El rol estrategico de la informacion

“Rol Estratégico del Sistema de Información Gerencial”

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“Rol Estratégico del Sistema de

Información Gerencial”

March 8, 2013

UNIVERSIDAD GALILEO

FACULTAD CIENCIA, TECNOLOGÍA E INDUSTRIA

DOCTORADO EN ADMINISTRACIÓN ESPECIALIDAD EN ALTO

DESEMPEÑO

Integrantes:

Lucrecia Violeta Pensamiento Paiz, 20023720

Mangleo Iván Santizo Molina, 0910531

Álvaro Coutiño García, 13004393


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INDICE

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................ 2

1 DefiniciónSI ....................................................................................................................................................................... 2

2 Subsistemas de información funcional SSI ...................................................................................................................... 2

3 Pirámide distributiva de una organización:Ilustración1 ..................................................................................................... 2

3.1 Niveles Pirámide distributiva de la organización: ...................................................................................................... 3

4 Área funcional:Ilustración 2 ............................................................................................................................................... 3

4.1 Distintas áreas funcionales del SI de una empresa: .................................................................................................... 4

5 Estructura de 4 áreas funcionales de la empresa. Ilustración 3. .......................................................................................... 5

6 SSI para el área Financiera (SSIF) ..................................................................................................................................... 6

6.1 Descripción ................................................................................................................................................................ 6

6.2 Nivel operativo: .......................................................................................................................................................... 6

6.3 Nivel táctico ............................................................................................................................................................... 7

6.4 Nivel estratégico ......................................................................................................................................................... 7

7 SSI para el Comercial y marketing..................................................................................................................................... 8

7.1 Descripción ................................................................................................................................................................ 8

7.2 Nivel operativo ........................................................................................................................................................... 8

7.3 Nivel táctico ............................................................................................................................................................... 9

7.4 Nivel estratégico ....................................................................................................................................................... 10

8 SSI para el área de Producción ......................................................................................................................................... 10

8.1 Descripción .............................................................................................................................................................. 10

8.2 Nivel operativo ......................................................................................................................................................... 10

8.3 Nivel táctico ............................................................................................................................................................. 11


9 SSI para el área de Recursos Humanos ............................................................................................................................ 12

9.1 Descripción .............................................................................................................................................................. 12

9.2 Nivel operativo ......................................................................................................................................................... 12

9.3 Nivel táctico ............................................................................................................................................................. 12


10 CONCLUSIONES ......................................................................................................................................................... 13

11 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................................................... 13

12 ANEXOS ....................................................................................................................................................................... 14

12.1 Esquema de la investigación .................................................................................................................................. 14

12.2 Presentación ........................................................................................................................................................... 14


2

INTRODUCCIÓN

Un Sistema de Información Estratégico puede ser considerado como el uso de la

información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su

plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de

sus rivales.

1 DefiniciónSI

“Sistema encargado de coordinar los flujos deinformación necesarios para llevar a

cabo las funciones de la organización y procesar ésta, de acuerdo con su

planteamiento y estrategia del negocio”.(García Pérez, Fernando; Chamorro Atance,

Félix; Molina López, José M., 2000, pág. 172)

2 Subsistemas de información funcional SSI

“Definiendo a tales como aquellos cuyo propósito es el de suministrar información

necesaria para la correcta adopción de decisiones a cualquier nivel en las unidades

organizativas”.(García Pérez, Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José

M., 2000, pág. 172)

3 Pirámide distributiva de una organización:Ilustración1

En cuanto al nivel y estructura de las decisiones que han de tomarse en una organización se

distribuyen entre los distintos responsables y directivos de ésta, en función del tipo de

dirección y del nivel directivo.

La siguiente pirámide representa la distribución y el soporte de las decisiones de una

empresa en dos niveles: a nivel de planificación estratégica de la información y a nivel de

decisiones tácticas. La base de la pirámide la componen todos los procesos de niveles

inferiores que se agrupan bajo el concepto de nivel operativo. (Véase Ilustración 1)


3

3.1 Niveles Pirámide distributiva de la organización:

Nivel 1 de planificaciónestratégica de la información DSS

Nivel 2 de decisiones tácticas MIS

Nivel 3 operativo OIS

Un concepto importante en la organización de una empresa es el área funcional, la

cual se define como:

4 Área funcional:Ilustración 2

“Una parte de la empresacon estructura y funcionamiento

relativamenteindependientes de las demás áreas y con objetivos bien definidos y

generalmente distintos de los de aquellas, pero concordantes con el fin último de la

empresa”. (García Pérez, Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José M.,

2000, pág. 173)

