CAPITULO VI PROPUESTA
of 24
/24
Embed Size (px)
Transcript of CAPITULO VI PROPUESTA
VI.PDFPROPUESTA
En este capítulo se propone el diseño de un Sistema de Información
Gerencial (SIG) para las fases de Planificación y Control de los Proyectos de
Telecomunicaciones para la Región Occidental de Sistemas Ericsson, el cual
podría ser utilizado en cualquier otra empresa que se dedique a la misma
actividad económica con características similares al caso objeto de estudio.
Es importante señalar que para ello, la propuesta debe ser adaptada a los
requerimientos funcionales de cada institución en particular.
1. Conceptualización de la propuesta
El Sistema de Información Gerencial para las fases de Planificación y
Control de los Proyectos de Telecomunicaciones constituye una herramienta
de gran utilidad para el personal que labora en la Gerencia Occidental de
Sistemas Ericsson, por cuanto le concederá minimizar los tiempos en la
ejecución de sus actividades administrativas, consultar directamente las
ofertas, pedidos, ordenes de servicio, facturación, entre otros; en los
diferentes proyectos ejecutados en la organización, lo cual permitirá la toma
de decisión por parte de la Gerencia. Además tendrán acceso a una base de
88
datos histórica a fin de optimizar el trabajo en equipo, a través de la
automatización y sistematización de sus procesos.
2. Objetivo de la propuesta
El objetivo de la propuesta es diseñar un SIG que cubra los aspectos
fundamentales de la planificación y control de los proyectos de
telecomunicaciones; y a su vez optimice el tiempo de ejecución de los
procesos desarrollados por la empresa objeto de estudio a través de la
automatización y sistematización de los mismos.
3. Alcance de la propuesta
La propuesta tiene como alcance el diseño de un Sistema de
Información Gerencial específicamente para las fases de Planificación y
Control de los Proyectos de Telecomunicaciones para la Gerencia Occidental
de Sistemas Ericsson.
En la fase de Planificación se tomó en consideración el alcance de los
pedidos de los proyectos, tiempo de entrega de los materiales, costo de la
implantación y la asignación del recurso humano disponible para la ejecución
de los mismos. Y para la fase de control, la comunicación entre los diferentes
departamentos, seguimiento de los proyectos, control de la implantación y los
reportes fueron los aspectos significativos que enmarcaron el estudio.
Para el diseño de las fases, se tomó como base los distintos métodos
89
existentes y en particular las metodologías propuestas por Lloréns y Bauza
(1991) y Montilva (1992), conformando así una ecléctica, para el diseño de
un sistema de información gerencial.
4.- Metodología para el desarrollo del SIG
Para lograr diseñar un sistema de información gerencial se deben
realizar las siguientes cuatro (4) fases descritas a continuación:
Fase I. Definición del proyecto
En esta etapa se realizó un estudio preliminar, el cual se basa en los
conocimientos de las necesidades de información de la Gerencia Occidental
de Sistemas Ericsson, para lo cual, y tomando en cuenta el criterio de
Montilva (1992), se busca diagnosticar el sistema actual para justificar el
desarrollo del nuevo sistema. En este sentido se encontraron los siguientes
aspectos que se detallan a continuación:
• La compañía no posee un sistema de información, todos los
procesos se elaboran utilizando las herramientas de Microsoft Word, Excel y
Outlook.
• No existe una base de datos computarizada, al momento de
consultar información para realizar informes acerca de los proyectos en
general, se tiene que abrir archivo por archivo o utilizar las carpetas de los
clientes para lograrlo; y en alguno de los casos, la información es extraviada o
90
sencillamente ha sido eliminada del computador.
• Se evidencia un retrabajo en las actividades, por cuanto, para la
elaboración de un pedido en Excel se vuelven a utilizar todos los datos ya
incluidos en la oferta realizada en Word.
• Para proceder con el pago del outsourcing, se tiene que buscar en
la carpeta de factura, cada una de las facturas emitidas a los clientes.
• Las actividades de instalación se planifican utilizando el calendario
de Outlook, por lo tanto, no se pueden consignar actividades en paralelo.
