Ciencias de la Información

ISSN: 0864-4659

revistaci@idict.cu

Instituto de Información Científica y

Tecnológica

Cuba

Tarango Ortiz, Javier; Baca, Gerardo Ascencio; Murguía Jaques, Patricia; Hernández Gutiérrez, Sofía

I.

Sociedad de la información, educación y mercados laborales: concordancias, diferencias y formas de

abordaje

Ciencias de la Información, vol. 37, núm. 2-3, mayo-diciembre, 2006, pp. 69-79

Instituto de Información Científica y Tecnológica

La Habana, Cuba

Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=181418190006

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Sistema de Información Científica

Red de Revistas Científicas de América Latina, el Caribe, España y Portugal

Proyecto académico sin fines de lucro, desarrollado bajo la iniciativa de acceso abierto

69ciencias de la información

Introducción

a literatura publicada recientemente, tanto

en el ámbito de las ciencias de la

información como en cualquier disciplina

de las organizaciones, enfatizan la

tendencia marcada hacia el desarrollo de procesos

de trabajo, tomando como referencia la formación y

el desarrollo de sujetos capaces de enfrentar la

sociedad de la información y del conocimiento.

Aunque existe en ocasiones baja definición o

diferenciación conceptual de los términos utilizados,

se logra entender que tanto los ámbitos educativos

como los laborales están demandando la posibilidad

de formar sujetos con nuevas perspectivas para

enfrentar los retos que se les demanden.

Sociedad de la información, educación y

mercados laborales: concordancias,

diferencias y formas de abordaje

Javier Tarango OrtizGerardo Ascencio BacaPatricia Murguía JaquesSofía I. Hernández Gutiérrez

RESUMEN

Comprende un análisis de los conceptos básicos

sobre la sociedad de la información y sus

dimensiones, de lo cual se deriva el abordaje de

los ámbitos educativos, al considerar la propia

dimensión que éstos dan al tema aquí estudiado.

Pone de manifiesto la importancia de establecer

una concordancia entre los propósitos de los

sistemas educativos nacionales con los mercados

laborales, ya que ambos representan los

mecanismos de culturización de sujetos de una

forma más ordenada. Finalmente, incluye un

listado de herramientas metodológicas por medio

de las cuales los individuos, especialmente los

relacionados con la ciencia de la información,

pueden contribuir de forma directa al desarrollo

de la sociedad de la información y otras más, que

representan las competencias generales que se

deben generalizar y cuya adquisición y aplicación

tienen que ver más con las habilidades naturales

de los individuos.

ABSTRACT

It includes an examination of the basic concepts

on information society and its dimensions from

which the approach of educational spheres

derives, considering the real magnitude they

afford to the issue being herein studied. It

highlights the importance to establish

concordance between the goals of domestic

educational systems and labor markets, since

both of them represent the individual-enlightening

mechanisms in a more orderly way. Finally, a

methodological tools listing is included, through

which individuals – specifically those related to

information science – can contribute straightly to

develop the information society as well as others,

which represent the general proficiencies that

should be generalized and whose acquirement

and application have to do more with individuals’

natural skills.

Para cubrir con las expectativas del título planteadoen este trabajo, que básicamente se centra en analizarlos cuatro conceptos fundamentales: herramientasgerenciales, sociedad de la información, educacióny ámbitos empresariales; se procederá a tratarlosdesde diversas perspectivas y en distintosmomentos, tomando en consideración el siguienteorden de estudio: primero, definir y entender laconcepción de sociedad de la información,especialmente tomando como referencia distintastendencias, además de factores que limitan sudesarrollo como la brecha digital y el desnivel deconocimiento; segundo, conceptuar la forma en quelos ámbitos educativos entienden y comprenden

L

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objetivos que parecen ser las razones principalesque condicionaron la introducción de la auditoría

informacional.

Definiciones y modelos de la

auditoría de la información

En dependencia de los propósitos trazados y laspropias experiencias, los estudiosos del tema handado diversos enfoques de la auditoría de

información.

Autores como Cornell [1]-[2], Buchanan y Gibbasumen implícitamente este tipo de auditoríacomo «…un proceso que identifica, evalúa ygerencia los recursos de información».Existen varios autores que amplían este enfoque,agregándole a los señalados procesos deidentificación y evaluación el estudio de los flujosde información. En este sentido, Henczel * [3]plantea que la auditoría de información facilita elmapeo de los flujos de información, tanto dentro dela organización como entre esta y el ambienteexterno, lo que posibilita la identificación de cuellosde botellas e ineficacias. También Kaslaukas ** [4]y Serrano *** [5] se refieren a la necesidad de incluiren el proceso de auditoría el estudio de la efectividadde los flujos de información.