Ilustración 1. Pirámide distributiva de la organización. Elaborados por: (García Pérez, Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José M., 2000)


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4.1 Distintas áreas funcionales del SI de una empresa:

Ilustración 2Distinta áreas funcionales del SI de una empresa. Elaborado por: (García Pérez, Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José M., 2000)

En una organización cada área funcional debe de coordinarse y cooperar con las restantes,

por lo que según (García Pérez, Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José

M., 2000, pág. 173), “en una empresa intervienen diferentes subsistemas de información

compuestos por un conjunto de aplicaciones que pueden estar integradas o no, y que

pueden ser informatizadas”. Por lo que podemos informatizar los subsistemas de

información para las siguientes áreas de la empresa:

Marketing y ventas

Fabricación y producción

Compras

RR HH

Financiera

Asesor a dirección

Estos subsistemas de información según: (García Pérez, Fernando; Chamorro Atance,

Félix; Molina López, José M., 2000) son: “partes diferenciadas, pero no aisladas, del

sistema de información global, siendo necesaria su integración a éste”.


5

En la siguienteilustración (3), acerca a la comprensión de una estructura de la

información para una empresa subdividida en cuatro áreas funcionales se representa

en el esquema siguiente:

5 Estructura de 4 áreas funcionales de la empresa. Ilustración 3.

Ilustración 3 Perspectiva de un SI para una organización con cuatro áreas. Elaborado por: (García Pérez, Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José M., 2000).

Donde puede observarse un diseño para el SI de una empresa, que incluye las siguientes

áreas, que forman la estructura principal:

Financiera,

Producción

Recursos humanos

Comercial y marketing

“El flujo de la información engloba tanto los flujos internos como los externos, donde el

bloque denominado datos operacionales comunes, se encuentran almacenados datos de

todas las áreas y que por comodidad, eficacia y seguridad, se agrupan en una zona de

información común. Además de ésta base de datos centralizada, cada área tendrá datos


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propios que podrá organizar en otras bases de datos más pequeñas mantenidas por la

misma, según criterio de eficacia y sencillez en el procesamiento de datos”.(García Pérez,

Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José M., 2000, pág. 174)

Dentro de los Subsistemas de Información más generalizados en una organización tenemos

los siguientes:

SSI para el área Financiera

SSI para el área comercial

SSI para el área de producción

SSI para el área de recursos humanos.

A continuación procederemos a describir los subsistemas de información más comunes y

generalizados en la mayoría de empresas, los cuáles son relativos a las cuatro áreas

funcionales antes descritas en la ilustración 3. Para cada una de éstas áreas citadas se

describen los tres niveles de la pirámide distributiva de la organización (Ilustración 1):

Nivel operativo

Nivel táctico

Nivel estratégico

6 SSI para el área Financiera (SSIF)

6.1 Descripción

“Los subsistemas de información para el área financiera, y las aplicaciones

informáticas que los automatizan, no solo deben de recoger, procesar y registrar

transacciones, si no que deben de facilitar la elaboración de informes, el estudio de

las condiciones financieras de la empresa y del entorno, la elaboración de

presupuestos, búsqueda de la información de las nuevas inversiones, fondos de

pensión, impuestos, etc. En los SSIF también se incluyen los procesos contables.

6.2 Nivel operativo:

El SSIF en el ámbito operativotrabajan con informaciones repetitivas y rutinarias que todas

las empresas necesitan; éstos registran y procesan transacciones empresariales principales


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contables, y contribuyen a la adopción de decisiones importantes en los niveles táctico y

estratégico de la empresa.

Según (García Pérez, Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José M., 2000,

pág. 175). Entre los sistemas internos al SSIF en nivel operativo se pueden identificar los

siguientes:

Sistema de libro mayor

Sistema de activos fijos

Sistema de procesamiento de órdenes de venta

Sistema de procesamiento de cuentas

Sistemas de cuentas por pagar.

Sistemas de control de inventarios

Sistema de órdenes de compra.

6.3 Nivel táctico

En el nivel táctico apoyan la toma de decisiones, suministrando a los directivos

información que pueda ayudarles a controlar sus áreas de responsabilidad y a alcanzar sus

objetivos. Según (García Pérez, Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José

M., 2000, pág. 176), el SSIF es: “no es sólo un sistema de transacciones, es un recurso

informativo al servicio de la toma de decisiones”.

Para (García Pérez, Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José M., 2000),

algunos de estos sistemas en el ámbito táctico podrían ser los siguientes:

Sistemas presupuestarios

Sistemas de tesorería

Sistemas de presupuesto de capital.