Lo anteriormente descrito muestra una necesidad eminente de obtener
un sistema de información gerencial que optimice la realización del trabajo,
los tiempos de respuesta y la integración de todos los involucrados en los
procesos de planificación y control de proyectos de telecomunicaciones de la
Gerencia Occidental de Sistemas Ericsson.
Fase II. Análisis del contexto
El análisis del contexto se basa en el estudio de los procesos actuales
de planificación y control en los proyectos de telecomunicaciones. En este
aspecto, Lloréns y Bauza (1991), al igual que Montilva (1992) establecen la
necesidad de construir el modelo del funcionamiento actual de información,
por cuanto contiene las especificaciones del negocio que se desea
sistematizar, esto se realiza a través de una herramienta denominada
Flujograma de los procesos.
91
Dicho flujograma de los procesos actuales de planificación y control se
muestran en la figura 1; a través de este, se identificaron situaciones
problemáticas referentes al procedimiento existente, entre lo que destaca el
elevado tiempo de respuesta a causa del retrabajo y de no contar con una
base de datos históricos computarizada que permitan flexibilidad en todo
momento; la falta de integración del grupo de trabajo, es decir, todas las
dependencias funcionales trabajan por separado, con distintas formas en
diferentes programas; y fallas frecuentes por la realización de procesos
manuales.
92
Fase III. Definición de requerimientos
En esta fase se determinaron los requerimientos de entradas y salidas
que debe cumplir el sistema de información Gerencial propuesto para las
fases de planificación y control de proyectos de telecomunicaciones de
Sistemas Ericsson. En función a ello, Lloréns y Bauza (1991) identifican los
requerimientos de sistemas con la finalidad de integrar e interrelacionar la
información recaudada referente a procesos, datos y organización.
Para determinar los requerimientos, Montilva (1992) propone la
utilización de la técnica “Análisis estructurado de sistemas”, por cuanto
permite describir y documentar las especificaciones funcionales, por medio
de diagramas particionados realizados en forma jerárquica.
Para esto utiliza las herramientas tituladas diagrama de flujo de datos
nivel de contexto para el sistema en general (ver figura 2) y para los procesos
con sus tareas el nivel 1 como se muestran en las figuras 3, 4, 5 y 6;
diccionario de datos para representar la estructura de datos (anexo C).
Luego se determinaron los requerimientos de información para el
diseño de las tablas de la base de datos, los cuales se plasmaron en el
cuadro 3; el diagrama entidad – relación, el cual demuestra la relación
existente entre las tablas de la base de datos (ver figura 7); y por ultimo, los
requerimientos funcionales detallados en el cuadro 4, para representar las
diferentes operaciones básicas de planificación y control de proyectos de
telecomunicaciones que ejecutará el Sistema de Información Gerencial.
93
Figura 2. Diagrama de Flujo de Datos Nivel de contexto. González (2001)
Figura 3. D. F. D. Nivel 1. Proceso Oferta. González (2001)
94
Figura 4. D. F. D. Nivel 1. Proceso Pedido. González (2001)
Figura 5. D. F. D. Nivel 1. Proceso Orden de Servicio. González (2001)
95
Figura 6. D. F. D. Nivel 1. Proceso Factura. González (2001)
Por medio de la aplicación del cuestionario, se obtuvieron los siguientes
requerimientos de información.
Fuente: González (2001)
ESTRUCTURA DE DATOS
CLIENTE Código cliente; Nombre Cliente; Dirección Cliente; Teléfonos Cliente; Persona Contacto
EQUIPO Código Equipo; Descripción Equipo; Monto Unidad
OFERTA No. Oferta; Código Cliente; Código Equipo; Cantidad; Monto Total; Forma Pago
PEDIDO No. Pedido; No. Oferta; Forma Pago; Fecha Llegada; Monto Implantación
O / SERVICIO No. O/Servicio; No. Pedido; No. O/Despacho; Fecha Instalación; Fact. Outsourcing
ADMINISTRACIÓN No. Factura; No. O/Servicio; Fecha Cancelado; Monto Cancelado
96
Cuadro 4 Requerimientos funcionales
CLIENTE • Ingresar, Modificar y Eliminar Cliente
EQUIPO • Ingresar, Modificar y Eliminar Equipo • Listado de Equipos • Lista de precios
OFERTA • Ingresar, Modificar y Eliminar Oferta • Listado de Ofertas • Listado de Ofertas no Aprobadas
PEDIDO • Ingresar, Modificar y Eliminar Pedido • Listado de Pedidos en ejecución • Listado de Pedidos Cerrados
O / SERVICIO • Ingresar, Modificar y Eliminar O/Servicio • Listado de O/Servicio • Consultar Materiales despachados • Consultar Cronograma • Listado de Cancelaciones a Outsourcing
ADMINISTRACIÓN • Ingresar, Modificar y Eliminar Factura • Listado de Facturas • Listado de Facturas Canceladas
Fuente: González (2001)
(SIGPTEL) describe la interacción hombre máquina, la creación de las
pantallas de entrada, salida, y de los reportes del mismo; y a su vez esta
conformado por dos (2) tipos de diseños, el lógico y el físico.