Llama la atención el enfoque novedoso, propuestopor Morgat ****[6] que, al referirse al patrimonioinformacional, establece una correspondencia entrela auditoría de información y la terminologíacontable.

Por último, Soy [7] concibe la auditoría de la

información como una modalidad de auditoríaoperativa, denominada también interna o de gestión,aplicada a los recursos informativos. La autoraplantea, además, que es un diagnóstico del uso dela información en la organización y, a la vez, unametodología de gestión que debe ser integrada enla administración de las organizaciones. Se señalaque es un recurso para evaluar la efectividad yeficiencia del sistema de información, lasnecesidades de información, el uso de la informacióny su distribución por área funcional o departamento.Por otro lado, la auditoría permite identificar laslagunas, inconsistencias y duplicidades, los puntosdébiles y oportunidades del sistema, además delcomportamiento y prácticas de los usuarios/clientesrespecto a la información (formas de obtenerla ydistribuirla).

El análisis de estas definiciones permite concluir quea pesar de la variedad de las formulaciones, todoslos autores, en lo esencial, coinciden en que se tratade un proceso encaminado al dominio de los usosde la información disponible y la detección de lasnecesidades de información derivadas de losobjetivos estratégicos de la organización donde selleva a cabo la auditoría. Es importante resaltar quetodos los autores indican como aspectos másrelevantes los siguientes:

• La auditoría informacional, al igual quecualquier otra auditoría, constituye un métodode examen y evaluación.

• La auditoría informacional es un procesoinformacional, cuya misión es el abordaje delfuncionamiento de la información y, al mismotiempo, sus resultados se expresan en la

* «La auditoría de información es un proceso que determinará eficazmente el ambiente actual de información, identificando qué informaciónes requerida para satisfacer las necesidades de la organización. Establece qué información se proporciona actualmente, y permiteidentificar vacíos, inconsistencias y duplicaciones. El proceso también facilitará el mapeo de flujos de información a lo largo de laorganización y entre la organización y su ambiente externo para habilitar la identificación de cuellos de botella e ineficacias.

** Auditoría de la información es un término genérico que designa un conjunto de estrategias que sirven para estudiar la efectividad del flujo deinformación dentro de una empresa.»

*** Proceso que permite detectar, controlar y evaluar la información que existe en una organización, además de los flujos de información queen ésta discurren, el uso que se hace de ella y su adecuación a las necesidades de su personal y a los objetivos de la organización.

**** La auditoria de la información permite, como mínimo, determinar cuáles son las fuentes de información de que dispone la empresa (elpatrimonio de información), cuáles son las fuentes que realmente necesita (la información vital), cuáles son las fuentes que no tiene (lascarencias de información) y, para finalizar, cuales son las fuentes que generan costes inútiles (la información superflua). Morgat, P. Auditetgestion strategique de /’information. Paris: Editions de l’Organisation (Audit), 1995. 175 p.

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información acerca de cómo usar lainformación.

• La auditoría informacional examina qué, cómoy quién utiliza la información.

• La auditoría informacional contempla no soloel uso de la información identificada en laorganización, sino además las necesidades ocarencias de información.

• La auditoría informacional se vincula a laspersonas y recursos.

• La auditoría informacional se centra en losobjetivos de la organización y suestructuración depende de la culturainformacional que exista en la entidad.

Es de señalar que los expertos en el tema *planteanque mientras no exista una normalización en ladefinición de la auditoría de información, su alcancedependerá de los objetivos que se trace laorganización.

A pesar de no contar con la definición única, larealización de la auditoría informacional resultafactible gracias a distintos modelos para suejecución, producto de las investigaciones yexperiencias prácticas.

Metodología InfoMap de Burk

y Horton

Cornelius Burk y Forest Horton ** proponen sumetodologia en 1988, partiendo de la consideracionde que el desarrollo de la gestión de informaciónpuede ser enmarcado en las siguientes cinco fases,correspondientes a los avances y las actuacionescon vistas a lograr la eficiencia del trabajo en lasorganizaciones:

Fase 1: Gestión de documentosFase 2: Gestión de tecnologías automatizadasFase 3: Gestión de recursos corporativos deinformaciónFase 4: Análisis del mercado e inteligenciaFase 5: Gestión de información estratégica

Según los propios autores, la metodología InfoMap

surgió en la fase de la Gestión de recursoscorporativos de información, motivadafundamentalmente por la carencia de un sistemaconceptual integrador que permitiera procesar la

información como recurso. El enfoque de estametodología está dirigido, principalmente, a laexplotación rentable de los recursos y tecnologíasde información, vista como una función de carácterinterno para apoyar a la gerencia en la toma dedecisiones. Los autores sostienen que el punto departida para elaborar una estrategia de informacióncorporativa es la identificación de la forma en quese utilizan los recursos de información en laorganización, su contribución a las unidades detrabajo y a las estrategias económicas en el futuro.

