GuíA ParticipacióN Ciudadana

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El Artículo 274 de la Constitución Política señala lo siguiente:«La vigilancia de la Gestión Fiscal de la Contraloría General de la República se ejercerá por un auditor elegido para periodo de dos años por el Consejo de Estado, de terna enviada por la Corte Suprema de Justicia.La ley determinará la manera de ejercer dicha vigilancia a nivel departamental, distrital y municipal».

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ISSN 0124 - 471X

PROYECCIONES DEL CONTROL FISCAL

GUÍA PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Diseño y Diagramación: MARÍA DEL PILAR GONZÁLEZ

Edición y Composición: JUAN DE DIOS CANO LONDOÑO

Impresión: IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA

Bogotá, Colombia, octubre de 2007

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¡Control fiscal con enfoque social!

ANA CRISTINA SIERRA DE LOMBANAAuditora General de la República

ANDRÉS AUGUSTO DÍAZ SÁENZAuditor Auxiliar

FÉLIX BARAJAS BLANCOAuditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal

ABRAHAM ELÍAS JATTIN MANGONESDirector de Planeación

CARMEN ELENA LENIS GARCÍADirectora Oficina Jurídica

ÁLVARO FERNANDO SILVA GÓMEZSecretario General

FERNANDO GONZÁLEZ SOLERDirector Oficina de Control Interno

GUILLERMO ALFONSO SEGURA SÁENZDirector Oficina Estudios Especiales

FABRÍN VÁSQUEZ MENDIETADirector de Control Fiscal

LUZ STELLA VARGAS LÓPEZDirectora de Recursos Financieros

NORA ELENA CORREA LONDOÑOGerente Seccional I [Medellín]GIOVANNI SOTO CAGUAGerente Seccional II [Bogotá]JAIME PARRA SÁNCHEZGerente Seccional III [Cali]

ÉDGAR ERNESTO GUTIÉRREZ RODRÍGUEZGerente Seccional IV [Bucaramanga]

ENRIQUE A. DEL VECCHIO DOMÍNGUEZGerente Seccional V [Barranquilla]ALBA SEGURA DE CASTAÑO

Gerente Seccional VI [Neiva]

JOSÉ MILTON BLANCO SANTAMARÍADirector de Responsabilidad Fiscal

CRISTINA BRAVO LATORREDirectora de Recursos Físicos

BEATRIZ AMALIA SÁNCHEZ LUQUEDirectora de Talento Humano

MARÍA LUCÍA SERNA SÁNCHEZGerente Seccional VII [Armenia]

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CONTENIDOCONTENIDOCONTENIDOCONTENIDOCONTENIDO

Guía para la participación ciudadana ....................................................................................................... 5NUESTRO PLAN ESTRATÉGICO 2007 – 2011 ........................................................................................................ 7Plan anual de divulgación y estímulo a la participación ciudadana ......................................................... 8ORGANIGRAMA DE LA AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA ....................................................................................... 9Funciones sobre la atención ciudadana en las dependencias de la Auditoría General de la República . 11MARCO LEGAL DE LA AGR .............................................................................................................................. 12Funciones de la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal ................................................. 12Funciones de la Dirección de Control Fiscal .............................................................................................. 12Funciones de la Gerencias Seccionales .................................................................................................... 12Peticiones atendidas por otra Áreas ......................................................................................................... 12Oficina jurídica ......................................................................................................................................... 12Control Interno Disciplinario ..................................................................................................................... 13Jefes de otras Dependencias ................................................................................................................... 13Las quejas del Área Misional .................................................................................................................... 13Para que hablemos con los mismos términos ........................................................................................ 14DERECHOS DE PETICIÓN- DENUNCIAS- QUEJAS ....................................................................................................... 14GLOSARIO ................................................................................................................................................... 15PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER LOS REQUERIMIENTOS DE LOS CIUDADANOS CON CALIDAD .................................................... 17Participación en la AGR ........................................................................................................................... 19NUESTRA HERRRAMIENTA SIQ ........................................................................................................................... 22COMPETENCIAS DEL ÁREA MISIONAL EN LA AGR..................................................................................................... 25Directorio de gerencias seccionales ...................................................................................................... 25Planes de mejoramiento en las contralorías .......................................................................................... 31¿CÓMO SE REALIZA EL CONTROL FISCAL? ............................................................................................................. 321. PROCESO AUDITOR ..................................................................................................................................... 332. HALLAZGOS ............................................................................................................................................. 353. PLANES DE MEJORAMIENTO ........................................................................................................................... 36¿CÓMO PUEDEN LOS CIUDADANOS, A TRAVÉS DEL CONTROL SOCIAL, TOMAR LOS PLANES DE MEJORAMIENTO PARA HACER CONTROL

