INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL,...

CONTROL FISCAL UN COMPROMISO SOCIAL

CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 0

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA:

REGISTRO INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD

ESPECIAL O EXPRES PÁGINA 1 DE 46

ELABORÓ: YONH FREDY PIRACOCA Profesional Especializado

APROBÓ: MIRYAN TOCARRUNCHO PEDREZA Auditora Fiscal Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76

Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD ESPECIAL A LOS GASTOS POR CONCEPTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, MANTENIMIENTO Y

COMPRA DE VEHÍCULOS Y MAQUINARIA DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA EN LA VIGENCIA 2013

Tunja, 23 de enero de 2015

REGISTRO INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL O

EXPRES

CÓDIGO R-AF-14 VERSIÓN 00

PÁGINA 2 de 46

Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76 Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: [email protected]

JOSÉ ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

MIRYAN TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditora Fiscal (C.)

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Profesional Especializado


EXPRES


PÁGINA 3 de 46


TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES .................................................................................................... 4 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................................................... 6

2.1 COMPOSICIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDÍA DE TUNJA ................. 6

2.2 EJECUCION POR RUBROS DE GASTOS GENERALES ............................................... 16

2.3 AUSTERIDAD EN EL GASTO .................................................................................... 18

2.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO Y SUMINSTRO DE COMBUSTIBLE24

2.4.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO ..................................................... 25

2.4.2 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE ................................................................................ 39

2.5 CONTROL FISCAL INTERNO .................................................................................... 44

2.6 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS .............................................................................. 46


EXPRES


PÁGINA 4 de 46


1. CARTA DE CONCLUSIONES Tunja, 23 de enero de 2015 Doctor FERNANDO FLOREZ ESPINOSA Alcalde Municipal de Tunja Alcaldía Mayor de Tunja Asunto: Informe final de Auditoría Gubernamental, modalidad Especial a los gastos por concepto de suministro de combustible, mantenimiento y compra de vehículos y maquinaria de la alcaldía mayor de Tunja en la vigencia 2013. La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Especial los gastos por concepto de suministro de combustible, mantenimiento y compra de vehículos y maquinaria de la Alcaldía Mayor de Tunja en la vigencia 2013 a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el asunto auditado. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe de Auditoría que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Municipal de Tunja, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión adelantada por la Administración Municipal respecto del suministro, mantenimiento y


EXPRES


PÁGINA 5 de 46


conservación de los vehículos de la Alcaldía Mayor de Tunja cumple con los principios de economía, eficiencia y equidad evaluados en el proceso de auditoría. Para la evaluación del asunto auditado, se tuvo en cuenta la ejecución de los contratos de suministro de combustible revisados en otros procesos (Sistema General de Participaciones y suministros), ya que el objetivo principal era establecer el consumo por vehículo, el mantenimiento de cada uno y sí estas actividades estuvieron acorde con el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y los principios que regulan la función administrativa. Así mismo, se tuvo en cuenta dentro de la evaluación el control fiscal interno para el asunto auditado, a fin de determinar sí existen controles al interior de la administración con respecto al uso, mantenimiento, suministro y disposición de vehículos y maquinaria de la Alcaldía Mayor de Tunja. PLAN DE MEJORAMIENTO Teniendo en cuenta que esta auditoría se concibió y planeó dentro de la vigencia 2014, dándosele el carácter de especial, y en razón a que en el pasado cercano no se había adelantado actuación similar por parte de este ente de control, no se revisa plan de mejoramiento, pues no existen observaciones que hayan sentado un precedente al respecto. Del resultado de esta auditoría, la Administración municipal deberá presentar Plan de mejoramiento sobre los hallazgos administrativos que encontrara en el aparte final de este informe, en donde señale las actividades que adelantará para evitar la posterior ocurrencia de las mismas. Recuerde que la presentación del plan de mejoramiento se debe presentar de conformidad a lo establecido en la resolución de rendición de cuentas No. 175 de 2013. En total se configuraron siete (7) hallazgos administrativos de los cuales uno tiene alcance disciplinario y fiscal. Atentamente, MIRYAN TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditora Fiscal (C)


EXPRES


PÁGINA 6 de 46


2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA La Contraloría Municipal de Tunja adelantó inventario al parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja, conformado por 26 vehículos asignados a las diferentes secretarias y a entes descentralizados de la administración central del municipio de Tunja, de los 26 uno se encuentra en proceso de embargo y el otro se encuentra parado por daño, maquinaria pesada (10) la cual está asignada a la Secretaria de Infraestructura y 18 motos de las cuales 14 están asignadas a la Secretaria de Tránsito y Transporte, una a la Secretaria de desarrollo y tres asignadas a Comunicaciones. 2.1 COMPOSICIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDÍA DE TUNJA La asignación está a cargo de la secretaria de Gobierno y su supervisión al Almacén General de la Alcaldía, se encuentran distribuidos de la siguiente manera.

VEHICULOS ALCALDIA DE TUNJA

N° DE VEHICULOS

PLACA CLASE MARCA MODELO CONDUCTOR DEPENDENCIA

1 OCJ-750 CAMIONETA CHEVROLET 2014 EDISSON AYALA DESPACHO DE LA ALCADIA

2 OCJ-745 CAMPERO TOYOTA PRADO 2013 OMAR MEDINA AREVALO

DESPACHO DE LA ALCADIA

3 OCJ- 737 CAMIONETA MAZDA 2012 OMAR WALTEROS

SECRATARIA DE TRANSITO

4 OCJ-736 CAMIONETA MAZDA 2012 ALEJANDRO LEON


5 OQF-244 CAMIONETA KIA 2007 ARMANDO GONZALEZ


6 OCJ-727 CAMIONETA MAZDA 2011 JOHN FRAY TOCARRUNCHO

SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA

7 OCJ-726 CAMION HYUNDAY 2011 MELQUISEDEC QUIROGA


8 JAK-741 CAMIONETA CHEVROLET 1989 JAIME JIMENEZ RAMIREZ


9 OXD-141 CAMPERO CHEVROLET 1989 HERNAN TORRES JOYA

ASESORIA SISBEN

10 OQF-298 BUSETA CHEVROLET 2009 GUSTAVO ROJAS

GOBIERNO

11 OQF-297 BUSETA CHEVROLET 2009 HUMBERTO ROJAS

GOBIERNO

12 OQF-260 CAMIONETA TOYOTA 2007 GUSTAVO ROJAS

GOBIERNO

13 OQF-184 CAMIONETA MAZDA 2000 RICARDO RIOS OCAMPO

GOBIERNO

14 OQF-248 CAMIONETA CHEVROLET 2007 RAUL QUINTERO GARCIA

PROTECCION SOCIAL

15 OQF-221 CAMIONETA TOYOTA 2005 MARCO ELIAS SANABRIA

PROTECCION SOCIAL

16 OQF-024 CAMIONETA NISSAN 1993 GUILLERMO PEÑA

PROTECCION SOCIAL

17 OQF-146 CAMPERO CHEVROLET 1996 HUMBERTO ROJAS

A DISPOSICIÓN DE LAS SECRETARIA DE PLANEACIÓN, ADMINISTRATIVA, HACIENDA, CULTURA,


EXPRES


PÁGINA 7 de 46


DESARROLLO Y OPERATIVOS

18 OQF-243 CAMIONETA KIA 2007 JOSE VALDERRAMA

DESPACHO DE LA ALCADIA

19 OQF-241 CAMPERO MITSUBISHI 2007 FABIO BAYONA SECRETARIA DE DESARROLLO

20 OQF-220 CAMPERO TOYOTA 2005 GUILLERMO BOYACA

A DISPOSICIÓN DE LAS SECRETARIA DE PLANEACIÓN, JURIDICA, ADMINISTRATIVA, HACIENDA Y OPERATIVOS

21 OQF-062 AUTOMOVIL TOYOTA 1995 JHON FREDY MOLINA

A DISPOSICIÓN DE LAS SECRETARIA DE PLANEACIÓN, JURIDICA, CULTURA, ADMINISTRATIVA, HACIENDA, OPERATIVOS Y CONVENIO CON LA CONTRALORIA

22 QFL-895 CAMIONETA CHEVROLET 1996 MELQUISEDEC QUIROGA

SECRETARIA SIN VEHICULO

23 OXS-232 CAMIONETA CHEVROLET 1983 SIN CONDUCTOR

SECRETARIA DE DESARROLLO

24 QFK-177 AUTOMOVIL DACIA 1993 MAURICIO RODRIGUEZ


Los vehículos están distribuidos de la siguiente manera: tres (3) para el despacho, tres a disposición de la Secretaria de Tránsito y Transporte, cuatro (4) a cargo de la Secretaria de Infraestructura, uno (1) para la Asesoría del Sisben, cuatro (4) a cargo de la Secretaria de Gobierno, tres (3) para Protección Social, dos (2) para la Secretaria de Desarrollo, uno (1) a disposición de las siguientes Secretarias: Planeación, Jurídica, Cultura, Administrativa, Hacienda, operativos y convenio con la Contraloría, dos a disposición de las Secretaria de Planeación, Administrativa, Hacienda, Cultura, Desarrollo y operativos, uno (1) para varias dependencias. De la revisión realizada, se evidenció que no existen políticas definidas a cerca de la renovación del parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja, ya que al revisar el inventario del parque automotor se encontró que existen vehículos modelo 1983 con 31 años de uso (uno), 1989 con 25 años de uso (uno), modelo 1993 con 21 años de uso (uno), modelo 1995 con 19 años de uso (uno), modelo 1996 con 18 años de uso (dos), concluyendo que al parecer, estos vehículos han cumplido con su vida útil, lo que a su vez significaría incremento en los costos de mantenimiento (preventivo y correctivo), así como incremento del nivel de riesgo de los funcionarios que se desplazan en ellos.

Hallazgo No. 1

No existen políticas definidas para la renovación del parque automotor de la Alcaldía Mayor de Tunja. Esta observación tiene un alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad En los últimos años se han comprado algunos vehículos para suplir las necesidades de las diferentes dependencias, sin embargo cada vez son mayores las necesidades de cada


EXPRES


PÁGINA 8 de 46


dependencia y la necesidad de transporte continuo para dar cumplimiento a sus deberes misionales y a los programas y proyectos contemplados dentro del plan de desarrollo 2012-2015. Se revisará nuevamente esta necesidad de cambiar el parque automotor de acuerdo a los recursos económicos del municipio para gastos de funcionamiento; y en esa medida se irán cambiando los vehículos más antiguos.

Pronunciamiento de la Contraloría Es claro que no existe una política de renovación del parque automotor clara y definida, que dicha renovación depende de los recursos disponibles y en cierta medida de las necesidades de la entidad, sin considerar la depreciación de los mismos. Esta observación se mantiene para que la administración municipal tome las medidas que estime convenientes a fin de establecer políticas para la renovación del parque automotor, considerando además criterios como los vehículos que podrían afectar la seguridad de los funcionarios que en ellos se transportan y/o de aquellos que inducen a elevados costos de mantenimiento.

MAQUINARIA PESADA AL CALDIA DE TUNJA N° DE

VEHICULO PLACA CLASE MARCA MODELO CONDUCTOR DEPENDENCIA

1 N° 2 VOLQUETA CHEVROLET 1989 LUIS ADOLFO ROJAS

SECRETARIA INFRAESTRUCTURA

2 N° 3 VOLQUETA CHEVROLET 1989 WILLIAM ECHEVERRYA


3 SIN COMPACTADORA

VIBRATIRIA DINAPAC CA15A

RAMIRO TORRES


4 SIN RETRO

EXCAVADORA JHON DEERE 410D

RICARDO ACERO


5 OCJ-728

VOLQUETA DOBLE TANQUE

CHEVROLET 2011 VICTOR MERCHAN


6 SIN MOTONIVELADORA NEW-HOLLAND RG140B JORGE PALACIOS


7 SIN COMPACTADOR DINAPAC CA150D RAMIRO TORRES


8 SIN RETRO

CARGADOR NEW-HOLLAND B95B

RAMIRO TORRES


9 SIN MINI CARGADOR

N°1 NEW-HOLLAND L125

RICARDO ACERO


10 SIN MINI CARGADOR

N°2 NEW-HOLLAND L175

RAMIRO TORRES


Toda la maquinaria está a cargo de la Secretaria de Infraestructura.

