T.R.D.

Transferencia

Actas de Comit de

Compras

Actas de Comit de

Archivo

Actas de Comit de

de C. I.

Actas de Comit de

Control I. D.

Paso 1
CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS

Seleccionar y clasificar los documentos en:

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Para los documentos de archivo continuar paso 2

DOCUMENTOS DE APOYO

Para los documentos de apoyo ir al paso 11

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

DOCUMENTO DE APOYO

Documento de apoyo: Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y segn las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

PASO 2
Elaboracin de Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicacin y facilite la localizacin fsica de la documentacin.

Separador de Series

10210.101.05 Acuerdos

DEPENDENCIA

SERIE

Separador de Subseries

Ej. 101.05.01 Acuerdos Consejo Directivo

DEPENDENCIA

SERIE

SUBSERIE

Paso 3
Clasificacin Documental Series y Subseries

Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

Carpeta No.__________

SECRETARIA GENERAL

INFORMES

Informes de Gestin

Fechas Extremas: 2000-01-12 a 2000-12-12

Folios:155

Bogot, enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PASO 4
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de produccin o de trmite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Acta 1 Enero 20 de 2000

Acta 2 Marzo 15 de 2000

Acta 3 Mayo 15 de 2000

Acta 4 Abril 21 de 2000

Acta 5 Junio 25 de 2000

Acta 6 Agosto 8 de 2000

Actas del Comit de Compras

Paso 5 Identificacin de cada Unidad Documental (Asuntos)

Se debe identificar cada una de las unidades documentales as:

Cdigo de la OficinaCdigo de la SerieCdigo de la SubserieNombre del Expediente

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar mximo 200 folios. Si se requiere ms de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificndola con la informacin sealada, anexndole el nmero de orden de la carpeta.

101.05.01

ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO

Cdigo

Subserie

Asunto especfico

Cdigo

de Serie

Paso 6: Ordenacin

Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localizacin y recuperacin de la informacin.Los sistemas pueden ser: Alfabtico, Numrico, Cronolgico, Geogrfico entre otros (se pueden combinar)

98.495.783

41.694.906

49.695.123

49.698.323

51.111.412

52.894.456

1998

1999

2000

2001

2002

2003

Informes de Gestin

Historias Laborales

Paso 7: Depuracin

Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como:DuplicadosConstancias

Paso 8: Foliacin

Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeracin de los folios en el extremo superior derecho, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento ms antiguo hasta el ms reciente al final de la carpeta y as sucesivamente.

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

6

Enero 20 de 2000

Enero 20 de 2000

Enero 24 de 2000

Marzo 12 de 2000

Octubre 2 de 2000

Enero 20 de 2001

Enero 20 de 2000

Febrero 20 de 2000

Marzo 20 de 2000

Abrril 20 de 2000

Mayo 20 de 2000

Junio 20 de 2000

6

Informes de Gestin

Anual 2004

Historias Laboral

43.528.597

Paso 9: Ubicacin Fsica

Ubique fsicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retencin Documental

Ubicacin Fsica

45 INFORMES

45.25 Informes Financieros

Enero

Febrero

Marzo

45.05 Informes Contables

Boletn de Enero

Boletn de Febrero

A1 G1

Conciliacin Bancaria marzo

Separador de Serie

Separador de Subserie

Separador de Subserie

Unidades

Unidades

Paso 10: Identificacin de Archivadores

Identifique alfanumricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localizacin fsica de los expedientesIr a paso 15

A1G1

A1G2

A1G3

A

R

C

H

I

V

A

D

O

R

G

A

V

E

T

A

Paso 11 : Clasificacin Documentos de Apoyo

Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecern algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carcter general sirven nicamente de soporte a la gestin de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.Se organizan con base al Sistema de Clasificacin de Documentos de Apoyo y despus de cumplir su funcin el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo: www.archivogeneral.gov.co. en Circulares y Legislacin Archivstica.

PASO 12: ELABORACIN DE SEPARADORES

Elaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en el paso anterior

2.12.2

RESOLUCIONES (Copias)

Cdigo

Subdivisin

Asunto Especfico

Cdigo

Documento de Apoyo

Paso 13. Ubicacin Fsica: Documentos de Apoyo

2.4 EVENTOS

2.5 FORMATOS

2.6 INFORMES

2.6.102 Informe Archivo

2.8 LISTADOS

A1 G1

2.9 MANUAL DE FUNCIONES

.2.6.103 Informe Jurdica

2.2 DIRECTORIOS

2.1 ACTAS

2.7 INVENTARIO

Documentos de Apoyo

Carpeta

Separador de Subdivisin

Carpetas

Carpetas

PASO 14. ELIMINACIN DOCUMENTOS DE APOYO

Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigenciaDiligenciar Formato Eliminacin en Archivo de Gestin.

Paso 15: Inventario Documental

Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato nico de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.

GRACIAS POR SU ATENCION