Instructivo SAP Cierre Contable

Instructivo Cierre SAP

EL TEJAR – ARGENTINA

Mayo 2012

Indice

1. Abrir/ Cerrar Periodos Financiero. 2

2. Ejecución Valoración de moneda Extranjera. 4

3. Bloquear Periodos Para Gastos. 9

4. Arrastre de Saldos Deudores, Acreedores y Cuentas de Mayor 11

5. Saldos de Cuentas de Mayor 16

6. Saldos de Cuentas de Mayor 25

7. Saldos de Proveedores 32

8. Saldos de Clientes 38

9. Balance/PyG real/comparación real 44

10. Balance de Pérdidas y Ganancias 51

11. Visualizar Saldos de Cuentas contables 54

12. Cierre de Activos Fijos 58

13. Liquidación Ordenes CO 61

Abrir/ Cerrar Periodos Financiero.

1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción:

Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Libro Mayor Entorno Opciones Actuales Abrir y Cerrar Periodos Contables

Código de Transacción S_ALR_87003642

2. En la pantalla Modificar vista Periodos contables: Especificar periodos: Resumen, ingrese los datos necesarios y/o siga las instrucciones de acuerdo a la siguiente tabla:

Nombre de Campo

Descripción Acciones y Valores Comentarios

Variante

Cada sociedad señala exactamente una variante. Con ello pueden tratarse tantas sociedades como se desee con la misma variante.

AR01

Clase de Cuenta o Enmascaramiento

+ (Para tomar todas las clases de cuentas), o ingrese la clase de cuenta (A, D, K)

De Cuenta

Límite inferior de la selección de cuentas de mayor permitida para los intervalos de contabilización subsiguientes.

Vacío si utilizó el +

De Periodo (1)Junto con la indicación del año, determina el inicio del intervalo de contabilización permitido.

1

Ejercicio (1) Ejercicio 2012

A Periodo (1)Junto a la entrada del año, con este campo se consigue el final del período contable permitido.

12

Ejercicio (1) 2012

De periodo (2)

Junto con la indicación del año, este campo sirve para señalar el comienzo del intervalo de contabilización permitido para el grupo de autorización.

1

Ejercicio (2) 2012

A periodo (2)

A partir de este campo junto con la entrada del ejercicio, se determina el final del periodo contable permitido para el grupo de autorización.

12

Nombre de Campo


GrAEl grupo de autorizaciones permite cerrar un período contable sucesivamente para los usuarios.

0001

Se permite cerrar un período contable a varios niveles.

3. Para ingresar una entrada nueva, haga clic en .

4. Complete los datos correspondientes y para grabar haga clic en .

Ejecución Valoración de moneda Extranjera.

Uso

Las cuentas en moneda extranjera se valoran como parte de la valoración de moneda extranjera:

El saldo de la cuenta en moneda extranjera, es decir, el saldo de la cuenta de mayor gestionada en una moneda extranjera, forma la base de la valoración.

El resultado de la valoración se contabiliza en la cuenta valorada. Las pérdidas o ganancias del tipo de cambio de la valoración se contabilizan en una cuenta

de gastos o ingresos separada para diferencias de cambio como una contrapartida.

Los tipos de cambio se necesitan para:

Convertir importes en moneda extranjera durante la contabilización o compensación o verificar un tipo de cambio introducido manualmente

Determinar las ganancias o pérdidas por diferencias del tipo de cambio Valorar partidas abiertas en moneda extranjera y las cuentas de balance en moneda

extranjera

Los tipos de cambio se almacenarán de forma dependiente del tiempo ("válido desde").

Prerrequisitos

Haber ingresado los tipos de cambio en la tabla de Tipos de Cambio y convalidar los datos a ser procesados.

1. Para actualizar la tabla de tipos de cambio siga el siguiente procedimiento2. Ingrese a la transacción ZOB08 y actualice los tipos de cambio.

Procedimiento

1. Para ejecutar el programa de valoración en de moneda extranjera iinicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción:

Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Libro Mayor Operaciones periódicas Cierre Valorar Valoración de moneda extranjera (nueva)

Código de Transacción FAGL_FC_VAL

2. En la pantalla Valoración Moneda Extranjera ingrese los datos necesarios y/o siga las instrucciones de acuerdo a la siguiente tabla:

Nombre de Campo DescripciónAcciones y Valores

Comentarios

Sociedad AR01

Fecha Clave de la Valoración

Para partidas abiertas rige:Los documentos que hasta la esta fecha no se han compensado o cuya fecha de compensación es posterior a esta fecha se tienen en consideración.