MOTOCILCETAS ALCALDIA DE TUNJA

N° DE MOTOS

PLACA MARCA MODELO CONDUCTOR DEPENDENCIA

1 MNI-21 YAMAHA 1996 LUIS MOLINA SECRETARIA DE TRANSITO

2 MNI-22

YAMAHA 1996 ARMANDO PUERTO GONZALEZ SECRETARIA DE TRANSITO

3 MNZ-61 YAMAHA 2006 LUIS ENRIQUE DUARTE SECRETARIA DE TRANSITO

4 MNZ-68

YAMAHA 2006 NELSON LOPEZ SANCHEZ SECRETARIA DE TRANSITO

5 MNZ-69 YAMAHA 2006 GUILLERMO VACA SECRETARIA DE TRANSITO

6 MNZ-70 YAMAHA 2006 HERNANDO SANDOVAL SECRETARIA DE TRANSITO


EXPRES


PÁGINA 9 de 46


7 MNZ-71

YAMAHA 2006 LUIS ALFREDO BORDA RUBIO SECRETARIA DE TRANSITO

8 MNZ-72

YAMAHA 2006 OSCAR CELIUO ALFONSO SECRETARIA DE TRANSITO

9 MNZ-75 YAMAHA 2006 ORLANDO GOMEZ SECRETARIA DE TRANSITO

10 MNZ-76 YAMAHA 2006 NELSON GONZALEZ SECRETARIA DE TRANSITO

11 MNZ-77 YAMAHA 2006 SAUL HERNANDEZ SECRETARIA DE TRANSITO

12 MNZ-78 YAMAHA 2006 HARRISON ACERO SECRETARIA DE TRANSITO

13 MNZ-79

YAMAHA 2006 JOSE BERNANDO VILLAMIL SECRETARIA DE TRANSITO

14 TL-002 YAMAHA 1995 HUBERTO ESPITIA SECRETARIA DE TRANSITO

15 MNZ-73

YAMAHA 2006 JOSE HUGO REYES

ASESORIA DE COMUNICACIOES

16 JIO-10

YAMAHA 2004 ALAIN CAMARGO

SECRETARIA DE DESARROLLO

17 COM-93

SUZUKI 1993 DARIO ESPITIA


18 INT-006

SUZUKI


De las 18 motocicletas 14 están a cargo de la Secretaria de Tránsito y Transporte, tres a asesoría de comunicaciones y una a la Secretaria de Desarrollo.

Hallazgo No. 2

De acuerdo con el inventario del parque automotor suministrado por la Alcaldía de Tunja, el grupo auditor realizó cruce con la base de datos de los vehículos matriculados en la Secretaria de Tránsito y Transporte de Tunja, encontrando que los siguientes vehículos no están matriculados, la camioneta Chevrolet de placa JAK-741, la buseta Chevrolet de placa OQF-297, la Camioneta OX-5232, tres motocicletas de placa JIO-10 Yamaha, COM-93 Suzuki, INT-006 Suzuki, este hecho denota el incumplimiento de la administración, al no haber realizado este trámite en oportunidad, esta observación tiene un alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad De acuerdo a esta observación muy respetuosamente hacemos las siguientes aclaraciones: esta administración desde la vigencia 2012 ha intentado legalizar la matrícula de los automotores que no la tienen con diferentes solicitudes a la secretaría de Tránsito Municipal, sin tener un resultado positivo ya que esta secretaría indica que a la fecha no es posible matricular estos automóviles o motos. Sin embargo los vehículos se encuentran debidamente registrados en el inventario de la Administración Municipal y cuentan con SOAT, Revisión Técnico Mecánica, y seguro contra todo riesgo; se adjuntan oficios de solicitud. CAMIONETA CHEVROLET DE PLACA JAK-741: esta camioneta es de estupefacientes y por tal razón no fue registrada ya que la entregaron a la Administración para uso y tenencia provisional esta matricula se encuentra registrada en otro departamento, periódicamente se envía informe de estos automotores a la DNE en liquidación. BUSETA CHEVROLET DE PLACA OQF-297: esta camioneta se encuentra registrada en la secretaría de tránsito Municipal, para hacer la aclaratoria de esta observación se anexa copia de la carta de propiedad. CAMIONETA OX-5232: Esta camioneta perteneció a la empresa de Acueducto y Alcantarillado Empotunja empresa social del Municipio, con su liquidación esta fue entregada al municipio el 31 de


EXPRES


PÁGINA 10 de 46


octubre de 1996; esta camioneta se encuentra registrada en el ITBOY Instituto de Transito de Boyacá "Combita" y para aclarar esta observación se anexa copia de la carta de propiedad del vehículo, certificación ITBOY Combita. MOTOCICLETA YAMAHA DE PLACA JI0-10: esta motocicleta era propiedad de La Dirección Nacional de Estupefacientes por tal razón no se encuentra matriculada, y no se puede matricular ya que la entregaron a la Administración para uso y tenencia provisional esta matricula se encuentra registrada en otro departamento, periódicamente se envía informe de estos automotores a la DNE en liquidación. Se anexa resolución 0736 de Estupefacientes. MOTOCICLETA SUZUKI DE PLACA COM-93: esta motocicleta por ser un modelo muy antiguo no se registró, se adjunta copia del inventario de entrega de la motocicleta del Proveedor a la Administración. Cuando se intentó hacer la matricula por ser muy antigua no se logró hacer el trámite ante la secretaria de Tránsito Municipal. Se adjunta factura del proveedor. MOTOCICLETA SUZUKI DE PLACA INT-006: esta motocicleta Fue adquirida en abril 7 de 1994 en este momento no se hizo la respectiva matricula, en las vigencias anteriores se trató de hacer este proceso pero la secretaria de tránsito Municipal indica que ya no es posible hacer este proceso. Se adjunta factura.

Pronunciamiento de la Contraloría De conformidad con los argumentos y anexos presentados por la administración municipal, se observa que el vehículo de placas OQF-297, está registrado a nombre del Municipio de Tunja; que los vehículos de placas JAK-741 y la motocicleta JIO-10 pertenecen a la Dirección Nacional de Estupefacientes y que el municipio es el destinatario provisional de los mismos; sin embargo, continua la inquietud respecto de la licencia de tránsito de los mismos. En lo que respecta a los demás (COM-93 e INT-006), se evidencia que el municipio de Tunja no posee licencia de tránsito de los mismos, que si bien es cierto desde el almacén general de han adelantado gestiones para su correspondiente registro, este no ha sido posible o es prácticamente imposible de realizar; sin embargo, también es cierto que dentro de los documentos anexos no se adjunta documento que permita establecer cuáles son las razones que tiene la Secretaría de Tránsito del Municipio para no otorgar la respectiva licencia. Pese a las aclaraciones hechas por la administración en su respuesta, continua la incertidumbre respecto al cumplimiento en la documentación que exige las normas de tránsito para el uso de vehículos por parte del municipio de Tunja. Por lo antes expuesto, se decide mantener la observación para que la administración municipal adelante las acciones que estime convenientes, para que la totalidad de los vehículos que tenga a su disposición cuenten con la licencia de tránsito respectiva; configurándose hallazgo con alcance administrativo.

Dentro del estudio al parque automotor se hace una revisión a las carpetas de los vehículos, maquinaria pesada y motos donde aparece conductor responsable, las pólizas de todo riego, revisión técnico mecánica de los vehículos que ameritan este control.


EXPRES


PÁGINA 11 de 46


Conforme al Decreto 019 de 2012 y las resoluciones 3500 de 2005 y 2200 de 2006 de los Ministerios de Medio Ambiente y Transporte, en la revisión técnico mecánica se evalúa el funcionamiento y estado de carrocería, frenos, dirección, suspensión, sistema de las señales visuales y audibles, llantas, el conjunto de vidrios de seguridad y en la emisión de gases se evalúa si el vehículo cumple con las normas de emisiones contaminantes que establecen las autoridades ambientales del país. En el siguiente cuadro se relaciona los vehículos y motos que tuvieron la revisión en la vigencia 2013.

VEHICULOS

PLACA CLASE MARCA MODELO TIPO DE

VEHICULO FECHA DE REVISION

OQF-146 CAMPERO CHEVROLET 1996 LIVIANO 07-10-2013

JAK-741 CAMIONETA CHEVROLET 1989 LIVIANO 23-09-2013

OXD-141 CAMPERO CHEVROLET 1989 LIVIANO 10-09-2013

OQF-298 BUSETA CHEVROLET 2009 PESADO 01-08-2013

OQF-221 CAMIONETA TOYOTA 2005 LIVIANO 18-07-2013

OQF-062 AUTOMOVIL TOYOTA 1995 LIVIANO 04-07-2013

QFL-895 CAMIONETA CHEVROLET 1996 LIVIANO 04-06-2013

OQF-024 CAMIONETA NISSAN 1993 LIVIANO 27-05-2013

OCJ-728 VOLQUETA DOBLE TANQUE CHEVROLET

2011 PESADO 11-04-2013

OCJ-727 CAMIONETA MAZDA 2011 LIVIANO 02-04-2013

OCJ-726 CAMION HYUNDAY 2011 PESADO 01-04-2013

OQF-184 CAMIONETA MAZDA 2000 LIVIANO 04-03-2013

OQF-243 CAMIONETA KIA 2007 LIVIANO 28-10-2013

OQF-241 CAMPERO MITSUBISHI 2007 LIVIANO 05-11-2013

N° 2 VOLQUETA CHEVROLET 1989 PESADO 14-12-2013

N° 3 VOLQUETA CHEVROLET 1989 PESADO 13-12-2013

MOTOCICLETAS

PLACA MARCA MODELO FECHA DE REVISION

INT-006 SUZUKI 08-11-2013

COM-93 SUZUKI 1993 08-11-2013

MNZ-73 YAMHA 2006 22-11-2013

MNI-22 YAMHA 1996 11-12-2013

MNZ-68 YAMHA 2006 12-12-2013

MNZ-71 YAMHA 2006 12-12-2013

MNZ-72 YAMHA 2006 12-12-2013

MNZ-75 YAMHA 2006 11-12-2013

MNZ-76 YAMHA 2006 12-12-2013

MNZ-77 YAMHA 2006 12-12-2013


EXPRES


PÁGINA 12 de 46


Observación No. 1

Dentro del estudio realizado a las carpetas del parque automotor, maquinaria pesada y motos, se observó que no se cuenta con un inventario específico por vehículos donde se relacione, N° de motor de chasis y todos los componentes que debe tener todo vehículo para transitar. Esta observación tiene un alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad Me permito informar que existe una carpeta por cada vehículo, en cada una se encuentra la historia del vehículo como fue adquirido, copia del soat, revisión técnico mecánica, actas de entrega y recibí y el inventario de cada vehículo donde se especifica que accesorios tiene cada vehículo y el estado del mismo, en el encabezado de cada inventario se registra número de Motor, de Chasis los documentos entregados entre otros; estas carpetas fueron revisadas con anterioridad por el ente de control. Se adjunta formato de inventario reciente con acta de entrega.

Pronunciamiento de la Contraloría En la revisión efectuada dentro de la Auditoría, a las carpetas que contiene el historial de cada vehículo, no se evidenció la existencia de un inventario detallado de los elementos que contenía el vehículo (llanta de repuesto, gato, herramientas, extintor, botiquín, etc.), esto último, se pudo verificar a partir de visita de inspección, más no porque en la carpeta de cada vehículo existiera información al respecto. Se decide levantar esta observación en razón a que en los anexos adjuntos a la respuesta, se evidencia un formato en el que se hace mención detallada del inventario de cada vehículo entregado a los conductores.

El 20 de noviembre de 2014 se realizó una visita de verificación de documentos y elementos de los siguientes vehículos OQF244, JAK741, OQF184, OQF297, OQF243, OCJ728, OX5232, OCJ726, OQF248; en la visita se verificó la existencia de documentación actualizada, equipo de carreteras y llanta de repuesto, encontrándose las siguientes inconsistencias:

Placa del Vehículo

Observación

OQF244 Revisión técnico mecánica vencida. Sin equipo de carreteras

JAK741 Sin botiquín de primeros auxilios.

OQF184 Extinguidor vencido- Licencia de conducción del conductor se encontraba vencida. Sin gato en equipo de carreteras.

OQF297 Sin botiquín de primeros auxilios.

OQF243 El extinguidor no tiene fecha de vencimiento visible

OX5232 Sin equipo de carreteras y sin repuesto

OCJ726 El botiquín incompleto, productos vencidos (agua oxigenada), la direccional frontal izquierda rota y sin gato en el equipo de carreteras


EXPRES


PÁGINA 13 de 46


El artículo 30 de la Ley 769 de 2002 por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito, señala que ningún vehículo podrá transitar por las vías del territorio nacional sin portar los siguientes elementos:

1. Un gato con capacidad para levantar el equipo 2. Una cruceta 3. Dos señales de carretera en forma de triángulo en material reflectivo. 4. Un botiquín de primeros auxilios 5. Dos tacos para bloquear el vehículo 6. Caja de herramienta básica 7. Llanta de repuesto 8. Linterna.

Por su parte, el artículo 50 de la Ley 1383 de 2010, señala en su artículo 50 que por razones de seguridad vial y de protección al ambiente, el propietario o tenedor del vehículo de placas nacionales o extranjeras, que transite por el territorio nacional, tendrán la obligación de mantenerlo en óptimas condiciones mecánicas, ambientales y de seguridad; el articulo 51 ibíd. Por su parte señala, que todos los vehículos automotores deben someterse anualmente a revisión técnico mecánica y de emisión de contaminantes. En este punto es importante destacar que el vencimiento en el documento de revisión técnico mecánica se dio en un vehículo al servicio de la Secretaría de Transito de la ciudad, situación que contradice el estricto cumplimiento de las normas de tránsito, que exige el mismo organismo a través de sus agentes a los propietarios de los vehículos que transitan la ciudad de Tunja. Del resultado de la visita de verificación, se puede señalar, que al parecer, la Administración Municipal de Tunja no está dando estricto cumplimiento de lo señalado por las normas de tránsito, respecto a medidas de seguridad vial, de su parque automotor.

