PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION PARA ...
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PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION PARA TECNOSUMIS S.A.S JOHANNA ATEHORTUA MEJIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES PROYECTO DE GRADO PEREIRA 2016
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PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION PARA TECNOSUMIS S.A.S
JOHANNA ATEHORTUA MEJIA
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS
PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES PROYECTO DE GRADO
PEREIRA 2016
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Proyecto de Grado
Plan Estratégico de Sistemas de Información para Tecnosumis S.A.S
Johanna Atehortúa Mejía
Director del proyecto
Msc. Juan Sebastián Santacruz
Director del programa
Alonso Toro Lazo
Ingeniero de Sistemas y Telecomunicaciones
Aspirante a Magister en Maestría Gestión y Desarrollo de Proyectos de Software
Universidad Católica de Pereira
Facultad de Ciencias Básicas
Programa de Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones
Proyecto de grado
Pereira
2016
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CONTENIDO
INTRODUCCION ..............................................................................................................................9
OBJETIVOS .................................................................................................................................... 10
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 10
OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................................................ 10
1. ALCANCE DEL PROYECTO ............................................................................................... 11
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................. 13
3. JUSTIFICACION .................................................................................................................... 15
4. VIABILIDAD DE LA INVESTIGACION ................................................................................ 16
5. CONSECUENCIAS O IMPACTO ........................................................................................ 17
6. PRESUPUESTO .................................................................................................................... 18
7. CRONOGRAMA ..................................................................................................................... 19
8. MARCO TEORICO ................................................................................................................ 23
8.1. ANTECEDENTES .............................................................................................................. 23
8.2. MARCO CONTEXTUAL .................................................................................................... 27
8.3. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................... 28
9. MARCO METODOLÓGICO.................................................................................................. 33
9.1 METODOLOGÍA SISP (Strategic Information Systems Planing) ..................................... 33
9.2 METODOLOGÍA BSP/SA (BUSINESS SYSTEM PLANING /STRATEGIC
ARRAIGMENT) PLANEACIÓN DE LOS SISTEMAS DE LA EMPRESA CON UN
ENFOQUE ESTRATÉGICO. ........................................................................................................ 36
9.3 METRICA 3............................................................................................................................... 40
9.4 ELECCION DE LA METODOLOGIA .................................................................................... 43
10. DESARROLLO DE METRICA V3 .................................................................................... 45
10.1 ACTIVIDAD PSI 1: INICIO DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............... 46
10.2 ACTIVIDAD PSI 2: DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PSI .................................... 48
10.3 ACTIVIDAD PSI 3: ESTUDIO DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE ........................... 54
10.4 ACTIVIDAD PSI 4: IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS ............................................... 57
10.5 ACTIVIDAD PSI 5: ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES
.......................................................................................................................................................... 66
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10.6 ACTIVIDAD PSI 6: DISEÑO DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ..... 68
10.7 ACTIVIDAD PSI 7: DEFINICION DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA ............. 72
10.8 ACTIVIDAD PSI 8 DEFINICION DEL PLAN DE ACCION .............................................. 74
10.9 REVISION Y APROBACION DEL PSI .............................................................................. 77
11. INDICADORES DE SEGUIMIENTO ............................................................................... 78
11.1 INDICADORES RELACIONADOS CON EL PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS
DE INFORMACION ....................................................................................................................... 78
11.2 INDICADORES RELACIONADOS CON LAS ACTIVIDADES DEL PLAN
ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION .............................................................. 78
12 RECOMENDACIONES ............................................................................................................ 82
13. CONCLUSIONES .................................................................................................................... 83
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................... 84
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LISTADO DE TABLAS
Tabla 1. Tabla de presupuesto de actividades ................................................................................. 18
Tabla 2. Cronograma de actividades del proyecto .......................................................................... 19
Tabla 3. Evaluación brindada por los líderes de Área ....................................................................... 44
Tabla 4. Documentos de entrada y salida por actividad de los procesos que constituyen la Gestión
comercial ........................................................................................................................................... 60
Tabla 5. Documentos de entrada y salida por actividad de los procesos que constituyen la Gestión
de operaciones. ................................................................................................................................. 61
Tabla 6. Documentos de entrada y salida por actividad del proceso de caja, organizados en
secuencia. .......................................................................................................................................... 62
Tabla 7. Documentos de entrada y salida por actividad del proceso de tesorería, organizados en
secuencia. .......................................................................................................................................... 63
Tabla 8. Documentos de entrada y salida por actividad del proceso de facturación, organizados en
secuencia. .......................................................................................................................................... 63
Tabla 9. Documentos de entrada y salida por actividad del proceso de Contabilidad organizados en
secuencia. .......................................................................................................................................... 64
Tabla 10. Documentos de entrada y salida por actividad de los procesos que constituyen la Gestión
de suministros y compras organizados en secuencia. ...................................................................... 65
Tabla 11. Documentos de entrada y salida por actividad de los procesos que constituyen la Gestión
humana organizados en secuencia. .................................................................................................. 66
Tabla 12. Impacto de las aplicaciones ............................................................................................. 67
Tabla 13. Valoración de Impactos .................................................................................................... 68
Tabla 14. Cronograma de Implementación de PSI ............................................................................ 75
Tabla 15. Costos establecidos para las actividades PSI .................................................................... 76
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LISTADO DE ANEXOS
ANEXO 1 CARTA AUTORIZACION TECNOSUMIS ................................................................ 86
ANEXO 2 ACTA REUNION ELECCION DE METODOLOGIA ............................................... 87
ANEXO 3 ACTA SOCIALIZACION PSI ACTIVIDADES 1,2,3,4,5 .......................................... 89
ANEXO 4 ACTA SOCIALIZACION PSI ACTIVIDADES 1,2,3,4,5 .......................................... 91
ANEXO 5 RELACION PRELIMINAR PSI ................................................................................... 94
ANEXO 6 SOCIALIZACION PSI .................................................................................................. 96
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RESUMEN
PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION PARA TECNOSUMIS S.A.S
Tecnosumis S.A.S se encuentra en una etapa de transición y ajuste en donde es necesario definir las funciones y procesos de acuerdo a las nuevas competencias que establecen el nuevo sistema y mercado actual. La falta de previsión en el manejo del sistema de información ocasiona problemas como pérdidas de tiempo y mala utilización de los recursos. La planeación estratégica del sistema de información que se realizará con este proyecto proporciona los pasos para definir, crear e implementar un nuevo sistema de información en la compañía. Se decidió plantear tres metodologías aceptadas y que sirven como guía para la elaboración de los PESI, realizando un breve recorrido de ambas para al final tomar una decisión basada en las características principales de la metodología que beneficie el desarrollo del objetivo del proyecto, estas metodologías son: SISP (Strategic Information Systems Planing), BSP (Bussines System Planing /strategic Arraiment) planeación de los sistemas de la empresa con un enfoque estratégico y Métrica V3. Concluyendo así que el sistema de información propuesto permitirá a Tecnosumis S.A.S adaptarse a las nuevas tecnologías de acuerdo con sus necesidades actuales y futuras. El diseño del nuevo sistema de información obedece al compromiso de la dirección de la compañía para vender la idea y lograr el apoyo económico necesario. Palabras claves: Planeación de Sistemas Informáticos, metodologías para planeación estratégica de sistemas de información, Metodología BSP, Metodología SISP, Métrica V3.
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ABSTRACT
STRATEGIC INFORMATION SYSTEMS PLANING FOR TECNOSUMIS S.A.S Tecnosumis S.A.S is in a stage of transition and adjustment where necessary to define the functions and processes according to the new powers established by the new system and current market.
The lack of foresight in the management information system causes problems such as loss of time and misuse of resources. Strategic planning of information system will be made with this project it provides steps to define, create and implement a new information system in the company.
It was decided to raise three accepted methodologies and serve as a guide for the development of the ISSP, making a brief tour of the two to finally make a decision based on the main features of the methodology that will benefit the development of the project objective, these methodologies are : SISP (strategic Information systems Planing), BSP (business system Planing / strategic Arraiment) planning systems company with a strategic focus and V3 Metrics.
thus concluding that the proposed information system will allow Tecnosumis S.A.S adapt to new technologies according to their current and future needs.
The design of the new information system due to the commitment of the leadership of the company to sell the idea and achieve economic support.
Keywords: Planning Systems, methodologies for strategic planning of information systems, BSP Methodology, Methodology SISP, Metric V3.
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INTRODUCCION
Las dinámicas cambiantes que surgen dentro de los diferentes mercados existentes han influido dentro de las organizaciones a tener la necesidad de generar cambios y factores de innovación que les permita adaptarse a las nuevas “reglas del negocio”, reconsiderando sus sistemas de información, estructuras y funciones, para adecuarse a las nuevas competencias y responsabilidades que les exigen estos mercados y que las haga sostenibles en el corto, mediano y largo plazo no solo a las nuevas condiciones sino a la competencia actual y futura. Dentro de estos cambios y factores de innovación, los sistemas de información y la infraestructura tecnológica se convierten en los primeros actores a tener en cuenta, ya que estos apoyan la misión, visión, estrategias y las necesidades operativas y gerenciales de las organizaciones, y todas ellas, deben estar sustentadas de una forma ordenada y coherente, conocidos como los planes estratégicos de sistemas de información (PESI) en donde se trazan las pautas necesarias para definir, desarrollar y usar las tecnologías de información que correspondan. El plan estratégico de sistemas incluye la medición del entorno, valores, misión y visión, objetivos que pueden afectar directamente al proyecto, un diagnóstico de la situación actual y la situación ideal de la organización, la descripción de las necesidades de información y el diseño conceptual del sistema de información que soporta los diferentes procesos, los tipos de datos y la relación que existe entre ellos; también está conformado por recurso humano, equipos, infraestructura tecnológica, políticas y toma de decisiones. En el presente proyecto, se tomará como caso de estudio la empresa Tecnosumis S.A.S. que es una empresa que se dedica al ofrecimiento de servicios como mantenimiento preventivo de computadoras e impresoras, instalación de cámaras, recargas de tóner, cuyo crecimiento y proyección hacen necesaria la implementación de un plan estratégico de sistemas, que le permita convertirse en una organización sostenible en el tiempo. También dentro de este documento, se determinarán las aplicaciones resultantes y el portafolio de proyectos para la implantación del plan estratégico de sistemas de información de la organización. Durante el desarrollo del proyecto, se realizará el análisis de diferentes metodologías para el desarrollo del Plan Estratégico de Sistemas, y en conjunto con los líderes de la organización, se tomará el modelo más adecuado y se generará el documento maestro que sea la carta guía de la organización - en lo relacionado con la plataforma tecnológica – que apoye los procesos misiones y que permita el cumplimiento de la visión.
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Construir el plan estratégico de sistemas de información para la compañía de tecnología y suministros TECNOSUMIS S.A.S.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar el estado actual de la plataforma tecnológica de la compañía Tecnosumis S.A.S.
Determinar basados en la misión – visión de la compañía la estrategia y necesidades futuras en tecnología que apoyen la gestión, administración y organización de recursos, procesos e infraestructura de Tecnosumis S.A.S.
Plantear un sistema de evaluación basado en indicadores, que permita a la empresa evaluar el impacto del Plan Estratégico de Sistemas a partir de su implementación.
Construir el Plan Estratégico de Sistemas de la empresa Tecnosumis S.A.S acorde a la misión – visión de la organización.
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1. ALCANCE DEL PROYECTO
El Plan Estratégico de Sistemas que se plantea en este documento pretende diagnosticar la situación actual de Tecnosumis S.A.S, identificando fortalezas y debilidades relacionadas con la plataforma tecnológica de las diferentes áreas como manejo de información, plataformas software y hardware que apoyan los procesos misionales y de apoyo.
Con base en los resultados obtenidos se establecerán los procesos críticos para la organización y a partir de ellos se elegirán los planes y programas para el desarrollo del sistema de información acorde a las necesidades identificadas durante el diagnóstico.
El Plan Estratégico de Sistemas de información estará constituido por diferentes tareas así como se sigue:
Determinar cuál de los modelos y de las metodologías existentes en la de Planeación Estratégica de Sistemas es el más adecuado para la empresa Tecnosumis S.A.S.
Partiendo del modelo o de la metodología encontrada, diseñar un marco referencial eficaz para la gestión de servicios que garantice la calidad, el respaldo y la continuidad de los procesos y servicios dentro de la organización.
Determinar los parámetros de medida para la correcta evaluación del estado tecnológico a nivel general.
Evaluar el estado de la plataforma tecnológica actual de Tecnosumis S.A.S.
De acuerdo a la evaluación realizada y de acuerdo a la misión - visión de la empresa identificar las necesidades a corto, mediano y largo plazo para así definir las estrategias y políticas a nivel tecnológico, garantizando el logro de los objetivos.
Generar un sistema de indicadores que permita a Tecnosumis S.A.S hacer seguimiento del cumplimiento de la implementación del Plan Estratégico de Sistemas y que permita a la organización hacer ajustes.
Adicionalmente dentro del alcance de este proyecto se tienen las siguientes delimitaciones:
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No se realizará ninguna implementación de alguna de las aplicaciones, plataformas tecnológicas software – hardware encontradas dentro de la evaluación.
La evaluación de la implementación del Plan Estratégico de Sistemas no hace parte del presente proyecto.
La metodología a elegir se hará en consenso con los líderes de la empresa Tecnosumis S.A.S.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La elaboración del plan estratégico de sistemas de información para TECNOSUMIS S.A.S como trabajo de grado, nació de la necesidad de esta compañía de una planeación estratégica e indicadores de gestión ya que a la fecha no se contaba con ellos. La metodología para cumplir con el objetivo general, parte de revisar toda la información con la que cuenta actualmente la compañía y diseñar el plan estratégico con sus indicadores de gestión como método de evaluación en los sistemas de información; logrando alcanzar el estado deseado en un periodo de tiempo específico.
La compañía se constituyó legalmente hace aproximadamente 2 años, es una empresa dedicada a brindar asesoría mediante soluciones tecnológicas. Tienen como valor agregado, ofertado en entregas oportunas, garantía en servicios y venta de todo tipo de componentes. Actualmente manejan tres áreas de negocio; la primera tiene que ver con temas relacionados a seguridad, incluyendo instalación y mantenimiento de CCTV (Circuito Cerrado de Televisión) y un gran portafolio de sistemas de alarmas, la segunda se relaciona con suministros de equipos de cómputo y periféricos o equipos de oficina, y la tercera se encuentra enfocada en el tema de redes y cableado estructurado; además de otras soluciones tecnológicas especificas según sea la necesidad del cliente.
