Guías técnico-metodológicas de Gestión Documental y ...

Guíastécnico-metodológicasde Gestión Documentaly Administraciónde Archivos

PROGRAMA PARA LA COHESIÓN SOCIAL EN AMÉRICA LATINA

UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN PÚBLICA

MINISTERIODE CULTURAY DEPORTE

GOBIERNODE ESPAÑA

Guíastécnico-metodológicasde Gestión Documentaly Administraciónde Archivos

Esta publicación es el resultado de un trabajo en conjunto entre el equipo

técnico de la UAIP y los docentes de la Facultad de Información y

Comunicación de la Universidad de la República: Prof. Mag. Laura Rosas,

Prof. Mag. Lourdes Ramos, Prof. Mag. Fabián Hernández,

Prof. Mag. Stella Infante y Prof. Lic. Telma Orcesi.

También se contó con el apoyo de la Subdirección General de Archivos

Estatales de España que, en el marco del Programa de Cooperación de la

Unión Europea con América Latina, EUROsociAL+, ha contribuido con

la participación de Mariana López Hurtado y Ricard Pérez Alcázar.

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Introducción1. Presentación y prólogo ........................................................................................................................5 1.1.CaracterísticasyobjetivosdelasGuíasdeGestiónDocumental yAdministracióndeArchivos(GTM).................................................................................................5 1.2.Desarrollodelproyecto....................................................................................................................5 1.3.Prólogo...................................................................................................................................................52. La Gestión Documental y la Administración de Archivos ...........................................................7 2.1.Conceptosydefinición.....................................................................................................................7 2.2.ProcesosdeGestiónDocumental...............................................................................................8 2.3.Beneficiosdesuimplementación...............................................................................................83. Contenidos de las Guías de Gestión Documental y Administración de Archivos ................ 9 3.1.Guíastécnico-metodológicas........................................................................................................9 3.1.1.Controlintelectualyrepresentación............................................................................9 3.1.2.Evaluacióndocumental....................................................................................................9 3.1.3.Controlfísicoyconservaciónpreventiva..................................................................9 3.1.4.ServiciosdeArchivo.........................................................................................................9 3.2.Estructurabásicadelasguíastécnico-metodológicas....................................................10 3.2.1.Definiciones........................................................................................................................10 3.2.2.Compromisos....................................................................................................................10 3.2.3.Diagramasdeflujo..........................................................................................................10 3.2.4.Anexodenormativa........................................................................................................ 11 3.2.5.Anexodeindicadores.................................................................................................... 12 3.2.6.Recursos............................................................................................................................. 134. Destinatarios ........................................................................................................................................ 13 A.Altadirección:...................................................................................................................................... 13 B.CoordinacióndelaimplementacióndelasGTM:................................................................... 13 C.TécnicosencargadosdelaimplementacióndelasGTM.................................................... 14 D.Usuariosinternos................................................................................................................................ 14 E.Usuariosexternos............................................................................................................................... 14

01 Control intelectual y representación1. Presentación y objetivos ................................................................................................................... 172. Identificación archivística ................................................................................................................. 17 2.1.Definiciones......................................................................................................................................... 17 2.2.Compromisos.................................................................................................................................... 17 2.3.Diagramasdeflujo.........................................................................................................................203. Clasificación archivística ................................................................................................................... 21 3.1.Definiciones......................................................................................................................................... 21 3.2.Compromisos.................................................................................................................................... 21 3.3.Diagramasdeflujo......................................................................................................................... 234. Descripción archivística ................................................................................................................... 24 4.1.Definiciones....................................................................................................................................... 24 4.2.Compromisos................................................................................................................................... 24 4.3.Diagramasdeflujo......................................................................................................................... 255. Destinatarios ....................................................................................................................................... 256. Recursos ............................................................................................................................................. 267. Anexo de normativa .......................................................................................................................... 268. Anexo de indicadores ....................................................................................................................... 27

02 Evaluación Documental1. Presentación y objetivos ................................................................................................................... 312. Evaluación documental ..................................................................................................................... 31 2.1.Definiciones......................................................................................................................................... 31 2.2.Compromisos.................................................................................................................................... 31 2.3.Diagramasdeflujo......................................................................................................................... 363. Fases de la evaluación de documentos ........................................................................................ 37 3.1.Valoracióndocumental.................................................................................................................. 37 3.1.1.Definiciones......................................................................................................................... 37 3.1.2.Compromisos.................................................................................................................... 37

Contenido

Guías técnico-metodológicas de Gestión Documental y Administración de Archivos uaip

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Introducción

3.1.3.Diagramasdeflujo.......................................................................................................... 39 3.2.Seleccióndocumental...................................................................................................................40 3.2.1.Definiciones.......................................................................................................................40 3.2.2.Compromisos...................................................................................................................40 3.2.3.Diagramasdeflujo.......................................................................................................... 41 3.3.Disposiciónfinal..............................................................................................................................42 3.3.1.Transferenciadedocumentos....................................................................................42 3.3.2.Eliminacióndedocumentos....................................................................................... 474. Destinatarios .......................................................................................................................................505. Recursos .............................................................................................................................................506. Anexo de normativa ........................................................................................................................... 517. Anexo de indicadores ....................................................................................................................... 52

03 Control físico y conservación preventiva1. Presentación y objetivos .................................................................................................................. 552. Plan Integrado de Conservación de Documentos ..................................................................... 55 2.1.Definiciones........................................................................................................................................ 55 2.2.Compromisos................................................................................................................................... 55 2.3.Diagramasdeflujo......................................................................................................................... 573. Custodia y control de las instalaciones ........................................................................................ 58 3.1.Definiciones........................................................................................................................................ 58 3.2.Compromisos................................................................................................................................... 58 3.3.Diagramasdeflujo.........................................................................................................................604. Control ambiental ...............................................................................................................................61 4.1.Definiciones........................................................................................................................................ 61 4.2.Compromisos.................................................................................................................................... 61 4.3.Diagramasdeflujo......................................................................................................................... 625. Evaluación de riesgos ....................................................................................................................... 63 5.1.Definiciones........................................................................................................................................ 63 5.2.Compromisos................................................................................................................................... 63 5.3.Diagramasdeflujo.........................................................................................................................646. Plan de Gestión de Contingencias................................................................................................. 65 6.1.Definiciones........................................................................................................................................ 65 6.2.Compromisos................................................................................................................................... 65 6.3.Diagramasdeflujo......................................................................................................................... 677. Destinatarios ....................................................................................................................................... 688. Recursos ............................................................................................................................................. 689. Anexo de normativa ..........................................................................................................................6910. Anexo de indicadores .....................................................................................................................70

04 Servicios de archivo1. Presentación y objetivos .................................................................................................................. 752. Atención a la Administración .......................................................................................................... 75 2.1.Definiciones........................................................................................................................................ 75 2.2.Compromisos................................................................................................................................... 75 2.3.Diagramasdeflujo......................................................................................................................... 773. Atención al público ........................................................................................................................... 78 3.1.Definiciones........................................................................................................................................ 78 3.2.Compromisos................................................................................................................................... 78 3.3.Diagramasdeflujo.......................................................................................................................... 814. Difusión ............................................................................................................................................. 82 4.1.Definiciones....................................................................................................................................... 82 4.2.Compromisos................................................................................................................................... 82 4.3.Diagramasdeflujo.........................................................................................................................845. Destinatarios .......................................................................................................................................846. Recursos ............................................................................................................................................. 857. Anexo de normativa .......................................................................................................................... 858. Anexo de indicadores ....................................................................................................................... 86

AnexosAnexo I. Glosario .................................................................................................................................... 89Anexo II. Cuadro-resumen de Compromisos ....................................................................................91

Introducción

1. Presentación y prólogo

1.1. Características y objetivos de las Guías de Gestión Documental y Administración de Archivos (GTM)

LasGuíastécnico-metodológicasdeGestiónDocumentalyAdministracióndeArchivos(GTM)presentanlassiguientescaracterísticas:

1. Lenguajenoorientadoaunperfiltécnicoprofesionalpredeterminado.

2. Brevedadenlaexposicióndeloscontenidos.

3. Utilizacióndeimágenesquetrasladenunsignoidentitarioomarcadelproyecto.

4. VinculaciónentrelaimplementacióndelaGestiónDocumentalylaAdministracióndeArchivosconunejerciciodecumplimientodelanormativainternacionalylalegislaciónnacional.

5. Permitenaccesibilidaduniversalalainformación,entendiendoconellolaeliminacióndebarrerasmetodológicasotécnicasquelimitenelaccesoalainformaciónporrazonesdediscapacidad.

Conestascaracterísticasbásicas,lasGTMtienenelobjetivodepresentarunconjuntodeindicacionesquedebenpermitiratodasaquellaspersonasvinculadasconlagestióndocumentalencualquierorganismopúblicodelUruguaygestionarcorrectamentelatomadedecisionesenlosprocesosquesedetallanydarcabalcumplimientoalDerechodeAccesoalaInformaciónPública.

Además,estasGTMincorporancompromisosreferidosalaefectivaimplementacióndelaspolíticasdeigualdad de géneroenlaAdministraciónPública,comoseobservaráenlas“Líneasdeactuacióndeclasificaciónarchivísticayevaluacióndocumental”.

1.2. Desarrollo del proyecto

ElproyectoparalaelaboracióndeestasGTMcomienzaconladecisióndelaUnidaddeAccesoalaInformaciónPública(UAIP)deaplicarelModelodeGestióndeDocumentosyAdministracióndeArchivos(MGD)delaReddeTransparenciayAccesoalaInformaciónPública(RTA)enUruguay.

ElMGDfueunproyectodecolaboraciónentreEUROsociALylaRTAqueseinicióen2014,enbuscade“contribuiralaadecuadaimplementacióndelossistemasdegestióndocumentalyasígenerarlascondicionesquepermitanyfaciliteneldesarrollodelagestióndocumentalcomounodelossoportesbásicosparalaimplementacióndelasleyesdetransparenciayaccesoalainformaciónpública”.

ConlaadecuaciónalarealidaduruguayadelosconceptosrecogidosenelMGD,poranalogía,elobjetivofundamentalesextenderalasinstitucionespúblicaslasnocionesdegestióndocumentalquepuedencoadyuvaralanormalizacióndeciertosprocesosy,porconsiguiente,mejorarlasprestacionesquesebrindanporpartededichasinstitucionespúblicasenelcumplimientodelaLeyNº18.381,de17deoctubrede2008,sobreelDerechodeAccesoalaInformaciónPública.

1.3. Prólogo

Enlasociedadcontemporánea,elvalordelainformación,asociadoalosavancestecnológicosyalascrecientesdemandassocialesconrelaciónalatransparenciadelagestiónpública,nopuededisociarsedelaGestiónDocumentalyelsignificadodelosdocumentoscomosoportedelainformaciónnecesariaparalasactividadesylatomadedecisionesenlasorganizaciones.


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Introducción

LacombinacióndeestosfactoreshadadolugaraldesarrollodelaGestiónDocumentalylaAdministracióndeArchivosque,másalládelosaspectosnetamentearchivísticosoexclusivosdeladisciplina,seextiendenaunámbitoenelcuallainformaciónrefuerzasupapelcomoactivodevalorenlasorganizacionesyendondesubuenagestiónyadministraciónesimprescindibleparalatomadedecisionesylacreacióndeconocimiento,yaseadentrodelasorganizaciones,deformacompartidaototalmenteabierta.

Losdocumentos,comosoportesdelainformaciónyelconocimiento,permitenalciudadanoactuarcomocontrolycontrapesosocial,demandandotransparenciayaccionesalaAdministraciónPública.

EseaccionaryeseejerciciodelDerechodeAccesoalaInformaciónPúblicason,precisamente,unodelosobjetivosperseguidosporunaPolíticaNacionaldeInformación:lademocratizacióndelaccesoalainformación,garantizandodeesaformaelejerciciodelosderechosciudadanos,elaccesouniversalalainformación,latransparencia,laeficienciapúblicaylasformasparticipativasdegobierno.

Latransparenciacomienzaconeldiseñodeunmodelodegestióndocumentalqueasegure,porunlado,quelainformaciónpúblicadejeunaevidenciadocumentaly,porotro,quelosdocumentossemantenganfiables,auténticos,íntegrosyaccesiblesalolargodetodosuciclovital.

Eneseprocesoesrelevantedistinguirentreloestratégicoylaestrategia:lagestióndedocumentosesestratégicaporquesinellanoesposibleelaccesoalainformación;lagestióndedocumentosestáenlabase.

Porelcontrario,latransparencianoconstituyeunelementoestratégicoparalagestióndedocumentos,porquenoafectasuesencia.Sinembargo,lesirvecomoestrategiaparaobtenerunamayorvisibilidadycontribuiralaimplantaciónydesarrollodesistemasdegestióndedocumentos.

Ahorabien,nohayestrategiaqueseasostenible,másalládelpuromarketing,sinoaportabeneficiosconcretosymensurablesenuntiemporazonable.

EstapropuestadeGuías técnico-metodológicas de Gestión Documental y Administración de Archivos,basadasenelModelodeGestiónDocumentalelaboradoparalaReddeTransparenciayAccesoalaInformación,representaunaformadecoadyuvarasuconocimientoyaplicaciónporpartedelpersonaladministrativonoespecializadoquesedesempeñaenlosorganismossujetosobligadosdelaLeydeAccesoalaInformaciónPúblicadelpaís.

Sedacumplimiento,deestaforma,alosacuerdosdelaDeclaración de Brasilia,duranteelSegundoTallerdeelaboracióndelModeloenelaño2014,enlaquelosrepresentantesdelospaísesqueformamospartedelproyectoacordamos,entreotrospuntos:manteneryreafirmarelcompromisodefortalecerelproyectoquesellevóadelante,entantorepresentaunacontribuciónalascomunidadesdeaccesoalainformaciónyarchivos;ygenerarmecanismosquepermitanunaimplementacióndelMGDysusherramientas,comoformadepotenciareldesarrollodelasdistintasactividadesefectuadasporlaRTA.

2. La Gestión Documental y la Administración de Archivos

2.1. Conceptos y definición

AlutilizarelconceptodeGestiónDocumentalyAdministracióndeArchivosnopodemosmásquerecordarelsiguientetextodeAntoniaHeredia:

No es un título elegido al azar. Quiere decir lo que dice a partir de esas dos expresiones, a partir

de la grafía utilizada y a partir de la conjunción “y”, que testimonia la duplicidad. Se da por

sentado que gestión y administración son términos sinónimos y que lo que rompe la sinonimia

son los objetos a que se aplica, documentos de archivo y Archivos o, lo que es lo mismo:

contenido documental de los Archivos y Archivos como instituciones o custodios específicos

de los documentos de archivo.

PartiendodelanormaISO 15489-1:2016 (Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios),elámbitodelagestióndedocumentoscomprendedesdelacreaciónycapturadelosdocumentos,comoevidenciasdelasactividadesdelaorganización,hastaeldesarrolloyejecucióndetodasaquellasactividadesquetiendanaprotegersuautenticidad,fiabilidad,integridadyusabilidadalolargodeltiempo,cuandoelcontextoylosrequisitosparasumejorgestiónasílorequieran.

Entendemos por Gestión de Documentos aquella área de gestión que se responsabiliza de un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, incluyéndose los procesos necesarios para capturar y mantener la información y evidencia de las actividades de toda organización.

Porsulado,laAdministracióndeArchivoscorrespondeaaquellagestiónqueseorientaalaimplementacióndetodalacarteradeserviciosqueseofrece,demaneratantointernacomoexterna,desdeeláreadeArchivosdecualquierorganización.

EsimpensableunacorrectaAdministracióndeArchivossinunapreviacorrectaGestiónDocumental.Amboscampos,porlotanto,soncomplementarioseneltiempoydebencontarconpersonaltécnicoconconocimientosarchivísticos.

Ley N° 19.768, de 27 de junio de 2019, sobre Regulación del ejercicio de la profesión universitaria de los archivólogos.

Artículo 4 (Profesionales archivólogos).

Seentiendeporejercicioprofesionaldelaarchivologíaeldesempeñolaboraldelosprofesionalesaquerefiereelartículo1°delapresenteley,enmateriadegestióndocumentalyadministracióndearchivos,siendosuactividadfundamentaleldesarrollodelasactividadesseñaladasenelartículo3°delapresenteley.


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Introducción

2.2. Procesos de Gestión Documental

SegúnlanormaISO15489-1:2016,losprocesosdeGestiónDocumentalinvolucranlossiguientesaspectos:

1. Lacreacióndedocumentos.

2. Lacapturadedocumentos.

3. Laclasificacióneindización.

4. Elcontroldeacceso.

5. Elalmacenamientodedocumentos.

6. Elusoylareutilización.

7. Lamigraciónoconversión.

8. Ladisposición.

EstasGTMnoabordarántodosesosaspectos.Comoconsecuenciadelosobjetivostrazados,nosetratarándirectamenteaspectoscomolacreación,lacaptura,elcontroldeaccesoylamigraciónoconversión.

Porotrolado,tampocosecontemplaránenestasdirectriceslíneasdeaccióndirectamenterelacionadasconaspectoscomolaProteccióndeDatosPersonales,losDerechosHumanos,laseguridadolosDatosAbiertos.

2.3. Beneficios de su implementación

Laconsecucióndeunosobjetivosespecíficosvaacompañadadelosbeneficiosgeneralesquesedesprendendeunaadecuadaimplementacióndelosprocesosdegestióndocumentalyarchivoenlosserviciospúblicos,tantoparalaAdministracióncomoparalaciudadanía.

Para la Administración Pública:

» Mayorcalidadenlagestión:sostenibilidadycontinuidaddelnegocio.

» MejorgestióndelassolicitudesdeAccesoalaInformaciónPúblicarecibidas.

» Mayorcapacidadenelcumplimientoconlalegalidad.

» Gestiónderecursos,decontroldecostesydeadecuacióndeservicios.

» Excelenteposiciónantetodotipodeauditorías.

» Aumentodelacapacidaddetomadedecisiones.

» Mejoraenelusodelasinfraestructurastecnológicas.

» Reduccióndeinformaciónduplicadaysolapada.

Para los ciudadanos

» Satisfaccióndeldesarrollodelosderechosdeaccesoalainformaciónyalacultura.

» Seguridadjurídicadelosciudadanos.

» Armoníaconlaproteccióndedatosyseguridadnacional.

» Obtenciónderespuestasalaspeticionesdeinformaciónenplazo.

» Confianzaenlafiabilidaddelosdatospúblicos.

3. Contenidos de las Guías de Gestión Documental y Administración de Archivos

3.1. Guías técnico-metodológicas

EstedocumentocomprendecuatroGuías técnico-metodológicas,quesonlassiguientes:

1. Controlintelectualyrepresentación(GT01).

2. Evaluacióndocumental(GT02).

3. Controlfísicoyconservaciónpreventiva(GT03).

4. ServiciosdeArchivo(GT04).

3.1.1. Control intelectual y representación

Enestaguíaseproporcionaunametodologíaparaefectuarelcontrolintelectualylasrepresentacionesquedebenserdesarrolladasenlosarchivosatravésdeunaseriederecomendacionestécnicasparalaidentificación,clasificaciónydescripcióndelosdocumentosproducidosporunaorganización.

Lafinalidaddeestaguíaesproporcionarcriteriosparapodermantenereficazmenteelcontrolintelectualydisponerdeunasrepresentacionesadecuadasdelosdocumentosconservadosenlosarchivos,conlasquesepuedadesarrollarunagestióneficazdelainformacióncontenidaensusfondosdocumentales.

3.1.2. Evaluación documental

Enestaguíaseproporcionaunametodologíadeimplementaciónatravésderecomendacionestécnicasparalaevaluacióndedocumentosydefinelosresultadosquedeberíanalcanzarsesiempredentrodelrespetoalasnormas,legislaciónyreglamentosvigentes.

Lafinalidaddeestaguíaesproporcionarrecomendacionestécnicasparalaevaluaciónregladadedocumentos,comoevidenciasdocumentalesdelasorganizacioneseneldesarrollodesusfuncionesycompetencias.

3.1.3. Control físico y conservación preventiva

Estaguíaproporcionaunametodologíadeimplementaciónatravésderecomendacionestécnicasparaunadecuadocontrolfísicoyconservaciónpreventivadelosdocumentosydefinelosresultadosquedeberíanalcanzarsesiempredentrodelrespetoalasnormas,legislaciónyreglamentosvigentes.

LafinalidaddeestaguíaesproporcionarrecomendacionestécnicasparalaconservaciónpreventivadedocumentosenelmarcodelrespetoalPatrimonioDocumental,comoelementogeneradordeunamemoriacolectiva.

3.1.4. Servicios de Archivo

Enestaguíaseproporcionaunametodologíadeimplementaciónatravésderecomendacionestécnicasparamantenereficazmentelosdiversosserviciosqueofreceunarchivoydefinelosresultadosquedeberíanalcanzarsesiempredentrodelrespetoalasnormas,legislaciónyreglamentosvigentes.

LafinalidaddeestaguíaesproporcionarrecomendacionestécnicasparamantenereficazmentelosdiversosserviciosqueofreceunarchivoenelejerciciodeldesarrollodelasexigenciassobrevenidasporlaLeyNº18.381,de17deoctubrede2008,sobreelDerechodeAccesoalaInformaciónPública.


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Introducción

3.2. Estructura básica de las guías técnico-metodológicas

TodaslasGuías técnico-metodológicasrespetanunamismaestructura,quesedetallaenlosapartadossiguientes.Estaestructurapermiteunalecturaindividualizadadecadaunadeellas.

3.2.1. Definiciones

SehatomadoladecisióndeiniciartodoslosbloquesconelcapítulodeDefinicionesparaquesedispongadeentradadelamayorcomprensiónlectoraposible.ElcompendiodeDefinicionesdetodoslosbloquesseañade,asimismo,enmododeAnexo Glosarioindependiente.

Lasdefinicionesutilizadashansidoextraídasdelamismalegislaciónonormasquesecitan.

3.2.2. Compromisos

EnelcapítulodeCompromisosseinformadetresaspectos:

1. Brevedescripcióndelalíneadeacción.

2. Contextonormativo.

3. Compromisos.

Ladescripcióndelaslíneasdeacciónsirveamododeintroducciónycontextualización.Labrevedaddebeentenderse,aligualqueeltonogeneraldelasGTM,comounaintencionalidaddesimplificación.Porlotanto,labreve descripciónpretende,porunlado,introducirunconocimientoy,porotro,suscitarmayorinteréssobrelacuestióntratada,encuyocasoyparacuyasatisfacciónsedeberáacudiralapartadodeRecursos.

ElContexto normativoesunextractodelasdisposicioneslegalesynormativasqueregulancadaunadelaslíneasdeacción.Todareferencialegalremiteatravésdeunhipervínculoaltextooriginalycompleto.Elliteraldelarticuladosedestacamediantecolorazul.LasreferenciasnormativasdebenservirparaquetodosycadaunodelosCompromisosnoseentiendancomounejerciciovoluntariodebuenasprácticas,sinocomoelestrictocumplimentodelalegislaciónvigenteenmateriadeGestiónDocumentalyAdministracióndeArchivos.

