INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD...

CONTROL FISCAL UN COMPROMISO SOCIAL

CÓDIGO: R-AF-15

VERSIÓN: 0

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA:

REGISTRO INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD

REGULAR PÁGINA 1 DE 77

ELABORÓ: Hernando Farfán Rubiano, Nohora Cecilia Buitrago Vega

Profesional Especializado y Contadora – contratista.

24-11-2014

APROBÓ: Miryam R. Tocarruncho P. Auditor Fiscal 24-11-2014 Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76

Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD REGULAR

PERSONERIA MUNICIPAL DE TUNJA VIGENCIA 2013

Tunja, 28 de noviembre de 2014

REGISTRO INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR CÓDIGO R-AF-15 VERSIÓN 00

PÁGINA 2 de 77

Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76 Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: [email protected]

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

JOSÉ ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

MIRYAM RUBIELA TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditor Fiscal (C.)

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Profesional Especializado - Líder de la auditoria

Comisionado para realizar la Auditoría

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Contadora - Contratista de apoyo


PÁGINA 3 de 77


TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL ......................................................................... .………4

1.1. CONCEPTO SOBRE EL FENECIMIENTO ................................................................... 5

1.1.1 Control de Gestión ..................................................................................................... 5

1.1.2 Control de Resultados ................................................................................................ 6

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal ............................................................................. 6

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA .................................................................. 8

2.1 CONTROL DE GESTIÓN ................................................................................................. 8

2.1.1 Gestión contractual .................................................................................................... 8

2.1.2 Rendición y revisión de la Cuenta .............................................................................22

2.1.3 Legalidad ..................................................................................................................27

2.1.4 Resultado seguimiento Plan de Mejoramiento ..........................................................28

2.1.5 Control Fiscal Interno ................................................................................................30

2.1.6 cumplimiento de las normas de austeridad y eficiencia en el gasto público .............31

2.1.7 Liquidación prestaciones sociales .............................................................................33

2.2 CONTROL DE RESULTADOS ........................................................................................35

2.2.1 Planes Programas y proyectos. ................................................................................35

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ................................................................36

2.3.1 Estados Contables ....................................................................................................37

2.3.2 Gestión Presupuestal ................................................................................................65

2.3.3 Gestión Financiera ....................................................................................................70

3. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS .............................................. 71


PÁGINA 4 de 77


1. DICTAMEN INTEGRAL

Tunja, 28 de noviembre de 2014 Doctora MONICA EDELMIRA RAMÍREZ GONZÁLEZ Personera Municipal de Tunja Ciudad ASUNTO: Dictamen de Auditoría Gubernamental, modalidad regular, a la Personería Municipal de Tunja, vigencia 2013. Respetada doctora Mónica Edelmira: La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, practicó Auditoría Gubernamental, modalidad Regular a la Gestión Fiscal de la Personería Municipal de Tunja, vigencia 2013, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, con que se administraron los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados; el examen del Balance General Consolidado a 31 de diciembre de 2013 y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2013. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, se evaluó el Control Fiscal Interno. Es responsabilidad de la Personería Municipal de Tunja, el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría; nuestra responsabilidad consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, con fundamento en el concepto sobre la gestión adelantada por la Entidad en las áreas o procesos auditados, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de general aceptación contenidas en la Guía de Auditoría Territorial - GAT, compatibles con las políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, por tanto requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcionara una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral.


PÁGINA 5 de 77


La auditoría incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en el fondo documental de la Contraloría Municipal de Tunja. 1.1. CONCEPTO SOBRE EL FENECIMIENTO Con base en la calificación total de 80.4 puntos, sobre la evaluación de los componentes de Gestión, Resultados y Financiero, la Contraloría Municipal de Tunja, FENECE la cuenta de la Personería Municipal de Tunja para la vigencia fiscal 2013.

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.5 46.3

2. Control de Resultados 0.3 26.7

3. Control Financiero 0.2 7.3

Calificación total 1.00 80.4

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

PERSONERIA MUNICIPAL DE TUNJA

VIGENCIA AUDITADA 2013

Calificación Parcial

89.0

36.7

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

92.6

FENECE

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:

1.1.1 Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja, como resultado de la auditoría realizada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la evaluación de gestión contractual, revisión de la cuenta, legalidad, plan de mejoramiento y control fiscal interno, lo que arrojó una calificación de 92.6 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


PÁGINA 6 de 77


Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.65 63.9

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.05 4.4

3. Legalidad 0.10 8.5

4. Gestión Ambiental 0.00 0.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 0.10 8.6

7. Control Fiscal Interno 0.10 7.2

1.00 92.6

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Favorable

Desfavorable

71.8

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

0.0

0.0

98.3

88.2

85.3

85.7

TABLA 1



VIGENCIA 2013

CONTROL DE GESTIÓN


1.1.2 . Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja, como resultado de la auditoría adelantada, considera que el concepto del Control de Resultados es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los aspectos misionales consignados en planes, programas y proyectos, lo que arrojó una calificación de 89.0 puntos, proveniente de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 89.0


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos


VIGENCIA 2013

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

89.0


Concepto

Favorable


1.1.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tunja, como resultado de la Auditoría desarrollada, precisa que el


PÁGINA 7 de 77


Control Financiero y Presupuestal es Desfavorable, como resultado de la evaluación de los estados contables, la gestión presupuestal y financiera, lo que arrojó una calificación de 36.7 puntos, proveniente de ponderar los factores que a continuación se relacionan:


Total

1. Estados Contables 0.60 0.0

2. Gestión presupuestal 0.20 16.7

3. Gestión financiera 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Desfavorable

Concepto

83.3

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2013

100.0

TABLA 3

0.0



1.1.3.1. Opinión sobre los Estados Contables En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales al 31 de diciembre de 2013, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social, y los cambios en el Estado del Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son NEGATIVOS debido a que no presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Personería Municipal de Tunja al 31 de diciembre de 2013, y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescitos por el Contador General de la Nación. MIRYAM R. TOCARRUNCHO P. HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal (C.) Profesional Especializado - Líder auditoría

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Contadora - Contratista

T.P 97347-T

REGISTRO INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD REGULAR CÓDIGO R-AF-15 VERSIÓN 00

PÁGINA 8 de 77

NOMBRE CARGO FECHA

ELABORO:

REVISO:

Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76

Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: [email protected]

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la Auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es favorable, consecuencia de la evaluación de los siguientes factores: 2.1.1 Gestión contractual De acuerdo con la información suministrada por la Personería Municipal de Tunja, en cumplimiento de la Resolución Nº 020 del 31 de enero de 2011 “Por la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja” vigente hasta el 16 de diciembre de 2013 y la resolución No. 175 del 17 de diciembre de 2013 “Por la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición electrónica y la revisión de cuentas e Informes que se presentan a la Contraloría Municipal de Tunja”, se estableció que la Personería Municipal de Tunja durante la vigencia 2013 suscribió treinta y ocho (38) contratos por valor de $159.596.649 distribuidos así:

Personería Municipal de Tunja - Contratación 2013

Cantidad Clase Valor $

29

Prestación de Servicios

128.149.952

8 Suministros 24.446.697

1 Consultoría y otros 7.000.000

38 <=== Totales ===> 159.596.649 Fuente: Rendición SIRECT, F20_13A_AGR, Personería Municipal de Tunja

2.1.1.1. Determinación de la muestra De un universo de 38 contratos por valor de $159.596.649, se auditaron 11 contratos por valor de $82.969.417, equivalente al 51.99% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión. En el siguiente cuadro se relaciona la muestra de contratos estudiados:


PÁGINA 9 de 77


Número

Del

Contrato Objeto Del Contrato

Valor Inicial Del

Contrato

Nombre Completo Del

Contratista

Fecha De

Suscripción

Del

Contrato

201300001

PRESTACION DE SERVICIOS DE ASESORIA JURIDICA EXTERNA A LA

PERSONERIA MUNICIPAL DE TUNJA. 18,893,300

SILVA CAMPOS CLAUDIA

PATRICIA. 2013/01/15

201300002

PRESTACION DE SERVICIOS DE ASESORIA JURIDICA EXTERNA A LA

PERSONERIA MUNICIPAL DE TUNJA. 13,257,867 DIAZ OSTOS MARTHA CECILIA. 2013/01/29

201300004

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL VEHICULO DE PLACAS OCJ

725 DE PROPIEDAD DE LA PERSONERIA DE TUNJA. 7,000,000

ESTACION DE SERVICIOS

PLAZA REAL. 2013/02/05

201300007

CAPACITACION EN DERECHOS HUMANOS EN SEGURIDAD VIAL

DIRIGIDA A 150 CONDUCTORES DE SERVICIO DE TRANSPORTE

PUBLICO COLECTIVO EN LA CIUDAD DE TUNJA `RELACION

CONDUCTOR-PEATON-PASAJERO. 1,300,000

AVILA MORENO AIDA

KARINA. 2013/04/15

201300008

SOPORTE Y ACTUALIZACIOIN DE LOS MODULOS DE

CONTABILIDAD. TESORERIA CONTROL PRESUPUESTAL. ALMACEN E

INVENTARIOS. NOMINA Y CONTROL DE CONTRATOS. 7,036,850 SYSMAN LTDA 2013/04/15

201300010

PRESTACION DE SERVICIOS TECNICOS PARA EL APOYO JURIDICO

EN MATERIA DISCIPLINARIA EN LAS ACTIVIDADES QUE ADELANTA

LA DELEGATURA PARA LA VIGILANCIA ADMINISTRATIVA. 5,200,000

RINCON MORALES EDGAR

HERNANDO. 2013/05/06

201300011

SUMINISTRO DE PAPELERIA. UTILES DE ESCRITORIO Y ELEMENTOS

DE ASEO PARA LA PERSONERIA MUNICIPAL DE TUNJA. 8,602,200 PUBLIGRAFICAS YILBER 2013/05/10

201300012

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE REPUESTOS Y MANTENIMIENTO

PARA EL VEHICULO CAMIONETA CAMPERO KIA DE PLACAS OCJ 725

MODELO 2011 DE PROPÍEDAD DE LA PERSONERIA DE TUNJA 5,679,200

ALMACEN AUTORREPUESTOS

LTDA 2013/05/10

201300015

ASESORIA EN LA FORMULACION E IMPLEMENTACION DEL

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD BASADO EN LOS REQUISITOS

DE LA NORMA NTCGP1000:2009 Y ARTICULACION DEL

MECI1000:2005 PARA LA PERSONERIA DE TUNJA. 13,000,000

INGENIERIA SOLUCIONES Y

SERVICIOS DE COLOMBIA

S.A.S. 2013/07/29

201300018

CAPACITACION EN DERECHOS HUMANOS EN LA SEGURIDAD VIAL

DIRIGIDA A150 CONDUCTORES. 1,300,000 AIDA KARINA AVILA MORENO 2013/11/07

201300020

APOYO A LA GESTION FORTALECIENDO LA MISION DEL

CONOCIMIENTO DE SUS DERECHOS A LOS CIUDADANOS. 1,700,000 JORGE LUIS RODRIGUEZ VEGA. 2013/11/19

SUB-TOTAL 82,969,417 De la muestra seleccionada se examinó si los contratos se ajustaron a los principios de la contratación, esto es de economía, transparencia, responsabilidad y selección objetiva; se examinó si los contratos celebrados se desarrollaron con ocasión del objeto contractual establecido en cada uno de ellos, en cuanto a las especificaciones técnicas, deducciones de ley, bienes y servicios adquiridos, labores de supervisión e interventoría y oportunidad del contrato. De igual manera se examinó si con antelación a su celebración, se realizaron los estudios previos, cumpliendo con las formalidades legales exigidas por las normas contractuales regulatorias de la materia, es decir si en estos se hicieron los análisis de necesidades técnicas, presupuestales, jurídicas, de conveniencia, de la modalidad de contratación, de las calidades a cumplir y de la justificación del valor de la contratación, entre otros.


PÁGINA 10 de 77


La Gestión Contractual de la entidad auditada, cumple con principios de transparencia y responsabilidad de la función administrativa y contratación estatal. Los contratos revisados cumplen con la ejecución contractual y la liquidación de los mismos. A continuación se relaciona la matriz de calificación de la gestión contractual de la vigencia 2013. Como resultado de esta Auditoría, el concepto de la gestión en la ejecución contractual es Favorable, consecuencia de los siguientes hechos y resultado de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 8 100 3 0 0 0 0 100.00 0.50 50.0

Cumplimiento deducciones de ley 88 8 33 3 0 0 0 0 72.73 0.05 3.6

Cumplimiento del objeto contractual 98 8 100 3 0 0 0 0 98.48 0.20 19.7

Labores de Interventoría y seguimiento 100 8 100 3 0 0 0 0 100.00 0.20 20.0

Liquidación de los contratos 100 8 100 3 0 0 0 0 100.00 0.05 5.0

1.00 98.3

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

Ponderación Puntaje Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA 2013

Calificación

Eficiente

TABLA 1-1


VARIABLES A EVALUAR Promedio

La gestión contractual realizada por la Personería Municipal de Tunja durante la vigencia 2013, alcanzó un puntaje del 98.3, sin embargo la Entidad presentó debilidades en la elaboración de los estudios previos en cuanto a la cuantificación del presupuesto oficial estimado, en la publicación de la actuación contractual en el SECOP, en la aplicación de los descuentos de ley, entre otras inconsistencias como se expresa en las siguientes observaciones: 2.1.1.2 Observaciones detectadas en la muestra estudiada

OBSERVACIÓN No. 1 En los estudios previos de algunos contratos se fija el valor del contrato y la forma de pago del mismo, cuando en éstos se debe definir es el procedimiento para establecer el valor del contrato, de acuerdo con los precios del mercado. Lo anterior quiere decir que al momento de elaborar los estudios previos ya se conoce el contratista y el valor de la propuesta. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: La Personería de Tunja, para estimar el valor de los contratos realiza análisis económico, de


PÁGINA 11 de 77


acuerdo a cotizaciones previamente solicitadas, de igual manera la entidad en los contratos que ha efectuado por modalidad de Contratación Directa, en contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión se verifica la idoneidad y experiencia del contratista directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que se haya obtenido previamente varias ofertas, de conformidad al mandato legal para tal fin. De igual forma la entidad ha fijado honorarios profesionales de acuerdo a la contratación efectuada en las vigencias anteriores con temas relacionados; No significando lo anterior que desde la elaboración de los estudios previos se conozca al contratista y su valor de la propuesta, como lo menciona la Contraloría en la observación. Es de aclarar que la Contratación Pública celebrada por la Personería de Tunja durante la vigencia 2013, se dio aplicación a las disposiciones contenidas en el Decreto 734 de 2012, cumpliendo así, con las exigencias para la legalización y ejecución de los contratos. La entidad contrata así el valor de los contratos suscritos por prestación de servicios.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: En cumplimiento a lo indicado en el Artículo 2.1.1 del decreto 734 de 2012, numeral 4, relacionado con el valor estimado del contrato, el cual establece “…indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación…”, vigente para la época de los hechos, es evidente que en el contenido de los estudios previos se debían indicar las variables tenidas en cuanta para establecer el valor del contrato. Es necesario que en los estudios previos se establezca la forma como se calcula el valor aproximado a contratar, registrando cuántas cotizaciones se realizaron y estableciendo el valor promedio de dichas cotizaciones; aunque la Personería sustenta que realiza análisis económico de acuerdo a cotizaciones previamente solicitadas, la Contraloría no se explica por qué en los estudios previos el valor es exacto al valor del contrato, cuando se dice que se obtienen previamente varias cotizaciones; si así fuere, se debería decir que se obtuvo un total de equis cantidad de cotizaciones por un valor total de equis valor para un promedio de equis valor. Por lo anterior la observación se mantiene y se establece como hallazgo administrativo, que debe ser objeto de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 2 En el contrato No. 201300001 a nombre de Claudia Patricia Silva Campos, al pagar el período 14 al 31 de diciembre de 2013 con el comprobante de egreso No. 2013000371 del 26 de diciembre de 2013 el cual está por valor de $893.300, cuando el valor a pagar y según cuenta de cobro es $853.300, pagándose un mayor valor de $40.000. Además en este pago no se efectuaron los descuentos de ley y la orden de pago No. 2013000157 está mal elaborada ya que está por un valor de $1.640.000. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo con alcance fiscal por valor de $40.000.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: El contrato No. 2013000001 a nombre de Claudia Patricia Campos, se firmó por un valor de DIECINUEVE MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y TRES MIL TRESCIENTOS PESOS


PÁGINA 12 de 77


($19.893.300.00) m/cte, pagado en 10 cuotas cada una por valor de UN MILLON SEISCIENTOS CUARENTA PESOS (1.640.00.00) m/CTE y una cuota de $1.600.000.00 lo cual nos arroja un valor efectivamente cancelado de DIECIOCHO MILLONES DE PESOS ($18,000.000.00), quedando pendiente el último pago de OCHOCIENTOS NOVENTA Y TRES MIL TRESCIENTOS PESOS ($893.300.00) pago que se efectuó en el egreso No. 371 del 23 de diciembre de 2013, el error se encuentra en la cuenta de cobro suscrita por el contratista, pero esta entidad canceló el valor de acuerdo a la suma correcta. En cuanto a la orden de pago en el momento de la revisión contable se corrigió pero no se cambió en la cuenta física, no se efectuaron descuentos porque la base salarial no alcanzaba para los mismos, Anexo 1. Listado de comprobante cancelado de acuerdo a la disponibilidad (valor total del Contrato) Anexo 2, Orden de Pago. Anexo 3. Egreso 371.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Con base en los anexos adjuntos a la respuesta, especialmente el listado de comprobantes que afectaron el pago del contrato, se observa que se pagaron 10 cuotas de $1.640.000 y una de $1.600.000 para un total de $18.000.000, más el comprobante de egreso No. 2013000371 por valor de $893.300, se totaliza un valor de $18.893.300, valor igual al del contrato, por lo que tal como lo dice la Personería se cometió un error en el valor de la cuenta de cobro. De otra parte la orden de pago No. 2013000157 adjunta al contrato que está por valor de $1.640.000, el valor real es de $893.300, al explicar la Personería que al momento de la revisión contable se corrigió pero no se cambió en la cuenta física, por lo que el valor real de dicha orden de pago es $893.300, el cual se anexa a la réplica. Por lo anterior se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 3 En el contrato de prestación de servicios No. 201300002 a nombre de Martha Cecilia Díaz Osttos, el último pago corresponde a un valor de $1.277.867 por pagarse 32 días, sin embargo la cuenta de cobro está mal elaborada por cuanto se pasó por $1.198.000 y la resolución de pago No. 340 de 2013 por $1.226.567, presentándose errores de digitación numéricos en el trámite de estos dos últimos documentos. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Como se puede corroborar en el listado de comprobantes anexo, el Pago se efectuó acorde al valor del contrato, el contratista anotó por error el monto a cancelar. Documentos que en adelante serán cuidadosamente revisados al igual que las Resoluciones de pago (Anexo 1).

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La observación es aceptada por la Personería en la cual manifiesta que en adelante serán cuidadosamente revisadas las cuentas de cobro al igual que las Resoluciones de pago. Por lo anterior se establece como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 4


PÁGINA 13 de 77


En el contrato de suministros de combustibles No. 201300004 a nombre de Estación de Servicios Plaza Real, se insertan documentos que no corresponden al contrato (folios 68 al 72; 86 al 90; 106 al 107; 124 al 125) por lo que se encuentran falencias en el proceso de archivo, además se anexan documentos repetidos (acta de recibo a satisfacción y acta de liquidación del contrato). De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: No son ajenos los documentos relacionados por la Contraloría Municipal de Tunja, en los folios 68 al 72; 86 al 90; 106 al 107; 124 al 125, pertenecen al contrato 201300004, por cuanto la oficina de Control Interno, adoptó la medida de control en aras de garantizar la austeridad del gasto y teniendo en cuenta que no se contaba con funcionario de planta para desempeñar el cargo de conductor de la entidad, existiendo para la época nombramientos como personal supernumerario con funciones de conductor, por tal motivo se solicitó que se rindiera informe pormenorizado de los desplazamientos realizados con el vehículo de propiedad de la Personería de Tunja, y de esta forma tener mayor control durante los intervalos de provisión de combustible al mencionado vehículo (anexo 14 folios).