TECNOSUMIS S.A.S no ha contado hasta el momento con una verdadera estrategia en sistemas de información y por eso se considera necesaria la elaboración del mismo, ya que debido a esto existe poca eficacia y eficiencia en la agilidad de los procesos y una desorganización extrema al punto de no tener control de los clientes actuales, potenciales y perdidos como consecuencia a la falta de previsión en la evolución de estos procesos, por carecer de un seguimiento riguroso, por no contar con una estrategia planificada de forma conjunta y sobre todo por no contar con un apoyo y liderazgo brindado por la gerencia en cuanto a toma de decisiones; de hecho, ni siquiera se encuentran centralizadas las competencias tecnológicamente hablando. Cada área funciona independientemente, por esta razón se debe acometer y controlar la organización de estas competencias.
Por lo anterior, se diseñan los objetivos y parámetros en materia de sistemas de información e infraestructura en general, llegando a la culminación de todos los objetivos satisfaciendo las necesidades en las áreas afectadas.
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El diseño del plan estratégico de sistemas de información es una fuerte herramienta de diagnóstico, análisis y toma de decisiones por consenso, con respecto a las acciones que se deben tomar y al direccionamiento futuro de la compañía, para adaptarse a las modificaciones y demandas tecnológicas que existen en el entorno actual y lograr la máxima calidad de sus servicios. Este plan constituye el conjunto de decisiones y criterios por los cuales una compañía se orienta hacia la preparación de unos objetivos tecnológicos específicos.
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3. JUSTIFICACION
Actualmente las organizaciones son conscientes sobre los cambios que se generan constantemente en el mercado, independientemente del tipo de organización a la que pertenezca. Una de las claves para lograr el crecimiento organizacional, es lograr una buena planificación estratégica, ya que esto les permite anticiparse a las situaciones que podrían llegar a afectar positiva o negativamente; integrando elementos estratégicos, de gestión, control y evaluación, dando solución o implementando opciones que constituyan una mejora continua para el mañana. Por lo tanto, la propuesta del plan estratégico de sistemas de información para TECNOSUMIS S.A.S, aplica para todos los procesos empresariales que tienen como objetivo principal establecer los estatutos para el diseño e implementación de los sistemas de información de dicha empresa y asegurar la adecuada gestión de recursos, infraestructura y procesos, adicionalmente es importante mencionar que los sistemas de información cumplen un papel fundamental ya que al integrar el recurso humano, maquinaria y procedimientos, facilitan el trabajo cotidiano, gestionando eficientemente los procesos empresariales propendiendo por volverlos mucho más eficaces, para alcanzar los resultados esperados por la organización.
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4. VIABILIDAD DE LA INVESTIGACION
Para el desarrollo de este trabajo se parte de una necesidad real que tiene la organización TECNOSUMIS S.A.S de plantear un plan estratégico de sistemas de información. El proyecto cuenta con la aprobación y apoyo de los líderes de la organización, lo cual no solo permite evaluarlo y desarrollarlo en un ambiente real sino contar con todos los recursos necesarios para alcanzar los objetivos planteados en este proyecto. (Anexo 1-Carta de consentimiento de la organización)
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5. CONSECUENCIAS O IMPACTO
El objetivo del diseño de la planificación estratégica de sistemas en la compañía Tecnosumis S.A.S, busca encontrar la innovación de la plataforma tecnológica a corto, mediano y largo plazo, permitiendo generar una estructura que permita vincular todas las actividades de administración en este sistema y en este orden de ideas fortalecerla integralmente para conseguir alcanzar la misión- visión utilizando con mayor eficacia los recursos disponibles mediante el perfeccionamiento de estrategias de gestión y producción de servicios, teniendo en cuenta dentro del plan, la ejecución de las estrategias de manera escalonada para permitir la adaptación de los miembros de la organización a las nuevas políticas y directrices trazadas.
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6. PRESUPUESTO
OBJETIVO ACTIVIDAD TÉCNICA INSTRUMENTOS COSTOS TOTALES
Recopilar y analizar antecedentes
Estudios de los sistemas de información, entorno tecnológico
Entrevista dirigida
Aplicación del instrumento de entrevista
$120.000
Obtener valoración de la situación actual
Definir criterios de mantenibilidad, documentación, flexibilidad, usabilidad.
Comités de evaluación y análisis
Actas de reunión y recopilación de inquietudes y sugerencias
$120.000
Elaborar el Plan Estratégico de Sistemas
Reuniones con líderes para definir el plan estratégico
Comités de evaluación y análisis
Actas de reunión y recopilación de inquietudes y sugerencias
$120.000
Tabla 1. Tabla de presupuesto de actividades
Cada actividad duró en promedio 3 meses y el gasto promedio por mes fue de $40.000 aproximadamente entre transportes y papelería con una relación de 4 reuniones promedio por mes
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7. CRONOGRAMA
DURACION DE LA EJECUCION DEL PROYECTO EN SEMANAS
Nº ACTIVIDAD Feb Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Nov
1 Actividad PSI 1
2 Actividad PSI 2
3 Actividad PSI 3
4 Actividad PSI 4
5 Actividad PSI 5
6 Actividad PSI 6
7 Actividad PSI 7
8 Actividad PSI 8
9 Actividad PSI 9
Tabla 2. Cronograma de actividades del proyecto
Para mayor claridad, a continuación se describe brevemente cada una de las tareas relacionadas con cada una de las actividades:
Actividad PSI 1: El objetivo de esta actividad es determinar la necesidad del Plan de Sistemas de Información y llevar a cabo el arranque formal del mismo, con el apoyo del nivel más alto de la organización. Como resultado, se obtiene una descripción general del Plan de Sistemas de Información que proporciona una definición inicial del mismo, identificando los objetivos estratégicos a los que apoya, así como el ámbito general de la organización al que afecta,
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lo que permite implicar a las direcciones de las áreas afectadas por el Plan de Sistemas de Información. Además, se identifican los factores críticos de éxito y los participantes en el Plan de Sistemas de Información, nombrando a los máximos responsables
Actividad PSI 2: En esta actividad se detalla el alcance del plan, se organiza el equipo de personas que lo va a llevar a cabo y se elabora un calendario de ejecución. Todos los resultados o productos de esta actividad constituirán el marco de actuación del proyecto más detallado que en PSI 1 en cuanto a objetivos, procesos afectados, participantes, resultados y fechas de entrega.
Actividad PSI 3: El objetivo de esta actividad es recopilar y analizar todos los antecedentes generales que puedan afectar a los procesos y a las unidades organizativas implicadas en el Plan de Sistemas de Información, así como a los resultados del mismo. Pueden ser de especial interés los estudios realizados con anterioridad al Plan de Sistemas de Información, relativos a los sistemas de información de su ámbito, o bien a su entorno tecnológico, cuyas conclusiones deben ser conocidas por el equipo de trabajo del Plan de Sistemas de Información. La información obtenida en esta actividad se tendrá en cuenta en la elaboración de los requisitos.
Actividad PSI 4: El objetivo final de esta actividad va a ser la especificación de los requisitos de información de la organización, así como obtener un modelo de información que los complemente. Para conseguir este objetivo, se estudia el proceso o procesos de la organización incluidos en el ámbito del Plan de Sistemas de Información. Para ello es necesario llevar a cabo sesiones de trabajo con los usuarios, analizando cada proceso tal y como debería ser, y no según su situación actual, ya que ésta puede estar condicionada por los sistemas de información existentes. Del mismo modo, se identifican los requisitos de información, y se elabora un modelo de información que represente las distintas entidades implicadas en el proceso, así como las relaciones entre ellas. Por último, se clasifican los requisitos identificados según su prioridad, con el objetivo de incorporarlos al catálogo de requisitos del Plan de Sistemas de Información.
Actividad PSI 5: El objetivo de esta actividad es obtener una valoración de la situación actual al margen de los requisitos del catálogo, apoyándose en criterios relativos a facilidad de mantenimiento, documentación, flexibilidad, facilidad de uso, etc. En esta actividad se debe tener en cuenta la opinión de los usuarios, ya que aportarán elementos de valoración, como por ejemplo, su nivel de satisfacción con cada sistema de información. Se seleccionan los sistemas de información actuales que son objeto del análisis y se lleva a cabo el estudio de los mismos con la
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profundidad y el detalle que se determine conveniente en función de los objetivos definidos para el Plan de Sistemas de Información. Este estudio permite, para cada sistema, determinar sus carencias y valorarlos. Esta valoración se utilizará en la actividad Diseño del Modelo de Sistemas de Información (PSI 6), donde se analizará la cobertura de los sistemas de información actuales con respecto a los requisitos.
Actividad PSI 6: El objetivo de esta actividad es identificar y definir los sistemas de información que van a dar soporte a los procesos de la organización afectados por el Plan de Sistemas de Información. Para ello, en primer lugar, se analiza la cobertura que los sistemas de información actuales dan a los requisitos recogidos en el catálogo elaborado en las actividades Estudio de la Información Relevante (PSI 3) e Identificación de Requisitos (PSI 4). Esto permitirá efectuar un diagnóstico de la situación actual, a partir del cual se seleccionan los sistemas de información actuales considerados válidos, identificando las mejoras a realizar en los mismos. Por último, se definen los nuevos sistemas de información necesarios para cubrir los requisitos y funciones de los procesos no soportados por los sistemas actuales seleccionados. Teniendo en cuenta los resultados anteriores, se elabora el modelo de sistemas de información válido para dar soporte a los procesos de la organización incluidos en el ámbito del Plan de Sistemas de Información.
Actividad PSI 7: Esta tarea tiene el objetivo de analizar las necesidades de infraestructura tecnológica y proponer las alternativas viables desde el punto de vista tecnológico, para dar respuesta a dichas necesidades. Para ello, se comienza analizando el modelo de sistemas de información y el catálogo de requisitos, en especial los de carácter técnico. Se identifican las necesidades (entornos necesarios, conectividad y comunicaciones entre ellos, disponibilidad, servicios críticos, etc.). A continuación se determinan las posibles alternativas de infraestructura tecnológica, definiendo los componentes, a alto nivel, y representando gráficamente cada una de ellas. Es necesario establecer la forma de gestionar la infraestructura tecnológica para responder a las necesidades identificadas. La visión aportada por los consultores de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) debe ser de futuro, considerando la posible evolución de las distintas tecnologías candidatas, así como de las actualmente incorporadas en la organización.
Actividad PSI 8: En el Plan de Acción, que se elabora en esta actividad, se definen los proyectos y acciones a llevar a cabo para la implantación de los modelos de información y de sistemas de información, determinados en las actividades Identificación de Requisitos (PSI 4) y Diseño del Modelo de Sistemas de Información (PSI 6), con la arquitectura tecnológica propuesta en la actividad Definición de la Arquitectura Tecnológica (PSI 7). El conjunto de estos tres modelos constituye la arquitectura de información. Dentro del Plan de Acción se incluye un calendario de
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proyectos, con posibles alternativas, y una estimación de recursos, cuyo detalle será mayor para los más inmediatos. Para la elaboración del calendario se tienen que analizar las distintas variables que afecten a la prioridad de cada proyecto y sistema de información. El orden definitivo de los proyectos y acciones debe pactarse con los usuarios, para llegar a una solución de compromiso que resulte la mejor posible para la organización. Por último, se propone un plan de mantenimiento para el control y seguimiento de la ejecución de los proyectos, así como para la actualización de los productos finales del Plan de Sistemas de Información.
Actividad PSI 9: Esta actividad tiene como objetivo contrastar con los responsables de la dirección del Plan de Sistemas de Información la arquitectura de información y el plan de acción elaborados anteriormente, para mejorar la propuesta si se considera necesario y por último, obtener su aprobación final.1
1 https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Documentacion/pae_Metodolog/pae_Metrica_v3.html#.WC0AlebhBKM consultado el día 15 de febrero de 2016
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8. MARCO TEORICO
8.1. ANTECEDENTES
La planeación estratégica inicia en el siglo IV A.C por el estratega moderno, Sun Tzu. Durante 25 siglos ha influido en el pensamiento militar. Antes de que se conociera el término “planeación estratégica, SunTzu habló de la estrategia ofensiva. En el Capítulo VIII (Las Nueve Variables), versículo 9, de su libro "El Arte de la Guerra", dice: "El general (estrategos) debe estar seguro de poder explotar la situación en su provecho, según lo exijan las circunstancias”2 (SunTzu, 2007). Es así como el autor Fuentes (2007) indica que durante la primera y segunda guerra mundial se dieron los primeros indicios de la planeación estratégica, debido a que se ejecutaban estrategias para combatir al enemigo o contrarrestar los ataques de éste. Sin embargo, la mayoría de estas estrategias se realizaban de acuerdo a la situación y condiciones que se vivían en ese momento, y éstas no eran precisamente el resultado de un plan previamente detallado y definido. Sin perder de vista lo anterior, es válido mencionar también que el autor (Chávez, 2003) en su libro “El pensamiento del estratega”3 indica como la planeación estratégica surge a partir del año 1900 siendo un concepto enfocado a las grandes organizaciones; por esta razón se definieron dos conceptos: controlar o destruir a la competencia, de ésta manera surgieron las fusiones y las adquisiciones; conceptos que se emplean en la actualidad para referirse a los fenómenos que acontecen en los mercados.
Continuando con el recorrido histórico, para la década de los 50’s, la planeación estratégica formal se destacó cuando algunas firmas de negocios y otro tipo de organizaciones de producción de servicios y bienes, comenzaron a preocuparse por su desorganización con respecto al medio ambiente (Hayes, 1990). Estos tipos de planes empezaron a utilizarse en la década de 1960 en donde el mundo corporativo estuvo a la vanguardia con la planeación estratégica, lo anterior según (David, 2008); dando lugar al desarrollo del concepto de administración estratégica, marcando un enfoque con respecto al establecimiento de metas y planeación, es decir, la alta dirección y los especialistas en planeación estratégica desarrollaban metas y planes para toda la organización.
Es por ello que, frecuentemente los gerentes o cabezas de las organizaciones recibían metas y planes del mismo personal, definiendo sus actividades de planeación, pero estos se limitaban a procedimientos o actividades específicas ya presupuestadas para sus áreas. Todo tipo de organizaciones habían innovado
2 http://3w3search.com/Edu/Merc/Es/GMerc055.htm consultado el día 17 de febrero de 2016 3 www.rrhh-web.com/downloads/La%20Mente%20del%20Estratega.pdf
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diversas técnicas analíticas y enfoques de planeación, muchas de las cuales se convirtieron en modas corporativas, dándole un uso incorrecto en algunas ocasiones, generando toma de decisiones estratégicas que se basaban en conclusiones y evaluaciones superficiales.
