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CAPITULO VI

PROPUESTA

En este capítulo se propone el diseño de un Sistema de Información

Gerencial (SIG) para las fases de Planificación y Control de los Proyectos de

Telecomunicaciones para la Región Occidental de Sistemas Ericsson, el cual

podría ser utilizado en cualquier otra empresa que se dedique a la misma

actividad económica con características similares al caso objeto de estudio.

Es importante señalar que para ello, la propuesta debe ser adaptada a los

requerimientos funcionales de cada institución en particular.

1. Conceptualización de la propuesta

El Sistema de Información Gerencial para las fases de Planificación y

Control de los Proyectos de Telecomunicaciones constituye una herramienta

de gran utilidad para el personal que labora en la Gerencia Occidental de

Sistemas Ericsson, por cuanto le concederá minimizar los tiempos en la

ejecución de sus actividades administrativas, consultar directamente las

ofertas, pedidos, ordenes de servicio, facturación, entre otros; en los

diferentes proyectos ejecutados en la organización, lo cual permitirá la toma

de decisión por parte de la Gerencia. Además tendrán acceso a una base de

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datos histórica a fin de optimizar el trabajo en equipo, a través de la

automatización y sistematización de sus procesos.

2. Objetivo de la propuesta

El objetivo de la propuesta es diseñar un SIG que cubra los aspectos

fundamentales de la planificación y control de los proyectos de

telecomunicaciones; y a su vez optimice el tiempo de ejecución de los

procesos desarrollados por la empresa objeto de estudio a través de la

automatización y sistematización de los mismos.

3. Alcance de la propuesta

La propuesta tiene como alcance el diseño de un Sistema de

Información Gerencial específicamente para las fases de Planificación y

Control de los Proyectos de Telecomunicaciones para la Gerencia Occidental

de Sistemas Ericsson.

En la fase de Planificación se tomó en consideración el alcance de los

pedidos de los proyectos, tiempo de entrega de los materiales, costo de la

implantación y la asignación del recurso humano disponible para la ejecución

de los mismos. Y para la fase de control, la comunicación entre los diferentes

departamentos, seguimiento de los proyectos, control de la implantación y los

reportes fueron los aspectos significativos que enmarcaron el estudio.

Para el diseño de las fases, se tomó como base los distintos métodos

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existentes y en particular las metodologías propuestas por Lloréns y Bauza

(1991) y Montilva (1992), conformando así una ecléctica, para el diseño de

un sistema de información gerencial.

4.- Metodología para el desarrollo del SIG

Para lograr diseñar un sistema de información gerencial se deben

realizar las siguientes cuatro (4) fases descritas a continuación:

Fase I. Definición del proyecto

En esta etapa se realizó un estudio preliminar, el cual se basa en los

conocimientos de las necesidades de información de la Gerencia Occidental

de Sistemas Ericsson, para lo cual, y tomando en cuenta el criterio de

Montilva (1992), se busca diagnosticar el sistema actual para justificar el

desarrollo del nuevo sistema. En este sentido se encontraron los siguientes

aspectos que se detallan a continuación:

• La compañía no posee un sistema de información, todos los

procesos se elaboran utilizando las herramientas de Microsoft Word, Excel y

Outlook.

• No existe una base de datos computarizada, al momento de

consultar información para realizar informes acerca de los proyectos en

general, se tiene que abrir archivo por archivo o utilizar las carpetas de los

clientes para lograrlo; y en alguno de los casos, la información es extraviada o

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sencillamente ha sido eliminada del computador.

• Se evidencia un retrabajo en las actividades, por cuanto, para la

elaboración de un pedido en Excel se vuelven a utilizar todos los datos ya

incluidos en la oferta realizada en Word.

• Para proceder con el pago del outsourcing, se tiene que buscar en

la carpeta de factura, cada una de las facturas emitidas a los clientes.

• Las actividades de instalación se planifican utilizando el calendario

de Outlook, por lo tanto, no se pueden consignar actividades en paralelo.

Lo anteriormente descrito muestra una necesidad eminente de obtener

un sistema de información gerencial que optimice la realización del trabajo,

los tiempos de respuesta y la integración de todos los involucrados en los

procesos de planificación y control de proyectos de telecomunicaciones de la

Gerencia Occidental de Sistemas Ericsson.