Finalmente,losCompromisosdesglosanlospasos,decisionesoinstrumentosquedebengenerarseparaposibilitarelcumplimientodetodasycadaunadelaslíneasdeacción.EllenguajeutilizadohatendidoarespetarlaespecificidaddelamateriadelasGTM,perosinperderlaidiosincrasiayperfildelosDestinatarios,quenodebennecesariamentetenerconocimientospreviosalrespecto.ElcarácternuméricodelosCompromisosdebepermitiractualizarconfacilidadsucontenido,encuantolasnuevasexperiencias,leyesonormaslodeterminencomonecesario.

3.2.3. Diagramas de flujo

Losdiagramas de flujo sonexpresionesgráficasquesirvenparacomprenderdemaneraabstractaloscontenidosdesarrolladosenlosCompromisos.Losdiagramasnosolosintetizanloscontenidosquedebencompletarse,sinoquetambiéninformanquiénessonlosagentesquedebenintervenirencadaunodesusapartados.

Losagentesvienenseñaladosenlapartesuperiordelalíneahorizontalintermitente(---)queencabezatodoslosdiagramas.Paraunamejorcomprensión,seincluyeuncuadroenelqueseindicaelsentidodecadaunodelosdiferentessímbolosoelementosgráficosutilizados.

Flecha:

símbolo de conexión empleado paraindicar una interconexión entre otros dossímbolos, y la dirección del flujo.

Terminación:

indica el comienzo o el final de unflujo en el diagrama de procesos.

Proceso:

indica un determinado proceso y susfunciones y actividades.

Decisión:

demuestra que se debe tomar unadecisión y que el flujo del proceso va a seguircierta dirección según esta decisión.

Documento:

tipo de dato o información que laspersonas pueden leer.

Varios documentos:

indica que son varios documentos.

3.2.4. Anexo de normativa

CadabloquedisponedeunAnexo de normativapropio.Esteapartadoseconformacomounlistadoorientadoapermitirlarápidadisponibilidaddetodaaquellalegislaciónonormativaquereguleundeterminadoproceso.Laredundanciaenelaspectonormativo,alduplicarsetantoenelcuerpodelaslíneas de accióncomoenelAnexo,debeservirpararecordar


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Introducción

queestasGTMnoestánorientadasaentendersecomolaimplementacióndeunasbuenasprácticas,sinocomoelcumplimientodedisposicioneslegalesvigentes.

Todaslasdisposicioneshansidocitadasdemaneranormalizada,segúnseestableceenelCentrodeInformaciónOficial(IMPO).ElAnexo de normativaparaesteMarco introductorioseríaelsiguiente:

» LeyNº18.381,de17deoctubrede2008,sobreelDerechodeAccesoalaInformaciónPública.

» LeyNº19.768,de27dejuniode2019,sobreregulacióndelejerciciodelaprofesiónuniversitariadelosarchivólogos.

» ISO15489-1:2016.Informaciónydocumentación.Gestióndedocumentos.Parte1:Conceptosyprincipios.

» ISO30300:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Fundamentosyvocabulario.

» ISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Requisitos.

3.2.5. Anexo de indicadores

Un indicador es un dato medible a lo largo del tiempo que permite analizar el seguimiento y la evaluación periódica de una o más variables clave que tiene una organización.

Losindicadorestienendosfunciones básicas:

» Describirloqueestásucediendoencualquierorganización,aportandoinformaciónsobresituacionesconcretasydeterminadasque,acumulándoseenunatomahistóricadedatos,ofreceunainformaciónevolutivafundamental.

» Valorarlosresultadosobtenidosatravésdeactuacionesconcretas,decaraasualineamientoconlosobjetivosestratégicosestablecidosdelaorganización.

Laestructuradelosindicadoreseslasiguiente:

Código Línea de acción Nombre del indicador Frecuencia

GTXX_XX_XX

Definición:

Valor:

Observación:

» Elcódigoesunvaloralfanuméricoqueinformadelaordenacióndelalíneadeacciónydelpropioindicador.Lacodificaciónserviráparaunamejorgestiónenunsistemadeinformaciónautomatizado.GTXXindicalaGuía,XXindicaelordendelalíneadeacciónyXXindicaelordendelindicadordentrodelalíneadeacciónprevia.

» Laidentificacióndelalínea de acciónpermitecontrastarrápidamenteelcontextodelindicador.

» Elnombre del indicadordeberesumirsucontenidoynogenerarconfusión.

» Lafrecuenciaindicalaperiodicidadenlatomadelosdatos.

» Ladefinicióndebeaclararelsentidodelnombre del indicador.

» Elvalorseñalalasintaxisdelcampo,enelcasoqueserestrinjaelusodeuntextolibre.

» Laobservacióneselelementoquepermiteincluircualquierinformaciónsobreelindicadorqueseconsiderenecesariaynosehayapodidointegrarenloscamposanteriores.

Cadalínea de acciónvaacompañadadedosindicadores.Losindicadorespodránsermodificadosentantoencuantovaríenlosobjetivosestratégicosylaslíneasdeactuacióndelasorganizaciones.Asimismo,seestablecendoscategoríasdeindicadores:aniveldeorganizacionesyaniveldesistema.Losdatosdeniveldesistemasiempresereferiránsobreeluniversodelconjuntodesujetosobligados.

Losindicadoresdegestióndocumentaltenderánaserintegradosenlosindicadoresgeneralesdegestióndelasorganizaciones.

3.2.6. Recursos

ElcapítulodeRecursosseplanteacomouninstrumentoquepermitaacudiralaconsultadecontenidosquedesarrollenoilustrenlosconceptosdesarrolladosencadalínea de acción.LosRecursoscomprenden:

» Bibliografíaespecializadasegúnlosdiferentesprocesos.

» Recursoswebquedesarrollencasosdeéxito.

» Proyectosquereflexionensobrelosdiferentescontenidos.

» Cualquierotrainformaciónquepermitaunamejorcomprensióndelosconceptosdesarrollados.

TodoslosRecursosdebenpoderenlazarseparaunaconsultaonline.EllistadodeRecursosparaesteMarco introductorioseríaelsiguiente:

Bibliografía

» HEREDIAHERRERA,Antonia,”Gestióndedocumentosyadministracióndearchivos”,en:RevistaCódice,Vol.4,Nº2,s.l.,2008(págs43-50).Disponibleeninternet:https://n9.cl/virp(Fechadeúltimaconsulta:28denoviembrede2019).

Recursos web

» REDDETRANSPARENCIAYACCESOALAINFORMACIÓNPÚBLICA,“ModelodeGestióndeDocumentosyAdministracióndeArchivos”,s.l.,2014.Disponibleeninternet:https://n9.cl/ncb9(Fechadeúltimaconsulta:28denoviembrede2019).

4. DestinatariosSiguiendolasindicacionesdelasdiferentesnormasISOqueabordanlagestióndocumental,losdestinatariosdelasGTMseríanlossiguientes:

A. Alta dirección:

Personaogrupodepersonasquedirigenycontrolanunaorganizaciónalmásaltonivel(ISO30300:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Fundamentosyvocabulario,3.2.5).

B. Coordinación de la implementación de las GTM:

PersonasdesignadasporlaaltadirecciónparacoordinarlaimplementacióndelasGTM.Lasresponsabilidadespuedenconcentrarseenunamismapersonaogrupo.

B.01 Representante de la alta dirección:RepresentanteespecíficodeladirecciónqueliderayseresponsabilizadelaimplementacióndelMGD(ISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Requisitos,5.3.2).


1514

Introducción

B.02 Representante operativo de la gestión documental:PersonadesignadaporlaaltadirecciónparaimplementarelMGDaniveloperacional(ISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Requisitos,5.3.3).Aquíestaríanincluidoslosprincipalesresponsablesdelasinstitucionesarchivísticas.

C. Técnicos encargados de la implementación de las GTM

C.01 Profesionales de la gestión de documentos: Personasencargadasdeestablecerlaspolíticas,procedimientosynormasgeneraleseimplementarlosprocesosycontrolesdelagestióndedocumentos(ISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Requisitos,5.3.1).

C.02 Profesionales con obligaciones específicas en relación con los documentos:Profesionalesdelasáreasdegestiónderiesgos,auditoría,TecnologíasdelaInformaciónySeguridaddelaInformación(ISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Requisitos,5.3.1).

D. Usuarios internos

D.01 Jefes de unidades de gestión:Personasresponsablesdegarantizarqueelpersonalasucargocreaymantienedocumentoscomoparteintegrantedesutrabajoydeacuerdoconlaspolíticas,procedimientosynormasestablecidas(ISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Requisitos,5.3.1).

D.02 Resto del personal:Personalquecrea,recibeymantienedocumentoscomopartedesulabordiaria,deacuerdoconlaspolíticas,procedimientosynormasestablecidas(ISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Requisitos,5.3.1).

E. Usuarios externos:

Usuariosdelosserviciosdearchivo,ajenosalaorganización.

Específicamente,estasGTMseorientansobretodoalosdenominadosusuarios internos,dondesedistinguenlos jefes de unidades de gestiónyelresto de personal.

Control intelectual y representación

01


1716


1. Presentación y objetivos

El control intelectual es el conjunto de procesos intelectuales de gestión documental que sirven para dar respuesta a las necesidades intelectuales exigidas por los usuarios de una institución en materia de gestión de documentos y cuyo valor añadido se convierte en un recurso fundamental para la gestión del resto de procesos documentales o de gestión de la institución.

Enestaguíaseproporcionaunametodologíaparallevaraefectoelcontrolintelectualylasrepresentacionesquedebenserdesarrolladasenlosarchivosatravésdeunaseriederecomendacionestécnicasparalaidentificación,clasificaciónydescripcióndelosdocumentosproducidosporunaorganización.

Lafinalidaddeestaguíaesproporcionarcriteriosparapodermantenereficazmenteelcontrolintelectualydisponerdeunasrepresentacionesadecuadasdelosdocumentosconservadosenlosarchivosconlasquesepuedadesarrollarunagestióneficazdelainformacióncontenidaensusfondosdocumentales.

2. Identificación archivística

2.1. Definiciones

La identificación es el conjunto de actividades preliminares de gestión que sirven para conocer y analizar las actuaciones que se llevan a cabo en una institución y que permiten conocer en toda su extensión los tipos documentales que se gestionan, sus funciones, sus cometidos, su estructura y la normativa que los afectan.

2.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de identificación archivística

Deacuerdoconlasprincipalesreferenciasnormativasenmateriaarchivística,seconsideranecesariaunalíneadeacciónparaquelasinstitucionesanalicensusobjetivos,susestrategias,surégimenjurídico,suevoluciónhistórica,suestructura,susfactoresderiesgoytodasaquellasactividadesquedesarrollan,juntoconladocumentaciónquehanproducidoysigueproduciendovinculadasadichasactividades.Estoconelfindeobtenerelmayorconocimientoposibledelainstitución,desuscompetenciasydetodosloscambiosquehasufridoalolargodeltiempo,demododepoderasíestablecerunsistemadegestióndedocumentosquerespondaatodassusexpectativasyrealidades,abarcandotodoelfondodocumental.

Laidentificaciónarchivísticaesunaactividaddetipointelectualqueconsisteeninvestigardeformaexhaustivalainstituciónylosdocumentosproducidosyrecibidosenelejerciciodefuncionesyactividadesatribuidasporeltextolegalqueledioorigenytodoslosdocumentosquegestiona.Portanto,seentiendequelaidentificacióndebeserlaetapapreviaalaimplantacióndeunsistemadegestióndedocumentosyarchivos,basadaenlarecopilacióndelasiguienteinformación:

» Losobjetivosylasestrategiasquemantieneyhamantenidolainstitución.

» Laestructurajerárquicaquetieneyhatenidolainstitución.

» Elmarcolegal,económicoopolíticoqueafectaohaafectadoalfuncionamientodelainstitución.

» Losfactorescríticosodebilidadesquetieneohatenidolainstitución.


1918


» Lasfunciones,actividadesyoperacionesquerealizaoharealizadolainstitución.

» Losflujosyprocesosdenegocioquegestionaohagestionadolainstitución.

» Lostiposdedocumentosquegestionaohagestionadolainstituciónvinculadosalosflujosdesusprocesos.

» Elsistemaosistemasdegestióndedocumentosqueutilizaohautilizadolainstitución.

Elresultadodeesteanálisisexhaustivoseráelconocimientointegraldelainstituciónproductoradedocumentos,asícomosusrequisitosynecesidadesenmateriadegestióndedocumentosyarchivos.

Estainformaciónpermiteorganizarelfondodocumentalyofreceunapresentaciónabsolutadeeste.Apartirdeesosresultados,sepodrándiseñarlasherramientasfundamentalesenlosrespectivosprocesosdegestióndedocumentos(cuadrosdeclasificación,tablasdeplazoprecaucional,disposicióndedocumentos,modelodeordenacióndeseries,etc.).

Contexto normativo

Decreto N° 713/974, de 5 de setiembre, que dispone que las oficinas públicas enviarán al Archivo General de la Nación los documentos que tengan treinta años de archivados.

Artículo 2

TalesdocumentosseránenviadosalArchivoGeneraldelaNacióndebidamentecaratuladosparasumejorconservacióneidentificación[…].

Decreto N° 276/013, de 3 de setiembre, sobre la reglamentación de la Ley 18.600 relativa al procedimiento administrativo electrónico desarrollado en los órganos de la Administración Central.

Artículo 16 (Identificación)

Losexpedienteselectrónicosdeberáncomenzarconunacarátulaquecontengacomomínimolossiguienteselementosidentificatorios: -año -identificacióndelórgano -númerocorrelativoanualdelprocedimiento[…] -nombrecompletodelinteresado -asunto -fechayhoradeiniciado […]

Compromisos

1. ParapoderllevaracabounaPolíticadeGestióndeDocumentoseficaz,esnecesarioquelaidentificaciónseasiemprelaactividadpreviaalaclasificación,ordenación,descripciónyevaluacióndelosdocumentos,conelfindepoderdiseñareimplantarunsistemadegestiónadaptadoalaestructuraylasnecesidadesquesehayanrelevado.

2. Larecopilacióndeinformacióndebesersistemáticayprocederdediversasfuentes:análisisnormativodeladocumentaciónproducidaporlapropiainstitución,entrevistasconelpersonal,etc.Cuantasmásfuentesdeinformaciónserecopilen,mayorseráelniveldeconocimientodelainstitución.

3. Seconsiderarecomendablesistematizartodaslascategoríasadministrativasenquesesustentalaestructuradeunainstitución,asícomolascategoríasfuncionales,yaquedeesaformaquedaráreflejadatodalainstitucióndesdeelpuntodevistadocumental.Estasistematizaciónesconocidacomo“principiodeprocedencia”ypermiteorganizartodaladocumentacióndeunainstitucióndelaformamáseficazposible,evitandolamezcladedocumentosdediversascategoríasysudescontextualización.

4. Serecomiendarealizarlaidentificaciónpartiendodevarioselementosfundamentalesynonecesariamenteconsecutivos:

a. Identificación del organismo.Consisteenelestudiodelainstituciónqueproduceygestionalosdocumentos.Parallevarloacabo,lomásaconsejableesrecopilartodalalegislaciónexistenteyextractarlasiguiendocriteriohomogéneo.Conlalegislación,sepodráobtenerelconocimientodelaestructuraorgánicaysusfunciones,así

B

Z2

8

1.1. Identificación archivística

Implantación de un sistema de gestión de documentos y archivos


2120


comolaevolucióndeambasalolargodeltiempo.Tambiénpuedecompletarseestaidentificaciónorgánicaconelestudiodeladocumentaciónylasentrevistasconelpersonal,peroestetipodefuentesresultanmásprovechosasparaidentificarotroselementos.

b. Identificación de las funciones.Consisteenelestudiodelasfunciones,actividadesoprocesosdeunainstitución.Partiendodelarecopilaciónlegal,seobtieneelconocimientodelasfuncionessustantivasdelainstitución,quedeberásercomplementadoconlosnivelesinferioresdecadafunción(procesos,actividadesyacciones).Dichasactuacionesnoaparecenenelmarcolegal,perosísepuedenconoceratravésdelanálisisdeladocumentación,lasentrevistasconelpersonalylosmanualesdeprocedimientos.

c. Identificación de los documentos.Consisteenelestudiodelostiposyseriesdocumentalesdeunainstitución.Apartirdetodoelconocimientoextraídoenlaidentificaciónorgánicayfuncional,esnecesariocomprobarsureflejoenlosdocumentosquelainstituciónmantiene.Portanto,lafuenteprincipalparallevaracaboesteelementodelaidentificacióneselanálisisdirectodeladocumentaciónquelainstitucióngestiona(tiposdocumentalesoconjuntosdedocumentosproducidoseneldesarrollodeunamismaactividad).

2.3. Diagramas de flujo

Inicio

Investigación sobre elsujeto productor y los

tipos documentales

Conocimientointegral de los

requisitos y necesidadesde la institución

SíNoPresentación delfondo documental

Diseño de herramientaspara los procesos de

gestión de documentos

Recopilación dedocumentación

Diseño e implantaciónde un sistema degestión y archivos

Sistematización detodas las categorías

administrativas yfuncionales

Fin

Técnico

Organización delfondo documental

Cuadros declasificación

3. Clasificación archivística

3.1. Definiciones

La clasificación es una actividad intelectual básica para diseñar el conjunto de actuaciones o estrategias en materia de gestión documental dentro de una institución, puesto que su resultado ofrece un valor añadido esencial para poder planificar y determinar numerosas actuaciones posteriores, como el establecimiento de períodos de conservación de los documentos, la metodología de acceso a la información o la posibilidades de recuperar la información y los documentos dentro del conjunto de documentos.

3.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de clasificación archivística

Deacuerdoconlasprincipalesreferenciastécnicasynormativasenmateriadegestióndocumental,lasinstitucionesdebenelaboraruncuadrodeclasificacióndedocumentosquereflejetodaslasactividadesdelainstituciónyseutilicecomosoporteparatodoslosprocesosdegestióndedocumentos.

Elcuadrodeclasificacióneslaherramientafundamentalparaelfuncionamientodecualquierinstitución,asícomoparadesarrollarcualquierprocesodegestióndedocumentos.

Concretamente,disponerdeuncuadrodeclasificaciónofrecealasinstitucioneslassiguientesventajas:

» Ayudaarecuperarlainformaciónylosdocumentosquelacontienen.

» Establecevínculosentreladocumentaciónquesegestionaenlainstitución.

» Garantizaquelosdocumentossedenominandeunaformacoherentealolargodeltiempo.

» Permiteladefinicióndenivelesdeseguridadyaccesoaconjuntosdedocumentosclasificadosporseriesdocumentales.

» Permitelaatribucióndepermisosdeaccesoapersonasparaacceder.

» Distribuyelaresponsabilidaddelagestióndelasagrupacionesdocumentales.

» Distribuyelosdocumentosparalarealizacióneficazdelastareasenlainstitución.

» Facilitaelestablecimientodeplazosymedidasparalaevaluación(deconservaciónoeliminación)apropiadasparacadadocumento.

Elcuadrodeclasificacióndebeestarbasadoenlasfuncionesyactividadesquesedesarrollanenlainstitución.Unsistemadeclasificaciónbasadoenfuncionespuedeproporcionarunmarcosistemático,confiable,estableyefectivoparalagestióndedocumentos.Elanálisisdelasfuncionesrealizadoenelmomentopreliminardeidentificacióndelainstituciónpermiteconocertodaslasactividadesdelainstituciónysituarlasenelcontextodelosobjetivosyestrategiasplanteadasporladireccióndelainstitución.

Elcuadrodeclasificaciónesunaherramientaquereflejalasfunciones,actividadesyoperacionesdeunainstituciónydichaherramientapuedeserutilizadaparadesarrollarotrasdevitalimportanciaenlosdemásprocesosdegestióndedocumentosyarchivosdeunainstitución(tesauros,reglasdeindización,repertoriosdeseries,tablasdeaccesoyevaluación,eliminaciónyconservacióndedocumentos,etc.).


2322


Contexto normativo

Ley N° 18.381, de 17 de octubre de 2008, sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.

Artículo 4 (Información pública)

Sepresumepúblicatoda informaciónproducida,obtenida,enpoderobajocontroldelossujetos obligadosporlapresenteley,conindependenciadelsoporteenelqueesténcontenidas.

Artículo 5 (Difusión de la información pública)

Lossujetosobligadosdeberánpreverlaadecuadaorganización,sistematizaciónydisponibilidaddelainformaciónensupoder,asegurandounamplioyfácilaccesoalosinteresados.

Decreto N° 355/012, de 31 de octubre, que aprueba el reglamento que se debe aplicar a todos los archivos públicos y privados que se integren al Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 6 (Responsabilidad de las Instituciones)

Seráresponsabilidadinstitucional:[…]

b)Realizarunaorganización científicadelosdocumentosensoportetradicionaloelectrónica,mediantelaorganizacióndelosarchivosdeGestión,CentraleHistórico.

Compromisos

1. Uncuadrodeclasificaciónpuedereflejarlasimplicidadolacomplejidaddecualquierinstitución.Porello,esnecesarioquelaidentificaciónpreliminarquesehayarealizadopreviamentedelainstituciónsealomásexhaustivaposible,enarasdeconseguirelmayorniveldeconocimientodelasactividadesydocumentosquesegestionan.

2. Elcuadrodeclasificacióndebeconcebirseencolaboraciónconlaspersonasquecreanogestionanlosdocumentos,yaquesonestaspersonaslasquemejorconocenelfuncionamientodiariodesusrespectivasactuaciones.

3. Elcuadrodeclasificacióndeberevisarsedeformaperiódicaconelfindeincluirlasnecesidadescambiantesquesufrelainstitución,garantizandoquesuestructurasemantieneactualizadayreflejalasmodificacionesquepuedanproducirseensusfuncionesoactividades.

4. Laestructuradeuncuadrodeclasificacióndebeserjerárquicayreflejarsedelsiguientemodo:

a. Elprimernivelreflejalafunción.

b. Elsegundonivelreflejalasactividadesqueconstituyenlafunción.

c. Eltercernivelreflejalosgruposdeoperacionesoprocedimientosqueformanpartedecadaactividad.

d. Puedendefinirsemásnivelesenfuncióndelacomplejidaddelasfuncionesdeunainstitución.Elgradodeprecisióndeuncuadrodeclasificacióndebeserelegidoporlainstituciónalaquerepresentaydeberíareflejarlacomplejidaddecadaunadelasfuncionesquesellevanacaboenella.

5. Laspersonasresponsablesdeelaborarelcuadrodeclasificaciónpuedencomprobarquesuherramientafuncionadeformaadecuadasicumpleconlossiguientespuntos:

a. Sielcuadrotomalasdenominacionesqueaparecenensuestructuradelasfuncionesyactividadesynodelasunidadesquecomponenlainstitución.

b. Sielcuadroespropiodesuinstituciónyprocuradeformacoherentelavinculaciónentrelasdiversasunidadesquecomparteninformaciónyagrupacionesdocumentalesdebidoalainterrelacióndesusfunciones.

c. Silaestructurajerárquicadelcuadrodeclasificaciónvadelconceptomásgeneralalmásespecífico,esdecir,desdelasfuncionesdealtoniveldelainstituciónhastalasoperacionesoaccionesmásconcretas.

d. Silostérminosqueseempleanenelcuadrosonunívocosyreflejanlaprácticadiariadelainstitución.

e. Siestánformadosporunnúmerosuficientedeagrupacionesenlasquesecontemplentodaslasfuncionesquegenerenogestionendocumentos.