Sin embargo en los 80’s dejo de usarse debido a los pocos resultados que salieron de dichos proyectos; en los 90’s nuevamente reaparece el concepto y actualmente se practica en todo el mundo empresarial. En el 2012 se pretendía que los empresarios centralizaran sus esfuerzos y recursos de cada compañía en la búsqueda y logros de mejores oportunidades de negocio en donde pudieran dedicar su tiempo en temas importantes que concluyeran en buenos resultados y mejor desempeño, en donde las empresas se pudieran ajustar a esquemas actuales del mercado mundial.
En 1992, se habló de CUADRO DE MANDO INTEGRAL(CMI), donde Robert Kaplan y David Norton plantean que el CMI es un sistema de administración que propone unir el control operativo a corto plazo con la visión y la estrategia a largo plazo de la empresa, dando como resultado la fácil visualización de los procesos de una organización, donde muestra continuamente cuando una compañía y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan estratégico desde las cuatro perspectivas que esta herramienta plantea:
Perspectiva Financiera
Perspectiva del Cliente
Perspectiva del Proceso Interno
Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento4
Para que una empresa pueda crecer y permanecer en el tiempo en una buena posición en el mercado, debe tener claramente definidas como primera instancia su misión y visión que constituyan hacia donde quieren ir y como se visualiza a corto y largo plazo; es decir su direccionamiento estratégico. Después de esto es importante realizar un análisis crítico del sector y de la propia empresa, evaluando de manera externa, para así desarrollar una lista de los posibles factores que pueden influir en la compañía, identificando las oportunidades que puedan beneficiar o amenazas que se puedan evitar. Tanto las fortalezas como las debilidades, oportunidades y amenazas acompañadas de una definición de misión concreta conforman los cimientos para el diseño e implementación de los objetivos y las técnicas para lograrlos.
En la actualidad, los tratados de libre comercio, han llevado a empresas de diferentes tipos de actividad económica, a una transformación en su visión, misión y políticas, haciéndose necesario el desarrollo de planes estratégicos,
4 http://www.elblogsalmon.com/conceptos-de-economia/el-cuadro-de-mando-integral-de-kaplan-y-norton consultado el día 26 de febrero de 2016
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implementación, verificación y control del mismo, con el propósito de lograr ser aún más competitivos, sostenidos y sostenibles en el tiempo. Con la planeación estratégica, según (Fedegán, 2012) se busca que algunos empresarios reúnan los recursos y esfuerzos de una empresa, buscando así aprovechar las oportunidades que podrían llegar a ser exitosas dentro de la organización y que dediquen su tiempo a temas de mayor importancia que puedan afectar sobre el análisis de resultados y sobre todo en el desempeño de la compañía.
Si una empresa es eficiente en sus procesos, sus resultados serán eficientes. Así como indica la Norma de Calidad ISO 9001 “Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso”.
Actualmente los gerentes persuaden al personal de toda la organización para que participen en el proceso de la formación de estrategias. Debido a la tendencia del mundo variable a nivel empresarial, ha nacido un término para la planeación: “administración estratégica”; ésta involucra a las cabezas de las empresas para la formulación e implementación de metas, es decir, reúne las estrategias y la administración en un solo proceso. (Henderson, 1993) confirma que éste sería el método en que las empresas transformen su dinámica de trabajo para que les permita aumentar sus oportunidades.
Al hablar de plan estratégico de sistemas de información (PESI), podemos confirmar que tiene como fin garantizar y asegurar el logro de los objetivos estratégicos y todo lo que se requiere para soportarlos, abarcando toda una metodología de planificación de sistemas con una serie amplia de conceptos en cuanto a planificación. Teniendo claro que una estrategia es un conjunto de decisiones que se toman con miras a lograr algo (un objetivo). En el caso de una organización, una estrategia a largo plazo es lo que permite lograr la visión de la organización en un futuro.
La tecnología cambia constantemente y de una manera abrumadora, es por esta razón que se debe estar en constante desarrollo y actualización apoyándose en un fuerte, adecuado y estructurado plan estratégico de sistemas de información. Los cambios más impactantes en el tema tecnológico tienen que ver con todo lo relacionado a los sistemas de información involucrando la actualización tecnológica y de comunicaciones. En la actualidad estos dos aspectos no alcanzan para comprender los requerimientos más importantes que nos permitan brindar un apoyo logístico y técnico que puedan ayudarnos a tomar decisiones en cuanto al logro de los objetivos propuestos inicialmente.
Teniendo en cuenta la implantación de nuevas tecnologías, costos de operación y representación de nuevas exigencias para el personal en cuanto a su método de
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trabajo y capacitación; finalmente la organización debe responder a toda esta renovación tecnológica de la cual dependerá su posicionamiento competitivo.
El Plan Estratégico 2010-2014 elaborado por la Dirección de Planeación de la Universidad Pontificia Bolivariana argumenta que el enfoque basado en procesos tiene como ventaja el control continúo sobre todo el sistema, así como sobre su combinación e interacción. La administración de los procesos fomenta el trabajo en equipo, en donde se centralizan sus esfuerzos hacia metas organizacionales comunes. Por el contrario, cuando el trabajo se realiza individualmente ya sea por áreas o funciones, en vez de unir, desunen; el modelo organizacional casi siempre lo confirma, es en este momento cuando los esfuerzos se orientan a mejorar los resultados por áreas y se generan conflictos entre las partes.
De igual manera el Programa de Planificación Estratégica del Conocimiento (PPEC) en las regiones por el Departamento de Risaralda, conduce a la elaboración y actualización de estrategias para la ampliar los conocimientos en cuanto a ciencia y tecnología y que éste contribuya al logro de la visión y metas que las regiones se trazan.
El CONPES (Consejo Nacional de Política Económica y Social) también ha creado una serie de estrategias con el fin de impulsar la innovación en los sistemas productivos, esto genera un gran apoyo a empresarios y emprendedores; desarrollando herramientas con base en consultorías en términos de tecnología y fortalecimiento de capacidades en ciencia, tecnología e innovación a través del diseño y planes estratégicos y de investigación.
Métrica V3 es una metodología o marco de referencia que surgió en el Gobierno de España para la planificación, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información; en donde la mayoría de casos de éxito de su aplicación están en esta región, dentro de las cuáles se tiene:
Ministerio de Hacienda y Relaciones Públicas de España5
Philips Ibérica6
Gobierno de Extremadura7
Al integrar todos los conceptos e historia nombrados anteriormente, se concluye que la estrategia es la responsable de orientar el futuro de una organización.
5https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Documentacion/pae_Metodolog/pae_Metrica_v3.html#.WCyPZObhBKM 6 Idem 7 http://www.gobex.es/filescms/cons001/.../Plan_de_Sistemas_-_Proyecto_SysGobEx.pdf consultado el día
15 de Mayo de 2016
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8.2. MARCO CONTEXTUAL
El éxito o el fracaso de una empresa u organización, depende esencialmente de la gestión del líder de esta. La buena gestión de un gerente se puede medir por la eficacia y eficiencia al determinar objetivos estratégicos y brindar herramientas que faciliten la obtención de estos.
Planear estratégicamente es una de las acciones más complejas y que requiere mayor atención, por parte de la gerencia, en la cual se trazan buenas alternativas y a su vez se suprimen otras formas de proceder que pueden resultar “menos deseables”, con el fin de disminuir la incertidumbre en las tomas de decisiones. Garantizar el éxito de una empresa, también depende del desempeño que tengan las personas vinculadas a ésta, en la cual se debe medir que tan eficaz y eficientemente ejercen todos los procesos de la entidad y en qué grado han alcanzado los objetivos propuestos.
Se debe conocer el estado en el que se encuentra una organización (Debilidades y fortalezas), para que conserve su poder competitivo y lo fortalezca a través del tiempo, y así planear estratégicamente todas sus actividades de manera que se controle y se aproveche los constantes cambios del entorno, ya sean de carácter tecnológico, político, social y económico, derivados del fenómeno de globalización.
Los sistemas de información siempre estarán relacionados con cualquier aspecto exterior que influye agresivamente en estos. Para el diseño de este PESI tenemos como referencia el conjunto de estrategias y normas de nivel europeo, nacional y regional.
El contexto señala el inicio de este plan con estrategias definidas como:
Los planes y sugerencias del programa “ICT for Government and Public Services” por La agenda digital y la estrategia europea 2020, igual que la propuesta para España y el Plan Estratégico del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas con Métrica V3.
El Plan Avanza para la fomentación e implementación de la sociedad de información y del conocimiento así como para el apoyo de los procesos TIC en las AAPP.
Los datos, ingreso y reutilización de la información en el proyecto Aporta y los planes estratégicos administrativos para el Gobierno.
Modelo de control interno incluido en el programa de fortalecimiento de la transparencia y rendición de cuentas en Colombia, realizado por el Gobierno Nacional con el apoyo de la agencia de los EE.UU para la Cooperación Internacional (USAID) y su operador en Colombia Casals & Associates Inc., llamado Modelo Estándar de Control Interno.
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Modelo de Comunicación Pública Organizacional e Informática para entidades del estado Colombiano-MCPOI.
Plan de Desarrollo Municipio de Pereira denominado “Pereira Región de Oportunidades” por la Alcaldía del Municipio.
Plan Departamental de Ciencia, tecnología e innovación, por la Gobernación de Risaralda, la Secretaria del Desarrollo Económico, la Alcaldía de Pereira y Secretaria de Planeación, entre otros.
Plan de Desarrollo del Municipio “Pereira emprendedora y competitiva”.
Este Plan Estratégico de Sistemas de Información se diseñará bajo las necesidades de la compañía TECNOSUMIS S.A.S, como una herramienta de diagnóstico y análisis para satisfacer las necesidades funcionales y el cumplimiento de los objetivos de todas las áreas afectadas.
8.3. MARCO CONCEPTUAL
Para llevar a cabo este propósito se debe tener en cuenta algunos argumentos que pueden ayudar a suplir las necesidades en el PESI para Tecnosumis S.A.S.
Se expone la teoría básica para el desarrollo del trabajo propuesto; de ésta dependerá el éxito de la propuesta. A continuación se realizará una síntesis de los pasos detallados para la realización del PESI para Tecnosumis S.A.S
Se plantearan diferentes metodologías de planeación estratégica para los sistemas de información: Para la efectiva realización de un PESI se deben seguir unos pasos específicos que se resumen en varias metodologías: SISP (Strategic Information Systems Planing), BSP/SA (Business System Planing /Strategic Arraigment) y MÉTRICA Versión 3.
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8.3.1. Metodología SISP (Strategic Information Systems Planing)
(Tamayo A. Alonso): Dice cómo crear una situación propicia y un plan de acción, en donde se iniciaría desde la situación actual, las estratégicas generales y los requerimientos de sistemas, para abastecer a la empresa y tener en cuenta las posibles transformaciones de acuerdo a las prioridades actuales, sin que presente suspensiones y definiendo claramente la estrategia futura a practicar.
Los pasos de la Metodología SISP son:
Estudiar las necesidades de la organización. En esta etapa se debe llegar a un conocimiento profundo de la empresa y de todas sus áreas, igual que el ambiente informático actual y así finalmente obtener la siguiente información.
Nombre
Descripción
Cantidad de empleados
Metas y estrategias de la empresa
Ambiente informático actual
Principales aplicaciones actuales
Principales archivos de datos
Tecnología actual
Organización actual de sistemas
Se debe relacionar las áreas de participación directa con el logro de las metas empresariales y tomando los Indicadores de gestión llegan a transformarse en parte fundamental de la planeación estratégica.
De aquí debemos obtener el perfil de las áreas funcionales con los siguientes aspectos:
Nombre
Descripción
Importancia estratégica
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Factores críticos de éxito
Productos/servicios
Procesos del área funcional
Determinar objetivos informáticos.
Estudiar ampliamente las áreas funcionales igual que su participación en los objetivos de la compañía. Se crea el ambiente informático actual y se concretan las aplicaciones objetivo por áreas funcionales.
Precisar las áreas estratégicas y validar los procesos individualmente y toda la información para definir las necesidades informáticas.
Determinar las principales aplicaciones de cada una de las áreas: Tecnología, organización y proyectos en curso.
Posteriormente se especifican los objetivos, los factores críticos y las aplicaciones objetivas.
Seleccionar estrategias de implantación. Se deben definir las estrategias tecnológicas y organizacionales siguiendo tres pasos:
Examinar las alternativas, conociendo las aplicaciones necesarias y las ofertas del mercado se debe establecer la estrategia para obtener las aplicaciones.
Examinar las alternativas tecnológicas, determinar la tecnología necesaria y la disponibilidad del mercado y definir las características del software operacional.
Examinar las alternativas organizacionales, en este paso se analizan diferentes alternativas para los cambios de la estructura organizacional de las áreas a sistematizar para reorganizar el uso de los recursos humanos y técnicos involucrados.
Desarrollar el plan de implementación. Después de analizar el ambiente actual se crean las estrategias y aplicaciones informáticas. Definir proyectos específicos:
Objetivos
Alcances
Recursos comprometidos
Cronogramas estimados por proyecto
Factibilidad económica administrativa y técnica
Criterios para asignación de prioridades
Planificación de presupuesto sistematización.
Plan maestro
Proyectos administrativos
Proyectos técnicos
Equipos
Software
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Cronograma general P
PERT del plan
Presupuesto de inversiones
Proyectos de corto plazo
Metodología BSP/SA (Business System Planing/Strategic Arraigment).
Ha sido desarrollada para brindar un plan de sistemas de información que haga posible la implantación y la manera más acertada de tomar decisiones para la participación eficiente y efectiva de los recursos.
Según (Alba, Mauricio) los pasos son:
Definición de los objetivos de la organización. Garantizar el arreglo entre todos los niveles ejecutivos, de tal manera que la estrategia de sistemas de información puede estar en soporte directo.
Definición de los procesos de la organización. Establece la principalmente a largo plazo el soporte de los sistemas de información en la organización
Definición de las clases de datos. Posición principal de datos requeridos para soportar uno o más procesos.
Definición de la arquitectura de la información. Nivel de los objetivos a largo plazo del sistema de información en donde pueden ser definidos, priorizados y construidos individualmente.
