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ESTADO DE IMPLEMENTACION DE LAS RECOMENDACIONES DEL INFORME DE AUDITORIA ORIENTADAS A LA MEJORA DE GESTION

Directiva W 006-2016-CG/GPROD "Implementación y seguimiento a las recomendaciones de los informes de auditoría y publicación de sus estados en el portal de Transparencia dela Entidad" y Decreto Supremo W 70-2013-PCM que modifica el Reglamento de la Ley de transparencia Acceso a la Información Pública, aprobada por Decreto Supremo W 072-

2003-PCMEntidad Servicio de Agua Potable de Arequipa S.A. - Sedapar SAPeriodo del Julio - Diciembre 2017Seguimiento

N° de Informe de Tipo de Informe N° Recomendación Estado de laAuditoria de Auditoria Recomend. Recomendación

003·2012-2·0263 Mejora de la 8 Que la sub Gerencia de Asesoria Legal en coordinación con la Gerencia de Servicio al Cliente, Gerencia de IMPLEMENT ADAGestión de la Proyectos y Desarrollo Técnico, Gerencia de Operaciones y el Departamento de Desarrollo Organizacional,Entidad evalúen la legalidad de la política adoptada por la empresa respecto al condicionamiento de contrataciones de

conexiones domiciliarias al cien por ciento, para proceder a la habilitación de servicios de saneamiento(empalmes) en las habilitaciones urbanas de las asociaciones de vivienda o urbanizaciones, generando opromoviendo la implementación de nuevas políticas y/o estrategias que tengan por finalidad evitar el usoindebido del servicio de agua potable, hurto y/o clandestinaje

9 Considerando que la Directiva de Participación de SEDAPAR en obras ejecutas por las municipalidades, En procesoaprobada por el Presidente del Directorio, mediante resolución n." 798-2012/S-20000 de fecha 12 de abril de2012, avalada por el colegiado en pleno, en sesión de Directorio 1521 de fecha 14 de mayo de 2012, sesustenta en acuerdo inexistente, rebasa lineamientos y politica adoptadas en sesión 1469 del 04 de marzo de2010 y contraviene la normativa aplicable sobre contribuciones reembolsables, se declare conforme loestablecido en la Ley 27444, Ley del procedimiento Administrativo General, la nulidad de la citada directiva asícomo de las decisiones y actos de participación generados por los Gerentes Generales Ing. Osear PastorParedes y Econ. Xavier Zagaceta Maldonado, por la suscripción de Convenios de Participación de SEDAPARSA, en las obras ejecutadas por las Municipalidades desde el año 2009 a la fecha, debiendo disponer larecaudación del derecho colateral dejado de percibir y que en los estados financieros se encuentra registradocomo cuentasQ_orcobrar por la suma de SI. 2,824,514.12.

010-2013-3·0392 4 Que el Gerente General disponga a las Jefaturas de Departamentos involucrados en el saneamiento físico En proceso

- legal que se culmine con el proceso dentro del plazo establecido de alargue que es al 31.Dic.2013.~p.s~

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Mejora de la 6 Que el Gerente General disponga a las jefaturas involucradas y se dé impulso a fin de culminar con el En ProcesoGestión de la proceso de implementar una apropiada Estructura del Sistema de Control Interno en SEDAPAR S.A. y darEntidad cumplimiento a la normativa que establece la implementación del Control Interno.

009-2014-2-0263 3 Disponer que el Reglamento para la cobertura de Plazas vacantes Vía Promoción y Selección de Personal de En Procesola Entidad, se ajuste a la normativa legal establecida en el Sistema Administrativo de Recursos Humanos, aefectos que el ingreso de personal a la Entidad, cumpla con dichos parámetros normativos.

4 Disponer lineamientos para que en el caso se efectúen modificaciones a los documentos de gestión de la En ProcesoEntidad que afecten las plazas del personal, éstos cuenten previamente con un informe del Departamento dePresupuesto y de Personal para garantizar que no ocurran contingencias laborales con implicanciaspresupuestarias que afecten los recursos públicos de la Entidad.

