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FINANZASPor Grupo Medios veritas@colegiocpmexico.org.mx

Los sistemas y los procesos de cierre financiero, las per-sonas que intervienen y su interconexin pueden ser complejos, pero se pueden lo-

grar mejoras exitosas en el proceso mediante la introduccin de elemen-tos simples que resultan econmicos.

Sin importar la complejidad de la em-presa, todos los procesos exitosos de cierre financiero requieren comunica-cin continua, documentacin com-prensiva y una organizacin flexible y responsable. El grado en el que se im-plementen variar de acuerdo con el tamao de la compaa, la industria, la disponibilidad de recursos y el com-promiso de la administracin. No obs-tante, omitir alguno puede ocasionar una falla durante un cierre de mes.

COMUNIQUE

Es natural asumir que a quien se diri-ge su plan de comunicacin de cierre

Los sistemas y procesos de cierre pueden ser complejos, sin embargo, los siguientes consejos pueden aumentar la precisin y reducir las sorpresas.

ELEMENTOS CLAVE

Cierre financiero exitoso

financiero incluya solo a contadores, tenedores de libros, tesoreros, jefes de unidad de negocios, analistas financie-ros, directores financieros, contralores y otros asociados cercanos al proceso de cierre. Sin embargo, entre ms gran-de sea una empresa, ms ampliamente deber ser la red de comunicacin, y las acciones para hacerlo a travs de mlti-ples canales y medios sern recompen-sadas por un menor riesgo global.

!Rena y actualice la informacin

de los contactos. Incluya a todos los participantes en el proceso del cierre fi-nanciero mensual. No olvide a los con-sultores, subcontratistas y proveedores.

!Publique un calendario del

cierre. Este brinda el periodo de un ao de un solo vistazo, de manera que usted puede planear las actividades considerando los das festivos y las va-caciones, evitando interrupciones in-ternas y externas en los procesos de negocios. Alerte a los socios que se consideran fuera del proceso de cierre financiero sobre las fechas clave. En-ve a los proveedores y a servicios ter-cerizados una carta informativa con las fechas. El calendario debe conte-ner la informacin de contacto para escalar los problemas durante el pro-ceso del cierre por cada unidad de ne-gocios, localizacin o pas.

!Lleve a cabo conferencias tele-

fnicas de cierre de mes. Usted de-ber realizar una llamada telefnica durante cada da del proceso de cie-rre para retroalimentarse, permitir el escalamiento de los problemas y com-partir cualquier informacin clave.

!Proporcione instrucciones. Inclu-ya en un vistazo una revisin rpida del proceso de cierre mediante me-dios pasivos (pgina web) o activos (correo electrnico).

!Publique la jerarqua de excep-

ciones. Esto incluye los lmites de-materialidad y los mtodos (formatos aprobados) para conseguir la aproba-cin de los ajustes posteriores al cierre para correcciones de lnea financiera.

!Lleve a cabo una junta de anlisis

y evaluacin (post-mortem). Esta ser para revisar los temas y los indicadores clave de desempeo (KPI por sus siglas

Las empresas exitosas

cosechan el conocimiento de su inversin en los empleados

a travs de documentacin.

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en ingls). Deber incluirse una discu-sin que permita a la empresa aprender las lecciones derivadas de su prctica de cierre financiero. Las empresas exi-tosas cosechan el conocimiento de su inversin en los empleados a travs de varias formas de documentacin.

DOCUMENTE

Cuando se ponga en prctica y se in-tegre un ambiente de fuerte control interno en los procesos de cierre fi-nanciero, se mejorar la precisin y se eliminarn las barreras para termi-nar a tiempo. Cada proceso clave de-ber estar protegido por uno o ms de los tipos de control interno siguientes: Control preventivo. Control de deteccin. Control correctivo.

!Solicite una lista de verificacin

de los registros de cierre del mes. Este requerir que cada rea que crea un registro de diario utilice una lis-ta de verificacin estndar que inclu-ya todos los detalles como el nombre del propietario, tipo de entrada (in-greso, gasto, activo, pasivo, etctera), una breve descripcin, fecha de ejecu-cin y de efectividad, can-tidad y nmero de entidad legal, entre otros. Un revi-sor independiente del pro-pietario deber verificar que el registro del diario haya sido asentado conforme se esperaba. Esta lista deber ser esencial en el proceso de cumplimiento de gobierno corporativo de la empresa.

! Implemente formatos

de registros en el diario. Este requiere que cada rea que crea registros de diario utilice un formato es-tndar para cada tipo de entrada. Los forma-

tos debern contar con tantos atribu-tos pre-llenados como sea posible, con el fin de asegurar la exactitud; debe-r incluir ayuda oculta (formatos de fecha aceptables) y detectar errores (cargos o abonos que no sean iguales y compensados). Se deber mantener los formatos en una biblioteca en lnea, asignarles un identificador especfico del diario y tener una narrativa que describa la naturaleza del asiento de la transaccin. Adems, una empresa efectiva tambin requiere informacin de contacto para identificar el rea, el propietario o creador en los detalles disponibles para la investigacin o ras-treo de las transacciones asentadas.

!Verifique los atributos del reporte.

Este control multifactico puede de-tectar, prevenir y corregir errores. Re-quiere que cada rea que genera o ejecuta un reporte financiero (para usuarios internos o externos) utilice una lista de verificacin estndar pa-ra los atributos del reporte. Los revi-sores debern verificar cada reporte conforme a los indicadores de preci-sin y firmar el cierre de cada punto de la lista de verificacin.