Determinar las prioridades de la arquitectura. Establecer prioridades para el desarrollo de sistemas y de las bases de datos, clasificando los problemas en términos de sistemas de información y así obtener un resultado de ese análisis ya sea para mejorar el existente o hacer un nuevo sistema.
Revisar la administración de los sistemas de información. Análisis profundo de la organización, el área de sistemas y sus responsables.
Recomendaciones y plan de acción. Realizar cronograma de actividades con tiempos por cada actividad y se sugieren cualquier tipo de modificación necesaria para que el nuevo sistema funcione correctamente.
Metodología Métrica V3.
Metodología o marco de referencia que utiliza las organizaciones para la sistematización de las actividades que permite alcanzar los siguientes objetivos en cuanto a:
Diseñar o implementar sistemas de información que ayuden a lograr las metas empresariales, mediante la definición de un marco estratégico para el desarrollo de las mismas.
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Mejorar la productividad de las áreas afectadas, principalmente la de sistemas o T.I permitiendo una mayor capacidad de adaptación a los cambios y teniendo en cuenta la reutilización en la medida de lo posible.
La nueva versión de MÉTRICA pretende el desarrollo de sistemas de información para las distintas tecnologías que actualmente se están utilizando y los aspectos de gestión que aseguran que un proyecto cumple sus objetivos en términos de calidad, costo y plazos.
Por lo anterior, uno de los principales procesos de la estructura de MÉTRICA V3 es la planificación de sistemas de información. MÉTRICA V3 apoya a las organizaciones en la planificación de sistemas de información facilitando una visión general para integrar y modelar la información global de la organización.
Es así como obtendremos los siguientes productos finales:
Catálogo de requisitos de PSI. Estudio de la situación actual para obtener un diagnóstico y determinar las necesidades de información de los procesos de la organización afectados por el plan de sistemas.
Arquitectura de información que se compone a su vez de los siguientes productos:
Modelo de información.
Modelo de sistemas de información.
Arquitectura tecnológica.
Plan de proyectos.
Plan de mantenimiento del PSI.
El plan de sistemas de información dará como resultado un marco de referencia para los sistemas de información, facilitando así el análisis y las transformaciones en los procesos de la organización.
La integración de los parámetros propuestos, las estrategias organizacionales y el compromiso de apoyo de las áreas principales de la empresa, presentará las siguientes ventajas:
Al participar la dirección y las áreas pertinentes se diseñará y desarrollará el plan con el calendario y los recursos necesarios
Al realizarse un estudio por proceso, con el fin de mantener la visión la cual apoya los objetivos estratégicos, se facilita la atención a los intereses globales por encima de los individuales, ya que esto podría desviarnos del objetivo del plan.
Al darle prioridad al desarrollo de un sistema de información se empezaran a cumplir los objetivos estratégicos de la organización.
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9. MARCO METODOLÓGICO Algunos aspectos a comparar que se deben tener en cuenta para elegir la metodología o marco adecuado son: Flexibilidad: la aplicación de la metodología puede realizarse en toda la organización o en un área específica. Globalidad: la aplicación de la metodología ofrece una visión general de la organización sin tener en cuenta detalles que solo serían necesarios en el momento de la implementación. Estabilidad: los resultados obtenidos de aplicar la metodología son útiles durante el tiempo en que la organización permanezca, es decir sin que su razón o misión cambie. Sencillez: Su aplicación debe estar al alcance de personas sin formación profesional en el área de desarrollo de sistemas de información. Todas las metodologías o marcos cumplen con las características mencionadas; la diferencia básica entre ellas es la profundidad que se tiene.
9.1 METODOLOGÍA SISP (Strategic Information Systems Planing)
Respecto a la metodología SISP, Tamayo A. Alonso dice:
“Se encuentra incorporada a la planeación estratégica de la organización y proporciona la forma de cómo crear un ambiente propicio y un plan inicial de actividades, partiendo de la situación informática actual, las alternativas estratégicas de las aplicaciones y la determinación de requerimientos de sistemas, para proveer a la empresa de la capacidad de relación ante posibles cambios de sus prioridades, sin presentar interrupciones y determinando la estrategia informática a adoptar”. .La metodología SISP está ligada al plan estratégico de la organización; además considera el ambiente informático actual y las alternativas estratégicas de las aplicaciones, la tecnología y organización; para poder determinar la estrategia informática seguir.
En forma general los pasos de la metodología SISP son:
1. Estudiar las necesidades de la organización. 2. Determinar objetivos informáticos. 3. Seleccionar estrategias de implantación. 4. Desarrollar el plan de implementación.
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Figura 1. Etapas para la planeación estratégica con la metodología SISP y relación entre ellas. A continuación se describe cada una de las etapas de la metodología SIS según curso de planeamiento estratégico de sistema de información
Estudiar las necesidades de la empresa: El objetivo de esta etapa es llegar a un conocimiento profundo de la empresa con el fin de obtener un sistema modular por áreas.
Conocer la empresa: Se estudia la estructura orgánica de la empresa con el fin de llegar a conocer a fondo cada una de las áreas funcionales de la misma, igualmente llegar a conocer el ambiente informático actual; como resultado de este paso se debe obtener un documento que contenga:
Perfil de la empresa:
o Nombre o Descripción o Cantidad de empleados o Metas y estrategias de la empresa o Ambiente informático actual: o Principales aplicaciones actuales
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o Principales archivos de datos o Tecnología actual o Organización actual de sistemas
Identificar áreas de ventaja estratégica potencial: Identifica áreas de participación directa con el logro de los objetivos empresariales y teniendo en cuenta los factores críticos de éxito (indicadores de gestión) se conviertan en parte fundamental de la planeación estratégica. De aquí se obtiene un documento donde se describe el perfil de las áreas funcionales con los siguientes aspectos:
Nombre
Descripción
Importancia estratégica
Factores críticos de éxito
Productos/ servicios
Procesos del área funcional
Determinar objetivos informáticos:
Análisis detallado de las áreas funcionales teniendo en cuenta su participación en el objetivo empresarial. Se establece el ambiente informático actual y se definen las aplicaciones objetivo por áreas funcionales.
Determinar oportunidades informáticas: Definidas las áreas de ventaja estratégica se revisa cada uno de los procesos y datos manejados para establecer las necesidades informáticas. Relevar el ambiente informático actual: Determinar las principales aplicaciones de cada una de las áreas: Tecnología, organización y proyectos en curso. Definir aplicaciones objetivas: Después de analizar el sistema de información actual se definen los objetivos, los factores críticos de éxito y las aplicaciones objetivas.
Seleccionar la estrategia informática:
Para ello se deben definir las alternativas estrategias tecnológicas y organizacionales teniendo en cuenta los siguientes pasos.
Analizar las alternativas: Conociendo las aplicaciones necesarias y las ofertas del mercado se debe establecer la estrategia para obtener las aplicaciones.
Analizar las alternativas tecnológicas: Determinar la tecnología necesaria y la disponibilidad del mercado y definir las características del software operacional.
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Analizar alternativas organizacionales: En este paso se analizan diferentes alternativas para los cambios de la estructura organizacional de las áreas a sistematizar para reorganizar el uso de los recursos humanos y técnicos involucrados.
Desarrollar el plan de implementación de la estrategia:
A partir del ambiente informático actual se definen las estrategias informáticas y las aplicaciones objetivo.
Definición de proyectos específicos: esta definición se realiza desarrollando los siguientes puntos:
Objetivos
Alcances
Recursos comprometidos
Cronogramas estimados por proyecto
Factibilidad económica administrativa y técnica
Criterios para asignación de prioridades
Plan general de sistematización y presupuesto: está compuesto por los siguientes puntos:
Plan maestro
Proyectos administrativos
Proyectos técnicos
Equipos
Software
Cronograma general
PERT del plan
Presupuesto de inversiones
Proyectos de corto plazo
9.2 METODOLOGÍA BSP/SA (BUSINESS SYSTEM PLANING /STRATEGIC ARRAIGMENT) PLANEACIÓN DE LOS SISTEMAS DE LA EMPRESA CON UN ENFOQUE ESTRATÉGICO.
Relación de la de planeación estratégica con el desarrollo e implementación de un sistema de información
La metodología BSP está diseñada para ayudar a proporcionar un plan de sistemas de información que permita un acercamiento modular para la implantación y una mejor toma de las decisiones concernientes a la participación eficiente y efectiva de los recursos a través de:
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Una aproximación de arriba hacia abajo. Comenzando con el nivel administrativo superior y trabajando hacia abajo, a lo largo de toda la organización, estudiándola desde lo general hasta llegar a un nivel de detalle.
Una aproximación de abajo hacia arriba para la implantación de los sistemas de información.
El uso de una metodología estructurada y el traslado de los objetivos de la organización a los requerimientos de información.
Los pasos de la metodología BSP según ALBA, Mauricio son
Figura 2. Pasos de la Metodología BSP
Definición de los objetivos de la organización: Intenta asegurar el acuerdo entre todos los niveles ejecutivos, de tal forma que la estrategia de sistemas de información puede estar en soporte directo.
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Definición de los procesos de la organización: Establece la principal base, a largo plazo para soporte de los sistemas de información en la organización.
Definición de las clases de datos: Una clase de datos es una categoría principal de datos requeridos para soportar uno o más procesos.
Definición de la arquitectura de la información: Se convierte en un estamento de los objetivos a largo plazo del sistema de información pueden ser identificados, priorizados y construidos módulos individuales.
ESTRUCTURA DETALLADA DE UN ESTUDIO BSP
Detallando los pasos indicados anteriormente la metodología BSP comprende una serie de actividades a saber
Obtener el compromiso: Un estudio no comienza a menos que un ejecutivo superior en unión de otros esté comprometidos a participar en él.
Dentro del equipo de trabajo debe existir un gerente patrocinador; el estudio tiene que reflejar su visión de la organización y el éxito depende de que los administradores proporcionen el entendimiento y los requerimientos de información para el buen funcionamiento de la organización.
Preparar el estudio: Comprende un plan de trabajo, un plan de entrevistas, los datos de la organización y de los sistemas de información analizados; Es importante para ahorrar tiempo de trabajo conseguir oficina de trabajo, alejada del ruido externo, con seguridad, mesa de reuniones, procesadores de palabra etc.; en esta etapa se debe elaborar un plan de trabajo, un programa de entrevistas, un programa de puntos de chequeo.
El equipo de trabajo hará las barras de Gant con las actividades a realizar, igualmente estas barras pueden ser útiles para planear las entrevistas ejecutivas.
Conducir el primer encuentro: Consiste en la revisión del plan de trabajo, la revisión de metas, objetivos y estrategias de la organización, los problemas el medio ambiente, y toda la información relacionada con el entendimiento de los principales recursos de la organización.
Definir los procesos: para ello se deben realizar las siguientes actividades
Determinar los productos y o servicios de la empresa o área que va a ser analizada y los recursos necesarios.
Hacer lista ordenada de los procesos que realiza la empresa con la información. Describir cada proceso de transformación de la información teniendo en cuenta la información que entra y la información que genera.
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Hacer una matriz de proceso contra organización: una vez definidos los procesos se establece el grado de responsabilidad que tiene cada dependencia de la organización con los procesos.
Definición de los datos: Se agrupan los datos en categorías básicamente relacionadas. Esta etapa ayuda a la organización a desarrollar bases de datos con un mínimo de redundancia, en otras palabras en esta etapa se identifican los datos usados y creados por los procesos ya identificados, agrupándolos en clases de datos.
Clase de datos, entrada proceso salida: Determinar el uso de los datos y el responsable de crear cada clase de datos. (Entrada, proceso, salida), mediante un diagrama que permite conocer que datos son creados o usados por cada uno de los procesos, y servirá para definir posteriormente una matriz en donde se muestre claramente que clases de datos son creados o usados por un proceso específico.
Definir las clases de datos más significativas para la organización teniendo en cuenta el cuadro Entrada/ proceso /salida realizado en el paso anterior.
Descripción del tipo de datos incluidos en cada clase: se enumeran cada uno de los datos que componen la clase de dato
Analizar relaciones sistema / organización: Se observa como el procesamiento de datos soporta actualmente la organización, con el fin de dar recomendaciones futuras. Se analiza el sistema de información actual con el fin de identificar Vacíos, redundancias; ayuda a clarificar responsabilidades y a comprender los procesos de la organización.
Determinar la perspectiva ejecutiva: Se debe obtener la participación de las personas que hacen parte de la administración, ya que ellos proporcionan el entendimiento necesario de la organización para poder desarrollar el plan de sistemas de información.
Evaluar los problemas y beneficios de la organización: Se organizan los datos de las entrevistas, se identifican los problemas, y se crea una matriz proceso /problema.
Definir la arquitectura de la información: Es un bosquejo de los sistemas de información futuros y de los datos que los acompaña. Esta trae orden y estructura a los sistemas y a los datos que ellos crean y usan.
La arquitectura se desarrolla a través de varias interrelaciones de una nueva matriz, "matriz proceso/ clases de datos", dicha matriz es creada con base en la entrada proceso salida descrita anteriormente.
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En la matriz proceso/ clases de datos se especifica mediante una "u" que dato es usado por determinado proceso y una "c" que indica que dato es creado por un proceso dado.
Según la filosofía de la metodología en esta matriz no puede darse el caso en que una clase de datos sea creada por diferentes procesos.
El diagrama de arquitectura de información muestra, para cada uno de los sistemas, los datos creados, controlados y usados, la relación de los sistemas que soportan un proceso determinado. Después de haber agrupado las clases de datos credos por un mismo proceso, se le agrega a la arquitectura el flujo de datos.
Determinar las prioridades de la arquitectura: Se establecen prioridades para el desarrollo de los sistemas y de las bases de datos con base en la lista de subsistemas necesarios resultantes de la arquitectura de información, se dice cuáles serán diseñadas durante el proyecto a seguir.
Separar los problemas tomando solo los que tienen que ver con el sistema de
Información y hacer un bosquejo de los sistemas de información futuros y los datos que los acompañan. Permitirá ver la relación entre las distintas aplicaciones que conforman el sistema propuesto y cómo interactúan para hacer procesos y consolidación de datos y convertirlos en información útil para el usuario.
Las alternativas que pueden resultar en este paso son:
No hacer nada porque la información es oportuna, confiable, completa etc.
Mejorar el sistema existente (le faltan controles, no da toda la información necesaria) se debe dar un paquete de estrategias para generar los nuevos informes.
Hacer un nuevo sistema: De aquí surgen varias alternativas y se debe utilizar criterios para fijar prioridades.
Revisar la administración de los sistemas de información: Se debe analizar la organización del área de sistemas y los responsables del área.
