Outsourcing

El Outsourcing es una tendencia actual que ha formado parte importante en las decisiones administrativas de los últimos años en todas las empresas a nivel mundial. Es más que un contrato de personas o activos, es un contrato para

resultados. Es el método mediante el cual las empresas desprenden alguna actividad, que no forme parte de sus habilidades principales, a un tercero especializado. . Es una estrategia de administración por medio de la cual una empresa delega la ejecución de ciertas actividades a empresas altamente especializadas.En un contexto de globalización de mercados, las empresas deben dedicarse a innovar y a concentrar sus recursos en el negocio principal. Por ello el Outsourcing ofrece una solución óptima.

Básicamente se trata de una modalidad, según la cual determinadas organizaciones, grupos o personas ajenas a la compañía son contratadas para hacerse cargo de "parte del negocio" o de un servicio puntual dentro de ella. La compañía delega la gerencia y la operación de uno de sus procesos o servicios a un prestador externo (Outsoucer), con el fin de agilizarlo, optimizar su calidad y/o reducir sus costos.

La metodología del Outsourcing es parte de la toma de decisiones gerenciales, la misma incluye los pasos de todo proceso administrativo de evaluación, planeación y ejecución, ayuda a planear y fijar expectativas de negocios e indica aquellas áreas donde se necesitan conocimientos especializados para realizar las distintas actividades de la organización.

¿Por qué utilizar Outsourcing?

Hasta hace un tiempo esta práctica era considerada como un medio para reducir los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas por razones tales como:

Es más económico. Reducción y/o control del gasto de operación.

Concentración de los negocios y disposición más apropiada de los fondos de capital debido a la reducción.

Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.

Manejo más fácil de las funciones difíciles o que están fuera de control.

Disposición de personal altamente capacitado.

Mayor eficiencia.

Todo esto permite a la empresa enfocarse ampliamente en asuntos empresariales, tener acceso a capacidades y materiales de clase mundial, acelerar los beneficios de la reingeniería, compartir riesgos y destinar recursos para otros propósitos.

Ventajas del Outsourcing

En estos casos la empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológico, manejo de proyecto, Implementación, administración y operación de la infraestructura.

Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.Incremento en los puntos fuertes de la empresa.Ayuda a construir un valor compartido.Ayuda a redefinir la empresa.Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organizaciónIncrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas.Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla.Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas. Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves.Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.

Desventaja del Outsourcing

Como en todo proceso existen aspectos contrarios que forman parte integral del mismo. El Outsourcing no queda exento de esta situación.

Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo.La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos.El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado.Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa.Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio.Reducción de beneficiosPérdida de control sobre la producción.

Áreas primarias de las empresas en las que se puede aplicar Outsourcing

El proceso de Outsourcing no sólo se aplica a los sistemas de producción, sino que abarca la mayoría de las áreas de la empresa. A continuación se muestran los tipos más comunes.

Outsourcing de los sistemas financieros. Outsourcing de los sistemas contables.Outsourcing las actividades de Mercadotecnia. Outsourcing en el área de Recursos Humanos. Outsourcing de los sistemas administrativos. Outsourcing de actividades secundarias.

Áreas secundarias de la empresa en las que se puede aplicar Outsourcing

Outsourcing de la producción.Outsourcing del sistema de transporte. Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribución. Outsourcing del proceso de abastecimiento.

El Outsourcing puede ser:

Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista. Outsourcing parcial: Solamente se transfieren algunos de los elementos anteriores.

Áreas de las empresas en las que no se puede aplicar Outsourcing

Respecto a las actividades que no se deben subcontratar están:

La Administración de la planeación estratégica.La tesoreríaEl control de proveedoresAdministración de calidad Servicio al clienteDistribución y Ventas  

Estrategias del Outsourcing

Hay dos tipos genéricos de estrategia de Outsourcing: la periférica y la central.

La periférica.- ocurre cuando la empresa adquiere actividades de poca relevancia estratégica de suplidores externos.

La central.- ocurre cuando las empresas contratan actividades consideradas de gran importancia y larga duración para obtener el éxito.

Puntos básicos para lograr un Outsourcing exitoso

Para lograr un buen resultado en el proceso de Outsourcing hay que considerar tres aspectos principales:

La revisión de la estructura de la empresa La determinación de las actividades a outsource La selección de los proveedores.

Los riesgos del Outsourcing

Los riesgos involucrados en el proceso de Outsourcing pasan de ser riesgos operacionales a riesgos estratégicos.