6. Encumplimientodeunaeficazimplementacióndelaspolíticasdeigualdaddegénero,elcuadrodeclasificaciónincorporaráensutaxonomíaelnivelfuncionaldeigualdad de génerocomoactividadcomúndesarrolladaportodoslosorganismospúblicos.


Inicio

Análisis de las funcioneso actividades que se

desarrollan en lainstitución

Refleja las funciones,actividades y operaciones

de la institución

SíNo

Elaboración del cuadrode clasificación

Cuadros declasificación


Revisión periódica delcuadro de clasificación

Desarrollo deherramientas

complementarias

Tesauros,repertoriosde series

Técnico


2524


4. Descripción archivística

4.1. Definiciones

La descripción es una función esencial en el tratamiento de la información archivística, ya que facilita el acceso a los archivos y a la información sobre los documentos mediante instrumentos descriptivos, así como la comprensión del contexto y contenido de los documentos, su procedencia, las funciones de las que son reflejo, los asuntos de los que tratan, sus características y volumen.

4.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de descripción archivística

Ladescripciónarchivísticaseligademaneradirectaconlosprocesospreviosdeidentificaciónyclasificación,puesúnicamenteesposibledescribirinformaciónqueseencuentredebidamenteorganizada.Asimismo,queunarchivoestébienorganizadonogarantizaquesepuedaaccederyconsultarlainformaciónquecontiene.Paraelloesnecesariodescribirsucontenido.

Porlotanto,ladescripciónesunacondiciónnecesariaparalarealizacióndeotrosprocesos,comoaquellosasociadosalaevaluaciónyaladifusióndocumentalyaserviciosdereferenciayconsultadelosarchivos.Nopodráevaluarse,conservarseydifundirseapropiadamenteunfondodocumentalsinoseconocesucontenido,suprocedenciainstitucionalylasfuncionesquedieronlugarasucreaciónyutilización.

EnelUruguayexistelaNormaUruguayadeDescripciónArchivística(NUDA),quecontemplalasnormasinternacionalesdearchivosaceptadasporelConsejoInternacionaldeArchivos(CIA).

Contexto normativo

Decreto N° 355/012, de 31 de octubre, que aprueba el reglamento que se debe aplicar a todos los archivos públicos y privados que se integren al Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 12 (Difusión)

Losarchivosdeberánfacilitarlosinstrumentos de descripción(inventarios,índices,catálogos,etc.)desusfondosdocumentales,asícomodivulgarcualquierotraactividadquecontribuyaalatransparenciaadministrativayelaccesoalPatrimonioDocumentaldelaInstitución.

Compromisos

1. Losdocumentosdearchivodebenserrepresentadosdemaneracomprensible,dandoinformaciónsobrelainstitución,sucontextodecreaciónysucontenido.

2. Unodelosprincipalesobjetivosalimplementarlafuncióntécnicadeladescripcióneseldefacilitarelacceso,localizacióndelosdocumentosyrecuperacióndelainformación.

3. Lacorrectadescripcióndelainformacióncontenidaenlosdocumentospermitiráverificar

laautenticidaddelaprocedenciadeesosmismosdocumentosdearchivo.

4. Antesdeabordarcualquieracciónreferidaalámbitodeladescripciónarchivística,seráprecisorealizarunestudiodediagnósticodelasituación.

5. Lasautoridadespúblicaspropondránaccionesparaeldiseñodelapolíticadescriptivadesusinstitucionesosistemadearchivos.

6. Seestableceráunplandedescripciónarchivísticaenlasinstitucionesosistemasinstitucionalesdearchivos.

7. Seadoptaránpolíticasarchivísticasdefinidasparatodainstituciónosistemadearchivos,ensintoníaconlasdirectricesquemarquenlosresponsablesenmateriadearchivos,siendoelrectordepolíticasarchivísticaselArchivoGeneraldelaNación.


Inicio

Estudio del contenidode los documentos

(procedencia, funciones,materias, características)

Conocimientode su contenido,

procedencia institucional yfunciones que originaron

su creación

SíNo Representación de losdocumentos de forma

comprensible

Descripciónarchivística de

los documentos


Desarrollo de un Plan dedescripción archivística y

políticas archivísticas

Fin

Técnico

5. Destinatarios

Usuarios internos

D.01 Jefes de unidades de gestión:Personasresponsablesdegarantizarqueelpersonalasucargocreaymantienedocumentoscomoparteintegrantedesutrabajoydeacuerdoconlaspolíticas,procedimientosynormasestablecidas(ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, 5.3.1).

D.02 Resto del personal:Personalquecrea,recibeymantienedocumentoscomopartedesulabordiaria,deacuerdoconlaspolíticas,procedimientosynormasestablecidas(ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, 5.3.1).


2726


6. Recursos

Bibliografía

» ARCHIVOGENERALDELANACIÓN,“NormaUruguayadeDescripciónArchivística”,en:ArchivoGeneraldelaNación,Montevideo,2016.Disponibleeninternet::http://www.agn.gub.uy/pdf/nudacontapa.pdf(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» INFANTE,Stella,“Norma Uruguaya de Descripción Archivística (NUDA): herramienta de comunicación e inclusión social EBAM”,Valparaíso,Chile,2015.Disponibleeninternet:https://www.institutomora.edu.mx/EBAM/2015/Archivistica%20Stella%20Infante%20Uruguay/.pdf(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» INFANTE,Stella,“Laclasificacióndocumentalysusaportesalagestióndocumental:transparenciayaccesoalainformaciónenUruguay”,en:Informatio. Revista del Instituto

de Información de la Facultad de Información y Comunicación,Vol.24,N°1,s.l.(págs.61-82).Disponibleeninternet:http://informatio.fic.edu.uy/index.php/informatio/article/

view/220/218(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

Recursos web

» MINISTERIODEEDUCACIÓN,CULTURAYDEPORTE,ComisióndeNormasEspañolasdeDescripciónArchivística(CNEDA),MinisteriodeEducación,CulturayDeporte,España,s.f.Disponibleeninternet:http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cneda/presentacion.html(Fechadeúltimaconsulta:12dediciembrede2019).

» INFANTE,Stella,“Hacia la normalización de la descripción archivística en el Uruguay”,s.e.,Montevideo,2015.Disponibleeninternet:https://prezi.com/f_fqroxedc4p/norma-uruguaya-de-descripcion-archivistica/(Fechadeúltimaconsulta:12dediciembrede2109).

» INFANTE,Stella;DELGADO,Rosana,Clasificación y cuadro de clasificación,s.e.,Montevideo,2015.Disponibleeninternet:https://prezi.com/ruosr1t81pdz/clasificacion-y-cuadro-de-

clasificacion/(Fechadeúltimaconsulta:12dediciembrede2019).

7. Anexo de normativa » CENTRODEINFORMACIÓNOFICIAL–IMPO,“Decreto713/974,de5desetiembrede1974”,en:ArchivoGeneraldelaNación.Documentospúblicos.DirecciónNacionaldeImpresionesypublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/713-1974(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» CENTRODEINFORMACIÓNOFICIAL–IMPO,“LeyN°18.381,de17deoctubrede2008.LeysobreelDerechodeAccesoalaInformaciónPública”,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/leyes/18381-2008(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» CENTRODEINFORMACIÓNOFICIAL–IMPO,“Decreto355/012,de31deoctubrede2012.Reglamentacióndelaregulacióndelaactividadarchivística,creandoelSistemaNacionaldeArchivos”,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f..Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/355-2012(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» CENTRODEINFORMACIÓNOFICIAL–IMPO,“Decreto276/013,de3deseptiembrede2013.Procedimientoadministrativoelectrónico”,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/276-2013(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» ARCHIVOGENERALDELANACIÓN,“ResoluciónN°16/2016,de22dejuniode2016porlaqueseadoptalaNormaUruguayadeDescripciónArchivística”,ArchivoGeneraldelaNación,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:www.agn.gub.uy/pdf/resnuda.pdf(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

8. Anexo de indicadores


GT010101 Identificación Porcentaje de

fondos identificadosAnual

Definición: Porcentaje de la documentación custodiada por una organización que está identificada, en

cuanto al órgano productor, respecto de su volumen total.

Valor: La medición debe entenderse respecto del porcentaje entre los metros lineales.

Observación:

GT010102 IdentificaciónPorcentaje de series

documentales identificadasSemestral

Definición: Porcentaje de la documentación custodiada por una organización que está identificada, en

cuanto a sus series documentales, respecto de su volumen total.

Valor: La medición debe entenderse respecto del porcentaje entre los metros lineales.

Observación:

GT010201 Clasificación Porcentaje de series

documentales clasificadasAnual

Definición: Porcentaje de las series documentales custodiadas por la organización que están

clasificadas.

Valor: La medición debe entenderse respecto del porcentaje de series clasificadas sobre el total de las

series identificadas.

Observación:

GT010202 ClasificaciónPorcentaje de sujetos obligados con un cuadro

de clasificación funcionalAnual

Definición: Porcentaje de sujetos obligados que disponen de un cuadro de clasificación funcional.

Valor: El valor del indicador debe tender a incrementarse.

Observación:

GT010301 Descripción Incremento de registros descriptivos Semestral

Definición: Número de registros descriptivos elaborados durante el período indicado.

Valor: El valor del indicador debe tender a incrementarse respecto del total acumulado anterior.

Observación:

GT010302 DescripciónPorcentaje de sujetos obligados con planes de

descripciónAnual

Definición: Porcentaje de sujetos obligados que disponen de planes descriptivos.

Valor: El valor del indicador debe tender a superar el porcentaje anterior.

Observación:


2928


Evaluación documental

02


3130


1. Presentación y objetivosEnestaguíaseproporcionaunametodologíadeimplementaciónatravésderecomendacionestécnicasparalaevaluacióndedocumentosydefinelosresultadosquedeberíanalcanzarsesiempredentrodelrespetoalasnormas,lalegislaciónylosreglamentosvigentes.

Lafinalidaddeestaguíaesproporcionarrecomendacionestécnicasparalaevaluaciónregladadedocumentos,comoevidenciasdocumentalesdelasorganizacioneseneldesarrollodesusfuncionesycompetencias.

2. Evaluación documental

2.1. Definiciones

La Evaluación Documental es un proceso archivístico-administrativo, con actuaciones archivísticas y trámites administrativos. Sus etapas pueden ser las siguientes: identificación, valoración, selección, disposición final. Afecta a las series documentales.

La Tabla de Plazo Precaucional es el instrumento en el que se identifican las series documentales siguiendo el cuadro de clasificación y se especifica el destino decidido en el proceso de evaluación documental, cuáles serán conservadas íntegramente, cuáles parcialmente y cuáles eliminadas en su totalidad, en qué plazos de tiempo, cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y la dimensión o porcentaje retenido.

2.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de Evaluación Documental

Seconsideranecesarioquelainstitucióndiseñeeimplementeunsistemadeevaluación,incluyendovariosprocesosquecomprendenlaidentificacióndelasseriesy,portanto,delasactividadesquetestimonian,elanálisisdelosvaloresdelosdocumentosparaproponersuselecciónplanificandosuconservaciónpermanenteosueliminaciónysusplazos.

Laevaluaciónseinsertadellenoenlaspolíticasysistemasdegestióndelosdocumentosydelainformación.


3332

Evaluación documentalGuías técnico-metodológicas deGestión Documental yAdministración de Archivos.GT02 Evaluación Documental

2.2. CompromisosDescripción de la líneade acción de EvaluaciónDocumental

Evaluación Documental

Tabla de plazoprecaucional

Labasedecualquiersistemadeevaluacióndebecentrarseentresaspectos:enprimerlugar,debecontarconunanormaderegulación;ensegundolugar,debehaberunaatribucióndepotestadesyresponsabilidades,esdecir,unaautoridad;y,porúltimo,esprecisoqueproduzcayapliqueunosacuerdos,normalmentereflejadosenloqueseconocecomoTablasdePlazoPrecaucionaldeDocumentos.

Enesteapartadoseagrupanaquelloscompromisosquepermitiránoptimizaresteprocedimiento.

Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 497/994, de 10 de noviembre de 1994 Sobre el Patrimonio Histórico y Cultural. Documentos públicos. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www.

impo.com.uy/bases/decretos/497-1994. [Consulta realizada el 7/12/19]

Considerando I

Queresultanecesariodefinirloscriteriosdedeterminacióndelvalorcultural,histórico,evidencialointrínsecodelosdocumentosasícomodisponerlasmedidasnecesariasparasudebidacustodiayconservación.

Considerando II

Querazonesdebuenaadministraciónaconsejandisponerladestruccióndeaquellosdocumentosque,careciendodelcitadovalor,noseannecesariosparaeltrámiteadministrativoparaelquefueronutilizados.

Uruguay, Decreto N° 428/999, de 30 de diciembre de 1999, aprueba, con carácter obligatorio para todas las dependencias del Poder Ejecutivo, del formulario Tabla de Plazo Precaucional de Documentos. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www.impo.com.uy/bases/decretos/428-1999 [Consulta realizada el 7/12/19]

Artículo 1

Apruébaselaaplicación,concarácterobligatorioparatodaslasdependenciasdelPoderEjecutivo,delformulariodeTabladePlazoPrecaucionaldeDocumentos,anexaalpresenteDecretoyqueformapartedelmismo.

Uruguay, Decreto N° 355/012, de 31 de octubre, Reglamentario de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www.impo.com.uy/bases/decretos/355-2012 [Consulta realizada el 7/12/19]



f)NoeliminardocumentossinlapreviaconsultaalaComisióndeEvaluaciónDocumentaldelaNación,quefuncionaráenlaórbitadelArchivoGeneraldelaNación.

Artículo 15

ModifícaseelArtículo2°delDecretoN°497/994de10denoviembrede1994,quequedaráredactadodelasiguientemanera:

“Artículo2.CréaselaCOMISIÓNDEEVALUACIÓNDOCUMENTALDELANACIÓN,quefuncionaráenlaórbitadelArchivoGeneraldelaNación,aefectosdedeterminarquédocumentosreúnenestosrequisitosylaaprobacióndepropuestasdeestablecimientodeTablasdePlazosPrecaucionalesdeConservacióndeDocumentos,asícomocontrolarsuefectivocumplimiento.

DichaComisiónestaráintegradaporunrepresentantedelArchivoGeneraldelaNación(quelapresidirá),unrepresentantedelaComisióndelPatrimonioCulturaldelaNación,unrepresentantedeAGESIC,unrepresentantedelaUniversidaddelaRepúblicayunrepresentantedelaAsociaciónUruguayadeArchivólogos”.


3534


Compromisos

1. Ladireccióndelorganismodebeaprobarlasnormasdeevaluación.Ladestrucciónirregulardedocumentoscomporta,enalgunoscasos,gravessancioneseconómicaseinclusoprocesosdecarácterpenal.Esesencialquelainstituciónsedotedenormasparalaaprobacióndeplazosdeconservacióndesusdocumentosydesistemasreglados.

2. Laevaluaciónserealizasobrelasseriesdocumentales,entendidascomoelconjuntodedocumentossimplesocompuestos,producidos,recibidosoconservadosporunainstituciónquesonreflejodeunaovariasactividadesoprocesosdesarrolladosenelejerciciodesuscompetencias.Nosevaloranunidadesdocumentalessueltasniarchivosofondosdocumentalesengeneral.

3. Laevaluaciónafectaalosdocumentosadministrativosyasuscontextosdeproducción,porqueloquetratadediscernirsobresucaducidadadministrativaosupermanenciacomotestimonioymemoria.

4. Laevaluaciónafectaporigualtantoalosdocumentosenpapelcomoenotrosoporte.

5. Enlaevaluacióndocumentalseidentificanlasseriesquecontieneninformaciónesencialparalainstitución,asegurandodeestaformasuadecuadaprotección,conservaciónypreservación,asícomotambiénaquellosdocumentosquejustificanderechosydeberestantodelapropiainstitucióncomodeterceraspartes.

6. Ladestrucciónnoeselfindelaevaluación,sinounmedio;nosepretendeeliminarenrazóndelvolumendocumental,sinoprescindirdeloinnecesariobuscandoeconomía,eficaciaylaconservacióndelamemoria.

7. Esnecesarioasegurarlaconservaciónalargoplazodelosdocumentosqueayudaránaexplicarenelfuturolaevolucióndeunasociedadodeunorganismodesdediversosámbitos(social,político,económico,tecnológico,etc.).

8. Sedebeestablecerunprocedimientodeevaluaciónquedelimiteenquémomentodesuciclovitallosdocumentospuedenserconsultadosporlaspersonasybajoquécircunstanciasycondicionantes,siempresegúnlalegislaciónvigenteyenparticulardeacuerdoconlasdisposicionesdelaLeyN°18.381/008,de17deoctubre,sobreelDerechodeAccesoalaInformaciónPública.

9. Labasedecualquiersistemadeevaluacióndebecentrarseentresaspectos:enprimerlugar,debecontarconunanormativaderegulación;ensegundolugar,debehaberunaatribucióndepotestadesyresponsabilidades,esdecir,unaautoridad;yporúltimo,esprecisoqueproduzcayapliqueunosacuerdos,normalmentereflejadosenloqueseconocecomoTablasdePlazoPrecaucionaldeDocumentos.

10. Dadalaresponsabilidadsobrelaeliminación,dentrodelainstitucióndebencrearseórganosoentidadesespecíficasquesancionen,controlenycuantifiquenlaevaluación,porejemplo,unaComisióndeEvaluaciónDocumentalInstitucional.Paraello,sedebenestablecercriteriosyprocedimientosparaejercerdicharesponsabilidaddentrodelainstitución.

11. Laresponsabilidaddelprocesodeevaluacióndocumentaldebeestarcompartidaporgestoresadministrativos,informáticos,archivólogos,historiadores,contadores,abogados,archiverosyusuarios.

12. Esimprescindibledocumentartodaslasoperacionesderivadasdelaevaluacióndocumental,incluyendoladestruccióndelosdocumentos,deformatransparenteyfiable.

13. ElFormulariodeIdentificaciónyValoracióndeSeriesDocumentalespersigueponeradisposicióndelosmiembrosdelórganoocomisióndedicadaasancionarycontrolarlaevaluaciónlamayorinformaciónposible,conelfindejuzgarelvalordelosdocumentosquecomponenlaseriedocumentalobjetodeevaluación.LoselementosqueintegranelcitadoFormulariosonlossiguientes:

a. DatosdeIdentificación:

» CódigodelaSerie(delCuadrodeClasificación,encasodeexistir).

» Denominacióndelaserie.

» Procedenciasyfechasextremas:

• Organismoproductor.

• Unidadadministrativa/Función.

• Fechainicial.

• Fechafinal.

» Legislación.

• Rango.

• Descripción.

• Fecha.

• Número.

» Tipodeordenación.

» Tipodedescripción.

» Tipodesoporte.

b. DatosdeValoración:

» Valoresprimariosysecundarios.

• Tiposdevalores.

• Plazoderetenciónyresponsable.

• Archivodegestión.

• ArchivoCentral.

• Histórico.

• Fundamentacióndelplazo.

• Ley.

• Decreto.

• Resolución.

• Decisiónjerárquica.

c. DatosdeAcceso:

» Clasificacióndelainformación.

d. Observaciones.

e. Datosdecontactodelaunidadadministrativa.

» Nombredelcontacto.

» Teléfonos.

» Correoelectrónico.

» Firmayfecha.

14. Laevaluaciónnohadeaguardaralingresodelosdocumentosenlosarchivos,sinoquehadeadelantarse,incluso,alaproduccióndelosdocumentos.Sipartimosdelaracionalizacióndesuproducciónydesuuso,llegaremosalanormalizacióndelosprocedimientosyseevitarálaproduccióndedocumentosinútiles,determinandotambiénelcontrolyregulacióndelacceso.


3736


15. Laincorporacióndeloscriteriosdeevaluaciónenlafasedediseño,rediseñooproduccióndelosdocumentosdigitalesesfundamental.Porello,esimprescindiblelaimplicacióndelosproveedoresdesistemasdeinformaciónyproductoresdedocumentos.

16. Encumplimientodeunaeficazimplementacióndelaspolíticasdeigualdaddegénero,loscriteriosdeevaluaciónincorporaránunamenciónexpresaalanecesariapreservacióndeaquellosfondosyseriesdocumentalesquecontenganinformaciónrelevanteparaeldesarrollodeunahistoriografíarelacionadaconlaactividaddelamujerenlaSociedad.


Inicio

Análisis y determinaciónde los valores primarios y

secundarios de lasseries documentales

Aplicación de la tablade plazo precaucional

Determinación de losplazos de transferencia,acceso y conservación oeliminación total o parcial

Identificación de las series,tipos documentales y

documentos esenciales

Identificación de las series,tipos documentales y

documentos esenciales

Establecimiento de losplazos de conservación y

normalización de lossoportes de conservación


Aprobación de las normasde evaluación

Sanción, control ycuantificación de

la valoración

Documentaciónde la acción




Formulariosde identificación

y ValoraciónEstablecimiento deresponsabilidades

(Comisión de EvaluaciónDocumental Institucional)

TécnicoComi desión

Evaluación institucional

Direccióndel organismo

3. Fases de la evaluación de documentosElprocedimientodeevaluacióndocumentalsellevaacaboentresetapas,siemprequepreviamentesehayarealizadolaidentificacióndeseriesdocumentales:

1. Valoracióndeseriesdocumentales.

2. Selección.

3. Disposiciónfinal,quepuederesultarenlaconservaciónpermanenteolaeliminación.

3.1. Valoración documental

3.1.1. Definiciones

La valoración es el proceso intelectual por el que se estudia la documentación, determinando sus valores primarios y secundarios, y las fechas de permanencia en los archivos del sistema

3.1.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de la fase de valoración documental

Lavaloraciónserealizasobrelasseriesdocumentales,entendidascomoelconjuntoorgánicoyorganizadodedocumentaciónrelacionadaentresí,resultadodeunmismoprocesodegestiónyproducidosporunmismoórganoproductor.Consisteenidentificarlosvaloresprimariosysecundariosyenestablecerlosplazosdeconservación,momentosdetrasladootransferenciay/olaeliminacióndelasseriesdocumentales.

Losdocumentostienenensuorigenunvalorprimario,quereflejalascausasporlasquesoncreados,ypuedeneventualmenteadquirirunvalorsecundarioconeltiempo,esdecir,unautilidaddetipopatrimonialy/ocientífico.

Principalmente,losvaloresprimariosdeldocumentosuelendividirseentrescategorías:valoradministrativo,valorlegalyvalorcontableofiscal.Ylosvaloressecundariossesuelendividiren:valorinformativoyvalortestimonialohistórico.

LadeterminacióndelvalordelaseriedocumentalylasdecisionesresultantessetomanenformainterdisciplinariaenelsenodeunaComisióndeEvaluaciónDocumentalInstitucional,quecontará,además,conlosconocimientosdelospropiosproductoresygestoresparatenertodalainformaciónnecesariasobreplazosdeprescripción.

Lavaloraciónafectaporigualalosdocumentosencualquiersoporte,yaseapapel,electrónicoocualquierotroformato.

Lainformaciónsobrelaasignacióndevaloresprimariosysecundarios,elestudiodelasvigenciasoplazosdeconservación,asícomolascondicionesparalaconservaciónoeliminacióndeladocumentacióndebenincorporarseenunformulariodenominadoTabladePlazoPrecaucionalcuyocometidoesregistrardichainformación.


3938


Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 70/015, de 3 de febrero de 2015, que modifica el art. 6 del Decreto 355/012, relativo al Sistema Nacional de Archivos. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: http://www.impo.com.uy/bases/decretos/70-2015 [Consulta realizada el 7/12/19]

Artículo 6

g)CrearunaComisióndeEvaluaciónDocumentalInstitucional,cuyocometidoseráevaluarladocumentaciónexistenteenlainstituciónparadarcumplimientoalanormativavigenteenmateriadearchivos.

h)DesignaraunodelosmiembrosdelaComisióndeEvaluaciónDocumentalInstitucionalparaactuarcomonexoconelArchivoGeneralde

laNaciónylaComisióndeEvaluaciónDocumentaldelaNación.

Compromisos

1. Basarlasdecisionesrelativasalavaloracióndelosdocumentosenelanálisisdelcontextoadministrativo,legal,contable,socialyarchivístico.

2. Basarelvalorprimarioenlasrazonesporlosquefueroncreadosporlapersonaoinstituciónquelosgeneróolosrecibió.

3. Distinguirlasseriesdocumentalesesencialesparasuconservacióncomomemoriadelaorganizacióndeaquellasque,unavezprescritasuutilidadadministrativa,nohandesarrolladovaloreshistóricosoinformativos,conloquesepodríaproponersueliminaciónrazonada.

4. Basarlasdecisionesdevaloraciónenelposibledesarrolloonodevaloressecundariosenladocumentación.

5. Promoverlacorrectacirculacióndeladocumentacióndentrodelsistemadegestióndocumentalodearchivos,conelestablecimientodeprocedimientosyplazosdetrasladootransferenciasdocumentales.

6. RegistrarenlaTPPlasdecisionestomadasenelsenodelaComisióndeEvaluaciónDocumentalInstitucional.

7. RegistrarenlaTabladePlazosPrecaucionallasdecisionestomadasenelsenodelaComisióndeEvaluaciónDocumental,lasquedeberánseraprobadasporlaautoridadcompetentequeregulaeldestinofinaldelosdocumentos(eliminaciónoguardapermanente).

Análisis del contextoadministrativo, legal,

contable, social yvarchivístico ( alor primario)

Distinción de las seriesdocumentales esenciales

para su conservación

Análisis del posibledesarrollo o no de

valores secundarios

Establecimiento deresponsabilidades

(Comisión de EvaluaciónDocumental Institucional)



Registrar las decisiones dela Comisión de EvaluaciónDocumental Institucional

Aplicación de la tablade plazo precaucional

Sanción, control ycuantificación de

la valoración

Circulación de ladocumentación dentrodel sistema de gestióndocumental o archivo

Procedimientosy plazos de

transferencias






Inicio




4140


3.2. Selección documental

3.2.1. Definiciones

La selección documental es la operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración y que se apoya en el muestreo cada vez que se disponga destrucción parcial.

3.2.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de la fase de selección documental

Laseleccióneslaoperaciónqueconsisteensepararlosdocumentosquedebenserconservadosdelosquesondestinadosasereliminados.

Estafasedacumplimientoaloresueltoporlascomisionesevaluadoras(institucionalynacional),quienesdejanconstanciadesutrabajoenlasTablasdePlazoPrecaucional.LafasedeselecciónaplicaparalosmovimientosdocumentalesdeterminadosenlaTPP,queindican:

» Lamudanzadedocumentosdesdelaoficinaproductoraalarchivoinstitucional,yquesedenomina“traslado”.

» Lamudanzaalarchivohistóricodeaquellosquehansidovaloradosdeguardapermanenteyqueseidentificacomo“transferencia”.

» Losquefueronseleccionadosparaserdestruidos.

Enloscasosdedecisióndedestrucciónparcial,seutilizalaherramientamatemáticaparadejarunamuestraenrepresentacióndelaserie.

Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 428/999, de 30 de diciembre de 1999, sobre la aprobación y obligatoriedad del Formulario de Tabla de Plazo Precaucional de documentos. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www.impo.com.uy/bases/decretos/428-1999/4 [Consulta realizada el 7/12/9]

Considerando III

Queluegodeunaexhaustivainvestigaciónbasadaenunrelevamientoeneláreadelaseleccióndocumental,lamencionadaComisiónaprobóelformulariodeTablasdePlazoPrecaucionaldeDocumentos,conelfindeestablecercriteriosuniformesquepermitanefectuar,entretodoslosdocumentosqueobrenenpoderdelaAdministraciónPública,laseleccióndeaquellosqueporsuvalortestimonialolacalidaddeinformaciónquecontienen,integrenelPatrimonioCulturaldelPaísydebansertransferidosalArchivoGeneraldelaNaciónparasucustodia.

Compromisos

» Implementarlasdecisionesdevaloraciónteniendoencuentalapolítica,lasnormasylosprocedimientosdelaorganización.

» Realizarlostrasladosenformasistemáticadesdelasoficinasproductorasconelobjetodereducirelespacioquelasoficinasdedicanalaconservacióndelosdocumentosymejorarlaeficaciadelagestióndelosdocumentosdeusopocofrecuente,inclusivemientrasaquellosmantienensuvaloradministrativo.

» RegistrarlostrasladosenundocumentollamadoRelacióndeEntregaoRelacióndeTraslado,conelfindedejarconstanciadecadaingresodocumentalalosdepósitosgestionadosporelarchivo.

» Enlarelacióndeentregasedescribiráelcontenidodelosdocumentosdeformaexhaustiva,parapodercontrolarlostrasladosypermitirunarecuperacióneficientedeladocumentación.

» ElplazodeconservacióndelosdocumentosenlasunidadesproductorasvienefijadoporlaComisióndeEvaluaciónDocumentalInstitucionalsobrelabasedelanálisisdecadaunadelasseriesdocumentalesydelanormativapertinente.

» Elingresodeladocumentaciónenelarchivollevaconsigouncambioderesponsabilidad,quepasadelgestorproductoralarchivero.

» Definirlamuestradeacuerdoalascaracterísticasdelafraccióndeserieaconservar.





Analizar las políticas,las normas y los

procedimientos dela organización

Cambio en laresponsabilidad, pasadel gestor productor

al archivero

Aplicaciónde la tabla de plazo

precaucional para losplazos de conservación

Realizar los trasladosdesde las oficinas

productoras

Definición de la muestrasegún la fracción de serie


Relación deentrega o de

traslado




Inicio


4342


3.3. Disposición final

La disposición final es la decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Plazo Precaucional, con miras a su conversación total por tanto transferencia al archivo histórico, eliminación y/o reproducción.

Descripción de la línea de acción de la fase de disposición final

Entantoqueladisposicióndocumentalpuededesembocarenlaguardapermanente(esdecir,latransferencia)yenladestruccióndocumental,sepresentaránacontinuaciónestasdoslíneasdeacciónporseparado.

Noobstante,lasresolucionesdeberíanserrevisadasparaconfirmaromodificarsuestado.

Otrasactividadesimportantessonlassiguientes:

1. Verificacióndelosmotivosquedesencadenanlasaccionesdedisposición.

2. Confirmaciónquecualquieracciónenlaqueeldocumentopuedaparticiparyasehayacompletado.

3. Creacióndeinstrumentosquetestimonianlasdisposicionesposiblesymantenimientoderegistrosdelasaccionesdedisposiciónsusceptibledeauditoría.

3.3.1. Transferencia de documentos

3.3.1.1. Definiciones

La transferencia de documentos es el proceso archivístico que consiste en el envío de los documentos al archivo histórico, basándose en los períodos de retención ya establecidos en las TPP previamente aprobadas.

3.3.1.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de transferencia de documentos

Seconsideranecesarioquelasinstitucionesdiseñeneimplementenunprocedimientodetransferenciadedocumentosdearchivo,deacuerdoconlosresultadosdelafasedeevaluación,queconsiderelasprincipalesactividadesdelproceso,independientementedelformatodeldocumento.

Contexto normativo

Uruguay, Ley N° 8015, de 28 de octubre de 1926, de creación del Archivo General de la Nación. Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www.impo.com.uy/bases/leyes/8015-1926 [Consulta realizada el 7/12/9]

Artículo 1

[…]ElConsejoNacionaldeAdministraciónordenaráogestionarálaremisiónalArchivoGeneraldelaNaciónlosdocumentosdeinteréshistóricoqueexistanenotrasoficinaspúblicasyquenoseannecesariosparaeldespachodelasmismas.LasoficinasaqueelPoderEjecutivosedirijareclamándoleelenvíodedocumentosquedanobligadasahacerloenuntérminoprudencial.

Uruguay, Decreto N° 713, de 5 de setiembre de 1974, que dispone que las oficinas públicas enviarán al Archivo General de la Nación los documentos que tengan treinta años de archivados. . Dirección Nacional de Impresiones y Publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www.impo.com.uy/bases/decretos/713-1974 [Consulta realizada el 7/12/19]

Artículo 1

LasOficinasPúblicasenviaránalArchivoGeneraldelaNaciónlosdocumentosquetengan30añosdearchivadosyquealtiempodecumplirsedichotérminonoseanobjetodetrámite.

Compromisos

1. Unaveztranscurridoelplazodeconservación,determinadoenlafasedevaloración,deaquellasseriesdeguardapermanente,losdocumentosdebentransferirsealarchivohistórico,conelobjetodeatendersupreservaciónyofrecerunexcelenteserviciodeinformación.

2. LaTabladePlazoPrecaucionaleselinstrumentodegestiónquerigelastransferenciasdelosdocumentosalarchivohistórico.

3. Todatransferenciadedocumentacióniráacompañadadeunarelacióndeentregaoformulariodetransferenciaquedebefacilitarlainformaciónnecesariasobreladocumentaciónquesetransfiere.

4. Enlarelacióndeentregasedescribiráelcontenidodelosdocumentosdeformaidentificable,exhaustivaypertinente,parapodercontrolarlastransferenciasypermitirunarecuperacióneficientedeladocumentación.

5. Enelarchivoreceptorsecotejaránoverificaránlosdatosconsignadosenlarelacióndeentrega,paracomprobarquelainformaciónqueaparececorrespondeconlosdocumentosquesereciben,yaque,apartirdeesemomento,elarchivosehaceresponsabledeellos.Unavezverificado,seincluyenlosdatosquedebecumplimentarelarchivoysefirmarálarelación,dandoaentenderelvistobuenodelresponsabledelarchivo.

6. Larelacióndeentregaoformulariodetransferenciaseredactaráportriplicadoparadevolverunadelascopiasalaunidadoarchivoremitenteyconservarlasotrasdosenelarchivoreceptor,unaenelregistrogeneraldeingresosyotraenelregistrodeunidadesremitentes.

Guíastécnico-metodológicasdeGestiónDocumentalyAdministracióndeArchivos uaip

45

Evaluacióndocumental

7. Esobligacióndelasinstituciones,cuandotransfierenalArchivoGeneraldelaNación,quelosfondosdocumentalesesténenunestadodeconservaciónadecuado,consucorrespondienteinstrumentodedescripciónyhabiendosidoaprobadosudestinadofinalenlaTPPdelaComisióndeEvaluaciónDocumentalInstitucional.

8. Enlossistemasdegestióndedocumentoselectrónicostambiénserealizantransferencias(aunquenosetratedeuntrasladofísicodedocumentación).

9. Apartirdelmomentodetransferencia,seaplicaránlaspolíticasdeacceso,migración,accionesdeconservaciónydestrucción,siguiendoloestablecidoenlacomisióndeevaluacióncompetente.

10. Cuandolatransferenciaesdedocumentoselectrónicosyserealizadeunsistemadegestióndocumentalaotro,sedebeprever:

a. Lacompatibilidaddeformatos.

b. Lacompatibilidaddelsoporte.

11. Losmetadatosdeldocumentoelectrónicodebensertransferidosasociadosaldocumentoparapermitirsuidentificación,asícomosuautenticidadylosprocedimientosdeconservaciónquepuedansernecesariosenelfuturo.

12. Ladocumentaciónelectrónicaingresaráenelarchivojuntoconsusmetadatosylascorrespondientesfirmas.Elarchivopuedeañadirunselloofirmaqueserviráparaasegurarlaintegridadyautenticidaddeldocumentoalolargodesuvida,loquepuedeliberardelatareademantenerelsistemadeverificacióndefirmas.

13. Ademásdelosmetadatosylasfirmascorrespondientes,losdocumentosdebeniracompañadosdeotradocumentacióncomplementariacomo:

a. Indicacionesdelosprocedimientosdeprivilegiosdeusoyacceso.

b. Indicacionesdelosprocedimientosparaprevenir,corregirydescubrirpérdidasdeinformaciónoalteracióndelosmismos.

c. Indicacionesdelosprocedimientosdeconservaciónenrelaciónaldeteriorodelossoportesyalaobsolescenciatecnológica.

Inicio

Asignación de los metadatosy firmas correspondientes a

la documentación quese va a transferir

Revisión y cumplimientode la tabla de plazo

precaucional

Elaboración de la relaciónde entrega o formulario

de transferencia

Relaciónde entrega

Gestión de permisospara que la unidadproductora consultela no conformidad

Redacción de lano conformidad

No conformidad

Cotejo (semi-automático) dela relación de entrega con

respecto a la documentacióndepositada para su

tratamiento archivístico

Aceptación dela transferencia

Tratamiento archivísticoy conservación de la

documentación

Firma de la relación deentrega aceptando la

transferencia

Relación deentrega firmadapor el archivo

Conservación de larelación de entrega

firmada

Gestión de permisospara que la unidad

productora consulte larelación de entrega

firmada

Ladocumentación

se corresponde conla relación de entrega ycumple unos requisitos

(formato,soporte)

No

Sí

Aplicación de políticasde acceso, migración,

acciones de conservacióny destrucción

Gestión de permisos ytraslado de responsabilidades

en cuanto a la custodiade la documentación

Archivo Unidad productora

3.3.1.3. Diagramas de flujo

44


4746


3.3.2. Eliminación de documentos

3.3.2.1. Definiciones

La eliminación es un proceso consistente en la destrucción de documentos o en la baja o borrado de un sistema informático, una vez analizados sus valores (administrativo, jurídico, informativo, histórico, testimonial) que permitan constatar su inutilidad a todos los efectos.

3.3.2.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de destrucción de documentos

Seconsideranecesarioquelasinstitucionesdiseñeneimplementenlaeliminacióndeunidadesyseriesdocumentalesenelmarcodelprocedimientoarchivísticoqueidentificaaquellosdocumentosquesevanadestruirconformealosplazosestablecidosenlafasedevaloración.Ladestrucciónfísicasiempreseharádeaquellasunidadesoseriesdocumentalesquehayanperdidosuvaloradministrativo,probatoriooconstitutivooextintivodederechosyquenohayandesarrolladonisepreveaquevayanadesarrollarvaloreshistóricosotestimonialessignificativos.

Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 713, de 5 de setiembre de 1974, que dispone que las oficinas públicas envíen al Archivo General de la Nación los documentos que tengan treinta años de archivados.

Considerando II […]

Correspondeprecisarqueapriorinocabenegarvalorhistóricoaningúndocumentopúbliconacional,porloqueprocedeestimarlosatodosvaliososparaaquelobjeto.

Uruguay, Decreto N° 497/994, de 10 de noviembre, sobre Patrimonio Histórico y Cultural (documentos públicos).

Considerando II

Querazonesdebuenaadministraciónaconsejandisponerladestruccióndeaquellosdocumentosque,careciendodelcitadovalor,noseannecesariosparaeltrámiteadministrativoparaelquefueronutilizados.

Artículo 3

Losdocumentosquenoposeanelcarácteraquerefiereelartículo1deesteDecretoycarezcandeutilidadparalaAdministración,vencidoslosplazoslegalesolosreglamentariosdeconservación,podránserdestruidosporlosorganismosdeacuerdoconlasdisposicionesqueseestablecenenelpresenteDecretoylaspautasquedeterminelaComisión[deEvaluaciónDocumentaldelaNación].

Remisión de lano conformidad a

la unidad productora

Redacción de lano conformidad

No conformidad

Cotejo y verificaciónde la relación de entrega

con respecto a ladocumentación recibida

Aceptación dela transferencia

Tratamiento archivísticoy conservación de la

documentación

Firma de la relación deentrega aceptando la

transferencia (3 copias)

Envío de una copiade la relación de entrega

firmada a la oficinaproductora

Recepción de una copiade la relación de entrega

firmada por el archivo

Conservación de la copiade la relación de entrega

firmada por el archivo

Relación deentrega firmadapor el archivo(3)

Conservación de una copiade la relación de entrega

firmada en el registrogeneral de ingresos

Conservación de una copiade la relación de entrega

firmada en el registrode unidades remitentes

Se corresponde ladocumentación enviada

con la relación deentrega aportada

No

Sí

Archivo Unidad productora

Inicio

Revisión y cumplimientode la tabla de plazo

precaucional

Elaboración de la relaciónde entrega o formulario

de transferencia

Envío de la relaciónde entrega y de la

documentacióncorrespondiente

Relaciónde entrega


4948


Compromisos

1. Ladestrucciónfísicadeunidadesoseriesdocumentalessolodeberealizarseunavezquehaperdidocompletamentesuvalorysuutilidadadministrativaynopresentanvalorhistóricoquejustifiquesuconservaciónpermanenteysiemprefrutodeunaeliminaciónregladayautorizada.

2. Ladestrucciónfísicasellevaráacaboporelórganoresponsabledelarchivouoficinapúblicaenqueseencuentren,empleandocualquiermétodoquegaranticelaimposibilidaddesureconstrucciónysuposteriorutilización,asícomolarecuperacióndecualquierinformacióncontenidaenellos.

3. Losdocumentosqueincluyandatosdecarácterpersonaloconfidencialdebeneliminarsedeacuerdoconunprocedimientoquegaranticelapreservacióndesuinformaciónylaimposibilidadderecomposición.

4. Elmétodomásadecuadodeeliminacióndeladocumentaciónenpapeleslatrituraciónmediantecorteentirasocruzado.Elpapelsehacetirasopartículas,cuyotamañoseelegiráenfuncióndelniveldeprotecciónrequeridoporlainformacióncontenidaenlosdocumentosadestruir.

5. Losdocumentoselectrónicosposeenunascaracterísticasespecíficasquedebentenerseencuentadecaraasueliminación:

a. Sealmacenaensoportesdealmacenamientoconunformatoespecífico.

b. Elcontenidoinformativoesindependientedelsoporteyelformato.

c. Lossoportessongeneralmentereutilizables.

d. Suvidaútilescortacomparadaconladeunsoporteenpapel.

e. Losprocedimientosdedestruccióndeberántenerencuentalascaracterísticasdelossoportesmásadecuadosparalaconservacióndelosdocumentoselectrónicos.

f. Puedenexistirmúltiplescopias,nosiemprecontroladas,delosdocumentos.

6. Atendiendoaestascaracterísticasdeladocumentaciónelectrónicaseproponeemplearlostérminos“borrado”(entendidocomoelprocedimientodeeliminacióndelosdatosoficherosdeunsoporteoconjuntodesoportes,permitiendosureutilización)y“destrucción”(entendidocomoelprocesodedestrucciónfísicadeunsoportedealmacenamientoquecontengadocumentoselectrónicos).

7. Sedebenidentificarlastécnicasdeborradoapropiadasparacadasoporte(siesóptico,magnético,memoriasexternas,etc.)ytipodeinformaciónydejarconstanciadelosprocedimientosdeborradorealizados.

8. Losdocumentosquesevanadestruirdebenestarprotegidosfrenteaposiblesintromisionesexternashastasudestrucción.

9. Todaslasoperacionesdemanejoytransportedelosdocumentosduranteeltrasladoyhastaelmomentodesudestruccióndebenserrealizadasporpersonalautorizadoeidentificable.Eltransportedebeestardedicadoexclusivamenteadocumentosquesevanaeliminarysutrayectodebeserdirectohastaellugardondesevaadestruir.

10. Lacontratacióndeunaempresaespecializadaenserviciosdedestruccióndedocumentospuederesultar,enfuncióndelvolumendedocumentaciónydelosmediostécnicosexigidos,unaopciónaconsejable.Enestecaso,hayqueserespecialmentecuidadososconelprocesodedestrucción:

a. Sedebeexigirqueunrepresentantedelorganismoresponsabledelosdocumentospresencieladestruccióndelosdocumentosycompruebelascondicionesenqueserealizaylosresultados.

b. Sedebegarantizarladestruccióndelosdocumentosensusinstalacionesyconmediospropios,sinsubcontratosqueconllevenelmanejodelosdocumentosporpartedeotrasempresassinconocimientodelorganismoresponsabledelosdocumentos.

Inicio

Selección documental(en función de lo

establecido en el procesode evaluación)

La documentaciónincluye datos decarácter personal

Seguimiento de unprocedimiento para

preservar su informacióne impedir su

recomposición

La documentaciónestá en formato papel

Identificación de técnicasde borrado apropiadas al

soporte y tipo deinformación


Eliminación (destrucciónde documentos

o baja o borrado de unsistema informático)

Apertura delExpediente de eliminación

Acta deeliminación

Fin

Traslado físico hastael lugar de destrucciónsiguiendo las medidas

de seguridad oportunas

No

No

Sí

Sí

Órgano responsable del archivo u oficina pública

Expedientede eliminación

c. Sedebeexigiruncertificadodedestruccióndelosdocumentosdondeconstequelainformaciónyanoexiste,ydónde,cuándoycómohasidodestruida.

11. Enelcasodedestruccióndesoporteselectrónicos,seprocurarácontrataraempresashabilitadasporelórganodelEstadoresponsabledelcuidadodelmedioambiente.

12. Ellugaroloscontenedoresdondesealmacenanlosdocumentosquesevanaeliminarrequierenmedidasdeseguridadeficacesfrenteaposiblesintromisionesexteriores.Nodebenpermaneceraldescubiertoenelexteriordelosedificios.Tampocodebenamontonarseenlugaresdepaso,nienlocalesabiertos.

13. ElprocesodeeliminacióndebedocumentarseatravésdeunActadeEliminación.

14. Elórganoresponsabledelacustodiadeladocumentación,unavezseaejecutivalaautorizaciónobtenida,abriráunExpedientedeEliminacióndelosdocumentososeriesdocumentalesdequesetrate.

