INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL O EXPRES PÁGINA 1 DE 83

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL A LOS ESTADOS FINANCIEROS

DE LA ALCALDIA MAYOR DE TUNJA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015


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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA

Tunja, 24 de Junio de 2016

WILLIAM JOSÉ GONZÁLEZ LIZARAZO Contralor Municipal de Tunja

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditor Fiscal

NANCY VILLATE PÉREZ Profesional Especializado - Líder de la auditoría

EDGAR IVAN BERNAL CARO Profesional Especializado


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INTRODUCCIÓN

El Municipio de Tunja es una unidad Administrativa Centralizada del orden Territorial, clasificado en primera categoría, conforme a lo estipulado en la Ley 136 de 1994. La representación legal del municipio, recae sobre el doctor Pablo Emilio Cepeda Novoa, quien fue elegido mediante voto popular programático para el periodo 2016-2019 . El municipio de Tunja como ente autónomo, financiera y presupuestalmente, obtiene recursos de diferentes fuentes, entre ellas las transferencias de la Nación recursos del Sistema general de Participaciones, cofinanciación departamental y Nacional, además obtiene ingresos propios entre los que se destacan, el impuesto predial unificado, industria y comercio, sobretasa a la gasolina; los cuales deben ser invertidos eficientemente para garantizar el bienestar de la comunidad tunjana. El presente informe tiene como fin contribuir en el proceso de mejora continua del Municipio de Tunja exponiendo las observaciones a que haya lugar, con el fin de que la administración en uso del derecho de réplica, presente las explicaciones o respuestas que considere conveniente dentro del Proceso Auditor. Por lo anteriormente expuesto, la Contraloría Municipal de Tunja con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 41 de la ley 42 de 1993, presenta el siguiente informe el cual fue elaborado aplicando las normas y procedimientos establecidos en la Guía de Auditoría Territorial, adoptada por este organismo de control mediante la resolución No. 024 de 2013, tomando como fuente principal la información suministrada a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, rendida el 29 de febrero de 2016 en forma parcial, además con base en la información suministrada en calidad de préstamo por parte de la administración del Municipio de Tunja, entrevistas realizadas con los diferentes funcionarios de la administración municipal información anexa al avance del plan de mejoramiento, información suministrada por parte de las entidades bancarias, entre otras fuentes de información. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de esta Contraloría.


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Tabla de Contenido

1. CARTA DE CONCLUSIONES ....................................................................................... 5

1.1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ........................................................................................... 6

1.2 OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES ............................................................... 6

1.3 EVALUACION CONTROL INTERNO CONTABLE .............................................................. 7

1.4 CONCLUSIONES ................................................................................................................ 7

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ............................................................................. 9

2.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DEL AREA FINANCIERA ................................................................................................................. 9

2.2 ESTADOS CONTABLES ....................................................................................................11

2.2.1 BALANCE GENERAL ......................................................................................................13 2.2.1.1 GRUPO 11 EFECTIVO……………………………………………………………...……….11 2.2.1.2 GRUPO 13 RENTAS POR COBRAR………………………………………………….…...15 2.2.1.3 GRUPO 14 DEUDORES …………………………………………………………….……...18 2.2.1.4 GRUPO 16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO…………………………………………..20 2.2.1.5 GRUPO 17 BIENES DE USO PÚBLICO………............................................................24 2.2.1.6 GRUPO 19 OTROS ACTIVOS…………………………………………………………..….26 2.2.1.7 GRUPO 24 CUENTAS POR PAGAR…...……………………………………………….…31 2.3 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE .......................................................68

2.4 SEGUIMIENTO A GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR (PLAN DE MEJORAMIENTO) ...................................................................................................................69

3. TIPIFICACION DE HALLAZGOS………………………………………………....82


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1. CARTA DE CONCLUSIONES Doctor PABLO EMILIO CEPEDA NOVOA Alcalde Mayor de Tunja Ciudad Asunto: Carta de Conclusiones Respetado doctor Cepeda: La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por la Constitución Política de Colombia y la ley, practicó Auditoría Gubernamental Modalidad especial a los Estados Financieros de la Alcaldía Mayor de Tunja, vigencia 2015. Es responsabilidad de la Administración Municipal de Tunja el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen aplicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental Colombiana (NAGC) y con las políticas y procedimientos contenidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT- adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013; por lo tanto se requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el registro contable de las operaciones financieras de la entidad en los procesos auditados y el cumplimiento de las disposiciones legales. La documentación analizada corresponde a la información suministrada por la entidad en calidad de préstamo, formatos cargados en la plataforma SIA, información rendida a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-vigencia 2015. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja.


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1.1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

De acuerdo con el objetivo general y los objetivos específicos encomendados en el memorando de asignación de la auditoría, se revisaron las conciliaciones bancarias a 31 de diciembre de 2015, anticipos a contratista, se revisaron los saldos de la cuenta de rentas por cobrar en lo relacionado con impuesto predial; en cuanto a propiedad planta y equipo y bienes entregados y recibidos en comodato, se revisaron selectivamente los cálculos de depreciación y amortización de bienes y su base de cálculo, se revisaron las cuentas de cargos diferidos por concepto de materiales y suministros y dotación a trabajadores, se revisaron los saldos contables contra los soportes físicos de almacén, se hizo análisis a los saldos y variaciones de cuentas por pagar, se analizaron los ingresos, recaudos y contratos por concepto de arrendamientos de locales comerciales y los pagos realizados por concepto de sentencias; el examen realizado no incluyó análisis y revisión de deuda pública por cuanto esta es una auditoría especial.

1.2 OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

En nuestra opinión, excepto por las diferencias encontradas en los estados financieros que generan sobreestimaciones y subestimaciones de los grupos 13 Rentas por cobrar, 14 Deudores, 16 Propiedad planta y equipo, 17 Bienes de Beneficio y uso Público, 19 Otros Activos y 31 Hacienda Pública; expresado en los párrafos precedentes, los Estados contables de la Alcaldía de Tunja, presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Alcaldía, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2015, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, motivo por el cual, atendiendo a criterios aplicados por la Contraloría Municipal de Tunja, y en consideración a que la sumatoria de las errores e inconsistencias son del (3.9%) del total de activos revelados, se emite una opinión con SALVEDADES.

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Indice de inconsistencias (%)

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3-1

Con salvedad

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (miles) 17,009,988

3.9%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90.0

Calificación


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1.3 EVALUACION CONTROL INTERNO CONTABLE Las respuestas al cuestionario de Control Interno contable, fueron verificadas con la realidad de la Alcaldía Municipal de Tunja. EL sistema de Control Interno Contable obtuvo una calificación (1,68) Riesgo medio con deficiencias.

CONCEPTO CRITERIOS PUNTAJE RANGOS

EFICIENTE Cumple con los criterios 1 De 1 a < = 1,5

CON DEFICIENCIA Incumple uno de los criterios 2 De >1,5 a < =2

INEFICIENTE Incumple los criterios 3 De >2 1 Riesgo bajo

2 Riesgo medio

3 Riesgo Alto

4 N/A

Calificación

Este resultado debido a que los controles específicos de las áreas examinadas no mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos

1.4 CONCLUSIONES

- Se evidencia falta de depuración en las diferentes cuentas del activo y del pasivo observándose saldos de vigencias anteriores que ameritan ser analizados.

- Se evidencia la falta de un sistema de información actualizado para el manejo de los bienes muebles, inmueble y de consumo y el cual calcule automáticamente la depreciación de manera individual por cada bien.

- Se evidencia que existen operaciones e información que no se encuentra registrada en contabilidad, como en el caso de Rentas por Cobrar por impuesto predial, algunos bienes sin registro contable, a la vez se evidencian diferencias entre los registrado en contabilidad con los soportes del área de almacén; lo anterior debido a que no hay un flujo de información adecuado entre las diferentes áreas con el área de contabilidad.

- En el caso de los arrendamientos de locales de propiedad del municipio, se estableció que no existen controles en los recaudos, la vigencia de los contratos, la exigencia de las garantías, la cuantificación de una posible cartera y los cánones establecidos inferiores a las condiciones del mercado.

- El municipio de Tunja para la vigencia 2015 no rindió oportunamente la cuenta a la Contraloría Municipal rendición de cuenta SIA, evidenciándose que algunos formatos no fueron cargados a la plataforma.


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1.5 CONSOLIDACIÓN DE OBSERVACIONES

En desarrollo de la presente auditoría se establecieron 25 hallazgos administrativos, 1 hallazgo con alcance sancionatorio, 2 hallazgos con alcance disciplinario y 1 hallazgo con alcance fiscal.

Cordialmente,

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA. Auditor Fiscal

NANCY VILLATE PEREZ Profesional especializado

EDGAR IVAN BERNAL CARO Profesional especializado


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1. CONCEPTO SOBRE REVISIÓN DE LA CUENTA EN CUANTO A FORMATOS DEL

AREA FINANCIERA La revisión de la cuenta es el punto de partida del proceso de control fiscal, mediante este sistema se evalúa la eficiencia, eficacia, equidad y economía con que los sujetos de control realizan sus funciones, permitiendo analizar, conceptuar y opinar sobre los resultados en cada vigencia auditada. La Contraloría Municipal de Tunja, mediante resolución No. 175 del 17 de diciembre de 2013 reglamentó la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que las entidades sujetas de control deben presentar:

OBSERVACION No. 1

En cumplimiento de lo prescrito en la resolución No 175 de 2013, la Alcaldía Mayor de Tunja no rindió en término la cuenta correspondiente a la vigencia 2015, en lo pertinente a la parte financiera, ya que el 29 de febrero de 2016 fue cargado parcialmente a la plataforma del SIA la mayoría de los formatos, quedando pendiente por cargar los siguientes formatos, los cuales fueron en físico y en forma extemporánea, por lo tanto no quedaron cargados en la plataforma SIA. Formato_f04_agr Pólizas de aseguramiento Formato_f05a_cmt propiedad planta y equipo adquisiciones y baja Formato_f42_cmt Plan de compras y ejecución Control interno Formato_f50_cmt Secretaria de Hacienda comparendos La Alcaldía deberá justificar las razones de fuerza mayor o caso fortuito por las cuales no fue presentada la cuenta consolidada en forma oportuna, de lo contrario se establecerá como hallazgo administrativo con alcance sancionatorio. RESPUESTA DE LA ENTIDAD

1. Si bien es cierto que la Resolución No. 175 de 2013 emitida por la Contraloría Municipal de Tunja, presenta la forma y términos para la rendición de la cuenta anual consolidada, la Alcaldía Mayor de Tunja considera que no fue inoportuna en el cumplimiento para la rendición de la cuenta en comento, habida cuenta que si no se contó con la totalidad de información (formatos) a subir al aplicativo SIA en los días anteriores a la fecha límite establecida para el cargue de la información, se debió a situaciones presentadas por el cambio de administración como la falta de personal y/o personal nuevo (como es bien conocido por ese ente de control que la Alcaldía de Tunja cuenta con una escasa planta de personal), así como también a situaciones presentadas por la carga de trabajo, teniendo en cuenta la formulación de Plan de Desarrollo Municipal y demás planes e informes a presentar en ésta época. Sin embargo, la Administración Municipal realizó un gran esfuerzo para contar con la información y lograr cumplir el día último del cierre de la plataforma.


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Así las cosas, el día 29 de febrero de 2016, como se muestra en las evidencias que se anexan, a partir de las 6.00 p.m. el aplicativo ya no permitió el cargue de más información. Se continuó toda la noche realizando intentos: 6.28 p.m, 7.00 p.m, 7.16 p.m, 8.03 p.m, 9.14 p.m, 10.15 p.m y 11.46 p.m. Por último, siendo las 23 horas 55 minutos se envió correo a la Contraloría Municipal de Tunja informando de la imposibilidad del cargue de información faltante.

2. Con lo anterior manifestado solicito al Equipo Auditor analice dicha situación y tenga en

cuenta que la información fue presentada casi en su totalidad logrando un cargue del 90% de la información requerida.

3. Es importante resaltar que, si bien es cierto que el aplicativo funcionó los días anteriores, en derecho podíamos cargar hasta el último día y el no funcionamiento del sistema genera una fuerza mayor que imposibilitó el cargue, siendo la entrega física el día siguiente, prueba de que la información se encontraba lista para subirla en términos. Por tanto, reitero que se evidencia oportunidad en la presentación de la Cuenta Anual Consolidada vigencia 2015, ya que dicha cuenta con la totalidad de la información fue presentada el día 1 de marzo de 2016 en medio físico (CD) mediante oficio No. 1.1.1-0082.

4. De otra parte, manifestar que desde la parte técnica del aplicativo se generaron fallas que dificultaron el cargue de información de responsabilidad de la Secretaría Jurídica, como bien puede dar fe la Contraloría de las dificultades presentadas y el tiempo que requirió ésta para solucionarlas. Así como también solicito se tenga en cuenta la dificultad del manejo del aplicativo ya que se generan fallas que no permiten ganar tiempo al cargue de información. Estas inquietudes y sugerencias fueron manifestadas respetuosamente a ese ente de control mediante oficio 1.14.2-2-1- 1331 del 09 de Marzo de 2015. A lo cual solicito que nuevamente se revise. De otra parte, solicitarle a la Contraloría Municipal de Tunja brinde una capacitación al personal de las diferentes dependencias de la Alcaldía, para que éstos realicen el cargue de la información de su responsabilidad y se continúe con el seguimiento y validación de la información por parte de la Administración del Aplicativo desde la Oficina Asesora de Planeación. Por lo anteriormente expuesto se solicita de manera respetuosa la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA

La respuesta dada por la alcaldía no desvirtúa la observación ya que en su respuesta reconoce que la cuenta no se rindió en un 100%, además no se dio cumplimento a lo establecido en la resolución 175 de 2013 en lo referente al plazo para rendición de la cuenta.

Si bien es cierto se le presentaron los inconvenientes expuestos en su respuesta, El Municipio no solicito prorroga ni le hizo saber a la Contraloría los inconvenientes e inquietudes presentadas para su rendición en ningún momento. El artículo 72 de la ley 175 de 2013 Prorroga Articulo 72 – Procedimiento “Los responsables de rendir la información de los que trata la presente resolución, sobre el cual no se especificó, el


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otorgamiento de prórroga, podrán solicitarla por una vez y por escrito, debidamente motivado y soportado mediante prueba sumaria, en caso de fuerza mayor o evento fortuito ante el Contralor Municipal, Dicha solicitud deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a cinco 5 días hábiles a su vencimiento. (subrayado fuera de texto).

La Contraloría podrá otorgar o negar la prórroga, luego del estudio de su justificación, en todo caso la prorroga no excederá 5 días hábiles contados de la fecha máxima de su presentación Capítulo VI- DE LOS TERMINOS, Articulo 25. De la cuenta anual consolidada por la entidad. El término para la presentación de la cuenta consolidada anual por entidad a 31 de diciembre, será hasta el día 28 de febrero del año siguiente. En el capítulo IV DE LA FORMA PRESENTACION Articulo 15 Forma de rendir la cuenta. “Las entidades sujetas a vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría Municipal de Tunja, a través de los representantes de qué trata el capítulo III de la presente Resolución, presentaran la cuenta anual consolidada y los demás informes de que trata la presente, por transferencia electrónica de datos en el enlace correspondiente de la dirección web http:/tunja.siacontralorias.gov.co. Para lo cual se debe seguir el proceso establecido en el “instructivo de uso para los sujetos del control” El reporte de recibo de conformidad generado por el sistema, para efectos fiscales constituirá plena prueba de su presentación (negrilla fuera de texto).

Esta observación se configura como hallazgo administrativo con alcance sancionatorio.

2.2 ESTADOS CONTABLES

El Municipio de Tunja cuenta con el software Finanzas plus el cual no se encuentra integrado al 100%, (Modulo de Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, contratación, almacén nomina e impuestos) No se están generando interfaces de impuestos, nomina, y almacén que permitan integrar toda la información para ser reflejada en los estados financieros, cada área genera su información y la reporta a contabilidad, para que se proceda a digitar la información y generar los comprobantes contables correspondientes, la depreciación se calcula en forma manual. Adicionalmente el Municipio cuenta con un módulo de almacén del software SYSMAN, el cual no es compatible con el software Finanzas Plus. Esta situación genera incertidumbre sobre la veracidad y confiabilidad de la información financiera, como se podrá observar a través de nuestro informe.

Al efectuar el análisis se observa que no se está efectuando causación al 100% de los ingresos (arrendamientos, impuestos)


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El Marco Conceptual del Régimen de Contabilidad Pública determina las características cualitativas que debe observar la información contable, de las cuales es del caso referirnos a la Objetividad, definida como: La información contable pública es objetiva cuando su preparación y presentación se fundamenta en la identificación y la aplicación homogénea de principios, normas técnicas y procedimientos, ajustados a la realidad de las entidades contables públicas, sin sesgos, permitiendo la obtención de resultados e interpretaciones análogas. El grado de subjetividad implícito en el reconocimiento y revelación de los hechos, se minimiza informando las circunstancias y criterios utilizados conforme lo indican las normas técnicas del PGCP. Asimismo los párrafos 117 y 120 del mismo marco normativo, señalan: 117. Devengo o Causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período. 120. Prudencia. En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna‖. (…)

Durante la vigencia 2015 no se efectuaron comités técnicos de sostenibilidad contable incumpliendo lo establecido en la Resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación.

La Alcaldía Municipal de Tunja no tiene actualizado la implementación de políticas y manuales de procedimientos que definan las responsabilidades de las diferentes áreas y la conciliación de información.

Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable

“El proceso contable de las entidades públicas está interrelacionado con los demás procesos que se

llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas, y en

aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales,

todas las áreas de las entidades que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, tienen el

compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las características

necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente”.


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2.1 BALANCE GENERAL CODIGO DESCRIPCION 2015 2014 VARIACION %

1 ACTIVO 440,258,729,032 439,400,936,649 857,792,383 0.19%

11 EFECTIVO 41,228,214,222 50,600,678,373 -9,372,464,151 -22.73%

12 INVERSIONES 1,419,611,930 1,406,906,954 12,704,976 0.89%

13 RENTAS POR COBRAR 21,329,565,301 28,178,953,226 -6,849,387,925 -32.11%

14 DEUDORES 18,117,646,178 16,906,036,363 1,211,609,815 6.69%

15 INVENTARIOS 720,786,926 720,786,926 0 0.00%

16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 141,900,950,111 134,846,412,187 7,054,537,924 4.97%

17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO 86,842,864,255 83,506,613,978 3,336,250,277 3.84%

19 OTROS ACTIVOS 128,699,090,107 123,234,548,641 5,464,541,466 4.25%

2 PASIVO 127,172,398,894 124,480,139,662 2,692,259,232 2.12%

22 Operaciones de Credito Publico L.P 30,707,619,655 36,341,764,270 -5,634,144,615 -18.35%

24 CUENTAS POR PAGAR 23,437,767,340 18,915,938,162 4,521,829,178 19.29%

25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE

SEGURIDAD SOCIAL8,225,584,948 4,991,499,986 3,234,084,961 39.32%

27 PASVOS ESTIMADOS 63,979,102,115 63,562,029,931 417,072,184 0.65%

29 OTROS PASIVOS 822,324,835 668,907,312 153,417,524 18.66%

3 PATRIMONIO 313,086,330,139 314,920,796,989 -1,834,466,850 -0.59%

31 HACIENDA PUBLICA 313,086,330,139 314,920,796,989 -1,834,466,850 -0.59%

3105 CAPITAL FISCAL 335,611,525,589 300,344,377,485 35,267,148,105 10.51%

3110 RESULTADO DEL EJERCICIO 19,755,635,732 17,488,992,502 2,266,643,230 11.47%

3115 SUPERAVIT POR VALORIZACION 1,634,141,009 1,490,964,100 143,176,909 8.76%

Fuente: Estados financieros

2.2.1.1 GRUPO 11 EFECTIVO

DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Durante la vigencia de 2015, la Alcaldía Municipal de Tunja depositó y administró sus recursos a través de noventa y seis (96) cuentas bancarias, 40 cuentas corrientes y 56 cuentas de ahorros, las cuales a 31 de diciembre de 2015 revelan un saldo por valor de $ 41.228 miles.

OBSERVACION No. 2

Como resultado de la revisión realizada a las conciliaciones bancarias del mes de diciembre se observó que existen partidas conciliatorias de las cuentas bancarias (cuenta corriente No.39084720-0, cta. Corriente banco del Occidente No. 390-84321-1 y cuenta corriente No. 61610900-5 del Banco Bogotá, cuentas destinadas al recaudo de impuesto predial e industria y comercio, como se puede observar en las tablas 1 y 2 partidas por valor de $ 270.022.871 y $ 69.083.803.44, que vienen desde el mes de enero de 2015 y al 31 de diciembre de 2015 no han sido registradas en los libros de bancos. En razón a que el proceso de identificación de las partidas no es oportuno, lo cual implica que no se refleje un saldo real de las cuentas bancarias afectadas y de las cuentas de ingreso tanto contable como presupuestalmente. El registro oportuno de la información es un factor esencial para asegurar la confiabilidad de la información. La entidad debe dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución 119 de abril 27 de 2006 por la cual se adopta el Modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del


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sistema de contabilidad pública,

La cual establece: “2.1.6. Conciliaciones de información. Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar la información registrada en la contabilidad del ente público y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico.

Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depósitos en bancos, los entes públicos deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean estas de ahorros o corrientes. Manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto bancario y los libros de contabilidad”.

Esta observación debe ser aclarada por la entidad, de lo contrario se constituirá como hallazgo con alcance administrativo.

RESPUESTA ENTIDAD.

