INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD REGULAR PÁGINA 1 DE 70

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA VIGENCIA 2017

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA

18 de octubre de 2018


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CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

VIGENCIA 2017

WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditora Fiscal

EDGAR IVAN BERNAL CARO Profesional Especializado - Líder de Auditoría

LUIS EDUIN QUINTERO VARGAS Pasante de apoyo


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TABLA DE CONTENIDO

NUMERAL DESCRIPCION PAGINA

1 DICTAMEN INTEGRAL 4

1.1 Concepto sobre el Fenecimiento 5

1.1.1. Control de Gestión 5

1.1.2 Control de Resultados 6

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal 6

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables 7

2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 8

2.1 CONTROL DE GESTION 8

2.1.1 FACTORES EVALUADOS 8

2.1.1.1 Gestión Contractual 8

2.1.1.1.1 Contratos de Prestación de Servicios 9

2.1.1.1.2 Contratos de Suministro 25

2.1.1.1.3 Contratos de Seguros 26

2.1.1.2 Rendición y revisión de la cuenta 29

2.1.1.3 Legalidad 32

2.1.1.4 Seguimiento Plan de mejoramiento 33

2.1.1.4 Evaluación de Control Interno 34

2.2 CONTROL DE RESULTADOS 35

2.3 CONTROL FINANCIERO 36

2.3.1 Estados contables 36

2.3.2 Gestión Presupuestal 52

2.3.3. Gestión Financiera 59

3. OTRAS ACTUACIONES 59

3.1 Austeridad del Gasto 59

4. CUADRO CONSOLIDACION DE HALLAZGOS 60

5. CUADRO TIPIFICACION DE HALLAZGOS 68


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1. DICTAMEN INTEGRAL Tunja, 18 de octubre de 2018 Doctor YEFER ALEXANDER PINZON ALVAREZ Presidente Concejo Municipal de Tunja Ciudad Asunto: Dictamen de Auditoría vigencia 2017 La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2017, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por el Concejo Municipal de Tunja, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos: Control Financiero, control de legalidad, control de gestión, control de resultados, revisión de cuenta y evaluación de control interno; que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva gestión normativa y de control político en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el


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examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. Con base en la calificación total de 94.6 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Territorial Fenece la cuenta del Concejo Municipal de Tunja por la vigencia fiscal correspondiente al año 2017.

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión La contraloría Municipal de Tunja, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Gestión, es favorable, como consecuencia de la calificación de 97.4 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0,5 48,7

2. Control de Resultados 0,3 27,2

3. Control Financiero 0,2 18,7

Calificación total 1,00 94,6

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL


VIGENCIA 2017

Calificación Parcial

90,7

93,3

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

97,4

FENECE


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1.1.2. Control de Resultados La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Resultados, es (Favorable), como consecuencia de la calificación de 90.7 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría de Tunja, Como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es (Favorable), como consecuencia de la calificación de 93.3 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0,70 70,0

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0,02 1,9

3. Legalidad 0,05 4,6

6. Plan de Mejoramiento 0,10 9,0

7. Control Fiscal Interno 0,13 12,0

1,00 97,4

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Favorable

Desfavorable

92,4

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

100,0

94,0

91,2

90,0

TABLA 1



VIGENCIA 2017

CONTROL DE GESTIÓN

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 90,7


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos


VIGENCIA 2017

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

90,7


Concepto

Favorable


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1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2017, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Limpios. PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los diez (10) días siguientes al recibo del informe final de auditoría. El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0,60 60,0

2. Gestión presupuestal 0,30 25,0

3. Gestión financiera 0,10 8,3


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

83,3

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2017

83,3

TABLA 3

100,0



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 2.1.1 FACTORES EVALUADOS 2.1.1.1 Ejecución Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el Concejo Municipal de la ciudad de Tunja, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Territorial, se determinó que la contratación del Concejo Municipal de Tunja ascendió a la suma de $ 856.263.905, los contratos por Prestación de Servicios fueron los de mayor número y valor los cuales representan el 96,16% del total contratado, siguiendo los contratos de Seguros representando el 2,94%, y los contratos de suministros representan el 0,90%. En total se celebraron 64 contratos distribuidos así:

TIPOLOGÍA CANTIDAD VALOR $

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 61 823.398.664

COMPRA VENTA Y/O SUMINISTROS 1 7.699.000

SEGUROS 2 25.166.241

TOTAL 64 856.263.905 Fuente: SIA – Cuenta anual Elaboró: Comisión de Auditoría

Como resultado de la auditoria adelantada al Concejo Municipal de la ciudad de Tunja para la vigencia 2017; la opinión de la gestión en la ejecución contractual es EFICIENTE, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 100 como se demuestra en la siguiente tabla.


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De un universo de 64 contratos por valor de $ 856.263.905, y utilizando el aplicativo para el cálculo de muestras para poblaciones finitas de la Guía de Auditoria Territorial se estableció una muestra utilizando la selección y como criterio para los contratos de prestación de servicios se tomaron los18 contratos más relevantes en cuanto al apoyo a la gestión de la Corporación y valor. De los procesos de mínima cuantía, se seleccionó el de mayor valor de los dos contratos de seguros y el único contrato de suministros celebrado durante la vigencia Del total de los contratos se seleccionó una muestra de 20 contratos por valor de $ 413.359.547, representando el 48,27% del valor total contratado, en los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado: 2.1.1.1.1 Contratos de Prestación de Servicios CONTRATO No. 1

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO

PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATISTA CESAR AUGUSTO OJEDA GALINDO C.C. / NIT 7182352 OBJETO: Prestación de servicios profesionales como abogado, para brindar asesoría jurídica al

honorable Concejo Municipal de la ciudad de Tunja

VALOR INICIAL

43.200.000,00

VALOR ADICION $ -

VALOR TOTAL $ 43.200.000

PLAZO

11 MESES 18 DIAS RUBRO 212010101120

CDP No. 1 VALOR

43.200.000,00 FECHA 13/01/2017

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 18 100 2 0 0 0 0 100,00 0,50 50,0

Cumplimiento deducciones de ley 100 18 100 2 0 0 0 0 100,00 0,05 5,0

Cumplimiento del objeto contractual 100 18 100 2 0 0 0 0 100,00 0,20 20,0

Labores de Interventoría y seguimiento 100 18 100 2 0 0 0 0 100,00 0,20 20,0

Liquidación de los contratos 100 18 100 2 0 0 0 0 100,00 0,05 5,0

1,00 100,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

VARIABLES A EVALUAR Promedio

TABLA 1-1


GESTIÓN CONTRACTUAL

Ponderación Puntaje Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA 2017

Calificación

Eficiente


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RP No. 1 VALOR

43.200.000,00 FECHA 13/01/2017

FECHA ACTA DE INICIO 13/01/2017

FECHA RECIBIDO A SATISFACCION Mensuales

FECHA ACTA DE TERMINACION Y RECIBO FINAL 29/12/2017

LEGALIDAD:

Contrato de prestación de servicios profesionales, contratación directa, según el artículo 2.2.1.2.1.4.9. Del decreto 1082 de 2015 y Literal h numeral 4° artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. La celebración del contrato se realizó por las normas legales según la modalidad de selección, en todas sus etapas. En cuanto a las publicaciones en el SECOP, se evidencia que fueron publicados en forma extemporánea.

RESULTADOS DE LA GESTION:

Se cumplió con el objeto del contrato de acuerdo con las actas de seguimiento y recibo a satisfacción e informes de actividades suscritas por el supervisor del contrato y el contratista CONTRATO No. 9

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA AURA MERCEDES MALAVER TORRES C.C. / NIT 40.027.941

OBJETO Prestación de servicios profesionales como asistente del Concejo Municipal de Tunja.

VALOR INICIAL

33.600.000,00

VALOR ADICION $ -


PLAZO


CDP No. 2 VALOR

33.600.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 10 VALOR

33.600.000,00 FECHA 13/01/2017




LEGALIDAD:


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Contrato de prestación de servicios profesionales, contratación directa, según el artículo 2.2.1.2.1.4.9. Del decreto 1082 de 2015 y Literal h numeral 4° artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. La celebración del contrato se realizó por las normas legales según la modalidad de selección. En cuanto a las publicaciones en el SECOP, se evidencia que fueron publicados en forma extemporánea.


Se cumplió con el objeto del contrato de acuerdo con las actas de seguimiento y recibo a satisfacción e informes de actividades suscritas por el supervisor del contrato y el contratista

CONTRATO No. 26

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA HUGO LEONEL SALAZAR GOMEZ C.C. / NIT 7161733

OBJETO

Prestación de servicios profesionales como Asesor de Control interno del Concejo Municipal de Tunja

VALOR INICIAL

28.800.000,00

VALOR ADICION $ -


PLAZO

11 meses y 18 días RUBRO 2120101011207

CDP No. 3 VALOR

28.800.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 26 VALOR

28.800.000,00 FECHA 13/01/2017


FECHA RECIBIDO A SATISFACCION

Mensuales


LEGALIDAD:





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CONTRATO No. 4

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA DIANA MARCELA SUAREZ WILCHES C.C. / NIT 7160626

OBJETO

AUXILIAR DE RECEPCION

VALOR INICIAL 24.000.000,00

VALOR ADICION $ -

VALOR TOTAL

$ 24.000.000

PLAZO 11 meses y 18 dias RUBRO 212010101120

CDP No. 15 VALOR

24.000.000,00 FECHA 13/01/2017

RP No. 5 VALOR

24.000.000,00 FECHA 13/01/2017




LEGALIDAD:




CONTRATO No. 27

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA DAYRON YEMMERY EFREN HIGUERA SOTO C.C. / NIT 1.057.578.168

OBJETO Prestación de servicios profesionales para brindar asesoría al Concejo de Tunja en lo concerniente a gestión del talento humano y modelo estándar de control interno (MECI 2014)

VALOR INICIAL

24.000.000,00

VALOR ADICION $ -

VALOR TOTAL

$ 24.000.000

PLAZO

11 Meses y 18 Días RUBRO 212010101120

CDP No. 5 VALOR

24.000.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 27 VALOR

24.000.000,00 FECHA 13/01/2017


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LEGALIDAD:

Contrato de prestación de servicios profesionales, contratación directa, según el artículo 2.2.1.2.1.4.9. del decreto 1082 de 2015 y Literal h numeral 4° artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. La celebración del contrato se realizó por las normas legales según la modalidad de selección. En cuanto a las publicaciones en el SECOP, se evidencia que fueron publicados en forma extemporánea. RESULTADOS DE LA GESTION:


CONTRATO No. 10

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA HAMON OVALLE CRISTIAN FERNANDO C.C. / NIT 7179234

OBJETO Prestación de servicios de apoyo a la gestión para el manejo y la difusión de la información del Concejo Municipal de Tunja en medios de comunicación

VALOR INICIAL

21.600.000,00

VALOR ADICION $ -


PLAZO

11MESES 18 DIAS RUBRO 212010101120

CDP No. 9 VALOR

21.600.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 11 VALOR

21.600.000,00 FECHA 13/01/2017





Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




LEGALIDAD:



CONTRATO No. 2

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA MEDINA ORTIZ EDUARDO ALBERTO C.C. / NIT 7.181.118

OBJETO AUXILIAR DE ARCHIVO

VALOR INICIAL

19.200.000,00

VALOR ADICION $ -


PLAZO

11 Meses 18 Dias RUBRO 212010101120

CDP No. 7 VALOR

19.200.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 3 VALOR

19.200.000,00 FECHA 13/01/2017




LEGALIDAD:




Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




CONTRATO No. 5

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA HECTOR LEOPOLDO MONTAÑEZ BLANCO C.C. / NIT 1.049.617.148

OBJETO

Prestación de servicios de apoyo a la gestión en el manejo del sonido del salón de sesiones del concejo de Tunja y realizar la grabación de las sesiones plenarias y de comisión que se realicen.

VALOR INICIAL

19.200.000,00

VALOR ADICION $ -


PLAZO

11 meses 18 Días RUBRO 212010101120

CDP No. 11 VALOR

19.200.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 6 VALOR

19.200.000,00 FECHA 13/01/2017




LEGALIDAD:

Contrato de prestación de servicios profesionales, contratación directa, según el artículo 2.2.1.2.1.4.9. del decreto 1082 de 2015 y Literal h numeral 4° artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. La celebración del contrato se realizó por las normas legales según la modalidad de selección. En cuanto a las publicaciones en el SECOP, se evidencia que fueron publicados en forma extemporánea.



CONTRATO No. 6

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA ALIRIO EMILIANO MORENO GALINDO C.C. / NIT 6764425

OBJETO

Prestación de servicios de apoyo a la gestión para realizar el mantenimiento fisico de la entidad

VALOR INICIAL

19.200.000,00

VALOR ADICION $ -


PLAZO


CDP No. 12 VALOR

19.200.000,00 FECHA 13/01/2017


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




RPP No. 7 VALOR

19.200.000,00 FECHA 13/01/2017




LEGALIDAD:




CONTRATO No. 7

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA HILDA MENDOZA MENDOZA C.C. / NIT 1007142718

OBJETO

Prestación de servicios de apoyo a la gestión en la tesorería del Concejo Municipal de Tunja

VALOR INICIAL

19.200.000,00

VALOR ADICION $ -


PLAZO

11 Meses 18 Días RUBRO 212010101120

CDP No. 8 VALOR

19.200.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 8 VALOR

19.200.000,00 FECHA 13/01/2017





Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




LEGALIDAD:




CONTRATO No. 8

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA AMANDA YANIRA CHAPARRO MARTINEZ C.C. / NIT 40030287

OBJETO

Prestación de servicios personales como auxiliar de la Secretaria General del Concejo Municipal de Tunja

VALOR INICIAL

19.200.000,00

VALOR ADICION $ -

VALOR TOTAL

$ 19.200.000

PLAZO

11 MESES Y 18 DIAS RUBRO 212010101120

CDP No. 10 VALOR

19.200.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 9 VALOR

19.200.000,00 FECHA 13/01/2017




LEGALIDAD:





Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

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CONTRATO No. 31

FECHA 17/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA JAIME DIAZ ORJUELA C.C. / NIT 7172426

OBJETO

Prestación de servicios de apoyo a la gestión para el soporte técnico de la red y de los equipos informáticos del Concejo de Tunja y la adecuación y actualización de la página web institucional

VALOR INICIAL

18.979.306,00

VALOR ADICION $ -


PLAZO


CDP No. 14 VALOR

18.979.306,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 31 VALOR

18.979.306,00 FECHA 17/01/2017




LEGALIDAD:

Contrato de prestación de servicios profesionales, contratación directa, según el artículo 2.2.1.2.1.4.9. del decreto 1082 de 2015 y Literal h numeral 4° artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. La celebración del contrato se realizó por las normas legales según la modalidad de selección.