En el diseño lógico se enmarca la información referente al Sistema de
Información Gerencial para las fases de planificación y control de la Gerencia
Occidental de Sistemas Ericsson; el mismo se muestra a continuación en el
figura 8, en donde las herramientas de programación empleadas fueron el
Workflow, por cuanto permite realizar una interfaz de usuario amigable y el
Outlook, el cual fue requerido por parte del cliente.
Gráfico 8
MANTENIMIENTO
CONSULTAS
FACTURACION
PEDIDO
OFERTA
PAGOS
98
En el diseño físico, el cual se describe a continuación, se refleja la
lógica del diseño mostrado anteriormente y se detalla la funcionalidad y
operatibilidad del mismo.
Inicialmente se presentará sobre la pantalla de windows un icono del
Sistema de Información Gerencial (SIGPTEL); para poder acceder a dicho
sistema, el usuario deberá hacer un doble click con el mouse sobre el icono
mencionado (ver figura 9). Luego de acceder al sistema de información
gerencial para las fases de planificación y control de proyectos de
telecomunicaciones se presentará la página principal, la cual contiene cuatro
opciones principales Mantenimiento, Procesos, Consultas y Reportes, las
mismas podrán ser seleccionadas libremente por el usuario para desplegar
otras alternativas que ejecutarán las actividades del sistema de información
gerencial propuesto SIGPTEL (ver figura 10).
Figura 9. Acceso a SIGPTEL. González (2001)
99
Cuando el usuario seleccione la opción Mantenimiento se encontrará
con las alternativas clientes y equipos, cada una de ellas puede ser elegida
para utilizar la base de datos respectiva con la finalidad de ingresar nuevos
interesados o productos, modificar cualquier detalle existente y/o eliminar
algún dato referente a los mismos (ver figuras 11, 12 y 13). Cabe destacar
que estas bases de datos deberán ser cargadas antes de realizar los
procesos involucrados en proyectos de telecomunicaciones de la empresa
objeto de estudio.
En la opción referente a procesos, y dependiendo de las actividades
ejecutadas por cada departamento, el usuario podrá seleccionar entre las
alternativas Ofertas, Pedidos, O/Servicio, Facturación y Pagos para realizar
las funciones propias de planificación en la ejecución de proyectos de
100
101
Figura 13. Seleccinando Equipos en SIGPTEL. González (2001)
Figura 14. Seleccinando Procesos en SIGPTEL. González (2001)
En cuanto a la opción Oferta, la cual es el inicio del proceso para cada
102
proyecto, se deberá incluir el cliente o código del interesado y el código o la
descripción de cada equipo requerido con su cantidad, los mismos se
encuentran previamente almacenados en las bases de datos respectivas (ver
Figura 15),
Figura 15. Seleccinando Oferta en SIGPTEL. González (2001)
Una vez aprobada la oferta por parte del cliente, se podrá generar el
pedido, para esto el usuario deberá seleccionar la opción Pedidos (ver figura
16). Luego, realizará un click sobre el icono Incluir, en donde aparecerán
todos los datos de las ofertas realizadas sin pedidos relacionados, para lo
cual se podrá utilizar los iconos 9, 3, 4 o : con la finalidad de buscar la
oferta deseada.
