DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER ASEGURAMIENTO DE … · 1.1. ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN...

CONTRATO 084 DE 2017

VERSIÓN 0 FECHA: 20/11/2019

ACCIONES DE ASEGURAMIENTO EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO MUNICIPIO DEL ZULIA

INFORME EJECUTIVO

DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER

ASEGURAMIENTO DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE AGUA Y SANEAMIENTO

MUNICIPIO DEL ZULIA INFORME EJECUTIVO

NOVIEMBRE 2019




AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO

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CUADRO DE RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE NUMERO DE REVISIÓN

0 1 2

Elaboración

Nombre Nombre Nombre

Carlos Andrés Chacon C.

Noviembre 20 de 2019

Revisión


William Carrasco Mantilla


Aprobación


William Carrasco Mantilla


LISTA DE DISTRIBUCIÓN

DEPENDENCIA No. COPIAS FECHA DE ENVÍO OBSERVACIONES

CUADRO DE MODIFICACIONES

REVISIÓN FECHA DE

MODIFICACIÓN ORIGEN DEL CAMBIO O MODIFICACIÓN





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CONTENIDO INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 5

1. ACCIONES REALIZADAS AL PRESTADOR DEL ÁREA URBANA ............................. 6

1.1. ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL ................................... 6

1.1.1. Autoevaluación en Gestión Empresarial ......................................................... 6

1.1.2. Identificación de actividades priorizadas ......................................................... 7

1.2. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN ........................................................ 8

1.2.1. Actividades realizadas ..................................................................................... 9

1.2.2. Calificación en Gestión Empresarial .............................................................. 10

2. ACCIONES REALIZADAS AL PRESTADOR RURAL (ASTILLEROS) ....................... 11

2.1. FASE I: DIAGNÓSTICO INTEGRAL .................................................................... 11

2.1.1. Principales debilidades del Prestador ........................................................... 11

2.1.2. Autoevaluación en Gestión Empresarial ....................................................... 12

2.2. FASE II: ESTRUCTURACIÓN DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO Y CONFORMACIÓN DEL ESQUEMA INSTITUCIONAL ................................................... 13

2.2.1. Esquema de Aseguramiento Seleccionado .................................................. 13

2.2.2. Conformación y/o Plan de Fortalecimiento del Prestador ............................. 13

2.3. FASE III: PUESTA EN MARCHA Y/O FORTALECIMIENTO............................... 16

2.3.1. Actividades realizadas ................................................................................... 16

2.3.2. Calificación en Gestión Empresarial .............................................................. 19

3. CONCLUSIONES ......................................................................................................... 20

LISTA DE TABLAS Tabla 1. Resumen calificación obtenida en Autoevaluación prestador Urbano ................... 7 Tabla 2. Actividades Identificadas prestador urbano ............................................................ 7 Tabla 3 Resultados de la Autoevaluación prestador Urbano.............................................. 10 Tabla 4. Evaluación del prestador rural - Astilleros ............................................................. 13 Tabla 5. Actividades del Plan de Acción concertadas - Astilleros ...................................... 14 Tabla 6. Resumen de la calificación fortalecimiento prestación Astilleros ......................... 19





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SIGLAS APC: Administración Pública Cooperativa APP: Agua para la Prosperidad APSB: Agua Potable y Saneamiento Básico CCU: Contrato de Condiciones Uniformes CRA: Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico. EME: Escala Mínima Eficiente ESP: Empresa de servicios públicos FSRI: Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos MVCT: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. PDA: Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios Públicos PDM: Plan de Desarrollo Municipal SA: Sociedad por Acciones. SAS: Sociedad por Acciones Simplificada SSPD: Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SUI: Sistema Único de Información PTAP: Planta de Tratamiento de Agua Potable PTAR: Planta de Tratamiento de Agua Residual VAS: Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico





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INTRODUCCIÓN El presente informe tiene por objetivo dar a conocer de manera resumida el desarrollo de actividades ejecutadas en el marco del contrato de consultoría 0084 de 2017, cuyo objeto fue “Adelantar acciones de aseguramiento en la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en el área urbana y rural de los municipios vinculados al PAP-PDA de Norte de Santander”. A manera de anexo, se presentan los informes generales de cada una de las fases con los respectivos soportes que evidencian la ejecución de cada una de las actividades contractuales. Para el municipio de El Zulia contempló el desarrollo de actividades al prestador del casco urbano enmarcadas en la línea de acción No. 3, así como actividades de aseguramiento para el sector rural específicamente para el corregimiento de Astilleros contempladas en la línea de acción No. 4 del anexo técnico. Para el prestador del área urbana se elaboró y concertó un Plan de Acción Empresarial que permitiera identificar las actividades necesarias para mejorar la gestión del prestador, de las cuales se implementaron aquellas priorizadas para ser ejecutadas en el corto plazo Para el sector rural, se adelantaron acciones de aseguramiento de la prestación de los servicios en el corregimiento de ASTILLEROS. El informe ejecutivo está estructurado en cuatro partes principales: la primera de ellas tiene como finalidad presentar las generalidades de la prestación tanto en el casco urbano como en el corregimiento de Astilleros, en el capítulo segundo está dedicado a las actividades realizadas al prestador del casco urbano, mientras que en el capítulo tercero se presenta de manera resumida las acciones adelantadas en el sector rural, finalmente en el capítulo cuarto se presentan las conclusiones y recomendaciones del proceso de aseguramiento.





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1. ACCIONES REALIZADAS AL PRESTADOR DEL ÁREA URBANA

En el presente capítulo se describen las actividades desarrolladas para el aseguramiento de la prestación de los servicios para el Casco Urbano en relación con la elaboración e implementación del Plan de Acción Empresarial en la empresa de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo del municipio de El Zulia – EMZULIA, el cual fue formulado y desarrollado con la participación activa del prestador.

1.1. ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN EMPRESARIAL Los Planes de Acción Empresarial (PAE) son una herramienta fundamental para guiar a los prestadores de servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, en el objetivo de cumplir metas e indicadores de eficiencia y eficacia. Dicho Plan, es el principal instrumento de orientación para la materialización y control de la gestión del Prestador, en relación a la oportuna y eficiente prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo del área urbana del municipio. Para la formulación del PAE, el prestador realiza una autoevaluación de 85 aspectos en las áreas institucional y legal, administrativa, financiera, comercial, técnica y operativa y establece unos compromisos de gestión para implementar a aquellos aspectos que al momento de la autoevaluación no se cumplen por parte del prestador. El prestador del Municipio de El Zulia realizó su autoevaluación y formuló su PAE día 11 de Diciembre del 2017, con el apoyo y acompañamiento de la consultoría.

1.1.1. Autoevaluación en Gestión Empresarial

La autoevaluación fue realizada con información real y objetiva, por parte del asesor técnico delegado por parte de la Empresa de Servicios Públicos. . Con el fin de tener certeza de que la calificación obtenida por el prestador es correcta, la Consultoría realizó verificación de las evidencias respectivas. A continuación, se presentan los resultados obtenidos por parte del Prestador, para cada uno de los aspectos analizados:





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Tabla 1. Resumen calificación obtenida en Autoevaluación prestador Urbano

MUNICIPIO META EMZULIA

ÁREA

INSTITUCIONAL Y LEGAL 300 240

ADMINISTRATIVA 100 45

COMERCIAL 200 180

FINANCIERA 150 120

OPERATIVA 180 99

TÉCNICA 70 28

TOTAL 1000 712

Fuente: Prestador de los Servicios.

1.1.2. Identificación de actividades priorizadas

Las actividades identificadas por el Prestador que requieren acciones de fortalecimiento fueron:

Tabla 2. Actividades Identificadas prestador urbano

No. ÁREA ACTIVIDADES PRODUCTOS Y/O

EVIDENCIAS

1

ÁREA ADMINISTRATIVA E INSTITUCIONAL

Revisión y/o Elaboración del Reglamento interno Documento

Revisión y/o del Manual de Procedimientos Resolución

Revisión y/o del Manual de Funciones Resolución

Asesoría puesta en marcha Comité de Estratificación

Presentación – Acta de Asistencia

Identificar cada bien del inventario, propiedad, planta y equipo (con información que repose en la Administración Municipal)

Listado de Inventario

Gestionar ante la SAPSB los planos actualizados de las redes del sistema de acueducto, alcantarillado, captaciones, conducciones, plantas de tratamiento del municipio.

Comunicación a la SAPSB –

Información

Talleres de Gestión Empresarial Presentación – Acta

de Asistencia

Gestión ante el Sena para la certificación en competencias laborales

Comunicación al SENA – Certificación

de Operarios

Verificación de los resultados obtenidos por el prestador en el diligenciamiento de la autoevaluación en gestión empresarial desarrollada en el taller de planeación estratégica

Formato de Evaluación realizada

al finalizar el PAE

2 ÁREA Capacitación en Aspectos Financieros y Presentación – Acta





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No. ÁREA ACTIVIDADES PRODUCTOS Y/O