CONTRATO No. 11

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO

Prestación de servicios

CONTRATISTA PAULA FERNANDA BACCA CELY C.C. / NIT 7172426

OBJETO

Prestación de servicios profesionales como Contador Público en el Concejo Municipal de Tunja.

VALOR INICIAL

18.000.000,00

VALOR ADICION $ -

VALOR TOTAL

$ 18.000.000

PLAZO 347 DIAS RUBRO 2120101011205

CDP No. 6 VALOR

18.000.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 12 VALOR

18.000.000,00 FECHA 13/01/2017


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02






FECHA ACTA DE LIQUIDACION 29/12/2017

LEGALIDAD:




OBSERVACION No. 1 Observación Administrativa Condición Dentro de las obligaciones del contratista según la cláusula sexta del contrato No. 11 se encuentran las siguientes: d) Realizar la auditoria a de los movimientos contables de la entidad. F) Auditar los movimientos contables mes a mes, de acuerdo con la normatividad vigente expedida por la Contaduría General de la Nación, De acuerdo con el objeto del contrato, el cual es “Prestación de servicios profesionales como Contador Público en el Concejo Municipal de Tunja”, llama la atención las obligaciones del contratista citadas anteriormente, lo anterior teniendo en cuenta que la función de los Contadores Públicos es la preparación y presentación de la información según lo descrito en el Plan General de Contabilidad Pública Título II párrafo 32, así mismo según lo contenido en el párrafo 361. "Los estados, informes y reportes contables al representar la situación financiera, económica, social y ambiental, la actividad, el potencial de servicio y la capacidad para generar recursos de las entidades contables públicas, deben certificarse, mediante firma, por parte del representante legal de la entidad, así como por el contador público responsable de su preparación." Debido a lo anterior la responsabilidad del Contador Público de la entidad es la preparación, presentación y certificación de la información contable, y no la realización de auditorías a la información que el mismo está preparando, presentando y certificando. Criterio: Contrato de prestación de Servicios No. 11 Objeto del Contrato y Clausula sexta Causa: No se definen las actividades de acuerdo con el objeto del contrato Efecto: Se realizan actividades diferentes a las inherentes al objeto del contrato


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Dentro del contrato de la Contadora del Concejo de Tunja, figuran y otras actividades que sean solicitadas por la supervisora, y como tal vi la oportunidad de realizar revisión de los movimientos contables, pero se tendrá en cuenta para la realización del contrato del año 2019, donde se verificaran claramente las actividades. DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, sino que por el contrario lo confirma, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

OBSERVACION No. 2 Observación Administrativa Condición Se evidencia que dentro del contrato se realizan actividades que no son inherentes al objeto del mismo como lo son: MES ACTIVIDADES CONTRACTUALES ACTIVIDADES EJECUTADAS

ENERO

Rendir mensualmente los informes de estados financieros, presupuestales, declaración de retención en la fuente, declaración de rete ica, así como consolidar la información financiera y contable

Se hizo la revisión de cada uno de los documentos según lista de chequeo de todos los contratistas de vigencia 2017

FEBRERO


Se realizó la carga en la página del aplicativo SIA OBSERVA de los documentos correspondientes a la contratación del corte a 31 de enero de 2017 empezando con el CD 2017-01 al contrato CD 2017-037

MARZO


Se hizo la depuración de los documentos faltantes los cuales se subieron en la plataforma SIA OBSERVA

ABRIL


Se subieron las novedades de los contratos de prestación de servicios correspondientes al presente mes con sus respectivos soportes con fecha de corte a 31 de marzo de 2017, desde el contrato N° 38 al 39

Se hizo el registro en la plataforma SIA OBSERVA de todos los pagos realizados a los contratistas a la fecha (COMPROBANTE DE EGRESO, INFORME DE ACTIVIDADES Y CUENTAS DE COBRO y documentos que falten según la lista de chequeo correspondiente al mes de marzo


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




MAYO


Se subieron las novedades de los contratos de prestación de servicios correspondientes al presente mes con sus respectivos soportes con fecha de corte a 31 de abril de 2017, desde el contrato N° CD 2017-41 al CD 2017-42

Se hizo el registro en la plataforma SIA OBSERVA de todos los pagos realizados a los contratistas a la fecha (COMPROBANTE DE EGRESO, INFORME DE ACTIVIDADES Y CUENTAS DE COBRO y documentos que falten según la lista de chequeo correspondiente al mes de abril

La anterior situación fue repetitiva durante todo el plazo del contrato mes a mes, teniendo en cuenta lo anterior llama la atención que dentro de la actividad N° 1 del informe de actividades, las actividades ejecutadas no corresponden con lo establecido en el contrato, por lo tanto se evidencian deficiencias en el proceso de supervisión del contrato, avalar actividades no realizadas las cuales no están pactadas en el contrato. Criterio: Contrato de prestación de Servicios No. 11 Objeto del Contrato y Clausula sexta Causa: No se definen las actividades de acuerdo con el objeto del contrato Efecto: Se realizan actividades diferentes a las inherentes al objeto del contrato. RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Dentro del contrato de la Contadora del Concejo de Tunja, figuran y otras actividades que sean solicitadas por la supervisora, y como tal vi la oportunidad de realizar revisión de los movimientos contables, pero se tendrá en cuenta para la realización del contrato del año 2019, donde se verificaran claramente las actividades. DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, sino que por el contrario lo confirma, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

CONTRATO No. 18

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA SANDRA MILENA GALINDO JIMENEZ C.C. / NIT 33378968

OBJETO

Prestar los servicios de apoyo a la gestión como unidad de apoyo a la gestión de la honorable concejal…

VALOR INICIAL

18.000.000,00

VALOR ADICION $ -

VALOR TOTAL

$ 18.000.000


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




PLAZO

11 MESSES 18 DIAS RUBRO 212010101120

CDP No. 19 VALOR

18.000.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 19 VALOR

18.000.000,00 FECHA 13/01/2017




LEGALIDAD:




CONTRATO No. 28

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA SIACHOQUE ALARCON NIDIA AMIR C.C. / NIT 23809065

OBJETO

Prestar los servicios de apoyo a la gestión como unidad de apoyo a la gestión de la honorable concejal.

VALOR INICIAL

18.000.000,00

VALOR ADICION $ -

VALOR TOTAL

$ 18.000.000

PLAZO

11 MESSES 18 DIAS RUBRO 212010101120

CDP No. 20 VALOR

18.000.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 28 VALOR

18.000.000,00 FECHA 13/01/2017





Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




LEGALIDAD:




CONTRATO No. 37

FECHA 25/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA NIDIA CELMIRA FORIGUA VARGAS C.C. / NIT 1049606602

OBJETO

Prestación de servicios para brindar asistencia y apoyo a las comisiones accidentales y sesiones plenarias

VALOR INICIAL

16.665.000,00

VALOR ADICION $ -


PLAZO 11 MESES RUBRO 212010101120

CDP No. 35 VALOR

16.665.000,00 FECHA 25/01/2017

RPP No. 36 VALOR

16.665.000,00 FECHA 25/01/2017




LEGALIDAD:





Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




CONTRATO No. 34

FECHA 25/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA ANA MARIA CASTRO VALDERRAMA C.C. / NIT 1018444468

OBJETO

Prestación de servicios profesionales como asistente de la primera vicepresidencia del Concejo Municipal de Tunja

VALOR INICIAL

17.600.000,00

VALOR ADICION $ -



CDP No. 33 VALOR

17.600.000,00 FECHA 25/01/2017

RPP No. 34 VALOR

17.600.000,00 FECHA 25/01/2017




LEGALIDAD:

Contrato de prestación de servicios profesionales, contratación directa, según el artículo 2.2.1.2.1.4.9. del decreto 1082 de 2015 y Literal h numeral 4° artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. La celebración del contrato se realizó por las normas legales según la modalidad de selección.



CONTRATO No. 19

FECHA 13/01/2017

CLASE DE CONTRATO


CONTRATISTA NATALIA GAITAN NEISA C.C. / NIT 1049605618

OBJETO

Prestación de servicios profesionales para el seguimiento y adaptación del sistema de gestión de la seguridad social y salud en el trabajo (SG-SS), de acuerdo con lo señalado en la ley 1562 de 2012, decreto 1072 de 2015, decreto 171 de 2016

VALOR INICIAL

12.000.000,00

VALOR ADICION $ -



CDP No. 4 VALOR

12.000.000,00 FECHA 13/01/2017

RPP No. 20 VALOR

12.000.000,00 FECHA 13/01/2017


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02






FECHA ACTA DE LIQUIDACION 12/07/2017

LEGALIDAD:



2.1.1.1.2 Contratos de Suministros CONTRATO No. 43

FECHA 02/05/2017

CLASE DE CONTRATO

SUMINISTROS

CONTRATISTA FRAYNER STEVAN LOPEZ VALIENTE C.C. / NIT 860002400

OBJETO

Compra de tintas y otros

VALOR INICIAL 7.699.000,00

VALOR ADICION $ -

VALOR TOTAL

$ 7.699.000


CDP No. 66 VALOR

11.137.924,00 FECHA 24/04/2017

RPP No. 103 VALOR

7.699.000,00 FECHA 02/05/2017




LEGALIDAD:

Contrato de suministro de seguros bajo la modalidad de mínima cuantía, según el artículo 2.2.1.2.1.5.1 y siguientes del decreto 1082 de 2015. La celebración del contrato se realizó por las normas legales según la modalidad de selección. RESULTADOS DE LA GESTION:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




Se cumplió con el objeto del contrato según consta en los documentos del contrato como lo es la entrada de elementos a almacén y actas liquidación y terminación suscritas por el supervisor del contrato y el contratista, sin embargo no se cumplió con el plazo establecido en la invitación pública.

OBSERVACION No. 3 Observación Administrativa Condición Según la invitación pública de mínima cuantía No. 43 el numeral 1.5 Plazo de ejecución establece "Cinco días contados a partir de la suscripción del Acta de iniciación”, el acta de inicio se suscribe con fecha 04 de mayo de 2017. El concejo Municipal de Tunja realiza ingreso de bienes a través de la entrada de elementos a almacén con fecha 22 de mayo de 2017 y acta de liquidación y terminación con fecha 23 de mayo de 2017, debido a lo anterior se evidencia que si bien es cierto se cumplió con el objeto del contrato, no se cumplió con el plazo establecido. Criterio: invitación pública de mínima cuantía No. 43 el numeral 1.5 Plazo de ejecución Causa: Falta de control en cuanto al plazo establecido en la ejecución del contrato Efecto: Incumplimiento del contratista en el plazo establecido en el contrato RESPUESTA DE LA ENTIDAD: El contrato fue liquidado con unos días de diferencia, de común acuerdo entre las partes, y sin ninguna clase de inconveniente, de igual forma la ley 80, contempla en el artículo 60: LIQUIDACION DE LO CONTRATOS: de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato. DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, ya que se la respuesta se refiere a la liquidación del contrato en mención y el sentido de la observación es en cuanto al no cumplimiento del plazo pactado en el contrato, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

2.1.1.1.3 Contratos de Seguros CONTRATO No. 45

FECHA 16/05/2017

CLASE DE CONTRATO

SEGUROS

CONTRATISTA PREVISORA SEGUROS C.C. / NIT 860002400

OBJETO

Contratar el suministro de seguro que ampare el seguro de vida grupo para los 17 concejales del Municipio de Tuna


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




VALOR INICIAL

15.216.241,00

VALOR ADICION $ -



CDP No. 70 VALOR

16.665.000,00 FECHA 25/01/2017

RPP No. 105 VALOR

15.216.412,00 FECHA 05/05/2017




LEGALIDAD:

Contrato de suministro de seguros bajo la modalidad de mínima cuantía, según el artículo 2.2.1.2.1.5.1 y siguientes del decreto 1082 de 2015. La celebración del contrato se realizó de acuerdo a las normas legales según la modalidad de selección. RESULTADOS DE LA GESTION:

Se cumplió con el objeto del contrato según consta en los documentos del contrato como lo es el seguro de vida grupo No. 1001696 de la previsora seguros y actas liquidación y terminación suscritas por el supervisor del contrato y el contratista

Publicaciones SECOP

OBSERVACION No. 4 Observación Administrativa Condición De conformidad con el Decreto 1082 de 2015 el cual establece que: “Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto. (Decreto 1510 de 2013, artículo 19)” Teniendo en cuenta la normatividad citada, la entidad presenta extemporaneidad en la publicación de su actividad contractual así:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02





Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




CONTRAT

O No. OBJETO

FECHA

CONTRATO

PUBLICACION

SECOP

DIAS

PUBLICACION

1

Prestacion de servicios profesionales como

abogado, para brindar asesoría jurídica al

honorable Concejo Municipal de la ciudad de Tunja 13/01/2017 18/01/2017 5

9 ASISTENTE DE PRESIDENTE 13/01/2017 19/01/2017 6

26


Asesor de Control interno del Concejo 13/01/2017 19/01/2017 6

4 AUXILIAR DE RECEPCION 13/01/2017 23/01/2017 10

27

Prestacion de servivicios profesionales para

brindar asesoria al Concejo de Tunja en lo

concerniente a gestión del talento humano y

modelo estandar de control interno (MECI 2014) 13/01/2017 19/01/2017 6

10

Prestación de servicios de apoyo a la gestión

para el manejo y la difusión de la información

del Concejo Municipal de Tunja en medios de

comunicación 13/01/2017 19/01/2017 6

2 AUXILIAR DE ARCHIVO 13/01/2017 18/01/2017 5

5

Prestacion de servicios de apoyo a la gestion en

el manejo del sonido del salón de sesiones del

concejo de Tunja y realizar la grabacion de las

sesiones plenarias y de comision que se 13/01/2017 19/01/2017 6

6


para realizar el mantenimiento fisico de la 13/01/2017 19/01/2017 6

7

Prestacion de servicios de apoyo a la gestión en

la tesorería del Concejo Municipal de Tunja 13/01/2017 19/01/2017 6

8

Prestación de servicios personales como

auxiliar de la Secretaria General del Concejo

Municipal de Tunja 13/01/2017 19/01/2017 6

11 CONTADORA 13/01/2017 19/01/2017 6

18

Prestar los servicios de apoyo a la gestion como

unidad de apoyo a la gestión de la honorable

concejal… 13/01/2017 19/01/2017 6

28



concejal… 13/01/2017 19/01/2017 6

37

Prestacion de servicios para brindar asistencia y

apoyo a las comisiones accidentales y sesiones

plenarias 25/01/2017 30/01/2017 5

19 ASESOR DE (SG – SS) 13/01/2017 19/01/2017 6


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




Criterio: 1082 de 2015 Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP Causa: Falta de control en la obligación establecida de publicidad de los contratos Efecto: Incumplimiento de las normas de publicidad de los contratos RESPUESTA DE LA ENTIDAD: El Concejo de Tunja, siempre ha sido cumplidor en los deberes formales que demandan las entidades de control y de observancia, y en ocasiones la página de estas entidades se vuelve pesada y difícil para este subir los documentos, tomamos esta observación para ser más ágiles en el cumplimiento. DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, sino que por el contrario lo confirma, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta Se emite opinión EFICIENTE sobre el Resultado de la Evaluación de la Rendición de la Cuenta teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 94 puntos; con base en el siguiente resultado:


