ANÁLISIS Y DISEÑO DE SITEMAS DE INFORMACIÓN II

JHON FREDY ROMERO OSORIO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SITEMAS DE INFORMACIÓN II

JHON FREDY ROMERO OSORIO

PROFESORA

LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICA

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II

BOGOTA, NOVIEMBRE DE 2013

INTRODUCCIÓN

Gracias a los múltiples y vertiginosos desarrollos tecnológicos de hoy en día las unidades de

información tales con bibliotecas, centros documentales, museos entre otros se han visto avocados

a la implementación de sistemas de información que les permitan suministrar de una forma

armónica y practica los serviciosque se ofrecen, por medio de software diseñados para colaborar

con la organización de fondos bibliográficos los cuales permiten a los usuarios acceder al material

disponible en cada una de las salas dispuesta para la consulta.

Este trabajo nos permite conocer un poco mas afondo uno de estos sistemas de información el cual

se encuentra disponible en la Red Capital de Bibliotecas Públicas (BIBLIORED) de la ciudad de

Bogotá.

OBJETIVO

Adquirir, seleccionar, controlar y facilitar el acceso al material bibliográfico al personal de usuarios

de las bibliotecas pertenecientes a la red Red Capital de Bibliotecas Públicas (BIBLIORED) de la

ciudad de Bogotá.

Colocando a disposición de sus clientes internos como externos por medio del sistema de

información ALEPH servicios que le faciliten la consulta y administración de las colecciones

bibliográficas existentes en las unidades de información.

SISTEMA DE INFORMCIÓN BIBLIOTECA PÚBLICA VIRGILO BARCO

La Biblioteca pública Virgilio Barcohace parte de BibloRed, es la red de gestión de información y

conocimiento de la Alcaldía Mayor de Bogotá - Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, que

promueve la apropiación social de la lectura, la investigación, la cultura y las TIC, con el fin de

contribuir al mejoramiento de la calidad de vida, la inclusión, el enriquecimiento del capital

humano, social y cultural, así como el ejercicio de la ciudadanía activa de todos los habitantes de la

ciudad, priorizando acciones con las poblaciones en situación de desventaja y/o condición de

vulnerabilidad.

Creada en 1998, BibloRed abrió sus puertas al público en el año 2001 con los servicios de los

parques Biblioteca Virgilio Barco, El Tunal y El Tintal. En ese mismo año se vincularon a la red las

bibliotecas locales y de barrio existentes en Bogotá.

BibloRed está conformada por 17 bibliotecas públicas, ubicadas en puntos estratégicos de 12

localidades de la ciudad, lo que garantiza una amplia cobertura de los servicios bibliotecarios para

Bogotá y la articulación con diferentes instituciones públicas y privadas en sus zonas de

Biblioteca Pública Virgilio Barco

Ubicación: Av. Cra. 60 No. 57-60

Teléfono: 571-379 3520 ext. 3000

Bogotá D.C.

Recibió su nombre en homenaje al ex presidente Virgilio Barco Vargas. Está ubicada en una zona

céntrica de la ciudad rodeada de parques y complejos deportivos y recreativos, en la cual atiende a

los habitantes de las localidades de Teusaquillo, Chapinero, Engativá, Barrios Unidos, Los Mártires

y Puente Aranda. Fue diseñada por Rogelio Salmona; uno de los arquitectos más importantes del

país. Ofrece amplios espacios para la lectura y rincones iluminados en los cuales se puede disfrutar

del paisaje natural del parque y de los espejos de agua que la rodean. Esta estructura arquitectónica,

declarada Patrimonio Arquitectónico de la ciudad, se combina con la variada programación que

ofrecen las bibliotecas de la Red y que despierta en los niños, jóvenes y adultos un gran interés por

la lectura, la escritura y las manifestaciones artísticas. Actualmente funciona también como sede de

la administración de BibloRed.