Para saldos rige: A partir de la fecha clave se determina el período; si la fecha clave se encuentra en el período 12, se tendrán también en cuenta los períodos especiales 13-16.

31/03/2012

Área de Valoración

Las áreas de valoración se utilizan en la contabilidad financiera para tareas de cierre. De esta forma puede visualizar valoraciones base diferente y contabilizar las cuentas diferentes. El resultado de valoración se puede grabar para cada posición de documento y utilizarse para otras tareas de cierre.

60Para Argentina se utilizan las areas:

60, 61, 62 y 63

3. En este campo debe seleccionar que área desea valorar:

4. En la Solapa tildar para que al correr la transacción le genere el asiento correspondiente. Es recomendado correr la transacción en un primer momento sin marcar este flan para visualizar si las contabilizaciones son correctas.

5. Si ha seleccionado como área de Valoración la de Partidas Abiertas debe Completar los datos

correspondientes en la solapa , por ejemplo si desea valorar las partidas abiertas de acreedores, debe marcar dicho flag y un asterisco para que valore las partidas abiertas de todos los acreedores o bien seleccionar sólo las partidas abiertas de los acreedores que desea valorar.

6. Si ha seleccionado como área de Valoración la de Valoración de Saldos (Esta funcionalidad le permite valorar el saldo de las cuentas y no por documento) debe completar los datos

correspondientes en la solapa , por ejemplo si desea valorar los saldos de las cuentas de mayor, debe marcar el flag de valorar saldos de cuentas de mayor y un asterisco si desea valorar todas las cuentas o bien seleccionar las cuentas específicas que desea valorar.

7. Una vez que ha realizado la Selección ya sea de partidas abiertas o saldos a valorar haga Clic

en para poder realizar la valoración de moneda extrajera.

8. Haga Clic en para visualizar las Contabilizaciones que realiza la valoración del tipo de cambio.

9. Dicha transacción le genera dos asientos, el de valoración propiamente dicho, y el primer día del mes siguiente lo reversa, si usted quiere evitar esta reversión, antes de Ejecutar la

transacción debe tildar en la solapa de .

10. Haga Clic en para visualizar las Contabilizaciones que realiza la valoración del tipo de cambio.

11. Dicha transacción le genera dos asientos, el de valoración propiamente dicho, y el primer día del mes siguiente lo reversa, si usted quiere evitar esta reversión, antes de Ejecutar la

transacción debe tildar en la solapa de .

Resultado.

12. Usted ha valuado los distintos documentos selección.

Bloquear Periodos Para Gastos.

Uso

Se actualiza el sistema para que permita o no ingresar movimientos en períodos determinados.

Procedimiento

1. Inicie la transacción por alguna de las siguientes opciones de navegación:

Menú SAP ECCFinanzas Controlling Contabilidad de centros de coste Entorno Bloqueo de Períodos Modificar

Código de Transacción OKP1

2. En la pantalla Liquidación Real: Orden, ingrese los datos necesarios y/o siga las instrucciones de acuerdo a la siguiente tabla:

Nombre del campo Descripción Acciones y Valores Comentarios

Sociedad CO ARG1Ejercicio 2012

3. Para continuar con la modificación de períodos de bloqueo REAL, haga clic en , para

períodos de bloqueo PLAN, haga clic en .

4. Puede bloquear y desbloquear períodos u operaciones, marcando la fila o la columna correspondiente, utilizando los botones,

o puede marcar con tildes las opciones deseadas.

5. Para finalizar haga clic en

Resultado

Arrastre de Saldos Deudores, Acreedores y Cuentas de Mayor

Uso

El arrastre de saldos permite trasladar los saldos finales de las cuentas seleccionadas de un ejercicio al ejercicio siguiente de las cuentas seleccionadas. Esta operación no realiza asientos contables solo rescata los saldos finales de la cuentas de un ejercicio y los ingresa en las mismas cuentas pero en el ejercicio siguiente.

El programa puede ejecutarse varias veces durante el ejercicio siguiente si se han seguido realizando contabilizaciones en el periodo anterior aunque SAP recomienda ejecutarlo lo más tarde posible para evitar así ejecutarlo varias veces.

Es importante remarcar que el programa no realiza el asiento de refundición de cuentas.

Prerrequisitos

Haberse cerrado las contabilizaciones corrientes y ordinarias de la organización dejando solo los periodos abiertos para realizar estas últimas contabilizaciones de cierre y apertura.