En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 175 de 30 de noviembre de 2013 de la Contraloría Municipal de Tunja, el Concejo Municipal de Tunja, rindió en oportunidad la cuenta correspondiente a la vigencia 2017. Sin embargo, como se puede observar en la tabla 1-2 Rendición y Revisión de la Cuenta, algunos formatos presentaron debilidades en su contenido, presentándose las siguientes observaciones:

OBSERVACION No. 5 Observación Administrativa Condición Se presentan inconsistencias en la algunos formatos rendidos en la cuenta anual consolidada como se describe a continuación

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0,10 10,0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0,30 28,0

Calidad (veracidad) 0,60 56,0

1,00 94,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

93,3

TABLA 1-2

100,0

93,3



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




Formato F01_AGR.FMT Catálogo de Cuentas. Al revisar la información rendida en la cuenta anual consolidada, se evidenciaron inconsistencias en el formato así:

CUENTA DESCRIPCION Saldo Balance de Prueba Dic. 2017

Saldo Formato FO1 Catálogo

de Cuentas DIFERENCIA

166501 MUEBLES Y ENSERES 10.533.078,00 99.703.598,00 89.170.520,00

166502 Equipo y máquina de oficina 121.236.095,64 32.065.576,00 (89.170.519,64)

167001 Equipo de comunicación 46.240.492,00 46.240.492,00 -

167002 EQUIPO DE COMPUTACION 94.454.648,84 94.454.649,00 0,16

168002 CAFETERIA 4.444.474,00 4.444.474,00 -

168504 Maquinaria y equipo -23.827.868,00 (23.827.882,00) (14,00)

168506 Muebles, enseres y equipo de o -47.973.661,14 (47.983.647,00) (9.985,86)

168507 Equipos de comunicación y computación -78.337.575,00 (78.337.575,00) -

168509 CAFETERIA -4.219.705,00 (4.219.705,00) -

Total DEPRECIACION ACUMULADA (CR) -154.358.809,14 (154.368.809,00) (9.999,86)

Total PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 122.549.979,34 122.539.980,00 (9.999,34)

Tal y como se muestra en la tabla anterior se evidencia que se diferencias entre el formato rendido, con los saldos reflejados en el balance de prueba y libros contables. RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Si en el formato en mención (Formato F01_AGR.FMT –catálogo de cuentas). al subirlo, por manipulación al pasar el formato se presentó una diferencia en el movimiento crédito de la cuenta 168506, por valor de $10.000, puesto que el valor real era $8.559.092. De igual manera este valor no afectó en nada los estados financieros presentados del año 2017. Esta observación se tiene en cuenta para tener más cuidado en subir los documentos. Formato_201714_F07_AGR. Ejecución de Gastos. Al revisar la información rendida en la cuenta anual consolidada, se evidenciaron inconsistencias en el formato así:

PPTO DEFINITIVO Seg. Formato 201714_f07 Seg. Ejec pptal

DIFERENCIA

(G) Código Rubro Presupuestal (C) Nombre Rubro Presupuestal PPTO DEFINITIVO

A12120101011 Bonificación de Recreación 1.101.724,00 1.201.724,00 100.000,00

A12120101011 Horas Extras dominicales y Festivos 2.488.275,00 2.188.275,00 -300.000,00

A12120101011 Intereses a las Cesantías 2.948.924,00 2.198.924,00 -750.000,00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




A12120101011 Bonificación por servicios prestados 5.224.449,00 5.124.449,00 -100.000,00

A12120101011 Honorarios profesionales 213.723.332,00 213.173.332,00 -550.000,00

A12120101011 Remuneración Servicios Técnicos 251.805.253,00 252.205.253,00 400.000,00

A12120101011 Pago Cesantías Fondo Nacional del Ahorro -4.800.000,00 4.800.000,00

A12120101011 Instituto de Seguros Sociales Pensiones 20.567.922,00 21.317.922,00 750.000,00

A12120101011 ESAP y Otras Universidades Ley 21 y 812/03

1.021.320,00 1.121.320,00 100.000,00

A12120101011 Escuelas Industriales a Institutos Técnicos 2.141.942,00 2.241.942,00 100.000,00

A12120101011 Fondos de Cesantías 23.124.370,00 18.324.370,00 -4.800.000,00

A12120101011 Fondos de Pensiones 11.880.877,40 15.100.070,00 3.219.192,60

A12120101011 Riesgos profesionales 4.284.014,60 929.200,00 -3.354.814,60

A12120101011 Administradora de Riesgos Profesionales -135.622,00 0,00 135.622,00

A12120101011 Aportes Parafiscales COMFABOY 8.712.566,00 8.962.566,00 250.000,00

Totales 544.089.347,00 544.089.347,00 0,00

Tal y como se muestra en la tabla anterior se evidencia que los saldos anteriores de los Rubros presupuestales presentan diferencias entre el formato presentado en la cuenta anual consolidada en el SIA y la Ejecución Presupuestal en libros.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Formato_201714_F43_cmt_ Austeridad del Gasto (la

diferencia de esta cuenta está representada (contabilidad Rubro Servicios técnicos por

valor de $ 247.807.225, ejecución de $ 252.205.253, por lo cual se obtiene una diferencia

de $ 4.398.028.). Esta diferencia es el valor de cuentas por pagar $ 4.398.028, que figuran

en la resolución de cuentas por pagar 2017.

Formato_201714_F43_cmt_ Austeridad del Gasto. Según información reportada por medio del SIA sobre Austeridad del Gasto, la Corporación presenta el saldo correspondiente al Rubro Servicios técnicos por valor de $ 247.807.225, pero al realizar la verificación con la ejecución presupuestal este Rubro presenta un valor de $ 252.205.253, por lo cual se obtiene una diferencia de $ 4.398.028.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Los ingresos que se reciben del municipio de Tunja, están

relacionados dentro de los formatos, en esta observación se deja para hacer una

verificación completa de la cuenta y se confrontará.

Formato_f08a_arg Modificaciones al presupuesto de ingresos: Se evidencia que las

reducciones reportadas en el Sia, no coinciden con las reportadas en libros, debido a que

tienen una diferencia de $ 370.087 pesos en el formato_f08a_arg Modificaciones al

presupuesto de ingresos de la vigencia 2017.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




Formato _f08b_arg modificaciones al presupuesto de egresos: Se puede evidenciar que

lo reportado en el SIA, no coincide con el valor en libros, debido a la falta de la resolución

No 064 de 2017, por la cual se realiza un traslado por valor de $ 1.700.000, el cual se

puede evidenciar en el formato _f08b_arg modificaciones al presupuesto de egresos, que

no se encuentra reportado en el SIA.

Criterio: Resolución No. 175 de 30 de noviembre de 2013 de la Contraloría Municipal de

Tunja

Causa Falta de control en el diligenciamiento de la información reportada al SIA

Efecto Presentación de informes con inconsistencias

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Si, efectivamente la resolución No.164 del dentro del

formato Formato _f08b_arg modificaciones al presupuesto de egresos, falto relacionarla

al final de las resoluciones, se deja esta observación como inmediata para mejorar.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, sino que por el

contrario lo confirma, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

2.1.1.3 Legalidad Para verificar la legalidad financiera se procedió a revisar el cumplimiento de las normas contables en la elaboración y presentación de los estados financieros del Concejo Municipal de Tunja a 31 de diciembre de 2016, de igual forma se evaluó el cumplimiento de las normas presupuestales en la elaboración, presentación, aprobación y ejecución del presupuesto. En lo referente al componente de gestión contractual se verifico el cumplimiento de las obligaciones en el Secop, el cumplimiento de los principios y procedimientos en la contratación en cada una de sus etapas, la asignación de supervisor e informes presentados, el cumplimiento del objeto contractual y la liquidación de los contratos, obteniendo una calificación de 91,2 puntos, siendo Eficiente el cumplimiento de las normas que le son aplicables a la Corporación.


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VERSIÓN: 02




2.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento De la evaluación al Plan de Mejoramiento, se conceptúa que el resultado de éste se cumple dada la calificación de 88.9 puntos


En la evaluación del cumplimiento al plan de mejoramiento a diciembre de 2016, se evidencia que algunos de la acciones de mejoramiento se cumplen y otros se cumplen parcialmente ya que se evidenciaron deficiencias en el examen realizados como se muestra a continuación.

Grado de cumplimiento

No cumplido: entre 0 y 0.99 puntos

0

Cumplimiento parcial: entre 1.0 y 1.89 puntos

2

Cumplido: entre 1.9 y 2.0 puntos 7


Atribuido

Financiera 0,40 36,7

De Gestión 0,60 54,6

1,00 91,2

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

91,7

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

90,9

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0,20 18,0

0,80 72,0

1,00 90,0

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

90,0

90,0

Calificación

Cumple

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Efectividad de las acciones



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Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIÓN

No. acciones cumplidas = Total acciones cumplidas

Total acciones = 17/20 = 85%

Este indicador señala que de las 20 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento a 17, lo que corresponde a un 85% de cumplimiento.

No. acciones cumplidas = Total acciones parcialemnte cumplidas

Total acciones 2/20=10%

Este resultado establece que la Entidad dio cumplimiento parcial a 2 acciones, equivalentes al 10%.

No. acciones cumplidas = Total acciones no cumplidas

Total acciones =1/20=5%

Este indicador señala que hubo 1 acción que no se cumplió lo equivalentes al 5%.

Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento Elaboró: Comisión de Auditoría

Las acciones de mejoramiento que se cumplieron de manera parcial corresponde a los hallazgos 4 y 18 y la acción que no se cumplió corresponde al hallazgo 13 del plan de mejoramiento suscrito como resultado de la auditoría realizada de la vigencia 2016 los cuales se deben incluir en el plan de mejoramiento que resulte de la actual auditoria. 2.1.1.5 Evaluación del Control Fiscal Interno

El artículo 209 de la Constitución Política preceptúa “...Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley”; además dispone: que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la ley...”.

La formulación y responsabilidad del Control Interno tiene como base legal el artículo 6o. de la Ley 87 de 1993 el cual establece que “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.”; de conformidad con la normatividad expuesta, la Comisión de auditoria procedió a realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno de acuerdo a la percepción que se tuvo en desarrollo del proceso auditor y del manejo


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de los documentos que involucran la contratación, presupuesto, Tesorería, contabilidad y almacén, la cual arrojo el siguiente resultado:

El Concejo Municipal de Tunja mediante Resolución 102 de 2013 adoptó el Modelo Estándar de Control Interno - MECI y mediante Resolución 130 de 2013 adoptó el Manual de procesos y procedimientos, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 943 de 2014, el Concejo Municipal de Tunja a través de Resolución 088 de 2014 estableció los parámetros para realizar la actualización y ajuste al MECI.

El Concejo Municipal de Tunja ha venido actualizando el MECI de acuerdo con lo establecido en el decreto 943 de 2104 y se ha avanzado en implementación de las fases de conocimiento, fase de diagnóstico, fase de planeación de la actualización, así mismo se tiene documentado la estructura del MECI con sus módulos correspondientes como lo son Módulo de Control de Planeación y Gestión y Módulo de Evaluación y seguimiento y sus componentes.

Se cuenta con la caracterización de los procesos, el mapa de procesos y procedimientos documentados.

Se presentó el informe ejecutivo anual y los informes pormenorizados de control interno.

Se realizó el Plan de auditorías para la vigencia 2017 con el fin de establecer el nivel de implementación del MECI y Sistema de gestión de calidad a los diferentes procesos de la Corporación, dentro del informe de auditoría se reflejan las oportunidades de mejora y las no conformidades evidenciadas, así mismo la elaboración del plan de mejoramiento con el fin de subsanar las deficiencias detectadas.

Se emite una opinión Eficiente, con base en el anterior resultado:

2.2. CONTROL DE RESULTADOS 2.2.1. Evaluación Planes, Programas y Proyectos La ley 1474 de 2011 en su artículo 74 establece la obligatoriedad que tienen las entidades públicas de publicar el Plan de Acción, el cual debe contener los objetivos, estrategias,


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0,30 28,1

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0,70 64,2

1,00 92,4

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

TOTAL

TABLA 1-7


93,8

91,8

CONTROL FISCAL INTERNO


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proyectos, metas, responsables, planes de compras, distribución presupuestal e indicadores de gestión. El Concejo Municipal de Tunja para la vigencia 2017 constituye el Plan de acción el cual se considera como el instrumento que permita articular los objetivos, metas y estrategias que serán utilizadas para cumplir con la misión de la entidad. El Concejo Municipal de Tunja por mandato Constitucional debe ejercer funciones político administrativas y funciones de control político. La función político administrativa se refiere a la actividad normativa ejercida durante la vigencia, dentro de la cual observamos que se presentaron 50 proyectos de acuerdo de los cuales 4 fueron presentados por el Concejo Municipal, 42 fueron presentados por el Alcalde Municipal, 1 presentado por la Contraloría Municipal y 3 presentados por la Personería Municipal. De estos 50 proyectos de acuerdo fueron sancionados 30. En cuanto a la función de control político a través de las proposiciones presentadas por los Concejales, se realizaron citaciones e invitaciones a las entidades para realizar el control político correspondiente. Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Resultados es Favorable como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:


2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 2.3.1. Estados Contables La opinión fue Sin salvedades debido a la evaluación de las siguientes variables:

FACTORES MINIMOSCalificación

Total

Eficacia 16,0

Eficiencia 30,0

Efectividad 34,7

coherencia 10,0

90,7

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

100,0

0,30

1,00

Calificación

Cumple

TABLA 2-1

CONTROL DE RESULTADOS

0,4086,7

80,0 0,20

100,1

0,10

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

Calificación Parcial Ponderación


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BALANCE GENERAL COMPARATIVO 2017-2016

En el Balance General comparativo de las vigencias 2017-2016, se evidencia que para la vigencia 2017 el Activo disminuyo en un 28,85% con respecto a la vigencia 2016, observándose que la única cuenta que presenta incremento es la cuenta de Deudores con un aumento representativo de 2004%, la cuenta Disponible presenta disminución del 46,80%, Propiedad, planta y equipo presenta una disminución del 21,98% y Otros Activos presenta una disminución del 35,93%.