PARTICIPATIVO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS?..................................................................................................... 37

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El Artículo 274 de la Constitución Política señala lo siguiente:

«La vigilancia de la Gestión Fiscal de la Contraloría General de la República se ejercerá por un

auditor elegido para periodo de dos años por el Consejo de Estado, de terna enviada por la Corte

Suprema de Justicia.

La ley determinará la manera de ejercer dicha vigilancia a nivel departamental, distrital y munici-

pal».

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NUESTRO PLAN ESTRATÉGICO 2007 – 2011

Misión

«La Auditoría General de la República coadyuva a la transformación, depuración y modernización

de los órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, mediante la promoción de los principios,

finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, el fo-

mento de la cultura del autocontrol y el estímulo de la participación ciudadana en la lucha para erra-dicar la corrupción. «

Visión

«Nos vemos en el año 2011 como una entidad fiscalizadora superior de segundo nivel, promotora

del buen gobierno, la transparencia en la gestión pública y el progreso social, comprometida con la

protección del patrimonio estatal».

Objetivo Institucional

Fomentar y estimular la participación ciudadana mediante el aprovechamiento de los diferentes

mecanismos adoptados por la institución de conformidad con lo dispuesto por la Constitución y la ley.

Objetivos Estratégicos

– Formular y desarrollar políticas para la promoción y estimulo de la participación ciudadana,

orientadas al fortalecimiento del control fiscal y social.

– Crear el grupo de participación ciudadana, que desarrolle actividades de fomento y estimulo de

los mecanismos adoptados por la entidad.

– Atender de manera oportuna y efectiva los requerimientos de los ciudadanos, a través del proce-

so auditor, visitas especiales u otros mecanismos conducentes.

– Participar y/o promover procesos y actividades de carácter interinstitucional y de capacitación a

la ciudadanía dirigidas al fomento y estimulo de la participación ciudadana.

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PLAN ANUAL DE DIVULGACIÓN Y ESTÍMULO A LA PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

Como política institucional se estableció la de realizar un plan anual con diversas actividades rela-

cionadas con la capacitación, estímulo y participación de los grupos de los interés, Veedurías y aso-

ciaciones cívicas, para integrar en forma efectiva el control social al control fiscal que ejerce la Auditoria

General de la República.

Entre las actividades programadas se encuentran, entre otras:

– Suscripción de Convenios

– Talleres de Capacitación

– Publicaciones

– Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas

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ORGANIGRAMA DE LA AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

(Resolución Orgánica Nº 010 del 13 de octubre de 2006)

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¿CUÁL ES EL MARCO LEGAL DE LA AGR?

Las funciones relacionadas con la atención ciudadana en las distintas dependencias son…

Funciones de la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal

Es función de la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal, según el Decreto

272/00, la de establecer directrices para que al interior de la entidad se atienda de forma opor-

tuna el trámite de los requerimientos de la ciudadanía, relacionada con las funciones encomen-

dadas a la Auditoría y a las contralorías que son sus sujetos de vigilancia, además planear y

organizar los procedimientos que permitan impartir orientaciones a los ciudadanos para canali-

zar sus inquietudes.

