Gestion proyectos europeos. 2sesion

Gestión y control de proyectos europeos!

1!

Solicitud!

Ciclo de un proyecto europeo!

Gestión! Seguimiento! Justificación! Control!

•  Diseño de proyectos

•  Creación de consorcios

•  Redacción de propuestas

•  Procedimientos de gestión

•  Contratación pública

•  Información y publicidad

•  Circuito financiero

•  Seguimiento técnico

•  Coordinación de los socios

•  Seguimiento financiero

•  Elegibilidad de gastos

•  Gestión documental

•  Verificación •  Auditoría

•  22/02/14 •  29/01/2014

Gestión y control de proyectos europeos!

29 de enero de 2014!

2ª Sesión. Gestión, seguimiento y control!

Antes de imprimir este documento, asegúrese de que es necesario. Proteger el medio ambiente está en nuestras manos.!

1.  Gestión!

2.  Seguimiento!

3.  Justificación!

4.  Control!

5.  Novedades en el periodo 2014-2020!

AGENDA!

3!

4!

Gestión, seguimiento y control!

El objeto de esta sesión es examinar el proceso de gestión de proyectos europeos!

Gestión! Seguimiento! Justificación! Control!

•  Procedimientos de gestión

•  Contratación pública

•  Información y publicidad

•  Circuito financiero

•  Seguimiento técnico

•  Coordinación de los socios

•  Seguimiento financiero

•  Elegibilidad de gastos

•  Gestión documental

•  Verificación •  Control

Ciclo de presentación de gestión de proyectos!

Información práctica:!

•  Errores frecuentes!•  Novedades para el periodo de programación 2014-2020!

1.  Gestión!

2.  Seguimiento!


4.  Control!


5!

6!

Gestión!

La gestión de proyectos europeos implica cumplir con la normativa comunitaria y nacional!

•  Contratación pública!

•  Subvenciones!

•  Información y publicidad!

•  Medioambiente !

•  Igualdad de oportunidades !

•  PYMES!

•  Elegibilidad de gastos!

Normativa de aplicación!

Gestión. Procedimientos de gestión!

Para desarrollar una adecuada gestión de un proyecto resulta necesario definir claramente los procedimientos de gestión y control!Disponer de un manual de procedimientos es una buena práctica que facilita el desarrollo de las tareas!

•  Circuito financiero!•  Procesos de certificación-verificación!•  Criterios para la justificación de gastos!•  Reembolso!•  Seguimiento !•  Requisitos de información y publicidad!•  Instrucciones para el empleo de las aplicaciones informáticas (si es el caso)!•  Formatos a cumplimentar para la justificación de gastos!•  Formatos a cumplimentar para el seguimiento (informes. Indicadores, etc.)!•  Otra información útil: logos, modelos, normas de aplicación, fechas clave, etc.!

Contenido de un manual de procedimientos!

7!

Los manuales de procedimientos tratan de sistematizar las actividades a desarrollar!Resultan de utilidad cuando trabajan varios socios en el proyecto!


Diagrama de flujo! Información descriptiva!

8!

•  Agentes y/o entidades implicadas!

•  Procedimientos existentes!•  Tareas a realizar por cada socio y/o

entidad!

•  Relación con las preguntas de verificación incluidas en la lista de control!

•  Entradas y salidas de información!•  Documentos generados!•  Sistemas de información relacionados!

Orientativo


Definir los procedimientos de gestión facilita la gestión de cualquier proyecto!Permiten conocer las actividades y criterios a emplear!

•  Permiten conocer las actividades a desarrollar!

•  Determinan claramente las obligaciones!

•  Establecen los criterios que se deben seguir!

•  Permiten conocer los plazos de trabajo y presentación de documentos!

•  Homogenizan la presentación de información!

•  Permiten resolver dudas y conflictos!

•  Ordenan la información y normativa en un único punto!

•  Se pueden integrar con los sistemas propios de gestión!

Ventajas!

10!

Gestión. Contratación pública!

Contratos menores1!

Negociado sin publicidad!

Negociado con

publicidad!

Abierto no sujeto a

regulación armonizada!

Abierto sujeto a regulación armonizada!

Obras! Menor que 50.000 €!

Entre 50.000 y 199.999 €!

Entre 200.000 y 999.999 €!

Entre 1.000.000 y 4.844.999 €!

Igual o superior a 4.845.000 €!

Suministros! Menor que 18.000 €!

Entre 18.000 y 59.999 €!

Entre 60.000 y 99.999 €!

Entre 100.000 y 192.999 €!

Igual o superior a 193.000 €!

Servicios! Menor que 18.000 €!