Procedimiento


Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Libro Mayor Operaciones Periódicas Cierre Arrastrar Arrastre de Saldos (nuevo)

Código de Transacción FAGLGVTR

2. En la pantalla Arrastre de Saldos ingrese los datos necesarios o siga las instrucciones de acuerdo a la siguiente tabla.

3.

Nombre de Campo DescripciónAcciones y Valores

Comentarios

LedgerIdentifica unívocamente un ledger especial.

0L

Sociedad Sociedad AR01

Arrastre a EjercicioEjercicio al que se trasladaran los saldos

2012 Ejemplo

Ejecución de Test Ejecución en modo Prueba Solo si desea

Tratar cuentas p. Intervalos

Este indicador sólo debería activarse cuando el volumen de datos a tratar sea tan grande que provoque cancelaciones debido a los problemas de la base de datos y la memoria principal.

Solo si desea

Dar Salida lista de result.

Si desea visualizar los arrastres de saldos realizados luego de ejecutar el programa

Solo si desea

Saldos Indiv. Cta. de Remanente

Indicador que tiene como efecto que se detallen individualmente para cada cuenta de remanente los saldos de aquellas cuentas de resultados que se arrastren a esta cuenta de remanente y aclaren por tanto el arrastre de saldos de dicha cuenta.

4

Ejemplo. El periodo 4 será el único periodo abierto. SI se desea abrir el periodo siguiente se debería ingresar el correlativo siguiente

Campos a dar salida adicionales

En el arrastre de saldos existe la posibilidad de dar salida para la

cuenta 3 otras dimensiones (p. ej., división, área funcional, centro de

Costo) en la salida en lista.

En este caso debe introducirse aquí el nombre técnico del campo (p. ej.

RBUSA, RFAREA, RCNTR).

RBUSA (división) Ejemplo

4. Presione Ejecutar o

5. Luego del procesamiento de datos usted visualizará la siguiente pantalla.

6. Si los datos son correctos todos los indicadores aparecerán con luz verde.

7. Presione para visualizar los arrastres de saldos generados por cuenta y por división.

8. En la pantalla Visualización de Cuentas de Balance se observa el ejercicio al que se arrastraron los saldos, la sociedad, la división, la cuenta contable, la moneda y los importes en moneda de la sociedad y moneda fuerte.

9. Vuelva a la pantalla anterior presionando Back o y presione para visualizar los arrastres de saldos realizados en las cuentas de Resultado

10. En la pantalla Visualización de cuentas arrastre resultados puede observar los saldos arrastrados, la sociedad, la división, la cuenta contable, la moneda y los importes en moneda de la sociedad y moneda fuerte.

11. Para visualizar los arrastre de saldos ingrese a la transacción FAGLB03,

12. Para visualizar el arrastre de saldos ingrese una cuenta, una división si lo desea y el ejercicio destino al que se arrastraron los saldos.

13. Presione Ejecutar o

14. Verifique el saldo de la cuenta en el periodo “Arrastre de Saldos” del ejercicio en cuestión en la columna Saldo acumulado.

15. Ingrese para visualizar las partidas haciendo doble clic sobre el saldo acumulado.

Resultado.

16. Usted ha realizado el arrastre de saldos de cuentas de mayor, deudor y acreedor.

Saldos de Cuentas de Mayor

1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Libro Mayor Cuenta Visualizar/Modificar partidas (nuevo)

Código de Transacción FAGLL03

2. Haga doble clic en siguiendo la ruta del grafico

3. Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:

Campo R/O/C Descripción

Cuenta de mayor R

Ejemplo:11107211

4.Haga clic en



Fecha de contabilización R

Ejemplo:08052012

a R

Ejemplo:08052012

6.Haga clic en

7. Visualice en vista de libro mayor.

8.Haga clic en para buscar un documento



Buscar R

Ejemplo:1000001802 (documento a buscar)

10.Haga clic en

11. Haga doble clic en

12. Haga doble clic en para ver información de una partida individual

13.Haga clic en para volver

14. Haga clic en

15.Haga clic para ordenar el listado por Fecha de Documento

16.Haga clic en

17.Haga clic en el Opciones Niveles de totalización

18. Haga clic en el Opciones Niveles de totalización Especificar desglose


para totalizar acumulados por fecha de documento

20.Haga clic en



Cuenta de mayor R

Ejemplo:41302000

22.Haga clic en

23.Haga doble clic en

24.Haga clic en

25.Haga clic en .para agregar campos de visualización

26.Haga clic en (en el ejemplo no elegimos ningún campo. En caso de elegir un campo, una vez seleccionado, lo llevamos con la flecha a la tabla de la derecha)