Funciones de la Dirección de Control Fiscal

El Decreto antes mencionado sobre la atención ciudadana, determina para la Dirección de Control

Fiscal la de coordinar, controlar y ejecutar las actividades relacionadas para dar de manera oportuna el

trámite a los requerimientos de la ciudadanía en relación con la vigilancia de la gestión fiscal a cargo

de la Auditoría General de la República.

Funciones de la Gerencias Seccionales

Con base en el artículo 32 del Decreto 272/00, le corresponde a las Gerencias Seccionales, trami-

tar en forma oportuna las denuncias y quejas que presente la ciudadanía según sus competencias de

acuerdo con las políticas y directrices de la Auditoría General de la República.

Peticiones atendidas por otra Áreas

Oficina jurídica

– Consultas presentadas ante la Auditoría General de la República.

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Control Interno Disciplinario

– Quejas contra los funcionarios de la Auditoría General de la República.

Jefes de otras Dependencias

– Según competencias y funciones.

Lo anterior significa que todas las denuncias, quejas o derechos de petición relacionados con la

función de vigilancia fiscal ejercida por la Auditoría General de la República y sobre la gestión de las

contralorías que son nuestros sujetos de control fiscal, serán atendidas, las según competencias asig-

nadas, por todas estas dependencias que conforman el área misional: Auditoría Delegada para la Vigi-

lancia de la Gestión Fiscal, Dirección de Control Fiscal y Gerencias Seccionales.

De otra parte, sobre las funciones administrativas les corresponde atender los requerimientos a

otras dependencias según las funciones que ejercen. La de emitir conceptos jurídicos (consultas) se

remiten a la Oficina Jurídica y respecto de las quejas contra los funcionarios de la Auditoría General de

la República se tramitan a través del Control Interno Disciplinario de la entidad.

Lo anterior se entiende como…

Las quejas del Área Misional

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PARA QUE HABLEMOS CON LOS MISMOS TÉRMINOS

DERECHOS DE PETICIÓN- DENUNCIAS- QUEJAS

Oficina de correspondencia - Gerencias seccionales

Requisitos

( Art 5º Código Contencioso Administrativo.)

- Designación autoridad que se dirige

- Nombres, apellidos, documento identificación, dirección

- objeto de la petición

- Razones en que se funda

- Documentos que lo acompañan

- Firma, cuando fuere el caso.

Queja anónima

Se recibirá y tramitará cuando acredite por lo menos sumariamente la veracidad de los hechos

denunciados o cuando se refiera en concreto a hechos o personas claramente identificables. (art 81

Ley 962/05).

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GLOSARIO

Derecho de petición

Solicitudes respetuosas de: - información, -copias, -examen de documentos,- certificaciones, y -

consultas.

Denuncia

Aviso verbal o escrito sobre hechos o conductas con las que se pueda configurar un posible mane-

jo irregular o eventual detrimento patrimonial de fondos o bienes públicos.

Queja/ reclamo

Acción para dar a conocer una situación irregular en el cumplimiento de las funciones de la entidad

o contra funcionarios.

Trámite directo

Cuando la AGR responde de fondo al peticionario. Si la respuesta requiere de auditoria especial o

verificarse en el proceso auditor, dentro de los 15 días siguientes a la fecha de radicación, se le

informará al peticionario sobre la actuación que se adelantará para dar respuesta de fondo al asunto

planteado.

Queja en trámite

Es de competencia de la AGR y se responde directamente o la respuesta de fondo depende de una

auditoria especial o proceso auditor.

Queja en seguimiento

La respuesta al peticionario la debe dar una contraloría que es sujeto de nuestra vigilancia. – La

AGR hace el seguimiento a la gestión de la contraloría para que resuelva de fondo.

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Queja/Denuncia/Derecho de petición archivada

Son todas aquellas que se les dio trámite y por consiguiente se encuentran terminadas:

- Por respuesta de fondo al peticionario.