EVIDENCIAS

FINANCIERA Y COMERCIAL

Presupuestales de Asistencia

Capacitación en Políticas de Recuperación de Cartera y Recaudo


Capacitación en atención de PQR´s Presentación – Acta

de Asistencia

Ajuste al Contrato de Condiciones Uniformes CCU ajustado

Capacitación en la Actualización del Catastro de Usuarios


Implementar los Estudios Tarifarios de Acueducto y Alcantarillado

Tarifas Aplicadas

Implementar los Estudios Tarifarios de Aseo Tarifas Aplicadas

Formato modelo para la actualización de niveles tarifarios

Formato Diligenciado

Realizar talleres de capacitación en micromedición y tarifas de acueducto, alcantarillado y aseo


3

ÁREA TÉCNICA Y OPERATIVA

Implementación del formato Detección de usuarios clandestinos


Implementación del registro del número y tipo de daños por sectores.


Implementación del formato Fugas no visibles Formato

Diligenciado

Implementación Reboses en tanques de almacenamiento


Implementar el formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar


Implementar un procedimiento para informar a la comunidad sobre la suspensión del servicio por mantenimiento


Realización de capacitaciones en calidad del agua, mantenimiento de tuberías y accesorios y fontanería tuberías para fontanería


En el anexo No. 1 se presenta el Informe de Elaboración del Plan de Acción Empresarial para el Prestador del Casco Urbano.

1.2. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN El 11 de diciembre de 2017 se llevó a cabo un taller de capacitación en Gestión Empresarial, en la ciudad de Cúcuta, en el cual participó la Empresa De Servicios Públicos Domiciliarios de El Zulia - EMZULIA E.S.P.





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Dentro de las prioridades identificadas y planteadas por el prestador se destacan las siguientes:

Acompañamiento en la puesta en marcha del Comité de Estratificación

Talleres de Gestión Empresarial

Construcción de Capacidades en Aspectos Financieros y Presupuestales

Construcción de Capacidades en Aspectos Comerciales: Recuperación de

Cartera, atención de PQRs, en actualización de catastro de usuarios y tarifas

Construcción de Capacidades en Aspectos Técnicos: Micromedición, Calidad del

Agua, Mantenimiento de tuberías, accesorios, fontanería, etc.

1.2.1. Actividades realizadas

A continuación, se relacionan las actividades del PAE ejecutadas e implementadas:

Elaboración y/o adopción del reglamento interno

Ajuste al contrato de condiciones uniformes

Revisión y/o ajuste del manual de procedimientos

Revisión y/o ajuste manual de funciones

Implementación del formato de usuarios clandestinos

Implementación de registro del número tipo y daño por sectores.

Implementación del programa para detección y reparación de fugas no visibles

Implementación de reboses en tanques de almacenamientos

Implementar el formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar

Acompañamiento puesta en marcha comité de estratificación

Talleres de gestión empresarial

Construcción de capacidades en aspectos financieros y presupuestales

Construcción de capacidades en aspectos comerciales: recuperación de cartera y recaudo, atención de pqrs, en actualización de catastro de usuarios y tarifas.

Construcción de capacidades en aspectos técnicos: micromedición, calidad de agua, mantenimiento de tuberías, accesorios, fontanería, etc.

De manera complementaria, se implementaron las siguientes actividades adicionales solicitadas por el prestador:

Implementación de formatos de peticiones, quejas y recursos

Implementación formato de control periódico del índice de eficiencia del recaudo

Establecer un sistema para la administración de materiales





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1.2.2. Calificación en Gestión Empresarial

Los resultados obtenidos al finalizar la presente consultoría, muestran un avance importante en el mejoramiento de su gestión empresarial, obteniendo un resultado final de 809 puntos. En la siguiente tabla se muestra un análisis comparativo de los avances obtenidos por el prestador entre los dos momentos referenciados.

Tabla 3 Resultados de la Autoevaluación prestador Urbano

PRESTADOR DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE EL ZULIA

ÁREAS PUNTUACIÓN ANTES PUNTUACIÓN OBTENIDA

Institucional Legal 240 240

Administrativa 45 100

Comercial 180 180

Financiera 120 135

Operativa 99 126

técnica 28 28

Total 712 809

Fuente. Consorcio Norte de Santander.

En el anexo No. 2 se presenta el informe y las respectivas evidencias de implementación.





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2. ACCIONES REALIZADAS AL PRESTADOR RURAL (ASTILLEROS)

A continuación, se presentan las actividades de aseguramiento implementadas en el corregimiento de Astilleros (Municipio de EL Zulia).

