Aprovisionamiento (2)

1

AYUDAS VISUALESADQUISICIONES Y

ABASTECIMIENTOS

L.C y M.B.A. Héctor Javier González Ramírez

2

Al concluir el curso el alumno conocerá y aplicará las

técnicas de administración de adquisiciones, almacenes y abasto en organizaciones

nacionales e internacionales

3

REGLAS DEL JUEGO:

La clase inicia a su hora. Favor de mantener en silencio celulares, etc. La tolerancia es de 15 minutos. Procure no estar saliendo y entrando del salón

mientras se esta impartiendo la clase. No se permite fumar durante la hora de clase. Las faltas se registran (Tiene usted derecho a 4

faltas). Cada 2 retardos es una falta

4

Temario (Condensado):

5

TÉCNICAS DE ENSEÑANZA

Exposición oral. Mesa redonda. Análisis de proyecciones. Exposición audiovisual. Ejercicios y dinámicas dentro de clase. Lecturas obligatorias. Trabajos de investigación. Prácticas de campo.

6

ELEMENTOS DE EVALUACIÓN:Asistencia y puntualidad para derecho a calificación

ACTIVIDADES VALOR Exámenes Parciales (2) 20 % Exámen Final 20 % Noticias, Tareas y lecturas 20 % Trabajo Final 30 % Participación en clase 10 %

7

El curso está dirigido a:

Estudiantes de Administración

8

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

9

Profesor:

Licenciado en Contaduría y Maestro en Administración con Mención Honorífica por la UNAM

Estudios en la Universidad de Texas en San Antonio y la Universidad de Calgary en Canada

Diplomado en Administración Europea becado por Unión Europea en:

ESADE (Escuela Superior en Alta Dirección de Empresas – Madrid, España)HEC (Escuela de Altos Estudios Comerciales – París, Francia)ITAM (Instituto Tecnológico Autónomo de México – México DF

Catedrático en Licenciatura y Maestría y capacitador de Directores.

Conferencista y Articulista

Cargos Directivos y Gerenciales en Sector Público y Privado

Miembro de la Junta de Consejo

L.C y M.B.A. Héctor Javier González Ramírez

COMPRASAPROVISIONAMIENTO

DEFINICIÓN

®Proceso de gerenciar estratégicamente la planeación, adquisición, movimientos, recepción, producción, empaque, almacenamiento y hasta distribución y entrega al cliente de las materias primas, semielaborados, y productos terminados, desde los proveedores a través de la empresa y hasta el usuario final en condiciones de producto adecuado, oportunidad, costo bajo y calidad.

LO

GIS

TIC

A

COMPONENTES1. COMPRAS2. INVENTARIOS3. TRANSPORTE4. ALMACENAMIENTO5. COMERCIO EXTERIOR IMPO / EXPO6. DISTRIBUCIÓN FÍSICA (NAL – DFI)7. PLANEACIÓN DE PRODUCCIÓN8. SERVICIO AL CLIENTE9. PROCESAMIENTO DE PEDIDOS10. EMPAQUE11. OUTSOURCING12. PARTNERSHIP

LO

GIS

TIC

A

CONCEPTO

“LA LOGÍSTICA ES LA ÚLTIMA FRONTERA DE LA RENTABILIDAD”

PETER DRUCKER

LO

GIS

TIC

A

OBJETIVOS Mantener la continuidad operativa del sistema

organizacional. Garantizar el nivel de calidad especificado en

cada material requerido Mantener y mejorar el nivel de beneficio de la

compañía a través de los costos de adquisición.

Mejorar los niveles de inventario disminuyendo, los niveles disponibles y de compra buscando un enfoque JIT

Lograr los mejores métodos de manipulación y empaque de los materiales

Sostener y proyectar a través de un suministro cumplido y regulado el resultado en el servicio al cliente.

ESTRATEGIA LOGÍSTICA

MEJORAR SERVICIO AL CLIENTE REDUCIR COSTOS DE DISTRIBUCIÒN GENERAR UN VOLUMEN MAYOR DE

VENTAS CREAR UTILIDAD DE TIEMPO Y LUGAR

RELACIÓN PROVEEDORES CON PRODUCCIÓN Y EL SERVICIO AL CLIENTE

Cumpliendo misiónCumpliendo políticasBúsqueda proveedoresSelección de proveedoresDesarrollo de proveedoresCertificación de proveedoresNegociación con proveedores

Cumpliendo la misiónCumpliendo políticas (?)Planeando la producciónProgramando la producciónProgramando las tareasDirigiendo personalControlando la calidad del procesoNegociando con ventas (?)