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (Pesos) 33.208,0

0,0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100,0

Calificación

Sin salvedad o

limpia

TABLA 3-1

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Indice de inconsistencias (%)

2017 2016 $ %

CORRIENTE 68.432.010,66 109.861.334,00 -41.429.323,34 -37,71 34,14

11 DISPONIBLE 58.189.010,66 109.374.646,00 -51.185.635,34 -46,80 29,03

14 DEUDORES

10.243.000,00 486.688,00 9.756.312,00 2004,63 5,11

NO CORRIENTE 131.999.979,34 171.827.398,00 -39.827.418,66 -23,18 65,86

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 122.549.979,34 157.077.398,00 -34.527.418,66 -21,98 61,14

19 OTROS ACTIVOS 9.450.000,00 14.750.000,00 -5.300.000,00 -35,93 4,71

TOTAL ACTIVO 200.431.990,00 281.688.732,00 -81.256.742,00 -28,85 100,00

24 CUENTAS POR PAGAR 7.049.235,00 - 7.049.235,00 99,00 3,52

25 OBLIGACIONES LABORALES 18.324.369,53 3.381.263,00 14.943.106,53 100,00 9,14

TOTAL PASIVO 25.373.604,53 3.381.263,00 21.992.341,53 650,42 12,66

31 HACIENDA PUBLICA 264.829.390,00 245.722.279,00 19.107.111,00 7,78 151,28

PATRIMONIO INSTITUCIONAL -26.349.339,00 -20.181.762,00 -6.167.577,00 30,56 -15,05

EXCEDENTE DEL EJERCICIO -63.421.666,00 52.766.952,00 -10.654.714,00 -220,19 -36,23

TOTAL PATRIMONIO 175.058.385,00 278.307.469,00 -103.249.084,00 -37,10 151,28

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 200.431.989,53 281.688.732,00 -81.256.742,47 -28,85 163,94

ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

CUENT

ACONCEPTO

PERIODO VARIACION

% PART. PERIODO


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2.3.1.1 ACTIVO

COMPOSICION DEL ACTIVO A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

Los Activos del Concejo Municipal de Tunja a 31 de diciembre de 2017 presentan un saldo de $ 200.431.990 pesos. Se observa que la partida más representativa corresponde al grupo de Propiedad, planta y equipo con una participación del 61,1%, seguido de los grupos Disponible el cual tiene una participación del 29%, Deudores con una participación del 5% y Otros Activos con una participación de 4,7% del total de los Activos.

CAJA MENOR La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la administración; se asigna a un funcionario como responsable de su manejo. La Caja menor para la vigencia 2017 del Concejo Municipal de Tunja, Se constituyó por resolución No 02 de 2017, por la cuantía de $2.000.000 para atender en forma ágil y funcional los gastos urgentes e indispensables de mínima cuantía, los cuales no se puedes someter al trámite ordinario de pagos, asignándose como responsable del manejo a la Tesorera General y tiene como finalidad sufragar gastos que tengan el carácter de urgentes para los siguientes rubros de gastos:

CODIGO CONCEPTO VALOR

212010122-6 MANTENIMIENTO 700.000,00

21201010121-1 MATERIALES Y SUMINISTROS 1.000.000,00

21201010122-01 COMUNICACIONES Y TRANSPORTE 100.000,00

212010122-02 SERVICIOS PUBLICOS 200.000,00

TOTAL 2.000.000,00

11 DISPONIBLE 58.189.010,66 29,0%

14 DEUDORES 10.243.000,00 5,1%

16

PROPIEDAD

PLANTA Y

EQUIPO

122.549.979,34

61,1%

19 OTROS ACTIVOS 9.450.000,00 4,7%

200.431.990,00 100%

ACTIVO

TOTAL ACTIVO


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VERSIÓN: 02




Para el primer desembolso por valor de $ 1.000.000 pesos, se expiden Certificados de Disponibilidad Presupuestal No. 52 de fecha 17 de febrero de 2017 por valor de $ 1.000.000 pesos para Materiales y suministros, No. 53 de fecha 17 de febrero de 2017 por valor de $ 700.000 pesos para Mantenimiento, No. 54 de fecha 17 de febrero de 2017 por valor de $ 200.000 pesos para Servicios Públicos y No. 55 de fecha 17 de febrero de 2017 por valor de $ 100.000 pesos para comunicaciones y transporte. Por medio de Resolución No 30 de 31 de julio de 2017, se resuelve Modificar la caja menor de CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA, para la vigencia fiscal de 2017, en una cuantía de $ 2.000.000 a $ 4.000.000, el cual el primer giro será del 50% de su monto, con Certificado de Disponibilidad Presupuestal No 97 de julio de 2017.

OBSERVACION No. 6 Observación Administrativa Condición Teniendo en cuenta que para la constitución de la caja menor se debe contar con los Certificados de Disponibilidad Presupuestal con los cuales se garanticen que existen recursos y con los respectivos comprobantes de pago que muestra las fechas que se realizaron los pagos, se evidenció que el primer pago se realizó el 9 de Febrero de 2017 por valor de $ 3.022 a favor de Movistar, mientras que el primer desembolso se realizó el 17 de febrero de 2017, por lo cual se puede observar que el pago se realizó antes de que el dinero fuera ingresado a la caja menor. Por lo tanto no se estaría cumpliendo de manera adecuada lo establecido en el Decreto 2768 de 2012. Art.13 – numerales 3 y 4 “Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.” y “Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.” Criterio: Decreto 2768 de 2012. Art.13 – numerales 3 y 4 Causa: Falta de planeación en el momento de constituir la caja menor Efecto: Se realiza pago para ser legalizado posteriormente con la constitución de la caja menor RESPUESTA DE LA ENTIDAD: El recibo 9 de Febrero de 2017 por valor de $ 3.022 a favor de Movistar, se canceló caja menor, el día 7 de febrero de 2017, se tiene en cuenta esta observación para tener más cuidado en el pago de los gastos por este rubro. Se deja como

acción inmediata. DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, sino que por el contrario lo confirma, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.


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OBSERVACION No. 7 Observación Administrativa Condición Al verificar los pagos efectuados por caja menor, se puede evidenciar la falta del recibo con fecha 14 de septiembre de 2017, por valor de $3.000, realizado en el almacén ferre técnico, por concepto de compra de dos empaques para greca. Por lo tanto no se estaría cumpliendo de manera adecuada el Decreto 2768 de 2012. Art. 8- numeral 8 “Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.” Criterio: Decreto 2768 de 2012. Art. 8- numeral 8 Causa: Falta de controles en los documentos soporte de los pagos Efecto: Realización de pagos sin el soporte correspondiente RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Si, ese pago era un recibo muy pequeño, se había adherido a un papel blanco, y se cayó, por lo tanto en adelante se verificará con más cuidado los documentos que soportan la caja menor. DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, sino que por el contrario lo confirma, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

BANCOS Los recursos del Concejo Municipal de Tunja, durante la vigencia 2017 se manejaron a través de dos (2) cuentas corrientes y una (1) de ahorros de los Bancos Bancolombia Cuenta Corriente No. 88279121522 y Davivienda Cuenta Corriente No. 1765 6999 5556 y Cuenta de Ahorros No. 1765 0003 7203. Se analizaron las conciliaciones Bancarias verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios suministrados por la Entidad, y se analizaron las partidas conciliatorias de manera selectiva, además de las colillas de las chequeras de la vigencia 2017. En el caso se evidencia la correcta coherencia de los saldos de la cuenta y los extractos bancarios.

DEUDORES La cuenta deudores, presenta un saldo a 31 de diciembre de 2017 por valor de $ 10.243.000 pesos, correspondiente a pago por cuenta a terceros. Este valor corresponde a un doble pago de retención en la fuente correspondiente al periodo de mayo de 2017, el primer pago se hizo efectivo el 7 de junio de 2017 y el mismo pago el 8


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CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




de junio de 2017, por valor de $ 8.343.000, por lo cual se solicita por medio de resolución número 6282026 de febrero de 2018, devolución y/o compensación ante la DIAN, la cual se efectuó el 16 de febrero de 2018 en la cuenta de ahorros del Banco Davivienda No. 176500037203. El segundo saldo corresponde a una libranza pagada pero no descontada durante el mes de diciembre, por valor de $ 1.900.000, clasificándola contablemente como una cuenta por cobrar al cierre de la vigencia, valor que es reintegrado por el obligado en la cuenta de ahorros del Banco Davivienda No. 176500037203 el día 4 de enero de 2018.

OBSERVACION No. 8 Observación Administrativa Condición Teniendo en cuenta el saldo en la subcuenta 147064 Cuenta Terceros de la cuenta 1470 Otros deudores por valor de $ 1.900.000 correspondiente al pago de una libranza no descontada durante el mes de diciembre de 2017, se evidencia falta de control en el manejo de los recursos, lo anterior teniendo en cuenta que esta libranza no se pudo descontar ya que el tercero en quien figura la obligación corresponde a un miembro del Concejo Municipal de Tunja, que al no recibir pago por cesiones realizadas durante el mes de diciembre, no fue posible realizar el descuento correspondiente, sin embargo se realizó el pago al entidad beneficiaria de la libranza. Criterio: Ley 87 de 1993 articulo 2 literal a Causa: Falta de control en el manejo de los recursos Efecto: Afectación de los recursos disponibles de la entidad RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La libranza corresponde al concejal Wilson Ruíz, quien al corte de diciembre, como no hubo sesiones extras, le fue imposible hacer la consignación, y por este motivo, la realizó el día 4 de Enero de 2018, este fue un caso fortuito, ya que jamás el Concejo de Tunja, ha realizado ninguna práctica que afecte los recursos de la entidad. DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, sino que por el contrario lo confirma, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO La cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, presenta un saldo a 31 de diciembre de 2017 por valor de $ 122.549.979 pesos, representados en los bienes del municipio. Se observa una disminución en el saldo de esta cuenta con relación a la vigencia 2016 por valor de $ 34.527.418 pesos, la entidad refleja que en la vigencia obtuvo una depreciación acumulada


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correspondiente a $ 154.358.809, se refleja la disminución en el saldo de Propiedad, planta y equipo. Durante la ejecución de la auditoria se evidenció que el Concejo de Municipal de Tunja no posee un software para el manejo de los bienes, por lo cual se lleva un archivo en Excel donde se encuentran individualizados los bienes de la Corporación en su gran mayoría y se les realiza el cálculo de la depreciación acumulada de acuerdo con la vida útil de cada bien utilizando el método de línea recta. Durante el año, se realizó la depuración de inventarios de la cuenta 16 y 19, por lo anterior para el año 2017 se realizó bajas del inventario por valor de $76.697.278 costo histórico aprobada por el presidente del Concejo Municipal de Tunja mediante Resolución No 76 de diciembre de 2017, estos bienes fueron entregados a la empresa de reciclaje Asociación de Recicladores de Boyacá. La entidad conto con una depreciación acumulada de -$154.358.809, la cual fue ajustada durante la vigencia debido a la depuración de bienes que se realizó.

OBSERVACION No. 9 Observación Administrativa Condición Según Resolución No. 76 de 2017 se dan de baja algunos bienes muebles de los inventarios, se puede observar que el bien identificado como Cabina de sonido color negro de 300 w marca SMT E 12 soundking (serial: 000116) por valor de $ 1.010.500 quedo doblemente registrado como baja en la cuenta contable 167002 Equipos de computación presentándose una posible subestimación en la cuenta contable por este valor. Criterio Ley 87 de 1993 articulo 3 literal e Causa Falta de controles en los registros de la información Efecto Subestimación de los saldos contables RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Esta observación se deja para verificarla dentro del plan de mejoramiento. DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, sino que por el contrario lo confirma, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

OTROS ACTIVOS La cuenta de Otros Activos, presenta un saldo a 31 de diciembre de 2017 por valor de $ 9.450.000 pesos, representados en Bienes de Arte y Cultura por este valor.


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La cuenta 197008 software por valor de $ 12.500.000, se observa un aumento en el saldo de esta cuenta con relación a la vigencia 2016 por valor de $ 7.200.000 pesos, el cual se debe a la reclasificación de software de la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, a la cuenta Otros Activos por valor de $ 12.500.000 debido a que es un bien Intangible y la baja de registrada de software por valor de $ 5.300.000, adicional se realiza una reclasificación de la amortización del mismo software a la cuenta 197508 por valor de $ 12.500.000, debido a que se encontraba en la cuenta 16 Propiedad, Planta y Equipo en Depreciación acumulada.

CARGOS DIFERIDOS

OBSERVACION No. 10 Observación Administrativa Condición El Régimen de contabilidad pública describe la cuenta 1910 Cargos diferidos así: “Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios que con razonable seguridad, proveerán beneficios económicos futuros o un potencial de servicio en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. Así mismo, incluye las transferencias condicionadas y los descuentos en la colocación de bonos y títulos. Los cargos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos, según corresponda...” Teniendo en cuenta lo anterior el Concejo Municipal de Tunja no le está dando el manejo adecuado al registro contable de los bienes de consumo como es el caso de los elementos de aseo, cafetería y papelería, ya que según los informes de inventarios a diciembre de 2017 se evidencia que se cuenta con un stock de existencias de este tipo de bienes que no han sido utilizados, a los cuales se les debe realizar la amortización correspondiente de acuerdo con las salidas al consumo y reflejar el saldo del inventario en las subcuentas correspondientes de las cuenta 1910 Cargos Diferidos al cierre de la vigencia. Es de aclarar que esta observación ha sido recurrente en las dos últimas vigencias auditadas. Criterio Plan General de Contabilidad Pública Principio de Registro, Resolución 357 de 2008 numeral 2.1.1.2 Clasificación

Causa No se atienden las normas establecidas por la Contaduría General de la República

Efecto Información contable con inconsistencias

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Los bienes de consumo se llevan de manera organizada a través de entradas, salidas y saldos de los elementos que existen en la entidad, se lleva el control de cada uno de los saldos de los bienes que se utilizan, y se llevan los saldos de los mismos, sin embargo se tiene en cuenta para llevarla a la contabilidad para el año 2018, como saldos para su amortización.


