Aprovisionamiento y Controlde Insumos

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Organización y Gestión de Pedido para Almacén Recepción, almacenamiento y de materiales e insumos Gestión de Control en el Almacén

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Organización y Gestión de Pedido para •AlmacénRecepción, almacenamiento y de •materiales e insumosGestión de Control en el Almacén•

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Créditos

Esta es una publicación de la Escuela Nacional de Hotelería, Dentro del proyecto NIC/018, financiado conjuntamente por los gobiernos de la Republica de Nicaragua

y el Gran Ducado de Luxemburgo.

Compilación y Adecuación de Contenido:

Rosa Amelia Potosme

Revisión y Aprobación:

Miriam Espinoza

Se permite la reproducción total o parcial de la presente obra, haciendo referencia a la fuente.

Managua, NicaraguaDiciembre 2008.

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Unidad I: Necesidades de Abastecimiento del Almacén

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:Identificar las necesidades de abastecimiento del almacén de acuerdo al tipo de

servicio ha realizar.

Unidad II: Solicitud de abastecimiento.

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:

Elaborar la solicitud de abastecimiento de acuerdo a los procedimientos establecidos

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Unidad I: Necesidades de Abastecimiento del Almacén

El Almacén.

Para iniciar esta unidad, haremos referencia a los conceptos de Aprovisionamiento.

El abastecimiento o aprovisionamiento. El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro.

Importancia: La función del aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:

Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento • de la organización.Mantener los suministros en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.• Mantener unas normas de calidad adecuadas.• Buscar y mantener proveedores competentes.• Normalizar los elementos que se adquieren.• Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.• Mantener la posición competitiva de la organización.• Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos • posibles.

Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la función que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada. Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores, y para ello es recomendable contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.

Finalmente, está claro que el área de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por consiguiente en los precios también, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El éxito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.

Existen muchos conceptos sobre almacén, aquí mencionamos algunos de ellos:

Edificio o local donde se depositan géneros de cualquier especie, generalmente mercancías.• Local donde los géneros en él existentes se venden, por lo común, al por mayor.• Establecimiento comercial donde se venden géneros al por menor.•

Géneros. Se entiende por género cualquier mercancía de un comercio.

Otro sinónimo de almacén es el término ECONOMATO: Es el almacén general del hotel. En este departamento se realizan todos los pedidos a los proveedores, se reciben todas las mercancías compradas por el hotel y desde el mismo se distribuyen a los demás departamentos. Las existencias se almacenan en el economato hasta que algún departamento las reclama. El economato nunca consume nada.

El almacén o economato, distribuye las existencias a: departamento de pisos, cocina, cafetería bar, servicios

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técnicos, etc. Una vez hecho el pedido realizaremos una ficha de proveedor (si es la primera vez que trabaja con nosotros) y una ficha de productos (si es la primera vez que los pedimos).

Principios básicos del Almacén:

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos, mercancías o servicios.

Todo almacén puede considerarse redituable (es decir que rinde periódicamente utilidad o beneficio) para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas. Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad • de una solo persona en cada almacén.El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, • registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido • control).Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas • y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias.Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, • control de inventario y producción.La identificación debe estar codificada.• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, • espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al almacén.• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas • existentes.La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida • al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes • con mínima inversión.Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser • tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

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Organización y control del almacén

Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace mas difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.

Entre las diferentes disposiciones dentro de un organigrama, la gestión del almacén suele colgar de los departamentos de Compras, Producción o Logística, y siempre en los niveles inferiores, a excepción de las organizaciones o centros de trabajo entre cuyas actividades principales está el almacenamiento.

El Responsable de Almacén es el encargado de que las actividades que se llevan a cabo en el almacén se ejecuten de acuerdo a la planificación y organización.

Gerente o Contralor

Jefe de Compras

Encargado de Almacén/ Economato

Alimentos Bebidas Productos de Limpieza

Material Oficina Otras compras

ORGANIZACIÓN DE UN ALMACEN.

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Las cuatro funciones del almacén: Recepción, Almacenamiento y sistemas de almacenamiento, Preparación de pedidos, Despacho.

El departamento de compras es el responsable de conseguir los equipos, materiales, y servicios necesarios para todo el hotel. Se encarga de tramitar la compra, conseguir presupuestos, seleccionar el proveedor, confirmar el pedido y hacerle el seguimiento.

En un hotel bien administrado y controlado, todos los suministros de mercancías serán revisados por el Receptor de mercancías, que controlará la correspondencia del producto recibido con lo solicitado, comprobará que no existen faltantes ni roturas, y confirmará la recepción del género reflejado en el albarán.

En la mayoría de los hoteles internacionales se utiliza un sistema de clasificación contable de los ingresos y gastos basado en el Sistema Uniforme de Cuentas para Hoteles (Uniform Systen of Accounts), publicado por la principal organización de contables de los Estados Unidos.

Las principales cuentas de gastos correspondientes al departamento de la Gobernanta o Ama de Llaves son las siguientes:

Reposición de Lencería: Para calcular el costo de reposición anual de la ropa (lencería), se hace un estimado • mensual. Se suele fijar una cantidad por cada habitación ocupada realmente, en base a datos de años anteriores. La previsión mensual se abona a una cuenta de reserva. El gasto es ajustado al conocerse el costo de la compra de reposición del año.Los artículos incluidos en la reposición de lencería para habitaciones son: Ropa de baño, cama, protectores • de colchón, cobertores y mantas, cortinas de baño, etc. Suministros de Limpieza: Incluye el costo de los suministros de limpieza usados en el departamento de • Habitaciones: Accesorios para aspiradoras, insecticidas, jabón en polvo, amoníaco, lejía o cloro, bayetas, limpiadores de alfombras, limpiadores de metales, cera para pisos, desinfectantes, desodorantes, equipo para limpieza de ventanas, recogedores de basura, escobas, Sosa, Estropajos, fumigadores, etc. Suministros de Huéspedes: El valor de los artículos de papelería y amenidades colocados en las habitaciones • de los clientes y en los escritorios públicos del hall debe cargarse a esta cuenta. Algunos pueden ser: Limpiador de calzado, perchas, gorros de baño, jabón de baño para habitaciones, artículos para baño, pañuelos de papel, cartas, sobres, blocs de notas, etc. De acuerdo a la dotación estándar definida por las normas del hotel. Papelería y Artículos de escritorio: Esta cuenta incluye el costo de los impresos, formularios, papelería y • artículos de escritorio usados en la administración del departamento. Suministros de Lavandería: Aquí se incluye el costo de los siguientes artículos: Alfileres, añil (tinte para • ropa), bandas de papel, etiquetas, cajas, papel de envolver, cartón, productos químicos, etc.

