DNP-UITS-ITS-001-05. Revisión de Proyectos Informe …/MjY4/fil... · Regionales de Defensa Civil...

CODIGO: DNP-UITS / ITS-001-05

VERSION: PRIMERA

AREA:

DIRECCION NACIONAL DE PREVENCION

UNIDAD DE INSPECCIONES TECNICAS DE SEGURIDAD

TITULO:

REVISION DE PROYECTOS DE INFORME DE

INSPECCIONES TECNICAS DE DETALLE

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA

Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Aprobado por: Dirección Nacional de Prevención

VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DNP-UITS/ITS-001-05 PAG

Sede Central REVISION DE PROYECTOS DE INFORME DE INSPECCIONES TECNICAS DE DETALLE FECHA: 19/07/2005 2/23

1. OBJETIVO

Estandarizar el procedimiento de Revisión de Proyectos de Informe de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil de Detalle, que ejecuta la UITS de la Dirección Nacional de Prevención como paso previo a la entrega del Informe o Constancia de Inspección Técnica al Administrado por parte de la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento es a la Unidad de Inspecciones Técnicas de Seguridad de la Dirección Nacional de Prevención y a las Direcciones Regionales de Defensa Civil del INDECI. Describe las actividades desde el envío desde las DRDC de los proyectos de Informe de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil de Detalle hasta el cierre del expediente.

3. BASE LEGAL

3.1. Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto Ley Nº 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nºs 442, 735, 905 y la Ley Nº 25414.

3.2. Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo Nº 005-88-SGMD.

3.3. Decreto Supremo Nº 013-2000-PCM, aprueba el Reglamento de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil.

3.4. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y modificado por Decreto Supremo Nº 005-2003-PCM.

3.5. Memorándum Múltiple Nº 5884-2002-INDECI/DNP/UITS/10.3 y Carta Circular Nº 016/JCC, determina los plazos de Ejecución del Proceso de Revisión de Proyectos de Informe de ITSDC de Detalle en la UITS.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. Ejecución de la Inspección Técnica de Detalle. 4.2. Proyecto de Informe de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil

de Detalle, preevaluada de fondo y forma en la Dirección Regional de Defensa Civil.

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. Unidad de Inspecciones Técnicas de Seguridad de la Dirección Nacional de Prevención.

5.2. Direcciones Regionales de Defensa Civil.



6. CONSIDERACIONES

6.1. La Revisión de Proyectos de Informe en la Unidad de Inspecciones Técnicas de Seguridad (UITS) complementa el proceso de “Ejecución de Inspecciones Técnicas de Detalle” que se realizada en las Direcciones Regionales de Defensa Civil (DDRR) y se inicia con el proyecto del Informe Preliminar (PY) a la UITS, donde:

6.1.1. Es revisado por el Grupo Consultor Revisor, quienes registran sus observaciones, recomendaciones y determinación del nivel de riesgo de la instalación en el formato R1 (ver anexos).

6.1.2. Este formato R1 es enviado por la UITS al área de Inspecciones Técnicas de Seguridad de la Unidad de Prevención de la DRDC correspondiente, para que levanten las observaciones a través del Proyecto de Informe Técnico (PY IT).

6.1.3. El Proyecto de Informe Técnico (PY IT) es revisado por el Grupo Consultor Revisor, quienes verifican si las observaciones y recomendaciones fueron levantadas adecuadamente, registrando sus observaciones en el formato R2 (ver anexos), determinando además si el proyecto de Informe necesita corrección o ya esta listo para ser emitido (impreso).

6.1.4. El formato R2 es enviado al área de Inspecciones Técnicas de Seguridad de la Unidad de Prevención de la DRDC correspondiente, indicando el resultado de la revisión, a través del correo electrónico, usando las siguientes siglas: � POS (no tiene observaciones), significa que el informe debe ser

emitido (impreso); � POS/AA (tiene observaciones de forma), las observaciones

deben ser subsanadas y luego se emite el informe sin volver a enviar a la UITS para ser revisado;

� NEGG (tiene observaciones de fondo) o NEG/AA (tiene observaciones de fondo y forma) en estos casos luego de que el proyecto sea corregido se envía nuevamente a la UITS pero con la denominación de PY IT2 (Segunda Versión del PY IT) y ya no es revisado por el Grupo Consultor Revisor, sino por el Responsable del Area de Gestión de Calidad y Telemática, quien podrá hacer las consultas necesarias al Grupo Consultor Revisor, y enviar nuevamente sus observaciones, además de indicar la sigla de respuesta correspondiente al AITS. Este proceso se repite hasta que la respuesta sea POS o POS/AA.