2.1. FASE I: DIAGNÓSTICO INTEGRAL El diagnóstico integral tiene como finalidad evaluar las condiciones actuales de la prestación de los servicios de agua potable y saneamiento básico en el sector, verificando el cumplimiento normativo en las áreas: Legal, Institucional, Comercial, Financiero y Técnico-operativo del responsable de los servicios.

2.1.1. Principales debilidades del Prestador

En la vereda de Astilleros, la prestación del servicio público domiciliario de acueducto se realiza a través de la “LA JUNTA ADMINISTRADORA ACUEDUCTO ASTILLEROS DEL SERVICIO DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA VEREDA DE ASTILLEROS MUNICIPIO DEL ZULIA” - JAAA y su naturaleza jurídica corresponde a una comunidad organizada constituida como persona jurídica sin ánimo de lucro. Pese a que en su razón social la Junta menciona el servicio de alcantarillado, es necesario precisar que en la localidad no existe sistema de alcantarillado sanitario ni pluvial y por tanto tampoco existe un prestador de tal servicio. El servicio de aseo es prestado por las EMPRESAS MUNICIPALES DE EL ZULIA E.S.P., Empresa Industrial y Comercial del Estado EICE del orden municipal, con lo cual se encuentra autorizada para prestar servicios públicos en los términos de la Ley 142 de 1994. Luego del análisis del prestador a nivel administrativo, legal, comercial, financiero y social, se tienen identificadas las siguientes necesidades:

Llevar a cabo el proceso de estructuración, conformación y puesta en marcha de un esquema de aseguramiento para la prestación del servicio de acueducto para el corregimiento de Astilleros en el Municipio de El Zulia.





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Fortalecer el prestador constituido para la prestación del servicio de acueducto, apoyándolo en los trámites de ajuste de sus estatutos y posterior registro en la cámara de comercio.

Manuales de funciones y procedimientos. Describir las actividades y procesos que debe desarrollar el prestador para llevar a cabo las funciones de manera adecuada.

Capacitación. Adelantar acciones orientadas a brindarles capacitación a los miembros de la Junta Administradora en Gestión Empresarial y Fontanería Rural.

Costos y Tarifas. Elaborar un estudio tarifario acorde a la regulación vigente, que contemple los costos y gastos de la organización a la fecha y proyectados.

Facturación. Implementar un sistema de facturación sistematizada que le permita al prestador llevar un control de los cobros que debe efectuar a los usuarios y los recaudos efectivos realizados.

PQR. Implementar un sistema de registro y atención de las Peticiones, Quejas y Recursos que realicen los usuarios del servicio.

Cobro y recaudo. Implementar estrategias de cobro y recaudo que le permitan a la organización tener un buen índice de eficiencia en el recaudo con el fin de cubrir los costos de operación y mantenimiento que generara el sistema.

Legitimidad. Es necesario llevar a cabo un proceso de capacitación dirigida a la comunidad en temas relacionados con: Uso eficiente y ahorro del agua, conservación de las fuentes hídricas, cultura de pago, costos y tarifas, administración y gobernabilidad.

Recursos Físicos: Es necesario que el prestador cuente con una oficina adecuada para administrar el servicio y atender las Peticiones, Quejas y Recursos presentados por los usuarios. Esta oficina debe estar dotada como mínimo de un escritorio, un archivador, un computador, una impresora, una silla secretarial y dos sillas auxiliares. Así mismo, el prestador debe contar con las herramientas básicas de fontanería para realizar mantenimiento preventivo y correctivo (reparaciones) del sistema de acueducto tales como picas, palas, carretillas, llave de tubo, etc; y debe contar con un pequeño almacén de repuestos disponibles tales como tuberías, uniones, codos, tees, etc

2.1.2. Autoevaluación en Gestión Empresarial

En la siguiente tabla se presenta un resumen de la metodología de evaluación del Programa de Fortalecimiento Institucional, en la cual se examinan 85 aspectos relacionados con su actividad Legal, Institucional, Administrativa, Comercial, Financiera,





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Técnica y Operativa, que con su cumplimiento permiten asignar un máximo de 1.000 puntos al prestador:

Tabla 4. Evaluación del prestador rural - Astilleros

ÁREAS O TÓPICOS DE GESTIÓN CALIFICACIÓN

MÁXIMA CALIFICACIÓN JUNTA

ADMINISTRADORA

ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL (15 ítems) 300 43

ÁREA ADMINISTRATIVA (15 ítems) 100 0

ÁREA COMERCIAL (20 ítems) 200 0

ÁREA FINANCIERA (10 ítems) 150 0

ÁREA OPERATIVA (20 ítems) 180 0

ÁREA TÉCNICA (5 ítems) 70 0

TOTAL CALIFICACIÓN 1000 43


Tal como se muestra en la tabla, con la calificación obtenida por el prestador se evidencia una deficiencia en la gestión administrativa, comercial, financiera, operativa y técnica, se hace indispensable superar los tópicos de gestión si se quiere operar eficientemente el servicio de acueducto y dar cumplimiento a los requerimientos legales de prestación. En el anexo No. 3 se presenta el informe de Fase 1 con sus respectivos soportes de diagnóstico.

