Auditoría, de las uniones temporales.

En el siguiente cuadro se relacionan las polizas y las prorrogas de cada una de ellas por proyecto, adquiridas por el constructor, por concepto cumplimiento, estabilidad de la obra, salarios y prestaciones sociales, buen manejo y correcto inversion del anticipo, las cuales tiene cobertura hasta el año 2016 excepto la de salarios y prestaciones sociales, según los documentos soportes presentados por la Entidad a la Comision de la Contraloria Municipal, las cuales se venian solicitando al constructor y aprobando por parte de Ecovivienda año tras año, llama la atencion del equipo auditor que para la vigencia 2016 no se observo ninguna solicitud al constructor para la renovacion de las mismas, ni se efectuo renovación por parte de Ecovivienda.


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Elaboro: comision de auditoría

FECHA EXPEDICION OBJETO POLIZA VIGENCIA suma asegurada valor prima OBSERVACIONES

17/11/2015

garantizar el cumplimiento referente a la ejecucion del proyecto de vivienda de

interes prioritario TORRES DEL PARQUE conformado por 460 unidades de vivienda y

obras de urbanismo según areas y especificaciones tenicas determinadas en

elegibilidad de FINDETER Y LICENCIAS Y LICENCIAS DE URBANISMO Y CONSTRUCCION

4000055608/09/2016 al 30

de julio de 2016

NACIONAL DE

SEGUROS

El amparo de estabilidad de las obras sera incluido

en la presente poliza a patir de la fecha del acta de

recibo final a satisfaccion por parte del asegurado.

De acuerdo con el decreto 4828 de 2008 y solo se

cumplimiento del contrato 08/09/2015 30/11/2016 138,000,016 2,465,096

Pago de salarios prestaciones sociales indemnizaciones laborales 08/09/2015 30/07/2019 138,000,016 367,096

buen manejo y correcta inversion del anticipo 08/09/2016 30/07/2016 2,511,667,478 38,809,700

19/02/2016

garantizar el cumplimiento referente a la ejecucion del proyecto de vivienda de

interes prioritario TORRES DEL PARQUE conformado por 460 unidades de vivienda y

obras de urbanismo según areas y especificaciones tenicas determinadas en

elegibilidad de FINDETER Y LICENCIAS Y LICENCIAS DE URBANISMO Y CONSTRUCCION

40000055610/02/2016 al

30/07/2019

NACIONAL DE

SEGUROS

según adicional No. 4 de fecha 8 de septiembre de

2015 al contrato de Union temporal torres del

Parque de fecha 22 de noviembre de 2010

10/03/2016

garantizar a los beneficiarios del encargo de fiduciario o del patrimonio autonomo la

construccion de la solucion de vivienda y la entrega de la solución de vivienda y la

entrega de la solucion de vivienda de acuerdo con las condiciones de elgibilidad del DL000502

30/09/2015 AL

30/06/2016 1,522,892,550 28,051,005

140 SUBSIDIOS Proyecto Torres del Parque

1522892550

23/02/2015

según adicional No. 3 de fecha 15 de octubre de 2013 y adicional No.4 de fecha 03 de

diciembre de 2014 al contrato de union temporal LA ESTANCIA EL ROBLE de fecha 16

de junio de 2009 se amplia la vigencia a las garantias de la presente poliza, a solicitud

de la entidad asegurada y segun comunicacion de fecha 16 de febrero de 2015 se 40001135

12/05/2014 AL 8

/12/2018

seguros

confianza

Garantizar el cumplimiento en la ejecución de las

obras de urbanismo referente a

acueducto,alcntarillado,andenes y sardineles vias

vehiculares del proyecto de vivienda de I. Social LA

cumplimiento del contrato 19/02/2015 08/04/2016 552979854 7526586.07

estabilidad de la obra 12/05/2014 03/02/2016

Pago de salarios prestaciones sociales indemnizaciones laborales 12/05/2014 08/12/2018

La vigencia para el amparo de la estabilidad sera de 5 años contados a partir de la fecha

NOTA del acta final de recibido a satisfacción por parte del asegurado. El amparo de estabilidad

solo cubre la construccion de obras de urbanismo, No ampara construccion de viviendas

11/02/2015

indemnizar los daños patrimoniales atribuibles al tomador por lesiones o muerte y/o

daños a propiedad de terceros derivados de la ejecucion del objeto de la adicional

numeral 03, adicional numero 04 al contrato de union temporal de la Estancia el

Roble, de fecha 16 de junio de 2009 , cuyo objeto es la ejecucion del proyecto de

vivienda y de interes prioritario y social La estancia el Roble 01 R0025025

11/02/2015 al

11/02/2016 552,979,854 2,565,826

La responsabilidad de la compañía aseguradora

inicia a partir de la fecha de expedicion de la

presente poliza, no se hace responsable a las

reclamaciones o siniestros en curso

05/11/2015

imdemnizar los daños y/0 perjuicios patrimoniales ocasionados a terceras personas y

derivados de la ejecucion del proyecto de vivienda interes prioritario TORRES DEL

PARQUE del Municipio de Tunja relacionado con la construccion de 460 unidades de

vivienda y obras de Urbanismo R0024629

08/09/2015 al

01/12/2016 $69,000,000 $321,037 seguros confianza

07/12/2013

garantizar el cumplimiento , el pago de salarios, prestaciones sociales e

indemnizaciones y la estabilidad de la obra, según contrato suscrito entre las partes y

referente a la ejecución del proyecto de vivienda de interes prioritario y social LA

ESTANCIA EL ROBLE del Municipio de Tunja

fianza de

cumplimien

to. No. 2128 CREDIAFIANZAR 3,338,045 aprobadas el 20 de noviembre de 2015

cumplimiento del contrato 19/06/009 19/04/2015 328,300,000 se amplio hasta el 19/11/2016 anexo folio 62

estabilidad de la obra 19/06/2009 19/06/2014 2,668,500,000

Pago de salarios prestaciones sociales indemnizaciones laborales 19/06/2009 19/12/2017 164,150,000 se amplio hasta el 19 /12/2018

07/12/2013

ampara los perjuicios ocasionados a terceros originados unica y excluisivamenteen

desarrollo del contrato suscrito entre las partes y referente a la ejecucion del

proyecto de vivienda de interes prioritario y social LA ESTANCIA EL ROBLE. 19/06/2009 19/12/2014 311,900,000 2,538,428 fianza de cumplimiento 1015 CREDIAFIANZAR

21/07/2011

garantizar el cumplimiento en a ejecución de las obras de urbanismo referente a

acueducto,alcantarillado, andenes y sardineles vias vehiculares del proyecto de

vivienda de interes social LA ESTANCIA EL ROBLE ubicado en la ciudad de Tunja 300015516

la vigencia para el amparo de estabilidad sera de 5

años contados a patir de la fecha de del acta final de

recibido a satisfacción por parte del asegurado. El

amparo de la estabilidad de obra sola cubre la

construccion de la sobras de urbanismo, no ampara

03/02/2011 03/06/2017

pago de salarios , prestaciones sociales e indemnizaciones 03/02/2011 03/06/2016 251,489,927.05 1,482,815.00 según adicional 01 de la Union temporal

estabilidad de obra 03/02/2011 03/02/2016 502,979,854.10 4,502,466.00 prorroga la vigencia salarios hasta 3 dejunio de 2017