Respecto a las partidas conciliatorias que quedaron en conciliación a diciembre 31 de 2015, ya se dio ingreso a un gran número de partidas a la cuenta del contribuyente y al presupuesto del Municipio así:

1. Cuenta corriente No. 39084720-0 del banco de occidente consignaciones por valor de $270.022.871 de los cuales ya se conciliaron, identificaron los rubros y se les dio ingreso conforme lo indica la conciliación a 30 de abril de la presente vigencia, venían a 31 de diciembre del 101 partidas por conciliar y a 30 de abril ya se le dieron ingreso a cincuenta y tres partidas que suman $186.678.974(70%), quedando por identificar únicamente cuarenta y ocho partidas que suman $83.343.897 (30%) partidas de impuestos municipales de las cuales ya se solicitó al banco los soportes contables correspondientes para abonarle a los respectivos contribuyentes y hacer el ingreso presupuestal.

2. Cuenta corriente No. 61610900-5 del Banco de Bogotá por valor de $69.083.803

de los cuales ya se conciliaron, identificaron los rubros y se les dio ingreso veintiocho partidas de la cuales ingresamos 16 partidas, quedando pendiente 12 valores que suman $59.138.659.56 (86%).

Las razones por las cuales no se dio ingreso al cien por ciento a las consignaciones

obedecen a que las entidades financieras generan los extractos bancario después del 10

del siguiente mes, y teniendo en que se deben presentar informes a los entes de control,

no se alcanzan a quedar en la vigencia, hace cierre del periodo. A fin de dar

cumplimiento a las fecha de los informes. Sin embargo para minimizar el número de

partidas sin soporte se ofició a todas las entidades bancarias que todo pago a favor del

Municipio de Tunja se realice solo con la presentación de recibo oficial expedido por la

oficina.

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, de manera respetuosa


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CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA

La alcaldía Municipal manifiesta en su respuesta que esta situación se presenta en razón a que los extractos bancarios llegan los primeros 10 días del mes siguiente, lo cual es de conocimiento de la auditoria, pero en las partidas conciliatorias relacionadas en la conciliación bancaria se presentan recaudos de los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio de 2015, partidas que debieron ser identificadas en el transcurso de la vigencia 2015. Las operaciones deben registrarse en el periodo en que ocurran a efecto que la información contable sea oportuna y útil. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo; el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

En la conciliación bancaria del mes de diciembre, de la cuenta corriente No.39084720-0 del Banco Occidente, cuya destinación es recaudo de impuesto de industria y comercio se encuentran partidas conciliatorias por concepto de consignaciones realizadas en el transcurso de la vigencia que no han sido identificadas, por valor de $ 270.023.miles.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




Tabla No.1 FECHA CONCEPTO VALOR FECHA CONCEPTO VALOR FECHA CONCEPTO VALOR

2015/01/21 RECAUDO EN LINEA BAS $3,221,750.00 20150626 RECAUDO EN LINEA BAS $143,000.00 20151201 PAGOS A TERCEROS ACH $72,720.00

2015/02/20 PAGOS A TERCEROS ACH $2,531,000.00 20150630 RECAUDO EN LINEA BAS $215,000.00 20151204 DEPOSITO ELECTRONICO $9,900.00

2015/02/27 RECAUDO EN LINEA BAS $64,000.00 20150630 RECAUDO EN LINEA BAS $215,000.00 20151210 PAGOS A TERCEROS ACH $28,000.00

2015/02/27 PAGO CON ABONO CUENT $5,703,000.00 20150630 RECAUDO EN LINEA BAS $318,000.00 20151210 DEPOSITO ELECTRONICO $74,382.00

06/03/2015 PAGOS A TERCEROS ACH $3,332,000.00 20150715 RECAUDO EN LINEA BAS $783,000.00 20151210 DEPOSITO ELECTRONICO $663,786.00

13/03/2015 PAGOS A TERCEROS ACH $16,060,000.00 20150721 PAGOS A TERCEROS ACH $313,377.00 20151216 RECAUDO CODIGO DE BA $10,000.00

20/03/2015 RECAUDO EN LINEA BAS $270,000.00 20150721 PAGOS A TERCEROS ACH $2,975,000.00 20151217 PAGOS A TERCEROS ACH $514,000.00

30/03/2015 RECAUDO EN LINEA BAS $1,885,000.00 20150728 RECAUDO EN LINEA BAS $679,000.00 20151217 RECAUDO EN LINEA BAS $984,000.00

26/03/2015 RECAUDO EN LINEA BAS $19,346,000.00 20150731 PAGOS A TERCEROS ACH $28,000.00 20151217 PAGOS A TERCEROS ACH $1,786,000.00

30/03/2015 PAGOS A TERCEROS ACH $940,131.00 20150806 DEPOSITO ELECTRONICO $19,800.00 20151218 RECAUDO EN LINEA BAS $714,800.00

30/03/2015 RECAUDO EN LINEA BAS $1,140,000.00 20150806 DEPOSITO ELECTRONICO $98,970.00 20151221 RECAUDO EN LINEA BAS $3,940,000.00

30/03/2015 PAGOS A TERCEROS ACH $1,495,000.00 20150812 PAGOS A TERCEROS ACH $28,000.00 20151222 RECAUDO EN LINEA BAS $43,000.00

30/03/2015 PAGOS A TERCEROS ACH $1,918,000.00 20150813 RECAUDO EN LINEA BAS $8,320,000.00 20151224 RECAUDO CODIGO DE BA $151,000.00

30/03/2015 PAGOS A TERCEROS ACH $3,534,000.00 20150825 RECAUDO EN LINEA BAS $58,000.00 20151224 PAGOS A TERCEROS ACH $313,377.00

01/04/2015 DEPOSITO ELECTRONICO $6,300.00 20150826 PAGOS A TERCEROS ACH $313,377.00 20151228 RECAUDO CODIGO DE BA $9,000.00

20/04/2015 PAGOS A TERCEROS ACH $313,377.00 20150826 PAGOS A TERCEROS ACH $1,632,500.00 20151228 RECAUDO CODIGO DE BA $179,000.00

22/04/2015 RECAUDO EN LINEA BAS $737,000.00 20150831 RECAUDO EN LINEA BAS $362,300.00 20151228 RECAUDO CODIGO DE BA $232,000.00

28/04/2015 RECAUDO EN LINEA BAS $117,000.00 20150915 PAGOS A TERCEROS ACH $56,000.00 20151229 PAGOS A TERCEROS ACH $125,662,000.00

29/04/2015 RECAUDO EN LINEA BAS $117,000.00 20150917 PAGOS A TERCEROS ACH $313,377.00 20151229 RECAUDO CODIGO DE BA $80,000.00

20150508 PAGOS A TERCEROS ACH $313,377.00 20150901 PAGOS A TERCEROS ACH $2,499,000.00 20151229 RECAUDO CODIGO DE BA $116,000.00

20150515 PAGOS A TERCEROS ACH $33,259.00 20151009 PAGOS A TERCEROS ACH $28,000.00 20151229 RECAUDO CODIGO DE BA $3,000.00

20150521 DEPOSITO ELECTRONICO $510,500.00 20151030 RECAUDO EN LINEA BAS $66,000.00 20151229 RECAUDO EN LINEA BAS $717,000.00

20150522 PAGO CON ABONO CUENT $2,093,020.00 20151001 RECAUDO EN LINEA BAS $147,000.00 20151230 RECAUDO EN LINEA BAS $122,254.00

20150526 RECAUDO EN LINEA BAS $31,643,849.00 20151030 RECAUDO EN LINEA BAS $208,000.00 20151230 RECAUDO CODIGO DE BA $123,000.00

20150529 RECAUDO EN LINEA BAS $52,000.00 20151028 PAGOS A TERCEROS ACH $313,377.00 20151230 RECAUDO CODIGO DE BA $162,000.00

20150529 RECAUDO EN LINEA BAS $69,000.00 20151022 RECAUDO EN LINEA BAS $1,866,000.00 20151230 RECAUDO EN LINEA BAS $1,221,000.00

20150529 RECAUDO EN LINEA BAS $1,490,000.00 30/10/2015DIFERENCIA ENTRE LO

INGRESADO AL LIBRO $388,718.00 20151230 RECAUDO CODIGO DE BA $283,000.00

20150529 RECAUDO EN LINEA BAS $1,865,000.00 13/11/2015 PAGOS A TERCEROS ACH $28,000.00 20151230 RECAUDO CODIGO DE BA $283,000.00

20150602 PAGOS A TERCEROS ACH $2,499,000.00 13/11/2015 PAGOS A TERCEROS ACH 20151230 RECAUDO CODIGO DE BA $283,000.00

20150604 DEPOSITO ELECTRONICO $32,428.00 19/11/2015 DEPOSITO ELECTRONICO $797,371.00 20151230 RECAUDO CODIGO DE BA $283,000.00

20150605 DEPOSITO ELECTRONICO $19,800.00 23/11/2015 RECAUDO EN LINEA BAS $8,000.00 20151230 PAGOS A TERCEROS ACH $234,000.00

20150609 PAGOS A TERCEROS ACH $109,220.00 25/11/2015 PAGOS A TERCEROS ACH $313,377.00 20151230 RECAUDO CODIGO DE BA $95,000.00

20150616 PAGOS A TERCEROS ACH $313,377.00 30/11/2015 RECAUDO EN LINEA BAS $45,000.00 20151230 PAGOS A TERCEROS ACH $72,720.00

20150619 RECAUDO EN LINEA BAS $2,170,000.00 30/11/2015 RECAUDO EN LINEA BAS $751,000.00 20151230 RECAUDO CODIGO DE BA $283,000.00 Fuente: conciliación bancaria

La cuenta corriente No. 61610900-5 del Banco Bogotá, cuya destinación es el recaudo de impuesto predial e industria y comercio, refleja una partida conciliatoria por valor de $ 69, 083,803.44 , por concepto de consignaciones realizadas y no identificadas, como se refleja en la siguiente Tabla:


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Tabla No. 2

FECHA DESCRIPCION VALOR FECHA DESCRIPCION VALOR

2015/01/13 ABONO POR RECAUDOS 259,885.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $11,000.00

2015/02/25 ABONO POR RECAUDOS CON COMPROBANTE 8918008461 4,446,800.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $75,000.00

2015/06/17 ABONO POR RECAUDO REALIZADO EN OFIC. 191,000.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $135,000.00

2015/06/23 ABONO POR RECAUDO CON COMPROBANTE 8301433 646,500.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $145,310.00

2015/06/23 ABONO POR RECAUDO CON COMPROBANTE 8301433 3,903,330.44 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $377,200.00

07/0/7/2015 ABONO POR RECAUDO CON COMPROBANTE 89180084 109,769.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $705,800.00

2015/08/14 Abono por recaudo real izado en oficina 46,000.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $724,600.00

2015/09/04 ABONO POR RECAUDO REALIZADO EN OFICINA 29,000.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $1,298,000.00

2015/09/30 ABONO POR RECAUDO REALIZADO EN OFICINA 10,000.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $1,525,000.00

2015/10/06 ABONO POR RECAUDO CON COMPROBANTE 89180084 1,200,434.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $1,804,000.00

2015/11/04 Abono por recaudo real izado en oficina $977,000.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $1,929,450.00

2015/11/06 Abono por recaudo con comprobante 8918008461 $1,546,573.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $2,924,000.00

2015/12/14 Abono por recaudo real izado en oficina $35,000.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $5,525,000.00

2015/12/14 Abono por recaudo con comprobante 8918008461 $1,637,152.00 2015/12/30 Abono por recaudo real izado en oficina $36,866,000.00

15,038,443.44 $54,045,360.00 Fuente: conciliaciones bancarias

OBSERVACION No.3

La conciliación de la cuenta corriente del banco del Occidente No. 390-84321-1Transferencias SGP educación, presenta partidas conciliatorias, que vienen desde el año 2014 por valor de $ 6,444,763.64 tal como se observa en la siguiente tabla y a la fecha de la auditoria no había sido identificadas y por ende registradas en los libros. Las operaciones deben registrarse en el periodo en que ocurran a efecto que la información contable sea oportuna y útil.

FECHA CONCEPTO VALOR

05-11/2013

Valor en conciliación por

transferencia efectuada de más 962,522.50

31-07-2014


transferencia efectuada de más 92.00

31-12-2014


transferencia de más efectuada 108.00

31/01/2014


transferencia efectuada de más 392,145.20

26/12/2014 Reversión pago tercero 3,506,529.94

22-10-2015 TF sin aplicar en libros 248,435.00

22-10-2015 TF sin aplicar en libros 118,000.00

06-11-2015 Depósito sin aplicar en libros 1,216,931.00

6,444,763.64 De no ser desvirtuada esta observación se configurara como un hallazgo con alcance administrativo; el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento


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RESPUESTA ENTIDAD

Respecto a las siguientes partidas, mediante derecho de petición se hizo solicitud al banco de occidente:

FECHA CONCEPTO VALOR

05/11/2013 Transferencia efectuada de mas $ 962.522,50

31/07/2014 Transferencia efectuada de mas $ 92,00

31/12/2014 Transferencia efectuada de mas $ 108,00

31/01/2014 Transferencia efectuada de mas $ 392.145,20

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta las gestiones realizadas por la alcaldía para la identificación de las partidas, se levantara la observación, en razón a las notas de contabilidad presentadas por la entidad en su respuesta (se anexan dos folios) pero se estará realizando seguimiento a las partidas pendientes por identificar.

OBSERVACION No. 4

El Municipio refleja en los estados financieros las siguientes cuentas bancarias, por valor de $364.473.miles, las cuales están inactivas, ya que no presentaron movimiento durante la vigencia 2015, la mayoría corresponde a cuentas creadas para manejar convenios, los cuales presuntamente no han sido liquidados, tal como se refleja en la siguiente tabla. El Municipio debe explicar las gestiones que ha realizado para liquidar estos Convenios y para cancelar las cuentas bancarias correspondientes, teniendo en cuenta que es una observación que ha efectuado la Contraloría en los informes de vigencias anteriores. De no ser desvirtuada esta observación se configurara como un hallazgo con alcance administrativo.


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Fuente: estados financieros Papeles de trabajo RESPUESTA ENTIDAD De las doce cuentas inactivas que se presentan a 31 de diciembre de 2015, se encuentra cancelada la siguiente cuenta, anexo los soportes:

CUENTA No

DESTINACION DE LA

CUENTA SALDO A 31-12-2014 SALDO A 31-12-15 DIFERENCIA

41008026-2

Banco Pichincha

Recursos propios $ 9.011.265,20 $ 9.438.130,30 $ 426.865,10

Quedan pendientes once cuentas, que corresponde a convenios y que se les oficio a las Secretarias ejecutoras para el proceso de liquidación de cada convenio, anexo oficios: Respecto a las cuentas inactivas de los convenios de vigencias anteriores se tenía 44 cuentas, de las que en proceso de liquidación definitiva de convenios se cancelaron 32, actualmente quedan 11 cuentas. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación DECISION CONTRALORIA Teniendo en cuenta que la mayoría de las cuentas inactivas corresponden a convenios pendientes por liquidar que vienen de vigencias anteriores, y que la norma indica que máximo dos años para su liquidación, como lo contempla la ley 1150 de 2007.

La Ley 1150 de 2007 en su artículo 11, precisó el término que tiene la entidad para liquidar el respectivo contrato y recoge las tesis de la jurisprudencia basada en que la competencia para hacerlo unilateralmente se extiende hasta los dos años siguientes al vencimiento del término establecido para su liquidación.

El deber de liquidar el convenio es una obligación que no puede supeditarse a la conveniencia de la administración. No puede prescindirse de la liquidación de los contratos cuando las obligaciones contractuales


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han sido cumplidas en debida forma, y mucho menos como en este caso, cuando las partes no pudieron llegar a un acuerdo para liquidar el convenio, pues la entidad debió unilateralmente determinar las obligaciones a cargo de las partes contratantes ante la imposibilidad de hacerlo de común acuerdo. . (Subrayado fuera de texto) Todo lo anterior para señalar que la competencia de liquidar los contratos radica en los jefes o representantes legales, quienes para efectos de su delegación deben hacerlo expresamente, lo que no aconteció en el presente caso, pues lo único que se delegó fue el ejercicio de la competencia en relación con la ejecución del objeto contractual, etapa a la que le sigue la fase última y distinta de la liquidación.

Por lo anterior la alcaldía Municipal debe proceder a la liquidación de los Convenios, y por ende a efectuar la liquidación de las cuentas bancarias.

Se mantiene la observación, y se configura como hallazgo administrativo

2.2.1.2 GRUPO 13 RENTAS POR COBRAR

IMPUESTO PREDIAL

OBSERVACION No. 5

La alcaldía Municipal de Tunja, presenta un saldo de cero pesos en el rubro de impuesto predial vigencia actual al 31 de diciembre de 2015, en razón a que no se incorporó en los estados financieros el valor de $ 5.349.632.miles, correspondiente a cuentas por cobrar predial vigencia actual, es decir 2015 según consta en la certificación expedida por la Profesional especializado- oficina de impuestos. Esta situación genera una subestimación del rubro 130507 predial unificado, por el mismo valor, lo cual afecta la confiabilidad de la información contable. (Circular externa 058 de 2004 Contaduría General)

Fuente: estados financieros

Se está contraviniendo el CONCEPTO 20132000025881 09-07-13 de la Contaduría General de la Nación “Los municipios y distritos reconocerán contablemente la parte del impuesto predial que les

corresponde, para lo cual, en el momento de la declaración tributaria, o la liquidación oficial en firme u otro acto administrativo que liquide dicho impuesto, se debita la subcuenta 130507- Impuesto predial unificado, de la cuenta 1305-VIGENCIA ACTUAL, y se acredita la subcuenta 410507-Impuesto predial unificado, de la cuenta 4105-TRIBUTARIOS, por el valor que les corresponde como ingresos, sin sobreestimarlos, es decir, deben restar del valor total del impuesto liquidado el valor que equivale al porcentaje, y en el caso de la sobretasa, sólo se reconocerá como ingreso lo correspondiente al impuesto predial.

El Numeral 1.2.2 –Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable, del Instructivo N°003 de diciembre 10 de 2014 de la Contaduría General de la Nación, determinó:

“Antes de realizar el proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información

administrada en las diferentes dependencias de la entidad, deberán efectuarse las respectivas

conciliaciones entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica,

recursos humanos, cartera y demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura


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interna de cada entidad, para lograr la integridad del proceso contable, como se señala en los

numerales 3.8 – conciliación de información y 3.16 – cierre contable de la Resolución 357de 2008.”

(Negrilla fuera de texto)

Es necesario que la entidad, en su manual de procedimientos y políticas contables, determine lineamientos que instituya de manera regular las conciliaciones de información entre sus diferentes áreas o dependencias de forma periódica, asegurando un adecuado flujo de información en el que la totalidad de las operaciones sean vinculadas al proceso contable de forma oportuna y útil; garantizando así, una realidad financiera, económica, social y ambiental confiable. De no ser aclarada esta observación tendrá alcance administrativo y disciplinario. RESPUESTA ENTIDAD

De acuerdo a la observación planteada, y revisados los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2015, se evidencia que si se están reportando las rentas por cobrar, lo cual se puede apreciar en la CLASE 1 Y GRUPO 1.3 RENTAS POR COBRAR, cuenta 1310 VIGENCIA ANTERIOR la suma de $21.329.565.301.oo Por ende, no se configura ninguna subestimación, como quiera que en la cifra antes mencionada se involucra la vigencia actual por valor de $5.349.632.019.oo. No obstante con fecha de 8 junio de 2016 se efectúa el ajuste pertinente cuyo soporte es el informe proveniente de la SECRETARIA DE HACIENDA. Igualmente por parte de la SECRETARIA DE HACIENDA, se emitirá una circular para determinar con claridad los plazos y frecuencias para mejorar los flujos de información entre las diferentes dependencias. Se adjunta NT.20160063 Y oficio tres folios Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación DECISION CONTRALORIA La alcaldía Municipal en su respuesta certifica que en el saldo de la cuenta por cobrar vigencias anteriores están incluidos los 5.349.632 miles, situación que no fue manifestada en la visita del equipo auditor, sin embargo para efectos contables la cuenta de rentas por cobrar (vigencia actual-vigencia anterior) no se encontraría subestimada al sumar los saldos de la vigencia actual y la vigencia anterior. El equipo auditor recalca la necesidad de efectuar conciliaciones entre las diferentes dependencias de la alcaldía y el área de contabilidad antes de efectuar el cierre contable, con el fin de incluir cifras reales y razonables en los estados financieros, ya que se nota inoportunidad y poca confiabilidad en los saldos de las rentas por cobrar. Se mantiene la observación con alcance administrativo y se levanta el disciplinario, teniendo en cuenta la certificación presentada por la contadora del Municipio de Tunja, se anexa certicacion en 1 folio.


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OBSERVACION No. 6

La Alcaldía Municipal de Tunja aplico descuentos por pronto pago por recaudo de impuesto predial durante la vigencia 2015 por valor de $ 4.119.589 miles los cuales no se encuentran registrados en los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2015, contraviniendo el principio de la No compensación. Las transacciones que realizan las entidades contables públicas tienen diferentes dimensiones, las cuales deben ser reconocidas y reveladas plenamente, a efectos de permitir a los usuarios de la información contable, una comprensión integral. Los párrafos 123 y 418 contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad Pública, señalan: 8. Principios de Contabilidad Pública 123. No Compensación. En ningún caso deben presentarse partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del balance, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental. (Subrayado fuera de texto).