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se acepta la respuesta presentada por la Personería y se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 5 En el contrato No. 201300007 a nombre de Aida Karina Avila Moreno, en la resolución No. 086 del 15 de abril de 2013 por medio de la cual se asignan funciones de supervisión, el contenido del artículo primero es incoherente con el objeto del contrato. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: La Resolución No. 086 de fecha 15 de abril de 2013, presenta error en el objeto del contrato, documento que en adelante será minuciosamente revisado.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Personería informa que se presenta error en la transcripción del objeto del contrato, documento que en adelante será minuciosamente revisado, aceptando la observación. Por lo anterior se establece como hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 6 En el contrato de Asesoría Técnica No. 201300008 a nombre de Sysman Ltda, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En la orden de pago No. 2013000037 del 11 de junio de


PÁGINA 14 de 77


2013 por reteiva se retiene el 50% ($61.000) cuando según el artículo 437-1 del E.T. se establece que la retención será del 15% del valor del impuesto ($18.199), por lo que se retuvo ($42.801) de más; ante reclamación del contratista, la Personería en la orden de pago No. 2013000052 del 11 de julio de 2013 reintegra dicho valor, pero dicho valor ya había sido girado a la DIAN por lo que la Personería presuntamente pagó $42.801 de más por este error. b) El Contrato no fue publicado en el SECOP contraviniendo lo establecido en el artículo 8 del Decreto No. 2474 del 2008, artículo 94 de la ley 1474 de 2011, artículo 4 del Decreto 2516 de 2011 y artículos 3.5.3 y 3.5.4 del Decreto 734 de 2012. c) Los estudios previos fueron elaborados con la información contenida en la propuesta del único proponente, lo anterior se sustenta en que la información contenida en el numeral 8 "Especificaciones técnicas" de los estudios previos es idéntica con la información contenida en el numeral 3 "Precios de producto/servicios-tipo Bronze" de la propuesta del contratista. d) En las deducciones del contrato se descuenta $181.600 por concepto de Impuesto contribución al deporte, cuando el Decreto 389 de 2006 "Estatuto de Rentas del Municipio de Tunja" en su artículo 278 establece que "La tarifa a la contribución al deporte municipal será del 3% del valor de las cuentas y se cobrará únicamente sobre el contrato u órdenes superiores a 15 SMLMV salarios mínimos legales mensuales vigentes, es decir $8.842.400 y el contrato se suscribió por $7.036.850, por lo que no era procedente realizar ese descuento. De no ser aclaradas las observaciones, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo con alcance fiscal por valor de $42.801 y disciplinario por la no publicación en el SECOP y aplicación de descuentos cuando la norma no lo establece de esa forma.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: a. La orden de pago mencionada No. 2013000037, no corresponde al contrato con Sysman Ltda, está a nombre de BAEZ FIGUEROA SONIA PILAR por valor de $103.720.oo. Las órdenes de pago que corresponde a Sysman Ltda son los Nos 137, 168, 201, 230, 268, 287, 318 y 372.

Al comentario “ante reclamación del contratista”, no es cierto puesto que según oficio del mismo mes de Junio anexo, es la contadora quien solicita el pago del mayor valor descontado a Sysman Ltda en el mismo mes; además en la factura No. 767 de Sysman Ltda viene la liquidación “RETEIVA 18,199”, no existiendo en ningún momento reclamación del contratista.

Al comentario “pero dicho valor ya había sido girado a la DIAN por lo que la Personería presuntamente pagó $42.801 de más por este error”: No es cierto ya que según la Declaración mensual de retención en la fuente del mes de Junio de 2013 No.3507750904026 presentada el 8 de julio de 2013, en el título “Retenciones practicadas a título de ventas (I.V.A.)”, renglón 45 “A responsables del régimen común” el valor causado es $18.000, que corresponde al 15% del valor del impuesto a las ventas, cumpliendo con lo estipulado en el art 437-1 del E.T.; y según Recibo Oficial de Pago DIAN No 4907833005011 pagado el 9 de julio de 2013 se canceló la suma de $18.000. (Anexo: 7 folios)


PÁGINA 15 de 77


b. El contrato 201300008, fue publicado en la cartelera de la entidad, como se verifica en la constancia de fijación de fecha 25 de abril de 2013, debido a que la página del SECOP presentaba errores, se procedió conforme a lo establecido en el Art. 34 No. 26 del C.U.D. Deberes de todo servidor público. La entidad ha venido realizando publicación en la cartelera de la entidad de la contratación celebrada por la misma. Mes a mes. (anexo 1 folios) c. El contrato No. 201300008, se realizó mediante la modalidad de contratación directa, por lo tanto la entidad, verificó la idoneidad y experiencia del contratista directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que se haya obtenido previamente varias ofertas. De conformidad al precepto legal en la materia. d. Según comprobante de contabilidad No 201400001001 del 24 de octubre de 2014, se causa la cuenta por pagar al contratista Sysman Ltda por valor de $181.600 y según comprobante de contabilidad No 201400001002 del 24 de Octubre de 2014 se causa la cuenta por cobrar a Indeportes Boyacá para ser cruzada en la cuenta auxiliar que se lleva con dicha Entidad (Anexo 2 folios).

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: A la observación No. 6, literal a), la Personería adjunta el formulario No. 3507750904026 de la DIAN correspondiente a la declaración Mensual de Retención en la Fuente del periodo seis (6) en el que en el renglón 45 “A responsables del régimen común” se registra un valor de $18.000 que corresponde al 15% del valor de reteiva del contrato de Asesoría Técnica No. 201300008 a nombre de Sysman Ltda, con el que se demuestra que NO se giró un mayor valor a la DIAN, levantándose de esta forma la observación. En cuanto al literal b), que trata de la no publicación del contrato en el SECOP, la Personería manifiesta que “debido a que la página del SECOP presentaba errores, se procedió conforme a lo establecido en el art. 34 No. 26 del C.U.D, realizando publicación en la cartelera de la entidad de la contratación celebrada por la misma mes a mes” y se adjunta fotocopia de la relación de contratos celebrados y adjudicados en el mes de abril de 2013. El numeral 26 del artículo 34 de la ley 734 de 2002 establece: “Publicar en las dependencias de la respectiva entidad, en sitio visible, una vez por mes, en lenguaje sencillo y accesible al ciudadano común, una lista de las licitaciones declaradas desiertas y de los contratos adjudicados, que incluirá el objeto y valor de los mismos y el nombre del adjudicatario”, sin embargo la norma expuesta por la Personería no sustituye la obligación que tiene la entidad de publicar todos los actos contractuales en el SECOP, antes, durante y después del proceso contractual; la norma citada se aplica después de celebradas las licitaciones y adjudicados los contratos. Por lo anterior se contraviene lo establecido en el artículo 2.2.5. Del Decreto 734 de 2012, configurándose un hallazgo administrativo con alcance disciplinario. En relación al literal c) de la observación No. 6 que trata de que los estudios previos fueron elaborados con la información contenida en la propuesta del único proponente, sustentado en que la información contenida en el numeral 8 "Especificaciones técnicas" de los estudios


PÁGINA 16 de 77


previos es idéntica con la información contenida en el numeral 3 "Precios de producto/servicios-tipo Bronze" de la propuesta del contratista, la Personería manifiesta que el contrato “se realizó mediante la modalidad de contratación directa, por lo tanto la entidad, verificó la idoneidad y experiencia del contratista directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que se haya obtenido previamente varias ofertas, de conformidad al precepto legal en la materia”. La respuesta no es del recibo de la Contraloría por cuanto la información contenida en el numeral 8 de los estudios previos es idéntica a la información contenida en la propuesta del contratista, observándose que no se hizo estudio para la cuantificación del monto del contrato. Por lo anterior se establece la observación como hallazgo administrativo. En cuanto al literal d) de la observación No. 6, en el que se establecía que no era procedente el descuento del 3% por impuesto contribución al deporte, la Personería presenta respuesta que no es acorde con la observación planteada. Por consiguiente la observación queda de la siguiente forma: La Personería Municipal de Tunja efectúa deducciones por concepto de impuesto contribución al deporte a contratos inferiores a 15 SMLMV (salarios mínimos legales mensuales vigentes), contraviniendo lo establecido en el artículo 278 del Decreto 389 de 2006 "Estatuto de Rentas del Municipio de Tunja" que establece que "La tarifa a la contribución al deporte municipal será del 3% del valor de las cuentas y se cobrará únicamente sobre el contrato u órdenes superiores a 15 SMLMV salarios mínimos legales mensuales vigentes. Por lo anterior la observación se configura como hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 7 El contrato No. 201300010 a nombre de Edgar Hernando Rincón Morales por valor de $5.200.00 no se publicó en el SECOP. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Referente al contrato 201300010, a nombre de EDGAR HERNANDO RINCON MORALES, SI fue publicado en el SECOP. Según documento que se anexa (Anexo 2 folios).

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se anexa documento que demuestra que el contrato si fue publicado en el SECOP. Se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 8 En el contrato de suministros No. 201300013 a nombre de Almacén Auto-Repuestos Ltda, por valor de $5.679.200, al pago del contrato se descontó impuesto por contribución al deporte, cuando este no era procedente.


PÁGINA 17 de 77


De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según comprobante de contabilidad No 201400001003 del 24 de octubre de 2014, se causa la cuenta por pagar al contratista Almacén Autorepuestos Ltda por valor de $133.521 y según comprobante de contabilidad No 201400001004 del 24 de Octubre de 2014 se causa la cuenta por cobrar a Indeportes Boyacá para ser cruzada en la cuenta auxiliar que se lleva con dicha Entidad.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Personería presenta respuesta que no es acorde con la observación planteada, por consiguiente queda de la siguiente forma: La Personería Municipal de Tunja efectúa deducciones por concepto de impuesto contribución al deporte a contratos inferiores a 15 SMLMV (salarios mínimos legales mensuales vigentes), contraviniendo lo establecido en el artículo 278 del Decreto 389 de 2006 "Estatuto de Rentas del Municipio de Tunja" que establece que "La tarifa a la contribución al deporte municipal será del 3% del valor de las cuentas y se cobrará únicamente sobre el contrato u órdenes superiores a 15 SMLMV”. Por lo anterior la observación se configura como hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 9 En el contrato de prestación de servicios No. 201300015 a nombre de "INGESSE S.A.S.", INGENIERIA SOLUCIONES Y SERVICIOS DE COLOMBIA S.A.S., el valor del contrato es por $13.000.000 y al sumar los comprobantes de egreso totalizan un valor de $13.739.551, presentándose un mayor pago de $739.551. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo con alcance fiscal por valor de $739.551.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: El pago del contrato de prestación de servicios No 201300015 a nombre de INGESSE S.A.S., por valor de $13.000.000 quedó discriminado así: FACTURA COMPROBANTE VALOR VALOR DE EGRESO PAGADO RETENCIONES

0005 246 2.442.207 157.793 0009 285 4.173.363 287.086 354 739.551 0 0013 382 4.912.914 287.086 TOTAL 12.268.035 731.965

Por lo anterior la suma de los comprobantes de egreso es $12.268.035 que corresponde a los valores efectivamente girados al contratista más los descuentos efectuados da un total de $13.000.000 (Anexo: 6 folios).

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA:


PÁGINA 18 de 77


Se anexan cuatro comprobantes de egresos que totalizan $12.268.035, más los descuentos por valor de $731.965, totalizan un valor de $13.000.000, observándose que no hay un mayor pago. Por lo anterior se levanta la observación.

OBSERVACIÓN No. 10 En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 201300018 a nombre de AIDA KARINA AVILA MORENO por valor de $1.300.000 el soporte económico de los estudios previos está dado por el valor de la propuesta presentada por la contratista, más no por un estudio técnico o de mercado. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Respecto al Contrato No. 201300018 de AIDA KARINA AVILA MORENO la entidad tuvo en cuenta la idoneidad y experiencia del contratista, como se observa en la hoja de vida a folios 13 a 17 del Contrato, es una profesional en Psicología, Especialista en Salud Ocupacional y prevención de riesgos laborales, Especialista en Psicología de las Organizaciones y cuenta con Maestría en Psicología. Además tiene amplia experiencia directamente relacionada con el objeto contratado y ejecutado (Anexo 4 folios).

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: En la observación no se cuestiona la idoneidad y experiencia de la contratista sino la forma de establecer el valor del contrato, pues este no obedeció a un estudio técnico o de mercado, incumpliendo el Artículo 2.1.1 numeral 4° del Decreto 734 de 2012; solo se tuvo en cuenta la propuesta de la contratista. Por lo anterior la observación se establece como hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 11 En el contrato No. 201300020, a nombre de JORGE LUIS RODRÍGUEZ VEGA por valor de $1.700.000, en los estudios previos se fijó un presupuesto de $1.450.000, mientras que la propuesta fue presentada por $1.700.000, siendo firmado el contrato por el valor de la propuesta. Además falta lista de asistentes a la capacitación en Liderazgo y Emprendimiento Empresarial y Estatuto del Consumidor dirigido a presidentes y líderes de las juntas de acción comunal, con el propósito de establecer el cumplimiento del objeto del contrato. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Por error involuntario, se colocó en los Estudios Previos, valor diferente a lo realmente comprometido en el contrato, valor este que se encuentra respaldado por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2013000132 de fecha 15 de noviembre de 2013. Se anexa listado de asistentes a la capacitación realizada por la Delegatura de los Derechos Humanos


PÁGINA 19 de 77


de la entidad, en Liderazgo y Emprendimiento Empresarial y Estatuto del Consumidor (Anexo 7 Folios)

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Personería anexa listado de asistentes a la capacitación realizada por la Delegatura de los Derechos Humanos, en Liderazgo y Emprendimiento Empresarial y Estatuto del Consumidor, con lo cual se levanta esta parte de la observación. Con relación al mayor valor contratado frente al valor proyectado en los estudios previos, la respuesta dada a esta parte de la observación, se establece que efectivamente el valor proyectado en los estudios previos es el mismo que se presenta en la propuesta, lo que quiere decir que cuando se elaboran los estudios previos ya se conoce quien va a ser el contratista. Asimismo se deduce de la respuesta dada, que primero se elabora el contrato y después se elaboran los estudios previos, o de lo contrario ¿cómo se explica que se cometió un error involuntario al colocar el precio en los estudios previos diferente al realmente comprometido en el contrato? Incumpliendo el Artículo 2.1.1 numeral 4° del Decreto 734 de 2012. Por lo anterior, la observación se configura como hallazgo administrativo.

2.1.1.3 Observaciones detectadas en el estudio a las órdenes de pago

Con base en papel de trabajo que reposa en el archivo documental de la auditoría, se estudió un total de treinta (30) órdenes de pago, las cuales presentan las siguientes observaciones:

OBSERVACIÓN No. 12 - En algunas órdenes de pago no se evidencia el RUT, ni certificado de aportes a seguridad social.

- El valor del comprobante de egreso No. 200 no concuerda con el valor de la planilla pagada.

- - Algunos comprobantes de egreso no contienen el CDP y Registro Presupuestal.

- - No se encontraron los siguientes comprobantes de egreso: 209, 211, 218, 339, 354, 355, 359, 363, 367, 370, 371, 373 y 382, correspondientes a los meses de agosto y diciembre de 2013.

- - - En algunos comprobantes de egresos el concepto se encuentran con tachones y

corregidos a esfero, además se reportan fechas erradas, como por ejemplo siendo del 31 de diciembre se reporta como del 13 de diciembre.

- Al no desvirtuar lo observado y aportar los soportes se configura como hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA:


PÁGINA 20 de 77


1. Se tramitaron 28 órdenes de pago las cuales reposaban en la carpeta que se puso a

disposición de la Contraloría, anexo 40 copia con los Rut Planillas de pago de las

Órdenes tramitadas durante los meses de agosto y diciembre de 2013.

2. El comprobante de egreso 200 el cual se encuentra girado por valor de TRES

MILLONES TRESCIENTOS NOVENTA Y DOS MIL SETECIENTOS PESOS,

($3.392.700.00) M/CTE., cuyo concepto es el pago de riesgos profesionales, salud,

pensiones y parafiscales correspondientes al mes de julio de 2013, la cual fue cancelada

por Internet.

3. Todas la Ordenes de Pago que se tramitan en esta Entidad se les expide previamente la

disponibilidad y el registro, como en el requerimiento no se precisa a cual no se le anexo

estos documentos se relacionan a continuación, su números fecha y valores de las ordenes

tramitadas en los meses de agosto y diciembre de 2013.

4. Anexo copia de los Comprobantes de egreso Nos. 209, 211, 218, 339, 355, 359, 363,

367, 370, 371, y 382, 373 los cuales se encontraban en las carpetas de la orden de

prestación de servicios que se encontraban en esa Entidad (anexos: 117).

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: 1. La Personería de Tunja allega los soportes correspondientes al Rut, que no se evidenciaron al efectuar la revisión. Se levanta esta observación.

2. La explicación dada a la orden de pago No. 200 del 12 de agosto de 2013 no se acepta, por cuanto el valor de esta orden esta mal diligenciado, siendo diferente en letras y números, se registra que se pagó $33.927.001 y en el giro se evidencia un valor de $3.392.700, por lo anterior se configura hallazgo administrativo. 3. Se acepta la respuesta dada sobre la expedición previa del CDP y Registro Presupuestal, ya que se adjuntaron los soportes de cada orden; por lo anterior se levanta lo observado.

- 4. La Personería de Tunja allega los comprobantes de egreso faltantes en la observación y se evidencia que la mayoría son anuladas, las demás cumplen con los requisito para su pago, por lo anterior se levanta la observación. Teniendo en cuenta que la Personería allega los soportes que no se evidenciaron en la revisión anterior, se levanta la observación con alcance disciplinario, pero al no desvirtuar y soportar la orden de pago No. 200, ya que no concuerda con el valor que se giró, además considerando que se evidencian órdenes con tachones y corregidas a esfero; se configura hallazgo administrativo que se debe incluir en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 13 La orden de pago No. 353 a nombre de Díaz Amaya Sandra Milena por concepto actividad


PÁGINA 21 de 77


Aguinaldo Boyacense desayuno Navideño, llama la atención que se utilicen recursos del presupuesto de la Personería para este tipo de eventos. Al no desvirtuar lo observado se configura presunto hallazgo administrativo con incidencia fiscal por valor de $824.200 teniendo en cuenta que el rubro presupuestal por el que se efectúa el pago, no determina este tipo de gastos y al parecer contraviene el Decreto 1737 de 1998.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: 1.4.2.01.01.02.03-04-COMITÉ DE DERECHOS HUMANOS: Por este rubro se pagarán las diferentes erogaciones que por concepto de organización de seminarios, talleres, encuentros y demás eventos relacionados con el tema de derechos humanos.