Hallazgo No. 3

La administración municipal de Tunja, al parecer, estaría incumpliendo el artículo 30 de la Ley 769 de 2002, así como los artículos 50 y 51 de la Ley 1383 de 2010. Esta observación tiene alcance administrativo y disciplinario.

Respuesta de la entidad De acuerdo a esta observación muy respetuosamente aclaramos que: Esta dependencia en todas las vigencias ha realizado el proceso requerido para la contratación de la revisión Técnico Mecánica y Emisión de Gases con un establecimiento debidamente autorizado, se han emitido varias circulares en las que se indica a los conductores y a todos los secretarios sobre la ubicación del taller para hacer la revisión técnico mecánica; igualmente estas circulares se publican en la intranet de la Alcaldía para consulta de todo el personal. Es responsabilidad absoluta de los conductores estar pendiente de los documentos de cada vehículo esta es una función inherente a su cargo. De igual manera dentro del proceso de Mantenimiento de vehículos cada conductor debe estar pendiente de las necesidades y requerimientos de cada vehículo, en la vigencia 2013 y 2014 se


EXPRES


PÁGINA 14 de 46


hicieron revisiones aleatorias de vehículos para verificar su estado y el cumplimiento de documentación y equipo que debe tener cada vehículo, como resultado de las verificaciones se entregaron kits de herramienta a varios conductores, las cuales deben estar dentro de cada vehículo.

OQF 244 REVISION TECNICO MECANICA VENCIDA. SIN EQUIPO DE CARRETERAS: Se le

traslado la solicitud al Secretario de Transito y sus funcionarios ya que esta camioneta está a

cargo de esta secretaria; para la fecha del vencimiento de la revisión Técnico Mecánica, la

Administración contaba con un contrato para la revisión Técnico Mecánica y la Emisión de Gases

con el CENTRO DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DEL ORIENTE COLOMBIANO el cual tiene

vigencia hasta el 15 de diciembre de 2014, el Conductor no tuvo la precaución de revisar la fecha

de vencimiento de la revisión y por tanto omitió su obligación; se adjunta copia de la revisión

técnico mecánica vigente. Se solicitó equipo de carreteras para entregar a esta patrulla

JAK 741 SIN BOTIQUIN DE PRIMEROS AUXILIOS: El conductor no hizo la solicitud de estos

elementos; Esta dependencia solicito los elementos faltantes para entregarlos a los conductores

y que permanezcan en los vehículos.

OQF 184 EXTINTOR VENCIDO. LICENCIA DEL CONDUCTOR SE ENCONTRABA VENCIDA.

SIN GATO EN EL EQUIPO DE CARRETERAS: se solicitó respuesta a la secretaria de Gobierno

supervisora del contrato del conductor, el conductor indica que a la fecha de la revisión había

solicitado el pase ante la secretaria de Tránsito Municipal, pero que requería que le saliera pase

para moto y vehículo por este motivo su pase se retardo; se adjunta copia del pase vigente del

conductor. En la Vigencia Actual se hizo entrega y se le indico a los conductores que todos los

extintores estaban recargados y que su fecha de vencimiento es en Diciembre de 2014 se

dejaron algunos extintores en la caseta del parqueadero para los vehículos que las requerían sin

embargo el conductor no se percató de que el extintor estaba vencido, al término de la auditoria

se hizo entrega de un extintor recargado con vigencia 2014. La dependencia Almacén General

hace la solicitud del Gato para entregarla al conductor y que permanezca en el vehículo, el

vehículo se encuentra parado en los parqueaderos de la administración Municipal

OQF 297 SIN BOTIQUIN DE PRIMEROS AUXILIOS: los botiquines se han deteriorado con el

paso del tiempo y se han vencido algunos medicamentos, por tanto se solicitaron botiquines para

reemplazar en cada vehículo que lo requiera.

OQF 243 EL EXTINTOR NO TIENE FECHA DE VENCIMIENTO VISIBLE: Pese a que no se

evidencio la fecha de vencimiento, el extintor porta el aro azul que coloco el contratista que

recargo todos los extintores de la vigencia 2014, la fecha de vencimiento de estos es diciembre

de 2014.

0X5232 SIN EQUIPO DE CARRETERAS Y SIN REPUESTO: se indago con el conductor quien

no se hizo presente en la revisión por estar en una diligencia con la sectorial para la que labora;

él indicó que la razón por la cual no tiene equipo de carreteras el vehículo es porque el porta el

equipo en el carro que conduce por tanto lo había trasladado a la camioneta OQF 241 también

conducida por el mismo conductor. Respecto at repuesto indica que lo mando despichar en días

anteriores y no lo había recogido. Este vehículo se encuentra parado por cese de actividades.

http://vigente.se/


EXPRES


PÁGINA 15 de 46


OCJ 726 EL BOTIQUIN INCOMPLETO, PRODUCTOS VENCIDOS (AGUA OXIGENADA), LA DIRECCIONAL FRONTAL IZQUIERDA ROTA Y SIN GATO EN EL EQUIPO DE CARRETERAS: se solicita los productos faltantes en el botiquín y el gato para ingresarlo al inventario del camión y entregarlo al conductor.

Pronunciamiento de la Contraloría Con los argumentos presentados en la respuesta y los anexos respectivos, se evidencia, que al parecer, fue como consecuencia del proceso auditor y de la inspección realizada los vehículos, que la administración y los conductores adelantaron las acciones tendientes a corregir lo observado. De igual manera cabe indicar que la administración municipal no dio estricto cumplimiento de las obligaciones contenidas en el código de tránsito y más grave es que un vehículo al servicio de la secretaría de tránsito y a cargo de un agente de tránsito del municipio no tuviera vigente el documento de revisión técnico mecánica. También es cierto que solo a raíz de la visita de inspección, el conductor del vehículo de placas OQF-184 renovó su licencia de conducción, lo que significaría que este estaba prestando sus servicios sin dar estricto cumplimiento a lo señalado en las normas de tránsito, igual sucedió con los elementos de los botiquín y demás herramientas. La comisión de auditoria decide levantar el alcance disciplinario de esta observación en razón a que la administración realizó los correctivos para subsanar con prontitud lo evidenciado en la inspección; sin embargo, se mantiene el alcance administrativo de la misma, para que se tomen las medidas que estime convenientes para evitar de nuevo la ocurrencia de estos hechos.

Observación No. 2

En lo que respecta al uso de vehículos, se evidenció la inexistencia de controles de entrada, salida y recorridos de los vehículos automotores; tampoco se encontraron elementos que permitan la mitigación de riesgos asociados a su operación. Esta observación tiene alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad En cuanto a esta observación de la inexistencia de controles de entrada, y salida y recorrido de los vehículos se argumenta muy respetuosamente que los vehículos pertenecientes a la dependencia Almacén General se mueven de la siguiente manera: se encuentra un formato de solicitud de vehículos aprobado por el sistema de gestión de calidad; en este se diligencia fecha, hora de salida y de regreso del vehículo, la dependencia que lo solicita y el lugar al que se desplaza; así como una planilla donde se anota el lugar al cual se va a desplazar un vehículo, la hora, la dependencia y el conductor del vehículo. Los vehículos asignados a otras dependencias son del uso de cada dependencia y su control depende estrictamente de cada secretario; ya que cada uno es autónomo en el desarrollo de sus labores misionales y debe dar cuenta por el cumplimiento de sus planes y proyectos acorde con el Plan de Desarrollo. En cuanto a la mitigación del riesgo es importante precisar que la administración hace grandes esfuerzos para mitigar el riesgo asociado a la conducción de vehículos, todos los vehículos que se encuentran en uso cuentan con su documentación reglamentaria al día como es SOAT, Seguro contra Todo


EXPRES


PÁGINA 16 de 46


Riesgo, Revisión Técnico Mecánica, los conductores cuentan con póliza de riesgos laborales acorde con la exposición de su cargo, se ha capacitado a los conductores con la compañía aseguradora de la Administración Municipal en diferentes temas acorde a la labor que realizan, el mantenimiento preventivo y correctivo se hace a tiempo de acuerdo a la solicitud de los conductores quienes están a tanto diariamente del funcionamiento de cada vehículo asignado.

Pronunciamiento de la Contraloría Valorando los argumentos y documento adjunto a la respuesta, se observa que efectivamente existen registros que dan cuenta del uso de los vehículos, desplazamientos fechas de salida, etc. por esta razón, se decide levantar la observación.

2.2 EJECUCION POR RUBROS DE GASTOS GENERALES La Alcaldía Municipal de Tunja para la vigencia 2013 tuvo un presupuesto de Gastos Generales por un valor de $6.365.292.153 La ejecución de los rubros de gastos generales y que se afectaron para el mantenimiento, compra y/o suministro de combustible del parque automotor de la alcaldía de Tunja vigencia 2013, fue el siguiente: GASTOS GENERALES:

CÓDIGO CONCEPTO APROPIACIÓN

DEFINITIVA EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL % DE

EJECUCIÓN DISPONIBLE

% DISPONIBLE

2.1.1.01.01.02 GASTOS GENERALES

6,365,292,153 3,913,709,120.62 61.49% 2,451,583,032.38 38.51%

Estos gastos incluyen, la adquisición de bienes, adquisición de servicios y otros gastos generales. Para la vigencia fiscal 2013 la apropiación definitiva fue de $6.365.292.153, de los cuales se ejecutaron $3.913.709.120,62 equivalente al 61.49%, para un saldo por ejecutar de $2.451.583.032,38 equivalente al 38.51%. Para nuestro estudio se tendrán en cuenta los siguientes Rubros. RUBRO COMPRA DE EQUIPO:



PRESUPUESTAL % DE


% DISPONIBLE

2.1.1.01.01.02.01.02 Compra de Equipo 846,312,204.00 556,887,081.00 65.80% 289,425,123.00 34.20%

En el Rubro compra de equipo para la vigencia 2013 fue de $846.312.204.00 de los cuales se ejecutaron $556.887.081.00 equivalente al 65.80%, para un saldo por ejecutar de $289.425.123.00 equivalente al 34.20%; lo que indica que la Alcaldía de Tunja presentó una aceptable gestión en la ejecución de compra de equipo.


EXPRES


PÁGINA 17 de 46


En este rubro se compraron dos vehículos, una camioneta doble cabina marca Chevrolet por valor de $79.035.600.00 y otra camioneta marca Toyota por valor de $152.000.000.00 los cuales fueron puestos a disposición del despacho del Alcalde del municipio de Tunja. RUBRO MANTENIMIENTO:



PRESUPUESTAL % DE


% DISPONIBLE

2.1.1.01.01.02.02.07 Mantenimiento 289,496,800.00 220,331,600.00 76.11% 69,165,200.00 23.89%

La apropiación en el Rubro mantenimiento para la vigencia 2013 fue de $289.496.800.00 de los cuales se ejecutaron $220.331.600.00 equivalente al 76.11%, para un saldo por ejecutar de $69.165.200.00 equivalente al 23.89%; lo que indica que la Alcaldía de Tunja presentó una aceptable gestión en la ejecución de mantenimiento. En este Rubro se realizaron dos contratos para el mantenimiento preventivo, correctivo y suministro de repuestos para los vehículos, maquinaria amarilla de transportes, carga y motocicletas que hacen parte del parque automotor de Tunja, el contrato N° 018 por valor de $18.000.000.00 y el contrato 372 por $150.000.000.00 con un adicional de $12.000.000.00 para un total de$162.000.000.00. RUBRO COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES VEHÍCULOS:



PRESUPUESTAL % DE


% DISPONIBLE

2.1.1.01.01.02.02.09 Combustibles y

Lubricantes Vehículos

170,000,000.00 106,637,828.00 62.73% 63,362,172.00 37.27%

En el Rubro Combustibles y lubricantes para la vigencia 2013, se apropió la suma de $170.000.000.00 de los cuales se ejecutaron $106.637.828.00 equivalente al 62.73%, para un saldo por ejecutar de $63.362.172.00 equivalente al 37.27%; lo que indica que la Alcaldía de Tunja presentó una aceptable gestión en la ejecución del suministro de combustible. En este Rubro se realizaron cinco contratos para el provisión de combustible y cuyo objeto consistía en el suministro de combustible para el parque automotor de la Alcaldía Mayor de Tunja, administración central y para las Secretarías de Tránsito y Transporte (programa de educación y seguridad vial), Secretaría de Infraestructura (maquinaria pesada), Protección Social (programas de seguridad sanitaria y del ambiente y programas de gestión para el desarrollo operativo y funcional del plan territorial de salud pública S.G.P), que se utilizará en el despliegue de las estrategias de seguridad y convivencia ciudadana así como para los vehículos que ingresen al ente territorial. RUBRO COMBUSTIBLES Y LUBIRCANTES VEHICULOS MAQUINARIA DE INFRAESTRCUTURA



PRESUPUESTAL % DE


% DISPONIBLE


EXPRES


PÁGINA 18 de 46


2.1.1.01.01.02.02.10

Combustibles y Lubricantes Vehículos

Maquinaria de Infraestructura

326,000,000.00 138,982,571.00 42.63% 187,017,429.00 57.37%

La apropiación en el Rubro Combustible y lubricantes para vehículos y maquinaria de infraestructura para la vigencia 2013 fue de $326.000.000.00, de los cuales se ejecutaron $138.982.571.00 equivalente al 42.63%, para un saldo por ejecutar de $187.017.429.00 equivalente al 57.37%; lo que indica que la Alcaldía de Tunja presentó una aceptable gestión en la ejecución del suministro de combustible. En este Rubro se realizaron cinco contratos para el provisión de combustible y cuyo objeto consistía en el suministro de combustible para el parque automotor de la Alcaldía Mayor de Tunja administración central y para las Secretarías de Tránsito y Transporte (programa de educación y seguridad vial), Infraestructura (maquinaria pesada) y Secretaría de Protección Social (programas de seguridad sanitaria y del ambiente). Plazo setenta días o hasta agotar presupuesto.