COMPRAS PRODUCCIÓN

UNIVERSO DECLIENTES Y ELSERVICIO QUE

RECIBEN

Manejo requerimientosNegociación particularTramite documentario3 cotizaciones (?)LlamandoPidiendo plata-cupo Presionando por tiempoSatisfaciendo urgenciasPor el no trabajo de otros

Manejo de requerimientos de ventasNegociación en cada caso con ventasTramite documentarioNecesidad urgenteRequiriendoNo le interesa el costoPresionado en el tiempo por ventasSatisfaciendo urgenciasPor el no pronóstico de ventas

Satisfaciendo su necesidadRequiriendo el menor costoRequiriendo el menor tiempoRequiriendo la mejor calidadRequiriendo cosas especiales para

EL PROCESO DE LOS EL PROCESO DE LOS MATERIALESMATERIALES

PR

ON

OSTIC

O

CO

MP

RA

S

ALM

AC

EN

AM

IEN

TO

MATERIAS PRIMAS

MATERIAL DE EMPAQUE

PRODUCTOS EN PROCESO

PRODUCTOS TERMINADOS

DES

PAC

HO

S

DIS

TR

IBU

CIÓ

N

ENTR

EGA

INFORMACIÓN

RESPUESTA AL CLIENTE

COSTO

PRECIO

GASTOS GENERALES

MANO DE OBRA

MATERIALES

NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN

LA ADMINISTRACIÓN TIENE TRES NIVELES

D

E

e

• DIRECTIVO = POLÍTICAS

• EJECUTIVO = REGLAS

• EJECUTOR = REGISTROS

LAS POLÍTICAS PROPORCIONAN

UNA ESTRUCTURA PARA LOGRAR

OPERACIONES CONSISTENTES Y

BIEN EJECUTADAS

CLASIFICACIÓN DE MATERIALES

MATERIALESPALANCAI ALTA (+)R BAJO (-)

MATERIALESESTRATÉGICOSI ALTA (+)R ALTO (+)

MATERIALES NOCRITICOSI BAJA (-)R BAJO (-)

MATERIALESCUELLO DE BOTELLAI BAJA (-)R ALTA(+)

ALTO

(+)

BAJO

(-)

(-) BAJA

(+) ALTA

BENEFICIOS

INCIDENCIA EN

VICEPRESIDENCIA

MERCADEO Y VENTAS

VICEPRESIDENCIA DE

PRODUCCIÓN

JEFATURA DETRANSPORTE

JEFATURA DEDESPACHOS

DIRECCION DEDISTRIBUCIÓN

JEFATURAFACTURACIÓN

DIVISIÓN DE

SEGUIMIENTO

JEFATURA DEREGISTRO

GERENCIA DESERVICIO AL

CLIENTE

JEFATURACOMERCIOEXTERIOR

JEFATURACOMPRAS

INTERNALES

JEFATURACOMPRAS NALES

GERENCIA DECOMPRAS

JEFATURA DE

PICKING Y PACKING

DIVISIÓNRECIBO

GERENCIA DEALMACENAMIENTO

DIV. CONTROL

PRODUCCIÓN

JEFATURA

PROGRAMACIÓN

COORDINACIÓNPEDIDOS

DIR. DE PLANEACIÓNPRODUCCIÓN

VICEPRESIDENCIA LOGÍSTICA

VICEPRESIDENCIA DERECURSOS HUMANO

VICEPRESIDENCIAFINANCIERA

PRESIDENCIA

JUNTA DIRECTIVA

IMPORTANCIA DE ORGANIZAR LAS

COMPRAS 1. No es posible hacer ventas apropiadas o

competitivas, si los materiales adquiridos para la fabricación o la reventa tienen costos desproporcionados.

2. La explotación apropiada de una empresa depende de la renovación organizada de su inversión.

3. La ejecución misma de la función compras permite a una empresa ser aconsejada en relación con:

Nuevos materiales que sustituyan con ventajas a los empleados.

Nuevos productos a fabricar o vender Variaciones en tendencias que afecten a las

ventas. Planeamiento de la producción y fijación de las

normas políticas a seguir.

ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA

DE COMPRAS1. INFORMACIÓNa. Materialesb. Proveedores2. INVESTIGACIÓNa. Estudios de mercado de proveedoresb. Estudio de materiales en usoc. Análisis de costos de los materialesd. Investigaciones de fuentes de abastecimiento

susceptibles de ser desarrolladas por la empresa

e. Investigación sobre proveedoresf. Investigación sobre materiales secundarios

ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS3. FUNCIONAMIENTOa. Constatación de requisiciones b. Obtención y análisis de cotizacionesc. Determinación de la forma comprard. Programación de las comprase. Entrevista a proveedoresf. Negociación de contratosg. Remisión ordenes de comprah. Seguimiento y vigilancia del

cumplimiento

ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA DE COMPRAS4. AUXILIARESa. Procedimientos de oficinab. Tomar la mejor decisión de comprac. Normalización y simplificación de

actividades logísticasd. Sustitución de materialese. Ensayos y pruebas de artículos nuevosf. Presupuesto de adquisicionesg. Control de existencias h. Política de compras

ACTIVIDADES GENERALES DEL ÁREA

DE COMPRAS

5. ACTIVIDADES AFINESa. Dirección de almacenesb. Dirección de transportesc. Seguros en generald. Inspección y mantenimiento de los

elementos de transporte e. Recuperación de materialesf. Contabilidad de materiales

ÉTICA EN LAS COMPRAS

1. CORTESÍA Y EQUIDAD (Hasta que punto?)

2. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL (Salvaguardar confidencias de la empresa y de los proveedores)

3. DIVERSIONES (Hasta que punto? - tienen los compradores cuentas de gastos?)

ÉTICA EN LAS COMPRAS

4. REGALOS Y DONATIVOS: Se aceptan? – se prohíben? – se toleran? – se rechazan?. Comparar con políticas de ventas.

5. PUGNA DE INTERESES: Qué hacer cuándo se presenta? – responsabilidad de compras?

6. CODIGO DE ÉTICA DEL COMPRADOR

CÓDIGO DE ÉTICA, VALORES Y PRINCIPIOS

1. Proceso administrativo Responsabilidades del área de

compras Estructura del área de

aprovisionamiento Concepto de cross function Concepto de cross team work Concepto de calidad gerencial o de

manejo (ISO) Medición del logro Manejo de información y vinculación

tecnológica.


2. Aspectos Relevantes Enfoque de medio ambiente =

materiales, proveedor. Enfoque de servicio al cliente

(integral) Enfoque de manejo de la

competencia


3. Aspectos Legales Contratos y acuerdos con

proveedores Actitud y disposición para

solucionar adecuadamente los conflictos y diferencias con proveedores

Contenido legal de los contratos Respeto por el proveedor, su

cultura, su negocio


4. Proceso de Negociación Regalos, donaciones. Atenciones – Participación en

eventos Precio legal – Beneficio Legal (Para

la empresa)

MÉTODOS PARA COMPRAR

1. SEGÚN EL FACTOR DEL TIEMPO DE COMPRA

a. Ajustadas a las necesidades Se compra lo necesario Productos de poca rotación El problema es de tiempo No se tiene stock

MÉTODOS PARA COMPRAR

b. Para períodos futuros específicos Materiales con consumo regular Variaciones de precio en el

tiempo Períodos variables de consumo Costo almacenamiento Depende aprovisionamiento o del

consumo

METODOS PARA COMPRAR2. SEGÚN LA FORMA DE COMPRARa. Sobre contrato

mejor negociación de precios No incremento de existencias Seguridad de abastecimiento continuo Enfoque legal Acuerdo por inspecciones, garantías,

etc.

b. Compras agrupadas. Según origen, catalogación, rotación, costo. Se agrupan los pedidos para disminuir costos y gastos

METODOS PARA COMPRAR

c. Compras programadas Según el consumo real El proveedor es un almacén propio Buena calidad por conciencia del

proveedor Buen nivel de oportunidad Reducción de inventarios Bajo costo de comprar


3. Según el mercado Según programa de producción Estudio permanente del mercado Pronósticos de cantidad y precio Asegurar aprovisionamiento futuro Método para consumo estable


4. Especulativas• Mayor riesgo a lo normal• Se usa por la variación del precio• Basado en la utilidad que se pueda

obtener• Requiere compromiso de otras áreas• Inmoviliza el flujo de caja.

DEFINICIÓN DE SISTEMAS DE COSTOS

Los sistemas de costeo son modelos contables para determinar el costo unitario de producción, utilizados para valuar inventarios y determinar utilidades.

Objetivos

Asignar costos a los departamentos para la planificación y control.

Imputar costos a las unidades del producto para el costo del producto.

Definición

Son múltiples, con grado de subjetividad Depende finalidad análisis (toma decisiones Corto Plazo,

Largo Plazo)

Debe conocerse

Estructura organizativa empresa. Características proceso productivo (tecnología). Recursos involucrados en el mismo. Su forma de obtención, incorporación y transformación del producto. Salidas: productos, servicios, impacto y su distribución.

Características

Normas y procedimientos contables para calcular los costos (formas de calcular los costos).

Caracterizados por la unidad de costeo (unidad para la cual se van a acumular los costos) y por la modalidad de producción (producción por lotes o producción en serie).

