Conceptos de La Administracion de Proyectos

7/18/2019 Conceptos de La Administracion de Proyectos

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Conceptos de laadministración de

proyectosITSZ



La vida de un proyecto

• El proyecto es un esfuerzo tendiente a lograr un

objetivo especifico mediante una serie especial

de actividades interrelacionadas y la utilización

eficiente de recursos.

Los proyectos nacen cuando una necesidad

es descubierta por el cliente, es decir, porpersonas o una organización dispuestas a

aportar los fondos para atenderla.



Fases del ciclo de vida de un

proyecto

1.- rimera fase! Consiste en identificar unanecesidad, un problema o una oportunidad .

".- #egunda fase! Consiste en desarrollaruna solución de la necesidad o problema

$.- %ercera fase! Consiste en poner en

práctica la solución propuesta. &.- 'uarta fase! %erminación del proyecto.



(dministración de proyectos

• Es un proceso )ue consiste en establecer

primero un plan e implementarlo despu*s

para alcanzar el objetivo.

• +n proyecto no podr realizarse

eitosamente si no se dedica tiempo apreparar un plan bien elaborado.



(tributos del proyecto

• El proyecto tiene un objetivo bien definido.

• +n proyecto se lleva a cabo en una serie de

actividades independientes.

• En un proyecto se eca mano de variosrecursos.

• +n proyecto tiene un marco temporal espec/fico.

• +n proyecto puede ser un esfuerzo 0nico.• +n proyecto tiene un cliente.



'onceptos sicos

#atisfacción al cliente! Es el trabajo que debe hacerse paraque el cliente se convenza de que las entregas cumplancon los requisitos o criterios de aceptación así como detiempo de entrega al mismo.

El costo! Es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto.

El programa! Es el cronograma que especifica cuándo

empezarán y terminarán las actividades.

El alcanze Es delimitar hasta donde nuestro proyecto consus acciones pretende alcanzar



Factores )ue restringen el *ito del proyecto

royecto

(lcance

'osto

rograma

#atisfacción delcliente



asos de planeación para la administración de un

proyecto.

• 1.- 2efinir con claridad el objetivo de un

proyecto.

• ".- 2ividir y subdividir el alcance del proyecto en

3piezas4 importantes o 3pa)uetes de trabajo4

• $.- 2efinir las actividades espec/ficas )ue esnecesario realizar para cada pa)uete de trabajo

con el fin de lograr el objetivo del proyecto.



• &.- resentar grficamente las actividadesbajo la forma de un diagrama de red.

• 5.- 6acer un estimado de tiempo de la

duración )ue tendr )ue completar cadaactividad.

• 7.- 6acer un estimado de costos por cadaactividad



• 8.- 'alcular el programa y el presupuesto de

un proyecto, para determinar si el mismo se

puede terminar dentro del tiempo re)uerido,

con los fondos asignados y con los recursos

disponibles.



La laneación

• 2etermina )u* se necesita acer, )ui*n lo ar,

cunto tiempo se necesitar y cunto costar.

• El resultado de este esfuerzo es un plan de

l/nea base.



lan de l/nea base

• Es un grfico o tabular por cada periodo.

• La información debe incluir!

• !as fechas de inicio y terminación de cada actividad.• !as cantidades de los diversos recursos que se

necesitarán durante cada periodo.• El presupuesto para cada periodo, así como el

presupuesto acumulado desde el inicio del proyecto atrav"s de cada periodo.



• La clave para el control efectivo del proyectoes medir el progreso real y compararlo con el

planteado oportuna y periódicamente y, si es

necesario realizar la acción correctiva de

inmediato.

• El beneficio definitivo de poner en prctica

t*cnicas de administración de proyectos estener un cliente satisfecho.



Capitulo 2Identifcación de las necesidades.



9dentificación de las

necesidades Es la fase inicial del ciclo de vida del

proyecto.

#e comienza con el reconocimiento de unanecesidad y termina con la emisión de una

solicitud de propuesta :#2;

El cliente identifica una necesidad, unproblema o una oportunidad para una mejor

forma de acer algo y por consiguiente tener

un beneficio.



Es importante cuantificar el problema para

poder determinar si los beneficios esperadosde poner en prctica una solución compensa

el costo a realizar el proyecto y, si es as/,

con cunto.

+na vez )ue se a estimado la magnitud del

beneficio de la mejor/a, el cliente puede

determinar el presupuesto para un proyecto)ue la ponga en prctica.



