Unidad N°2. El método Kaizen e Indicadores de Gestión

Actividad: Plan Kaizen

Nombre aprendiz: ANDREA DEL PILAR ZAMBRANO BARRIOS

Email: andepi_22@hotmail.com

Fecha: 17-marzo-2015

Descripción:

La actividad está compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre el método Kaizen al interior de su empresa.

Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medición, el análisis de las no conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologías que implementadas adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades o dificultades en los procesos institucionales.

Dentro de las metodologías para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodología con miras a aplicarla en la empresa donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:

1. Diseñe el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales más frecuentes en un proceso, definiendo los siguientes parámetros:

Plan KaizenEmpresa: SERVICIOS Y SUMINISTROS INDUSTRIALES Fecha de planeación: 11- Marzo-2015Proceso a mejorar: Proceso de compraFecha de inicio: 17- marzo-2015 Fecha de finalización: 18-junio -2015Planteamiento del problema: al hacer la solicitud interna de compra, los departamentos todos tienen un formato de solicitud interna de compra, distintos, con códigos diferentes que no coinciden, además al pasarle al departamento de compra la solicitud, este no puede llevar un orden consecutivo de los formatos y registros, además que hay un desorden de facturas dentro del mismo departamento, perdiéndose unas de ellas, por el mimo motivo. ¿de qué manera logro la organización de las solicitudes internas de compra de la organización?

Objetivo del plan Kaizen: lograr organizar el departamento de compras y cada uno de los formatos allí existentes permitiendo que las operaciones se realicen de una manera más rápida.

Líder del equipo Kaizen: Coordinador HSEQ – Andrea del pilar Zambrano BarriosLista de miembros del equipo Kaizen:

*Director del departamento de compras – HERNANDO MOLINA CUELLAR

*Gerente de personal – ARMANDO MONCALEANO RODRIGUEZ

*Coordinador HSEQ- ANDREA DEL PILAR ZAMBRANO BARRIOS

Cronograma para la ejecución del plan KaizenActividad Recursos necesarios Responsable Fecha ejecución

Reunión del equipo plan kaizen y creación de indicadores de gestión.

Papelería. Coordinador hseq. 27- marzo-2015

Revisión de los formatos y registros pertenecientes al departamento de compras.

Papelería. Coordinador hseq y director del departamento de compras.

30- marzo-2015

Realización de nuevos formatos para el departamento de compras y unificación de los mismos.

Papelería, impresión Director departamento de compras y auxiliares de compras.

15- abril-2015

Documentación y estandarización de los nuevos formatos y los antiguos para ser introducidos dentro del SGI

Papelería, impresiones. Coordinador hseq y director del departamento de compras.

29- abril- 2015

Reunión general con todos los empleados para dar a conocer los nuevos formatos con sus códigos pertinentes y los procedimientos a realizar al dirigirse al departamento de compras.

Papelería, refrigerio. Coordinador hseq y director de compras.

29- Mayo- 2015

Medición del rendimiento de los nuevos formatos, utilización de los mismos, análisis del departamento en general y medición de indicadores.

Papelería Coordinador hseq, director de compras.

22- junio -2015

Finalización plan kaizen ------- Coordinador hseq, director de compras y gerente.

01-Julio- 2015

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuestoPermite la mejora de las tareas dentro de la organización, así como contribuye a dar finalización a todos los problemas que permiten la normalización de las labores, sin obstruir el comportamiento frente a las tareas de los trabajadores.

De igual manera ayuda a instaurar programas de organización interna no solo de documentos físicos y magnéticos sino que se habla también de una organización de labores como persona, en tiempo, espacios entre otros.

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: Las reuniones serán programadas una vez al mes, generalmente a finales de cada mes, para la revisión pertinente del plan kaizen y que permita una buena ejecución del mismo.

Fecha de presentación final del plan: 01 de julio del 2015

2. Identifique la medición del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecución:

Proceso:

4.2 Gestión documental

5.0 responsabilidades de la dirección

7.4 Compras

8.0 Medición, análisis y mejora

Líder del proceso: Coordinador hseq, director de compras, gerente general.

Actividad Indicador de gestión DescripciónResponsable del reporte

Meta

Revisión de los formatos y registros pertenecientes al departamento de compras.

# documentos revisados/ # documentos totales

Formatos pertenecientes al departamento de compra utilizados para las gestiones de compras dentro y fuera de la organización.

Director del departamento de compras

Revisión total de todos los formatos y registros pertenecientes al proceso de compras existentes en el momento.

Realización de nuevos formatos para el departamento de compras y unificación de

# formatos realizados/ #total de formatos a realizar

Formatos pertenecientes al departamento de compras y

Coordinador HSEQ

Realización en el menor tiempo posible de los nuevos

los mismos. documentación, unificación y codificación de los mismos.

formatos además de la supervisión de los mismos por arte de los encargados del SGI.

Programar y desarrollar auditorías internas que permita la medición del proceso.

# Auditorías realizadas/ # total de auditorias programadas

Auditorias para encontrar las no conformidades y poder medir el rendimiento del departamento de compras.

Auditores externos- Coordinador HSEQ

Medir el proceso de tal manera que permita desarrollar mejoras o estrategias preventivas.

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

Al aprender a realizar este plan, podemos dar de una manera conjunta solución a todos los problemas tanto internos como externos de la organización, así mismo, organizar de manera paciente las falencias que dentro de la empresa se presentan para de esta manera lograra optimización de tiempos, espacios, recursos y talento humano. Al poner en ejecución el plan en ocasiones se presenta más problemas de los que se creen que ya existen, es por eso tan importante saber armar un cronograma bien estructurado de tal manera que cada actividad tenga un espacio grande para así erradicar todos los problemas existentes en la misma.

Criterios de evaluaciónConoce la metodología de implementación del método kaizen.Plantea indicadores de gestión para la medición de procesos o actividades.Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.