2.3 AUSTERIDAD EN EL GASTO MARCO NORMATIVO: DECRETO 0650 DE 2008, por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia en el gasto

público en la Administración Central de la Alcaldía de Tunja. ARTÍCULO 16, se podrán asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del tesoro público exclusivamente a los siguientes servidores: Despacho del Alcalde, Secretario de Gobierno, Secretario de Protección Social, Secretario de Tránsito, Asesor de Comunicaciones, Secretario de Infraestructura, Secretario de Desarrollo, Asesoría de Sisben, Almacenista General, Secretario de Educación y motocicletas para los Agentes de la Secretaría de Tránsito Municipal, de igual forma se asignarán motocicletas para el comité de Desastres Municipal, Secretaria de Desarrollo y Asesoría de Comunicaciones. La maquinaria pesada del municipio será asignada a la Secretaría de Infraestructura. Parágrafo: La asignación de vehículos a otros funcionarios podrá hacerse previa autorización motivada del Alcalde de Tunja.

En desarrollo del proceso auditor, se evidenció el cumplimiento en la asignación de vehículos a las dependencias de que trata el artículo 16 del Decreto de Austeridad del municipio; sin embargo, de la revisión efectuada a los documentos contenidos en las carpetas de cada vehículo, no se evidenció la entrega formal de los vehículos por parte de la Secretaría Administrativa a la Secretaria responsable de cada vehículo; el único documento soporte de entrega es el de los conductores, con el visto bueno de almacén.

Observación No. 3


EXPRES


PÁGINA 19 de 46


La administración municipal, al parecer no está dejando evidencia de la entrega del parque automotor a cada Secretaría responsable. Esta observación tiene alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad La dependencia si deja evidencia de los vehículos que entrega a cada secretaria por medio de un documento firmado denominado “ ACTA DE ENTREGA DE VEHICULO” se adjuntó acta de entrega e inventario firmado por el conductor responsable del vehículo OQF – 221, conductor que además está asignado a una única dependencia, la persona que hace la entrega y se especifica la dependencia a la cual es asignado para su uso, además en el sistema de inventario cada vehículo está a cargo del titular de cada secretaria.

Pronunciamiento de la Contraloría Valorando los argumentos y documento adjunto a la respuesta, se observa que efectivamente existen registros que dan cuenta de la entrega del parque automotor al funcionario responsable de su uso; por esta razón, se decide levantar la observación.

Respecto a este punto también se revisó la cuenta rendida en la vigencia 2013 a través del SIA, en el que se revisó el formato de austeridad en el gasto el formato F43, para el análisis de asignación y uso de vehículos de la Alcaldía de Tunja, evidenciándose que no se reportó información consolidada respecto al gasto por uso de vehículos (combustible, mantenimiento).

Hallazgo No. 4

Revisado el formato F.43 correspondiente a los informes de austeridad y eficiencia en el gasto, se puede evidenciar que éste no está siendo tramitado correctamente, contraviniendo los artículos 11 y 63 de la Resolución 175 de 2013 emanada por la Contraloría Municipal de Tunja. Esta observación tiene alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad La dependencia de Almacén General Mensualmente hace los informe de austeridad en el gasto y los pasa a la Asesoría de Control de Gestión, se revisará en conjunto con esta asesoría la pertinencia de los informes presentados y se harán las correcciones requeridas en caso de ser necesario.

Pronunciamiento de la Contraloría Se mantiene la observación para que la entidad tome las medidas necesarias en la rendición de la cuenta, constituyéndose hallazgo con alcance administrativo.

Como punto de referencia para realizar y analizar de la asignación y uso de vehículos para la vigencia 2013, se toma como base el inventario del parque automotor y la ejecución presupuestal en la vigencia 2013 mantenimiento y compra de vehículos.


EXPRES


PÁGINA 20 de 46


Según el inventario del parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja para la vigencia 2013 se adquirieron dos vehículos con destino al despacho de la alcaldía

PLACA TIPO MARCA MODELO VALOR

OCJ-750 CAMIONETA CHEVROLET 2014 $79.035.600

OCJ-745 CAMPERO TOYOTA PRADO 2013 $152.000.000

El parque automotor está distribuido de la siguiente manera

SECRETARIA N° DE

VEHÍCULOS ASIGNADOS

DESPACHO ALCALDIA 3

SECRETARIA TRANSITO 3

SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA 4

ASESORIA SISBEN 1

GOBIERNO 4

PROTECCION SOCIAL 3

A DISPOSICIÓN DE LAS SECRETARIA DE PLANEACIÓN, ADMINISTRATIVA, HACIENDA, CULTURA, DESARROLLO Y OPERATIVOS

2

SECRETARIA DE DESARROLLO 2

A DISPOSICIÓN DE LAS SECRETARIA DE PLANEACIÓN, JURIDICA, CULTURA, ADMINISTRATIVA, HACIENDA, OPERATIVOS Y CONVENIO CON LA CONTRALORIA

1

VARIAS DEPENDENCIAS 1

Dentro del parque automotor del municipio de Tunja, el vehículo de placa OQF171 se encuentra en proceso de embargo y el vehículo de placa OFK000 se encuentra inactivo.

Observación No. 4

De acuerdo a la reglamentación y asignación de los vehículos de la Alcaldía Mayor de Tunja, donde se debe conservar el principio de austeridad reglamentado por normas de carácter legal; se evidencia que para el despacho del señor alcalde están asignados tres (3) vehículos, uno para su desplazamiento, otro para el grupo de escolta y sobre el tercero no se pudo determinar su uso. Evidenciándose necesidades en otras secretarias. Esta observación tiene alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad Los vehículos asignados al despacho del señor Alcalde se han cambiado progresivamente precisamente tratando de mitigar la observación uno (políticas para renovación del parque automotor). En 2012 se encontraron tres vehículos asignados al despacho del señor alcalde los cuales contaban con 7 años de uso uno se encontró uno de los vehículos en el taller, a estos vehículos ya se les ha realizado reparación de motor por su altísimo uso en el cumplimiento del deber del despacho; por tanto se han


EXPRES


PÁGINA 21 de 46


cambiado progresivamente dejando los vehículos inicialmente asignados a otras secretarias con menor cantidad de trabajo. Todo esto atendiendo las recomendaciones del sistema de seguridad del señor Alcalde los cuales han indicado que los carros deben estar en óptimas condiciones de seguridad, maniobrabilidad y de reacción inmediata ante cualquier eventualidad, recordemos que la primera autoridad del municipio ha enfrentado varias situaciones de orden público a lo largo de su administración de origen municipal y nacional. El esquema de seguridad tiene a su disposición un vehículo el cual debe en todo momento estar respaldando al carro del señor alcalde, estos dos vehículos constantemente requieren mantenimiento cada 5000 kilómetros como mínimo, situación que obliga a tener otro carro de respaldo durante el día o los días que pueda estar alguno de los vehículos en mantenimiento. El municipio constantemente recibe visitas de grandes personalidades que han apoyado el desarrollo del municipio Ministros de agricultura, tecnologías, de desarrollo, presidente de la república entre otros, estas personalidades requieren ser transportados y/o escoltados dentro del perímetro del municipio y hasta los sitios donde los recoge su propio esquema de transporte Batallón Bolívar, Paipa, Bogotá entre otros por esto es indispensable tener un tercer carro asignado al Despacho. Uno de los programas bandera de la Administración actual es la atención prioritaria a la primera infancia de lo cual se han evidenciado los avances y el cubrimiento a la población más vulnerable del Municipio; el tercer vehículo aparte de cubrir todo lo expuesto anteriormente cubre los programas de primera infancia a nivel urbano y rural por eso está asignado al Despacho diariamente los profesionales que atienden a esta población, madres primigestantes, familias en conflicto y en general todos los programas de Ia primera infancia acuden hasta las viviendas y puntos de encuentro para prestar la atenci6n demandada por estas familias; por tanto este vehículo atiende uno de los programas más significativos de la Administración.

Pronunciamiento de la Contraloría Le asiste razón a la administración cuando señala que es indispensable el uso de los vehículos asignados al despacho del señor alcalde y que dicha decisión obedece a las necesidades propias del despacho. Acogiéndose a los argumentos presentados por la alcaldía, se decide levantar la observación.

Observación No. 5

En la verificación del mantenimiento de los vehículos de la alcaldía de Tunja se encontró que al vehículo de placas OQF-184 camioneta Mazda modelo 2000, asignado a la Secretaria de Gobierno se le realiza mantenimiento (pintada) de cuatro (4) rines, gasto que no es inherente al mantenimiento del vehículo sino más bien, al parecer, corresponde a un gasto oneroso de lujo para el vehículo. De no aclararse tendrá un alcance administrativo, disciplinario y fiscal por valor de $100.000

Respuesta de la Entidad


EXPRES


PÁGINA 22 de 46


En cuanto al mantenimiento que el ente de control argumentan de mantenimiento de la pintada de los rines de la camioneta MAZDA OQF-184 modelo 2000 muy respetuosamente aclaramos que: este vehículo en 2012 fue encontrado en muy mal estado al igual que otros del parque automotor que se encontraban inactivos. Debido al alto trabajo al incremento de programas y proyectos para el beneficio de la comunidad se han debido reparar y poner en funcionamiento varios vehículos, el OQF 184 es modelo 2000 con más de 14 años de uso a la fecha atiende las situaciones de espacio público, era un carro que estaba sumamente dejado y abandonado progresivamente se le han hecho mejoras no solamente al motor para su buen funcionamiento, considero que además se debe mejorar la parte exterior de los vehículos para evitar el degenera miento por las inclemencias del clima la exposición constante a la calle “Vendedores Ambulantes” entre otros si la Administración no hace un mantenimiento preventivo a los vehículos pasado un tiempo habrá que hacer mantenimiento correctivo el cual será más costoso para la administración y de otro lado se disminuye su vida útil, este vehículo ha presentado latas podridas desgaste general de pintura, diferentes golpes provocados por vendedores ambulantes, no es diferente para los rines los cuales a lo largo de 15 años presentan un alto grado de deterioro los cuales al no hacerles un mantenimiento preventivo en algún momento habría que hacer su cambio completo especialmente en dos de los rines que presentaban averías las cuales se enmendaban con el arreglo que se hizo que no fue únicamente de pintada sino que además se les hizo rectificación para evitar daño en las llantas. De tener que hacer cambio de los rines estos tendrían un costo de $480.000 en rines corrientes y los rines de lujo los cuales porta originalmente esta camioneta tienen un costo de 1”200.000.°° el arreglo de los rines asegura su duración por al menos un año más; por tanto se pone en consideración ante el ente de control se estudie la posibilidad de eliminar el alcance disciplinario y fiscal, ya que de no hacer el mantenimiento de los rines se corre el riesgo de dañar las llantas, además se corre el riesgo de tener que cambiar los rines lo cual acarrearía un mayor costo para el municipio, hasta por ($1´100.000.00), a la fecha quince meses después los rines que tuvieron el mantenimiento preventivo, no presentan ningún daño adicional y se evidencia su correcto funcionamiento por al menos otro año en condiciones normales de uso; de otro lado parecería que los rines no son fundamentales en el desempeño del vehículo sin embargo un rin doblado u ovalado puede causar un grave daño a la llanta situación que se puede tornar en un riesgo para el conductor, el vehículo y sus pasajeros.

Pronunciamiento de la Contraloría En la explicación dada por la administración municipal se entiende que la pintura para los rines del vehículo consistió en una actividad puramente preventiva de daños a los mismos, que de ninguna manera se pretendió realizar un gasto oneroso o de lujo que vulnerara lo dispuesto en las normas de austeridad en el gasto; por esta razón, se decide levantar lo observado.

La maquinaria pesada está a cargo de la secretaria infraestructura como se registra en el siguiente cuadro.