Servicios ofrecidos:

Esta biblioteca cuenta con diferentes tipos de salas dependiendo de las necesidades de cada uno de

sus visitantes:

Sala general

Sala infantil

Sala de videoteca y sonoteca

Sala de internet y multimedia

Sala de capacitación

Cubículos de estudio

Circulación y préstamo externo

Afiliación

Préstamo externo

Convenios interinstitucionales

Servicios de apoyo

Casilleros

Reprografía

Parqueadero

Cafetería

La Biblioteca Pública Virgilio Barco cuenta para el apoyo de sus servicios con un sistema de

informacióndenominado Aleph.

Aleph

Es un programa de automatización de servicios de la información que cuenta con ciertos criterios,

que son:La confianza, la experiencia y la especialización del software. Este sistema data desde los

años de 1988 y claro es un programa de un eficaz servicio para la automatización de la información

y los servicios bibliotecarios.

Características del Sistema Aleph

Facilita la administración de las tablas y la configuración del sistema.

Facilita el control y la gestión de todo proceso de pedidos y recepción de materiales

Permite importar y exportar registros

Cataloga en diferentes versiones de formato MARC o en formato libre.

Crear plantillas o revisar la catalogación de documentos.

Controla las bases de datos de los encabezamientos de títulos, personas, entidades y

materias.

Contiene la condición multilingüe.

Controla los préstamos, los ítems, las renovaciones, las reclamaciones, las devoluciones, las

reservas, las peticiones de fotocopias, la gestión de salas de lectura y el número de los

usuarios dentro de labiblioteca.

Permite realizar la circulación, las búsqueda catalograficas y los préstamos

interbibliotecarios (personaliza el entorno según el tipo de usuario).

Gestiona la solicitud de préstamos interbibliotecarios (tanto entrantes como salientes)

realizándolas a través de herramienta web.

Facilita el acceso, la información relacionada de los cursos impartidos y la creación de

bibliografías recomendadas.

Permite gestionar colecciones digitales y de multimedia y los metadatos asociados a los

objetos de estas.

Además permite integrar libros o revistas con documentos de video (sonidos, imagen y texto).

Ventajas:

Flexible. Los componentes modulares pueden adaptarse para cumplir los requerimientos de

la institución o consorcio.

Fácil de usar. Los flujos de trabajo amigables e interfaces gráficas intuitivas incrementan la

eficiencia del personal staff y de los usuarios.

Personalizable. Los componentes modificables permiten a las bibliotecas y consorcios de

cualquier tamaño, crear su propio sistema de administración.

Multilingüe. El soporte completo de Unicode ofrece capacidades de texto multidireccional

y de múltiples juegos de caracteres.

Módulos que Posee

Constituye una completa solución, avanzada y basada en estándares industriales, bibliotecológicos e

informáticos.

El sistema posee módulos de circulación, catalogación, adquisiciones, catálogo en línea (OPAC) y

administración, búsquedas, renovaciones, consultas de disponibilidad para préstamos

interbibliotecarios (PIB), reservas, recepción de avisos de vencimientos y de adjudicación de

reservas vía e-mail.

El catálogo en línea posee poderosas herramientas de búsqueda que ofrecen a los usuarios la opción

de elegir búsquedas básicas o avanzadas, así como un número ilimitado de índices de palabras y

alfabéticos.

Servicios que brinda a los usuarios

Ver los préstamos actuales y renovar materiales.

Ver el historial de préstamos.

Definir un idioma de interfaz y un formato de despliegue de registros por omisión.

Guardar resultados de búsquedas específicas y estrategias de búsqueda en un estante

electrónico personal para su futura recuperación y enviar esta información por correo

electrónico.

Definir múltiples perfiles para la diseminación selectiva de información (DSI). El servicio

DSI notifica a los usuarios acerca de la disponibilidad de nuevas publicaciones de interés

para ellos.

A continuación se presentaran algunas imágenes de los servicios que ofrece este sistema de

información en donde se relaciona cada una de los diseños de un sistema de información tales

como:

Diseños de salidas

Diseño de Entradas

Diseño de archivos

Este sistema permite hacer 4 tipos de búsqueda:

Búsqueda básica:

Este se utiliza cuando no se cuenta con datos suficientes para realizar la búsqueda así que se debe

digitar una palabra, tema o frase.