Entre 18.000 y 59.999 €!

Entre 60.000 y 99.999 €!

Entre 100.000 y 192.999 €!

Igual o superior a 193.000 €!

Procedimientos de licitación por razón de su cuantía!

Las contrataciones externas que se realicen deben cumplir con las normas de contratación pública (RDL 03/2011 Ley de Contratos del Sector Público)!Se deben seguir unos criterios de transparencia, libre concurrencia y competencia!

1 Contratos de duración inferior a 1 año sin prórroga y sin revisión de precios!

11!

Los contratos menores pueden adjudicarse a cualquier empresario con capacidad de obrar que cuente con la capacidad para realizar la prestación!En algunos programas suele obligarse a pedir 3 ofertas para prestaciones que superen los 12.000 euros!


•  Informe de necesidades y justificación del procedimiento!

•  Invitaciones a licitar-Acuse de recibo de las empresas invitadas-(si lo exige el programa)!

•  Ofertas (si así lo exige el programa)!

•  Notificación de la adjudicación!

•  Contrato con el adjudicatario!

Documentos!

12!


Los procedimientos negociados deben invitar al menos a 3 empresas que tengan la capacidad necesaria para realizar los trabajos!En caso de que deban realizarse con publicidad ésta debe realizarse a través del perfil del contratista!

•  Informe de necesidades y justificación del procedimiento!•  Pliego de prescripciones técnicas y administrativas!•  Invitaciones a licitar-Acuse de recibo de las empresas invitadas!•  Acta de recepción de ofertas!•  Informe de evaluación técnica!•  Informe de evaluación económica y valoración!•  Notificación de la adjudicación (a los licitadores y al adjudicatario)!•  Publicidad de la adjudicación!•  Documentación acreditativa de la solvencia económica financiera y técnica del

adjudicatario!•  Contrato con el adjudicatario!

Documentos!

13!


En los procedimientos abiertos pueda presentar propuesta cualquier empresario que esté interesado!En el caso de contratos armonizados debe realizarse anuncio previo y publicarse en el DOUE!Documentos a presentar!•  Informe justificando el tipo de procedimiento a aplicar!•  Publicidad de la licitación indicando la cofinanciación europea!•  Pliegos de cláusulas administrativas y técnicas!•  Certificado del registro de las empresas presentadas!•  Actas de las aperturas de los sobres!•  Informe de valoración de las propuestas !•  Documentación completa enviada por adjudicatario!•  Publicidad Adjudicación indicando la cofinanciación europea!•  Comunicación adjudicación definitiva.!•  Documentación presentada por el adjudicatario tras su adjudicación!•  Contrato con el proveedor indicando la cofinanciación europea!•  Facturas con sus correspondientes pagos y acta de recepción de los trabajos!•  Documentación si aplica de la modificación del contrato.!•  Si se ha realizado procedimiento negociado, enviar solicitud de ofertas y acuses de recibo!

En los procesos de contratación se cometen una serie de “errores frecuentes” que implican correcciones financieras!


14!

Errores frecuentes!

•  No aplicar la normativa de contratación pública en las contrataciones externas!•  No documentar adecuadamente los procesos de contratación!•  Incluir contratos complementarios o modificados en las justificaciones de gastos!•  Emplear los criterios de solvencia o clasificación como criterios de valoración!•  No hacer referencia a la cofinanciación europea!•  No cumplir con los plazos establecidos en la normativa!•  No justificar los procedimientos de urgencia!

15!

Gestión. Información y publicidad!

La normativa de información y publicidad está determinada en cada convocatoria!Constituye un área clave a cumplir, dado que genera dificultades en los procesos de control!

Aspectos clave!

•  Proporcionar información sobre la cofinanciación de la Unión Europea y el Programa concreto de manera que resulte visible tanto por beneficiarios como por la ciudadanía (colocar un cartel en lugar visible para el público)!

•  En el caso de ser proyectos financiados por los Fondos Estructurales (Anexo XII RDC):!•  Documentos: Incluir el logo de la UE y del programa concreto!•  Links: Incluir los logos de la UE y del programa, así como un enlace a la página

Web del Programa!•  Equipos: Etiqueta de la cofinanciación!•  Eventos: Mostrar bandera de la UE en la sala y los logos en los documentos!•  Infraestructuras: Para proyectos superiores a 500 mil euros un cartel durante las

obras y una placa a la finalización!

16!

En materia de información y publicidad suelen comenterse unos “errores” frecuentes!Estos errores suelen derivar en correcciones financieras en los procesos de control !

Gestión. Información y publicidad!

Errores frecuentes!

•  No tener en cuenta la normativa de información y publicidad!

