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SIIGO Dejando huella...........

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com1

SIIGOVersin 5.1

ESTANDAR WINDOWSPROCESO DE CAPACITACION

VIRTUALINSTALACION DE UNA NUEVAEMPRESA Y ASISTENTENTE DE

CONFIGURACION

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PGINA W EB .......................... 41.1.QUEESSIIGO ................................................................................ 4 1.2.VENTAJASDIFERENCI ALES ........................................................... 4 1.3.PRODUCTOSSIIGO........................................................................ 6

1.3.1. Soluc iones Empresaria les ................................................................... 62. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DELCONTRATO DE MANTENIMI ENTO. ............................................... 19

2.1.GARANTIAPERMANENTEDE FUNCIONAMIENTO.......................... 19 2.2.ACTUALIZACIONESDE VERSI N ................................................. 19

2.2.1. Cuando Util izar la? ............................................................................192.2.2. Cmo Util izar la?...............................................................................20

2.3.ASISTENCIAVI RTUAL ................................................................. 24

2.3.1. Cuando Util izar la? ............................................................................24

2.3.2. Cmo Util izar la?...............................................................................24 2.4 ASISTENCIA TELEFNICA ILIMITADA SERVICE CENTER ....................... 26

2.4.1. Cundo Util izar lo? ............................................................................27 2.4.2. Cmo Util izar lo?...............................................................................27

2.5.SERVICIODE ATENCININMEDIATA V ADEXON ........................ 27 2.5.1. Que es Dexon?...................................................................................272.5.2. Como Funciona? ................................................................................272.5.3. Cules son los requer imientos? .........................................................28 2.5.4. Proceso de Instalacin ......................................................................29

2.6. ATENCIONEN PLANTA.............................................................. 43 2.7. VISITASDE MANTENIMIENTOPOR CONTRATO......................... 44

2.7.1. Cuando Uti lizarlas? .....................................................................442.7.2. Como Util izar las? ........................................................................44

2.8. ASISTENCIAGRATUITA ACURSOSDE CAPACITACION,MONITORIASY SEMINARIOS ............................................................. 44

2.8.1 Cundo Uti lizarlos? .....................................................................442.8.2 Como Util izar los? ........................................................................45

3. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION................. 463.1 MODULOSDE SIIGO ................................................................. 46 3.2 SISTEMASOPERATIVOS,REQUERIMIENTOSMNIMOSDE MQUINA........................................................................................................... 46 3.2 SISTEMASOPERATIVOS,REQUERIMIENTOSMNIMOSDE MQUINA........................................................................................................... 47

4. INSTALACION DE EMPRESA .................................................... 48 4.1 PASOS PARA I NSTALAR LA EMPRESA ...................................................... 49

4.2.ASISTENTEDE CONFIGURACION ................................................. 55

5. PARAMETRIZACION ................................................................ 92 5.1 CREACIN DE PASESY CIUDADES. ......................................... 92 5.2 CREACIN DE ZONAS. .............................................................. 93 5.3 CREACION DE CENTROSY SUBCENTROSDE COSTOS ................ 93 5.4 CREACION DE BODEGASY UBICACIONES. ................................ 95 5.5 DEFINICIONDELREGISTRODE CONTROL ................................ 96

5.5.1. Datos Generales De La Empresa Instalada ........................................965.5.2. Defin icin del Mtodo de Va luac in de los I nventarios ......................975.5.3. Informacin Tributaria y Datos Generales de la Empresa I nstalada 103

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INTRODUCCION

Actualmente las organizaciones requieren contar con herramientas tecnolgicasque le permita optimizar y agilizar procesos y reducir costos, los cuales se venreflejados en la gestin de las diferentes reas de la empresa.

Es por ello que este manual le ofrece una gua a cerca del manejo y beneficios delos diferentes productos y servicios de tecnologa que Informatica y Gestion S.A.tienen a su disposicin como alternativa inmediata para la solucin de dudas einquietudes de forma gil y oportuna.

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1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PGINA WEB

1.1. QUE ES SII GO

S I I G O - Sistema In tegrado de Info rmacin Gerencial Operativo, es unsoftware genrico administrativo que permite llevar un registro detallado delas operaciones de la empresa y en general de todos los aspectosrelacionados con la administracin de negocios. Su mercado objetivo son lasmedianas y pequeas empresas de los sectores industrial, comercialy de servicios, que utilizan computadores bajo los sistemas operacionalesDOS, WINDOWS, LINUX o REDES.

1.2. VENTAJAS DI FERENCIALES

Por ser S I I G O el nico software administrativo TOTALMENTE INTEGRADO ENLINEA Y TIEMPO REAL, el sistema le ofrece las siguientes ventajas

diferenciales:

14 mdulos administrativosque permiten controlar en detalle todas lasreas de su empresa, ejerciendo as unagerencia integral, que disminuye laposibilidad de que en cualquier rea sepresente una fuga de utilidades.

Informacin al da, que permite tomadecisiones mas acertadas al tener cifras reales

en cualquier momento; y esto slo slogra, cuando a partir de la elaboracin de lodocumentos se actualiza al instante la informacide toda la empresa; es decirque al digitar una factura, el sisteminmediatamente y de manera automtica inteligente registra los datos en los mdulos dcontabilidad, cuentas por cobrar, inventariosventas, presupuesto y pedidos y sin necesidad drealizar procesos engorrosos dinterfases, cierres, transferencias, reprocesos reconstrucciones de datos y se evita redigitar

conciliar datos, perder informacin al tener qe unir o enviar saldos y lo ms importantedecidir con datos actualizados, parciales y pocconfiables.

Informacin exacta, que reduceconsiderablemente el riesgo atomar decisiones y que solo se consiguecuando se utiliza un Software Totalmente

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Integrado, porque cuando la cifra se digitauna sola vez, siempre los datos en las demsreas sern los mimos, puesprovienen de una solafuente de alimentacin (los documentos);es decir, que la cifra de la factura siempreser igual a la de contabilidad, cartera,inventarios, etc.

Informacin histrica, qupermite analizar en cualquier momento, comha sido el comportamiento de las cifras en lodiferentes meses de aosin necesidad de tener que realizar procesoengorrosos de cierres de mes; adicionalmente, con el fin dque la implementacin del software sea marpida, el sistema permite digitar datos d

diferente mes y al mismo tiempo los de da da, logrando as, que no se atrase la informacide hoy y desatrasando la de meses anteriores.

Informacin proyectada, que permitesensibilizar las cifras para evaluar el impactode las decisiones y esto se logra con lafuncionalidad de SI I GO Add-in, pues sepueden trasladar los datos contables yadministrativos a Excel, yutilizar no slo su potencia de clculo ygraficacin, sino tambin tener acceso ainformes y grficos predefinidos.

InformacinCorporativa, que permite tener un contrototal de las diferentes empresas, al poderegistrar, incluso emltiples monedas, las transacciones dhasta 98 compaas y obtener la informacin dmanera individual o consolidada.

Seguridad en informacin, quepermite a la gerencia, restringirel acceso en las cifras de la empresa, alpersonal queconsidere no las necesita o no las debeconocer, y esto se logra al tener la opcin demanejar claves de acceso y definir mltiplesmens propietarios.

Facilidad de manejo, que le garantiza que emuy corto tiempo se aprende a utilizar y quofrece resultados de manera rpida y confiabley esto se obtiene al utilizar un softwar

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que tan solo al elaborar cualquier documento sin que el personal requiera conocimientoavanzados en contabilidad y sistemas, le permittener el control de su empresa.

Indicadores claves de xito, que le permite a la gerencia, conocer a manera de cifras y grficas, los resultados msrelevantes de su negocio, mediante lautilizacin del mdulo EL GERENTE.

Auditoria dInformacin, resume los informes de auditoa ms importantes que el Gerente y el GrupContable requiere para ejercer un eficiente controen el registro de transacciones y en el desarrollde la gestin.

1.3. PRODUCTOS SIIGO

1.3.1. Soluciones Empresariales

Por tamao de empresa

SIIGO BsicoSIIGO, Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un softwaregenrico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general,todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios.

La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

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SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales:LINUX (solo como servidor en la versin SIIGO Windows) y WINDOWS.

SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET

SIIGO Bsico es MonousuarioOPCIONES:

SIIGO BASICO SERVICIOS

Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar,Inteligente, Gerente y El Auditor

SIIGO BASICO COMERCIAL

Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inteligente, Gerente

y El Auditor

SIIGO BASICO PROVEEDORES

Documentos, Contabilidad, Cuentas por Pagar, Inventarios, Inteligente, Gerentey El Auditor

SIIGO BASICO PRODUCCION

Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Distribucin deCostos, Inteligente, Gerente y El Auditor

SIIGO BASICO CAJERO

Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Punto de caja,Inteligente, Gerente y El Auditor

SIIGO ofrece mdulos complementarios

Cuentas por pagar Gestion de Nomina y Recursos Humanos SIIGO Add-in Balanced Scorecard Tablero de indicadores

VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO

SIIGO es fcil y rpido de configurar, incluye un asistente de configuracin(WIZARD), que gua y detalla pas a paso el proceso de parametrizacion delsistema Indicndole el porqu de cada opcin, con el fin de que lo parmetrosiniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima.

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SIIGO es muy fcil de usar, incluye mens propietarios y mapa de informes

SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboracin de los documentosfuente, registra y mantiene al da la informacin de todas las reas de laempresa.

SIIGO Bsico integra hasta 5 mdulos en lnea y tiempo real.

SIIGO cumple con las ltimas normas gubernamentales

SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el ao contable seacerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente

SIIGO permite el nivel de desagregacin de informacin al utilizar centros decostos, terceros y documentos

SIIGO Bsico maneja hasta 2 empresas consolidables.

SIIGO permite el diseo personalizado de documentos.

SIIGO migra informacin a otros programas

SIIGO utiliza mltiples claves de acceso con niveles de restriccin.

SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro

SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal deusuarios

VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET

Simplicidad de manejo

El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderloutilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseo tan intuitivo, que le permite navegaren los mens y en los documentos de una manera fcil y sencilla

Mayor nivel de seguridad en el acceso a la informacin

De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden disear

mens propietarios para restringir a partir de la definicin de permisos, elacceso a informacin no autorizada

Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos

En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores,para que el usuario pueda llamar y gravar la informacin de manera ms rpida

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Reducir el tiempo en la digitacin y consulta

En SIIGO.NET los usuarios podrn a travs de la definicin autnoma de losbuscadores, encontrar la informacin de una manera mas rpida y sencilla

Analizar la informacin de acuerdo a las variables que se requieran

A partir de la de generacin personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, elusuario podr crear nuevas variables que no estn contempladas en elprograma, las cuales pueden ser de tipo fecha., numrica, de texto, etc.

Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades

La impresin de las facturas, egresos y cualquier otro documento podr serdiseado directamente por el usuario

Facilidad en la elaboracin de los documentos

En una sola pantalla, el usuario podr a golpe de vista, visualizar todos loscampos necesarios para la elaboracin de cualquier documento

Flexibilidad en el registro de las transacciones

En SIIGO.NET los usuarios podrn definir de acuerdo a su conveniencia, si lacontabilizacin de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente ofuera de lnea

Generacin personalizada de reportes

A travs de mltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes

de acuerdo a sus necesidades especificas

Facilidad de Integracin con otros programas

SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para serintegrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivoplano, etc.)

Facilitar la elaboracin de nuevos programas especiales

El diseo de SIIGO.NET permite que la elaboracin de los programas especialespuedan ser realizados de una manera ms rpida y efectiva

Caractersticas:

Tiene en su empaquetamiento cinco mdulos (05) totalmente integrados. Monousuario Permite instalar hasta 2 empresas en la misma licencia. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas.

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SI I GO VENDEDOR

SIIGO, Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un softwaregenrico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general,todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios.

SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales:LINUX (solo como servidor en la versin SIIGO Windows) y WINDOWS.

SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET

SIIGO Vendedor ofrece nueve (9) mdulos bsicos:

1. Elaboracin de documentos2. Contabilidad General

3. Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar4. Inventarios5. Ordenes de Pedidos6. Ventas7. El Inteligente8. El Gerente9. El Auditor

NOTA: EN SIIGO.NET algunos informes del Gerente y el Auditor estn incluidos;los que faltan estarn incluidos en el segundo semestre del 2008

SIIGO Vendedor ofrece mdulos complementarios

Mdulos adicionalesGestin de RecaudoGestin de ClientesGestin de TesoreraPunto de VentaCajero DistribuidoManufactura

Gestion del Talento Humano Inteligencia de NegociosNomina SIIGO Add-inRecursos Humanos Balanced Scorecard

Vt-learning (Capacitacin Virtual) - Tablero de IndicadoresGestion de Evaluacin por Competencias - Mapa de Gestion- Mapa Estratgico- Indicator Maker

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VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO

SIIGO es fcil y rpido de configurar, incluye un asistente de configuracin(WIZARD), que gua y detalla pas a paso el proceso de parametrizacion delsistema Indicndole el porqu de cada opcin, con el fin de que lo parmetrosiniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima.

SIIGO es muy fcil de usar, incluye mens propietarios y mapa de informes.

SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboracin de los documentosfuente, registra y mantiene al da la informacin de todas las reas de laempresa.

SIIGO Vendedor integra 9 mdulos en lnea y tiempo real.

SIIGO cumple con las ltimas normas gubernamentales.

SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el ao contable sea cerradodefinitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente.

SIIGO permite el nivel de desagregacin de informacin al utilizar centros decostos, terceros y documentos.

SIIGO registra todas las transacciones (excepto nmina), en Noventa y nueve(99) tipos de moneda: una (1) Local y noventa y ocho (98) Extranjeras.

SIIGO Vendedor maneja hasta 5 empresas consolidables.

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SIIGO permite el diseo personalizado de documentos.

SIIGO migra informacin a otros programas.

SIIGO utiliza mltiples claves de acceso con niveles de restriccin.

SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro.

SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios

VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET

Simplicidad de manejo

El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderloutilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseo tan intuitivo, que le permite navegaren los mens y en los documentos de una manera fcil y sencilla

Mayor nivel de seguridad en el acceso a la informacin

De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden disearmens propietarios para restringir a partir de la definicin de permisos, el accesoa informacin no autorizada

Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos

En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, paraque el usuario pueda llamar y gravar la informacin de manera ms rpida

Reducir el tiempo en la dig itacin y consulta

En SIIGO.NET los usuarios podrn a travs de la definicin autnoma de losbuscadores, encontrar la informacin de una manera mas rpida y sencilla

Analizar la informacin de acuerdo a las variables que se requieran

A partir de la de generacin personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, elusuario podr crear nuevas variables que no estn contempladas en el programa,las cuales pueden ser de tipo fecha., numrica, de texto, etc.

Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades

La impresin de las facturas, egresos y cualquier otro documento podr serdiseado directamente por el usuario

Facilidad en la elaboracin de los documentos

En una sola pantalla, el usuario podr a golpe de vista, visualizar todos loscampos necesarios para la elaboracin de cualquier documento

Flexibilidad en el registro de las transacciones

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En SIIGO.NET los usuarios podrn definir de acuerdo a su conveniencia, si lacontabilizacin de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente ofuera de lnea

Generacin personalizada de reportes

A travs de mltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes deacuerdo a sus necesidades especificas

Facilidad de Integracin con otros programas

SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para serintegrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivoplano, etc.)

Facilitar la elaboracin de nuevos programas especiales

El diseo de SIIGO.NET permite que la elaboracin de los programas especialespueda ser realizada de una manera ms rpida y efectiva

Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente(Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboracinde stos directamente en el computador se actualizan en lnea y tiempo realtodos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas porPagar,Inventarios, Ventas y Contabilidad.

Caractersticas:

Tiene en su empaquetamiento siete mdulos (07) totalmente integrados.

Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes.

SIIGO EstndarS I I G O Estndar es el software administrativo cuya total integracin permite,mediante la elaboracin de todos los documentos (facturas, cheques, recibos,notas, etc.), obtener la informacin al instante y de manera confiable de todaslas reas de la empresa, permitiendo as ejercer un control total sobre lacompaa disminuyendo la posibilidad de que en cualquier rea se presente unafuga de utilidades.


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Caractersticas:

Tiene en su empaquetamiento catorce mdulos (14) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 98 empresas en la misma licencia. Consolida 8 empresas con movimiento y 98 con saldos en la empresa No. 99. Permite crear 9999 centros de costos y 999 subcentros de costos. Permite crear 9999 Bodegas y 999 ubicaciones en cada bodega. Manejo de moneda extranjera hasta con 99 monedas diferentes.

e- Synergye-Synergy es una solucin nueva basada en tecnologa Web (Internet /Intranet), la cual permite a las organizaciones mejorar su eficiencia global, dandoa mas personas acceso a mas informacin que antes. Esto significa que cadaelemento puede ser relacionado o conectado: computadores, documentos,clientes, productos, empleados y mucho ms.


