Comunicacion interna en la administracion publica. caso ayuntamiento de madrid
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La comunicación interna en la Administración Pública:El caso del Ayuntamiento de Madrid
Indice• Características nuestra Organización
• Objetivos de la Comunicación Interna
• Despliegue de medidas:
– La creación de una identidad corporativa.
– Escuchar a nuestro cliente interno
– Ampliar los canales de comunicación
El Ayuntamiento de Madrid: Dimensión y diversidad
• Es una administraciónque presta una grancantidad de servicios :
• Su eje principal: Es la ciudad de madrid y sus personas
El Ayuntamiento de Madrid: Dimensión y diversidad• Además, otras peculiaridades son:
– Servicios que se prestan 24/7/365 (seguridad y emergencias).
– Un porcentaje importante de ellos en la vía pública.
Nuestro público: Las personas del Ayuntamiento de Madrid
• El Ayuntamiento de Madrid es una de las administraciones másgrandes de este país, con 30.000 empleados(1)
• Los trabajadores se distribuyen en una gran cantidad de centrosde trabajo, casi todos en el término municipal de Madrid:
+de 400 edificios
• Edad media de la plantilla sobre 40 años.
• 43% mujeres
(1) Incluyendo OOAA
Nuestro público: Las personas del Ayuntamiento de Madrid
PUESTOS DE TRABAJO NO INFORMATIZADOS
HORARIOS Y TURNOS.•24 horas•Turnicidad•Rotación de centros
HETEROGENEIDADDel PERSONAL
•Administrativo•Seguridad
•Emergencias•Sanitario•Deportivo•Técnico•Social
...
El Ayuntamiento de Madrid: Cambios• Un mandato con importantes cambios en todos los entornos:
Empleado
LEGISLATIVOS
ORGANIZATIVOS
ENTORNO FÍSICO TECNOLÓGICOS
Objetivos de Comunicación Interna
• Primario:
– Incrementar la UNIDAD: Grado de compromiso e identificación de las personas que trabajan en unaorganización con su misión y sus valores.
• Secundario:
– Llegar a todos los trabajadores, reduciendo la importanciadel rumor y de otras vías de comunicacion formalajenas a la propia organización.
– Aumentar la motivación contributiva ó trascendente
Actuaciones desarrolladas
IdentidadCorporativa
EscucharAl
trabajador
+
Unidad
Universalidad
Ampliar Canales
Campañas Prevención Y Acción
Social
-
- +
Una nueva Identidad Corporativa
Identidad Corporativa del Ayuntamiento• Una nueva identidad visual:
• Se elabora un manual de Identidad Corporativa de la Ciudad de Madrid.
• Un color corporativo: El azul del cielo de Madrid (pantone 285)
• Un nombre : madrid
Identidad Corporativa del Ayuntamiento• Se definen tres tipos de marcas.
Identidad Corporativa del Ayuntamiento• Se definen tres tipos de marcas.
Identidad Corporativa del Ayuntamiento• Se definen tres tipos de marcas.
Identidad Corporativa del Ayuntamiento
• Comunicaciones Dirección General de Relaciones Laborales:
– Diferenciación: Añadir al azul corporativo + naranja
– Marcas propias:
• madridpreviene para actuaciones en prevención de riesgoslaborales
• Plan de Pensiones y Oficina del Partícipe
– Lema :“Tú trabajas para Madrid, Nosotros trabajamos para tí”
Identidad Corporativa del Ayuntamiento
Nuestro lema:“Tú trabajas para Madrid, Nosotros trabajamos para tí”
•Doble impacto:Nos posiciona en línea con nuestra misión:” Proporcionar unas condiciones de trabajo óptimas que permitan a los trabajadores del Ayuntamiento desarrollar al máximo sus capacidades”
•Externamente:Hacia nuestros clientes•Internamente: Hacia dentro de RRHH
Tarjeta CorporativaIdentificación del colectivo Ayuntamiento de Madrid
Todo el personal del Ayuntamiento de Madrid y sus Organismos Autónomos .Tiene asociados diversos servicios.La tarjeta tiene el siguiente diseño:
NombreApellido 1 Apellido2
DNI 12345678
Escuchar a nuestros clientes: Actuaciones de comunicación ascendente
Escuchemos… a nuestros clientes• Sistema de quejas y sugerencias:
– Desarrollo de un procedimiento específico de resolución (basadoen la ISO 9000:9001)
– Canales :
• (80%)Buzón electrónico [email protected]
• (20%) Dos buzones físicos en los centros de atención al empleado.
• Correo ordinario.
– Plazo medio de resolución:4 dias
Escuchemos… a nuestros clientes
Escuchemos… a nuestros clientes
• Rediseño de la sistema de información al empleado :
– Desarrollo de procedimientos.