2.2. FASE II: ESTRUCTURACIÓN DEL ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO Y CONFORMACIÓN DEL ESQUEMA INSTITUCIONAL

En la Fase II se realizaron las actividades de prefactibilidad y análisis de alternativas, estructuración del esquema de aseguramiento y fortalecimiento del prestador. A continuación se presentan las actividades desarrolladas:

2.2.1. Esquema de Aseguramiento Seleccionado

Una vez socializada las alternativas de prestación de los servicios, en asamblea se concluyó como mejor opción fortalecer la Junta Administradora.

2.2.2. Conformación y/o Plan de Fortalecimiento del Prestador

A continuación se presentan las actividades concertadas a implementar en el corto, mediano y largo plazo.





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Tabla 5. Actividades del Plan de Acción concertadas - Astilleros

Plazo Área Actividad

Actividades de Corto Plazo

Institucional y Legal

Realizar el proceso de organización empresarial del servicio de acuerdo a las opciones previstas por la ley 142 de 1994. Elaboración de los estudios de Costos y Tarifas de Acueducto y Alcantarillado con la metodología vigente y enviarlos a la CRA y SSP Informar a las autoridades locales y usuarios los estudios de costos y tarifas del servicio (res. 825/2017-CRA) Implementar el sistema de control interno (arts. 45 a 51 ley 142/94) Implementar las normas NIF. Implementación de formatos de PQR´s con los requisitos mínimos establecidos Implementación la estratificación socioeconómica de los usuarios Realizar Solicitud y acceso a subsidios Elaborar el Plan de Gestión.

Administrativo

Crear la planta de personal según las necesidades de la entidad prestadora. Determinar la estructura orgánica de la empresa. Elaborar e implementar el manual de procedimientos de la entidad. Elaborar y publicar el reglamento interno de trabajo. Elaborar e implementar el manual de funciones. Definir e implementar procedimientos de selección de personal. Diseñar e implementar un curso de inducción para el personal nuevo. Implementar un sistema de evaluación periódica de desempeño del personal. Incorporar en el presupuesto anual, recursos para atender las necesidades de capacitación. Establecer sistema para la administración de materiales Prever en el presupuesto la ejecución del plan anual de compras. Establecer un sistema para el registro actualizado de precios y proveedores

Comercial

Elaborar e implementar el contrato de condiciones uniformes. Establecer un procedimiento para atender solicitudes nuevas de servicio. Establecer un procedimiento para la incorporación de usuarios. Elaborar e implementar un catastro de suscriptores. Definir e implementar un procedimiento de facturación de acuerdo a los requerimientos de la ley 142 de 1.994. Implementar un formato para la actualización de los niveles tarifarios. Aplicar acciones coercitivas a morosos (suspensión, corte y cobro judicial) Implementar un formato para el registro actualizado de la cartera morosa. Adelantar campañas de capacitación a la comunidad sobre control social de la gestión del servicio. Adoptar un programa de capacitación en saneamiento básico y educación en higiene

Financiera

Elaborar y gestionar la aprobación del presupuesto anual de la entidad prestadora del servicio. Identificar un procedimiento de control de la ejecución presupuestal mensual y anual. Aplicar procedimientos de tesorería agiles y eficientes. Elaborar e implementar procedimientos para garantizar el reporte periódico del estado de caja y bancos. Elaborar e implementar un procedimiento de reporte periódico de compromisos de pago a terceros.





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Plazo Área Actividad Elaborar y llevar los libros de contabilidad exigidos por la SSPD (mayor, diario y auxiliar).

Operativa

Adquirir las herramientas para llevar a cabo el mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas. Establecer un registro permanente del número y tipo de daños por sectores. Se tiene un stock permanente de accesorios y repuestos para atender reparaciones. Implementar formatos para reporte de control de fugas, pérdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliaria. Implementar procedimientos para informar a la comunidad sobre suspensión del servicio por mantenimiento. Definir e implementar procedimientos para administración de planos y memorias técnicas. Elaboración del Plan de Obras e Inversiones priorizadas a cinco años

Actividades Mediano Plazo

Institucional y Legal

Realizar la inscripción en el registro único de prestadores de servicios públicos RUPS- a través del SUI. Elaborar el programa de uso eficiente y ahorro del agua (art. 1, 2, 3 de la ley 373/97). Establecer un programa permanente de control de pérdidas y agua no contabilizada. Elaboración y presentación del Plan de Gestión bajo condiciones diferenciales para prestadores rurales.