010-2014-0263 Mejora de la 7 Disponer que se elabore una directiva que norme los procedimientos de recepción, verificación y pruebas de En ProcesoGestión de la las obras contratadas para otorgar la conformidad al cumplimiento contractual de los contratistas; la misma

Entidad que debe sustentar detalladamente el cumplimiento de cada característica técnica requerida y/o adjudicada.

8 Disponer la emisión y aprobación de una directiva interna para el control y supervisión de las obras que se En Procesoejecuten por contrata, así como el control de la ejecución de los contratos de supervisión de las obras querealice la Entidad, de conformidad a lo establecido en la normativa de contrataciones, en la que seestablezcan mecanismos para que la Subgerencia de Proyectos y Desarrollo Técnico y el Departamento deSupervisión y Obras efectúen supervisiones periódicas a fin de garantizar la calidad de las obras y laejecución eficiente de los recursos de inversiones, satisfaciendo las necesidades del ámbito local, haciendoefectivas las aplicaciones de penalidades en caso de incumplimiento contractual, según corresponda.

05-2015-2-0263 Mejora de la 4 Disponer la aprobación de una directiva interna que regule la suscripción de convenios interinstitucionales, de ImplementadaGestión de la cooperación, gestión u otros análogos, los que deben basar la necesidad de obtener bienes, servicios u obras

Entidad propios de la función que por ley le corresponde bajo esta modalidad, siempre y cuando carezcan de finalidadlucrativa e identificados expresamente que se encuentran fuera del ámbito de aplicación de la normativa decontrataciones del Estado.

5 Disponer la aprobación de una directiva interna que regule la percepción de donaciones, donativos y/o actos de En Procesoliberalidad de terceros en beneficio de la Entidad, observando para el efecto la normativa legal vigente, quepermita de un lado conocer el origen del ingreso, y de otro resguardar a la Entidad de observaciones de carácterpatrimonial, tributario, contable, fraude u otro delito que pudiera identificarse como consecuencia de la falta de- control respecto a estas percepciones

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6 Disponer la implementación de procedimientos, lineamientos y mecanismos de control que garanticen y regulen Implementadael contenido de los informes legales en materia de exoneraciones, con la finalidad de reducir el grado deincertidumbre que caracterizan a la actividad gerencial en la toma de decisiones.

7 Disponer la implementación de procedimientos, lineamientos y mecanismos de control que regulen la Implementadaelaboración de convenios en la Entidad a fin de garantizar la confianza e imagen institucional

06-2015-2-0263 Mejora de la 3 Disponer la emisión de una directiva interna que establezca lineamientos y políticas de control, que regulen el En ProcesoGestión de la procedimiento de elaboración y aprobación del Cuadro de Asignación para Personal y el Presupuesto Analítico

Entidad de Personal, observando el marco normativo legal vigente en materia de estructura organizacional ydocumentos de gestión.

4 Disponga a la Gerencia General, que la Gerencia de Planeamiento y Desarrollo Empresarial en coordinación Implementadacon el departamento de Desarrollo Organizacional efectúe la implementación de los procedimientos,lineamientos y mecanismos de control que garanticen y regulen la convocatoria, ejecución y registro de lasreuniones de los Comités de Gerentes

5 Disponga a la Gerencia General, que la Gerencia de Recursos en coordinación con el departamento de En ProcesoPersonal y el departamento de Desarrollo Organizacional, efectúe la implementación de los procedimientos,lineamientos y mecanismos de control que garanticen la revisión y calidad del contenido de las planillas depago, así como del sustento físico que respecto a estos documentos debe obrar de manera completa y totalen el departamento de Personal.