- Se trasladó a otra entidad que era la competente, cuando no es una contraloría. (art 33 C:C.A)

- La que estaba en seguimiento y la contraloría correspondiente respondió al peticionario.

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PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER LOS REQUERIMIENTOS DE LOS

CIUDADANOS CON CALIDAD

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PARTICIPACIÓN EN LA AGR

¿Que tipos de solicitudes puede presentar el ciudadano?

1. Denuncias

2. Derechos de petición

3. Quejas y reclamos

4. Solicitudes de información

5. Conceptos (consultas)

6. Seguimiento de copias

Las vías de ingreso de los documentos son:

1. Correo (Dirección) Cra 10 N° 17 -18 piso 9 Bogotá

2. Internet (página) Web: www.auditoria.gov.co, e-mail: participació[email protected]

3. Línea Gratuita 01 8000 – 120205

4. Fax : 318 67 90

5. Prensa

6. Personal

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VISITE NUESTRA PÁGINA WEB Y PARTICIPE

El Sistema de Información de Quejas, también tiene un módulo de interacción para con la ciudada-

nía, al cual se accede a través de la página Web de la entidad; este módulo permite directamente a la

ciudadanía, y desde cualquier lugar del mundo formular nuevas quejas como también consultar el

estado o el trámite que se ha realizado sobre las quejas que han sido presentadas, por este medio

también se pueden consultar todas las demás quejas que hayan sido presentadas por otros medios,

consultando a través del número SIQ o el No. de cédula del ciudadano.

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NUESTRA HERRRAMIENTA SIQ

La Auditoría General de la República para registrar, controlar y administrar las quejas, creó una

herramienta denominada «Sistema de información de Quejas, Denuncias y Derechos de Petición» -

SIQ,- el cual identifica el requerimiento de los ciudadanos como No. SIQ, y en tiempo real éste consul-

ta las actuaciones realizadas para la atención del asunto o el estado en el que se encuentra la solicitud.

Este sistema SIQ se encuentra desconcentrado, es decir, la Dirección de Control Fiscal y las Geren-

cias Seccionales, manejan el sistema con los requerimientos que corresponden al ámbito de su juris-

dicción. El Grupo de Atención Ciudadana de la Auditoría Delegada maneja el SIQ de los requerimientos

de competencia de la Auditoría Delegada y todo el Nivel Central.

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PARA LA AGR ES IMPORTANTE SU EVALUACIÓN

Resuelta su petición le invitamos a diligenciar la encuesta que le remitirá la AGR.

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A continuación encontrarán las dependencias del área misional de la AGR y las contralorías que le

han sido asignadas para lo de su competencia.

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Planes de mejoramiento en las

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PLANES DE MEJORAMIENTO EN LAS CONTRALORÍAS1

Antes de 1991, los ciudadanos participábamos en las decisiones del Estado a través del voto o

sufragio. Mediante este mecanismo, elegíamos los ciudadanos que conforman el Congreso, los Con-

cejos y las Asambleas, así como al Presidente de la República. Luego se amplió esa posibilidad de

elegir a la de los Alcaldes y Gobernadores. Sin embargo, una vez escogíamos el dirigente, se conside-

raba que este obtenía un mandato que solamente concluía al cumplirse el período de su cargo. La

Constitución de 1991, no solo ha reconocido al ciudadano el derecho de participar en la política de la

Nación, sino que también ha previsto una serie de mecanismos de participación, de manera que no

solamente se verifique a través del sufragio o voto, sino de una manera más cercana, y más concurren-

te con la gestión de los servidores públicos. Una especie de esa participación se configura cuando la

ciudadanía participa en el control de los bienes públicos, conocido comúnmente como control ciuda-

dano, realizado como una función mancomunada con los organismos de control público, como son los

entes de control fiscal. El control fiscal se puede definir como «una función pública, que ejercen las

contralorías para vigilar la gestión pública de la administración y de los particulares que manejan

fondos y bienes del Estado, que se realiza de una manera posterior y selectiva.»2 En otras palabras,

existen órganos del Estado encargados de vigilar el manejo del dinero, buscando que sea no solamen-

te se aplique al objeto para el cual se estableció, sino que se haga en forma eficiente, es decir, logran-

do los resultados que espera la comunidad, de acuerdo a las políticas que fijan los diferentes poderes

públicos. Pero ese control ya no se realiza de manera solitaria. La comunidad puede, a través del

ejercicio del control ciudadano, apoyar a los órganos de control fiscal para asegurar que realicen su

actividad de una manera orientada siempre hacia el interés social.