•  No documentar las actividades de información y publicidad desarrolladas!

•  No hacer mención a la cofinanciación en los procesos de contratación pública!

•  No incorporar las etiquetas en los equipos adquiridos!

•  No incorporar información en los documentos de control de asistencia (FSE)!

Gestión. Circuito financiero!

Comprender el circuito financiero es fundamental para determinar el periodo de reembolso de los gastos!Las modalidades y plazos de reembolso deben tenerse en cuenta en la planificación financiera de las entidades!

Aspectos clave!

•  Entidades implicadas en el proceso y sus funciones!

•  Modalidades de pago: anticipo, intermedio y final!

•  Cuantía máxima de los pagos, especialmente del anticipo!

•  Plazos de justificación, así como de consolidación y solicitud de pagos!


18!

El circuito financiero varía en función de la tipología de programas!Los Programas Operativos incluyen a un amplio número de organismos!

Circuito financiero. Programas Operativos!

Comisión Europea!

Autoridad de Gestión! Autoridad de Certificación!

Organismo Intermedio!

Beneficiario!

Controlador de 1er nivel!

Certificación de gastos!


Gastos validados!


Declaración de gastos!

Declaración de gastos!Reembolso (€)!

Reembolso (€)!

Reembolso (€)!

Actividad del beneficiario!

Actividad externa!


19!

Controlador 1er nivel!

Socios!

Jefe de Fila! Autoridad de Gestión!

Autoridad de Certificación!

Solicitud de reembolso consolidada!

Declaración de gastos!

Reembolso (€)!

Relación de gastos!


Reembolso (€)!

Validación de gastos!

Validación de gastos!

Gastos! validados!

Actividad de los socios!

Actividad externa!

Comisión Europea!

Declaración de gastos!Reembolso (€)!

Circuito financiero. Cooperación Territorial!

El circuito financiero varía en función de la tipología de programas!La Cooperación Territorial implica a un menor número de entidades!


20!

Circuito financiero. Programas gestionados directamente por la Comisión!

Comisión Europea!

Jefe de Fila!

Socios!

Auditor!



Informe de auditoría!

Informe de auditoría!

Gastos! validados!

Solicitud de pago!Pago (€)!

Pago (€)!

El circuito financiero varía en función de la tipología de programas!Los Programas de la Comisión Europea son los más directos en el reembolso de los recursos!

Actividad de los socios!

Actividad externa!

1.  Gestión!

2.  Seguimiento!


4.  Control!


21!

Seguimiento. Seguimiento técnico!

22!

Para garantizar el correcto desarrollo del proyecto es necesario realizar un seguimiento permanente de las actividades!Este seguimiento permitirá cumplir con las obligaciones existentes en materia de seguimiento de los proyectos!

Obligaciones!

•  Informes intermedios de seguimiento!

•  Informe final de seguimiento!

•  Indicadores de seguimiento del programa!

Actividades!

•  Coordinar la actividad de los socios del proyecto!

•  Supervisar el desarrollo de las tareas!

•  Identificar desviaciones e incidencias en relación a la planificación!

•  Definir medidas correctoras!

Seguimiento. Coordinación de los socios!

23!

La coordinación de la actividad de los socios es un aspecto clave para el correcto desarrollo del proyecto !Resulta una tarea compleja por la distancia geográfica entre los socios!

Aspectos clave!

•  Realizar una distribución clara de las tareas!

•  Definir los objetivos esperados de cada una de las tareas!

•  Realizar reuniones frecuentes para conocer el avance de las tareas!

•  Definir modelos, formatos, guías de contenidos, etc. que faciliten la coordinación de las actividades!

•  Desarrollar reuniones conjuntas de coordinación!

Seguimiento. Seguimiento financiero!

24!

El seguimiento financiero debe garantizar que se obtengan los recursos asignados!Debe efectuarse un seguimiento tanto de los gastos realizados como del gasto comprometido!

Tareas!

•  Realizar un seguimiento del proceso de justificación de los gastos!

•  Realizar un seguimiento de los gastos contratados y no pagados!

•  Revisar periódicamente las previsiones de gastos del proyecto!

•  Revisar los informes de control y establecer las medidas correctoras que se demanden!

1.  Gestión!

2.  Seguimiento!


4.  Control!


25!

Justificación!

26!

La justificación de los gastos constituye uno de los aspectos que proporciona una mayor trabajo a los beneficiarios de un programa!Se deben conocer los criterios de justificación establecidos en cada programa!