6.2. Si en el Informe se determinó que el Objeto de Inspección (OI) no cumple las condiciones de seguridad en Defensa Civil, se espera el Proyecto de Informe Complementario (PY IC), que contiene la información acerca del levantamiento de las observaciones y recomendaciones, y seguirá el mismo proceso que el PY IT hasta la emisión del Informe Complementario (IC).

6.3. Si en el Informe Complementario se determinó que el OI no cumple las condiciones de seguridad en Defensa Civil y además amerita una Inspección Complementaria, se espera el Proyecto de Segundo Informe Complementario (PY SIC), y sigue la misma secuencia que el PY IC hasta su emisión concluyendo el procedimiento de revisión de proyectos sin importar si el OI cumple o no las condiciones de seguridad.



6.4. El Grupo Consultor Revisor, generalmente está conformado por cuatro profesionales de las especialidades de Arquitectura, Ingeniería Civil, Ingeniería Mecánica Eléctrica e Ingeniería de Seguridad e Higiene Industrial o Ingeniería Electrónica.

7. SIGLAS

AGCT: Area de Gestión de Calidad y Telemática. AITS: Area de Inspecciones Técnicas de Seguridad. AT: Area de Telemática. DDRR: Direcciones Regionales. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil. NEG: Informe tiene observaciones de fondo. NEG/AA: Informe tiene observaciones de fondo y forma. OI: Objeto de Inspección. PAD: Procesador y Administrador de Datos. POS: Informe no tiene observaciones. POS/AA: Informe tiene observaciones de forma. PY: Proyecto de Informe Preliminar de ITSDC de Detalle. PY IC: Proyecto de Primer Informe Complementario de ITSDC de Detalle. PY IC2: Segunda Versión del Proyecto de Informe Complementario de ITSDC de

Detalle. PY IT: Proyecto de Informe Técnico de ITSDC de Detalle. PY IT2: Segunda Versión del Proyecto de Informe Técnico de ITSDC de Detalle. PY SIC: Proyecto de Segundo Informe Complementario de ITSDC de Detalle. SGII: Secretaria General e Imagen Institucional UITS: Unidad de Inspecciones Técnicas de Seguridad.

8. GLOSARIO DE TERMINOS

8.1. Administrado: Persona natural o jurídica propietaria de un local, empresa, negocio o cualquier tipo de recinto objeto de inspección técnica de seguridad en defensa civil y que esta sometida al Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI).

8.2. Constancia: Es el documento donde se consigna si el bien objeto de la inspección cuenta o no con las condiciones de seguridad básicas. Se expide solo a solicitud de parte, sustentando en el contenido del Informe Técnico. Este documento deberá ser firmado por el inspector que ejecuto la inspección y refrendado por la autoridad respectiva de la Oficina de Defensa Civil.

8.3. Condiciones de seguridad 8.3.1. Físicas: Aquellas relacionadas con la infraestructura y las medidas

de seguridad internas adoptadas en las instalaciones o edificaciones. 8.3.2. Espaciales: Aquellas relacionadas con el entorno, contaminación

ambiental, salubridad, tugurización, etc.



8.4. Edificación: Es toda construcción o instalación(viviendas multifamiliares,

viviendas unifamiliares, viviendas precarias, centros educativos, edificios, centro de salud, hospitales, clínicas, establecimientos en general, centros comerciales, mercados, ferias, locales de espectáculos abiertos y cerrados, centros de recreación, industrias, establecimientos de hospedaje, casinos, salas de juego, talleres, etc.) de propiedad publica o privada, donde reside, labora o concurre público.

8.5. Instalaciones: Es todo local, terreno, edificación donde concurre público y que es materia de inspección técnica.

8.6. Informe Técnico: Es un documento numerado y emitido por el INDECI expedido por los órganos del SINADECI, luego de efectuada las inspecciones técnicas. En el informe se consigna las características y condiciones del bien objeto de la inspección, así como las observaciones y recomendaciones formuladas por el inspector, estableciéndose los plazos para el levantamiento y cumplimiento de estos. Para su validez, deberá estar firmado por el inspector que efectuó la inspección y refrendado por la autoridad de Defensa Civil correspondiente.

8.7. Objeto de Inspección: Son Objeto de Inspección Técnica de Seguridad los inmuebles, instalaciones y recintos de propiedad privada de dominio privado del estado y/o de dominio publico, en los cuales reside, labora o concurre público así como las zonas geográficas donde se ubican centros poblados. Los que califican para Inspección Técnica de Detalle son: viviendas multifamiliares, viviendas precarias, centros educativos de gran alumnado, edificios administrativos, centros de salud, hospitales, clínicas, establecimientos penales, centros comerciales, mercados, ferias, locales de espectáculos(abiertos y cerrados), centros de recreación, establecimientos de hospedaje, industrias livianas y medianas, talleres entre otros de igual complejidad o cuando los inspectores de seguridad de la inspección básica así lo determinen. Se consideran también calificadas para este tipo de inspección las instalaciones o recintos donde se llevaran a cabo espectáculos públicos con una asistencia superior a las tres mil personas.