Costos por órdenes de producción

Costos por procesos Costeo estándar Costeo por actividades

Sistemas de Costos

Clases de Sistemas de

Costos

Bases de Costos

Los sistemas de costos puede funcionar con:

BASE PREDETERMINADA

BASE HISTÓRICA

Funciona con base en costos reales o históricos (costos ya incurridos, cuya

cuantía se conoce)

A base de costos calculados con anterioridad a la ocurrencia de costos

reales.Aquí se destacan los Costos Estándar

Sistema de Costeo por Ordenes de Producción

Es un sistema para el costeo de productos aplicables a la producción de órdenes especiales o específicas, en el cual el material, la mano de obra y los Costos Indirectos de fabricación se asignan a órdenes

específicas de producción o lotes de productos.

DEFINICION


Unidad de costeo: generalmente grupo o lote de productos iguales (Ej. Muebles, imprentas; a veces para producto individual: un barco)

Fabricación: cada lote se emprende mediante orden de producción

Costos: se acumulan para cada orden, por separado

Costos unitarios: dividir costos totales c/orden entre número de unidades producidas


Apto cuando los productos que se fabrican son identificables en todo momento con orden de producción específica

Distintas órdenes se empiezan y terminan en cualquier fecha dentro de período contable

Equipos, se emplean para fabricación de diversas órdenes


Utilizado por compañías cuyos productos son rápidamente identificables por unidades individuales o lotes.

A cada lote se le ha aplicado atención y tecnología en grados diferentes.

CARACTERISTICAS


Los productos a los que se puede aplicar el sistema de costeo por órdenes deben tener las siguientes características

Cantidades pequeñas

Cantidades lotificables

Cantidades identificables

Ejemplos

Producción de aeronaves

Servicios en un taller mecánico

Línea especial de portafolios

Productos especiales de acuerdo a las necesidades de los clientes


Se puede conocer el costo de producción de cada artículo con todo detalle.

No es necesario efectuar el conteo del inventario para saber el valor de la producción.

Se conoce la utilidad bruta de cada artículo.

Detalla el costo de producción.

VENTAJAS


Su costo de operación es alto.

Requiere de una labor meticulosa.

La información obtenida algunas veces es extemporánea.

El costo total se obtiene al final del periodo y existen ciertas dificultades si se hacen entregas parciales antes de terminar la orden.

DESVENTAJAS


FLUJO GENERAL DE UN COSTEO POR ÓRDENES

Fases del Proceso Productivo

Almacenamiento Transformación Almacenamiento

Entrada

Insumos:Terrenos

Mano de ObraCapital

MaterialesEquipos

Productos:Bienes

Servicios

Salida

Retroalimentación

Proceso de Conversión

Recursos a utilizar en la Producción

Materia Prima Servicios de Personal

Activos Fijos

“Apresúrate; no te fíes de las horas venideras. El que hoy no está dispuesto, menos lo estará

mañana”

CONTROL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE MATERIALES

Tratamiento Administrativo

Los materiales que ingresen a la empresa requieren de una combinación de labores y de un conjunto de formas y registros contables que sirvan de instrumento de control en cada una de las etapas de utilización.

Control, Registro y utilización de materiales

El control de las compras para lograr un abastecimiento oportuno y adecuado a las necesidades de la producción.

El control de la distribución del material comprado para aplicarlos a los procesos respectivos.

El control de los materiales para evitar el despilfarro y filtraciones; para formular periódicamente los Estados Financieros.

Objeto del Control de los Materiales

Diagrama de Movimiento de Materiales

SOLICITUD DE COMPRA

SOLICITUD DE COMPRA

ORDEN DE COMPRA

ORDEN DE COMPRA PROVEEDORPROVEEDOR

N/AN/A VDMVDM

ALMACEN DE MATERIALES

ALMACEN DE MATERIALES

PRODUCCIÓNPRODUCCIÓN NRMANRMA GASTO ADMINISTRATIVO

GASTOS DE VENTA

GASTO ADMINISTRATIVO

GASTOS DE VENTA

VSMVSM

NRMANRMA

COSTO DIRECTO

COSTO INDIRECTO

COSTO DIRECTO

COSTO INDIRECTO

Formas establecidas para el control administrativo de los materiales

COMPRAS: Cuyo documento que lo origina es la solicitud de compra o requisición y ordena la orden de compra.

RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO: Cuyo documento es la nota de ingreso al almacén, nota de devolución de materiales y control de existencia o kardex.

DISTRIBUCIÓN: El documento es el vale de salida de materiales a los centros de costos y vale de devolución de materiales al almacén.

VALUACIÓN Y CONTABILIZACIÓN: Se controla con el kardex valorizado.