Vales de mercancías

Vale. El vale es un documento interno que se utiliza para la retirada de géneros del economato o almacén. Existe original y copia, el original irá al encargado del economato y la copia la tendrá el jefe del departamento.

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En el vale aparecerán:

Departamento que solicita el género.• Relación de los géneros que se solicitan.• Números de unidades que se solicitan.• Fecha.• Firma del responsable del departamento.•

El pedido de material debe hacerse siempre mediante el vale de pedido (o vale de mercancías, también conocido como requisición de almacén). Cuando el pedido de material de limpieza se efectúa previa nota o vale de pedido (o bien con el vale complementario en caso de que algún producto falte o se acabe antes de lo previsto) y este pedido es hecho en forma periódica y regular la ama de llaves puede controlar mucho mejor el consumo (o en su caso el despilfarro), e incluso puede prevenir con tiempo las cantidades necesarias en la temporada alta y en la baja temporada del hotel.

Como hemos dicho anteriormente, la camarera para hacer el pedido de material, contará primero lo que tiene en el armario. Después restará lo que tiene en el armario de la cantidad reflejada en la lista del stock. La diferencia existente constituye la hoja de pedido, ya que ésta sólo puede pedir lo que le falte de la lista del stock, con lo cual, una vez recibido el pedido, volverá a haber el armario la cantidad que refleja la citada lista. La camarera no olvidará poner en la hoja de pedido de material: el piso, la fecha y su firma.

A continuación presentamos algunos modelos de hoja de pedido de material y de vale complementario que hace el encargado del almacén al proveedor.

Pedidos de Suministro a Almacen.Nº 123..Fecha: D/M/A.

De:_____________________

Cantidad Pedida

Unidades Descripcion CantidadDespachada

OK Observaciones

Pedido Por: VoBo: Despachado Por: Recibido:____________ _____________ _______________ __________

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Vales de devolución

Devoluciones.

La devolución de los géneros no utilizados y siempre que ésta sea posible, se realizará adjuntando un vale de Devolución, incluyendo en la ficha de existencia la palabra “DEVOLUCION” sumándose seguidamente a las existencias actuales.

Devolución a proveedores. Es muy frecuente que por diversas circunstancias nos veamos precisados a realizar devoluciones a los proveedores; aunque este hecho es bastante común, no deja de, además de ser desagradable, conllevar un trámite administrativo asociado, lo cual siempre se procurará evitar.

¿Por qué se devuelve un producto? Evidentemente porque no corresponde a lo solicitado, o sencillamente por no haberse servido en las condiciones óptimas, lo que significa que al hacer un pedido se han de especificar con todo detalle las características, tipo, marca que necesitemos.

En ocasiones, cuando este producto se cree tener y luego resulta que el proveedor repara en su carencia, se suele enviar otro de características parecidas. Aunque sea un gesto de buena voluntad por servir, no deja de ser contraproducente en la mayoría de los casos siendo pues aconsejable estipular una confirmación previa antes de suministrar. De esta forma se evitan perjuicios ambas partes, puesto que a niveles administrativos supone la anulación de facturas o remodelación de las mismas, a nivel de Economato o Almacén tener la obligación de rectificar las fichas correspondientes, en resumen, trabajo innecesario que puede evitarse en gran parte con una buena gestión en la recepción de mercancías.

Vales de cambio de ropa.

Los cambios de ropa son generalmente por la mañana, dado que es cuando más ropa se necesita.

En la mayoría de los hoteles se hace un cambio a media mañana y otro hacia las tres o las cuatro de la tarde, al terminar el turno de trabajo. Este segundo cambio de ropa, cuando el piso está prácticamente “hecho”, permite a la camarera que hace el turno de la tarde encontrarse con toda la ropa limpia en el armario del office. Naturalmente, esto dependerá del horario impuesto por el ama de llaves de acuerdo con Lencería.

Las hojas o vales de cambio de ropa se hacen por duplicado: el original va a lavandería con la ropa sucia y la copia se queda la camarera con ella para comprobar si la ropa limpia que le mandan concuerda con la ropa sucia que ella envió a lavandería.

El ama de llaves debe vigilar que las camareras hagan correctamente el recuento de la ropa sucia y el vale de cambio de ropa. Para ello han de sujetarse a las siguientes normas:

Clasificar la ropa en montones por tamaños y clases.• Contar la ropa de cada montón y anotar la cantidad existente en la casilla correspondiente en el impreso • de cambio de ropa.Hacer siempre el vale por duplicado (o con las copias que el hotel estime conveniente).• Hacer constar siempre en el vale de cambio de ropa: la fecha, el piso y la firma de la camarera.• Que el traslado de la ropa sucia hasta lavandería sea hecho con el mayor cuidado para evitar roturas o • desgastes innecesarios, usando siempre el carro, lona o saco.

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6º. No poner nunca la ropa en una sábana y atar los cuatro picos, ya que esto produce un desgaste de las • sábanas y manchas y roces muy difíciles de quitar.Llevar a lavandería la ropa juntamente con el original de la hoja de cambio (en el caso de que haya valet, • llevará dos copias.No olvidar de pedir siempre en lencería el vale justificativo de la ropa sucia entregada, en el caso de que • por cualquier circunstancia no hubiese existencias de ropa limpia de alguna de las prendas entregadas, ya que sin este vale no le entregarán la ropa limpia cuando la haya.La ropa sucia se contará siempre en el office, nunca en los pasillos, ya que en estos no debe haber nada.•

Ejemplo:

Formato de Cambio de Ropa.

