CICLO CIERRE CONTABLE

OMAIRA CARRILLO BOYAC VCTOR HUGO COY SUAREZ ADRIANA MOYANO RODRGUEZ LAURA MILENA GUERRA TRIANA CATALINA MANCHOLA BENAVIDES YURI CONSUELO PULIDO DELGADILLO

PERIODO CONTABLE1 de enero al 31 de diciembre de cada ao

PRESENTACIN ESTADOS FINANCIEROSA mas tardar el 31 de marzo del siguiente ao

INTRODUCCINEl ciclo contable es el perodo de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el mas usado es el anual.

Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la informacin financiera de una empresa.

El diario es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las empresas al momento de realizar una transaccin. El mayor es un libro de segunda anotacin el cual recibe la informacin del diario indicando los dbitos y crditos que se realizaron en el diario.

Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse de nuevo.

Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razn de las entradas y salidas en las empresas pblicas o privadas.

APERTURA DE LA SOCIEDAD Asiento de apertura Este es el primer asiento que se hace en contabilidad. Se realiza al iniciarse las actividades o al inicio del ejercicio econmico. Si la empresa no existiese anteriormente (se constituye una sociedad nueva) y por tanto no hay balance inicial. En estos casos para la apertura de la sociedad, se realiza el asiento de apertura que es muy sencillo pues suele ser Caja o bancos (por las aportaciones de los socios).

EJEMPLOEl primero de noviembre de 2011 se constituye en Bogota una sociedad limitada cuya razn socias ser INVERSIONES LTDA. Y su objeto social ser la compra y venta de prendas de vestir, con un Capital de $40,000,000 conformado por 40,000 cuotas de $1,000 pagados as: Pedro Arias aporta 20,000 cuotas de $1,000 $5,000,000 en efectivo y un inventario de mercanca por $15,000,000. Jose Perez aporta 10,000 cuotas de $1,000 en efectivo. Jaime Bernal aporta 10,000 cuotas de $1,000 $5,000,000 en efectivo y el saldo en muebles de oficina.

REGISTROS CONTABLESFECHA CODIGO CUENTA PARCIAL DEBITO CRDITO

Nov-01 110505143501 152405

Caja GeneralInventarios Equipo de oficina

20.000.00015.000.000 5.000.000

311505

Cuotas o partes de interes social

40.000.000

311505-01 Pedro Arias

20.000.000

311505-02 Jose Perez311505-03 Jaime Bernal SUMAS IGUALES

10.000.00010.000.000 40.000.000 40.000.000

DEFINICIONSe denomina asiento contable o apunte contable a cada una de las anotaciones o registros que se hacen en el libro diario de contabilidad, que se realizan con la finalidad de registrar un hecho econmico que provoca una modificacin cuantitativa o cualitativa en la composicin del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una empresa. En el sistema de partida doble, cada asiento tiene dos vertientes: el debe y el haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos, y afectan al activo y al pasivo, y se fundamentan por el hecho de que todo apunte afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento tiene una contrapartida.

En todo caso, aunque nada especifica la normativa legal, cada asiento debe reunir al menos la siguiente informacin: fecha de la anotacin, nmero de ejercicio, cuentas que intervienen y una breve descripcin de la operacin.

REGISTRO EN LIBRO DIARIOEs un libro en el cual se registran da a da todas las operaciones resultantes

de los hechos econmicos ocurridos en un perodo no superior a un mes.Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la informacin contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.Fecha 15/11/2011 Registro No. 1 Cuentas Inventario Proveedores Ref. cuenta mayor 140 200 Cargo 3.500.000 3.500.000 Abonos

15/11/2011

2

CajaCuentas por cobrar

100130

969.000969.000

REGISTRO EN LIBROS AUXILIARESExiste la obligacin de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales.

La informacin presentada en las columnas parciales del comprobante diario de contabilidad se traslada a los libros auxiliares. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar (o tomando la informacin directamente de los soportes codificados para el registro contable):Fecha Detalle

Nmero del comprobante de diarioDbitos y crditos Saldos.

Libros auxiliares Inversiones Gama Ltda.110505 Caja General Detalle Ventas al contado Consignacin banco Recibimos pago cliente Consignacin banco #. De C. FV 001 CB 001 RC 001 CB 002 5.504.000 5.504.000 Dbito 8.456.400 8.456.400 Crdito Saldo 8.456.400 0 5.504.000 0

Fecha 14/11/2011 15/11/2011 19/11/2011 22/11/2011

111005 Banco nacional

Fecha 15/11/2011 15/11/2011 16/11/2011

DetalleConsignacin banco Ch # 006 Valor nmina Ch # 007 Constitucin CM

#. De C.CB 001 CE 001 CE 002

Dbito8.456.400 0 0

Crdito0 1.655.000 500.000

Saldo8.456.400 6.801.400 6.301.400

BALANCE DE PRUEBAEl Balance de Prueba conocido tambin como Balance de Comprobacin, es un informe de saldos dbitos y crditos de todas las cuentas, que se muestran para determinar que existe el equilibrio contable en la aplicacin de la partida doble para los diferentes registros de los hechos econmicos. Con el fin de obtener ajustes.