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Contratos de Interventoria Uniones Temporales: Contrato de Consultoría no. 29 del 2 de octubre de 2009. La Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA” y el Consorcio El Roble, suscribieron contrato No. 29 de consultoría el día 2 de octubre de 2009, cuyo objeto es: Interventoría técnica, financiera y ambiental de la construcción de 1182 viviendas de interés prioritario y social en la Estancia del Roble del Municipio de Tunja (Boyacá). El artículo 18 de la resolución No. 019 del 25 de octubre de 2011 emitida por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, por medio de la cual se fijan las condiciones para el giro de los recursos del Subsidio Familiar de Vivienda y se dictan otras disposiciones, establece “Objeto”: Se establece la interventoría como instrumento para el control y seguimiento de los planes de vivienda de interés social en los cuales se aplicaran subsidios familiares de vivienda. El valor inicial del contrato fue de $240.000.000 y se han efectuado siete (7) adiciones por valor de $447.062.920 para un total de $ 687.062.920, de los cuales se han girado $625.281.460 quedando un saldo por girar de $61.781.460. Contrato de Consultoría no. 30 del 20 de diciembre de 2010. La Empresa Constructora de Vivienda de Tunja “ECOVIVIENDA” y el contratista WILLIAM DUVÁN AVENDAÑO SUÁREZ, suscribieron el contrato de consultoría No. 30 del día 30 de diciembre de 2010, cuyo objeto es: Interventoría técnica, financiera y ambiental para la construcción del Proyecto de Vivienda VIP Torres del Parque del Municipio de Tunja (Boyacá). El valor inicial del contrato fue de $230.000.000 y se han efectuado cinco (5) adiciones por valor de $473.026.658 para un total de $703.026.658, de los cuales se han girado $ 622.763.324 quedando un saldo por pagar de $80.263.334.

4.1. AVANCE Y ESTADO ACTUAL DE LOS PROYECTOS DE VIVIENDA

Entre los objetivos específicos de la auditoría está la de revisar los avances y estado actual de los proyectos de vivienda La Estancia del Roble, Torres del Parque y Antonia Santos. 4.1.1. PROYECTO VIP TORRES DEL PARQUE A continuación se presenta informe detallado elaborado por la Dirección Técnica de Ecovivienda en el que se expone el estado actual del proyecto Torres del Parque:

TORRE A BLOQUE 1: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presenta un porcentaje construido del 9% correspondiente localización, replanteo y terraceo. SIN CONSTRUIR


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




TORRE B BLOQUES 1, 2, 3,4 Y 5: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presenta un porcentaje construido del 9,50% correspondiente localización, replanteo y terraceo. SIN CONSTRUIR TORRE C BLOQUES 1, 2, 3,4, 5, 6, 7 Y 8: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presenta un porcentaje construido del 9,50% correspondiente localización, replanteo y terraceo. SIN CONSTRUIR TORRE D BLOQUES 1, 2, Y 3,: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presenta un porcentaje construido del 10,00% correspondiente localización, replanteo y terraceo. SIN CONSTRUIR

TORRE D BLOQUES 4, 5 Y 6: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presenta un porcentaje construido del 9,50% correspondiente localización, replanteo y terraceo. SIN CONSTRUIR.

TORRE E BLOQUE 1: No se observa la ejecución de obras de infraestructura ni obras de urbanismo, según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presenta un porcentaje construido del 22,40% correspondiente a la Cimentación, placa de contrapiso construida. TORRE E BLOQUE 2: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presenta un porcentaje construido del 52,30% correspondiente a la fundida total de la estructura.

Apartamentos 101,102, 201, 202, 301, 302, 401 y 402 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 52,50%. Apartamentos 501 y 502 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 51,50%. TORRE E BLOQUE 3: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presenta un porcentaje construido del 52,10% correspondiente a la fundida total de la estructura. Apartamentos 101,102, 201, 202, 301, 302, 401 y 402 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 52,50%. Apartamentos 501 y 502 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 50,50%.

TORRE E BLOQUE 4: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presenta un porcentaje construido del 20,20% correspondiente al armado y fundida de bases. SIN CONSTRUIR


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




TORRE E BLOQUES 5 y 6: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 los bloques presentan un porcentaje construido del 10% correspondiente al terraceo. SIN CONSTRUIR. TORRE F BLOQUE 1: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presentan un porcentaje construido del 99,97% cabe resaltar que esta torre se encuentra habitada. Apartamento 101, 201, 202, 301, 302, 401, 402, 501 y 502 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 100%. Apartamento 102, según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 99,70%. TORRE F BLOQUE 2: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presentan un porcentaje construido del 100% cabe resaltar que esta torre se encuentra habitada. Apartamentos 101, 102, 201, 202, 301, 302, 401, 402, 501 y 502 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 100%. TORRE F BLOQUE 3: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presentan un porcentaje construido del 73,50% correspondiente a actividades de acabados, resanes internos, pintura en primera mano e instalación de manto asfaltico. Apartamentos 101, 102, 201, 202, 301, 302, 401, 402, 501 y 502 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 73,50%. TORRE F BLOQUE 4: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presentan un porcentaje construido del 68.00% correspondiente a actividades de acabados e instalación de manto asfaltico. Apartamento 101, 102, 201, 202, 301, 302, 401, 402, 501 y 502 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 68,00%. TORRE F BLOQUE 5: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presentan un porcentaje construido del 99,70% cabe resaltar que esta torre se encuentra habitada. Apartamentos 201 y 401 no fueron entregados a los beneficiarios. Apartamento 101, 102, 201, 202, 301, 302, 401, 402, 501 y 502 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 99,70%.


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




TORRE F BLOQUE 6: según informe de Interventoría No. 65 de Agosto de 2016 el bloque presentan un porcentaje construido del 96,80% cabe resaltar que esta torre se encuentra habitada. Apartamento 101, 102, 201, 202, 301, 302, 401, 402, 501 y 502 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 96,80%. OBRAS DE URBANISMO BLOQUE F3, F4, F5, F6, F7 Y F8. No se han terminado obras de Urbanismo frente a las torres, F3, F4, F5, F6. No se han construido las canales perimetrales y andenes. TORRE F BLOQUE 7: según informe de Interventoría No. 65 de Agosto de 2016 el bloque presentan un porcentaje construido del 46.00% correspondiente a la fundida piso 3 y un apartamento del piso 4. Apartamento 101, 102, 201, 202, según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 54,50%. Apartamento 301, 302, según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 51,00%. Apartamento 401, según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 13,85%. Apartamento 402, según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 47.50%. Apartamento 501, según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 23.00%. Apartamento 502 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 13.10%. TORRE F BLOQUE 8: según informe de Interventoría No 65 de Agosto de 2016 el bloque presentan un porcentaje construido del 46.60% correspondiente a la fundida del piso 4. Apartamento 101, 102, 201, 202, 301 y 302 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 50%. Apartamento 401, según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 45%.


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Apartamento 402, según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 80%. Apartamento 501, según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 21.00%. Apartamento 502 según último informe de interventoría presentan un avance de obra del 20.00%. No se culminaron obras de Urbanismo de las Torres F3, F4, F7 Y F8. TORRE G BLOQUES 1, 2, 3, 4, 5: presentan un porcentaje del 100% las torres se encuentran habitadas.