#elección de proyectos

#e eval0an varias necesidades u oportunidades

y luego se decide cul de ellas se convertira en

un proyecto.

eneficios y consecuencias

<entajas y desventajas

ros y contras



asos de la selección de proyectos

• 1.- Establecer un conjunto de criterios para

evaluar la oportunidad :inversión requerida,

costo de la manufactura, vol#men previsto deventas$.

• ".- Listar las suposiciones )ue s*ran la base

de cada oportunidad %Conseguir un pr"stamobancario para la construcción$.



• $.- =ecabar datos e información sobre cadaoportunidad para garantizar una decisión

inteligente

• &.- Evaluar las oportunidades a partir de los

criterios.



#olicitud de propuesta• El propósito de preparar una solicitud de

propuestas es eponer, en forma mplia y

detallada, lo )ue se re)uiere.

• +na buena #2 permite a los contratistas o al

e)uipo de proyectos comprender )u* espera

el cliente, de modo )ue puedan elaborar unapropuesta bien preparada )ue stisfara los

re)uisitos del cliente a un precio realista.



• +na #2 tiene )ue proporcionar unadescripción del trabajo. Esta se relaciona on

dl alcance del proyecto, eponiendo las

tareas )ue el cliente )uiere )ue realice el

contratista.

• La #2 tiene )ue incluir los re)uisitos delcliente, )ue define las especificaciones y los

atributos



• La #2 debe especificar las entregas )ue elcliente espera )ue le proporcione el contratista

o el e)uipo del proyecto.

• La #2 debe relacionar cuales)uiera art/culossuministrados por el cliente.

• La #2 podr epresar las aprobaciones )uere)uiere el cliente.



• +na #2 podr epresar las condiciones de

pago )ue piensa usar el cliente.

• La #2 puede epresar el programare)uerido para la terminación del proyecto.

•La #2 puede proporcionar instruccionespara el formato y el contenido de las

propuestas del contratista.



• La #2 debe se>alar la feca de vencimiento

para el cual el cliente espera )ue los posibles

contratistas presenten sus propuestas.

• +na #2 )uiz incluya los criterios de

evaluación.

• En casos raros, una #2 se>alar los fondos

)ue tiene el cliente para gastar en el proyecto.



• +na vez )ue se a preparado la #2, el clientesolicita propuestas al notificar a los posibles

contratistas )ue la #2 est* disponible.

• Los clientes y contratistas consideran el proceso

de #2 como una situación competitiva.

• Los clientes deben tener cuidado de noproporcionar a uno o ms contratistas

información )ue no se entregue a los dems

contratistas interesados.



Capitulo 3

soluciones propuestas



?ercadotecnia previa a la #2

• Los contratistas no deben esperar asta )ue

los clientes la solicitud formal de una #2

para comenzar a desarrollar propuestas.

• Los contratistas deben mantener

comunicación frecuente con sus clientes

anteriores, actuales e indicar contactos con

otros potenciales.



2ecisión de licitar@Ao Licitar

• #e pueden tomar en cuenta algunos de lossiguientes factores!

• &.' C()*E+EC- BCu* otros contratistas

podrn presentar tambi*n una propuestaD

• /.' 0-E12( BEiste el riesgo de )ue el proyecto no

tenga *itoD

• 3.' )-1-4 5El proyecto es coerente con la misión

de negocios del clienteD



• &.- )*!-C-4 6E C*C-66E1 BEl

proyecto le proporcionara al contratista laoportunidad de ampliar y mejorar sus capacidadesD

• 7.' 0E*8+C-4 BEl contratista a

completado con *ito proyectos y a dejado

satisfeco al clienteD

• 9.' :(6(1 6E! C!-E+E BEl cliente tieneen realidad fondos disponibles para seguir adelante

con el proyectoD



• 0EC801(1 6E ! *0(*8E1+BEisten los recursos apropiados para presentar

una propuesta de calidadD

• 0EC801(1 6E! *0(;EC+( BEisten

disponibles los recursos apropiados para llevar a

cabo el proyecto, si el contratista es seleccionadocomo el ganadorD



2esarrollo de propuesta

• +na propuesta es un documento vendedorno es un informa t*cnico. En la propuesta el

contratista debe de convencer al cliente de!

• Comprende lo que el cliente esta buscando• *uede llevar a cabo el proyecto propuesto• *roporcionará mayor valor para cliente• Es el mejor contratista para solucionar el

problema• <ará el trabajo en forma profesional



• !ograra los resultados deseados• Completara el proyecto dentro del

presupuesto y de acuerdo al programa• 6ejara satisfecho al cliente.



'ontenido de la propuesta

• 'on frecuencia las propuestas se organizan en

tres secciones!

• %*cnicas

• (dministrativas

• 'ostos



#ección %*cnica

• La sección t*cnica debe contener los

elementos siguientes!

