AGENCIAS DE VIAJES Y TURISMO

Licdo. Austin Mata García

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura:

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura:

Organizar: Es agrupar las actividades necesarias para el cumplimientode los objetivos de la empresa, asignar en cada agrupamiento unadministrador con la autoridad necesaria para administrarlo.

Las agrupaciones de las actividades mas habituales de una empresareciben diversos nombres: Departamentos, áreas, divisiones, unidadesetc.

Las empresas modernas han evolucionado desde la estructuravertical tayloriana caracterizada por su rigidez y jerarquía autoritariahacia estructuras más horizontales, mucho más flexibles, que permitenla participación del personal.

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura:

Organigramas: Son la representación gráfica de toda estructuraorganizativa con sus relaciones y líneas de autoridad,

“Existen diferentes tipos y formas de organización, yque ninguna de éstas es perfecta”

Actualmente las organizaciones emplean elementos como: outsourcing, eltrabajo desde casa, los free lance, T.I. , para reducir costos y lograr la mayorrentabilidad

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura, Organigrama:

Agencia de viajes Pequeña

Agencia de viajes Grande

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura, Áreas:

a)Área Técnica

b)Área Comercial, Ventas

c)Área de Finanzas y Administración

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura, Área Técnica:

a) Área Técnica o de Producto: es la encargada de organizar y operar losservicios y productos turísticos. En las agencias mayoristas el área técnica esel artífice de la función productora y sus necesidades aconsejan las siguientesactividades básicas:

1.- Diseño y organización de servicios y productos.2.Contratación

3. Central de Reservas.4.Banco de datos

5. Operaciones

1.- Diseño y organización de servicios y productos.a)Preparación de itinerariosb) Programación de las actividades a desarrollar.c) Determinación de costosd)Fijación de precio final

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura, Área Técnica:

Unidad I. Agencias de Viajes

2.- Contratación: Consiste en contactar,seleccionar y contratar proveedores entodo el mundo: transportistas, hoteles,agencias de viajes receptivas,restaurantes, guías, etc.

3.- Central de reservas: Recibe y controlalas peticiones de reservas de plazas de lospuntos de venta, que todavía son realizadasen su gran mayoría a través de teléfonos yfax.

II. Estructura, Área Técnica:

Unidad I. Agencias de Viajes

4.- Banco de Datos: Es el concentrado dela información de los clientes yproveedores. Debe estar al servicio detodos los departamentos.

5.- Operaciones: Es la división que controla losservicios ofrecidos por la agencia, esta área degestión suele contar con equipos eventuales yauxiliares como: trasladistas, guías, operadores.

II. Estructura, Área Técnica:

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura, Área Comercial:

Tiene una gran importancia para las agencias, ya que por encima de todo, debenvender aquello que producen y en los mercados con exceso de oferta como elactual hay que luchar para incrementar la cuota de mercado.

Agencia

Vendedores

Improvisados / Sinpreparación comercial

ExpertoscomercialesPlan de marketing

1.- División Mercado2.- División comunicacióncomercial

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura, Área Comercial:

1.- División de Mercado

Analizar el mercado es la tarea esencial de este departamento, y a partir delanálisis organizar la producción de servicios y productos. Sus principalesactividades son:

a) Investigación de la demanda.b) Investigación de la oferta.c) Análisis de la competencia y comparación de productosd) Diseñar y ejecutar los planes de marketing.e) Asesorar al área técnica sobre los productos que reclama el mercado.f) Asesorar sobre los canales de distribución y comunicación.g) Captación y fidelización de clientes.h) Control de estadísticas de ventas.i) Control de calidad.

Unidad I. Agencias de Viajes

2.- División de Comunicación Comercial:

La planificación, organización y seguimiento de la comunicacióncomercial consume mucho tiempo y requiere de personal especializado.Las actividades esenciales son:

a) Diseño y mantenimiento de la imagen corporativa.b) Organización y control de las relaciones públicas.

c) Planificación, colaboración y control de la Publicidad en losdiferentes medios.

d) Diseño y colaboración en la confección de folletos, carteles, etc.e) Organización y control de campañas de marketing directo.

f) Selección de la ferias turísticas.g) Formación de los agentes vendedores.

II. Estructura, Área Comercial:

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura, Área Comercial:

AgenciasMayoristas

AgenciasReceptivas

AgenciasPequeñas

Son las que teóricamente se deben dedicarmás al área comercial. Pero se dedicanmayor tiempo a las visitas comerciales y alos famtrips.

Desarrollan los contactos con agentes deviajes comerciales, contactando a lasagencias emisoras para conseguir suscuentas.

Deben desarrollar un plan demarketing que combine y organicelas actividades comerciales. Enfatizarel marketing directo en forma devisitas a clientes y empresas.

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura, Área Comercial:Subárea: Ventas

Se le conoce como la primera línea de venta (front-line). Es una actividad en contacto directo con elconsumidor final que implica: atención, información,asesoría, para vender los viajes y productos de laagencia.

En las agencias minorista y emisoras suele ser un áreabastante cargada de trabajo, ya que atienden y vendenal cliente que entra de la calle y el cliente que llamapor teléfono.

En las agencias minorista y emisoras suele ser un áreabastante cargada de trabajo, ya que atienden y vendenal cliente que entra de la calle y el cliente que llama porteléfono.

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura, Área Comercial:

Subárea: Ventas

Actividades más habituales en ventas:

a) Información y asesoríab) Actividades técnicas y comerciales.c) Actividades Financieras y contables

Realizar un listado de 15 actividades deun agente de viajes.

Unidad I. Agencias de Viajes

II. Estructura, Área de Finanzas y Administración:

Es el área encargada del control económico, incluyendo el desarrollo de lacontabilidad diaria, que en las agencias es un proceso complicado por lavariedad de proveedores y clientes. Las actividades principales son:

a) Gestión de balances y demás libros contables.b) Gestión y control de costos, gastos, ingresos.c) Gestión y control de caja chica.d) Caja y bancose) Elaboración de presupuestosf) Pagos a proveedores, CXC, CXP