EXPRES


PÁGINA 23 de 46


CLASE N° MAQUINARIA

PESADA

VOLQUETA 3

COMPACTADORA VIBRATIRIA 1

RETRO EXCAVADORA 1

MOTONIVELADORA 1

COMPACTADOR 1

RETRO CARGADOR 1

MINI CARGADOR 2

Dentro del inventario del parque automotor del municipio de Tunja se encuentran 18 motos distribuidas así

SECRETARIA N° DE MOTOS

SECRETARIA DE TRANSITO 14

ASESORIA DE COMUNICACIOES 3

SECRETARIA DE DESARROLLO 1

Para el cumplimiento de los objetivos de cada secretaria se ha asignado los vehículos ya descritos, requiriendo de mantenimiento y suministro de combustible para su funcionamiento, por lo que la Alcaldía de Tunja suscribió dos contratos cuyo objeto es la prestación de servicios para el mantenimiento preventivo, correctivo y suministro de repuestos para los vehículos, maquinaria amarilla de transporte carga y motocicletas, que hacen parte del parque automotor, uno por valor de $18.000.000 y otro por $150.000.000 con un adicional de $12.000.000 para un total de $162.000.000. En cuanto al suministro de combustible se suscribió cinco contratos así:

NÚMERO DEL

CONTRATO

OBJETO DEL CONTRATO VALOR DEL CONTRATO

15

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA: ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y PARA LAS SECRETARÍAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA DE EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL). INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) Y SECRETARÍA DE PROTECCIÓN SOCIAL (PROGRAMAS DE SEGURIDAD SANITARIA Y DEL AMBIENTE)

$26,361,366.00

39

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA: ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y PARA LAS SECRETARIAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA DE EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL). INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) Y SECRETARÍA DE PROTECCIÓN SOCIAL (PROGRAMAS DE SEGURIDAD SANITARIA Y DEL AMBIENTE).

$26,358,783.00


EXPRES


PÁGINA 24 de 46


55

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA: ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y PARA LAS SECRETARIAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA DE EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL). INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) Y SECRETARÍA DE PROTECCIÓN SOCIAL ( PROGRAMAS DE SEGURIDAD SANITARIA Y DEL AMBIENTE)

$26,474,277.00

74

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA: ADMINISTRACION CENTRAL Y PARA LAS SECRETARIAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA DE EDUCACIÓN Y SEGURIDAD VIAL). INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) Y SECRETARÍA DE PROTECCIÓN SOCIAL (PROGRAMAS DE SEGURIDAD SANITARIA Y DEL AMBIENTE)

$26,474,277.00

373

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA QUE PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA: ADMINISTRACION CENTRAL Y LAS SECRETARIAS DE TRANSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA DE EDUCACION Y SEGURIDAD VIAL). SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA). PROTECCION SOCIAL (PROGRAMAS DE SEGURIDAD SANITARIA Y DEL AMBIENTE Y PROGRAMAS DE GESTION PARA EL DESARROLLO OPERATIVO Y FUNCIONAL DEL PLAN TERRITORIAL DE SALUD PÚBLICA-SGP) QUE SE UTILIZARA EN EL DESPLIEGUE DE LAS ESTRATEGIAS DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA ASI COMO PARA LOS VEHICULOS QUE INFRESEN AL ENTE TERRITORIALDURANTE LA PRESENTE VIGENCIA FISCAL

$328,569,293.00

El valor total de los contratos por los suministros de combustible para el parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja en el año 2013 fue de $434.237.996. A pesar de que se aplican las normas de austeridad del gasto la Alcaldía de Tunja, no se evidenció controles en el manejo del parque automotor, mantenimiento y el suministro de combustible, no se encontraron soportes del seguimiento, estadísticas de consumo y mantenimiento por vehículo. 2.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO Y SUMINSTRO DE COMBUSTIBLE La Alcaidía Municipal de Tunja en aras de dar cumplimiento de sus funciones, debe garantizar el funcionamiento del parque automotor el cual debe estar en óptimas condiciones de operatividad para el normal desarrollo de las actividades misionales y administrativas propias, por tal razón la Alcaldía de Tunja cuenta con vehículos, maquinaria pesada y motos que requieren de mantenimiento preventivo y correctivo y el suministro de combustible, compuesto por 24 vehículos livianos, 10 vehículos tipo maquinaria y 18 motos. Por ser este, un servicio considerado como esencial para el normal desarrollo de las actividades misionales y de apoyo a cargo de la Entidad, es deber de la administración propender por el adecuado estado técnico de su parque automotor, garantizando de esta manera la disponibilidad, eficiencia y oportunidad necesarias en el uso del mismo. Adicionalmente y con el fin de prevenir cualquier tipo de falla en la operación de los referidos vehículos y motos, se deben realizar de manera periódica adecuados mantenimientos tanto preventivos como correctivos, de carácter eléctrico y mecánico que incluya el suministro de repuestos, aceites,


EXPRES


PÁGINA 25 de 46


piezas y accesorios e instalación de los mismos, lavado general, des pinchado, el suministro de combustible, entre otros. Para la el mantenimiento preventivo y correctivo y suministro de combustible para el parque automotor la administración municipal celebró la prestación del servicio para el mantenimiento y suministro del parque automotor de propiedad del municipio. Para la evaluación se tomaron los contratos que fueron suscritos por la administración municipal para el mantenimiento correctivo y preventivo y suministros de combustible para el parque automotor en la vigencia 2013; desde sus diferentes etapas precontractual, Contractual y poscontractual, encaminado a verificar el cumplimiento los principios de economía, eficiencia y eficacia, comprobando que en igual de condiciones de calidad los bienes y servicios sean los mas adecuados, que la asignación de los recursos sean lo más convenientes para maximizar los resultados y obtenidos se hayan logrado de manera oportuna y guarden relación con los objetivos. Para evaluar el cumplimiento de gestión y resultados de mantenimiento preventivo y correctivo y el suministro de combustible se analizaron las facturas verificando consumo, calidad y que los precios estén armónicos al mercado. 2.4.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO CONTRATO N°018

PARQUE AUTOMOTOR CONTRATO N°

018

VEHICULOS 5,693,912

MAQUINARIA PESADA 11,931,257

MOTOS 632,800


EXPRES


PÁGINA 26 de 46


Elaboro: Equipo auditor

Como resultado del estudio realizado al contrato N° 18 se puede concluir que del valor total ejecutado, la maquinaria pesada obtuvo un 65%, seguido por vehículos livianos con 31% y el restante 4% se invirtió en las motocicletas.

MANTENIMIENTO POR MAQUINARIA

VEHICULO VALOR

MANTENIMIENTO %

VOLQUETA 458,000 4%

VOLQUETA 72,000 1%

COMPACTADORA VIBRATIRIA 0

RETRO EXCAVADORA 1,612,000 14%

VOLQUETA DOBLE TANQUE 2,926,220 25%

MOTONIVELADORA 6,599,307 55%

COMPACTADOR -

RETRO CARGADOR 192,000 2%

MINI CARGADOR N°1 72,000 1%

MINI CARGADOR N°2 0

En cuanto a maquinaria pesada el mayor porcentaje de mantenimiento estuvo en la motoniveladora con un 55%, seguida por la volqueta de doble tanque con 25% y la retroexcavadora con 14% y las que no recibieron mantenimiento como la compactadora vibratoria, la compactadora y el mini cargador N°2.

VEHICULOS31%

MAQUINARIA PESADA

65%

MOTOS4%

CONTRATO N° 018


EXPRES


PÁGINA 27 de 46


MANTENIMIENTO POR VEHICULO

PLACA CLASE MARCA VALOR DE

MANTENIMIENTO %

OCJ-750 CAMIONETA CHEVROLET - -

OCJ-745 CAMPERO TOYOTA PRADO - -

OCJ- 737 CAMIONETA MAZDA 764,725 13.43%

OCJ-736 CAMIONETA MAZDA 17,000 0.30%

OQF-244 CAMIONETA KIA -

OCJ-727 CAMIONETA MAZDA -

OCJ-726 CAMION HYUNDAY -

JAK-741 CAMIONETA CHEVROLET 52,000 0.91%

OXD-141 CAMPERO CHEVROLET -

OQF-298 BUSETA CHEVROLET -

OQF-297 BUSETA CHEVROLET -

OQF-260 CAMIONETA TOYOTA 687,950 12.08%

OQF-184 CAMIONETA MAZDA 310,000 5.44%

OQF-248 CAMIONETA CHEVROLET 72,000 1.26%

OQF-221 CAMIONETA TOYOTA -

OQF-024 CAMIONETA NISSAN -

OQF-146 CAMPERO CHEVROLET 795,000 13.96%

OQF-243 CAMIONETA KIA 604,000 10.61%

OQF-241 CAMPERO MITSUBISHI 17,000 0.30%

OQF-220 CAMPERO TOYOTA 698,017 12.26%

OQF-062 AUTOMOVIL TOYOTA 918,500 16.13%

QFL-895 CAMIONETA CHEVROLET 511,720 8.99%

OXS-232 CAMIONETA CHEVROLET -

QFK-177 AUTOMOVIL DACIA 246,000 4.32%

De acuerdo al cuadro anterior se estableció que los vehículos con mayor porcentaje en mantenimiento son: OQF-062, OQF-024, OQF-146, OCJ- 737, OQF-220, OQF-260, en la evaluación también se pude establecer que a los siguientes vehículos no se les realizó mantenimiento.

OCJ-750 CAMIONETA CHEVROLET

OCJ-745 CAMPERO

TOYOTA PRADO

OQF-244 CAMIONETA KIA

OCJ-727 CAMIONETA MAZDA

OCJ-726 CAMION HYUNDAY

OXD-141 CAMPERO CHEVROLET

OQF-298 BUSETA CHEVROLET

OQF-297 BUSETA CHEVROLET

OQF-221 CAMIONETA TOYOTA

OQF-024 CAMIONETA NISSAN


EXPRES


PÁGINA 28 de 46


OXS-232 CAMIONETA CHEVROLET

MANTENIMIENTO POR MOTOCICLETA

Dentro de la evaluación al mantenimiento de las motocicletas solo se relacionan dos por mantenimiento, de placas N° COM-93, INT-006, las restantes se agrupan como motos.

Observación No. 6

Dentro del contrato N° 018 y con la factura N° 874 de 07 de junio de 2013 se le realizo mantenimiento a la motocicleta de placa MNI-20 por valor de $388.800, esta motocicleta, al parecer no se encuentra relacionada en el parque automotor de la Alcaldía de Tunja, esta observación tiene un alcance administrativa, disciplinaria y fiscal.

Respuesta de la Entidad A la motocicleta MNI-20 se le realizo mantenimiento por un valor de $ 388.800; debido a que esta motocicleta hace parte del parque automotor de la Alcaldía de Tunja; pertenece a la secretaría de Tránsito Municipal y está a cargo del señor ARMANDO GONZALEZ GUTIERREZ esta motocicleta está en uso para verificación se anexan dos actas de entrega y verificación.

Pronunciamiento de la Contraloría De conformidad con los archivos adjuntos, se comprueba que efectivamente la moto de placa MNI-20 pertenece al parque automotor del Municipio de Tunja. Por esta razón, se levanta la observación con todo y sus alcances.

CONTRATO N° 372

PARQUE AUTOMOTOR Valor Ejecutado

VEHICULOS 81,472,267


MOTOS 9,847,528


EXPRES


PÁGINA 29 de 46


Como resultado del estudio realizado al contrato N° 372 se concluye que del valor total ejecutado, los vehículos livianos obtuvo un 50% de los recursos en mantenimiento, seguido por maquinaria pesada con 44% y el restante 6% se ejecutó en motocicletas.

MANTENIMIENTO POR VEHICULO

PLACA CLASE MARCA

V. MANTENIMIENTO

$ %

OCJ-750 CAMIONETA CHEVROLET 3,657,920 4.51%

OCJ-745 CAMPERO TOYOTA PRADO

3,864,010 4.76%

OCJ- 737 CAMIONETA MAZDA 2,486,463 3.07%

OCJ-736 CAMIONETA MAZDA 1,248,161 1.54%

OQF-244 CAMIONETA KIA 1,853,500 2.29%

OCJ-727 CAMIONETA MAZDA 3,053,127 3.76%

OCJ-726 CAMION HYUNDAY 1,381,182 1.70%

JAK-741 CAMIONETA CHEVROLET 5,056,391 6.23%

OXD-141 CAMPERO CHEVROLET 3,309,300 4.08%

OQF-298 BUSETA CHEVROLET 2,054,830 2.53%

OQF-297 BUSETA CHEVROLET 2,566,715 3.16%

OQF-260 CAMIONETA TOYOTA 1,627,400 2.01%

OQF-184 CAMIONETA MAZDA 2,392,650 2.95%

OQF-248 CAMIONETA CHEVROLET 5,819,330 7.17%

OQF-221 CAMIONETA TOYOTA 2,399,850 2.96%

OQF-024 CAMIONETA NISSAN 3,572,000 4.40%

OQF-146 CAMPERO CHEVROLET 2,336,800 2.88%

VEHICULOS50%

MAQUINARIA PESADA

44%

MOTOS6%

CONTRATO N° 372

VEHICULOS MAQUINARIA PESADA MOTOS


EXPRES


PÁGINA 30 de 46


OQF-243 CAMIONETA KIA 5,298,643 6.53%

OQF-241 CAMPERO MITSUBISHI 3,498,300 4.31%

OQF-220 CAMPERO TOYOTA 14,241,842 17.56%

OQF-062 AUTOMOVIL TOYOTA 6,545,803 8.07%

QFL-895 CAMIONETA CHEVROLET 1,699,250 2.09%

OXS-232 CAMIONETA CHEVROLET 70,000 0.09%

QFK-177 AUTOMOVIL DACIA 1,078,800 1.33%

Analizada la información de mantenimiento preventivo y correctivo vehículo por vehículo se puede establecer que el vehículo con placa N° OQF-220 obtuvo un alto porcentaje con el 17.56% por valor de $14.241.842, seguido por el OQF-062 con el 8.07% con un valor de $6.545.803, OQF-248 con el 7.17% por valor de $5.819.330, los demás vehículos se encuentra entre el uno y cinco por ciento. Llama la atención al grupo auditor el mantenimiento del vehículo de placa N° OQF-220 donde se le realizan el suministro de lubricantes por valor de $1.058.400, como se especifica en la siguiente tabla.