8.8. Panel Fotográfico: Fotografía detallada de la zona donde ha ocurrido el desastre, certificando de esta manera la autenticidad de la Ficha Técnica presentada por el solicitante. El Gobierno Regional y/o Gobierno Local presentará un panel fotográfico que sea lo suficientemente representativa del Objeto de Inspección.

8.9. Peligro Natural (P): Es la probabilidad de ocurrencia de un fenómeno natural o tecnológico potencialmente dañino, de una magnitud dada, para un período específico y una localidad o zona conocidas. Terremotos, maremotos, actividad volcánica, inundaciones, aludes, aluviones, deslizamientos, derrumbes, hundimientos, son algunos de los Peligros Naturales.

8.10. Riesgo (R): Es la estimación o evaluación matemática de probables pérdidas de vidas, de daños a los bienes materiales, a la propiedad y la economía, para un período específico y un área conocida. El riesgo (R) se estima o evalúa en función de la magnitud del Peligro (P) y el grado de vulnerabilidad (V), teniendo en cuenta la siguiente razón probabilística.



R = P X V

8.11. Recinto: Espacio comprendido dentro de ciertos límites.

8.12. Vulnerabilidad (V): Es el grado de resistencia y/o exposición (física, social, cultural, política, económico, etc.) de un elemento o conjunto de elementos en riesgo (vida humana, patrimonio, servicios vitales, infraestructura, áreas agrícolas) como resultado de la ocurrencia de un peligro natural de una magnitud dada. Se expresa en términos de probabilidad, en porcentaje de 0 a 100.

9. ANEXOS

9.1. Anexo 1: Formato R1 9.2. Anexo 2: Formato R2 9.3. Anexo 3: Formato R3



10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

DDRR / UP / AITS

Responsable

1. Preparación de los proyectos: PY o PY IT o PY IC de cualquier versión o PY SIC o panel fotográfico.

Existen problemas en la vía telemática: 2. Entrega proyectos o panel fotográfico, dirigido a la

UITS de la DNP, a través de la Mesa de Partes de la Secretaria General, solicita la firma del cargo. Espera comunicación de la UITS. Continúa en la actividad 17 o en la 67, según corresponda.

SGII Secretaría General

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega del documento en la DNP.

Secretaria Ejecutiva

3. Recibe y firma cargo. 4. Entrega documento al Director.

Director 5. Revisa y asigna documento. DNP Secretaria Ejecutiva

6. Entrega documento, solicita firma de cargo. El apoyo administrativo de la UITS recibe documento y firma el cargo.

Apoyo Administrativo 7. Entrega documento.

Jefe 8. Autoriza y asigna documento al área de Gestión de Calidad y Telemática (AGCT).

Apoyo Administrativo

Es proyecto de Primera Versión o Panel Fotográfico 9. Entrega documento, solicita firma del cargo. El

responsable recibe documento y revisa.

Responsable del AGCT

Documento es un PY IT o un PY IC o un PY SIC Documento no es panel fotográfico 10. Entonces documento es un proyecto,

verifica si el PY esta completo y corresponde a una Inspección Técnica de Detalle.

PY no califica o no corresponde a ITD 11. Elabora un Informe con razones de

descalificación o devuelve el documento, vía memorándum por no corresponder a ITD.

Existen problemas en la vía telemática 12. Imprime informe o memorándum y

entrega al apoyo administrativo para autorización de envío por el Jefe de la UITS.

Jefe 13. Revisa y autoriza envío de documento.

DNP / UITS


14. Entrega documento a la DNP, solicita firma del cargo y archiva.



DNP Secretaria Ejecutiva

15. Entrega documento al Director, quien luego de revisarlo, autoriza su envío.

16. Entrega documento a la Secretaría General para su entrega a la DRDC, correspondiente.


Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega en la DRDC.

DDRR / UP /

AITS

Responsable

17. Recibe y firma cargo. 18. Revisa razones de descalificación.

Proyecto de informe no es de Detalle Fin del proceso. Proyecto de informe es de Detalle Ir a la actividad 1.

DNP / UITS Responsable del AGCT

No existen problemas en la vía telemática 19. Envía informe a través del correo

electrónico y lo imprime. Ir al paso 18. PY es un documento físico 20. Adjunta PY al correo electrónico o

Informe impreso. 21. Archiva PY en carpeta “PYs devueltos

por no calificar”.Espera 48 horas para subsanación.