Proceso en el manejo de materiales y formatos utilizados

La división de campo encargada del control de todos los cultivos de la empresa, tomando las provisiones del caso, presenta al almacén su requerimiento de materiales con el fin de cumplir en las aplicaciones de una u otro insumo en las fechas y épocas previstas.

Adquisiciones

CENFROCAFENº :

Fecha :Sección :

Sirvase comprar lo siguiente :

CODIGO CANTIDAD UNIDAD

MOTIVO DEL PEDIDO AUTORIZADO

No existe en stock Otro, especifique………………. FUNCIONARIO

NO CONTABILIZABLE

ALMACEN

SOLICITADO

SOLICITUD DE COMPRA

DESCRIPCION

CENFROCAFENº :

Fecha :Sección :

Sirvase comprar lo siguiente :

CODIGO CANTIDAD UNIDAD

MOTIVO DEL PEDIDO AUTORIZADO

No existe en stock Otro, especifique………………. FUNCIONARIO

NO CONTABILIZABLE

ALMACEN

SOLICITADO

SOLICITUD DE COMPRA

DESCRIPCION

Distribución de la Solicitud de

Compra

Original:

Encargado de Compras.

Copia:

Archivo de almacén.

CENFROCAFENº :

Fecha :

Señores : ………………………………………………………..Sírvase entregar en nuestros almacenes por nuestra cuenta lo siguiente:

CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION P. UNITARIO TOTAL

CONDICIONES DE PAGO:

DEPARTAMENTO DE COMPRAS AUTORIZADO

NO CONTABILIZABLE

ORDEN DE COMPRA

CENFROCAFENº :

Fecha :

Señores : ………………………………………………………..Sírvase entregar en nuestros almacenes por nuestra cuenta lo siguiente:

CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION P. UNITARIO TOTAL

CONDICIONES DE PAGO:

DEPARTAMENTO DE COMPRAS AUTORIZADO

NO CONTABILIZABLE

ORDEN DE COMPRA

Distribución de la Orden de

Compra

Original:Proveedor

Copia: Archivo de compra

Copia: AlmacénCopia:

Departamento de Contabilidad


Es una de las fases mas importantes del movimiento operativo de los materiales, desde el momento en que se recepciona los diferentes insumos en el almacén, su ubicación ordenada para su inmediata localización y su entrega de los mismo en base a los requerimientos presentados.

Almacenamiento

La conducción del almacén constituye un punto clave en toda empresa sobre todo cuando el volumen es considerado.

CENFROCAFENº :

Fecha :

Referencia:Orden de Compra Nº :Guía de Remisión Nº :Proveedor: ……………………………………………………………………………

CÓDIGO CANTIDAD UNIDAD ARTICULO P. UNITARIO TOTAL

RECEPCIONISTA VERIFICADO OBSERVACIONES

SI SE CONTABILIZA

NOTA DE INGRESO AL ALMACEN

CENFROCAFENº :

Fecha :

Referencia:Orden de Compra Nº :Guía de Remisión Nº :Proveedor: ……………………………………………………………………………


RECEPCIONISTA VERIFICADO OBSERVACIONES

SI SE CONTABILIZA

NOTA DE INGRESO AL ALMACEN

Distribución de la Nota de Ingreso al

almacén

Original: Departamento de

contabilidad

Copia: Jefe de compras

Copia: Almacén (Kardex)

CENFROCAFENº :

Fecha :

Referencia: Orden de Compra Nº :Guía de Remisión Nº :Proveedor: ……………………………………………………………………


REMITENTE AUTORIZADO OBSERVACIONES

SI SE CONTABILIZA

VALE DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES

CENFROCAFENº :

Fecha :

Referencia: Orden de Compra Nº :Guía de Remisión Nº :Proveedor: ……………………………………………………………………


REMITENTE AUTORIZADO OBSERVACIONES

SI SE CONTABILIZA

VALE DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES

Distribución de la Nota de devolución de

materiales

Original: Proveedor

Copia: Departamento de

contabilidadCopia:

Jefe de compras.Copia:

Almacén (Kardex)


La entrega de los materiales se efectúa toda vez que los distintos campos de cultivos o secciones lo solicite, los documentos que sustentan las salidas y reingreso de materiales son:

Distribución

Nota de salida de almacén.

Nota de reingreso de materiales.