PRODUCTO

CANTIDAD

VR UNITARIO

$ VR. TOTAL

$

ACEITE MOTOR 20W50 CUARTO 3 18,000 54,000











TOTAL 1,058,400

Respecto al suministro de aceite para motor de este vehículo se observó que en la vigencia del contrato (junio a diciembre de 2013), se le surtió 53 cuartos de aceite; de acuerdo a las indagaciones realizadas por el grupo auditor, en cada cambio de aceite de este vehículo se consumen 7 cuartos de lubricante y su cambió se haría cada 5000 kilómetros. Realizando una sencilla operación, se tendría que en término de seis meses de ejecución del contrato, se cambió de aceite al citado vehículo 7,5 veces, lo que a su vez significaría que el vehículo recorrió como mínimo en dicho término 35.000 kilómetros.


EXPRES


PÁGINA 31 de 46


De otro lado, no se pudo establecer cuál era el kilometraje del vehículo al iniciar la ejecución del contrato, lo que evidencia a su vez falta de control por parte del supervisor respecto de los cambios de aceite del parque automotor del municipio. Realizando un comparativo con el cambio de aceite de otros vehículos de la alcaldía, se establece que estos se dieron en un rango de 1 a 3 dentro de la vigencia del contrato; por esta razón, se presume que los cambios de aceite del vehículo de placas OQF-220, presentan inconsistencias que conllevan a presumir detrimento patrimonial.

Observación No. 7

Se presume detrimento patrimonial por valor de $616.000 correspondiente al consumo de aceite para motor del vehículo de placas OQF 220. Esta observación tiene alcance administrativo, disciplinario y fiscal.

Respuesta de la Entidad La camioneta OQF 220 en el año 2013 prestó servicio al despacho del señor alcalde teniendo en cuenta que hasta marzo de 2013 se recibió la camioneta OCJ 745 para el despacho, por tanto la camioneta OQF 220 seguía prestando el servicio al despacho del señor Alcalde con el grupo de escoltas, además estaba asignada al almacén general para suplir las necesidades de las diferentes dependencias incluido el Despacho del Alcalde además prestó el servicio a la Asesoría de Planeación, secretaría de Cultura, Secretaría de Desarrollo, Hacienda, Contratación, Jurídica y demás dependencias que no tienen a cargo un vehículo y que requieren desplazarse a diferentes sitios en cumplimiento de sus funciones.

Se encuentra razonable la observación de la contraloría, y se puede indicar con toda seguridad

que efectivamente el vehículo en cuestión fue uno de los que más cúmulo de trabajo presento

en este periodo con continuados viajes a la ciudad de Bogotá por parte de todas las

dependencias mencionadas, traslado del cuerpo de seguridad del señor Alcalde; este era el

único vehículo en condiciones más o menos óptimas para desplazarse a la ciudad de Bogotá

prestando servicio a las dependencias sin vehículo; este vehículo no tenía asignado a una

secretaría específica, el Almacén General lo programaba de acuerdo a las solicitudes de todas

las dependencias relacionadas, los demás carros de los que podía disponer el almacén general

son carros muy antiguos que no son funcionales para el traslado a la ciudad de Bogotá y que

además cumplen funciones diarias en el municipio, por ejemplo Campero samurái placas OQF

146 modelo 1996 un carro demasiado incómodo para un viaje largo, camioneta Carry QFL 895

Modelo 1996.

Efectivamente la camioneta OQF 220 en siete meses tiene la posibilidad de recorrer más de los

35000 kilómetros a una razón de 5000 kilómetros mensuales teniendo en cuenta que algunas

semanas hacia hasta cuatro viajes a la ciudad de Bogotá con diferentes secretarias; es un

vehículo que trabaja los fines de semana en muchas ocasiones cuando el señor Alcalde debe

atender eventos con los diferentes sectores de la comunidad, que puede estar iniciando

actividades antes de las 4:00 am y terminar después de las 12 de la noche.


EXPRES


PÁGINA 32 de 46


También se debe precisar que el vehículo en la vigencia 2013 en el segundo semestre empezó

a tener fallas por alto consumo de aceite precisamente, debido al elevado volumen de trabajo,

el carro empezó a bajar el aceite antes de cada cambio por tanto se le empezó a hacer

seguimiento al funcionamiento del motor; no se puede dejar que el vehículo quede sin aceite

porque sufriría un daño grave en el motor, por tanto se autorizó en varias oportunidades la

compra de aceite por cuartos para reemplazar ocasionalmente el aceite que se iba bajando a la

camioneta. Finalmente el seguimiento y el diagnostico indicado por parte del contratista y

teniendo los soportes descrito fue la reparación del motor de este vehículo, razón por la cual la

Administración también se vio obligada a comprar otro vehículo para el despacho a fin de

descargar un poco este vehículo lo cual se ve reflejado en los siguientes mantenimientos para

la vigencia 2014; con la reparación del Motor del vehículo en cuestión se mitigo el consumo

elevado de aceite. Se insiste en que el consumo de aceite de este vehículo obedece al gran

cumulo de trabajo, y que realmente el consumo de kilometraje de este vehículo al igual que el

del despacho fue demasiado alto; por tanto se solicita de manera respetuosa tener en cuenta

todos los argumentos descritos y se levante la observación presentada especialmente el alcance

disciplinario y fiscal ya que se puede demostrar completamente la justificación del gasto el cual

ya fue controlado mediante el mantenimiento hecho al Motor.

Pronunciamiento de la Contraloría Revisando la facturación del mes de diciembre de 2013, se evidenció que en la parte final de la factura de venta 001464 del 30 de diciembre de 2013 el municipio cancela la suma de $650.000 por concepto de rectificación general de motor del vehículo de placas OQF-220. La rectificación de motor consiste en ajustar los cilindros para que tomen nuevamente una geometría exacta, que se ha perdido debido a la fricción. Con la rectificación se supone el arreglo de fallas relacionadas con pérdida de aceite, que resulta quemado por el tubo de escape u otros daños relacionados con la potencia en el motor; es por ello, que le asiste razón a la administración cuando señala que el consumo de aceite obedeció a daños en la estructura del motor del vehículo en mención. Por lo anterior, se decide levantar la observación con todo y sus alcances.

Observación No. 8

No existen controles por parte de la administración municipal en lo que se refiere a kilometraje de los vehículos y su respectivo cambio de aceite. Esta observación tiene alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad La administración Municipal a través de un formato aprobado por el sistema de Gestión de Calidad ha implementado el control y autorización de Mantenimiento de Vehículos en el cual viene implementado el campo para ingresar el kilometraje del vehículo, este formato se ha venido modificando de acuerdo a las necesidades que ha encontrado el Almacén General para establecer control. Se anexa formato aprobado.


EXPRES


PÁGINA 33 de 46


Pronunciamiento de la Contraloría Teniendo en cuenta que la administración municipal a través de la implementación del sistema de gestión de calidad implementó un formato de mantenimiento de vehículos en el que se incluye entre otros el control de kilometraje y el tipo de mantenimiento a efectuarle (correctivo – preventivo). Considerando que el formato se empezó a implementar a partir del año 2014, se entiende que no se hace necesario mantener la observación, ya que el control existe; por ello, se decide levantar lo observado.

De otro lado, se observó que al vehículo de placa OCJ-745, vehículo adquirido en 2013 para servicio del alcalde, se le realizan trabajo de latonería y pintura de la puerta derecha delantera y al bomper delantero por valor de $660.000; esta actividad se cuestiona ya que el vehículo esta nuevo y no se entiende el porqué de este mantenimiento ya que en la carpeta de este vehículo no se tiene registro de siniestro alguno, además el vehículo cuenta con póliza todo riesgo que cubriría los daños que se le hayan ocasionado en su vigencia.

Observación No. 9

Por el mantenimiento del vehículo OCJ-745 se presume detrimento patrimonial de $660.000. Esta observación tiene alcance administrativo, disciplinario y fiscal.

Respuesta de la Entidad Esta observación fue contestada en tres ocasiones ante el ente de control al inicio de esta vigencia, se anexan las respuestas dadas en su momento y se insiste en que el vehículo no tuvo ningún siniestro como tal, dentro de sus recorridos normales por carretera en tres ocasiones distintas tubo rayones y golpes con piedras u otros objetos que podían saltar hacia el vehículo en carretera, el arreglo individual de estos imperfectos no supera los $300.000.00 cada uno los cuales al haber afectado la póliza se debían pasar individualmente porque el perito no los iba a aceptar después de un tiempo y no los iba a contar como un siniestro en diferentes partes del carro, el deducible cuesta el 10% del arreglo si este supera un salario mínimo de lo contrario la administración debe pagar al menos un salario mínimo, pasar tres siniestros por averías tan pequeñas le hubiese costado a la Administración en 2013 más de ($1’800.000.°°) además de afectar una póliza que para la siguiente vigencia sería más costosa, realmente no se justificaba por tanto a fin de no incurrir en un gasto tres veces superior y de no permitir que el vehículo presente un mal aspecto y se deteriore antes de tiempo hicieron las reparaciones en un solo momento lo cual en términos de austeridad fue más eficiente para el municipio.

Pronunciamiento de la Contraloría Atendiendo los argumentos presentados por la entidad en su respuesta y considerando que esta observación ya es objeto de plan de mejoramiento tras la realización de la auditoría especial a contratos de prestación de servicios, vigencia 2013, se decide levantarla.


EXPRES


PÁGINA 34 de 46


Observación No. 10

No se encontró justificación técnica de que al vehículo de placas OCJ-745, siendo este nuevo y entregado en el mes de junio del 2013 se le esté haciendo el cambio de las cuatro ruedas en menos de cuatro meses, el no aclarar esta observación se constituirá en un hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal por un valor de $2.496.320. Esta observación tiene alcance administrativo, disciplinario y fiscal.

Respuesta de la Entidad Los vehículos a cargo del despacho sufren un desgaste muy superior al de las otras secretarias, como indique anteriormente son vehículos que pueden estar desde antes de las tres de la mañana en trabajo y terminar su jornada diaria al siguiente día hacia la una de la mañana en muchas ocasiones el señor Alcalde debe hacer viajes a diferentes sitios del municipio y del país a fin de cumplir funciones administrativas, misionales y de gestión de recursos para el municipio, lo cual redunda en beneficio para la comunidad y en el desarrollo del municipio. Por tanto las partes de estos vehículos alcanzan su vida útil en menos tiempo que un vehículo particular y que los vehículos asignados a otras dependencias. La camioneta se recibió a mediados del mes de febrero de 2013 como costa en la carpeta que revisó el ente de control en los meses anteriores, las llantas de este vehículo se cambiaron a los 50.000 km la autorización se dio el 20 de noviembre de 2013, 9 meses después de poner en funcionamiento el vehículo, las llantas estaban totalmente desgastadas y presentaban un grave riesgo para el vehículo y sus pasajeros; no se hizo ninguna acción indebido por el contrario se atendió una necesidad urgente y básica para precaver el funcionamiento y la vida de las personas que se desplazan en estos vehículos se anexa solicitud del conductor.

Pronunciamiento de la Contraloría Efectivamente le asiste razón a la administración en que el desgaste de llantas del vehículo obedece a su utilización, también es cierto que el cambio de llantas no obedece a razón distinta que la de atender a la seguridad de quienes viajan en el vehículo y por supuesto al funcionamiento técnico del mismo. Decir que el cambio de llantas de un vehículo se deba hacer cada determinado kilometraje de recorrido, sería desconocer que el desgaste de estas también depende de otros factores como lo es el desgaste, la marca, el calibre, etc. Partiendo de los argumentos presentados y de la validez de éstos, se da por levantada la observación.

Observación No. 11

Al vehículo de placa OCJ-727 se le suministraron unas pastillas delanteras para freno por valor de $419.400, cuando en el mercado se encuentran por un valor de $67.000, él no ser aclarada esta observación se constituirá en un hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal por valor de $352.400. Esta observación tiene alcance administrativo, disciplinario y fiscal.



