REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“SANTIAGO MARIÑO”EXTENSIÓN MATURÍN

PROFESOR: ALUMNO:CÉSAR RODRÍGUEZ

MATURÍN, 2 JUNIO DE 2015

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Procedimiento

Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

Ejemplo de un Procedimiento

Gómez Ceja: Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado

Barrios Es el conjunto de rutinas especificas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros. El establecimiento de normas de trabajo agrego de espacios etc.

Koontz y O Donnell Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guía de acción, más que de pensamiento que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben de cumplirse.

Definiciones de Procedimiento

Normas

Son las reglas establecidas en una organización para regularizar las diferentes actividades que definen el funcionamiento de la misma.

Las normas de la organización influyen en los modelos de conducta dentro de las cooperativas casi tanto como las estructuras o los incentivos materiales. Las normas de organización son tanto una parte de la cultura de la organización que ellas, a menudo, sólo son notificadas o cuestionadas cuando surgen problemas o contrastes con otras organizaciones.

Todas las instituciones operan según ciertas reglas o normas. Estos códigos internos de conducta entran en dos categorías:

El conjunto de normas explícitas y (en particular) implícitas es muy específico a una organización y es una parte integral de la cultura de su organización. Esto determina el

"hacer" y el "no hacer", sin mirar a si están o no escritas, y reconocidas formalmente o no.

Normas explícitas

Han sido conscientemente establecidas para alentar

ciertas conductas dentro de la organización (por ej.,

códigos de ética, los estatutos, etc.).

Cada uno puede llegar a conocerlas.

Normas implícitas

En gran parte, son debidas a pautas de conducta

inconscientes, tradicionales o individuales. Por sí mismas,

parecen evidentes para algunos, pero son difíciles de

detectar o entender a los extraños y recién llegados.

Siendo difíciles de comprender, son difíciles de

cambiar.

Manuales

Son instrumentos informativos de carácter dinámico, que sirven para instruir a los miembros de la organización acerca de los aspectos que dan vida a la misma, tales como: funciones, autoridad, normas, procedimientos, políticas, objetivos cargos.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

Presentar una visión de conjunto de la organización.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

Coayudar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

¿Cómo se clasifican los manuales?

Por su contenido se clasifican en:

De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.

De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos, y a continuación se presenta un breve modelo de este tipo de manual:

Ejemplo de un manual

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.

Importancia de los manuales administrativos

Para la elaboración o actualización del manual administrativo de una dependencia o entidad se pueden considerar las siguientes etapas:

Planeación del trabajo

Aplicación de Técnicas

de Investigació

n

Análisisde la

Información

Estructuración

Validaciónde la

Información

Autorización

delManual

Distribución

La elaboración o actualización de los manuales administrativos requiere de la aplicación de una metodología que permita obtener información completa y oportuna para presentarla con la mayor exactitud posible, evitando crear confusión en la interpretación del contenido.

“La existencia de una organización implica la necesidad de planificar y organizar todos los procesos (interno y externos) en los que interviene la empresa. Un manual de procedimientos es de gran ayuda, incluso para una adecuada evolución del negocio”

Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debería proveerse de un manual de procedimientos, entendiendo como tal aquel documento (o documentos) que permitan estandarizar los sistemas de trabajo de todos los departamentos y actividades que realizan los miembros del equipo y que también ha de regir en la relación con las personas externas de la empresa (proveedores, clientes, etc.).

Más allá de que puedan, y de hecho sucederá, producirse cambios constantes en la manera de trabajar, la empresa siempre debe fijar unos criterios estables que permitan a los trabajadores saber cómo deben actuar en el día a día y cuál es el cauce a seguir en cada situación.

Importancia de los manuales administrativos

Lógicamente la elaboración de estos documentos permite una optimización del cumplimiento de las atribuciones de cada miembro de la organización, de manera particular, y de cada una de las unidades que forman la empresa, en general.

Sirve para dar conocimiento a todos de cuáles son las pautas a seguir; de las obligaciones, derechos y responsabilidades de cada uno. Se pone de manifiesto y se comunica de forma clara todos los aspectos necesarios para que cada persona pueda desempeñar de manera adecuada su labor.

Además sirve para poner en situación a las personas que se incorporan a la empresa y que éstas tengan una información general y particular de cómo funciona la organización.

Ventajas de un manual de procedimientos