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CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS

Seleccionar y clasificar los documentos en:

DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTOS DE APOYO

Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

Documento de apoyo: Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y segn las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

Marcado de Carpeta ColganteElaborar el marcado de la carpeta colgante para cada una de las series y/o subseries, de tal manera que permita visualizar su ubicacin y facilite la localizacin fsica de la documentacin, utilizando el formato GDC-FO-03 (marbetes carpetas colgantes, versin 2).

Marcado de la Carpeta Colgante

1 2

3 4El Nmero de la Carpeta Colgante hace referencia a la ubicacin de la misma dentro de la gaveta

1

Clasificacin Documental Series y Subseries Identifique y agrupe en unidades documentales (carpetas) todos los tipos documentales pertenecientes a cada una de las series y subseries relacionadas en la Tabla de Retencin Documental de su Dependencia.

IFICACIN DOCUMENTALInforme de Gestin de la Oficina JurdicaDoctor Xxxx Xxxx Asunto:

Tipologa: Informe

lo: a de Rectora

Informe de Gestin De Secretara General

Tipologa: Comunicacin Oficial

Respetuosamente enviamos el informe de gestin de la Oficina Jurdica ..

Informe de Gestin de la Direccin De Sedes

SERIE: SUBSERIE:

INFORMES INFORMES DE OTRAS DEPENDENCIAS

Ordene al interior de cada una de las unidades documentales (carpetas) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de produccin o de trmite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

marzo 5 de 2007

5

Febrero 27 de 2007 Febrero 20 de 2007 3

4

febrero 2 de 2007

2

Enero 5 de 2007

1

Marque cada Unidad Documental (carpeta), en la esquina superior derecha, con base en la Tabla de Retencin Documental de su Dependencia (Series y Subseries), utilizando el formato GDC-FO-02 (marcado de carpetas, versin 2)

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar mximo 200 folios. Si se requiere ms de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificndola con la informacin sealada, anexndole el nmero de orden de la carpeta.

IDENTIFICACIN DE CARPETAS Ejemplo: Oficina de Rectora

OrdenacinOrdene cada una de las unidades documentales (carpetas), con base en la Tabla de Retencin Documental de su Dependencia.

ORDENACIN DE CARPETAS Ejemplo: Oficina de Rectora 2 1Informes de Otras Dependencias Informes Al Consejo Superior Universitario

4Resoluciones

3Informes de Gestin

Resoluciones

DepuracinRetirar de la Unidad Documental (carpeta) los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como: Duplicados Constancias Colillas de Fax

FoliacinFoliar cada una de las tipologas de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeracin de los folios en el extremo superior derecho, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento ms antiguo hasta el ms reciente al final de la carpeta y as sucesivamente.

marzo 5 de 2007 Febrero 27 de 2007 Febrero 20 de 2007 febrero 2 de 2007 Enero 5 de 2007 1 2 3 4

5

Mayo 5 de 2004 Abril 5 de 2004 Marzo 5 de 2004 Febrero 5 de 2004 enero 5 de 2004 1 2 3 4

5

Historias Laborales 43.528.597

Informes de Gestin 2004

Ubicacin FsicaUbique fsicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales dentro de gavetas o cajas para archivo, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retencin Documental

Ubicacin Fsica4Resoluciones

3Informes de Gestin

2Informes de Otras Dependencias

1Informes Al Consejo Superior Universitario

Series y Subseries Documentales - Oficina de Rectora

Identificacin de Archivadores Identifique cada uno de los archivadores, utilizando el Formato GDC-FO-04 (marcado de gavetas y archivadores, versin 2), de tal forma que permita la localizacin fsica de los expedientes.

IDENTIFICACIN DE ARCHIVADORES Ejemplo:

Clasificacin Documentos de Apoyo Una vez organizados los documentos de archivo de la dependencia, aparecern algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carcter general, sirven nicamente de soporte a la gestin de la dependencia, y por lo tanto no se transfieren al Archivo Central. Se organizan en orden Alfabtico y despus de cumplir su funcin el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruyen y en constancia diligencian el Formato nico de Inventario Documental GDC-FO-07 versin 2.

Ubicacin Fsica: Documentos de Apoyo Una vez organizados los documentos de apoyo en orden alfabtico, estos se ubican fsicamente dentro de las gavetas del archivador. 4 3Normatividad Externa Normatividad Interna

2 1Directorio Usco Inventario de Bienes Muebles

Nota: recordemos que primero debemos ubicar los documentos de archivo y luego ubicamos los documentos de apoyo.

ELIMINACIN DOCUMENTOS DE APOYOEliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia Para la eliminacin documental se debe diligenciar el Formato nico de Inventario Documental GDCFO-07 Versin 2.

Inventario DocumentalElabore el inventario documental de los documentos de archivo y apoyo, diligenciando para tal fin el Formato nico de Inventario Documental GDC-FO-07 versin 2, siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002, y archive este documento en una carpeta dentro de los Documentos de Apoyo, la cual podr llamar Inventario Documental del Archivo de Gestin.

ORGANIZACIN ARCHIVOS DE LA COMPUTADORA

Los archivos almacenados en nuestra computadora debern conservar la misma organizacin que los archivos en soporte papel.

Organizacin archivos de la computadora1. Creamos una carpeta con el nombre de nuestra Dependencia u Oficina.

2. Dentro de la Carpeta de nuestra Dependencia u Oficina, creamos dos carpetas, la primera con el nombre DOCUMENTOS DE ARCHIVO y la segunda con el nombre DOCUMENTOS DE APOYO

Organizacin archivos de la computadora3. Dentro de la Carpeta de los Documentos de Archivo, Creamos carpetas para cada una de las series y suberies documentales contenidas en la Tabla de Retencin Documental de la Dependencia, y guardamos los archivos concernientes a dichos Asuntos.

Organizacin archivos de la computadora4. Dentro de la Carpeta de los Documentos de Apoyo almacenaremos los archivos que no se encuentran en la Tabla de Retencin Documental, estos documentos son de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa.

Organizacin archivos de la computadora Una vez nos trasladen, desvinculen o se termine nuestro contrato con la Universidad, los archivos de nuestra computadora debern ser entregados al Jefe inmediato, no debemos borrarlos, ni llevrnoslos.