El balance de comprobacin refleja la contabilidad de una empresa u organizacin en un determinado periodo. Por eso, este balance acta como base a la hora de preparar las cuentas anuales.

El balance de comprobacin tambin permite confirmar que la contabilidad de la empresa est bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa.

Por lo general, el balance de comprobacin es un documento voluntario para el empresario, aunque recomendable para que ste pueda conocer con precisin el estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboracin de las cuentas anuales

RECLASIFICACINConsiste en el traslado de determinado saldo de una cuenta a otra teniendo como fin que la presentacin de la informacin financiera sea lo mas adecuado posible.

Ejemplos tpicos de reclasificacin los podemos encontrar: Bancos Clientes Proveedores

Se presenta un saldo rojo en la cuenta de Bancos, por $50.000.

Bancos 50.000 Obligacin Financiera

50.000

REGISTRO DE ASIENTOS DE AJUSTECONCEPTO DE AJUSTEArt. 58 Dec.2649/93. Ajustes. Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma tcnica de asignacin, registrar los hechos econmicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la perdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

REGISTRO DE ASIENTOS DE AJUSTECONCEPTO DE ASIENTOS DE AJUSTEAquellos que se realizan al final de cada periodo contable, pueden ser

MENSUAL TRIMESTRALANUAL

Cada asiento de ajuste afecta una cuenta real y otra de resultados Y estn en funcin al periodo contable de referencia

OBJETIVOS Ajustar los saldos de las cuentas a su valor real. Causar los gastos y realizar los ingresos correspondientes al periodo aunque no haya sido cancelados o no se haya recibido pago. Corregir errores u omisiones.

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

PROVISIONES PARA OBLIGACIONES LABORALES

DEPRECIACIN ACUMULADAPROVISIONES Y DEUDAS DE DIFCIL COBRO

BANCOS

VALORIZACIN DE INVERSIONES

CAJA

ALGUNOS TIPOS DE AJUSTES

INVENTARIOS

REGISTRO DE ASIENTOS DE AJUSTECAJAOCASIONADO POR ARQUEO

BANCOSOCASIONADO POR CONCILIACIN BANCARIA

REGISTRO DE ASIENTOS DE AJUSTEAJUSTES DE INGRESOSSon necesarios para reconocer todos ingresos obtenidos en el periodo, con el fin de que la utilidad neta sea expresada en forma correcta en el Estado de resultados.

INGRESOS ACUMULADOS PERO NO REGISTRADOS NI COBRADOS

ANTICIPOS DE CLIENTES

INGRESOS ACUMULADOS NO REGISTRADOSAquellos ingresos ganados antes de que se reciba efectivo por el cliente, o de que se contabilice la operacin en los registros contables. Como lo son: las cuentas por cobrar por concepto de servicios ya realizados y las regalas por cobrar por derechos devengados por publicaciones.

Ejemplo: El 1 de diciembre del ao 1, la Empresa XYZ, firmo un contrato para prestar un servicio de consultora y cobrara $50.000 mensuales mas IVA pagaderos al decimo da del siguiente mes.

Asiento de ajuste para reconocer los ingresos ganados pero no cobrados. Ao 1 Dic/31 Clientes 50.000 Ingresos por servicios 50.000 Asiento para registrar el cobro. Ao 2 Ene/10 Bancos 50.000 Clientes 50.000 IVA por pagar 8.000

ANTICIPOS DE CLIENTESCuando un cliente paga por adelantado servicios prestados. Como son: ingresos por servicios de reparacin y alquileres ganados sobre inmuebles propiedad de la compaa.

Ejemplo:

El 30 de noviembre del ao 1, la Empresa XYZ, vendi un proyecto de ingresos en $10.000 mensuales mas IVA por un ao, se estipula en el contrato que el servicio sera pagadero por adelantado incluyendo el IVA, se expidi factura por el total.

Asiento de ajuste para reconocer el dinero recibido $138.000 Ao 1 Nov/30 Bancos 138.000 Anticipo de clientes 120.000 IVA por pagar 18.000 Asiento para registrar el cobro. Ao 1 Dic/31 Anticipo de clientes 10.000 Ingresos por servicios 10.000

REGISTRO DE ASIENTOS DE AJUSTEAJUSTES DE GASTOSSon necesarios para reconocer todos los gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.