Posteriormente, se rellenarán los datos fecha de llegada, monto de
103
implantación y forma de pago. Por último se aplica un click al icono grabar
para que el sistema coloque el número consecutivo de pedido y dar por
efectuado el inicio del nuevo proyecto de telecomunicaciones. En este
momento el sistema enviará un E-Mail al almacén, para que este empiece a
procesar la compra o la reserva de los materiales para el proyecto.
Figura 16. Seleccinando Pedidos en SIGPTEL. González (2001)
Seguidamente, el sistema enviará otro mensaje vía E-Mail al
departamento de Implantación, informándole de la existencia del nuevo
proyecto y al mismo tiempo creará y/o modificará el cronograma de
Implementación. Entonces, el usuario deberá seleccionar la opción
O/Servicio (ver figura 17); como en el pedido, también aparecerán todos los
datos del mismo y podrán ser buscados de la misma forma.
104
Luego se modifica, si es necesario, la fecha real de llegada de los
materiales y se incluirá el número de la orden de despacho respectiva.
Finalmente se realiza un click en el icino grabar para que el sistema asigne el
número consecutivo de la orden y genera la lista de cotejo, el acta de
aceptación y el protocolo de pruebas.
Figura 17. Seleccinando Orden de Servicio en SIGPTEL. González (2001)
Después de concluido el proyecto de telecomunicaciones, el usuario del
departamento de Administración deberá seleccionar la opción Facturación
(ver figura 18); buscará los pedidos de proyectos finalizados contando con
las mismas bondades de búsqueda que en el resto del sistema, verificará los
datos y aplicará un click sobre el botón Elaborar Factura para poderse
generar el número consecutivo de la misma, grabándose así en la base de
105
Figura 18. Seleccinando Facturación en SIGPTEL. González (2001)
Es requisito indispensable que para poder cancelar los trabajos de
implantación realizados por el Outsourcing, debe haberse generado
previamente las facturas respectivas a los clientes. Luego el usuario
destinado seleccionará la opción Pago Outsourcing de la alternativa Pagos
(ver figura 19) con la finalidad de abrir la ventana de ejecución (ver figura 20),
buscar el pedido deseado y incluir el número de factura del Outsourcing y
ejecutar un click sobre el botón Aprobar Pago.
Una vez canceladas las facturas de Ericsson por parte del cliente, el
usuario deberá seleccionar la alternativa Pagos E de la opción Pagos y
después de buscar las facturas en cuestión, se aplicarán un click sobre el
106
Figura 20. Seleccinando Pagos O en SIGPTEL. González (2001)
107
Figura 21. Seleccinando Pagos E en SIGPTEL. González (2001)
En lo referente a la selección consultas, se llevará el control de los
proyectos de telecomunicaciones, en donde los usuarios podrán elegir entre
las alternativas Equipos, Ofertas, Pedidos, O/Servicio, Cronograma,
Facturación y Pagos (ver figura 22), para todas ellas, a excepción de
Cronograma, la pantalla es la misma; la diferencia radica en el nombre de la
elección.
En estos casos, las salidas son los documentos generados en los
procesos y su interacción con los otros documentos, es decir, si se consulta
una factura Ericsson se puede ver el número de Orden de Servicio, de
Pedido y hasta el de la oferta (ver figura 23); si la alternativa seleccionada
por el usuario es el cronograma, entonces el sistema desplegará todos las
ordenes de servicio por ejecutar con su respectivas fechas (ver figura 24).
108
109
Figura 24. Consulta de Cronograma. González (2001)
Si el usuario ha seleccionado la opción reportes, podrá elegir entre las
alternativas Ofertas, Pedidos, O/Servicio, Facturación y Pagos (ver figura 25),
al igual que en la consulta, las pantallas para los reportes son también
similares; por lo cual, la diferencia esta en el nombre de la elección de cada
reporte.
Para cada uno de las alternativas, se podrán realizar tres (3) listados
distintos dependiendo de cual facultad se señale; en la figura 26 se
representa la pantalla de reportes de Oferta; en este caso, las opciones de
listados son “No aprobados”, “Aprobados” o “Todas”, las cuales se eligen
aplicando un click sobre la alternativa deseada; también se puede determinar
un rango de fechas a conveniencia de los usuarios. Por último, solo deberán
ejecutar un click sobre el botón Imprimir.