Los riesgos operacionales.- afectan más la eficacia de la empresa

Los riesgos estratégicos.- afectan la dirección de la misma, su cultura, la información compartida, entre otras.

Los principales riesgos de Outsourcing son:

No negociar el contrato adecuado.

No adecuada selección del contratista.

Puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista.

Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.

Inexistente control sobre el personal del contratista.

Incremento en el costo de la negociación y monitoreo del contrato.

Rechazo del concepto de Outsourcing

Ejemplo de empresa aplicando Outsourcing

Grupo León Jimenes. Fabricación de productos de consumo masivo

Empresa importante de Republica Dominicana, que ha adoptado esta estrategia desde inicios del año 1996. Luego de haber realizado numerosos estudios, así como, Benchmarking con otras empresas que lo estaban aplicando con éxito, como la Compañía Dominicana de Teléfonos (CODETEL).

Para el año 2000, ya la empresa tenía las siguientes áreas bajo Outsourcing:

- Seguridad - Carpintería

- Servicio de transporte al aeropuerto - Jardinería

- Promotoras y promotores - Limpieza

En la actualidad, posee servicios de Outsourcing en otros departamentos, como son:

Recursos humanosMercadeoCompras FinanzasProducción

Uno de los principales obstáculos del proceso, fue la inseguridad laboral creada en el personal, otro factor fue la falta de experiencia, al incursionar por primera vez en este campo. Además, de que el número de suplidores que cumplían con los requisitos era muy limitado.

Como consecuencia de un proceso de reorganización, en el año de 1997, se generó la salida de un gran número de empleados, así como de ejecutivos de niveles medios y alto producto de un downsizing o achatamiento de la estructura organizacional.

Por motivo de Outsourcing y reestructuración han salido de la empresa, a la fecha, aproximadamente 600 empleados.

En sentido general, la empresa ha obtenido resultados muy buenos, los cuales han ido mejorando a través de los años.

En término de costos, la reducción ha sido muy significativa, alcanzando en tres años ahorros por más de RD$10, 000,000.00.

Una de las razones que más influyó en el éxito del proceso, lo fue el trato dispensado al personal, el cual recibió sus prestaciones laborales, compensación adicional, seguro médico y otros. Además, recibió servicios de orientación y asesoría, con la finalidad de aconsejarlos en el manejo de los recursos, ayudarlos a enfrentar la realidad y a cómo convertirse en pequeños empresarios. Fruto de este trabajo, durante un mes, el 98 % de los empleados que habían salido de la empresa, ya estaban reubicados en otros empleos.

Para los empleados que se mantuvieron en la empresa, la decisión de implementar el Outsourcing en la empresa no fue bien aceptada inicialmente, debido a la incertidumbre que crea a su paso, lo cual provoca una desmotivación

La mayoría de los empleados reconocen que proceso de transición fue muy doloroso, aunque la empresa les ofreció un buen trato a los empleados afectados. Además, consideran que con este proceso se afectó la calidad, ya que el trabajo, en sus inicios, no se igualaba al de los empleados anteriores.

Downsizing

El Downsizing o reducción de personal, es una estrategia que ha sido utilizada con mayor regularidad en los últimos años para responder a diferentes situaciones organizacionales. Es una forma de reorganización o reestructuración de las

empresas mediante el cual se lleva a cabo una mejoría de los sistemas de trabajo, el rediseño organizacional y el establecimiento adecuado de los recursos humanos para mantener la competitividad empresarial. Uno de los objetivos principales de la estrategia es que persigue lograr un

tamaño organizacional óptimo (“Rightsizing”) y repensar la organización (“Rethinking”). El Downsizing se emplea hasta volverse común tanto a los sectores públicos como a los privados. A pesar de que las presiones económicas, fiscales y políticas son la causa inmediata por la cual se decide llevar a cabo el Downsizing, el hecho es que los cambios tan rápidos en el ambiente gubernamental y de negocios son la razón de fondo por la que se realizan estas medidas.

¿Por qué debemos aplicar downsizing?