No venció el plazo Ir a la actividad 101. Venció el plazo 22. Se comunica fin de plazo a la DRDC

a través del correo electrónico y telefónicamente. Fin del proceso.

PY no es un documento físico 23. Almacena el PY en una carpeta de su

PC con el nombre de “PYs devueltos por no calificar”.

24. Archiva Correo electrónico o Informe en carpeta “PYs devueltos por no calificar”. Luego volver a la condicional “Venció el plazo”, después de la actividad 21.

Documento es panel fotográfico Continúa en la actividad 25.

PY califica 25. Verifica si panel fotográfico esta conforme.

Panel fotográfico no está conforme 26. Elabora documento solicitando panel

fotográfico conforme. Existen problemas en la vía telemática 27. Imprime y entrega solicitud al apoyo

administrativo de la UITS para la autorización del Jefe de la UITS para su envío, ir a la actividad 13 y prosigue en el condicional “PY es impreso”.




No existen problemas en la vía telemática 28. Envía documento con solicitud de

panel fotográfico completo y conforme, a través del correo electrónico, luego lo imprime. Ir a la actividad 18. Volver a la condicional “PY es un documento impreso”.

PY es impreso 29. Adjunta solicitud o correo electrónico

al PY impreso. 30. Archiva en carpeta “PYs no

recibidos”. 31. Comunica verbalmente a operador

PAD para que monitoree la respuesta durante 48 horas.

Operador PAD

Plazo vencido 32. Comunica fin de plazo a DRDC

a través del correo electrónico y telefónicamente. Fin de proceso.

Plazo aun no vencido Ir a la actividad 101.


PY no es impreso 33. Comunica verbalmente al operador

PAD que almacene PY en la carpeta correspondiente y monitoree la llegada de la respuesta.

Operador PAD

34. Almacena PY y Panel Fotográfico incompleto en carpeta “Pendientes de Panel Fotográfico”, si es información sobre PY IT o PY IC o PY SIC en “Pendientes de aclaración” en PC de AGCT.

35. Archiva solicitud impresa o correo electrónico y espera 48 horas como máximo por respuesta, luego ir al condicional “Plazo vencido”, después de la actividad 31.


Panel fotográfico está conforme 36. Asigna estado de “Recibido” a PY y

comunica a Operador PAD esta situación.

DNP / UITS

Operador PAD

37. Asigna código al documento recibido. No es un documento físico 38. Almacenar PY con panel fotográfico, o

PY IT ó PY IC ó PY SIC en carpeta correspondiente en computadora del área de GCT.

39. Aplica formato e imprime documento. Continúa en la actividad 40.



Operador PAD

Es un documento físico 40. Adjunta correos electrónicos al

proyecto de Informe correspondiente en un fólder.

41. Entrega fólder al Responsable del AGCT.


42. Verifica contenido de proyecto de Informe recibido (PY o PY IT o PY IC o PY SIC) anotando observaciones y/o recomendaciones en lista de verificación correspondiente y adjunta al fólder. � PY: Verifica su estructura de

acuerdo al Anexo 06 del Manual de Ejecución de ITSDC.

� PY IT: verifica si levantaron las observaciones hechas a PY, o cambios debido a observaciones en formato R1.

� PY IC: verifica si recomendaciones en el Informe (emitido o último) de IT y los plazos de subsanación son los que están en el PY IC.

� PY SIC: verifica si recomendaciones en Informe (emitido o último) de IC y los plazos de subsanación son los que están en el PY SIC.

43. Entrega fólder.

DNP / UITS

Operador PAD

43. Recibe fólder y registra en cuaderno de control de Proyectos de Informe.

44. Llena datos del OI en parte del formato empleado para la revisión correspondiente (R1, R2 o R3), y adjunta al fólder.

45. Prepara fólder para envío a Consultores Revisores.

No existen problemas en la vía telemática 46. Almacena contenido de fólder en

carpeta creada para el OI en PCs de Grupo Consultor Revisor.

47. Comunica a Consultores, a través del correo electrónico y/o verbalmente y/o telefónicamente, y registra en cuaderno de control. Continúa en la actividad 50.

Si existen problemas en la vía telemática 48. Solicita autorización para entrega

física del fólder.




49. Autoriza solicitud.

Operador PAD 50. Entrega fólder y registra en cuaderno

de control respectivo.

Grupo Consultor Revisor

50. Recibe fólder y se registra en cuaderno de control correspondiente.

Es fólder de PY No requiere panel fotográfico Ir a la actividad 54. Requiere panel fotográfico 51. Solicita panel fotográfico a

responsable de AGCT. Responsable del

AGCT 52. Autoriza solicitud y comunica a

operador PAD. Operador PAD 53. Muestra panel fotográfico.