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Permite la entrada, proceso, acceso e interaccin de toda la informacin que laempresa usa en cualquier parte y a cualquier hora por empleados, socios,distribuidores, clientes y proveedores usando el buscador de una pgina Web.

Por sector econmico

SIIGO Produccin

Adicionalmente a las funcionalidades que tiene el SI I GO Estndar, SI I GO PRODUCCION le permite a las empresas industriales conocer el costo real de unproducto determinado y contabilizar automticamente los costos de produccin.

Su funcionalidad bsica parte desde la formulacin de cada producto a partir deun recetario hasta obtener el costo real de los productos.


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SI I GO ComercialS I I G O Comercial es una herramienta de apoyo para la administracin y elcontrol empresarial en los negocios del sector comercial; a travs de laelaboracin de documentos en el computador (facturas, cheques, recibos, etc)actualizando en lnea y tiempo real los registros de contabilidad, cartera,inventarios y ventas.

SI I GO ServiciosSoftware modular de SI I GO para la administracin de negocios del sector deservicios, con el cual se obtiene al momento y de manera confiable la informacinde contabilidad, cartera o proveedores partiendo de la elaboracin dedocumentos fuentes (facturas, cheques, recibos, etc.), ofreciendo as, todas lascifras necesarias para la toma de decisiones.

Por actividad econmica

SI I GO VendedorS I I G O Vendedor es un software completo y de fcil manejo que sirve para llevarun registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializanproductos. El sistema es utilizable en computadores que opere bajo sistemaoperacional DOS, WINDOWS, REDES y LINUX.

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Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente(Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboracinde stos directamente en el computador se actualizan en lnea y tiempo realtodos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas porPagar,Inventarios, Ventas y Contabilidad.

Caractersticas:

Tiene en su empaquetamiento siete mdulos (07) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes.

SI I GO ContadorS I I G O Contador es diseado exclusivamente para facilitar y mejorar la

productividad de los contadores y las empresas en su relacin de utilizar serviciosexternos para el procesamiento de datos contables. Las compaas no tendrnque suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplementeun formato establecido que al subir al programa, automticamente y al instantealimenta la informacin necesaria para producir los estados, indicadores ycomparativos financieros que la empresa necesita.


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SIIGO Cajero

Es un software completo y de fcil manejo que sirve para llevar un registrodetallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos.

Incluye los siguientes mdulos: Contabilidad, Inventarios y P unto de venta.

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2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATODE MANTENIMIENTO.

Despus de realizada la instalacin de SI I GO , terminados los procesos tericoprcticos de capacitacin y solicitadas por nuestros clientes las visitaspresnciales, el Departamento de Servicio al Cliente les seguir prestandopermanentemente a sus usuarios los servicios que a continuacin describimos y acuyos beneficios tienen derecho a travs del Contrato Anual de Mantenimiento

2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO

Informtica & Gestin, ofrece una garanta permanente de funcionamientosobre el programa S I I G O y sus mdulos complementarios, siempre y cuando secumplan las siguientes condiciones:

Que el usuario no altere ni acceda a los archivos de programas, ni a losarchivos de datos por medios diferentes a los propios del sistema o a losrealizados directamente por Informtica & Gestin.

Que el usuario permita al personal de Informtica & Gestin la realizacin delas actividades propias de la visita de mantenimiento, suspendiendotemporalmente las labores y conserve en buen estado los equipos decmputo.

Que el usuario se mantenga en la ltima versin del programa, ofrecida porInformtica & Gestin y renueve permanentemente su contrato demantenimiento.

2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIN

Informtica & Gestin realiza actualizaciones de versin permanentes de acuerdocon:

Los cambios en la legislacin contable y tributaria. Mejoras o sugerencias hechas por los clientes, siempre y cuando puedan ser

implementadas.

2.2.1. Cuando Util izarla?

Cuando desee tener su software actualizado debe hacer uso de la garanta

permanente de funcionamiento, ya que constantemente se hacen mejoras,modificaciones o inclusin de nuevas utilidades al producto que permiten unptimo funcionamiento del mismo. As mismo se requieren las actualizaciones delsoftware cuando se presenten cambios en las normas contables, fiscales olaborales que afecten el software. Es recomendable que las actualizaciones deS I I G O se efecten como mnimo cada tres (3) meses.

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2.2.2. Cmo Util izarla?

Para efectuar la actualizacin de SI I GO debe ingresar a nuestra pgina WEBwww.siigo.com por la parte superior seccin Portales y seleccioneClientes, selecione la opcion ya tiene clave pulse aqude inmediato lesolicitar su Username (Que corresponde al Serial) y Password (Que correspondea la Clave asignada por Informtica y Gestin S.A.).

Si aun no tiene la clave para ingreso al portal contctenos y solictela.

La ltima versin de estas actualizaciones se encuentra disponible en la pginaweb en dos presentaciones:

Actualizacin Total: Al seleccionar esta opcin bajar todos los archivoscorrespondientes al programa elegido y los ltimos cambios si los tiene.

Actualizacin Parcial: Al seleccionar esta opcin bajar nicamente losarchivos que han tenido modificaciones posteriores a la generacin de laActualizacin Total.

Servipack SIIGO Windows: Descarga el ltimo Servipack de SIIGO Windows. Runtime SIIGO Windows Descarga el Runtime para SIIGO-Windows.

Para bajar la Actualizacin Total o los Actualizacin Parcial del programase deben realizar los siguientes pasos:

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1. Seleccione la opcin Actualizaciones:

2. Inmediatamente habilita dos opciones. Para continuar con el proceso deactualizacin de clic enActualizaciones:

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3. Si selecciona la opcin Actualizacin Total bajar todos los archivos

correspondientes de SIIGO y los ltimos cambios si los tiene e inmediatamente lemostrara la siguiente pantalla donde debe leer las instrucciones y posteriormenteclic en el botn iniciar

4. Una vez que el sistema valida la informacin suministrada en el paso anterior,

se abre la siguiente ventana, del Procedimiento para bajar la Actualizacin, endonde debe definir el modulo que desea actualizar y posteriormente clic encontinuar.

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5. El sistema iniciar el procesamiento de la informacin y le mostrara losarchivos correspondientes para ser bajados a su disco duro, seleccione uno a unolos .zip que muestra el sistema.

Si desea saber cmo bajar los archivos generados, consulte la opcin Cmoba jo los arch ivos de ac tua l i zac in a mi d i sco duro?

RECUERDE

Hacer copia de seguridad de su informacin(empresas) y de los archivos de programa.

Cada uno de los pasos descritos anteriormente tienerecomendaciones, las cuales sugerimos leer antes decontinuar.

Si la opcin elegida es Actualizacin Total, sedeben bajar todos los archivos de actualizacingenerados por el sistema.

Los archivos de actualizacin se deben copiar en cadauna de las mquinas donde tenga instalado SIIGOWindows, para DOS nicamente en el servidor.

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Si usted no cuenta con servicio de Internet podr solicitar sus actualizacionesdirectamente en las instalaciones de Informtica y Gestin S.A. en la Carrera 18No. 79 - 42 1er piso.

El procedimiento para solicitar las actualizaciones en Informtica y Gestin S.A.es el siguiente:

Traer impresa la solicitud de la actualizacin generada por el sistema en lassiguientes rutas, de acuerdo al tipo de Siigo que se tenga instalado:

SIIGO WINDOWS: Administracin Imprime solicitud de actualizacin

SIIGO DOS: Al ingresar al programa, en el men principal, seleccionar laletra A Solicitud Actualizacin

Medio magntico en el que desea la actualizacin. (1 CD para actualizar suSIIGO DOS o SIIGO WINDOWS, 15 Disquetes para actualizar su SIIGO DOS,UNIX o LINUX.

2.3. ASISTENCIA VIRTUAL

Informtica y Gestin S.A. cuenta con un portal de clientes que esta a sudisposicin las veinticuatro (24) horas del da, para que pueda resolver sus dudaso inquietudes en lo referente al manejo y ejecucin de procesos en SI I GO , loque le permitir obtener su informacin contable de forma rpida y oportuna.

2.3.1. Cuando Util izarla?La asistencia virtual se debe utilizar en el momento en el que se presenten dudaso inquietudes en la definicin de parmetros, manejo o ejecucin de procesosdentro de SI I GO.

2.3.2. Cmo Util izarla?

Para obtener acceso a la asistencia virtual se debe ingresar a la pagina WEBwww.siigo.com Clientes Si ya tiene clave ingrese AQU Ingrese elusuario y la contrasea escoger la opcin Preguntas Frecuentes, dondeencontrar instructivos detallados, que le ayudarn a resolver sus inquietudes.

