Aspectos administrativos generales del Conasida y de los Comités

MARCO LOGÍSTICO

Consejo Nacional para la Prevención y el Control del Síndrome de la

Inmunodeficiencia Adquirida

I. ORGANIZACIÓN PARA LAS SESIONES DEL CONASIDA Y DE LOS COMITÉS

• Número de sesiones al año• Lugar y duración• Convocatorias electrónicas• Asistencia de los/as vocales • Registro de asistencia• Firma de actas de sesión

II. APOYO ECONÓMICO A OCSs DEL INTERIOR DE LA REPÚBLICA MEXICANA• Preparación del viaje de OSCs

I. Organización para las sesiones del Conasida• El Conasida por reglamento, sesiona dos veces al año y cuando se considera necesario,

se realiza alguna sesión extraordinaria.• Las reuniones normalmente son presididas por la Presidenta, por lo que los Vocales

Titulares son los que deberán asistir a menos que exista una justificación importantepara que asista el suplente previamente designado.

• Las reuniones se llevan a cabo en la Sala de Juntas “Guillermo Soberón Acevedo” de laSecretaría de Salud, sita en Lieja No. 7, Col. Juárez y tienen una duración máxima de 2horas.

• Las convocatorias se envían con al menos diez días hábiles de anticipación vía correoelectrónico y es indispensable contar con la confirmación electrónica de asistencia.

• Los documentos complementarios para la reunión estarán disponibles en un enlaceelectrónico aproximadamente una semana antes de la fecha de realización para suimpresión y revisión.

• Los vocales asistentes deberán contar con los oficios de nombramiento o con el formatode designación de suplentes para ser considerado en el quórum y poder ejercer su votoen las sesiones.

• En el caso de que no pueda asistir ni el titular ni el suplente, la persona que se presentecomo representante deberá contar con el oficio de designación firmado por el vocaltitular para que sea tomado en cuenta en el “quórum” y pueda ejercer su voto.

I. Organización para las sesiones del Conasida• Cuando exista cambio de titular y/o de suplente de alguna dependencia gubernamental, organización

civil, académica, organismo internacional o privado deberá ser notificado por escrito a la SecretariaTécnica del Consejo (Dra. Patricia E. Uribe Zúñiga), con copia a la Presidenta (Dra. María de lasMercedes Martha Juan López) y al suplente de la Presidenta (Dr. Pablo A. Kuri Morales) informandoquien quedará en su lugar.

• Cuando ya contamos con la confirmación de asistencia de todos, se envía una relación a la sede de lareunión, con la finalidad de que se les permita el acceso a las instalaciones sin problema, por ello esindispensable que no haya cambios de último momento, pero en caso de que los hubiera, debe sernotificado de inmediato a la persona que les envió la invitación.

• La lista de registro es el documento que avala la asistencia de los vocales y es considerada paraestablecer la existencia de quórum y legalidad de las sesiones, por eso debe ser firmada siempreantes del ingreso a la sala. Dicha lista se encuentra en la entrada lateral de la sala “Guillermo SoberónAcevedo” de la Secretaría de Salud.

• Al llegar a la sede una persona les indicará su lugar en la mesa, el cual ya está previamente asignado.• En cada sesión se levanta un acta la cual se le hará llegar vía correo electrónico para su revisión y

comentarios, se harán las modificaciones necesarias y se le dará a firmar en la siguiente sesión y encaso de que haya asistido otra persona en representación, deberá firmarla por ausencia. Una vezrecabadas todas las firmas se sube a la página web del Censida.

I. Organización para las sesiones de los Comités• Los comités con base en los Lineamientos de su Funcionamiento sesionan tres veces al año

y cuando se considera necesario, se realiza alguna sesión extraordinaria.• Las reuniones de los 4 Comités, se llevan a cabo durante dos días consecutivos, dos

comités por día, con una duración por sesión de 1:45 mins. Es necesario que su llegada a laCd. de México sea un día antes, ya que el horario de inicio normalmente es a las 10:00horas.

• La sede de las reuniones es en la Sala de Juntas del Censida, ubicada en Herschel No. 119,piso 1, Col. Anzures.

• Las invitaciones las elaboran y envían los Coordinadores de cada comité y dan seguimientoa la confirmación de asistencia de cada invitado.

• Cada comité cuenta con su lista de registro que avala la asistencia de los vocales y deberáser firmada y es considerada para establecer la existencia de quórum y legalidad de lassesiones.

• En cada comité se levanta un acta de las reuniones y se les hace llegar vía correoelectrónico para su revisión y comentarios, se harán las modificaciones necesarias, la listade asistencia se considerará como aval de las mismas. Una vez aprobadas se suben a lapágina web del Censida.

II. APOYO ECONÓMICO A OSCs DEL INTERIOR DE LA REPÚBLICA MEXICANA.

• Con la finalidad de que las personas que son Vocales de las organizacionesde la sociedad civil que radican en el interior de la República estén encondiciones de asistir, el Censida cubre sus gastos de transportación,hospedaje y alimentos.

• El presupuesto para los viajes y servicios de las reuniones del Conasida y delos Comités se gestiona a través de un acuerdo secretarial, en el cual seestablece una cantidad fija que se distribuye de acuerdo al número desesiones al año, es por ello que sólo nos permite cubrirle los gastos a unapersona por organización y en algunas ocasiones cuando hay la necesidad derealizar una extraordinaria, modificamos los conceptos a cubrir, según elpresupuesto con el que se cuenta.

• Los Vocales de las Secretarías Estatales de Salud viajarán con recursos de susdependencias.

Preparación del viaje de OSCs• La persona encargada de la logística en el Censida preguntará al vocal su itinerario de

viaje, solicita la reservación del boleto, lo envía al interesado para su aprobación y serealiza la compra, posteriormente se le envía por correo electrónico junto con los datosdel hotel donde se hospedará.

• Una vez comprado el boleto, si existe la necesidad de realizar un cambio, el costo quegenera será cubierto por el interesado.

• Para cuando sea convocado a reunión del Conasida, su llegada será el mismo día, ya quelas reuniones normalmente son entre las 11:00 y las 13:00 hrs. y tienen una duración dedos horas máximo, en este caso sólo se le cubrirá la comida.

• Para las reuniones de los comités, los alimentos son de acuerdo al tiempo quepermanecerá en la ciudad, es decir, si llega el domingo y estará hasta el martes, secubre la cena del domingo, desayuno, comida y cena del lunes, desayuno y comida delmartes.

• Los traslados locales (taxi aepto-hotel-aepto), solo se cubrirán presentando elcomprobante correspondiente de llegada y se le otorgará el equivalente para el regresoa través de un recibo.

• Si alguna de las personas que representan a las organizaciones civiles del interior de larepública, confirma su asistencia y se le tramita el traslado y hospedaje, pero finalmenteno se presenta, perderá el derecho de ser financiado para las reuniones posteriores.

Cualquier duda, aclaración o comentario sobre la organización o contenidotécnico de las reuniones tanto del Conasida, como de los comités, puede serdirigida a la Dra. Hermelinda Barrientos Bárcenas, Secretaria Auxiliar al correoelectrónico barrientoscensida@gmail.com o al teléfono (55) 91 50 60 81, concopia para Sonia Jiménez Segura, encargada de logística sojise71@gmail.com ycon número telefónico (55) 91 50 60 65 y 91 50 60 85.

Gracias por su atención