CENFROCAFENº :

Fecha :

Orden de Producción Nº :Centro de Costos :

CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD UNIDAD IMPORTE

ENTREGADO POR JEFE DE ALMACEN RECIBIDO POR

SI SE CONTABILIZA

VALE DE SALIDA DE MATERIALES

CENFROCAFENº :

Fecha :

Orden de Producción Nº :Centro de Costos :

CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD UNIDAD IMPORTE

ENTREGADO POR JEFE DE ALMACEN RECIBIDO POR

SI SE CONTABILIZA

VALE DE SALIDA DE MATERIALES

Distribución del Vale de salida de materiales


Contabilidad

Copia: Almacén (kardex)

Copia: Jefe de campo

CENFROCAFE Nº :

Referencia: Vale de Salida Nº :Centro de Costos Nº :

CÓDIGO CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN P. UNITARIO TOTAL

AUTORIZA RECIBE CONFORME

SI SE CONTABILIZA

NOTA DE REINGRESO DE MATERIALES

CENFROCAFE Nº :

Referencia: Vale de Salida Nº :Centro de Costos Nº :

CÓDIGO CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN P. UNITARIO TOTAL

AUTORIZA RECIBE CONFORME

SI SE CONTABILIZA

NOTA DE REINGRESO DE MATERIALES

Distribución de la Nota de reingreso de

materiales


Contabilidad

Copia: Almacén (kardex)

Copia: Jefe de campo

“Todo lo que una persona puede imaginar, otros pueden hacerlo realidad”

“El hombre sólo puede ser hombre mediante la educación”

“No hay nada nuevo bajo el sol, pero cuántas cosas viejas hay que no conocemos”

El Plan Contable General Revisado aprobado por CONASEV no obliga a ninguna empresa a que lleve todas las cuentas, mas bien cada empresa lo adecua según sus necesidades.

El Plan Contable Analítico, Clase 9, se adecua al giro de cada empresa según las necesidades creando cuentas y sub-cuentas manteniendo su naturaleza.

PLAN DE CUENTAS

“Vigilando, laborando y meditando todas las cosas prosperan”

“Obsérvate sin ceguera y dí con precisión y coraje lo que estás

sintiendo”

GERENCIA LOGÍSTICA

Sistema de Abastecimiento

C.P.C. Mercedes Cosquillo Ch.

Directora de Logística

DIRESA Loreto

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

El sistema de abastecimiento comprende los procesos técnicos de planeamiento, programación, obtención, recepción, ingreso,

almacenamiento y distribución, así como la administración y

disposición final de los bienes duraderos adquiridos u obtenidos.


A nivel estratégico el abastecimiento envuelve a todas las áreas de la

organización para diseñar, desde las etapas de la necesidad y concepción de los productos y/o servicios, un proceso

que incluya todos los medios necesarios para obtener los mejores resultados, en términos económicos y satisfacción del

usuario.


El sistema de abastecimiento es uno de los factores decisivos en la gestión

institucional. La provisión de bienes y servicios a los mejores precios del

mercado y en forma oportuna permite el cumplimiento de las actividades,

proyectos, metas y objetivos institucionales considerados en los

presupuestos de las entidades y por ende en sus planes estratégicos.

La cadena de abastecimiento

La cadena de abastecimiento esta compuesta por cinco elementos básicos sobre los que se trabaja

cualquier estrategia de este tipo:

El servicio al cliente Los inventarios (almacén) Los suministros El transporte y la distribución El almacenamiento

PRINCIPIOS GENERALES

PRINCIPIO DE MORALIDAD PRINCIPIO DE LIBRE COMPETENCIA PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD PRINCIPIO DE EFICIENCIA PRINCIPIO DE TRANSFERENCIA PRINCIPIO DE ECONOMIA PRINCIPIO DE VIGENCIA TECNOLOGICA PRINCIPIO DE TRATO JUSTO E IGUALITARIO

El sistema de abastecimiento

Utiliza tres formatos estandarizados en todas las entidades publicas para la adquisición y contratación

de bienes y servicios que son:

Orden de compra (adquisición de bienes) Orden de servicio (contratación de servicios) Planilla de viáticos (gastos por misión de servicios) Planilla de pago de servicios no personales

FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Recursos ordinarios (RO) Recursos directamente recaudados (RDR) Donaciones y transferencias (SIS) Encargos del MINSA (diferentes fuentes de

financiamiento)

PARTIDAS PRESUPUESTALES

BIENES SERVICIOS BIENES DE CAPITAL (BIENES DURADEROS MAS DE UN

AÑO) SE DETALLA EN UN CLASIFICADOR DE GASTOS

APROBADO ANUALMENTE.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVO (SIGA)

El Sistema Integrado de Gestión Administrativa-SIGA es un proyecto

desarrollado por el Ministerio de Economía y Finanzas a través de un convenio con el Ministerio de Salud y

financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo - BID.