En su condición de órgano del Ministerio Público, le corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público; igualmente como representante de la comunidad, la Personería de Tunja, será ejemplo de gestión en beneficio del ser humano, bajo los principios de transparencia, autocontrol y eficiencia, buscando promover el respeto por el control y la participación social, en el objetivo de construir vidas en condiciones de dignidad humana. Por tal motivo, y existiendo dentro del presupuesto el rubro ya enunciado el cual fue utilizado para este evento, por parte de la Delegatura de los Derechos Humanos de la entidad.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La respuesta dada por la Personería no se acepta, por cuanto la realización de un desayuno navideño es un evento social, no se justifica como con realización de este evento se promueve la guarda y promoción de los derechos humanos, por cuanto las personas allí asistidas están en discapacidad y no están en capacidad de recibir capacitación o formación. En cambio con este pago se está contraviniendo las normas sobre austeridad y eficiencia en el gasto público como es el Decretos 1737 de 1998, artículo 12 que reza: “Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público. Se exceptúan de la anterior disposición, los gastos que efectúen el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y los Ministerios de Relaciones Exteriores y de Comercio Exterior”. Adicionalmente el número de personas atendidas en este centro corresponde a un total de 84 mujeres por lo que no se explica el pago de 135 tamales, por lo anterior se configura hallazgo administrativo con alcance fiscal y disciplinario por valor de $824.200.

OBSERVACIÓN No. 14 En las órdenes de pago números 368 y 369 por concepto de servicios de aseo, el rubro presupuestal no corresponde al concepto dado. Al no desvirtuar lo observado se configura como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Dentro de la planta de personal de la Personería de Tunja, no se encuentra funcionario asignado para realizar dichas funciones, en el presupuesto de la Entidad existe el rubro 2.1.4.01.01.01.02 -HONORARIOS PROFESIONALES: Estipendios por servicios


PÁGINA 22 de 77


profesionales prestados en forma transitoria y esporádica por personas naturales o jurídicas para ejecutar actividades desarrolladas en la atención de negocios o en el cumplimiento de funciones que se hallen a cargo del organismo o la entidad contratante, cuando las mismas no pueden cumplirse con personal de planta. De acuerdo a lo anterior, esta Entidad efectuó proceso de contratación No. 201300017, dando como resultado la contratación de servicios Integrales de Aseo a la ADMINISTRA RAM LTDA., por término de dos meses.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La respuesta dada por la Personería de Tunja no desvirtúa lo observado, ya que en concordancia con la definición del rubro imputado, los servicios contratados no son en atención al negocio de la entidad ni en cumplimiento de sus funciones. En consecuencia este gasto no se debía pagar por este rubro presupuestal. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo, se debe incluir en el plan de mejoramiento.

2.1.2 Rendición y revisión de la Cuenta En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 175 de 2013 “Mediante la cual se adopta el “Sistema de la Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT”, la Personería Municipal de Tunja rindió la cuenta el día 27 de febrero de 2014 a las 16:32. Por lo anterior, la Personería Municipal de Tunja rindió con oportunidad la cuenta de la vigencia 2013. Una vez realizado el estudio de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas a través de las variables de oportunidad, suficiencia y calidad, se emite un concepto Favorable, alcanzando un puntaje de 88.2 puntos.

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0.20 18.8

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0.40 35.3

Calidad (veracidad) 0.40 34.1

1.00 88.2

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

88.2

TABLA 1-2

94.1

85.3


Se evidenciaron inconsistencias en la rendición de los siguientes formatos a través del SIA:

OBSERVACIÓN No. 15 En el formato F20_13A_AGR "Formato de contratación completo", el objeto del contrato de prestación de servicios No. 201300002 está mal relacionado; se relaciona que corresponde a "La prestación del servicio de asesoría jurídica externa de la Personería Municipal de Tunja",


PÁGINA 23 de 77


cuando al cotejarlo con el objeto contenido en el contrato, éste corresponde a "La prestación del servicio de asesoría profesional contable externa a la Personería Municipal de Tunja". De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: En el formato F20_13A_AGR por error involuntario se transcribe en el objeto del Contrató No. 201300002, prestación de servicios contables externos. En adelante se revisará dicho informe con anterioridad. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Personería acepta la observación y debe ser incluida en el plan de mejoramiento como hallazgo administrativo, para acción de mejora.

OBSERVACIÓN No. 16 En el contrato de suministros No. 201300013 a nombre de Almacén Auto Repuestos Ltda, el valor del contrato está mal relacionado en el Formato F20_13A_AGR, se relaciona $7.000.000 cuando el valor real es $5.679.200. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Respecto al contrato 2013000013, Almacén Auto Repuestos Ltda, antes de iniciar el Proceso de Contratación se efectúa un estudio de mercadeo para determinar el monto estimado para iniciar la invitación de los servicios de mantenimiento de los servicios de la entidad, en este caso SIETE MILLONES DE PESOS ($7.000.000.00) M/CTE, al concluir el proceso antes de efectuar el contrato se expide el certificado con el valor real o sea el menor precio en este caso CINCO MILLONES SEISCIENTOS SETENTA Y NUEVE MIL DOSCIENTOS PESOS ($5.679.200.00) m/cte, disminuyendo la disponibilidad y reintegrando el excedente al presupuesto. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Al subir la información al SIRECT se debe relacionar los valores por los cuales efectivamente se firmaron los contratos, no los establecidos en los estudios previos. En este caso se observa que si se hizo estudios de mercado para elaborar los estudios previos. La observación se mantiene como hallazgo administrativo, para acción de mejora en el Plan de Mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 17 En el contrato No. 201300020, a nombre de Jorge Luis Rodríguez Vega por valor de $1.700.000, en el formato F20_13A_AGR el número de la cédula del contratista está mal relacionada es 1.049.621.379 y no 40.038.998. Asimismo, no hay uniformidad en la digitación de los NIT de los contratistas, por cuanto mientras que a unos se les coloca el


PÁGINA 24 de 77


dígito de verificación a otros se les suprime. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Se efectuará revisión previa de estos formatos antes de subirlos al sistema. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Personería acepta la observación y debe ser incluida en el plan de mejoramiento como hallazgo administrativo, para acción de mejora.

OBSERVACIÓN No. 18 Se vincula personal supernumerario para reemplazo de vacaciones, o para vincular personal del nivel asistencial, técnico o profesional, clasificando estos contratos con el código "C19" Otros, cuando esta forma de vinculación corresponde a contratos de prestación de servicios, por lo que se debe clasificar con el código "C1" Contratos de Prestación de Servicios. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: La vinculación de Personal Supernumerario para reemplazo de Vacaciones no consideramos que se clasifique con el Código C1: Contrato de prestación de servicios, por lo tanto se clasificó en el código C19: Otros, por cuanto es totalmente diferente así:

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PERSONAL SUPERNUMERARIO

Cancela la totalidad de salud, pensiones, riesgos profesionales y parafiscales por parte del contratista.

Solo cancela el 4% de salud y pensiones.

La entidad, no cancela prestaciones Sociales.

Se le cancelan las prestaciones de Ley.

No se le efectúa afiliación a ninguna entidad prestadora de salud por parte de la Entidad Contratante.

Se Afilia a una EPS que el funcionario escoja.

No se efectúan aportes a Pensiones por parte de la Entidad Contratante.

Se le aporta a pensiones la parte correspondiente por la Entidad y se gira la que se le descontó al funcionario.

No se afilia a riesgos profesionales por parte de la Entidad.

Se efectúa la afiliación y pago de riesgos profesionales por parte de la Entidad.

Cumplimiento de metas. Cumplimiento de Horario.

No obstante, si el ente de control estima pertinente que sea clasificado en el código C1, en adelante se tendrá en cuenta. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA:


PÁGINA 25 de 77


Si la vinculación de la persona se realiza mediante contrato de prestación de servicios se debe clasificar con el código “C1”, pero si se hace a través de resolución no se debe registrar como contrato, pues la vinculación no obedece a un acuerdo de voluntades. Se levanta la observación, pero debe tenerse en cuenta que este tipo de vinculaciones no se deben reportar en el formato de contratación.

OBSERVACIÓN No. 19 En el formato F01_AGR_ANEXO1 “Balance General”, se evidencia que los saldos de las cuentas del Pasivo y la cuenta 14 del Activo no concuerda con los saldos del libro mayor presentado por la Personería Municipal de Tunja. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según libro auxiliar de la cuenta 240101 cuentas por pagar Bienes y Servicios el saldo a 31 de diciembre de 2013 es 0. Según libro auxiliar de la cuenta 147090 otros deudores el saldo a 31 de diciembre es de $ 395.300 (Anexo 1)

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La respuesta dada por la Personería no desvirtúa lo observado, considerando que la información suministrada por esa Entidad y que reposa en las instalaciones de la Contraloría no concuerda con la reportada en la réplica (es otra información diferente). Por lo anterior se configura hallazgo administrativo, el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento y cumplir lo establecido.

OBSERVACIÓN No. 20 En el formato F01_AGR_ANEXO2 “Estado de Cambio en la Actividad financiera Económica y Social”, los valores registrados en este estado no concuerda con los registrados en los libros oficiales de contabilidad. Con lo anterior se evidencia que no hay confiabilidad en los estados financieros presentados en el SIRECT por la Personería Municipal de Tunja; por lo anterior se incumple con lo establecido en la resolución No. 175 de 2013, por lo tanto se aplicará lo dispuesto en la Resolución No. 127 del 22 de octubre de 2013 de la Contraloría Municipal de Tunja. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Se presentó diferencia por cuanto la información que se presentó en el SIRECT, correspondía a una base de datos desactualizada por lo tanto se ha actualizado y corregido dicha diferencia.



PÁGINA 26 de 77


La respuesta dada por la Personería de Tunja no desvirtúa lo observado, al contrario, confirma que los datos reportados en el SIRECT no corresponden a la realidad, ocasionando que el equipo auditor realizara sus revisiones con esta información, induciéndolo en error. Estas inconsistencias en la información conllevaron al atraso en el proceso auditor. La Personería en medio físico, en el desarrollo de la Auditoría presenta tres informes diferentes, sin que ninguno sea confiable, por tanto, al parecer, la entidad auditada está inmersa en una de las causales de sanción según la resolución No. 127 del 22 de octubre de 2013 y en incumplimiento de la resolución No. 175 de 2013, por lo tanto se configura hallazgo administrativo, disciplinario y sancionatorio.

OBSERVACIÓN No. 21 Las notas a los estados financieros no son claras, éstas deben revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras. Además, es de recordar que estas hacen parte integral de los estados financieros. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Se amplió la explicación y se aclaró en las notas a los estados financieros las transacciones, hechos y operaciones financieras correspondientes al año 2013.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: La Personería, dentro de la réplica no aportó la evidencia de la respuesta dada; por lo que se configura hallazgo administrativo consolidado con la observación 22 que corresponde a lo mismo.

OBSERVACIÓN No. 22 Las notas generales a los estados financieros básicos se refieren a las características, políticas, prácticas contables de la entidad, así como los aspectos que afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permiten revelar una visión global de la entidad y del proceso contable; se evidencia que las rendidas en la cuenta son muy superficiales y deben ser más enfáticas. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Se describió cada uno de los procesos implementados por el área de contabilidad de la Personería de Tunja, donde se observa control en el registro de los hechos económicos.



PÁGINA 27 de 77


La Personería no aportó la evidencia necesaria junto con la respuesta dada, de igual forma es consolidada con la observación 21 que corresponde a notas de contabilidad, por lo anterior se configura hallazgo administrativo.

Es responsabilidad de las entidades que administren fondos o bienes del Estado, rendir cuenta de su gestión a los organismos de control en los formatos que se tienen diseñados para ello, con calidad y precisión en la información suministrada. Las debilidades en el proceso de rendición, ocasionan que la información rendida no sea confiable. 2.1.3 Legalidad De conformidad con el articulo 161 numeral 2° del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”, la Personería Municipal de Tunja aplica las disposiciones del Decreto 734 de 2012, para todos sus procesos de contratación durante el período de transición que se extendió hasta el 31 de diciembre de 2013. En tal sentido, la contratación de la Personería Municipal de Tunja en sus etapas precontractual, contractual y pos-contractual, se encuentra dirigida al cumplimiento de los fines esenciales del Estado, los principios de la función administrativa, consagrados en el artículo 2 y 209 de la Constitución Política de Colombia, los principios de la gestión fiscal determinados en el artículo 3 de la Ley 610 de 2000, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 0734 de 2012, el Estatuto Anticorrupción o Ley 1474 de julio 11 de 2011, y demás normas que rigen la contratación estatal. La contratación realizada por la Personería Municipal de Tunja, cumple parcialmente con las formalidades regulatorias sobre estudios previos, celebración del contrato, especialmente por cuanto no se publica la totalidad de los contratos en el SECOP, pero se cumplen con las exigencias para su legalización y ejecución y en especial a la existencia de los respectivos certificados de disponibilidad y registros presupuestales. Con la información documental examinada se constató que el objeto contractual se cumpliera a cabalidad. Por lo anterior, se conceptúa Favorable la legalidad aplicada por la Entidad, con una calificación de 85.3 puntos con base en el siguiente resultado:


Atribuido

Financiera 0.40 32.5

De Gestión 0.60 52.8

1.00 85.3

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

81.3

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

88.0


PÁGINA 28 de 77


La Personería Municipal de Tunja se rige en materia presupuestal por el Decreto No. 111 de 1996 Estatuto Orgánico de Presupuesto General de la Nación, se verificó el cumplimiento de las normas presupuestales con el Decreto y las normas contables con el Régimen de Contabilidad Pública y demás normas vigentes. Sin embargo la calificación no es del 100% por cuanto se contravienen disposiciones en algunos procesos como se detalla a continuación: En el proceso de contratación algunos contratos no fueron publicado en el SECOP contraviniendo lo establecido en el artículo 8 del Decreto 2474 del 2008, artículo 94 de la ley 1474 de 2011, artículo 4 del Decreto 2516 de 2011 y artículos 3.5.3 y 3.5.4 del Decreto 734 de 2012. Por reteiva se retiene el 50% cuando según el artículo 437-1 del Estatuto Tributario se establece que la retención será del 15% del valor del impuesto. Los pagos efectuados a la DIAN por declaración de retención en la fuente no se están realizado de forma oportuna como lo establece el artículo 382 del estatuto tributario, de igual forma lo establece el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24 el cual literalmente indica: “Los agentes de retención del impuesto sobre la renta y complementarios, y/o impuesto de timbre, y/o impuesto sobre las ventas a que se refieren los artículos 368, 368-1, 368-2, 437-2 y 518 del Estatuto Tributario, deberán declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes, en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”. En las deducciones a algunos contrato se descuenta el Impuesto contribución al deporte, cuando el Decreto 389 de 2006 "Estatuto de Rentas del Municipio de Tunja" en su artículo 278 establece que "La tarifa a la contribución al deporte municipal será del 3% del valor de las cuentas y se cobrará únicamente sobre el contrato u órdenes superiores a 15 SMLMV salarios mínimos legales mensuales vigentes. Se sufragan gastos para desayuno navideño en las actividades del Aguinaldo Boyacense, para las mujeres discapacitadas que se albergan en el Asilo San José, contraviniendo las normas sobre austeridad en el gasto público, especialmente lo establecido en el artículo xxxx del Decreto 1737 de 1998. 2.1.4 Resultado seguimiento Plan de Mejoramiento En la presente auditoría, se evaluó el plan de mejoramiento producto de los hallazgos detectados en la Auditoria Gubernamental, modalidad Regular a la gestión fiscal de la Personería Municipal de Tunja, vigencia 2012. En cumplimiento de la metodología de los planes de mejoramiento y los avances que presentan los sujetos de vigilancia de control fiscal de la Contraloría Municipal de Tunja, y una vez evaluado el cumplimiento y la efectividad de las acciones correctivas del Plan de Mejoramiento suscrito, se asigna una calificación de 85.7 puntos por lo tanto se entiende


PÁGINA 29 de 77


como un Plan de Mejoramiento que “cumple”. El grado de cumplimiento al plan de mejoramiento está dado como consecuencia de la ponderación final de las siguientes variables:

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0.20 17.1

0.80 68.6

1.00 85.7

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

85.7

85.7

Calificación

Cumple

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Efectividad de las acciones


Si bien es cierto, el plan de mejoramiento evaluado se considera como cumplido, por la calificación que arrojó la matriz, es importante señalar que de veintiocho (28) actividades suscritas en el plan, ocho (8) se cumplieron parcialmente. A continuación se detallan los hallazgos parcialmente cumplidos, producto de la Auditoria Gubernamental, modalidad Regular a la Gestión fiscal de la Personería Municipal de Tunja, vigencia 2012: Hallazgo No. 2: Algunos datos rendidos en los formatos no coinciden con los que se cotejan con los documentos físicos. Hallazgo No. 4: No se están registrando los hechos financieros en el mes que se presentan, vulnerando el principio de causación. Hallazgo No. 13: La Personería Municipal de Tunja debe evaluar qué procedimiento de retención por salarios le beneficia al trabajador. Hallazgo No. 14: La resolución No. 094 del 17 de abril de 2009 debe modificarse, pues establece términos que están desactualizados, ya que el Código Contencioso Administrativo fue derogado por el artículo 309 de la Ley 1437 de 2011. De igual manera se debe actualizar los correos electrónicos que establece esta resolución. Hallazgo No. 16: La resolución de cuentas por pagar no refleja la realidad de los saldos pendientes por pagar por parte de la Personería Municipal de Tunja; toda vez que se constituyen pagos a favor de terceros por valores diferentes a los que contablemente se han causado. Hallazgo No. 19: Una vez revisado el portal web https://www.contratos.gov.co. se pudo evidenciar que los contratos de prestación de servicios no fueron publicados, lo que conduce a una violación de lo establecido en las normas de contratación pública reglamentadas en los numerales 17 y 18 del artículo 8 del decreto 2474 de 2008.


PÁGINA 30 de 77


Hallazgo No. 23: Los valores relacionados en los informes sobre austeridad y eficiencia en el gasto público difieren con los consignados en la ejecución presupuestal de gastos y en los libros contables de la entidad. Hallazgo No. 28: Se presenta aun debilidades en control interno contable; debido a la ausencia de manuales actualizados de los procesos financieros y contables; y mecanismos de autocontrol como parte integral de la dinámica e institución, evidenciando ausencia en mecanismos de control y verificación en las actividades del proceso contable. Como resultado de la presente auditoría, la Personería Municipal de Tunja debe elaborar un nuevo Plan de Mejoramiento, que incluya las acciones parcialmente cumplida. 2.1.5 Control Fiscal Interno La evaluación del Control Fiscal Interno a la Personería Municipal de Tunja, arrojó una calificación Con deficiencias, con un resultado de 74.5 puntos sobre 100.


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0.30 23.5

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0.70 51.0

1.00 74.5

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

CONTROL FISCAL INTERNO

72.9

TABLA 1-7


78.3

TOTAL

Calificación

Con

deficiencias

Fuente: Matriz de Gestión Fiscal

Se evidenció al evaluar el sistema de control interno de la Personería Municipal de Tunja, que el mismo presenta debilidades en la construcción de procedimientos, presentándose las siguientes falencias: - Se elaboran los diseños, estudios de prefactibilidad y factibilidad y estudios previos de necesidad y conveniencia, o maduración del proyecto, antes de iniciar el correspondiente proceso de contratación, se aplican pero con deficiencias. - La Entidad revisa que los oferentes tengan la capacidad financiera, técnica y legal que permitan con sus propuestas cumplir el objeto y demás condiciones contractuales, se aplica parcialmente y con deficiencias. - Se obtienen cotizaciones en empresas legalmente constituidas y que ofrezcan el mismo bien o servicio contratado, para determinar si el valor obedece a los precios reales del mercado y si las especificaciones técnicas corresponden a la calidad y a lo requerido por la Entidad (estudio de mercado, se aplica parcialmente con deficiencias. - La entidad no realiza la evaluación de los resultados de la contratación, en términos de calidad, cantidad y utilidad. - La Entidad no cuenta con un mecanismo para verificar el cumplimiento del resultado esperado y/o la satisfacción de la necesidad a contratar.