Recomendaciones y plan de acción: Se recomiendan los cambios necesarios para que el sistema de información funcione adecuadamente, además se hacen los cronogramas de actividades estableciendo tiempos para cada actividad. Luego se reportan los resultados
9.3 METRICA 3 METRICA V3 es una metodología con un alto nivel de desarrollo debido a las mejoras de sus versiones anteriores, utilizando los métodos y estándares más completos en gerencia de proyectos.
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Esta metodología consta de:
La situación actual de la empresa en detalle, la cual dará inicio al plan de sistemas de información.
Esta reseña acerca de la situación existente incluye una descripción técnica donde se presentan los puntos principales, probables eventualidades y un análisis profundo de los objetivos estratégicos.
La arquitectura de información clasificada en un conjunto de marcos referenciales.
Planteamiento de actividades o subproyectos a desarrollar en los próximos años, indicando la prioridad de cada uno.
Un calendario tentativo para la elaboración de dichas actividades
Estimación profunda que incluya tiempos, costos y recursos necesarios para ejecutar los proyectos.
Plan para garantizar el cumplimiento y el seguimiento de todo lo propuesto y una herramienta de alto nivel para evaluar adecuadamente.
El marco de referencia METRICA Versión 3 fue promovido por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas del Gobierno Español para la sistematización de diferentes procesos como son la planificación, el desarrollo y el mantenimiento de los sistemas de información. Esta metodología nos permitirá llevar a cabo los siguientes objetivos:
Identificar y proponer los sistemas de información que permitan a la empresa el logro de sus objetivos estratégicos por medio de un plan detallado que especifique los parámetros necesarios para el desarrollo de los mismos.
Sugerir la aplicación o software para analizar los requerimientos, dar apoyo para su mantenimiento y su uso.
Renovar todos los procesos de las áreas más afectadas, principalmente el área de sistemas, esto significa que se volverán poco vulnerables a cualquier variable; en donde la reutilización será un tema de suma importancia para cualquier tipo de servicio.
Facilitar la comunicación entre los distintos afectados del proyecto para que se tenga claro su responsabilidad y sus necesidades.
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METRICA V3 contiene interfaces que describen las tareas o propósitos que dan lugar a la renovación, mejora y refinamiento de los procesos más importantes que apoyan el logro de los objetivos, algunas de estas son:
Gestión de proyectos: Control de todos los recursos, ya sean humanos o materiales.
Seguridad: El concepto va de la mano con la gestión de riesgos, aportando adecuadas herramientas de seguridad.
Aseguramiento de la calidad: Pretende garantizar que el sistema de información obtenido cumpla con los requerimientos mínimos de calidad y para esto se debe hacer un análisis profundo de toda la información elaborada.
El principal aporte de METRICA V3, que se ha tomado como estándar y más importante referente, es el Modelo de Ciclo de Vida de Desarrollo ISO 12.207 (Information Technology - Software Life Cycle Processes) también propuesta en la norma ISO/IEC 15504 SPICE (Software Process Improvement And Assurance Standards Capability Determination). La planificación de sistemas de información constituye uno de los principales procesos de la metodología planteada igual que algunas de sus interfaces como las nombradas anteriormente, que definen el apoyo al proyecto en todo el modelo organizativo y los principales procesos de negocio.
Otros modelos de referencia o estándares a destacar son: UNE-EN-ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos, UNE-EN-ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario y el estándar IEEE 610.12-1.990 “Standard Glossary of Software Engineering Terminology”. Como también las metodologías como SSADM, Merise, Information Engineering, MAGERIT. Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos de los Sistemas de Información. La metodología METRICA V3 tiene un enfoque más amplio de sus versiones anteriores en cada uno de sus procesos, es decir, el proceso aplicado para el presente proyecto incluyendo la planificación estratégica; donde sus actividades tienen un nivel más alto y contienen en detalle la dinámica para obtener los productos, la relación de estos con los procesos, la reutilización de tareas, los principales afectados en cada actividad y así tomar decisiones de reforma para aumentar el compromiso de cada uno. No importa el orden en el que se desarrollen las actividades o tareas, se pueden realizar en distinta secuencia o en paralelo si es necesario. Un proceso solo se dará por terminado cuando todas sus actividades estén culminadas. Al no estar dentro de la norma ISO 12.207 de Procesos del Ciclo de Vida de Software, la planificación de sistemas de información de METRICA V3 se ha
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definido por las últimas investigaciones, competitividad y las constantes variaciones a las cuales se encuentran sometidas las organizaciones actualmente; haciendo más oportuno el hecho de tener un fuerte modelo de tecnologías y sistemas de información capaz de acoplarse a los cambios y a las nuevas necesidades que le exige su entorno. El punto de vista del plan debe ser más estratégico que operativo o tecnológico. Su inicio se torna con respecto a la información obtenida acerca de los datos y procesos que se me manejan en la organización actualmente y con ello crear una visión general del alcance del proyecto, para esto se contará con la disposición del personal afectado para hacer una investigación profunda y realizar un diagnóstico detallado. Al realizar el estudio de las necesidades informáticas y tecnológicas de los procesos organizacionales, se deben identificar los requisitos generales y proponer un entorno adecuado. De esta manera se asignan responsabilidades específicas a los afectados quienes se encargan de la correcta administración, control e implantación para el nuevo sistema de información, formando así un plan de acción sobre la infraestructura existente el cual incluye la ejecución de requerimientos de manera descendente, las áreas que se verán encargadas y todo tipo de cambio que se requiera. Por último se elabora un calendario de actividades o subproyectos con una planificación detallada y además se propone un método para que el Plan Estratégico de Sistemas de información (PESI) permanezca actualizado, asegurando así llevarlo a cabo en su totalidad.
9.4 ELECCION DE LA METODOLOGIA
Para Evaluar las Metodologías Anteriores se realiza entonces el siguiente análisis con las siguientes ponderaciones: Se construirá el cuadro comparativo de las metodologías teniendo en cuenta: A. Seguridad : 10% B. Concepto de los líderes de proyecto de Tecnosumis S.A.S : 10% C. Agilidad de la Metodología : 10% D. Aplicabilidad Normas ISO : 10% E. Flexibilidad : 10% F. Globalidad : 10% G. Estabilidad : 10% H. Sencillez : 10% I. Costos de Implementación : 10% J. Tiempo de Implementación : 10%
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La valoración se realizó con una calificación de 1 a 5, después de socializar con los líderes de la empresa. Las calificaciones obtenidas fueron las siguientes:
A B C D E F G H I J Total
Métrica V3 5 5 4 2 3 5 5 5 5 5 4,4
BSP 4 4 4 4 4 5 4 4 5 5 4,3
SISP 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 4,2
Tabla 3. Evaluación brindada por los líderes de Área
Fuente: Autor
Por lo anterior METRICA Versión 3 es la más indicada debido a que sin llegar al diseño de la base de datos profundiza en la información de los procesos y permite plantear en forma detallada el nuevo sistema de información y los pasos para implantarlo. Adicional a esto es un marco de referencia muy completo y de fácil uso que responda a los objetivos estratégicos de la organización.
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10. DESARROLLO DE METRICA V3
Para el desarrollo de este proyecto y con el apoyo de la metodología métrica V3, se tienen las siguientes actividades con su respectiva tarea según como sigue:
ACTIVIDAD PSI 1: INICIO DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Tarea PSI 11: Análisis de la Necesidad del PSI
Tarea PSI 12: Identificación del Alcance del PSI
Tarea PSI 13: Determinación de Responsables
ACTIVIDAD PSI 2: DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PSI
Tarea PSI 21: Especificación del Ámbito y Alcance
Tarea PSI 22: Organización del PSI
Tarea PSI 23: Definición del Plan de Trabajo
Tarea PSI 24: Comunicación del Plan de Trabajo
ACTIVIDAD PSI 3: ESTUDIO DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE
Tarea PSI 31: Selección y Análisis de Antecedentes
Tarea PSI 32: Valoración de Antecedentes
ACTIVIDAD PSI 4: IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
Tarea PSI 41: Estudio de los Procesos del PSI
Tarea PSI 42: Análisis de las Necesidades de Información
Tarea PSI 43: Catalogación de Requisitos
ACTIVIDAD PSI 5: ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES
Tarea PSI 51: Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de Información Actuales
Tarea PSI 52: Análisis de los Sistemas de Información Actuales
Tarea PSI 53: Valoración de los Sistemas de Información Actuales
ACTIVIDAD PSI 6: DISEÑO DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Tarea PSI 61: Diagnóstico de la Situación Actual
Tarea PSI 62: Definición del Modelo de Sistemas de Información
ACTIVIDAD PSI 7: DEFINICIÓN DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA
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Tarea PSI 71: Identificación de las Necesidades de Infraestructura Tecnológica
Tarea PSI 72: Selección de la Arquitectura Tecnológica
ACTIVIDAD PSI 8: DEFINICIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
Tarea PSI 81: Definición de Proyectos a Realizar
Tarea PSI 82: Elaboración del Plan de Mantenimiento del PSI
ACTIVIDAD PSI 9: REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PSI
Tarea PSI 91: Convocatoria de la Presentación
Tarea PSI 92: Evaluación y Mejora de la Propuesta
Tarea PSI 93: Aprobación del PSI
De acuerdo a esta estructura, se proceden entonces a ejecutar cada una de estas actividades con sus respectivas tareas, definiendo las personas que participan dentro de cada una de estas actividades.
10.1 ACTIVIDAD PSI 1: INICIO DEL PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Tarea PSI 11: Análisis de la Necesidad del PSI
Para la realización de esta como se mencionó anteriormente, Tecnosumis S.A.S ha determinado que es necesaria la adopción de un plan estratégico de sistemas que le permita posicionarse en un futuro y que permita el cumplimiento de su misión – visión, ya que actualmente la empresa dentro de sus diagnósticos internos y a través de las reuniones del equipo de trabajo han determinado que de no adoptarse el plan estratégico de sistemas no podrían cumplirse. (Anexo Solicitud de apoyo para construcción de Plan Estratégico de Sistemas)
Tarea PSI 12: Identificación del Alcance del PSI
Mediante la realización de sesiones de trabajo se identificó el alcance del PSI, el cual está planteado a 3 años. Para estas reuniones se contó con la participación del representante legal y gerente de TECNOSUMIS S.A.S, el comité curricular, el director del proyecto y el estudiante de ingeniería de sistemas y telecomunicaciones. Con ellos se entra a analizar y a construir los objetivos, objetivos estratégicos y los factores críticos de éxito del PSI. (Descripción General del PSI) así:
Objetivos del PSI
Definir las políticas relacionadas con la adquisición o desarrollo de las plataformas tecnológicas que permitan apoyar el cumplimiento de la misión y la visión de la empresa Tecnosumis S.A.S. en la vigencia 2017-2019
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Organizar a través de políticas claras la adquisición de las plataformas software – hardware de la empresa Tecnosumis S.A.S. durante la vigencia 2017-2021
Determinar las áreas y los responsables de implementar el PSI de la empresa Tecnosumis S.A.S
Objetivos estratégicos relacionados con el PSI
Implementar una plataforma tecnológica que soporte los procesos misionales de la empresa Tecnosumis S.A.S que permita mejorar los procesos internos y externos la organización.
Construir un sistema de información que permita mejorar la comunicación entre los clientes y la compañía para retroalimentar continuamente los procesos.
Implementar plataformas tecnológicas que permitan agilizar los procesos internos de la empresa Tecnosumis S.A.S de manera que al tener información más confiable y a tiempo, se puedan tomar decisiones de una manera más coherente con el estado de la organización.
Factores críticos de éxito
Identificación clara de los procesos misionales, visiónales y de soporte por parte de los integrantes de la organización Tecnosumis S.A.S.
Personal humano altamente calificado y comprometido con las metas de la organización.
Claridad en la forma en como la empresa Tecnosumis S.A.S espera alcanzar los resultados que enmarcan la misión y la visión de la empresa.
La experiencia en el mercado que permite visionar los procesos con los clientes internos-externos a implementar dentro del Plan Estratégico de Sistemas de Información.
Tarea PSI 13: Determinación de Responsables
Una vez definidos los objetivos, objetivos estratégicos y los factores de éxito, con el comité de la organización se determina el campo de actividad del Plan Estratégico de Sistemas de Información (PESI) confirmando los procesos organizacionales y por ende los respectivos responsables de cada una de las áreas, siendo estos:
Responsables o afectados: Los afectados o responsables en el desarrollo y ejecución del Plan Estratégico de Sistemas de información (PESI) se encuentran dentro de las áreas de Dirección general y área de sistemas y los servicios que la componen:
48
Servicio de Infraestructura Tecnológica.
Servicio de Administración de Sistemas.
Servicio de Desarrollos de Proyectos.
Servicio de Implantación de Sistemas.
Los responsables de cada área se encargarán de apoyar la realización del PESI:
Dirección General
Área de sistemas
Servicio de Desarrollos de Proyectos.
Servicio de Planificación y Sistemas
Servicio de Infraestructura Tecnológica.
Servicio de Administración de Sistemas.
Servicio de Implantación de Sistemas.
Lo anterior con la aprobación del Director de Proyecto de Grado y del Comité Curricular. Teniendo en cuenta que también hicieron parte del estudio inicial los nombrados anteriormente incluyendo el área técnica, comercial y contable.
10.2 ACTIVIDAD PSI 2: DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PSI
Tarea PSI 21: Especificación del Ámbito y Alcance
En esta fase se definen por áreas los alcances y el ámbito, previas reuniones con los equipos de trabajo, teniendo los siguientes resultados:
Descripción general de procesos de la organización afectados
Para la implementación de este PSI se aplicarán a las siguientes áreas:
Gestión Financiera
Gestión Humana
Gestión Comercial
Gestión de compras y suministros
Gestión de Operaciones
Igualmente dentro del alcance de este PSI están las adquisiciones software-hardware que apoyen a los procesos que hacen parte de estas áreas y que van alineadas con el PSI.
49
Objetivos Generales del PSI
Objetivos estratégicos atribuibles a la empresa.
Minimizar costos de funcionamiento optimizando los recursos y aumentando la eficiencia en estos.
Promover el compromiso y la autonomía en cada una de las áreas apuntando a ejecutar las actividades planteadas y a solucionar de manera integral las necesidades que se requieran para el desarrollo de la organización.
Generar espacios y ambientes laborales saludables con el fin de aumentar la motivación y este a su vez impacte de manera positiva en el desempeño de cada colaborador.