EXPRES


PÁGINA 35 de 46


La camioneta Mazda OCJ 727 Modelo 2012 Pastillas para Frenos esta camioneta por ser modelo 2012 no se le hace mantenimiento en patios, por el contrario para que estos vehículos no pierdan la garantía se llevan al concesionario en el cual fue adquirida la camioneta para que tenga acceso a repuestos totalmente originales y a mano de obra totalmente calificada que respondan por la garantía total del vehículo y del suministro en Mazda Carrazos ese es el costo de las pastillas de los frenos además se debe tener en cuenta los descuentos que se hacen en la administraci6n Municipal a este tipo de contratos, los cuales son superiores al 8% además del Iva.

Pronunciamiento de la Contraloría Partiendo de los argumentos presentados por la administración, se realizó consulta con la empresa Carrazos Tunja, distribuidor autorizado de la marca Mazda, respecto al precio de las pastillas para un vehículo de las características del de placas OCJ-727 (Mazda, pick up B50, 2,606 de cilindraje, 4x4, modelo 2011), evidenciándose que el precio de las pastillas para este tipo de vehículo está en un valor aproximado de $360.000. Comparando el valor pagado por el municipio con el cotizado, se tiene que efectivamente el valor de este tipo de repuesto se ajusta al efectivamente pagado. Por lo anterior, se decide levantar la observación con todo y sus alcances.

Hallazgo No. 5

Se cancela $360.000 por bodegaje de llantas, actividad que no estaba incluida dentro del objeto del contrato, no es posible que se esté cancelando este valor por este concepto ya que el objeto del contrato consistía en la prestación de servicios para el mantenimiento preventivo y correctivo y el suministro de repuestos para los vehículos, maquinaria amarilla de transporte, carga y motocicletas que hace parte del parque automotor del municipio de Tunja, contrariando la cláusula sexta del contrato. Esta observación tiene alcance administrativo, disciplinario y fiscal.

Respuesta de la Entidad No hay respuesta de la entidad.

Pronunciamiento de la Contraloría Teniendo en cuenta que la administración municipal no emitió pronunciamiento respecto a este hecho, se mantiene lo observado corriéndose traslado a las instancias competentes, y configurándose hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal por valor de $360.000

MANTENIMIENTO POR MAQUINARIA

VEHICULO VALOR

MANTENIMIENTO $

%

VOLQUETA 3,805,302 5.40%

VOLQUETA 3,560,200 5.05%

COMPACTADORA VIBRATIRIA 2,988,848 4.24%

RETRO EXCAVADORA 18,794,632 26.68%

VOLQUETA DOBLE TANQUE 25,360,086 36.00%


EXPRES


PÁGINA 36 de 46


MOTONIVELADORA 9,844,068 13.97%

COMPACTADOR - 0.00%

RETRO CARGADOR 3,020,476 4.29%

MINI CARGADOR N°1 1,577,600 2.24%

MINI CARGADOR N°2 1,501,000 2.13%

En cuanto a maquinaria pesada con mayor porcentaje de inversión en mantenimiento esta la volqueta doble tanque con un porcentaje 36%, seguida por la retroexcavadora con 25% y la retro excavadora con 26.68%, seguida por la motoniveladora con un porcentaje de 13.97 y las demás se encuentran entre 2% y 5%, el único que no se le realizo mantenimiento fue a la compactadora.

MANTENIMIENTO POR MOTOCICLETAS

PLACA VALOR

MANTENIMIENTO ($) %

MNI-21 0.00%

MNI-22 571,800 5.81%

MNZ-61 490,600 4.98%

MNZ-68 0.00%

MNZ-69 654,600 6.65%

MNZ-70 0.00%

MNZ-71 347,400 3.53%

MNZ-72 316,800 3.22%

MNZ-75 532,800 5.41%

MNZ-76 366,200 3.72%

MNZ-77 108,000 1.10%

MNZ-78 670,800 6.81%

MNZ-79 450,000 4.57%

TL-002 28,000 0.28%

MNZ-73 474,400 4.82%

JIO-10 0.00%

COM-93 268,000 2.72%

INT-006 1,695,928 17.22%

MOTOS 842,000 8.55%

En cuanto a la inversión en mantenimiento de la las motocicletas con mayor porcentaje está la motocicleta con placa INT-006 el 17.22% el restos se encuentra entre el 2% al 5%, las motocicletas con placas N° MNI-21, MNZ-68, MNZ-70, JIO-10 no se les realizo ningún tipo de mantenimiento.

Hallazgo No. 6

Dentro del estudio que se hizo al mantenimiento de las motocicletas del municipio de Tunja, se estableció que se suministran 61 cuartos de aceite MOBIL 2 tiempos, donde el grupo auditor no pudo establecer a que motos se les suministro acetite, esta observación tiene un alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad Los 61 cuartos de aceite para motocicletas se han autorizado para las 16 motocicletas de la secretaria de tránsito, teniendo en cuenta que los agentes de tránsito tienen tres turnos diferentes


EXPRES


PÁGINA 37 de 46


y los que atienden el turno de la noche no están prestos en el horario laboral del Almacén General, y todas las motocicletas trabajan la misma cantidad de horas pues los turnos están divididos para las 24 horas periódicamente se autorizan 6 cuartos de aceite para todas las motocicletas de transito; el cambio de aceite para estas motos se hace en un periodo aproximado de 3 semanas.

Pronunciamiento de la Contraloría Esta observación se planteó en razón a que en los gastos efectuados por concepto de aceite 2 tiempos, no se detalló a que motocicleta le fue suministrado, de manera que no fue posible establecer que cantidad consumió cada una de ellas; de igual manera, no se cuestionó si realmente este elemento se destinó a las motocicletas que hacen parte del parque automotor del municipio o no, pero si, reflejó la falta de información precisa respecto al consumo por motocicleta. Se decide mantener la observación para que la administración tome las medidas que considere pertinentes para llevar control respecto al consumo de éste y demás conceptos de cada una de las motocicletas que integran el parque automotor del municipio de Tunja, constituyéndose hallazgo administrativo.

Observación No. 12

Dentro del contrato N° 372 con la factura N° 20 de diciembre de 2013 se le realizó mantenimiento a la motocicleta de placa MNI-20 por valor de $2.030.600, esta motocicleta no se encuentra relacionada en el parque automotor de la Alcaldía de Tunja, esta observación tiene un alcance administrativo, disciplinario y fiscal.

Respuesta de la Entidad La motocicleta de placas MNI 20 Corresponde a la secretaria de Transito como se explicó en observación anterior, esta motocicleta hace parte del parque automotor de la Alcaldía de Tunja; pertenece a la secretaria de Tránsito Municipal y está a cargo del señor ARMANDO GONZALEZ GUTIERREZ esta motocicleta está en uso para verificación se anexan dos actas de entrega y verificación.

Pronunciamiento de la Contraloría Además de considerar los documentos adjuntos, se revisó la carpeta que posee el Almacén General de la Alcaldía Mayor de Tunja a fin de verificar la historia del vehículo. Se evidenció que efectivamente esta existe y que es de propiedad del Municipio; por esta razón, se da por levantada la observación.

Observación No. 13

Se evidencio que al parecer la Administración Municipal NO verifica la periodicidad y el adecuado cambio de aceite del motor y filtros de los vehículos, maquinaria pesada y motocicletas de su propiedad. Esta observación tiene un alcance administrativo.



EXPRES


PÁGINA 38 de 46


La Administración Municipal a través del Almacén General Mediante los formatos de Mantenimiento de Vehículos establece el control de los mantenimientos, este formato contiene nombre y firma del conductor tipo de mantenimiento fecha kilometraje entre otros, se solicitó al contratista proveer los cartones en los que se indique el próximo cambio de aceite y se le solicita a los conductores entregar este cartón a la solicitud del siguiente cambio. De acuerdo a la observación hecha por el ente de control se aplicarán controles más estrictos para estos mantenimientos. Pero al hacer un análisis severo del cambio de aceite que se le hace a los diferentes automotores se puede verificar que efectivamente corresponde a la realidad y necesidad de acuerdo al rodamiento de cada vehículo. A partir de la fecha se le solicitara a los conductores la entrega del cartón para el cambio de mantenimiento se dará estricto cumplimiento al diligenciamiento total del formato de mantenimiento incluido el kilometraje.

Pronunciamiento de la Contraloría De acuerdo a lo manifestado por la entidad, se entiende que se realizaran los controles pertinentes para llevar registro de periódico del cambio de aceite de los vehículos que conforman el parque automotor del municipio de Tunja. Conforme a lo anterior, se mantiene la observación para que a través de plan de mejoramiento se demuestre la implementación de dichos registros. Teniendo en cuenta que el tema es similar al del hallazgo 6, se deja uno solo, es decir, esta observación se da por levantada.

Observación No. 14

El grupo auditor en su estudio al mantenimiento preventivo y correctivo, en las carpetas de los vehículos pudo constatar, que al parecer, no existen los controles en el mantenimiento y reparación realizada a cada uno de los vehículos, donde el conductor solicite el mantenimiento, ni la autorización por parte del encargado del mantenimiento autorizando al contratista para ejecutar la orden de trabajo, esta observación tiene carácter administrativo.

Respuesta de la Entidad Como se explicó anteriormente se tiene un formato en el que el conductor solicita el mantenimiento e informa de algunos datos del vehículo, cuando el mantenimiento es correctivo se solicita revisión del sistema por ejemplo revisión de frenos ya que no se sabe si en realidad hay que cambiar las bandas pastillas u otros, esta orden la firma el revisor del contrato y la envía al contratista, de esta manera se autoriza cada mantenimiento, desde un lavado hasta la reparación de un vehículo, se adjuntó formato para autorización de Mantenimientos.

Pronunciamiento de la Contraloría Considerando que la administración en su respuesta adjunta la implementación de un formato para el control de mantenimiento de vehículos, se decide levantar lo observado.

Conclusión al mantenimiento del parque automotor de la Alcaldía de Tunja La administración municipal adelantó actuaciones a fin de mantener en buen estado los vehículos para que estos coadyuven en el cumplimiento de las funciones de la entidad;


EXPRES


PÁGINA 39 de 46


asimismo, con el mantenimiento suministrado al parque automotor, se evitó accidentalidad que afectara a los servidores públicos del municipio, como a particulares. Se requiere que la administración municipal de Tunja implemente estrategias de mantenimiento para asegurar el máximo beneficio de los vehículos y mejorar en forma continua mediante prácticas innovadoras, económicas y seguras. 2.4.2 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE En cuanto al suministro del combustible para el parque automotor del municipio de Tunja, el grupo auditor estudió los vales del consumo de combustible vehículo por vehículo estableciendo el total suministrado tomado los contratos suscritos por la alcaldía de Tunja en la vigencia 2013. Para cumplir con los objetivos misionales, el equipo automotor de la Alcaldía, debe desplazarse constantemente, para ello es indispensable el suministro de combustible, el cual se realiza de acuerdo al tipo de vehículo, para la vigencia 2013 el suministro se dio en diésel y gasolina como se muestra en la siguiente tabla

COMBISTIBLE Valor ejecutado ($)

ACPM 158,419,150

GASOLINA 157,947,565

Como se observa en la gráfica el suministro de combustible estuvo equitativo, tanto en gasolina con el 50% y diésel con el 50%

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR

PARQUE AUTOMOTOR Valor ejecutado ($)

VEHICULOS LIVIANOS 154,689,152


MOTOS 23,726,817

DIESEL50%

GASOLINA50%

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

DIESEL

GASOLINA


EXPRES


PÁGINA 40 de 46


Como se muestra en la gráfica anterior el suministro de combustible fue mayor en los vehículos livianos con un 49%, seguido por la maquinaria pesada con el 44% y el 7% correspondió a las motocicletas.

