INTEGRACION DE UN PLAN ESTRATEGICO DE NEGOCIOS CON LOS SISTEMAS DE INFORMACION
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Alineamiento Horizontal
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Alineamiento Vertical o Despliegue
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Planificación de Sistemas de Información (PSI)
El objetivo de un Plan de Sistemas de Información es proporcionar un marco estratégico de referencia para losSistemas de Información de un determinado ámbito de la Organización. El resultado del Plan de Sistemas debe,
por tanto, orientar las actuaciones en materia de desarrollo de Sistemas de Información con el objetivo básico de
apoyar la estrategia corporativa, elaborando una arquitectura de información y un plan de proyectos informáticos
para dar apoyo a los objetivos estratégicos.
Por este motivo es necesario un proceso como el de Planificación de Sistemas de Información, en el que participen, por un
lado los responsables de los procesos de la organización con una visión estratégica y por otro, los profesionales de SI
capaces de enriquecer dicha visión con la aportación de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologías de la
información y comunicaciones.
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Como productos finales de este proceso se obtienen los siguientes, que podrán constituir la entrada para el siguiente proceso
de Estudio de Viabilidad del Sistema:
• Catálogo de requisitos de PSI que surge del estudio de la situación actual en el caso de que sea significativo dicho
estudio, del diagnóstico que se haya llevado a cabo y de las necesidades de información de los procesos de la
organización afectados por el plan de sistemas.
• Arquitectura de información que se compone a su vez de los siguientes productos:
o Modelo de información.
o Modelo de sis temas de información.
o Arquitectura tecnológica.
o Plan de proyectos.
o Plan de mantenimiento del PSI.
Un Plan de Sistemas de Información proporcionará un marco de referencia en materia de Sistemas de Información. En
ocasiones podrá servir de palanca de cambio para los procesos de la Organización, pero su objetivo estará siempre
diferenciado del de un análisis de dichos procesos por sí mismos. Dicho en otras palabras, no se debe confundir el resultado
que se persigue con un Plan de Sistemas de Información, con el de una mejora o reingeniería de procesos, ya que los
objetivos en ambos casos no son los mismos, aunque el medio para conseguirlos tenga puntos en común (estudio de los
procesos y alineamiento con los objetivos estratégicos).
Este nuevo enfoque de alineamiento de los sistemas de información con la estrategia de la organización, la implicación
directa de la alta dirección y la propuesta de solución presenta como ventajas:
• La implicación de la alta dirección facilita que se pueda desarrollar con los recursos necesarios y el calendario
establecido.
• La perspectiva horizontal de los procesos dentro de la Organización facilita que se atienda a intereses globales y no
particulares de unidades organizativas que puedan desvirtuar los objetivos del Plan. Para mantener la visión general
que apoye los objetivos estratégicos, el enfoque de un Plan de Sistemas de Información debe orientarse al estudio por
procesos.
• La prioridad del desarrollo de los sistemas de información de la organización por objetivos estratégicos.
•
La propuesta de Arquitectura de Información que se hace en e l plan es más estratégica que tecnológica. El modelo desistemas de información de la propuesta no es teórico y se contemplan los sistemas de información actuales que se
mantendrán
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LA ALINEACIÓN ESTRATÉGICA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los resultados de las empresas y de las instituciones dependen cada vez más de sus sistemas de información
(SI). Por eso, uno de los factores determinantes del éxito de las organizaciones es el correcto planteamiento ygestión de los sistemas de información y tecnológicos.
La práctica de pensar estratégicamente sobre los sistemas de información todavía no está totalmente asentada
en las organizaciones
Muchas empresas y entidades públicas esto es, todavía tratan los sistemas de información como algo que debe
ser manejado por especialistas tecnológicos.
No obstante, aunque los responsables de la dirección no sean especialistas en tecnologías de la información, esnecesario que sepan alinear las opciones de inversión en tecnologías de la información con la estrategia de laorganización. Además, como pasa en todas las áreas funcionales de una organización (financiera, recursoshumanos, marketing, producción, etc.) no debe hacerse nada de forma desarticulada, y mucho menos las
tecnologías de la información donde las opciones erróneas son más difíciles de corregir.
Es un hecho contrastado que normalmente los SI que soportan las organizaciones se basan en una serie de
acciones aisladas que sólo solucionan problemas.
Estas acciones se implementan, frecuentemente, sin un plan estructurado, lo que contribuye al aumento de lacomplejidad, de los costes y de la inflexibilidad de los SI. Del mismo modo, también contribuyen en aldesalineamiento y la divergencia del desarrollo e implementación de los sistemas de información en relación conla estrategia de negocio.
El denominador común a estas empresas es la falta de una arquitectura de SI que estructure y planifique laestrategia de SI, a través de acciones coherentes y acordes a la estrategia de la empresa. Con esto se
proporciona un crecimiento sostenido que se traducirá en ventajas competitivas e impulso al desarrollo delnegocio.