Clase EntregadaLimpia

EntregadaSucia

Alfombra

Bolsas de ropa suciaColchas de Día

Colchas de nocheCortinaDelantales mañana

Delantales tardeFundas almohadas Fundas almohadaSabanas bajeras MSabanas bajerasSabanas encimeras MSabanas encimerasToalla MToallas Toallas felpasVisillos

Recibi conformeLa Camarera:

Conforme Lencería:

Observaciones:

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Fichas de Registro

Una vez colocada la mercancía recibida en sus lugares correspondientes, se procederá a abrir ficha de cada género, tipo o clase que se haya recibido, considerando que un mismo producto puede adquirirse de diferente forma. Esto significa que cada variante tendrá su ficha correspondiente; Ej. Detergentes. Pueden ser en polvo o líquido, lo que significa que ambos tendrán precios y utilidad diferentes, obligando a hacer fichas distintas para cada uno.

En estas fichas debe reflejarse el día de recepción, cantidad y concepto, precio unitario, precio medio ponderado, total en moneda local, total existencias.

Luego utilizando el espacio de “día de recepción” se utiliza como ENTRADA o SALIDA, que corresponderá a los espacios inferiores continuados. Luego cada ficha es utilizada para entradas y salidas, según proceda.

Ahora vamos al encabezamiento de cada ficha. En él debe figurar el nombre o casa proveedora y la identificación que corresponda. Si los productos los vamos a codificar se marcará el espacio para ello.

Por último, el control de máximo y mínimo, que es el dato necesario para mantener un producto siempre en existencia; quiere decir que una vez recepcionado un género tendremos que una cantidad de existencia de ésta se irá gastando paulatinamente, y cuando la existencia llegue a la cantidad mínima establecida ya sabrá el encargado del Almacén o Economato, que debe hacer un nuevo pedido antes de que se acabe y sin necesidad previa de consulta, por lo que debe mantener siempre una atención para reponer los géneros.

A continuación presentamos el procedimiento para elaborar una lista de faltantes identificando sus especificaciones técnicas.

Se debe verificar las cantidades de cada uno de los productos, según la necesidad del área (lavandería, • áreas públicas, habitaciones). Esto se realiza con el objetivo de comprar producto en exceso, esto ayuda a reducir los costos, aumento del inventario en productos de poca rotación. Según la frecuencia de despacho o compra, de eso dependerá muchas veces la cantidad a solicitar. • Ejemplo: Para el lavado de pisos, se necesita utilizar un producto llamado ENVIRO TERRA. Al momento de elaborar la lista de faltantes se deberá realizar las especificaciones técnicas como: • unidad de medida: galones. Así como el Proveedor: KEM de Nicaragua, cantidades solicitadas (5galones). Otro aspecto importante al momento de solicitar un producto, es tener en cuenta el tiempo de • anticipación con el que se requiere. Y no solicitarlo hasta el momento de utilizarse. Lo anterior, se hace referencia, puesto que cada empresa tiene su procedimiento de compras, que • deberá cumplirse. Al momento de elaborar las listas de faltantes, se deberá tener mucho cuidado, puesto que un detalle • de estos, podría resultar en la compra de un producto que no llene las necesidades del departamento. Lo que significa un gasto sin ningún beneficio.

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Ejemplo ficha de Faltantes.

A continuación presentamos un ejemplo de ficha de registro, a este sistema se le conoce como kárdex. En las siguientes unidades hablaremos un poco más de la función de esta tarjeta de kárdex.

Código Cantidad U/M Descripción Proveedor

001 05 Galones Enviro Terra, envase tamaño grande

Kem de Nicaragua.

Observaciones:

Elaborado por:_________________Revisado por:_________________

Codigo Nombre del Articulo

U/M Entradas Salidas Existencia

Elaborado Por: Revisado Por:

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Elaboración de Pedidos

Gestión de Pedidos

Son muchos los géneros de salida diaria, por ello, cuando al final de la jornada haya terminado de pasar los vales de pedido habrá confeccionado al mismo tiempo un listado de necesidades a reponer.

Reposición: El encargado del Almacén unificará el listado que él mismo haya confeccionado y aquellos otros que le hayan facilitado los distintos jefes de departamento, clasificándolos por proveedores, guardando la relación de los géneros pedidos hasta que la mercancía sea suministrada y se haya comprobado que se ajusta en cantidad y peso, así como cerciorarse que no falta ningún producto, por lo que habrá de cotejar la lista de pedido con la mercancía y albarán. Siempre que se reciba mercancía se realizarán las mismas comprobaciones especificadas en la recepción de la mercancía recibida.

Procedimientos para la elaboración de pedidos.

Una vez creadas las fichas de los proveedores y de los artículos, el siguiente paso es la generación de pedidos. Este documento básicamente consta de la fecha de pedido, descripción del artículo, cantidad que se pide, nombre del proveedor al cual realizamos el pedido. Se hace un pedido para cada proveedor. Ha esta ficha se le llama solicitud de compra.

Dentro de la estructura organizativa del departamento de ama de llaves, la gestión de pedidos al almacén estará de acuerdo a la estructura administrativa del hotel, veamos el ejemplo: La generación de pedidos es realizada por lo supervisores, luego el asistente de la gobernanta o la gobernanta o ama de llaves es quien verifica y firma el vale de mercancía o requisición.

Gerente General o Propietario

Gerente de Habitaciones

Gobernanta o Ama de Llaves

Jefe (a) de Lavandería.

Supervisora de Ama de Llaves

Supervisor de Áreas Públicas

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En algunos hoteles es el ama de llaves quien entrega estos artículos de limpieza ya que dispone de un pequeño almacén y ella hace, a su vez, periódicamente, el pedio directamente al economato o almacén.

En otros hoteles es el economato quien los suministra directamente a las camareras. En este último caso, para que la camarera pueda retirar del economato el pedido, es necesario que la gobernanta o ama de llaves le ponga el V O B O (visto bueno) o firma de la gobernanta.