Elaborar un presupuesto e implementar modelos financieros que permitan la sostenibilidad y el uso adecuado de los recursos económicos, logrando un mayor control de las P y G, entendiendo estas como las pérdidas y ganancias de la empresa.
Fortalecer las estrategias comerciales para aumentar las oportunidades de venta.
Objetivos estratégicos atribuibles al cliente.
Satisfacer las necesidades tecnológicas individuales y empresariales contribuyendo al desarrollo de la sociedad.
Proporcionar grandes oportunidades de empleo en la zona.
Suministrar un informe objetivo y detallado de los requerimientos, necesidades y documentación cuando el cliente lo requiera.
Brindar un adecuado soporte y servicio posventa y garantía con el fin de fidelizar y mantener a los clientes.
Promover un factor diferenciador enfocados hacia la excelencia en términos de servicio al cliente.
Contar con personal calificado para brindar un servicio de calidad y satisfacción al cliente.
Tarea PSI 22: Organización del PSI
Para la realización de esta tarea se tienen los siguientes insumos:
Estructura organizativa (externo)
Descripción general del PSI (PSI 1.3)
Descripción general de procesos de la organización afectados (PSI 2.1)
Catálogo de objetivos del PSI (PSI 2.1)
50
Estructura organizacional de TECNOSUMIS S.A.S
Figura 3. Estructura Organizacional Organigrama tomado de la estructura organizacional actual de la empresa TECNOSUMIS S.A.S (2016).
Estructura funcional
DIRECCION GENERAL
SISTEMAS TÉCNICA COMERCIAL
CONTADOR
51
Figura 4. Estructura funcional basada en el desarrollo de procesos.
Por tanto y a partir de acá se pueden construir el catálogo de usuarios y los respectivos equipos de trabajo.
Catálogo de Usuarios
Usuarios Área Gestión Financiera
Usuarios Área Gestión Humana
Usuarios Área Gestión Comercial
Usuarios Área Gestión de compras y suministros
Usuarios Área Gestión de Operaciones
Equipos de trabajo
Debido a la departamentalización de los procesos, los equipos de trabajo dentro del proyecto corresponderán a cada proceso con el apoyo del área de sistemas
Gestión Financiera: Líder de área + departamento de sistemas
Gestión Humana: Líder de área + departamento de sistemas
Gestión Comercial: Líder de área + departamento de sistemas
Gestión de compras y suministros: Líder de área + departamento de sistemas
Gestión de Operaciones: Líder de área + departamento de sistemas
DIRECCION GENERAL
CONTADOR
TÉCNICA
COMERCIAL
SISTEMAS
52
Tarea PSI 23: Definición del Plan de Trabajo
Luego de las tareas 1 y 2 de esta fase se definen las personas que llevaran a cabo cada actividad y se diseña un calendario para la ejecución. Como resultado de esta actividad se obtendrán los objetivos, afectados con su respectivo perfil y funciones de la dirección del plan y el seguimiento, procesos, fechas de entrega y se concretan materiales, reuniones y estándares. (Ver cronograma inicial)
Para ello se realizarán las siguientes tareas:( Ver Anexo Actas)
Tarea 1: Entrevista a los responsables o afectados.
• Elaboración de entrevista dirigida.
• Revisión de entrevista por el organismo correspondiente.
• Aceptación de entrevista.
• Programación del primer encuentro.
• Recolección de resultados.
Tarea 2: Inventariado de la Infraestructura Tecnológica y de Servicios.
• Elaboración de cuestionario para recolección de la información.
• Planificación de recolección de datos.
•Recolección de datos.
• Verificación de los datos observados.
Tarea 3: Inventariado de Software y Licencias.
• Elaboración de cuestionario para recolección de la información.
• Planificación de recolección de datos.
• Recolección de datos.
• Verificación de los datos observados.
Tarea 4: Elaboración del documento que recoge el PSI.
• Diseño de la estructura principal del documento.
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• Análisis de los datos obtenidos.
• Desarrollo de cada uno de los temas del documento.
• Elaboración de un plan de futuro.
Para la entrevista dirigida, la cual contiene todos los cuestionarios requeridos, se elaboró el siguiente documento:
Entrevista dirigida TECNOSUMIS S.A.S – SITUACION ACTUAL
Análisis de clientes y mercado
¿Quiénes son los clientes de TECNOSUMIS S.A.S?
¿Cómo consideran los clientes en términos de calidad del producto, servicio y precio a la empresa?
¿El mercado de TECNOSUMIS está empezando, creciendo, madurando o declinando?
Recursos de la empresa en T.I
¿Cuál es su infraestructura tecnológica en cuanto a servidores físicos o en la nube, elementos de almacenamiento y elementos de red? (Inventario de sistemas hardware)
¿Qué aplicaciones utilizan en TECNOSUMIS para apoyar la actividad de negocio? (Inventario de aplicaciones y software)
Clasifique cada tipo de aplicación por uso interno, externo, de gestión o infraestructura, los tipos de licencias o contratos de mantenimientos de las mismas, y el estado de desarrollo en el que se encuentran dentro de los ciclos de vida definidos en los estándares.
Identifique cuales aplicaciones son críticas sobre la producción, el grado de mantenibilidad (tiempo y coste de reparación y mantenimiento soportable o irrelevante), y la existencia de redundancia en el proceso, es decir, la facilidad que se tenga de disponer de otra aplicación de las mismas características. (Para definir la criticidad de las aplicaciones se ha tomado como referencia la clasificación alta, media y baja).
¿Cuenta con sistemas gestores de bases de datos?
¿Cuáles son y de qué tipo?
¿Propietario o libre?
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Competencia
¿Quiénes son mis competidores más importantes?
¿Está la competencia basada en el precio, servicio, calidad, productividad, innovación tecnológica, imagen?
Conclusiones
¿La empresa está cumpliendo con los objetivos planteados? Por qué?
¿Se está cumpliendo con el objetivo de ventas? Por qué?
¿Se cuenta con los recursos necesarios para operar en el negocio?
¿Existe un presupuesto bien elaborado?
¿Los procesos son adecuados o necesitan redefinirse?
¿La empresa es eficiente?
¿La empresa está ganando o perdiendo? Por qué?
¿En términos de T.I es suficiente o insuficiente el nivel que tiene para desarrollar las actividades de la empresa?
¿Qué áreas de la empresa ofrecen mayor potencial para mejorar?
¿La empresa subcontrata algún servicio en cuanto a T.I?
¿La empresa tiene un plan concreto para la modernización de su sistema de información dentro de los próximos tres años?
¿En caso de fallar algún equipo tecnológico, está la empresa preparada para seguir operando sin causar mayores traumatismos?
¿Hace la empresa copias de seguridad o backup de las máquinas o archivos más sensibles? Cual método?
¿Tiene la empresa un programa escrito y presupuesto asignado a la innovación y desarrollo de nuevos servicios y procesos?
¿Cuáles son los puntos fuertes, qué es lo que está bien en la empresa?
¿Cuáles son las debilidades, aquello en que se está fallando?
¿Cuál es el área estratégica de la que depende el éxito a largo plazo de la empresa?
Tarea PSI 24: Comunicación del Plan de Trabajo
A través de las actividades realizadas durante reunión se hizo un acta donde los miembros que son parte activa del proceso de PESI, firman y aceptan el plan de trabajo propuesto en la tarea 23.
10.3 ACTIVIDAD PSI 3: ESTUDIO DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE
Tarea PSI 31: Selección y Análisis de Antecedentes
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Se realizaron entrevistas para identificar el estado de cada una de las áreas de apoyo de la empresa. Las entrevistas incluyeron: al Director General de la compañía, los jefes de área comercial, técnica, contable y de sistemas. Luego de hacer la recolección y el análisis de los antecedentes que puedan afectar en los procesos y en las áreas de la organización, se obtuvo información precisa de la empresa, funciones, pautas etc. de esta información se ha realizado una síntesis del sistema existente, seleccionando las mejores fuentes de información y documentación para dicho estudio. Entonces al definir claramente las competencias de la compañía y valorar los antecedentes analizados, se establecen los términos de referencia en cuanto a normas y procedimientos y se ajustan las prioridades de desarrollo del PESI con el objeto de alinearlas a las estrategias de desarrollo de las demás áreas, cada una de ellas solicita diferentes tipos de información y en diferentes períodos de tiempo, ya que la mayoría actualmente actúan a corto plazo sin ningún tipo de planificación y no tienen forma de evaluar cuál debería ser la información y el proceso adecuado para la empresa y para su área. Estructura organizacional de TECNOSUMIS S.A.S
Figura 5. Organigrama tomado de la estructura organizacional actual de la empresa TECNOSUMIS S.A.S (2016).
Estructura funcional
DIRECCION GENERAL
SISTEMAS TÉCNICA COMERCIAL
CONTADOR
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Figura 6. Estructura funcional basada en el desarrollo de procesos. Según lo que se observa en la figura 6. las áreas deben integrarse para que puedan enfocar y armonizar sus actividades en función del logro de los resultados organizacionales definidos en el presente plan.
Igualmente dentro de este análisis de antecedentes deben evaluarse la misión y la visión de la organización ya que esta servirá como directriz del documento de PESI
Misión de TECNOSUMIS S.A.S. Tecnosumis S.A.S es una compañía enfocada en brindar apoyo al crecimiento tecnológico y evolutivo que va adquiriendo la sociedad, y en conjunto con el talento humano calificado, otorgamos a nuestros clientes y colaboradores una mejor calidad de vida acompañándolos en su crecimiento individual y empresarial.
Visión de TECNOSUMIS S.A.S. Tecnosumis S.A.S para el año 2020 será la compañía líder en soluciones tecnológicas, siendo las más competente y reconocida por su alto valor agregado y gran aporte al crecimiento mutuo de sus aliados y máximo bienestar a la sociedad.
Tarea PSI 32: Valoración de Antecedentes
DIRECCION GENERAL
CONTADOR
TÉCNICA
COMERCIAL
SISTEMAS
57
La organización no cuenta con información histórica, o registros que permitan hacer una valoración de antecedentes.
10.4 ACTIVIDAD PSI 4: IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
Tarea PSI 41: Estudio de los Procesos del PSI
Para este punto en particular se toma como base las reuniones que se hicieron durante el desarrollo del proyecto, ya que en este momento no se tiene un mapa de procesos o algo similar. Por ende esta especificación se hizo a través de entrevista directa que sirviera como insumo en la tarea 42.
Tarea PSI 42: Análisis de las Necesidades de Información
Para este proceso, se obtuvo con especificación los requisitos de información de la empresa así como el modelo de información que los complementa; para esto se estudiaron los procesos y los datos de la organización que se deberían implementar separando el concepto y la situación actual para no estar condicionados y así proponer lo que debería ser. Estos requisitos se identifican según su prioridad para poder incorporarlos al catálogo de requisitos del Plan. Así mismo en este punto se estudió cada proceso de la empresa y se identificaron las funciones de cada área para así realizar el modelo correspondiente a cada proceso con la perspectiva de lo que debe ser el proceso en cuanto a sus actividades así como para la información que entra y sale de ellas. Se analiza toda la información recolectada en las actividades anteriores y se les asigna prioridades. Esto se realiza dependiendo la relevancia de los objetivos; dicha información es suministrada por los afectados de cada área. Definición de servicios, procesos y actividades. Bajo la dirección general se prestan los siguientes servicios:
Gestión financiera. Se encarga de la preparación y análisis de los estados financieros, contables y presupuestables que permiten definir los recursos actuales y los faltantes y está conformada por los siguientes procesos:
Caja: Recibe pagos de los productos y servicios que se realizan en la organización.
Facturación: Lleva control de los servicios prestados y los suministros que generan factura, para esto se guían en la aplicación contable (Worl Office) como base de datos. Generan la facturación y realizan una revisión de estas
58
para que se encuentre completa y bien diligenciada. La plantilla de facturación y para seguimiento de cartera se encuentran en formato Excel.
Contabilidad: Registro, procesamiento y análisis de información en términos de activos, pasivos, patrimonios, ingresos y egresos de la empresa. Este proceso se apoya con la aplicación contable (World Office) donde se ingresa y se compara los saldos o movimientos de los deudores, acreedores y todo tipo de valor para finalmente generar reportes mensuales y anuales y en la medida que se requiera.
Tesorería: Registro y administración de recursos en efectivo, contratos y proveedores, actualizar estado de cuenta de deudores y acreedores, controlar vencimientos, realizar cobros, realizar pagos por bienes o servicios y pago de nómina, hacer relación de gastos e ingresos y declaración mensual de retención en la fuente.
Gestión de compras y suministros. Se encarga de cotizar, comprar y despachar los materiales, suministros y equipos y elaborar órdenes de compra. Sus procesos son:
Cotización: Solicitar cotización de los productos necesarios al proveedor del bien.
Compras: Teniendo en cuenta el método de pago y la calidad del producto se realiza la compra del bien o servicio necesario.
Abastecimiento: Suministra los materiales, equipos y herramientas necesarias para el desarrollo de las actividades de la empresa.
Gestión humana. Se encarga de administrar el talento humano, y de alcanzar la efectividad y eficacia para alcanzar los objetivos de la organización. Tiene a cargo los procesos de selección y capacitación y cuenta con los siguientes procesos:
Liquidación de nómina y prestaciones sociales. El director general es el encargado de los servicios nombrados y debe ejercer la dirección, coordinación y supervisión de las actividades que se deben desarrollar. Para el proceso de contabilidad se cuenta con el apoyo del contador.
El director comercial es el responsable de que se cumplan las actividades de los procesos de la dirección de ventas de productos y servicios.
59
Gestión Comercial. Se encarga de mantener, fidelizar y potencializar los productos y servicios de la empresa y cuenta con los siguientes procesos:
Gestión de nuevos clientes
Seguimiento y fidelización de clientes
Cumplir con el presupuesto asignado
El director de operaciones es el encargado de gestionar las actividades técnicas diarias de la organización.
Gestión de operaciones. Se encarga de aportar habilidades técnicas y recursos necesarios para instalar, implementar o dar soporte a un cliente. Sus principales procesos son:
Instalación e implementación de servicios
Mantenimiento y soporte de servicios
Garantía
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Tarea PSI 43: Catalogación de Requisitos
Luego de analizar con las personas que componen el comité, se llegaron a los siguientes requisitos.