GASTOS DEVENGADOS, PERO QUE AUN NO SE HAN REGISTRADO O PAGADO

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO QUE SE REGISTRARON COMO UN ACTIVO CUANDO SE PAGARON

DISTRIBUCIN DEL COSTO DE UN ACTIVO FIJO A LO LARGO DE SU VIDA TIL, MEDIANTE EL PROCESOS DE DEPRECIACIN.

GASTOS DEVENGADOS NO REGISTRADOSCuando la empresa a la fecha de cierre no ha registrado gastos que aunque ya fueron usados, no se contabilizaron.

Ejemplo: El 30 de noviembre del ao 1, la Empresa XYZ, pidi un prstamo por tres meses, por valor de $100.000, inters del 24% anual, el cual tambin ser pagado al vencimiento. Asiento de ajuste para reconocer los intereses causados por un mes. Ao 1 Dic/31 Gasto por inters 2.000 Intereses por pagar 2.000

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOUn activo y se produce cuando se efectan erogaciones que abarcan uno o mas periodos contables futuros.

Ejemplo: El 31 de octubre del ao 1, la Empresa XYZ, adquiere una pliza de un ao y paga la prima total por $36.000 mas IVA.

Asiento para realizar el pago Ao 1 Oct/31 Seguro pagado por anticipado 36.000 IVA por cobrar 5.400 Bancos 41.400

Asiento de ajuste para reconocer el gasto Ao 1 Dic/31 Gastos por seguros 3.000 Seguro pagado por anticipado 3.000

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOUn activo y se produce cuando se efectan erogaciones que abarcan uno o mas periodos contables futuros.

Otro Ejemplo: El 15 de noviembre del ao 1, la Empresa XYZ, adquiere un prstamo por tres meses, por valor de $100.000, inters del 24% anual y pag los intereses por anticipado.

Asiento para realizar el pago de intereses Ao 1 Nov/15 Intereses pagado por anticipado 6.000 Bancos 6.000

Asiento de ajuste para reconocer el gasto Ao 1 Dic/31 Gastos por intereses 2.000 Interese pagado por anticipado 2.000

DEPRECIACINEs una partida virtual porque no representa un desembolso real de dinero para las empresas, sin embargo tiene que considerarse, de no hacerlo, el Estado de Resultados no reflejar la utilidad correcta.

Ejemplo: El 30 de junio del ao 1, la Empresa XYZ, adquiere un vehculo para uso de la empresa, por valor de $270.000 mas IVA, tiene una vida til de 2 aos. Asiento de ajuste para reconocer el gasto Ao 1 Dic/31 Gastos por depreciacin 11.250 Depreciacin acumulada 11.250

CONSOLIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALESAntes de realizar el cierre de la vigencia, las entidades deben realizar el proceso de consolidacin de las prestaciones sociales que se han venido provisionando durante el ao a travs de pasivos estimados, para reclasificar y reconocer el pasivo real al final del periodo contable.

VALOR LIQUIDADO

VALOR ACUMULADO DE LA PROVISIN VALOR ACUMULADO DE LA PROVISIN

VALOR LIQUIDADO

VALOR LIQUIDADO

VALOR ACUMULADO DE LA PROVISIN

PROVISIONES DEUDAS DE DIFCIL COBROSe crean para presentar sus activos por su valor real, de acuerdo con experiencias vividas con los recaudos.

Saldo cuenta 130505 al cierre del ejercicio $1.500

Aplicacin 5%

Asiento de ajuste para reconocer la provisin Ao 1 Dic/31 Gastos Provisin clientes 75 Provisin clientes 75

VALORIZACIN DE INVERSIONESTiene como objetivo fundamental el clculo, el registro contable y la revelacin al mercado del valor o precio justo de intercambio al cual determinado valor o ttulo, podra ser negociado en una fecha determinada, de acuerdo con sus caractersticas particulares y dentro de las condiciones prevalecientes en el mercado en dicha fecha.

Acciones adquiridas de la compaa XYZ, al cierre del ao tiene un valor en bolsa de valores de $2.680 c/u de 1200 acciones. Valor Compra $2.500

Valor compra $3.000.000 Valor mercado $3.216.000 Valorizacin Acciones $216.000

INVENTARIOS

Diferencias encontradas al comparar el valor total del inventario fsico de mercancas con el saldo en libros.