Los factores que más influyen en que muchas organizaciones opten por el Downsizing son:

Intensificación de la competenciaNuevas estrategias y tendencias empresarialesFuerte desarrollo de la tecnología Falta de visión gerencial para enfrentar los cambios en el entornoFusiones, adquisiciones y alianzas estratégicas

En la práctica el Downsizing puede tomar diversas formas y en cada empresa responde a requerimientos propios de la misma. Algunas empresas se ven en la obligación de hacer fuertes reducciones de personal para sobrevivir, ya que pierden participación en el mercado y muestran pérdidas en sus resultados. Otras empresas, aun estando en condiciones favorables de mercado y con buen nivel de utilidades, deciden hacer Downsizing para protegerse de futuras

arremetidas de la competencia. Son muchas las empresas que han seguido esta línea.

Principales factores para que las empresas opten por aplicar downsizing.

El factor competenciaNuevas estrategias y tendencias empresarialesEl factor tecnológicoDeficiente gestión gerencialFusiones, adquisiciones y alianzas estratégicas

Enfoques del downsizingLas medidas de Downsizing son clasificadas en dos tipos o enfoques: el reactivo y el estratégico o proactivo.

Enfoque reactivo: las personas que toman las decisiones adoptan una actitud de reacción ante las fuerzas del cambio. Cuando esto sucede, por lo general le sigue una serie de consecuencias predecibles, atravesando por periodos de crisis, reducción laboral sin un diagnóstico previo y un ambiente de trabajo trastornado. Los daños son costosos, y tienen implicaciones negativas severas en la eficiencia organizacional.

Enfoque estratégico o proactivo: evita la secuencia reactiva. Aunque los cambios a corto plazo en el enfoque reactivo son menos bruscos, en el proactivo se producen resultados y efectos más rápidamente. El Downsizing estratégico es más complejo, ya que involucra un criterio múltiple para la toma de decisiones en la selección y configuración de las estrategias a seguir e implica un replanteamiento.

Ventajas del downsizing

a) Incremento de la productividad.

b) Menos “burocracia”.

c) Toma ágil de decisiones.

d) Facilita las comunicaciones.

e) Promueve el espíritu “emprendedor

Desventajas del downsizing

El principal inconveniente del Downsizing es la desmotivación de los trabajadores. Para evitarla es importante informar y explicar a los trabajadores lo que está sucediendo y de las razones que impulsan estos cambios.Si se aplica obtenerse beneficios ni incrementar la productividad. El éxito del Downsizing requiere combinarlo con programas de formación continua, para los empleados, que quedan en la empresa.

Afecta a la moral y actitudes de los trabajadores provocando desconfianza, desmotivación y estrés.

Es una estrategia especialmente perjudicial en entornos basados en la creatividad y el trabajo en equipo porque rompe dicha capacidad y las interrelaciones establecidas.

Muchas veces no son los empleados menos capaces los que se ven forzados a abandonar si no los más valiosos para la empresa.

Aparecen también repercusiones negativas desde el punto de vista familiar y social.

Pasos para la reducción de personal

Los pasos que debes tomar para hacerlo de la mejor manera son:

La decisión: Debe ser la última medida. Estos procesos generan una baja moral en los supervivientes.

¿Quién debe comunicar?: Lo más saludable es la comunicación a cargo del superior inmediato. Es importante, dejar abierta la puerta para una conversación con el jefe del jefe. Aún en el caso de que esta no se lleve a cabo, ofrecerla da transparencia al proceso y seguridad y confianza al despedido.

Capacite a los jefes en este tema: Como toda entrevista o reunión importante, es fundamental la preparación previa y dejar las emociones de lado. Muchas veces esto es difícil el jefe se sentirá responsable o con culpa o quizás enojado.

Oportunidad: Si el ambiente de las relaciones laborales no es bueno evalué el momento, cada organización tiene “personalidad propia“.

Uno en uno o en masa: Si ha decidido despedir a más de una persona, es mejor despedirlas simultáneamente. Si su empresa atraviesa una circunstancia que implique varios despidos, por ejemplo cierre de una planta, de una línea del negocio, reducción de actividades, etc. Comunique abiertamente al personal los planes y los motivos. Por duro que sea conocer la realidad, siempre tranquiliza más que la incertidumbre.

Cumplas las leyes: En todos los casos se debe conocer y cumplir lo que marca la ley, por lo que hay que recurrir al asesoramiento adecuado y ser justo.

Monitoreo de los rumores: En las empresas existen los rumores, y la persona que va a ser despedida puede enterarse por la vía incorrecta.Tranquilice a los supervivientes: desarrolle programas de comunicación intensiva.

Ofrecer ayuda a la persona a desvincular: Tenga en cuenta que usted puede reencontrarse con esas personas más adelante, en una empresa cliente o proveedora, y tener que relacionarse con él desde otra perspectiva. Más allá de la responsabilidad social que pueda sentir al despedir a alguien, hay además razones prácticas.