Fase II. Análisis del contexto

El análisis del contexto se basa en el estudio de los procesos actuales

de planificación y control en los proyectos de telecomunicaciones. En este

aspecto, Lloréns y Bauza (1991), al igual que Montilva (1992) establecen la

necesidad de construir el modelo del funcionamiento actual de información,

por cuanto contiene las especificaciones del negocio que se desea

sistematizar, esto se realiza a través de una herramienta denominada

Flujograma de los procesos.

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Dicho flujograma de los procesos actuales de planificación y control se

muestran en la figura 1; a través de este, se identificaron situaciones

problemáticas referentes al procedimiento existente, entre lo que destaca el

elevado tiempo de respuesta a causa del retrabajo y de no contar con una

base de datos históricos computarizada que permitan flexibilidad en todo

momento; la falta de integración del grupo de trabajo, es decir, todas las

dependencias funcionales trabajan por separado, con distintas formas en

diferentes programas; y fallas frecuentes por la realización de procesos

manuales.

Figura 1. Flujograma del proceso actual. González (2001)

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Fase III. Definición de requerimientos

En esta fase se determinaron los requerimientos de entradas y salidas

que debe cumplir el sistema de información Gerencial propuesto para las

fases de planificación y control de proyectos de telecomunicaciones de

Sistemas Ericsson. En función a ello, Lloréns y Bauza (1991) identifican los

requerimientos de sistemas con la finalidad de integrar e interrelacionar la

información recaudada referente a procesos, datos y organización.

Para determinar los requerimientos, Montilva (1992) propone la

utilización de la técnica “Análisis estructurado de sistemas”, por cuanto

permite describir y documentar las especificaciones funcionales, por medio

de diagramas particionados realizados en forma jerárquica.

Para esto utiliza las herramientas tituladas diagrama de flujo de datos

nivel de contexto para el sistema en general (ver figura 2) y para los procesos

con sus tareas el nivel 1 como se muestran en las figuras 3, 4, 5 y 6;

diccionario de datos para representar la estructura de datos (anexo C).

Luego se determinaron los requerimientos de información para el

diseño de las tablas de la base de datos, los cuales se plasmaron en el

cuadro 3; el diagrama entidad – relación, el cual demuestra la relación

existente entre las tablas de la base de datos (ver figura 7); y por ultimo, los

requerimientos funcionales detallados en el cuadro 4, para representar las

diferentes operaciones básicas de planificación y control de proyectos de

telecomunicaciones que ejecutará el Sistema de Información Gerencial.

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Figura 2. Diagrama de Flujo de Datos Nivel de contexto. González (2001)

Figura 3. D. F. D. Nivel 1. Proceso Oferta. González (2001)

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Figura 4. D. F. D. Nivel 1. Proceso Pedido. González (2001)

Figura 5. D. F. D. Nivel 1. Proceso Orden de Servicio. González (2001)

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Figura 6. D. F. D. Nivel 1. Proceso Factura. González (2001)

Por medio de la aplicación del cuestionario, se obtuvieron los siguientes

requerimientos de información.

Cuadro 3 Requerimiento de Información

Fuente: González (2001)

ESTRUCTURA DE DATOS

ELEMENTOS DE DATOS QUE LO CONFORMAN

CLIENTE Código cliente; Nombre Cliente; Dirección Cliente; Teléfonos Cliente; Persona Contacto

EQUIPO Código Equipo; Descripción Equipo; Monto Unidad

OFERTA No. Oferta; Código Cliente; Código Equipo; Cantidad; Monto Total; Forma Pago

PEDIDO No. Pedido; No. Oferta; Forma Pago; Fecha Llegada; Monto Implantación

O / SERVICIO No. O/Servicio; No. Pedido; No. O/Despacho; Fecha Instalación; Fact. Outsourcing

ADMINISTRACIÓN No. Factura; No. O/Servicio; Fecha Cancelado; Monto Cancelado

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Figura 7. Diagrama Entidad – Relación. González (2001)

Cuadro 4 Requerimientos funcionales

ESTRUCTURA DE DATOS

OPERACIONES DE PROCESOS

CLIENTE • Ingresar, Modificar y Eliminar Cliente

EQUIPO • Ingresar, Modificar y Eliminar Equipo • Listado de Equipos • Lista de precios

OFERTA • Ingresar, Modificar y Eliminar Oferta • Listado de Ofertas • Listado de Ofertas no Aprobadas

PEDIDO • Ingresar, Modificar y Eliminar Pedido • Listado de Pedidos en ejecución • Listado de Pedidos Cerrados

O / SERVICIO • Ingresar, Modificar y Eliminar O/Servicio • Listado de O/Servicio • Consultar Materiales despachados • Consultar Cronograma • Listado de Cancelaciones a Outsourcing

ADMINISTRACIÓN • Ingresar, Modificar y Eliminar Factura • Listado de Facturas • Listado de Facturas Canceladas

Fuente: González (2001)

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Fase IV: Diseño Detallado

El diseño detallado del Sistema de Información Gerencial propuesto

(SIGPTEL) describe la interacción hombre máquina, la creación de las

pantallas de entrada, salida, y de los reportes del mismo; y a su vez esta

conformado por dos (2) tipos de diseños, el lógico y el físico.