Repetimos una vez más que, en algunas ocasiones, bien por limpiezas especiales, por mayor número de salidas, bloqueos, etc., puede gastarse más de lo previsto. Para estos casos existe el vale complementario, el cual cuando es el economato el que hace directamente el suministro, debe ir también con el V O B O .del ama de llaves. (Véase en el ejemplo).

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Unidad I: Recepción de materiales e insumos.

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:Realizar la recepción de materiales e insumos.

Unidad II: Almacenamiento de materiales e insumos.

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:Almacenar los materiales e insumos recibidos.

Recepción, almacenamiento y de materiales e insumos

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Unidad I: Recepción de materiales e insumos.

Sistema de Planificación y control de mercancías.

En todo proceso de almacenamiento, la función de recepción juega un papel importante. Un efectivo y rápido proceso de recepción solamente puede lograrse si existe un sistema racional de trabajo.

Para ello deberá considerarse, como mínimo:

El sistema de información sobre los pedidos a recibir.• La documentación que debe acompañar, como norma, la mercancía a recepcionar, que de conformidad con • las disposiciones legales vigentes. (facturas, recibos, etc.)Los métodos de clasificación, inspección y verificación.• Las claves, códigos o sistema de identificación.•

El personal del almacén debe estar informado con anticipación del lugar, fecha de entrega, cantidad y características de los bienes a recibir, preferiblemente por escrito.

Como mínimo se recomienda:

Programar la recepción de bienes, esto deberá realizarse en conjunto con el ama de llaves o responsable • del departamento.Preparar el espacio suficiente para la recepción y almacenamiento, en caso que los géneros queden bajo • la custodia del almacén general o en el caso de que estos sean entregados al departamento en el mismo momento de la recepción. Ejemplo: Si se recepcionan toallas, en algunos casos se entregarán directamente al departamento para su almacenamiento, según la organización del hotel. Si los bienes son adquiridos a través de compras, deben estar acompañados de la factura, orden de compra • o solicitud de compra, debidamente autorizada u otro documento de la entidad considerado como soporte de la recepción de los bienes.

Lo importante es que se determine cual es el documento oficial que debe amparar la entrada al almacén.

Control de mercancías.

Al recepcionar los géneros se realizara el siguiente procedimiento:

Una vez efectuada la inspección y verificación de la cantidad y especificaciones de los artículos recibidos, se procede a la elaboración de la nota de entrada al almacén (Entrada a bodega, o recepción de mercadería o recepción de bodega). En los casos que es entregado al departamento de pisos, el ama de llaves o gobernanta, deberá ingresarlo al inventario como entrada para así actualizar el inventario.

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Flujo De Control.

1 Cotejar físicamente la entrega de cada bien con la documentación requerida: facturas

2 Revisar que la cantidad recibida corresponda a la que ampara el pedido, en cantidades mayores se realizará un muestreo

3 En los casos de mercadería de embarque, cotejar que los sellos no hayan sido violados, peso, condiciones del envió.

4 Cuando la cantidad total de artículos no sea igual a la cantidad descrita en el pedido, el verificador deberá hacer una inspección de todos, indicando cualquier anomalía.

5 En el caso de artículos peligrosos o de manejo delicado, se indicará para tomar las medidas de precaución.

6 En casos de daños o pérdidas, deberá hacerse una descripción detallada de lo ocurrido y las posibles causas. Para reclamo a la compañía de seguros.

Caracteristicas del Area de Almacenamiento.

Principios para el almacenamiento.

El almacenamiento, guarda o custodia de los bienes, consiste en asegurar la buena conservación y protección de los bienes, su fácil y segura identificación, su rápido manejo y el máximo aprovechamiento del espacio.

Los métodos y procedimientos para el almacenamiento varían según la cantidad y características de los bienes, espacio disponible, el tipo de equipo y el número y calificación del personal.

Distribución y espacios en el almacén.

La distribución en planta la podemos considerar como la ordenación de los espacios necesarios para el movimiento del material y traspasadores, almacenamiento y correcta realización de todas las demás actividades y servicios, con el fin de que los procesos se lleven a cabo al mas bajo costo.

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Una distribución es importante porque:

Mejora las condiciones de trabajo del personal (comodidad y seguridad).• Reduce y simplifica los desplazamientos de las personas y las manutenciones de materiales.• Utiliza racionalmente sin desperdicios el área disponible.• Facilita las modificaciones a futuro, sobre todo en el sentido de la extensión.•

No existen reglas estrictas que permiten en cada uno de los casos lograr la mejor distribución. Cada empresa tiene sus características particulares, sin embargo se deben respetar algunos principios para la organización del mismo.

Las instalaciones que precisa una bodega son:

Zona de carga y descarga: Deberá tener acceso directo a la calle, o en su defecto zonas de entrada lo suficientemente anchas para poder recorrerlo con carretillas.

Registro informatizado o no, para el control de entradas y salidas de géneros.

Zona de registro y entrada: Zona ubicada lo más próxima posible a la calle, para el almacenaje y retirada de cascos vacíos.

Zona de Almacenaje: De acuerdo al tipo de producto, se podrán apilar para su almacenamiento.

Zona de Cámaras de refrigeración: Para el abastecimiento de bebidas frías, pueden ser de diferentes tamaños o modelos.

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Equipamientos, maquinaria y otros recursos.

No existen reglas estrictas que permiten en cada uno de los casos lograr la mejor distribución. Cada empresa tiene sus características particulares, sin embargo se deben respetar algunos principios para la organización del mismo.

Si los locales son demasiados amplios, no utilizar de repente toda el área.• Evitar lo definitivo (es decir, evitaremos fijar estanterías, para ser removidas en el futuro, ya sea por • remodelación del almacén, etc.) Tener en cuenta el proceso de operaciones.• Tener en cuenta la frecuencia de ir y venir entre las máquinas o puestos de trabajo.• Escoger los trayectos más cortos, evitando los cruces.• Reservar zonas bien alumbradas para los trabajos permanentes y delicados.• No olvidar la existencia de elementos fijos (escaleras, columnas, etc.)• Respetar las prescripciones legales de higiene y seguridad.• Hallar una relación entre costo propio de la nueva instalación y su incidencia sobre el costo de • producción.