PÁGINA 31 de 77


- La entidad aplica el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) y demás normas técnicas contables para el registro de sus operaciones, con deficiencias. - Se llevan libros oficiales de contabilidad, con deficiencias. - Existen Manuales de sistemas y procedimientos contables, pero se aplican parcialmente y con deficiencias. - No se realizan conciliaciones bancarias mensuales por parte de personal ajeno a la Tesorería. - No se descuentan oportunamente las notas de débito en banco. - Cuando se hace las conciliaciones el jefe inmediato o superior no las revisa. - No existen procedimientos claramente definidos respecto a las transacciones en efectivo, concretados en: manuales de procedimientos, requisitos de supervisión y aprobación. - La oficina de control interno de la entidad no realiza confirmaciones de los saldos en bancos y concilia con los registros respectivos de los documentos soporte. - Los recursos obtenidos por intereses, no se aplican y registran en forma oportuna y en las cuentas apropiadas. - Los procedimientos de registro, validación y comprobación de las transacciones de tesorería no están formalizados por la administración. - El proceso de nómina no cuenta con las seguridades físicas y lógicas, con los suficientes controles que garanticen el pago correcto de los valores devengados. - No se hace oportuno el traslado o pago de las deducciones para salud (parafiscales), descuentos, embargos, etc.

2.1.6 cumplimiento de las normas de austeridad y eficiencia en el gasto público Mediante el anexo del formato F_43_CMT_ANEXO6 denominado “Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público” la Personería Municipal de Tunja, y a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, rindió la información relacionada con los informes de austeridad y eficiencia del gasto público de la vigencia fiscal 2013. Del informe consolidado de la vigencia 2013 se presenta el siguiente análisis: 2.1.6.1 Informe de gastos de personal

En el rubro “nómina” se relaciona un valor de $450.372.519, el mismo que en la ejecución presupuestal de gastos, sin embargo en este valor no se tiene en cuenta el valor de las cuentas por pagar que corresponde a un valor de $7.643.261, para un total de $458.015.780.

En el rubro “prima de alimentación” se relaciona un valor de $846.052, el mismo que en la ejecución presupuestal de gastos.

En el rubro “auxilio de transporte” se relaciona un valor de $1.230.000, el mismo que en la ejecución presupuestal de gastos.


PÁGINA 32 de 77


En el cuadro “Servicios Personales Indirectos” se relaciona un valor de $142.557.310, en la ejecución presupuestal de gastos se relaciona un valor de $143.666.768, presentándose una diferencia de $1.109.458.

2.1.6.2 Informe sobre asignación y uso de vehículos

En el rubro “2.2 COMBUSTIBLES Y ACEITES” se relaciona un valor de $6.999.000, el mismo que en la ejecución presupuestal de gastos.

En el rubro “3.1 MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS” se relaciona un valor de $5.457.017, el mismo que en la ejecución presupuestal de gastos.

2.1.6.3 Asignación de uso de teléfonos fijos

En la vigencia 2013 se efectuaron gastos por telefonía fija en cuantía de $2.054.180, sin embargo no se reporta informe sobre la asignación de teléfonos móviles o celulares.

2.1.6.4 Otros gastos

No se efectuaron gastos por concepto de “Inmuebles, mantenimiento y mejoras, como tampoco por Impresos, publicidad y publicaciones.

Se concluye que la Personería Municipal de Tunja aplica de manera adecuada las normas sobre austeridad y eficiencia en el gasto público.

OBSERVACIÓN No. 23 En el informe sobre austeridad y eficiencia en el gasto de “Servicios Personales Indirectos” se relaciona un valor de $142.657.310, mientras que en la ejecución presupuestal de gastos se relaciona un valor de $143.666.768, presentándose una diferencia de $1.009.458. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Por error de digitación se anotó en el cuadro sobre Austeridad del Gasto Contratación de Servicios Personales el valor de $91.046.143.00, en el código de Personal Supernumerario de Acuerdo al Auxiliar Presupuestal por Cuanto anexo el Valor real es de $91.856.041.00, más la cuenta por pagar por un valor de $199.560.00, para un valor total de $143.666.768.00, siendo este el valor real y reportado en la ejecución presupuestal del año 2013 (anexo 3).

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Con base en la información suministrada en la respuesta al informe preliminar, las cifras escritas no respaldan el valor de $143.666.768, por cuanto $91.856.041 más $199.560 suman $92.055.601, por consiguiente no se desvirtúa lo observado. Por lo anterior la observación se establece como hallazgo administrativo, para acción de mejora en el Plan de


PÁGINA 33 de 77


Mejoramiento.

2.1.7 Liquidación prestaciones sociales La Personería Municipal de Tunja al inicio de la vigencia 2013 contaba con una planta global de 13 funcionarios conformada de la siguiente manera: un (1) Personero municipal, siete (7) Personeros delegados, un (1) Técnico operativo y cuatro (4) Auxiliares administrativos. Mediante el Acuerdo Municipal No. 0008 del 20 de agosto de 2013 se reclasifican unos cargos y se crean otros, quedando una planta global de 19 funcionarios. Se crearon los siguientes cargos: un (1) personero delegado en Derechos Humanos, un (1) profesional especializado con funciones jurídicas y de contratación, una (1) secretaria ejecutiva y un (1) conductor, todos de libre nombramiento y remoción. La Planta de personal actual quedó conformada por: un (1) Personero municipal, ocho (8) personeros delegados, un (1) profesional especializado, dos (2) profesionales universitarios, un (1) técnico operativo, cuatro (4) auxiliares administrativos, una (1) secretaria ejecutiva y un (1) conductor. La naturaleza jurídica de vinculación es: un (1) cargo de período fijo, once (11) de libre nombramiento y remoción y siete (7) de carrera administrativa. 2.1.7.1 Vacaciones, prima de vacaciones y bonificación especial por recreación. En el estudio realizado a la liquidación a prestaciones sociales se verificó el pago de vacaciones, prima de vacaciones y bonificación especial por recreación de los siguientes funcionarios: Rosa Cristina Niño Avendaño, Alexandra Mariño Díaz, Nestor Javier Roncancio González, Deisy Katherine Roa Ortiz, Sonia Pilar Báez Figueroa, Gloria Yolanda Castelblanco Muñoz, Doris Mabel Riaño Mahecha, Sandra Liseth Piña Avila y Mónica Edelmira Ramírez González, llegando a la conclusión que éstas fueron liquidadas conforme a las normas vigentes y sin inconsistencias de fondo. 2.1.7.2 Prima de servicios De los trece (13) funcionarios que laboraban al 30 de junio de 2013, se le pagó prima de servicios a once (11) que tenían derecho, liquidándose conforme a lo establecido en el Acuerdo municipal No. 065 del 10 de septiembre de 1981, sin errores aritméticos en la liquidación, con excepción del pago al señor Hugo de Jesús Hernández Gamba a quien se le pagó un mayor valor al que tenía derecho en cuantía de $116.692, en razón a que en la liquidación se tuvo en cuenta factores salariales, cuando el artículo primero del Acuerdo No. 065 de 1981 establece que será equivalente a un mes de sueldo.

OBSERVACIÓN No. 24 En la liquidación de la prima de servicios del señor Hugo de Jesús Hernández Gamba, se paga un mayor valor de $116.692 al que tenía derecho, por cuanto se paga con factores salariales cuando el Acuerdo Municipal No. 065 de 1981 establece que es un sueldo. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo con


PÁGINA 34 de 77


alcance fiscal.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Se requirió al Funcionario en mención con el objeto de reintegrar el del valor mencionado de $119.692.00, el cual fue cancelado por concepto de doceavas de Prima de Servicio y Auxilio de Alimentación. Se requirió a SYSMA LTDA., con el objeto de ajustar el sistema con respecto a esta liquidación, y no se tenga en cuenta la doceava de prima de servicio ni de auxilio de transporte.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Una vez aceptado el pago demás por parte de la Entidad Auditada, el mayor valor pagado al señor Hugo de Jesús Hernández Gamba, que corresponde a $116.692, debe ser consignado a las cuentas de la Personería, de forma inmediata, antes de presentar plan de mejoramiento, y allegar copia de la consignación a la Contraloría Municipal de Tunja, de lo contrario se establecerá como hallazgo fiscal y será trasladado a las instancias correspondientes.

2.1.7.3 Prima de navidad En la liquidación de la prima de navidad se presentan inconsistencias en el cálculo de los factores salariales, como son doceavas partes de prima de servicios y vacaciones. Se presentan errores en el cálculo de los factores salariales de Báez Figueroa Sonia del Pilar, Castelblanco Muñoz Gloria Yolanda, Diaz Amaya Sandra Milena, Niño Avendaño Rosa Cristina y Ramírez González Mónica Edelmira, generándose diferencias que oscilan entre $40.000 y $4.000, que aunque no son diferencias considerables si requieren cuidado en la liquidación de dicha prestación social. Se resalta el error en la liquidación de Díaz Amaya Sandra Milena quien ingresó el 13 de septiembre de 2013 y se le tiene en cuenta $161.657 como doceava parte de prima de servicios para liquidar la prima de navidad cuando a ella no se le pagó prima de servicios.

OBSERVACIÓN No. 25 En la liquidación de la prima de navidad se presentan errores en el cálculo de las doceavas partes de las primas de servicio y vacaciones. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Con relación a la liquidación de la 1/12 de la Prima de servicios de la funcionaria SANDRA MILENA DIAZ AMAYA, me permito informarle que la mencionada funcionaria fue nombrada el 21 de enero de 2011, y se le aceptó renuncia el día 21 de febrero de 2013, efectuándose liquidación de prestaciones sociales cancelando por concepto de prima de servicios el valor de $1.701.653.00 por el periodo junio de 2012 a enero de 2013, fue nuevamente nombrada el 21 de febrero de 2013 y hasta el 28 de mayo de 2013, fue nombrada el 29 de mayo de 2013 hasta el 28 de agosto de 2013 y por último fue nombrada a partir del 11 de septiembre de 2013 a la fecha. Quiere decir que tenía derecho al pago de la prima de servicios de 7 meses.


PÁGINA 35 de 77


Con respecto a la liquidación de las doceavas de prima de servicios, Prima de Vacaciones y pago de prima de navidad se efectuó la revisión de las misma de acuerdo al siguiente cuadro, encontrándose diferencia en los funcionarios relacionados a continuación, a lo cual se procederá a efectuar cuenta de pago o de cobro según sea el caso, para ser descontados por nomina:

SONIA PILAR BAEZ FIGUEROA, se le consigno un valor demás por DIECISIETE MIL

SETECIENTOS OCHENTA Y OCHO PESOS ($17.788.00)M/CTE, los cuales le serán

descontados por nómina.

GLORIA YOLANDA CASTELBLANCO MUÑOZ, se le consigno un valor demás CUATRO MIL

SETECIENTOS NOVENTA Y CUATRO PESOS ($4.794.00)M/CTE, los cuales le serán

descontados por nómina.

ROSA CRISTINA NIÑO AVENDAÑO, se le consigno un valor demás por CUATRO MIL

OCHENTA Y DOS PESOS ($4.082.00.00)M/CTE, los cuales le serán descontados por

nómina.

MONICA EDELMIRA RAMIREZ GONZALEZ, le será reintegrado el valor de VEINTICINCO

MIL TRESCIENTOS VEINTISIETE PESOS ($25,327.25)M/CTE, los cuales le serán

reintegrados por nomina (anexo: 6 folios), ver cuadro réplica.

DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: En la liquidación de la prima de navidad de Díaz Amaya Sandra Milena quien aparentemente ingresó el 13 de septiembre de 2013 y se le tuvo en cuenta $161.657 como doceava parte de prima de servicios para liquidar la prima de navidad, la Personería informa que la funcionaria en el año 2013 recibió un valor de $1.701.653 por concepto de prima de servicios por el periodo junio de 2012 a enero de 2013 y adjunta soportes. Por lo anterior, la Entidad justifica el pago de la doceava parte de la prima de servicio en el pago de la prima de navidad, por lo que se acepta la explicación y se levanta la observación. En cuanto a que en la liquidación de la prima de navidad, se presentan errores en el cálculo de las doceavas partes de las primas de servicio y vacaciones, la Personería manifiesta que “se efectuó la revisión de las misma de acuerdo al cuadro anexo, encontrándose diferencia en los funcionarios relacionados, a lo cual se procederá a efectuar cuenta de pago o de cobro según sea el caso, para ser descontados por nomina”. Por lo anterior la Personería acepta que se presenta un mal cálculo en el pago de la prima de navidad, presentándose errores en el cálculo de las doceavas partes de las primas de servicio y vacaciones, con valores que oscilan entre $40.000 y $4.000, que aunque no son diferencias considerables si requieren cuidado en la liquidación de dicha prestación social; por lo anterior y en aras de la economía procesal se establece la observación como hallazgo administrativo.

2.2 CONTROL DE RESULTADOS

2.2.1 Planes Programas y proyectos. Realizada las pruebas de auditoría para establecer en qué medida la Personería Municipal de Tunja logró sus objetivos y el cumplimiento de las metas, programas y proyectos


PÁGINA 36 de 77


determinados en el Plan de Acción y de los indicadores; se concluye que de las 76 metas y/o actividades programadas se cumplieron satisfactoriamente 65, quedando actividades por cumplir o que se desarrollaron parcialmente como: “Elaboración o coadyuvancia en las acciones populares”, “Hacer seguimiento al Plan de Atención a Discapacitados”, “Seguimiento a la operación del Programa Familias en Acción”, “Adelantar jornadas de capacitación en seguridad vial”, “Atender en su totalidad los requerimientos respecto a la vigilancia de los diferentes órganos de la administración”, “Efectuar capacitaciones a los funcionarios del municipio, relacionada con el cumplimiento de sus funciones y la operación del Estatuto único Disciplinario como labor preventiva”, “Seguimiento a los informes de contratación presentados por la Secretaria de contratación, licitación y suministros con pruebas aleatorias”, “Efectuar seguimiento al recaudo de ingresos”, “Efectuar seguimiento a la elección y ejercicio de los Vocales de Control de Empresas de Servicios Públicos” y “Asistir, acompañar y participar como garante del debido proceso y de los derechos fundamentales de los intervinientes en el proceso penal”.

FACTORES MINIMOSCalificación

Total

Eficacia 19.5

Eficiencia 27.2

Efectividad 32.3

coherencia 10.0

89.0

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

100.0

0.30

1.00

Calificación

Cumple

TABLA 2-1

CONTROL DE RESULTADOS

0.4080.8

97.3 0.20

90.8

0.10

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

Calificación Parcial Ponderación

Fuente: Matriz de Gestión Fiscal - elaboró: Equipo Auditor Por lo anterior, se conceptúa Favorable la gestión realizada en el cumplimiento de los Planes, Programas y Proyectos con una calificación de 89.0 puntos sobre 100. 2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el componente de Control Financiero y Presupuestal es Desfavorable con un resultado de 36.7, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:


PÁGINA 37 de 77



Total

1. Estados Contables 0.60 0.0

2. Gestión presupuestal 0.20 16.7

3. Gestión financiera 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Desfavorable

Concepto

83.3

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


VIGENCIA 2013

100.0

TABLA 3

0.0


Fuente: Matriz de Gestión Fiscal - elaboró: Equipo Auditor

2.3.1 Estados Contables En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales al 31 de diciembre de 2013, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social, y los cambios en el Estado del Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son NEGATIVOS debido a que no presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Personería Municipal de Tunja al 31 de diciembre de 2013, y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescitos por el Contador General.

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 50,638,064.00

12.0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 0.0

Calificación

Adversa o

negativa

TABLA 3-1

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Indice de inconsistencias (%)

Fuente: Matriz de Gestión Fiscal - elaboró: Equipo Auditor

2.3.1.1 Balance General En nuestra opinión, los estados financieros de la Personería Municipal de Tunja, no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera al 31 de diciembre de 2013 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esa fecha, por el no


PÁGINA 38 de 77


suministro de la información requerida, tales como documentos fuente de los registros globales de ajustes contables y que el auditor por las mismas limitaciones en el suministro de la información, no le fue posible aplicar otro procedimiento de control para verificar y comprobar la razonabilidad de estos registros, la Contraloría Municipal de Tunja emite una opinión adversa o negativa sobre la razonabilidad de los estados contables.

Cuenta CONCEPTO PERIODO VARIACION % Part.

periodo Actual Anterior $ %

ACTIVO 11 Efectivo 320.749.552.27 157.288.698.68 163.460.852.59 103.92 76

14 Deudores 15.220.702.50 104.135.505.50 88.914.803.00 85.38 4

16 Propiedad planta y equipo

79.516.020.46 78.414.931 1.101.089.46 1.40 19

19 Otros Activos 6.202.219.00 4.055.551.00 2.146.668.00 52.93 1

TOTAL ACTIVO 421.688.494.23 343.894.685.98 77.793.808.25 2.26 100

PASIVO

24 Cuentas por pagar 138.192.792.20 102.016.730.80 36.176.061.40 35.46 39

25 Obligaciones laborales y seguridad social

220.025.944.11 83.425.884.00 136.600.060.11 163.74 61

TOTAL PASIVO 358.218.736.31 185.442.614.80 172.776.121.51 93.17

PATRIMONIO 31 Capital fiscal 63.469.757.42 158.452.071.00 94.982.313.58 59.94

Total pasivo y patrimonio 421.688.494.23 343.894.685.98 77.793.808.25 22.62

2.3.1.2 Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social

Cuenta CONCEPTO PERIODO VARIACION

% Part. Periodo Actual Anterior $ %

INGRESOS OPERACIONALES 44 Transferencias 1.266.942.524.35 1.130.323.505.48 136.619.018.87 12.19 104

GASTOS OPERACIONALES 51 Administración 1.202.807.516.61 954.856.203.73 247.951.312.88 25.97 94

OTROS INGRESOS 48 Otros Ingresos (44.983.445.00) 14.758.195.97 (30.225.249.03) (204.80) (4)

OTROS GASTOS 52 De operación 852.259.00 0 852.259.00 100 1

58 Otros Gastos Generales 73.622.373.14 2.190.438.87 71.431.934.27 3261.08 6

EXCEDENTES (DEFICIT DEL EJERCICIO

4 Ingresos Totales 1.221.959.079.35 1.145.081.701.45 76.877.377.90 6.71 5 Gastos Totales 1.277.282.148.75 957.046.642.60 320.235.506.15 33.46

2.3.1.3 Alcance de la Auditoria. Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoría como el análisis y evaluación de la rendición de la cuenta enviada por la entidad auditada. Se examinó la línea de Auditoría Financiera que involucra el Proceso Contable: Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Presupuesto y Notas a los Estados Contables.


PÁGINA 39 de 77


Se auditaron las órdenes de pago de los meses de agosto y diciembre de la vigencia 2013.

Se verificaron los libros auxiliares, principales, conciliaciones bancarias y relación de inventario de almacén.

Los criterios con los cuales se establecieron las cuentas de alto impacto a auditar fue el análisis Horizontal:

2.3.1.4 Resultados del análisis de la auditoria al Balance General VERIFICACIÓN GENERAL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA 2012 y 2013

DESCRIPCIÓN 2013 2012 VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN PORCENTUAL %

ACTIVOS 421.688.494.23 343.894.685.98 77.793.808.25 2.26

PASIVOS 358.218.736.81 185.442.614.80 172.776.122.01 93.17

PATRIMONIO 63.469.757.42 158.452.071.00 94.982.313.58 (59.94)

Cifras en pesos

ACTIVO Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.