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VERSIÓN: 02




DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, sino que por el contrario lo confirma. Es preciso recordar que está observación viene desde la vigencia 2016, por lo tanto al no ser corregida podrá ser causal de dar aplicación a lo dispuesto en el artículo 101 de la ley 42 de 1993, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

2.3.1. PASIVO

COMPOSICIÓN DEL PASIVO A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

CUENTA

DESCRIPCION SALDO % PARTIC.

24 BIENES Y SERVICIOS

4,431,235

17,5%

2436 RETENCIONES

2,618,000 10,3%

25 OBLIGACIONES LABORALES

18,324,370

72,2%

25,373,605

100%

El pasivo al cierre de la vigencia 2017, presenta un aumento con relación a la vigencia 2016 del 650,4%, el Pasivo del Concejo Municipal de Tunja a 31 de diciembre de 2017 corresponde a Cuentas por pagar con un 17,5%, Retenciones con un 10,3% y Obligaciones Laborales con un 72,2%, siendo esta ultima la cuenta más significativa en el pasivo. BIENES Y SERVICIOS Con corte a 31 de diciembre de 2017 la cuenta 240101 Bienes y Servicios por pagar refleja un saldo de $ 4.431.235 pesos, la cual se discrimina con los siguientes saldos a 31 de diciembre de 2017:

240101 BIENES Y SERVICIOS C.C. NOMBRE SALDO

1.049.619.354 ARAQUE ANGARITA MONICA FERNANDA 1.200.000,00

1.049.619.669 MEDINA TORRES MICHAEL RAUL 1.576.063,00

1.007.142.718 MENDOZA MENDOZA HILDA 1.655.172,00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




OBSERVACION No. 11 Observación Administrativa Condición El concejo municipal de Tunja refleja en la cuenta 240101 Bienes y Servicios, los gastos de servicios técnicos con sus respectivos comprobantes de egreso, al realizar la respectiva verificación se puede evidenciar que el saldo reportado no coincide con el saldo en libros de cuentas por pagar (comprobante de egreso No 000756), que tiene un valor de $1.542.855, el cual está a nombre de MEDINA TORRES MICHAEL RAUL, por valor de $1.576.063, lo cual presenta una diferencia de $ 33.208 presentándose sobrestimación en la cuenta 240101. Criterio Resolución 357 de 2008 numeral 3.8 Conciliaciones de información Efecto Información contable con inconsistencias RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Esta observación se deja para revisión con posterior respuesta dentro del Plan de Mejoramiento.

DECISION DE LA CONTRALORIA:

La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, sino que por el contrario lo confirma, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.

RETENCIONES Con corte a 31 de diciembre de 2017 la cuenta Retenciones por pagar refleja un saldo de $ 2.618.000 pesos, representada en retención en la fuente de salarios y pagos laborales por valor de $2.498.368 y en condiciones especiales para concejales por valor de $119.632.

OBLIGACIONES LABORALES CESANTIAS Con corte a 31 de diciembre de 2017 la cuenta obligaciones laborales por pagar, refleja un saldo de $ 18.324.370 pesos, el cual corresponde a las cesantías consolidadas a 31 de diciembre de 2017 la cuales se liquidaron conforme a lo establecido legalmente de los tres (3) funcionarios de planta del Concejo Municipal de Tunja y está representada en los siguientes valores:

NOMBRES No

EGRESO VALOR

RINCON BARON SIDNEY 751 10.861.359


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




JOYA NONSOQUE ALIDA 752 2.734.673

PULIDO UMAÑA SILIA INES 753 4.728.338

2.3.1.3. PATRIMONIO

Variación del Patrimonio 2017 - 2016

El patrimonio del Concejo Municipal de Tunja presenta una disminución de $ 103.249.084 pesos correspondiente al 37,10%, donde se observa que Capital fiscal aumenta solamente en un 7,78%, Resultado del ejercicio disminuye en un 20,19% y Provisiones, Depreciaciones y Agotamiento presenta un incremento en un 30,56%. 2.3.1.4 Estado de Actividad Financiera, Económica y Social

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL COMPARATIVO 2017 – 2016

CUENTA CONCEPTO COMPARATIVO VARIACION PARTI

2016 2017 $ % %

INGRESOS OPERACIONALES 2.249.385.445 2.438.821.761 189.436.317 8,4% 99,98%

44 TRANSFERENCIAS 2.249.385.445 2.438.821.761 189.436.317 8,4% 99,98%

GASTOS OPERACIONALES 2.196.174.383 2.433.769.981 237.595.598 10,8% 97,25%

51 ADMINISTRATIVOS 2.196.174.383 2.433.769.981 237.595.598 10,8% 97,25%

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL 53.211.062 5.051.780 (48.159.281) -

90,5% 0,21%

OTROS INGRESOS 1.641.241 387.339 (1.253.901) -

76,4% 0,02%

48 OTROS INGRESOS 1.641.241 387.339 (1.253.901) -

76,4% 0,02%

OTROS GASTOS 1.747.379 68.860.785 67.113.406 3841% 2,75%

58 OTROS GASTOS 1.747.379 68.860.785 67.113.406 3841% 2,75%

EXCEDENTE O DEFICIT DEL PERIODO 53.104.923 63.421.665 10.316.742 19,4% -2,60%

4 INGRESOS TOTALES 2.251.026.685 2.439.209.101 188.182.415 8,4% 100%

5 GASTOS TOTALES 2.197.921.762 2.502.630.766 304.709.004 13,9% 100% Fuente: Formato F01 Rendición de la Cuenta (Cálculos: Comisión de Auditoria) Cifras en pesos

CLAS

EDESCRIPCION 2017 2016

variacion

absoluta

variacion relativa

%

3105 CAPITAL FISCAL 264.829.390,00 245.722.279,00 19.107.111,00 7,78

3110 RESULTADOS DEL EJERCICIO -63.421.666,00 52.766.952,00 10.654.714,00 20,19

3128

PROVISIONES,

DEPRECIACIONES, AGOTAM. (26.349.339,00) -20.181.762,00 6.167.577,00 30,56

175.058.385,00 278.307.469,00 (103.249.084,00) (37,10) TOTAL PATRIMONIO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




El concejo Municipal de Tunja presento a 31 de diciembre de 2017 el siguiente Estado de Resultados:

OBSERVACION No. 12 Observación Administrativa Al revisar las cuentas que se presentan como gastos no operacionales llama la atención los conceptos registrados contablemente, es así que en la cuenta 580238 Comisiones y otros gastos registran los gastos bancarios por valor de $ 80.516, sin embargo estaría mal contabilizado ya que según el Catálogo General de Cuentas contenido en el Plan General de Contabilidad Pública, describe la cuenta 580238 así: “Representa el valor de los gastos por comisiones originados en la obtención de recursos necesarios para el financiamiento de las actividades u operaciones de la entidad contable pública”. De

NOTA

2016 2017 Valor $ %

Ingresos Operacionales 13 2.249.385.445 2.438.821.761 -189.436.316 -8,42

TOTAL INGRESOS 2.249.385.445 2.438.821.761 -189.436.316 -8,42

GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACION

Sueldos y Salarios 14 231.503.432 177.643.671 -53.859.761 -23,27

Honorarios Concejales 15 1.199.282.850 1.267.062.188

Contribuciones Efectivas 16 109.003.577 106.338.288 2.665.289 2,45

Aportes Sobre la Nomina 17 10.011.901 11.207.606 -1.195.705 -11,94

Generales 18 646.710.595 871.598.744 224.888.149 34,77

TOTAL GASTOS OPERACIONALES 2.196.512.355 2.433.850.497 -237.338.142 -10,81

UTILIDAD OPERACIONAL 52.873.090 4.971.264 47.901.826

INGRESOS NO OPERACIONALES

Ingresos No operacionales 19 1.641.241 387.339 1.253.902 76,40

TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES 1.641.241 387.339 1.253.902 76,40

GASTOS NO OPERACIONALES

Gastos de Adminisracion 20 1.747.379 68.780.269 67.032.890 3836,20

TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES 1.747.379 68.780.269 -67.032.890 -3836,20

UTILIDAD NETA DEL PERIODO 52.766.952 -63.421.666 116.188.618 220,19

* Las Notas 13 a 20 son parte integrante de los Estados Financieros

PAULA FERNANDA BACCA CELY


NIT 820.000.349-1

ESTADO DE RESULTADOS

A DICIEMBRE 31 del AÑO 2017

GASTOS

LUIS ALEJANDRO CAMARGO MARTINEZ

VARIACIONES

INGRESOS

VIGENCIA

Presidente Concejo Municipal de Tunja

Contador

SILIA INES PULIDO UMAÑA

TESORERA GENERAL


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




acuerdo con la definición de la cuenta no se estarían clasificando de manera adecuada estos concepto ya que para el caso de las comisiones y otros gastos se encuentra sumado dentro del Estado de Resultados en los Gastos Operacionales de Administración, pero siendo parte de la cuenta 58 se deberían sumar en los gastos no operacionales. RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Esta cuenta (580238 Comisiones y otros gastos), siempre se ha manejado en este código puesto que así lo determina el PLAN UNICO DE CUENTAS, ya que los bancos también nos efectúan descuentos por los servicios que nos prestan a través del portal para cancelar cada uno de las erogaciones necesarias para el manejo de las actividades y tareas diarias y necesarias para cumplir con las funciones del Concejo Municipal de Tunja, y así siempre se han presentado los informes a la Contaduría, a través de la Alcaldía . DECISION DE LA CONTRALORIA: De acuerdo con la respuesta dada por la entidad es procedente levantar la observación.

INGRESOS.

COMPOSICION DE LOS INGRESOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

INGRESOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

442803 TRANSFERENCIAS 2.438.821.761 99,98%

411003 INTERESES 387.339 0,02%

TOTAL INGRESOS 2.439.209.101 100,0%

Los ingresos del Concejo Municipal de Tunja, durante la vigencia 2017 registran un valor total de $ 2.439.209.101 pesos, evidenciándose un incremento con respecto a la vigencia 2016 de $ 188.182.415 pesos. Se observa incremento por concepto de las transferencias por valor de $ 189.436.317 pesos, en cuanto los ingresos no operacionales presentan una disminución de $ 1.253.901 pesos. Los ingresos por transferencias se componen de transferencias para honorarios de los Concejales por valor de $ 1.268.240.120 y las transferencias para gastos de funcionamiento por valor de $ 1.170.581.641. En cuanto a los ingresos no operacionales se observa que se registran intereses financieros por valor de $387.339.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




OBSERVACION No. 13 Observación Administrativa Condición Al revisar las cuentas que se presentan como ingresos no operacionales llama la atención los conceptos registrados contablemente, es así que en la cuenta 411003 Intereses registran ingresos por intereses financieros generados por los depósitos en la cuentas bancarias por valor de $ 387.339, sin embargo estaría mal clasificado contablemente ya que según el Catálogo General de Cuentas contenido en el Plan General de Contabilidad Pública, describe la cuenta 4110 así: “Representa el valor de los ingresos obtenidos de las retribuciones que efectúan los usuarios de un servicio a cargo del Estado, en contraprestación por las ventajas o beneficios que obtienen de éste. Los ingresos no tributarios comprenden, entre otros, tasas, multas, intereses, sanciones, contribuciones y concesiones.” De acuerdo con la definición de la cuenta no se estarían clasificando de manera adecuada estos concepto ya que para el caso de los ingresos por intereses o rendimientos financieros se encuentra la cuenta 40805 Financieros del grupo 48 Otros Ingresos; sin embargo se observa que este tipo de ingresos no hacen parte del presupuesto de ingresos del Concejo Municipal, razón por la cual debe establecer sino no son recursos que le correspondan a la Corporación de deben llevar como un pasivo a favor de terceros. Criterio Resolución 357 de 2008 numeral 2.1.1.2 Clasificación Causa No se atienden las normas para el registro adecuado de la información contable Efecto Inadecuada clasificación de la información contable RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La cuenta (411003 Intereses registran ingresos por intereses), siempre se ha registrado los intereses que pagan los bancos por los dineros que la entidad consigna mensualmente, ya que tenemos dos cuentas una de ahorros y otra corriente, con el fin que la mayoría de tiempo los dineros se encuentren en la cuenta de ahorros para generar algunos intereses. ), Siempre se ha manejado en este código puesto que así lo determina el PLAN UNICO DE CUENTAS. DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, ya que los rendimientos financieros generados en las cuentas bancarios no están catalogados como ingresos tributarios sino que por el contrario hacen parte de otros ingresos financieros como lo describe la cuenta 4805 Financieros del grupo 48 Otros ingresos. Es preciso recordar que está observación viene desde la vigencia 2016, por lo tanto al no ser corregida podrá ser causal de dar aplicación a lo dispuesto en el artículo 101 de la ley 42 de 1993, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




GASTOS Y COSTOS.

COMPOSICION DE LOS GASTOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

GASTOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

51 DE ADMINISTRACION 2.433.769.981 97,25%

58 OTROS GASTOS 68.860.785 2,75%

TOTAL GASTOS 2.502.630.766 100,00%

Los gastos del Concejo Municipal de Tunja al cierre de la vigencia 2016 presentan un saldo de $ 2.433.769.981, donde los Gastos Administrativos representan el 97,25% y los Gastos no Operacionales por valor de $68.860.785 representan el 2,75%. Dentro de los gastos administración se observa que la cuenta más representativa corresponde a los honorarios de los Concejales por valor de $ 1.267.188 pesos, seguido de comisiones honorarios y servicios por un valor de $ 760.113.149. La cuenta otros gastos corresponde a una devolución a la alcaldía mayor de Tunja por valor de $68.780.269, reintegro realizado por medio de la resolución número 17 de 2017, debido a saldos no ejecutados de los años 2015-2016; y a gastos bancarios clasificados como Comisiones y otros gastos por valor de $80.516. Avance convergencia nuevo marco normativo contable El Concejo Municipal de Tunja se encuentra dentro del marco normativo para entidades de gobierno para el cual aplica lo contenido en la Resolución 533 de 2015 y sus modificaciones de la contaduría General de República el cual está conformado por el marco conceptual para la preparación y presentación de los hechos económicos, los procedimientos contables, las guías de aplicación, el catálogo general de cuentas y la doctrina contable pública. Dentro del avance hacia el nuevo marco normativo contable presentado por el concejo Municipal de Tunja se evidencia el Estado de situación Financiera de apertura a 31 de diciembre de 2017, se encuentran documentado el Manual de políticas contables. Durante la vigencia 2017 se realizaron los comités de sostenibilidad contable en donde se estable la necesidad de tomar las medidas necesarias para la convergencia hacia el nuevo marco normativo contable y la necesidad de realizar las depuraciones pertinentes a la información contable de la Corporación. OPINION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




Los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2017, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Limpios.