Criterios comunes de justificación!•  Los gastos deben corresponder con los presentados en la propuesta aprobada!•  Los gastos deben estar efectivamente pagados dentro del periodo de elegibilidad

establecido en la convocatoria!•  Los gastos deben cumplir con las normas de elegibilidad nacional!•  Los gastos no deben estar financiados por otros programas!•  Los gastos deben estar contabilizados y aparecer en la contabilidad con una

codificación que permita su identificación!•  Se debe disponer de información probatoria relativa a dichos gastos (ej. facturas y

justificantes de pago)!•  Se debe estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la seguridad social!•  Se debe cumplir con los requisitos de verificación y/o control que se establezcan en

cada convocatoria!•  Se debe proporcionar un pista suficiente de auditoría!

Justificación. Gastos de personal!

27!

Los gastos de personal se justifican en la mayor parte de los proyectos!Existen una serie de criterios comunes en su justificación!

Documentos a presentar!•  Certificado firmado por la persona responsable determinando las actividades

desarrollados y el porcentaje de dedicación al proyecto!•  Para personal contratado expresamente para el proyecto mención expresa de su

contratación para el proyecto!•  Método empleado para el calculo del coste hora!•  Partes de trabajo detallando la dedicación y las actividades desarrolladas firmado por

la persona y el responsable de personal!•  Convenio colectivo con la jornada laboral del periodo!•  Nominas y seguros sociales !•  Documentación bancaria del pago de las nóminas, así como el correspondiente TC 2

(información de las transferencias donde pueda comprobarse efectivamente el pago realizado).!

•  Certificados de estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seg. Social!

Justificación. Prestación de servicios!

28!

La prestación de servicios debe cumplir con las normas de contratación pública!Debe documentarse de manera adecuada el proceso de contratación!

Documentos a presentar!•  Informe justificando el tipo de procedimiento a aplicar!•  Publicidad de la licitación indicando la cofinanciación europea!•  Pliegos de cláusulas administrativas y técnicas!•  Certificado del registro de las empresas presentadas!•  Actas de las aperturas de los sobres!•  Informe de valoración de las propuestas !•  Documentación completa enviada por adjudicatario!•  Publicidad Adjudicación indicando la cofinanciación europea.!•  Comunicación adjudicación definitiva.!•  Documentación presentada por el adjudicatario tras su adjudicación!•  Contrato con el proveedor indicando la cofinanciación europea!•  Facturas con sus correspondientes pagos y acta de recepción de los trabajos.!•  Documentación si aplica de la modificación del contrato.!•  Si se ha realizado procedimiento negociado, enviar solicitud de ofertas y acuses de recibo!

Justificación. Equipos!

29!

Los equipos representan una partida habitual financiables por los programas europeos!El criterio de justificación habitual suele ser la amortización!

Documentos a presentar!

•  Criterio contable de amortización empleado, consistente con la normativa aplicable a la entidad!

•  Criterio empleado para la justificación del gasto del equipo (ej. horas utilizadas/horas totales)!

•  Si el equipo se adquiere como consecuencia del proyecto: información relativa al proceso de contratación!

•  Factura!•  Documentos acreditativos del pago !

Justificación. Viajes y alojamientos!

30!

Los gastos de viajes y alojamientos son frecuentes en los proyectos europeos!Existen una serie de criterios comunes de justificación!

Documentos a presentar!•  Copia de las facturas y justificantes de pago!•  Convenios Colectivos donde aparezca la jornada laboral del período, importe de

dietas, importe de kilometraje, etc.!•  Hojas de gastos de viaje firmado por el trabajador y el responsable de RRHH que

incluya:!•  Nombre, apellidos, y cargo de la persona que efectuó el desplazamiento!•  Gastos realizados!•  Fecha del desplazamiento!•  Objeto del desplazamiento, precisando la acción del proyecto al que corresponde

el mismo!

Justificación. Gastos comunes!

31!

Los gastos comunes son propios de proyectos europeos!Se refieren a gastos contratados por un socio pero pagados por todos los socios del proyecto!

Documentos a presentar!•  Acta donde se aprueba la realización del gasto común que incluya:!

•  Responsable!•  Procedimiento a emplear para la contratación!•  Reparto del gasto!

•  Si se trata de una contratación, documentación acreditativa del proceso!•  Facturas de los socios!•  Documentos acreditativos de los pagos!

Justificación!

32!

En el proceso de justificación se suelen comenter una serie de “errores” comunes!Estos errores suelen conllevar correcciones financieras en el control!

Errores frecuentes!