6.4 Nivel estratégico

Los SSIF tratande identificar cuáles deben ser los objetivos financieros para el logro de los

objetivos estratégicos de la empresa. Deben de recoger informaciones tales como:

La situación financiera de la empresa,


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El análisis del entorno económico financiero

Evolución previsible ante cambios de estas situaciones del entorno.


pág. 176). “La mejor forma de tratar esa información es a través de una base de datos de

la que se pueda extraer todo tipo de información relativa a la situación económica,

financiera, social y tecnológica de la empresa para poder estudiar posibles alternativas”.

En el nivel estratégico se pueden identificar un sistema de análisis de las condiciones

financieras de la empresa que genere las ratios necesarios para valorar determinadas

situaciones, muchos de estos datos provienen de fuentes internas de la empresa, sin

embargo otras informaciones tienen que recogerse del entorno del sistema y su fuente de

información para poder analizarla y llegar establecer posibles escenarios, en los cuales la

empresa debe planificarse financieramente.

7 SSI para el Comercial y marketing

La principal función de esta área dentro del sistema es satisfacer los deseos y necesidades

de los clientes. Esto lleva consigo conocer las necesidades, establecer qué productos se

adecúan mejor a las necedades del cliente y cómo distribuirlo, cómo establecer el servicio

postventa.

7.1 Descripción

La principal función de esta área dentro del sistema es satisfacer los deseos y necesidades

de los clientes. Esto lleva consigo conocer las necesidades, establecer qué productos se

adecúan mejor a las necedades del cliente y cómo distribuirlo, cómo establecer el servicio

postventa.

7.2 Nivel operativo

En el subsistema de información en el nivel operativo pueden diferenciarse los siguientes

sistemas:

Sistema de información de ventas

Sistemas de información de distribución


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Algunos sistemas su mina también información necesaria para el área comercial, según

(García Pérez, Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José M., 2000, pág. 177),

podemos mencionar los siguientes:

Sistema de órdenes de entrada

Sistemas de punto de venta

Sistemas de control de inventarios

Sistemas de información de ventas a plazo o crédito.

7.3 Nivel táctico


pág. 177), en éste subsistema deben establecerse pariciones con las empresas competidoras.

Conoto confirmar en el presente, si las predicciones del pasado son aplicables y siguen su

evolución. Este subsistema agrupa los cuatro sistemas de información siguientes:

Sistema de información e la gestión de ventas

Sistema de información de promoción y publicidad

Sistema de información del precio

Sistema de información del canal de distribución

Estos cuatro sistemas se centran en el campo del marketing. En estos se tratará de

comprobar su buen funcionamiento en el mercado y tratar de situar al producto o servicio

en él, igualando o superando la cuota de mercado propuesta. Según Para conseguir este

objetivo es necesario recabar la siguiente información:

Producto: Marca, identificación del producto, ciclo de vida, productos sustitutivos,

rentabilidad de nuevos productos, reparto del mercado entre distintas marcas.

Distribución: tipos de intermediarios comerciales, redes y canales de distribución,

selección y funciones del canal, logística comercial.

Marketing: técnicas de promoción, elección del soporte publicitario, determinación

del presupuesto, publicidad.

Precio: Modelo de fijación de precios, función de demanda, fijación de precios

según objetivos de la empresa.


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Después de haber planteado la actividad de la empresa, hay que asegurar subuen

funcionamiento, para ello es necesario elaborar su plan estratégico para ordenar su mercado

potencial en grupos homogéneos y elegir aquellos a los que quiere llegar.

En este nivel se tienen en cuenta los siguientes factores:

Hábitos de los consumidores

Posible cambios de tendencias

Repercusiones sociopolíticas y económicas que puedan influir en los clientes.

Los objetivos que se persiguen en los estudios estratégicos son los siguientes:

Comprobar y prever la evolución de sus productos y los de la competencia.

Analizar el comportamiento de los clientes potenciales

Comprobar las preferencias de los consumidores

Determinar la cuota de mercado para cada producto.

8 SSI para el área de Producción

8.1 Descripción

El área de producción tiene como objetivo empresarial fabricar productos, siguiendo un

plan de producción precisamentediseñada, persiguiendo la mayor producción y al menor

coste posible.

8.2 Nivel operativo

La información necesaria para el nivel operativo del sistema de producción proviene del

sistema de información contable de la empresa. Se pueden diferenciar en este nivel los

siguientes sistemas informativos:

Sistema de información de compras

Sistema de información de recepción

Sistema de información de control de calidad

Sistema de información de expedición

Sistema de información de la contabilidad analítica.


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8.3 Nivel táctico

Los costes de operación suelen ser el mayor componente de coste de una empresa.