10.2 Descripciones

418. Clase 4. Ingresos. Está integrada por las cuentas que representan los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza crédito. (Subrayado fuera de texto)

El Catálogo General de Cuentas contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad pública: En relación con las devoluciones y descuentos, el párrafo 277 del Plan General de Contabilidad Pública, contenido en el Régimen de Contabilidad Pública, relacionado con la Norma de Ingresos señala: 277. (…). En caso de existir devoluciones, rebajas o descuentos, deben reconocerse como un menor valor del ingreso, con independencia de la vigencia en que se haya devengado.

Por su parte, el Catálogo General de Cuentas-CGC contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública-RCP, describe la cuenta 4195-DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS (DB) en los siguientes términos: “Representa el menor valor de los ingresos fiscales como consecuencia de las devoluciones y descuentos originados en disposiciones legales, que se presentan en el periodo contable. Esta cuenta se debita con 1- “El valor de las devoluciones y


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descuentos y se acredita con 1- “La cancelación del saldo al cierre del período contable.

De no ser aclarada esta observación se configura como hallazgo administrativo RESPUESTA Acorde la observación planteada, se ha dispuesto solicitar a la OFICINA ASESORA DE PLANEACION- OFICINA DE SISTEMAS para que el ADMINISTRADOR DEL SISTEMA IMPUESTOS PLUS, genere un reporte semestral del impuesto a cancelar bruto y el valor de los descuentos otorgados por pronto pago a los contribuyentes que cancelan oportunamente su IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO. Dichas cifras serán impactadas en los estados financieros. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA

La respuesta dada por la alcaldía municipal no está debidamente justificada, por lo tanto se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

OBSERVACION No.7

El Municipio de Tunja durante la vigencia fiscal prescribió mediante resoluciones la suma $103.304.miles, por concepto de impuesto predial, valor que no fue registrado en los estados financieros, generando una sobreestimación en el rubro de activos y una sobreestimación en el patrimonio. De no ser aclarada esta observación se configura como hallazgo administrativo La Resolución 357 de 2008, mediante la cual se establece el Procedimiento de control interno contable y de reporte del

informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, cuyo objetivo es implementar y evaluar las acciones

mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los

entes públicos, que permita garantizar de modo razonable la producción de información contable confiable, relevante y

comprensible. El numeral 3.1 de la Resolución 357 de 2008 expresa “se deben adelantar las acciones administrativas

necesarias para evitar que la información contable revele situaciones tales como: (…) b) Derechos u obligaciones que, no

obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal

relacionada con su extinción, según sea el caso ”, de lo cual se infiere la información contable pública debe incluir todos

derechos y obligaciones ciertas para la entidad contable pública, siendo necesaria la depuración de las cifras cuando los

activos, pasivos y demás elementos de los estados contables no representan su realidad financiera, económica, social y

ambiental, que permita el cabal cumplimiento de las características cualitativas de la información contable pública.

RESPUESTA ENTIDAD Respecto de esta observación, se precisa inicialmente que los valores que corresponden a prescripciones, son descontados al momento de reportar las rentas por cobrar. Sin embargo al inicio de cada vigencia fiscal, la OFICINA DE IMPUESTOS remitirá el reporte del valor otorgado por concepto de prescripciones, para ser impactados en las rentas por cobrar, más exactamente en la rentas clasificadas como CARTERA ANTIGUA DE DIFICIL RECAUDO.


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Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISON DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la alcaldía Municipal no desvirtúa la observación realizada, por lo tanto se mantiene la observación teniendo en cuenta las consideraciones expuestas por el equipo auditor. Se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo; el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

2.2.1.3 GRUPO 14 DEUDORES

TRANSFERENCIAS POR COBRAR: Los saldos registrados en este rubro corresponden a la causación de la última doceava de la transferencias del sistema general de participaciones, las cuales fueron giradas al municipio en el mes de enero de 2016, en nuestro proceso auditor verificamos el valor registrado y lo verificamos con el CONPES publicado en la página del Departamento Nacional de planeación-DNP, para el municipio de Tunja como se puede observar en la siguiente tabla:

Durante el ejercicio de la auditoría esta diferencia fue aclarada por la contadora del Municipio. AVANCES Y ANTICIPOS

OBSERVACION No.8

Los Avances y anticipos entregados para proyectos de inversión reflejan un saldo a 31 de diciembre de 2015, de $7.755.241 miles correspondiente a valores entregados por adelantado a Contratistas para la ejecución de obras o prestación de servicios, algunos entregados desde 2008, sin que a la fecha se haya realizado la correspondiente acción de mejora para la legalización, en razón a que no se efectúan conciliaciones periódicas entre el área de contratación y el área de Contabilidad. De no ser aclarada esta observación se configurara como hallazgo administrativo con alcance disciplinario

El numeral 3.8, y 3.16 del Procedimiento de Control Interno Contable y de Reporte del Informe Anual

de Evaluación a la Contaduría General de la Nación, adoptado mediante Resolución 357 de 2008,


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establecen:

3.8. Conciliaciones de información

“Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la

información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las

diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico.”

3.16. Cierre contable

“De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades contables públicas deben adelantar

todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información

producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, tales

como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios,

reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores,

viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de

operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y

conciliaciones, pasivos pensiónales y cálculo actuarial, los límites establecidos para los saldos de las

cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros

aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública. (…)”

(Subrayados fuera de texto) Además el capítulo X contenido en El Manual de Procedimientos del

Régimen de Contabilidad Pública reglamenta el Procedimiento contable para el reconocimiento y

revelación de las responsabilidades fiscales. RESPUESTA ENTIDAD Cabe aclarar que si se hacen conciliaciones con el área de contratación en este proceso se viene revisando periódicamente las cifras, y se efectúan las reclasificaciones del caso. El saldo a dic. 31 del 2015 está conformado de la siguiente manera:

Contratos no liquidados y se encuentran vigentes por la suma de $4.766.076.230 que corresponden a mantenimiento vías, planta de tratamiento (PTAR) y otros.

Contratos liquidados en el 2016 y amortizados su anticipos por $1.203.628.453.63 se adjunta NT.20160049 Y actas de liquidación

Registro Contabilizado como anticipo y corresponde al Convenio de cooperación cuyo objeto es la construcción de interceptores y colectores por $1.639.595.431, y de allí se desprende el contrato No.023-2013 se efectúa la reclasificación en la cuenta de interceptores se adjunta Nota No.20160056, orden de pago, comprobante de egreso y factura.

Se adjunta 11 folios Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA La Alcaldía Municipal de Tunja en su respuesta reconoce que algunos anticipos corresponden a anticipos de contratos de vigencias anteriores ya liquidados; la entidad debe continuar con la


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depuración de esta cuenta, permanente conciliación entre el área contable y el área de contratación, a fin de reflejar saldos reales al cierre contable de cada vigencia. Se levanta la observación con alcance disciplinario, en razón a los soportes y registros presentados por la entidad (11 folios), y se mantiene la observación con alcance administrativo; la cual debe ser incluida en el plan de Mejoramiento. EMBARGOS JUDICIALES Como se puede observar en la tabla, el saldo de embargos a 31 de diciembre de 2015 asciende a 1.348.096 miles, respecto a la vigencia 2014 se incrementó en un 13.85%. Estos valores corresponden a medidas cautelares de embargos a las cuentas bancarias de la entidad, originadas en procesos ejecutivos en contra de la alcaldía por demandas labores y el resultado de visitas de verificación de aportes y transferencia realizadas por Comfaboy, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar I.C.B.F; y embargos realizados por Corpoboyaca y Superintendencia de salud. La entidad debe realizar una depuración del saldo, a fin de determinar si el valor embargado corresponde en su totalidad al monto adeudado por el ente municipal, en caso contrario se debe hacer la solicitud al demandante del excedente a favor del Municipio.

OBSERVACION No.9

El saldo de 1.348.096 miles es representativo frente al total del activo, La entidad debe realizar una depuración del saldo, a fin de determinar si el valor embargado corresponde en su totalidad al monto adeudado por el ente municipal, en caso contrario se debe hacer la solicitud al demandante del excedente a favor del Municipio o si este valor puede incrementar y generar intereses que generarían detrimento patrimonial, como en el caso de las deudas a Comfaboy, I.C.B.F y Corpoboyaca. Se debe informar por parte de la entidad que gestiones jurídicas se han realizado, al respecto para efectuar el desembargo. De no ser aclarada esta observación se configurara como hallazgo administrativo RESPUESTA

Señala el informe que la entidad debe realizar una depuración del saldo a fin de determinar si el valor embargado corresponde en su totalidad al monto adeudado por el ente municipal, en caso contrario, se debe hacer solicitud del demandante del excedente a favor del Municipio o si este valor puede incrementar y generan intereses que generarían detrimento patrimonial, como en el caso de las deudas a COMFABOY, ICBF y CORPOBOYACÁ. Se debe informar las gestiones jurídicas que se han realizado para efectuar el desembargo.

Con relación al embargo ordenado dentro del proceso de Cobro Coactivo que cursó en CORPOBOYACÁ, en contra del Municipio de Tunja, se libró mandamiento de pago por la no


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transferencia oportuna de la sobretasa ambiental de los años 2003 y 2004, cuyo proceso perseguía la suma de CIENTO TREINTA Y NUEVE MILLONES SETECIENTOS SESENTA Y NUEVE MIL SEISCIENTOS SETENTA Y SIETE PESOS ($139.769.677 m/cte.).

Dicha entidad procedió a materializar embargo de cuentas y continuar con el trámite donde el Municipio salió vencido y la Corporación hizo aplicación de dineros a la deuda, terminando el proceso por pago total de la obligación.

Lo anterior se encuentra consignado en la Resolución 092 del 20 de enero del año 2016, mediante la cual declaran la terminación y archivo de dichas diligencias por pago total de la obligación.

Como no había recursos embargados que sobrepasaran el valor de la deuda del proceso coactivo, se levantó la medida sin devolución de títulos.

Por lo anterior, ya no existen por parte de CORPOBOYACÁ embargos en contra del Municipio declarándose disipado el hallazgo señalado.

En cuanto al embargo de COMFABOY, de acuerdo a la información registrada en la Secretaría Jurídica este obedece al trámite realizado dentro del proceso ejecutivo laboral bajo el radicado No. 15001310500220110024500 adelantado por la CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA –COMFABOY contra la ALCALDIA DE TUNJA, el cual registra las siguientes actuaciones:

* El 29 de septiembre de 2011 se libró MANDAMIENTO EJECUTIVO por las siguientes sumas:

1. Por la suma de $84.845.752 por concepto de parafiscales año 2004.



4. Por el pago de intereses moratorios respecto de las anteriores sumas a partir del 10 de diciembre de 2007 hasta cuando se efectúe el pago.

5. Por las costas correspondientes.

* Mediante Auto de 4 de mayo de 2012, el despacho decreto medidas cautelares en contra del Municipio de Tunja, consistentes en el embargo de todos los dineros que el municipio pueda tener en cuentas bancarias, limitándolo a la suma de $400.000.000.oo y se ordenaron los oficios correspondientes.

El Banco de Occidente el 24 de agosto de 2012, comunicó haber acatado la orden del juzgado y debitó la suma de $400.000.000.oo de la cuenta corriente 390-04479-0 cuyo titular es el Municipio de Tunja, consignando a órdenes del juzgado dicha suma en la cuenta de depósitos judiciales del Banco Agrario de Colombia.

* El Banco Caja Social el 16 de enero de 2013, comunicó haber acatado la orden del juzgado y debitó la suma de $400.000.000.oo de la cuenta de ahorros 24005421949 cuyo titular es el Municipio de Tunja, consignando a órdenes del juzgado dicha suma en la cuenta de depósitos judiciales del Banco


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Agrario de Colombia.

* Mediante Auto de 12 de febrero de 2013, el juzgado ordenó el levantamiento de las medidas cautelares cuyo titular es el Municipio de Tunja, por considerar que ya obraba en el proceso un título por valor de $400.000.000.oo.

En cumplimiento de lo anterior, el juzgado ofició a las entidades bancarias, quienes contestaron en los siguientes términos:

BANCOLOMBIA, en oficio 54347045 de 25 junio de 2013 comunicó del desembargo correspondiente.

Aparece en el expediente que el Banco Agrario de Colombia a través del cheque de gerencia 0009180 giró en favor del Municipio de Tunja la suma de $400.000.000.oo, el 8 de marzo de 2013 (devolución de uno de los dos títulos constituidos).

* Mediante Auto de 31 de mayo de 2013, el juzgado ordenó el desembargo de la cuenta corriente No. 855-051306-99 del BANCOLOMBIA, cuyo titular es el Municipio de Tunja, por considerar que dicha entidad dispuso tal cantidad a órdenes del juzgado.

BANCOLOMBIA, en oficio 54347045 de 25 junio de 2013 comunicó del desembargo correspondiente.

BANCOLOMBIA, en oficio 34566558 de 2 febrero de 2015 comunicó del desembargo correspondiente.

* En audiencia celebrada el 24 de febrero de 2015, el despacho declaro oficiosamente la excepción de falta de requisitos sustanciales del título ejecutivo y condenó en costas a la parte demandante.

* En audiencia celebrada el 25 de marzo de 2015, la Sala Laboral del Tribunal Superior de Tunja, revocó la decisión de primera instancia y en su lugar ordenó seguir adelante con la ejecución, condenando así mismo al Municipio de Tunja en costas de instancia ($1.288.700.oo).

* En Auto de 26 de noviembre de 2015, el despacho desestimó la liquidación del crédito presentada por la demandante y en su lugar tuvo como liquidación definitiva la suma de $818.473.283.oo, Dicha providencia fue recurrida por ambas partes.

* Mediante el Oficio 1.2.1.10-2678 de 7 diciembre de 2015 suscrito por la abogada contratista Andrea del Pilar Chona y dirigido a Secretaría de Educación, se allegó copia simple del auto calendado el 25 de noviembre de 2015, proferido por el Juzgado Segundo Laboral dentro del proceso Ejecutivo Laboral No. 15001310500220110024500, por el cual se tuvo como liquidación definitiva la suma de $818.473.283.oo y por concepto de costas $52.293.130.oo a favor de COMFABOY, para lo de su competencia.

* En Auto de 18 de marzo de 2016, el Despacho Judicial negó los recursos interpuestos por las partes y en consecuencia, impartió su aprobación a la liquidación realizada en secretaría la cual arrojó la suma de $818.473.283.oo a favor del demandante.

* Mediante el Oficio 1.2.1.11-954 de 1 de junio de 2015, el abogado judicial del proceso de la referencia solicitó a la Secretaría de Educación se sirviera informar si se le dio cumplimiento a la


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solicitud realizada por la abogada contratista Andrea del Pilar Chona, el pasado 7 de diciembre de 2015.

En síntesis: A la fecha este proceso se encuentra con una liquidación del crédito en firme pendiente de pago y se tiene constituido un título judicial no cobrado por $400.000.000.oo

Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION CONTRALORIA La respuesta dada por la Alcaldía evidencia la falta de comunicación entre el área contable y el área jurídica, para el registro y control de los embargos realizados a la entidad, Antes de realizar el proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferencias dependencias de la entidad deberán efectuarse las respectivas conciliaciones entre el área contable, y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, Tesorería, Jurídica, cartera Y demás dependencias que correspondan d acuerdo con la estructura de la entidad, para lograr la integralidad del proceso contable, como se señala en los numerales 3.8- Conciliaciones de información y 3.16 de la Resolución 357 de 2008. Por lo tanto se configura hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

2.2.1.4 GRUPO 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

La cuenta propiedad planta y equipo es la más representativa dentro del activo con un saldo de $ 141.900.950 miles la cual representa una participación del 32,23%. Está cuenta puede presentar un riesgo en cuanto a la seguridad, confiabilidad y razonabilidad, de la información, ya que a pesar de que se cuenta con un sistema para el manejo de bienes en Almacén, según lo manifestado por la dependencia, al cierre de la vigencia 2015 no se encuentra actualizado y se encuentra en prueba, por lo cual no es posible conciliar la información del aplicativo de bienes muebles e inmuebles de Almacén con los registros y saldos reflejados en Contabilidad, generando riesgos en el control fiscal. Los bienes inmuebles del municipio, se reflejan en contabilidad de manera individual por cada predio o bien inmueble, mientras que los bienes muebles se reflejan de forma global en las cuentas contables, lo cual genera incertidumbre en sus saldos ya que no se realizan conciliaciones entre la información de bienes del área de almacén de los bienes muebles con la información registrada en contabilidad. Durante el desarrollo de la auditoría se verificó el archivo documental que contiene los expedientes de los bienes inmuebles que se encuentra en custodia de la dependencia de Almacén del municipio de Tunja y se cotejó con lo registrado en contabilidad. EDIFICACIONES

OBSERVACION No. 10

De acuerdo con el examen realizado se encuentran diferencias entre los valores registrados en contabilidad con los soportes de los expedientes de los bienes de la oficina de almacén así:

1. En la cuenta 1640010011 el predio Construcción Teatro Cultural se encuentra


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registrado en contabilidad por un valor de $ 414.452 miles y los soportes del expediente del predio (ficha del inmueble) en la oficina de almacén el avalúo del inmueble figura por un valor de $ 235.619 miles, presentando una posible sobrestimación en la cuenta por valor de $ 178.833 miles.

2. En la cuenta 1640090005 el predio Instituto Gustavo Rojas Pinilla Centro de Salud se encuentra registrado en contabilidad por valor de $ 1.033.529 miles y los soportes del expediente el predio (ficha del inmueble) en la oficina de almacén el avalúo figura por un valor de $ 578.347 miles, presentando una posible sobrestimación en la cuenta por valor de $ 455.182 miles

3. En la cuenta 1640010016 el predio CAI Barrio Los Patriotas se encuentra registrado en contabilidad por valor de $ 5.064 miles y los soportes del expediente del predio (ficha del inmueble) en la oficina de almacén el avalúo figura por un valor de $ 5.072 miles, presentando una posible subestimación en la cuenta por valor de $ 8 miles.

4. En la cuenta 1640010022 el predio Antiguas Instalaciones ISS Tunja Policarpa S. se encuentra registrado en contabilidad por valor de $ 1.332.910 miles y los soportes del expediente del predio (ficha del inmueble) en la oficina de almacén el avalúo figura por un valor de $ 1.690.280 miles, presentando una posible subestimación en la cuenta por valor de $ 357.370 miles. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo

RESPUESTA El valor que reposa en los expedientes de los inmuebles en la oficina de Almacén corresponden al valor del avaluó efectuado en el año 2003; para efectos contables se aplica el procedimiento de Reconocimiento y Revelación de los hechos relacionados con Propiedad planta y Equipo del capítulo III del Régimen de Contabilidad pública, donde las Adiciones y mejoras son un mayor valor del Activo. 1. Es así que para el Teatro Cultural durante los años 2007, 2012, 2013, se suscribieron contratos para su adecuación por el valor de $160.833.000 2. Instituto Gustavo Rojas Pinilla: desde el año 2009 hasta el 2013 Se realizaron contratos cuyo objeto fueron cerramiento, construcción de aulas, laboratorio de física química y robótica por $455.182.000 3. CAI barrio los patriotas por error se registró erradamente la depreciación por valor $8.454 se efectuó el ajuste. Se adjunta NT.20160051 se adjunta un folio. 4. Predio Antiguas Instalaciones ISS Tunja Policarpa en contabilidad se encontraba registrado por el valor de compra, en el 2009 se efectuó un avaluó el cual se registró en la cuenta 1999620022 Valorizaciones por valor de $448.130 miles igualmente se han registrado las adecuaciones de punto de atención social contratos de los años 2008 y 2009 por valor de $90.760 miles 1640010022 1.332.910 1999620022 448.130 Valor inmueble Contabilidad 1.781.040 Valor almacén 1.690.280 La diferencia son las adecuaciones 90.760


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Se adjuntan tres folios. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA La Alcaldía de Tunja aporta los soportes contables donde se registran las diferencias encontradas entre los expedientes de los inmuebles de almacén Construcción Teatro Cultural, Instituto Gustavo Rojas Pinilla Centro de Salud y Antiguas Instalaciones ISS Tunja Policarpa con los registros contables, además realiza nota de contabilidad de fecha 31-05-2016 ajustando el valor del CAI Barrio Los Patriotas. Sin embargo se deben actualizar las fichas contables de los inmuebles en los expedientes de almacén para que la información entre las dos áreas (Almacén y Contabilidad) sea consistente. Teniendo en cuenta la respuesta de la entidad y los soportes que se allegan a la Contraloría de Tunja se levanta la observación.

OBSERVACION No. 11

De acuerdo con el examen realizado se evidenció en el archivo documental de Almacén el contrato de comodato N° 071 de 2014 de fecha 24 de enero de 2014, suscrito entre la Superintendencia de Notariado y Registro y la Alcaldía Mayor de Tunja cuyo objeto es “La superintendencia de Notariado y Registro en calidad de comodante, entrega a la Alcaldía de Tunja – Boyacá, quien recibe en calidad de comodatario y a título de comodato o préstamo de uso, el inmueble identificado con folio de matrícula inmobiliaria No. 070-36673, ubicado en la carrera 11 No. 16 – 47, en el barrio Santa Bárbara, municipio de Tunja, Departamento de Boyacá”, el bien se encuentra avaluado en la suma de $ 907.415 miles y una duración del contrato por 5 años, por lo cual llama la atención que este inmueble, no se encuentra registrado dentro de los bienes de uso permanente y sin contraprestación en la contabilidad de la Alcaldía de Tunja, presentando una posible subestimación en la cuenta por valor de $ 907.415 miles. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA Resulta importante informar desde el área de Almacén que el bien recibido en comodato (No. 071 de 2014) a través de la Superintendencia de Notariado y Registro, ubicado en la Carrera 11 No. 16-47 de la ciudad de Tunja es un bien que no se encuentra en uso, que requiere una gran inversión de dinero para ponerlo en funcionamiento, sin embargo, como se dijo, no es de propiedad del Municipio, la destinación de dicho bien fue concebida para fomentar el diálogo intercultural entre los habitantes de Tunja con Europa, a través de la promoción y difusión de lengua y cultura de los países que representan , Francia, Alemania e Italia, comodato que surgió como una necesidad de la oficina Asesora de Planeación apuntándole al Plan de Desarrollo “HECHOS DE VERDAD”, en la política Tunja sostenible, pero la actividad nunca se desarrolló.