Medios para el transporte dentro de la empresa: la manipulación de los materiales y piezas almacenadas presenta a muchos problemas que afectan a la eficiencia y la economía del almacén y al servicio que éste presta a los departamentos de la empresa

Clases de aparatos o equipos para la manipulación de materiales y que sean adecuados para mover y • almacenar los materiales respectivos. Amplitud del servicio necesario de elevadores o montacargas, esto aplica a hoteles cuya estructura es • vertical y de varios pisos. Capacidades de los aparatos de manipulación.• Grado en que se podrán utilizar las carretillas de levantamiento para entrar y sacar materiales.• Posibilidad de aplicar los sistemas a base de transportadores.• Medios para cargar y descargar los materiales. Problemas de tráfico relacionados con las carretillas • industriales y las carretillas de motor.

Equipo de Bodega SOPORTESPARABARRASY TUBOS

Las barras y tubos pueden almacenarse en bastidores de los cuales salen varios brazos donde se colocan las barras. Son muy útiles cuando no existe mucha cantidad de material.Cuando es mucha la cantidad de puede hacer una estructura tipo estantería.

AUXILIARES DE RECUENTO Y MEDIDAS

Constituyen este grupo las balanzas automáticas con que se debe contar a fin de eliminar posibilidades de error en los materiales que se controlan por peso, además se gana tiempo cuando se trata de afinar fracciones relativamente pequeñas. Cuando los materiales son grandes y pesados se deberá disponer de básculas.

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Equipo de bodega:

ESTANTERÍAS

Constituyen el elemento generalizado para la organización de materiales en una bodega. El empleo de estas tienen las siguientes ventajas.

Mejor y mas segura colocación de los • materiales en los almacenesMejor aprovechamiento del espacio en • alturaSubdivisión racional de los materiales • menudos que no pueden ser supuestos.Facilidad de acceso a los materiales.• Control más fácil del estado de conservación • de los materiales.Facilidad de los controles (en cuanto a • precisión y rapidez)A pesar de todas las ventajas también hay • desventajas.Su costo es elevado• La reducción de la capacidad de los • almacenes.Requieren gastos adicionales de • mantenimientoHacen obligadamente la disposición de los • materiales.Constituyen un sistema rígido no siempre • suficientemente apropiado para el empleo de elementos móviles.

En la elección de las estanterías es necesario establecer ante todo si deben preferirse, metálicas o de madera.

CAJASAPILABLES

Este elemento se está difundiendo mucho y ampliando su campo de aplicación. Es el momento que permite una mayor flexibilidad en los almacenamientos. Son cajas de forma rectangular provistas de una abertura en uno de sus lados frontales, abiertas completamente por su parte superior y con un encaje que permite ponerlas una sobre otras.Pueden construirse en madera, metal o plástico. Se utilizan para materiales ligeros y pequeños dado su tamaño, precio y vistosidad.

Escaleras Toda bodega con estanteria de 2 metros o mayor debe posser una escalera, de preferencia de mate-

ria liviano y desplegable.

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Limpieza y desinfección del almacén.

El mantenimiento de las edificaciones, equipos, estanterías y utensilios de una bodega o almacén, es parte muy importante en la organización del mismo, por lo que el responsable de bodega debe vigilar que se conserven en óptimas condiciones, para lo cual debe velar por el cumplimiento de las siguientes normas generales:

Revisión periódica del sistema eléctrico. • Revisión del funcionamiento de los equipos con la periodicidad requerida.• Revisión periódica de la estantería y arreglo de la misma. • Revisión de paredes, techos, ventanas, puertas, pisos e instalaciones sanitarias, realizando las • reparaciones necesarias. Revisar los extintores contra incendios con la periodicidad requeridos por los mismos y recargarlos • inmediatamente después de usarlos. El exterior de la bodega o almacén debe mantenerse en buen estado.• Los pasillos de la bodega o almacén y los de acceso deben mantenerse en buen estado.•

Una bodega o almacén limpio y bien cuidado produce un buen efecto sobre la moral de los compañeros.

La suciedad y el desorden es muestra de descuido y apatía y no existe excusa para tolerarlo en el almacén. Si existen reflejan directamente el carácter del responsable.

Por lo anterior se desprende que es él a quien corresponde el fijar un plan definido y un horario para el trabajo de limpieza, en lugar de depender de métodos ocasionales.

A continuación se presentan las recomendaciones para la limpieza del almacén:

Las bodegas deben barrerse diariamente, se debe establecer los métodos necesarios para el lavado y • fregado de los pisos, estantes y ventanas periódicamente. Las puertas, paredes, ventanas y techos se ensucian con el trabajo diario por lo que deben lavarse o • retocarse con pintura cada determinado tiempo. Las paredes no deben utilizarse para colgar alambre, sogas, trapos de limpieza, ropa, etc.• Las tablillas, letreros, etc., que no sea necesario deben ser retirados. • No deben almacenarse materiales colgando del techo.• Las mesas o mostradores deben mantenerse libres de obstáculos, además de limpiarlos • periódicamente. No deben colgarse de los estantes ropas, trapos, bolsas, sacos, etc.• Los desperdicios y basuras deben depositarse en los cestos o barriles.• Efectuar periódicamente limpieza del alumbrado, alambres, bombillos, etc.• Desechar materiales deteriorados o inservibles, previa inspección técnica.• Mantener limpias las instalaciones sanitarias.• Los utensilios de limpieza deben guardarse en un solo lugar.• Todos los dispositivos contra incendios deben limpiarse, pulirse o pintarse periódicamente.• Mantener las esquinas o rincones limpios.• Los pasillos deben mantenerse limpios.• Debe fumigarse periódicamente contra insectos y roedores.•

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Almacenamiento según el tipo de producto.