110
En este capítulo se propone el diseño de un Sistema de Información
Gerencial (SIG) para las fases de Planificación y Control de los Proyectos de
Telecomunicaciones para la Región Occidental de Sistemas Ericsson, el cual
podría ser utilizado en cualquier otra empresa que se dedique a la misma
actividad económica con características similares al caso objeto de estudio.
Es importante señalar que para ello, la propuesta debe ser adaptada a los
requerimientos funcionales de cada institución en particular.
1. Conceptualización de la propuesta
El Sistema de Información Gerencial para las fases de Planificación y
Control de los Proyectos de Telecomunicaciones constituye una herramienta
de gran utilidad para el personal que labora en la Gerencia Occidental de
Sistemas Ericsson, por cuanto le concederá minimizar los tiempos en la
ejecución de sus actividades administrativas, consultar directamente las
ofertas, pedidos, ordenes de servicio, facturación, entre otros; en los
diferentes proyectos ejecutados en la organización, lo cual permitirá la toma
de decisión por parte de la Gerencia. Además tendrán acceso a una base de
88
datos histórica a fin de optimizar el trabajo en equipo, a través de la
automatización y sistematización de sus procesos.
2. Objetivo de la propuesta
El objetivo de la propuesta es diseñar un SIG que cubra los aspectos
fundamentales de la planificación y control de los proyectos de
telecomunicaciones; y a su vez optimice el tiempo de ejecución de los
procesos desarrollados por la empresa objeto de estudio a través de la
automatización y sistematización de los mismos.
3. Alcance de la propuesta
La propuesta tiene como alcance el diseño de un Sistema de
Información Gerencial específicamente para las fases de Planificación y
Control de los Proyectos de Telecomunicaciones para la Gerencia Occidental
de Sistemas Ericsson.
En la fase de Planificación se tomó en consideración el alcance de los
pedidos de los proyectos, tiempo de entrega de los materiales, costo de la
implantación y la asignación del recurso humano disponible para la ejecución
de los mismos. Y para la fase de control, la comunicación entre los diferentes
departamentos, seguimiento de los proyectos, control de la implantación y los
reportes fueron los aspectos significativos que enmarcaron el estudio.
Para el diseño de las fases, se tomó como base los distintos métodos
89
existentes y en particular las metodologías propuestas por Lloréns y Bauza
(1991) y Montilva (1992), conformando así una ecléctica, para el diseño de
un sistema de información gerencial.
4.- Metodología para el desarrollo del SIG
Para lograr diseñar un sistema de información gerencial se deben
realizar las siguientes cuatro (4) fases descritas a continuación:
Fase I. Definición del proyecto
En esta etapa se realizó un estudio preliminar, el cual se basa en los
conocimientos de las necesidades de información de la Gerencia Occidental
de Sistemas Ericsson, para lo cual, y tomando en cuenta el criterio de
Montilva (1992), se busca diagnosticar el sistema actual para justificar el
desarrollo del nuevo sistema. En este sentido se encontraron los siguientes
aspectos que se detallan a continuación:
• La compañía no posee un sistema de información, todos los
procesos se elaboran utilizando las herramientas de Microsoft Word, Excel y
Outlook.
• No existe una base de datos computarizada, al momento de
consultar información para realizar informes acerca de los proyectos en
general, se tiene que abrir archivo por archivo o utilizar las carpetas de los
clientes para lograrlo; y en alguno de los casos, la información es extraviada o
90
sencillamente ha sido eliminada del computador.
• Se evidencia un retrabajo en las actividades, por cuanto, para la
elaboración de un pedido en Excel se vuelven a utilizar todos los datos ya
incluidos en la oferta realizada en Word.
• Para proceder con el pago del outsourcing, se tiene que buscar en
la carpeta de factura, cada una de las facturas emitidas a los clientes.
• Las actividades de instalación se planifican utilizando el calendario
de Outlook, por lo tanto, no se pueden consignar actividades en paralelo.
Lo anteriormente descrito muestra una necesidad eminente de obtener
un sistema de información gerencial que optimice la realización del trabajo,
los tiempos de respuesta y la integración de todos los involucrados en los
procesos de planificación y control de proyectos de telecomunicaciones de la
Gerencia Occidental de Sistemas Ericsson.