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Teniendo en cuenta que el bien no se ha utilizado y se requiere una alta inversión, aunado a que el plazo del comodato ya supera la mitad del tiempo pactado la Administración hará la gestión para que Notariado y Registro estudie la posibilidad de modificar la actividad para la cual está destinado el inmueble según el comodato y/o sea devuelta a su propietario Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa la observación de la Contraloría, teniendo en cuenta que en la contabilidad de la alcaldía de Tunja no se ve reflejado el registro del bien inmueble recibido en comodato a través del contrato N° 071 de 2014 con la Superintendencia de Notariado y Registro. Teniendo en cuenta lo observado por la Contraloría, la Alcaldía de Tunja no estaría cumpliendo con las siguientes normas emitidas por la Contaduría General de la Nación:

- Principio de Registro contenido en el Plan General de Contabilidad Pública - Resolución 357 de 2008, Numerales 3.3. Registro de la totalidad de las operaciones y

3.8. Conciliaciones de información. - Instructivo N° 003 de diciembre de 2015 aspectos relacionados con el cierre contable

numerales 1.1.2. Flujo de Información, 1.2.1. Análisis, verificaciones y ajustes, 1.2.2. Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable, 1.2.6. Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soporte idóneos

La respuesta de la Alcaldía no subsana la inconsistencia contable, ni plantea una posible solución al respecto, por lo anterior se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria.

OBSERVACION No. 12

De acuerdo con el examen realizado se evidenció en el archivo documental de Almacén la escritura pública N° 2619 con fecha de otorgamiento 31 de diciembre de 2014 de la Notaría primera del circulo de Tunja establece que compareció ante esa notaria José Fernando Camargo Beltrán en calidad de secretario de despacho de la Secretaria de Contrataciones, Licitaciones y Suministros del Municipio de Tunja, en su numeral primero establece “Que comparece en la calidad indicada a solemnizar mediante el presente instrumento público LA LEGALIZACION DE LA TITULARIDAD DEL TERRENO BALDÍO UBICADO EN EL SUELO URBANO DEL MUNICIPIO DE TUNJA BOYACA en la carrera 10 número 18 – 51 al 99, el cual declara ser propiedad del ente territorial que representa y cedido por la nación en virtud de la normatividad referida, y que el inmueble motivo de la presente se distingue con la cédula catastral número 010100130077000…” avaluado este inmueble en


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$ 10.954.218 miles, por lo anterior llama la atención que este inmueble, no se encuentra registrado en la contabilidad de la Alcaldía de Tunja. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo. RESPUESTA El inmueble con folio de matrícula inmobiliaria No. 070-209120, ubicado en la Carrera 10 No. 18 – 51 al 99 de la ciudad de Tunja fue legalizado a nombre de la Alcaldía de Tunja según escritura pública No. 2619 del 31 de diciembre de 2014, a pesar que el bien siempre ha sido utilizado por el Establecimiento Publico Colegio de Boyacá, luego de la legalización se solicitó autorización al Honorable Concejo Municipal para que el mismo fuera transferido a título gratuito al colegio de Boyacá ya que es esta institución quien ha ostentado la posesión continua quieta y pacífica del inmueble, por tanto en efecto con Escritura pública No. 3419 de 2015 se suscribió la cesión del bien inmueble a título gratuito a favor del Establecimiento Público Colegio de Boyacá, el inmueble no es del municipio sino del colegio Boyacá. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA Teniendo en cuenta la respuesta de la entidad en el sentido de que el Municipio de Tunja realizó el proceso de cesión del inmueble al Colegio de Boyacá, es procedente levantar la observación.

OBSERVACION No.13

De acuerdo con el examen realizado se encuentra una posible inconsistencia en la clasificación contable del predio denominado Institución Educativa Runta Sede Areneras, registrado en contabilidad en la cuenta 1605040009 Terrenos pendientes de legalizar por valor de $ 3.295 miles y en la cuenta 1640270009 Edificaciones pendientes de Legalizar, ya que en el expediente del predio figura una oficio firmado por la Almacenista General, de fecha mayo 27 de 2014 dirigido al Doctor Dawer Rivera Zamudio Abogado Contratista – Secretaria Jurídica Tunja en donde indica “que el predio donde funciona la escuela Las Areneras Vereda de Runta es de propiedad del municipio según certificación de la Asesoría de Planeación con código catastral 000100031004000 y matrícula inmobiliaria N° 070-69023”. De acuerdo a lo anterior nos estaría clasificado adecuadamente este predio contablemente como bienes pendientes de legalizar. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo RESPUESTA

Se indica en el informe que se encuentra una posible inconsistencia en la clasificación contable del predio denominado Institución Educativa Runta Sede Areneras, registrado en Contabilidad en la cuenta 1640270009, edificaciones pendientes de legalizar, ya que en el expediente del predio figura un


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oficio firmado por la almacenista general, de fecha mayo 27 de 2014, en donde indica: “que el predio donde funciona la escuela Las Areneras vereda de Runta es de propiedad del Municipio, según certificación de la Asesoría de Planeación con código catastral 000100031004000 y matrícula inmobiliaria No. 070 – 69032”. De acuerdo a lo anterior no se estaría clasificando contablemente como bienes pendientes de legalizar.

Se hace entrega de copia simple de la Escritura Pública No. 559 del 9 de marzo de 1990 y el folio de matrícula No. 07069023, impreso el 28 de mayo de 2014, en cuya anotación No. 2 se lee que la titular de derecho real de dominio es “MUNICIPIO DE TUNJA”.

En virtud de lo anterior, para esta sectorial es claro, que la titularidad del predio objeto de observación recae en el Municipio de Tunja.


DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, y por el contrario es ratificada en donde concluye que “En virtud de lo anterior, para esta sectorial es claro, que la titularidad del predio objeto de observación recae en el Municipio de Tunja”, por la anterior es claro para la Contraloría y para el Municipio de Tunja no es un bien pendiente de legalizar tal como se encuentra registrado en la Contabilidad de la entidad, debiéndose reclasificar de manera adecuada. Por lo tanto se configura el hallazgo administrativo, el cual se debe incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad.

DEPRECIACION Dentro del examen realizado se estableció que el cálculo de la depreciación de los bienes muebles e inmuebles de la Alcaldía de Tunja se realiza en forma manual en una hoja de Excel donde se calculan el valor que se registra contablemente por este concepto. Se estableció que de esta manera se está calculando el valor de la depreciación de los bienes inmuebles de forma individual por cada predio registrado en el balance y para el caso de los bienes muebles el cálculo se realiza en forma global, con base en saldo de la cuenta contable, lo cual puede generar riesgos e inexactitudes por lo que no existe un registro individualizado de cada bien ni un control adecuado que permita establecer si se le está realizando la depreciación ha bienes que posiblemente ya se encontraría totalmente depreciados; estas situación se genera ya que la Alcaldía de Tunja no cuenta con un sistema actualizado de bienes muebles e inmuebles donde se lleve el control individualizado de cada bien con su respectivo cálculo individual de la depreciación de acuerdo a la vida útil de cada activo y la base sobre la cual se deba calcular la depreciación.


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OBSERVACION No.14

Durante el trabajo de la auditoría se hizo revisión aleatoria de la hoja de Excel donde se calcula la depreciación por parte de contabilidad en la cual se presentaron las siguientes diferencias:

1. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación al Instituto Gustavo Rojas Centro cuenta contable 1640090005 sobre un valor del predio de 656.716.365 y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este predio figura por un valor de $ 1.033.529 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 7.537 miles en la cuenta 168501001.

2. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación Institución Educativa La Esperanza cuenta contable 1640090007 sobre un valor del predio de $ 161.450 y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este predio figura por un valor de $232.268 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 1.416 miles en la cuenta 168501001.

3. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación Institución Educativa Gustavo Suarez Rendón sede Centro cuenta contable 1640090010 sobre un valor del predio de $ 350.049 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este predio figura por un valor de $ 375.934 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 518 miles en la cuenta 168501001.

4. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación Institución Educativa Barón Germania cuenta contable 1640090014 sobre un valor del predio de $ 160.407.610 y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este predio figura por un valor de $ 211.021.377,37, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 1.012 miles en la cuenta 168501001.

5. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación al Colegio Julius Sieber cuenta contable 1640090097 sobre un valor del predio de $ 130.537 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este predio figura por un valor de $ 209.274 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 1.574 miles en la cuenta 168501001.

6. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación a Líneas y Cables de conducción cuenta contable 165009 sobre un valor de $ 5.565.002 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 5.834.423 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 10.777 en la cuenta 168501001.

Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo RESPUESTA Como se ha informado anteriormente el cálculo manual de la depreciación y el método que se está utilizando conlleva a diferencias, es por esto que se procederá a revisar la depreciación de los inmuebles y se efectuaran los ajustes correspondientes. Se subsanara esta observación definitivamente cuando se de aplicación y uso al software de recursos Físicos para que este de


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manera automática e individualizada calcule la depreciación y amortización de los bienes muebles e inmuebles del municipio. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, además que no se está teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 357 de 2008 numeral 3.5 Reconocimiento de cuentas valuativas. “Las entidades contables públicas deberán realizar el cálculo y reconocimiento adecuado de las provisiones, amortizaciones, agotamiento y depreciación, en forma individual”. Por lo anterior se configura el hallazgo administrativo, el cual se debe incluir en el Plan de Mejoramiento de la Entidad.

OBSERVACION NO. 15

De acuerdo con el examen realizado no se evidencia que se esté calculando y registrando la depreciación de Edificaciones pendientes de legalizar registrados en la cuenta 164027 por valor de $ 10.303.223 miles; según lo concluye la Contaduría General de Nación en el concepto 20132000068691 de 16 de diciembre de 2013 así “Sí la entidad posee bienes pendientes de legalizar y estos contribuyen al desarrollo de las funciones de cometido estatal, de los cuales se presume que no se genera duda alguna acerca de la propiedad, están reconocidos en las subcuentas denominadas “pendientes de legalizar” del concepto que corresponde con la naturaleza de cada bien y se prevé adelantarse los trámites jurídicos y administrativos necesarios del proceso de titularización, para formalizar su propiedad y así efectuar su reclasificación a las subcuentas respectivas que revelen la naturaleza de los mismos, es evidente que existen y se cumplen los presupuestos formales para que la entidad proceda a reconocer la depreciación correspondiente. Así las cosas, la depreciación debe reconocerse desde el momento que el activo inicia su contribución al desarrollo de las funciones del cometido estatal de la entidad contable pública, independiente de que este se encuentre registrado como Bienes pendientes de legalizar.” Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo RESPUESTA Se revisara si estos bienes contribuyen al desarrollo de las funciones de cometido estatal, y si es así, se procederá a efectuar las depreciaciones correspondientes.


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DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, por lo cual se configura el hallazgo administrativo, el cual se debe incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad.

2.1.2.5 GRUPO 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO

AMORTIZACION ACUMULADA DE BIENES DE USO PÚBLICO Al igual que la depreciación el área de contabilidad calcula la amortización en una hoja de Excel. Durante el trabajo de la auditoría se hizo revisión aleatoria del cálculo de la amortización por parte de contabilidad en la cual se presentaron las siguientes diferencias:

OBSERVACION No.16

1. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Vías de Comunicación cuenta contable 1710010001 sobre un valor de $ 20.330.138 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 36.557.315 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 324.543 miles en la cuenta 178501.

2. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Puentes cuenta contable 1710010005 sobre un valor de $ 1.655.224 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 1.704.701 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 990 miles en la cuenta 178501.

3. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Complejo servicios del Sur cuenta contable 1710040010 sobre un valor de $ 4.563.829 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 4.745.385 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 3.631 miles en la cuenta 178504.

4. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Parque los Mártires cuenta contable 1710050007 sobre un valor de $ 699.200 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 719.028 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 397 miles en la cuenta 178505.

5. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Parque Maldonado cuenta contable 1710050008 sobre un valor de $ 865.968 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 877.480 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 231 miles en la cuenta 178505.

6. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Parque Bosque de la República cuenta contable 1710050018 sobre un valor de $ 2.426.438 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un


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valor de $ 2.429.637 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 64 miles en la cuenta 178505.

7. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Parque Recreacional del Norte cuenta contable 1710050022 sobre un valor de $ 4.527.763 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 4.968.638 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 8.818 miles en la cuenta 178505.

Al no ser aclarada la observación y allegar los soportes correspondiente se configurará como hallazgo administrativo RESPUESTA Como se ha informado anteriormente el cálculo manual de la depreciación, amortización y el método que se está utilizando conlleva a diferencias, es por esto que se procederá a revisar la amortización de los Bienes de beneficio y Uso Público y se efectuaran los ajustes correspondientes. Se subsanara esta observación definitivamente cuando se de aplicación y uso al software de recursos Físicos para que este de manera automática e individualizada calcule la depreciación y amortización de los bienes muebles e inmuebles del municipio. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, además que no se está teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 357 de 2008 numeral 3.5 Reconocimiento de

cuentas valuativas. “Las entidades contables públicas deberán realizar el cálculo y reconocimiento adecuado de las provisiones, amortizaciones, agotamiento y depreciación, en forma individual”. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo, el cual se debe incluir en el Plan de Mejoramiento de la Entidad.

2.1.2.6 GRUPO 19 OTROS ACTIVOS

ENCARGOS FIDUCIARIOS El saldo de 5.631.785 miles registrado en la cuenta 190104 Reserva Financiera actuarial, corresponde al valor reportado en la página del Ministerio de Hacienda a 31 de diciembre de 2015, saldos pasivos pensionales territoriales – FONPET codigo Concepto 31/12/2015 31/12/2014 variacion %

190104 Encargos Fiduciarios 76,724,871,164.19 71,093,085,750.51 5,631,785,413.68 7.34%


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La entidad está registrando los aportes al FONPET de acuerdo con lo publicado en la página del Ministerio de Hacienda, cumpliendo con lo establecido por la Contaduría General de la Nación. CARGOS DIFERIDOS Está cuenta puede presentar un riesgo en cuanto a la seguridad, confiabilidad y razonabilidad, de la información, ya que a pesar de que se adquirió el módulo de almacén Sysman, para el manejo de bienes en Almacén, al cierre de la vigencia 2015 este sistema no se encuentra actualizado y se encuentra en prueba, por lo cual no fue posible conciliar la información del aplicativo de bienes de consumo de Almacén con los registros y saldos reflejados en Contabilidad, generando riesgos en el control fiscal de los bienes.

OBSERVACION No. 17

La cuenta 1910010001 Materiales y Suministros, presenta un saldo a 31 de diciembre de 2014 por valor de $ 191.406 miles, sin embargo llama la atención que está cuenta no refleja amortización durante la vigencia 2015 con respecto al saldo final de la vigencia 2014, presentándose una posible sobrestimación por valor de $ 191.406 miles en esta cuenta contable. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo RESPUESTA Se efectuó el ajuste por los valores no amortizados a dic.31-2015 con la Nota de Contabilidad No.20160021 de Marzo 30-2016, Contrato a nombre de Serlecom por suministro de Papelería recibido en diciembre por $107.138.048 y Contrato 1135 también recibido en diciembre por concepto de elementos de aseo. Se adjunta un folio Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA La Alcaldía de Tunja aporta nota de contabilidad 20160021 de fecha 30-03-2016 por valor de $ 155.678.048, donde se registran las amortizaciones de bienes de consumo de la vigencia 2015 que no habían sido reconocidas en la contabilidad de la entidad en la vigencia correspondiente. Teniendo en cuenta la respuesta de la entidad y los soportes que se allegan a la Contraloría de Tunja se levanta la observación.


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OBSERVACION No. 18

La cuenta 1910040001 Dotación a Trabajadores, presenta los siguientes movimientos débito durante la vigencia 2015: 03-mar-2015 Primer acta contrato 1136 de 2014 suministro de dotaciones de vestido de labor y calzado para los funcionarios administración central y secretaria de tránsito por valor de $ 99.674 miles 09-mar-2015 Primer acta contrato 1136 de 2014 suministro de dotaciones de vestido de labor y calzado para los funcionarios administración central y secretaria de tránsito por valor de $ 9 miles 12-jun-2015 Acta de liquidación del contrato N° 1136 de 2014 suministro de dotaciones de vestido de labor y calzado para los funcionarios administración central y secretaria de tránsito por valor de $ 15.436 miles. De acuerdo a lo anterior, llama la atención que no se realizaron amortizaciones durante la vigencia 2015, presentándose una posible sobrestimación en esta cuenta por valor de $ 115.119 miles. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo RESPUESTA Se corrige con Nota de Contabilidad No.20160020 de marzo 2016 afectando la cuenta del gasto de dotación y descargando la cuenta de cargos diferidos. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA La Alcaldía de Tunja aporta nota de contabilidad 20160020 de fecha 30-03-2016 por valor de $ 115.119.186, donde se registran las amortizaciones de bienes de consumo de la vigencia 2015 que no habían sido reconocidas en la contabilidad de la entidad en la vigencia correspondiente. Teniendo en cuenta la respuesta de la entidad y los soportes que se allegan a la Contraloría de Tunja se levanta la observación.

BIENES ENTREGADOS A TERCEROS Durante el desarrollo de la auditoría se verificó el archivo documental que contiene los expedientes de los bienes inmuebles entregados a terceros que se encuentra en custodia de la dependencia de Almacén del municipio de Tunja y se cotejó con lo registrado en


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contabilidad donde se presume no se estarían registrando en contabilidad todos los contratos de bienes inmuebles entregados en comodato.

OBSERVACION No. 19

En la cuenta contable 192005 Bienes muebles en comodato se encuentra registrado el siguiente bien mueble:

Cuenta Descripción Valor

1920050010 Maquina Lavadora de zanahoria Ct225-2007 23.500.000,00

Al revisar los expedientes de la oficina de almacén, se encuentra que posiblemente no estarían registrados los siguientes bienes muebles entregados en comodato de acuerdo a la siguiente relación:

EQUIPO ENTIDAD N° CONTRATO FECHA DE COMODATO VIGENCIA VALOR

MOTOBOMBA DEFENSA CIVIL

CONTRATO DE COMODATO N° 1140 14-oct-14 5 AÑOS

19.399.998,00

MOTOBOMA

CRUZ ROJA COLOMBIANA


19.399.998,00

BUS MERCEDEZ BENZ MODELO 2002 INEM C 006 17-mar-04 5 AÑOS

207.500.000,0

0 Por lo anterior se estaría presentando una posible subestimación por valor de $ 246.300 miles. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo RESPUESTA El régimen de Contabilidad Publica en el Capítulo III Procedimiento para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con la propiedad planta y Equipo en su numeral &2647 BIENES EN COMODATO contempla lo siguiente “Si los bienes son entregados a otras entidades del gobierno para el uso permanente sin contraprestación, el tratamiento contable consiste en que la entidad que los entrega los retira de su contabilidad.” No obstante en la cuenta de Orden 834704 Propiedad planta y Equipo se encuentran registrados. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.