La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente:

Almacén de materia prima y partes componentes: Este almacén tiene como función principal el • abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción. Almacén de Materiales Auxiliares: Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos • aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren envasarlo o empacarlo. Ejemplos: lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc. Almacén de Productos en Proceso: Si los materiales o artículos semi-terminados son guardados bajo • custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso. Almacén de Productos Terminados: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento • de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes. Almacén de Herramientas: Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado • especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc. Almacén de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento • de control de calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este quedar por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo. Almacén de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en • la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual. Almacén de Devoluciones: Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los •

productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

Requerimiento de almacenamiento según el tipo de producto.

La lista de localización corresponde a listado de todos los materiales que deben localizarse en la bodega o almacén al igual que la tarjeta de localización tiene la siguiente información: Nombre del artículo (ordenado alfabéticamente); código del artículo; unidad, localización.

Formas de almacenamiento:

Según del material que se trate, debe utilizarse una forma u otra para el mejor aprovechamiento del espacio disponible.

Materiales de formas regulares y dimensiones considerables: pueden estibarse (apilarse) partiendo del suelo, utilizando casi toda la altura disponible. Si el material no es muy regular en sus formas o es de poco peso, el peligro de derrumbamiento de las estibas es muy elevado.

Producto de movimiento rápido: Es importante considerar si los productos puestos en la parte inferior de la estiba pueden soportar sin deterioros el peso de la demás carga.

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Materiales de forma irregular y a granel: Deben utilizarse cestones, cajones o gavetas especiales situadas en estanterías o directamente estibados en el suelo.

Líquidos: Deberá disponerse de depósitos adecuados ya sean fijos o transportables. Debe tratarse de colocar estos en las partes inferiores de las estanterías para evitar posibles derrames.

Materiales Perecederos: Se entiende por material perecedero aquel que se envejece o deteriora con el paso del tiempo. Usualmente aquellos materiales que están debajo de las estibas o en el fondo de los cajones cumplen estas características.

Racionamiento, empaque y rotulación del producto.

Existe una relación muy importante entre el tamaño de las piezas, frecuencia del pedido y su ubicación en el almacén.

A la hora de ubicar los materiales, es necesario tomar en cuenta lo siguiente:

Principios básicos del empaque:

El empaque de artículos para ser despachados, incluyendo el envasado y marcación, constituye un elemento esencial para la conservación y protección de los mismos.

Un empaque deficiente o inadecuado es costoso, las perdidas que de el resultan, ocasionan en muchos casos, tanto la reparación o el reemplazo de los artículos dañados, como gastos adicionales de transporte, discusiones con la empresa de transportes, con la persona que entrega o con él propio destinatario, añadiéndose a todo esto la inevitable perdida de tiempo.

Tamaño de los piezas Movimiento Ubicación en el almacén.

Grandes Menor Parte central y trasera

Pequeñas Mayor En los anaqueles entre la altura de los ojos y el nivel de las rodillas, cerca del mostrador o puerta de entrada.

Regular Grande Partes altas del anaquel, cerca del mostrador o puerta de entrada.

Grande Alto o grande Cerca de la rampa de embarque, en el suelo o en los estantes.

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Empacar quiere decir preparar un artículo para ser embarcado. El empaque comprende el flete, cuando sea necesario, la envoltura, el amortiguamiento, el amarre, la colocación en el envase de embarque y la marcación. Todas estas operaciones van destinadas a proteger los artículos contra daños, prevenir perdidas o averías, a facilitar su manejo e identificación.

Por sobre-empaques, se entiende colocar para fines de despacho, un envase empacado para embarque dentro de otro.

Los artículos que se adquieran deben ser comprados con envase y de preferencia con empaque uniformes, debidamente marcados e identificados.

Esta práctica facilitará las operaciones de empaque y marcación.

Los principios básicos de la técnica del empaque son los siguientes:

Elección del envase y/o material de empaque.• Empleo del método de empaque más adecuado• Conocimiento del tiempo o duración del viaje, desde el almacén hasta el lugar de su utilización.• Conocimiento de las prácticas observadas en las maniobras de carga y descarga.• Previsión de las condiciones climatológicas en las que viajará el artículo.• Conocimiento de las características físicas del artículo.•

Determinación del tipo de transporte que se debe utilizar.

Control y rotación de producto en el almacén

Rotación del producto:

Los géneros se encuentran ubicados de acuerdo al orden de llegada y a los códigos de productos.• Los géneros se encuentra identificada en los módulos y en los palets y/ o estantes de acuerdo a la experiencia • en el manejo de almacén.Las salidas de los géneros se realiza de acuerdo al formato interno para los de mayor vencimiento y la • siguiente secuencia: Primero el producto con fecha de vencimiento mas cercana a la fecha actual.• Se prosigue con las identificadas con la siguiente fecha hasta agotarlas. Del mismo modo se debe proceder • para los productos con menor vencimiento. Concluido este ciclo, se identificarán nuevamente con el formato interno las rumas con las fechas de vencimiento.

Para la rotación de productos, en el departamento de pisos, deberá tenerse especial cuidado en el control de los géneros como: aguas embotelladas, bebidas enlatadas, galletas, comestibles, que se disponen de los minibares en la habitación. Para la rotación de los demás productos en general se controlará de acuerdo a los procedimientos antes descritos. Primeros en llegar, primeros en salir.

Identificación de almacenaje o rotulación del producto.

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Una forma de identificar o rotular el almacén es dividirlo en secciones, de acuerdo con los pasillos principales, asignándoles un número romano, lo mas grande posible, que deberá colocarse en un lugar visible para ser rápidamente y fácilmente identificado.

También en los estantes debe colocarse en un lugar visible una letra la cual puede ser mayúscula, tipo imprenta, a los anaqueles se les identifica con una letra minúscula o de otro tipo y a los casilleros un número cardinal.

Otro modelo para rotulación es el siguiente; Dividir el almacén en baterías (estantes colocados en forma sencilla o en forma doble, es decir, empalmadas por sus cubiertas posteriores), colocándoles un número en un lugar visible, procurando que queden separadas por un pasillo central que sirva de punto de referencia y la divida en dos. Las baterías colocadas a la derecha pueden ser identificadas con un número par y las de la izquierda con impar.