2.3.1.5. Concepto Control Interno Contable

La Resolución 357 de 2008 de la Contaduría general de la Nación define el control interno contable como el “Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el Régimen de Contabilidad Pública”. Por lo tanto las entidades públicas deben realizar las gestiones administrativas, con el fin de garantizar que la información contable cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, y que sirva como instrumento para los usuarios de la información la cual deberá reflejar la realidad económica y financiera de la entidad. El Concejo Municipal de Tunja registra su información contable a través del sistema de información Alamosoft, en el cual se maneja la información contable, de tesorería, presupuestal y nómina. La corporación no cuenta con un módulo de inventarios, en el cual se lleven los registro de la información de bienes devolutivos y de consumo con sus correspondientes entradas, salidas, depreciaciones y amortización, por lo cual toda la información para el registro de adquisiciones, traslados, salidas, amortizaciones, depreciaciones se deben realizar de manera manual en el sistema contable, ya que se lleva el control de los inventarios en una hoja de Excel.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 4,49

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,46

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,81

1.1.2. CLASIFICACIÓN 4,25

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,33

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,67

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 5,00

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4,33

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4,34


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VERSIÓN: 02




1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,34

Durante el proceso auditor se hizo evaluación del control interno contable, con una calificación de 4,49 el cual se establece como adecuado al encontrarse en el rango entre 4.0 y 5.0. Sin embargo se establecieron deficiencias de índole contable ya que no se tienen identificados claramente los riesgos, se presentan algunas inconsistencias en cumplimiento al principio de registro, la revelación y control del manejo de los bienes, la clasificación de ingresos no operacionales, los cuales fueron descritos en el análisis de las cuentas contables. 2.3.2. Gestión Presupuestal SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:


Para el cálculo del presupuesto para gastos del Concejo Municipal de Tunja, se debe tener en cuenta el artículo primero de la Ley 1368 de 2009 para establecer los honorarios de los Concejales y el artículo 10 de la ley 617de 2000 para el cálculo de los gastos de funcionamiento. El Artículo primero de la Ley 1368 de 2009 establece que:

“Artículo 1°. El artículo 66 de la Ley 136 de 1994 quedará así:

Artículo 66. Liquidación de honorarios. Atendiendo la categorización establecida en la Ley 617 de 2000, el valor de los honorarios por cada sesión a que asistan los concejales será el señalado en la siguiente tabla:

Categoría Honorarios por sesión

Especial $ 347.334

Primera $ 294.300

Segunda $ 212.727

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Eficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 90,0

Con deficiencias

Evaluación presupuestal 90,0

GESTIÓN PRESUPUESTAL

TABLA 3- 2

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=329#66


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VERSIÓN: 02




Tercera $ 170.641

Cuarta $ 142.748

Quinta $ 114.967

Sexta $ 86.862

A partir del primero (1°) de enero de 2010, cada año los honorarios señalados en la tabla anterior se incrementarán en un porcentaje equivalente a la variación del IPC durante el año inmediatamente anterior.

En los municipios de categoría especial, primera y segunda, se pagarán anualmente ciento cincuenta (150) sesiones ordinarias y hasta cuarenta (40) extraordinarias al año. En los municipios de categorías tercera a sexta, se pagarán anualmente setenta (70) sesiones ordinarias y hasta veinte (20) sesiones extraordinarias al año.”

De conformidad con lo dispuesto en el citado artículo, teniendo en cuenta que el Municipio de Tunja pertenece a la categoría primera, para la vigencia 2017 los honorarios de los Concejales, ajustados al IPC, el cual corresponde al 6,77%, corresponde al valor de $ 371.296 pesos, así mismo el número de sesiones ordinarias es de 150 y 40 el número de sesiones extraordinarias.

El artículo 10 de la ley 617de 2000 establece que:

“Artículo 10.- Valor máximo de los gastos de los concejos, personerías, contralorías distritales y municipales. Durante cada vigencia fiscal, los gastos de los concejos no podrán superar el valor correspondiente al total de los honorarios que se causen por el número de sesiones autorizado en el “Artículo 20 de esta ley, más el uno punto cinco por ciento (1.5%) de los ingresos corrientes de libre destinación.”

Mediante Acuerdo Municipal 0025 de 2016 por el cual se establece el presupuesto de ingreso y gastos del Municipio de Tunja, se le asignó al Concejo Municipal un presupuesto de $ 2.401.514.332 de los cuales para gastos de funcionamiento la suma de $ 1.082.301.582 y para honorarios la suma de $ 1.319.212.750. De acuerdo con el presupuesto asignado, el Concejo Municipal de Tunja a través de la Resolución 001 de 2017 realiza la desagregación del presupuesto de gastos para la vigencia 2017. Mediante Acuerdos Municipales No 004 de febrero de 2017 y 023 del 30 de Noviembre de 2017, se modificó el presupuesto de Rentas y Gastos del Municipio de Tunja, adicionando recursos al presupuesto entre los cuales para el Concejo Municipal de Tunja se adiciona mediante el primer acuerdo la suma de $ 56.499.045 pesos y mediante el segundo acuerdo la suma de $ 28.492.216 pesos y $ 3.288.797 pesos, los cuales fueron adicionados al


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presupuesto del Concejo Municipal de Tunja mediante Resoluciones No 014, 044 y 058 de 2017, mostrando un total de $ 88.280.058 pesos. Mediante Resolución No. 080 de diciembre de 2017, el Concejo Municipal de Tunja, redujo unos rubros en el presupuesto de Rentas y Gastos, por la suma de $ 55.943.824. 2.3.2.1. Modificaciones al presupuesto El Concejo Municipal de Tunja durante la vigencia 2017 realizó nueve actos administrativos modificando el presupuesto de ingresos y gastos como se describe a continuación: Con Resolución No. 06 del 12 de enero de 2017 se realizaron traslados presupuestales por valor de $ 1.300.000 pesos, con Resolución No. 014 de 30 de marzo de 2017 se realizó adición presupuestal por valor de $ 56.499.045 pesos, con Resolución No. 024 de 04 de julio de 2017 se realizaron traslados presupuestales por valor de $ 17.330.000 de pesos, con Resolución No. 031 de 01 de Agosto de 2017 se realizaron traslados presupuestales por valor de $ 26.000.000 pesos, con Resolución No. 044 de 14 de noviembre de 2017 se realizó adición al presupuesto por valor de $ 28.492.216 pesos, con Resolución No. 058 de 01 de diciembre de 2017 se realizó adición al presupuesto por valor de $ 3.288.797 pesos, con Resolución No. 064 de 13 de diciembre de 2017 se realizaron traslados presupuestales por valor de $ 1.700.000, con Resolución No. 070 de 22 de diciembre de 2017 se realizaron traslados presupuestales por valor de $ 20.895.999, con Resolución No. 080 de 29 de diciembre de 2017 se realizó reducción al presupuesto por valor de $ 55.943.824.

RESOLUCIONES MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

Acto Administrativo

Fecha Adiciones Reducciones Traslados

Resolución 06 12/01/2017 1.300.000,00

Resolución 014 30/03/2017 56.499.045,13 - -

Resolución 024 04/07/2017 17.330.000,00

Resolución 031 01/08/2017 26.000.000,00

Resolución 044 14/11/2017 28.492.216,19 -

Resolución 058 01/12/2017 3.288.797,12 -

Resolución 064 13/12/2017 1.700.000,00

Resolución 070 22/12/2017 20.895.999,56

Resolución 080 29/12/2017 - 55.943.824,25

Total 88.280.058,44 55.943.824,25 67.225.999,56

Fuente: Resoluciones modificaciones presupuestales

Ejecución del presupuesto

2.3.2.2 Presupuesto de Ingresos


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CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




Los ingresos del Concejo Municipal de Tunja para la vigencia 2017 presentaron un recaudo por valor de $ 2.438.821.761, equivalente al 100,20% del presupuesto definitivo para la vigencia, de los cuales $ 1.170.581.641, se destinan para gastos de funcionamiento y $ 1.268.240.120, se destinan para honorarios de los Concejales.

OBSERVACION No. 14 Observación Administrativa Condición Se evidencia que en los ingresos del concejo municipal de Tunja, el presupuesto ejecutado es mayor que el presupuesto definitivo en un 0,20% que equivale a $ 4.971.194 pesos, lo cual se observa en los siguientes rubros: Ingresos para gastos de Funcionamiento tiene un valor de $ 1.166.788.379 pesos en su presupuesto definitivo, mientras que en lo ejecutado muestra un valor de $ 1.170.581.641 pesos, lo cual muestra que se ejecutó un 0,33% de más, con una diferencia de $ 3.793.262. Mientras que en los Honorarios de los concejales, se observa un valor de $ 1.267.062.188 pesos en su presupuesto definitivo, al ser comparado con el valor ejecutado, el cual tiene la cifra de $ 1.268.240.120 pesos, se muestra que se ejecutó un 0,09% más con una diferencia de $ 1.177.932. Debido a lo anterior se evidencian deficiencias en la programación y planeación y modificaciones del presupuesto de la vigencia al no incorporar el total recaudado en el presupuesto de ingresos. Criterio: Ley 87 de 1993 articulo 2 literal e Causa: Falta de controles en el registro de la información Efecto: Subestimación de ingresos presupuestales RESPUESTA DE LA ENTIDAD: En los ingresos de gastos y de ingresos de la vigencia 2017, para el Concejo Municipal de Tunja, los valores son exactos determinados así:

PRESUPUESTO EJECUTADO 2017

INGRESOS 2017 HONORARIOS 2017

Presupuesto

Inicial Fto 2017 Superavit2017

T. Ingresos fto

2017 Reducción2017

Total ingresos

Funcionamiento2017

Presupuesto Incial

Honorarios

2017 reduccion2017

Honorarios

ejecutados2017

Presupuesto

Ejecutado 2017

2017

$

1,082,301,582 $ 88,280,058 $ 1,170,581,640 $ 3,793,262 $ 1,166,788,378.0

$

1,319,212,750 $ 52,150,562

$

1,267,062,188 $ 2,433,850,566

Rubro Ppto Inicial Adiciones Reducciones Ppto Definitivo Recaudos % recaud Por Recaudar

% Por

recaud

FUNCIONAMIENTO 1.082.301.583,00 88.280.058,00 3.793.262,00 1.166.788.379,00 1.170.581.641,00 100,33% -3.793.262,00 -0,33%

HONORARIOS 1.319.212.750,00 - 52.150.562,00 1.267.062.188,00 1.268.240.120,00 100,09% -1.177.932,00 -0,09%

TOTAL 2.401.514.333,00 88.280.058,00 55.943.824,00 2.433.850.567,00 2.438.821.761,00 100,20% -4.971.194,00 -0,20%

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA 2017


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




De acuerdo a la tabla anterior el presupuesto inicial de ingresos para el año 2017, y aprobado mediante resolución 001 del 2 de Enero de 2017 , por valor de gastos de funcionamiento $1.082.301.582, luego la alcaldía entregó al Concejo de Tunja un valor total de superávit por $88.280.058 ( resolución No. 14( 30-3-2017 )($56.499.045) a(58 del 1-12-2018 por valor de $ 3.288.797)( 44 del 14-11por $28.492.216 ) , dando un total de $ 1.170.581.540 y una reducción final ( se hace por presentación y orden de la ejecución presupuestal ) la resolución 80 del 29-12-2017 por valor de $3.793.262, esto nos da un total final de ingresos por funcionamiento del año 2017 de $ 1.166.788.378, de esta manera se puede apreciar el orden y la ejecución 2017 . De los honorarios de los concejales se aprobó inicialmente la suma de $ 1.319.212.750, se efectuó una reducción por valor de $52.150.562, para un valor ejecutado de $1.267.062.188 y con estos dos rubros el presupuesto aprobado para el año 2017 fue de $ 2,401,514,332.81 más el valor del superávit por $88.280.058 para un valor final de presupuesto $ 2.433.850.566.( quitando las reducciones). Esta observación se encuentra claramente explicada. DECISION DE LA CONTRALORIA: De acuerdo con la respuesta dada por la entidad es necesario hacer claridad que el presupuesto de ingresos proyectado definitivo del Concejo Municipal de Tunja durante la vigencia 2017 fue superior al presupuesto ejecutado o recaudado. Tal y como lo explica la entidad en la réplica al informe preliminar después de hacer las descripción de los modificaciones al presupuesto, finalmente enuncia “para un valor final de presupuesto $ 2.433.850.566…”, valor que es inferior al total del presupuesto de ingresos ejecutado de acuerdo con el formato_201714_f06_agr reportado al SIA en la cuenta anual consolidada así:

De acuerdo a lo anterior presenta un valor total de ingresos ejecutado o recaudado de $ 2.438.821.761 pesos, presentándose un mayor valor recaudado con relación al presupuesto definitivo por valor de $ 4.971.194 pesos; lo anterior se puede sustentar al consultar la información financiera de la entidad con respecto a los ingresos por transferencias así:

(C) Nombre Rubro Presupuestal (D) Presupuesto Inicial (D) Adiciones (D) Reducciones (D) Recaudos

FUNCIONAMIENTO 1.082.301.583,00 88.280.058,00 3.793.262,00 1.170.581.641,00

HONORARIOS 1.319.212.750,00 - 52.150.562,00 1.268.240.120,00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




De acuerdo a lo anterior se confirma un valor total recaudado por valor de $ 2.438.821.761,25, debido a lo anterior la respuesta dada por la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, por lo tanto se confirma lo observado configurándose como hallazgo administrativo.