Administrativo Establecer procedimiento para cuantificar y tener actualizado el patrimonio por el servicio.

Comercial

Implementar mecanismos de divulgación y promoción para mejorar la eficiencia en el recaudo. Instalar micromedidores. Lectura de Medidores Establecer e implementar un procedimiento permanente para detección de usuarios clandestinos. Implementar programa permanente de capacitación a usuarios en uso eficiente y ahorro del agua. Implementar un procedimiento para crítica de lecturas y revisión previa. Implementar formatos o listados para llevar el registro de consumos por estratos y usos. Establecer un procedimiento para obtener registros actualizados de agua producida y agua facturada.

Actividades Largo Plazo

Comercial Ejecutar un programa de reposición de medidores que han cumplido su vida útil

Financiera

Reportar los estados financieros básicos a la SSPD de acuerdo con los formatos del sui. Implementar el sistema unificado de costos y gastos- ABC definido por la SSPD. Incorporar en el presupuesto anual de gastos la apropiación para pago de contribuciones a la SSPD y la CRA.

Operativa y Técnica

Planos actualizados de las redes del sistema de acueducto Elaborar e implementar un manual para mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de acueducto. Planos actualizados de las captaciones, conducciones, plantas de tratamiento, tanques, etc.





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Plazo Área Actividad Implementar programa para la detección de fugas no visibles. Implementar procedimientos para detectar y controlar los reboses en tanques de almacenamiento del sistema. Implementar un programa permanente para vigilar, inspeccionar y limpiar cuencas en la fuente abastecedora. Gestionar y realizar cursos de capacitación a operadores de fontanería Adoptar y aplicar las normas técnicas del RAS-2017 para diseño, construcción y operación de obras


En el anexo No. 4 se presenta el informe de Fase II con las actividades desarrolladas

2.3. FASE III: PUESTA EN MARCHA Y/O FORTALECIMIENTO En el presente numeral tiene por objeto describir las actividades llevadas a cabo en la implementación del Plan de Acción a corto plazo desarrolladas al prestador de los servicios en el corregimiento de Astilleros.

2.3.1. Actividades realizadas

Durante la implementación del Plan de Acción, se realizaron entre otras las siguientes actividades:

Entrega de la licencia de software integrin

Entrega del mobiliario y organización de oficina

Clasificación de documentos

Preparación de documentos de fortalecimiento institucional

Jornadas de capacitación

Jornada de Taller de gestión empresarial 09 de Julio 2019

Jornada educativa Cultura del Agua

Construcción de capacidades en aspectos técnicos: micromedición, calidad de agua.

Capacitación e implementación del software Integrín

Planes de Gestión Aspectos Institucionales y Legales

Transformación empresarial.

Estudio de Viabilidad de la Entidad.

Estudio de Costos y Tarifas.

Informe a autoridades y usuarios/costos y tarifas

Sistema de Control Interno Arts. 45 a 51 LEY 142/94.





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Separación de contabilidades por servicio. (ART. 4, 6 Y 18 LEY 142/94) 49

PQR´S (Arts. 152 a 159/Ley 142/94, Circ/SSP 01-02/96)

Normas de Información Financiera.

Estratificación Socioeconómica. (ART. 89 LEY 142/94)

FSRI-(Art.89 Ley142/94-Dcto565/95)

Programa Uso eficiente y Ahorro del Agua. (Art. 1, 2, 3 Ley 373/97)

Programa de Control de Pérdidas y Agua No Contabilizada

Comité de Desarrollo y Control Social

Registro RUPS-SUI Aspectos Administrativos

Estructura organizacional

Reglamento de trabajo

Manual de funciones

Manual de procedimientos

Procedimientos de selección de personal

Curso de inducción para el personal nuevo

Afiliación del personal a la seguridad social

Procedimiento de promoción estabilidad y ascenso del personal

Procedimiento evaluación del desempeño

Necesidades de capacitación.

Procedimiento Administración de materiales Kardex.

Presupuesto para ejecución de plan anual de compras

Registro de precios y proveedores

Procedimiento Actualización del patrimonio

Aspectos Comerciales

Contrato de Condiciones Uniformes

Procedimiento solicitudes nuevas

Procedimiento Incorporación de usuarios

Procedimiento permanente para detección de usuarios clandestinos

Censo y catastro de suscriptores y usuarios.