SUMINISTRO COMBUSTIBLE PARA VEHICULOS LIVIANOS

PLACA CLASE CONTRATO

074 $

CONTRATO 055 $

CONTRATO 39 $

CONTRATO 373 $

CONTRATO 15 $

TOTAL DEL CONSUMO POR

VEHICULO -$

OCJ-750 CAMIONETA 1,016,694 1,016,694.00

OCJ-745 CAMPERO 1,057,437 2,088,454 1,500,755 8,077,252 673,952 13,397,850.00

OCJ- 737 CAMIONETA 1,135,306 1,117,340 1,109,772 7,767,727 1,104,242 12,234,387.00

OCJ-736 CAMIONETA 472,840 688,270 1,020,538 2,928,681 536,776 5,647,105.00

OQF-244 CAMIONETA 410,217 330,997 193,153 2,253,794 263,283 3,451,444.00

OCJ-727 CAMIONETA 600,939 628,010 633,992 5,346,268 633,652 7,842,861.00

OCJ-726 CAMION 504,465 528,433 1,290,552 7,135,721 534,954 9,994,125.00

JAK-741 CAMIONETA 533,603 634,520 650,969 3,709,597 681,151 6,209,840.00

OXD-141 CAMPERO 576,216 486,081 687,627 3,125,581 659,754 5,535,259.00

OQF-298 BUSETA 274,346 40,000 240,000 5,236,287 5,790,633.00

OQF-297 BUSETA 120,000 70,000 6,641,348 50,000 6,881,348.00

OQF-260 CAMIONETA 860,893 925,386 749,587 4,137,912 942,530 7,616,308.00

OQF-184 CAMIONETA 316,411 152,684 193,484 2,660,530 200,000 3,523,109.00

OQF-248 CAMIONETA 680,471 641,648 960,845 4,821,021 625,330 7,729,315.00

OQF-221 CAMIONETA 536,443 604,821 733,313 3,902,342 607,415 6,384,334.00

OQF-024 CAMIONETA 238,111 262,247 409,084 1,703,101 248,439 2,860,982.00

OQF-146 CAMPERO 276,407 206,506 170,063 2,303,505 183,757 3,140,238.00

VEHICULOS LIVIANOS49%

MAQUINARIA PESADA44%

MOTOS7%

SUMINISTRO COMBUSTIBLE PARQUE AUTOMOTOR

VEHICULOS LIVIANOS MAQUINARIA PESADA MOTOS


EXPRES


PÁGINA 41 de 46


OQF-243 CAMIONETA 1,225,460 1,366,588 336,878 5,008,703 472,228 8,409,857.00

OQF-241 CAMPERO 855,197 1,088,392 848,277 7,730,088 678,712 11,200,666.00

OQF-220 CAMPERO 910,311 825,474 410,031 7,785,491 888,648 10,819,955.00

OQF-062 AUTOMOVIL 614,616 533,145 402,773 3,784,310 475,310 5,810,154.00

QFL-895 CAMIONETA 239,790 243,406 143,270 768,823 148,232 1,543,521.00

OXS-232 CAMIONETA 369,348 369,348.00

QFK-177 AUTOMOVIL 347,424 339,275 274,319 1,991,801 437,378 3,390,197.00

Los vehículos con mayor consumo de combustible se relacionan en el siguiente tabal

PLACA CLASE MARCA TOTAL DEL CONSUMO POR

VEHICULO $

OCJ-745 CAMPERO TOYOTA PRADO

13,397,850.00

OCJ- 737 CAMIONETA MAZDA 12,234,387.00

OQF-241 CAMPERO MITSUBISHI 11,200,666.00

OQF-220 CAMPERO TOYOTA 10,819,955.00

Observación No. 15

Dentro del estudio que se realizó al suministro de combustible al parque automotor del municipio de Tunja se estableció, que al parecer, los siguientes vehículos no pertenecen al parque automotor de la administración y sin embargo se les suministro combustible, así: PLACA VALOR OCD-745 181.500 OQF-745 122.183 OCJ-528 402.710 TOTAL 706.393 Esta observación tiene un alcance administrativo, disciplinario y fiscal por un valor de $706.393.

Respuesta de la Entidad En atención a la observación planteada por el equipo auditor de la Contraloría Municipal donde se indica que al parecer los vehículos OCD 745, OQF 745 Y OCJ 528, no pertenecen al parque automotor del Municipio y sin embargo les fue suministrado combustible, por los valores de $181.500, $122.183 y $402.710 respectivamente. Una vez revisados los documentos soporte del suministro del combustible al parque automotor de la Alcaldía de Tunja para la vigencia del año 2013 cuya supervisión fue ejercida por la Secretaria Administrativa, se establece que fueron ejecutados los contratos de suministro de combustible SMC-AMT 015, SMC-AMT 039, SMC-AMT 055, SMC-AMT 074, Contrato de Suministro N° 373 de 2013, las cuales fueron remitidas al Ente de Control para su revisión mediante oficios S.A. -66- 01151 del 21 de Mayo de 2014 y S.A. -66- 01337 del 16 de Junio de 2014, respetuosamente me permito comunicar que al revisar cada uno de los vales de dichos


EXPRES


PÁGINA 42 de 46


contratos se encontró que según los valores indicados por el ente de control durante la vigencia de 2013, éstos solo fueron suministrados así: $122.183 al vehículo OCJ-745 de fecha 17 de marzo de 2013, dentro del Contrato SMC-AMT 039 de 2013, que se encuentra en el folio 38 de la carpeta del citado contrato, del cual adjunto copia en un (1) folio. $402110 al vehículo OCJ-728 de fecha 15 de mayo de 2013, dentro del Contrato SMC-AMT 074 de 2013, que se encuentra en el folio 8 de la carpeta del citado contrato, del cual adjunto copia en un (1) folio. $181.500 al vehículo OCJ-745 de fecha 5 de junio de 2013, dentro del Contrato SMC-AMT 074 de 2013, que se encuentra en el folio 55 de la carpeta del citado contrato, del cual adjunto copia en un (1) folio. Lo anterior con el fin de aclarar que los vehículos de las placas antes mencionadas si hacen parte del parque automotor del Municipio, de igual forma se hace saber que las carpetas que contienen dichos soportes se encuentran a su disposición en la secretaria Administrativa.

Pronunciamiento de la Contraloría Con los soportes adjuntos en la respuesta se entiende que se cometió un error en la identificación de los vehículos al momento de la revisión efectuada a los contratos de combustible; por esta razón, se da por levantada la observación en la medida que el consumo de combustible de los vehículos en mención, correspondió efectivamente a los incluidos en el parque automotor del municipio.

SUMINISTRO COMBUSTIBLE PARA MAQUINARIA PESADA

PLACA CLASE CONTRATO

074 $

CONTRATO 055 $

CONTRATO 39 $

CONTRATO 373 $

CONTRATO 15 $

TOTAL DEL CONSUMO

POR MAQUINARIA

$

N° 2 VOLQUETA 410,000 260,000 810,000 1,310,000 2,790,000

N° 3 VOLQUETA 2,060,000 1,450,000 1,500,000 16,203,421 1,314,004 22,527,425

SIN COMPACTADORA VIBRATIRIA

903,850 533,307 996,950 6,380,597 1,752,850 10,567,554

SIN RETRO EXCAVADORA

1,343,577 1,435,030 1,606,120 12,332,354 1,200,935 17,918,016

OCJ-728

VOLQUETA DOBLE TANQUE

2,918,989 3,880,000 3,690,000 35,844,412 4,150,000 50,483,401

SIN MOTONIVELADORA 2,100,000 1,306,665 1,900,000 18,321,590 1,750,001 25,378,256

SIN COMPACTADOR -

SIN RETRO CARGADOR

730,000 75,794 805,794

SIN MINI CARGADOR N°1

300,000 390,000 480,000 4,124,174 5,294,174

SIN MINI CARGADOR N°2

370,000 270,000 200,000 486,859 859,260 2,186,119


EXPRES


PÁGINA 43 de 46


En cuanto al consumo de combustible para la maquinaria pesada, con mayor suministro se relaciona en la siguiente tabla.

PLACA CLASE MARCA TATAL DEL CONSUMO

POR MAQUINARIA

OCJ-728 VOLQUETA DOBLE TANQUE

CHEVROLET 50,483,401

SIN MOTONIVELADORA NEW-HOLLAND 25,378,256

N° 3 VOLQUETA CHEVROLET 22,527,425

SIN RETRO EXCAVADORA JHON DEERE 17,918,016

SIN COMPACTADORA VIBRATIRIA

DINAPAC 10,567,554

SUMINISTRO COMBUSTIBLE PARA MOTOCICLETAS

PLACA CONTRATO

074 $

CONTRATO 055

$

CONTRATO 39 $

CONTRATO 373

$

CONTRATO 15 $

TOTAL POR MOTO

$

MNI-21

MNI-22

MNZ-61

MNZ-68

MNZ-69

MNZ-70

MNZ-71

MNZ-72

MNZ-75

MNZ-76

MNZ-77

MNZ-78

MNZ-79

TL-002

MNZ-73 20,719 20,719

JIO-10

COM-93 248,263 340,000 369,613 2,151,924 360,000 3,469,800

INT-006 303,375 338,282 60,000 2,089,195 375,256 3,166,108

D/TES MOTOS

1,905,129 1,415,029 1,424,623 10,292,891 1,901,889 16,939,561

En el suministro de combustible para las motocicletas como lo muestra la tabla, sólo se detalló el tanqueo a las motos con placa N° MNZ-73 con un valor de $20.719, COM-93 con valor de $3.469.800, INT-006 con un valor de $3.166.108 y para el resto se relacionan como motos por valor de $16.939.561.

Observación No. 16

La motocicleta con placa DT-125, al parecer no pertenece al parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja sin embargo se le hace suministro de combustible por un valor de $115.703, el no aclarar esta observación se constituirá en un hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal.


EXPRES


PÁGINA 44 de 46


Respuesta de la Entidad Indica el Ente de control que la Administración Municipal suministró combustible a la motocicleta DT-125, la cual no hace parte del parque automotor de la Alcaldía de Tunja, frente a esta observación nos permitimos aclarar que dicha referencia es la línea de la motocicleta Yamaha de color blanco modelo 1995 de propiedad del Municipio de Tunja motor N° 3TL040891, la cual no cuenta con placas y en los estudios previos de los contratos así como en la póliza de seguros se encuentra denominada con placas TL002 y con el fin de llevar un control al suministro de combustible la funcionaria delegada por la Secretaria Administrativa registro en los vales de suministro a dicha motocicleta con la línea de la misma DT-125, adjunto en un (1) folio copia de la póliza de seguros para la vigencia del año 2013 de dicha motocicleta.

Pronunciamiento de la Contraloría Una vez revisada la carpeta que contiene la información de la motocicleta de placas TL002, se evidencia efectivamente que la moto la identifican como DT-125; sin embargo, de la revisión de la documentación, se encontró que en la póliza de seguro todo riesgo No. 000704686815 de QBE seguros S.A, con vigencia hasta el 13 de febrero de 2015, la motocicleta TL002 aparece identificada con motor G4FCBH340721, mientras que en la póliza de SOAT adjunta a la respuesta el motor de esta misma moto aparece identificado como 3TL040891, por lo que la administración debe verificar cual es realmente la identificación de la moto ya que en caso de siniestro, podría ser una razón para no ampararle. Con base en la verificación documental, se decide levantar la observación.

Conclusiones respecto del suministro de combustible De la revisión efectuada al suministro de combustible, no fue posible contabilizar el consumo de cada moto del parque automotor, ya que en la facturación no se especifica la placa de una determinada moto, sino que por el contrario, se totaliza el consumo por grupos. No se tiene un control estadístico que permita identificar el consumo de cada vehículo en x de cantidad de tiempo; tampoco se establecen cupos máximos de suministro de combustible por vehículo, tampoco existen bitácoras que muestren las actividades desarrolladas por los servidores que se desplazan, lugares que visitan, acompañantes, etc.

2.5 CONTROL FISCAL INTERNO En cuanto al seguimiento y control por parte de la oficina de control interno del municipio de Tunja, dentro de los documentos aportados por la Administración para realizar la Auditoría, no


EXPRES


PÁGINA 45 de 46


se evidenciaron actuaciones en cuanto al mantenimiento (preventivo y correctivo) y el suministro de combustible para el parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja.

Hallazgo No. 7

La oficina de control interno, al parecer, no adelantó actuaciones frente a la Secretaria Administrativa en lo referente al control y seguimiento de los gastos de mantenimiento (preventivo y correctivo) del parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja, toda vez que no se evidenciaron soportes de sus actuaciones. Observación administrativa.

Respuesta de la Entidad La entidad no emite respuesta a esta observación.

Pronunciamiento de la Contraloría Al no emitirse pronunciamiento respecto de lo observado, se decide mantener lo observado y configurar hallazgo administrativo.


EXPRES


PÁGINA 46 de 46


2.6 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA HD HF HP HS

1. No existen políticas definidas para la renovación del parque automotor de la Alcaldía Mayor de Tunja.

X

2. La administración municipal de Tunja no tiene licencia de tránsito de la totalidad de su parque automotor.

X

3. La administración municipal de Tunja estaría incumpliendo el artículo 30 de la Ley 769 de 2002, así como los artículos 50 y 51 de la Ley 1383 de 2010.

X

4.

Los informes de austeridad y eficiencia en el gasto, en lo referente a gastos de vehículos, no se está diligenciando toda la información, faltando a lo dispuesto en los artículos 11 y 63 de la Resolución 175 de 2013 emanada por la Contraloría Municipal de Tunja.

X

5.

Se cancela $360.000 por bodegaje de llantas, actividad que no estaba incluida dentro del objeto del contrato 372/2013 que consistía en la prestación de servicios para el mantenimiento preventivo y correctivo y el suministro de repuestos para los vehículos, maquinaria amarilla de transporte, carga y motocicletas que hace parte del parque automotor del municipio de Tunja.

X X X

6. No es posible establecer a que motos se les suministró acetite, es decir, no existe control al respecto.

X

7.

La oficina de control interno, al parecer, no adelantó actuaciones frente a la Secretaria Administrativa en lo referente al control y seguimiento de los gastos de mantenimiento (preventivo y correctivo) del parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja, toda vez que no se evidenciaron soportes de sus actuaciones.

X

Elaboró YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Vo.Bo. MIRYAN TOCARRUNCHO P. Profesional Especializado Auditora Fiscal

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL,...

Documents

Transcript of INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL,...