TORRE G BLOQUE 6: la torre presenta un porcentaje del 100%. Mediante resolución No. 0080 de 17 de Febrero de 2017 se ordena la evacuación preventiva de las unidades habitacionales de la Torre G-6 del Proyecto Torres del Parque y Resolución 0111 de 21 de marzo de 2017 por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 0080 de 2017, teniendo en cuenta que en octubre de 2016, ECOVIVIENDA suscribió con la Sociedad Boyacense de Ingenieros y Arquitectos (SBIA) el Convenio de Cooperación Interinstitucional No. 01 de 2016 que tuvo por objeto “AUNAR ESFUERZOS PARA LA REALIZACIÓN DE UN PERITAZGO TÉCNICO PARA LA EVALUACIÓN DEL ESTADO ACTUAL DE LAS ESTRUCTURAS Y ESTADO DE CONSTRUCCIÓN DEL PROYECTO “TORRES DEL PARQUE” Y PERITAZGO TÉCNICO DE LAS TORRES EN MAMPOSTERÍA ESTRUCTURAL QUE CONFORMAN EL PROYECTO “ESTANCIA DEL ROBLE”, UBICADOS EN LA CIUDAD DE TUNJA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ, el cual fue socializado con los entes de control, Alcaldía Y CMGRD, este comité de manera preventiva ordena la evacuación de la G6, mientras se realiza el ESTUDIO DE EVALUACIÓN GEOTÉCNICA, ESTRUCTURAL E HIDRÁULICA, Y DISEÑO DE INTERVENCIONES REQUERIDAS PARA CORREGIR LAS DEFICIENCIAS EN LOS PROYECTOS DE VIVIENDA EN EJECUCIÓN: TORRES DEL PARQUE Y LA ESTANCIA DEL ROBLE DE LA CIUDAD DE TUNJA, el cual arrojara el estado actual de las edificaciones para realizar las respectivas actuaciones. TORRE H BLOQUES 1 Y 2: presentan un porcentaje del 100%, las torres se encuentran habitadas. TORRE I BLOQUES 1 Y 2: presentan un porcentaje del 100%, las torres se encuentran habitadas. TORRE J BLOQUES 1 Y 2: presentan un porcentaje del 100%, las torres se encuentran habitadas. Mediante resolución No. 108 del 13 de septiembre de 2016 por medio de la cual se decide una solicitud de revocatoria y se adoptan unas decisiones por vencimiento del plazo en


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relación con el Negocio Jurídico que se denominó “UNION TEMPORAL TORRES DEL PARQUE” se da por terminado dicho negocio. Se aclara que a la fecha no ha sido posible iniciar el proceso de liquidación como tal, en razón a que el 30 de septiembre del 2016 el Instituto de Vivienda de Paipa ( IVP) mediante resolución No 006 de 2016, resolvió intervenir los negocios haberes y teneres del constructor IADER BARRIOS HERNANDEZ; situación ésta que hasta tanto el Agente especial designado (Dr. Alexander Merchán Cely) no concluya las facultades otorgadas mediante la ley 68 de 1968 y el decreto 2555 y demás normas que reglamentan la materia no se puede proceder de conformidad. SITUACIÓN JURÍDICA DE LA UNIÓN TEMPORAL TORRES DEL PARQUE En el siguiente cuadro elaborado por la Asesoría Jurídica de Ecovivienda se muestra un consolidado sobre la evolución jurídica y estado actual del negocio jurídico que se denominó Unión Temporal TORRES DEL PARQUE suscrito entre el Municipio de Tunja, Ecovivienda y el constructor IADER WILHELM BARRIOS HERNÁNDEZ.

No. FECHA ACTUACIÓN OBJETO JUSTIFICACIÓN

1 22-11-2010

Suscripción UT entre el Municipio

de Tunja, ECOVIVIENDA y el Consorcio La Mejor Vivienda para Tunja

(R/L I.B.H)

La ejecución del proyecto de vivienda de interés prioritario Torres del Parque del municipio de Tunja – Boyacá, conformado por 460 unidades de vivienda y obras de urbanismo

Invitación pública No. 12 de 2010

2 26-01-2011 Suscripción Acta de

inicio N.A. N.A.

3 20-06-2011 Suscripción

Modificatorio No. 1

Modifica el porcentaje de participación, así: Municipio de 7.03 $ al 6.33 % ECOVIVIENDA de 11.27 % a 20.13% Constructor de 81.70% a 73.54 %

ECOVIVIENDA pasa a aportar mayores recursos para obras de urbanismo y demás.


Modificatorio No. 2

Modifica el porcentaje de participación, así: Municipio de 6.33 % a 6.14 % ECOVIVIENDA de 20.13% a 22.64%

Constructor de 73.54 % a 71.22%

ECOVIVIENDA pasa a aportar mayores recursos para obras de urbanismo y demás

5 10-10-2012 Adición en Tiempo

No. 1 Prórroga por un año más = hasta 22

de noviembre de 2013 Vigencia de la elegibilidad

6 15-11-2013

Adición en Tiempo No. 2

Prorroga la UT hasta el 09 de septiembre de 2014

Vigencia de la Licencia de Urbanismo y del cronograma de obra y solamente ejecutado el

28.8% del total del proyecto

7 04-09-2014

Adición en Tiempo

No. 3 Prorroga la UT hasta el 09 de

septiembre de 2015

Vigencia de la Licencia de construcción hasta el 13 de agosto del 2016. Ampliación de la

vigencia de los subsidios por parte del Ministerio. Ejecución total del proyecto en el

38.29%.

8 02-12-2014 Suscripción Modifica el porcentaje de ECOVIVIENDA pasa a aportar mayores


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Modificatorio No. 3 participación, así: MUNICIPIO de 6.14 % a 5.71 % ECOVIVIENDA de 22.64% a 27.77% CONSTRUCTOR de 71.22% a 66.50%

recursos para obras de urbanismo y demás


No. 4 Prorroga la UT hasta el 30 de julio

de 2016

Vigencia de la Licencia de construcción hasta el 13 de agosto del 2016. Ampliación de la

vigencia de los subsidios por parte del Ministerio. Ejecución total del proyecto en el

48.5%.

10 14-07-2016 Comité Gerencial Analizar avance en la ejecución de

las obras Informes de Interventoría

11 23-06-2016 Municipio y

ECOVIVIENDA Ofician a I.B.H.

Acogen propuesta de liquidación formulada por I.B.H. en Comité de

Gerencia

Incumplimiento reiterado en cronograma de obra

12 19-07-2016 I.B.H. oficia a

ECOVIVIENDA Solicita ampliación de UT hasta el 31

de julio de 2017

Que las UTs deben estar vigentes para efectos de escrituración, pólizas, y entrega a FONADE y posterior cobro de los subsidios al Ministerio.

13 27-07-2016 ECOVIVIENDA oficia a I.B.H.

Manifestación de suspensión BILATERAL de la UT hasta que se

definan temas trascendentales en un cronograma que responda a criterios

de la comunidad afectada. Que si IBH no estaba de acuerdo con

la decisión se suspendería unilateralmente a partir del 28 de julio

de 2016

Gravísimos problemas jurídicos, técnicos y financieros del proyecto.