Para ingresar a la opcin de preguntas frecuentes debe seguir los procedimientosque se describen a continuacin:

1. Clientes 2. Si ya tiene clave ingrese AQU 3. Ingrese el usuarioy la contrasea

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2. Escoja la opcin PREGUNTAS FRECUENTES

3. Lea el instructivo y de clic en la opcin Acceso A Preguntas Frecuentes

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4. Para realizar la bsqueda se puede por 1.Palabra Clave o por 2. NumeroDe Documento: Para realizar la bsqueda se debe escribir una Palabra claveque est relacionada con el tema de su inters y luego dar clic en el botnBuscar.

2.4 Asistencia Telefnica Ilim itada Service Center

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El Departamento de Servicios cuenta con un grupo de asesores especializados enla prestacin de servicio telefnico, pues tienen las suficientes destrezas para querpidamente y de manera efectiva, puedan diagnosticar, solucionar y hacer elseguimiento necesario para que la duda y/o inconveniente sea solucionadototalmente. Para lograrlo, contamos con una planta telefnica con PBXindependiente que se atiende de lunes a viernes.

2.4.1. Cundo Util izarlo?

Este es un servicio al que nuestros usuarios tienen derecho sin ningn costoadicional y que puede utilizar cada vez que tenga dudas o inconvenientes conS I I G O ; el nico requisito, es que se encuentren a paz y salvo por todoconcepto y que mantengan vigente su contrato de mantenimiento.

2.4.2. Cmo Utili zarlo?

Como procedimiento de inicio al servicio, el usuario deber dictar el nmero delserial del programa con el fin de que el asesor pueda encontrar masrpidamente el historial del cliente. El nmero telefnico de este servicio es:6161818.

2.5. SERVICIO DE ATENCIN INMEDIATA VA DEXON

MANUAL DE INSTALACION DEXON

2.5.1. Que es Dexon?

Dexon es un software de comunicaciones que le permite a nuestros usuariosSIIGO tener un contacto directo va MODEM o a travs de Internet con un Asesorde Informtica & Gestin S.A., sin necesidad de hacer presencia fsica,

minimizando tiempo en desplazamiento.Software de comunicaciones que permite soluciones Agiles, Seguras y con AccesoRemoto. Es neceseario que en el equipo en el que se realice la conexin se tengaacceso a Internet.

2.5.2. Como Funciona?

A travs de una conexin telefnica o Internet el cliente podr acceder al servidorcentral de servicio telefnico de Informtica y Gestin S.A., en donde el asesor

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que recibe la llamada estar en capacidad de conectarse con el cliente paraacceder a la informacin y as poder prestar un servicio en lnea.

2.5.3. Cules son los requerimientos?

Windows 2000 en adelante Procesador 486 en adelante 64K en RAM en adelante MODEM de 56k y o salida a Internet.

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2.5.4. Proceso de Instalacin

1. Si al momento de realizar esta Instalacion o Actualizacion del AgenteDexon se tiene la version del agente Dexon anterior se debe eliminar:

Ingrese al Disco local C y elimine la carpeta Dexon. Eliminar por Inicio/Todos los programas/Dexon, dar click derecho

sobre el icono de Configurar conexin con Siigo eliminar.

Eliminar por Panel de Control/Conexiones de Red el icono de Service Centerde Siigo

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2. Despues de eliminar el agente Dexon anterior, verificamos que este creada lacarpeta Dexon en el Disco local C, de lo contrario crear esta carpeta llamadaDEXON.

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Copiar en la carpeta Dexon el archivo Dexon_Rs.Exe

3. Luego verificamos en el Disco local C/Carpeta Dexon que se encuentre elarchvo comprimido Dexon_RS.

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4. Siguiente a este proceso se da clic derecho en el archivo comprimido, y seextrae el contenido a la carpeta Dexon.

5. Ejecutamos el archivo Dexon_Rs. Con doble click.

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6. De inmediato aparece una ventana, en la cual se selecionara el idioma en quese desea realizar la Instalacion del Agente Dexon.

7. Aparecera un mensaje, en el cual el sistema confirmara que se realizara laInstalacion del Agente Dexon.

8. Al dar continuar en el mensaje de la Instalacion del programa, semostraran las condiciones de la licencia del programa Dexon.

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Favor leer las condiciones del licenciamiento y luego dar click al botn Si, aceptolos terminos del contrato de licencia de uso para que inicie la instalacin.

9. El sistema comienza el proceso de instalacin

10. Al realizar la Instalacion del Agente Dexon, adicionalmente se debeconfigurar la conexion, este proceso es necesario, para la realizacion de laconexion con el service center de Siigo.

El sistema arrojara una ventana en el cual nos confirmara si la conexin es porModem o Banda Ancha.

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Si la conexion es por I.P o VPN se debe seleccionar la opcin Dispone deuna conexin a Internet y luego se debe aceptar la opcion de NEXT para queel programa tome el cambio.

Si la conexin es por Modem se debe seleccionar la opcin No tienesalida de Internet y luego se debe aceptar la opcion de NEXT para que elprograma tome el cambio.

13. Luego el sistema muestra los Datos de la configuracion, en el cual serefleja el nombre de la conexion, dirreccion IP, el nombre de usuario, lacontrasea y el dominio de la conexion, estos datos no se deben modificar ya qse presentan inconvenientes al realizar la conexion, le indicamos que Finalizepara aceptar la conexin.

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Nota:Para conexines via Modem solo se realizan desde Bogota

Datos Para La Conexion Por Ip/ Banda Ancha con el servidor de Bta

Datos Para La Conexin Por Modem con el servidor de Bta14.Cuando termine el proceso de creacin de la conexin a Service Center Siigoel sistema muestra el mensaje La conexin fue creada correctamente!

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15. Cuando termina el proceso de instalacin muestra un mensaje que La

Instalacion se termino satisfactoriamente. Le decimos que OK.

16. Posteriormente el sistema informa que es necesario reiniciar el equipo,indicamos a esta opcion y de esta manera queda Instalado Configurada laconexin.

Nota: Si al reiniciar la maquina tenia la version anterior de Dexon debedesinstalar el programa y volver a ejecutarlo de la siguien te manera:15. ingresando en Inicio/ Todos losrogramas/ Dexon/ Dexon_Rs/ Desinstalar Dexon_RS

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Y volver a realizar el proceso anteriormente mencionado.

16. Despus de haber realizado la Configuracin del Agente Dexon, Debemoscrear el icono del acceso Directo para solicitar el servicio.Ingresamos por Inicio/Panel de Control/Conexiones de Red y damos click derechosobre el Icono de Service Center, Crear Acceso Directo.

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17. Verificamos en el escritorio que se halla creado el Acceso Directo y luegodamos doble click sobre este icono para la realizacion de la conexin.

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18. El sistema crea en la parte inferior derecha un ingreso directo a IconoService Center el cual se utiliza para solicitar el servicio despus de estarconectado con nuestro servidor.

19. Luego damos doble clic sobre el icono Azul Service Center que se encuentraen la parte inferior derecha de nuestro escritorio, tramitamos los datos comoNombre, Telfono Y Correo Electrnico y le decimos Comunicarse. (NOdiligenciar en el nombre de la empresa Signos y si es el central o un distribuidoindicar el nombre de la maquina o Terminal a la que corresponde)

20. Al dar clic en la opcin comunicarse el sistema muestra un mensaje el cualindica El proceso de la conexion y luego aparece un mensaje el cual dice queEl incidente ya fue creadoesto significa que la conexin ya ingreso en laconsola de Dexon para la prestacion del Servicio.

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21. Habilita la ventana del Chat con el cual el usuario y el asesor se comunicaranva Dexon.

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Se empieza la comunicacin via Chat y Remota por la cual nuestrosasesores de Servicio al Cliente prestaran un servicio eficaz.

Nota :

En caso de perder la conexin via Dexon comunicarse con nuestro CallCenter al 6161818 para dar solucion a este incoveniente.

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Cuadro de Configuracin Conexin Dexon

Pais I.P Pblica I.P ServidorDexon -CFG

Usuario Contrasea Dominio

Colombia 190.24.129.67 145.14.84.7 dexon dexon1 076rd400-dexon1

Ecuador 200.93.217.162 145.14.33.130 dexon dexon01 ec154dexonPer 209.45.64.6 145.14.52.2 dexon dexon01 pe076dexon

Proceso para desconectarse de la conexin con Service Center?

1. Ingresar por Inicio/Panel de Control/Conexiones de Red y damos Clickderecho sobre el icono de Service CenterDesconectar

2.6. ATENCION EN PLANTA

Informtica & Gestin S.A. tiene a su disposicin a un grupo de asesores quele podrn prestar un servicio personalizado dentro de nuestras instalaciones.