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VERSIÓN: 02




DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la Alcaldía no es del todo consistente con lo observado por la Contraloría de Tunja, toda vez que en el Manual de Procedimientos numeral 25 Bienes de uso permanente sin contraprestación, contenido en el Plan General de Contabilidad pública se observan dos procedimientos distintos para el reconocimiento contable de los bienes entregados sin que medie el traslado de la propiedad como es el caso de los comodatos así: - Cuando una entidad de gobierno general entrega bienes a otra entidad de gobierno general. - Cuando una entidad de gobierno general entrega bienes a una empresa pública o a una entidad sin ánimo de lucro de carácter privado (Concepto 20152000001841 de 30-01-15 de la CGN). Para el caso concreto la Alcaldía de Tunja hace la referencia normativa en el caso en que los bienes sean entregados en comodato a otra entidad de gobierno, pero al revisar la observación de la Contraloría de Tunja, se está haciendo referencia a bienes entregados por el Municipio de Tunja a la Defensa Civil y a la Cruz Roja Colombiana, entidades que como bien se sabe no son de gobierno. Por lo anterior es necesario que la Alcaldía de Tunja tenga en cuenta la normatividad aplicable vigente para cada caso, con el fin de dar la aplicabilidad correspondiente a cada caso, ya que no en todos los casos se debe aplicar el mismo procedimiento contable. Por lo tanto se configura el hallazgo administrativo, el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

OBSERVACION No. 20

En la cuenta contable 192006 Bienes inmuebles en comodato se encuentran individualizados los siguientes predios entregados en comodato así:


1920060010 Casa Calle 28 No.10-91 (Fundacion 48.400.000,00

1920060011 Casa Museo Juan de Vargas 133.531.200,00

1920060012 Edificacion sede AdtvSan Antonio Acueduc 230.175.860,00

1920060013 Edifiacion Concentracion Piloto 238.735.133,00

Al revisar los expedientes de la oficina de almacén, se encuentra que posiblemente no estarían registrados los siguientes inmuebles entregados en comodato de acuerdo a la siguiente relación:


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PREDIO DIRECCION DESTINO No CONTRATO / ESCRITURA

FECHA DE

COMODATO VIGENCIA VALOR INMUEBLE

LOTE VDA PIRGUA VDA PIRGUA

CORPORACION DE ALFAREROS DE

PIRGUA TUNJA C 290 11-ago-10 5 AÑOS 80.000.000,00

CASA DEL FERROCARRIL

FRENTE AL

TERMINAL POLICIA DE CARRETERAS

Conv. interadministrativo de

comodato entre ferrovias y el

municipio de Tunja n° 08 27-ene-06 5 AÑOS SIN

UNA PARTE AL COSTADO

OCCIDENTAL DEL CUARTO

PISO DEL EDUFICIO

MUNICIPAL

CUARTO PISO

EDIFICIO

MUNICIPAL PERSONERIA C 434 DE 2009 02/10/2009 5 AÑOS SIN

INMUEBLE PAS

CARRERA 9 No. 15 -

61 ESE SANTIAGO DE TUNJA

CONTRATO DE COMODATO N° 818

DE 2013 28-nov-13 5 AÑOS 2.450.000.000,00

SALON COMUNAL BARRIO

BELLO HORIZONTE CALLE 30 18 28 JUNTA DE ACCION COMUNAL CONTRATO DE COMODATO N° 923 09-nov-15 5 AÑOS SIN

INMUEBLE HOGAR INFANTIL

BARRIO ASIS

LOTE No. 8

MANZANA B

BARRIO ASIS HOGAR INFANTIL I.C.B.F. Contrato de comodato n° 065 17-may-07 5 AÑOS SIN

PARQUE BARRIO LAS

QUINTAS JUNTA DE ACCION COMUNAL CONTRATO DE COMODATO N° 1162 22-oct-14 2 AÑOS SIN

SALON COMUNAL BARRIO EL

CONSUELO CALLE 15D 8 20 JUNTA DE ACCION COMUNAL Contrato de comodato n° 1060 01-dic-15 5 AÑOS SIN

CASA ESQUINA

CARRERA 15 No 19

ESQUINA DEFENSA CIVIL Contrato de comodato 617 27-abr-15 5 AÑOS 198.953.000,00

POLIDEPORTIVO EL CARMEN BARRIO EL CARMEN JUNTA DE ACCION COMUNAL CONTRATO DE COMODATO N° 089 10-jun-06 5 AÑOS SIN Por lo anterior se estaría presentando una posible subestimación por valor de $ 2.728.953 miles, además que existen contratos de comodato de bienes entregados a terceros, donde no se establece el valor de los mismos de acuerdo con la relación anterior. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo RESPUESTA El régimen de Contabilidad Publica en el Capítulo III Procedimiento para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con la propiedad planta y Equipo en su numeral &2647 BIENES EN COMODATO contempla lo siguiente “Si los bienes son entregados a otras entidades del gobierno para el uso permanente sin contraprestación, el tratamiento contable consiste en que la entidad que los entrega los retira de su contabilidad.” No obstante se confrontará con la dependencia de Almacén, jurídica y contratación a ver qué medidas se toman al respecto, y si es el caso se registrara en cuentas de Orden como medida de control y por esto no se puede determinar que hay subestimación ya que las cuentas de orden no inciden en la situación financiera de la entidad. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la Alcaldía no es del todo consistente con lo observado por la Contraloría de Tunja, toda vez que en el Manual de Procedimientos numeral 25 Bienes de uso permanente sin contraprestación, contenido en el Plan General de Contabilidad pública se observan dos procedimientos distintos para el reconocimiento contable de los bienes entregados sin que medie el traslado de la propiedad como es el caso de los comodatos así:


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- Cuando una entidad de gobierno general entrega bienes a otra entidad de gobierno general. - Cuando una entidad de gobierno general entrega bienes a una empresa pública o a una entidad sin ánimo de lucro de carácter privado (Concepto 20152000001841 de 30-01-15 de la CGN). Para el caso concreto la Alcaldía de Tunja hace la referencia normativa en el caso en que los bienes sean entregados en comodato a otra entidad de gobierno, pero al revisar la observación de la Contraloría de Tunja, se está haciendo referencia a bienes entregados por el Municipio de Tunja a la Corporación de Alfareros de Tunja, ESE Santiago de Tunja y a la Defensa Civil (Comodatos que contienen el valor de los bienes), entidades que como bien se sabe no son de gobierno. Por lo anterior es necesario que la Alcaldía de Tunja tenga en cuenta la normatividad aplicable vigente para cada caso, con el fin de dar la aplicabilidad correspondiente a cada caso, ya que no en todos los casos se debe aplicar el mismo procedimiento contable. Por lo tanto se configura el hallazgo administrativo, el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

AMORTIZACION DE BIENES ENTREGADOS A TERCEROS Al igual que la depreciación el área de contabilidad calcula la amortización en una hoja de Excel. Durante el trabajo de la auditoría se hizo revisión aleatoria del cálculo de la amortización por parte de contabilidad en la cual se presentaron las siguientes diferencias:

OBSERVACION No. 21

1. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Acueductos y Canalización cuenta contable 1920060002 sobre un valor de $ 62.641.161 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 63.658.953 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 20.356 en la cuenta 192506.

2. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Pozos profundos cuenta contable 1920060004 sobre un valor de $ 1.271.096 y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 1.416.631, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 2.911 en la cuenta 192506.

Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo RESPUESTA Como se ha informado anteriormente el cálculo manual de la depreciación, amortización y el método


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que se está utilizando conlleva a diferencias, es por esto que se procederá a revisar se efectuaran los ajustes correspondientes. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, además que no se está teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 357 de 2008 numeral 3.5 Reconocimiento de

cuentas valuativas. “Las entidades contables públicas deberán realizar el cálculo y reconocimiento adecuado de las provisiones, amortizaciones, agotamiento y depreciación, en forma individual”. Por lo anterior se configura el hallazgo administrativo, el cual se debe incluir en el Plan de Mejoramiento de la Entidad.

INTANGIBLES

OBSERVACION No.22

Según el catálogo general de cuentas del Plan General de Contabilidad Pública la cuenta 1970 Intangibles, “representa el valor de los costos de adquisición o desarrollo del conjunto de bienes inmateriales o sin apariencia física…”, la cuenta 1975 Amortización acumulada de intangibles, “representa el valor acumulado de las amortizaciones graduales registradas sobre el valor de adquisición o desarrollo de los intangibles…” De acuerdo con las definiciones anteriores, no es clara la razón de los siguientes registros contables crédito en la cuenta contable 1970080001 Software: PR-20150008 de 30-jun-2015 por valor de $ 697.666 (CR) CF-20150003 de 30-jul-2015 por valor de $ 697.666 (CR) CF-20150004 de 30-ago-2015 por valor de $ 697.666 (CR) CF-20150005 de 30-sep-2015 por valor de $ 697.666 (CR) PR-20150009 de 31-oct-2015 por valor de $ 697.666 (CR) PR-20150010 de 30-nov-2015 por valor de $ 697.666 (CR) PR-20150011 de 31-dic-2015 por valor de $ 697.666 (CR) Por lo anterior se presume que se estarían realizando erróneamente los registros contables créditos en la cuenta 1970080001, ya que al parecer corresponden a las amortizaciones periódicas de intangibles, para lo cual está establecida la cuenta 1975. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo RESPUESTA Por error involuntario se descargó la amortización de la cuenta 1970 siendo de la 1975 se corrigió con NT2016.0052 de Mayo 31 del 2016, reversando la operación de los documentos PR Y CF. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.


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DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA La Alcaldía de Tunja aporta nota de contabilidad 20160052 de fecha 31-05-2016 por valor de $ 4.883.662, donde se registran la reclasificación de las amortizaciones de software registradas erradamente. Teniendo en cuenta la respuesta de la entidad y los soportes que se allegan a la Contraloría de Tunja se levanta la observación.

VALORIZACIONES El catálogo general de cuentas contenido en el plan general de contabilidad pública describe la cuenta 1999 Valorizaciones - Representa el valor que corresponde al aumento neto del valor en libros de los activos determinado como resultado de la actualización, de conformidad con las normas técnicas. El manual de procedimientos contenido en plan general de contabilidad pública establece: 18. ACTUALIZACIÓN El valor de las propiedades, planta y equipo es objeto de actualización mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización. El valor en libros corresponde al valor resultante de restarle al costo histórico de un bien, la depreciación o amortización acumulada y la provisión, y sumarle la valorización. Por su parte, el costo de reposición y el valor de realización pueden establecerse mediante

avalúo técnico… 19. REGISTRO DE LA ACTUALIZACIÓN Si el costo de reposición o el valor de realización es mayor al valor en libros, la diferencia se registra debitando la subcuenta de la cuenta 1999-VALORIZACIONES, que identifique la naturaleza del bien actualizado y acreditando las subcuentas de la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN ó 3240-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN, según corresponda… 20. FRECUENCIA DE LAS ACTUALIZACIONES La actualización de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con periodicidad de tres (3) años, a partir de la última realizada, y el registro debe quedar incorporado en el período contable respectivo.

OBSERVACION No. 23

La Alcaldía Mayor de Tunja suscribió aceptación de la oferta SMC-AMT-097/2015 cuyo objeto es: Realización de avalúos comerciales a bienes muebles e inmuebles, para suplir las necesidades de la administración municipal, con la Corporación Lonja de Propiedad Raíz de Boyacá Nit 820.000.728-8, en la cual se suscribió acta de terminación con fecha 28 de diciembre de 2015 y acta de liquidación de fecha de 2015, quedando esta obligación registrada en cuentas por pagar según Decreto 0018 del 12 de enero de 2016 por valor de $ 16.000 miles con registro presupuestal 20152058 y registro contable CE1-20155509 de fecha 30 de diciembre de 2015. La corporación Lonja de Propiedad Raíz de Boyacá presenta informe de avalúo comercial


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urbano al edificio de seis pisos y sótano ubicado en la Carrera 10 N° 18-80 / 90-92, Calle 19 N° 9-57/5 Comuna 5 Centro Histórico Municipio de Tunja Departamento de Boyacá, en este se establece fecha de inspección el 05 de noviembre de 2015 y fecha del informe 17 de noviembre de 2015 en donde se determina el valor comercial del inmueble en veintidós mil seiscientos cuarenta y ocho millones setecientos ochenta y cuatro mil miles mcte ($ 22.648.784 miles) De acuerdo con la normatividad citada y el desarrollo de la aceptación de la oferta con la Lonja de Propiedad Raíz de Boyacá, no se evidencia el registro contable de la valorización del inmueble edificio de la Alcaldía municipal de Tunja. Debido a que en contabilidad se encuentra registrado el Edificio Municipal en la cuenta 1640010001 por valor $ 10.950.090 miles y no se evidencia el registro contable del avalúo técnico realizado se estaría presentando una posible subestimación en la cuenta 1999 Valorizaciones por valor de $ 11.698.693 miles Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo con alcance disciplinario. RESPUESTA DE LA ALCALDIA Luego de analizada la observación nos permitimos aclarar lo siguiente: En los procedimientos de la Alcaldía Mayor de Tunja para contabilizar las transacciones se requiere de: Orden de pago, registro presupuestal, contrato, acta de liquidación y recibo a satisfacción por parte del supervisor. Como se puede observar el documento final (avalúos Inmuebles) no se adjunta a dicha cuenta. La dependencia de Contabilidad recibió la información del avaluó del edificio Municipal por parte de Almacén el 19 de Marzo del 2016; y con fecha de 30 de marzo se procedió a efectuar la actualización con NT.20160022 se adjunta Nota y oficio de almacén tres folios. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa la observación de la Contraloría, teniendo en cuenta que en la contabilidad de la alcaldía de Tunja no se ve reflejado a 31 de Diciembre de 2015, el registro de la actualización del Edificio Municipal por el avalúo realizado en la vigencia 2015 por la Lonja de Propiedad Raíz de Boyacá. Teniendo en cuenta lo observado por la Contraloría, la Alcaldía de Tunja no estaría cumpliendo con las siguientes normas emitidas por la Contaduría General de la Nación:

- Principio de Registro contenido en el Plan General de Contabilidad Pública - Resolución 357 de 2008, Numerales 3.3. Registro de la totalidad de las operaciones y

3.8. Conciliaciones de información. - Manual de Procedimientos contenido en el Plan General de Contabilidad Pública

numerales 18. Actualización, 19. Registro de la actualización, 20. Frecuencia de las actualizaciones.


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- Instructivo N° 003 de diciembre de 2015 aspectos relacionados con el cierre contable numerales 1.1.2. Flujo de Información, 1.2.1. Análisis, verificaciones y ajustes, 1.2.2. Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable, 1.2.6. Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soporte idóneos

La Alcaldía de Tunja en su respuesta aporta oficio del almacenista general de la Alcaldía de Tunja con fecha 17-03-2016, en la cual envían a Contabilidad los informes de los avalúos realizados en la vigencia 2015 con el fin de actualizar la información contable, además la nota de contabilidad 20160022 de fecha 30-03-2016 donde el área de contabilidad de la Alcaldía realiza el registro de la actualización del avalúo del edificio municipal. Por lo tanto teniendo en cuenta la respuesta y las acciones realizadas por la entidad, se levanta la observación.

2.1.2.7 GRUPO 24 CUENTAS POR PAGAR

ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES

OBSERVACION No. 24

De acuerdo con el examen realizado en las cuentas 240101 y 240102, se estableció que figuran terceros con saldos que no presentan variación al cierre de la vigencia 2014 y la vigencia 2015 así: Cuenta 240101

Cedula Nombre

Saldo sin movimiento 2014 - 2015

23280322 MUÑOZ VALIENTE MARLEN 900.000,00

6749531-7 NELSON DE J. MEDINA AMEZQUITA 1.000.000,00

6763529 SUAREZ RODRIGUEZ ABRAHAM 306.000,00

74187258 RICARDO IVAN CORREDOR ORDUZ 13.750.000,00

79649991 GARCIA CUBILLOS MARCELO HERNAN 2.580.000,00

800000406-9 OTRORA INTEGRACION FOLCLORICA COLOMBIANA 2.587.000,00

800138015-6 SOCIEDAD DE NAZARENOS 10.000.000,00

820000671-7 PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A. E.S.P. 1.317.463,00

820004069 DESARROLLO INTEGRAL EN PROYECTOS DE INGENIERIA LTDA 30.222,06

820004372- FUNDACION SAN ALEJANDRO 130.000,00


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8

900159283 SERVIGENERALES CIUDAD DE TUNJA S.A. ESP 80.943.648,00

900173496 CALING LIMITADA 4.277,00

9396564 LOPEZ CARDOZO MIGUEL ANGEL 28.628.378,20

1049617249 JAIL ALEXANDER CORREDOR VALDERRAMA 500.000,00

51821865 ANA ROCIO RODRIGUEZ QUINTERO 111.930,00

7165687 MARCO HERNAN LUIS ROJAS 1.785.000,00

7172202 JOSE FERNANDO CANO CARDENAS 668.080,00

820001840-1

CORP DE COMUNIC. ARQUIDIOCESIS DE TUNJA PUENTE BOYACENSE 10.332.700,00

830054833-1 HOTEL HUNZA y/O A&S TURISTICOS S.A 2.154.600,00

891800498 DEPARTAMENTO DE BOYACA 151.300,00

TOTALES 157.880.598,26 Cuenta 240102

Cedula Nombre

Saldo sin movimiento 2014 - 2015

1160399 RIVERA BARAJAS CARLOS YUBER 11.486.786,40

6759479 PEDRAZA SANCHEZ HECTOR JULIO 3.488.959,99

6764437 AGUILAR MOLINA GUILLERMO ANTONIO 3.443.560,00

800040304 ESTRUCTURAS ESPECIALES S.A 12.125,80

8000975396 UNISOFT LTDA. JORGE ELIECER GIL H. 6.562.500,00

800185572 PAVIMENTOS TECNICOS Y CIA LTDA 30.863.748,87

830038959 INVERMOHES S.A.S 7.925.692,91

900027093-7 ACTIVA CONSULTORES CONSTRUCTORES LT 10.578.363,80

900162046 CONSORCIO TUNJA VERDE-FIGUEREDO MORALES CARLOS ALBERTO 160.478.093,63

900187798 CONSORCIO CONSTRUSER PARQUES 13.597.225,00

900383495 CONSORCIO INTERPLAN – VIAL 29.015.965,24

900392618 CONSORCIO VIAL SECTOR 4 138.020.929,30

900392632 CONSORCIO VIAL TUNJA SECTOR 6 750.000,21

900392641 CONSORCIO VIAL TUNJA SECTOR 5 11.437.304,99

96186331 AGUDELO SANTANDER VICTOR JULIO 254.532.399,55 Lo anterior llama la atención teniendo en cuenta que podría ser que la entidad no estaría cumpliendo con el pago de sus obligaciones oportunamente, o posiblemente pueden ser saldos por depurar de vigencias anteriores, en las cuales habría falta de gestión para determinar la veracidad en la información contable.


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Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA ALCALDIA Se verificara los saldos de los terceros con contratación, con presupuesto y si es el caso se hará la depuración y ajustes necesarios. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, y por el contrario ratifica la inconsistencia presentada en estas cuentas. Por lo anterior se configura el hallazgo administrativo, el cual se debe incluir en el Plan de Mejoramiento de la Entidad.

OBSERVACION No. 25

Las cuentas 240101 y 240102, presentan terceros con saldos contrarios a la naturaleza de cuenta así: Cuenta 240101

Cedula Nombre Saldo sin movimiento 2014 - 2015

890903938 BANCOLOMBIA S.A (17.844,82)

891800846-1 MUNICIPIO DE TUNJA (8.013.178,20)

TOTALES (8.031.023,02) Cuenta 240102

Cedula Nombre Saldo sin movimiento 2014 - 2015

17187751 RODRIGUEZ RODRIGUEZ JOSE HILDEBRANDO (1.000,00)

900649564 UNION TEMPORAL V V P (739.336,98)

TOTALES (740.336,98) Teniendo en cuenta que el saldo de la cuenta es crédito, no es viable que existan terceros con saldos contrarios, lo cual podría ser por falta de gestión en la depuración contable. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo.


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RESPUESTA Para el caso del Bancolombia la nota RND20130069 se registró erradamente en la cta. 2401 y corresponde a gastos bancarios se hizo el ajuste en la NT20160053. El saldo negativo del municipio corresponde a valor descargado erradamente por tesorería de los descuentos de estampillas con los documentos RT20130366, 201300368 que pertenece a la cuenta 2425900003, igualmente la ND 20130194, se ajusta con la NT20160053. Los saldos negativos de la cuenta 240102 corresponden a un mayor valor registrado en la NT20110041 de $1000 a nombre de Hildebrando Rodríguez. El valor de $739.336.98 corresponde menor valor contabilizado del acta Final $77.700.652.66 y se registró por $76.961.315.68. Se corrigió con NT 20160054. Se adjuntan tres folios. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA La Alcaldía de Tunja aporta notas de contabilidad N° 20160053 por valor de $ 8.031.023,02 y 20160053 por valor de $ 740.336,98 de fecha 31-05-2016, donde se realiza el registro de la reclasificación de los saldos contrarios a la naturaleza de las cuentas de acuerdo a lo observado por la Contraloría. Por lo tanto, teniendo en cuenta la respuesta de la entidad y los soportes que se allegan a la Contraloría de Tunja se levanta la observación.

HONORARIOS Durante el trabajo de campo de nuestra auditoria analizamos el movimiento de la cuenta honorarios servicios profesionales, como se puede observar en la siguiente tabla, quedando un saldo pendiente por pagar a 31 de diciembre de 2015 de $308.144 miles, Según resolución 0018 del 12 de enero de 2016 se constituyeron las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2015, el rubro de honorarios profesionales refleja un valor de $ 326.234miles presentando una diferencia con lo registrado en contabilidad de$18.090 miles, valor que debe corresponder a retefuente honorarios. codigo concepto Saldo a 31/12/2014 debito credito cuentas por pagarsaldo a 31 /12/2015

242552 honorarios 702,238,136.65 5,317,530,513.25 5,625,674,111.43 308,143,598.18 1,010,381,734.83

OBSERVACION No.26

El saldo de la cuenta 242552 Honorarios al 31 de diciembre de 2015 presenta un saldo por pagar de $1.010.382 miles, lo cual significa que el saldo inicial de la cuenta de $ 702.238


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miles sigue pendiente por pagar y presupuestalmente no se encuentra reflejado, es decir que son saldos de vigencias anteriores que deben ser depurados contablemente, a fin de reflejar unos estados financieros confiables y razonables. La entidad debe, aplicar la resolución 119 de 2006 por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, que dice que se debe Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, cuentas por pagar, de tal forma que permita establecer los saldos reales. De no ser aclarada esta observación se configurara como hallazgo administrativo. RESPUESTA El saldo de la cuenta de honorarios por $1.010.382 corresponde a los conceptos de interventorías, consultorías y contratos de prestación de servicios que se pagaron en su mayoría en febrero del 2016. Es de aclarar que el rubro de Honorarios en presupuesto se refiere generalmente a contratos de prestación de servicios de funcionamiento, las consultorías e interventorías y los contratos de prestación de servicios de educación, salud, primera infancia, en presupuesto las reflejan en la parte de inversión dependiendo del sector. Adjunto auxiliar un folio, de la cuenta de honorarios a febrero 2016 donde se refleja el saldo el cual ha disminuido. $239.963.559.42 Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA

La Alcaldía Municipal no aportó pruebas suficientes que justificaran el saldo de vigencias anteriores del rubro de Honorarios, el cual debe depurarse, razón por la cual se mantiene la observación y se configura como hallazgo administrativo.

RETENCION EN LA FUENTE El saldo de esta cuenta representa el valor de la retefuente aplicada en el mes de diciembre por los diferentes conceptos, se verifico el pago oportuno realizado en el mes de enero de 2016 el día 19, asimismo se revisaron los pagos mensuales a la Dirección de Impuestos y aduanas nacionales DIAN, los cuales fueron oportunos de acuerdo con el calendario tributario para la vigencia 2015.

CUENTA

CONTABLE NOMBRE saldo a 31/12/2015 valor cancelado

243603 Honorarios 22,763,970.00 22,764,000.00

243605 Servicios 59,032,500.00 59,033,000.00

243606 Arrendamientos 2,303,039.00 2,303,000.00

243608 Compras 27,458,875.00 27,459,000.00

243615 Rte Fte a empleados ARt.383 ET 27,898,890.33 27,899,000.00

243625 Impuesto a las Ventas Retenido 33,846,711.55 33,847,000.00

243626 Contratos de obra 19,168,446.00 19,166,000.00

243690 Otras Retenciones -

192,472,431.88 192,471,000.00


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ADMINISTRACIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD El grupo 2480 cuentas por pagar régimen subsidiado y salud publica 2480 - ADMINISTRACIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD: ―”Representa el valor de las obligaciones a cargo de las Direcciones de Salud para la atención en salud, con los recursos destinados para el régimen subsidiado, el subsidio a la oferta y acciones de salud pública. También representa el valor de las obligaciones derivadas de la aplicación de los recursos destinados al subsidio a la oferta, el apoyo a la afiliación de las madres comunitarias y las originadas en la ejecución de los recursos de la subcuenta ECAT.¨” La participación para salud está conformada por los recursos que la Nación transfiere por el Sistema General de Participaciones con destinación específica para la salud. codigo Descripcion saldo a 31/12/2014 Debito Credito saldo a 31/12/2015

248002 Regimen subsidiado 671,128,144.04 30,312,760,551.89 30,323,680,019.63 682,047,611.78

248004 salud publica 1,334,775,843.44 3,701,859,690.78 3,404,416,399.41 1,037,332,552.07

OBSERVACION No. 27

El grupo de las cuentas 2480 presentan un saldo inicial al 31 de diciembre de 2014 de 671.128 miles y 1.334.776 miles; Durante la vigencia 2015 quedo un saldo de cuentas por pagar por valor de 10.919 miles y el saldo a 31 de diciembre de 2015 es de 682.048miles y 1.037.333 miles, como se puede observar en a la siguiente tabla lo que nos lleva a concluir que la alcaldía Municipal de Tunja está arrastrando un saldo de vigencias anteriores por valor de 1.719.380 miles, Teniendo en cuenta que los giros del sistema general de Participaciones son situado de fondos y son girados directamente a las empresas de salud, se debe efectuar una depuración este saldo y establecer si son deudas reales del Municipio; o se debe a actas de liquidación de contratos de años anteriores.

En cuanto la normatividad contable, los párrafos 152, 153, 157, 223 y 226 del Marco conceptual contenido en el Régimen de Contabilidad Pública, señalan con respecto a los deudores y pasivos lo siguiente: ―152. Noción. Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pública originados en

desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de este concepto los derechos por la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, los préstamos concedidos, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, sanciones, multas y demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros. 153. Estos derechos deben reconocerse por su importe original o por el valor convenido, el cual es susceptible de actualización de conformidad con las disposiciones legales vigentes, o con los términos contractuales pactados. (…) 157. Los deudores se revelan de acuerdo con su origen en: derechos derivados de las actividades de comercialización de bienes y de la prestación de servicios, de financiación, de seguridad social, de transferencias y demás ingresos no tributarios, entre otros; y en deudores de difícil recaudo, de acuerdo con el riesgo de insolvencia del deudor. El valor de las provisiones constituidas se presenta como un menor valor de los deudores, debiendo revelarse los métodos y criterios utilizados para su estimación en notas a los estados,


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informes y reportes contables.‖ (Subrayado fuera de texto) 223. Noción. Las cuentas por pagar son las obligaciones adquiridas por la entidad contable pública con terceros, relacionadas con sus operaciones en desarrollo de funciones de cometido estatal. (…) 226. Las cuentas por pagar se revelan en función de los hechos que originan la obligación, tales como: Adquisición de bienes y servicios, transferencias, impuestos, depósitos, avances y anticipos y costos de endeudamiento. Adicionalmente, se clasifican atendiendo la operación especializada de algunas entidades contables públicas, entre otros: Aportes a afiliados, subsidios asignados, seguros y reaseguros, premios por pagar, administración del sistema de seguridad social y fondo de solidaridad y garantía en salud.

De no ser aclarada esta observación se configurara como hallazgo administrativo.

RESPUESTA ENTIDAD El saldo de la cuenta 248002 Régimen subsidiado, corresponde a cuentas por pagar y a un saldo de los contratos causados y que no se había recibido la liquidación correspondiente a la Empresa EMDISALUD POR $408.356.802 Y que de acuerdo a la certificación por ellos suscrita, solo se debe a la fecha la suma de $2.900.596 contrato no liquidado. Por lo anterior se efectúa el ajuste pertinente. Se adjunta NT.20160052 y certificación. El saldo de la cuenta 248004 Salud Publica corresponde a Cuentas por pagar que fueron canceladas en el mes de febrero del año en curso. Cabe anotar que hay un contrato vigente con la ESE SANTIAGO DE TUNJA. Por $506.315.094. Se adjunta saldo auxiliar. Se adjunta 4 folios. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA

La Alcaldía Municipal presenta los registros contables realizados en el 2016 y certifica el concepto del saldo pendiente por pagar, por lo tanto se levanta la observación, pero se realizara un seguimiento especial a estas cuentas contables en la próxima auditoria, por lo que se debe incluir en el plan de mejoramiento.

OBSERVACION No. 28

De acuerdo con el examen realizado se evidenció que las siguientes cuentas del pasivo, no presentan variación en sus saldos entre la vigencia 2014 y 2015.

CUENTA NOMBRE Saldo Final

2014 Saldo Final

2015 VARIACION

$

242504 SERVICIOS PUBLICOS 3.016.232,00 3.016.232,00 0

242508 VIATICOS Y GASTOSDEVIAJE 205.023,55 205.023,55 0

242529 CHEQUES NO COBRADOS 58.621.276,73 58.621.276,73 0

250508 INDEMNIZACIONES 896.736,62 896.736,62 0

250590 OTROS SALARIOS Y PRESTACIONES S. 5.395.559,00 5.395.559,00 0


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290517 CONVENIO ALUMBRADO PUBLICO 8.123.400,00 8.123.400,00 0

290580 RECAUDOS POR CLASIFICAR 41.221.628,76 41.221.628,76 0

TOTALES 117.479.856,66 117.479.856,66 0

Lo anterior llama la atención teniendo en cuenta que podría ser que la entidad no estaría cumpliendo con el pago oportuno de sus obligaciones o posiblemente pueden ser saldos por depurar de vigencias anteriores, en las cuales habría falta de gestión para determinar la veracidad en la información contable. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo RESPUESTA Se verificaran los saldos de estas cuentas y si es el caso se reclasificaran, aclarando que a la fecha las cuentas, indemnizaciones y otros salarios ya se efectuaron los ajustes con el informe recibido de la dependencia Administrativa. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA La respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por la Contraloría, y por el contrario ratifica la inconsistencia presentada en estas cuentas. Por lo anterior se configura el hallazgo administrativo, el cual se debe incluir en el Plan de Mejoramiento de la Entidad.

ARRENDAMIENTOS: El Municipio de Tunja en la vigencia 2015 recaudo por arrendamientos la suma de $1.282.530 miles que comparado con el recaudo de 2014 ($1.331.510 miles), presento una disminución de $48.980 miles. codigo Concepto 31/12/2015 31/12/2014 variacion %

480817 ARRENDAMIENTOS 1,282,530,010.67 1,331,509,985.60 48,979,974.93- -3.82% Fuente: Balance general comparativo

El recaudo está distribuido tal como se refleja en la siguiente tabla:

Fuente: Balance general comparativo

Arrendamientos Terminal de buses 228,494,663.26

plazas de mercado 693,270,082.41

concesion terminal de transporte 0.00

Servitunja 237,768,480.00

otros arrendamientos- locales comerciales122,996,785.00

total Recaudo por arrendamientos 1,282,530,010.67


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Nuestra auditoria se enfocó sobre el valor recaudado por concepto de otros arrendamientos- locales comerciales, teniendo en cuenta que los demás rubros, como plazas de mercado y terminal de buses se revisan en auditorias especiales. Asimismo se observa que el Municipio de Tunja durante la vigencia, registró gastos por concepto de arrendamientos por valor de $ 430,494miles por concepto de arrendamiento inmuebles para funcionamiento de la Secretaria de Tránsito y transporte, Secretaria de Gobierno, Secretaria de Protección social asesoría del Sisben, desarrollo de programas culturales y sociales codigo Concepto 31/12/2015 31/12/2014 variacion %

511118 ARRENDAMIENTO 389,881,966.00 373,665,849.00 16,216,117.00 4.16%

521116 Arrendamiento 40,612,115.24 - 40,612,115.24 100.00% Fuente: Balance general comparativo Otros arrendamientos - locales comerciales Durante el examen realizado se revisaron las carpetas que contienen los soportes de los contratos de arrendamiento de los locales comerciales que reposan en el área de almacén, donde se pudo evidenciar que existe falta de control en cuanto al seguimiento y supervisión de dichos contratos, ya que en la mayoría de los casos no existen soportes que evidencien los pagos realizados por los arrendatarios, tampoco un seguimiento por parte de los supervisores de los contratos, ni del área de recaudo y cartera, ni Tesorería; así como tampoco se refleja en contabilidad una cartera por concepto de arrendamientos lo cual genera incertidumbre en cuanto a las deudas que tienen los arrendatarios con el municipio y los ingresos recaudados en la vigencia por este concepto.

OBSERVACION No. 29

De acuerdo con el examen realizado a las carpetas en el área de almacén de los Contratos de arrendamiento de los locales comerciales presentan las siguientes inconsistencias:

1. Los contratos suscritos no se encuentran vigentes y aparentemente se les ha dado continuidad a través de prórroga automática, figura que no se debería aplicar teniendo en cuenta que se trata de contratos que se rigen por las normas de contratación estatal, en la cual los contratos deberán tener vigencia determinada.

2. En los contratos no se evidencia el cumplimiento de las garantías exigidas como pólizas de cumplimiento.

3. En las carpetas de los contratos no se evidencian la totalidad de los documento que deberían conservarse, razón por la cual se reflejan deficiencias en el cuidado y manejo de estos documentos como lo prevé la ley 594 de 2000, además no se tiene en cuenta lo establecido en el artículo 4 literal d, donde establece la responsabilidad de los servidores públicos en el manejo del archivo documental.

4. En los contratos, se pudo evidenciar la falta de supervisión en cada uno de estos, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Anticorrupción artículo 84 paragrafo 1,2, 3 y,4 ”Facultad y deberes de los supervisores e interventores

5. No se evidencian recibos de pago ni consignaciones actualizados para determinar el cumplimiento o no de los pagos de los arrendatarios.


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Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria RESPUESTA La dependencia de almacén General ha llevado a cabalidad la supervisión de los contratos vigentes de acuerdo a la delegación de supervisión, por tanto de los contratos supervisados por Almacén General se ha ejercido la supervisión verificando los pagos de los cánones de arrendamiento con la oficina de impuestos periódicamente. Cuando se evidencia moras seguidas en los pagos estas se oficializan a la secretaría de contratación y a la Secretaría Jurídica además de notificarle al arrendatario. En la oficina de Almacén se tiene copia de los contratos y de alguna información que permita llevar la supervisión (en los casos que se delegue), sin embargo la documentación original y completa debe reposar en la Secretaría de Contratación ya que es propia de sus funciones, teniendo en cuenta las políticas de cero papel no se debe tener documentos duplicados en la entidad, en la tabla de retención del almacén general no se especifica que deban estar los documentos requeridos para hacer el contrato de arrendamiento y menos de contratos que no supervisa; en la dependencia de almacén se tienen únicamente documentos de apoyo respecto a los contratos que supervisa. De otro lado la contraloría municipal hizo auditoria especial sobre los arrendamientos del municipio en la vigencia 2014 revisando todos los locales comerciales del primer piso del municipio de los mismos se tiene un plan de mejoramiento el cual se ha cumplido en su mayoría. Por parte de la dependencia de almacén se han hecho inconmensurables esfuerzos para tratar de organizar centralizar y controlar la información y la gestión de los arrendamientos del municipio en su gran mayoría consiguiendo la información y organizando copias de carpetas para tener de apoyo en el área y llevando una tabla de Excel para tener un mejor control de los mismos (aclarando que las supervisiones son delegadas a diferentes secretarías, los recibos los genera la oficina de impuestos y a la Unidad de recaudo llegan los pagos efectuados). Respecto de los contratos de arrendamiento vencidos, se verificó que han iniciado trámites de orden legal. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA

La entidad no aportó los soportes donde se evidencien los documentos solicitados por parte de la contraloría, por tal razón se configura al hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

En la siguiente tabla se muestra la relación de los contratos revisados donde se establecieron algunas observaciones respecto al examen realizado.


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NOMBRE LOCAL

CANON

MENSUAL

ACTUAL

ESTADO$ MORA ESTIMADA

A 31 DIC 2015 VALOR ESTIMADO

INGRESO 2015 OBSERVACIONES

EDIFICIO MUNICIPAL/ CAFÉ 4 PISO CUBICULO1$ 160.555 MORA $ 1.284.440 1.926.660,00$

Se calculó una posble mora de

las vigencias 2014 y 2015

EDIFICIO MUNICIPAL/ CAFÉ 4 PISO CUBICULO2$ 160.555 MORA $ 72.980 1.926.660,00$



EDIFICIO MUNICIPAL/ CAFETERIA. LA GRAN VIA

2.924.461,94 MORA $ 99.390.689 35.093.543,32$


las vigencias 2013, 2014 y 2015

ASOCIACION DE TRANSPORTES DE ACARREOS DE TUNJA$ 359.665 MORA $ 19.195.200 4.315.980,00$


las vigencias 2011 a 2015

KIOSCO PARQUE RECREACIONAL $ 100.000 AL DIA 1.200.000,00$

ASOCIACION DE PENSIONADOS MUNICIPIO DE TUNJA$ 111.300 AL DIA 1.335.600,00$

EDIFICIO MUNICIPAL/ MODAS CLAUDIA $ 1.865.600 AL DIA 22.387.200,00$

EDIFICIO MUNICPAL/ TABORE$ 1.232.827 MORA $ 50.465.964 14.793.924,00$


las vigencias 2012 a 2015

EDIFICIO MUNICIPAL/ DROGUERIA MADRID $ 1.245.862 AL DIA 14.950.344,00$

EDIFICIO MUNICIPAL/ DROGUERIA ALFA $ 1.281.790 AL DIA 15.381.480,00$ EDIFICIO MUNICIPAL/ CONTRALORIA GENERAL DE

BOYACA $ 3.470.193 AL DIA 41.642.316,00$

SINTRAOPUBOY $ 100.000 MORA $ 1.710.000 1.200.000,00$



EDIFICIO MUNICIPAL/ GELATO MIO $ 1.713.540 ENTREGADO $ 20.562.480 20.562.480,00$

EDIFICIO MUNICIPAL/ CAFETERIA PUERTA ALKALA $ 2.383.708 ENTREGADO $ 11.918.540 11.918.540,00$

EDIFICIO MUNICIPAL/ TEATRO SUAREZ$ 2.132.471 ENTREGADO 17.059.768,00$

EL CEREZO $ 50.000 ENTREGADO 600.000,00$

204.600.292,04$ 206.294.495,32$

Valor recaudado 122.996.785,00$

Diferencia sin explicación83.297.710,32$ Fuente: Papeles de Trabajo

OBSERVACION No. 30

De acuerdo con el examen realizado se hizo revisión a las carpetas que reposan y fueron suministradas por el área de almacén; al no encontrar evidencia suficiente donde se determine el cumplimiento del pago por parte de los arrendatarios al Municipio de Tunja, se estableció una posible cartera adeudada al Municipio por concepto de arrendamiento de locales comerciales entre las vigencias 2011 a 2015 por valor de $ 204.600 miles, la cual no se encuentra registrada en contabilidad. Al no ser aclarada la observación en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo. RESPUESTA Frente a los contratos de arrendamiento de los bienes e inmuebles de propiedad del Municipio de Tunja es preciso manifestar que estos contratos solamente pueden tener vigencia durante cada año fiscal, razón por la cual varios arrendatarios no han suscrito contrato de arrendamiento y por ende frente a los mismos no se ha cancelado el canon de arrendamiento. Se han iniciado en algunos casos los respectivos procesos judiciales de restitución de bien inmueble, los cuales se encuentran actualmente en curso frente a la autoridad competente y para que los arrendatarios sean escuchados dentro de la causa deben estar a paz y salvo con los arriendos, razón por la cual deben efectuar depósitos judiciales para los mismos; sino lo hacen una


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vez finalizado el respectivo proceso la sentencia presta merito ejecutivo para recuperar los dineros adeudados. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA De acuerdo con la respuesta dada por la entidad es pertinente aclarar que si bien es cierto que algunos de los contratos de arrendamiento no se encuentran vigentes, también es cierto que hasta el momento en que los arrendatarios de los inmuebles ocupen los locales de la Alcaldía deberán responder por los cánones de arrendamiento o cuando ocurra la restitución o entrega del inmueble, por lo cual es necesario que la Alcaldía de Tunja establezca el valor de la cartera adeuda por los arrendatarios de los inmuebles, para que sea reflejada en los estados financieros de la entidad y establecer las acciones para recaudar los recursos por estos conceptos. Por lo tanto se configura el hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

OBSERVACION No. 31

De acuerdo con el examen realizado el equipo auditor estableció que el ingreso causado por concepto de arrendamiento de locales comerciales durante la vigencia 2015 asciende a $ 206.294 miles, el cual no se está reflejando, en los registros contables ya que solo registran los recaudos efectivos, en la cuenta 4808170003 Otros arrendamientos por valor de $ 122.997 miles, los cuales se registran en forma global, presentándose una diferencia de $ 83.298 miles. Al no ser aclarada la observación y allegar los soportes correspondientes en la réplica a este informe se configurará como hallazgo administrativo, con alcance fiscal. RESPUESTA Teniendo en cuenta la respuesta dada en la observación 30 sirve de sustento a la presente observación número 31 en el sentido de que una vigencia a otra los arrendamientos efectivamente han disminuido en razón a que no se han suscrito los respectivos contratos de arrendamientos y en su lugar se han iniciado las respectivas acciones legales pertinentes a fin de recuperar los respectivos bienes inmuebles; efectivamente se han recuperado algunos de ellos razón por la cual reitero los arrendamientos son inferiores de una vigencia a otra. Es posible, que una vez finalizado el respectivo proceso, ejecutivamente se puede recuperar los recursos adeudados. Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA


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La entidad no aporta los soportes donde se evidencien las acciones legales adelantadas durante la vigencia, con el fin de recuperar los bienes inmuebles y los recaudos por los arrendamientos dejados de cancelar por parte de los arrendatarios de los inmuebles, por tal razón se configura al hallazgo administrativo con alcance fiscal.

SENTENCIAS Y CONCILIACIONES:

OBSERVACION No 32

Según el saldo reportado en los estados financieros la Alcaldía Municipal de Tunja cancelo por concepto de sentencias el valor de $ 2.360.968 miles y según la ejecución presupuestal de gastos el rubro presupuestal 2.1.1.01.01.04.03.01 Sentencias y conciliaciones se efectuaron compromisos y obligaciones por valor de $ 2.144.155.983, presuntamente se cancelaron sentencias sin apropiación presupuestal, tal como se refleja en la siguiente tabla:

Concepto valor

saldo según contabilidad2,360,967,647

ejecución presupuestal2,144,155,983

diferencia $216,811,664 Fuente; estados financieros y ejecución presupuestal

Esta diferencia deberá ser aclarada por la administración Municipal, en caso contrario será descrito como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

Nos permitimos aclarar la diferencia presentada con el rubro de Sentencias y Conciliaciones entre Contabilidad y Presupuesto; ya que el Régimen de Contabilidad Publica permite contabilizar en las cuentas que originaron la sentencia ya sea Prestaciones Sociales o Sueldos, aportes a salud y pensión entre otras el municipio para esta vigencia así lo revelo. La diferencia está dada así: Valor contabilidad cuenta 580812 Sentencias y Conciliaciones $2.360.967.647.47 MENOS cuenta Anulada tanto en contabilidad como en presupuesto 377.362.760.22 MAS Cuentas registradas 510307 Cotización Pensiones prima M. 35.003.333.00 Registros en la cuenta 272003 Calculo Pensiones actuales 77.981.162.00 Registro en la cuenta Salarios Educación 550105 47.566.601.00 TOTAL SENTENCIAS Y CONCILIACIONES $ 2.144.155.983.25


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TOTAL SENTENCIAS Y CONCILIACIONES PRESUPUESTO $ 2.144.155.983.25 Por lo anteriormente expuesto se solicita, de manera respetuosa, se levante la observación.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA De acuerdo con la respuesta de la entidad se levanta la observación.

Los pagos realizados deben ser sometidos a comité de conciliación para analizar la pertinencia de acción de repetición, en cumplimiento del artículo 26 del Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009.

Artículo 26.” De la acción de repetición. Los Comités de Conciliación de las entidades públicas deberán realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión”.

Parágrafo único. La Oficina de Control Interno de las entidades o quien haga sus veces, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

Se revisaron los siguientes pagos soportados en comprobantes de egreso, suministrados por la oficina de Tesorería de la Alcaldía Municipal, obedece a 49 pagos, con el siguiente detalle:

TIPO DE PROCESO No. PROCESOS

VALOR TOTAL PORCENTAJE DE PARTICIPACION

Acciones Populares 2 10.300.000 0.57%

Conciliaciones Prejudiciales 3 70.828.625 3.89%

Ejecutivos 2 91.389.131 5.02%

Nulidad y Restablecimiento de Derecho

11 860.304.975 47.21%

Ordinario Laboral 26 539.368.662

29.60%

Reparación Directa 5 249.917.903

13.72%

TOTAL 49 1.822.109.296 100%


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Como se puede observar el porcentaje de participación más alto lo constituyen los procesos de nulidad y restablecimiento del derecho y los procesos ordinarios laborales, que suman más del 76% del total cancelado durante la vigencia.

Llama la atención que los procesos labores ordinarios, ascienden a la suma de Quinientos Treinta y Nueve Millones Trescientos Sesenta y Ocho Mil Seiscientos Sesenta y Dos Pesos ($539.368.662,00) M/Cte.; representa alrededor del 29% del total cancelado. Esta cifra obedece a pagos por condenas judiciales referentes a la relación laboral que existió en su momento, entre los demandantes y las corporaciones y fundaciones que administraron las plazas de mercado y consorcio contratista de obra pública y que incumplieron en el pago de obligaciones laborales a sus empleados; obligaciones que tuvieron que ser asumidas por la Alcaldía de Tunja. En detalle se tiene que se han cancelado por este concepto a los ex-empleados de tres entidades de este tipo, así:


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CORPORACION DE ABASTOS DE BOYACA - CORPABOY

BENEFICIARIO VALOR

NERETTY MILENA CEPEDA SAINEA - FELICITAS 64,827,510

NUBIA ESPERANZA BERNAL CETINA - FELICITAS 38,332,479

NUBIA ESPERANZA BERNAL CETINA - COLFONDOS 3,438,500

JULIETH JAZMIN OVALLE SAINEA - FELICITAS 41,564,002

RUTH ESTELA REYES JIMENEZ - FELICITAS MARTINEZ 56,758,473

CLAUDIA CECILIA ORJUELA GONZALEZ - FELICITAS 57,052,269

LUCIA ESPERANZA VARGAS AVENDAÑO - FELICITAS 57,686,629

ANA EDELMIRA GONZALEZ ROJAS - FELICITAS 45,076,842

DANIEL JOSE GERMAN MURILLO FONSECA - FELICITAS 26,604,181

ANA PATRICIA TORRES - FELICITAS MARTINEZ 26,988,254

CENDY NEURILSE CRUZ VARGAS - FELICITAS 18,834,438

NUBIA ESPERANZA BERNAL CETINA - FELICITAS 35,536,756

ANA PATRICIA TORRES - FELICITAS MARTINEZ 1,170,100

DANIEL JOSE GERMAN MURILLO FONSECA - FELICITAS 1,227,327

RUTH ESTELA REYES JIMENEZ - FELICITAS MARTINEZ 1,642,823

NERETTY MILENA CEPEDA SAINEA - FELICITAS 11,246,001

ANA EDELMIRA GONZALEZ ROJAS - FELICITAS 254,000

CENDY NEURILSE CRUZ VARGAS - FELICITAS 1,037,600

CLAUDIA CECILIA ORJUELA GONZALEZ - FELICITAS 2,568,860

TOTAL 491,847,044 FUNDACION PARA EL DESARROLLO DE BOYACA- FUNDEBOY BENEFICIARIO VALOR

JOSE ALFONSO RODRIGUEZ ORTIZ - PORVENIR 1,751,983

JAQUELINE LEAL VERGARA - COLFONDOS 3,050,680

DIOGENES DULCEY CAICEDO - PAGO APORTES PENSION 3,718,420

CARLOS MESA GALINDO - APORTES PENSIONALES 3,718,420

TOTAL 12,239,503

CONSORCIO TUNJA VERDE (CONTRATO OBRA PUBLICA) $ 35.282.115.00


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OBSERVACION No. 33

El Juzgado Tercero del Circuito de Tunja en sentencia del 24 de mayo de 2015, dentro del proceso ordinario laboral No. 2011-00269; condenó al consorcio Tunja Verde y solidariamente a la Alcaldía de Tunja a cancelar los salarios y demás prestaciones sociales a que el señor José Humberto Toba Torres, tenga derecho por haber laborado para este consorcio en el desarrollo del objeto del contrato de obra No. 089 de 2007, suscrito entre la Alcaldía de Tunja y el mencionado consorcio. El pago de esta sentencia, la hizo efectiva la Alcaldía de Tunja, el pasado mes de diciembre de 2015, como consta en los comprobantes de egreso No. 20157824, 20158135 y 20158295, por un monto total de $35.282.miles El ente territorial debe aportar los documentos que soporten las acciones emprendidas con el propósito de recuperar estos recursos de los contrario esta observación será establecido como hallazgo administrativo con alcance fiscal por valor de $35.282.miles. Es pertinente enunciar que se debe establecer un mecanismo para que la Administración Central del Municipio, blinde todos sus actos contractuales, con el propósito que la Alcaldía de Tunja, no se vea en la obligación por orden judicial de responder por los incumplimientos de tipo laborales en que incurran las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos o convenios con el ente territorial. RESPUESTA ENTIDAD

Señala el informe que el pago de la sentencia dentro del proceso ordinario laboral 2011 – 00269, que condenó al Consorcio Tunja Verde y solidariamente a la Alcaldía de Tunja a cancelar los salarios y demás prestaciones sociales al señor José Humberto Toba Torres, la cual se hizo efectiva el pasado mes de diciembre de 2015, como consta en los comprobantes de egreso No. 20157824, 20158135 y 20158295.

Requiere la auditoría aportar los documentos que soporten las acciones emprendidas con el propósito de recuperar los recursos pagados, como quiera que el último pago se hizo efectivo el 30 de diciembre de 2015, y a la luz de lo previsto en el Artículo 26 del decreto 1716 de 2009, que a la letra dice: “De la acción de repetición. Los Comités de Conciliación de las entidades públicas deberán realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión. (…)”, la administración municipal está dentro del término legal para presentar ante el Comité de Conciliación la respectiva ponencia para que este órgano analice la procedencia o no de presentar demanda de repetición.


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No obstante, es del caso aclarar que según el procedimiento establecido para estos temas, ya se hizo entrega al abogado del reporte de los egresos para la elaboración de la ponencia, la cual debe ser presentada ante el Comité de Conciliación teniendo como fecha límite a mediados de junio del año que avanza. Estudiado el caso por los integrantes del comité, y decidido que debe presentarse demanda de repetición, el abogado, dentro del término legal (3 meses) debe radicar la respectiva demanda.

En relación con establecer un mecanismo para que la administración municipal blinde todos sus actos contractuales con el propósito de no verse en la obligación, por orden judicial, de responder por los incumplimientos de tipo laborales en que incurran las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos o convenios con el ente territorial, la actual administración así lo ara.

Empero, la Secretaría Jurídica, atendiendo esta observación, presentará al Comité de Conciliación una política de prevención del daño antijurídico consistente en que la Secretaría de Contratación determine la viabilidad de aumentar la cobertura en el porcentaje de las diferentes pólizas que deben suscribirse en los contratos o convenios firmados por la administración. Aunado a lo anterior, se solicitará un mayor rigorismo por parte de los interventores y supervisores en el control de cumplimiento de las acreencias laborales y de seguridad social.

Por lo anterior se solicitará a la Secretaría de Contratación, Licitaciones y Suministro para que se realice una capacitación a los interventores y supervisores de los contratos.

DECISION DE LA CONTRALORIA

Si bien es cierto la administración municipal está en termino para iniciar las acciones legales establecidas para la recuperación de los recursos en mención, con la respuestas no anexan documento alguno que evidencia el inicio de dichas acciones y teniendo en cuenta que se está cerca al términos de los plazos mencionados en la respuesta de la entidad, se mantiene la observación con el propósito que en un término perentorio se alleguen a este despacho los documentos que soportan las acciones emprendidas en pro de la recuperación de estos dineros, así como se plasme en el plan de mejoramiento no solamente la adopción de un procedimiento que garantice el oportuno accionar de la administración para recuperar los dineros pagados por estos conceptos, si no que se implemente un mecanismo eficaz para evitar a futuro fallas en la contratación que puedan dar como resultado la responsabilidad de la administración municipal dentro de procesos laborales por incumplimiento de los contratistas. De esto no solamente se debe realizar el procedimiento descrito anteriormente si no que se debe garantizar la puesta en funcionamiento de forma inmediata. Por lo anteriormente descrito se levanta el alcance fiscal de la observación pero se configura hallazgo administrativo con el fin que las anteriores apreciaciones sean incluidas en el plan de mejoramiento.


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OBSERVACION No. 34

El Tribunal Administrativo de Descongestión de Boyacá, en fallo del 29 de septiembre de 2011, condena a la Alcaldía de Tunja a reintegrar a la demandante (Flor del Carmen Pacheco Pacheco) al pago de los salarios y prestaciones sociales dejadas de percibir desde el 1 de mayo de 2000 y hasta el momento en que se efectué el reintegro. Esta providencia cobró ejecutoria el 19 de octubre de 2011 y fue cancelada hasta el 19 de junio de 2012. Según comprobante de egreso No. 20152261 del 25 de mayo de 2015 se cancelaron $24.666.404 M/CTE, por concepto de intereses moratorios a favor de Ciro Norberto Guecha Medina, como apoderado de la demandante Flor del Carmen Pacheco Pacheco. Estos recursos obedecen al reconocimiento de mora en el pago sentencia judicial de segunda instancia, dentro del proceso de nulidad y restablecimiento del derecho No. 2000-02137. De no ser aclarada la observación, se establecerá como hallazgo administrativo con alcance y fiscal por valor de $24.666.404.00 RESPUESTA ENTIDAD Establece la auditoría que el Tribunal Administrativo de Descongestión de Boyacá en fallo del 29 de septiembre de 2011 condena al reintegro del Flor del Carmen Pacheco Pacheco y al pago de los salarios y prestaciones sociales dejados de percibir desde el primero (1) de mayo de 2000 hasta el momento en que se efectúe el reintegro. Dicha providencia cobró ejecutoria el 19 de octubre de 2011 y fue cancelada el 19 de junio de 2012, sin embargo, según comprobante de egreso 20152261 del 22 de mayo de 2015, se cancelaron $ 24´666.404 por concepto de intereses moratorios

Estos recursos obedecen al reconocimiento de mora en el pago de sentencia judicial de segunda instancia dentro del proceso de Nulidad y Restablecimiento del Derecho No. 2000-2137.

Realizado trabajo conjunto entre las dependencias que tienen injerencia en el tema, se estableció, por información suministrada por la Secretaría Administrativa que, si bien la sentencia proferida dentro del proceso Nulidad y Restablecimiento del Derecho No. 2000-2137 tiene fecha de ejecutoria el 19 de octubre de 2011, la expedición de la primera copia de la sentencia y la constancia de ejecutoria fue entregada al apoderado de la demandante el 24 de febrero de 2012, documentos éstos que fueron allegados a la Alcaldía de Tunja junto con escrito radicado bajo el consecutivo No. 03007, en donde se solicitó el cumplimiento del fallo judicial.

Después de analizada la reclamación y los documentos soporte de la misma, se requirió verbalmente al apoderado de la demandante para que allegara información complementaria, la cual fue presentada el 2 de mayo de 2012, con radicado 07727. Aunado a lo anterior, la demandante complementa información el 10 de mayo de igual anualidad, con radicado No. 08482.

Reunida la información y documentos pertinentes, la Secretaría Administrativa profiere Resolución 0337 del 14 de junio de 2012, “Por medio de la cual se ordena el pago de unos salarios y prestaciones sociales en cumplimiento del fallo judicial proferido por el Tribunal Administrativo de Descongestión de Boyacá, radicado No. 2000-2137-01.”.

De lo explicado se evidencia sin lugar a equívocos que la actuación de la administración municipal fue pronta y ágil, siendo iniciada la misma con la radicación de la cuenta de cobro y la complementación


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de los documentos, pues nótese que desde el 24 de febrero de 2012 (radicación de cuenta de cobro) al 19 de junio de 2012 (fecha de pago efectivo de la sentencia) solo transcurrieron 3 meses y 25 días, para lo cual debe tenerse presente los días no hábiles y las actuaciones administrativas propias de este tipo de trámites.

De otro lado, el fallo del Tribunal Contencioso Administrativo de Boyacá en Sala de Descongestión, dispuso:

“Primero: REVOCAR la sentencia proferida el 26 de mayo de 2007, emitida por el Juzgado Trece Administrativo del Circuito Judicial de Tunja en la que negó las pretensiones de la demanda.

(…)

Cuarto: CONDENASE a la alcaldía de Tunja a reintegrar a Flor del Carmen Pacheco Pacheco, (…) a un cargo de igual o superior categoría al que venía desempeñando, junto con el pago de los salarios y prestaciones sociales dejados de percibir desde el primero de mayo de 2000 y hasta el momento en que se efectúe el reintegro. Los anteriores valores deberán ser indexados conforme lo dispone el art. 178 del C.C.A., aplicando la siguiente fórmula: (…).

(…)

Séptimo: NIEGANSE las demás súplicas de la demanda, conforme a los razonamientos de la parte motiva.

(…)”.

De lo atrás reproducido, claramente se puede establecer que la CONDENA proferida en contra del Municipio de Tunja, dentro del proceso de Nulidad y Restablecimiento del Derecho No. 2000-2137, no cobijó el pago de intereses moratorios, y siguiendo el principio rector de esta clase de trámites administrativos (pago de sentencias) lo que obliga es lo señalado en la parte resolutiva de los fallos judiciales, por consiguiente, cuando se cancelaron las sumas ordenadas con ocasión a la sentencia, tal como se desprende de la Resolución 0337 del 14 de junio de 2012, no se incluyó este guarismo (intereses de mora), como quiera que el numeral séptimo de la decisión del Tribunal señala “NIÉGASE las demás súplicas de la demanda, conforme a los razonamientos de la parte motiva.”.

Pese a lo anterior, la demandante, instaura proceso ejecutivo No. 2014-00036, adelantado en el Juzgado Trece Administrativo Oral del Circuito de Tunja, reclamando el pago de los intereses moratorios a partir del 19 de octubre de 2011 y hasta el 19 de junio de 2012. Esta nueva controversia fue sometida a Comité de Conciliación quien analizado los antecedentes y las disposiciones legales y consideró oportuno pagar los intereses de mora.

Todo lo anterior nos permite concluir que el pago de intereses moratorios en cuestión no obedecen al presunto pago tardío de la sentencia, sino en cumplimiento al mandamiento de pago librado por el Juzgado Trece Administrativo Oral del Circuito de Tunja, pues se insiste, la sentencia primigenia no ordenó el reconocimiento de tales intereses, luego la administración municipal obedeció la orden judicial.

DECISION CONTRALORIA


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Es deber de la Entidad de Control, recordar al ente territorial la obligación legal de cancelar en forma oportuna los recursos ordenados mediante fallos judiciales y conciliaciones; se debe advertir también que la Ley 1437 de 2011, prevé unos términos y condiciones para realizar los pagos correspondientes a condenas y conciliaciones y que de acuerdo a lo estudiado en el caso anterior, estos plazos no están siendo observados en debida forma, lo que expone a la Administración Municipal en claro riesgo de incumplimiento de los plazos establecidos por normal y por lo tanto la correspondiente sanción moratoria que se debe sufragar. Se debe señalar que a pesar de la prontitud y agilidad de la Alcaldía en el presente proceso, señalada en la respuesta al informe preliminar, el pago efectivo de la condena judicial se hizo muy ceñido al límite final; además cabe señalar que si, existe la obligación legal de reconocer intereses en este tipo de pagos conforme lo estipula la Ley 1437 de 2011 y que por lo tanto la administración no tendría bases legales para negar este reconocimiento como se pudo advertir en la respuesta dada al doctor Guecha, mediante el oficio No. 430 del 25 de abril 2013, suscrito por el Secretario Administrativo. Lo único que se puede lograr con estas acciones es dilatar en el tiempo un pago que es obligatorio y que esta dilatación genere nuevos intereses no justificados. Por lo anteriormente expuesto se levanta la observación con alcance fiscal de esta observación, pero se configura hallazgo administrativo con el propósito que la administración municipal incluya dentro del plan de mejoramiento un mecanismo que permita controlar los tiempos establecidos por la norma, para el pago de las sentencias y las conciliaciones y se evite totalmente la cancelación de recursos productos de la mora en los pagos.

2.3 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Revisado el informe de Control interno contable vigencia 2015 de la Alcaldía Municipal de Tunja, cargado en la plataforma chip de la Contaduría General de la Nación y verificado in situ a través de pruebas selectivas de lo que allí se detalla, advirtiéndose en términos generales que las calificaciones de esta evaluación corresponden parcialmente con la realidad, toda vez que en este informe no está totalmente documentado, por cuanto no se allegaron documentos suficientes como arqueos periódicos, pruebas selectivas, seguimientos y demás que demostraran que los registros presentados hubiesen sido objeto de estudio por parte de esta oficina. Se concluye que la oficina de Control Interno ejecutó parcialmente las funciones dispuestas en Ley 87 de 1993 y en la Resolución 357 de julio de 2008.

La evaluación de control interno a través del cuestionario se hizo con el propósito de determinar la calidad y el nivel de confianza que se le puede otorgar al proceso contable, determinando la eficacia, eficiencia y economía de las actividades de control en la prevención y monitoreo del riesgo.

Los resultados de dicha evaluación reflejados en la matriz arrojaron un resultado de 1.68 que indican un control interno contable con deficiencias, tal como se demuestra en el siguiente cuadro:


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CONCEPTO CRITERIOS PUNTAJE RANGOS

EFICIENTE Cumple con los criterios 1 De 1 a < = 1,5

CON DEFICIENCIA Incumple uno de los criterios 2 De >1,5 a < =2

INEFICIENTE Incumple los criterios 3 De >2

1 Riesgo bajo

2 Riesgo medio

3 Riesgo Alto

4 N/A

Calificación

Esta calificación se fundamenta en las siguientes conclusiones:

El sistema de información no garantiza eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la in formación financiera, toda vez que se advierten dificultades en la verificación de registros a través de terceros; principalmente en el recaudo de arrendamientos.

No se realizan tomas físicas de los bienes del Municipio

Se observan debilidades en el flujo de información hacia el área de contabilidad en la captura del procesamiento de la información financiera reflejada en los estados financieros.

No existe una política de sostenibilidad contable que garantice la celeridad oportunidad y confiabilidad en los procesos de saneamiento de la información contable del Municipio

La entidad no cuenta con un plan de sostenibilidad contable en el que se establezca fecha responsable y logro de metas, tendientes a buscar en forma efectiva el saneamiento de la información contable.

Se realizan procesos en forma manual como son las depreciaciones de bienes

Las notas a los estados contables no están revelando información adicional importante para la mejor comprensión por parte de los diferentes usuarios

Los módulos del software Finanzas plus no se encuentran integrados de tal forma que permitan generar información oportuna y confiable.

No hay control sobre los contratos de arrendamiento, canon actualización de tarifas y pagos efectuados por cada uno de los contratistas.

2.4 SEGUIMIENTO A GLOSAS CONTABLES DE LA VIGENCIA ANTERIOR (PLAN DE MEJORAMIENTO)

En el trabajo de campo se le hizo seguimiento al plan de mejoramiento suscrito en la vigencia 2014, como resultado de la auditoría practicada al balance 2014. De esta


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evaluación La contraloría Municipal de Tunja conceptúa que el plan de mejoramiento se cumplió en un 65.4% como consecuencia de la calificación resultante de ponderar los factores que se detallan a continuación:

EVALUACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

La evaluación al Plan de Mejoramiento suscrito por la Alcaldía Municipal de Tunja, para desarrollar acciones de mejoramiento durante la vigencia 2015, se verificaron el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la entidad, para adoptar medidas correctivas sobre las causas que dieron origen a los hallazgos formulados en el informe de auditoría a los Estados Contables de la Vigencia 2014; arrojando como resultado nivel de cumplimiento parcial con un puntaje Base para Evaluación del 65.4%; que corresponde a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo de ejecución se encontraban vencidos al momento de la evaluación; y en el cual se utilizó la matriz de evaluación que contiene la fórmula establecida en la guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Las acciones de mejoramiento que no se cumplieron y a las cuales se les califico con cero (0) en la matriz de evaluación, deberán incorporarse a un nuevo plan de mejoramiento con el fin de adelantar las medidas correctivas a las observaciones planteadas.

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0,20 13,1

0,80 52,3

1,00 65,4

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

65,4

65,4

Calificación

Cumple

Parcialmente

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Efectividad de las acciones

Calificación Parcial

3. CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria se establecieron veinticinco (25) hallazgos administrativos de los cuales dos (2) tienen alcance disciplinario, y uno (1) con alcance


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sancionatorio y uno (1) con alcance fiscal, los que serán trasladados a las instancias correspondientes. HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA HD HF HP HS

1

En cumplimiento de lo prescrito en la resolución No 175 de 2013, la Alcaldía Mayor de Tunja no rindió en término la cuenta correspondiente a la vigencia 2015, en lo pertinente a la parte financiera, ya que el 29 de febrero de 2016 fue cargado parcialmente a la plataforma del SIA la mayoría de los formatos, quedando pendiente por cargar los siguientes formatos: Formato_f04_agr Pólizas de aseguramiento, Formato_f05a_cmt propiedad planta y equipo adquisiciones y bajas, Formato_f42_cmt Plan de compras y ejecución Control interno, Formato_f50_cmt Secretaria de Hacienda comparendos. Los cuales fueron presentados en físico y magnético en forma extemporánea, por lo tanto no quedaron cargados en la plataforma SIA.

X X

2

Como resultado de la revisión realizada a las conciliaciones bancarias del mes de diciembre se observó que existen partidas conciliatorias de las cuentas bancarias (cuenta corriente No.39084720-0, cta. Corriente banco del Occidente No. 390-84321-1 y cuenta corriente No. 61610900-5 del Banco Bogotá, cuentas destinadas al recaudo de impuesto predial e industria y comercio, como se puede observar en las tablas 1 y 2 partidas por valor de $ 270.022.871 y $ 69.083.803.44, que vienen desde el mes de enero de 2015 y al 31 de diciembre de 2015 no han sido registradas en los libros de bancos. En razón a que el proceso de identificación de las partidas no es oportuno, lo cual implica que no se refleje un saldo real de las cuentas bancarias afectadas y de las cuentas de ingreso tanto contable como presupuestalmente. El registro oportuno de la información es un factor esencial para asegurar la confiabilidad de la información

X

3

El Municipio refleja en los estados financieros las siguientes cuentas bancarias, por valor de $364.473.miles, las cuales están inactivas, ya que no presentaron movimiento durante la vigencia 2015, la mayoría corresponde a cuentas creadas para manejar convenios, los cuales presuntamente no han sido liquidados, tal como se refleja en la siguiente tabla. El Municipio debe explicar las gestiones que ha realizado

X


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para liquidar estos convenios y para cancelar las cuentas bancarias correspondientes, teniendo en cuenta que es una observación que ha efectuado la Contraloría en los informes de vigencias anteriores.

4

La Alcaldía Municipal de Tunja aplico descuentos por pronto pago por recaudo de impuesto predial durante la vigencia 2015 por valor de $ 4.119.589 miles los cuales no se encuentran registrados en los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2015, contraviniendo el principio de la No compensación. Las transacciones que realizan las entidades contables públicas tienen diferentes dimensiones, las cuales deben ser reconocidas y reveladas plenamente, a efectos de permitir a los usuarios de la información contable, una comprensión integral

X

5

El Municipio de Tunja durante la vigencia fiscal prescribió mediante resoluciones la suma $103.304.miles, por concepto de impuesto predial, valor que no fue registrado en los estados financieros, generando una sobreestimación en el rubro de activos y una sobreestimación en el patrimonio.

X

6

Los Avances y anticipos entregados para proyectos de inversión reflejan un saldo a 31 de diciembre de 2015, de $7.755.241 miles correspondiente a valores entregados por adelantado a Contratistas para la ejecución de obras o prestación de servicios, algunos entregados desde 2008, sin que a la fecha se haya realizado la correspondiente acción de mejora para la legalización, en razón a que no se efectúan conciliaciones periódicas entre el área de contratación y el área de Contabilidad.

X

7

El saldo de 1.348.096 miles es representativo frente al total del activo, La entidad debe realizar una depuración del saldo, a fin de determinar si el valor embargado corresponde en su totalidad al monto adeudado por el ente municipal, en caso contrario se debe hacer la solicitud al demandante del excedente a favor del Municipio o si este valor puede incrementar y generar intereses que generarían detrimento patrimonial, como en el caso de las deudas a Comfaboy, I.C.B.F y Corpoboyaca. Se debe informar por parte de la entidad que gestiones jurídicas se han realizado, al respecto

X


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para efectuar el desembargo.

8

El saldo de 1.348.096 miles es representativo frente al total del activo, La entidad debe realizar una depuración del saldo, a fin de determinar si el valor embargado corresponde en su totalidad al monto adeudado por el ente municipal, en caso contrario se debe hacer la solicitud al demandante del excedente a favor del Municipio o si este valor puede incrementar y generar intereses que generarían detrimento patrimonial, como en el caso de las deudas a Comfaboy, I.C.B.F y Corpoboyaca. Se debe informar por parte de la entidad que gestiones jurídicas se han realizado, al respecto para efectuar el desembargo.

X

9

De acuerdo con el examen realizado se evidenció en el archivo documental de Almacén el contrato de comodato N° 071 de 2014 de fecha 24 de enero de 2014, suscrito entre la Superintendencia de Notariado y Registro y la Alcaldía Mayor de Tunja cuyo objeto es “La superintendencia de Notariado y Registro en calidad de comodante, entrega a la Alcaldía de Tunja – Boyacá, quien recibe en calidad de comodatario y a título de comodato o préstamo de uso, el inmueble identificado con folio de matrícula inmobiliaria No. 070-36673, ubicado en la carrera 11 No. 16 – 47, en el barrio Santa Bárbara, municipio de Tunja, Departamento de Boyacá”, el bien se encuentra avaluado en la suma de $ 907.415 miles y una duración del contrato por 5 años, por lo cual llama la atención que este inmueble, no se encuentra registrado dentro de los bienes de uso permanente y sin contraprestación en la contabilidad de la Alcaldía de Tunja, presentando una posible subestimación en la cuenta por valor de $ 907.415 miles.

X

10

De acuerdo con el examen realizado se encuentra una posible inconsistencia en la clasificación contable del predio denominado Institución Educativa Runta Sede Areneras, registrado en contabilidad en la cuenta 1605040009 Terrenos pendientes de legalizar por valor de $ 3.295 miles y en la cuenta 1640270009 Edificaciones pendientes de Legalizar, ya que en el expediente del predio figura una oficio firmado por la Almacenista General, de fecha mayo 27 de 2014 dirigido

X X


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al Doctor Dawer Rivera Zamudio Abogado Contratista – Secretaria Jurídica Tunja en donde indica “que el predio donde funciona la escuela Las Areneras Vereda de Runta es de propiedad del municipio según certificación de la Asesoría de Planeación con código catastral 000100031004000 y matrícula inmobiliaria N° 070-69023”. De acuerdo a lo anterior nos estaría clasificado adecuadamente este predio contablemente como bienes pendientes de legalizar.

11

Durante el trabajo de la auditoría se hizo revisión aleatoria de la hoja de Excel donde se calcula la depreciación por parte de contabilidad en la cual se presentaron las siguientes diferencias:

1. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación al Instituto Gustavo Rojas Centro cuenta contable 1640090005 sobre un valor del predio de 656.716.365 y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este predio figura por un valor de $ 1.033.529 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 7.537 miles en la cuenta 168501001.

2. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación Institución Educativa La Esperanza cuenta contable 1640090007 sobre un valor del predio de $ 161.450 y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este predio figura por un valor de $232.268 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 1.416 miles en la cuenta 168501001.

3. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación Institución Educativa Gustavo Suarez Rendón sede Centro cuenta contable 1640090010 sobre un valor del predio de $ 350.049 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este predio figura por un valor de $ 375.934 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 518 miles en la cuenta 168501001.

4. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación Institución Educativa Barón

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Germania cuenta contable 1640090014 sobre un valor del predio de $ 160.407.610 y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este predio figura por un valor de $ 211.021.377,37, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 1.012 miles en la cuenta 168501001.

5. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación al Colegio Julius Sieber cuenta contable 1640090097 sobre un valor del predio de $ 130.537 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este predio figura por un valor de $ 209.274 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 1.574 miles en la cuenta 168501001.

6. En la hoja de Excel se le está calculando la depreciación a Líneas y Cables de conducción cuenta contable 165009 sobre un valor de $ 5.565.002 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 5.834.423 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la depreciación por valor de $ 10.777 en la cuenta 168501001.

12

De acuerdo con el examen realizado no se evidencia que se esté calculando y registrando la depreciación de Edificaciones pendientes de legalizar registrados en la cuenta 164027 por valor de $ 10.303.223 miles; según lo concluye la Contaduría General de Nación en el concepto 20132000068691 de 16 de diciembre de 2013 así “Sí la entidad posee

bienes pendientes de legalizar y estos contribuyen al desarrollo de las funciones de cometido estatal, de los cuales se presume que no se genera duda alguna acerca de la propiedad, están reconocidos en las subcuentas denominadas “pendientes de legalizar” del concepto que corresponde con la naturaleza de cada bien y se prevé adelantarse los trámites jurídicos y administrativos necesarios del proceso de titularización, para formalizar su propiedad y así efectuar su reclasificación a las subcuentas respectivas que revelen la naturaleza de los mismos, es evidente que existen y se cumplen los presupuestos formales para que la entidad proceda a

X


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reconocer la depreciación correspondiente. Así las cosas, la depreciación debe reconocerse desde el momento que el activo inicia su contribución al desarrollo de las funciones del cometido estatal de la entidad contable pública, independiente de que este se encuentre registrado como Bienes pendientes de legalizar.”

13

1. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Vías de Comunicación cuenta contable 1710010001 sobre un valor de $ 20.330.138 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 36.557.315 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 324.543 miles en la cuenta 178501.

2. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Puentes cuenta contable 1710010005 sobre un valor de $ 1.655.224 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 1.704.701 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 990 miles en la cuenta 178501.

3. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Complejo servicios del Sur cuenta contable 1710040010 sobre un valor de $ 4.563.829 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 4.745.385 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 3.631 miles en la cuenta 178504.

4. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Parque los Mártires cuenta contable 1710050007 sobre un valor de $ 699.200 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 719.028 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 397 miles en la

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VERSIÓN: 02




cuenta 178505. 5. En la hoja de Excel se le está calculando la

amortización a Parque Maldonado cuenta contable 1710050008 sobre un valor de $ 865.968 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 877.480 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 231 miles en la cuenta 178505.

6. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Parque Bosque de la República cuenta contable 1710050018 sobre un valor de $ 2.426.438 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 2.429.637 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 64 miles en la cuenta 178505.

7. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Parque Recreacional del Norte cuenta contable 1710050022 sobre un valor de $ 4.527.763 miles y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 4.968.638 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 8.818 miles en la cuenta 178505.

14

En la cuenta contable 192005 Bienes muebles en comodato se encuentra registrado el siguiente bien mueble:


1920050010 Maquina Lavadora de zanahoria Ct225-2007 23.500.000,00

Al revisar los expedientes de la oficina de almacén, se encuentra que posiblemente no estarían registrados los siguientes bienes muebles entregados en comodato de acuerdo a la siguiente relación:

EQUIPO ENTIDAD N° CONTRATO

FECHA DE COMODATO VIGENCIA VALOR

MOTOBOMBA

DEFENSA CIVIL


19.399.998

,00

X


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MOTOBOMA

CRUZ ROJA COLOMBIANA


19.399.998

,00

BUS MERCEDEZ BENZ MODELO 2002 INEM C 006 17-mar-04 5 AÑOS

207.500.00

0,00

Por lo anterior se estaría presentando una posible subestimación por valor de $ 246.300 miles.

15

En la cuenta contable 192006 Bienes inmuebles en comodato se encuentran individualizados los siguientes predios entregados en comodato así:


1920060010 Casa Calle 28 No.10-91 (Fundacion 48.400.000,00

1920060011 Casa Museo Juan de Vargas 133.531.200,00

1920060012 Edificacion sede AdtvSan Antonio Acueduc 230.175.860,00

1920060013 Edifiacion Concentracion Piloto 238.735.133,00

Al revisar los expedientes de la oficina de almacén, se encuentra que posiblemente no estarían registrados los siguientes inmuebles entregados en comodato de acuerdo a la siguiente relación:

PREDIO DIRECCION DESTINO No CONTRATO / ESCRITURA

FECHA DE

COMODATO VIGENCIA VALOR INMUEBLE

LOTE VDA PIRGUA VDA PIRGUA

CORPORACION DE ALFAREROS DE

PIRGUA TUNJA C 290 11-ago-10 5 AÑOS 80.000.000,00

CASA DEL FERROCARRIL

FRENTE AL

TERMINAL POLICIA DE CARRETERAS

Conv. interadministrativo de

comodato entre ferrovias y el

municipio de Tunja n° 08 27-ene-06 5 AÑOS SIN

UNA PARTE AL COSTADO

OCCIDENTAL DEL CUARTO

PISO DEL EDUFICIO

MUNICIPAL

CUARTO PISO

EDIFICIO

MUNICIPAL PERSONERIA C 434 DE 2009 02/10/2009 5 AÑOS SIN

INMUEBLE PAS

CARRERA 9 No. 15 -

61 ESE SANTIAGO DE TUNJA

CONTRATO DE COMODATO N° 818

DE 2013 28-nov-13 5 AÑOS 2.450.000.000,00

SALON COMUNAL BARRIO

BELLO HORIZONTE CALLE 30 18 28 JUNTA DE ACCION COMUNAL CONTRATO DE COMODATO N° 923 09-nov-15 5 AÑOS SIN

INMUEBLE HOGAR INFANTIL

BARRIO ASIS

LOTE No. 8

MANZANA B

BARRIO ASIS HOGAR INFANTIL I.C.B.F. Contrato de comodato n° 065 17-may-07 5 AÑOS SIN

PARQUE BARRIO LAS

QUINTAS JUNTA DE ACCION COMUNAL CONTRATO DE COMODATO N° 1162 22-oct-14 2 AÑOS SIN

SALON COMUNAL BARRIO EL

CONSUELO CALLE 15D 8 20 JUNTA DE ACCION COMUNAL Contrato de comodato n° 1060 01-dic-15 5 AÑOS SIN

CASA ESQUINA

CARRERA 15 No 19

ESQUINA DEFENSA CIVIL Contrato de comodato 617 27-abr-15 5 AÑOS 198.953.000,00

POLIDEPORTIVO EL CARMEN BARRIO EL CARMEN JUNTA DE ACCION COMUNAL CONTRATO DE COMODATO N° 089 10-jun-06 5 AÑOS SIN Por lo anterior se estaría presentando una posible subestimación por valor de $ 2.728.953 miles, además que existen contratos de comodato de bienes entregados a terceros, donde no se establece el valor de los mismos de acuerdo con la relación anterior.

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3. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Acueductos y Canalización cuenta contable 1920060002 sobre un valor de $ 62.641.161 miles y en el balance de prueba

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Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: FO-AF-13

VERSIÓN: 02




suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 63.658.953 miles, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 20.356 en la cuenta 192506.

4. En la hoja de Excel se le está calculando la amortización a Pozos profundos cuenta contable 1920060004 sobre un valor de $ 1.271.096 y en el balance de prueba suministrado por la Contadora de la Alcaldía este bien figura por un valor de $ 1.416.631, por lo anterior se estaría generando una subestimación en el cálculo de la amortización por valor de $ 2.911 en la cuenta 192506.

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De acuerdo con el examen realizado en las cuentas 240101 y 240102, se estableció que figuran terceros con saldos que no presentan variación al cierre de la vigencia 2014 y la vigencia 2015

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El saldo de la cuenta 242552 Honorarios al 31 de diciembre de 2015 presenta un saldo por pagar de $1.010.382 miles, lo cual significa que el saldo inicial de la cuenta de $ 702.238 miles sigue pendiente por pagar y presupuestalmente no se encuentra reflejado, es decir que son saldos de vigencias anteriores que deben ser depurados contablemente, a fin de reflejar unos estados financieros confiables y razonables. La entidad debe, aplicar la resolución 119 de 2006 por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, que dice que se debe Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, cuentas por pagar, de tal forma que permita establecer los saldos reales.

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El grupo de las cuentas 2480 presentan un saldo inicial al 31 de diciembre de 2014 de 671.128 miles y 1.334.776 miles; Durante la vigencia 2015 quedo un saldo de cuentas por pagar por valor de 10.919 miles y el saldo a 31 de diciembre de 2015 es de 682.048miles y 1.037.333 miles, como se puede observar en a la siguiente tabla lo que nos lleva a concluir que la alcaldía Municipal de Tunja está arrastrando un saldo de vigencias anteriores por valor de 1.719.380 miles, Teniendo en cuenta que los giros del sistema general de Participaciones son situado de fondos y son girados directamente a las empresas de salud, se debe efectuar

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una depuración este saldo y establecer si son deudas reales del Municipio; o se debe a actas de liquidación de contratos de años anteriores

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De acuerdo con el examen realizado se evidenció que las siguientes cuentas del pasivo, no presentan variación en sus saldos entre la vigencia 2014 y 2015.

CUENTA NOMBRE Saldo Final

2014 Saldo Final

2015 VARIACION $

242504 SERVICIOS PUBLICOS 3.016.232,00 3.016.232,00 0

242508 VIATICOS Y GASTOSDEVIAJE 205.023,55 205.023,55 0

242529 CHEQUES NO COBRADOS 58.621.276,73 58.621.276,73 0

250508 INDEMNIZACIONES 896.736,62 896.736,62 0

250590 OTROS SALARIOS Y PRESTACIONES S. 5.395.559,00 5.395.559,00 0

290517 CONVENIO ALUMBRADO PUBLICO 8.123.400,00 8.123.400,00 0

290580 RECAUDOS POR CLASIFICAR 41.221.628,76 41.221.628,76 0

TOTALES

117.479.856,66

117.479.856,66 0

Lo anterior llama la atención teniendo en cuenta que podría ser que la entidad no estaría cumpliendo con el pago oportuno de sus obligaciones o posiblemente pueden ser saldos por depurar de vigencias anteriores, en las cuales habría falta de gestión para determinar la veracidad en la información contable.

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De acuerdo con el examen realizado a las carpetas en el área de almacén de los Contratos de arrendamiento de los locales comerciales presentan las siguientes inconsistencias:

1. Los contratos suscritos no se encuentran vigentes y aparentemente se les ha dado continuidad a través de prórroga automática, figura que no se debería aplicar teniendo en cuenta que se trata de contratos que se rigen por las normas de

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contratación estatal, en la cual los contratos deberán tener vigencia determinada.

2. En los contratos no se evidencia el cumplimiento de las garantías exigidas como pólizas de cumplimiento.

3. En las carpetas de los contratos no se evidencian la totalidad de los documento que deberían conservarse, razón por la cual se reflejan deficiencias en el cuidado y manejo de estos documentos como lo prevé la ley 594 de 2000, además no se tiene en cuenta lo establecido en el artículo 4 literal d, donde establece la responsabilidad de los servidores públicos en el manejo del archivo documental.

4. En los contratos, se pudo evidenciar la falta de supervisión en cada uno de estos, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Anticorrupción artículo 84 paragrafo 1,2, 3 y,4 ”Facultad y deberes de los supervisores e interventores

5. No se evidencian recibos de pago ni consignaciones actualizados para determinar el cumplimiento o no de los pagos de los arrendatarios

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De acuerdo con el examen realizado se hizo revisión a las carpetas que reposan y fueron suministradas por el área de almacén; al no encontrar evidencia suficiente donde se determine el cumplimiento del pago por parte de los arrendatarios al Municipio de Tunja, se estableció una posible cartera adeudada al Municipio por concepto de arrendamiento de locales comerciales entre las vigencias 2011 a 2015 por valor de $ 204.600 miles, la cual no se encuentra registrada en contabilidad.

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De acuerdo con el examen realizado el equipo auditor estableció que el ingreso causado por concepto de arrendamiento de locales comerciales durante la vigencia 2015 asciende a $ 206.294 miles, el cual no se está reflejando, en los registros contables ya que solo registran los recaudos efectivos, en la cuenta 4808170003 Otros arrendamientos por valor de $ 122.997 miles, los cuales se registran en forma global, presentándose una diferencia de $ 83.298 miles.

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El Juzgado Tercero del Circuito de Tunja en sentencia del 24 de mayo de 2015, dentro del proceso ordinario laboral No. 2011-00269; condenó al consorcio Tunja Verde y solidariamente a la Alcaldía de Tunja a cancelar

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CÓDIGO: FO-AF-13

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los salarios y demás prestaciones sociales a que el señor José Humberto Toba Torres, tenga derecho por haber laborado para este consorcio en el desarrollo del objeto del contrato de obra No. 089 de 2007, suscrito entre la Alcaldía de Tunja y el mencionado consorcio. El pago de esta sentencia, la hizo efectiva la Alcaldía de Tunja, el pasado mes de diciembre de 2015, como consta en los comprobantes de egreso No. 20157824, 20158135 y 20158295, por un monto total de $35.282.miles El ente territorial debe aportar los documentos que soporten las acciones emprendidas con el propósito de recuperar estos recursos de los contrario esta observación será establecido como hallazgo administrativo con alcance fiscal por valor de $35.282.miles.

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El Tribunal Administrativo de Descongestión de Boyacá, en fallo del 29 de septiembre de 2011, condena a la Alcaldía de Tunja a reintegrar a la demandante (Flor del Carmen Pacheco Pacheco) al pago de los salarios y prestaciones sociales dejadas de percibir desde el 1 de mayo de 2000 y hasta el momento en que se efectué el reintegro. Esta providencia cobró ejecutoria el 19 de octubre de 2011 y fue cancelada hasta el 19 de junio de 2012.

Según comprobante de egreso No. 20152261 del 25 de mayo de 2015 se cancelaron $24.666.404 M/CTE, por concepto de intereses moratorios a favor de Ciro Norberto Guecha Medina, como apoderado de la demandante Flor del Carmen Pacheco Pacheco. Estos recursos obedecen al reconocimiento de mora en el pago sentencia judicial de segunda instancia, dentro del proceso de nulidad y restablecimiento del derecho No. 2000-02137

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6. CUADRO TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)


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1. ADMINISTRATIVOS 25

2. DISCIPLINARIOS 2

3. PENALES 0

4. SANCIONATORIOS 1

5. FISCALES 1

Obra Pública 0 $0

Prestación de Servicios 0 $0

Suministros 0 $0

Consultoría y Otros 0 $0

Gestión Ambiental 0 $0

Estados Financieros 1 $83.298 (miles)

TOTALES (1, 2, 3, y 4) 29 $83.298 (miles)

Cordialmente, NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA NANCY VILLATE PEREZ Auditor Fiscal Profesional Especializado EDGAR IVAN BERNAL CARO Profesional Especializado

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