3.3.2.3. Diagramas de flujo


5150


4. Destinatarios

Usuarios internos


D.02 Resto del personal:Personalquecrea,recibeymantienedocumentoscomopartedesulabordiaria,deacuerdoconlaspolíticas,procedimientosynormasestablecidas(ISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Requisitos,5.3.1).

5. Recursos

Bibliografía

» ARCHIVOGENERALDELANACIÓN,DirectricesGeneralesparalaEvaluaciónDocumentalanivelNacional/ComisióndeEvaluaciónDocumentaldelaNación,ArchivoGeneraldelaNación,Montevideo,2016.Disponibleeninternet:http://www.agn.gub.uy/pdf/directrice.pdf(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» PICCINI,J;VILLARANLLUL,M.A.–RAMOS,L.“ElMuestreo:Técnicaalserviciodelavaloracióndocumental”,en:Informatio. Revista del Instituto de Información de la Facultad de Información y Comunicación,Vol.14-16,Montevideo,2011(págs.45-61).Disponibleeninternet:http://informatio.fic.edu.uy/index.php/informatio/article/view/112/109(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» PICCINI,J;VILLARANLLUL,M.A;RAMOS,L.,“ElMuestreoAlfabéticovistodesdeelMuestreoEstratificado:Comentariosyconsecuencias”,en:Informatio. Revista del Instituto de Información de la Facultad de Información y Comunicación,Vol.18,Montevideo,2013(págs.3-20).Disponibleeninternet:http://informatio.fic.edu.uy/index.php/informatio/article/view/133/131(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019)

» PICCINI,J.-VILLARANLLUL,M.A.–RAMOS,L,.“MuestreoSistemático-Agrupado:UnaalternativaparamejorarelMuestreoAlfabéticoenpoblacionesdocumentales”,en:ANABAD,Vol.LXIV1,s.l.,2014(págs.141-151).Disponibleeninternet:shorturl.at/tGU34(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

Recursos web

» AGESIC,“Procedimientoparadestruccióndemediosdealmacenamiento”,Agesic,Montevideo,2018.Disponibleeninternet:https://centroderecursos.agesic.gub.uy/web/seguridad/wiki/-/wiki/Main/Descarga+el+marco+de+ciberseguridad(Fechadeúltimaconsulta:12dediciembrede2019).

» ARCHIVOGENERALDELANACIÓN,ActasdelaComisióndeEvaluaciónDocumentalde/laNación,ArchivoGeneraldelaNación,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:http://www.agn.gub.uy/actas.html(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» ARCHIVOGENERALDELANACIÓN,FormulariodeIdentificaciónyValoracióndeSeriesDocumentales,ArchivoGeneraldelaNación,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:http://www.agn.gub.uy/pdf/formularioident.pdf(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

6. Anexo de normativa » DecretoN°713/974(5desetiembrede1974),disponequelasOficinaspúblicasenvíenalArchivoGeneraldelaNaciónlosdocumentosquetengantreintaañosdearchivadoDirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f..Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/713-1974(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» DecretoN°497/994(10denoviembrede1994),sobreelPatrimonioHistóricoyCultural.DocumentospúblicosDirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/497-1994(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» DecretoN°428/999(30dediciembrede1999),Aprueba,concarácterobligatorioparatodaslasdependenciasdelPoderEjecutivo,delformularioTabladePlazoPrecaucionaldeDocumentosDirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/428-1999(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» DecretoN°355/012(31deoctubrede2012)queapruebaelReglamentoquesedebeaplicaratodoslosArchivosPúblicosyalosArchivosPrivadosqueseintegrenalSistemaNacionaldeArchivosDirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/355-2012(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» DecretoN°70/015(3defebrerode2015),Modificaelart.6delDecreto355/012,relativoalSistemaNacionaldeArchivosDirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:http://www.impo.com.uy/bases/decretos/70-2015/1(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» LeyN°8.015(28deoctubrede1926),CreacióndelArchivoGeneraldelaNación,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/leyes/8015-1926(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» LeyN°18.381(17deoctubrede2008),sobreelderechodeaccesoalainformaciónpúblicaDirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/leyes/18381-2008(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» NormaInternacionalISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Requisitos.InternationalOrganizationforStandardization,s.l.,s.f.Disponibleeninternet:https://www.iso.org/standard/53733.html(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» NormaInternacionalISO/TR21946:2018.Informationanddocumentation–Appraisalformanagingrecords.InternationalOrganizationforStandardization,s.l.,s.f.Disponibleeninternet:https://www.iso.org/standard/72274.html(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).


5352


Control físico y conservación preventiva

03



GT020101 Evaluación Porcentaje de series documentales valoradas Anual

Definición: Porcentaje de las series documentales que han sido objeto de evaluación respecto de su

volumen total.


Observación:

GT020102 EvaluaciónIncremento de sujetos obligados que han

iniciado procesos de evaluaciónSemestral

Definición: Número de sujetos obligados que han iniciado la evaluación de series documentales

custodiadas por ellos.

Valor: Número directo.

Observación:

GT020201 Transferencia Porcentaje de series documentales transferidas Anual

Definición: Porcentaje de las series documentales transferidas respecto del volumen total de las series

documentales generadas.


Observación:

GT020202 TransferenciaIncremento de sujetos obligados que han

transferidoSemestral

Definición: Número de sujetos obligados que han transferido series documentales al [Archivo General

de la Nación].


Observación:

GT020301 Destrucción Porcentaje de series documentales eliminadas Anual

Definición: Número de registros descriptivos elaborados durante el período indicado.

Valor: El valor del indicador debe tender a incrementarse respecto del total acumulado anterior.

Observación:

GT010302 DescripciónPorcentaje de sujetos obligados con planes de

descripciónAnual

Definición: Porcentaje de sujetos obligados que disponen de planes descriptivos.


Observación:


5554


1. Presentación y objetivosEnestaguíaseproporcionaunametodologíadeimplementaciónatravésderecomendacionestécnicasparaunadecuadocontrolfísicoyconservaciónpreventivadelosdocumentosydefinelosresultadosquedeberíanalcanzarsesiempredentrodelrespetoalasnormas,legislaciónyreglamentosvigentes.

LafinalidaddeestaguíadeimplementaciónesproporcionarrecomendacionestécnicasparalaconservaciónpreventivadedocumentosenelmarcodelrespetoalPatrimonioDocumental,comoelementogeneradordeunamemoriacolectiva.

2. Plan Integrado de Conservación de Documentos

2.1. Definiciones

Un plan es un modelo sistemático de actuación que se elabora anticipadamente con el fin dirigir o encauzar la política de una institución.

La conservación es un conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o la prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, su restauración cuando la alteración se ha producido.

2.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción del Plan Integrado de Conservación

Elplanintegradodeconservaciónsedesarrollaentresaspectosestrechamenterelacionados:laprogramacióndelacustodiaycontroldelosdocumentos,laautorizacióneinspeccióndelosdepósitosysuubicaciónyconstrucción.

Lapreservacióndeladocumentacióndebeformarpartedetodoobjetivointegraldecualquierinstitucióny,porende,desuestrategiaglobal.

Contexto normativo

Uruguay, Ley N° 18.220, de 20 de diciembre de 2007, de la conservación y organización del Patrimonio Documental de la Nación. Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 1 (Fin)

EsdeberdelEstadolaconservaciónyorganizacióndelPatrimonioDocumentaldelaNaciónydelosdocumentosdegestióncomoinstrumentosdeapoyoalaadministración,alacultura,aldesarrollocientíficoycomoelementosdeprueba,garantíaeinformación.

Laadministraciónpúblicadeberágarantizarasusarchivoslascondicionesnecesarias,encuantoaedificiosyequipamiento,deacuerdoaespecificacionestécnicas.


5756


Uruguay, Decreto N° 232/010, de 2 de agosto, sobre la reglamentación de la Ley de Derecho de Acceso a la Información Pública.

Artículo 2 (Ámbito de aplicación)

ElpresenteDecretoserádeaplicaciónatodoslosorganismospúblicos,seanonoestatales.

Artículo 16 (Principio de conservación)

Implicalaresponsabilidaddecadasujetoobligadodemantenerelestadodeconservacióndelosdocumentosquemaneje,debiendoevitarsudestrucción,deteriorooalteración.

Uruguay, Decreto N° 276/013, de 3 de setiembre, sobre la reglamentación de la Ley 18.600 relativa al procedimiento administrativo electrónico desarrollado en los órganos de la Administración Central.

Artículo 25 (Archivo)

Todoslosdocumentosyexpedienteselectrónicosdeberánarchivarsepormedioselectrónicos,debiendoelórganodelaAdministraciónCentralasegurarlaseguridaddelainformaciónysuadecuadaconservación.

Compromisos

1. Lainstitucióndebedisponerdeunplandeconservaciónqueleotorgueunacontinuidadycoherenciaeneltiempo.

2. Lasdecisionesqueadopteelorganismorespectodelaconservaciónpreventiva,enelmarcodelagestióndocumental,debenserdocumentadas,debidamentemotivadasyposteriormentedifundidas.

3. Lainstitucióndebeevaluarsusnecesidades,mediantelaelaboracióndeestudiossobreelestadodelaconservacióndesusfondosylasituaciónambientaldesusinstalacionesquefundamentaránelplandeconservación.

4. Demanerageneral,lainstitucióndebepriorizarlaimplementacióndemedidaspreventivas,siemprecomomedidaprecautoriaantelanecesidaddemedidasreparadoras.

5. Losestudiossobreelestadodelartedelaconservaciónenlainstitución,elaboradosporpersonalexperto,debencontemplar:elambiente,elalmacenamiento,laseguridad,elacceso,elmantenimiento,lostratamientosdeconservaciónylasprácticasylaspolíticasdeconservación.

6. Lainstitucióndebeestablecerprioridadesalrespectodelasaccionespreventivasaimplementar,segúncriteriosdeimpacto,viabilidadyurgencia.Paraello,esnecesarialaexistenciadeunresponsabledelaimplementacióndelPlandeConservaciónquefigureenelorganigramayseareconocidoentodoelcentro.

7. Laaplicacióndeunaconservaciónpreventivacorrespondeeincumbeatodaslaspersonasytodaslasactividadesquesedesarrollanenunainstitución.Esvitallaparticipaciónactivadetodoelpersonaldelainstituciónmedianteelconocimientodelasfuncionesquetienequedesarrollarsegúnsucapacitaciónysusfunciones.

8. Enelcasodegestiónycustodiadedocumentoselectrónicos,lainstitucióndebeincluirensuplandeconservaciónlasmedidasnecesariasqueasegurenlaintegridad,accesibilidad,confidencialidad,autenticidad,fiabilidadeidentidaddelosdocumentos,diseñadasconlacolaboracióndeunequipointerdisciplinarformadoporespecialistasentecnologíasdelainformación,gestoresdedocumentosyarchiveros.


Técnico

Inicio

Evaluaciónde necesidades

Establecimiento deun responsable de laimplementación del

Plan de conservación

Estudio del estadode la conservación

de sus fondos

Estudio de lasituación ambientalde sus instalaciones

Elaboración de unplan de conservación

Plan deconservación

Priorizaciónde la conservación

preventiva

Formación del personalde la institución para

su participaciónen la conservación

FinImplementación del

Plan de conservación


5958


3. Custodia y control de las instalaciones

3.1. Definiciones

La custodia es la responsabilidad jurídica que implica por parte de todo órgano el control y la adecuada conservación de los fondos documentales que genere, cualquiera sea su titularidad.

3.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de custodia y control de las instalaciones

Seconsideranecesario,enelámbitodelagestióndocumental,quetodainstituciónseresponsabilicedecontemplarlaconservacióndesusfondosdocumentalescomounrequisitoindispensableparapreservarlamemoriainstitucionalydisponerdeinstrumentosútilesparalatomadedecisionessobresunegocio.

Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 497/994, de 10 de noviembre, sobre Patrimonio Histórico y Cultural (documentos públicos).

Considerando I

Queresultanecesariodefinirloscriteriosdedeterminacióndelvalorcultural,histórico,evidencialointrínsecodelosdocumentos,asícomodisponerlasmedidasnecesariasparasudebidacustodiayconservación.

Uruguay, Ley N° 18.381, de 17 de octubre de 2008, sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.

Artículo 6 (Custodia de la información)

Esresponsabilidaddelossujetosobligadosporlapresenteleycrearymantenerregistrosdemaneraprofesional,paraqueelderechodeaccesoalainformaciónpúblicasepuedaejercerenplenitud.

Elpersonalqueadministre,manipule,archiveoconserveinformaciónpública,seráresponsable,solidariamenteconlaautoridaddeladependenciaalaquepertenecedichainformación,porsusaccionesuomisiones,enlaocultación,alteración,pérdidaodesmembracióndelainformaciónpública.

Compromisos

1. Lainstitucióndebeprestaratenciónalascondicionestécnicasyambientalesnecesariasparaalbergarsusfondosdocumentales,comorequisitoprevioalaelecciónoconstruccióndeledificiodondevayanaresidir.Paraello,debeconoceraspectoscomolacontaminación,especialmotivodeatenciónenmediosurbanos,porlaaltaconcentracióndepartículasdecombustiónygasescontaminantes.Otrosfactoresaconsiderar,encuantoalaevaluación

deriesgosalosquesesometeelmaterial,seránlaproximidaddeconduccionesdeaguaogas,asícomodedepósitosdecombustible.

2. Lainstitucióndebegarantizarquelosarquitectosoingenierosimplicadosenlaconstruccióndeledificioquesedestinecomoarchivodesusfondosdebentenerprecisoconocimientotécnicodelasnecesidadesqueimplicaeseservicio.

3. Enelapartadodelosserviciosylasinstalacionesdelcentro,sedebenexaminarlascaracterísticasyestadodelasconduccionesdeagua,gasyelectricidad,iluminaciónartificial,sistemadeventilación,calefacción,alarmasysistemasdedetecciónyextincióndeincendios.Laidentificación,elexamendelaantigüedadyelcumplimientodelasnormastécnicassonimprescindibles.Merecenespecialatención:

a. Lasconduccionesdeaguayeléctricasqueatraviesenlosdepósitosdearchivo.

b. Laexistenciadefiltrosenlossistemasdeventilación.

c. Laregulacióndelsistemadehumedadrelativaytemperatura.

d. Larenovaciónoreciclajedelairecontaminado.

e. Ladeteccióndeposiblespuntosdeentradadeairecontaminado.

f. Elestadoyfuncionamientodelasalarmascontrarobo.

4. Losdepósitosquecustodiandocumentosdearchivodeben:

a. Disponerdesistemasdeseguridad.

b. Estaralejadosdelassalasdemaquinariadeledificio,asícomodelasinstalacioneseléctricasotuberíasdeaguaqueloatraviesen.

c. Contarconventanasprotegidasparapaliarelefectonocivodelaluzsolarsobrelosdocumentos.

d. Disponerdeunsistemadedetecciónyalarmasdeincendiosydemásequiposdeprotección.

e. Garantizarunaventilaciónconstanteparareducirlasfluctuacionesdelahumedadrelativaylatemperatura.

5. Lainstitucióngarantizaráquelaseleccióndeladecuadomobiliariodearchivocontribuyaaunamejorpreservacióndelosfondoscustodiados.Paraello:

a. Noseutilizaránestanteríasdemadera,menosresistentesalpesoymáscombustibles,ademásdesermássusceptiblesaunataquebiológico.Sonpreferibleslosacabadosenaluminiooacero,desuperficieslisas,noabrasivas,sinfondo,nocombustiblesydebordesromosparaevitarroturasenladocumentación.

b. Lasestanteríasseinstalaránseparadasdelasparedes,sinllegaraltechoyconlosentrepañosinferioresalejadosdiezcentímetrosdelsuelo.Estofacilitarálacirculacióndelaire,limitarálaaccióndelahumedadyfacilitarálalimpieza.

c. Lospasillosentrelasestanteríasdebenfacilitarelaccesoyeltrabajomedianteunaseparaciónsuficienteentrelosmuebles,paraquepuedatransitarelcarroparaelmanejodelosdocumentos.

6. Lascajasycarpetasdealmacenamientodemalacalidadpuedenrepercutirnegativamenteenlaseguridaddelosobjetosquedebenproteger,porloquelainstitucióngarantizaráquelacomposiciónquímicadedichoselementosserálacorrectaysecontribuyaasíalamayorperdurabilidaddelosfondoscustodiados.

7. Lainstitucióndebesolucionaradecuadamenteelproblemadeconservaciónquepresentanlosdocumentosfotográficos,audiovisualydegranformato,mediantelautilizacióndelosmuebles(horizontaloespecial)ycontenedores(cajas,estuchesoencapsulaciónespeciales)pertinentes.


6160


Adquisición demobiliario adecuado

Selección decontenedores

de la documentaciónapropiados

Existedocumentación

electrónica

No

Inicio

Evaluación de lascondiciones técnicas

y ambientales necesarias

Certeza de quelos arquitectos conocen

las necesidadesespecíficas del archivo

Examen de condicionesfísicas: conducciones de

asagua, g , iluminación,ventilación, calefacción…

Examen de los depósitos

Diseño de una Política deGestión de Documentos

Electrónicos

Elección oconstruccióndel edificio

Técnico

Estudio de ladocumentación

del fondo

Sí

8. Enaquellasinstitucionesquecustodiendocumentoselectrónicos,sedebediseñarunapolíticadegestióndedocumentoselectrónicosqueseapliquedesdeelmismomomentodelacapturadeldocumentoporelsistemayseextiendaalolargodetodosuciclodevida,mediante:

a. Lacreaciónderepositorioselectrónicos.

b. Elanálisisdelosriesgosqueafectanaunacorrectaconservacióndesusdocumentoselectrónicos:obsolescencia,fallodesistemas,faltadecopiasdeseguridad,corrupcióndedatosoaccesosnopermitidos.

c. Laredaccióndeplanesdecontingenciaqueasegurenlaintegridad,accesibilidad,confidencialidad,autenticidad,fiabilidadeidentidaddelosdocumentos;ensucaso,tambiéndebeplanificaraccionescorrectoras,comocopiaselectrónicasauténticasconcambiodeformato.

d. Laimplementacióndemecanismosdeconservaciónquecontemplencuestionesrelativasalascopiasdeseguridad,lossistemasderéplicaylossistemasdeproteccióndelainformaciónpropiosdelasaplicaciones.


4. Control ambiental

4.1. Definiciones

En el ámbito de la gestión de documentos, se entiende por control ambiental la inspección, vigilancia y aplicación de medidas necesarias para disminuir o evitar el deterioro de los fondos documentales.

4.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de control ambiental

Laevaluacióndelosparámetrosmedioambientalesmedianteherramientasdemediciónyanálisis,ysuposteriorcomparativaconlasrecomendacionessobresusvaloresadecuados,justificaránonolanecesidaddeactuaciones.

Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 355/012, de 31 de octubre, que aprueba el reglamento que se debe aplicar a todos los archivos públicos y privados que se integren al Sistema Nacional de Archivos.



c)Promoverlageneracióndeespaciosfísicos,equipamientoymaterialesadecuadosparaelfuncionamientodelosarchivos,asícomomanteneróptimascondicionesmedioambientalesydeseguridad.

Compromisos

1. Elperiódicoregistrodelatemperaturaylahumedadrelativa(HR)debeasegurarlaausenciadefluctuacionesensusmediciones.Porello,lainstalacióndecontrolesadecuadosdeclimaysucapacidadparamantenerlasnormasestándardeconservaciónretardaránconsiderablementeeldeteriorodelosfondos.

2. Lainstitucióndebeprotegersusfondosantelosposiblesdañosquepuedanderivardeunainadecuadaexposiciónalaintensidaddelaluz,siguiendolasnormasestándardeconservación.

3. Lainstitucióndebeprotegersusfondosantelosposiblesefectosnegativosquederivendeagentescontaminantes,enformadegasesopartículas,porloquegarantizaráelcontroldelacalidaddelairedesusdepósitosdearchivo.

4. Lainstitucióndebetenderaconsiderarelcontrolintegraldeplagas,queconsisteenelusodemediosnoquímicos(controlclimático,fuentesdealimentosypuntosdeentradaaledificio),comoestrategiaglobalfrentelainfestación.

5. Elusodetratamientosquímicossoloseefectuaráensituacionesdecrisisqueamenacenpérdidasaceleradasocuandolosinsectosnoseeliminenconlosmétodosmásconservadores.


6362


6. Lainstitucióndebeconsiderarquelacorrectamanipulacióndelosdocumentossonunaformaprácticayeconómicadeextenderlavidaútildelosfondoscustodiados.

7. Losprocedimientosdelimpiezadebenseguirlosestándaresdeconservaciónytécnicasdemanipulaciónespecíficos,difundidosporlainstituciónentreelpersonalquecompongasuequipodelimpieza.

8. Lalimpiezadebehacerseregularmente,conlafrecuenciaquedeterminelarapidezconlaqueelpolvoylasuciedadseacumulenenlosdepósitos.


Técnico

Instalación decontroles y medidores

Archivo ymanipulaciónadecuados

Adecuación de laexposición a la intensidad

de la luz

Control de lacalidad del aire

Control de plagas

Seguimiento de losestándares deconservación ymanipulación

Limpieza conregularidad y

frecuencia

Registro periódicode la humedad yla temperatura

Inicio

5. Evaluación de riesgos

5.1. Definiciones

La evaluación de riesgos es el proceso de comparar el riesgo estimado con un criterio preestablecido para determinar su importancia. El riesgo se expresa en términos que combinen la probabilidad con las consecuencias de un evento no deseado.

5.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de evaluación de riesgos

Laevaluacióndelosriesgosdebeserunamedidapreviaaldesarrollodeprotocolosdeactuación,alpermitirunconocimientodelasnecesidadesrealesdelainstitución.Elestudiodeesasnecesidadespermitiráconocerlasfortalezasydebilidadesenmateriadeprotecciónyporlotantoevaluarlosriesgosreales.

Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 452/009, de 28 de setiembre, sobre política de Seguridad de la Información.

Considerando I

Quesedebedisponermedidasparagarantizarlaconfianzayseguridaddelossistemasydelainformaciónenpoderdelosorganismospúblicos.

Considerando II

Queconelfindeprotegerlosactivosdeinformaciónyminimizarelimpactoenlosservicioscausadosporvulnerabilidadesoincidentesdeseguridad,sedebeproveerunaefectivagestióndelaseguridad.

Compromisos

1. Compararlosdiferentesvaloresderiesgoobtenidosparadisponerdeuninstrumentoquepermitaalainstitucióndeterminarlosriesgosprioritariosy,porlotanto,merecedoresdemayoratención.

2. Evaluarlosriesgosdeunainstituciónmedianteelestudiodelassiguientesvariables:

a. Análisisdelosfactoresclimáticosygeológicosdelaregión.

b. Situacióndeledificio.

c. Actualizacióndelosplanosdelosespaciosdeledificio,reflejandolasvíasdeevacuación,laredeléctricaylacanalizacióndelagua.

d. Localizacióndeproductostóxicos.

e. Realizacióndeunexamendelestadodeledificio,lasinstalacionesylosfondos.