¿CÓMO SE REALIZA EL CONTROL FISCAL?

Como la vigilancia de los recursos públicos y de la gestión sobre los mismos debe ser lo más

exacta y minuciosa posible, los órganos de control fiscal realizan lo que se denomina un proceso

auditor, esto es, un conjunto de procedimientos encargados de verificar las cuentas de los organismos

públicos, cómo se han utilizado los recursos, lo que se ha obtenido al gastarlos, y demás aspectos que

apunten a determinar la transparencia en la utilización de los mismos. Como resultado de ese proceso,

pueden encontrarse con diferentes situaciones: primera: los recursos se manejaron adecuadamente y

no hay observaciones. Segunda: hay observaciones. Esas observaciones pueden ser de carácter penal,

disciplinario, o administrativo. Cuando se determina que hubo errores o problemas en la gestión del

dinero público, se elaboran planes de mejoramiento, los cuales implican el compromiso por parte del

director, gerente o responsable de una entidad pública de que los hallazgos negativos que han sido

detectados en los ejercicios auditores generen acciones correctivas de tal forma que garanticen el

mejoramiento de los procesos. En el caso de la Auditoría General de la República, y como nuestra

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función es vigilar las contralorías, se han suscrito planes de mejoramiento con ellas, para enmendar

actuaciones erradas, equívocas o que han generado la observación negativa. Para conocer un poco

más acerca del seguimiento a los planes de mejoramiento que realiza la Auditoría General de la Repú-

blica, es importante precisar que contamos con el Manual del proceso auditor – MPA, versión 2.0,

donde se indica la forma en que se desarrolla el proceso auditor, se determinan los hallazgos y se

realiza la suscripción y seguimiento del plan de mejoramiento. A continuación se describe cada uno

de los procesos del trabajo auditor realizado por la Auditoría General de la República.

COMPETENCIA

El ejercicio auditor circunscribe la competencia para suscribir los planes de mejoramiento con las

contralorías, derivado del ejercicio auditor, a la Dirección de Control Fiscal quien adelanta el proceso

con la Contraloría General de la República y la Contraloría Distrital de Bogotá, y nuestras 7 Gerencias

Seccionales quienes vigilan las Contralorías Departamentales, Distritales y Municipales.

1. PROCESO AUDITOR

La Auditoría General de la República, en cumplimiento de lo ordenado en el artículo 274 de nuestra

Constitución Política y el Decreto Ley 272 de 2000, ejerce la función de vigilancia de la gestión fiscal

de las contralorías, teniendo en cuenta los principios de control fiscal establecidos en la Ley 42 de

1993, que son: de eficiencia, economía, eficacia, equidad y la valoración de los costos ambientales y

los sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la

evaluación del control interno. Para llevar a cabo la vigilancia de la gestión fiscal, la Auditoría General

de la República ha adoptado mediante resolución orgánica 016 del 29 de diciembre de 2006, el Ma-

nual del Proceso Auditor de la Auditoría General de la República, como instrumento metodológico para

efectuar auditoría a la gestión fiscal de las Contralorías. En dicha metodología se define el proceso

auditor para la vigilancia de la gestión fiscal como el ejercicio de auditoría, realizado en forma trans-

parente, objetiva, sistemática y profesional, por parte de una organización externa e independiente

respecto de la entidad auditada, a la luz de los principios y en aplicación de los sistemas del control

fiscal, a través del desarrollo de varias etapas secuenciales, que inicia con la revisión de cuentas y

continúa con la planeación de la auditoría; el trabajo de campo; el informe de auditoría; la clasificación

y traslado de los hallazgos; organización de los papeles de trabajo; revisión y aprobación del plan de

mejoramiento propuesto por la entidad vigilada y su posterior seguimiento, con el fin de evaluar la

gestión y los resultados obtenidos por quienes administran los recursos públicos.