En el diseño lógico se enmarca la información referente al Sistema de

Información Gerencial para las fases de planificación y control de la Gerencia

Occidental de Sistemas Ericsson; el mismo se muestra a continuación en el

figura 8, en donde las herramientas de programación empleadas fueron el

Workflow, por cuanto permite realizar una interfaz de usuario amigable y el

Outlook, el cual fue requerido por parte del cliente.

Gráfico 8

Figura 8. Diseño Lógico de SIGPTEL. González (2000)

MANTENIMIENTO

CONSULTAS

FACTURACION

O/SERVICIO REPORTES

PROCESOS

EQUIPOS

CLIENTES SIGPTEL

PEDIDO

OFERTA

PAGOS

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En el diseño físico, el cual se describe a continuación, se refleja la

lógica del diseño mostrado anteriormente y se detalla la funcionalidad y

operatibilidad del mismo.

Inicialmente se presentará sobre la pantalla de windows un icono del

Sistema de Información Gerencial (SIGPTEL); para poder acceder a dicho

sistema, el usuario deberá hacer un doble click con el mouse sobre el icono

mencionado (ver figura 9). Luego de acceder al sistema de información

gerencial para las fases de planificación y control de proyectos de

telecomunicaciones se presentará la página principal, la cual contiene cuatro

opciones principales Mantenimiento, Procesos, Consultas y Reportes, las

mismas podrán ser seleccionadas libremente por el usuario para desplegar

otras alternativas que ejecutarán las actividades del sistema de información

gerencial propuesto SIGPTEL (ver figura 10).

Figura 9. Acceso a SIGPTEL. González (2001)

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Figura 10. Página principal de SIGPTEL. González (2000)

Cuando el usuario seleccione la opción Mantenimiento se encontrará

con las alternativas clientes y equipos, cada una de ellas puede ser elegida

para utilizar la base de datos respectiva con la finalidad de ingresar nuevos

interesados o productos, modificar cualquier detalle existente y/o eliminar

algún dato referente a los mismos (ver figuras 11, 12 y 13). Cabe destacar

que estas bases de datos deberán ser cargadas antes de realizar los

procesos involucrados en proyectos de telecomunicaciones de la empresa

objeto de estudio.

En la opción referente a procesos, y dependiendo de las actividades

ejecutadas por cada departamento, el usuario podrá seleccionar entre las

alternativas Ofertas, Pedidos, O/Servicio, Facturación y Pagos para realizar

las funciones propias de planificación en la ejecución de proyectos de

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telecomunicaciones estudiadas en este trabajo ver figura 14.

Figura 11. Seleccionando Mantenimiento en (SIGPTEL). González (2001)

Figura 12. Seleccinando Clientes en SIGPTEL. González (2001)

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Figura 13. Seleccinando Equipos en SIGPTEL. González (2001)

Figura 14. Seleccinando Procesos en SIGPTEL. González (2001)

En cuanto a la opción Oferta, la cual es el inicio del proceso para cada

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proyecto, se deberá incluir el cliente o código del interesado y el código o la

descripción de cada equipo requerido con su cantidad, los mismos se

encuentran previamente almacenados en las bases de datos respectivas (ver

Figura 15),

Figura 15. Seleccinando Oferta en SIGPTEL. González (2001)

Una vez aprobada la oferta por parte del cliente, se podrá generar el

pedido, para esto el usuario deberá seleccionar la opción Pedidos (ver figura

16). Luego, realizará un click sobre el icono Incluir, en donde aparecerán

todos los datos de las ofertas realizadas sin pedidos relacionados, para lo

cual se podrá utilizar los iconos 9, 3, 4 o : con la finalidad de buscar la

oferta deseada.

Posteriormente, se rellenarán los datos fecha de llegada, monto de

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implantación y forma de pago. Por último se aplica un click al icono grabar

para que el sistema coloque el número consecutivo de pedido y dar por

efectuado el inicio del nuevo proyecto de telecomunicaciones. En este

momento el sistema enviará un E-Mail al almacén, para que este empiece a

procesar la compra o la reserva de los materiales para el proyecto.