16-2015-3-0443 Mejora de la 2.1.6 Se recomienda al señor Presidente del Directorio del Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Arequipa En ProcesoGestión de la (3) S.A (SEDAPAR S.A.) instruya al Señor Gerente General, al Señor Subgerente de Recursos y al Señor

Entidad Subgerente de Servicio al Cliente, para que, bajo responsabilidad, articulen los procedimientosadministrativos y/o judiciales suficientes a fin de hacer efectivo las cuentas morosas por SI. 40935,936.00 (CUARENTA MILLONES NOVECIENTOS TREINTA Y CINCO MIL NOVECIENTOS TREINTAY SEIS Y 00/100 NUEVOS SOLES), las cuales, hasta la fecha demuestran demorar 141.57 días paraconvertir dichas cuentas morosas en dinero en efectivo poniendo en riesgo la estabilidad financiera deSEDAPAR SA

3 En coordinación con el departamento de Logística y Mantenimiento, aprueben e implementen directivas En proceso03-2016·2-0263 Mejora de la internas relacionadas a los procesos de selección convocados para la contratación de supervisor y ejecutor de

Gestión de la obras, estableciendo parámetros que coadyuven que el comité especial admita y califique las propuestas de- Entidad los participantes y postores, en cumplimiento estricto a lo establecido en las bases administrativas.

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4 En coordinación con la gerencia de Proyectos e Investigación se apruebe e implemente procedimientos y En procesodirectivas internas orientada a establecer las funciones que debe realizar el servidor o funcionario responsablede supervisar y coordinar con el supervisor y ejecutor de Obra, cautelando que los contratistas en el desempeñode sus responsabilidades cumplan con lo establecido en el expediente técnico, su propuesta y el contratosuscrito.

8 Disponer de manera escrita para que el Departamento de Logistica y Mantenimiento, previo a la convocatoria En Procesode procesos de selección derivados de procesos declarados desiertos verifique que en el expediente técnicoobre el informe emitido por el comité especial permanente donde se establezcan textualmente las razones queno permitieron la conclusión del proceso, así como las medidas correctivas para reducir el riesgo de que elproceso se declare desierto nuevarnente.

06-2016-2-0263 Mejora de la 5 Disponer la implementación de procedimientos y/o lineamientos internos para las contrataciones menores a 8 ImplementadaGestión de la UIT.

Entidad10 Disponer la estandarización de los requisitos exigidos para el suministro de agua potable a través de la compra de Implementada

bonos, que permitan una adecuada gestión por parte de la Entidad en el manejo de la venta de agua a través dedichas operaciones.

07-2016-2-0263 Mejora de la 3 Disponer que todo pago por contraprestación por la ejecución de una obra sea efectuada, previa conformidad En ProcesoGestión de la de la jefatura del Departamento de Supervisión y Obras, para tal efecto incluir entre las funciones de este

Entidad Departamento lo siguiente: "Dar la conformidad por la adecuada y correcta ejecución de la obra, verificandoque ésta se realice dentro los plazos previstos y en cumplimiento al expediente técnico, para lo cual deberárealizar una constante y estrecha coordinación con el comité de recepción de obra".

5 Disponer se apruebe e implemente procedimientos y/o directivas internas orientados a establecer las funciones Implementadaque deben realizar los miembros integrantes del comité de recepción de obras, enfatizando que toda recepciónde obra deberá ser previa verificación de su funcionamiento y que esta cumpla con el objeto de su construcción.

6 Disponer y cautelar a través de linearnientos internos que el personal designado al Departamento de Logística y ImplementadaMantenimiento cuente con capacitación y acreditación ante el OSeE.