Burk y Horton enfatizan la importancia de contarcon un método que apoye a la alta gerencia en laadministración de los recursos de información. Eneste sentido, refieren que: «…El proceso de lainvestigación identificará problemas yoportunidades relacionados a las prácticas ypolíticas de la gestión de información actual. Porejemplo, indicará las fortalezas y debilidades conrespecto a la calidad de la información, accesibilidad,la actuación, uso y efectividad; resalta cuánto cuestay la contabilidad inadecuada y prácticas delpresupuesto. Estos análisis le permitirán a laorganización:

• Desarrollar una política de recursos deinformación corporativa (IRM), fijando a ungerente de Información Principal.

• Mantener un inventario sistemático de susrecursos de información.

• Establecer un servicio de informacióncentral.

• Formular un plan estratégico para la gestiónde recursos de información para la ventajacompetitiva estratégica… [8]».

A través de esta metodología se puede llegar aconocer cuáles son y dónde se hallan los recursosde información de una organización, quiénes lautilizan, con qué costo y cuál es el resultado. Launidad de medida para los recursos de información,propuesta por Burk y Horton, se denominaEntidades de Recursos de Información (ERI),definida como «Configuración de personas, cosas,energía, información y otras entradas que tienen lacapacidad de adquirir, proveer, procesar, almacenaro diseminar información. Es decir, los fondos deinformación y funciones manipuladoras deinformación que son o deben ser, gerenciadas comorecursos organizacionales [9]. «

* Como Burk y Horton, St. Clair, Robertson, Buchanan y Gibb, Orna, Henczel, entre otros.

** Presentado en su obra InfoMap: A Complete Guide to Discovering Corporate Information Resource.

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La ventaja principal de la metodologia Burk y Hortonconsiste en su flexibilidad que, a diferencia de losotros modelos, no obliga a su aplicación íntegra, nial seguimiento de los pasos de manera secuencial.La propuesta puede ser aplicada en cualquiera desus cuatro etapas: Inventario preliminar,Determinación del Costo-Valor, Análisis, Síntesis yDefinición de recursos corporativos, en dependenciade los objetivos que se persiguen. Además, losautores presentan el modelo como un procesoaplicable a cualquier tipo de organización en sutotalidad o en cualquiera de sus niveles jerárquicos.

Uno de los mayores impactos que ha tenido estemodelo se debe, precisamente, a su aporte a lacomprensión de la información como recursoasociado a determinado contexto. Este método,estructurado y flexible, aporta una serie de elementosque permiten determinar, con cierto grado deexactitud, el desconocimiento sobre las fuentes,servicios y sistemas que se utilizan en el trabajo conla información en las organizaciones.

A la par con sus evidentes ventajas, el modelo deInfoMap posee una serie de limitaciones, derivadasde los objetivos propuestos por sus creadores:descubrir y conocer los recursos de información yno las formas y métodos de su gestión.

A partir del estudio que Buchanan y Gibb realizanpor este modelo, se pueden plantear sus siguienteslimitaciones:

• El proceso de su aplicación puede tomar muchotiempo y tener un costo elevado.

• Los datos numéricos de costo y valor son, enmuchos casos, unas simples aproximaciones.

• El análisis, producto de la aplicación del modelo,tiene carácter transversal, pendiente de futurasactualizaciones.

• La atención del modelo se centra en losrecursos de información, obviando el análisisde la organización en general. Burk y Horton,al plantear que debe conocerse la totalidad delnegocio antes de afirmar que tal o más cualelemento es un recurso, reconocen el papel delcontexto en los recursos de información, perono extienden el alcance de su propuesta, sinose limitan a citar el proceso de planificaciónestratégica desarrollado por Philip James.

• A lo planteado, Eíto [10] agrega que InfoMapno establece vínculos de la información con

los procesos productivos de la organización ytampoco considera la incidencia delconocimiento de los recursos para el diseño ymantenimiento de los productos y servicios.Incluso, los métodos para detectar problemasde intercambio de información, no estándesarrollados en la propuesta con suficientenivel de detalle.

