Comunicacin de deficiencias del Control Interno Una deficiencia es definida como un defecto en uno o ms componentes y principios relevantes que reduce la probabilidad de que la entidad logre sus objetivos.

Los sistemas de control interno cambian constantemente, debido a que los procedimientos que eran eficaces en un momento dado, pueden perder su eficacia (ser deficientes) por diferentes motivos, como la incorporacin o reduccin de empleados, restricciones de recursos, entre otros

Cuando se determina que existe una deficiencia grave respecto a la presencia y funcionamiento de un componente o principio del Sistema de Control Interno, la organizacin no puede concluir que ha cumplido con los requisitos de un sistema de control interno

La organizacin evala y comunica las deficiencias de control interno de forma oportuna a las partes responsables de aplicar medidas correctivas, incluyendo la alta Direccin y el Consejo (Junta Directiva), segn corresponda ya que la administracin monitorea si las deficiencias son corregidas oportunamente.

Las deficiencias en los componentes y principios de control interno pueden surgir de diferentes maneras:

Actividades de monitoreo.

Otros componentes del sistema de control interno.

Partes externas.

Deficiencia de control interno: defecto en un componente y en los principios relevantes, que reduce la probabilidad de que la entidad logre sus objetivos.

Deficiencia importante/mayor: deficiencia del control interno o combinacin de deficiencias que de manera severa reducen la probabilidad de que la entidad pueda lograr sus objetivos. Tambin se presenta cuando uno o ms componentes no estn presentes o funcionando

Las deficiencias o debilidades encontradas en el Sistema de Control Interno deben ser comunicadas y documentadas durante el proceso de evaluacin a las partes indicadas en la organizacin y oportunamente para que se adopten las medidas necesarias. Este proceso se denomina Informe de deficiencias, y le permite a la Direccin estar enterada de lo que no est funcionando en forma adecuada.

Formulario de resumen de deficiencias de control interno Aporta un registro de todas las deficiencias del Control Interno que se han encontrado, y que se pueden aprovechar en la evaluacin de los componentes y principios

Conclusiones

Una deficiencia es definida como un defecto (error) en uno o ms componentes y principios relevantes que reduce la probabilidad de que la entidad logre sus objetivos. Las deficiencias no se refiere nicamente a los errores en los procesos o sistemas en el control interno sino tambin a la desactualizacin de los manuales, sistemas y procesos ya que estos deben ser modificados cada cierto tiempo para las mejoras en la continuidad de la empresa.

Pueden existir diferentes motivos de deficiencia, como la incorporacin o reduccin de empleados, restricciones de recursos, entre otrosLas deficiencias deben de comunicarse con la alta Direccin, con la Junta Directiva y la administracin para que se encarguen de monitorear si las deficiencias son corregidas oportunamente.

Las deficiencias en los componentes y principios de control interno pueden surgir de Actividades de monitoreo, Otros componentes del sistema de control interno y de Partes externas.

Recomendaciones

Las deficiencias o debilidades encontradas en el Sistema de Control Interno deben ser comunicadas y sobre todo documentadas durante el proceso de evaluacin a las partes indicadas en la organizacin y oportunamente para que se adopten las medidas necesarias. Este proceso se denomina Informe de deficiencias, y le permite a la Direccin estar enterada de lo que no est funcionando en forma adecuada.

Se recomienda la documentacin ya que todo profesional debe de tener soporte y evidencia al comunicarle distintas situaciones a la Junta Directiva o a la alta Direccin, en este caso es necesario utilizar un formulario de resumen de deficiencias para detallar la descripcin, el origen, la severidad, las personas responsables, el plan de remediacin, el impacto causado y si otros factores pudieron haber contribuido a esta deficiencia.