2.3.2.3 Presupuesto de Gastos

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS VIGENCIA 2017

44280301 TRANFERENCIA PARA HONORARIOS

1- 22 23/02/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Transferencia Alcaldía de Tunja 100.215.000,00

1- 24 23/03/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Transferencia mes de marzo de 2017 200.000.000,00

1- 26 27/04/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Transferencia hnorarios 200.000.000,00

1- 29 24/05/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Transferencia honorarios 100.000.000,00

1- 30 21/06/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA TARNSFRENCIA HONOARIOS 200.000.000,00

1- 33 21/07/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Transferencia honorraios 200.000.000,00

108- 1 25/08/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Transferencia sgotso 80.000.000,00

108- 2 30/11/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Honorarios mes de noviembre17 188.025.120,00

T O T A L : 44280301 1.268.240.120,00

44280302 TRANFERENCIA PARA FUNCIONAMIENTO

1- 20 07/02/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Transferencia funcionamiento 70.000.000,00

1- 22 23/02/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Transferencia Alcaldía de Tunja 50.000.000,00

1- 24 23/03/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Transferencia mes de marzo de 2017 80.000.000,00

1- 26 27/04/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Tranferencia funcionamiento 70.000.000,00

1- 29 24/05/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Trnasferencia funcionamiento 70.000.000,00

1- 30 21/06/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA TRANSFERENCA FTO 80.000.000,00

1- 33 21/07/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Transferencia funcionamiento 80.000.000,00

108- 1 25/08/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Transferencia sgotso 150.000.000,00

1- 34 29/09/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Funcionamiento septiembre transferencia201180.000.000,00

1- 37 27/10/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA transferencia municipio mes de octubre 200.000.000,00

1- 38 26/12/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA Tranferencias 52.301.583,81

1- 38 26/12/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA superavit 28.492.216,19

1- 38 26/12/2017 891800846 ALCALDIA MAYOR DE TUNJA superavit 3.288.796,12

3- 50 28/12/2017 860034313 DAVIVIENDA Transferencias mes de diciembre 56.499.045,13

T O T A L : 44280302 1.170.581.641,25


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




Fuente: Ejecución de gastos 2017

Dentro de la Distribución de los gastos del Concejo Municipal para la vigencia 2017 se observa que se destinan $ 1.166.788.379 pesos para gastos de funcionamiento con una participación del 47,07% y para Honorarios de los Concejales $ 1.267.062.188 pesos con una participación del 52,06%. Dentro de los gastos de funcionamiento, el rubro más representativo corresponde a Servicios personales por valor de $ $ 1.129.221.195 pesos, con una participación del 46,40% del total del presupuesto de gastos el cual está conformado por Servicios personales asociados a la nómina por valor de $ 243.187.712, Contribuciones inherentes a la nómina sector público por valor de $ 32.525.528 pesos, Contribuciones inherentes a la nómina sector privado por valor de $ 43.316.206 pesos y Servicios personales indirectos por valor de $ 810.191.749 pesos donde el valor más representativo corresponde a Unidades de apoyo normativo por valor de $ 294.734.564. El presupuesto de gastos del Concejo Municipal de Tunja durante la vigencia 2017 tuvo una ejecución de $ 2.433.850.567 pesos, lo cual representa el 100% del total presupuestado.

Detalle

Apropiación

Inicial

%

PARTIC. Credito ContracréditosAdiciones

Reduccion

es Ppto Definitivo Compromisos

%

EJECUT Obligaciones Pagos

% POR

EJECUTA

CONCEJO MUNICIPAL 2.401.514.333 100% 67.226.000 67.226.000 88.280.058 55.943.824 2.433.850.567 2.433.850.567 100,0% 2.433.850.567 2.411.125.283 0,0%

FUNCIONAMIENTO

CONCEJO MUNICIPAL 1.082.301.583 45,07% 67.226.000 67.226.000 88.280.058 3.793.262 1.166.788.379 1.166.788.379

100,0%

1.166.788.379 1.144.063.095

0,0%

TRANSFERENCIAS PARA

FUNCIONAMIENTO 1.082.301.583 45,07% 67.226.000 67.226.000 88.280.058 3.793.262 1.166.788.379 1.166.788.379

100,0%

1.166.788.379 1.144.063.095

0,0%

TRANSFERENCIAS

FUNCIONAMIENTO

CONCEJO MUNICIPA 1.082.301.583 45,07% 67.226.000 67.226.000 88.280.058 3.793.262 1.166.788.379 1.166.788.379

100,0%

1.166.788.379 1.144.063.095

0,0%

SERVICIOS PERSONALES 1.040.643.304 43,33% 65.926.000 50.346.085 73.797.058 799.082 1.129.221.195 1.129.221.195100,0%

1.129.221.195 1.106.498.7970,0%

SERVICIOS PERSONALES

ASOCIADOS A LA

NOMINA 210.035.781 8,75% 6.143.472 17.716.757 44.725.216 0 243.187.712 243.187.712

100,0%

243.187.712 243.187.712

0,0%

SERVICIOS PERSONALES

INDIRECTOS 788.000.000 32,81% 35.730.000 25.213.504 11.900.000 224.747 810.191.749 810.191.749

100,0%

810.191.749 805.793.721

0,0%

CONTRIBUCIONES

INHERENTES A LA

NOMINA SECTOR PUBLICO 21.763.754 0,91% 7.950.000 1.535.017 4.600.000 253.209 32.525.528 32.525.528

100,0%

32.525.528 32.525.528

0,0%

CONTRIBUCIONES

INHERENTES A LA

NOMINA SECTOR

PRIVADO 20.843.770 0,87% 16.102.528 5.880.807 12.571.842 321.127 43.316.206 43.316.206

100,0%

43.316.206 24.991.836

0,0%

GASTOS GENERALES 41.658.278 1,73% 1.300.000 16.879.915 14.483.000 2.994.180 37.567.184 37.567.184 2,00$ 37.567.184 37.564.2980,0%

ADQUISICIÓN DE BIENES 4.473.564 0,19% 1.000.000 3.349.915 7.500.000 10.000 9.613.649 9.613.649 100,0% 9.613.649 9.613.649 0,0%

ADQUISICION DE

SERVICIOS 36.182.715 1,51% 300.000 12.530.000 6.983.000 2.982.180 27.953.535 27.953.535100,0%

27.953.535 27.950.6490,0%

OTROS GASTOS

GENERALES 1.002.000 0,04% 0 1.000.000 0 2.000 0 0 0,0% 0 0 0,0%

TRANSFERENCIA

HONORARIOS 1.319.212.750 54,93% 0 0 0 52.150.562 1.267.062.188 1.267.062.188

100,0%

1.267.062.188 1.267.062.188

0,0%


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




2.3.3. Gestión Financiera Se emite una opinión Eficiente, con base en el siguiente resultado:


Durante la vigencia 2017 el Concejo Municipal de Tunja, recibió recursos para Gastos de Funcionamiento por valor de $ 1.170.581.641 pesos, de los cuales registró unas obligaciones por valor de $ 1.166.788.379 pesos, presentándose un menor valor comprometido de $ 3.793.262 pesos; para Honorarios de los Concejales recibió recursos por valor de $ 1.268.240.120 pesos, de los cuales registró unas obligaciones por valor de $ 1.267.062.188, presentándose un menor valor comprometido por valor de $ 1.177.932 pesos; debido a lo anterior el Concejo Municipal de Tunja presentó un menor valor total ejecutado del total de los ingresos recibidos de $ 4.971.194 en la vigencia 2017. Al cierre de la vigencia 2017 se contó con unas disponibilidades en bancos por valor de $ 58.189.010,66 y unas exigibilidades por concepto de cuentas por pagar por valor de $ 22.755.604,53 y Retenciones en la fuente por pagar por valor de $ 2.618.000. 3. OTRAS ACTUACIONES

3.1 Austeridad del gasto El Concejo Municipal de Tunja, rindió en la cuenta anual consolidada, el reporte de los informes trimestrales de austeridad y eficiencia del gasto público.

ANALISIS AUSTERIDAD DEL GASTO

RUBRO 2017 2016 VARIACION %

GASTOS DE PERSONAL 226.243.778,00 215.198.703,00 11.045.075,00 5,13%

HONORARIOS CONCEJALES 1.267.062.188,00 1.199.282.850,00 67.779.338,00 5,65%

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100,0

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 100,0

VARIABLES A EVALUAR

Con deficiencias

Eficiente

Puntaje Atribuido


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




UNIDADES DE APOYO NORMATIVO 294.734.564,00 297.445.470,00 -2.710.906,00 -0,91%

SERVICIOS TECNICOS 252.205.253,00 171.400.333,23 80.804.919,77 47,14%

HONORARIOS PROFESIONALES 213.173.332,00 169.477.902,00 43.695.430,00 25,78%

TOTAL 2.253.419.115,00 2.052.805.258,23 200.613.856,77 9,77%

Fuente: Informes SIA

De acuerdo con la tabla anterior se observa incremento general de los Servicios Técnicos en un 47,14% siendo así el rubro con mayor variación en la Austeridad del Gasto a comparación del año anterior, seguido de Honorarios Profesionales que aumento con una variación del 25,78%, a excepción de Unidades de Apoyo Normativo los cuales disminuyeron en un 0,91%

4. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoria se establecieron trece (13) hallazgos administrativos. HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No HALLAZGO HA HD HF HP HS

1

OBSERVACION No. 1 Hallazgo Administrativo

Condición Dentro de las obligaciones del contratista según la cláusula sexta del contrato No. 11 se encuentran las siguientes: d) Realizar la auditoria a de los movimientos contables de la entidad. F) Auditar los movimientos contables mes a mes, de acuerdo con la normatividad vigente expedida por la Contaduría General de la Nación, De acuerdo con el objeto del contrato, el cual es “Prestación de servicios profesionales como Contador Público en el Concejo Municipal de Tunja”, llama la atención las obligaciones del contratista citadas anteriormente, lo anterior teniendo en cuenta que la función de los Contadores Públicos es la preparación y presentación de la información según lo descrito en el Plan General de Contabilidad Pública Título II párrafo 32, así mismo según lo contenido en el párrafo 361. "Los estados, informes y reportes contables al representar la situación financiera, económica, social y ambiental, la actividad, el potencial de servicio y la capacidad para generar recursos de las entidades contables públicas, deben certificarse, mediante firma, por parte del representante legal de la entidad, así como por el contador público responsable de su preparación." Debido a lo anterior la responsabilidad del Contador Público de la entidad es la preparación, presentación y certificación de la información contable, y no la realización de auditorías a la información que el mismo está preparando, presentando y certificando. Criterio: Contrato de prestación de Servicios No. 11 Objeto del Contrato y Clausula sexta Causa: No se definen las actividades de acuerdo con el objeto del contrato Efecto: Se realizan actividades diferentes a las inherentes al objeto del contrato

X

2


Condición Se evidencia que dentro del contrato se realizan actividades que no son inherentes al objeto del mismo como lo son:

X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




MES ACTIVIDADES CONTRACTUALES ACTIVIDADES EJECUTADAS

ENERO


Se hizo la revisión de cada uno de los documentos según lista de chequeo de todos los contratistas de vigencia 2017

FEBRERO


Se realizó la carga en la página del aplicativo SIA OBSERVA de los documentos correspondientes a la contratación del corte a 31 de enero de 2017 empezando con el CD 2017-01 al contrato CD 2017-037

MARZO


Se hizo la depuración de los documentos faltantes los cuales se subieron en la plataforma SIA OBSERVA

ABRIL


Se subieron las novedades de los contratos de prestación de servicios correspondientes al presente mes con sus respectivos soportes con fecha de corte a 31 de marzo de 2017, desde el contrato N° 38 al 39

Se hizo el registro en la plataforma SIA OBSERVA de todos los pagos realizados a los contratistas a la fecha (COMPROBANTE DE EGRESO, INFORME DE ACTIVIDADES Y CUENTAS DE COBRO y documentos que falten según la lista de chequeo correspondiente al mes de marzo

MAYO


Se subieron las novedades de los contratos de prestación de servicios correspondientes al presente mes con sus respectivos soportes con fecha de corte a 31 de abril de 2017, desde el contrato N° CD 2017-41 al CD 2017-42

Se hizo el registro en la plataforma SIA OBSERVA de todos los pagos


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




realizados a los contratistas a la fecha (COMPROBANTE DE EGRESO, INFORME DE ACTIVIDADES Y CUENTAS DE COBRO y documentos que falten según la lista de chequeo correspondiente al mes de abril

La anterior situación fue repetitiva durante todo el plazo del contrato mes a mes, teniendo en cuenta lo anterior llama la atención que dentro de la actividad N° 1 del informe de actividades, las actividades ejecutadas no corresponden con lo establecido en el contrato, por lo tanto se evidencian deficiencias en el proceso de supervisión del contrato, avalar actividades no realizadas las cuales no están pactadas en el contrato. Criterio: Contrato de prestación de Servicios No. 11 Objeto del Contrato y Clausula sexta Causa: No se definen las actividades de acuerdo con el objeto del contrato Efecto: Se realizan actividades diferentes a las inherentes al objeto del contrato.

3


Condición Según la invitación pública de mínima cuantía No. 43 el numeral 1.5 Plazo de ejecución establece "Cinco días contados a partir de la suscripción del Acta de iniciación”, el acta de inicio se suscribe con fecha 04 de mayo de 2017. El concejo Municipal de Tunja realiza ingreso de bienes a través de la entrada de elementos a almacén con fecha 22 de mayo de 2017 y acta de liquidación y terminación con fecha 23 de mayo de 2017, debido a lo anterior se evidencia que si bien es cierto se cumplió con el objeto del contrato, no se cumplió con el plazo establecido. Criterio: invitación pública de mínima cuantía No. 43 el numeral 1.5 Plazo de ejecución Causa: Falta de control en cuanto al plazo establecido en la ejecución del contrato Efecto: Incumplimiento del contratista en el plazo establecido en el contrato

X

4


Condición De conformidad con el Decreto 1082 de 2015 el cual establece que: “Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto. (Decreto 1510 de 2013, artículo 19)” Teniendo en cuenta la normatividad citada, la entidad presenta extemporaneidad en la publicación de su actividad contractual así:

X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




Criterio: 1082 de 2015 Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP Causa: Falta de control en la obligación establecida de publicidad de los contratos Efecto: Incumplimiento de las normas de publicidad de los contratos

5


Condición Se presentan inconsistencias en la algunos formatos rendidos en la cuenta anual consolidada como se describe a continuación Formato F01_AGR.FMT Catálogo de Cuentas. Al revisar la información rendida en la cuenta anual consolidada, se evidenciaron inconsistencias en el formato así:

CUENTA DESCRIPCION

Saldo Balance de Prueba Dic.