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2.7. VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO

Los usuarios podrn solicitar sin costo alguno las visitas de mantenimiento parala solucin de sus inconvenientes. De acuerdo a las necesidades del cliente y enel momento que lo requiera, deber solicitar estas visitas de mantenimiento, lascuales no son acumulables de un ao a otro, es decir que si no hicieron uso delas visitas dentro del ao de mantenimiento, no se acumulan para la siguientevigencia del contrato.

2.7.1. Cuando Utili zarlas?

Las visitas podrn ser utilizadas cuando requiera efectuar actualizaciones deversin, revisin de informacin, capacitacin, limpieza de y mantenimiento dearchivos, etc. l nmero de visitas que pueden solicitar, depende del productoadquirido.

2.7.2.Como Utilizarlas?Comunquese con nosotros a travs de la lnea de atencin al cliente 6161818con un asesor del departamento telefnico y solicite la visita de mantenimientoindicando su nmero de serial, direccin, telfono y nombre del contacto.

2.8. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION,MONITORIAS Y SEMINARI OS

Informtica y Gestin S.A. le ofrece cursos de manejo en S I I G O sin costo

adicional, para que capacite y actualice al personal de su empresa. Los cursos deCapacitacin en SI I GO se dictan en nuestras instalaciones en un total de nueve(9) sesiones de cuatro (4) horas cada una, donde dos (2) horas son tericas ydos (2) horas son prcticas.

El servicio de Monitorias tienen como propsito fundamental, aclarar dudassobre el manejo y el funcionamiento de SI I GO en las empresasusuarias. Su programacin se realiza de acuerdo a las solicitudes efectuadas porlos clientes y por el anlisis de las estadsticas arrojadas por nuestro sistema deinformacin, de acuerdo a las llamadas mas frecuentes que recibimos. La idea esque el usuario se identifique con un tema de inters y se inscriba.

Peridicamente y con el fin de mantener a nuestros usuarios actualizados entemas de inters empresarial y/o relacionados con S I I G O , se estn dictandoseminarios sobre las ltimas normas contables, tributarias o administrativas ysobre nuevas versiones de S I I G O , a las cuales podr asistir sin costoalguno, una persona designada por el cliente; la empresa deber inscribirse deacuerdo a la programacin establecida por Informtica & Gestin.

2.8.1 Cundo Utili zarlos?

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Cuando ingrese nuevo personal a su empresa o quiera actualizar a los usuariosactuales de SI I GO en su empresa, puede hacer uso de los cursos de capacitaciny monitorias que ofrece permanentemente Informtica & Gestin S.A.

Los cursos y las monitorias se realizan en las fechas y horas programadas porInformtica & Gestin S.A. y podrn asistir las personas designadas por elusuario.

2.8.2 Como Utilizarlos?

La programacin de los cursos y monitorias estn publicados en nuestra pginaweb www.siigo.com Capacitacin, donde encontrar las diferentes fechas yhorarios en que se dictan los cursos. Una vez haya escogido la fecha y el horariodel curso deber inscribirse con anticipacin, personal o telefnicamente ennuestro Departamento de Capacitacin, Tel. 6337150 Ext. 1104. Estos cursos ymonitorias no tienen ningn costo para nuestros usuarios, siempre y cuando seencuentren a paz y salvo por todo concepto y tengan vigente su contrato demantenimiento.

Los seminarios son totalmente gratis, pero estos se programan en fechas y horasespecficas que sern publicadas con anticipacin en nuestra pgina web.

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3. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION

El objetivo principal del proceso de capacitacin consiste en mostrar al usuario elciclo normal de una empresa en sus operaciones, interactuando de formaintegrada con todos los mdulos desde el proceso de parametrizacin delsoftware, correr todos los procesos contables y administrativos con el fin demejorar la gestin de las empresas.

3.1 MODULOS DE SIIGO

Documentos Contabilidad Cuentas por cobrar Gestin de Recaudo Cuentas por pagar Inventarios Nmina

Activos fijos Presupuesto Ordenes de pedidos Ordenes de compra Ventas Gestin de clientes Tesorera

Contabilidad

SaldosIniciales

Parmetros

Proceso de ComprasGestin de Clientes

Proceso de VentasGestin de Recaudos

Proceso deInventarios

Procesos AutomticosY Cierres

Activos Fijos

Tesorera

PORTAL DE CLIENTES

S

E

R

V

I

CE

C

E

N

T

E

R

C

E

R

T

I

F

I

C

A

C

I

O

N

Servicio Remoto DEXON

Contabilidad

SaldosIniciales

Parmetros

Proceso de ComprasGestin de Clientes

Proceso de VentasGestin de Recaudos

Proceso deInventarios

Procesos AutomticosY Cierres

Activos Fijos

Tesorera

PORTAL DE CLIENTES

S

E

R

V

I

CE

C

E

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T

E

R

C

E

R

T

I

F

I

C

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I

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Servicio Remoto DEXON

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3.2 SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MNIMOS DE MQUINA.

El Sistema Integrado de informacin Gerencial Operativa SIIGO WINDOWS,opera bajo plataformas operacionales tales como:

Windows 98 Segunda Edicin/ 2000 / NT / XP / Vista Novell

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4. INSTALACION DE EMPRESA

El programa debe instalarse en el computador establecido por el usuario para talfin,

SIIGO permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98) en el mismoequipo,Usando los directorios con un nmero consecutivo as SIIWI01, SIIWI02,...donde se encontraran la informacin de cada una de las empresas.

La instalacin de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sindejar espacios libres, ejemplo 1,2,3,4

SIIGO permite la reinstalacin de empresas, aquellas que ya no se estn usandopueden volver a crearse con razn social, y NIT diferentes al instaladoinicialmente.

Los datos que debe saber antes de iniciar el proceso son:

1. Cual es el equipo que tiene el SIIGO2. Numero de empresa a Instalar3. En que unidad se instalara la empresa.4. Numero de serial de la empresa5. Nombre de la empresa a Instalar tal como aparece en Cmara y Comercio6. El numero de identificacin (NIT)7. Informacin General ( si es agente de Retenedor de IVA, Si maneja

mltiples retenciones y que sistema de inventarios manera en estaempresa)

8. Maneja IVA diferencial y que plan de cuentas necesita y9. por ultimo la fecha de corte de saldos iniciales

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4.1 Pasos para instalar la empresa

Ingrese a SIIGO y en el men tome la siguiente Ruta

RUTA Nuevo Men: Administracin Procesos Procesos Administrativos -Creacin nueva EmpresaRUTA Men Tipo Explorador: Administrador Creacin nueva Empresa.

Ventana Nuevo Men

Ventana Tipo Explorador

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Al ingresar a la opcin se presenta la siguiente ventana:a. En el campo Numero de Empresa a instalar Digite el numero de

la empresa, teniendo en cuenta que debe ser consecutivo.b. La unidad Es el disco de almacenamiento donde quedara la

informacin de la empresa ya que en ella esta instalada la primeraempresa, si es monousuario (por ejemplo C: o D:) o multiusuario(por ejemplo F:)

c. En la siguiente ventana Indique nuevamente el Nmero deempresa a instalar (2).

d. Nota:En caso de instalar una empresa sobre otra ya creada, es obligatorioseleccionar la opcin Corresponde a una reinstalacin para que el

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sistema pida la Clave del Administrador y pueda reemplazar losarchivos existentes. De lo contrario se debe dejar en blanco.

e. El sistema nos solicita el serial - Siigo, digite el serial de suempresa dado por Informatica & Gestion. (lo puede encontrar en elMen Ayuda Acerca de en el Men Principal.)

f. El Nombre Empresa, Digite el Nombre tal como aparece en elRegistro nico Tributario (RUT) o Cmara y Comercio.

g. En la opcin Identificacin ingrese el nmero del Nit de laempresa, sin separaciones de miles y el Dgito de Verificacin sedigita en la siguiente casilla

h. La opcin Agente retenedor Se marca cuando la empresa esagente retenedor de retencin de IVA,

i. Para la opcin Maneja Mltiples Retenciones se debe marcacuando en el mismo documento requiero computar diferentesretenciones, adicionalmente, realiza el clculo de las mismasnicamente en los casos en que realmente procede.