– Rediseño de Canales: 3+1
Escuchemos… a nuestros clientes• Rediseño de la sistema de información al empleado :
– Rediseño de procedimientos y organización:
• Diseño de procedimientos de atención al empleado
• Desarrollo de una base de datos conocimiento
• Designación de un único responsable.
– Establecimiento de sistemas de indicadores (tiempos, respuestas…) diferenciados por canal, que permiten el control en tiempo real.
• Información presencial: Rediseño de la oficina de información al empleado .Un nuevo entorno de relación con los trabajadores.
• Implantación de qmatiq. 25.000 visitas/año
Escuchemos… a nuestros clientes
Escuchemos… a nuestros clientes
• Información telefónica: Nuevo teléfono de atenciónal empleado:
– Implantación de un número único.Unificaciónde todas las líneas de atención al empleado en un único número. De 25 números a uno solo
Escuchemos… a nuestros clientes• Teléfono de atención al
empleado:
• Objetivos:
– Simplificar el acceso a la información
– Identificación con el Ayto40285
– Nueva centralita inteligente
– 17.000 consultas de acciónsocial
Actuaciones de comunicación descendente• Otros canales:
– Correo electrónico:
• Se segmenta en función de diferentes procesos. Es la quequeremos potenciar +.
• Es un canal poco utilizado (4.000 consultas año)
– Otros medios:
• Canales de información basada en web:Chat a través de la intranet municipal
Actuaciones de comunicación descendente• Manual para nuevos empleados: “Pack bienvenida”
– Unificación de toda la tramitación en las incorporaciones
– Gestión unificada, evita cerca de 15 tramites
– Incluye:
• Guía de Incorporación
• Datos Personales
• Declaración Jurada
• Acción Social
• Recepción Haberes
• Domiciliación Haberes
Ampliar los canales de comunicación
Ampliar los canales de comunicación
•Actuaciones desarrolladas:•Segmentación de trabajadores:
•Trabajadores con PC en su puesto de trabajo: Desarrollar y potenciar el uso de los medios electrónicos.
•Trabajadores sin PC en su puesto de trabajo: Crear canales que permitan llegar a ellos.
Ampliar los canales de comunicaciónPuesto con PC Puesto sin PC
Intranet
Correoelectrónico
SMS
Boletín Informativo
Correo ordinarioRevista interna
Otros canales
Actuaciones de comunicación descendente
• AYRE: Intranet municipal.
– Primera actuación estratégica en comunicación interna
– Proyecto de gran éxito:
• Acierto en la campaña.
• Mail sucesivo
• Correcto diseño tecnológico
– Limitaciones:
• Trabajadores sin PC
Actuaciones de comunicación descendente
• AYRE: Intranet municipal.
– Características:
• Modelo de gestión de la publicación desconcentrada.
• Principales funcionalidades
– Autogestión: Actualmente permite 39 gestiones diferentes
– Gestión del conocimiento/información
Actuaciones de comunicación descendente
Principales Gestiones que se pueden realizar:
• Ayudas sociales.
• Cursos de formación de la Escuela Municipal de Formación
• Solicitudes a Servicios Internos.
• Promoción profesional
Actuaciones de comunicación descendente
Actuaciones de comunicación descendente
Actuaciones de comunicación descendente
• AYRE: Intranet municipal. Otros datos:
– 15.000 usuarios mensuales
– Elevada implantación
– Elevado grado de satisfacción
Frecuencia de uso de ayre
82%
15%
3%
DiariamenteSemanalmenteMensualmente o +
4,05 3,7 3,84 3,76
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Directivo Técnico Administrativo Otros
Grado de satisfacción de uso de ayre (sobre 5)
Actuaciones de comunicación descendente
• AYRE 3ª fase: Nueva arquitectura de la información
Actuaciones de comunicación descendente
Ayre General: Contenidos horizontales
Actuaciones de comunicación descendente
Ayre Sectorial:
• Se corresponden con areas funcionales del ayto. urbanismo, salud tecnologías urbanismo, emergencias, educacion y juventud y servicios sociales
Actuaciones de comunicación descendente
A mi ayre:• Información personal
• Gestión documental
• Comunidades de trabajo
Otras actuaciones para trabajadores sin PC en su puesto de trabajo:
• Para trabajadores con turnos: utilizar otros canales existentes:
• Emplear medios ya existentes con otra funcionalidad: Orden General del Cuerpo y tablones.
• Conectar a los trabajadores.
– Establecimiento de puntos de acceso en edificios municipales.
– Hogar Conectado a Internet/intranet
Ortega...El problema de los españoles no consiste en que fracasen
en muchas cosas, sino en que intenten muy pocas y, concretamente, muchas menos que en otros países. Aquí,
se intentan menos ideas, menos empresas, menos reformas que en cualquier otra parte de Europa...