Fase II. Análisis del contexto
El análisis del contexto se basa en el estudio de los procesos actuales
de planificación y control en los proyectos de telecomunicaciones. En este
aspecto, Lloréns y Bauza (1991), al igual que Montilva (1992) establecen la
necesidad de construir el modelo del funcionamiento actual de información,
por cuanto contiene las especificaciones del negocio que se desea
sistematizar, esto se realiza a través de una herramienta denominada
Flujograma de los procesos.
91
Dicho flujograma de los procesos actuales de planificación y control se
muestran en la figura 1; a través de este, se identificaron situaciones
problemáticas referentes al procedimiento existente, entre lo que destaca el
elevado tiempo de respuesta a causa del retrabajo y de no contar con una
base de datos históricos computarizada que permitan flexibilidad en todo
momento; la falta de integración del grupo de trabajo, es decir, todas las
dependencias funcionales trabajan por separado, con distintas formas en
diferentes programas; y fallas frecuentes por la realización de procesos
manuales.
92
Fase III. Definición de requerimientos
En esta fase se determinaron los requerimientos de entradas y salidas
que debe cumplir el sistema de información Gerencial propuesto para las
fases de planificación y control de proyectos de telecomunicaciones de
Sistemas Ericsson. En función a ello, Lloréns y Bauza (1991) identifican los
requerimientos de sistemas con la finalidad de integrar e interrelacionar la
información recaudada referente a procesos, datos y organización.
Para determinar los requerimientos, Montilva (1992) propone la
utilización de la técnica “Análisis estructurado de sistemas”, por cuanto
permite describir y documentar las especificaciones funcionales, por medio
de diagramas particionados realizados en forma jerárquica.
Para esto utiliza las herramientas tituladas diagrama de flujo de datos
nivel de contexto para el sistema en general (ver figura 2) y para los procesos
con sus tareas el nivel 1 como se muestran en las figuras 3, 4, 5 y 6;
diccionario de datos para representar la estructura de datos (anexo C).
Luego se determinaron los requerimientos de información para el
diseño de las tablas de la base de datos, los cuales se plasmaron en el
cuadro 3; el diagrama entidad – relación, el cual demuestra la relación
existente entre las tablas de la base de datos (ver figura 7); y por ultimo, los
requerimientos funcionales detallados en el cuadro 4, para representar las
diferentes operaciones básicas de planificación y control de proyectos de
telecomunicaciones que ejecutará el Sistema de Información Gerencial.
93
Figura 2. Diagrama de Flujo de Datos Nivel de contexto. González (2001)
Figura 3. D. F. D. Nivel 1. Proceso Oferta. González (2001)
94
Figura 4. D. F. D. Nivel 1. Proceso Pedido. González (2001)
Figura 5. D. F. D. Nivel 1. Proceso Orden de Servicio. González (2001)
95
Figura 6. D. F. D. Nivel 1. Proceso Factura. González (2001)
Por medio de la aplicación del cuestionario, se obtuvieron los siguientes
requerimientos de información.
Fuente: González (2001)
ESTRUCTURA DE DATOS
CLIENTE Código cliente; Nombre Cliente; Dirección Cliente; Teléfonos Cliente; Persona Contacto
EQUIPO Código Equipo; Descripción Equipo; Monto Unidad
OFERTA No. Oferta; Código Cliente; Código Equipo; Cantidad; Monto Total; Forma Pago
PEDIDO No. Pedido; No. Oferta; Forma Pago; Fecha Llegada; Monto Implantación
O / SERVICIO No. O/Servicio; No. Pedido; No. O/Despacho; Fecha Instalación; Fact. Outsourcing
ADMINISTRACIÓN No. Factura; No. O/Servicio; Fecha Cancelado; Monto Cancelado
96
Cuadro 4 Requerimientos funcionales
CLIENTE • Ingresar, Modificar y Eliminar Cliente
EQUIPO • Ingresar, Modificar y Eliminar Equipo • Listado de Equipos • Lista de precios
OFERTA • Ingresar, Modificar y Eliminar Oferta • Listado de Ofertas • Listado de Ofertas no Aprobadas
PEDIDO • Ingresar, Modificar y Eliminar Pedido • Listado de Pedidos en ejecución • Listado de Pedidos Cerrados
O / SERVICIO • Ingresar, Modificar y Eliminar O/Servicio • Listado de O/Servicio • Consultar Materiales despachados • Consultar Cronograma • Listado de Cancelaciones a Outsourcing
ADMINISTRACIÓN • Ingresar, Modificar y Eliminar Factura • Listado de Facturas • Listado de Facturas Canceladas
Fuente: González (2001)
(SIGPTEL) describe la interacción hombre máquina, la creación de las
pantallas de entrada, salida, y de los reportes del mismo; y a su vez esta
conformado por dos (2) tipos de diseños, el lógico y el físico.
