ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION

BARBARA CARVAJAL

PROGAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

MATERIA : EXPRESION ORAL Y ESCRITA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FECHA: 17 DE MAYO DE 2010

Ley 594 de julio 14 de 2000 - Archivo General de la Nación

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y

TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

http://www.manizales.unal.edu.co/archivo/descargas/acuerdo_042.pdf

LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ES IMPORTANTE POR CUANTO

1) Facilita el acceso a los documentos y a la información

2) Favorece el control por parte del encargado del archivo

3) Ahorra de trabajos a las personas que los necesitan

4) Agiliza la Gestión de la Entidad

5) Beneficia al usuario

6) Refleja una Buena organización

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Se entiende por documento administrativo de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA , toda información textual, sonora o en imágenes, fijada en cualquier soporte material, generada o producida por las diferentes dependencias y personas adscritas a la Entidad en desarrollo de sus funciones y como testimonio de sus diferentes actividades

Decretos - Archivo General de la Nación

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Y SU CICLO VITAL

ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

VALORES PRIMARIOSoAdministrativosoLegalesoFiscalesoContablesoFuncionales

VALORES SECUNDARIOSoHistóricosoCientíficosoCulturalesoMisionales

DISPOSICION FINAL

ELIMINACION

• ALMACEN DE PAPEL

1. Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias

2. Pocas personas saben lo que hay

3. Los documentos llegan como pueden

4. Cada persona conserva o elimina o le que le parece oportuno

5. Es difícil encontrar y consultar un documento

6. Todo el mundo puede acceder

7. No hay normad de archivo ni de clasificación

• ARCHIVO DE DOCUMENTOS

1. Documentos importantes que hay que conservar, clasificar y ordenar

2. Inventario de los documentos con la descripción correspondiente

3. Traslado organizado al archivo central

4. Criterios únicos de conservación y eliminación

5. Consulta y préstamo de la documentación en forma ágil y oportuna

6. Acceso para el personal autorizado

7. Manual de gestión de documentos

DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVOABARCA EXCLUYE

Todos los documentos esenciales para el desarrollo de una actividad continuada de un área administrativas

Los documentos que acredite un valor administrativo y que forman parte de un procedimiento

Documentos que establecen responsabilidad fiscal

Documentos que aporten valor legal, contable o jurídico en las actuaciones de la empresa

Documentos que reflejan la historia de la entidad

Todos los documentos y libros conservados como referencia o material de consulta

Las copias de documentos originales , excepto de aquellos documentos de los que únicamente tengan copia

Boletines de noticias sin actualidad o importancia vigente

Notas, tarjetas, invitaciones particulares

Cotizaciones desactualizados Todo escrito a lápiz puesto que

no tiene valor jurídico

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR

Para archivar los documentos debemos seguir los siguientes procedimientos

ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, el cualquier momento en que parte se hayan.

ORGANIZACIÓN: La organización permite a la persona un mayor rendimiento y le ofrece la satisfacción de ver sus planes realizados.

PREVISION: Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario para mantenerlo al día

PRONTITUD: Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse en forma inmediata

CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta y demostrar complacencia al dar información que le soliciten o al buscar los documentos que le pidan.

SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como el secretario u oficinista en general, deben ser personas altamente reservadas.

CONCETRACION: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo

ACTUACIONES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA

DAN ORIGEN A:

UNIDADES DOCUMENTALES

Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las

series documentales

SERIE:INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

ORDEN DE PROCEDENCIA

ORDEN ORIGINAL

Ordenación: Por meses y dentro de cada mes en orden cronológico

Fallo Sep 12/07

Pruebas Ago. 30/07 Descargos

Agosto 15/07 Indagación

Julio 05/

Denuncia Junio 30/07

InvestigaciónDisciplinaria

COMO ORGANIZAR

LOS ARCHIVOS

DE GESTION

DOCUMENTOS RECIBIDOS

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

SolicitudSolicitud

SerieSerie

RespuestaRespuesta

Correspondencia despachada

Correspondencia despachada

COMUNICACIONES INTERNAS

SUB. TECNICA

TESORERIA

REGISTRO AUTOMOTOR

LICENCIAS

CONTABILIDAD

DIRECCION GENERAL

COMUNICACIONES INTERNAS

SUB. FINANCIERA

DIFERENTES SERIES DOCUMENTALES: ORDENACION ALFABETICA

PROVEEDORES

INVENTARIOS

CUENTAS DE COBRO

CAJA MENOR

Capacitación de personal

Actas Consejo Directivo

ACTAS

VIATICOS

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION

FONDOSERIE DOCUMENTAL YTIPOLOGIALos documentos producidosPor una oficina no debenMezclasen con otros

Se determina que documento va primero y cual va después. Los documentos deben archivarse y organizasen de acuerdo al orden que le dio el área productora

Permite identificar, localizarY recuperar la información Para la gestión.

Principio de procedencia Principio de orden originalMarcación de legajos,

Cajas e inventario

TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

ARCHIVO CENTRAL

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO

CENTRAL

I. Cumplir con el cronograma ( del 1 de enero al 31 de enero de todos los años)

II. Valoración y selección de la documentación.

III. Elaboración de Inventario documental

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL

IV. Recepción de Transferencias

V. Revisión y cotejo.

VI. Verificación de firmas y foliación.

VII. Verificación retiro copias y material metálico.

VIII. Ubicación.

FOLIACION

Cada tipología Documental se Le debe asignar en la parte superiorDerecha en formaAscendente de Abajo hacia Arriba haciendoLa respectivaFoliación por cadaDocumento dentroDe la carpeta , Utilizando lápizNegro

Alcaldía de Bucaramanga 3

Alcaldía de Bucaramanga 2

Alcaldía de Bucaramanga 1

CONDICIONES PARA OBSERVAR EN EL PROCESO DE FOLIACION

Asignar un número consecutivo a cada folio escrito en la parte superior derecha del documento.

El número debe ser registrado a lápiz de mina negra. La foliación se efectúa respetando la ordenación

cronológica que presenta la unidad de conservación ( carpeta, libro, legajo, etc..

Si existe otra foliación, esta se anulará con una línea diagonal (/) o una (X) y quedará como validad la última realizada.

MARCACION

Las carpetas o legajos se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debeubicarse en la parte superiorderecha y debe contener lossiguientes datos Ubicación del stiquer

Caja No_____________ Carpeta No ____________________Código de la Dependencia______ Código de la Serie DocumentalNombre de la Serie DocumentalFecha Mes___________ Año_________ No de folios______--

MARCACION DE LA CARPETA O LEGAJO

Las carpetas o legajos se identificarán con unrótulo autoadhesivo elcual debe ubicarse en laparte superior izquierday debe contener lossiguientes datos

Ubicación del stiquer

Caja No_________ Carpeta No___________Nombre de la Serie DocumentalMes_________________Año__________________Folios___________

MARCACION DE CAJAS

No CAJA

CODIDO DEL AREA

1

100

ACTAS

Actas Consejo DirectivoVigenciaFolios

12 3 4

El lomo del legajoo carpeta debedescansar sobre labase de la caja deizquierda a derecha

FORMATO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

FORMATO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

UNIDAD ADMINISTRATIVA_________________REGISTRO DE ENTRADA_______DIA_____MES_____AÑO

No caja/legajo

1-1

Código

100

NOMBRE DE LA SERIEO CONTENIDO

ACTASACTAS DEL CONSEJODIRECTIVO

FECHAS EXTREMASINICIAL FINALAÑO MES DIA

VIGENCIA

NO DE FOLIOSUNIDAD DE CONSERVACION

ENTREGADO POR_________________RECIBIDO POR____________________________FIRMA_____________________________ FIRMA______________________________CARGO_____________________________CARGO________________________________