Partiendo de lo expuesto, la autora considera, antetodo, que la propuesta de Burk y Horton poseeindiscutibles ventajas, probadas por su aplicaciónen organizaciones de disímiles perfiles. En cuanto asus limitaciones, el transcurso del tiempo y laaparición de nuevos modelos de auditoria hanpermitido ver las deficiencias del modelo de Hortony perfeccionarlo en correspondencia con los nuevoscontextos y requerimientos organizacionales. Así,una de sus principales limitaciones radica en que elestudio de manera explícita del comportamiento delas personas no se plantea como un objetivo, elmodelo se limita a identificar el papel de las personascon respecto a la información, estableciendo trescategorías: usuario, gerentes y suministradores,además de a la identificación de aquellas personasque por su experiencia y conocimiento puedan serdefinidas como recurso de información. Sin embargo,el modelo omite acciones indispensables encualquier proceso de evaluación de la informacióncomo pueden ser: la identificación y estudio de lasnecesidades de información desde el punto de vistaindividual y grupal, el reconocimiento de laimportancia de la comunicación informal y el papelde las comunidades de práctica o grupos no formalescomo ERIs, aspecto que reviste vital importancia enla gestión de los recursos de información en lasorganizaciones.

Modelo de Orna [11]

El modelo fue propuesto por Elizabeth Orna sobre labase de la experiencia obtenida a través de unaconsultoría, cuyo objetivo primario consistía en eldiseño de un servicio de información para losgerentes. La propia autora señala la utilidad de estecontexto para crear «… una herramienta para elevarel conocimiento <…> sobre los valores deinformación... [12]».

Orna considera que la auditoria de información esuna plataforma para el cambio mediante el usoadecuado de la información y del conocimiento. Supropuesta «…enfatiza la importancia del análisiscentrado en el estudio de la dinámica de los flujos

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abordaje.

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de información dentro de las organizaciones... [13]».Como punto de partida, la autora considera un primerelemento, el esclarecimiento de los canales de lacomunicación organizacional; y uno segundo, laidentificación del conocimiento que cada miembroposee sobre la información existente y las personasque pueden ser consideradas fuentes de informaciónpara el desarrollo de las funciones organizacionales.

Subraya que, para el éxito del proceso de auditoríade información, resultan necesarios la comprensióny el compromiso de toda organización, además de ladesignación de un responsable, preferiblementealgún directivo de nivel adecuado.

La autora recomienda comenzar el proceso deauditoria compuesto por cuatro etapas -Investigación inicial, Auditoria de información, Hojade balance y Desarrollo de la política- haciendo lassiguientes preguntas:

• ¿Qué necesita saber la organización para teneréxito?

• ¿Qué clase de recursos de información necesitala organización para mantener su conocimientoactualizado?

• ¿Cómo necesitan interactuar entre sí lostrabajadores de la organización?

• ¿Cómo reaccionar ante el entorno?

En su valoración del modelo de Orna, Buchanan yGibb plantean que posee las virtudes de un análisisarriba-abajo de la organización, el reconocimientode la dinámica de los flujos de información y el valorde una política de información corporativa comoproducto final. Como limitantes, los autores leseñalan lo difícil que es contar con un equipo deauditores que posea una serie de habilidadesinvestigativas: técnicas de entrevistas, análisiscualitativo de datos, etc, que les permitan realizar elanálisis organizacional. Además, consideran que elproceso de identificación de la misión, estructura,ambiente, lo que representa el momento crucial paraOrna, puede demorar la realización de la auditoria.

Modelo de Buchanan y Gibb [14]

La metodología propuesta por Buchanan y Gibb estábasada en un análisis de modelos ya mencionadosy la experiencia práctica derivada del desarrollo deuna estrategia de información dentro del sectoruniversitario.

Los autores señalan que la elaboración de sumetodología fue condicionada por el hecho de quelos modelos de auditoría, reflejados en la literatura,les parecían ser incompletos y no cumplir con supapel estratégico en una auditoría de la información.En cambio, consideran su metodología como másuniversal y capaz de identificar, evaluar y gerenciarlos recursos de información en una organización,para aprovechar totalmente el potencial estratégicode los mismos.

Quizás el elemento más novedoso del modelo deBuchanan y Gibb consiste en agregar a laidentificación de los flujos y recursos de informaciónde una organización (aspecto presente en losmodelos anteriores) otros, de vital importancia, comoson:

• Identificación de las oportunidades de uso delos recursos de información para lograr lacompetitividad estratégica.

• Integración de las inversiones con lasiniciativas comerciales estratégicas.

• Desarrollo de una política de informaciónintegrada.

• Creación de un conocimiento de la importanciade la gestión de recursos de información,además de definir el papel rector de la direcciónde la organización.