PÁGINA 40 de 77


Se observa que para la vigencia 2013 el Activo aumentó en un 74.97% con respecto a la vigencia 2012, teniendo en cuenta que: La Personería Municipal de Tunja tiene representados sus Activos en, Efectivo, Deudores y Propiedad, Planta y Equipo y Otros Activos de los cuales se determina lo siguiente: EFECTIVO: En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata en cuenta corriente y de ahorros disponibles para el desarrollo de las funciones del cometido estatal de la Entidad en este caso. Se analizó la conciliación Bancaria verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos suministrados por la Personería Municipal de Tunja, de los cuales se obtuvo las siguientes observaciones: La Personería Municipal de Tunja maneja sus recursos en cuatro cuentas corrientes y una cuenta de ahorros, en las que se evidencia lo siguiente:

No. de cuenta Tipo de cuenta

Entidad Bancaria

Saldo Extracto bancario

Saldo de libro AUXILIARES

Diferencia s/g

Conciliación

CHEQUES POR

COBRAR

2100048320-8 Corriente Banco Caja

Social 0 54.054.61 54.054.61 0

ENERO

0 54.054.61 54.054.61 0

FEBRERO

0 54.054.61 54.054.61 0

MARZO

0 54.054.61 54.054.61 0

ABRIL

0 54.054.61 54.054.61 0

MAYO

0 54.054.61 54.054.61 0

JUNIO

0 54.054.61 54.054.61 0

JULIO

0 54.054.61 54.054.61 0

AGOSTO

0 54.054.61 54.054.61 0

SEPTIEMBRE

0 54.054.61 54.054.61 0

OCTUBRE

0 54.054.61 54.054.61 0

NOVIEMBRE

0 54.054.61 54.054.61 0

DICIEMBRE

0 54.054.61 54.054.61 0 Cifras en pesos

En el cuadro anterior se videncia que la Personería Municipal de Tunja mantiene en sus libros de contabilidad un saldo por valor de $54.054.61 y lo concilia mensualmente y en los extractos bancarios mes a mes se evidencia un saldo en ceros; lo que indica que en esta cuenta bancaria no hay recurso alguno; la Personería de Tunja debe informar en donde se encuentran estos recursos ya que ésta genera un detrimento al patrimonio por este valor.


PÁGINA 41 de 77


OBSERVACIÓN No. 26 Se observa diferencia entre el extracto bancario y los libros de contabilidad en $54.054,61 al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según copia del extracto del mes de Enero de 2013 de la cuenta corriente No 21000483208 del Banco Caja Social a Diciembre de 2012 venía un saldo de $54.054,61 y en el movimiento por parte de esa entidad BCSC el 31 de Enero de 2013 trasladan este saldo al tesoro “DEBITO TRASLADO AL TESORO - TUNJA”, argumentan que por ese motivo no aparece el valor en el extracto. Según copia del extracto del mes de Marzo de 2014 ante la solicitud de fecha 18 de marzo de 2014 de cancelar dicha cuenta, el día 20 de Marzo de 2014 trasladan este fondo a la cuenta corriente No 21002397651 de la Personería de Tunja trasladan este valor $54.054.61 quedando cancelada esta cuenta (Anexo: 3 folios).

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la Personería de Tunja allega el extracto bancario donde se demuestra la corrección por parte del Banco Caja social así como de la cancelación de la cuenta, se levanta la observación.


Entidad Bancaria


Saldo de libro Auxiliares

Diferencia s/g Conciliación

CHEQUES POR COBRAR

210002397651 Corriente

Banco Caja Social 59.983.695.85 44.687.236.15 9.364 15.305.823.70

ENERO

127.238.169.33 80.072.063.63 152.391.00 47.013.714.70

FEBRERO

85.585.757.38 43.338.791.68 152.391.00 42.094.574.70

MARZO

49.502.599.38 13.193.975.68 152.391.00 36.156.232.70

ABRIL

64.807.415.38 61.802.500.68 152.391.00 2.852.523.70

MAYO

84.612.870.38 82.197.143.68 152.391.00 2.263.335.70

JUNIO

128.579.350.38 126.163.623.68 152.391.00 2.263.335.70

JULIO

27.464.878.38 24.260.019.68 152.391.00 3.052.467.70

AGOSTO

113.905.751.38 111.276.124.68 152.391.00 2.477.235.70

SEPTIEMBRE

71.320.984.38 68.691.357.68 152.391.00 2.477.235.70

OCTUBRE

100.275.848.38 97.860.121.68 152.391.00 2.263.335.70

NOVIEMBRE

16.236.055.38 12.772.621.68 152.391.00 3.311.042.70

DICIEMBRE

184.850.038.63 179.763.246.31 1.325.571.68 6.412.364.00 Cifras en pesos

En el mes de enero se evidencia una diferencia de $152.391 entre los libros de contabilidad y el extracto bancario. Según extracto Bancario no se evidencia este valor


PÁGINA 42 de 77


por ningún concepto y en el libro diario de contabilidad acreditan este valor por concepto de gastos financieros cuenta contable No. 58059001.

En el mes de diciembre se evidencia una diferencia de $1.325.571.68 entre el extracto bancario y libros de contabilidad, valor que al parecer fue girado de la cuenta Colpatria y registrado en la conciliación de la cuenta de la Caja Social.

Los comprobantes de pago Nos. 2013000374 por valor de $1.226.567 y 20130377 por valor de $249.875.00, se giraron de la cuenta del banco Colpatria y se registran en la conciliación de la cuenta del Banco Caja Social.

OBSERVACIÓN No. 27 Se evidencian diferencias entre los libros de contabilidad y los extractos bancarios en el mes de enero por valor de $152.391 y en el mes de diciembre por $1.325.571.68. Igualmente se observa errores en los registros en las conciliaciones bancarias. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configura hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Se anexa libro de bancos del mes de enero de 2013 del Banco Caja Social donde se observa que no se registra valor por $152.391 por concepto de gastos financieros (Anexo: 1).

DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta dada por la Personería Municipal de Tunja no desvirtúa lo observado; se evidencia que dentro de la réplica, presenta un libro de bancos diferente al inicialmente entregado a la Contraloría Municipal de Tunja, reflejando absoluta incertidumbre en la veracidad de la información entregada dentro del proceso auditor. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria por presunta violación del numeral 26 del artículo 48 de la ley 734 de 2002.


Entidad Bancaria




CHEQUES POR COBRAR

176369999980 Corriente Davivienda 10.016.55 10.016.55 0 0

ENERO

10.016.55 10.016.55 0 0

FEBRERO

10.016.55 10.016.55 0 0

MARZO

10.016.55 10.016.55 0 0

ABRIL

10.016.55 10.016.55 0 0

MAYO

10.016.55 10.016.55 0 0

JUNIO

10.016.55 10.016.55 0 0

JULIO

10.016.55 10.016.55 0 0


PÁGINA 43 de 77


AGOSTO

10.016.55 10.016.55 0 0

SEPTIEMBRE

10.016.55 10.016.55 0 0

OCTUBRE

10.016.55 10.016.55 0 0

NOVIEMBRE

10.016.55 10.016.55 0 0

DICIEMBRE

10.016.55 10.016.55 0 0 Cifras en pesos

Se evidencia un saldo de $10.016.55 en una cuenta bancaria de Davivienda que no tiene movimiento durante la vigencia, circunstancia que no justifica tener cuentas bancarias con saldos ínfimos que no presentan movimientos.

OBSERVACIÓN No. 28 Se evidencia un saldo de $10.016.55 en la cuenta bancaria de Davivienda, la cual no presenta movimientos, se mantiene sin justificación alguna, evidenciando ineficiencia administrativa. De no ser aclarada la observación, conllevará a establecerse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según extracto de la cuenta corriente No 21002397651 del BCSC a nombre de la Personería de Tunja, el día 9 de Mayo de 2014 se consignó la suma de $10.016.55 como traslado de este valor por cancelación de la misma cuenta No 176369999980 del Banco Davivienda (Anexo: 1).

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la Personería de Tunja trasladó estos recursos de la cuenta de Davivienda al banco Caja Social, y que canceló la cuenta de Davivienda, se levanta la observación.


Entidad Bancaria




CHEQUES POR COBRAR

1150541-1150550 Corriente Colpatria 29.529.695.37 29.377.334.37 152.361.00 0

ENERO

29.529.695.37 29.377.334.37 152.361.00

FEBRERO

29.529.695.37 29.377.334.37 152.361.00

MARZO

29.514.894.93 (20.637.466.07) 50.014.800.44

ABRIL

514.894.93 (4.039.553.07) 7.926.745.14 4.402.087.00

MAYO

9.481.775.93 9.150.496.93 152.361.00 178.918.00

JUNIO

3.465.93 (148.895.07) (145.429.14)

JULIO

196.064.005.93 195.142.130.93 152.361.00 769.514.00

AGOSTO

175.465.013.93 173.599.562.93 152.361.00 1.713.090.00

SEPTIEMBRE

143.680.602.93 134.872.475.43 152.361.00 8.655.766.50

OCTUBRE

131.624.127.43 125.806.358.43 152.361.00 5.665.408.00


PÁGINA 44 de 77


NOVIEMBRE

119.460.194.43 118.705.291.43 152.361.00 602.542.00

DICIEMBRE

95.062.608.75 81.701.523.75 1.628.803.00 11.732.282.00 Cifras en pesos

Se observa que en el mes de marzo la Personería Municipal gira $50.000.000 de la cuenta del Banco Colpatria, valor que se registra contablemente acreditando $50.014.800.44, sobregirando esta cuenta, ya que su naturaleza es débito, de igual forma este cheque se devolvió en el banco pero contablemente no se evidencia. Se registra contablemente una diferencia de $50.014.800.44.

Se evidencia un detrimento por $14.800.44 por cuanto se generó un gasto por negligencia del funcionario responsable, al girar un cheque sin fondos, correspondiendo este valor a gastos financieros.

En el mes de abril se evidencia cheques por cobrar por valor de $4.402.087, según comprobante de egresos No. 2013000102-2013000106, cuando el saldo en la cuenta está en rojo, lo que significa que no había fondos disponibles para cubrir esta suma. En consecuencia se evidencia deficiencias de control en los saldos bancarios, para realizar los giros.

OBSERVACIÓN No. 29 Se evidencia que al parecer, la Personería de Tunja gira cheques sin que existan los fondos necesarios, sobregirando la cuenta y causando gastos financieros que no deben ser cubiertos con recursos públicos, como es el caso del valor de $14.800.44. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo con incidencia fiscal.

RESPUESTA DE LA PERSONERIA: Se solicitó por escrito a la entidad financiera Colpatria para el reintegro del valor $14.800.44 valor que se llevó como cuenta por cobrar a dicha entidad.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la Personería de Tunja giró un cheque sin fondos y que por esta transacción se generaron gastos financieros los cuales fueron pagados con recursos públicos, valor que no debe ser cubierto con presupuesto de la entidad, y que el pago de los intereses es responsabilidad de la persona encargada de manejar estos recursos, se configura hallazgo administrativo con incidencia fiscal por valor de $14.800.44.

No. de cuenta

Tipo de cuenta

Entidad Bancaria




CHEQUES POR COBRAR

58500000013 Ahorros Juriscoop 83.160.157.00 83.160.057.00 0 0

ENERO

83.458.629.00 83.458.629.00 0 0

FEBRERO

83.729.228.00 83.729.228.00 0 0

MARZO

84.029.844.00 84.029.844.00 0 0


PÁGINA 45 de 77


ABRIL

49.054.512.00 49.054.512.00 0 0

MAYO

99.293.537.00 99.293.537.00 0 0

JUNIO

99.638.517.00 99.638.517.00 0 0

JULIO

99.996.257.00 99.996.257.00 0 0

AGOSTO

100.355.278.00 100.355.278.00 0 0

SEPTIEMBRE

629.433.00 629.433.00 0 0

OCTUBRE

631.447.00 631.447.00 0 0

NOVIEMBRE

633.397.00 633.397.00 0 0

DICIEMBRE

59.220.711.05 59.220.711.05 0 0 Cifras en pesos

En la anterior cuenta no se presenta observación alguna. Deudores: Se incluyen las cuentas que representan el valor de los derechos de cobro de la entidad, originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.


VARIACIÓN PORCENTUAL

%

TOTAL DEUDORES 15.220.702.50 104.135.505.48 88.914.802.98 85.38

Transferencias 0 104.135.505.48 (104.135.505.48) (100)

Otros Deudores 15.220.702.50 0 15.220.702.50 100

Valores en pesos

Transferencia: Se evidencia que para la vigencia 2013, disminuyó en un 100% ya que ingresó la trasferencia del Municipio pendiente de recaudar de la vigencia anterior, la cual se consignó en el mes de enero de 2013. Llama la atención su registro contable por cuanto el 4 de enero acreditan la cuenta de caja y debitan Bancos, el día 8 de enero se efectúa el ingreso a caja y acreditan deudores; por lo que no se tiene el debido cuidado al realizar los registros, yendo en contravía del principio de contabilidad de Registro Contable, de la contabilidad pública que dice “Los hechos financieros económicos sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimientos, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable publica con base en la unidad de medida”.


PÁGINA 46 de 77


OBSERVACIÓN No. 30 Se observa incumplimiento al principio de contabilidad, Registro Contable, ya que esta labor no se realiza en orden cronológico tal como lo indica la norma. Observación que podría tener alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según libro auxiliar de la cuenta Transferencias de Enero a Diciembre de 2013 se registró los valores correspondientes en orden cronológico, así:

FECHA FECHA INGRESO FECHA TRANSFERENCIA CAUSACION C X C A CAJA CONSIGNACION

DICIEMBRE/12 Diciembre/12 18 Enero de 2013 24 Enero de 2013 ENERO/13 31 Enero 2013 7 Febrero de 2013 7 Febrero de 2013 FEBRERO/13 18 Marzo 2013 22 Marzo de 2013 22 Marzo de 2013 MARZO/13 09 Abril 2013 15 Abril de 2013 15 Abril de 2013 ABRIL/13 16 Mayo 2013 16 Mayo de 2013 16 Mayo de 2013 MAYO/13 27 Junio 2013 27 Junio de 2013 27 Junio de 2013 JUNIO/13 05 Julio 2013 05 Julio de 2013 05 Julio de 2013 JULIO/13 15 Agosto 2013 21 Agosto de 2013 21 Agosto de 2013 AGOSTO/13 27 Septiembre 2013 03 Octubre de 2013 03 Octubre de 2013 OCT/NOV/13 28 Noviembre 2013 04 Diciembre de 2013 04 Diciembre 2013 DICIEMBRE/13 23 Diciembre 2013 26 Diciembre de 2013 30 Diciembre 2013

Con lo anteriormente expuesto se está dando cumplimiento al principio de contabilidad de Registro Contable de la contabilidad pública.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta dada por la Personería no desvirtúa lo indicado, teniendo en cuenta que esta observación corresponde a días y no a mes, ya que al finalizar el mes compensa el valor, pero si se revisa a diario, puede llegar a existir el registro de una cuenta con naturaleza contraria a la real de acuerdo con lo establecido en el plan general de contabilidad pública, de igual forma se allega un auxiliar diferente al inicialmente presentado por parte de la Personería. Por lo anterior se configura como hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento.

Otros deudores: Representa el valor de los derechos de la entidad contable pública por concepto de operaciones enunciadas en las demás cuentas de la 14. Se evidencia que para la vigencia 2013 la cuenta otros deudores, registra un aumento del 100% con respecto al año 2012, que al ser verificada, en su registro contable se evidencia un comprobante Nota bancaria, que afecta la cuenta otros deudores Personera Municipal de Tunja por valor de $517.901.00, comprobante de nota bancaria 2013007 del mes de julio de 2013;, del cual no se pudo establecer en el registro diario, a que corresponde, pues no se debe llevar ningún deudor a nombre de la misma entidad.


PÁGINA 47 de 77


La Nota de contabilidad No 3 no es clara no indica a que corresponde, solo menciona $517.901; indicando que no se cumple con las normas a las notas a los estados contables básicos, las cuales corresponden a la información adicional de carácter general y específico que complementa los estados contables básicos, las mismas deben ser claras de tal forma que cualquier persona las pueda interpretar. En el mes de diciembre se registró unos deudores por valor de $14’702.801,50 comprobante de contabilidad No. 20131201, reclasificación cuadre, este valor no es claro a que corresponde y en el libro diario no se evidencia quien debe estos dineros, se evidencian cifras frías sin concepto alguno.

OBSERVACION No. 31 En la cuenta otros deudores se registran valores sin que sea claro a que corresponden, o quien los adeuda, evidenciando debilidades en la elaboración de las notas contables. Llama la atención que la única deuda a favor de la Personería de Tunja debería ser por concepto de transferencias, sin embargo al parecer ésta se registra en otros deudores, sin que corresponda. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según movimiento de la cuenta 147090 otros deudores de enero a diciembre de 2013 queda un saldo de $395.300, discriminados así: (Anexo: 1) COLFONDOS $ 5.300 DIAN $390.000

DECISION DE LA CONTRALORIA : La respuesta dada por la entidad no desvirtúa lo observado, que en el balance al 31 de diciembre de 2013 su saldo corresponde a $15.220.702; de igual forma no debe existir deudor por valores correspondientes a errores de operaciones por parte de la administración de la Personería a cargo de terceros. Por lo Anterior se configura hallazgo administrativo lo cual la Entidad debe verificar e incluir en el plan de mejoramiento.

Propiedad planta y Equipo: Se incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables


PÁGINA 48 de 77


públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general.

2013 2012 variación %

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 79.516.020.46 78.414.930.82 1.101.089.64 1.40

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

70.728.953.89 63.757.214.89 6.971.739.00 15.29

Muebles y enseres 52.580.553.39 45.608.814.89 6.971.738.11 15.29

Equipo y Maquina de Oficina 18.148.400.00 18.148.400.00 0 0

EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION

144.219.665.00 113.504.402.00 30.715.263.00 27.06

Equipo de comunicación 8.812.800.00 8.812.800.00 0 0

Equipo de computación 135.406.865.00 104.691.602.00 30.715.263.00 27.06

EQUIPO DE TRANSPORTES 65.473.000.00 65.473.000.00 0 0

DEPRECIACION ACUMULADA (200.905.598.43) (164.319.686.07) (36.585.912.36) (22.27) Cifras en pesos

Las cuentas que tuvieron variación en las dos vigencias corresponden a Muebles y Enseres, y Equipo de Computación, de las cuales se observa lo siguiente: Muebles y Enseres: Se observa un aumento del 15.29%, éste obedece a reclasificación según comprobante de contabilidad No. 201300001 de enero de 2013; valor que genera incertidumbre a la Contraloría, por cuanto no hay explicación alguna en notas de contabilidad y el comprobante de diario no es claro, en libros auxiliares de contabilidad no se especifica a que corresponde. De igual forma se observa que la depreciación a muebles y enseres supera el valor de esta cuenta. Equipos de Computación: Se observa una diferencia de 27.06% entre la vigencia 2013 y 2012; llama la atención que en libros de contabilidad se efectúa un ajuste por $30.715.263.00, según comprobante de contabilidad 201300001 reclasificación de vigencia anterior, no es claro porque se reclasifica este valor y a que corresponde. Por lo anterior se genera incertidumbre en esta cuenta. Otros Activos:

CUENTA 2013 2012 variación %

Otros Activos - software 36.736.000.00 31.516.000.00 5.220.000.00 16.56 Cifras en pesos

En otros activos se observa una nota de contabilidad No 201300001 del mes de enero de 2013 en el que se reclasifica una cuenta, la cual no es clara, ya que las notas a los estados financieros no reúnen los requisitos establecidos para tal fin. Por lo anterior se genera incertidumbre por valor de $5.220.000.