14 28-07-2016 ECOVIVIENDA

Elaboró Acta de Suspensión No. 01

Suspensión Bilateral sin que Constructor compareciera a firmar

15 29-07-2016 Resolución No. 092

del 29 de julio de 2016

Se suspende Unilateralmente la UT Torres del Parque


16 13-09-2016 Resolución No. 108

Municipio y ECOVIVIENDA declaran expresamente que el negocio jurídico que se llamó UT Torres del Parque se termina en el estado en que se

encuentra.

Vencimiento del plazo e imposibilidad de desarrollar el objeto de la unión temporal por los problemas jurídicos, técnicos y financieros

del proyecto.

17 30-09-2016 Resolución No. 006

Instituto de vivienda de Paipa resuelve tomar posesión

administrativa de los negocios, bienes y haberes del constructor IADER BARRIOS HERNANDEZ

Dicha decisión se fundamenta en la Ley 66 de 1968 y el Decreto 2555 de 2010. El Constructor

es desapoderado de los proyectos y ECOVIVIENDA se hace parte como acreedor

por tratarse de un proceso concursal y universal.

18 13-10-2016

Convenio de Cooperación

Interinstitucional No. 001 de 2016

Suscrito entre ECOVIVIENDA y la SBIA con el objeto de realizar un peritazgo técnico para evaluar el

estado de las estructuras que conforman el proyecto

Se hizo necesario en aras de precaver situación calamitosa en la vida y bines de los

allí residentes, cuyo resultado se conoció el día 29 de diciembre de 2016

19 16-05-2017 Convenio Suscrito entre ECOVIVIENDA y el Por recomendación de la SBIA se hace


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Interadministrativo No. 010 de 2017

municipio de Tunja necesario realizar un estudio de evaluación geotécnica, estructural e hidráulica y diseñar

las intervenciones requeridas para corregir las deficiencias que al parecer presenta el

proyecto.

20 05-06-2017 Contrato


Suscrito entre ECOVIVIENDA y la UPTC

Tiene por objeto realizar el estudio de evaluación geotécnica, estructural e hidráulica y diseñar las intervenciones requeridas para

corregir las deficiencias que al parecer presenta el proyecto.

21 05-06-2017 Inicia Concurso de

Méritos

Se hace necesario contratar una Interventoría Externa para el Contrato Interadministrativo

suscrito con la UPTC, cuyo proceso fue declarado desierto mediante Resolución 040

de fecha 22 de junio de 2017 por la no recepción de ofertas.

22 29-06-2017 Por segunda vez se Inicia Concurso de

Méritos Se recibió una única propuesta

Se encuentra en la fase final de adjudicación y consecuente contratación.

CONCLUSIONES:

1) Al 28 de julio de 2017 el negocio jurídico denominado UT Torres del Parque se encuentra terminado por vencimiento del plazo.

2) Una vez suscrito el contrato de Interventoría se suscribirá a su vez el Acta de Inicio con la UPTC, para poder comenzar con el estudio contratado con el fin de conocer la calidad de las edificaciones existentes.

3) La medida administrativa decretada por el Instituto de Vivienda de Paipa -IVP- ha impedido iniciar el proceso de liquidación de la UT, pues hasta tanto el Agente Especial designado para la toma de posesión no termine los procedimientos técnicos, jurídicos y administrativos de conformidad con la Ley 66 de 1968 y el Decreto 2555 de 2010, no es posible proceder al respecto. Igualmente mientras no se conozcan los resultados del estudio en mención, no es posible proceder a la liquidación de la UT, ni definir las actuaciones administrativas, técnicas, jurídicas y financieras conducentes a avanzar en la ejecución y terminación del proyecto.

4.1.2. PROYECTO VIS LA ESTANCIA DEL ROBLE A continuación se expone el estado actual del Proyecto VIS La Estancia del Roble, informe producido por la Dirección Técnica de Ecovivienda:

PROYECTO LA ESTANCIA DEL ROBLE

CASAS

UBICACIÓN TOTAL ESTADO


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MZ 1 , 2 , 3, 4, 5 122 100%

APARTAMENTOS

UBICACION TOTAL ESTADO

TORRE A 60 100%

TORRE B 100 100%

TORRE C 80 100%

TORRE D 100 100%

TORRE E 80 100%

TORRE F 120 100%

TORRE G 100 100%

TORRE H 120 32.40%

TORRE I 120 11.33%

TORRE J 80 72.49%

TOTAL VIVIENDAS 1.082

TERRAZA J – BLOQUE 1 SIN OBRAS DE URBANISMO

PUNTOS FIJOS DE BLOQUE 1 Y 2 FALTAN BARANDAS

BLOQUES 3, 4, 5, 6, 7 y 8 EN ESTRUCTURA Pporcentaje de avance según último informe de interventoría de fecha agosto de 2016: 92,75%. APARTAMENTO 1: Actividades pendientes: Puertas principales y hojas de puertas interiores, lavado de muros con ácido, cambiar piezas de mampostería dañadas, aparatos sanitarios, accesorios, mesón de cocina, cableado y aparatos eléctricos. APARTAMENTO 2: Actividades pendientes: Puertas principales y hojas de puertas interiores, aparatos sanitarios, accesorios, mesón de cocina, cableado y aparatos eléctricos. APARTAMENTO 3 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, guardaescobas, remates de carraplast, grifería, limpieza de muros. APARTAMENTO 4


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Actividades pendientes: Arreglo de chapa, hojas de puertas interiores guardaescobas, remates de muros y carraplast, grifería. APARTAMENTO 5 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, remates alrededor de tomas eléctricos, grifería de duchas, mejorar emboquillado de ventanas, emboquillado y cambio de piezas de mampostería dañadas, hay humedad en la alcoba principal. APARTAMENTO 6 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, ventana de sala no ajusta, falta ventana de baño auxiliar, remates de carraplast, ventana alcoba 2 no ajusta. APARTAMENTO 7 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, grifería duchas, hay humedad en alcoba principal. APARTAMENTO 8 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, resanes carraplast, grifería de duchas, emboquillado baldosa baño auxiliar. APARTAMENTO 9 Actividades pendientes: hojas de puertas interiores, alistado de piso, instalación de piso, guardaescobas, ventanas de baños, grifería de duchas, boceles cielorraso, terminar instalación de machimbre alcoba principal y alcoba 2, encorozar cubierta alcoba principal y alcoba 2, aplicar anticorrosivo en perfiles de la cubierta. APARTAMENTO 10 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, alistado de piso, instalación de piso, guardaescobas, grifería de duchas, anticorrosivo en marcos de puertas interiores, cambio de piezas de mampostería dañadas alcoba principal. TERRAZA J- BLOQUE 2 Porcentaje de avance según último informe de interventoría: 91,50% APARTAMENTO 1


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Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, alistado de piso, instalación de piso, guardaescobas, grifería cocina, grifería de duchas, carraplast baños, emboquillar alrededor de aparatos eléctricos, ventanas no ajustan, remates de carraplast. APARTAMENTO 2 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, alistado de piso, instalación de piso, guardaescobas, grifería cocina, grifería de duchas, carraplast baños, emboquillar alrededor de aparatos eléctricos, ventanas no ajustan, remates de carraplast, emboquillar marcos de ventanas, lavado de muros con ácido, cambio de piezas de mampostería dañadas. APARTAMENTO 3 Actividades pendientes: Hojas de puertas internas, guardaescobas, grifería de cocina, grifería de baños, APARTAMENTO 4 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, guardaescobas, grifería cocina, grifería de duchas, ventana alcoba 2 no ajusta, remates de carraplast, hay humedad en la cocina. APARTAMENTO 5 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, guardaescobas, grifería de duchas, ventana sala no ajusta, remates de carraplast, ventana alcoba 1 no ajusta, limpieza de muros, placa pandeada alcoba principal, muros manchados, hay humedad en la cocina. APARTAMENTO 6 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, guardaescobas, grifería de duchas, remates de carraplast, ventana alcoba 1 y 2 no ajusta, falta plafón en ventana de baños, cambio de piezas de mampostería dañadas. APARTAMENTO 7 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, guardaescobas, griferia duchas, remates carraplast, hay humedad en la cocina. APARTAMENTO 8 BLOQUE 2 TORRE J Hojas de puertas interiores, afinado de piso, instalación de piso, guardaescobas, remates carraplast, griferia duchas, cambio de piezas de mamposteria dañadas, hay humedad en la cocina.