Reposición de medidores por cumplimiento de vida útil.

Procedimiento para lectura de medidores.

Factura

Procedimiento de facturación.

Actualización Mensual de niveles tarifarios

Divulgación y promoción para mejorar la eficiencia en el recaudo

Control periódico del índice de eficiencia del recaudo





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Acciones coercitivas a morosos

Registro actualizado de la cartera morosa

Registro de consumo por estratos.

Registros actualizados de agua producida y agua facturada

Campañas de capacitación en control social a la gestión de los SPD

Programa de capacitación “uso eficiente y ahorro del agua”

Programa “capacitación saneamiento básico y educación en higiene”. Aspectos Financieros

Elaboración del presupuesto anual.

Control de la ejecución presupuestal mensual y anualmente

Libros de contabilidad y reportes financieros exigidos por la SSPD

Reporte de estados financieros básicos – Formato SUI.

Sistema unificado de costos y gastos – ABC.

Procedimientos de tesorería agiles y eficientes

Reporte periódico de estado de caja y bancos.

Apropiación de recursos para mantenimiento de cuencas (1%)

Pago de contribuciones a SSPD y CRA.

Procedimiento para pago a terceros Aspectos Operativos

Manual para mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas

Herramientas para mantenimiento preventivo y correctivo.

Medición de caudal para agua captada y agua tratada.

Registro de daños por sectores

Existencia de accesorios y repuestos para atender reparaciones.

Detección de fugas no visibles.

Detección y control/reboses en tanques de almacenamiento

Control de fugas, pérdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliaria.

Programa para vigilar, inspeccionar y limpiar la cuenca abastecedora

Registro de la calidad del agua que entra y sale de la PTAP.

Seguimiento y control de calidad del agua suministrada.

Reportes de informes de cumplimiento Dec. 1575 y Res. 2115/2007 (IRCA)

Separación de residuos sólidos en la fuente.

Rutas y turnos de recolección selectiva de residuos sólidos.

Sistema técnico para disposición de residuos sólidos

Procedimientos para informar a usuarios/suspensión del servicio por Mantenimiento

Cursos de capacitación a fontaneros





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Aspectos Técnicos

Adopción y aplicación de las normas técnicas RAS/2017

Procedimientos para administración de planos y memorias técnicas

Procedimiento de contratación

Capacitación sobre requisitos técnicos - RAS

Plan de obras e inversiones priorizado a cinco años

2.3.2. Calificación en Gestión Empresarial

Una vez implementada las actividades a corto plazo, el resultado del proceso de verificación y diligenciamiento de la matriz para la Junta Administradora de acueducto de la Vereda Astilleros, es de 588 puntos frente a una puntuación máxima posible de 1.000, tal y como se presenta a continuación:

Tabla 6. Resumen de la calificación fortalecimiento prestación Astilleros

AREAS O TÓPICOS DE GESTIÓN CALIFICACIÓN MÁXIMA CALIFICACIÓN

DIAGNOSTICO

CALIFICACIÓN

PUESTA EN

MARCHA

ÁREA INSTITUCIONAL Y LEGAL (15 ítems) 300 43 194

ÁREA ADMINISTRATIVA (15 ítems) 100 0 73

ÁREA COMERCIAL (20 ítems) 200 0 100

ÁREA FINANCIERA (10 ítems) 150 0 105

ÁREA OPERATIVA (20 ítems) 180 0 74

ÁREA TÉCNICA (5 ítems) 70 0 42

TOTAL CALIFICACIÓN 1000 43 588

Fuente: Consorcio Norte de Santander 2019

En el anexo No. 5 se presenta el informe de Fase III con sus respectos soportes de

implementación.





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3. CONCLUSIONES

Producto del proceso de Aseguramiento y con base en las actividades realizadas en cada área tanto en el prestador del Casco Urbano como en el corregimiento de Astilleros, se pudo llegar a una serie de conclusiones y recomendaciones así: CONCLUSIONES FORTALECIMIENTO DE EMZULIA

Se implementó un procedimiento para atender las peticiones, quejas y recursos de los usuarios, a partir de las guías y formatos suministrados por la consultoría

Se elaboró el Contrato de Condiciones Uniformes de los Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, junto con sus anexos técnicos que contiene la zona geográfica en la cual se aplica el contrato, las condiciones técnicas de acceso que tiene que satisfacer el inmueble, las características mínimas de las acometidas y los instrumentos de medición exigidos por la persona prestadora, así como los casos en los cuales es imposible reparar dichos instrumentos, este documento se encuentra actualmente en revisión por parte del prestador para su posterior envió a la CRA.