6564


3. Lamaterializacióndeestainformaciónsedaenformadeunmapaderiesgos,queesunaguíaparaelseguimientoyestablecimientoderutinasdeinspección,alreflejarlaprobabilidadygravedaddelasamenazas.Elmapaderiesgosesdeactualizaciónobligadaypermitecrearprioridadesenlaactuación.

4. Anteunarecuperacióndeemergencialainstitucióndebedotarsedeunarespuestainicialoportuna,unplandetalladofrenteadesastres,personalcapacitado,unaadministracióncomprometida,unacomunicacióneficazydecisionesrápidaseinformadas.


Análisis de factoresclimáticos y geológicos

Recopilaciónde información

para elaborar unMapa de riesgos

Actualización de losplanos de los espacios

del edificio

Localización deproductos tóxicos

Realización de un examendel estado del edificio,

las instalacionesy los fondos

Actualización periódicadel Mapa de riesgos

Estudio de lasituación del

edificio

Mapade riesgos

Mapa de riesgosactualizado

Inicio

Técnico

6. Plan de Gestión de Contingencias

6.1. Definiciones

El Plan de Contingencias es el instrumento cuyo objetivo es corregir deficiencias, actuar con eficacia en la prevención de desastres y definir los objetivos, los riesgos y los responsables.

6.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de Plan de Contingencias

LaelaboracióndeunPlandeGestióndeContingenciasenloscentrosdearchivosesunaprioridadparalaadecuadapreservaciónyproteccióndelosfondoscustodiados.Aunquemuchossiniestrosnosepuedanevitar,susconsecuenciaspuedenreducirseconlaexistenciadeunplan,conlasubsiguienteatenuacióndelosriesgosylosdañosquepuedansufrirlosdocumentos.

Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 452/009, de 28 de setiembre, sobre política de seguridad de la información. Dirección Nacional de Impresiones y publicaciones Oficiales. Disponible en: https://www.impo.com.uy/bases/decretos-originales/452-2009 [Consulta realizada el 7/12/19]

Considerando I

Quesedebedisponermedidasparagarantizarlaconfianzayseguridaddelossistemasydelainformaciónenpoderdelosorganismospúblicos.

Considerando II

Queconelfindeprotegerlosactivosdeinformaciónyminimizarelimpactoenlosservicioscausadosporvulnerabilidadesoincidentesdeseguridadsedebeproveerunaefectivagestióndelaseguridad.

Compromisos

1. Unplandegestióndecontingenciassedesglosaentrespartes:

a. Planificación.Definicióndeobjetivos,necesidadesyrecursosparaestablecerprotocolosquesedocumentan.

b. Protección.Usodetodoslosrecursosqueevitenominimicenelimpacto.

c. Reacciónyrecuperación.Protocolosdiseñadosparasalvarlosfondosdeldesastre.

2. Ladefinicióndelasresponsabilidadesysuasunciónporelorganismosonimprescindiblesparaelestablecimientodeunplandegestióndecontingencias.Enelrepartodelasresponsabilidadesseestableceráquiéndebeplanificaryquiéndebeejecutarlostrabajosdesalvamentoyevacuación.

Guíastécnico-metodológicasdeGestiónDocumentalyAdministracióndeArchivos uaip

67

Controlfísicoyconservaciónpreventiva

3. ElnombramientodeunComitédeContingenciaspermitereuniraespecialistasdediferentesdisciplinas(mantenimientodeedificios,expertosenseguridad,peritosdeseguros,entreotros).Tieneuncarácterasesoryeselresponsabledelapuestaenmarchadelplan,medidascorrectorasyprioridades,ademásdeprotocolosdeactuación.

4. ElEquipodeContingenciasesquiendebeactuar,informaryevaluarsituacionesencasoderiesgos.

5. Labrigadadesalvamentodebeintervenirenlaevacuacióndelosfondosdocumentalesafectadosencasodesiniestro,siempredespuésdequelostécnicosdeseguridadhayangarantizadolaestabilidadambientaleneledificioafectado.

6. Atodoslosmiembrosqueparticipanenelplanselosconvocaráacursosdeformaciónsobrecuestionesdemanipulaciónyrescatededocumentos.

7. ElPlandeGestióndeContingenciasdeberáconsignarlasiguienteinformación:

a. Planosdeledificio,coninformaciónrespectodelosdocumentosesenciales,losextintoresyvíasdeevacuación.

b. Cadenasdecomunicaciónparaactivarencasodeemergencia,quesedebenteneractualizadas(empresas,técnicos,etc.).

c. Instruccionesparaelpersonal,conlasactuacionesbásicasadesarrollar,protocolosespecíficosorientadosalcoordinadoryequipos,ademásdeprocedimientosdeevacuaciónyreubicacióndelosfondos.

d. Formulariosparalaevaluacióndelosdañosyelanálisisdelarespuesta.

e. Pólizadeseguroseinformaciónsobreredesinstitucionales(técnicos,empresasdetransporteyempresassuministradoras).

Definición deresponsabilidades y su

asunción por partedel organismo

Nombramiento de unComité de contingencias

Designación de unaBrigada de salvamento

Convocatoria de cursosde formación sobre

manipulación y rescatede documentos

Elaboración delPlan de contingencias

Creación de unEquipo de contingencias

Plan decontingencias

Materialdidáctico

Inicio

Órgano responsable


66


6968


7. Destinatarios

Usuarios internos


D.02 Resto del personal:personalquecrea,recibeymantienedocumentoscomopartedesulabordiaria,deacuerdoconlaspolíticas,procedimientosynormasestablecidas(ISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Requisitos,5.3.1).

8. Recursos

Bibliografía

» McILWAINE,John,Prevención de desastres y planes de emergencia. Compendio de la IFLA,FederaciónInternacionaldeAsociacioneseInstitucionesBibliotecariasProgramaCentraldePreservaciónyConservación,s.l.,2003.

» MINISTERIODECULTURADEESPAÑA,Guía para un plan de protección para colecciones ante emergencias,ComisiónparaelPPCE,España,2008.

» OGDEN,Sherelyn,El manual de preservación de bibliotecas y archivos del NDCC,CentroNacionaldeConservaciónyRestauración,s.l.,2000.

Proyectos

» COMISIÓNSECTORIALDEINVESTIGACIÓNCIENTÍFICA.GrupodeTrabajodeConservaciónyGestiónderiesgosenelpatrimonio.Temática central:ConservacióndelpatrimoniocualquieraseasuformaoestructuraorientadaalosdiezagentesderiesgoconsideradosinternacionalmenteporelInstitutoCanadiensedeConservación(ICC).Saludlaboralparatrabajadoresdearchivos,bibliotecasymuseos.

» Líneas de investigación:

• ConservaciónPreventivadelPatrimonio.

• GestióndeRiesgos.

• PreservaciónDigital.

• DeterioroyAlteracióndelPatrimonio.

• SaludOcupacional.

Recursos web

» AGESIC,“Marcodeciberseguridad.Políticas,plantillas,guíasybuenasprácticas”,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://centroderecursos.agesic.gub.uy/web/seguridad/wiki/-/wiki/Main/Descarga+el+marco+de+ciberseguridad(Fechadeúltimaconsulta:12dediciembrede2019).

9. Anexo de normativa » DecretoN°497/994(10denoviembrede1994)sobrePatrimonioHistóricoyCultural,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/497-1994(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» DecretoN°452/009(28deseptiembrede2009),sobrepolíticadeseguridaddelainformación,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos-originales/452-2009(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» DecretoN°232/010(2deagostode2010)ReglamentariodelaLeysobreelderechodeaccesoalainformaciónpública,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/232-2010(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» DecretoN°355/012(31deoctubrede2012)ReglamentariodelaLeydelSistemaNacionaldeArchivos.DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/355-2012/11(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» DecretoN°276/013(3deseptiembrede2013),sobrelareglamentacióndelaLey18.600relativaalprocedimientoadministrativoelectrónicodesarrolladoenlosórganosdelaAdministraciónCentral,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/276-2013(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» LeyN°18.220(20dediciembrede2007)SistemaNacionaldeArchivos,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/leyes/18220-2007(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» LeyN°18.381(17deoctubrede2008),sobreelDerechodeAccesoalaInformaciónPública,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/leyes/18381-2008(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» NormaInternacionalISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos,InternationalOrganizationforStandardization,s.l.,s.f.

» NormaInternacionalISO11799:2015.InformationandDocumentation-DocumentStorageRequirementsforArchiveandLibraryMaterialsInternationalOrganizationforStandardization,s.l.,s.f.


7170




GT030101 Plan de Conservación Porcentaje de sujetos obligados con Plan de

ConservaciónAnual

Definición: Porcentaje de sujetos obligados que disponen de un plan de conservación respecto de su

volumen total.


Observación:

GT030102 Plan de conservaciónNúmero de acciones formativas sobre

conservación preventivaSemestral

Definición: Número de acciones formativas con contenidos sobre conservación preventiva organizadas

durante el período señalado.


Observación:

GT030201 Custodia y controlPorcentaje de personal formado en contenidos

de conservación preventivaSemestral

Definición: Porcentaje del personal formado en jornadas, seminarios o cursos con contenidos sobre

conservación preventiva respecto de su volumen total.


Observación:

GT030202 Custodia y controlPorcentaje de sujetos obligados con un

responsable técnico sobre las condiciones de las instalaciones

Anual

Definición: Porcentaje de sujetos obligados que disponen de un responsable técnico sobre las

condiciones de las instalaciones respecto del volumen total de los mismos.


Observación: El responsable técnico solo debería considerarse como tal en el caso de

tener funciones reales.

GT030301 Control ambientalPorcentaje de sujetos obligados que disponen de instrumentos de medición medioambiental

Anual

Definición: Porcentaje de sujetos obligados que disponen de instrumentos que les permitan medir las

condiciones medioambientales.


Observación:

GT030302 Control ambientalPorcentaje de sujetos obligados que disponen

de medidas de control de acceso a los depósitosSemestral

Definición: Porcentaje de sujetos obligados que disponen de un control sobre las personas que pueden

acceder al interior de los depósitos de archivo respecto del volumen total de los mismos.


Observación:

GT030401 Evaluación de riesgosPorcentaje de sujetos obligados que

han valorado los riesgos respecto de su documentación

Anual

Definición: Porcentaje de sujetos obligados que han elaborado un mapa de los riesgos sobre la

custodia y conservación de la documentación respecto de su volumen total.


Observación:

GT030402 Evaluación de riesgosPorcentaje de sujetos obligados que elaboran informes sobre el estado de las instalaciones

Semestral

Definición: Porcentaje de sujetos obligados que elaboran informes o estudios técnicos sobre el estado

de las instalaciones respecto del volumen total de sujetos obligados.


Observación:

GT030501 ContingenciasPorcentaje de sujetos obligados que disponen

de un plan de contingenciasAnual

Definición: Porcentaje de sujetos obligados que disponen de un plan de contingencias respecto del

volumen total de sujetos obligados.


Observación:

GT030502 ContingenciasPorcentaje de sujetos obligados que realizan

simulacros ante emergenciasAnual

Definición: Porcentaje de sujetos obligados que realizan simulacros ante la inminencia de catástrofes o

contingencias respecto del volumen total de sujetos obligados.


Observación:


7372


Servicios de archivo04


7574

Servicios de archivo

1. Presentación y objetivosEnestaguíaseproporcionaunametodologíadeimplementaciónatravésderecomendacionestécnicasparamantenereficazmentelosdiversosserviciosqueofreceunarchivoydefinelosresultadosquedeberíanalcanzarsesiempredentrodelrespetoalasnormas,lalegislaciónylosreglamentosvigentes.

LafinalidaddeestaguíadeimplementaciónesproporcionarrecomendacionestécnicasparamantenereficazmentelosdiversosserviciosqueofreceunarchivoenelejerciciodeldesarrollodelasexigenciassobrevenidasporlaLeyNº18.381,de17deoctubrede2008,sobreelDerechodeAccesoalaInformaciónPública.

2. Atención a la Administración

2.1. Definiciones

La atención a la administración es un servicio que presta una institución a usuarios internos con el objetivo de satisfacer sus necesidades mediante las actividades que desempeña.

2.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de atención a la administración

Seconsideraránecesario,enelmarcodeunserviciodearchivo,lacompletaatenciónalaspropiasunidadesproductorascomounaspectofundamentaleneldesarrollonormaldesusfunciones.

Sepuedeconsiderarelserviciodeatenciónalapropiainstitucióncomounodelosprocesosbásicosrelacionadosconlosserviciosqueunarchivopuedeofrecerasususuariosinternos,entendiendoenestecasocomousuariosinternoselconjuntodeunidadesquecomponenlainstitucióndelaqueelarchivoformapartecomoresponsabledelacustodiadesusdocumentos.

Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 178/013, de 11 de junio, sobre la reglamentación de los artículos 157 a 160 de la Ley N° 18.179, relativos a la regulación en el intercambio de información entre entidades públicas, estatales o no estatales.

Considerando III

QueelpresenteDecretobuscapromoverelusointensivodeinformaciónqueobraenpoderdelEstado,enelentendidoqueestapuedeconstituirunaverdaderafuerzatransformadoraydinamizadoradesuactuar.


7776


Compromisos

1. Elserviciodelarchivodebemanteneradisposicióndelaadministraciónquehageneradoyhatransferidosusseriesdocumentalesladisponibilidaddelosdocumentos,asícomoresponderalasconsultassobreantecedentesremitidasporlaadministraciónproductora.

2. Elserviciodearchivodebeproporcionar,enlamedidadeloposible,diversostiposdeserviciosdeatenciónalainstituciónproductoradelosdocumentos:

a. Diseñoyseguimientodeplanesdegestióndocumental.

b. Capacitacióndelpersonaldelainstituciónenmateriadegestióndocumental.

c. Asistenciaalainstituciónenlagestióndiariadedocumentos.

d. Transferenciasdedocumentosalarchivodesdelasdiversasunidadesquecomponenlainstitución.

e. Gestióndepréstamosadministrativosdedocumentoscustodiadosporelarchivo.

3. Lostrámitesdeconsultaypréstamoporpartedelaadministraciónproductoradebenserprocedimientosreglados.

4. Paraevitargravesincidenciasyproblemasenlospréstamosadministrativosconloscambiosderesponsabilidadquesupone,esconvenienteaplicarunaseriederecomendaciones:

a. Todopréstamoadministrativodebeiracompañadodeunarelacióndeentregaespecíficaqueindiqueeldocumentoqueesobjetodepréstamotemporalyquiénserálapersonaresponsabledesucustodiafueradelaunidaddearchivo.

b. Lospréstamosadministrativosdebenserresponsabilidaddirectadeunapersonadentrodelaunidadadministrativaquesolicitaelpréstamo,dejandoconstanciadedicharesponsabilidadenlarelacióndeentregadelpréstamoyejerciendodecontactoencasodeposiblesincidencias.

c. Paraevitarlamalaprácticadeincorporardocumentosprestadosanuevosprocedimientosadministrativos,debetenerseenconsideraciónelvolumendepréstamosadministrativoslahoraderealizarlaevaluaciónyplanificacióndeloscalendariosdetransferenciasdesdelasunidadesadministrativasalarchivo.Cuantosmenospréstamosadministrativosseproduzcan,sepodránrealizarlastransferenciasdeformamáseficaz.

d. Deberíanaplicarsemecanismosdecontroleficazdelosnivelesdeaccesoyseguridadsobrelasunidadesadministrativasparadistinguirquéunidadesadministrativaspuedenaccederalosdiversosdocumentoscustodiadosenfuncióndesuniveldeacceso.


Respuesta a las consultassobre antecedentes

remitidas por laadministración productora

Prestación de serviciosrelacionados con la

gestión de los préstamos

Transferenciasdesde las unidades

administrativasal archivo

Diseño y seguimientode planes de gestión

documental

Prestación de serviciosrelacionados con la

formación y asistenciatécnica

Disposición de losdocumentos a la

nadministracióproductora

Materialdidáctico

Inicio

Plan de gestióndocumental

Documentaciónacreditativa


Órgano responsable


7978


3. Atención al público

3.1. Definiciones

La atención al público es un servicio que presta una institución a usuarios externos con el objetivo de satisfacer sus necesidades mediante las actividades que desempeña.

3.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de atención al público

Seconsideraráunabuenaprácticaquelosarchivosdelasinstitucionespúblicascuentenconunserviciodeatenciónqueactúecomointermediarioentrelosusuariosylosdocumentosylainformaciónarchivísticatantodeformapresencialcomo,especialmente,deformanopresencial.

Unadelasprincipalesfuncionesarchivísticasesladeinformaralasociedadsobreelpatrimoniodocumentalquesecustodiaensuscentrosyfacilitarsuaccesoalaspersonasquesonajenasalainstitución,siguiendoloscriteriosexistentesdeaccesibilidadadichadocumentación.

Porestemotivo,esnecesarioquecualquierarchivo,seadeltipoquesea,dispongadeunserviciodeatenciónalpúblico,desdeelcualsepuedancoordinarlasactividadesqueelarchivodeberealizarpara:

» Laatencióndeconsultasdeinformaciónarchivística.

» Elaccesoalosdocumentos.

» Lareproduccióndedocumentos.

EncasodequeelserviciocuenteconarchivosconinformaciónsobreviolacionesalosDerechosHumanos,yafindegarantizarelaccesoadichainformación,segúnlodispuestoenelartículo12delaLeyN°18.381,de17deoctubrede2008,deDerechodeAccesoalaInformaciónPública,serecomiendaconsiderarloscriteriostécnicos-jurídicosaprobadosporlaUnidaddeAccesoalaInformaciónPública(UAIP)medianteDictamenN°1de6deabrilde2018.

Contexto normativo

Uruguay, Ley N° 18.381, de 17 de octubre de 2008, sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.

Artículo 5 (Difusión de la información pública)

Lossujetosobligadosdeberánpreverlaadecuadaorganización,sistematizaciónydisponibilidaddelainformaciónensupoder,asegurandounamplioyfácilaccesoalosinteresados.

Artículo 6 (Custodia de la información)

Esresponsabilidaddelossujetosobligadosporlapresenteley,crearymantenerregistrosdemaneraprofesional,paraqueelderechodeaccesoalainformaciónpúblicasepuedaejercerenplenitud.

Elpersonalqueadministre,manipule,archiveoconserveinformaciónpúblicaseráresponsable,solidariamenteconlaautoridaddeladependenciaalaquepertenecedichainformación,porsusaccionesuomisionesenlaocultación,alteración,pérdidaodesmembracióndelainformaciónpública.

Artículo 12 (Inoponibilidad en casos de violaciones a los derechos humanos)

Lossujetosobligadosporestaleynopodráninvocarningunadelasreservasmencionadasenlosartículosqueantecedencuandolainformaciónsolicitadaserefieraaviolacionesdederechoshumanososearelevanteparainvestigar,preveniroevitarviolacionesdelosmismos.

Compromisos

1. Larelacióndeserviciosdeatenciónalpúblicoofertadosporelarchivo,asícomolasnormasycondicionesparaaccederyusarestosservicios,estarándisponiblesporescritoysedifundirándelaformamásampliaposibley,especialmente,atravésdelsitiowebinstitucional.

2. Larelacióndeserviciosserecogeráenformadecartadeservicios,incluyendounaseriedecompromisosdecalidadenrelaciónconlaprestacióndedichosservicios,indicadoresquepermitanevaluarsucumplimientoyunmecanismoparacanalizarlasquejasysugerenciasdelosusuarios.Lacartadeserviciosestaráigualmentedisponibleporescritoysedifundirádelaformamásampliaposibley,especialmente,atravésdelsitiowebinstitucionalyenlasaladeconsultadelarchivo.

3. Esapropiadoestablecerunserviciomulticanaldeatencióndeconsultasdeinformaciónarchivística:deformapresencial,telefónica,porcorrespondencia(postaloelectrónica)omedianteserviciosbasadosenlaweb(serviciosdemensajeríainstantánea,formulariosasociadosasistemasCRM,etc.):

a. Laatencióndeconsultasdeformadiferida(consultasporcorrespondenciaoformulariosweb)estarásometidaaunosplazosadecuadosyclaramentedefinidosenlacartadeservicios.

b. Laatencióndeconsultasdeformainmediata(consultaspresenciales,telefónicasomedianteserviciosdemensajeríainstantánea)serealizaráenunhorariolomásamplioposibleypúblicamentedifundido.


8180


c. Preferiblemente,lagestióndelasconsultasdeinformaciónarchivísticaserealizarádeformacentralizada,quedandoregistradoslossiguientestiposdedatos:datospersonalesydecontactodelsolicitante,datossobrelaconsulta(fechayforma,archiveroresponsable,fechadelarespuesta),datossobresuobjeto(temaoasunto,agrupacionesdocumentalesreferidas)yelcontenidodelarespuestaemitidaalaconsulta.

4. Seestableceránotrasvíasdeinteracciónconlosusuarios,principalmente,atravésdeperfilesinstitucionalesenredessociales.

5. Seproporcionaráelmayoraccesoposibleporvíatelemáticaydirectaacopiasoversioneselectrónicasdedifusióndelosdocumentosquenoesténsujetosaningúntipoderestricciónlegaloreglamentaria,enformadeobjetosdigitalesdisponiblesenelsitiowebinstitucional,preferiblementeatravésdesistemasdedescripciónarchivísticaocualquierotrosistemaquepermitalarecuperacióndelainformaciónmedianteprocesosdebúsqueda,ysurepresentacióndeformacontextualizada.

6. Elaccesodeformapresencialalosdocumentosserealizaráeninstalacionesadecuadas,conlosmediosapropiadosyconlamediacióndelpersonaltécnicoyadministrativosuficiente,previoregistroeinformaciónalusuariodelasnormasvigentes.

7. Elarchivohadedisponerdeunasaladelecturaconunnúmerodepuestossuficientesparaatenderasususuariospresencialespotenciales.Serecomiendaquedichasalacuente,enparticular,conlossiguienteselementos:

a. Mesaseiluminaciónadecuadasparalalecturadedocumentos.

b. Dispositivosparalaconsultadedocumentosoriginalesocopias(atriles,lectoresdemicrofilm,computadoras,etc.).

c. Puntosdeaccesoalossistemasdedescripciónarchivística(inventarioseinstrumentosdedescripcióntradicionalesenpapel,computadorasconaccesoasistemasdeinformaciónelectrónicos).

d. Bibliotecadereferencia:enciclopediasyobrasdereferencia,repertoriosdelegislación.

e. Tomacorrientesasociadosalospuestosdelecturaparalaalimentacióndedispositivoselectrónicos(computadorasportátiles,tabletas,teléfonosinteligentes,etc.).

f. Estanteríasparadepositarlasunidadesarchivísticas,condiferenciaciónentrelosespaciosdestinadosaaquellasqueaúnnohansidoobjetodeconsultaosereservanduranteunplazoconvenidoylosdestinadosaaquellasqueyahansidoobjetodeconsultaypuedenserdevueltasaldepósitodealmacenamientoporpartedelpersonaldelarchivo.