INVENTARIO FSICO

VALOR LIBROS

INVENTARIO FSICO

VALOR LIBROS

EXISTENCIA

PRESENTACIN Y REVELACIN

INTEGRIDAD

ASEVERACIONESEXACTITUD DERECHOS Y OBLIGACIONES VALUACIN O APLICACIN

BALANCE DE COMPROBACIN AJUSTADOUna vez efectuados todos los ajustes, se obtiene entonces el Balance de comprobacin ajustado, as verificar la exactitud de los saldos de las cuentas del mayor, antes de preparar y actualizar los Estados Financieros de fin de periodo

CIERRE DE PERIODO CONTABLE

CUENTAS TRANSITORIAS

CUENTAS CORRIENTES

INGRESO

GASTO

DIVIDENDOS

ACTIVOS PASIVOS CAPITAL

UTILIDAD O PERDIDA DEL PERIODO

UTILIDAD DE PERIDOS ANTERIOS

ESTADOS FINANCIEROSBALANCE GENERAL ESTADO DE RESULTADOS ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

REGISTRO EN LOS LIBROS OFICIALES

Para registrar la informacin en los libros oficiales de contabilidad debe clasificarse y resumir la informacin contenida en los documentos soportes, registrada ya en los libros auxiliares, por tipos de comprobantes, elaborando diario o resumen as que se clasifican los documentos por tipo: consignaciones bancarias, recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas de ventas, facturas de compras, provisiones depreciaciones

GRADO DE CONFIABILIDAD EN LOS PROCEDIMIENTOS ANALTICOSOtros procedimientos Importancia Relava

El grado de confiabilidad que el auditor pone sobre los resultados de los procedimientos analticos depende de:

Exactitud

Evaluacin de riesgos inherentes y de control

INVESTIGACIN DE PARTIDAS INUSUALES

Corroboracin de las respuestas de la administracin

Consideracin de la necesidad de aplicar otros procedimientos de auditora basados en los resultados de dichas investigaciones

ANLISIS DE INFORMACIN FINANCIERAEs el estudio efectuado a los estados contables de un ente econmico con el propsito de evaluar el desempeo financiero y operacional del mismo. Por tal motivo es un punto clave al finalizar el ciclo contable .

Toma de decisiones por parte de los administradores, inversionistas y de mas terceros.

Un anlisis detallado permite determinar cuales son los factores claves de un negocio, requisito indispensable para una proyeccin razonable de la situacin econmica y financiera futura de la empresa

ANLISIS DE RAZONESConsiste en tomar informacin de uno o varios de los Estados Financieros de un perodo y analizar las relaciones que hay entre ellos y el negocio desarrollado

Este tipo de anlisis permite comparar el rendimiento de la empresa a lo largo del tiempo y/o comparar el rendimiento de la empresa con respecto al de las empresas de la industria a la que pertenece

NDICES DE LIQUIDEZCapital de trabajo: Representa el margen de seguridad que tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo Capital de trabajo = Activo Corriente pasivo Corriente Razn cida: muestra la capacidad de la empresa para responder a sus obligaciones de corto plazo en forma inmediata (sin tener que recurrir a la venta de inventarios). Razn Acida = Activos Lquidos Pasivo Corriente

NDICES DE ACTIVIDAD Y ROTACIN Rotacin de inventarios: muestra la velocidad (en veces) en que la empresa convierte sus Inventarios en Ventas. Costo de las Ventas Existencias Promedio

Rotacin de Cuentas por Cobrar: muestra la velocidad (en veces) en que la empresa convierte sus Cuentas por Cobrar en Caja. Cuentas por Cobrar Promedio Ingresos por Venta

ANLISIS DE ENDEUDAMIENTO Razn de Endeudamiento: muestra que proporcin de los activos han sido financiados con deuda. Desde el punto de vista de los acreedores, equivale a la porcin de activos comprometidos con acreedores no dueos de la empresa. Pasivos Activos

LABOR DEL AUDITOR Analizar si los procedimientos y los controles contables y administrativos son adecuados para lograr mxima eficiencia y productividad. Buscar eficiencia en las operaciones, eficacia en la administracin y buscar productividad a costos razonables a travs de recomendaciones que son los que interesan al cliente, y no slo emitir una opinin sobre los estados financieros.

Buscar informacin adicional que sea soporte tanto para la administracin como para los propietarios y terceros interesados. Asesorar a la gerencia en los aspectos ms importantes detectados en el proceso de su trabajo

CONCLUSINDemostrar la importancia del ciclo contable desde su inicio hasta su terminacinMuestra como las empresas deben llevar todo el proceso para la elaboracin de una Contabilidad ordenada y legible para todo el publico

Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario realizar una auditora a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo cual es una gran herramienta para hacer un diagnstico profundo de la empresa.Las cifras deben presentar la realidad econmica de las compaas y el ciclo contable debe ser muestra fiel de la realidad.