Definición de conceptos.planificación estratégica. drsm. enero 2001

CAPÍTULO VIIIDEFINICIÓN DE CONCEPTOS

DEFINICIÓN DE CONCEPTOSPlanificación Estratégica.

DRSM. Enero 2001

ACCIONES.Facultad o disposición manifiesta de algún modo para acometer obras, acontecimientos o sucesos inciertos enlazados entre sí y determinados por los objetivos de la organización. Las acciones al ser cuantificadas constituyen las metas de la empresa.

ACTIVIDADES.Conjunto de operaciones o tareas propias de las acciones de una persona o entidad ( ver Tareas ).

ÁMBITO.Corresponde a los elementos contenidos o existentes dentro de límites determinados.

ÁMBITO EXTERNO.Corresponde a los elementos contenidos en el espacio correspondiente al contorno.

ÁMBITO INTERNO.Son los elementos contenidos o existentes dentro de los límites determinados por el contorno.

ATRIBUTOS.Son enunciados mediante los cuales se definen las cualidades de un ser o sujeto.

CERTIDUMBRE.Es la certeza o seguridad de algún hecho que ocurrirá en un tiempo y en un espacio dado.

CONTORNO.Conjunto de elementos que rodean a una organización. Por tanto corresponde al ámbito externo de dicha organización. Es sinónimo de entorno.

CONTORNO ESTABLE.Aquel cuyos elementos no presenta variaciones significativas durante un período determinado.COMPONENTES DE LA ESTRATÉGIA.

A. ALCANCE. Interacciones proyectadas de la organización con su medio ambiente.B. DESPLIEGUE DE RECURSOS. Recursos pasados, presentes y futuros a emplearse para el logro de los objetivos (Competencias distintivas).C. VENTAJAS COMPETITIVAS. Posición particular que una organización desarrolla en relación con sus competidores, mediante el Despliegue de Recursos, el Alcance de ambos.

D. SINERGÍA. Efectos conjuntos interactivos y convergentes, derivados del empleo de los recursos. ( Ver Estrategia ).

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DIRECTRICES.Conjunto de instrucciones generales para la ejecución de una actitud.

ENFOQUE DE SISTEMAS.A diferencia del enfoque cartesiano que sólo toma en cuenta o analiza las partes individualmente consideradas, el enfoque de sistemas visualiza la totalidad como una unidad integrada por el conjunto de elementos o subsistemas que la conforman.

ESTRATEGIA.Es un esquema que contiene la determinación de los objetivos o propósitos de largo plazo de la empresa y los cursos de acción a seguir, así como la asignación de los recursos que la organización debe usar para alcanzar aquellos objetivos, tomando en cuenta las restricciones del medio ambiente ( Ver Componentes de la estrategia ).

REQUISITOS.La existencia de los objetivos generales de la organización.Elementos indispensables que debe contener :

• Las directrices de transición de la situación actual a la situación deseada ( definida por los objetivos generales de la organización )

• Los recursos que la organización usará para alcanzar los objetivos de la misma, y

• Cómo deben moverse o desplazarse dichos recursos.

FUNCIONES.Acción o ejercicio de un sistema de la organización.

INFORMACIÓN.Conjunto de datos organizados de forma inteligente a objeto de expresar algo de utilidad concreta.

LINEAMIENTOS.Son las directrices que determinan el desenvolvimiento de la gestión de la empresa.

LOGÍSTICA.Es el suministro oportuno de todos los recursos necesarios para que el sistema o subsistema pueda cumplir su cometido.