8. Elaccesoalasaladelecturayalospropiosdocumentosserealizarádeconformidadconunasnormasrecogidasporescritoydifundidasdelaformamásampliaposible,quesedaránaconoceralusuario.Ejemplaresimpresosdeestasnormasestarándisponiblesdeformavisibleenlugaresestratégicosdelasala.

9. Losusuarioscontaránentodomomentoconlaasistenciadepersonaltécnicoqueestaráencargado,enparticular,de:

a. Proporcionarinformaciónsobrelosserviciosofertadosporelarchivo,lascondicionesynormasqueregulanelaccesoyusoadecuadosdelosdocumentos,elmanejodelosinstrumentosysistemasdedescripción,lasolicituddecopiasyotrosserviciosproporcionadosporelarchivo.

b. Realizarentrevistasdereferenciaquepermitanaltécnicointerpretarlasnecesidadesdeinformacióndelusuarioyofrecerlelosrecursosnecesariosparasatisfacerlos.

c. Gestionarlassolicitudesdeaccesoalosdocumentos.

d. Participarenlasaccionesdeformaciónalosusuarios.

e. Recibirytramitarlasquejasysugerenciasreferidasalservicio.

10. Elarchivocontaráconelpersonalylosmediosadecuadosparaproporcionarunserviciodereproduccióndedocumentos,deconformidadconunasnormasrecogidasporescritoydifundidasdelaformamásampliaposible.


Elaboración y difusiónde normas de acceso

y consulta

Establecimiento de unservicio multicanal de

atención de consultas deinformación archivística

Creación de perfilesen redes sociales

Prestación del serviciode reproducciónde documentos

Habilitación de un mediopara canalizar quejas

y sugerencias

Elaboración y difusiónde la relación de servicios

Normasde accesoy consulta

Cartade servicios

Inicio



Normas dereproducción

de documentos

Archivo


8382


4. Difusión

4.1. Definiciones

La difusión es un proceso archivístico que busca promover la utilización de los documentos producidos o recibidos por una institución, permitiendo el acercamiento a los usuarios y mejorando su reconocimiento, presencia y credibilidad como unidades de gestión administrativa y cultural.

4.2. Compromisos

Descripción de la línea de acción de difusión

Seconsideraunabuenapráctica,enelámbitodeunserviciodearchivo,difundirelcontenidodesucentro:susfondosdocumentales,lasinstitucionesproductorasdedocumentosy,engeneral,lainformacióncontenidaenlosdocumentos.

Lafinalidaddeladifusiónesconcienciaralapersonayalasociedadengeneralsobrelatrascendentalimportanciaquedesarrollanlosarchivos,suutilidadylosserviciosquebrindanenbeneficiodelacomunidad.

Contexto normativo

Uruguay, Decreto N° 232/010, de 2 de agosto, sobre la reglamentación de la Ley sobre el Derecho de Acceso a la Información Pública.

Artículo 59

Todoslossujetosobligadosimplementarán,deacuerdoconsuscompetenciasyposibilidadespresupuestarias,programasdedifusiónycapacitacióndestinadosasusfuncionariosconlafinalidaddegarantizarmayoresposibilidadesdeparticipaciónciudadanaycalidadenlarespuestaalaciudadanía.

Uruguay, Decreto N° 355/012, de 31 de octubre, que aprueba el reglamento que se debe aplicar a todos los archivos públicos y privados que se integren al Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 12 (Difusión)

Losarchivosdeberánfacilitarlosinstrumentosdedescripción(inventarios,índices,catálogos,etc.)desusfondosdocumentales,asícomodivulgarcualquierotraactividadquecontribuyaalatransparenciaadministrativayelaccesoalPatrimonioDocumentaldelaInstitución.

Compromisos

1. Involucraraotrosprofesionalescomoeducadores,diseñadoresgráficos,pedagogos,comunicadores,artistaseinformáticos,entreotros.

2. Sedebeaprovecharelpotencialpedagógicoyeducativodelosarchivos,atenordelarentabilidadsocialycultural.

3. Esimprescindibledisponerdeunservicioydepersonalespecializadoenlastareasdedifusión.

4. Realizarunproyectodedifusiónenelquesedefinanlosobjetivosymisióndelproyectoyseajustealapolíticadeinformaciónestablecidadentrodelainstitución.

5. Identificarlostiposdeusuarioalosquesevaadirigirprincipalmenteelproyecto.Unproyectodedifusiónpodríaprestaratenciónacualquiertipodeusuario,perosepuedebuscarunadifusióndirigidaadeterminadosámbitoscomo,porejemplo,alasescuelasoalauniversidad.

6. Seleccionaryprepararlascolecciones,exposiciónodocumentos,siprocede,quesevanaintegrarenelproyectodedifusión.

7. Lasaccionesdedifusiónpuedenserdiversas,irdesdeaccionesdeamplioespectro,necesidadeseconómicasyrecursoselevadosaaccionesdedifusióndebajocosteysencillas.Podemosenumeraralgunasdeestasacciones:

a. Exposiciones.Puedenserdedostipos:virtualesyreales.

» Lasvirtualesestándiseñadasparaseraccesiblesatravésdeinternet,enelsitiowebdelarchivoobienensoportesdigitales(CDoDVD).

» Lasrealessedividenenpermanentes,temporaleseitinerantes.

b. Visitasguiadas,tantopresencialescomovirtuales,atravésdelapáginawebdelarchivo.

c. Publicaciones:guíadearchivo,inventarios,catálogos,cuadrosdeclasificación,estudios,proyectos,guíastemáticas,etc.

d. Creacióndeunperfilodeunapáginaenunaredsocial.

e. Creacióndeunacuentadedocumentacióngráfica:aportacióndecontenidosgráficosenFlickr,Photobucketosimilar.

f. Creacióndeuncanaldevídeo:aportedevídeospropiososeleccióndevídeosdeterceros,concanales,comoenYoutubeoVimeo.

g. Otrasaccionesdedifusiónpuedenserlassiguientes:servicioseducativos,videos,jornadasdepuertasabiertas,folletos,boletines,concursosyturismohistórico,entreotras.

8. Obtenerdatosestadísticossobrevisitantesysuniveldesatisfacción,asícomootrosdatosquenospuedendarinformaciónimportanteparalavalidacióndelproyectoysuadaptación(númerodeseguidoresenredessociales,repercusiónmediática,númerodepublicaciones,etc.).


8584


4.3. Diagramas de flujo D.02 Resto del personal:Personalquecrea,recibeymantienedocumentoscomopartedesulabordiaria,deacuerdoconlaspolíticas,procedimientosynormasestablecidos(ISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos.Requisitos,5.3.1).

6. Recursos

Recursos web

» UNIDADDEACCESOALAINFORMACIÓNPÚBLICA(UAIP),DictamenN°1/2018,de6deabril,sobreloscriteriosaemplearparabrindaraccesoenarchivosdeDerechosHumanos,UAIP,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.gub.uy/unidad-acceso-informacion-publica/institucional/normativa/dictamen-12018(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

7. Anexo de normativa » DecretoN°414/009(31deagostode2009),sobrereglamentacióndelaLey18.331,relativoalaProteccióndeDatosPersonales,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/414-2009(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» DecretoN°232/010(2deagostode2010)reglamentariodelaLeydeDerechodeAccesoalaInformaciónPública,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/232-2010(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» DecretoN°355/012(31deoctubrede2012)reglamentariodelSistemaNacionaldeArchivos,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/355-2012(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» DecretoN°178/013(11dejuniode2013),sobrelareglamentacióndelosartículos157a160delaLeyN°18.179,relativosalaregulaciónenelintercambiodeinformaciónentreentidadespúblicas,estatalesonoestatales,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/decretos/178-2013(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» LeyN°18.220(20dediciembrede2007)delSistemaNacionaldeArchivos,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/leyes/18220-2007(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» LeyN°18.331(11deagostode2008)deProteccióndeDatosPersonales,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f..Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/leyes/18331-2008(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» LeyN°18.381(17deoctubrede2008)sobreelDerechodeAccesoalaInformaciónPública,DirecciónNacionaldeImpresionesyPublicacionesOficiales,Montevideo,s.f.Disponibleeninternet:https://www.impo.com.uy/bases/leyes/18381-2008(Fechadeúltimaconsulta:7dediciembrede2019).

» NormaInternacionalISO30301:2011.Informaciónydocumentación.Sistemasdegestiónparalosdocumentos,InternationalOrganizationforStandardization,s.l.,s.f.

Archivo

Contratación de personalespecializado en tareas

de difusión

Elaboración de unProyecto de difusión

Selección ypreparación

de colecciones,exposiciones,documentos…

Realización deacciones de difusión

Identificación de usuarios


Colaboración conotros profesionales:

informáticos, pedagogos…

Proyectode difusión

Obtención dedatos estadísticos

Evaluación general

Estudiosestadísticos

Evaluación

Existen aspectos a mejorar

No

Sí

Inicio


Fin

5. Destinatarios

Usuarios internos



8786


ANEXOS



GT040101Atención a la

administración Porcentaje de personal formado con

conocimientos de gestión documental Anual

Definición: Porcentaje de personal que acudido a actividades de capacitación en materia de gestión

documental en relación con su volumen total.


Observación:

GT040102Atención a la

Administración

Incremento de trámites internos de consulta o préstamo gestionados desde el servicio de

archivoSemestral

Definición: Incremento de los trámites de consulta o préstamo que el servicio de archivo ha

proporcionado a su organización.


Observación:

GT040201 Atención al públicoNúmero de usuarios externos atendidos desde el

servicio de archivoSemestral

Definición: Número de usuarios externos que han sido atendidos desde el servicio de archivo durante

el período indicado.


Observación:

GT040202 Atención al públicoNúmero de reproducciones de documentos

servidos a usuarios externosSemestral

Definición: Número de reproducciones solicitadas por usuarios externos gestionadas desde el servicio

de archivo.


Observación:

GT040301 DifusiónNúmero de acciones de difusión desde el

servicio de archivoSemestral

Definición: Número de acciones de difusión organizadas desde el servicio de archivo: visitas, jornadas,

publicaciones, exposiciones...


Observación: Se considera oportuno desglosar las acciones por tipo de actividad.

GT040302 Difusión Medición de las Encuestas de satisfacción de

usuariosSemestral

Definición: Medición de los datos obtenidos por la cumplimentación de las encuestas de satisfacción

de los usuarios respecto del servicio ofrecido desde el archivo.

Valor: Promedio de las respuestas sobre el número de preguntas.

Observación:


8988

ANEXOS

Anexo I. Glosario

Términos Definiciones

Atención a la administración

Laatenciónalaadministraciónesunservicioqueprestaunainsti-tuciónausuariosinternosconelobjetivodesatisfacersusnecesi-dadesmediantelasactividadesquedesempeña.

Atención al público Laatenciónalpúblicoesunservicioqueprestaunainstituciónausuariosexternosconelobjetivodesatisfacersusnecesidadesmediantelasactividadesquedesempeña.

Clasificación

LaclasificaciónesunaactividadintelectualbásicaparadiseñarelconjuntodeactuacionesoestrategiasenmateriadeGestiónDo-cumentaldentrodeunainstitución,puestoquesuresultadoofreceunvalorañadidoesencialparapoderplanificarydeterminarnume-rosasactuacionesposteriores,comoelestablecimientodeperío-dosdeconservacióndelosdocumentos,lametodologíadeaccesoalainformaciónolaposibilidadesderecuperarlainformaciónylosdocumentosdentrodelconjuntodedocumentos.

Conservación

Laconservaciónesunconjuntodeprocedimientosymedidasdes-tinadosaasegurar,porunaparte,lapreservaciónolaprevencióndeposiblesalteracionesfísicasenlosdocumentosy,porotra,surestauracióncuandolaalteraciónsehaproducido.

Control ambiental

Enelámbitodelagestióndedocumentos,seentiendeporcontrolambientallainspección,vigilanciayaplicacióndemedidasnecesa-riasparadisminuiroevitareldeteriorodelosfondosdocumenta-les.

CustodiaLacustodiaeslaresponsabilidadjurídicaqueimplicaporpartedetodoórganoelcontrolylaadecuadaconservacióndelosfondosdocumentalesquegenere,cualquieraqueseasutitularidad.

Descripción

Ladescripciónesunafunciónesencialeneltratamientodelainformaciónarchivística,mediantelaquesefacilitaelaccesoalosarchivosyalainformaciónsobrelosdocumentosmedianteins-trumentosdescriptivos,asícomolacomprensióndelcontextoycontenidodelosdocumentos,suprocedencia,lasfuncionesdelasquesonreflejo,losasuntosdelosquetratan,suscaracterísticasyvolumen.

Difusión

Ladifusiónesunprocesoarchivísticoquebuscapromoverlauti-lizacióndelosdocumentosproducidosorecibidosporunainsti-tución,permitiendoelacercamientoalosusuariosymejorandosureconocimiento,presenciaycredibilidadcomounidadesdegestiónadministrativaycultural.

Eliminación

Laeliminaciónesunprocesoconsistenteenladestruccióndedocumentosoenlabajaoborradodeunsistemainformáticounavezanalizadossusvalores(administrativo,jurídico,informativo,histórico,testimonial)quepermitanconstatarsuinutilidadatodoslosefectos.


9190

ANEXOS

Anexo II. Cuadro-resumen de Compromisos

Guía Línea de acción Compromiso

01

Identificación archivística

Laidentificacióndebesersiemprelaactividadpreviaalacla-sificación,ordenación,descripciónyevaluacióndelosdocu-mentos,conelfindepoderdiseñareimplantarunsistemadegestiónadaptadoalaestructuraynecesidadesquesehayanrelevado.

Larecopilacióndeinformacióndebesersistemáticaypro-cederdediversasfuentes:análisisnormativodeladocumen-taciónproducidaporlapropiainstitución,entrevistasconelpersonal,etc.

Seconsiderarecomendablesistematizartodaslascategoríasadministrativasenquesesustentalaestructuradeunainstitu-ción,asícomolascategoríasfuncionales,yaquedeesaformaquedaráreflejadatodalainstitucióndesdeelpuntodevistadocumental.

Serecomiendarealizarlaidentificaciónpartiendodevarioselementosfundamentalesynonecesariamenteconsecutivos.

Clasificación archivística

Esnecesarioquelaidentificaciónpreliminarquesehayarealizadopreviamentedelainstituciónsealomásexhaustivaposible,enarasdeconseguirelmayorniveldeconocimientodelasactividadesydocumentosquesegestionan.

Elcuadrodeclasificacióndebeconcebirseencolaboraciónconlaspersonasquecreanogestionanlosdocumentos,yaquesonaquellaspersonaslasquemejorconocenelfunciona-mientodiariodesusrespectivasactuaciones.

Elcuadrodeclasificacióndeberevisarsedeformaperiódicaconelfindeincluirlasnecesidadescambiantesquesufrelainstitución,garantizandoquesuestructurasemantieneactua-lizadayreflejalasmodificacionesquepuedanproducirseensusfuncionesoactividades.

Laestructuradeuncuadrodeclasificacióndebeserjerárqui-ca.

Laspersonasresponsablesdeelaborarelcuadrodeclasifi-caciónpuedencomprobarquesuherramientafuncionadeformaadecuada.

Descripción archivística

Losdocumentosdearchivodebenserrepresentadosdema-neracomprensible,dandoinformaciónsobresucontextodecreación,suinstituciónysucontenido.

Unodelosprincipalesobjetivosalimplementarlafuncióntéc-nicadeladescripcióneseldefacilitarelacceso,localizacióndelosdocumentosyrecuperacióndelainformación.


Laevaluacióndocumentalesunprocesoarchivístico-administra-tivo,conactuacionesarchivísticasytrámitesadministrativos.Susetapaspuedenserlassiguientes:identificación,valoración,selec-ción,disposiciónfinal.Afectaalasseriesdocumentales.

Gestión de documentos

Entendemosporgestióndedocumentosaquellaáreadegestiónqueseresponsabilizadeuncontroleficazysistemáticodelacrea-ción,recepción,mantenimiento,usoydisposicióndelosdocumen-tos,incluyendolosprocesosnecesariosparacapturarymantenerlainformaciónylaevidenciadelasactividadesdetodaorganiza-ción.

Identificación

Laidentificacióneselconjuntodeactividadespreliminaresdegestiónquesirvenparaconoceryanalizarlasactuacionesquesellevanacaboenunainstituciónyquepermitenconocerentodasuextensiónlostiposdocumentalesquesegestionan,susfunciones,cometidos,suestructuraylanormativaquelaafecta.

IndicadorUnindicadoresundatomediblealolargodeltiempoquepermi-teanalizarelseguimientoylaevaluaciónperiódicadeunaomásvariablesclavequetieneunaorganización.

PlanUnplanesunmodelosistemáticodeactuaciónqueseelaboraanticipadamenteconelfindirigiroencauzarlapolíticadeunainstitución.

Plan de contingenciasElPlandeContingenciasesuninstrumentocuyoobjetivoescorre-girdeficiencias,actuarconeficaciaenlaprevencióndedesastresydefinirlosobjetivos,losriesgosylosresponsables.

Selección documental

Laseleccióndocumentaleslaoperaciónintelectualymaterialdelocalizacióndelasfraccionesdeseriequehandesereliminadasoconservadasenvirtuddelosplazosestablecidosenelprocesodevaloraciónyqueseapoyaenelmuestreocadavezquesedispon-gadestrucciónparcial.

Tabla de Plazo Precaucional

LaTabladePlazoPrecaucionaleselinstrumentoenelqueseidentificanlasseriesdocumentalessiguiendoelcuadrodeclasifi-caciónyseespecificaeldestinodecididoenelprocesodeevalua-cióndocumental,cuálesseránconservadasíntegramente,cuálesparcialmenteycuáleseliminadasensutotalidad,enquéplazosdetiempo,cuálhadesereltipodeselecciónaplicableyladimensiónoporcentajeretenido.

Transferencia de documentos

Transferenciadedocumentoseselprocesoarchivísticoqueconsis-teenelenvíodelosdocumentosalarchivohistórico,basándoseenlosperíodosderetenciónyaestablecidosenlasTPPpreviamenteaprobadas.

ValoraciónLavaloracióneselprocesointelectualporelqueseestudialado-cumentación,determinandosusvaloresprimariosysecundarios,ylasfechasdepermanenciaenlosarchivosdelsistema.


9392

ANEXOS

Lacorrectadescripcióndelainformacióncontenidaenlosdocumentospermitiráverificarlaautenticidaddelaproce-denciadeesosmismosdocumentosdearchivo.

Antesdeabordarcualquieracciónreferidaalámbitodeladescripciónarchivísticaseráprecisorealizarunestudiodediagnósticodelasituación.

Lasautoridadespúblicaspropondránaccionesparaeldiseñodelapolíticadescriptivadesusinstitucionesosistemadearchivos.

Seestableceráunplandedescripciónarchivísticaenlasinsti-tucionesosistemasinstitucionalesdearchivos.

Seadoptaránpolíticasarchivísticasdefinidasparatodains-tituciónosistemadearchivos,ensintoníaconlasdirectricesquemarquenlosrespectivosentesdirectoresenmateriadearchivos.

02Evaluación documental

Ladireccióndelorganismodebeaprobarlasnormasdeeva-luación.Ladestrucciónirregulardedocumentoscomporta,enalgunoscasos,gravessancioneseconómicaseinclusoproce-sosdecarácterpenal.Esesencialquelainstituciónsedotedenormasparalaaprobacióndeplazosdeconservacióndesusdocumentosydesistemasreglados.

Laevaluaciónserealizasobrelasseriesdocumentales,enten-didascomoelconjuntodedocumentossimplesocompues-tos,producidos,recibidosoconservadosporunainstituciónquesonreflejodeunaovariasactividadesoprocesosdesa-rrolladosenelejerciciodesuscompetencias.Nosevaloranunidadesdocumentalessueltas,niarchivosofondosdocu-mentalesengeneral.

Laevaluaciónafectaalosdocumentosadministrativosyasuscontextosdeproducción,porqueloquetratadediscernirsobresucaducidadadministrativaosupermanenciacomotestimonioymemoria.

Laevaluaciónafectaporigualtantoalosdocumentosenpa-pelcomoenotrosoporte.

Enlaevaluacióndocumentalseidentificanlasseriesquecon-tieneninformaciónesencialparalainstitución,asegurandodeestaformasuadecuadaprotección,conservaciónypreserva-ción,asícomoaquellosdocumentosquejustificanderechosydeberestantodelapropiainstitucióncomodeterceraspartes.

Ladestrucciónnoeselfindelaevaluación,sinounmedio;nosepretendeeliminarenrazóndelvolumendocumental,sinoprescindirdeloinnecesario,buscandoeconomía,eficaciaylaconservacióndelamemoria.

Esnecesarioasegurarlaconservaciónalargoplazodelosdocumentosqueayudaránaexplicarenelfuturolaevolucióndeunasociedadodeunorganismodesdediversosámbitos(social,político,económico,tecnológico,etc.).

Sedebeestablecerunprocedimientodeevaluaciónquedelimiteenquémomentodesuciclovitallosdocumentospuedenserconsultadosporlaspersonasybajoquécircuns-tanciasycondicionantes,siempresegúnlalegislaciónvigenteyenparticulardeacuerdoconlasdisposicionesdelaLeyN°18.381/008,de17deoctubre,sobreelDerechodeAccesoalaInformaciónPública.

Labasedecualquiersistemadeevaluacióndebecentrarseentresaspectos:enprimerlugar,debecontarconunanormativaderegulación;ensegundolugar,debehaberunaatribucióndepotestadesyresponsabilidades,esdecir,unaautoridad;yporúltimo,esprecisoqueproduzcayapliqueunosacuerdos,normalmentereflejadosenloqueseconocecomoTablasdePlazoPrecaucionaldedocumentos.

Dadalaresponsabilidadsobrelaeliminación,dentrodelainstitucióndebencrearseórganosoentidadesespecíficasquesancionen,controlenycuantifiquenlaevaluación,porejem-plo,unaComisióndeEvaluaciónDocumentalInstitucional.Paraello,sedebenestablecercriteriosyprocedimientosparaejercerdicharesponsabilidaddentrodelainstitución.

Laresponsabilidaddelprocesodeevaluacióndocumentaldebeestarcompartidaporgestoresadministrativos,infor-máticos,archivólogos,historiadores,contadores,abogados,archiverosyusuarios.

Esimprescindibledocumentartodaslasoperacionesderiva-dasdelaevaluacióndocumental,incluyendoladestruccióndelosdocumentos,deformatransparenteyfiable.

ElFormulariodeIdentificaciónyValoracióndeSeriesDocu-mentalespersigueponeradisposicióndelosmiembrosdelórganoocomisióndedicadaasancionarycontrolarlaevalua-ciónlamayorinformaciónposible,conelfindejuzgarelvalordelosdocumentosquecomponenlaseriedocumentalobjetodeevaluación.

Laevaluaciónnohadeaguardaralingresodelosdocumentosenlosarchivos,sinoquehadeadelantarse,incluso,alapro-duccióndelosdocumentos.Sipartimosdelaracionalizacióndesuproducciónydesuuso,llegaremosalanormalizacióndelosprocedimientosyseevitarálaproduccióndedocumen-tosinútiles,determinandotambiénelcontrolyregulacióndelacceso.