Gestión Comercial
Entrada Proceso/Actividad Salida
Listado de clientes potenciales
Gestión de nuevos clientes: Llamar y visitar a clientes nuevos para ampliar bases de datos
Alimentar base de datos con posibles clientes
Seguimiento y fidelización de clientes: Consultar en la base de datos los clientes existentes
Actualización de datos
Solicitud de productos o servicios
Información cliente
Diligenciar contrato o solicitud de servicios
Orden de suministros
Cumplir con el presupuesto asignado: Realizar proceso de venta
Contrato o solicitud de servicios y demás documentos requeridos en el proceso de venta debidamente diligenciados
Alimentar la base de datos
Tabla 4. Documentos de entrada y salida por actividad de los procesos que constituyen la Gestión comercial.
61
Gestión de operaciones
Entrada Proceso/Actividad Salida
Información de los requerimientos y solicitud del cliente
Diligenciamiento del formato de instalación
Instalación e implementación del servicio: Realizar visita técnica
Formato de instalación debidamente diligenciado
Información de los requerimientos y solicitud del cliente
Diligenciamiento del formato de visita técnica o de prestación de servicios
Mantenimiento y soporte: Realizar visita técnica o prestación de servicios
Formato de visita técnica o de prestación de servicios debidamente diligenciado
Información de los requerimientos y solicitud del cliente
Diligenciamiento del formato de garantía.
Garantía: Cumplir con las políticas de
garantía y respaldo para productos y
servicios
Formato de garantía debidamente diligenciado
Tabla 5. Documentos de entrada y salida por actividad de los procesos que constituyen la Gestión
de operaciones.
Gestión financiera
Proceso de Caja
Entrada Actividad Salida
Solicitud de producto
Liquidación Valor
recibo de pago
62
Manual de tarifas
Recibos de pago
Informe diario Recibo general de caja
Factura de venta de productos o servicios
Comprobante de egreso
Recibo de pago de deudores
Recibo general de caja
Tabla 6. Documentos de entrada y salida por actividad del proceso de caja, organizados en
secuencia.
Proceso de Tesorería
Entrada Actividad Salida
Cuentas de cobro
Facturas de ventas (Pago a proveedores)
Pagos a acreedores, nómina, prestación de servicios, etc)
Cheques
Comprobantes de egreso
Orden de suministros y servicios
Relación de salarios
Recibo general de caja
Comprobantes de egreso
Informe de ingresos y egresos
Relación de ingresos
Relación de egresos
Extracto bancario
Relación de ingresos
Relación de egresos
Estado bancario Estado bancario
Comprobante de egreso
Declaración mensual de retención en la
fuente
Documento de declaración
63
Tabla 7. Documentos de entrada y salida por actividad del proceso de tesorería, organizados en
secuencia.
Proceso de Facturación
Entrada Actividad Salida
Listado actualizado de los clientes
Actualizar base de datos
Base de datos actualizada
Factura de suministros
Revisar que las facturas estén completas y bien diligenciadas
Documentos revisados
Facturas de suministros despachados
Factura de venta de producto o servicios
Factura para empresas o clientes con el cual se tenga un contrato o se haya entregado un producto
Factura de venta de producto o servicio
Recibo de general de caja
Comprobantes de egreso
Actualizar cartera Asignar caducidad de cancelación de facturas
Facturas de venta
Comprobantes de egreso
Hacer una relación de acreedores
Movimiento de acreedores
Tabla 8. Documentos de entrada y salida por actividad del proceso de facturación, organizados en
secuencia.
Proceso de Contabilidad
Entrada Actividad Salida
Comprobantes de egreso
Alimentar la base de datos con la
Documentos digitalizados
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Cuentas de cobro
Facturas de venta
Relación de salarios
Orden de servicios y suministros
Notas débito
Notas crédito
Facturas de ventas de productos o servicios
Recibo general de caja y consignaciones
información necesaria (World Office)
Información de bancos y caja
Relación de deudores
Relación de acreedores
Conciliar Ingresar a la aplicación contable de manera correcta
Reportes contables Balance general de caja, bancos y corporativo
Informes exigidos por las entidades de regulación
Estado de actividad financiera, económica y social
Tabla 9. Documentos de entrada y salida por actividad del proceso de Contabilidad organizados
en secuencia.
Gestión de compras y suministros
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Entrada Proceso/Actividad Salida
Listado de proveedores
Formato de pedidos mensual
Solicitud detalla de requerimiento
Cotización: Solicitar a los proveedores del bien, la cotización de los productos con las condiciones de pago
Cotización
Orden de suministros o servicios
Orden de suministro
Compras: Realizar la compra teniendo en cuenta la calidad del producto y la forma de pago
Factura de venta del proveedor
Formato de pedidos mensual
Abastecimiento Distribución de suministros, equipos o herramientas
Tabla 10. Documentos de entrada y salida por actividad de los procesos que constituyen la
Gestión de suministros y compras organizados en secuencia.
Gestión humana
Entrada Proceso/Actividad Salida
Datos del empleado
Registro de novedades
Nómina Relación de salarios
Comprobante de egreso
Cheques
Autoliquidación de seguridad social
Liquidación de incapacidades
66
Hojas de vida
Solicitudes de certificación laboral
Banco de datos
Entregar certificaciones de trabajo
Tabla 11. Documentos de entrada y salida por actividad de los procesos que constituyen la
Gestión humana organizados en secuencia.
10.5 ACTIVIDAD PSI 5: ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES
Tarea PSI 51: Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de Información Actuales
Objetivo. Para el caso de Tecnosumis S.A.S se plantea determinar el estado de los sistemas de información actuales, para que a partir de allí se pueda determinar el plan de adquisiciones de plataforma software y hardware que se puedan incluir teniendo en cuenta que puede hablarse de mejora de los programas ya existentes o la implementación de nuevos, que apoyen la misión-visión de la organización.
Identificación de los Sistemas de Información Actuales. La empresa Tecnosumis S.A.S a través del método de entrevista directa suministró los datos de los sistemas de información actuales con los siguientes resultados:
World Office-Aplicación Contable- Seguimiento clientes actuales (Gestión sobre clientes existentes)
Dominio con hosting GO DADDY con espacio de almacenamiento en la web de Abril
SaaS-Software como servicio-Correo corporativo- Sitio y Web- dos cuentas de correo con capacidad de hasta 5 cuentas -10GB distribuibles
Excel- Plantillas de facturas, seguimiento de cartera, cronogramas
Word- Formatos solicitudes, cartas y demás documentación escrita requerida
CCTV para el monitoreo de la empresa.
Tarea PSI 52: Análisis de los Sistemas de Información Actuales
Utilizando como método de obtención de información la entrevista directa, se realiza el siguiente análisis:
Los sistemas de información actuales no son confiables, seguros ni legales, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
67
Los programas de la Suite de Microsoft Office no son legales, y son los que soportan el 40% de los procesos de la empresa.
Se tiene un dominio con hosting, el cual no es usado y se convierte en un activo pasivo de la empresa, igual caso ocurre con las cuentas de correo corporativo.
El programa World Office fue adquirido desde abril de 2016 y en la actualidad tiene acompañamiento del proveedor para la implementación y soporte.
Respecto al servicio de Internet la empresa cuenta con servicio claro 5Mbps
Respecto a la red posee red estructurada de datos y cuenta con red inalámbrica
Respecto a los equipos de cómputo posee con las siguientes características: o Portátiles Lenovo I5 2da generación o 250 GB disco duro o 4 GB en memoria RAM o Antivirus Avast o Sistema Operativo Windows 7
Impacto de las aplicaciones en la misión – visión de la organización. En este aparte no se valorarán si las herramientas son idóneas o no para Tecnosumis S.A.S. Se evaluará es en los procesos actuales cuál es el impacto que tienen estas aplicaciones en el desarrollo de las tareas diarias de la organización:
Aplicación Impacto
World-Office Alto
Office Medio
Hosting Medio
Internet Medio
PC Alto
Red de Datos Medio Tabla 12. Impacto de las aplicaciones
La empresa no realiza en la actualidad copias de seguridad ni cuenta con políticas de seguridad de la información.
Tarea PSI 53: Valoración de los Sistemas de Información Actuales
A continuación se muestra la valoración de los sistemas de información:
Aplicación Observación Impacto Porcentaje
Ponderación Calificación Total
World-Office Aunque se tiene apoyo del proveedor no hay políticas de seguridad de la información incluyendo Backups
Alto 0.2 4 0.8
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Microsoft Office
No licenciado Medio 0.1 1 0.2
Hosting No usado Medio 0.1 1 0.2
Internet 5 mbps contratado con Claro Medio 0.1 5 0.5
PC Cumplen aunque no se evidencia servidor
Alto 0.2 3 0.6
Red de Datos
Alámbrica e Inalámbrica Medio 0.1 5 0.5
Políticas de Seguridad de
la Información
No se cuentan Alto 0.2 0 0
Total 1 2.8
Tabla 13. Valoración de Impactos
Con la valoración anterior (2.8 / 5.0) se concluye que la empresa Tecnosumis en la actualidad no tienen sistemas de información que sean garantía del cumplimiento de sus procesos misionales-visionales.
10.6 ACTIVIDAD PSI 6: DISEÑO DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Tarea PSI 61: Diagnóstico de la Situación Actual
La empresa Tecnosumis S.A.S no cuenta con una plataforma tecnológica en hardware y software que permita dar un adecuado soporte a los procesos misionales – visionales.
Si departamentalizamos las áreas de la organización podríamos tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Gestión Comercial. Cuenta solamente con un programa World-Office el cual apenas fue implementado desde abril del año actual y hace una gestión de clientes. Sin embargo el poco tiempo de implementación no permite determinar la efectividad de la plataforma. Del proceso de Gestión comercial no se evidencia:
Programa Seguimiento a Clientes
Software Orientado a la Fidelización
Programa CRM que permita mantener contacto con los clientes.
Gestión de operaciones
Software de programación de servicios
Programa de ejecución de servicios
69
Programa de seguimiento a servicios realizados
Gestión financiera
Los procesos de caja, facturación y contabilidad se encuentran apoyados en la Plataforma World-Office implementada desde el mes de abril del año actual y no se evidencias aplicaciones de:
Inteligencia y Análisis de Datos
Plataformas de intercambio de información con instituciones financieras como bancos.
Plataforma de Pagos on-line
Gestión de compras y suministros
Actualmente no se evidencias programas relacionados con compras y suministros que permitan:
Intercambio de información con los proveedores
Calificación de Proveedores
Seguimiento a Cartera
Gestión Humana
Los procesos de Gestión humana se encuentran apoyados en la Plataforma World-Office implementada desde el mes de abril y la plataforma actualmente cumple con las necesidades de la organización. Para la aplicación de Gestión Humana la aplicación de World Office permite realizar las siguientes operaciones:
Ingreso Empleados
Cálculo de Liquidación Mensual
Cálculo de Liquidación definitiva
Horas extra
Causación de Nómina en contabilidad con sus respectivas provisiones (prima, cesantías, vacaciones).
Plataforma
Relacionado con los sistemas de información se observa red cableada 1 Gbps, Red inalámbrica 802.11x para conectar dispositivos inalámbricos. No se evidencia un servidor centralizado. Posee equipos de cómputo con las siguientes características
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Portátiles Lenovo I5 2da generación
250 GB disco duro
4 GB en memoria RAM
Antivirus Avast
Sistema Operativo Windows 7
Microsoft Office 2013
Los equipos no están licenciados en software.
Seguridad de la Información
La organización no cuenta con políticas relacionadas con la seguridad de la información lo cual hace que la información que tiene actualmente, sea vulnerable a toda clase de amenazas internas/externas.
Plataforma WEB
Se cuenta con un hosting, el cuál no se encuentra en uso actualmente y no les permite vender a la organización a través de Internet.
Internet
Se cuenta con un canal de 5 Mbps que permite a la empresa realizar las actividades requeridas a través de este medio como son envío de correos electrónicos, búsqueda de información y las demás inherentes a la organización
Red Cableada / Inalámbrica
Se cuenta actualmente con estas 2 clases de servicios, cableados e inalámbricos. Respecto al cableado se cuenta con estructura que soporta 1 Gbps y la conexión inalámbrica 802.11X, siendo suficiente para las necesidades actuales de la empresa. No se hace necesario reestructurar o realizar nuevas adquisiciones relativas a estas tecnologías.
Tarea PSI 62 Definición del Modelo de Sistemas de Información
Para definir el modelo de sistemas de información se utilizó como insumo lo determinado en:
Diagnóstico situación actual (Tarea 61)
Modelo de procesos de la organización (Tarea 41)
Modelo de información (Tarea 42)
Catálogo de requisitos (Tarea 43)
Luego de las reuniones con los líderes de cada una de las áreas se realizó la definición del modelo de sistemas de información a seguir, teniendo en cuenta:
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La organización adquirirá software a terceros, o realizará los desarrollos con terceros, no realizará desarrollos con sus miembros de la organización.
Los recursos que tiene la organización son de reciente adquisición, y por directriz administrativa no se harán inversiones altas de hardware (solo en un servidor central) o que representen crecimiento horizontal de los equipos, salvo crecimiento positivo no proyectado.
No se piensa contar con personal adicional dentro de la organización relacionado con el departamento de sistemas de información.
Modelo de Sistemas de Información
El modelo se describe según la siguiente imagen:
Modelo Aplicaciones Web
Figura 7. Modelo WEB
Fuente: Elaboración Propia
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Referente a la web se definió continuar con el modelo existente, donde a través de un administrador designado del departamento de sistemas, se realizan las actualizaciones de contenido de la página. La página web no contará a corto ni mediano plazo con un contacto directo o aplicaciones CRM con los clientes potenciales o con los actuales de la organización. La página continuará alojada por un hosting tercerizado, no se hará implementación de un servidor propio de la empresa para tareas web, ya que no existe esa interacción necesaria que sugiera hacer una implementación propia.
Modelo Aplicaciones Intranet
Figura 8. Modelo de Aplicaciones Intranet
Fuente: Elaboración Propia
Dentro del modelo establecido para el software interno de la empresa, se tiene establecido un servidor centralizado donde las estaciones cliente de las diferentes áreas se conectarán. Los accesos a las aplicaciones solo serán desde la organización, cada estación de trabajo tendrá su propio acceso. No se plantea realizar servidores de dominio.