Los sistemas de información táctica que son útiles para ayudar a la dirección de cara al

control de proceso productivo, y así como para la asignación de los recursos necesarios

para afrontar la producción de bienes y servicios son:

Sistema de información para el diseño y desarrollo del producto.

Sistemas de información para la programación de la producción

Sistemas de información de gestión de inventarios.

Sistemas de información para la producción justo a tiempo.

Otros sistemas especiales de información vienen de las buenas relaciones con los

proveedores, así surgen las siguientes opciones:

Sistema de Intercambio electrónico de datos. (EDI)

Sistema de Generación automática de pedidos (PJT)

Estos sistemas ayudan reduciendo la cantidad de existencias y por consiguiente los costos

para la empresa. Además, eliminando los pedidos excesivos y las partidas de baja calidad,

reduciendo la materia prima y los retrasos por fallos de la maquinaria, de los montajes y del

tiempo de transporte.


Algunas de las decisiones estratégicas en esta área pueden ser las siguientes:

Sistema de información para la planificación de la localización de la empresa.

Sistema de planificación para la planificación tecnológica

Sistema de planificación para el posicionamiento de procesos

Sistema de información para el diseño e la planta


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9 SSI para el área de Recursos Humanos

9.1 Descripción

Los sistemas informáticos ayudan a los directivos de recursos humanos a la planificación y

control de la contratación del personal, elaboración de programas de formación, evolución

de la carrera profesional del trabajador, asignacióndetareas y otras.

9.2 Nivel operativo

En este nivel estos sistemas de información proporcionan datos de apoyo para la toma de

decisiones rutinarias y repetitivas, recogen y registran datos del personal, incluyen la

información sobre la situación de la empresa, de los trabajadores y de la normativa legal.

Las aplicaciones más usuales a este nivel son las siguientes:

Sistemas informáticos de nóminas

Sistemas de puestos de trabajo

Sistemas de empleados

Sistemas de valoración de empleados

Sistemas normales legales

Sistemas de colocación y selección de candidatos

9.3 Nivel táctico

Estos sistemas ayudan a tomar las decisiones que se centran en la asignación de recursos.

Los sistemas informativos más importantes son:

Sistemas de diseño y análisis de tareas

Sistemas de contratación

Sistemas de planes de remuneración

Sistemas de seguridad de la información de empleados

Sistemas de formación y desarrollo


Los sistemas informativos de RRHH en el ámbito estratégico, aparte de contribuir a la

planificación del suministro de personal y a las negociaciones laborales ayudan a la

adopción de otras decisiones estratégicas muy importantes, como:


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Sistemas de planificación de suministro de personal

Sistemas de negociaciones laborales

10 CONCLUSIONES

Los sistemas de información (SI) cambian las metas, mejoran operaciones, ayudan a

diseñar nuevos productos, crean relaciones y vínculos con el entorno de las organizaciones

para ayudarlas a ganar una ventaja sobre la competencia. A menudo cambian a la

organización, como a los productos, servicios y procedimientos internos, llevándolas a

nuevos patrones de comportamiento. Por lo consiguiente, los (SI) permiten a una

organización mejores resultados, la empresa se puede beneficiar con una reducción del

costo en la fabricación del producto, con una mejor comunicación entre todas las áreas

funcionales y de producción de la empresa, mejorando su eficiencia y eficacia, propicia una

mejor coordinación entre los diferentes niveles jerárquicos, establece una mejor

conectividad con proveedores y clientes, está en posesión de conocimientos de las

necesidades del mercado y de los cambios que se producen en el momento en que se

producen, logra una disminución de los tiempos de entrega de los productos y una

reducción de los inventarios, etc. De este modo la empresa puede reforzar su estrategia en

cara a competir en el mercado y con sus competidores, mediante la diferenciación de

productos y servicios, aumentando en calidad y liderazgo en costes. Los sistemas de

información juegan un rol estratégico clave en el desarrollo de la empresa, toda la

organización tiene que estar consciente de su utilidad, la empresa podrá aumentar su poder

de negociación con proveedores y mejorar la relación con los clientes, evitar la entrada de

nuevos competidores, focalizar un nicho de mercado, reducir costos de producción y

distribución, especialización de productos y servicios, logrando así una ventaja competitiva

sostenible.

11 BIBLIOGRAFÍA

García Pérez, Fernando; Chamorro Atance, Félix; Molina López, José M. (2000).

Informática de Gestión y Sistemas de Información (Primera ed.). (C. Fernández Madrid,

Ed.) Madrid, España: McGRAW-HILL/INTERAMERICANA DE ESPAÑA DE ESPAÑA,

S.A. U.


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12 ANEXOS

12.1 Esquema de la investigación

12.2 Presentación

El rol estrategico de la informacion

Business

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