Nota: Lo anterior tanto para quienes estn catalogados como Autoretenedores como para quienes no lo son.

j. En la opcin Inventario peridico: marcaremos el sistema deinventarios que maneje la empresa, que puede ser SistemaPeridico o Sistema Permanente, Si desea manejar inventariopermanente Pase en blanco la opcin o si desea el sistema deinventarios peridico marque la opcin

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k. Fecha corte saldos: diligencie la fecha de corte del balance inicialde saldos con la que empezara la empresa. ejemplo 2008-01-01.Nota: Si corresponde a una empresa que va a empezaroperaciones la fecha es la de constitucin.

l. Maneja IVA diferencial, esta opcin la marcaremos si la empresacomercializan productos con diferentes tarifas de IVA. Si maneja latarifa general no la marque.

m. Mantiene el P.U.C.: (Plan nico de cuentas) este campo seemplea cuando deseamos mantener el Plan nico de Cuentas queel sistema tiene digitado internamente y asignar el tipo de plan decuentas, de acuerdo a la actividad econmica de la compaa. Al

marcar la opcin el sistema muestra las siguientes opciones

Plan para empresas del Sector Solidario (Cooperativas) Plan para Entidades Prestadoras de Salud Plan de Empresas de Servicios o Comerciales (Decreto 2650 de 1993) Plan de Entidades Oficiales

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El sistema confirma si los datos que se registraron anteriormente estn correctos,le diremos YES y se da por finalizado el proceso de instalacin de la empresa

IMPORTANTE

Para que el sistema asuma los cambios, deber salir de laaplicacin y volver a ingresar, encontrando as la empresa queacab de instalar.

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La ventana que el sistema nos muestra es la siguiente:

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4.2. ASISTENTE DE CONFIGURACION

Una vez creada la empresa y se digiten los datos de entrada (usuario, clave, ao,mes da) muestra los siguientes mensajes del asistente de configuracin.

i. ASISTENTE DE CONFIGURACION 1: Muestra los datos generales de lalicencia.

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ii. Muestra el numero de serial de la Empresa registrada en I & G.iii. Muestra los modulos que componel el empaquetamiento de SIIGO.iv. Muestra los puntos distribuidos, Numeros de caja que estan

registrados en la licencia

ASISTENTE DE CONFIGURACION 2: Permite realizar modificaciones a lainformacin hecha en la instalacin de la empresa (1na sola vez). se deberepasar con tab. y completar los datos del responsable, identificacin y tarjetaprofesional (contador o revisor fiscal). obligatorio y grabar con icono bandera

o F1.

El asistente una vez modificado y guardado los cambios solicitar la creacin deuna Pas y Ciudad como Mnimo, presentara el mensaje aclarativo.

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Crearemos el Pas 1 y en el Nombre del pas Colombia, Ciudad 1 NombreCiudad BOGOTA, Cdigo DANE 11001

El asistente mostrara las ventanas de los pases y ciudades Creadas. En estasventanas podemos modificar o adicionar cdigos

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 3: Si la Empresa maneja el modulo deVENTAS debe de diligenciar una zona como mnimo de lo contrario de

Continuar.

La zona que parametrizaremos ser la Zona Norte de Bogota Colombiaentonces Digitemos el cdigo de la zona 1, Digitemos el Nombre NORTE, elPas 1 (Colombia), Ciudad 1 (Bogota).

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El asistente mostrara la ventana de las Zonas Creadas. En esta ventana podemosmodificar o adicionar cdigos

ASISTENTE DE CONFIGURACION 4: Se debe definir el manejo de loscentros y subcentros, estos se crean para administrar los informes de una

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manera organizada y clara como son BALANCES, ESTADOS DE RESULTADOentre otros. Se debe crear mnimo uno.

Realicemos la apertura del centro de costos Administracin: Cdigo 1,ADMINISTRACION, Responsable GERENTE, Direccin CR 89 No 34-78,

Telfono 5895678, Fax, 5895678, E-Mail [email protected]

El asistente mostrara la ventana del centro y sub. centro creados. En estaventana podemos modificar o adicionar cdigos

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 5: Solicita la creacin de una bodega conel fin de organizar los inventarios. Se debe crear una bodega como mnimo.

Realicemos la apertura de la Bodegas Principal: Cdigo 1, PRINCIPAL,Responsable JEFE DE BODEGA, Direccin CR 89 No 34-78, Telfono 5456789,Fax, 5895678, E-Mail [email protected].

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El asistente mostrara la ventana de las Bodegas Creadas. En esta ventanapodemos modificar o adicionar cdigos

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 6: Se debe completar la informacin de laempresa como lo es direccin, e-mail, ciudad, pas, cdigo pas, cdigo ciudad, %inters mora (ya por defecto trae (datos de la moneda, signo y sigla deidentificacin). se debe desplazar con tab. (es obligatorio).

Completaremos la Informacin de la CIA. Direccin CR 89 No 34-78, [email protected]. Ciudad BOGOTA, Telfono 5456789,Cdigo del Pas 1 (Colombia), Cdigo Ciudad 1 (Bogota), desplcese con TAB,hasta finalizar.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 7: El asistente solicita los cdigos principalesque manejara los informespara; Bodega, ubicaciones (si maneja), Centrosde Costos, Subcentros (si maneja) y cual es el sistema de costeo quemanejara la empresa para valorizar su costo; LINEA, PREDETERMINADO YBATCH.

Completaremos la Informacin de la CIA. De la siguiente manera Cdigo de laBodega 1 (Principal), Cdigo Ubicacin TAB (No Manejamos Ubicaciones),

Cdigo del Centro de Costos 1 (administracin), Cdigo del Subcentro deCostos TAB (No Manejamos Subcentros) , y el sistema de Costeo es LINEA(Donde se maneja la causacin del costo al momento de facturar una venta o alrealizar una remisin segn Procedimiento Contable del Sistema de InventariosPermanente, mtodo de valoracin Promedio ponderado)

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 8: en el paso 8 del asistenteparametrizaremos la INFORMACION TRIBUTARIA, MANEJA REFORMATRIBUTARIA, LA CIUDAD donde aplica la reforma tributaria y si MANEJANOMINA CON DECIMALES.

Cuando hablamos de reforma tributaria, hablamos del impuestomunicipal (ICA), si desea hacer la contabilizacin de la retencin de ICA en lafacturacin y/o en la acusacin en el registro de Compras, marque la opcinReforma Tributaria Municipal. Y marque la ciudad Correspondiente.

1.Realizaremos entonces la marcacin de la opcin, ya que deseamos quenuestros documentos, Factura y Registro de compras causen la Retencin deICA

2.Seleccionaremos la Ciudad de Bogota.3.Esta opcin aplica si el sistema maneja nomina, para nuestra empresa no

tenemos instalado el modulo presione TAB para continuar sin marcarlo

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 9: en este paso del asistenteparametrizaremos la Opcin EDI(Intercambio Electrnico de Datos) , Conesta funcin se pueden subir los archivos de pedidos y rdenes de compragenerados por EDI . Se implementa esta funcin siguiendo la gua para eldesarrollo de interfaces Orden Compra / Pedidos D.96A de IBC COLOMBIA S.A.- CARVAJAL quienes emiten este estndar que cubre las necesidades deinformacin de las Cadenas de Autoservicio del pas.

La Opcin Mltiples Retenciones por Documento permite manejar ms de untipo de retencin como Retefuente, Rete IVA entre otras, dentro de un mismodocumento, realiza el clculo de las mismas nicamente en los casos en querealmente procede. Lo anterior tanto para quienes estn catalogados comoAutoretenedores como para quienes no lo son.

Nuestra compaa no maneja Intercambio Electrnico de Datos por lo tantorepasamos con TAB la opcin.En el manejo de mltiples retenciones seleccionaremos la opcin ya que laempresa solicita causar las retenciones en el documento.

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 10: en este paso se debe configurar losdatos tributarios como el tipo contribuyente, tipo de persona y porcentaje de reteIVA.Para configurar estos datos necesitaremos conocer el RUT de la compaa, dondese encuentra el tipo de contribuyente, en nuestro caso seleccionaremos elRgimen Comn, en el tipo de persona seleccionaremos Persona Jurdica. Y elRete IVA, (Segn le Decreto 2502 del 19 de julio 2005 se reglamenta que la

Retencin en la fuente en el impuesto sobre las ventas. A partir del 1 deseptiembre de 2005, la tarifa de retencin en la fuente por impuesto sobre lasventas es del cincuenta por ciento (50% ) del valor del impuesto.) Este es elvalor que registremos en la casilla.

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 11: Se debe configurar segn su actividad simaneja impoconsumo, fecha optimista y pesimista para tesorero y manejo deIVA diferencial.(no son obligatorios).

Si su actividad requiere manejar el impuesto al tabaco y licores marque laopcin en nuestro caso no manjanos este impuesto pasamos con TAB.