PÁGINA 49 de 77


OBSERVACIÓN No. 32 Se evidencia un ajuste de ejercicios anteriores, partidas por $30.715.263 y $5.220.000, las cuales no identifica a que corresponden, generando incertidumbre en los estados contables. De no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, ya que al parecer se contraviene los principios de la contabilidad pública. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Si es correcto que se haya ajustado Ejercicios Anteriores ya que en el ejercicio contable del año 2012 quedó contabilizada la compra de 9 computadores , 1 servidor y 9 licencias Windows 7 en la cuenta 511115004 Mantenimiento equipo de computación por valor de $35.935.263.oo, como es sabido esta compra no se puede llevar al gasto sino al activo en la cuenta Propiedad Planta y Equipo, Equipos de comunicación y computación, Equipo de computación; y en la cuenta Otros Activos, Intangibles, Software, Licencias Office. Es por ello que según comprobante de contabilidad No 201300001 de 4 de enero de 2013, se reclasifico al activo a las cuentas o códigos contables 167002001 Equipo de computación y 197008004 Licencias Office, ya que según factura de venta No 5466 expedida por el proveedor Consultoría Técnica y Servicios de Ingeniería S.A.S, suministra además de los equipos de cómputo 9 licencias de Windows 7; Al liquidar dicha factura se tiene que los 9 equipos de cómputo no llevan Iva y solamente se le aplica al servidor y a las licencias Office, quedando como sigue a continuación:

VALOR UNITARIO IVA 16% TOTAL___

1 Licencia Office 500.000 80.000 580.000__

TOTALES X 9 4.500.000 720.000 5.220.000__

VALOR UNITARIO IVA 16% TOTAL__

1 Servidor 2.388.150 382.104 2.770.254

CANTIDAD CONCEPTO VALOR VALOR

UNITARIO TOTAL__

9 Equipos de cómputo (excluido) 3.105.001 27.945.009

9 Licencias Office (16%) 580.000 5.220.000

1 Servidor (16%) 2.770.254 2.770.254

TOTAL 35.935.263

Por todo lo anterior: La cuenta 167002001 Equipo de cómputo queda con un valor de $30.715.263 que corresponde al total de los 9 equipos de cómputo $27.945.009 más el valor del servidor


PÁGINA 50 de 77


$2.770.254. La cuenta 197008004 Licencias Office queda con un valor de $5.220.000 para un gran total de $35.935.263. CODIGO NOMBRE VALOR 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 167002 EQUIPO DE COMPUTACION 167002001 EQUIPO DE COMPUTACION $30.715.263 19 OTROS ACTIVOS 1970 INTANGIBLES 197008 SOFTWARE 197008004 Licencias Office $5.220.000

Con todo esto se detalla las partidas que han generado incertidumbre. Se afecta la cuenta de Ejercicios Anteriores ya que esta transacción corresponde al ejercicio contable anterior año 2012 (Anexo: 9 folios).

DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta dada por la Personería no desvirtúa lo observado, llama la atención este ajuste ya que corresponde a un gasto y se afecta la cuenta de ingresos. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo se debe corregir e incluir en el plan de mejoramiento.

PASIVO Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representaran para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de cometido estatal. En la vigencia 2013, el pasivo aumento en un 93.17% con respecto al 2012, lo cual se refleja en la cuenta otros pasivos. Cuentas por pagar: Se incluyen las cuentas que representan las obligaciones que la entidad adquiere con terceros, relacionadas con las operaciones que lleva a cabo en desarrollo de funciones. Se evidencia que las cuentas por pagar se encuentran soportadas mediante acto administrativo número 353 del 31 de diciembre de 2013 (resolución) por valor de $71.484.221; al ser comparado con los libros auxiliares se evidencia lo siguiente:


PÁGINA 51 de 77



VARIACIÓN PORCENTUAL

%

TOTALCUENTAS POR PAGAR 138.192.792.70 102.016.730.80 36.176.061.90 35.46

Bienes y servicios 98.012.194.00 99.052.976.00 (1.040.782.30) 1.05

Acreedores (pensión, salud, SENA, ICBF, ESAP.

2.963.754.50 39.536.843.70 36.573.089.201 1.234

Retenciones en la Fuente, Imp. deporte, cta 2436.

496.155.00 0 496.155 100

Impuestos contribuciones y tasas. 147.600.00 0 147.600 100

Cifras en pesos

Acreedoras: Representa el valor de las obligaciones adquiridas por la entidad en cumplimiento de sus funciones de cometido estatal por concepto de descuentos de nómina, servicios. Excedentes financieros saldo a favor de contribuyentes por pago de impuesto en Excedentes entre otras obligaciones. Acreedoras fue la cuenta más representativa dentro de las cuentas por pagar, que al ser comparada con la vigencia 2012 presenta un aumento de 1.234%, se comparó el acto administrativo con el valor registrado en libros de contabilidad y se evidencia lo siguiente:

SUCUENTA DESCRICION DEBITO CREDITO

CUENTAS POR PAGAR RESOLUCION DIFERENCIA

242520-APORTES ICBF- SENA Y CAJACOMPENSACION FAMILIAR

42.879.747.00 49.260.862.00 6.381.115.00 4.224.100 2.157.015.00

Aportes seguridad social salud.

66.925.019.00 77.687.636.00 10.762.617.00 4.243.492.00 6.549.125.00

Aportes a pensiones

88.862.842.0 95.771.795.00 6.908.953.00 5.994.992.00 913.961.00

Riesgos profesionales

2.862.230.00 3.464.694.00 602.464.00 261.100.00 341.364.00

Escuelas industriales ,esap

8.887.567.00 9.522.817.00 602.458.00 844.800.00 242.342.00

Nomina por pagar 591.058.701.00 591.593.938.00 535.233.00 7.643.261.00 (7.108.028.00)

Cifras en pesos

Se observa que el acto administrativo en el cual se constituyeron las cuentas por pagar de la vigencia 2013 no concuerda con los libros de contabilidad.


PÁGINA 52 de 77


OBSERVACIÓN No. 33 Se evidencia confusión en las cuentas por pagar, ya que se observan diferencias entre los actos administrativos y los libros de contabilidad, pues las mismas corresponden a la vigencia 2013 y no deben incluir vigencias anteriores ya que el Pasivo es corriente. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA:

Según balance de prueba anexo de los meses de Enero a Diciembre de 2013, para cada uno de los conceptos presenta los siguientes saldos, a saber:

CODIGO CONCEPTO VALOR

242520 Aportes ICBF-Sena y Caja Compensación $4.224.100

242519 Aportes Seguridad Social Salud $4.243.492

242518 Aportes a Pensiones $5.994.992

242532 Riesgos Profesionales $261.100

242541 Escuelas Industriales ESAP $844.800

250501 Nómina por Pagar $7.643.261

Por lo anteriormente expuesto se está cumpliendo con lo estipulado en la resolución de las cuentas por pagar.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta dada por la Personería no desvirtúa lo observado teniendo en cuenta que en los libros auxiliares presentados a la Contraloría Municipal no corresponde a la realidad. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo.

Retención en la fuente: Representa el valor que ha sido retenido por la Personería Municipal de Tunja, frente a todos los pagos o abono en cuenta que realicen.

Se efectuó una comparación entre los saldos declarados y pagados en la declaración de retención en la fuente de cada mes y lo registrado en los libros de contabilidad, de este cruce se evidenció que no se están realizado los pagos a la DIAN de forma oportuna como lo establece el artículo 382 del Estatuto Tributario, de igual forma lo establece el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24 que indica: “ Los agentes de retención del impuesto sobre la renta y complementarios, y/o impuesto de timbre, y/o impuesto sobre las ventas a que se refieren los artículos 368, 368-1, 368-2, 437-2 y 518 del Estatuto Tributario, deberán declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes, en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.


PÁGINA 53 de 77


De la revisión realizada por la Contraloría Municipal de Tunja se evidenció diferencias en 4 meses como se demuestra en el siguiente cuadro:

MES DE FEBRERO DE 2013 MES DE MAYO DE 2013

CONCEPTO LIBROS FISICO-PAGO DIFERENCIA CONCEPTO LIBROS FISICO-PAGO DIFERENCIA

Salarios y pagos personería 390,000.00

780,000.00 390,000.00

Salarios y pagos personería

448,000.00 448,000.00 -

Honorarios 180,000.00 180,000.00 - Honorarios

Servicios Servicios 12,000.00 - 12,000.00

Compras 1,515,000.00 1,515,000.00 - Compras

760.00 1,000.00

Impuesto a las Ventas Retenido 1,358,862.00

1,359,000.00 -

3,443,862.00 3,834,000.00 390,000.00

460,760.00 449,000.00 12,000.00

MES DE JUNIO DE 2013 MES DE DICIEMBRE DE 2013

CONCEPTO LIBROS FISICO-PAGO DIFERENCIA CONCEPTO LIBROS FISICO-PAGO DIFERENCIA

Salarios y pagos Personeria 390,000.00

302,000.00 88,000.00

Salarios y pagos Alcaldia

2,433,070.00 2,131,000.00 302,070.00

Honorarios 83,000.00 83,000.00 - Honorarios

328,590.00 83,000.00 245,590.00

Servicios Servicios 79,158.00 77,000.00 2,158.00

Compras 603.00 1,000.00 - Compras

132,000.00 2,000.00 130,000.00

Impuesto a las Ventas Retenido 61,000.00

18,000.00 43,000.00

Impuesto a las Ventas Retenido

215,146.00 129,000.00 86,146.00

534,603.00 404,000.00 131,000.00

3,187,964.00 2,422,000.00 765,964.00

Cifras en pesos

- En el mes de febrero se observa un pago demás por valor de $390.000, el cual es sobre salarios; en mayo se dejó de pagar $12.000 de retención por servicios; en el mes de junio se dejó de pagar $88.000 y de impuesto a las ventas $43.000 y en el mes de diciembre se dejó de pagar: $302.070 por salarios, $245.590 Honorarios; $2.158 Servicios y en compras $130.000 de impuesto a las ventas $86.146. - Se observa que la Personería de Tunja registró en la subcuenta 243702 “Retenciones por Servicios” sin que exista en el plan general de la contabilidad pública.

OBSERVACION No. 34 Se evidencia que la Personería Municipal de Tunja no cumple, con los valores y plazos, de


PÁGINA 54 de 77


acuerdo con lo establecido en el artículo 382 del estatuto tributario y el Decreto No. 2634 del 17 de diciembre de 2012, en cuanto a la liquidación y pago de retención en la fuente. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedará con alcance administrativo y disciplinario.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: PLAZOS La personería de Tunja si cumple con los plazos establecidos en el decreto 2634 de 2012, de acuerdo a las fechas de presentación y pago de las declaraciones solicitadas, a saber:

MES DECLARACION PLAZO FECHA DE FECHA DE No PRESENTACION PRESENTACION PAGO

Febrero/13 3507741966451 11 Marzo de 2013 09 Marzo de 2013 11 Marzo de 2013 Mayo/13 3507748125504 13 Junio de 2013 06 Junio de 2013 11 Junio de 2013 Junio/13 3507750904026 10 Julio de 2013 08 Julio de 2013 09 Julio de 2013 Diciembre/13 3507764325399 13 Enero de 2014 12 Enero de 2014 13 Enero de 2014

Según la relación anterior se cumplió con los plazos establecidos en el año 2013 para la presentación y pago de las declaraciones ante la DIAN.

VALORES La Personería de Tunja ha cumplido con la liquidación y pago de la retención en la fuente de acuerdo a las retenciones efectuadas y reflejadas en los auxiliares de cada concepto, a saber: MES CONCEPTO VALOR LIQUIDACION VALOR RECIBO OFICIAL LIBRO AUXILIAR DECLARADO DE PAGO DIAN

Febrero/13 Salarios $780.000 $780.000 4907810800507 Mayo/13 Servicios 0 0 0 Junio/13 Salarios $302.000 $302.000 4907833003425 Junio/13 Iva retenido $18.199 $18.000 4907833005011 Diciembre/13 Salarios $2.131.000 $2.131.000 4907873831167 Pago electrónico Código de transacción No 101296617 Diciembre/13 Honorarios $83.000 $83.000 4907873831167 Pago electrónico Código de transacción No 101296617 Diciembre/13 Servicios $77.000 $77.000 4907873831167 Pago electrónico Código de transacción No 101296617 Diciembre/13 Compras $2.000 $2.000 4907873831167 Pago electrónico Código de transacción No 101296617 Diciembre/13 Iva retenido $129.000 $129.000 4907873832411


PÁGINA 55 de 77


Pago electrónico Código de transacción No 101315148

Según libro auxiliar de retención del mes de febrero de 2013 se hizo retención por valor de

$780.000 y se liquidó y pago este mismo valor, según recibo de pago No 49078108. Pero

por reproceso del módulo de nómina en el mes de marzo de 2013 se eliminó una de las

nóminas del mes de febrero de 2013, generando esta diferencia en el respectivo mes, para lo

cual a la fecha se causa cruce de valores con el auxiliar de la DIAN, con nota de contabilidad

No201300000312 del 3 de marzo de 2013. Según libro auxiliar de retención en la fuente del

mes de mayo de 2013 no se retuvo valor alguno por concepto de servicios.

Según libro auxiliar de retención en la fuente del mes de junio de 2013 se retuvo por salarios

la suma de $302.000 se liquidó y pagó este mismo valor y por concepto de iva retenido la

suma de $18.000 se liquidó y pagó este mismo valor.

Según libro auxiliar de retención en la fuente del mes de Diciembre de 2013 se retuvo por

concepto de salarios la suma de $2.131.000 se liquidó y pago este mismo valor; por concepto

de honorarios se retuvo la suma de $83.000 se liquidó y pagó este mismo valor; por concepto

de servicios se retuvo la suma de $77.000 se liquidó y pagó este mismo valor; por concepto

de compras se retuvo la suma de $2.000 se liquidó y pagó este mismo valor y por concepto

de IVA retenido se retuvo la suma de $129.000 se liquidó y pagó este mismo valor. Es de

aclarar que para este mes de diciembre de 2013, se implementó con la DIAN el pago

electrónico por el portal de la cuenta del Banco Caja Social a nombre de la Personería de

Tunja (Anexo: 27 folios).

DECISION DE LA CONTRALORIA: En la Información presentada para realizar la auditoria se evidencia que existen estas diferencias; llama la atención que la Personería de Tunja no tenga una información confiable para emitir sus estados financieros. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo con alcance disciplinario, se debe incluir en el plan de mejoramiento.

OBSERVACION No. 35 La Personería de Tunja registró “Retención por Servicios” en la subcuenta 243702 sin que exista en el Plan General de la Contabilidad Pública, en el mes de mayo de 2013. De no allegarse la documentación soporte que desvirtué esta observación quedará con alcance administrativo.

RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según balance de prueba anexo de la cuenta 243702 no presenta movimiento en los meses de enero a diciembre (Anexo: 1).


PÁGINA 56 de 77


DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: La respuesta dada por la Personería de Tunja no desvirtúa lo observado, en los libros presentados a la Contraloría se evidencia que en el mes de mayo se registró $12.000 en la cuenta 243702 sin que exista en el Plan General de Contabilidad Pública, de igual forma no existe explicación posterior a qué cuenta llevaron este valor. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo.

Obligaciones Laborales:


VARIACIÓN PORCENTUAL %

SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES

220.025.944.11 83.425.884.00 136.600.060.11 163.74

Nomina por pagar 535.233.00 0 535.523.00 100

cesantías 51.648.062.69 36.194.206.00 15.453.856.69 42.70

Intereses sobre cesantías 7.559.323.12 2.539.191.00 5.020.332.12 197.71

vacaciones 41.446.557.95 26.130.309.00 15.316.248.95 58.61

Prima de vacaciones 43.974.998.40 18.562.178.00 25.412.820.40 136.91

Prima de servicios 24.137.357.93 0 24.137.357.93 100

Prima de Navidad 48.516.862.02 0 48.516.862.02 100

Indemnizaciones 2.017.736.00 0 2.017.736.00 100

Bonificaciones 189.613.00 0 189.613.00 100

Cifras en pesos

- Se registra como Pasivo la prima de navidad por valor de $48.516.862.02, la cual se pagó en el

mes de diciembre y en consecuencia no debió registrarse este valor.

- Llama la atención que los pasivos registrados contablemente, superan el activo corriente de la entidad, y que a la Entidad le sobra presupuesto que es devuelto al municipio.

OBSERVACIÓN No. 36 El Pasivo Corriente de la Personería de Tunja es superior al Activo Corriente situación que no es concordante con la realidad financiera de la entidad, pues a la Personería le sobran recursos que son devueltos a la Alcaldía.


PÁGINA 57 de 77


Se observa en el Pasivo la cuenta “Prima de Navidad” cuando ésta fue pagada en su totalidad antes del 31 de diciembre de 2013. Observaciones con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según libro auxiliar de la cuenta del pasivo es inferior al activo. DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta dada por la Personería no desvirtúa lo observado, no anexó ningún documento soporte, por lo anterior se confirma como hallazgo administrativo.

Provisión para Contingencias: Representa el valor estimado, justificable y cuya medición monetaria sea confiable, de obligaciones a cargo de la entidad contable pública ante la probable ocurrencia de eventos que afecten la situación financiera .Tal estimación deberá adelantarse mediante procedimiento de reconocido valor técnico y no será aplicable a las obligaciones contingentes que cuenten con contragarantía, o sobre las cuales exista la opción de emprender procesos ejecutivos de recuperación. Dichos eventos deberán reconocer en las respectivas cuentas de orden hasta tanto sean considerados como eventuales o remotos. Llama la atención que la personería de Tunja no mantiene ningún valor en esta cuenta ya que según relación presentada a la Contraloría, se observan siete (7) procesos en contra por una cuantía estimada de $470.836.856.

OBSERVACIÓN No. 37 No se está registrando ninguna provisión por posible pérdida de demandas laborales que puedan fallarse en contra de la Personería. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según lo estipulado en el oficio anexo no existe demandas a nombre de la Personería de Tunja, por lo tanto no se registra ninguna provisión (Anexo 2). DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la Personería de Tunja allega documento donde certifica que no existen demandas en contra de la entidad se levanta la observación.

Patrimonio:


PÁGINA 58 de 77


Incluye los grupos que representan bienes y derechos, deducidas a las obligaciones para cumplir la función del cometido estatal. Se evidencia una disminución del 25.03% esto obedece a que en la vigencia 2012 contabilizaron excedente del ejercicio cuando la personería no debe tener excedentes ya que los ingresos que se reciben solo corresponde a gastos de funcionamiento.

OBSERVACIÓN No. 38 Se observa que la Personería de Tunja registra un superávit cuando ésta no debe tener, ya que los únicos ingresos que se recibe corresponden a gastos de funcionamiento. Al No desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según libro auxiliar de la cuenta de patrimonio no se observa superávit.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta dada por la Personería no desvirtúa lo observado si se tiene en cuenta que en los estados financieros presentados se evidencia una utilidad del ejercicio de $202.890.401.03, lo anterior genera un hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

2.3.1.5 Resultado al Estado de Actividad Financiera, Económica y Social Es un estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones del cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado. INGRESOS: En esta denominación se incluyen los grupos que representan flujos de entrada de recursos por la entidad contable pública susceptible de incrementar el patrimonio público, durante el periodo contable ya sea por aumento de activos o por disminución del pasivo, expresados en forma cuantitativa que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del cometido estatal. El artículo 10 de la ley 617 de 2000 fija el valor máximo de gastos de las personerías, lo que indica que no puede superar en este caso el 2.2% de los ingresos corrientes de libre destinación de la Alcaldía de Tunja, que para la vigencia 2013 corresponde a: Según ejecución presupuestal presentada por la Alcaldía Mayor de Tunja el ingreso de libre destinación corresponde a $59.354’417.834,38 de los cuales correspondería girar a la Personería máximo $1.305’797.192,35.