27.Haga clic en

ResuResultado

28. Usted aprendió a visualizar el saldo acumulado de cuenta

Saldos de Cuentas de Mayor


Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Libro Mayor Cuenta Visualizar/Modificar partidas (nuevo)

Código de Transacción FAGLL03




Cuenta de mayor R

Ejemplo:11107211

4.Haga clic en



Fecha de contabilización R

Ejemplo:08052012

a R

Ejemplo:08052012

6.Haga clic en

7. Visualice en vista de libro mayor.




Buscar R


10.Haga clic en



14. Haga clic en

15.Haga clic para ordenar el listado por Fecha de Documento

16.Haga clic en





20.Haga clic en



Cuenta de mayor R

Ejemplo:41302000

22.Haga clic en

23.Haga doble clic en

24.Haga clic en

25.Haga clic en .para agregar campos de visualización

26.Haga clic en (en el ejemplo no elegimos ningún campo. En caso de elegir un campo, una vez seleccionado, lo llevamos con la flecha a la tabla de la derecha)

27.Haga clic en

ResuResultado


Saldos de Proveedores


Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Acreedores Cuenta Visualizar/Modificar partidas

Código de Transacción FBL1N

2.Haga doble clic en siguiendo la ruta del grafico


Campo Descripción

Cuenta de Acreedor

Ejemplo:1102917

4.Haga clic en


Campo Descripción

Fecha de contabilización

Ejemplo:08052012

a

Ejemplo:08052012

6.Haga clic en



Campo Descripción

Buscar


10.Haga clic en

11. Haga doble clic en 1900003986



14. Haga clic en

15.Haga clic para ordenar el listado por Fecha de documento

16.Haga clic en





ResuResultado


Saldos de Clientes


Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Deudores Cuenta Visualizar/Modificar partidas

Código de Transacción FBL5N



Campo Descripción

Cuenta de Deudor

Ejemplo:1100018

4.Haga clic en


Campo Descripción

Fecha de contabilización

Ejemplo:08052012

a

Ejemplo:08052012

6.Haga clic en



Campo Descripción

Buscar


10.Haga clic en

11. Haga doble clic en 1600000942


14. Haga clic en

15.Haga clic para ordenar el listado por Fecha de documento

16.Haga clic en





ResuResultado


Balance/PyG real/comparación real

Mediante esta transacción podremos ver el balance y el estado de resultado de un periodo que especifiquemos y compararlo con otro periodo (por ejemplo el año anterior). La transacción es la S_PL0_86000028

Procedimiento


Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Libro Mayor Sistema de Información Informes de libro mayor (nuevo) Balance PyG Flujo de caja General Comparaciones Real/Real

Código de Transacción S_PL0_86000028

2. Haga doble clic en .siguiendo la ruta del grafico

3.Haga clic en

4. Haga doble clic en.



Sociedad R

Ejemplo: AR01

Año del informe R

Ejemplo: 2012

Período informe de R

Ejemplo:01

Período informe a R

Ejemplo:02

Año de comparación R

Ejemplo:2011

Período comp.de R

Ejemplo:02

Período comp.a R

Ejemplo:03

6.Haga clic en

7. Haga clic en . Para abrir el campo Activo

8. Haga clic en . Para abrir el campo Pasivo y PN

9. Haga clic en . Para abrir el campo Estado de Recursos y Gastos.

10.Haga clic en

Resultado

Se ha generado un reporte comparativo de contabilizaciones reales contra reales de diferentes períodos/años.

Otro Reporte periódico es “Saldos de cuenta de mayor”. En el podremos ver el saldo de la cuenta en el periodo que elijamos, pudiendo navegar en el informe viendo los movimientos, por ejemplo, por centro de costo. La transacción es la S_PL0_86000030.

Procedimiento


Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Libro Mayor Sistema de Información Informes de libro mayor (nuevo) Listas de Saldos General Saldos de Cuenta de Mayor

Código de Transacción S_PL0_86000030

2. Haga doble clic en .siguiendo la ruta del grafico

3.Haga clic en para seleccionar Moneda de sociedad.

4. Haga doble clic en.



Sociedad R

Ejemplo:AR01

Nº cuenta R

Ejemplo: 2141200001

De período R

Ejemplo:01

A período R

Ejemplo:03

6.Haga clic en

7.7. Haga doble clic .

8.8. Haga doble clic en para visualizar partidas

.

Resultado

Se ha generado un reporte de saldos de las cuentas de mayor seleccionadas.