• 1.- 'omprensión del problema! El contratistapone en manifiesto )ue comprende el

problema o la necesidad del problema

• ".- Enfo)ue o solución propuesta! (lgunos

problemas re)uieren una propuesta de

solución especifica.



• $.- eneficio para el cliente! El contratista

debe epresar como la solución o el enfo)uepropuesto beneficiaran al cliente.



#ección (dministrativa

• La sección administrativa debe contener lossiguientes elementos!

• 1.- 2escripción de las tareas de trabajo! El

contratista tiene )ue definir las tareasimportantes )ue realizarn para llevar a cabo

el proyecto.

• ".- roductos o servicios a entregar! El

contratista debe incluir una relación de todos

los productos o servicios a entregar.



• $.- rograma del proyecto! El contratista debe

proporcionar un programa para realizar las

tareas importantes re)ueridas para completar

el proyecto.

• &.- rganización del proyecto! El contratista

debe describir como se organizarn en eltrabajo y los recursos para realizar el

proyecto.

• 5.- Eperiencia relacionada! 2ebe

proporcionar una relación de proyectos )ue

a terminado.



• 7.- E)uipos e instalaciones! (lgunos

proyectos re)uieren )ue el contratista use o

tenga acceso a e)uipos especiales como

computadoras.



#ección de 'ostos• La sección de costos debe contener los

elementos siguientes!

• 1.- ?ano de obra roporciona los costos

estimados para las diversas clasificaciones delas personas )ue se espera trabajen el

proyecto.

• ".- ?ateriales! 'osto de los materiales )ue

necesita comprar el contratista para el

proyecto.



• $.- #ubcontratistas y asesores! 'ontratación

de asesores para el proyecto.

• &.- (l)uiler de e)uipos e instalaciones! En

ocasiones el contratista tendr )ue al)uilar

e)uipos especiales.

• 5.- <iajes! #i se re)uiere viajar, se pondr los

costos de los mismos.

• 7.- 2ocumentación! 9mpresión de manuales,

informes, etc.



• 8.- Gastos indirectos! (umento de

porcentajes a los costos de las partidas de la

1 a la 7 para cubrir gastos indirectos.

• H.- (umentos! (umento en las tasas de los

salarios y los incrementos de costo de los

materiales.

• I.- 'ontingencias! ara cubrir lo inesperado

• 1J.- 6onorarios y utilidades! 'osto total mas

la utilidad )ue el contratista pone al proyecto.

'onsideraciones de fijación



'onsideraciones de fijación

de precios

• (l determinar el precio para el proyecto

propuesto, el contratista tiene )ue tomar en

cuenta las partidas siguientes!

• 1.- 'onfiabilidad de los estimados del costo!

5+iene confianza el contratista en que elcosto total para el proyecto propuesto escompleto y e=acto>



• ".- =iesgo 1i el proyecto propuesto incluyeuna actividad que no se ha llevado a cabo

antes.

• $.- <alor del proyecto para el contratista! <ayocasiones en las que el contratista est"dispuesto a aceptar un precio ajustado obajo.

• &.- resupuesto del cliente! Conocer el presupuesto con el que el cliente cuenta parala realización del proyecto



• 5.- 'ompetencia! 1i se espera que muchoscontratistas presenten propuestas como

respuesta a la 16* de un cliente.



Evaluación de las propuestas por el

cliente.

• Entre los criterios )ue pueden ser utilizados

por los clientes al evaluar las propuestas, se

incluyen los siguientes!

• 'umplimiento con la descripción del trabajo y

los re)uisitos del cliente presentados en la

#2

• 'omprensión por parte del contratista del

problema o la necesidad del cliente.



• Lo correcto y lo prctico del enfo)ue

propuesto por el contratista para solucionar el

problema.

• La eperiencia y el *ito del contratista en

proyectos similares

• La eperiencia del personal clave )ue ser

asignado a trabajar en el proyecto.

• La capacidad administrativa



• =ealismo del programa del contratista

• recio



%ipos de contrato

• +n contrato es un ve/culo para establecer

buena comunicación entre el cliente y elcontratista y llegar a una comprensión mutua

con claras epectativas )ue aseguren el *ito

del proyecto.



• 'ontrato de precio fijo! El cliente y el

contratista acuerdan un precio para el trabajo propuesto. El precio permanece fijo a menosde que el cliente y el contratista est"n deacuerdo en cambios.

• 'ontrato de reembolso del costo! El clienteacepta pagar al contratista todos los costos

reales con independencia de la cantidad, masalguna utilidad acontada.