En el diseño lógico se enmarca la información referente al Sistema de
Información Gerencial para las fases de planificación y control de la Gerencia
Occidental de Sistemas Ericsson; el mismo se muestra a continuación en el
figura 8, en donde las herramientas de programación empleadas fueron el
Workflow, por cuanto permite realizar una interfaz de usuario amigable y el
Outlook, el cual fue requerido por parte del cliente.
Gráfico 8
MANTENIMIENTO
CONSULTAS
FACTURACION
PEDIDO
OFERTA
PAGOS
98
En el diseño físico, el cual se describe a continuación, se refleja la
lógica del diseño mostrado anteriormente y se detalla la funcionalidad y
operatibilidad del mismo.
Inicialmente se presentará sobre la pantalla de windows un icono del
Sistema de Información Gerencial (SIGPTEL); para poder acceder a dicho
sistema, el usuario deberá hacer un doble click con el mouse sobre el icono
mencionado (ver figura 9). Luego de acceder al sistema de información
gerencial para las fases de planificación y control de proyectos de
telecomunicaciones se presentará la página principal, la cual contiene cuatro
opciones principales Mantenimiento, Procesos, Consultas y Reportes, las
mismas podrán ser seleccionadas libremente por el usuario para desplegar
otras alternativas que ejecutarán las actividades del sistema de información
gerencial propuesto SIGPTEL (ver figura 10).
Figura 9. Acceso a SIGPTEL. González (2001)
99
Cuando el usuario seleccione la opción Mantenimiento se encontrará
con las alternativas clientes y equipos, cada una de ellas puede ser elegida
para utilizar la base de datos respectiva con la finalidad de ingresar nuevos
interesados o productos, modificar cualquier detalle existente y/o eliminar
algún dato referente a los mismos (ver figuras 11, 12 y 13). Cabe destacar
que estas bases de datos deberán ser cargadas antes de realizar los
procesos involucrados en proyectos de telecomunicaciones de la empresa
objeto de estudio.
En la opción referente a procesos, y dependiendo de las actividades
ejecutadas por cada departamento, el usuario podrá seleccionar entre las
alternativas Ofertas, Pedidos, O/Servicio, Facturación y Pagos para realizar
las funciones propias de planificación en la ejecución de proyectos de
100
101
Figura 13. Seleccinando Equipos en SIGPTEL. González (2001)
Figura 14. Seleccinando Procesos en SIGPTEL. González (2001)
En cuanto a la opción Oferta, la cual es el inicio del proceso para cada
102
proyecto, se deberá incluir el cliente o código del interesado y el código o la
descripción de cada equipo requerido con su cantidad, los mismos se
encuentran previamente almacenados en las bases de datos respectivas (ver
Figura 15),
Figura 15. Seleccinando Oferta en SIGPTEL. González (2001)
Una vez aprobada la oferta por parte del cliente, se podrá generar el
pedido, para esto el usuario deberá seleccionar la opción Pedidos (ver figura
16). Luego, realizará un click sobre el icono Incluir, en donde aparecerán
todos los datos de las ofertas realizadas sin pedidos relacionados, para lo
cual se podrá utilizar los iconos 9, 3, 4 o : con la finalidad de buscar la
oferta deseada.