Cada batería debe dividirse en forma horizontal mediante entre paños o hileras, enumeradas de abajo hacia arriba o viceversa, iniciar la numeración seriada, progresiva y con números impares hasta llenar la batería. Después se procederá a dividir la batería en forma vertical, es decir en columnas numeradas en forma seriada, progresiva y con números pares.

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Unidad I: Control en los productos y insumos.

Con esta unidad el alumno desarrollará la capacidad de:Realizar el control diario de productos e insumos utilizados

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Unidad I: Necesidades de abastecimiento

El Inventario

Un inventario es el registro de la existencia de bienes que tiene un hotel para realizar su operación.

Llevar un inventario manual así como en formato digital, nos permite contar con información oportuna y adecuada de nuestros bienes para:

Realizar procesos de compra más eficientes• Evitar desperdicios• Llevar un mejor control de los costos.• Verificar la existencia de productos.• Producir insumos confiables para la elaboración del presupuesto.•

La Gestión de inventarios

La importancia del control del inventario es fundamental para el funcionamiento de la producción de la producción de los diferentes departamentos que componen una empresa hotelera, pero el inventario como tal no solamente controla las existencias de almacén. Cada departamento deberá llevar sus propios inventarios, tanto de géneros como de material, utensilios y mobiliario.

De esta manera todos los departamentos sabrán en todo momento las existencias que tienen con un simple vistazo al inventario.

Se suele hacer los inventarios separados por géneros y material, ya que los inventarios de material son inventarios más estancos, se suelen actualizar una o dos veces al año, puesto que son productos cuya reposición es más largo, mientras que los géneros para el servicio diario tienen un movimiento de entradas y salidas continúo. Podemos clasificarlos como artículos de larga y corta duración para los inventarios:

Artículos de larga duración: (inventario inmovilizado) este inventario nacerá en momento en el que el comercio empieza su actividad y efectúe las compras de material para los diferentes departamentos, estos productos se inventariarán en el departamento donde vaya dirigido.

Los artículos de larga duración son aquellos que se necesitan para la elaboración del trabajo como son las maquinarias, utensilios y mobiliarios. Artículos que están dentro del inmovilizado material de la empresa.

Artículos de corta duración de almacén y bodega: (inventario de existencias) este es un inventario detallado de todos los artículos que componen la oferta del establecimiento, el recuento se realiza mensualmente, dependiendo del volumen del establecimiento. Gracias a él se puede obtener la realidad de beneficios o pérdidas de la empresa.

Los artículos que lo componen van codificados, este código será el que se usará para la Cumplimentación de cualquier registro documental de la empresa como pueden ser: Fichas de géneros, inventario permanente, partes de consumo y propuestas de pedido entre otros.

A través de este inventario se marcan los porcentajes de stocks máximos y mínimos, informa sobre precios de adquisición y ayuda a la obtención del precio final del producto.

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Los inventarios del Departamento de Pisos o Ama de Llaves, corresponden principalmente a los productos que se necesitan en las habitaciones, tales como: jabones, toallas, ceniceros, almohadas, cobijas, etc.

Estos productos por lo general están en bodegas pequeñas, donde fácilmente se podrían perder algunos por falta de control.

Para llevar el inventario de los recursos que maneja el departamento de pisos se propone la siguiente división:

Inventarios de amenidades (jabones, champús, cajas de fósforos, etc.) y objetos propios de cada tipo de • habitación (ceniceros, floreros, porta amenidades, canastillas, etc.)Inventarios de blancos (sabanas, fundas, muletones, edredones, cobijas, almohadas, toallas, etc.)• Inventarios de uniformes (cocina, seguridad, lavandería, mantenimiento, administración, meseros, • camareros (as), etc.)Inventarios de mantelería (servilletas, cubre mantel, mantel cuadrado, redondo, faldones, cubre sillas, • etc.)

Para ambos controles puede funcionar el mismo reporte. Aunque, si lo desea, puede utilizar uno para cada grupo.

Tipos de Inventarios

El perfecto control de los inventarios ayuda a la empresa a realizar análisis de beneficios y resultados, con la ventaja de poder implantar las medidas de corrección necesarias.

El inventario es un listado de todos los artículos con los que trabajamos, dándonos información. De esta forma se pueden determinar con más seguridad los movimientos contables de los productos.

El inventario se complementa con el resto de documentos que hemos analizado con anterioridad como son:

Inventario permanente.• Ficha de valoración• Vale de consumo• Entradas y salidas.• Relevé.•

Una vez analizado el objetivo principal del inventario y sus componentes, vamos a analizar las diferentes variedades que podemos encontrar, dependiendo de su condición o forma de aplicación.

Tipos de inventarios:

Movilizado: Hace referencia a aquellos productos de consumo diario, que la empresa necesita reponer • diariamente.Físico: Es el recuento físico que se realiza a intervalos periódicos en el cual se cerciora y verifica las • cantidades con una inspección de la calidad y conformidad de los géneros según su estándar.Permanente: Es aquel que se realiza día a día y movimiento a movimiento, es decir, en él se anotan todas • las entradas y salidas que se producen, nos ayuda a detectar sobre la marcha la necesidad de realizar un pedido de algún producto, controlando los géneros de mayor o menor consumo. Inmovilizado: Éste hace referencia a todos esos artículos que necesitamos para realizar el servicio al •

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cliente, como son maquinarias, cubertería, vajilla, mobiliario, etc.; la finalidad de este inventario es la de valorar el capital inmovilizado del que dispone la empresa.

Ventajas del control de los inventarios.

Su estudio nos ayudará a concretar las necesidades de stockaje marcando los mínimos, máximo además de:

Ajusta el número de las existencias de cada artículo.• Ayuda a efectuar el estudio de rotación mediante la división de las salidas mensuales entre el promedio • mensual de inventarios. Ayuda a ver la fluidez de los artículos mediante las entradas y salidas.• Evita la compra al azar, que conlleva posibles pérdidas.•

El Inventario Físico

Lo podemos entender desde dos ámbitos, en primer lugar para corroborar ciertamente que los datos anotados en los documentos de control son reales, este control se deberá realizar al cierre de cada mes o período de ejecución del inventario para comprobar que verdaderamente los artículos anotados en el inventario son reales, si no fuese así, sería índice de fraude de algún responsable de dichos géneros, además es aconsejable que dicha comprobación sea realizada por personal ajeno al departamento.