2017

Saldo Formato FO1 Catálogo

de Cuentas DIFERENCIA

X

CONTRAT

O No. OBJETO

FECHA

CONTRATO

PUBLICACION

SECOP

DIAS

PUBLICACION

1


abogado, para brindar asesoría jurídica al

honorable Concejo Municipal de la ciudad de Tunja 13/01/2017 18/01/2017 5

9 ASISTENTE DE PRESIDENTE 13/01/2017 19/01/2017 6

26


Asesor de Control interno del Concejo 13/01/2017 19/01/2017 6

4 AUXILIAR DE RECEPCION 13/01/2017 23/01/2017 10

27

Prestacion de servivicios profesionales para

brindar asesoria al Concejo de Tunja en lo

concerniente a gestión del talento humano y

modelo estandar de control interno (MECI 2014) 13/01/2017 19/01/2017 6

10


para el manejo y la difusión de la información

del Concejo Municipal de Tunja en medios de

comunicación 13/01/2017 19/01/2017 6

2 AUXILIAR DE ARCHIVO 13/01/2017 18/01/2017 5

5

Prestacion de servicios de apoyo a la gestion en

el manejo del sonido del salón de sesiones del

concejo de Tunja y realizar la grabacion de las

sesiones plenarias y de comision que se 13/01/2017 19/01/2017 6

6


para realizar el mantenimiento fisico de la 13/01/2017 19/01/2017 6

7

Prestacion de servicios de apoyo a la gestión en

la tesorería del Concejo Municipal de Tunja 13/01/2017 19/01/2017 6

8

Prestación de servicios personales como

auxiliar de la Secretaria General del Concejo

Municipal de Tunja 13/01/2017 19/01/2017 6

11 CONTADORA 13/01/2017 19/01/2017 6

18



concejal… 13/01/2017 19/01/2017 6

28



concejal… 13/01/2017 19/01/2017 6

37

Prestacion de servicios para brindar asistencia y

apoyo a las comisiones accidentales y sesiones

plenarias 25/01/2017 30/01/2017 5

19 ASESOR DE (SG – SS) 13/01/2017 19/01/2017 6


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




166501 MUEBLES Y ENSERES 10.533.078,00 99.703.598,00 89.170.520,00

166502 Equipo y máquina de oficina 121.236.095,64 32.065.576,00 (89.170.519,64)

167001 Equipo de comunicación 46.240.492,00 46.240.492,00 -

167002 EQUIPO DE COMPUTACION 94.454.648,84 94.454.649,00 0,16

168002 CAFETERIA 4.444.474,00 4.444.474,00 -

168504 Maquinaria y equipo -23.827.868,00 (23.827.882,00) (14,00)

168506 Muebles, enseres y equipo de o -47.973.661,14 (47.983.647,00) (9.985,86)

168507

Equipos de comunicación y computación -78.337.575,00 (78.337.575,00) -

168509 CAFETERIA -4.219.705,00 (4.219.705,00) -

Total DEPRECIACION ACUMULADA (CR) -154.358.809,14 (154.368.809,00) (9.999,86)

Total PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 122.549.979,34 122.539.980,00 (9.999,34)

Tal y como se muestra en la tabla anterior se evidencia que se diferencias entre el formato rendido, con los saldos reflejados en el balance de prueba y libros contables. Formato_201714_F07_AGR. Ejecución de Gastos. Al revisar la información rendida en la cuenta anual consolidada, se evidenciaron inconsistencias en el formato así:

PPTO DEFINITIVO Seg. Formato 201714_f07

Seg. Ejec pptal

DIFERENCIA

(G) Código Rubro Presupuestal

(C) Nombre Rubro Presupuestal PPTO DEFINITIVO

A12120101011

Bonificación de Recreación

1.101.724,00 1.201.724,00 100.000,00

A12120101011

Horas Extras dominicales y Festivos

2.488.275,00 2.188.275,00 -300.000,00

A12120101011

Intereses a las Cesantías

2.948.924,00 2.198.924,00 -750.000,00

A12120101011

Bonificación por servicios prestados

5.224.449,00 5.124.449,00 -100.000,00

A12120101011

Honorarios profesionales

213.723.332,00

213.173.332,00 -550.000,00

A12120101011

Remuneración Servicios Técnicos

251.805.253,00

252.205.253,00 400.000,00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




A12120101011

Pago Cesantías Fondo Nacional del Ahorro

-4.800.000,00 4.800.000,00

A12120101011

Instituto de Seguros Sociales Pensiones

20.567.922,00 21.317.922,00 750.000,00

A12120101011

ESAP y Otras Universidades Ley 21 y 812/03

1.021.320,00 1.121.320,00 100.000,00

A12120101011

Escuelas Industriales a Institutos Técnicos

2.141.942,00 2.241.942,00 100.000,00

A12120101011 Fondos de Cesantías

23.124.370,00 18.324.370,00 -4.800.000,00

A12120101011 Fondos de Pensiones

11.880.877,40 15.100.070,00 3.219.192,60

A12120101011 Riesgos profesionales

4.284.014,60 929.200,00 -3.354.814,60

A12120101011

Administradora de Riesgos Profesionales -135.622,00

0,00 135.622,00

A12120101011

Aportes Parafiscales COMFABOY

8.712.566,00 8.962.566,00 250.000,00

Totales

544.089.347,00 544.089.347,00 0,00

Tal y como se muestra en la tabla anterior se evidencia que los saldos anteriores de los Rubros presupuestales presentan diferencias entre el formato presentado en la cuenta anual consolidada en el SIA y la Ejecución Presupuestal en libros. Formato_201714_F43_cmt_ Austeridad del Gasto. Según información reportada por medio del SIA sobre Austeridad del Gasto, la Corporación presenta el saldo correspondiente al Rubro Servicios técnicos por valor de $ 247.807.225, pero al realizar la verificación con la ejecución presupuestal este Rubro presenta un valor de $ 252.205.253, por lo cual se obtiene una diferencia de $ 4.398.028. Formato_f08a_arg Modificaciones al presupuesto de ingresos: Se evidencia que

las reducciones reportadas en el Sia, no coinciden con las reportadas en libros,

debido a que tienen una diferencia de $ 370.087 pesos en el formato_f08a_arg

Modificaciones al presupuesto de ingresos de la vigencia 2017.

Formato _f08b_arg modificaciones al presupuesto de egresos: Se puede

evidenciar que lo reportado en el SIA, no coincide con el valor en libros, debido a

la falta de la resolución No 064 de 2017, por la cual se realiza un traslado por

valor de $ 1.700.000, el cual se puede evidenciar en el formato _f08b_arg

modificaciones al presupuesto de egresos, que no se encuentra reportado en el

SIA.

Criterio: Resolución No. 175 de 30 de noviembre de 2013 de la Contraloría

Municipal de Tunja

Causa Falta de control en el diligenciamiento de la información reportada al SIA

Efecto Presentación de informes con inconsistencias

6


Condición Teniendo en cuenta que para la constitución de la caja menor se debe contar con los Certificados de Disponibilidad Presupuestal con los cuales se garanticen que existen recursos y con los respectivos comprobantes de pago que muestra las fechas que se realizaron los pagos, se evidenció que el primer pago se realizó el 9 de Febrero de 2017 por valor de $ 3.022 a favor de Movistar, mientras que el primer desembolso se realizó el 17 de febrero de 2017, por lo cual se puede observar que el pago se realizó antes de que el dinero fuera ingresado a la caja menor. Por lo tanto no se estaría cumpliendo de manera adecuada lo establecido en el Decreto 2768 de 2012. Art.13 – numerales 3 y 4 “Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.” y “Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.”

X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




Criterio: Decreto 2768 de 2012. Art.13 – numerales 3 y 4 Causa: Falta de planeación en el momento de constituir la caja menor Efecto: Se realiza pago para ser legalizado posteriormente con la constitución de la caja menor

7


Condición Al verificar los pagos efectuados por caja menor, se puede evidenciar la falta del recibo con fecha 14 de septiembre de 2017, por valor de $3.000, realizado en el almacén ferre técnico, por concepto de compra de dos empaques para greca. Por lo tanto no se estaría cumpliendo de manera adecuada el Decreto 2768 de 2012. Art. 8- numeral 8 “Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.” Criterio: Decreto 2768 de 2012. Art. 8- numeral 8 Causa: Falta de controles en los documentos soporte de los pagos Efecto: Realización de pagos sin el soporte correspondiente

X

8


Condición Teniendo en cuenta el saldo en la subcuenta 147064 Cuenta Terceros de la cuenta 1470 Otros deudores por valor de $ 1.900.000 correspondiente al pago de una libranza no descontada durante el mes de diciembre de 2017, se evidencia falta de control en el manejo de los recursos, lo anterior teniendo en cuenta que esta libranza no se pudo descontar ya que el tercero en quien figura la obligación corresponde a un miembro del Concejo Municipal de Tunja, que al no recibir pago por cesiones realizadas durante el mes de diciembre, no fue posible realizar el descuento correspondiente, sin embargo se realizó el pago al entidad beneficiaria de la libranza. Criterio: Ley 87 de 1993 articulo 2 literal a Causa: Falta de control en el manejo de los recursos Efecto: Afectación de los recursos disponibles de la entidad

X

9


Condición Según Resolución No. 76 de 2017 se dan de baja algunos bienes muebles de los inventarios, se puede observar que el bien identificado como Cabina de sonido color negro de 300 w marca SMT E 12 soundking (serial: 000116) por valor de $ 1.010.500 quedo doblemente registrado como baja en la cuenta contable 167002 Equipos de computación presentándose una posible subestimación en la cuenta contable por este valor. Criterio Ley 87 de 1993 articulo 3 literal e Causa Falta de controles en los registros de la información Efecto Subestimación de los saldos contables

X

10


Condición El Régimen de contabilidad pública describe la cuenta 1910 Cargos diferidos así: “Representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios que con razonable seguridad, proveerán beneficios económicos futuros o un potencial de servicio en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. Así mismo, incluye las transferencias condicionadas y los descuentos en la colocación de bonos y títulos. Los cargos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos, según corresponda...” Teniendo en cuenta lo anterior el Concejo Municipal de Tunja no le está dando el manejo adecuado al registro contable de los bienes de consumo como es el caso

X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




de los elementos de aseo, cafetería y papelería, ya que según los informes de inventarios a diciembre de 2017 se evidencia que se cuenta con un stock de existencias de este tipo de bienes que no han sido utilizados, a los cuales se les debe realizar la amortización correspondiente de acuerdo con las salidas al consumo y reflejar el saldo del inventario en las subcuentas correspondientes de las cuenta 1910 Cargos Diferidos al cierre de la vigencia. Es de aclarar que esta observación ha sido recurrente en las dos últimas vigencias auditadas. Criterio Plan General de Contabilidad Pública Principio de Registro, Resolución 357 de 2008 numeral 2.1.1.2 Clasificación

Causa No se atienden las normas establecidas por la Contaduría General de la República

Efecto Información contable con inconsistencias

11


Condición El concejo municipal de Tunja refleja en la cuenta 240101 Bienes y Servicios, los gastos de servicios técnicos con sus respectivos comprobantes de egreso, al realizar la respectiva verificación se puede evidenciar que el saldo reportado no coincide con el saldo en libros de cuentas por pagar (comprobante de egreso No 000756), que tiene un valor de $1.542.855, el cual está a nombre de MEDINA TORRES MICHAEL RAUL, por valor de $1.576.063, lo cual presenta una diferencia de $ 33.208 presentándose sobrestimación en la cuenta 240101. Criterio Resolución 357 de 2008 numeral 3.8 Conciliaciones de información Efecto Información contable con inconsistencias

X

12


Condición Al revisar las cuentas que se presentan como ingresos no operacionales llama la atención los conceptos registrados contablemente, es así que en la cuenta 411003 Intereses registran ingresos por intereses financieros generados por los depósitos en la cuentas bancarias por valor de $ 387.339, sin embargo estaría mal clasificado contablemente ya que según el Catálogo General de Cuentas contenido en el Plan General de Contabilidad Pública, describe la cuenta 4110 así: “Representa el valor de los ingresos obtenidos de las retribuciones que efectúan los usuarios de un servicio a cargo del Estado, en contraprestación por las ventajas o beneficios que obtienen de éste. Los ingresos no tributarios comprenden, entre otros, tasas, multas, intereses, sanciones, contribuciones y concesiones.” De acuerdo con la definición de la cuenta no se estarían clasificando de manera adecuada estos concepto ya que para el caso de los ingresos por intereses o rendimientos financieros se encuentra la cuenta 40805 Financieros del grupo 48 Otros Ingresos; sin embargo se observa que este tipo de ingresos no hacen parte del presupuesto de ingresos del Concejo Municipal, razón por la cual debe establecer sino no son recursos que le correspondan a la Corporación de deben llevar como un pasivo a favor de terceros. Criterio Resolución 357 de 2008 numeral 2.1.1.2 Clasificación Causa No se atienden las normas para el registro adecuado de la información contable Efecto Inadecuada clasificación de la información contable

X

13


Condición Se evidencia que en los ingresos del concejo municipal de Tunja, el presupuesto ejecutado es mayor que el presupuesto definitivo en un 0,20% que equivale a $ 4.971.194 pesos, lo cual se observa en los siguientes rubros: Ingresos para gastos de Funcionamiento tiene un valor de $ 1.166.788.379 pesos en su presupuesto definitivo, mientras que en lo ejecutado muestra un valor de $ 1.170.581.641 pesos, lo cual muestra que se ejecutó un 0,33% de más, con una

X


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




diferencia de $ 3.793.262. Mientras que en los Honorarios de los concejales, se observa un valor de $ 1.267.062.188 pesos en su presupuesto definitivo, al ser comparado con el valor ejecutado, el cual tiene la cifra de $ 1.268.240.120 pesos, se muestra que se ejecutó un 0,09% más con una diferencia de $ 1.177.932. Debido a lo anterior se evidencian deficiencias en la programación y planeación y modificaciones del presupuesto de la vigencia al no incorporar el total recaudado en el presupuesto de ingresos. Criterio: Ley 87 de 1993 articulo 2 literal e Causa: Falta de controles en el registro de la información Efecto: Subestimación de ingresos presupuestales

5. CUADRO TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 13

2. DISCIPLINARIOS 0

3. PENALES 0

4. SANCIONATORIO 0

5. FISCALES 0

Obra Pública 0 $0

Prestación de Servicios 0 $0

Suministros 0 $0

Consultoría y Otros 0 $0

Gestión Ambiental 0 $0


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-14

VERSIÓN: 02




Estados Financieros 0 $0

TOTALES (1, 2, 3, y 4) 13 $0

INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR...

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