53. Revisa panel fotográfico. No es fólder con PY 54. Revisa fólder y anota observaciones

y/o recomendaciones en formato correspondiente.

Existen problemas en la vía telemática 55. Imprime formato y coordina para

entrega física. Responsable del

AGCT 56. Coordina entrega física. Continúa

en la actividad 57.


No existen problemas en la vía telemática 57. Entrega formato impreso o lo envía

a través del correo electrónico al Operador PAD, quien registrará esta entrega en el Cuaderno de Control.

DNP / UITS

Operador PAD

58. Verifica si todos los Consultores Revisores realizaron revisión.

Falta alguno 59. Comunica retraso al Consultor

Revisor a través del correo electrónico y/o telefónicamente y/o verbalmente. Ir a la actividad 50.

No falta ninguno Formato completo no está en forma telemática 60. Ingresar sección faltante o

formatos que faltan en forma telemática. Continúa en la actividad 61.



Operador PAD

Formato completo está en forma telemática 61. Elabora y almacena formato

Consolidado en PC del responsable del AGCT en carpeta del PY correspondiente. Continúa en la actividad 62.

Revisión es del PY 62. Comunica, verbalmente,

consolidación de formato R1 y almacenamiento en la PC a responsable de AGCT.


62. Recibe comunicación y compara contenido entre formato R1 consolidado con observaciones en Lista de Verificación del PY. Existen coincidencias 63. Señalar las coincidencias en

la Lista de Verificación del PY. Continúa en la actividad 64.

No existen coincidencias 64. Comunica fin de

comparación y solicita redactar observaciones señaladas en un correo electrónico verbalmente al Operador PAD para que sea enviado a la DRDC.

DNP / UITS

Operador PAD

65. Redacta observaciones indicadas.

No existen problemas en vía telemática 66. Adjunta formato

correspondiente a observaciones y los envía a través del correo electrónico e imprime el correo electrónico, para luego archivarlo. Espera Respuesta de la DRDC (AITS), ir a la actividad 67, luego continuar en la condicional “Llego Respuesta”.

DDRR / UP / AITS

Responsable

67. Recibe documentos. Se reinicia el proceso de “Ejecución de Inspecciones Técnicas de Detalle y seguimiento de Acciones Tomadas”.



DDRR / UP / AITS Responsable

Se encuentra dentro del plazo para responder Ir a la actividad 1. No se encuentra dentro del plazo para responder No hubo ampliación de plazo Fin del proceso. Hubo ampliación de plazo 68. Adjunta autorización,

continúa en la actividad 1.

Operador PAD

Llegó Respuesta Continúa en la actividad 101. No llegó Respuesta 69. Comunica vencimiento de

plazo a la DRDC (AITS) a través del correo electrónico y telefónicamente, e imprime el correo electrónico.

70. Archiva correo electrónico a carpeta correspondiente al OI. Fin del Proceso.

Existen problemas en vía telemática

71. Entrega formato y observaciones del Responsable del AGCT al apoyo administrativo para que el Jefe de la UITS autorice el envío de los documentos.

Apoyo Administrativo 72. Entrega documentos.

Jefe 73. Revisa y autoriza envío de documentos.

DNP / UITS


74. Entrega, solicita firma del cargo y archiva.

Secretaria Ejecutiva 75. Entrega documentos.

Director 76. Revisa y autoriza envío de documentos. DNP

Secretaria Ejecutiva

77. Entrega a Secretaría General y solicita firma del cargo y lo archiva.


Se inicia proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de los documentos en la DRDC (AITS). Ir a la actividad 67.



Operador PAD

Revisión no es del PY 78. Imprime formato y adjunta al

fólder del OI correspondiente. 79. Entrega fólder.


80. Recibe documentos: PY IT o PY IC o PY SIC con formatos, o PY IT o PY IC de otras versiones sin formatos o respuesta de consultas a revisores.

81. Para PY IT o PY IC o PY SIC: revisa y verifica observaciones en formato correspondiente. Para PY IT o PY IC de otras versiones: revisa contenido de documentos. O revisa respuesta a consultas. Consultas a Revisores 82. Elabora y entrega

documento con consultas a través del correo electrónico o comunica consultas verbalmente a los miembros del Grupo Consultor.

Consultor / Revisor

83. Responde las consultas a través del correo electrónico o verbalmente. Continúa en la actividad 80.

DNP / UITS


No hay consultas a revisores 84. Emite respuesta de revisión. Opinión colegiada es “Informe conforme”

Respuesta es POS 85. Solicita a la DRDC (AITS)

el Informe correspondiente (IT o IC o SIC). Continúa en la actividad 89.