'lausulas del contrato• ( continuación se presentan algunas

clusulas )ue se pueden incluir en loscontratos de proyectos!

• 1.- Eposición falsa de los costos! Establecerque es ilegal que el contratista e=agere las horas olos costos gastados en el proyecto.

• ".- (viso de eceso en los costos o demoras

en el programa! Circunstancias que se debennotificar de inmediato al cliente de cualquier e=cesoreal o previsto en los costos o demoras del proyecto



• $.- (probación de los subcontratistas! 1e?alacuando el contratista necesita obtener la aprobación

por adelantado del cliente.

• &.- El e)uipo o la información a proporcionar

por el cliente! 0elaciona las partidas que proporcionara el cliente al contratista durante el

proyecto y las fechas en las que estarán adisposición.

• 5.- atentes! barca la propiedad de patentes que puedan resultar de realizar el proyecto.

• 7.- 2ivulgación de información confidencial!*rohíbe a una de las partes revelar a alguien más, ousar para cualquier propósito distinto al trabajo en el

proyecto.



• 8.- 'onsideraciones internacionales! Especificalos ajustes que se tienen que hacer para clientes en

otros países. • H.- 'ancelación! *resenta las condiciones bajo las

cuales el cliente puede dar por terminado el contrato.

• I.- 'ondiciones de pago! 1e refiere a la base

sobre que el cliente hará pagos al contratista.• 1J.- agos por primas@penalidades! lgunos

contratos tienen una cláusula de primas, por el cualel cliente le pagará al contratista una prima si termina

el proyecto antes de lo programado.



• 11.- 'ambios! barca el procedimiento para proponer, aprobar y poner en práctica cambios al

alcance o al programa del proyecto.



Capitulo 4

El proyectoPlacencia Palacios Berenice

Castro Montalo Ilse!odr"#ue$ Montero %os& 'uis

(u$m)n *ernando



laneación del proyecto

• La tercera fase del ciclo de vida del proyectotiene dos partes! acer su planeación

detallada y despu*s poner en prctica ese

plan, para lograr el objetivo del mismo.

• La parte de la planeación incluye elaborar

con gran detalle el plan, el programa y el

presupuesto.



asos de la planeación

• 1.- 2efinir con claridad el objetivo delproyecto

• ".- 2ividir el alcance del proyecto en piezasimportantes o pa)uetes de trabajo

• $.- 2efinir actividades espec/ficas )ue son

necesarias de realizar en cada pa)uete detrabajo.



• &.- resentar la manera grfica las

actividades mediante un diagrama de red.

• 5.- 'alcular el tiempo estimado )ue re)uerir

completar cada actividad.

• 7.- 'alcular el costo estimado para cada

actividad.

• 8.- 'alcular un programa y un presupuestopara el proyecto para determinar si se puede

lograr dentro del tiempo re)uerido.



• H.- 9ntegrar los e)uipos y programas de

computación y probar el sistema.

• I.-reparar los re)uisitos de instalación

como los planos de pisJ y las condiciones del

servicio.

• 1J.-reparar los materiales de capacitación

• 11.- Embarcar el e)uipo a la fbrica delcliente a instalarlo



• 1".- =ealizar la capacitación del cliente

• 1$.- =ealizar las pruebas finales de

aceptación



'ontrol del proyecto

• La clave para el control del proyecto efectivo

es medir el progreso real y compararlo con el

planeado en forma periódica y oportuna yllevar a cabo la acción correctiva de

inmediato si es necesaria.



• 1.- 2atos sobre el desempe>o real esto

incluye!

• El tiempo real en que se iniciaron y@oterminaron las actividades.• !os gastos reales gastados y comprometidos.

• ".- 9nformación sobre cual)uier cambio en el

alcance, el programa y el presupuesto del

proyecto.



%erminación del proyecto

• La cuarta y 0ltima fase del ciclo de vida delproyecto es terminarlo.

• El propósito de terminar apropiadamente elproyecto es aprender de la eperiencia

ganada en el mismo, con el fin de mejorar el

desempe>o en el futuro.



Fases del ciclo de vida

Evaluación interna posterior a la



Evaluación interna posterior a la

terminación del proyecto.

• 9nternamente deben realizarse dos tipos dereuniones las individuales con los miembros

del e)uipo y la de grupo con el e)uipo del

proyecto.

% di ió b j d d l



• %emas a discusión bajo cada una de las

partidas!

• 2esempe>o t*cnico

• 2esempe>o en cuanto a costos

• 2esempe>o del programa

• laneación y control del proyecto

• =elaciones con el cliente

• =elaciones de e)uipo

• 'omunicación



• 9dentificación y solución del problema

• =ecomendaciones

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