En segundo lugar, como acto final del período marcado simplemente como valoración de las existencias reales que se poseen, en este caso si no se lleva un control diario de las salidas y entradas, los posibles fraudes no serían detectados, por tanto es aconsejable trabajar con la mayor documentación posible.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, • conforme la legislación.El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y • la aproximación del consumo real.

La forma de realizar este inventario debe ser con dos personas, una que va contando los artículos de las estanterías y otro que anota en un listado, se aconseja que los listados de artículos se realicen por el mismo orden que se colocan en las estanterías, para evitar pérdidas de tiempo y confusiones al ir buscando los artículos por varias hojas.

Para poder realizar el levantamiento es necesario preparar instrumentaciones escritas completas con suficiente anticipación para que todas las personas se familiaricen con el plan.

Estas instrucciones deben abarcar.

Fecha del inventario y duración.• Personal que lo realizará y sus respectivos deberes.• Procedimientos generales a seguir para realizar el inventario• Clases de géneros e instrucciones relativas a cada uno.• Impreso a usar e instrucciones sobre los mismos.•

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Procedimiento para el control diario de productos y materiales.

A continuación un ejemplo real de la organización y preparación requerida para la toma de inventario de ropa de un hotel, que se podrá adaptar a las características en concreto.

Para iniciar con los procedimientos para la toma de inventarios, se recomienda seleccionar con cuidado la fecha más conveniente. Una con poca o mínima actividad. Informar anticipadamente a los departamentos interesados. Así como el horario adecuado según la operación misma del departamento.

Normas Recomendadas.

Alimentación y bebida

La noche anterior al inventario devolverán a Lencería el máximo de ropa sobrante en sus armarios.• La ropa sucia del día se hará llegar sin demora a Lavandería. Procurar que no quede nada pendiente al final • del turno de mañana. Organizar, clasificar, apilar y contar las piezas restantes en los armarios de reserva. Las mesas y aparadores • quedarán completos con sus par stocks comprobados.

Pisos y habitaciones

Vestir con ropa limpia y completar todas las habitaciones. Retirar las piezas adicionales y las camas extras • sin uso.Completar el par stock en todas las lencerías de los oficios de planta.• Mandar cuanto antes a lavandería la ropa sucia.• Repasar todos los pisos, pasillos, etc., recogiendo cualquier pieza suelta dispersa, remitiéndolas a • lencería.

Lencería

Una vez completados los stocks en pisos y restaurantes, no se recibirá ni se entregará ropa alguna hasta • finalizar el inventario, o preferiblemente hasta el día siguiente.Las existencias en almacén de lencería habrán sido apiladas por lotes de igual cantidad, tamaño y color.• La ropa limpia que vaya llegando de lavandería se irá añadiendo a todas las pilas en la misma forma. • Procurar que se vaya lavando todas las prendas de un mismo tipo, para ir cerrando cantidades totales.

Recuento

Preparar impresos y distribuir a los equipos de trabajo según las zonas asignadas.• Revisar las lencerías de los oficios de planta, anotar los totales e irlos cerrando con llave.• Calcular la ropa en habitaciones de cada piso. (Debe concordar con el stock preestablecido, más las piezas • adicionales conocidas y controladas.)Revisar los armarios de reserva de los restaurantes, anotar y cerrar.• Calcular cantidades en mesas y aparadores.• Cuando la lavandería haya terminado, con toda la ropa limpia en los almacenes de lencería, proceder el • recuento definitivo.Recopilar todas las notas de inventarios parciales, revisarlas y totalizarlas provisionalmente en el • impreso.

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Comprobar las cantidades resultantes con los inventarios anteriores e investigar las diferencias destacadas • o inusuales.Efectuar un recorrido y repaso general por TODO el hotel, oficinas, office, banquetes, lavandería, costura, • etc. Para recolectar las piezas sueltas que puedan haber escapado a los primeros repasos. Clasificarlas, contarlas y añadirlas a las cifras anteriores

Control de entradas y salidas de productos.

Uno de los controles más utilizados en algunas empresas para el control de entradas y salidas, es el kardex.

El kardex tiene su origen en el antiguo registro llamado “Libro de almacén”, que consistía en un libro de hojas cosidas. En el se hacían las anotaciones de las entradas y salidas de los artículos o materiales de un almacén, con el objeto de controlar el movimiento de existencias.

Según el diccionario de la Real academia de la Lengua español, significa inspección, fiscalización, verificación, comprobación y vigilancia. En la práctica, control es el fundamento de cualquier organización.

Ejemplo: Descripción del Procedimiento para salidas de almacén.

Secuencia de Etapas Actividad Responsable

1. Bodega La camarista checa los utensilios y productos de acondicionamiento de los cuartos. Semanal

Camarista

2. Reporte Se reporta a la supervisora de pisos los utensilios y productos de acondicionamiento faltantes.Semanal

Camarista

3. Formato de Requisición La supervisora de pisos entrega un formato de requisición a las camarista

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Secuencia de Etapas Actividad Responsable

4.Elaboración Las camaristas elaboraran el formato de requisición, asegurándose de que este completo.Semanal.

Camarista

5. Entrega Se le entrega el formato a la supervisora de pisos o ama de llavesSemanal.

Camarista

6. Requisición El ama de llaves lleva el formato al almacén y se asegura que le entreguen completo el pedidoSemanal

Ama de llaves o Supervisora de pisos

7. Acomodar El almacenista, entrega todo el pedido en la bodega de acondicionamiento y limpieza y las camaristas lo acomodan todo en la bodega

Camarista

8. Revisión La supervisora de pisos, revisa la bodega y supervisa el acomodo de la bodega

Ama de llaves o Supervisora de pisos