10. Balance de Pérdidas y Ganancias


Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Libro Mayor Sistema de Información Balance P y G/Flujo de Caja General Comparaciones Real Real Balance P y G

Código de Transacción S_ALR_87012284



Campo Descripción

Sociedad

Ejemplo:AR01

Estructura de Balance

Ejemplo:ZIFRS

Campo Descripción

Periodos del Informe

Ejemplo:Del 1 al 16 del 2012

Periododos de comapracion Ejemplo:

Del 1 al 16 del 2011

6.Haga clic en

ResuResultado

Visualizo el balance comparado

11. Visualizar Saldos de Cuentas contables


Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Libro Mayor Cuenta Visualizar Saldos

Código de Transacción FS10N



Campo Descripción

Sociedad

Ejemplo:AR01

Ejercicio

Ejemplo:2012

Numero de cuenta

Ejemplo:11101000

4. Haga clic en

5. Haga click en para visualizar saldos en otra moneda

Clik en

6. Dobleclick en

Visualizo las partidas del debe del periodo 8:

7. Dobleclik en visualizo todas las partidas que componenen el saldo final

5.

ResuResultado

Visualizo los saldos de las partidas y la composición de los saldos

12. Cierre de Activos Fijos

Nota: Para poder realizar el cierre de activos fijos es importante haber ejecutado la transacción

AFAB (contabilizar todos los períodos correspondientes) y la trx ASKBN contabilizaciones periódicas de activos fijos

Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Activos fijos Operaciones periódicas Cambio de ejercicio

Código de Transacción AJRW

Campo Descripción

Sociedad AR01

Ejercicio nuevo

2013

Ejecución en Test

OK

Se recomienda ejecutar en modo test a fin de poder detector un possible error.

Al ejecutar de modo online visualizaremos la siguiente pantalla, para los primeros 1000 casos

Nota: Para poder visualizar todos los activos fijos debemos ejecutar en modo “de fondo”

En caso de no detectar errores para realizar el cambio de ejercicio, el sistema nos informará con un

status de color verde a continuación se muestra el status en QAS:

Ejecucion de Cierre de Ejercicio:

Menú SAP ECCFinanzas Gestión Financiera Activos fijos Operaciones periódicas Cierre de ejercicio AJAB - Ejecutar

Código de Transacción AJAB

Campo Descripción

Sociedad AR01

Ejercicio a Cerrar

2012

Ejecución en Test

OK

Se recomienda ejecutar en modo test a fin de poder detector un posible error.

Al ejecutar de modo online visualizaremos la siguiente pantalla, para los primeros 1000 casos

En el ambiente de calidad al no haberse realizado todas las contabilizaciones del ejercicio se está generando un error, como podemos visualizar a continuación:

Se podrá analizar los errores mediante y verificar el status de cierre mediante

.

Otro posible error es el de no haber ejecutado la trx ASKBN, en donde nos informará el siguiente mensaje:

“Movimientos no contabilizados compl.periódicos” :

Finalmente podremos realizar el cierre (luego de ejectuar la trx ASKBN) visualizando la siguiente pantalla:

Donde no se detectan errores de ejecución

Recordar que se debe ejecutar en modo “de fondo” a fin de poder realizar el cierre del módulo.

13. Liquidación Ordenes CO

Nota: Para poder realizar la liquidación de una Orden de CO real, es necesario haber modificado

su Norma de Liquidación desde la transacción KO02.


Menú SAP ECCFinanzas Controlling Ordenes CO Cierre de período Funciones Individuales Liquidación Procesamiento Individual

Código de Transacción KO88

2. Complete los siguientes valores:

Nombre de Campo


Orden Nro de Orden CO a liquidar

Periodo de Liquidación

El mes fiscal correspondiente al periodo a liquidar

Ejercicio Año Fiscal

Forma de Proceso

Seleccione un valor de la lista desplegable

Automaticamente, (Se seleccionan todas las normas de reparto de un emisor)

o

Periodicamente (Se seleccionan todas las normas de reparto con la clase de liquidación PRE, PER y EFeC)

O

Liquidación global (cuando un emisor sólo contiene normas de reparto con la clase de liquidación PER)

Ejec. TestEjecute primero la operación en modo test.

3. Una vez que completo el Nro de Orden y Presione el botón “Norma de Liquidación” para verificar la misma.

4. Vuelva a la pantalla inicial de la transacción, y ejecute la transacción presionando F8

Resultado Ejecución TEST

Resultado Ejecución REAL

5. Presione el botón “Listas detalladas” para ver los importes liquidados

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