Respuesta no es POS (es POS/AA) 86. Elabora informe con

observaciones de forma. Continúa en la actividad 89.

Opinión colegiada no es “Informe conforme”

Respuesta es NEG 87. Elabora informe con

observaciones de fondo. Respuesta no es NEG (es NEG/AA) 88. Elabora informe con

observaciones de fondo y forma.




89. Comunica envío de observaciones o solicita Informe correspondiente, continúa en la actividad 65.

Documento no es un PY IT o un PY IC o un PY SIC 90. Entrega documento a operador PAD para que

lo revise y verifique.

Operador PAD

91. Para PY IT: verifica si existe fólder con PY. Para PY IC o PY SIC: verifica si existe fólder de PY IT o PY IC con respuesta POS u POS/AA. No existe fólder con PY Significa que el proyecto es Preliminar. Ir a la actividad 10. Existe fólder con PY Existe fólder con PY IT y/o PY IC 92. Comparar datos y referencias del OI entre

el PY IT y el PY IC o entre el PY IC y el PY SIC. Continúa en la condicional “Existen observaciones por diferencias”.

No existe fólder con PY IT y/o PY IC 93. Comparar datos y referencias del OI entre

el PY IT y el PY. No existen observaciones por diferencias Continúa en la actividad 37. Existen observaciones por diferencias Continúa en la actividad 94.

DNP / UITS


94. Elabora y envía solicitud de subsanación de observaciones por diferencias a través del correo electrónico, e imprime correo electrónico, ir a la actividad 18. Número de Inspección es diferente entre PY y PY IT o entre PY IT y PY IC o entre PY IC y PY SIC

PY IT o PY IC o PY SIC no son físicos 95. Comunica situación a Operador

y solicita almacenar archivo en carpeta correspondiente al OI. Ir a la actividad 33. Espera la respuesta de la AITS de UP-DRDC. Continúa en la condicional “Llegó documento con respuesta”.

PY IT o PY IC o PY SIC son físicos 96. Archiva PY IT o PY IC o PY

SIC y correo electrónico en




carpeta “Pendientes de aclaración”. Espera la respuesta con Observaciones subsanadas por parte de la AITS de UP-DRDC. Llegó documento con respuesta Ir a la actividad 101. No llegó documento con respuesta 97. Comunica vencimiento de

plazo a través del correo electrónico y telefónicamente, y archiva proyecto, fin de Proceso.

Número de Inspección es diferente entre PY y PY IT o entre PY IT y PY IC o entre PY IC y PY SIC 98. Archiva correo electrónico en

carpeta correspondiente al OI. Espera respuesta con observaciones subsanadas. Volver a condicional “Llegó documento con respuesta”.

DNP / UITS


Documento es Proyecto de Segunda Versión o más 99. Entrega documento. Continúa en la actividad 80.

DDRR / UP /

AITS

Responsable

No existen problemas en la vía telemática 100. Envía documento a través del correo electrónico e

imprime correo electrónico para luego archivarlo. Ir a la actividad 101. Espera comunicaron de la UITS y continúa en la actividad 67.

DNP / UITS Operador PAD

101. Detecta correo electrónico y lo almacena en carpeta temporal correspondiente al OI en la PC del AGCT.

102. Verifica contenido de documento, imprime correo electrónico y luego lo archiva. Se recibió PY o Panel Fotográfico 103. Comunica al AGCT llegada de documento.

Volver a la condicional “Es panel fotográfico”, antes de la actividad 10.

No se recibió PY o panel fotográfico No se recibió PY IT o PY IC o PY SIC 104. Se recibió subsanación de

observaciones por diferencias entre datos y referencias del OI. Comunica a responsable de AGCT llegada de documento. Continúa en la actividad 80.

Se recibió PY IT o PY IC o PY SIC Continúa en la actividad 91.

11. DIAGRAMA DE FLUJO

INDECI

Director Responsable Area de Gestión deCalidad y Telemática (AGCT)

Inicio

1Preparación de

documentos

REVISION DE PROYECTOS DE INFORMES DE INSPECCIONES TECNICAS DE DETALLE

2Entrega documento

SGII

Administración delProceso de Tramite

Documentario

SECRETARIAGENERAL



Problemasen vía telematica

?

Si

No

Operador PAD

Comunicacióndel UITS

a

Secretaria

DRDC

AREA DEINSPECCIONESTECNICAS DESEGURIDAD

2Cargo

3Recibe y firma cargo

4Entrega documento

4Recibe

5Revisa y asigna

documento

6Entrega documento y

solicita firma

6Apoyo

Admnistrativorecibe y firma cargo

7Apoyo

Administrativoentrega

8Autoriza y asigna

documento

Esproyecto de 1ra.versión o panel

fotográfico?