Para la marcacin de la fecha optimista y pesimista lo aremos si tenemos elmodulo de tesorera Instalado, en nuestra empresa manejamos el modulo por lotanto marcaremos esta casilla.

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 12: en esta parte del Configuradorparametrizaremos segn sea el caso, si requiere el manejo de enva informacina datacredito, manejo cooperativas y maneja reservas de inventario

El envi de informacin a datacredito se da cuando se requiere reportar

informacin a entidades de riesgo, en el caso de nuestra empresa no lamarcaremos.

Este campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector cooperativo, ya quepermite realizar la reclasificacin de las cuentas de Clientes con base a lasltimas modificaciones del Plan de Cuentas de Cooperativas. Para nuestraempresa pasaremos con TAB, por que no somos cooperativos

La opcin Manejo de reservas se marca si el proceso de facturacin lo realiza endos o ms terminales al mismo tiempo, esto no le permitir mover unidadesnegativas en el inventario de acuerdo con los permisos de las claves de

usuarios. En el ciclo del reloj debe asignar 6000 o ms, tiempo en milsimas desegundos, estimado para retornar la mercanca si no se factura.

En nuestro caso pasaremos la opcin con TAB, por solo facturamos con unaTerminal.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 13: Segn la actividad de la empresa sedebe configurar el manejo de AIU, si modificaciones bodega y centros de

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costos y clasificaciones o se quiere elaborar documentos digitando primerola cantidad del producto. (no es obligatorio).

El manejo del AIU es una figura utilizada en algunos contratos como en loscontratos de construccin de obra (Propio de ingenieros civiles y arquitectos), y

los servicios prestados por las cooperativas. En el caso de nuestra empresa noaplica ya que somos comerciantes.

Al marcar modifica Bodega y Centros de Costos, cuando se registre en eldocumento Nota de Traslado se podrn modificar estos conceptos, en el ejerciciomarcaremos entonces esta opcin porque modificar las bodegas con notas detraslados.

Cuando digitemos un documento el sistema nos permite digitar primero lacantidad del producto si marcamos esta opcin de lo contrario lo har de lamanera estndar, para nuestro ejercicio lo dejaremos sin marcar pasaremos con

TAB

ASISTENTE DE CONFIGURACION 14: segn actividad econmica verificar elmanejo de impuesto al deporte, manejo segunda cantidad y si quiere que salganlos documentos con el costo de la materia prima.

El campo de impuestos al deporte se marca si la compaa tiene la obligacin deeste impuesto, en nuestro caso no lo manejamos.

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En el campo maneja segunda cantidad la marcaremos si nuestros inventariosmanejar productos que no hacen uso del factor de conversin debido a que nosiempre la primera cantidad corresponde al mismo peso equivalente de lasegunda cantidad. En nuestro caso el inventario esta dado en una sola unidad demedida, por lo tanto demos TAB para continuar.

Si deseamos que el costo de la materia prima se refleje en los documentosmarquemos la opcin, en nuestro caso no la marcaremos ya que no operamosmateria prima, demos TAB para continuar.

CREACION DE CUENTAS CONTABLES: Se debe crear como mnimo cuentas deldisponible, cxc, cxp, retencin, ingreso, egreso. Si tiene inventarios y activos fijos

se deben crear las cuantas de al menos un grupo tanto de inventarios comode activos. (Obligatorio).

El Catlogo de Cuentas contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases,grupos, Cuentas y Subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos,Costo de Ventas, Costos de Produccin o de Operacin, Cuentas de Orden yOrden por Contra, identificadas con un cdigo numrico y su respectivadenominacin, segn decreto 2650 de 1993 o de acuerdo al escogido en lainstalacin de la empresa.

El Catlogo de cuentas en SIIGO representa el eje principal de la informacin detodos los mdulos que lo componen, ya que define:

1. Niveles de Clasificacin2. Enlaces Contabilidad - Otros Mdulos3. Caractersticas Especiales

Para crear el catalogo del plan de cuentas se debe entender su clasificacin.

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El catalogo de cuentas se estructura segn el decreto 2650 de 1993 en suArticulo 14 en los siguientes niveles;

Clase El primer dgito.Grupo Los dos primeros dgitos.Cuenta Los cuatro primeros dgitos.

Subcuenta Los seis primeros dgitos.

Para SIIGO se parametriza desde el Grupo que corresponde a los dos primerosdgitos, cuenta los cuatro primeros dgitos y Subcuenta los seis primeros dgitos.

SIIGO maneja tambin auxiliar que son los ocho primeros dgitos y subauxiliarlos diez primeros dgitos.

Con esto podemos afirmar que SIIGO maneja 5 niveles en el PUC

1. ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS

Corresponde a la estructura en la cul deben ser creadas todas y cada unade las cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y

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la Subcuenta. La definicin de los niveles debe estar acorde con lasnormas contables que existen segn decreto 2650 de 1993.

2. ENLACES DE CONTABILI DAD CON OTROS MDULOS

A travs del Plan nico de Cuentas es posible establecer enlaces del elmdulo de contabilidad con los dems mdulos de SIIGO, y de su correctadefinicin depender el buen manejo del programa en forma integrada yla obtencin de informes.

Los campos que definen estos enlaces son:

Inventarios Activos. Esta marcacin no se habilita desde la creacinde las cuentas, ya que el sistema lo hace automticamente al utilizarlas enla creacin de las tablas de inventarios y activos fijos.

Disponible. Este campo se marca para el mdulo de Gerente, para que elmovimiento de la cuenta se vea reflejado en el Informe de Flujo de Caja.

Detalles. El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o porpagar es obtener listados en los mdulos de Cartera y Proveedores, lo cualaplica siempre y cuando se tengan los mdulos instalados.

No detalla Por Cobrar Por Pagar

Terceros. El efecto de marcar es que en la causacin o contabilizacin delmovimiento el valor se acumula a nivel de cada tercero que sea asignadoen el registro.

No Tercero Si tercero Retencin

La marcacin de una cuenta como Retencin tiene efecto en la emisinde los certificados de retencin y las bases para los mismos, ya que en laparte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Serecomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retencin.

Centros de Costos. La marcacin de una cuenta a nivel de centro decostos permite obtener reportes e informes financieros por cada uno.Si el objetivo es obtener un Estado de Resultados por cada centro decostos se debe asignar esta marcacin a todas las cuentas de resultados,o si se quiere obtener un Balance General, deben ser marcadas todas lascuentas que lo constituyen, como Centro de costos.

3. TIPO DE CUENTA Y NATURALEZA

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Tipo de Cuenta / Naturaleza: Se debe elegir a que tipo de cuentacorresponde (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden yOrden por Contra.) y su naturaleza (Debito y Crdito).

4. OTROS DATOS

Ajustable. Corresponde a la marcacin que se le deben asignar a lascuentas que son ajustables por inflacin. En este campo se puedenseleccionar cualquiera de los siguientes criterios:

Paag. Aplica para todas las compaas que ajustan al paag(Porcentaje de Ajuste Ao Gravable).

Acuerdo. Esta marcacin se debe asignar si se ajusta a otroporcentaje diferente, generalmente aplica para empresas del estado.

Diferido. Se debe asignar para las cuentas diferidas que sonajustables por inflacin.

Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema posteriormentesolicita la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida

Moneda Extranjera / Ajuste Ext. : Se debe hacer la asignacin de estecampo si se trabaja con moneda extranjera, la marcacin se debe realizar

a cada una de las cuentas que se quieran ver reflejadas en dicha moneda,Si se asigna este campo, se debe indicar si Desea ajustar extranjera,para el respectivo ajuste a la diferencia en cambio.

Cuenta Alterna: Este campo esta dado para poder llevar un paraleloentre en P lan nico de Cuentas. y otro plan de cuentas u otros cdigoscon los cuales se tengan que presentar informes en otro pas.

Datos de Bancos: En la presente ventana, se define lainformacin de los bancos en los la empresa tenga cuenta(s)a su nombre y, solo si, est obligada a presentar anualmente

informacin exgeno (medios magnticos), Se debe digitar lasiguiente informacin:

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Cuenta de bancos: En caso que la cuenta que se est parametrizado llevarel movimiento de los mismos (ejemplo 1110XXXX) y debe aparecer en lainformacin exgena.

Identificacin de la Entidad: Es el Nmero de identificacin del Banco(NIT). Debe ser creado previamente por la opcin Contabilidad Administracin de Terceros Apertura como tipo de tercero Otros.

Sucursal: Se indica el cdigo de la sucursal del Banco, la cual debe sercreada por la opcin Contabilidad Administracin de Terceros Apertura,indicando que maneja sucursales, proceso que se presentar ms adelante.Cabe anotar, que si en el momento de la creacin del tercero (Banco) no semarc la opcin Maneja Sucursales, no habilitar la opcin sucursal en estaventana.