Se revisó y ajusto el reglamento interno de trabajo de acuerdo con las normas vigentes que rigen la legislación laboral colombiana, este documento se encuentra actualmente en revisión por parte de los asesores del prestador, quedando pendiente la aprobación por parte de la junta directiva de la empresa.

Se revisó y ajusto manual de funciones adoptado por la entidad, a través de una lista de chequeo se analizaron los aspectos mínimos que debe contener este manual.

Se revisó y ajusto el manual de procedimientos adoptado por el prestador adicionando los flujogramas de cada procedimiento.

Se implementó el procedimiento para solicitudes nuevas de servicio e incorporación de usuarios, el cual se encuentra incluido dentro del Manual de Procedimientos ajustado a las condiciones actuales del prestador

Se diseñó, socializó y gestionó la implementación el formato detección de usuarios clandestinos.





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Se remitió y socializó el registro de números y tipo de daños por sectores, gestionando su adopción e implementación.

Se diseñó, socializó y gestionó la implementación el formato de fugas en el sistema de acueducto.

Se remitió el formato sobre reboses en tanques, incluido en el Manual de Procedimientos ajustado y complementado de acuerdo a las condiciones actuales del prestador.

Se elaboró el formato en el que se detallan los mecanismos de divulgación y promoción para mejorar la eficiencia del recaudo.

Se diseñó, socializó y gestionó la implementación de un sistema para la administración de materiales.

Se remitió, socializó y gestionó la implementación del formato para el reporte de fugas, perdidas físicas en tanques y a nivel intradomiciliar.

El prestador cuenta con un programa de detección y reparación de fugas no visibles, suministrado por la consultoría.

El prestador aplica un procedimiento para informar a la comunidad sobre la suspensión del servicio por mantenimiento, el cual fue suministrado por la consultoría.

En la asesoría y puesta en marcha del comité de estratificación se orientó sobre las actividades que deben ser desarrolladas por la Alcaldía durante la vigencia 2019 a efectos de que el CPE pueda desarrollar sus funciones para el beneficio de los usuarios de los servicios públicos domiciliarios en el municipio

CONCLUSIONES FORTALECIMIENTO PRESTADOR DE ASTILLEROS

El principal resultado del proceso es el rescate de una entidad prestadora del servicio que se encuentra legalmente constituida, pero con marcadas deficiencias en su organización, que afectaban la gestión integral del sistema.

La entidad prestadora pasa de un alto grado de incumplimiento de requerimientos del programa de fortalecimiento institucional del MVCT, con un puntaje de 43, a cumplir en promedio en un 59%, equivalente a 588 puntos obtenidos después del proceso de acompañamiento.





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El ente prestador queda en condiciones óptimas en materia de capacidad La disposición de la comunidad para realizar aportes orientados al mejoramiento en la prestación del servicio es de resaltar; al final del proceso la JAAA cuenta con una sede remodelada.

El proceso facilitó la recuperación de la confianza institucional por parte de la comunidad (usuarios y directivos)

El ente prestador queda en condiciones óptimas en materia de capacidad instalada, conocimiento, herramientas documentales y mobiliarias y espacio físico para ejercer funciones administrativas relacionadas con la prestación del servicio.

Los directivos del ente prestador tienen conocimiento sobre la planeación, programación y ejecución de actividades para el mejoramiento continuo en la prestación del servicio.

El ente prestador inicia un proceso de acercamiento a los usuarios basado en los parámetros legales y orientados a la sensibilización ciudadana para resolver las problemáticas de cada servicio.

El equipo de trabajo del prestador conoce de manera detallada las principales acciones a desarrollar en el corto, mediano y largo plazo para mejorar progresivamente la calidad del servicio.

El cumplimiento de los requerimientos normativos del sector por parte del prestador lo ubica en condiciones adecuadas para gestionar recursos de inversión en infraestructura ante las entidades competentes.

La formalización facilita la articulación institucional del prestador con la institucionalidad departamental, nacional y municipal (administrativas y de control, vigilancia y apoyo técnico y financiero.

Es evidente la importancia del apoyo que brinda el departamento a través de la secretaria de agua y saneamiento y el Plan Departamental de Agua, a los municipios para la consolidación de este tipo de procesos.

El fortalecimiento institucional de la Junta Administradora, mejora la capacidad de gestión comunitaria para la prestación del servicio de acueducto, en el corregimiento.

Frente a lo anterior la comunidad escucha con atención y expresa voluntad por aplicar acciones que en el futuro se le puedan orientar en nuevos procesos de fortalecimiento institucional.

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