METAS.Son logros que al alcanzarse nos acercan a los objetivos planteados. Tienen como características que son cuantificables y que a pesar de lograrse, a diferencia de los objetivos, no se termina el evento.EJEMPLO.Aumentar las ganancias en un 20 %. Obsérvese que :

• Se puede cuantificar, y• Si se logra no concluye el evento, por cuanto se puede y debe seguir

maximizándose la ganancia. Nos acerca al objetivo pero no lo alcanza ( ver Objetivo )

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MÉTODO.Es una manera detallada y ordenada de hacer las cosas, pero aunque esta definición es muy parecida a la de procedimiento, no deben confundirse. Entre el método y el procedimiento hay algo en común ; ambos son de un modo de hacer las cosas ; pero existen entre ambos diferencias diametralmente opuestas.En efecto, todo método consta de dos elemento :

• Un cuadro de ideas lógicas que preceden a un proceso inherente al modo de obrar o proceder típico del método, y

• El modo de obrar o proceder entre sí . En toda metodología, el modo de obrar es siempre realizando análisis y síntesis.

La existencia de estos elementos no sólo precisan en que consiste el método, sino además , determinan la diferencia del mismo con el procedimiento, por cuanto en éste no están nunca presentes estos dos elementos. Lo único que aparece en el procedimiento es que es una manera de hacer algo.

La existencia del elemento previo, es decir, el cuadro de ideas lógicas previas es trascendental, por cuanto de dichas ideas dependerá la naturaleza misma de cómo y qué analizar, y en consecuencia, lograr la síntesis.

MISIÓN.Poder o facultad que se le otorga a una organización para lograr su razón de ser ( o cometido ) expresada a traes de sus objetivos fundamentales. Ella debe contener los propósitos esenciales que en la actualidad haya definido la organización a manera de situación deseada o posible.

NIVEL CORPORATIVO O ESTRATÉGICO.Es aquel donde se formulan los principios que habrán de regir las acciones par alcanzar los objetivos o propósitos de la empresa y donde se definen los lineamientos y políticas generales de la misma, o sea, la Filosofía de la Gestión.

NIVEL COORDINATIVO O TÁCTICO.Es aquel donde se desagregan cada uno de los principios contenidos en la estrategia y se desarrolla en forma concreta las acciones y metas inmediatas, disponiéndolas metódica e inteligentemente.

NIVEL OPERATIVO.Es aquel donde se ejecutan tareas y actividades rutinarias y realizadas por reflejo a instrucciones recibidas.

OBJETIVO.Expresan propósitos específicos enmarcados dentro de la Misión, hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la organización; es decir, es el fin a que se dirige o encamina una acción u operación. La característica central de todo objetivo es que nunca se alcanza o de alcanzarse, termina el evento inherente a él.EJEMPLO.Maximizar las ganancias.

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Como es evidente, es algo que nunca se logra por cuanto la organización que considera que alcanzó maximización simplemente muere.

PAUTA.Instrumento o norma que sirve para gobernarse en la ejecución de una actividad.

PLANES.Es el conjunto de disposiciones adoptadas por la empresa para despejar la incertidumbre mediante la formulación de estrategias, de objetivos y acciones a largo y mediano plazo que le ermita, de manera coherente y exitosa, ir al logro de su misión.

PREVISIBLE.Son hechos que anticipadamente pueden conocerse o conjeturar5se que ocurrirán, como consecuencia de algunas señales o indicios conocidos.

PRINCIPIOS.Son máximas particulares por las cuales la empresa regirá sus operaciones, acogidas en esencia, sin que hayan conformado en la forma o los detalles.

POLÍTICAS.Son modos especificaciones o criterios para la toma de decisiones, Definen orientaciones para la gestión de la gerencia, que ayudan a encausar las decisiones para la ejecución de las acciones dentro de determinada directriz.

Por tanto, deben permitir direccionalidad porque de lo contrario serían reglas y, como las reglas no admiten escogencias, anularía la posibilidad de decidir.

Es posible establecer algunas orientaciones básicas para formular políticas. En efecto:• Las políticas están íntimamente ligadas a las estrategias.• Mientras la estrategia denota un plan de acción y un despliegue de esfuerzos y

recursos hacia el logro de los propósitos de la organización, las políticas son guías para la toma de decisiones.

• Las políticas no requieren acción, sino que por el contrario, deben guiar a los administradores cuando vayan a tomar las decisiones respecto a las posibles acciones inherentes a las estrategias o a las tácticas, según el caso.