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APARTAMENTO 9 Actividades pendientes: hojas de puertas interiores, afinado de piso, instalación de piso, guardaescobas, remates carraplast, griferia duchas, ventana baño auxiliar, emboquilar enchape cocina y baños, ventana de sala no ajusta. APARTAMENTO 10 Actividades pendientes: Hojas de puertas interiores, afinado de piso, instalación de piso, guardaescobas, remates carraplast, grifería duchas, ventana baños, emboquillar enchape cocina y baños TERRAZA J BLOQUES 3, 4 ,5 Y 6 Actividades pendientes: Falta puertas exteriores, puertas interiores, alistado de piso, instalación cableado mesón de cocina, tanque, aparatos sanitarios, ornamentación TERRAZA J BLOQUE 3 PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ULTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 70.84% TERRAZA J BLOQUE 4 PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ULTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 70.86% TERRAZA J BLOQUE 5 PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 67,60% TERRAZA J BLOQUE 6 PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 68,30% TERRAZA J BLOQUES 7 y 8 Actividades pendientes: Falta puertas exteriores, puertas interiores, alistado de piso, instalación cableado mesón de cocina, tanque, aparatos sanitarios, ornamentación, enchape baños. TERRAZA J BLOQUE 7 PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 56,10% . TERRAZA J BLOQUE PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 62.00%. FALTA CUBIERTA EN BLOQUES 5, 6,7 Y 8 DE LA TERRAZA J. TERRAZA I


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ESTADO: Replanteo Según último informe de interventoría el porcentaje de avance es de: 11,78% TERRAZA I BLOQUES 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 12% TERRAZA I BLOQUES 9, 10, 11, 12 PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 10% TERRAZA H TERRAZA H BLOQUE 1 Y 3 Estado: mampostería hasta 2 piso PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 42,20%. TERRAZA H BLOQUE 2, PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 57.10%. TERRAZA H BLOQUE 4 Y 6 Estado: mampostería hasta viga de amarre PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 57.70%. TERRAZA H BLOQUE 5, 7, 9, 11,12 PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 10%. TERRAZA H BLOQUE 8: estado: mampostería hasta 2 piso PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 39,80%. TERRAZA H BLOQUE 10: estado: mampostería hasta 2 piso PORCENTAJE DE AVANCE SEGÚN ÚLTIMO INFORME DE INTERVENTORIA: 46.10%. ACTIVIDADES PENDIENTES OBRAS DE URBANISMO Daño del adoquín parqueadero entre terrazas G y H. Debido a las lluvias el adoquín del parqueadero entre torres G y H sufrió daño, se evidencio deslizamiento del terreno por lo que se debe subsanar con la terminación del respectivo sardinel y la construcción del muro de contención. HUNDIMIENTO DEL ADOQUÍN PARQUEADERO TERRAZA C. Se evidenció hundimiento del adoquín en el costado sur del parqueadero de la terraza C cerca a la red de alcantarillado, lo que está evidenciando una mala compactación de la base o fallas en las tuberías.


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MURO DE CONTENCIÓN TERRAZA J: Debido a las excavaciones para instalación de tubería en la terraza J y las cuales dejaron abiertas y a la intemperie se está socavando la base del muro de contención entre bloques 3 y 4 de esta terraza el cual ya se encuentra inclinado y con posibilidad de colapsar lo que afectaría la estabilidad de dichos bloques. Mediante resolución No. 107 del 13 de Septiembre de 2016 por medio de la cual se decide una solicitud de revocatoria y se adoptan unas decisiones por vencimiento del plazo en relación con el Negocio Jurídico que se denominó “UNION TEMPORAL LA ESTANCIA DEL ROBLE” se da por terminado dicho negocio. Se aclara que a la fecha no ha sido posible iniciar el proceso de liquidación como tal, en razón a que el 30 de septiembre del 2016 el Instituto de Vivienda de Paipa ( IVP) mediante resolución No 006 de 2016, resolvió intervenir los negocios haberes y teneres del constructor IADER BARRIOS HERNANDEZ; situación ésta que hasta tanto el Agente especial designado (Dr. Alexander Merchán Cely) no concluya las facultades otorgadas mediante la ley 68 de 1968 y el decreto 2555 y demás normas que reglamentan la materia no se puede proceder de conformidad. SITUACIÓN JURÍDICA DE LA UNIÓN TEMPORAL ESTANCIA DEL ROBLE En el siguiente cuadro elaborado por la Asesoría Jurídica de Ecovivienda se muestra un consolidado sobre la evolución jurídica y estado actual del negocio jurídico que se denominó Unión temporal Estancia del Roble suscrito entre el Municipio de Tunja, el INVITU (hoy ECOVIVIENDA) y el Consorcio La Mejor Vivienda para Tunja, representado legalmente por IADER BARRIOS HERNANDEZ.

No. FECHA ACTUACIÓN OBJETO JUSTIFICACIÓN y/u OBSERVACIONES

1 16-06-2009 Suscripción UT

Ejecución del Proyecto de Vivienda de Interés Prioritario y Social la Estancia del Roble del municipio de Tunja cuyo alcance es la Construcción de 1182 soluciones de VIP

Invitación pública No. 001 de 2009 y Resolución de Adjudicación No. 144 del 16 de

junio de 2009

2 02-10-2009 Suscripción Acta de

inicio N.A. N.A.


Modificatorio No. 1

1) Modificación consistente en la redistribución de algunos espacios públicos y el cambio de 28 bloques de multifamiliares de 05 pisos con 280 apartamentos VIP Modelo A de 02 alcobas, a 22 bloques multifamiliares Tipo VIP, Modelo B de 03 alcobas. 2) Adiciona obligaciones a los miembros de la UT 3) Ajusta características técnicas del

Concedida mediante Resolución No. 028 del 19 de febrero de 2010, modificatoria del

Licencia de Urbanismos y Construcción. Oficio 3200-2-57261 del 07 de mayo de 2010 del

Ministerio de Vivienda y Desarrollo Territorial y Elegibilidad del 28 de mayo de 2010 expedida

por FINDETER


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proyecto.