PÁGINA 59 de 77


Cuenta CONCEPTO PERIODO VARIACION % Part.

periodo Actual Anterior $ %

INGRESO TOTALES 1.221.959.079.35 1.145.081.701.45 76.877.377.90 6.71

44 Transferencias 1.266.942.524.35 1.130.323.505.48 136.619.018.87 12.08 104

48 Otros Ingresos (44.983.445.00) 14.758.195.97 (30.225.249.03) (204.80) 4 Cifras en pesos

Se observa que los ingresos que recibe la Personería de Tunja, corresponden a transferencias municipales. En el cotejo de las cifras reflejadas en el Balance y en el presupuesto de ingresos, se evidencia las siguientes observaciones:

RECAUDOS PRESUPUESTO 2013 1.253.165.279.00

MENOS RECURSOS DEL BALANCE (Bancos)2012 0

CUENTAS POR COBRAR VIGENCIAS ANTERIORES 0

Cuenta 4 transferencia 1.266.942.524.35

AJUSTE EJERCICIOS ANTERIORES (49.327.000.00)

Financieros 2.633.917.00

Otros ingreso financieros (997.00)

SUMAS IGUALES 1.253.165.279.00 1.220.248.444.35

Al efectuar el cruce contable con la ejecución presupuestal de ingresos se evidencia una diferencia de $32.916.834.65, se presume que este valor no está registrado en los libros de contabilidad, ya que el valor en presupuesto es superior, presentándose incertidumbre.

Contablemente se observa un ajuste de $189.683.929.30 en el mes de diciembre, valor que no se especifica a que corresponde.

De acuerdo a la información reportada contablemente se evidencia que los ingresos fueros inferiores a los gastos, situación que no es acorde con la realidad, ya que los gastos no superaron los ingresos, lo cual se refleja en la devolución que se efectuó al Municipio.

Llama la atención que en el balance comparativo se observe la cuenta 48 “Otros Ingresos” por valor de $-44.983.445, al sumar la subcuenta 4805 y la 4815 da un valor de $46.094.080, evidenciándose un error en este registro.

Llama la atención que según estos registros los ingresos según contabilidad fueron inferiores a los gastos; por lo cual se debe evaluar la parametrización del software contable y establecer la realidad financiera de la Personería.

OBSERVACIÓN No. 39 Se presumen diferencias entre lo recaudado y lo registrado en libros de contabilidad. Según datos registrados los ingresos fueron inferiores a los gastos. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, por el presunto


PÁGINA 60 de 77


incumplimiento al plan general de contabilidad pública. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según libro auxiliar de la cuenta de transferencias corresponde al presupuestado para el año 2013. DECISION DE LA CONTRALORIA: La repuesta dada por la Personería no desvirtúa lo observado, si nos damos cuenta no hay confiabilidad en la información presentada por la Personería, teniendo en cuenta que el valor real de la transferencia del municipio corresponde a $1.266.942.524.35, llama la atención que en presupuesto solo registran un recaudo por $1.253.165.279, se observa diferencia de $13.777.245.35 que no se evidencia en el presupuesto presentado por la Personaría. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 40 Al comparar los recaudos recibidos presupuestalmente con los libros de contabilidad se evidencia una diferencia de $32.916.834.65. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria por incumplimiento del principio de causación y periodo contable. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según libro auxiliar de transferencias se recaudó lo establecido en el presupuesto para el año 2013. DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la información presentada por la Personería de Tunja no es confiable y que no desvirtúan lo observado se configura hallazgo administrativo.

GASTOS Se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable publica, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo expresado en forma cuantitativa.

Cuenta CONCEPTO

PERIODO VARIACION % Part. Periodo

Actual Anterior $ %

GASTOS 1.277.282.148.75 957.046.642.60 320.235.506.15 33.46 51 Administración 1.202.807.516.61 954.856.203.73 247.951.312.88 25.97 94

OTROS GASTOS


PÁGINA 61 de 77


52 De operación 852.259.00 0 852.259.00 100 1

58 Otros Gastos Generales 73.622.373.14 2.190.438.87 71.431.934.27 3261.08 6

EXCEDENTES (DEFICIT DEL EJERCICIO

La ley 617de 2000, artículo 10; fija el valor máximo de gastos de las Personerías Municipales, el cual no será superior a $1.305.797.192.3, como se indica a continuación:

La Alcaldía Mayor de Tunja fija unos ingresos por valor de $1.266’942.524,35, de los cuales efectúa la transferencia en 10 giros durante la vigencia 2013. Sus gastos según ejecución presupuestal corresponden a $1.023’234.876,50. Se evidencia que todos los gastos generados por la Personería Municipal de Tunja se encuentran contabilizados y soportados presupuestalmente.

PAGOS SEGÚN RELACION DEL SIA 1.172.823.788.50

MENOS CUENTAS POR PAGAR 2012 Y PAGAS EN 2013.

137.975.729.00

CUENTA DE GASTOS EN CONTABILIDAD 5 1.277.282.148.15

MEMOS CUENTAS POR PAGAR 2013 CAUSADAS PARA EL 2014.

71.484.221.00

MAS CTE 1655 0

MAS 1665

SUMAS IGUALES 1.034.848.059.50 1.205.797.927.15 Cifras en pesos

- Al verificar la relación de egresos presentada en el SIA, y compararla con los estados financieros, cuenta de gastos, se observa una diferencia de $170.949.867.65, demás en contabilidad.

- Se verificó la relación de gastos en contabilidad y se comparó con los giros del presupuesto en la vigencia y se observa una diferencia de $11.613.183.

OBSERVACIÓN No. 41 Se evidencia diferencias entre la cuenta de gastos de contabilidad y la relación de gastos suministrada en el SIA, en la vigencia 2013; al no desvirtuar lo observado se configura en hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Se presentaron diferencias por cuanto se había tomado la información de una base de datos desactualizada hecho que ya se corrigió. DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta dada por la Personería de Tunja no desvirtúa lo observado, no allega documento que lo desvirtué. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo.


PÁGINA 62 de 77


2.3.1.6 Concepto del Control Interno Contable La ley 87 de 1993 en su artículo 3 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operaciones de la respectiva entidad; la Constitución Política de Colombia en sus artículos 209 y 269 determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control Interno. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. La medición o valoración que se hace al control Interno en el proceso contable tiene como finalidad evaluar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y economizasen la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable. Esta evaluación corresponde al jefe de la oficina de control Interno o quien haga sus veces, de conformidad con lo establecido en el Manual de Implementación de Modelo estándar de control interno, adoptado mediante resolución 142 de 2006 expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública. El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2013. La Personería Municipal de Tunja no tiene un Modelo Estándar de Control Interno, lo cual dificulta la elaboración del correspondiente informe, al no tener establecidos los procesos y los procedimientos. No se observa mapa de riesgos de índole contable donde se establezca la ocurrencia de eventos tanto internos como externos que tiene la probabilidad de afectar e impedir el logro de información contable con las características de confiablidad, relevancia y comprensibilidad. El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o habiendo sido incluidos, no cumplan con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública. En el informe presentado a la Contraloría Municipal de Tunja, presenta su evaluación cualitativa y cuantitativa, el análisis de las principales fortalezas y debilidades así como las recomendaciones realizadas por la persona que ejerce esta labor para efectos de mejorar. De estas se observaron las siguientes debilidades:


PÁGINA 63 de 77


ACTIVIDAES SITUACIONES - FALTA DE CONTROL

IDENTIFICACION - Inadecuado flujo de información entre el proceso contable y los demás procesos generadores de hechos, transacciones u operaciones susceptibles de reconocer contablemente. - No existe mapa de riesgos

CLASIFICACIÓN - Incorrecta interpretación y aplicación de los principios de contabilidad pública, así como de los procedimientos contables. - Registros contables que implican la existencia de partidas globales como es el caso de la cuenta propiedad planta y equipo, grandes ajustes de vigencias anteriores que no especifican claramente a que corresponden. - Los ajustes de vigencias anteriores en ingresos y egresos causando incertidumbre en estas cuentas. - Se evidencia que los valores de comprobantes de ingreso y egresos no se digitan correctamente. Por lo anterior la información que alimenta el Software no son confiables. - Se observa partidas doblemente contabilizadas. -ajuste a cuentas que no corresponde.

ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

- Inadecuada estructuración, y no correcta presentación de los estados financieros, en este caso el Balance General. -Inadecuada estructuración de los rubros presupuestales. - Registrar cuentas que no se encuentran establecidas en el plan general de contabilidad pública. - No dejar claros los conceptos de cada transacción en los libros auxiliares de contabilidad, dificultando su interpretación.


PÁGINA 64 de 77


- Se reportan varios estados contables, que no son confiables ya que en el SIA presentaron unos y al verificar el físico corresponde a otra información. - No se realizan auditorías a la información registrada en el Software contable para evitar saldos que no son reales en los estados contables. -Se evidencia falta de compromiso por parte del personal que alimenta el software contable, cuentas que no corresponde a su naturaleza.

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION

- Presentación inadecuada de las notas explicativas a los estados contables. - Los ajustes contables se realizan en partidas globales sin que se identifique a que corresponde, de igual forma no está soportada con la autorización del comité de sostenibilidad contable.

OBSERVACIÓN No. 42 - Se observa inconsistencias en los saldos de los estados contables, no se realizan auditorías a las cifras registradas. - Se realizan ajustes globales contables sin que se especifique a que corresponde, generando incertidumbre en la información real. - Los ajustes se realizan sin autorización del comité de sostenibilidad contable. -Los Estados Contables no están firmados por el ordenador del gasto. Observación con alcance administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según libro auxiliar de las notas contables se especifica cada una de las transacciones por cada comprobante con sus anexos. DECISIÓN DE LA CONTRALORÍA: Se evidencia que no existe un control Interno contable adecuado para determinar inconsistencias y realizar auditorias a las transacciones efectuadas para hallar la realidad


PÁGINA 65 de 77


financiera de la personaría, no hay compromiso por parte de la persona que digita la información que alimenta el software contable, los estados financieros no son confiables, los estados financieros al 31 de diciembre deben ser uno solo, los libros auxiliares de contabilidad deben contener los hechos reales, los estados financieros deben ser copia fiel de los libros auxiliares de contabilidad, la Contraloría de Tunja no se explica por qué no existe un control interno efectivo. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria.

2.3.2 Gestión Presupuestal Este órgano de control conceptúa que la gestión presupuestal de la Personería Municipal de Tunja es Favorable, producto de los 83.3 puntos obtenidos en la matriz de calificación, con fundamento en el siguiente resultado:

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Eficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83.3

Con deficiencias

Evaluación presupuestal 83.3

GESTIÓN PRESUPUESTAL

TABLA 3- 2

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Fuente: Matriz de Gestión Fiscal- elaboró Equipo Auditor El control de presupuesto en la Personería Municipal de Tunja, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios.


EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2013

Código Nombre Rubro

Presupuesto Definitivo

$ Recaudos

$ % Por Recaudar %

1 INGRESOS 1.253.165.279.00 1.253.165.279.00 100 0 0


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA 2013

Código Nombre Rubro

Presupuesto Definitivo

$

Total Ejecutado

$ % Por Ejecutar %

2 GASTOS 1.253.165.279.07 1.023.234.876.50 81.65 229.930.402.57 18.35

ACTOS ADMINISTRATIVOS CON LOS QUE SE APROBÓ, LIQUIDÓ Y MODIFICÓ EL PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA 2013.


PÁGINA 66 de 77


ACTO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO VALOR REDUCCIONES ADICIÓN CREDITOS Y CONTRACRE

DITOS

Resolución 381del 28 de diciembre de 2012

Aprobación del presupuesto

1.327.924.400.00

Resolución 169 de 17 de julio de 2013

68.178.359.00

SIN 137.805.168.11

Resolución 272 del 25 de noviembre de 2012.

Adición 63.046.065.18

DEFINITIVO 1.253.165.279.07 63.046.065.18

Cifras en pesos

Se evidencia que no todas las modificaciones realizadas al presupuesto están soportadas mediante acto administrativo cumpliendo con lo establecido en el Decreto 111 de 1996.

Se observa que el resuelve de la resolución No. 272 del 25 de noviembre de 2012 indica adicionar estos recursos al presupuesto de la vigencia 2012, cuando es la vigencia 2013.

Mediante Resolución No. 381 del 28 de diciembre de 2012 la Personería de Tunja establece el presupuesto de Rentas y Gastos de la vigencia fiscal del año 2013 en la suma de $1.327.924.400, se adicionó la suma de $63.046.065.18 y se redujo el presupuesto en $137.805.168.11 valor que no se encuentra soportado mediante acto administrativo; para un presupuesto definitivo de $1.253.165.279, incumpliendo los parámetros establecidos en el Estatuto Orgánico de Presupuesto.

OBSERVACIÓN No. 43 La reducción del presupuesto no se encuentra soportada mediante acto administrativo. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Los ingresos de la Personería de Tunja, provienen de las transferencias efectuadas por la Alcaldía Municipal, por lo tanto estamos sujetos a las modificaciones que se le hagan al presupuesto de ingresos y gastos del Municipio de Tunja, el día 30 de diciembre de 2013, la Secretaria de Hacienda Municipal radicó en esta entidad el Decreto No. 043 de 13 de diciembre de 2013, donde ordena un aplazamiento de recursos para la Personería con un valor de CIENTO TREINTA Y SIETE MILLONES OCHOCIENTOS CINCO MIL CIENTO OCHENTA Y SEIS PESOS CON ONCE ($137.805.186.11) M/CTE, a lo cual esta entidad, expide la resolución No. 315 de 2013, efectuando el aplazamiento en


PÁGINA 67 de 77


mención; teniendo en cuenta que la Alcaldía de Tunja, no desplazo dichos recursos ni expidió acto administrativo alguno para efectuar disminución en el presupuesto de la entidad esta procedió a devolver en el transcurso de la presente anualidad al Municipio los recursos que no fueron ejecutados durante la vigencia 2013. DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la respuesta dada por la Personería de Tunja con respecto a los estados financieros y se evidencia con reporte del movimiento contable de la Alcaldía de Tunja que la transferencia realizada para la vigencia 2013 corresponde a $1.266.942.524.35 y no lo que realmente soporta en Excel sobre presupuesto de ingresos $1.253.165.279.07, se presenta una diferencia de $13.777.245.35, la Contraloría de Tunja no se explica por qué este valor no fue tenido en cuenta en el informe de presupuesto. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria por contravención de las normas del Decreto 111 de 1996.

El artículo 10 de la ley 617 de 2000, fija el valor máximo de gastos de las Personerías, lo que indica que no puede superar en este caso el 2.2% de los ingresos corrientes de libre destinación de la vigencia 2013.


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GATOS VIGENCIA 2013

Código Nombre Rubro Presupuesto

Definitivo Ejecutados % Por Ejecutar %

2 EGRESOS 1.253.165.279.07 1.023.234.876.50 81.65 229.930.402.57 18.35

Nómina 650.304.304.89 600.405.885.00 92.33 49.898.419.89 7.67

Sueldo personal de nomina 458.015.780.00 458.015.780.00 100 0 0

Subsidio de alimentación 1.105.925.89 846.052.00 76.50 259.873.00 23.50

Auxilio de transporte 1.732.500.00 1.230.000.00 71.00 502.500.00 29.00

Prima de servicios 35.500.000.00 34.903.801.00 98.32 596.199.00 1.68

Bonificación por recreación 4.400.000.00 2.918.501.00 66.33 1.481.499.00 33.67

Prima de vacaciones 25.000.000.00 23.792.151.00 65.17 1.207.849.00 4.83

vacaciones 44.950.000.00 19.132.550.00 42.56 25.817.450.00 57.44

Prima de navidad 48.766.211.00 41.762.019.00 85.64 7.004.192.00 14.36

Gastos judiciales 221.604.00 0 0 221.604.00 100

Bonificación tiempo de servicios

4.800.000.00 0 0 4.800.000.00 100

Indemnización por vacaciones 15.650.000.00 15.649.317.00 99.99 683.00 0.01

Licencia no remunerada 100.000.00 0 0 100.000.00 100

Intereses a las cesantías 5.262.284.00 570.642.00 10.84 4.691.642.00 89.16

Dotación de personal 1.800.000.00 732.813.00 40.71 1.067.187.00 59.29

Capacitación de empleados 2.000.00.00 852.259.00 42.61 1.147.741.00 57.39

Auxilio funerario 1.000.000.00 0 0 1.000.000.00 100

SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS

149.127.065.00 143.666.768.00 96.34 5.460.297.00 3.66

Personal Supernumerario 96.969.065.00 92.055.601.00 94.93 4.913.464.00 5.07

Honorarios profesionales 52.158.000.00 51.611.167.00 98.95 546.833.00 1.05

CONSTRIBUCIONES INHERENTES A LA NOMINA SECTOR PUBLICO

25.616.340.00 22.680.548.00 88.54 2.935.792.00 11.46


PÁGINA 68 de 77


Fondo nacional del ahorro 9.000.000.00 7.784.122.00 86.49 1.215.878.00 13.51

Fondo de pensiones

Administradora de riesgos profesionales

4.116.340.00 3.109.036.00 75.53 1.007.304.00 24.47

Servicios aprendizaje SENA 3.000.000.00 2.961.121.00 98.70 38.879.00 1.30

ESAP. otras universidades ley 21y 812

3.000.000.00 2.961.081.00 98.70 38.919.00 1.30

Escuelas industrializadas 6.500.000.00 5.865.188.00 90.23 634.812.00 9.77

CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA NOMINA SECTOR PRIVADO

210.371.172.00 203.859.636.00 96.90 6.517.536.00 3.10

Fondo de cesantías 51.407.000.00 51.406.999.00 100 1 0.00

Fondo de pensiones 62.609.000.00 62.602.780.00 100 6.220.00 0.00

Empresa promotora de salud 54.700.000.00 48.423.031.00 88.52 6.276.969.00 11.48

Aportes ICBF 17.600.000.00 17.370.334.00 98.70 229.666.00 1.30

Aportes a COMFABOY 24.061.172.00 24.056.492.00 99.98 4.680.00 0.02

GASTOS GENERALES 217.740.397.18 52.622.039.50 24.26 165.118.357.68 75.83

Materiales y suministro 40.000.000.00 8.602.200.00 21.51 31.397.800.00 78.49

Compra de Equipos 67.973.528.18 0 0 67.973.528.18 100

Bienestar social y Salud ocupacional

6.000.000.00 40.000.00 0.67 5.960.000.00 99.33

sistematización 25.000.000.00 7.036.850.00 28.15 17.963.150.00 71.85

ADQUISICION DE SERVICIOS

51.232.978.00 27.724.761.00 54.12 23.508.217.00 45.88

Comunicación y transporte 8.000.000.00 4.239.400.00 52.99 3.760.600.00 47.01

Servicios públicos 6.000.000.00 5.555.876.00 92.60 444.124.00 7.40

Seguros 5.775.961.00 5.473.468.00 94.76 302.493.00 5.24

Impresos y publicaciones 17.000.000.00 0 0 17.000.000.00 100

Mantenimiento 5.475.017.00 5.457.017.00 100 0

Combustible y lubricante 8.000.000.00 6.9999.000.00 87.49 1.001.000.00 12.51

Fotocopia y empaste 1.000.000.00 0 0 1.000.000.00 100

OTROS GASTOS GENERALES

27.533.891.00 9.218.228.50 33.48 18.315.662.50 66.52

Impuestos tasas y multas 1.533.891.00 0 0 1.533.891.00 100

Gastos imprevistos 1.000.000.00 0 1.000.000.00 100

Viáticos y gastos de viaje 7.000.000.00 4.046.228.50 57.80 2.953.771.50 42.20

Comité derechos humanos 18.000.000.00 5.172.000.00 28.73 12.828.000.00 71.27

El presupuesto de gastos de la Personería Municipal de Tunja corresponde a gastos de Funcionamiento.

Teniendo en cuenta que el presupuesto definitivo de gastos para la vigencia 2013 correspondió a $1.253’165.279.07 de los cuales se ejecutaron $1.023’234.876.50 quedando pendiente de ejecutar $229’930.402.57; valor que debió ser reintegrado al presupuesto del Municipio. Dicho valor fue girado al Municipio el día 04 de septiembre de 2014, observándose demora en la devolución de estos dineros ya que deben ser devueltos a la mayor brevedad posible en la siguiente vigencia.