Es válido apuntar que en el resto de los modelos, apesar de no estar previsto, este elemento puedeobtenerse como resultado lógico y espontáneo delas acciones desarrolladas, a diferencia del modelode Buchanan y Gibb, que sí explicita su desarrollo.La integración de estos aspectos al proceso deauditoría de información permite aprovechar laspotencialidades de la información para conformar laestrategia macro de la organización.

El modelo de Buchanan y Gibb, que consta de cincopasos (Promocion de los beneficios de la auditoríade información, Identificación, Análisis, Costos ySíntesis), se caracteriza por un enfoque arriba-abajo,en el cual prima la flexibilidad y adaptabilidad a lascondiciones de cada organización. Es un métodoque, por su concepción sistémica, supera a otrosmodelos conocidos. Su carácter integrador garantizala aplicación de los elementos más valiosos,contenidos en las propuestas de Horton y Orna.Una de las ventajas del método consiste en que, entodo momento, establece una estrecha relación entre

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la estrategia de información y la estrategia macro dela organización, aportando así una soluciónpragmática a los problemas de información dentrode las organizaciones. El modelo permite identificary evaluar los costos de los recursos de informacióny crear una base de datos que contenga el inventariode los recursos de información de la organización.

Otra ventaja indiscutible del presente modelo es laconsideración de las auditorias de información endos momentos, denominadas por los autores deprimera y segunda generación, donde el modelo deauditoría de primera generación define el procesoíntegro de la evaluación y el modelo de segundageneración, asi como los aspectos que requieren derevisiones posteriores y de un seguimiento de sudesempeño.

Modelo de Stanat [15]

Para esta autora, los objetivos de la auditoría deinformación consisten en:

• Evaluación de la efectividad de los sistemas yredes de información existentes en lasorganizaciones.

• Examen de los canales de comunicación en usoy la identificación de otros, de posibleincorporación al sistema.

Se pueden tener los vocablos de evaluación eidentificación, y la autora precisa el contenido quepara ella representan los mencionados en su relacióncon el proceso de auditoría. Stanat aclara que, en elcaso de la evaluación, se refiere a:

• El sistema de información existente.

• Las necesidades de información actuales.

• La efectividad de fuentes de informaciónactuales.

• La efectividad de distribución de informacióny uso de la tecnología.

• La información que usa y las necesidades porcada área funcional o departamento.

En cuanto a la identificación, la alusión se hace alos siguientes aspectos:

• Los objetivos de la gestión de información enla organización.

• Las lagunas informacionales, inconsistencias,o duplicación del esfuerzo en este aspecto.

• Las nuevas fuentes de información.

• Las posibles soluciones para superar losproblemas o introducir cambios al sistemaexistente.

La propuesta de Stanat prevé, en primera instancia,estudiar las necesidades de información de laorganización y evaluar el grado de apoyo que losrecursos de información ofrecen a esas necesidades,plataforma sobre la cual se procede a elaborarestrategias.

La autora señala que la auditoría, en dependenciade los objetivos que persigue la organización, puedeefectuarse por los especialistas internos o externos,e indica las ventajas y deficiencias para amboscasos. Según su opinión, el rol especial en esteproceso le pertenece a la Alta Gerencia, a cuyoalcance está no solamente minimizar los obstáculos,sino también asegurar un respaldo económico.Aunque existe una serie de modelos que -desde elpunto de vista de la autora del presente trabajo-pueden satisfacer las necesidades auditoriales decualquier organización, Stanat considera que no hayfórmulas preelaboradas para el desarrollo estratégicode auditorías de información y alega que hasta doscompañías, estructuralmente semejantes dentro dela misma industria, pueden poseer una culturadiferente.

Se reconoce como ventaja de la propuesta de Stanatel ofrecimiento, mediante un cuestionario, de losaspectos básicos que deben ser estudiados en unproceso de auditoría:

Información general

• Nombre del departamento

• Descripción del trabajo

• Factores requeridos para realizar el trabajo

Fuentes de información

• Fuentes de información utilizadas

• Fuentes internas y externas publicadas

• Listado de fuentes (según su tipo)

• Valoración de utilidad

• Frecuencia de uso

• Lista de documentos que se generan:

• ¿Dónde se localizan estos documentos?

• ¿Dónde se busca la información?

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Necesidades de información

• Necesidades de documentos internos(memorándums, informes generadosinternamente)

• Necesidades de documentos externos(materiales publicados, tales como periódicos,revistas, etc.)