Laincorporacióndeloscriteriosdeevaluaciónenlafasedediseño,rediseñooproduccióndelosdocumentosdigitalesesfundamental.Porello,esimprescindiblelaimplicacióndelosproveedoresdesistemasdeinformaciónyproductoresdedocumentos.


9594

ANEXOS

Valoración de documentos

Basarlasdecisionesrelativasalavaloracióndelosdocumen-tosenelanálisisdel

contextoadministrativo,legal,contable,socialyarchivístico.

Basarelvalorprimarioenlasrazonesporlosquefueroncrea-dosporlapersonaoinstituciónquelosgeneróolosrecibió.

Distinguirlasseriesdocumentalesesencialesparasuconser-vacióncomomemoriadelaorganizacióndeaquellasque,unavezprescritasuutilidadadministrativa,nohandesarrolladovaloreshistóricosoinformativos,conloquesepodríapropo-nersueliminaciónrazonada.

Basarlasdecisionesdevaloraciónenelposibledesarrolloonodevaloressecundariosenladocumentaciónavalorar.

Promoverlacorrectacirculacióndeladocumentacióndentrodelsistemadegestióndocumentalodearchivos,conelesta-blecimientodeprocedimientosyplazosdetrasladootransfe-renciasdocumentales

RegistrarenlaTPPlasdecisionestomadasenelsenodelaComisióndeEvaluaciónDocumental

RegistrarenelinstrumentodenominadoTabladePlazosPre-caucionallasdecisionestomadasenelsenodelaComisióndeEvaluaciónDocumental,laquedeberáseraprobadaporlaautoridadcompetentequeregulaeldestinofinaldelosdocu-mentos(eliminaciónoguardapermanente).

Selección de documentos

Implementarlasdecisionesdevaloraciónteniendoencuentalapolítica,lasnormasylosprocedimientosdelaorganización.

Realizarlostrasladosenformasistemáticadesdelasoficinasproductorasconelobjetodereducirelespacioquelasofici-nasdedicanalaconservacióndelosdocumentosymejorarlaeficaciadelagestióndelosdocumentosdeusopocofre-cuente,inclusivemientrasaquellosmantienensuvaloradmi-nistrativo.

RegistrarlostrasladosenundocumentollamadoRelacióndeEntregaoRelacióndeTraslado,conelfindedejarconstanciadecadaingresodocumentalalosdepósitosgestionadosporelarchivo.

Enlarelacióndeentregasedescribiráelcontenidodelosdocumentosdeformaexhaustiva,parapodercontrolarlostrasladosypermitirunarecuperacióneficientedeladocu-mentación

ElplazodeconservacióndelosdocumentosenlasunidadesproductorasvienefijadoporlaComisióndeEvaluaciónDo-cumentalsobrelabasedelanálisisdecadaunadelasseriesdocumentalesydelanormativapertinente.

Elingresodeladocumentaciónenelarchivollevaconsigouncambioderesponsabilidad,quepasadelgestorproductoralarchivero

Definirlamuestradeacuerdoalascaracterísticasdelafrac-cióndeserieaconservar.

Transferencia de documentos

Unaveztranscurridoelplazodeconservacióndeterminadoenlafasedevaloracióndeaquellasseriesquefueronvalora-dosdeguardapermanente,losdocumentosdebentransferir-sealarchivohistórico,conelobjetodeatendersupreserva-ciónyofrecerunexcelenteserviciodeinformación.

LaTabladePlazoPrecaucionaleselinstrumentodegestiónquerigelastransferenciasdelosdocumentosalarchivohis-tórico.

Todatransferenciadedocumentacióniráacompañadadeunarelacióndeentregaoformulariodetransferenciaquedebefacilitarlainformaciónnecesariasobreladocumentaciónquesetransfiere.

Enlarelacióndeentregasedescribiráelcontenidodelosdo-cumentosdeformaidentificable,exhaustivaypertinente,parapodercontrolarlastransferenciasypermitirunarecuperacióneficientedeladocumentación.

Enelarchivoreceptorsecotejaránoverificaránlosdatosconsignadosenlarelacióndeentregaparacomprobarquelainformaciónqueaparececorrespondeconlosdocumentosquesereciben,yaque,apartirdeesemomento,elarchivosehaceresponsabledeellos.Unavezverificado,seincluyenlosdatosquedebecumplimentarelarchivoysefirmarálarelación,dandoaentenderelvistobuenodelresponsabledelarchivo.

Larelacióndeentregaoformulariodetransferenciaseredac-taráportriplicadoparadevolverunadelascopiasalaunidadoarchivoremitenteyconservarlasotrasdosenelarchivoreceptor,unaenelregistrogeneraldeingresosyotraenelregistrodeunidadesremitentes.

Enlossistemasdegestióndedocumentoselectrónicostambiénserealizantransferencias(aunquenosetratedeuntrasladofísicodedocumentación).

Apartirdelmomentodetransferencia,seaplicaránlaspolíti-casdeacceso,migración,accionesdeconservaciónydestruc-ción,siguiendoloestablecidoenlacomisióndeevaluacióncompetente.

Cuandolatransferenciaesdedocumentoselectrónicosyserealizadeunsistemadegestióndocumentalaotro,sedebepreverlacompatibilidaddeformatosysoportes.


9796

ANEXOS

Losmetadatosdeldocumentoelectrónicodebensertransfe-ridosasociadosaldocumentoparapermitirsuidentificación,asícomosuautenticidadylosprocedimientosdeconserva-ciónquepuedansernecesariosenelfuturo.

Ladocumentaciónelectrónicaingresaráenelarchivojuntoconsusmetadatosylascorrespondientesfirmas.Elarchivopuedeañadirunselloofirmaqueserviráparaasegurarlaintegridadyautenticidaddeldocumentoalolargodesuvida,loquepuedeliberardelatareademantenerelsistemadeverificacióndefirmas.

Ademásdelosmetadatosylasfirmascorrespondientes,losdocumentosdebeniracompañadosdeotradocumentacióncomplementaria

Destrucción de documentos

Ladestrucciónfísicadeunidadesoseriesdocumentalessolodeberealizarseunavezquehaperdidocompletamentesuva-lorysuutilidadadministrativosynopresentanvalorhistóricoquejustifiquesuconservaciónpermanenteysiemprefrutodeunaeliminaciónregladayautorizada.

Ladestrucciónfísicasellevaráacaboporelórganores-ponsabledelarchivouoficinapúblicaenqueseencuentre,empleandocualquiermétodoquegaranticelaimposibilidaddesureconstrucciónysuposteriorutilización,asícomolarecuperacióndecualquierinformacióncontenidaenellos.

Losdocumentosqueincluyandatosdecarácterpersonaloconfidencialdebeneliminarsedeacuerdoconunprocedi-mientoquegaranticelapreservacióndesuinformaciónylaimposibilidadderecomposición.

Elmétodomásadecuadodeeliminacióndeladocumentaciónenpapeleslatrituraciónmediantecorteentirasocruzado.Elpapelsehacetirasopartículas,cuyotamañoseelegiráenfuncióndelniveldeprotecciónrequeridoporlainformacióncontenidaenlosdocumentosadestruir.

Losdocumentoselectrónicosposeenunascaracterísticasespecíficasquedebentenerseencuentadecaraasuelimina-ción.

Seproponeemplearlostérminos“borrado”(entendidocomoelprocedimientodeeliminacióndelosdatosoficherosdeunsoporteoconjuntodesoportes,permitiendosureutilización)y“destrucción”(entendidocomoelprocesodedestrucciónfísicadeunsoportedealmacenamientoquecontengadocu-mentoselectrónicos).

Sedebenidentificarlastécnicasdeborradoapropiadasparacadasoporte(siesóptico,magnético,memoriasexternas,etc.)ytipodeinformaciónydejarconstanciadelosprocedi-mientosdeborradorealizados.

Losdocumentosquesevanadestruirdebenestarprotegidosfrenteaposiblesintromisionesexternashastasudestrucción.

Todaslasoperacionesdemanejoytransportedelosdocu-mentosduranteeltrasladoyhastaelmomentodesudestruc-cióndebenserrealizadasporpersonalautorizadoeidenti-ficable.Eltransportedebeestardedicadoexclusivamenteadocumentosquesevanaeliminarysutrayectodebeserdirectohastaellugardondesevaadestruir.

Lacontratacióndeunaempresaespecializadaenserviciosdedestruccióndedocumentospuederesultar,enfuncióndelvo-lumendedocumentaciónydelosmediostécnicosexigidos,unaopciónaconsejable.Enestecaso,hayqueserespecial-mentecuidadososconelprocesodedestrucción.

Enelcasodedestruccióndesoporteselectrónicos,seprocu-rarácontrataraempresashabilitadasporelórganodelEstadoresponsabledelcuidadodelmedioambiente.

Ellugaroloscontenedoresdondesealmacenanlosdocu-mentosquesevanaeliminarrequierenmedidasdeseguridadeficacesfrenteaposiblesintromisionesexteriores.Nodebenpermaneceraldescubiertoenelexteriordelosedificios.Tam-pocodebenamontonarseenlugaresdepaso,nienlocalesabiertos.

ElprocesodeeliminacióndebedocumentarseatravésdeunActadeEliminación.

Elórganoresponsabledelacustodiadeladocumentación,unavezseaejecutivalaautorizaciónobtenida,abriráunExpe-dientedeEliminacióndelosdocumentososeriesdocumenta-lesdequesetrate.

03Plan integrado

de conservación

LainstitucióndebedisponerdeunPlandeConservaciónqueleotorgueunacontinuidadycoherenciaeneltiempo.

Lasdecisionesqueadopteelorganismorespectodelacon-servaciónpreventiva,enelmarcodelagestióndocumental,debenserdocumentadas,debidamentemotivadasyposte-riormentedifundidas.

Lainstitucióndebeevaluarsusnecesidades,mediantelaelaboracióndeestudiossobreelestadodelaconservacióndesusfondosylasituaciónambientaldesusinstalacionesquefundamentaránelPlandeConservación.

Demanerageneral,lainstitucióndebepriorizarlaimplemen-tacióndemedidaspreventivas,siemprecomomedidaprecau-toriaantelanecesidaddemedidasreparadoras.

Losestudiossobreelestadodelartedelaconservaciónenlainstitución,elaboradosporpersonalexperto,debencontem-plar:elambiente,elalmacenamiento,laseguridad,elacceso,elmantenimiento,lostratamientosdeconservaciónylasprácticasylaspolíticasdeconservación.


9998

ANEXOS

Lainstitucióndebeestablecerprioridadesalrespectodelasaccionespreventivasaimplementar,segúncriteriosdeimpac-to,viabilidadyurgencia.Paraello,esnecesarialaexistenciadeunresponsabledelaimplementacióndelPlandeConser-vaciónquefigureenelorganigramayseareconocidoentodoelcentro.

Laaplicacióndeunaconservaciónpreventivacorrespondeeincumbeatodaslaspersonasytodaslasactividadesquesedesarrollanenunainstitución.Esvitallaparticipaciónactivadetodoelpersonaldelainstituciónmedianteelconocimientodelasfuncionesquetienequedesarrollarsegúnsucapacita-ciónysusfunciones.

Enelcasodegestiónycustodiadedocumentoselectróni-cos,lainstitucióndebeincluirensuPlandeConservaciónlasmedidasnecesariasqueasegurenlaintegridad,accesibilidad,confidencialidad,autenticidad,fiabilidadeidentidaddelosdocumentos,diseñadasconlacolaboracióndeunequipointerdisciplinarformadoporespecialistasentecnologíasdelainformación,gestoresdedocumentosyarchiveros.

Custodia y control de las instalaciones

Lainstitucióndebeprestaratenciónalascondicionestécni-casyambientalesnecesariasparaalbergarsusfondosdocu-mentales,comorequisitoprevioalaelecciónoconstruccióndeledificiodondevayanaresidir.Paraello,debeconoceraspectoscomolacontaminación,especialmotivodeatenciónenmediosurbanos,porlaaltaconcentracióndepartículasdecombustiónygasescontaminantes.Otrosfactoresaconside-rar,encuantoalaevaluaciónderiesgosalosquesesometeelmaterial,seránlaproximidaddeconduccionesdeaguaogas,asícomodedepósitosdecombustible.

Lainstitucióndebegarantizarquelosarquitectosoingenie-rosimplicadosenlaconstruccióndeledificioquesedestinecomoarchivodesusfondosdebentenerprecisoconocimien-totécnicodelasnecesidadesqueimplicaeseservicio.

Enelapartadodelosserviciosylasinstalacionesdelcentro,sedebenexaminarlascaracterísticasyestadodelascon-duccionesdeagua,gasyelectricidad,iluminaciónartificial,sistemadeventilación,calefacción,alarmasysistemasdede-tecciónyextincióndeincendios.Laidentificación,elexamendelaantigüedadyelcumplimientodelasnormastécnicassonimprescindibles.

Lainstitucióngarantizaráquelaseleccióndeladecuadomo-biliariodearchivocontribuyaaunamejorpreservacióndelosfondoscustodiados.

Lascajasycarpetasdealmacenamientodemalacalidadpue-denrepercutirnegativamenteenlaseguridaddelosobjetosquedebenproteger,porloquelainstitucióngarantizaráquelacomposiciónquímicadedichoselementosserálacorrectayasícontribuiralamayorperdurabilidaddelosfondoscusto-diados.

Lainstitucióndebesolucionaradecuadamenteelproblemadeconservaciónquepresentanlosdocumentosfotográficos,audiovisualesydegranformatomediantelautilizacióndelosmuebles(horizontaloespecial)ycontenedores(cajas,estu-chesoencapsulaciónespeciales)pertinentes.

Enaquellasinstitucionesquecustodiendocumentoselectró-nicos,sedebediseñarunaPolíticadeGestióndeDocumentoselectrónicosqueseapliquedesdeelmismomomentodelacapturadeldocumentoporelsistemayseextiendaalolargodetodosuciclodevida.

Control ambiental

Elperiódicoregistrodelatemperaturaylahumedadrelati-va(HR)debeasegurarlaausenciadefluctuacionesensusmediciones.Porello,lainstalacióndecontrolesadecuadosdeclimaysucapacidadparamantenerlasnormasestándardeconservaciónretardaránconsiderablementeeldeteriorodelosfondos.

Lainstitucióndebeprotegersusfondosantelosposiblesdañosquepuedanderivardeunainadecuadaexposiciónalaintensidaddelaluz,siguiendolasnormasestándardeconser-vación.

Lainstitucióndebeprotegersusfondosantelosposiblesefectosnegativosquederivendeagentescontaminantes,enformadegasesopartículas,porloquegarantizaráelcontroldelacalidaddelairedesusdepósitosdearchivo.

Lainstitucióndebetenderaconsiderarelcontrolintegraldeplagas,queconsisteenelusodemediosnoquímicos(controlclimático,fuentesdealimentosypuntosdeentradaaledifi-cio),comoestrategiaglobalfrentelainfestación.

Elusodetratamientosquímicossoloseefectuaráensituacio-nesdecrisisqueamenacenpérdidasaceleradasocuandolosinsectosnoseeliminenconlosmétodosmásconservadores.

Lainstitucióndebeconsiderarquelacorrectamanipulacióndelosdocumentossonunaformaprácticayeconómicadeextenderlavidaútildelosfondoscustodiados.

Losprocedimientosdelimpiezadebenseguirlosestánda-resdeconservaciónytécnicasdemanipulaciónespecíficos,difundidosporlainstituciónentreelpersonalquecompongasuequipodelimpieza.

Lalimpiezadebehacerseregularmente,conlafrecuenciaquedeterminelarapidezconlaqueelpolvoylasuciedadseacu-mulenenlosdepósitos.

Evaluación de riesgos

Compararlosdiferentesvaloresderiesgoobtenidosparadisponerdeuninstrumentoquepermitaalainstitucióndeter-minarlosriesgosprioritariosy,porlotanto,merecedoresdemayoratención.

Evaluarlosriesgosdeunainstituciónmedianteelestudiodediversasvariables.


101100

ANEXOS

Lamaterializacióndeestainformaciónsedaenformadeunmapaderiesgos,queesunaguíaparaelseguimientoyestablecimientoderutinasdeinspección,alreflejarlaproba-bilidadygravedaddelasamenazas.Elmapaderiesgosesdeactualizaciónobligadaypermitecrearprioridadesenlaactuación.

Anteunarecuperacióndeemergencialainstitucióndebedotarsedeunarespuestainicialoportuna,unplandetalladofrenteadesastres,personalcapacitado,unaadministracióncomprometida,unacomunicacióneficazydecisionesrápidaseinformadas.

Plan de contingencias

UnPlandeGestióndeContingenciassedesglosaentrespar-tes:planificación,protecciónyreacciónyrecuperación.

LadefinicióndelasresponsabilidadesysuasunciónporelorganismosonimprescindiblesparaelestablecimientodeunPlandeGestióndeContingencias.Enelrepartodelasrespon-sabilidadesseestableceráquiéndebeplanificaryquiéndebeejecutarlostrabajosdesalvamentoyevacuación.

ElnombramientodeunComitédeContingenciaspermitereuniraespecialistasdediferentesdisciplinas(mantenimientodeedificios,expertosenseguridad,peritosdeseguros,entreotros).Tieneuncarácterasesoryeselresponsabledelapuestaenmarchadelplan,medidascorrectorasyprioridades,ademásdeprotocolosdeactuación.

ElEquipodeContingenciasesquiendebeactuar,informaryevaluarsituacionesencasoderiesgos.

LaBrigadadeSalvamentodebeintervenirenlaevacuacióndelosfondosdocumentalesafectadosencasodesiniestro,siem-predespuésdequelostécnicosdeseguridadhayangaranti-zadolaestabilidadambientaleneledificioafectado.

AtodoslosmiembrosqueparticipanenelPlanselesconvo-caráacursosdeformaciónsobrecuestionesdemanipulaciónyrescatededocumentos.

04Atención

a la administración

Elserviciodelarchivodebemanteneradisposicióndelaadministraciónquehageneradoyhatransferidosusseriesdocumentalesladisponibilidaddelosdocumentos,asícomoresponderalasconsultassobreantecedentesremitidasporlaadministraciónproductora.

Elserviciodearchivodebeproporcionar,enlamedidadeloposible,diversostiposdeserviciosdeatenciónalainstituciónproductoradelosdocumentos.

Lostrámitesdeconsultaypréstamoporpartedelaadminis-traciónproductoradebenserprocedimientosreglados.

Paraevitargravesincidenciasyproblemasenlospréstamosadministrativosconloscambiosderesponsabilidadquesupo-ne,esconvenienteaplicarunaseriederecomendaciones.

Atención al público

Larelacióndeserviciosdeatenciónalpúblicoofertadosporelarchivo,asícomolasnormasycondicionesparaaccederyhacerusodelosmismosestarádisponibleporescritoysedifundirádelaformamásampliaposibley,especialmente,atravésdelsitiowebinstitucional.

Larelacióndeserviciosserecogeráenformadecartadeservicios,incluyendounaseriedecompromisosdecalidadenrelaciónconlaprestacióndedichosservicios,indicadoresquepermitanevaluarsucumplimiento,yunmecanismoparacanalizarlasquejasysugerenciasdelosusuarios.Lacartadeserviciosestaráigualmentedisponibleporescritoysedifun-dirádelaformamásampliaposibley,especialmente,atravésdelsitiowebinstitucionalyenlasaladeconsultadelarchivo.

Esapropiadoestablecerunserviciomulticanaldeatencióndeconsultasdeinformaciónarchivística:deformapresen-cial,telefónica,porcorrespondencia(postaloelectrónica)omedianteserviciosbasadosenlaweb(serviciosdemensajeríainstantánea,formulariosasociadosasistemasCRM,etc.)

Seestableceránotrasvíasdeinteracciónconlosusuarios,principalmenteatravésdeperfilesinstitucionalesenredessociales.

Seproporcionaráelmayoraccesoposibleporvíatelemáticaydirectaacopiasoversioneselectrónicasdedifusióndelosdocumentosquenoesténsujetosaningúntipoderestricciónlegaloreglamentaria,enformadeobjetosdigitalesdisponi-blesenelsitiowebinstitucional,preferiblementeatravésdesistemasdedescripciónarchivísticaocualquierotrosistemaquepermitalarecuperacióndelainformaciónmediantepro-cesosdebúsquedaysurepresentacióndeformacontextuali-zada.

Elaccesodeformapresencialalosdocumentosserealizaráeninstalacionesadecuadas,conlosmediosapropiadosyconlamediacióndelpersonaltécnicoyadministrativosuficien-te,previoregistrodelusuarioeinformaciónalmismodelasnormasvigentes.

Elarchivohadedisponerdeunasaladelecturaconunnúme-rodepuestossuficientesparaatenderasususuariospresen-cialespotenciales.Serecomiendaquedichasalacuente,enparticular,conlossiguienteselementos

Elaccesoalasaladelecturayalospropiosdocumentosserealizarádeconformidadconunasnormasrecogidasporescritoydifundidasdelaformamásampliaposible,quesedaránaconoceralusuario.Ejemplaresimpresosdeestasnor-masestarándisponiblesdeformavisibleenlugaresestratégi-cosdelasala.

Losusuarioscontaránentodomomentoconlaasistenciadepersonaltécnico.


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ANEXOS

Elarchivocontaráconelpersonalylosmediosadecuadosparaproporcionarunserviciodereproduccióndedocumen-tos,deconformidadconunasnormasrecogidasporescritoydifundidasdelaformamásampliaposible.

Difusión

Involucraraotrosprofesionalescomoeducadores,diseñado-resgráficos,pedagogos,comunicadores,artistaseinformáti-cos,entreotros.

Sedebeaprovecharelpotencialpedagógicoyeducativodelosarchivos,atenordelarentabilidadsocialycultural.

Esimprescindibledisponerdeunservicioydepersonalespe-cializadoenlastareasdedifusión.

Realizarunproyectodedifusiónenelquesedefinanlosobjetivosylamisióndelproyectoyseajustealapolíticadeinformaciónestablecidadentrodelainstitución.

Identificarlostiposdeusuarioalosquesevaadirigirprinci-palmenteelproyecto.Unproyectodedifusiónpodríaprestaratenciónacualquiertipodeusuario,perosepuedebuscarunadifusióndirigidaadeterminadosámbitoscomo,porejem-plo,alasescuelasoalauniversidad.

Seleccionaryprepararlascolecciones,exposiciónodocu-mentos,siprocede,quesevanaintegrarenelproyectodedifusión.

Lasaccionesdedifusiónpuedenserdiversas,irdesdeaccio-nesdeamplioespectro,necesidadeseconómicasyrecursoselevadosaaccionesdedifusióndebajocosteysencillas.

Obtenerdatosestadísticossobrevisitantesysuniveldesatis-facción,asícomootrosdatosquenospuedendarinformaciónimportanteparalavalidacióndelproyectoysuadaptación(númerodeseguidoresenredessociales,repercusiónmediá-tica,númerodepublicaciones,etc.).

Guías técnico-metodológicas de Gestión Documental y ...

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