3 15-06-2011 Adicional No. 1

Prorrogan el tiempo de ejecución en 16 meses contados a partir del

vencimiento de la vigencia inicial (es decir hasta el 01 de FEBRERO DE

2013)

Modificatorio No. 01


No. 2 Prórroga por un año más = hasta 01

de FEBRERO DE 2014

Ola invernal Condiciones Urbanísticas (proceso de

estratificación)derivadas del Modificatorio 01

5 08-07-2013 Modificatorio No. 2

Aceptación de la cesión de derechos económicos que hace el Constructor

del Patrimonio Autónomo IBH al Fideicomiso SERVITRUST GNB

SUDAMERIS S.A

Modifica el parágrafo único de la Cláusula sexta (recuperación de los recursos por parte

del constructor).

6 15-10-2013 Adicional No. 3

Amplia plazo para construcción hasta el 08 de octubre de 2014 y hasta el

08 de diciembre de 2014 para demás actuaciones administrativas

Cronograma de Obra y vigencia de la Licencia de construcción

7 03-12-2014 Adicional No. 4 Adiciona el plazo en un año más, es

decir hasta el 08 de diciembre de 2015

1) Vigencia de la Licencia de urbanismo y construcción hasta el 08 de octubre de 2015. 2) Ampliación de la vigencia de los subsidios por parte del Ministerio hasta el 30 de enero de 2016. 3) Acta de comité de Conciliación de fecha 25 de marzo de 2014. 4) Peticiones de los beneficiarios sobre su deseo de tener vivienda propia.

8 07-12-2015 Adicional No. 5 Adiciona el tiempo a la UT hasta el

31 de julio de 2016

Ampliación de la vigencia de los subsidios por parte del Ministerio hasta el 30 de junio de

2016 Que el proyecto se encuentra en el 87.85% de avance global según informe de interventoría

del 28 de octubre de 2015-.

9 14-06-2016 Comité Gerencial Analizar avance en la ejecución de

las obras Informes de Interventoría

10 23-06-2016 Municipio y

ECOVIVIENDA Ofician a I.B.H.

Acogen propuesta de liquidación formulada por I.B.H. en Comité de

Gerencia

Incumplimiento reiterado en cronograma de obra

11 19-07-2016 I.B.H. oficia a

ECOVIVIENDA Solicita ampliación de UT hasta el 31

de julio de 2017

Que la UT debe estar vigente para efectos de escrituración, pólizas y entrega a FONADE y posterior cobro de los subsidios al Ministerio.

12 27-07-2016 ECOVIVIENDA oficia a I.B.H.

Manifestación de suspensión BILATERAL de la UT hasta que se

definan temas trascendentales en un cronograma que responda a criterios

de la comunidad afectada. Que si IBH no estaba de acuerdo con

la decisión se suspendería unilateralmente a partir del 28 de julio

de 2016


13 28-07-2016 ECOVIVIENDA Suspensión Bilateral sin que


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Elaboró Acta de Suspensión No. 01

Constructor compareciera a firmar

14 29-07-2016 Resolución No. 091

del 29 de julio de 2016

Se suspende Unilateralmente la UT La Estancia del Roble


15 13-09-2016 Resolución No. 107

Municipio y ECOVIVIENDA declaran expresamente que el negocio jurídico

que se llamó UT La Estancia del Roble se termina en el estado en

que se encuentra.

Vencimiento del plazo e imposibilidad de desarrollar el objeto de la unión temporal por los problemas jurídicos, técnicos y financieros

del proyecto.

16 30-09-2016 Resolución No. 006

Instituto de vivienda de Paipa resuelve tomar posesión

administrativa de los negocios, bienes y haberes del constructor IADER BARRIOS HERNANDEZ

Dicha decisión se fundamenta en la Ley 66 de 1968 y el Decreto 2555 de 2010. El Constructor

es desapoderado de los proyectos y ECOVIVIENDA se hace parte como acreedor

por tratarse de un proceso concursal y universal.

17 13-10-2016

Convenio de cooperación

Interinstitucional No. 001 de 2016

Suscrito entre ECOVIVIENDA y la SBIA con el objeto de realizar un peritazgo técnico para evaluar el

estado de las Torres de Mampostería Estructural que conforman el

proyecto

Se hizo necesario en aras de precaver situación calamitosa en la vida y bines de los

allí residentes, cuyo resultado se conoció el día 29 de diciembre de 2016

18 16-05-2017 Convenio


Suscrito entre ECOVIVIENDA y el municipio de Tunja

Por recomendación de la SBIA se hace necesario realizar un estudio de evaluación

geotécnica, estructural e hidráulica y diseñar las intervenciones requeridas para corregir las

deficiencias que al parecer presenta el proyecto.

19 05-06-2017 Contrato


Suscrito entre ECOVIVIENDA y la UPTC

Tiene por objeto realizar el estudio de evaluación geotécnica, estructural e hidráulica y diseñar las intervenciones requeridas para

corregir las deficiencias que al parecer presenta el proyecto.

20 05-06-2017 Inicia Concurso de

Méritos

Se hace necesario contratar una Interventoría Externa para el Contrato Interadministrativo

suscrito con la UPTC, cuyo proceso fue declarado desierto mediante Resolución 040

de fecha 22 de junio de 2017 por la no recepción de ofertas.

21 29-06-2017 Por segunda vez se Inicia Concurso de

Méritos Se recibió una única propuesta

Se encuentra en la fase final de adjudicación y consecuente contratación.

CONCLUSIONES:

1) Al 28 de julio de 2017 el negocio jurídico denominado UT Estancia del Roble se encuentra terminado por vencimiento del plazo.


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2) Una vez suscrito el contrato de Interventoría, se suscribirá a su vez, el Acta de Inicio con la UPTC para poder comenzar con el estudio contratado con el fin de conocer la calidad de las edificaciones existentes.

3) La medida administrativa decretada por el Instituto de Vivienda de Paipa -IVP- ha

impedido iniciar el proceso de liquidación de la UT, pues hasta tanto el Agente Especial designado para la toma de posesión no termine los procedimientos técnicos, jurídicos y administrativos de conformidad con la Ley 66 de 1968 y el Decreto 2555 de 2010, no es posible proceder al respecto. Igualmente mientras no se conozcan los resultados del estudio en mención, no es posible proceder a la liquidación de la UT, ni definir las actuaciones administrativas, técnicas, jurídicas y financieras conducentes a avanzar en la ejecución y terminación del proyecto.

4.2. PROYECTO DE VIVIENDA ANTONIA SANTOS 4.2.1. Proyecto de Vivienda de Interés Prioritario VIP “Antonia Santos (Gratuita)”. La Empresa Constructora de Vivienda de Tunja -ECOVIVIENDA- en la vigencia 2016 realizó acompañamiento al proyecto de vivienda reglamentado por la ley 1537 de 2012, Decreto 1920 de 2012 y Decreto 2164 de 2013 para el municipio de Tunja, con el cual se construyeron 800 apartamentos con un área de 51.72 mts2 cada uno, se entregaron los 800 apartamentos y se han elaborado 571 escrituras, las restantes se encuentran en proceso de legalización, se ha realizado acompañamiento a la mesa territorial de acompañamiento social para el apoyo en la conformación de los órganos de administración de copropietarios y propiedad horizontal de las 7 manzanas y 40 torres del total de 800 apartamentos. La obra presenta una ejecución global del 100%, Constructor INVERSIONES BOYACA. 4.2.1.2. Proyecto de Vivienda de Interés Prioritario Ahorradores VIPA “Antonia Santos II (Ahorradores)”. ECOVIVIENDA realizó seguimiento al proyecto reglamentado por el Decreto 1432 de 2013 del MVCT y FIDUBOGOTÁ, los apartamentos cuentan con un área 54 mts2, Constructor SUPERFICIES COLOMBIA S.A.S., se han entregado a la fecha 606 apartamentos de los cuales 604 tienen escritura y 196 se encuentran en proceso de legalización y trámite de registro. El proyecto de vivienda cuenta con un avance de obra de vivienda acumulado global del 100%.