• Requieren , por tanto, ser referidas a las áreas de acción específicas. La estrategia se refiere a la dirección en la cual se utilizarán los recursos.

EJEMPLO.A continuaciones incluyen algunos ejemplos tomados de la obra de Koontz y O’Donnell titulada : Curso de Administración Moderna , editorial Mc Graw Hill, (sexta edición , Bogotá, 1976, página 150 )Estos ejemplos incluyen casos de formulación de reglas y un caso de políticas con el propósito de diferenciarlas por cuanto, en la práctica es muy corriente su confusión. De esta manera, se aspira dar una ayuda al formulador de políticas para que no formule reglas en lugar de políticas.En efecto:

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• Obsequios de proveedores .Con excepción de obsequios de valor puramente nominal o publicitario, ningún empleado aceptará regalos o gratificaciones de un proveedor, en ningún caso.

• Atenciones. Ningún funcionario o empleado aceptará favores o atenciones de una organización o agencia externa que sean lo bastante sustanciales para causar una influencia indebida en su elección de bienes o servicios de esa compañía.

• Precios. Cada administrador de división territorial puede establecer e favor del interés de su división los precios que considere necesarios para los productos que estén bajo su control siempre y cuando:

A. Estos precios produzcan márgenes de utilidad bruta para la línea de Productos que estén de acuerdo con su plan de utilidades previamente aprobadoB. Las reducciones de precios no produzcan efectos dañinos sobre los

productos similares de otras divisiones de la compañía en otro estado o país: y

C. Los precios cumplan con los requisitos legales del estado o país en el cual se hagan efectivos.

Como podrá observarse, tanto el primer como el segundo ejemplo constituyen reglas y en ningún caso políticas típicas.

PONDERABLES.Son hechos o situaciones susceptibles de medición representativa.

PROCEDIMIENTO.Manera detallada y ordenada de hacer las cosas.

PROCESO.Se entiende como la dirección y frecuencia como fluyen los trabajos y la información, articulando los distintos rolesy unidades de una organización compleja.

PROGRAMAS.Se refieren a la desagregación de las acciones y metas previstas en los planes, en actividades y tareas específicas, determinando su ejecución en el tiempo y el espacio.

SISTEMA.Conjunto de objetos o elementos unidos por alguna forma ordenada de acción o interdependencia.

Los sistemas se caracterizan porque cada una de las partes que los conforman ejercen interacción, y, además, cada una de ellas reviste interés propio. Así mismo los componentes de u n sistema están ligados por interfaces – éstas adoptan la forma de entradas y salidas ( entidades, materiales, energías, información ), Por lo tanto, el sistema trasforma las entradas en salidas y se presume que dicha transformación contribuye al logro determinado de propósito del sistema.

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Un componente del sistema estará bien definido cuando se conoce el proceso de transformación de las entradas en salidas. Así mismo, la descripción de sistema exige tanto el conocimiento del comportamiento de cada uno de sus componentes, como el de las interrelaciones entre ellos.

SISTEMA ABIERTO.Conjunto de objetos o elementos del ámbito interno, unidos por alguna forma ordenada de acción o interdependencia, permeable e interrelacionado con los elementos del ámbito externo.

SISTEMA CERRADO.Conjunto de objetos o elementos del sistema, unidos por alguna forma ordenada de acción o interdependencia, con muy poca o nula permeabilidad e interacción con el ámbito externo.

TÁCTICA.Procedimiento mediante el cual se desagrega cada uno de los principios o máximas particulares que en la estrategia se indica como deben practicarse. Como en la estrategia, dichos principios son escogidos en esencia sin que se hayan determinado en la forma o en los detalles; la táctica los desarrolla en forma concreta indicando las acciones y metas que se deben alcanzar de manera inmediata en cada oportunidad ( ver Estrategia )

TAREAS.Son los trabajos limitados en el tiempo, requeridos para realizar una actividad, tomando en consideración los recursos disponibles.

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