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Modalidades de Auditoría

Con el propósito de elevar los niveles de eficiencia del proceso auditor, así como su cobertura y

calidad en los resultados, la Auditoría General de la República, para ejercer la Vigilancia de la Gestión

Fiscal adopta dos modalidades (Integral y Especial), las cuales son aplicadas de acuerdo con los crite-

rios manejados por el Comité Institucional, para la formulación del Plan General de Auditoría (PGA).

Etapas del Proceso Auditor

Las etapas definidas en el Manual del Proceso Auditor -MPA, versión 2.0, son:

– Plan General de Auditorías

– Revisión de cuentas

– Planeación de auditoría

– Ejecución o Trabajo de Campo

– Informe de Auditoría

– Clasificación y Traslado de Hallazgos

– Organización papeles de trabajo

– Revisión y aprobación de planes de mejoramiento

– Seguimiento a los planes de mejoramiento

Plan General de Auditorías

Es la programación técnica que hace la Auditoría General de la República para definir las auditorías

que se van a practicar durante un periodo de tiempo determinado. Se priorizan las entidades a auditar

y los procesos o temas a evaluar en cada una de las contralorías seleccionadas, ajustado a los recur-

sos disponibles, de tal manera que permita cumplir cabalmente la misión de la entidad El PGA por ser

una herramienta técnica de planeación, permite a su vez ejercer un adecuado control y seguimiento

oportuno de cada una de las actividades y etapas de cada auditoría.

Revisión de Cuentas

La Ley 42 de 1993, en su artículo 14, definió el sistema de revisión de cuentas como «(…) el

estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las

operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a

establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.». En cumplimiento de

este mandato y para facilitar la rendición de la cuenta por parte de las Contralorías y su posterior

revisión, la Auditoría General de la República ha diseñado e implementado el Sistema de Rendición

Electrónica de Cuentas - SIREL El resultado de la revisión se convierte en un insumo valioso para

adelantar las demás etapas del proceso auditor, a partir de la planeación de la auditoría hasta la

implementación de los planes de mejoramiento, cuando sea del caso.

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Ejercicio auditor

La auditoría se compone de tres etapas: Planeación, ejecución e informe. La etapa de planeación de

la auditoría es tal vez la etapa más importante del proceso auditor. Es en ella donde se plasma el querer

de la Auditoría General de la República en el ejercicio de su labor misional de control fiscal, frente a

sus entes vigilados. La etapa de ejecución de la auditoría o trabajo de campo es el espacio o momento

utilizado para comprobar, corroborar y constatar la información suministrada por la entidad vigilada a

través de la rendición de la cuenta Los informes de auditoría son importantes porque en ellos se

plasman los resultados del proceso auditor, son el medio a través del cual la Auditoría General presen-

ta su trabajo a los entes vigilados y soporta el traslado de los hallazgos a las diferentes autoridades; a

su vez, será de conocimiento público, en especial por parte de la ciudadanía, quienes tienen interés en

conocer los resultados de la gestión de quienes administran los recursos públicos. El informe de

auditoría se convierte en insumo básico para definir el plan de mejoramiento, el cual a su vez está

basado en los hallazgos que han sido determinados.

2. HALLAZGOS

Las contralorías y la Auditoría General de la República, realizan auditorías a sus entidades vigila-

das, de cuyo resultado definitivo provienen los hallazgos.