•  No realizar una gestión documental adecuada de la información!•  Realizar la justificación: partes de trabajo, hojas de gastos, etc. en el momento de la

justificación!•  No documentar adecuadamente los procedimientos de contratación!•  No aplicar procedimientos de contratación pública cuando resultan necesarios!•  No documentar adecuadamente la decisión de ejecutar gastos comunes, el

responsable de su realización y la distribución de los pagos!•  No disponer de los tickets de los gastos de viaje y alojamiento pagados por la persona!•  No aplicar los criterios de justificación establecidos en el programa!•  No documentar los criterios empleados para la justificación de los gastos (ej. equipos)!

1.  Gestión!

2.  Seguimiento!


4.  Control!


33!

Control!

34!

Los procedimientos de control varían en función de la convocatoria!En el caso de los FFEE (Programas Operativos y Cooperación Territorial) resultan más complejos!

Programas Operativos!Cooperación Territorial!

•  Verificación. Control de los gastos previo a la certificación (art. 60 Regl1828/2006)!

•  Auditoría. A lo largo de la vida del proyecto y durante 5 años después de su finalización (art. 62 Regl. 1828/2006)!

Otros Programas Europeos!

•  Auditoría. Informe financiero final elaborado por un auditor independiente o por una oficina de auditoría independiente en el caso de organismos públicos !

•  En el caso de determinados importes (variables según la convocatoria) simplemente es necesario presentar la documentación!

Control. Verificación!

La verificación está dirigida a comprobar que el gasto es real, que el bien o servicio se ha entregado, que las solicitudes de reembolso del beneficiario son correctas y que las operaciones y gastos cumplen las normas comunitarias y nacionales!

Procedimientos de verificación!

•  Verificaciones administrativas/documentales (100% de las operaciones)!

•  Verificaciones sobre el terreno (muestrales)!

Comprobaciones!

•  Existencia de normas y procedimientos de gestión y control!

•  Elegibilidad de los gastos!•  Elegibilidad material!•  Elegibilidad temporal!

•  Exactitud y fidelidad de los gastos!•  Pista de auditoría!•  Contratación pública!•  Ayudas de estado!•  Información y publicidad!•  Medio Ambiente!•  Igualdad de oportunidades!

35!

Control. Auditoría!

La auditoría comprueba que los gastos y actividades se hayan realizado conforme a la normativa comunitaria, nacional y regional aplicable!En el caso de los FFEE se realizan por muestreo una vez al año!

Comprobaciones!

•  La operación cumple los criterios de selección establecidos, se ha ejecutado de conformidad con la decisión aprobatoria y cumple todas las condiciones aplicables con respecto a su funcionalidad y uso o a los objetivos que han de alcanzarse!

•  Los gastos declarados se corresponden con los registros contables y los documentos acreditativos que obran en poder del beneficiario!

•  Los gastos declarados por el beneficiario son conformes a las normas comunitarias y nacionales!

•  Los pagos se han realizado efectivamente y se cumple con las normas de elegibilidad!

36!

Control. Irregularidades!

Las irregularidades identificadas en los procesos de control deben ser subsanadas por el agente infractor!Estas irregularidades pueden suponer la devolución de los fondos incorrectamente percibidos de la Unión Europea!

Irregularidades puntuales!

Irregularidades sistemáticas!

•  Implican una revisión de la declaración de gastos realizada!

•  En caso de haber recibido fondos de la Unión Europea se debe proceder a su devolución!

•  Implican una revisión de todos los gastos de naturaleza similar!

•  Resulta necesario establecer mecanismos que eviten esa irregularidad!

•  Implican una revisión de la declaración de gastos realizada!

•  En caso de haber recibido fondos de la UE se debe proceder a su devolución!

•  Pueden implicar correcciones a tanto alzado!

37!

1.  Gestión!

2.  Seguimiento!


4.  Control!


38!

Novedades del periodo de programación 2014-2020!

39!

El periodo de programación 2014-2020 ha introducido una serie de novedades!Estas novedades ponen enfasís en los resultados y en la simplificación de costes!

•  Integración de las actuaciones en la Estrategia Europa 2020!

•  Orientación a resultados de las actuaciones!

•  Simplificación de costes para los costes indirectos!

•  Solamente aplicables a subvenciones!

•  Calculados sobre una base verificable y fiable!

•  Aprobados de manera previa por los auditores o basados en estándares aplicados a nivel de la Unión Europea o nacional!

•  Calculados a tanto alzado, costes unitarios o cantidades globales!

Novedades!

C/ José Mª Escuza 1-3, 5º Dpto. 2!48013 Bilbao-España!Teléfono: +34.944.05.00.43!E-mail: [email protected] !

Para cualquier consulta, contacte, por favor, con:!

Roman Ruiz Esteban!Teléfono: +34.94.405.00.43!Móvil: +34.617.84.98.17!E-mail: [email protected]!

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