Necesidades de comunicación

• La necesidad de incorporar a otrosdepartamentos o personal para realizar eltrabajo

• Método de comunicación interna que se utiliza(correo electrónico, memorándum, teléfono)

Necesidades de computadoras y software

• El uso de computadoras personales, terminales,o módem

• El uso de los paquetes del software

Lista de sugerencias

• Qué fuentes de información o sistemautilizarían para realizar su trabajo de formaóptima

• Descripción personal del sistema sugerido

Stanat plantea que los elementos listados debenestudiarse según el plan previamente elaborado y apartir de la cultura de la organización concreta. Loselementos diferenciadores de este modelo son, poruna parte, la especificación que se hace sobre lostipos de información que deben ser analizados en elproceso de auditoría; y por otra, su alusión explícitaa la evaluación de los usos de la información y delas necesidades de información de las áreasfuncionales de la organización. Para ello se establecela presencia de dos posibles modos de su realización:de arriba hacia abajo (de los niveles directivos a losniveles operacionales de la organización) y de abajohacia arriba (parte del análisis de cada segmento dela organización, elemento nuevo para valorar las«necesidades de comunicación»). En la informaciónconsultada sobre el modelo de Stanat no queda clarala posición de la autora con respecto al tipo deacercamiento que se realiza al estudio de lacomunicación dentro de la organización, si se refiereal análisis del proceso de comunicación en sí, o solo

a las necesidades existentes de herramientastecnológicas que permitan establecer esacomunicación. De cualquier manera, en este modelose ven los grupos funcionales de la organizacióncomo entidades objeto de estudio, lo cual es unelemento diferenciador del mismo.

Modelo de Henczel [3]

Este modelo, según su autora, ha sido producto delexamen de las metodologías empleadas porbibliotecarios de las bibliotecas especializadas yconsultores, de las cuales fueron extraídos loscomponentes más relevantes. Tal como lo planteaHenczel, el modelo no está constituido por procesosrígidamente estructurados y controlados que operende una manera hermética, sino más bien representauna armazón flexible, adaptable a las condicionesvariables de una organización.

Uno de los aspectos más importantes de estapropuesta es la relación entre los estudios denecesidades, la auditoría de información y la gestióndel conocimiento en las organizaciones [16]. SegúnHenczel, la auditoría de información no se limita alconocimiento de los recursos de información, sinoque considera, además, el uso de estos recursos enfunción de las tareas y objetivos de la organización.Por su parte, una auditoría de conocimiento se dirigea la identificación de los recursos de conocimientoen una organización, la forma en que estos seproducen y por quién.

Henczel divide el proceso de auditoría informacionalen siete etapas: Planificación, Recolección de datos,Análisis de los datos, Evaluación de los datos,Comunicación de las recomendaciones,Implementación de las recomendaciones y laContinuidad.

Desde nuestro punto de vista, la primera ventaja deeste modelo radica en explicitar la necesidad de lacontinuidad del proceso, a diferencia del modelopropuesto por Buchanan y Gibb -quienesconsideraran las Auditorías de Información dePrimera y Segunda Generación-, aquí la continuidadse plasma como una fase dentro del propio procesode auditoría.

La comunicación de recomendaciones bajo un climafavorable para la aceptación, es también un elementodistintivo del modelo de Stanat con respecto a losotros.

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Otro elemento incorporado por esta autora se refierea que su propuesta se basa en asumir elconocimiento como el recurso estratégico másimportante de la organización, por lo que alude a lanecesidad de identificar no solo las fuentes deinformación, sino las actividades y recursos quegeneran o transfieren conocimiento. Por otra parte,este modelo reconoce y estudia a las personas comorecursos de información explícitamente, aun cuandono se detiene en el estudio de los grupos comogeneradores de determinado conocimiento dentrode las organizaciones.

Como debilidad del modelo analizado se puedeseñalar el método empleado para la identificaciónde las necesidades de la organización y que losmétodos de la entrevista y la encuesta sonconsiderados como subjetivos. Esto es criticado pormuchos autores, incluido Cornella, quien apunta aque las personas al ser preguntadas no respondencon lo que necesitan, sino con lo que creen quenecesitan. En este sentido, Cornella distingue entreignorancia conocedora (lo que se sabe que sedesconoce) y la ignorancia por desconocimiento (nose sabe lo que se necesita, porque no se sabe quese puede necesitar o que existe), y plantea que estaúltima supera a la primera.

Modelo de Soy [8]

Cristina Soy coincide con algunos autores enconcluir que no existe metodología única paradesarrollar auditorías de información y, enconsecuencia con sus investigaciones personales,ofrece criterios y elementos que deben serabordados en este proceso. La autora argumentaque la auditoría se propone conocer qué hace laorganización en relación con la información, quétendría que hacer y en qué medida alcanza susobjetivos.