La Postura del Deslumbramiento Tecnológico
Una postura opuesta, pero igualmente peligrosa para las organizaciones, es la postura basada en eldeslumbramiento tecnológico. En este ámbito, las organizaciones tienden a comprar e implementar lassoluciones más avanzadas tecnológicamente, sin considerar cuales son las más adecuadas para susorganizaciones. En la mayoría de los casos:
• Compran funcionalidades que no necesitan;
• Adoptan funcionalidades sin tener en cuenta las perturbaciones y los costes organizativos asociados;
• Adoptan sistemas sin tener en consideración la facilidad de utilización para los empleados;
• Eligen opciones orientadas a las capacidades tecnológicas del SI, sin considerar la combinación costes-beneficios a largo plazo.
Sistemas de Información con Fundamento Estratégico
Las empresas y organizaciones de gran éxito son las que alinean sus SI con su estrategia, que efectúan unPlanteamiento Estratégico de Sistemas de Información (PESI).
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10 Errores Comunes en las Decisiones y Gestión de las Tecnologías de la Información (TI):
• Ausencia de liderazgo y dirección del proyecto por parte de la gestión de la dirección.
• Ausencia de relación entre las TI y las prioridades estratégicas de la empresa.
• Elección y distribución de las TI en los procesos existentes sin análisis previo ni mejoras.
• No se implican todos los interesados (stakeholders).
• Deslumbramiento tecnológico, comprando funcionalidades que no son necesarias, comprometiendo lafacilidad de utilización y el alineamiento organizativo.
• Bajo nivel de comprensión de las opciones de TI y de los proveedores por parte de los niveles más
antiguos (senior) de la organización.
• Conocimientos insuficientes de gestión del proyecto y del riesgo, en el equipo de TI de la organización.
• Evaluación de propuestas por el coste inicial y no por el coste total de adquisición o por el valor total delproyecto, incluyendo los beneficios del mismo.
• Insuficiencia de organización de los recursos y de las competencias.
• Ausencia de métricas de éxito.
El planteamiento estratégico de los SI orienta la inversión de TI hacia los factores más competitivos de lasempresas y más importantes de las entidades públicas.
Un PESI debe considerarse una unidad complementaria al Plan Estratégico de la organización, porque sedebería apoyar en la estrategia de negocio. Así es posible definir detalladamente lo que serán las futurasnecesidades de información de la organización y las tecnologías, datos, aplicaciones y recursos humanos quevan a ser necesarios para un SI que respalde eficiente y eficazmente el desarrollo del negocio.
En cuanto a la sostenibilidad económico-financiera, el PESI es una herramienta estratégica indispensable para laracionalización y la gestión eficiente de los recursos. El PESI maximiza la reutilización de infraestructurastecnológicas existentes y optimiza el planteamiento de las inversiones en SI.Así, la implementación del plan estratégico se realiza en función de las necesidades de la empresa, lo quegarantiza una evolución sostenida, con menores riesgos y con previsibilidad respecto a los planes de
contingencia e inversión asociados.
En general las tecnologías de la información deben:
• Reflejar oportunidades de mercado o servicio público;
• Servir a objetivos de negocio o de servicio;
• Satisfacer a los clientes;
• Reforzar los procesos del negocio;
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• Estar a disposición de las personas de la organización;
• Generar retorno sobre la inversión.
Considerando la importancia de las TI, se puede decir que “No existen proyectos de tecnologías de lainformación, pero sí proyectos de cambio estratégico y organizativo que contemplan tecnologías de lainformación”.
Las inversiones en tecnologías de la información deben apoyarse en cinco visiones complementarias:
• Visión del negocio - (Por qué) la razón del proyecto;
• Visión funcional - (El Qué) o lo que el proyecto va hacer/concretar;
• Visión tecnológica - (Cómo) qué solución vamos adoptar;
• Visión de los recursos - (Con qué) con qué coste y el retorno sobre los recursos;
• Visión de implementación - (Exactamente cómo) “la forma”.
Factores Críticos de Éxito de un PESI
• Patrocinio y compromiso por parte de la dirección con el desarrollo y las líneas de orientaciónestablecidas por el Plan Estratégico de Sistemas de Información (PESI);
• Alineación con la estrategia corporativa tanto respecto al desarrollo del negocio como respecto a su plande inversiones;
• Correcta descripción y análisis de la situación actual de la organización respecto a los Sistemas yTecnologías de Información;
• Identificación de los requisitos funcionales prioritarios para la organización y evaluación pragmática delos fallos entre la situación actual y las necesidades futuras;
• Establecimiento y cálculo del conjunto de inversiones necesarias, desde el punto de vista de proyectos,con el objetivo de potenciar implementaciones focalizadas e incrementales;
• Capacidad efectiva de implementación de los proyectos definidos por el PESI;
• Monitorización de la implementación de los impactos del PESI.
El PESI como Herramienta Potenciadora de un Departamento de Sistemas de la Información
• Desarrollar una postura más proactiva respecto al progreso de los sistemas de información corporativos;
• Establecer, previamente, la programación y el planteamiento de los proyectos de los sistemas y lastecnologías de la información;
• Incrementar la capacidad de gestión de los proyectos, previendo eventuales medidas correctivas en losproyectos y oportunidades de mejora;
• Adaptar la estructura de la dirección de los sistemas de información de su actividad de inversiones yrespectivas implementaciones;
• Identificar las necesidades de los recursos con antelación para que se puedan incorporar en elpresupuesto anual.