Informe a los medios: Los rumores de una posible reducción de personal puede ser muy peligrosa para las relaciones de la organización con sus consumidores, proveedores y la comunidad en la que está establecida. Hay que desarrollan un plan para proporcionar información precisa sobre la reducción.

Ejemplo de aplicación práctico del downsizing en empresas

Un ejemplo emblemático de Downsizing es la empresa IBM, que desde 1985 ha despedido a unos 100,000 empleados, y con despidos o sin ellos, muchas otras empresas del sector están reduciendo rápidamente su tamaño. Aunque el Downsizing parece inevitable, menos claro es que constituya una solución.

Sobre una muestra de 500 empresas que habían reducido personal desde 1987 la American Management Association ha demostrado que dos terceras partes de ellas no experimentaron después la menor mejoría en términos de eficacia, y menos de la mitad vieron mejoría alguna en sus beneficios. La pérdida de competitividad siguió su curso, porque no cambiaron sus productos ni su forma de trabajar, ni por tanto, su inextinguible idolatría por los números.

Otro ejemplo de la aplicación del Downsizing pero más a nivel regional está dado por diversas maquiladoras en la ciudad de Nuevo Laredo, Tamps. Esto por efecto de la crisis en enero de 2009: la noticia se explica a continuación:

Al menos 11 maquiladoras de la frontera de Tamaulipas entraron en un proceso de profunda crisis que les ha generado pérdidas mensuales de mil millones de dólares al no poder exportar sus productos a Estados Unidos.

Esta situación se debe a que no existe demanda a los productos que elaboran, por lo que de seguir en esa situación, otras 7 empresas serían afectadas por la falta de mercado en el vecino país, advirtió Israel Morales Pérez, presidente de la Asociación de Maquiladoras en la ciudad.

Por ese motivo, la industria maquiladora en la ciudad sufre la contracción de su economía de un 10% en sus exportaciones y en sus importaciones, esto es, mil millones de dólares mensuales en pérdidas en productos de exportación, de un total estimado en 10 mil millones de dólares que generan cada mes por ese concepto.

Dijo Morales que Nuevo Laredo cuenta actualmente con 42 empresas de este tipo, las que han recortado costos y han suprimido lo deseable para quedar solo con lo indispensable, por lo que el siguiente paso será tomar la decisión de despedir personal o cerrar y dedicarse a otra cosa.

“Lo que están viviendo las maquiladoras es básicamente que no tienen la demanda, no tienen la producción, no tienen los pedidos, por lo que su productividad se ha venido abajo, y no porque no tengan la capacidad, sino porque no hay demanda”, expresó.

De las 42 maquiladoras que existen en Nuevo Laredo, al menos 11 se encuentran en situación crítica, pero de seguir la crisis en los próximos meses, la cantidad de maquiladoras que entrarían en recesión en su producción, aumentaría a 18, dijo.

En lo que se refiere a empleos, hasta Diciembre del año pasado hubo un incremento de 300, pero un mes después el balance ya es negativo porque algunas empresas cerraron sus puertas con el consecuente despido de personal, aunque otras ya están despidiendo personal, pero dijo no tener el dato actualizado.

“Caterpillar anunció un despido masivo a nivel mundial, pero esto no afecta a Nuevo Laredo, porque no ha sido tan impactada como otras filiales en otras partes del mundo”, refirió.

Agregó que en la mayoría de las maquiladoras ya se implementaron los paros técnicos, la reducción de horarios y de salarios y otros implementos que aplican, para no despedir personal.

Morales mencionó que la industria maquiladora está a la expectativa de lo que ocurra en la economía de Estados Unidos, y dijo que el presidente de ese país, Barack Obama, implementa importantes planes económicos para reactivar los esquemas de consumo de su población.

Web grafías

www.monografias.com

http://www.pearsoneducacion.net/franklin/archivos/ downuprigthsizing.doc

http://www.altonivel.com.mx/notas/18942-Downsizing:-la-estrategia-de- reestructuraci%F3n-empresarial

http://www.grupomendez.com/versionimprimible.php?id=59

http://www.enlineadirecta.info/nota.php? art_ID=81406&titulo=Severa_crisis_afecta_a_maquiladoras_de_Nuevo_Laredo.html

http://www.gsi.dit.upm.es/~fsaez/elhombre/pcweek004p.html