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5. Cuadro de consolidación de hallazgos

No. HALLAZGO HA

HD HF HP

HS

1 Observación No. 1 Durante la vigencia 2016 se suscriben siete (7) contratos por valor de $87.393.333 con tres contadores para llevar la contabilidad de ECOVIVIENDA, evidenciándose una excesiva contratación para esta función o labor, contraviniendo el decreto 1737 de 1998. Con el contador Raúl Solano Guayacán se celebraron dos contratos, el número 11 de 2016 por $18.000.000 con una adición de $9.000.000 y un término de 9 meses y el número 33 de 2016 por valor de $9.000.000 y una duración de tres meses para un valor total de $36.000.000 y 12 meses de duración. Con la contadora Rosa Elvecia Borda García se celebraron tres contratos los números 03, 14 y 27 de 2016 con un valor de $27.993.333 y un término de 11 meses y con la contadora Vilma Janeth Rojas Pulido con dos contratos los números 12 y 29 de 2016 por valor de $23.400.000 y un término de nueve meses. Situación que afecta el presupuesto disminuyendo recursos que se pueden destinar para otras áreas de la Entidad.

X

2 Observación No. 2 En el contrato de suministros No. 13 del 2 de marzo de 2016 a nombre de COMPAÑÍA ASEGURADORA DE FIANZAS S. A. CONFIANZA por valor de $32.539.166, se expidió la póliza de cumplimiento de Disposiciones Legales No. 26 DL000502 con fecha de expedición del 01-04-2016 y vigencia de la póliza del 30-09-2015 al 30-06-2016 cuyo objeto de la garantía es "Garantizar a los beneficiarios del encargo fiduciario o del patrimonio autónomo la construcción de la solución de vivienda, y la entrega de la solución de vivienda de acuerdo con las condiciones de elegibilidad del proyecto, así como la correcta inversión de los recursos asignados por concepto del subsidio familiar de vivienda, Decreto 2190 de 2009 y normas que lo modifiquen o adicionen”. Proyecto: Torres del Parque, número de subsidios: 159, valor total: $1.719.370.650, según relación anexa que son parte integral de la presente póliza, donde se observa que la póliza se expidió el 01-04-2016 y tiene una vigencia del 30-09-2015 al 30-06-2016, es decir se ampara los subsidios (5 meses) de

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un período ya transcurrido o causado, además teniendo en cuenta que la unión temporal del Proyecto Torres del Parque se encuentra suspendida y para proceder a su liquidación, se presentarían inconvenientes. Lo anterior debido a falta de mecanismos de control y seguimiento lo cual puede generar consecuencias económicas, en contra de la entidad al no contar con las garantías que mitiguen los riesgos surgidos de la ejecución de los contratos derivados del proyecto de vivienda.

3 Observación No. 3 En los contratos de prestación de servicios profesionales No. 004 del 18 de enero de 2016 a nombre de DAYANA KATHERINE VARGAS BARRERA por valor de $14.400.000, No. 005 del 18 de enero de 2016 a nombre de JULY CATHERINE ZAPATA por valor de $14.400.000, No. 009 del 11 de febrero de 2016 a nombre de DIANA FERNANDA SÁNCHEZ PACHECO por valor de $14.400.000, No. 11 del 23 de febrero de 2016 a nombre de RAUL SOLANO GUAYACÁN por valor de $18.000.000 y adicionado en $9.000.000 y No. 12 del 1 de marzo de 2016 a nombre de VILMA JANNETH ROJAS PULIDO por valor de $15.600.000, no se encuentra en la carpeta de los contrato las constancias escritas de idoneidad o experiencia de los contratistas, tal como lo establece el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 que a la letra dice: “Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate; en este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita”. Presuntamente por desconocimiento de la norma o descuido del funcionario responsable, situación que genera una posible vinculación sin el cumplimiento de los requisitos.

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4 Observación No. 4 En el contrato No. 025 del 05 de julio de 2016 a nombre de FERNANDO BOHÓRQUEZ Y CIA S.A.S por valor de $43.596.280 se anexan a la carpeta del contrato documentos que nada tienen que ver con el contrato, en este caso se anexa la póliza 400000556 (folio 19) cuyo tomador es Iader Wilhelm Barrios Hernández y el asegurado la Empresa Constructora de Vivienda -ECOVIVIENDA-, para garantizar el cumplimiento referente a la ejecución del proyecto de vivienda de interés prioritario Torres del Parque. Presuntamente por descuido del funcionario responsable del área de contratación, lo cual genera falta de organización en el archivo de los soportes de los contratos..

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5 Observación No. 5 En el convenio de cooperación interinstitucional No. 001 del 5 de octubre de 2016, suscrito entre ECOVIVIENDA y la Sociedad Boyacense de Ingenieros y Arquitectos "SBIA" por valor de $114.956.000, el plazo de ejecución es de dos (2) meses y quince (15) días, el acta de inicio tiene fecha 13 de octubre de 2016 y su terminación estaba programada para el 27 de diciembre de 2016, el 26 de diciembre de 2016 la SBIA solicita suspensión del plazo del convenio en virtud a que se hace necesario complementar los estudios por lo que solicita una adición de $59.628.320 y un mes más de tiempo; el 26 de diciembre de 2016 se firma el acta de suspensión No. 01 por un término de 30 días calendario, por lo que el Convenio se debió reiniciar el 26 de enero de 2017, pero no existe acta de reinicio ni contrato adicional u otrosi para otorgar prórroga en la ejecución del convenio; el 2 de marzo de 2017 se le comunica a la SBIA que no es viable realizar adición al Convenio ya que supera los montos establecido. No hay acto administrativo o documento que permita observar que el Convenio fue prorrogado en tiempo como tampoco se ampliaron las pólizas; al 27 de julio de 2017 aún no se ha suscrito acta de terminación del convenio y menos acta de liquidación del mismo.

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6 Observación No.6 En el giro presupuestal de gastos No. GG1 201600302 del 29 de diciembre de 2016 a nombre de la Sociedad Boyacense de Ingenieros y Arquitectos por valor de $27.718.200 con el cual se paga la factura No. 0912 correspondiente al pago parcial del 80% del Convenio de Cooperación Interinstitucional No. 001 del 5 de octubre de 2016, se descuenta un valor de $7.009.200 por concepto de Retención en la Fuente, lo cual generó un mayor valor girado a la DIAN, cuando en la misma factura dice que no están sometidos a Retención en la Fuente según artículo 369 del E.T. y artículo 14 del Decreto 4400 de 2004, por lo que la SBIA mediante oficio del 12 de enero de 2017 le informa a ECOVIVIENDA que no debió practicarse Retención en la Fuente; por esta razón ECOVIVIENDA gira dicho valor a SBIA y está descontado de los giros a la DIAN el valor pagado; hasta el 7 de junio de 2017 faltaba por recuperar $2.169.200, por lo que se debe hacer seguimiento para la recuperación de dicho valor.