Posteriormente, se rellenarán los datos fecha de llegada, monto de
103
implantación y forma de pago. Por último se aplica un click al icono grabar
para que el sistema coloque el número consecutivo de pedido y dar por
efectuado el inicio del nuevo proyecto de telecomunicaciones. En este
momento el sistema enviará un E-Mail al almacén, para que este empiece a
procesar la compra o la reserva de los materiales para el proyecto.
Figura 16. Seleccinando Pedidos en SIGPTEL. González (2001)
Seguidamente, el sistema enviará otro mensaje vía E-Mail al
departamento de Implantación, informándole de la existencia del nuevo
proyecto y al mismo tiempo creará y/o modificará el cronograma de
Implementación. Entonces, el usuario deberá seleccionar la opción
O/Servicio (ver figura 17); como en el pedido, también aparecerán todos los
datos del mismo y podrán ser buscados de la misma forma.
104
Luego se modifica, si es necesario, la fecha real de llegada de los
materiales y se incluirá el número de la orden de despacho respectiva.
Finalmente se realiza un click en el icino grabar para que el sistema asigne el
número consecutivo de la orden y genera la lista de cotejo, el acta de
aceptación y el protocolo de pruebas.
Figura 17. Seleccinando Orden de Servicio en SIGPTEL. González (2001)
Después de concluido el proyecto de telecomunicaciones, el usuario del
departamento de Administración deberá seleccionar la opción Facturación
(ver figura 18); buscará los pedidos de proyectos finalizados contando con
las mismas bondades de búsqueda que en el resto del sistema, verificará los
datos y aplicará un click sobre el botón Elaborar Factura para poderse
generar el número consecutivo de la misma, grabándose así en la base de
105
Figura 18. Seleccinando Facturación en SIGPTEL. González (2001)
Es requisito indispensable que para poder cancelar los trabajos de
implantación realizados por el Outsourcing, debe haberse generado
previamente las facturas respectivas a los clientes. Luego el usuario
destinado seleccionará la opción Pago Outsourcing de la alternativa Pagos
(ver figura 19) con la finalidad de abrir la ventana de ejecución (ver figura 20),
buscar el pedido deseado y incluir el número de factura del Outsourcing y
ejecutar un click sobre el botón Aprobar Pago.
Una vez canceladas las facturas de Ericsson por parte del cliente, el
usuario deberá seleccionar la alternativa Pagos E de la opción Pagos y
después de buscar las facturas en cuestión, se aplicarán un click sobre el
106
Figura 20. Seleccinando Pagos O en SIGPTEL. González (2001)
107
Figura 21. Seleccinando Pagos E en SIGPTEL. González (2001)
En lo referente a la selección consultas, se llevará el control de los
proyectos de telecomunicaciones, en donde los usuarios podrán elegir entre
las alternativas Equipos, Ofertas, Pedidos, O/Servicio, Cronograma,
Facturación y Pagos (ver figura 22), para todas ellas, a excepción de
Cronograma, la pantalla es la misma; la diferencia radica en el nombre de la
elección.
En estos casos, las salidas son los documentos generados en los
procesos y su interacción con los otros documentos, es decir, si se consulta
una factura Ericsson se puede ver el número de Orden de Servicio, de
Pedido y hasta el de la oferta (ver figura 23); si la alternativa seleccionada
por el usuario es el cronograma, entonces el sistema desplegará todos las
ordenes de servicio por ejecutar con su respectivas fechas (ver figura 24).
108
109
Figura 24. Consulta de Cronograma. González (2001)
Si el usuario ha seleccionado la opción reportes, podrá elegir entre las
alternativas Ofertas, Pedidos, O/Servicio, Facturación y Pagos (ver figura 25),
al igual que en la consulta, las pantallas para los reportes son también
similares; por lo cual, la diferencia esta en el nombre de la elección de cada
reporte.
Para cada uno de las alternativas, se podrán realizar tres (3) listados
distintos dependiendo de cual facultad se señale; en la figura 26 se
representa la pantalla de reportes de Oferta; en este caso, las opciones de
listados son “No aprobados”, “Aprobados” o “Todas”, las cuales se eligen
aplicando un click sobre la alternativa deseada; también se puede determinar
un rango de fechas a conveniencia de los usuarios. Por último, solo deberán
ejecutar un click sobre el botón Imprimir.
110