9Entrega documento

9Recibe y revisa documento

r

Documentoes Py IT, Py IC o

Py SIC?

10Verifica si esta

completo y es dedetalle

11Elabora informe con

razones de descalificacióno memorándum de

devolución si no es ITD

Es panelfotográfico

?

Pycalifica o nocorresponde

a ITD?

g

o

Jefe/Apoyo Administrativo

Problemasen vía

telemática?

12Imprime y envía

informe o memorándum

Pyes físico

?

13Reisa y autoriza

h

14Apoyo Administ. entrega

documento y solicitafirma

14Recibe y firma

cargo

15Entrega documento

16Entrega documento

y solicita firma

15Recibe, revisa y

autoriza

16

Cargo


Documentario


18Revisa y subsana

observaciones

Proyectode informe noes de detalle

?

Fin

b

19Envía informe eimprime correo

electrónico

20Adjunta al correo o

informe

14Cargo

21

Proyectosdevueltos

Plazovencido

?

48 Hrs.

22Comunica fin de plazo

Fin

...

d

22Recibe comunicación

Fin

e

s

Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

SiNo

Si

No

b

6Cargo

p t

a

c

Si

No

f

c

...

INDECI

Director Responsable Area de Gestión deCalidad y Telemática (AGCT)


SGII

SECRETARIAGENERAL

DIRECCION NACIONAL DE PREVENCIONUNIDAD DE INSPECCIONES TECNICAS DE SEGURIDAD

Operador PADSecretaria

DRDC


Jefe/Apoyo Administrativo

23Almacenar en carpeta

proyectos devueltos porno calificar

e

24

Correo oInforme

f

25Verifica si panel fotográfico

esta conforme

g

Conforme?

Si

No

26Elabora documento

solicitando panel fotográficoconforme

27Imprime y

entrega solicitud

28Envía solicitud e imprime

correo electrónico

Problemasen vías

telematicas?

Si

No

Proyecto esimpreso

?

29Adjunta correo electrónico osolicitud impresa al proyecto

30

Proyectos norecibidos

31Comunica a Operador PAD

31Recibe comuicado

48 Hrs.

Plazovencido

?

Si

No

32Comunica fin de palzo

Fin

32Recibe comunicado

Fin

d

33Comunica a Operador

PAD

34Almacena proyecto y panelincompleto en carpeta de

pendientes de panelfotográfico o Py. IT o Py. IC

o SIC aclaración en

35

Solicitud ocorreo

36Asigna estado de recibido aPy. y comunica a Operador

PAD

37Asigna codigo

α

Si

No

h

c

...

...

fu

q

α

INDECI

Director Responsable Area de Gestiónde Calidad y Telemática

(AGCT)


SGII

SECRETARIAGENERAL



DRDC


Consultor Revisor

Documentoes físico

?

Si

No

38Almacena Py. con panel

fotográfico Py. IT o Py. IC oPy SIC en carpeta

correspondiente en PC de AGCT

39Aplica formato e imprime

documento

40Adjunta correos electrónicos

correspondientes

41Entrega folder

41Recibe folder

42Verifica Py. o Py. IT o Py. IC

o Py SIC y anotaobservaciones y/o

recomendaciones en listas deverificación correspondientes,

adjunta al folder

43Entrega fólder

43Recibe y registra encuaderno de control

44Llena datos del OI en

formato correspondiente

45Prepara folder

SiProblemas envía telemática

?

No

48Solicita autorización para

entrega física

46Almacena folder en carpetacorrespondiente en PC de

Consultor Revisor

47Comunica a Consultores y

registra en cuaderno decontrol respectivo

i

49Autoriza solicitud

50Entrega folder y registra en

cuaderno de control respectivo

50Recibe comuicado o folder

Es folder deproyecto

?

Requiere panelfotográfico

?

51Solicita panel fotográfico

52Comunica solicitud

53Muestra panel fotográfico

53Revisa panel fotográfico

54Revisa y anota

obervaciones y/orecomendaciones en

formato correspondiente

β

No

Si

No

Si

...

i

...

β

INDECI

Director Responsable Area de Gestiónde Calidad y Telemática

(AGCT)


SGII

SECRETARIAGENERAL



DRDC


Consultor Revisor

Si

Problemas envía telemática

?

No

55Imprime formato, coordina

entrega física

56Coordina entrega física

57Entrega o envía formato

57Recibe documento y registra

en cuaderno de control

58Verifica si todos los

Consultores terminaron surevisión

Si

Falta alguno?