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7 Observación No 7 En la totalidad de los contratos de la muestra estudiados presentan deficiencias con la obligación de publicar los procesos de contratación en la página de Colombia Compra Eficiente -SECOP-, tal como lo establece el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 que dice: “La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación...”. Con base en lo anterior en la mayoría de los contratos estudiados los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación NO se suben en oportunidad al SECOP, en algunos el contrato se sube dos veces en diferentes fechas y se dejan de subir documentos como propuesta del contratista, actas parciales de seguimiento, acta de terminación y recibo final y actas de liquidación entre otros documentos; igualmente en algunos contratos se suben documentos que no corresponden al proceso contractual a cambio de otros que si debieran ser parte del mismo.

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8 Observación No. 8 En el formato F20_13A_AGR “Contratación” del Sistema Integral de Auditoría -SIA- se evidencia que algunos contratos están mal clasificado, como es el caso del contrato de suministros No. 13 del 2 de marzo de 2016 a nombre de COMPAÑIA ASEGURADORA DE FIANZAS S. A. CONFIANZA por valor de $32.539.166, el cual es de Seguros (C15) y lo clasifican como de prestación de servicios (C1); igualmente el contrato No. 15 del 28 de marzo de 2016 a nombre de GRUPO COMERCIAL ATLANTIS LTDA por valor de $64.062.000 se clasifica como contrato de prestación de servicios (C1) cuando debió clasificarse como contrato de Arrendamiento (C9).

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9 Observación No. 9 Se realizó el contrato No. 031, por concepto de cancelación arrendamiento instalaciones teatro Maldonado por valor de $2.000.000, (salón alquilado para realizar una reunión con los beneficiarios de Torres del Parque y Estancia el Roble), con cargo al rubro de gastos protocolarios El 30 de septiembre de 2016, se efectuó un pago al señor Pieschacon González Camilo, valor registrado contablemente como un gasto por arrendamiento y se le practico retefuente del 3.5% por concepto de arrendamiento, llama la atención del equipo auditor por qué se expidió una disponibilidad por el rubro de gastos protocolarios, y no por el rubro de arrendamientos, que fue el objeto del contrato, dándole una destinación diferente al rubro de gastos protocolarios, pudiendo realizar el correspondiente traslado presupuestal, lo cual genera un incumplimiento a las disposiciones legales del presupuesto de Ecovivienda y al Decreto 111 de 1996 Estatuto Orgánico de Presupuesto

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10 Observación No 10 El día 15 de noviembre de 2016, se realizó un pago a F&C Consultores por concepto de capacitación funcionarios por valor de $ 1.055.000, registrado según comprobante contable OB1 0201600251 de fecha 15 de noviembre, en el código contable 510109 Honorarios y no en capacitación como debería ser de acuerdo con la clasificación establecida en el plan general de contabilidad pública, Incrementado los gastos por concepto de honorarios.

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11 Observación No 11 Los Avances y anticipos reflejan un saldo a 31 de diciembre de 2016, de $142.044.089, correspondiente a valores entregados por adelantado a Contratistas por concepto de adiciones a los contratos de interventoría de los proyectos Torres del Parque y Estancia el Roble, valores que fueron entregados, en el año 2015 y a la fecha no han sido legalizados por parte de los contratistas.

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12 Observación No 12 En el movimiento de la cuenta de anticipos, se registraron durante la vigencia 2016 $49.191.028, de los cuales $46.197.000, corresponden a un anticipo girado a la Sociedad Boyacense de Ingenieros y los $ 2.994.028 son reintegros por concepto de mayor valor girado a funcionarios en la nómina del retroactivo vigencia 2016, reintegro incapacidad Aydee Pardo, reintegro realizado por exgerente de Ecovivienda correspondiente a la vigencia 2015.

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13 Observación No. 13 Durante el examen realizado, se evidenció que hubo reintegro por concepto de incapacidades por valor de $ 788.222 afectando la cuenta de anticipos, y no una cuenta por cobrar que se generó en el momento en que se presentó la incapacidad del funcionario. Incumpliendo lo establecido por la Contaduría General de la Nación. La Contaduría General de la Nación emitió concepto 20132000002781 del 07 de febrero de 2013, el cual indica: “Pago de incapacidades con cargo a las EPS. Sobre el particular la Contaduría General de la Nación ya se pronunció en el numeral 1.1 del expediente 20115-153858 del 17 de mayo de 2011 en el sentido de que “La cuenta por cobrar a las Empresas Promotoras de Salud-EPS por el pago de la parte que les corresponde cubrir por las incapacidades a los empleados, se debe registrar en la subcuenta 147064 Pagos por cuenta de terceros, de la cuenta 1470 OTROS DEUDORES”. Revisando la ejecución presupuestal de ingresos de la vigencia 2016, no se evidencio la adición de estos recursos. Si el recaudo corresponde a un gasto ejecutado en la vigencia fiscal en curso, éste se considera un menor valor del gasto afectando el rubro de sueldos de personal de nómina.

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Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Si el recaudo corresponde a un gasto ejecutado en una vigencia fiscal anterior a la vigencia en curso se afecta solamente el presupuesto de ingresos en el la sección de Otros Ingresos.

14 Observación No. 14 No existe una adecuada clasificación de las cuentas del pasivo que se generan por los diferentes conceptos, en el momento de realizar la causación de las cuentas por pagar,), la mayoría de gastos se está registrando como un debito al correspondiente gasto y un crédito a la 240101 Adquisición de bienes y servicios. Como es el caso de las siguientes cuentas: • Pagos por concepto de correspondencia a Servicios Postales Nacionales. • Pagos a Comcel S.A, por valor de $ 2.028.052., lo cual corresponde a Servicios Públicos. • Causación y pago a la compañía aseguradora de fianzas s.a. confianza por valor de $ 32, 539,166, lo cual corresponde a seguros. Sin tener en cuenta si son, servicios, técnicos, servicios públicos, seguros, etc., tal como se refleja en los estados financieros y en el movimiento de la cuenta 240101. “La cuenta 2401 representa el valor de las obligaciones autorizadas por vía general, contraídas por la entidad contable publica por concepto de adquisición de bienes o servicios de proveedores nacionales en desarrollo de sus funciones del cometido estatal.”

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15 Observación No.16 A pesar de que en la vigencia 2016, se ejecutó solo el 17.91% del presupuesto de inversión, la entidad sigue reflejando en forma global la inversión de los proyectos de vivienda, Torres del Parque y Estancia el Roble, sino que los presenta en forma global, en el rubro 22011010101 Programa de Vivienda de interés social prioritario VIS y VIP, situación que fue observada en la auditoria de la vigencia 2015., según lo establecido en el decreto 111 de 1996, lo cual no permite establecer al grupo auditor establecer la inversión realizada por cada concepto y por proyecto.

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Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




6. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

Vigencia 2016

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 15

2. DISCIPLINARIOS 3

3. PENALES 0

4. FISCALES 0

Obra Pública 0

$0

Prestación de Servicios 0 $0

Suministros 0 $0

Consultoría y Otros 0 $0

Gestión Ambiental 0 $0

Estados Financieros 0 $0

TOTALES (1, 2, 3, y 4) 18 $0


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




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