7 En coordinación con la Gerencia de Proyectos y Desarrollo Técnico y el Departamento de Control y Riesgos se Implementadaimplemente un programa de difusión de las normas de control interno a fn de que el personal de esta gerencia secapacite y tome conocimiento de las Normas de Control Interno para el debido cumplimiento de sus funciones

8 Disponer la evaluación y sinceramiento del Manual de Procedimientos, a fin de que este sea concordante con el En Procesomarco legal vigente en materia de ejecución de obras

03-2016-4-0443 Mejora de la 1.6 Se recomienda al señor Gerente General de SEDAPAR S.A. instruya al señor Subgerente de Recursos y ImplementadaGestión de la al señor Subgerente de Servicio al Cliente, para que bajo responsabilidad, articulen los procedimientos

Entidad administrativos necesarios para identificar legalmente a los 22,935 clientes deudores observados en elatributo 3.2. Condición, completar los datos catastrales de dichos deudores, entre otros documentos

~AD"""'_ inherentes. Asimismo, a partir de la fecha, bajo responsabilidad de la Gerencia de Servicio al Cliente, no

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puede suscribirse ningún contrato de servicio de agua y desagüe que no contenga todos los datos deidentificación legal acorde al DNI del cliente solicitante para no perjudicar financieramente a SEDAPARS.A.

03·2016·4·0443 2.6 Se recomienda al señor Gerente General de SEDAPAR S.A. instruya al señor Subgerente de Recursos y En Procesoal Jefe del Departamento de Logística (Control Patrimonial) de SEDAPAR S.A., para que, bajoresponsabilidad, reestructuren el Inventario físico valorado, de bienes patrimoniales año 2015, activandola Resolución 039-98/SBN: Reglamento para ell nventario Nacional de Bienes Muebles del Estado, Artículo24, literales (a), (b), (e), (d) y (e) para corroborar la aseveración de Valuación I imputación (VII), teniendoen cuenta las diferencias encontradas en el cálculo de la depreciación acumulada, según la Muestra deAuditoría presentada en el cuadro 2.2. Asimismo, sugerimos al señor Gerente General instruya alSubgerente de Recursos y al Jefe del Departamento de Logística (Control Patrimonial) para que activenlasbondades de la NIC 1: Propiedad, Planta y Equipo, Párrafo 31: Modelo de revalaución que sirva paramejorar la situación financiera y patrimonial de SEDAPAR S.A

3.6 Sugerimos al señor Presidente del Directorio, proponga a la Junta General de Accionistas para que deacuerdo a sus atribuciones estipuladas en el Artículo 21, literal (g), modifiquen el Artículo Sexto delEstatuto SEDAPAR S.A. para capitalizar el Capital Adicional por la suma de SI. 375742,645.33 Y distribuirlas acciones acorde al mandato de la Ley 26338: Ley General de Servicios de Saneamiento, Artículo 19 yel Artículo 36 de su Reglamento.

Inaplicable

305·2017-2-0263 Mejora de laGestión de la

Entidad

Comunicar al gerente General de la Entidad, que de acuerdo a la competencia legal exclusiva de la En ProcesoContraloría General de la República, se encuentra impedido de disponer el deslinde de responsabilidadpor el mismo hecho a los funcionarios y servidores de la gerencia de Servicios al Cliente, departamentode Comercíalización y departamento de Post Venta, comprendidos en la observaciones n.o 1 y 2 reveladaen el presente informe

05·2017 -2-0263 6 Disponer la implementación de lineamientos internos para la supervisión de las empresas encargadas de En Procesola ejecución de cortes y reconexiones, a fin de cautelar el cumplimiento de la normativa emitida por laSunass, así como incluir planes de acción o alternativas de continuidad del servicio de cortes yreconexiones por parte de la Entidad, ante posibles incumplimientos por parte de la contratista.

Mejora de laGestión de la

Entidad

Disponer la implementación de lineamientos internos donde se establezcan procedimientos para una En Procesoadecuada supervisión al proceso de notificación a los usuarios reclamantes, para que ésta se realiceconforme lo establece el Reglamento General de Reclamos de la Sunass, así como las responsabilidades,,?-¿ ~O~/~ ~ que generaría su incumplimiento e incluir planes de acción o alternativas de continuidad del procedimiento

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8 Disponer el ordenamiento, clasificación y archivo del acervo documentario de los departamentos de En ProcesoComercialización y Post Venta de la Gerencia de Servicios al Cliente, que permita la agilidad en el manejode la recepción y entrega de la documentación que recibe y emite, priorizando los expedientes de reclamoscomerciales, además de la atención oportuna a las áreas solicitantes

I9 Disponer mediante documento expreso e individualizado que la conformidad por el servicio Qg_reparto de En Proceso

notificación - correspondencia y resoluciones administrativas de Sedapar S.A, sea otorgada por las áreasusuarias, conforme lo estable la Ley de Contrataciones del Estado, bajo responsabilidad de las accioneslegales de dichas áreas, por su incumplimiento.