La propuesta establece, además, una serie de pasoscomunes a todo el proceso de auditoría, a través delos cuales se obtiene la información estructurada,independientemente del objeto de estudio. Esospasos son:

Recopilación de datosProceso de los datosAnálisis e interpretación de los resultados

Soy propone la siguiente serie de parámetros quedeben ser tratados en cualquier proyecto deauditoría de la información:

En cuanto a los Recursos de información, sedebe implicar los siguientes procederes en loque concierne a contenidos y contenedoresde información:

• Identificar los recursos.

• Localizarlos.

• Determinar el responsable de los mismos.

• Indagar qué información contienen.

• Ver cómo hacen referencia a ellos las personasque los gestionan.

• Apreciar cómo los definen los usuarios y elmodo en que los utilizan.

• Ver qué opinan al respecto los propios usuarios.

• Detectar si hay otras personas que puedenemplearlos y no lo hacen, en este casoinvestigar las causas (desconocimiento, faltade acceso, etc.).

En lo referido a los Guardianes, Usuarios yPropietarios de la información, se ofrecensolamente las interrogantes que permitanesclarecer el estatuto de las primeras doscategorías.

Así, para la autora, los Guardianes son las personasque tratan o gestionan de algún modo la información,y su posición real dentro de la organización puedeser verificada respondiendo las siguientespreguntas:

• ¿Qué lugar ocupan en la estructura de laorganización?

• ¿A quién reportan, en que estánespecializados?

• ¿Qué formación, en gestión de la información,poseen?

• ¿Qué contactos poseen a nivel de usuarios;cuáles son los otros profesionales quedesempeñan papeles similares?

• ¿Qué conocimientos tienen del trabajo de otros

guardianes?

En cuanto a los Usuarios de la información, susegmento se estudia a partir de las interrogantes:

• ¿Quienes son, cómo utilizan la información

en su trabajo?

Sociedad de la información, educación y mercados laborales: concordancias, diferencias y formas de

abordaje.

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• ¿Qué contacto mantienen con los gestores dela información?

• ¿Qué recursos de la información les puedenser útiles y cuáles, por diferentes motivos, nose utilizan?

Los Flujos de información e interacciones, segúnla autora, deben averiguarse teniendo en cuentaquién proporciona la información, a quién y cómo

las personas obtienen la información necesaria paradesarrollar su trabajo. Las siguientes preguntaspueden facilitar la recopilación de la informaciónrequerida:

• ¿Qué información recibe como parte integrantede su trabajo y de dónde proviene (personasinternas o externas a la organización)?

• ¿Cómo recibe la información necesaria para sutrabajo?

• ¿Qué información genera como parte de sutrabajo (personas pertenecientes o ajenas a laorganización)?

• ¿Qué relación mantiene con los destinatarios yproveedores de información?

• ¿Puede discutir las necesidades deinformación?

En cuanto a Tecnologías y sistemas de soporte al

uso de la información, los momentos relevantespara tener en cuenta son los siguientes:

• ¿Cómo se aplica la tecnología de lainformación?

• ¿Hasta qué punto resulta apropiada para lastareas que hay que desarrollar?

• Facilidad de uso y fiabilidad.

• Compatibilidad con otros sistemas.

• ¿Quién toma las decisiones de adquisición detecnología?

• ¿Qué dicen los usuarios sobre aquello que losdistintos sistemas deberían ser capaces dehacer?

• ¿Quién gestiona la tecnología y qué relaciónhay entre los gestores de información y losresponsables de tecnología?

Soy adjudica mucha importancia al aspecto de larelación costes-beneficios de la información, esdecir, considera que la auditoría tiene que

proporcionar una estimación de los costes actualesy del valor de la información dentro de laorganización. Estos aspectos se esclarecen,estudiando los siguientes momentos:

• Costes relacionados con la información(equipamiento, personal, etc.).

• Contabilización del ahorro derivado de ladisponibilidad y uso de información entérminos de disminución del riesgo, orientaciónhacia la reducción del tiempo del personal aestas tareas, etc.

• Evaluación de los recursos de información enrelación con el alcance de los objetivoscorporativos.

• Valoración de la información en cuanto a lacalidad, uso, impacto en la productividad yeficiencia desde un punto de vista financiero,etc.

• Existencia de capital intelectual (conocimientos,saber hacer, ideas e iniciativa) como elementomotor del negocio.