SIGAEl Sistema Integrado de Gestión Administrativa

(SIGA), es una herramienta de ayuda para la gestión Administrativa, en la cual se

contempla todos los Procesos Técnicos del Abastecimiento, como son la elaboración de los Cuadros de Necesidades, el Plan Anual de

Adquisiciones y Contrataciones, los Requerimientos de Bienes y Servicios, para la

afectación presupuestal y realizar los Procesos de Selección si el requerimiento así

lo amerite.

PROGRAMACIONCuadro de Necesidades

Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC)

Registro de PedidosAutorización del Pedido

Requerimiento de CompraAutorización de la Compra

Menor Cuantía, Adjudicación Directa, Licitación/Concurso Público

Contratos

Cuadro de AdquisicionesO/C, O/S

Afectación Calendario de Compromisos

Entradas y Salidas de AlmacénAtención de pedidos

Kárdex

PEDIDOS

PROCESO DE SELECCION

ADQUISICIONES

ALMACEN

Procesos SIGA - ML

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

ES UNA INFORMACION QUE CONTIENE EL RESUMEN DE LOS REQUERIMIENTOS DE BIENES Y SERVICIOS Y OBRAS PARA UN PERIODO PRESUPUESTAL (1 DE ENERO

AL 31 DE DICIEMBRE), LA CUAL SE SUJETARÁ AL PRESUPUESTO

INSTITUCIONAL APROBADO (ANUAL).

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

EL PAAC SERA APROBADO POR UNA RESOLUCION DIRECTORAL

EL PAAC SERA PUBLICADO EN EL SEACE

SEACE (SISTEMA ELECTRONICO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO)

El Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SE@CE), es el sistema electrónico que permite el intercambio de información y difusión sobre las adquisiciones y contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas.

Los actos realizados por medio del SE@CE que cumplan con las disposiciones jurídicas vigentes poseen la misma validez y eficacia jurídica que los actos realizados por medios manuales pudiéndolos sustituir para todos los efectos legales.

LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DE BIENES,

SERVICIOS Y OBRAS SE REGULA POR LA LEY DE CONTRATACIONES Y

ADQUISICIONES DEL ESTADO D.S. Nº 083-2004-PCM-MODIFICADO POR

LEY 28267

APLICACIÓN TODAS LAS ENTIDADES DEL ESTADO

REGISTRO NACIONAL DE PROVEEDORES

PARA SER POSTOR SE REQUIERE ESTAR INSCRITO EN EL REGISTRO NACIONAL DE

PROVEEDORES (RNP) Y NO ESTAR SANCIONADO O IMPEDIDO PARA CONTRATAR.

ESTE REGISTRO ES ADMINISTRADO POR CONSUCODE A QUIEN MANTENDRA EL

REGISTRO ACTUALIZADO EN SU PAGINA WEB

CONSUCODE (CONSEJO SUPERIOR DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO)

Es un organismo público descentralizado adscrito al Ministerio de Economía y Finanzas, con personalidad jurídica de derecho público, con autonomía técnica, funcional, administrativa, económica y financiera, con representación judicial propia, sin perjuicio de la defensa del coadyuvante de la Procuraduría Pública del Ministerio de Economía y Finanzas.

PROCESOS DE SELECCIÓN

LICITACION PUBLICA - POR CONTRATACION DE OBRAS Y ADQUISICION DE BIENES, SE REALIZA POR COMPRAS A PARTIR DE S/ 1,173,000.00 EN OBRAS Y S/ 462,300.00 EN BIENES

CONCURSO PUBLICO - POR CONTRATACION DE SERVICIOS DE TODA NATURALEZA, SE REALIZA A PARTIR DE S/ 207,000.00

ADJUDICACIONES DIRECTAS-ADQUSICIONES O CONTRATACIONES: OBRAS- SE REALIZA A PARTIR DE S/ 586,500 A S/ 1,172,999.00 BIENES-SE REALIZA A PARTIR DE S/ 46,230.00 A S/ 462,299.00 SERVICIOS- SE REALIZA A PARTIR DE S/ 20,700.00 A S/

206,999.00

PROCESOS DE SELECCIÓN

ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA - POR ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES: OBRAS- SE REALIZA A PARTIR DE

S/ 3,450.00 A 117,299.00 BIENES-SE REALIZA A PARTIR DE

S/ 3,450.00 A S/ 46,299.00 SERVICIOS- SE REALIZA A PARTIR DE

S/ 3,450.00 A S/ 20,699.00

NO ES DE APLICACIÓN ESTA LEY LAS ADQUISICIONES MENORES DE UNA UIT (S/3,450.00)

ESTA PROHIBIDO EL FRACCIONAMIENTO, NO DEBE DIVIDIRSE LA ADQUISICION O CONTRATACION PARA

EVITAR EL FRACCIONAMIENTO

EXPEDIENTE

LA ENTIDAD LLEVARA UN EXPEDIENTE DE TODAS LAS ACTUACIONES DEL PROCESO CONTRATACION O ADQUISICION DESDE LA DECISIÓN PARA ADQUIRIR O CONTRATAR HASTA LA CULMINACION DEL CONTRATO.