10 Disponer a la oficina de cobranza judicial de la Entidad, realice las acciones concretas a fin de lograr el Implementadarecupero de la deuda faltante con la UGEL Arequipa Sur, en cautela los intereses de Sedapar SAo

11 Disponer a la gerencia de Asesoria Legal realice acciones concretas en el marco legal, a fin de cautelar En Procesolos intereses de la Entidad en el proceso de arbitraje seguido con la empresa Apoyo Total SA, y deconsiderarlo pertinente inicie las acciones legales que considere.

027-2017-3-0219 Mejora de la 1 La gerencia general deberá disponer que se determine el deterioro en el valor de los suministros ubicados En ProcesoGestión de la en el Almacén de Chilpina, efectuando los ajustes correspondientes con la finalidad de sincerar el saldo

Entidad de esta cuenta en los estados financieros de la empresa.2 La gerencia general deberá disponer que los inventarios físícos programados y realizados por la empresa En Proceso

deben estar sustentados con el informe final emitido por el encargado de realizarlo, en el cual se informesobre el resultado de la conciliación con las áreas involucradas, el reporte de sobrantes y faltantes y elajuste contable respectivo con la finalidad de llevar un adecuado y efectivo control sobre los activos deSEDAPAR en Arequipa Metropolitana.

027-2017-3-0219 Mejora de la 3 La gerencia general deberá disponer que en la programación de los inventarios realizados por SEDAPAR En ProcesoGestión de la S.A., se comprometa a los encargados que en el informe final se consignen los procedimientos seguidos

Entidad para su valorización y posterior conciliación con los controles de Control Patrimonial y el registro contable,así como del cálculo de la depreciación, condiciones que deben cumplirse para que el resultado delinventario permita validar los saldos presentados en los estados financieros de la empresa

4 La gerencia general deberá disponer que la Gerencia de Ingeniería en acción coordinada con Asesoria En Proceso- Legal impulsen los procesos legales surgidos de controversia en la realización de las obras con la finalidad

~A~-de dar una solución definitiva asimismo se exija la liquidación de las obras a los contratistas con la finalidad

ol\tr 111).r~?¿v·\ de activarlos y depreciarlos en aplicación a las normas internacionales de información financiera.

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5 Se recomienda a SEDAPAR SA solicitar al Ministerio de Economia y Finanzas la reglamentación de la En ProcesoLey W 29740 Ley complementaria del Art. 1 de la Ley 28870. En caso de incumplimiento por parte delMinisterio de Economía y Fínanzas, correspondería íniciar un proceso constitucional de acción decumplimiento con la finalidad de que se emita el reglamento de la ley W 29740 antes de que se requierael paco de la deuda directa y de las contribuciones reembolsables

029-2017-3-0219 Mejora de la 1 La gerencia general deberá disponer que se realicen conciliaciones periódicas entre las informaciones En ProcesoGestión de la consignadas en los estados presupuestarios y los estados financieros con la finalidad de identificar las

Entidad diferencias existentes y demostrar el oriqen de las mismas.2 La gerencia general deberá disponer que las asignaciones presupuestarias para Gastos de Capital ¿ En Proceso

Adquisición de Activos No Financieros, se efectúen previa evaluación de la situación de cada uno de losproyectos y la factibilidad de realizarlos, para su inclusión y programación en el presupuesto anual evitandoconsiderar proyectos que en la práctica no se van a realizar con la finalidad de dar un adecuado uso a losrecursos de SEDAPAR S.A