Figura 16. Seleccinando Pedidos en SIGPTEL. González (2001)

Seguidamente, el sistema enviará otro mensaje vía E-Mail al

departamento de Implantación, informándole de la existencia del nuevo

proyecto y al mismo tiempo creará y/o modificará el cronograma de

Implementación. Entonces, el usuario deberá seleccionar la opción

O/Servicio (ver figura 17); como en el pedido, también aparecerán todos los

datos del mismo y podrán ser buscados de la misma forma.

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Luego se modifica, si es necesario, la fecha real de llegada de los

materiales y se incluirá el número de la orden de despacho respectiva.

Finalmente se realiza un click en el icino grabar para que el sistema asigne el

número consecutivo de la orden y genera la lista de cotejo, el acta de

aceptación y el protocolo de pruebas.

Figura 17. Seleccinando Orden de Servicio en SIGPTEL. González (2001)

Después de concluido el proyecto de telecomunicaciones, el usuario del

departamento de Administración deberá seleccionar la opción Facturación

(ver figura 18); buscará los pedidos de proyectos finalizados contando con

las mismas bondades de búsqueda que en el resto del sistema, verificará los

datos y aplicará un click sobre el botón Elaborar Factura para poderse

generar el número consecutivo de la misma, grabándose así en la base de

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datos y dándole la opción de imprimir la factura.

Figura 18. Seleccinando Facturación en SIGPTEL. González (2001)

Es requisito indispensable que para poder cancelar los trabajos de

implantación realizados por el Outsourcing, debe haberse generado

previamente las facturas respectivas a los clientes. Luego el usuario

destinado seleccionará la opción Pago Outsourcing de la alternativa Pagos

(ver figura 19) con la finalidad de abrir la ventana de ejecución (ver figura 20),

buscar el pedido deseado y incluir el número de factura del Outsourcing y

ejecutar un click sobre el botón Aprobar Pago.

Una vez canceladas las facturas de Ericsson por parte del cliente, el

usuario deberá seleccionar la alternativa Pagos E de la opción Pagos y

después de buscar las facturas en cuestión, se aplicarán un click sobre el

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botón Cancelado de cada factura y se grabará.

Figura 19. Seleccinando Pagos en SIGPTEL. González (2001)

Figura 20. Seleccinando Pagos O en SIGPTEL. González (2001)

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Figura 21. Seleccinando Pagos E en SIGPTEL. González (2001)

En lo referente a la selección consultas, se llevará el control de los

proyectos de telecomunicaciones, en donde los usuarios podrán elegir entre

las alternativas Equipos, Ofertas, Pedidos, O/Servicio, Cronograma,

Facturación y Pagos (ver figura 22), para todas ellas, a excepción de

Cronograma, la pantalla es la misma; la diferencia radica en el nombre de la

elección.

En estos casos, las salidas son los documentos generados en los

procesos y su interacción con los otros documentos, es decir, si se consulta

una factura Ericsson se puede ver el número de Orden de Servicio, de

Pedido y hasta el de la oferta (ver figura 23); si la alternativa seleccionada

por el usuario es el cronograma, entonces el sistema desplegará todos las

ordenes de servicio por ejecutar con su respectivas fechas (ver figura 24).

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Figura 22. Seleccionando Consulta en SIGPTEL. González (2001)

Figura 23. Seleccionando Consultar Ofertas SIGPTEL. González (2001)

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Figura 24. Consulta de Cronograma. González (2001)

Si el usuario ha seleccionado la opción reportes, podrá elegir entre las

alternativas Ofertas, Pedidos, O/Servicio, Facturación y Pagos (ver figura 25),

al igual que en la consulta, las pantallas para los reportes son también

similares; por lo cual, la diferencia esta en el nombre de la elección de cada

reporte.

Para cada uno de las alternativas, se podrán realizar tres (3) listados

distintos dependiendo de cual facultad se señale; en la figura 26 se

representa la pantalla de reportes de Oferta; en este caso, las opciones de

listados son “No aprobados”, “Aprobados” o “Todas”, las cuales se eligen

aplicando un click sobre la alternativa deseada; también se puede determinar

un rango de fechas a conveniencia de los usuarios. Por último, solo deberán

ejecutar un click sobre el botón Imprimir.

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Figura 25. Seleccionando Reportes en SGPTEL. González (2001)

Figura 26. Seleccionando Reportes de Ofertas. González (2001)