Búsqueda multicampo:

Se utiliza para combinar elementos que permiten depurar una búsqueda: autor, titulo, sala donde se

ubica el material.

Búsqueda avanzada

Permite buscar más de un grupo de palabras a la vez. Entre más datos tenga, mas especifica será la

búsqueda: tema, autor, año.

Búsqueda alfanumérica:

Permite combinar números o letras para general listas de materiales y obtener índices por autor,

titulo, materia o lugar de publicación.

Posteriormente una vez se haya digitado el criterio de búsqueda y los datos mínimos el sistema nos

presentara en pantallas el material disponible informándonos:

Para verificar la ubicación y disponibilidad del materia damos clik en la columna denominada

ejemplar/prestado.

Allí nos mostrara una descripción mas especifica del material seleccionado en donde podremos

identificar si se encuentra disponible en sala y la ubicación física en estantería o si por el contrario

se encuentra prestado. Ejemplo:

De igual manera el sistema cuenta con iconos que nos facilitan la navegación por el catalogo, entre

ellos encontramos:

Como su nombre lo indica este nos permite regresar al listado general de

consulta encontrada.

Este icono nos lleva directamente a los diferentes tipos de búsqueda

Si somos usuarios afiliados o socios de la biblioteca por medio de este icono

nos identificamos logrando obtener mayores beneficios en cuanto a

consultas y prestamos de material.

Al dar clik en este icono nos permitirá regresar al listado de resultados de la

consulta.

Por medio de este icono nos permite llevar un historial del material que se

selecciono para posteriormente ser consultado

Al ingresar a este icono nos trasladara alas diferentes bases de datos con que

cuanta la biblioteca la cual nos permitirá acceder a información disponible en

otro lugar.

Como su nombre lo indica este enlace nos permite conocer las novedad del

material que semanales o del día en cuanto a las actividades de la biblioteca.

En este enlace podremos recibir ayuda con referencia al uso del catalogo o d los

servidos ofrecido en la biblioteca.

Diseños de entradas:

Catalogación de registros: Este sistema nos permite la catalogación de nuevos materiales

seleccionando la pestaña de catalogación en donde se debe diligenciar el tipo de material a incluir

ejemplo: libro, mapas, materiales visuales, etc. El registro una vez creado se guardara

automáticamente en la base bibliográfica local permitiendo así a sus usuarios consultarlo de acuerdo

a los criterios almacenados. Es importante mencionar que el sistema permite la modificación de los

registros existentes dado el caso de un error. A continuación se observa un registro de un material

catalogado.

Este sistema también nos permite realizar formatos de préstamos, estadísticas, multas solicitudes de

reserva, solicitud de fotocopias entre otras. De acuerdo al usuario que queramos consultar.

DISEÑO DE ARCHIVOS

Lo diseños de archivos están elaborados de tal forma que cada uno de los datos se relacionen entre

sí con el fin de poder obtener resultados más amplios de acuerdo a las consultas realizadas por los

usuarios de la unidad de información.

CONCLUSION

Los adelantos tecnológicos en los diferentes campos del desarrollo mundial se han visto reflejados

en permitir que los seres humanos tengan una mejor calidad de vida, es por esta razón que los

sistemas de información juegan un papel importante dentro de las tareas realizadas a diario por la

comunidad mas específicamente dentro del ámbito del desarrollo profesional de la población

educativa, así como de aquellas personas dedicadas a la investigación quienes ven en las unidades

de información como bibliotecas, centros documentales y museos la oportunidad de encontrar y

utilizar herramientas que les permiten ubicar la información de una forma fácil, oportuna y eficaz

por medios de sistemas diseñados para la búsqueda de las información.

BIBLIOGRAFIA

Biblioteca pública Virgilio Barco

http://www.monografias.com/trabajos82/sistemas-automatizados-bibliotecas-

universitarias/sistemas-automatizados-bibliotecas-universitarias2.shtml http://www.ecured.cu/index.php/ALEPH