Este modelo, de más reciente creación (en el 2003)integra hábilmente elementos presentados en otrosmodelos, relacionándolos y dándoles enfoque yalcance cualitativamente superiores. El tratamientodiferenciado que caracteriza a los guardianes, que adecir de la autora son «las personas que tratan ogestionan de algún modo la información [8]», pareceser la característica diferenciadora más novedosadel presente modelo, al ser estos recursos humanoslos que aseguran que todo lo invertido en auditoríatenga un resultado aplicado. Es de señalar que losmodelos anteriores no analizan en sí mismos a losgestores de información y sus capacidades parahacer las cosas como se debe. Ese diagnósticopuede arrojar elementos muy interesantes ydecisivos para el perfeccionamiento de la gestiónde información en la organización.

Valoraciones de los modelos

presentados

La valoración de cada uno de los modelospresentados debe desarrollarse teniendo en cuentala época, el contexto y los objetivos quecondicionaron la propuesta. Estos, siendo diversos,generaron las similitudes y las diferencias entre losmodelos.

La característica común de todos los modelos es lainclusión de acciones encaminadas a evaluar la

Tarango, Ascencio, Murguía y Hernández

78 volumen 37, no. 2-3 agosto, diciembre 2006

información obtenida en el transcurso del procesode auditoría. Ahora bien, mientras Burk y Hortonestablecen etapas que solamente se vinculan a laidentificación y tratamiento de los recursos deinformación, los modelos de Orna y Buchanancomprenden también una etapa previa, destinada ala concientización del proceso por la organización.Henczel, por su parte, también alude a estanecesidad, pero la inscribe dentro de una fase másgeneral, en la que se planifica todo el proceso deauditoría. En cuanto a los modelos de Stanat y Soy,estos, a pesar de no establecer una secuencia depasos o etapas, sí identifican aspectos para trabajar.Cabe resaltar que solamente el modelo de Henczelreconoce explícitamente dentro de las propias fasesconstitutivas del modelo, el carácter continuo quedebe tener la auditoría de la información a partir delos cambios que este proceso genera en lasorganizaciones, a diferencia de Buchanan y Gibb,quienes lo plantean a través de la realización deauditorías de primera y segunda generación.

A partir del análisis de los modelos, además de loseñalado en el párrafo anterior, se llega a lassiguientes conclusiones:

• No existe método único para realizar auditoríasde información.

• Las auditorías de información siempre debendesarrollarse en el marco de la iniciativa propiade la organización, con el respaldo máximotanto de la Alta Gerencia como del resto de losmiembros de la organización, con vistas adisminuir la resistencia al cambio, propia decualquier proceso de alteracionesinstitucionales.

• El conocimiento pleno de los procesosestratégicos de la organización auditada sirvede base para poder llevar a cabo el proceso yes un factor crítico de éxito.

• La auditoría de información no debe ser unproceso aislado, sino un elemento integradorde la política delineada de gestión deinformación en la organización.

•El núcleo de la auditoría lo constituye unproceso netamente informacional. Por unlado, este proceso consiste en la obtención yel análisis de la información relacionada conlos recursos de información con que cuenta laorganización para alcanzar sus objetivosestratégicos. Por otro, la auditoría se culminacon un informe detallado que sirve de guía y

de fuente de información clave para la gestiónde la información a nivel institucional.

• La auditoría de información, como cualquierproceso investigativo, requiere del uso detécnicas y herramientas que posibiliten sudesarrollo. Entre las técnicas más empleadasse encuentran cuestionarios, entrevistas,encuestas, análisis documental (de las IdeasRectoras, las políticas, los reglamentos,normativas, inventarios de recursostecnológicos, catálogos, fondos y fuentes deinformación adquirida y accesible, planes detrabajo, listados de personal, etc.) y laobservación directa del auditor acerca de losrecursos y su uso, la cultura y todas lasvariables observables, es decir, losinstrumentos que permiten recopilar lainformación necesaria para su posterior análisiscualitativo y cuantitativo. Entre otrasherramientas, es de señalar el uso amplio delos cálculos económicos asociados al costo yvalor de los recursos, adem{as de los mapas ydiagramas de flujos de información que reflejanel estado real en un momento dado. Comopuede apreciarse, cada modelo aportaelementos de indiscutible valor para eldesarrollo del proceso de auditoríainformacional. Los modelos analizadosresponden a la época, el contexto y losobjetivos que condicionaron cada propuesta.

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Sociedad de la información, educación y mercados laborales: concordancias, diferencias y formas de

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Recibido: 5 de diciembre del 2005.

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Javier Tarango OrtízUniversidad Autónoma de Chihuahua

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