VALOR REFERENCIAL VALOR DETERMINADO MEDIANTE ESTUDIOS O

INDAGACIONES DEL MERCADO, EL VALOR REFERENCIAL NO PUEDE TENER UNA ANTIGÜEDAD DE SEIS MESES

COMITÉ ESPECIAL CADA PROCESO DE SELECCIÓN EXCEPTO LA ADJUDICACION DE

MENOR CUANTIA SERA LLEVADO A CABO POR UN COMITÉ ESPECIAL (ORGANIZACIÓN, CONDUCCION Y EJECUCION DE LA INTEGRIDAD DEL PROCESO) HASTA ANTES DE LA SUSCRIPCION DEL CONTRATO.

ESTA INTEGRADO POR TRES O CINCO TITULARES, QUIENES TENDRAN SUPLENTES. UNA VEZ QUE EL TITULAR HUBIERA SIDO REEMPLAZADO POR EL SUPLENTE YA NO PODRÁ REINCORPORARSE

ES DESIGNADO CON RESOLUCION DIRECTORAL

ESTA CONFORMADO POR: UN MIEMBRO COMO MINIMO DE LA DEPENDENCIAS USUARIAS DE LOS

BIENES O SERVICIOS U OBRAS REQUERIDAS UN MIEMBRO DE LA DEPENDENCIA ENCARGADA DE LAS CONTRATACIONES

Y ADQUISICIONES (LOGISTICA) UN MIEMBRO TIENE QUE TENER CONOCIMIENTO TECNICO SOBRE EL

OBJETO DE LA CONVOCATORIA

COMITÉ ESPECIALCOMPETENCIA:

ELABORAR LAS BASES CONVOCAR EL PROCESO ABSOLVER CONSULTAS Y OBSERVACIONES EVALUAR LAS PROPUESTAS (TÉCNICAS Y ECONOMICAS) OTORGAR LA BUENA PRO DECLARAR DESIERTO CONSULTAR O PROPONERLAS MODIFICACIONES DE LAS CARACTERÍSTICAS

TÉCNICAS Y EL VALOR REFERENCIAL TODO ECATO NECESARIOPARA EL DESARROLLO DEL PROCESO DE

SELECCIÓN HASTA EL CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO.

IMPEDIMENTO PARA SER MIEMBRO DE COMITÉ ESPECIAL TITULAR DE LA ENTIDAD TODO FUNCIONARIO QUE TIENE ATRIBUCIONES DE CONTROL TODO FUNCIONARIO O SERVIDOR POR CUYA ACTUACION COMO

INTEGRANTE DE UN COMITÉ ESPECIAL HAYAN SIDO SANCIONADO POR RESOLUCION DIRECTORAL

COMITÉ ESPECIAL

EN CASO DE QUEDAR DESIERTO UN PROCESO, EL MISMO COMITÉ SERA EL ENCARGADO DE CONDUCIR LA SEGUNDA CONVOCATORIA (ART 32 TEXTO UNICO)

SON SOLIDARIAMENTE RESPONSABLES ADMNISTRATIVAMENTE Y PENALMENTE (ART 24 TEXTO UNICO)

ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA

LOGISTICA TENDRA EL CARGO DE LLEVAR EL PROCESO (ART. 23 DEL

TEXTO Y 43 REGLAMENTO)

PROCESOS DE SELECCIÓN DESIERTO (ART. 32 TEXTO UNICO)

EL PROCESO DE DECLARA DESIERTO CUANDO NO QUEDE VALIDA NINGUNA OFERTA Y PARCIALMENTE DESIERTO CUANDO NO QUEDE VALIDA NINGUNA OFERTA EN ALGUNO DE LOS ITEM IDENTIFICADOS PARTICULARMENTE

DEBE ELEVARSE UN INFORME QUE EVALUE LAS CAUSAS QUE MOTIVARON DICHAS DELCARATORIA, DEBIENDO ADOPTAR LAS MEDIDAS CORRECTIVAS, ANTES DE UNA NUEVA CONVOCATORIA, BAJO RESPONSABILIDAD

SI QUEDARA EN DOS OPORTUNIDADES DESIERTO , SE CONVOCARA A UN PROCESO DE ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA

GRACIAS

www.minsa.gob.pe

MUCHAS [email protected]

mailto:[email protected]

Aprovisionamiento (2)

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