!Desarrolle y mantenga Procedi-

mientos Estndar de Operacin (PEO). Solicite que cada participante en el cierre financiero desarrolle y man-tenga los Procedimientos Estndar de Operacin (PEO, por sus siglas en ingls). Estos proporcionan al usua-rio final los detalles requeridos para ejecutar todos los productos que se deben entregar al final del mes. Ca-da PEO debe tener un propietario y una fecha de actualizacin (de la l-tima actualizacin). Los propietarios deben actualizar peridicamente los PEO, indicando la fecha de la ltima revisin de aplicabilidad o la fecha de la ltima revisin.

!Desarrolle planes de contingencia. Solicite que cada rea que participa en el cierre financiero desarrolle un plan de contingencia de continuidad del negocio, o de contingencia por de-sastres para enfrentar escenarios que involucren un anuncio de fuera de la oficina o de sistema no disponible que se encime con el proceso de cie-rre. El equipo de trabajo debe partici-

par en las pruebas.

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FINANZAS

! Distribuya los procesos de esca-

lamiento. Servirn para apoyarles en la solucin de problemas y resolver asuntos relacionados con las finan-zas. El procedimiento deber incluir un mecanismo para establecer con-tacto con los expertos en la materia cuando el tiempo sea esencial duran-te los das de cierre. Cuando se identi-fique un problema que afecte a toda la empresa, todo el personal debe ser no-tificado oportunamente sobre el tiem-po en que se espera tener una solucin.

! Mantenga matrices de control y

de riesgos. Estas debern cubrir to-dos los aspectos clave del proceso de informes financieros. Asegrese de que las narrativas, diagramas de flujo y otros procesos de documentacin se mantengan actualizados para el cum-plimiento con las bases del gobierno corporativo de la empresa. Se requieren autoevaluaciones para medir la efecti-vidad de un control interno vinculado con un tipo especfico de riesgo en los reportes financieros, y revisar las ma-trices de control y de riesgos por parte de los expertos en gobierno corporati-vo, para asegurar que se encuentre en operacin un nivel apropiado de con-troles que se ajuste al perfil de riesgo.

ORGANICE

No importa si la estructura de su or-ganizacin es centralizada o no, o se maneja local o regionalmente, o des-de otro continente. La estructura de-ber estar organizada de tal manera que pueda responder a las necesida-des de todas las entidades y de todos los participantes en el proceso de cie-rre financiero de mes. Por lo tanto, se requiere la f lexibilidad de todos los in-volucrados en el cierre para responderlos diferentes escenarios.

El proceso del cierre financiero deber manejarse como un proyecto multi-

funcin, donde se pueden lograr mejo-ras y medir los procesos exitosos cada 30 das. Es importante contar con los insumos de todos los integrantes de la empresa, y tambin el grado de res-puesta de la compaa ante los pro-blemas para convertirse en una que aprenda continuamente.

! Impulse el aprendizaje y com-

parta las mejores prcticas. Recom-pense por la participacin activa, con juntas de anlisis y evaluacin (post mortem) y rotando regularmente a un grupo de control que monitoree las actividades de fin de mes. Las juntas deben conducirse eficientemente pu-blicando con anticipacin la agenda de cada da, que permitan a los par-ticipantes verificar y reportar sobre el estado de su avance individual.

! Rastree los Indicadores Clave de

Desempeo (ICD). Rena, revise y di-funda los ICD pertenecientes a los dis-tintos procesos de cierre financiero de fin de mes representativos de to-dos los participantes. Cada rea de-be dar informacin oportuna al grupo de control para que sea incluida en los ICD al nivel de empresa. El grupo de control debe publicar guas de los ICD que fomenten la consistencia y den ejemplos que sean representativos del grupo de poblacin ms grande.

Cada rea debe mantener ICD espe-cficos de sus procesos locales, ade-ms de los que se den para el grupo de control. Proporcione apoyo a tra-vs de anlisis de punto de origen, as como posibles soluciones para aque-llas reas que muestren ICD con un desempeo por debajo del promedio. Las reas locales que hayan mejora-do sus ICD debern compartir el xito durante la siguiente junta.

! Haga seguimiento de los proble-

mas y soluciones. Solicite que todos los asuntos de fin de mes se informen, que se les haga seguimiento, se docu-menten y se pongan a disposicin de todos los participantes para que sean parte del aprendizaje y que se com-partan. Los problemas debern ser categorizados como universales, re-gionales o particulares de un grupo especfico para una fcil identifica-cin y monitoreo de su impacto. Se puede designar un equipo de trabajo para los problemas universales.

! Celebre el xito. Los cierres fi-nancieros mensuales exitosos no de-ben ser solamente un suspiro de alivio, sino una celebracin que recompen-se el compartir las mejores prcticas. Recompense a los participantes cla-ve en un nivel adecuado como puede ser darles tiempo libre adicional, das de vestimenta casual, tarjetas de rega-lo y anuncios de felicitacin (verbal, por email, tarjetas electrnicas). Las res-ponsabilidades del cierre de fin de mes tambin debern ser incorporadas en las metas anuales de desempeo.

Autor original: Kevin Kelso es Consultor Financiero Corporativo en Delaware.

Este tema es una resea del artculo Building Blocks of a Successful Financial Close Process, pu-blicado en la revista Journal of Accountancy, edicin de diciembre de 2011. Traduccin para Veritas, del Colegio de Contadores Pblicos de Mxico. A.C., por Pilar Vidal.

Entre ms grande es una empresa, ms amplia deber ser la red de

comunicacin.