10.7 ACTIVIDAD PSI 7: DEFINICION DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA
Tarea PSI 71: Identificación de las Necesidades de Infraestructura Tecnológica
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Teniendo en cuenta lo establecido en los puntos anteriores se realiza la identificación de necesidades de infraestructura tecnológica. Para poder implementar el modelo anterior y teniendo en cuenta las necesidades de la empresa Tecnosumis S.A.S se identifican las siguientes necesidades:
Infraestructura Software
Licenciamiento Software ya Existente
Licenciamiento Sistema Operativo Windows 7 Professional
Licenciamiento Microsoft Office 2013
Licenciamiento Software Antivirus
Adquisiciones de Nuevas Aplicaciones
Aplicativo Gestión Comercial
Aplicativo Gestión de Operaciones
Aplicativo Gestión Financiera
Aplicativo Gestión de Compras
Aplicativo Gestión Humana
Aplicaciones WEB
Diseño e Implementación Página WEB Tecnosumis S.A.S
Infraestructura Hardware
Para el caso de Tecnosumis la infraestructura necesaria actualmente, se reduce a la adquisición de un servidor para centralizar la información de la organización en un equipo que corresponda al modelo propuesto.
Tarea PSI 72: Selección de la Arquitectura Tecnológica
Luego de definir las necesidades de infraestructura se hace necesaria la selección de la Arquitectura Tecnológica que dará soporte al modelo planteado. Al ya existir una aplicación que da soporte a los procesos corporativos (World Office) los líderes de la organización, estuvieron de acuerdo en continuar por la línea de esta aplicación.
Por tanto la arquitectura tecnológica queda establecida en tecnologías Microsoft que darán soporte a los procesos de la empresa así:
Lenguaje de desarrollo de Aplicaciones (.NET)
Servidor (Windows Server)
Base de Datos (SQL Server)
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Queda establecido entonces que todas las adquisiciones futuras relacionadas con software, deberán continuar con la misma línea de desarrollo.
Respecto a la arquitectura tecnológica de hardware se necesitará un servidor de las siguientes características:
Características Mínimas
Servidor en Torre.
Microsoft Windows Server 2012 R2
DIMM DDR4 de hasta 2133 MT/s
RAM máxima: 32 GB
4 Discos Raid 1+0
Intel Xeon E5-2609 v3 1,9 GHz
Fuente de alimentación cableada única, 450 W [Incluido en el precio] Dos tarjetas de Red 1 Gbps
Respecto al resto de arquitectura hardware, no se hace necesario cambios o adiciones de acuerdo a lo planteado en la misión - visión.
10.8 ACTIVIDAD PSI 8 DEFINICION DEL PLAN DE ACCION
Tarea PSI 81: Definición de Proyectos a Realizar
Luego de analizar con los diferentes líderes de las áreas de la empresa Tecnosumis S.A.S se definió implementar los siguientes proyectos:
Legalización de Software
Plan orientado a legalizar la licencia de los equipos de cómputo de la organización. En el primer año las licencias deben estar completamente legalizadas. Programas sin el uso de licencia deberán ser desinstalados dentro de la organización.
Políticas de Seguridad
Establecimiento de políticas de seguridad de redes de datos e información de la empresa Tecnosumis S.A.S
Adquisición de Servidor
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Adquisición de servidor por parte de la empresa de acuerdo a las políticas establecidas.
Desarrollo de Aplicaciones
Aseguramiento de los Sistemas de Información Existentes
Implementación al 100% de la aplicación World-Office
Implementación de la Página WEB de TecnoSumis
Análisis, diseño e implementación de la página web de Tecnosumis S.A.S
Implementación Programa Gestión de compras y suministros
Intercambio de información con los proveedores
Calificación de Proveedores
Seguimiento a Cartera
Implementación Programa Gestión de operaciones
Software de programación de servicios
Programa de ejecución de servicios
Programa de seguimiento a servicios realizados
Dentro de la implementación de estos productos y dado el tamaño de la empresa, se establece el siguiente cronograma a 3 años, que será la vigencia del presente plan estratégico de Sistemas.
ACTIVIDAD Año 1 Año 2 Año 3
Legalización de Software
Aseguramiento de Calidad Software World – Office
Implementación de la Página WEB de TecnoSumis
Establecimiento de Políticas de Seguridad
Adquisición de Servidor
Implementación Programa Gestión de compras y suministros
Implementación Programa Gestión de operaciones
Tabla 14. Cronograma de Implementación de PSI
Los costos establecidos para estas actividades son los siguientes:
ACTIVIDAD Año 1 Año 2 Año 3
Legalización de Software $ 10.000.000 $0 $0
Aseguramiento de Calidad Software World – Office
$500.000 $500.000 $500.000
Implementación de la Página WEB de TecnoSumis
$1.000.000 $0 $0
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Establecimiento de Políticas de Seguridad $ 0 $0 $0
Adquisición de Servidor $12.000.000 $0 $0
Implementación Programa Gestión de compras y suministros
$0 $4.000.000 $400.000
Implementación Programa Gestión de operaciones
$0 $0 $6.000.000
TOTAL $24.000.000 $4.500.000 $6.900.000
Tabla 15. Costos establecidos para las actividades PSI
Para las actividades
Aseguramiento de Calidad Software World - Office
Implementación Programa Gestión de operaciones
Implementación Programa Gestión de operaciones
Se estableció un valor correspondiente al 10% de aseguramiento de la calidad basado en las propuestas comerciales realizadas a la empresa que proponen ese rubro como costo de soporte de la aplicación al año, dado que Tecnosumis S.A.S no es una empresa de gran tamaño y de acuerdo al tipo de licencia que la organización decide asumir.
Tarea PSI 82: Elaboración del Plan de Mantenimiento del PSI
Dado el tamaño de la empresa Tecnosumis S.A.S se acordó el plan de mantenimiento del plan estratégico de sistemas de información de una manera global teniendo en cuenta lo siguiente:
Se recomienda nombrar antes de finalizar el año 2016 un líder responsable de la implementación y ejecución del plan estratégico de sistemas.
Debe normalizarse dentro del manual de calidad de la organización formatos de control y seguimiento a la implementación del Plan Estratégico de Sistemas de Información.
Deben realizarse 4 reuniones al año por parte de los líderes de la organización para evaluar el avance del plan estratégico de sistemas de información. Deberán realizarse los planes de acción orientados a suplir los productos o las tareas que no se hayan cumplido y determinar los responsables de ejecutar dicho plan de acción.
En caso de un crecimiento o un decrecimiento o un cambio en la misión-visión de la empresa, deben realizarse reuniones extraordinarias orientadas
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a cambiar parcial o totalmente el plan estratégico de sistemas para que este vaya acorde a esas nuevas condiciones existentes.
10.9 REVISION Y APROBACION DEL PSI
Tarea PSI 91: Convocatoria de la Presentación
Una vez realizadas las tareas del Plan Estratégico de Sistemas de Información, el día 21 de Octubre de 2016 se realizó la convocatoria de presentación de dicho plan, programando la socialización y última reunión el día 28 de Octubre de 2016.
Tarea PSI 92: Evaluación y Mejora de la Propuesta
El día 28 de Octubre de 2016 se hizo la presentación del Plan Estratégico de Sistemas de Información. Cada uno de los líderes hizo la revisión de la propuesta de planeación estratégica dando la respectiva aprobación sin observaciones o propuestas de mejora, debido a que al ser un documento elaborado en conjunto desde sus fases de inicio, los líderes conocían de antemano las propuestas y el enfoque brindado hacia el PESI de Tecnosumis S.A.S.
Tarea PSI 93: Aprobación del PSI
El día 28 de Octubre de 2016 una vez socializado el PSI los líderes de cada proceso hicieron la aprobación del PSI, dando por finalizado el proceso.
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11. INDICADORES DE SEGUIMIENTO
Adicionalmente para hacer el respectivo seguimiento del PSI se sugiere incluir dentro del Plan de Calidad los siguientes indicadores de gestión para indicar el avance y la correcta implementación del plan estratégico de sistemas de información. Se construyeron dos clases de indicadores uno relacionado con el plan estratégico de sistemas a nivel general y otros indicadores relacionados con las tareas propuestas
11.1 INDICADORES RELACIONADOS CON EL PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION
Indicador I ACTIVIDADES IMPLEMENTADAS PSI
Medición: Trimestral
Medida: Nro de Actividades Implementadas/ Nro de Actividades Proyectadas
Cumplimiento: >90%
Indicador II RECURSOS INVERTIDOS PSI
Medición: Trimestral
Medida: Recursos Asignados/Recursos Presupuestados
Cumplimiento: >90%
Indicador III SEGUIMIENTO AL PSI
Medición: Trimestral
Medida: Reuniones realizadas/Reuniones Proyectadas
Cumplimiento: >90%
11.2 INDICADORES RELACIONADOS CON LAS ACTIVIDADES DEL PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION
Los siguientes indicadores están relacionados con el licenciamiento del software que es una tarea crítica debido al impacto que esta puede tener:
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Indicador IV. Programas Legalizados
Medición: Mensual
Medida: Nro Adquisiciones realizadas / Nro Adquisiciones proyectadas
Cumplimiento: 100% (Debido a lo delicado del no tener software legalizado)
Indicador V. Programas Ilegales Instalados
Medición: Mensual
Medida: Nro Licencias Ilegales / Nro Equipos Instalados
Cumplimiento: En los 3 primeros meses <1%
Del cuarto mes en adelante = 0%
Indicador VI. Seguimiento a programas instalados
Medición: Bimestral
Medida: Nro de auditorías realizadas
Cumplimiento: >1
Los siguientes indicadores deberán aplicarse individualmente a los programas de World Office y a los Programas que se adquieran posteriormente
Indicador VII. Capacitaciones Programas
Medición: Trimestral
Medida: Nro de capacitaciones realizadas/Nro de capacitaciones programadas
Cumplimiento: >90%
Indicador VIII. Personal Capacitado Software
Medición: Trimestral
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Medida: Nro de personas capacitadas/Nro de personas programadas a capacitación
Cumplimiento: >90%
Indicador IX. Asimilacion Capacitación Software
Medición: Trimestral
Medida: Nro de personas Evaluadas/Nro de personas aprobadas
Cumplimiento: >90%
Indicador X. Nivel de Respuesta
Medición: Mensual
Medida: Nro de casos atendidos/Nro de casos enviados
Cumplimiento: >90%
Indicador XI. Tiempo de Respuesta
Medición: Mensual
Medida: Tiempo promedio de respuesta en horas de la solución de un ticket enviado
Cumplimiento: Promedio Inferior a 72 horas
Indicador XII. Implementación de la Solución
Medición: Mensual
Medida: Porcentaje de avance mes actual – Porcentaje de avance mes anterior
Cumplimiento: Mayor al 20%
Los siguientes indicadores están relacionados con la implementación de políticas de seguridad que es una tarea crítica debido al impacto que esta puede tener:
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Indicador XIII. Implementación de las Políticas de Seguridad de la Información
Medición: Mensual
Medida: Porcentaje de avance mes actual – Porcentaje de avance mes anterior
Cumplimiento: Mayor al 20%
Indicador XIV. Eventos Negativos relacionados a la Seguridad de la Información
Medición: Mensual
Medida: Nro de eventos negativos relacionados con la seguridad de la información
Cumplimiento: Igual a 0
(En este indicador se consideran eventos negativos relacionados con la seguridad de la información aquellos hechos que pongan en riesgo la seguridad de la información: por ejemplo una copia de seguridad mal efectuada, la no detección de un virus o una amenaza software, la intrusión al sitio web, a la red, a la base de datos, la pérdida de una contraseña importante y similares).
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12 RECOMENDACIONES
Es necesario realizar como primera actividad del PSI, licenciar el software existente dentro de la organización para evitar sanciones o incluso decomiso de los equipos que perjudicarían las labores normales de la organización.
Tecnosumis S.A.S Debe hacer un estricto seguimiento a los indicadores planteados y determinar un líder responsable del seguimiento de estos.
El PSI debe convertirse en la carta maestra para la toma de decisiones relacionadas con la adquisición de software y hardware.
La implementación del PSI debe tener una duración máxima de 3 años, y debe evaluarse constantemente el estado de las tareas relacionadas, y adicionalmente designar responsables por cada actividad planteada.
Tecnosumis S.A.S debe tener políticas claras de adquisición de hardware/software para evitar adquirir tecnología que no usará o que no aprovechará como el caso del hosting.
Para cada una de las actividades de la organización se sugiere que se subdividan las para hacerle el seguimiento y se haga la implementación del indicador I para cada proyecto.
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13. CONCLUSIONES
En la planeación estratégica de sistemas es necesario partir de la misión – visión de la organización ya que esta sirve como carta de navegación para determinar la prioridad de los proyectos de tecnología dentro de las empresas.
En empresas pequeñas y medianas como en el caso de Tecnosumis S.A.S, es posible implementar un plan estratégico de sistemas de información basado en métrica V3.
La metodología Métrica V3 es una metodología sencilla y fácil de aplicar comparativamente con otras metodologías como SISP, BSP relacionado con la elaboración de un PSI.
Para la elaboración de un PSI es necesario contar con la participación de los líderes de cada una de las áreas de la organización, para garantizar que todas las áreas sean parte activa de la elaboración y seguimiento de este proceso, y que no se excluya a ningún actor importante en esta elaboración.
Es importante incluir dentro de un PSI indicadores que permitan llevar una medición objetiva de los avances del plan.
Dentro de los procesos de PSI proyectados, debe darse prioridad a sanear las falencias que tengan repercusiones legales, como en el caso de Tecnosumis S.A.S el licenciamiento de software.
Se proyecta a través del presente PSI solucionar las falencias que tiene la empresa Tecnosumis S.A.S y realizar nuevas adquisiciones de tecnología que permitan.
Es importante que las organizaciones independientemente de su tamaño, apoyen los proyectos de Planeación Estratégica de Sistemas a través de la asignación de recursos financieros y humanos.
El diagnóstico realizado a la empresa Tecnosumis S.A.S indica que sus sistemas de información no cumplen con lo esperado por la organización para dar cumplimiento a la misión – visión.
A través de la implementación del presente PSI Tecnosumis S.A.S espera fortalecer sus procesos de sistemas de información en un lapso de 3 años, donde se revisará el PSI y la misión – visión de la organización.
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Jameel, M. and Noah, A. Mitigating Coordination Costs in Global Software Development Using Scrum. I.J. Information Engineering and Electronic Business. (2014).
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ANEXOS
ANEXO 1 CARTA AUTORIZACION TECNOSUMIS
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ANEXO 2 ACTA REUNION ELECCION DE METODOLOGIA
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ANEXO 3 ACTA SOCIALIZACION PSI ACTIVIDADES 1,2,3,4,5
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ANEXO 4 ACTA SOCIALIZACION PSI ACTIVIDADES 1,2,3,4,5
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ANEXO 5 RELACION PRELIMINAR PSI
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ANEXO 6 SOCIALIZACION PSI
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