Definición

«Conforme a la definición del diccionario de la Lengua Española de la Real Academia Española,

hallazgo es la acción y efecto de hallar, verbo que a su vez significa, entre otras definiciones: descubrir

con ingenio algo hasta entonces desconocido; ver, observar, notar; descubrir la verdad de algo; cono-

cer, entender después de una reflexión.»3 Entonces «podemos entender como hallazgo la narración

explicativa y lógica de los hechos relevantes, tanto positivos como negativos, detectados en el examen

de auditoría, la cual debe incluir el fundamento y evidencia suficiente, conducente, pertinente y útil.

Estará estructurada de acuerdo con los atributos de todo hallazgo»;4 como lo veremos mas adelante.

Tipos de hallazgos

Los hallazgos se pueden clasificar en cuatro grupos autónomos, con consecuencias diferentes y

especiales en cada uno de ellos, al igual que su tipificación y configuración, los cuales no son

excluyentes entre si. Podemos, entonces clasificarlos así:

1.- Hallazgos Administrativos.

2.- Hallazgos Fiscales.

3.- Hallazgos Disciplinarios.

4.- Hallazgos Penales.

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Estructuración del hallazgo

Para su configuración y formulación se deben tener en cuenta cuatro características:5

1.-CONDICIÓN: (lo que es): Es el párrafo en el que el auditor describe la situación encontrada. Es

la narración descriptiva del hecho o acontecimiento.

2.-CRITERIO: (lo que debe o debió ser): es el párrafo en que el auditor detalla el estándar o parámetro

contra el cual ha medido o comparado la condición. Por lo general, se refiere a la normatividad

que regula el asunto.

3.-CAUSA: (el por qué ocurrió la condición): Es el párrafo en el que el auditor detalla las razones

por las cuales a su juicio ocurrió la condición observada. Es aquello que le dio origen a al

condición.

4.-EFECTO: (la diferencia entre lo que es y lo que debió ser): es la consecuencia real, cuantitativa

o cualitativa de la condición descrita. A partir de los hallazgos negativos se define el plan de

mejoramiento que en últimas es el que garantiza el mejoramiento continuo de las entidades

vigiladas.

3. PLANES DE MEJORAMIENTO

El Plan de Mejoramiento es el documento en el cual se plasman los compromisos asumidos por la

contraloría auditada para mejorar sus procesos y procedimientos misionales y administrativos, a partir

de las observaciones planteadas en los informes de auditoría. Este Plan es el documento más impor-

tante para lograr el mejoramiento continuo de los entes vigilados, cuyo éxito no solo depende de su

ejecución, sino, en gran medida, de su previa revisión, ajuste y aprobación por parte de la Auditoría

General de la República. Al respecto es importante establecer la diferencia entre corrección, acción

correctiva y acción preventiva.

- Corrección es aquella acción que se realiza para enmendar lo errado o defectuoso, es decir, la

que corrige en concreto el hecho irregular o negativo.

- Acción correctiva es la que se realiza para eliminar la causa de las irregularidades que se han

presentado y han sido detectadas, con el fin de prevenir que a futuro vuelvan a ocurrir.

- Acción preventiva es la que se realiza para eliminar la causa de las irregularidades que poten-

cialmente pueden llegar a darse, con el fin de prevenir su ocurrencia futura.

Como el Plan de Mejoramiento es el cúmulo de compromisos adquiridos por la entidad vigilada,

éstos se deben cumplir en un determinado momento, por lo que frente a cada hallazgo negativo debe

formularse una o varias acciones correctivas; a su vez, cada acción debe tener determinado como

mínimo un responsable, un término para su ejecución, una meta cuantificable y un indicador para

