Como elegir un primer proyecto BPM

Juan Camilo Parra Martínez

Mayor impacto Se debe seleccionar

un proyecto de gran impacto en la organización, que tenga visibilidad suficiente dentro de la organización, para que con el éxito de la implementación, otros procesos quieran trasladarse a BPM.

Menor Complejidad A su vez este proceso debe ser

lo menos complejo posible, esto con el fin de minimizar los riesgos en la implementación, al ser un primer proyecto los riesgos de infraestructura y plataforma son lo suficientemente grandes y complejos, la adopción de BPM en la organización trae consigo muchos retos que no son fáciles de superar, minimizar los riesgos de la implementación y agilizar la misma traerá consigo beneficios a futuro.

Alineado a la estrategia del negocio

El proceso seleccionado debe ser de preferencia alineado a la estrategia corporativa, de esta manera las gerencias tendrán el involucramiento necesario para un primer éxito, además de posteriormente tener los recursos suficientes para crecer y realizar nuevas implementaciones.

Posibilidad de escalar Piensa en grande, empieza

pequeño y crece rápido, esta estrategia de innovación dará a todos los procesos bpm, la posibilidad de ser exitosos, pensar en grande es abarcar todo el proceso y su concepción desde un principio debe ser global, empieza pequeño es simplificar y reducir la mayor cantidad posible en una fase inicial y crecer rápido es escalar el proceso de a pocos, pero como se tiene el concepto general desde un principio este crecimiento será gradual y bien hecho.

Nivel de madures del proceso El nivel de madurez del

proceso no debe ser tan grande que el proceso sea rígido, ni tan laxa que el proceso tenga que ser definido de ceros, un proceso que este documentado será suficientemente bueno para empezar, el análisis será más simple, y se tendrá la suficiente libertad de realizar ajustes y modificaciones.

Centrada en resultados al cliente

Un proceso centrado en resultados al cliente tiene la capacidad de reducir tiempos y mejorar la eficiencia de la compañía, además de mejorar la visibilidad de la compañía frente a la competencia, si el proceso puede estar ligado de forma directa o indirecta con satisfacer demandas del cliente y reducir sus tiempos de espera o mejorar su experiencia con la organización, el proyecto no solo será exitoso sino que marcará la diferencia.

Patrocinador y dueño del proceso comprometido

Un proceso cuyos involucrados puedan comprometerse será un proyecto exitoso, de por si el cambio organizacional que representa BPM es fuerte, y si a parte de luchar con el proyecto también hay que luchar por implantar el cambio organizacional en los interesados la solución será frustrante y no tendrán el ánimo de continuar, nada les gustará y cualquier inconveniente será catastrófico, si por el contrario las personas involucradas están interesadas en el cambio, tienen más paciencia con los inconvenientes, darán ideas, sus criticas serán constructivas, los feedback serán mucho productivos.

Pocas integraciones más interacción humana

El primer proceso debe tener pocas integraciones y suficiente interacción humana para dar a la organización la sensación de que se está ayudando y reduciendo la cantidad de trabajo a los participantes del proceso, si el proceso se centra en las integraciones no va a tener visibilidad y todo el trabajo realizado no va a tener la relevancia correspondiente.

 ROI fácil de calcular Un proceso simple tiene

un ROI fácil de calcular, proyecciones a corto y mediano plazo que demuestren a la organización que la inversión traerá consigo beneficios económicos, reducción de tiempos y satisfacción al cliente.

Sentido Común El sentido común y una

evaluación cualitativa de los procesos a seleccionar pueden ser más acertados que cualquier punto expuesto anteriormente, cada organización es diferente y aunque aquí se plasma una guía para elegir un primer proceso, no todo aplica a todas las organizaciones, poner sentido común les ayudará a elegir acertadamente un primer proceso.