Parametrizaremos para el taller de Nuestra empresa la cuenta Corrienteen el banco de Bogota C.Cte. No 14524545 la cual debemos parametrizar enSIIGO.

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Para trabajar la estructura veamos lo siguiente.

NIVEL CODIGO DESCRIPCIONGRUPO 11 Disponible

CUENTA 1110 BancosSUBCUENTA 111005 Moneda NacionalAUXILIAR 11100501 Banco de BogotaSUBAUXILIAR 1110050101 Cuenta Corriente No 14524545

Detalles: No detalla no se requieren informes de esta cuenta en los mdulosde cxc y/o cxp.

Terceros: No tercero no se requiere informes de esta cuenta discriminadopor terceros

Centros de Costos. Se marca cuando se requiere informes por centros decostos en nuestro caso requerimos informes financieros por centros de costos.Tipo de Cuenta / Naturaleza: Marque el tipo de cuenta (Activo) / Marque lanaturaleza de la cuenta (Debito).

Ajustable. No aplica no es una cuenta ajustable

Moneda Extranjera / Ajuste Ext.: No asignaremos estos campos ya que nomanejaremos moneda extranjera.

Cuenta Alterna: No aplica ya que no marcamos el anterior temDatos de Bancos: Llenaremos esta opcin, cuando hayamos creado el bancocomo tercero.

1. ASISTENTE DE CONFIGURACION 15: Se debe definir si la empresamaneja los parmetros de autorretencion, definir formas de pago yactividades econmicas. para las formas de pago y actividades esnecesario crear 1 obligatoriamente.

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1. Maneja Autoretencin: Recordemos que cuando la compra se hace a unapersona que pertenece al grupo de los Grandes contribuyentes no se lepractica retencin en la fuente, puesto que estos son autoretenedores y ellosmismos son quienes deben practicarse la respectiva retencin. Por lo tanto siusted es autorretenedor lo marca de lo contrario no.

2. Este parmetro se debe establecer para el mdulo de Documentos y sedebe definir una forma de pago por cada cuenta que se haya definido detallada por Cobrar o por Pagar, asignando un cdigo y una cuentacontable respectivamente.

3. Si defini en el campo reforma tributaria municipal que SI , se deben registrar

las actividades econmicas su tarifa y cuenta de aplicacin, de las personasjurdicas y naturales con las cuales comercializa sus productos o servicios.

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Crearemos las formas de pago correspondientes a:

Descripcin Cdigo Cuenta contable

Pagos en efectivo 001 110505

Clientes Nacionales 002 130505

Cliente de Extranjero 003 131005

Proveedores Nacionales 101 220505

Proveedores Extranjeros 102 221005

Entre otras

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 16: se debe parametrizar la actividadprimaria obligatoriamente.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 17: SE DEBE PARAMETRIZAR AL MENOS 1VENDEDOR, 1 COBRADOR Y DEFINIR 1 CLASIFICACION DE CLIENTES.(OBLIGATORIO).

El sistema requiere de estos datos para poder crear los reportes quecorresponden a cada uno

Miremos el proceso de la apertura del Tercero.

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Miremos el proceso de la apertura del Vendedor

Estos datos se pueden modificar o adicionar

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Miremos el proceso de la apertura del Cobradores


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Miremos el proceso de la apertura de Calificaciones

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 18: Se deben definir las listas de precios(no obliga), tablas de inventarios y grupo de activos (obligatorio).

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Listas de precios Esta opcin es muy til ya que permite colocar unadescripcin a cada una de las listas de precios, facilitando su asignacin en lacreacin de cada producto.

Miremos el proceso de la apertura de tablas de inventarios

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Si el sistema no encuentra una tabla de inventarios creada, generara estaventana.


Activos Fijos En esta opcin se realizar la clasificacin general de los activosfijos de acuerdo al cdigo de cuenta:

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El sistema solicita una serie de cuentas necesarias para organizar estos gruposMiremos el proceso de la apertura de la tabla de activos.



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ASISTENTE DE CONFIGURACION 19: Se debe crear como mnimo undocumento (obligatorio), verificar si maneja facturacin en bloque ofacturacin rpida (no obliga).

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1. SIIGO cuenta con 23 tipos de documentos que tienen como objetivoorganizar la informacin de la empresa, utilizando formatos propios para cadauno de ellos.

En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier

compaa requiere para ingresar la informacin correspondiente a lastransacciones comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos estidentificado por una letra, que indica el tipo de documento que se esttrabajando.

2. Facturacin en Bloque: La facturacin en bloque es una opcin que permiteparametrizar conceptos fijos de facturacin, para asignar a varios clientes oterceros, los cuales se pueden utilizar mes a mes, sin necesidad de digitar lafactura Nit por Nit. Esto aplica para colegios, administradores de propiedadhorizontal, clubes, etc.

3. Facturacin Rpida: Esta funcin permite generar facturas sin necesidad deasignar los datos del tercero (Nit, Nombre, Direccin, Centro de Costos yBodegas ya que el movimiento se carga a un solo Nit. Esto aplica en elmanejo de puntos de venta.

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El Sistema muestra las modificaciones de las nuevas versiones en dos formatosWord o URL

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El programa regenera las claves e ingresa mostrando la siguiente apariencia.

NOTAS: EL ASISTENTE DE CONFIGURACION VARIA SEGN ELEMPAQUETAMIENTO QUE TENGA EL USUARIO.

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5. PARAMETRIZACION

5.1 CREACIN DE PA SES Y CIUDADES.

RUTA Nuevo Men: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de CiudadesRUTA Men Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Ciudades.

Se pueden crear hasta 999 pases y 9999 ciudades, empleando cdigosnumricos Estos datos son requeridos en la apertura de terceros e informes deventas. El Cdigo del DANE es un campo informativo nicamente y se puedeparametrizar para que al digitar la ciudad aparezca el cdigo DANE.

Para grabar la ciudad y el pas a crear se debe hacer click sobre el cono , ocon la tecla de funcin F1.

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5.2 CREACIN DE ZONAS.

RUTA Nuevo Men: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Zonas.RUTA Men Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Zonas.

Se pueden definir hasta 999 zonas, empleando cdigos numricos, las cuales seestablecen para la creacin de los vendedores y los cobradores y en los informesde ventas. Se debe seleccionar un pas y una ciudad en la cual este la respectivaZona.

5.3 CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS

RUTA Nuevo Men: Contabilidad P armetros Apertura de Centros deCostosRUTA Men Tipo Explorador: Contabilidad Administracin de Centro deCostos - Apertura.

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CENTROS DE COSTOS. Se pueden crear hasta 9999, este parmetro sedefine para poder llevar detallado los ingresos o los gatos por reas especificasde la compaa, de manera que se puedan tener informes financieros y

movimientos detallados por cada uno.SUBCENTROS DE COSTOS. Se pueden definir hasta 999 por cada centrode costo, para poder detallar por reas mas especificas dentro de cada centro decostos.

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5.4 CREACION DE BODEGAS Y UBICACIONES.

RUTA Nuevo Men: Inventarios P armetros Apertura de BodegasRUTA Men Tipo Explorador: Inventarios Administracin de Bodegas Apertura.

Se pueden definir asta 9999, estn dadas para llevar le control en cada sitiodonde se tiene almacenado el inventario. En cada bodega se pueden definir hasta999 ubicaciones o divisiones de bodegas.

RECUERDE

En el caso de no manejar Centros de Costo y/o bodegas,se debe crear como mnimo uno solo(a), debido a que en

algunos de los procesos automticos, que se vern en lossiguientes Temas, S I I G O solicita un Centro de Costo y/obodega como requisito para generarlos.

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5.5 DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL

RUTA Nuevo Men: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de ControlRUTA Men Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Control.

La informacin definida dentro del registro de control corresponde a los datos quetienen efecto en los parmetros que se establezcan ms adelante o en losinformes generados en cada uno de los mdulos, ya que sirve para definir lainformacin correspondiente a:

1. Los datos generales de la empresa instalada2. Definicin del Mtodo de Valuacin de los Inventarios3. Informacin tributaria de la empresa instalada4. Definicin de parmetros generales del programa

5.5.1. Datos Generales De La Empresa Instalada

Los campos que se deben diligenciar son:Direccin. Tiene una longitud de cien (100) posiciones alfanumricas. En estecampo se debe digitar la direccin de la empresa.

Ciudad. En este campo se debe digitar la ciudad en la cual este ubicada laempresa.Cdigo Pas y Ci

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