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medir su cumplimiento. La Auditoría General de la República tendrá a su cargo tres tareas básicas:

revisión del plan de mejoramiento, su aprobación y su seguimiento. La revisión del plan de mejora-

miento es la principal función de la Auditoría, pues de ella depende su éxito. De poco o nada sirve un

plan de mejoramiento con acciones correctivas que no van a poner remedio al origen de las

inconsistencias. Aprobar un plan en estas condiciones es más perjudicial que no contar con dicho

plan, pues solo después de su ejecución y posterior seguimiento es que nos vamos a dar cuenta que

lo planteado no sirvió, perdiendo de esta forma mucho tiempo por demás valioso, para continuar igual

o peor que al momento en que se detectaron las irregularidades. La aprobación del plan de mejora-

miento se debe impartir solo cuando se esté seguro que las acciones correctivas, junto con su

cronograma de ejecución, metas e indicadores, son razonablemente lógicas y posibles y que en efecto

conllevan un alto grado de probabilidad de éxito en la mejora continua de la entidad vigilada. El segui-

miento del plan de mejoramiento pretende verificar, además del cumplimiento del mismo tal como se

planteó, el grado de efectividad en la mejora continua de la entidad vigilada. Este seguimiento debe

realizarse en la siguiente auditoría que se programe, a menos que por razones justificadas deba reali-

zarse antes, a través de una visita especial. El seguimiento entonces es el mecanismo utilizado por la

Auditoría General de la República para lograr el aseguramiento de la mejora continua de la entidad

vigilada, a través de la verificación del cumplimiento y eficacia del plan de mejoramiento propuesto.

Se trata entonces de convertir y ver al control fiscal como una alternativa que ayude al cambio conti-

nuo, que propenda por la excelencia del servicio prestado por las contralorías del país, dejando atrás

su concepción netamente policiva y sancionadora, pero sin olvidar su obligación constitucional y legal

de proteger y recuperar el patrimonio público. Después de la aprobación del Plan de Mejoramiento por

parte de la Auditoría General y el seguimiento al Plan estará a cargo de la misma, el cual se deberá

realizar al momento de ejecutar el siguiente ejercicio auditor, con el fin de verificar su real y efectivo

cumplimiento. Con la antelación necesaria, antes de iniciar la planeación de la siguiente auditoría, se

le debe solicitar a la contraloría vigilada un informe de avance sobre la ejecución del plan de mejora-

miento vigente. Revisado el plan de mejoramiento, el grupo auditor deberá emitir las observaciones

que estime convenientes, con el fin de que éstas sirvan de insumo y direccionamiento para la planeación

del nuevo proceso auditor. De esta forma comienza la ejecución del nuevo Plan General de Auditorías

–PGA–.

¿CÓMO PUEDEN LOS CIUDADANOS, A TRAVÉS DEL CONTROL SOCIAL,

TOMAR LOS PLANES DE MEJORAMIENTO PARA HACER CONTROL

PARTICIPATIVO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS?

Aun cuando el plan de mejoramiento es un compromiso que adquiere la contraloría como resultado

del ejercicio auditor respectivo con la Auditoría General de la República, en este caso, quien inicial-

mente mantiene el seguimiento para el mejoramiento de lo pactado es la Auditoría General de la

República, que tiene como una de sus funciones legales la vigilancia de la gestión de las contralorías,

la ciudadanía a través del control social puede coadyuvar para que este se cumpla, con la participación

al seguimiento de los objetivos pactados, desde el punto de los hallazgos negativos administrativos

únicamente, por cuanto los hallazgos disciplinarios, penales y fiscales son trasladados a las autorida-

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des correspondientes no siendo objeto del plan de mejoramiento.

La ciudadanía podrá hacer un control social participativo a través de la evaluación de los resultados

del seguimiento al plan de mejoramiento que realice la Auditoría General de la República, una vez que

estos sean publicados en su página Web.

Notas

1 El presente artículo se encuentra basado en la metodología Manual del Proceso Auditor – MPA versión 2.0, de la AuditoriaGeneral de la República

2 Control Fiscal Participativo. Modulo 4 pag.16 Auditoría General de la República.3 Manual del Proceso Auditor –MPA- Versión 2.0 Pag. 714 Idem 25 Manual del Proceso Auditor –MPA- Versión 2.0 pág. 66

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