Según cuentas Bancarias se evidencia un saldo a 31 de diciembre de 2013 por valor por $320’749.552.27; considerando que el presupuesto que no se ejecutó corresponde a $229.930.402.57 y las cuentas por pagar son por valor de $71.484.221, queda un saldo en cuentas bancarias por valor de $19.334928.70, valor que se presume corresponde a intereses, y que no se puede ejecutar, por tanto debe ser devuelto a la Alcaldía.


PÁGINA 69 de 77


En general se observa que todos los gastos comprometidos en la vigencia 2013 se encuentran soportados con su Certificado de disponibilidad presupuestal y Registro Presupuestal como lo establece el Decreto 111 de 1996.

OBSERVACIÓN No. 44

Se evidencia que la Personería Municipal de Tunja no consigna los rendimientos financieros generados durante la vigencia en las cuentas bancarias al Municipio de Tunja; éstos no corresponden al presupuesto de la Personería. Al no desvirtúa lo observado se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA PERSONERÍA: Según comprobante de contabilidad No. 201400000901 del 4 de septiembre de 2014, se

transfiere de la cuenta No. 58500000013 de Financiera Juriscoop a nombre de la Personería

de Tunja a la cuenta No. 37230000689 de la misma entidad Financiera Juriscoop a nombre del

Municipio de Tunja la suma de $229.930.402.57, valor que está conformado entre otros por los

rendimientos financieros generados durante la vigencia en las cuentas bancarias que es la

suma de $2.633.917, discriminados así: (Anexo: 16 folios)

RENDIMIENTOS ENERO DE

2013 298,572

RENDIMIENTOS MES DE FEBRERO DE 2013. 270,599

RENDIMIENTOS MES DE MARZO DE 2013 300,616

RENDIMIENTOS MES DE ABRIL DE 2013 164,668

RENDIMIENTOS MES DE MAYO DE 2013 239,025

RENDIMIENTOS MES DE JUNIO DE 2013 344,980

RENDIMIENTOS MES DE JULIO DE 2013 357,740

RENDIMIENTOS MES DE AGOSTO DE 2013 359,021

RENDIMIENTOS MES DE SEPTIEMBRE DE 2013 279,156

RENDIMIENTOS FINANCIEROS MES DE OCTUBRE DE 2013 2,014

RENDIMIENTOS MES DE NOVIEMBRE DE 2013 1,950

RENDIMIENTOS MES DE DICIEMBRE DE 2013 15,576

TOTAL 2.633.917

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que al 31 de diciembre de 2013 se evidencia un valor en bancos y que la Personería de Tunja debe establecer a qué corresponde, se configura hallazgo administrativo


PÁGINA 70 de 77


que debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

2.3.3 Gestión Financiera INDICADORES DE ANÁLISIS FINANCIERO Al aplicar los indicadores financieros de Razón Corriente, Capital de Trabajo y Solvencia a los Estados Financieros de la Personería Municipal de Tunja, se emite un concepto Favorable, con fundamento en el siguiente resultado:

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100.0

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 100.0

VARIABLES A EVALUAR

Con deficiencias

Eficiente

Puntaje Atribuido

Fuente: Matriz de Gestión Fiscal- elaboró Equipo Auditor

1. RAZON CORRIENTE

Activo Corriente / pasivo corriente

335.970.254.77 / 358.218.736.81 = 0.94

Si se tuviera que pagar la totalidad del pasivo corriente, no se contaría con los recursos necesarios para cubrirlos, pues por cada peso que debe tiene 0.94 pesos para pagar

2. CAPITAL DE TRABAJO

Activo corriente – Pasivo corriente

335.970.254.77 - 358.218.736.81 = -22.248.482.04

Si fuera necesaria pagar la totalidad del Pasivo Corriente, sería necesario conseguir $22.248.482.04, sin embargo este indicador puede variar teniendo en cuenta que existen cuentas por pagar que no se encuentran soportadas mediante acto administrativo y llama la atención que a 31 de diciembre de 2013 se registre en las cuentas por pagar la prima de navidad por $48.516.862.

3. SOLVENCIA

Activo total / Pasivo total

421.688.494,23/358.218.736,81 = 1.18

Considerando este indicador, la Personería de Tunja cuenta con activos suficientes para cubrir sus pasivos, ya que de cada peso que debe tiene 1.18, en consecuencia es solvente Indicadores con base en las cifras de los estados financieros


PÁGINA 71 de 77


3. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoria se establecieron cuarenta y cuatro (44) hallazgos administrativos de los cuales seis (6) tienen alcance disciplinario, tres (3) fiscal en cuantía de $955.692,44 y uno (1) sancionatorio, los que serán trasladados a las instancias correspondientes.

HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.

No. HALLAZGO HA HD HF HP HS

1.

En los estudios previos de algunos contratos se fija el valor exacto del contrato y la forma de pago del mismo, cuando en éstos se debe definir es el procedimiento para establecer el valor del contrato, de acuerdo con los precios del mercado. Lo anterior quiere decir que al momento de elaborar los estudios previos ya se conoce el contratista y el valor de la propuesta.

X

2.

En el contrato No. 201300001 a nombre de Claudia Patricia Silva Campos, al pagar el período 14 al 31 de diciembre de 2013 con el comprobante de egreso No. 2013000371 del 26 de diciembre de 2013 el cual está por valor de $893.300, cuando el valor a pagar y según cuenta de cobro es $853.300, pagándose un mayor valor de $40.000. Además en este pago no se efectuaron los descuentos de ley y la orden de pago No. 2013000157 está mal elaborada ya que está por un valor de $1.640.000.

Se levanta la observación

3.

En el contrato de prestación de servicios No. 201300002 a nombre de Martha Cecilia Díaz Osttos, el último pago corresponde a un valor de $1.277.867 por pagarse 32 días, sin embargo la cuenta de cobro está mal elaborada por cuanto se pasó por $1.198.000 y la resolución de pago No. 340 de 2013 por $1.226.567, presentándose errores de digitación numéricos en el trámite de estos dos últimos documentos.

X

4.

En el contrato de suministros de combustibles No. 201300004 a nombre de Estación de Servicios Plaza Real, se insertan documentos que no corresponden al contrato (folios 68 al 72; 86 al 90; 106 al 107; 124 al 125) por lo que se encuentran falencias en el proceso de archivo, además se anexan documentos repetidos (acta de recibo a satisfacción y acta de liquidación del contrato).


5.

En el contrato No. 201300007 a nombre de Aida Karina Avila Moreno, en la resolución No. 086 del 15 de abril de 2013 por medio de la cual se asignan funciones de supervisión, el contenido del artículo primero es incoherente con el objeto del contrato.

X

6.

En el contrato de Asesoría Técnica No. 201300008 a nombre de Sysman Ltda, se presentan las siguientes inconsistencias: a) En la orden de pago No. 2013000037 del 11 de junio de 2013 por reteiva se retiene el 50% ($61.000) cuando según el

X


PÁGINA 72 de 77


artículo 437-1 del E.T. se establece que la retención será del 15% del valor del impuesto ($18.199), por lo que se retuvo ($42.801) de más; ante reclamación del contratista, la Personería en la orden de pago No. 2013000052 del 11 de julio de 2013 reintegra dicho valor, pero dicho valor ya había sido girado a la DIAN por lo que la Personería presuntamente pagó $42.801 de más por este error. b) El Contrato no fue publicado en el SECOP contraviniendo lo establecido en el artículo 8 del Decreto No. 2474 del 2008, artículo 94 de la ley 1474 de 2011, artículo 4 del Decreto 2516 de 2011 y artículos 3.5.3 y 3.5.4 del Decreto 734 de 2012. c) Los estudios previos fueron elaborados con la información contenida en la propuesta del único proponente, lo anterior se sustenta en que la información contenida en el numeral 8 "Especificaciones técnicas" de los estudios previos es idéntica con la información contenida en el numeral 3 "Precios de producto/servicios-tipo Bronze" de la propuesta del contratista. d) En las deducciones del contrato se descuenta $181.600 por concepto de Impuesto contribución al deporte, cuando el Decreto 389 de 2006 "Estatuto de Rentas del Municipio de Tunja" en su artículo 278 establece que "La tarifa a la contribución al deporte municipal será del 3% del valor de las cuentas y se cobrará únicamente sobre el contrato u órdenes superiores a 15 SMLMV salarios mínimos legales mensuales vigentes, es decir $8.842.400 y el contrato se suscribió por $7.036.850, por lo que no era procedente realizar ese descuento.

7. El contrato No. 201300010 a nombre de Edgar Hernando Rincón Morales por valor de $5.200.00 no se publicó en el SECOP.


8.

Se efectúan deducciones por concepto de impuesto contribución al deporte a contratos inferiores a 15 SMLMV (salarios mínimos legales mensuales vigentes), contraviniendo lo establecido en el artículo 278 del Decreto 389 de 2006 "Estatuto de Rentas del Municipio de Tunja" que establece que "La tarifa a la contribución al deporte municipal será del 3% del valor de las cuentas y se cobrará únicamente sobre el contrato u órdenes superiores a 15 SMLMV”.

X

9.

En el contrato de prestación de servicios No. 201300015 a nombre de "INGESSE S.A.S.", INGENIERIA SOLUCIONES Y SERVICIOS DE COLOMBIA S.A.S., el valor del contrato es por $13.000.000 y al sumar los comprobantes de egreso totalizan un valor de $13.739.551, presentándose un mayor pago de $739.551.


10.

En el contrato de prestación de servicios profesionales No. 201300018 a nombre de AIDA KARINA AVILA MORENO por valor de $1.300.000 el soporte económico de los estudios previos está dado por el valor de la propuesta presentada por la contratista, más no por un estudio técnico o de mercado.

X


PÁGINA 73 de 77


11.

En el contrato No. 201300020, a nombre de JORGE LUIS RODRÍGUEZ VEGA por valor de $1.700.000, en los estudios previos se fijó un presupuesto de $1.450.000, mientras que la propuesta fue presentada por $1.700.000, siendo firmado el contrato por el valor de la propuesta.

X

12.

El valor del comprobante de egreso No. 200 no concuerda con el valor de la planilla pagada. En algunos comprobantes de egresos el concepto se encuentran con tachones y corregidos a esfero, además se reportan fechas erradas, como por ejemplo siendo del 31 de diciembre se reporta como del 13 de diciembre.

X

13.

Con la orden de pago No. 353 a nombre de Díaz Amaya Sandra Milena por valor de $824.200 por concepto actividad Aguinaldo Boyacense, desayuno navideño, se contraviene el Decreto No. 1737 de 1998 y demás normas sobre austeridad y eficiencia del gasto público. El número de personas atendidas en este centro corresponde a un total de 84 mujeres por lo que no se explica del porqué del pago de 135 tamales.

X X X

14.

En las órdenes de pago números 368 y 369 por concepto de servicios de aseo, el rubro presupuestal “Honorarios profesionales” con el cual se afecta el presupuesto no corresponde a la clase de gasto.

X

15.

En el formato F20_13A_AGR "Formato de contratación completo", el objeto del contrato de prestación de servicios No. 201300002 está mal relacionado; se relaciona que corresponde a "La prestación del servicio de asesoría jurídica externa de la Personería Municipal de Tunja", cuando al cotejarlo con el objeto contenido en el contrato, éste corresponde a "La prestación del servicio de asesoría profesional contable externa a la Personería Municipal de Tunja".

X

16.

En el contrato de suministros No. 201300013 a nombre de Almacén Auto Repuestos Ltda, el valor del contrato está mal relacionado en el Formato F20_13A_AGR, se relaciona $7.000.000 cuando el valor real es $5.679.200.

X

17.

En el contrato No. 201300020, a nombre de Jorge Luis Rodríguez Vega por valor de $1.700.000, en el formato F20_13A_AGR el número de la cédula del contratista está mal relacionada es 1.049.621.379 y no 40.038.998. Asimismo, no hay uniformidad en la digitación de los NIT de los contratistas, por cuanto mientras que a unos se les coloca el dígito de verificación a otros se les suprime.

X

18.

Se vincula personal supernumerario para reemplazo de vacaciones, o para vincular personal del nivel asistencial, técnico o profesional, clasificando estos contratos con el código "C19" Otros, cuando esta forma de vinculación se asimila a contratos de prestación de servicios, por lo que se debe clasificar con el código "C1" Contratos de Prestación de Servicios.



PÁGINA 74 de 77


19. En el formato F01_AGR_ANEXO1 “Balance General”, se evidencia que los saldos de las cuentas del Pasivo y la cuenta 14 del Activo no concuerda con los saldos del libro mayor.

X

20.

El balance general presentado a la Contraloría para la realización de la auditoria a los Estados Financieros, se presenta en forma física en tres versiones o informes diferentes el cual ninguno es confiable, por lo tanto se aplicarán las sanciones establecidas en las resoluciones No. 127 del 22 de octubre de 2013 y la resolución No. 175 de 2013.

X X X

21.

Las notas a los estados financieros no son claras, éstas deben revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, además hacen parte integral de los estados financieros.

X

22.

Las notas generales a los estados financieros básicos son muy superficiales y deben ser más enfáticas; se refieren a las características, políticas, prácticas contables de la entidad, así como los aspectos que afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permiten revelar una visión global de la entidad y del proceso contable.

X

23.

En el informe sobre austeridad y eficiencia en el gasto de “Servicios Personales Indirectos” se relaciona un valor de $142.657.310, mientras que en la ejecución presupuestal de gastos se relaciona un valor de $143.666.768, presentándose una diferencia de $1.009.458.

X

24.

En la liquidación de la prima de servicios del señor Hugo de Jesús Hernández Gamba, se paga un mayor valor de $116.692 al que tenía derecho, por cuanto se paga con factores salariales cuando el Acuerdo Municipal No. 065 de 1981 establece que es un sueldo.

X X

25.

En la liquidación de la prima de navidad se presentan inconsistencias en el cálculo de los factores salariales, como son doceavas partes de prima de servicios y vacaciones, generándose diferencias que oscilan entre $40.000 y $4.000, que aunque no son diferencias considerables si requieren cuidado en la liquidación de dicha prestación social.

X

26.

La Personería Municipal de Tunja mantiene en sus libros de contabilidad un saldo por valor de $54.054.61 y lo concilia mensualmente y en los extractos bancarios mes a mes se evidencia un saldo en ceros, lo que indica que en esta cuenta bancaria no hay recurso alguno; se debe informar en dónde se encuentran estos recursos ya que ésta genera un detrimento al patrimonio por ese valor.


27.

En el mes de enero se evidencia una diferencia de $152.391 entre los libros de contabilidad y el extracto bancario, según extracto bancario no se evidencia este valor por ningún concepto y en el libro diario de contabilidad acreditan este valor por concepto de gastos financieros cuenta contable No. 58059001. En el mes de diciembre se evidencia una diferencia de $1.325.571.68 entre el extracto bancario y libros

X X


PÁGINA 75 de 77


de contabilidad, valor que al parecer fue girado de la cuenta Colpatria y registrado en la conciliación de la cuenta de la Caja Social

28.

Se evidencia un saldo de $10.016.55 en una cuenta bancaria de Davivienda que no tiene movimiento durante la vigencia, circunstancia que no justifica tener cuentas bancarias con saldos ínfimos que no presentan movimientos.


29.

En la cuenta corriente del Banco Colpatria No. 1150541-1150550 se giran cheques sin que existan los fondos suficientes, sobregirando la cuenta y causando gastos financieros por valor de $14.800,44 que no deben ser cubiertos con recursos públicos.

X X

30. Se observa incumplimiento al principio de contabilidad Registro Contable ya que esta labor no se realiza en orden cronológico tal como lo indica la norma.

X

31. En la cuenta otros deudores se registran valores sin que sea claro a qué corresponden, o quién los adeuda, evidenciando debilidades en la elaboración de las notas contables.

X

32.

Se evidencia un ajuste de ejercicios anteriores, partidas por $30.715.263 y $5.220.000, las cuales no identifica a qué corresponden, generando incertidumbre en los estados contables.

X

33.

Se evidencia confusión en las cuentas por pagar, ya que se observan diferencias entre los actos administrativos y los libros de contabilidad, pues las mismas corresponden a la vigencia 2013 y no deben incluir vigencias anteriores ya que el pasivo es corriente.

X

34.

Se evidencia que la Personería Municipal de Tunja no cumple, con los valores y plazos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 382 del estatuto tributario y el Decreto No. 2634 del 17 de diciembre de 2012, en cuanto a la liquidación y pago de retención en la fuente.

X X

35. En el mes de mayo de 2013 se registró “Retención por Servicios” en la subcuenta 243702 sin que exista en el Plan General de la Contabilidad Pública.

X

36.

El Pasivo Corriente es superior al Activo Corriente, situación que no es concordante con la realidad financiera de la entidad, pues a la Personería le sobran recursos que son devueltos a la Alcaldía. Se observa en el Pasivo la cuenta “Prima de Navidad” cuando ésta fue pagada en su totalidad antes del 31 de diciembre de 2013.

X

37. No se está registrando ninguna provisión por posible pérdida de demandas laborales que puedan fallarse en contra de la Personería.


38. Se registra un superávit, cuando éste no debe registrase como tal, ya que los únicos ingresos que se reciben corresponden a gastos de funcionamiento.

X

39. Se presentan diferencias entre lo recaudado y lo registrado en libros de contabilidad; los ingresos fueron inferiores a los

X


PÁGINA 76 de 77


gastos teniendo en cuenta que el valor real de la transferencia del municipio corresponde a $1.266.942.524.35 y que en presupuesto solo registran $1.253.165.279, observándose una diferencia de $13.777.245.35, que no se evidencia en el presupuesto presentado por la Personaría.

40. Al comparar los recaudos recibidos presupuestalmente con los libros de contabilidad se evidencia una diferencia de $32.916.834,65.

X

41. Se evidencia diferencias entre la cuenta de gastos de contabilidad y la relación de gastos suministrada en el SIRECT, en la vigencia 2013.

X

42.

Se evidencia que no existe un control Interno contable adecuado para determinar inconsistencias y realizar auditorías a las transacciones efectuadas para establecer la realidad financiera de la Entidad; no hay compromiso por parte de la persona que digita la información que alimenta el software contable, los estados financieros no son confiables, los estados financieros al 31 de diciembre deben ser uno solo, los libros auxiliares de contabilidad deben contener los hechos reales, los estados financieros deben ser copia fiel de los libros auxiliares de contabilidad.

X X

43.

La reducción del presupuesto no se encuentra soportada mediante acto administrativo. Se evidencia con reporte del movimiento contable de la Alcaldía de Tunja que la transferencia realizada para la vigencia 2013 corresponde a $1.266.942.524.35 y no lo que realmente soporta en Excel sobre presupuesto de ingresos $1.253.165.279.07, presentando una diferencia de $13.777.245.35, contraviniendo las disposiciones establecidas en el Decreto 111 de 1996.

X X

44.

Se evidencia que los rendimientos financieros generados por las cuentas bancarias de la Personería de Tunja durante la vigencia, no se consignan en las cuentas bancarias del Municipio de Tunja; por cuanto éstos no le corresponden a la Personería.

X

CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 44

2. DISCIPLINARIOS 6

3. PENALES 0


PÁGINA 77 de 77


4. FISCALES 3

Obra Pública 0 $0

Prestación de Servicios 0

$0

Suministros 1

$824.200

Consultoría y Otros 0

$0

Gestión Ambiental 0

$0

Estados Financieros

2

$131.492,44

TOTALES (1, 2, 3, y 4) 44 $955.692,44

MIRYAM R. TOCARRUNCHO PEDRAZA HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal (C.) Profesional Especializado (Líder de auditoría)

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Contadora – Contratista de apoyo

T.P 97347-T

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD...

Documents

Transcript of INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD...