PRODETUR

DIEZ ASPECTOS CLAVES para la

Lora del Río, 28 de noviembre de 2018

formacion@prodetur.es Telf.: 954 486 800

PRODETUR

Entrenar las Competencias

Comportamentales, para

potenciar la eficacia de sus

profesionales optimizando su

trabajo personal.

OBJETIVO GENERAL

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Analizar las características específicas del recurso TIEMPO y

entrenar las habilidades necesarias para su adecuada gestión.

Realizar un análisis personal del desempeño individual de cada

profesional para desarrollar pautas y técnicas que le permitan

priorizar sus tareas y organizar su rendimiento.

Conocer y manejar los distintos factores que tienen influencia en el

desarrollo y eficacia de las reuniones de trabajo.

Entrenar las habilidades necesarias para intervenir en las reuniones

desde diferentes papeles: coordinador y participante.

Establecer sistemas de administración del tiempo en equipos de

trabajo.

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CONTENIDOS

MODULO 1. GESTIÓN DEL TIEMPO

MODULO 2. COORDINACIÓN DE

EQUIPOS

MODULO 3. DIRECCIÓN DE

REUNIONES

OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO PERSONAL Y DEL EQUIPO

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MODULO 1. GESTIÓN DEL TIEMPO

I. La gestión de la Eficacia Personal.

II. Autoconocimiento del desempeño

personal.

III. Gestión de Tareas.

IV. Técnicas de Gestión del Tiempo.

MODULO 3. GESTIÓN DEL TIEMPO

I. Las reuniones de trabajo.

II. Preparación de una reunión.

III. Ejecución de la reunión.

IV. Control de resultados.

MÓDULO 2. COORDINACIÓN DE EQUIPOS

I. La Gestión de Equipos y Personas.

II. Técnicas de Gestión del Tiempo.

III. Habilidades clave para aumentar la

eficacia personal.

IV. Estilos de liderazgo.

CONTENIDOS

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JUSTIFICACIÓN: ¿Por qué es necesario?

ANÁLISIS: ¿Cómo lo hago y cómo lo podría hacer?

HERRAMIENTAS: ¿Qué técnicas puedo utilizar para mejorar?

DIVERTIDO ÚTIL CONCRETO

METODOLOGÍA: TALLER DE TRABAJO

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Nombre y Apellidos

Edad

Experiencia Total

¿Qué harías si tuvieras todo el

tiempo del mundo?

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MÓDULO DE TRABAJO CONTENIDOS

I. La gestión de la

Eficacia Personal.

Modelo de Gestión de la Eficiencia Personal.

El tiempo como recurso.

Análisis de las dificultades para la gestión del tiempo

II. Autoconocimiento del

desempeño personal.

Análisis del nivel de procrastinación.

Ladrones del tiempo personal.

Estudio personal de los Ciclos de Concentración.

La Curva de Rendimiento.

III. Gestión de Tareas.

Matriz de lo Urgente y lo Importante.

Criterio ABC de distribución de tareas.

Principio de Pareto.

Herramientas de priorización de tareas.

IV. Técnicas de

Gestión del Tiempo.Personal:

Gestión de Agenda.

Lista de Tareas.

Cuaderno de Control.

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MODELO DE GESTIÓN DEL TIEMPO

HÁBITOS

TÉCNICAS DE

PRIORIZACIÓN

AUTOCONOCIMIENTO

HERRAMIENTAS

DE PLANIFICACIÓN

LADRONES

DEL TIEMPO

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Aspecto 1.- Las 6 “i” del tiempo

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Las 6 i del tiempo:

IMPRESCINDIBLE: Diferente de todos los demás recursos, es necesario para cualquier

acto humano.

IGUALDAD: Cada persona recibe exactamente las mismas 24 horas cada jornada.

INELÁSTICO: No es almacenable, no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse

prestado.

INSUSTITUIBLE: A diferencia de los demás recursos no cabe sustituir el tiempo por

ningún otro.

INDISPENSABLE: No hay acción humana que pueda realizarse sin él, no tiene precio.

INEXORABLE: Fluye en un solo sentido y no conocemos el modo de cambiarlo, no es

recuperable ni siquiera la velocidad de ese flujo.

EL TIEMPO COMO RECURSO

PRODETUR

PRODETUR

Aspecto 2.- Procrastinar

PRODETUR

PRO: HACIA

CRASTINUS:MAÑANA

¿Qué significa procrastinar?

¿SIGNIFICARÁ MIRAR HACIA EL MAÑANA CON UNA

PERSPECTIVA ILUSIONANTE?... PUES NO, ES

SIMPLEMENTE EL HÁBITO DE POSPONER, PERO …

¿ POR QUÉ POSPONEMOS?

PROCRASTINAR

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TIPOLOGIA:

Por evasión, cuando se evita empezar una tarea por

miedo al fracaso.

Por activación, cuando se posterga una tarea hasta que

ya no hay más remedio que realizarla.

Por indecisión, típico de las personas indecisas que

intentan realizar la tarea pero se pierden en pensar la mejor

manera de hacerlo sin llegar a tomar una decisión.

NIVEL DE PROCRASTINACIÓN

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Aspecto 3.- Ladrones del Tiempo

PRODETUR

LADRONES DE TIEMPO

PRODETUR

LADRONES DE TIEMPO

Exceso de burocracia.

Errores de terceros.

Visitas al exterior y salidas para

resolver problemas.

Exceso de reuniones.

Incompetencia de los jefes.

Falta de información.

Comunicaciones lentas y absurdas.

Interrupciones constantes.

Desorganización de los colaboradores

más próximos.

Exceso de urgencias.

Llamadas telefónicas.

Excesiva ayuda.

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Falta de organización.

Confusión de las prioridades.

Escasa delegación en los colaboradores.

Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y potencial de trabajo.

Poca puntualidad y control del horario.

Dilación de las decisiones importantes.

Precipitación en las decisiones.

FACTORES PROPIOS

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La causa primera de nuestra mala gestión del tiempo somos, ante todo,

nosotros mismos con nuestros hábitos y forma de utilizarlo.

A veces el profesional parece más una marioneta (profesional reactivo) que lo

que debe ser: un gestor de resultados.

No hay que esperar a que el reloj vaya regulando y controlando mi vida

profesional, sino que debo ser su controlador (profesional proactivo).

FACTORES PROPIOS

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SON USUALES FRASES COMO…

“No he tenido tiempo para…”.

“Si yo tuviera tiempo…”.

“Se me ha pasado la mañana volando”.

“No sé como me las arreglo, pero no he hecho nada de lo que tenía que

hacer”.

FACTORES PROPIOS

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Aspecto 4.- La Curva del Rendimiento y

Ciclos de Concentración

PRODETUR

EQUILIBRA TIEMPO Y RESULTADOS.

Recursos (tiempo)

Calidad

50%

75%

90%

R1 R2 R3

LA CURVA DEL RENDIMIENTO Y CICLOS DE CONCENTRACIÓN

PRODETUR

A.M

.P.M.100

%100

%

0%0%

50% 50%

8 9 10 11 12 13 14 1516 17 18 19 20 21 22

LA CURVA DEL RENDIMIENTO Y CICLOS DE CONCENTRACIÓN

PRODETUR

Aspecto 5.- Organización del tiempo

PRODETUR

¿NECESITA REORGANIZAR SU TIEMPO?

ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO

Actividad

directa

(minutos

de oro)

Actividad

Indirecta

Desplaza-

mientos y

esperas

BurograciaTiempo

Personal

1 2 3 4 5

Realidad 15 % 35 % 20 % 15 % 15 %

Optimo 40 % 30 % 20 % 5 % 5 %

Tú

PRODETUR

¿Cómo Organizamos nuestro día a día?HOTEL

P H

PRODETUR

Acciones que me requieren

en un plazo inmediato.

¿QUÉ ES URGENTE?

MATRIZ DE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

PRODETUR

Aquello que contribuye más

directamente a la consecución de

resultados profesionales.

¿QUÉ ES IMPORTANTE?

¿Qué se espera de mi?

MATRIZ DE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

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Aspecto 6.- Matriz de lo urgente y lo

importante

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Crisis.

Problemas acuciantes.

Proyectos con fecha de

vencimiento, reuniones y

preparaciones.

Preparación

Prevención

Clarificación de valores

Planificación

Creación de relaciones

Verdadera recreación

Catalizar el poder interior

Interrupciones, algunas

llamadas telefónicas

Correspondencia, informes

Reuniones

Muchos asuntos acuciantes e

inmediatos

Muchas actividades populares

Trivialidades, ajetreo

Correspondencia publicitaria

Algunas llamadas telefónicas

Acciones que representan

pérdida de tiempo

Actividades “de escape”

IMPORTANTE

NO

IMPORTANTE

NO URGENTEURGENTE

MATRIZ DE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

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URGENTE NO URGENTE

I. II.

III. IV.

IMPO

RTA

NT

EN

O IM

PO

RTA

NT

E

URGENTE IMPORTANTE

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

MATRIZ DE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

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URGENTE NO

URGENTEI. II.

III. IV.

IMPO

RTA

NT

EN

O IM

PO

RTA

NT

E

1

2

MATRIZ DE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

PRODETUR

LA MAYOR PARTE DE NUESTROS PROBLEMAS

DE TIEMPO LO OCASIONAN LOS TEMAS

URGENTES

LAS URGENCIAS IMPREVISTAS SON LAS QUE

ROMPEN NUETRA PLANIFICACIÓN

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Muchas de estas tareas

son actuaciones a largo

plazo y que consumen

mucho tiempo.

IMPORTANTE Y NO URGENTE

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Aspecto 7.- Principio de Pareto

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“Los elementos críticos de cualquier

conjunto constituyen una minoría”

Es conocido como la regla 80/20

PRINCIPIO DE PARETO

TIEMPO

RESULTADOS

PRODETUR

Resultados

15 20 65

65 20 15

Esfuerzos

Una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de

los resultados.

CRITERIO ABC: PRIORIZACIÓN DE TAREAS

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RESULTADOS

A B C

XA XB XC X

ESFUER

ZOS

YA YB YC Y

ZA ZB ZC Z

A- RESULTADOS ALTOS

B- RESULTADOS MEDIOS

C- RESULTADOS BAJOS

X- ESFUERZO ALTO

Y- ESFUERZO MEDIO

Z- ESFUERZO BAJO

CRITERIO ABC: PRIORIZACIÓN DE TAREAS

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Aspecto 8.- Leyes de la Gestión del Tiempo

(Las tres leyes de Acosta)

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LAS TRES LEYES DE ACOSTA

El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al

número de veces que la hemos interrumpido y reanudado

Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una

larga nunca hay tiempo

Lo perfecto rara vez resulta rentable. El valor de una

tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le

dedica

LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

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Aspecto 9.- Leyes de la Gestión del Tiempo

(Ley de Murphy)

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LAS TRES LEYES DE MURPHY

Nada es tan sencillo como parece al principio

Todo lleva más tiempo de lo que se piensa

Si algo puede ir mal irá mal

LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

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44

LA LEY DE PARKINSON

“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar

todo el tiempo de trabajo disponible para su completa

realización”

LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

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Aspecto 10.- Algunas Técnicas de Gestión del

Tiempo

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La agenda: control de dedicaciones

Es un instrumento que sirve para controlar lo realizado

cada día.

Nos permite conocer la realidad de nuestro tiempo y

formular un diagnóstico que nos lleve a la acción.

Anota a intervalos de media hora la actividad que estas

realizando.

Solo a través de un instrumento como este podremos

comenzar a mejorar la gestión del tiempo.

ALGUNAS TÉCNICAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO

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1. Al finalizar la jornada laboral, anotar las cosas que tiene pendientes.

2. Clasifique cada tarea de la lista en función de su orden de prioridad.

3. Durante todo el día tenga la lista en un sitio visible.

4. Este preparado para lo inesperado en cualquier sitio.

5. Es importante reservar al día al menos una hora para trabajar solo.

6. Revise la lista antes de acometer cada tarea nueva. Consúltela periódicamente durante el

día para conservar en mente sus objetivos.

7. Haga una estimación de tiempo de ejecución.

8. Antes de hacer cada una de las tareas de la lista pregúntese: ¿por qué yo?. Si algún otro

puede o debe encargarse del asunto, páselo sin más.

9. Tache los asuntos realizados en el momento de cumplirlos.

10.Si durante el día hace algo que no aparece en la lista, añádalo. Al terminar la jornada verá

que ha hecho más de lo que recuerda

Lista de tareas: ¿cómo trabajarla?

ALGUNAS TÉCNICAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO

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Si tenemos tiempo para preparar la reunión o entrevista, fecharla, poner hora de

comienzo, anotar el nombre del cliente o clientes con los que vamos a vernos.

Si no tenemos tiempo, realizar esto mismo delante de las personas con las que

vamos a mantener la reunión. No tema molestar, es una práctica muy extendida

que muestra profesionalidad.

Si nuestros interlocutores o el tema son conocidos o tenemos un propósito para

la entrevista, anotémoslo. Hagámoslo al principio de una hoja.

Si carecemos de información y de propósito, es a nuestro interlocutor al que

corresponde la iniciativa. A lo largo de la conversación no nos recatemos en

tomar notas. Al cliente le gustará, sentirá que tomamos interés en lo que nos dice.

El cuaderno de control.

ALGUNAS TÉCNICAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO

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Hablemos de lo que hablemos, y divaguemos tanto como queramos, no nos importe de un

vistazo rápido revisar lo escrito. Nos servirá para centrar el tema y que nada nos quede

pendiente. También nos servirá para hacer resúmenes, centrar la conversación y

podremos usarlo como elemento de ayuda en la negociación o cierre.

Finalizada la entrevista, dedíquele 5 minutos a anotar conclusiones y temas pendientes de

resolver.

Si todo lo anotado queda resuelto, cortemos una esquina de la página, como se hace en

algunas agendas. Sabremos que cosas tenemos que hacer y cuales no.

Cuando acabemos el cuaderno, fechémoslo en la portada y guardémoslo

cuidadosamente. Su contenido es una gran fuente de información y recuerdo de asuntos y

personas que en algún momento puede sernos vital.

El cuaderno de control

ALGUNAS TÉCNICAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO

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