No

59Comunica retraso

Formatocompleto esta

en mediotelemático

?

60Ingresa sección faltante

en forma telemática

61Elabora y almacena formato

correspondienteconsolidado en PC de l

AGCT

EsRevisióndel Py

?

62Comunica a AGCT

62Recibe comunicado y compara

contenido entre formato R1consolidado con observaciones

en lista de verificación delproyecto

Existencoincidencias

?

63Señala en lista de

verificación del proyecto

64Comuinca fin de

comparación y solicitaredactar observaciones

65Redacta observaciones

Existenproblemas envía telemática

?

66Envía documento e imprime

correo electrónico

66

Rpta. de DRDC

Llegórespuesta

?

69Comunica vencimiento delplazo y archiva proyecto

70 Fin

69Recibe comunicado

Fin

d

No

Si

No

Si

l

No

Si

No

Sik

No Si

...

...

i

...

n

j

...

...

INDECI

Director Responsable Area de Gestión de Calidady Telemática (AGCT)


SGII

SECRETARIAGENERAL



Operador PADApoyo Administrativo

DRDC

AREA DE INSPECCIONESTECNICAS DE SEGURIDAD

67Recibe documentos

Ejecución deInspecciones Técnicas

de Detalle ySeguimiento de

Acciones Tomadas

Seencuentra dentro

del plazo pararesponder

?

Huboampliación de

plazo?

68Adjunta autorización

71Entrega formato

71Recibe

72Entrega

73Revisa y autoriza envío


75Entrega docuemntos

76Revisa y autoriza

77Entrega y solicita firma

78Imprime formato

j

Fin

b

74Entrega documento y

solicita firma

Secretaria


Documentario

77Cargo

74Cargo

l

79Entrega folder

80Recibe respuesta a

consultas o documentos: Py.IT p Py. IC o SIC con

formato o Py. IT o Py. IC deotras versiones sin formatos

81Para Py. IT o Py. IC: revisay verifica observaciones enformato para Py. IT o Py. ICde otras versiones: revisacontenido de documentos

82Elabora y entrega

documento conconsultas

84Emite respuesta de

revisión

82Recibe y revisa

consultas

83Responde las consultas,vía correo electrónico o

verbalmente

88Elabora informe conobservaciones de

forma y fondo

Consultasa Revisores

?

Consultor Revisor

Opinióncolegiada es

"informeconforme"

?

Respuesta esneg

?

Respuesta espos?

85Solicita a DRDC (AITS)informe correspondiente


observaciones de forma


observaciones de fondo

89Comunica envío de

observaciones o solicitudde informe

correspondiente

89Recibe comunicado

k

90Entrega documento

o91

Para Py. IT: verifica siexiste folder con Py.;para Py. IC o Py SIC:verifica si existe folder

de Py. IT con respuestaok u ok/AA

Existe foldercon proyecto

?

p

χ

No

Si

No Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

Si

b

m

...

...m

n

v

a

χ

INDECI

Responsable Area de Gestiónde Calidad y Telemática

(AGCT)


SGII

SECRETARIAGENERAL



Operador PADApoyo Administrativo

DRDC

AREA DE INSPECCIONESTECNICAS DE SEGURIDAD Consultor Revisor

101Detecta correo electrónico

y almacena en carpetatemporal correspondiente

en PC de AGCT

Existe foldercon Py. IT y/o

Py. IC?

92Compara datos y

referencias del OI entreelPy. IT y el Py. IC o

entre el Py. IC y el SIC

93Compara datos y

referencia del OI entre elPy. e Py IT

Existenobservacionespor diferencias

?

94Elabora y envía solicitud

de subsanación deobservaciones e imprime

correo electrónico

Si

Nº de inspección es diferente entre

Py y Py IT/ entre Py IT y PyIC/entre el Py IC y el Py SIC

?

Py. It, Py.ICo Py. SIC son

físicos?

95Comunica situación

98

Correoelectrónico96

Pendientes deaclaración

Observacionessubsanadas

Llegodocumento de

respuesta?

97Comunica vencimiento

de plazo y archivaproyecto

97Recibe comunicado

Fin Fin

q

99Entrega documento

r

100Envía documentos e

imprime correo electrónico

s

102Verifica contenido de

documento e imprime correoelectrónico

EsPy o panelfotográfico

?

103Comunica a

AGCT

EsPy IT, Py IC o

Py SIC?

104Comunica a

AGCT

v

p

100

j

Comunicacióndel UITS

Si

No

Si

No

Si

No

d

Si No

Si

No

Si

No

No

u

...

m

d

...

t

DNP-UITS-ITS-001-05. Revisión de Proyectos Informe …/MjY4/fil... · Regionales de Defensa Civil...

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